DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) Nr. 1268/2012 DER KOMMISSION
vom 29. Oktober 2012
über die Anwendungsbestimmungen für die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die finanziellen Bestimmungen für den Gesamthaushaltsplan der Union (1), insbesondere auf die Artikel 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 und 209,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (2) wurde in wesentlichen Punkten geändert und durch die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 (im Folgenden „Haushaltsordnung“) ersetzt. Daher ist es erforderlich, die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 der Kommission vom 23. Dezember 2002 mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (3) an die Haushaltsordnung anzupassen. Aus Gründen der Klarheit ist es notwendig, die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 zu ersetzen.
(2)
Nach Artikel 290 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (im Folgenden „AEUV“) kann der Kommission in Gesetzgebungsakten die Befugnis, Rechtsakte ohne Gesetzescharakter zu erlassen, nur zur Ergänzung oder Änderung bestimmter nicht wesentlicher Vorschriften des betreffenden Gesetzgebungsaktes übertragen werden. Aus diesem Grund wurden einige Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 in die Haushaltsordnung übernommen; sie sollten folglich nicht in die vorliegende Verordnung aufgenommen werden.
(3)
Die Kommission hat im Rahmen ihrer Vorbereitungsarbeiten angemessene Konsultationen, auch auf der Sachverständigenebene, durchgeführt und dafür Sorge getragen, dass die einschlägigen Dokumente dem Europäischen Parlament und dem Rat zeitgleich, rechtzeitig und ordnungsgemäß übermittelt werden.
(4)
Was die Haushaltsgrundsätze und insbesondere den Grundsatz der Einheit anbelangt, so werden aufgrund der vereinfachten Bestimmungen über die Erwirtschaftung und Einziehung von Zinsen aus Vorfinanzierungsbeträgen, insbesondere aufgrund des Verzichts auf die Verpflichtung für Finanzhilfeempfänger, aus Vorfinanzierungen Zinsen zu erwirtschaften, die Bestimmungen über Anwendungsbereich und Bedingungen für die Einziehung von Zinsen hinfällig. Sofern mit Haushaltsvollzugsaufgaben betraute Einrichtungen dennoch dieser Verpflichtung unterliegen, sollten die Vorschriften über die Identifizierung, Verwendung und Verbuchung der Zinserträge in die Übertragungsvereinbarungen mit den betreffenden Einrichtungen aufgenommen werden. Stehen die Zinserträge aus Vorfinanzierungen aufgrund solcher Vereinbarungen der Union zu, so sollten sie als zweckgebundene Einnahmen an den Haushalt abgeführt werden.
(5)
In Bezug auf den Grundsatz der Jährlichkeit ist es wichtig, die Bedeutung von für das jeweilige Haushaltsjahr bewilligten Mitteln und die vorbereitenden Stufen für die Mittelbindung zu präzisieren; wenn diese Stufen bis zum 31. Dezember abgeschlossen sind, können Mittel für Verpflichtungen auf das folgende Haushaltsjahr übertragen werden.
(6)
Zum Grundsatz der Rechnungseinheit sollte präzisiert werden, welche Kurse für die Umrechnung zwischen dem Euro und den anderen Landeswährungen bei der Verwaltung der Kassenmittel und der Rechnungsführung heranzuziehen sind. Darüber hinaus sollte in Bezug auf die Verbuchung der Ergebnisse solcher Währungsumrechnungen noch mehr Transparenz geschaffen werden. Nach der Einführung des Euro sollte die Verpflichtung der Kommission, den Mitgliedstaaten Informationen über die zwischen verschiedenen Währungen vorgenommenen Kassenmittelübertragungen vorzulegen, aufgehoben werden.
(7)
Zu den Ausnahmen vom Grundsatz der Gesamtdeckung sollte festgelegt werden, wie zweckgebundene Einnahmen, insbesondere Beiträge der Mitgliedstaaten oder von Drittländern zu bestimmten Unionsprogrammen haushaltstechnisch zu behandeln sind; außerdem sollten die Grenzen präzisiert werden, die der Verrechnung von Ausgaben und Einnahmen gesetzt sind. Insbesondere ist angesichts der gängigen Praxis aus Gründen der Rechtssicherheit klarzustellen, dass bei zweckgebundenen Einnahmen in der Regel die Mittel für Verpflichtungen und die Mittel für Zahlungen automatisch generiert werden sollten, sobald die Einnahmen bei dem betreffenden Organ eingegangen sind. Des Weiteren ist festzulegen, in welchen Ausnahmefällen zweckgebundene Einnahmen schon vor ihrem tatsächlichen Eingang bei dem betreffenden Organ bereitgestellt werden können.
(8)
Zum Grundsatz der Spezialität sollte präzisiert werden, wie die Prozentsätze für die Mittelübertragungen berechnet werden, die die Organe aufgrund ihrer Haushaltsautonomie vornehmen können. Das Europäische Parlament und der Rat sollten anhand einer ausführlichen Erläuterung der ihnen vorzulegenden Anträge auf Mittelübertragungen umfassend informiert werden.
(9)
In Bezug auf die Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung ist festzulegen, zu welchem Zweck und wie oft mindestens die Programme und Tätigkeiten ex ante, zwischenzeitlich und ex post zu bewerten sind, und welche Informationen der einem Rechtsakt beigefügte Finanzbogen enthalten muss.
(10)
Was den Grundsatz der Transparenz anbelangt, so schafft die Veröffentlichung von Daten unter namentlicher Nennung der Empfänger und der genauen Beträge, die sie erhalten haben, mehr Transparenz im Hinblick auf die Verwendung der betreffenden Mittel. Durch solche den Bürgern zur Verfügung gestellte Informationen wird die öffentliche Kontrolle der Verwendung der betreffenden Beträge gestärkt und es wird ein Beitrag zur bestmöglichen Verwendung öffentlicher Mittel geleistet. Handelt es sich bei den Empfängern allerdings um natürliche Personen, so unterliegt die Veröffentlichung solcher Daten den Vorschriften für den Schutz personenbezogener Daten. Daher sollten personenbezogene Daten nur veröffentlicht werden, wenn ihre Veröffentlichung notwendig ist und in einem angemessenen Verhältnis zu dem verfolgten legitimen Zweck steht.
(11)
Die Informationen über die Verwendung von Mitteln der Union sollten auf einer Internetseite der einzelnen Organe veröffentlicht werden; sie sollten zumindest Namen und Ort des Empfängers, den Betrag und den Zweck der Mittel beinhalten. Dabei sollten die Kriterien des Artikels 35 Absatz 3 der Haushaltsordnung berücksichtigt werden, insbesondere Art und Höhe des gewährten Betrags.
(12)
Im Falle von Preisgeldern, Finanzhilfen und Aufträgen, die im Anschluss an ein öffentliches Vergabeverfahren gewährt bzw. vergeben wurden, wie dies insbesondere bei Wettbewerben, Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und Ausschreibungen der Fall ist, sollten Name und Ort der Empfänger von Mitteln der Union unter Achtung der Grundsätze des AEUV, insbesondere der Grundsätze der Transparenz, der Verhältnismäßigkeit, der Gleichbehandlung und der Nichtdiskriminierung veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung sollte darüber hinaus dazu beitragen, öffentliche Auswahlverfahren durch die Antragsteller zu kontrollieren, deren Anträge im Rahmen des Wettbewerbs abgelehnt wurden.
(13)
Personenbezogene Daten sollten nur solange veröffentlicht werden, wie die Mittel vom Empfänger verwendet werden; daher sollten sie nach zwei Jahren entfernt werden. Dasselbe sollte auch für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit juristischen Personen gelten, aus deren offiziellem Titel die Namen einer oder mehrerer natürlicher Personen hervorgehen.
(14)
In den meisten Fällen, die unter die vorliegende Verordnung fallen, betrifft die Veröffentlichung juristische Personen.
(15)
Im Falle von natürlichen Personen sollte die Veröffentlichung nur in Erwägung gezogen werden, wenn dabei der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zwischen der Höhe des gewährten Betrags und der notwendigen Sicherstellung einer optimalen Mittelverwendung gewahrt wird. Sind natürliche Personen betroffen, so steht die Veröffentlichung der Region auf der Ebene NUTS 2 im Einklang mit dem Ziel der Veröffentlichung von Informationen zu den Empfängern und gewährleistet die Gleichbehandlung von Mitgliedstaaten unterschiedlicher Größe unter Wahrung des Rechts der Empfänger auf Achtung des Privatlebens und insbesondere den Schutz personenbezogener Daten.
(16)
Informationen über Stipendien und andere Direkthilfen, die besonders bedürftigen natürlichen Personen gezahlt werden, sollten von der Veröffentlichung ausgenommen bleiben.
(17)
Um die Wahrung des Grundsatzes der Gleichbehandlung von Empfängern sicherzustellen, sollte die Veröffentlichung von Informationen über natürliche Personen auch im Einklang mit der Verpflichtung der Mitgliedstaaten erfolgen, eine umfassende Transparenz in Bezug auf Aufträge zu schaffen, deren Wert den in der Richtlinie 2004/18/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 31. März 2004 über die Koordinierung der Verfahren zur Vergabe öffentlicher Bauaufträge, Lieferaufträge und Dienstleistungsaufträge festgesetzten Betrag übersteigt (4).
(18)
Name und Ort des Empfängers sowie Betrag und Zweck der Mittel sollten nicht veröffentlicht werden, falls ihre Veröffentlichung die in der Charta der Grundrechte der Europäischen Union geschützte Integrität des Empfängers gefährden könnte oder seine legitimen geschäftlichen Interessen beeinträchtigen würde.
(19)
Der Eingliederungsplan sollte die für das Haushaltsverfahren erforderliche Klarheit und Transparenz bieten.
(20)
Ferner sollten Handlungen definiert werden, bei denen davon auszugehen ist, dass sie einen Interessenkonflikt bewirken.
(21)
In Bezug auf die indirekte Mittelverwaltung ist der Rahmen für eine solche Befugnisübertragung sowie der Inhalt der Übertragungsvereinbarung festzulegen. Jede mit Haushaltsvollzugsaufgaben betraute Einrichtung oder Person sollte den Schutz der finanziellen Interessen der Union nach Maßgabe der Haushaltsordnung sicherstellen. Um eine wirtschaftliche Verwaltung von Mitteln der Union durch die betrauten Einrichtungen sicherzustellen, sollte festgelegt werden, unter welchen Bedingungen die Kommission die Systeme, Vorschriften und Verfahren dieser Einrichtungen oder Personen als den ihren gleichwertig ansehen kann.
(22)
Die Exekutivagenturen, über die die Kommission die Kontrolle behält, sollten den Status eines bevollmächtigten Anweisungsbefugten der Kommission für die Ausführung des Haushaltsplans der Union erhalten.
(23)
Im Falle einer indirekten Mittelverwaltung mit internationalen Organisationen sollten die für diese Art der Mittelverwaltung in Frage kommenden Organisationen angegeben werden.
(24)
Werden öffentliche Einrichtungen oder privatrechtliche Einrichtungen, die im öffentlichen Auftrag tätig werden, mit Haushaltsvollzugsaufgaben betraut, sollten die Bedingungen dafür dargelegt werden.
(25)
Für die indirekte Mittelverwaltung sind ausführliche Vorschriften für die Verfahren zur Rechnungsprüfung und Rechnungsannahme sowie zum Ausschluss aller Ausgaben von der Finanzierung aus Mitteln der Union, deren Auszahlung nicht nach geltendem Recht erfolgt ist, festzulegen.
(26)
Privatrechtliche Einrichtungen, die auf Rechnung der Kommission vorbereitende oder untergeordnete Arbeiten durchführen, sollten im Wege von Vergabeverfahren ausgewählt werden.
(27)
Was die Rolle der Finanzakteure anbelangt, so wird den Anweisungsbefugten mit der Reform des Finanzmanagements und der Abschaffung der zentralen Ex-ante-Kontrollen eine größere Verantwortung für alle Einnahmen- und Ausgabenvorgänge, auch in Bezug auf interne Kontrollsysteme, übertragen. Künftig sollten das Europäische Parlament und der Rat informiert werden, wenn bevollmächtigte Anweisungsbefugte ernannt werden oder aus dem Amt ausscheiden. Daher sollten auch ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie die von ihnen zu beachtenden Verfahrensgrundsätze festgelegt werden. Die Internalisierung der Ex-ante-Kontrollen erfordert insbesondere eine klare Unterscheidung zwischen der Einleitung und der Überprüfung der Haushaltsvollzugshandlungen. Außerdem muss jedes Organ einen berufsethischen Kodex für die mit Ex-ante- und Ex-post-Überprüfungen beauftragten Bediensteten festlegen. Des Weiteren ist vorzusehen, dass dem Organ, das unter anderem für die Ex-post-Überprüfungen zuständig ist, jährlich ein Tätigkeitsbericht vorgelegt wird. Die Belege für die ausgeführten Handlungen sollten aufbewahrt werden. Aufgrund des Ausnahmecharakters des Verhandlungsverfahrens bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sollten dem betreffenden Organ ein Sonderbericht und dem Europäischen Parlament und dem Rat eine Mittelung über alle Arten dieser Verhandlungsverfahren vorgelegt werden.
(28)
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 sollte dahingehend angepasst werden, dass der Doppelrolle des Delegationsleiters als nachgeordnet bevollmächtigter Anweisungsbefugter für den Europäischen Auswärtigen Dienst (im Folgenden „EAD“) sowie - im Hinblick auf operative Mittel - für die Kommission Rechnung getragen wird.
(29)
Zur Klärung der Verantwortlichkeiten sollten die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Rechnungsführers im Zusammenhang mit den Rechnungsführungssystemen, der Verwaltung der Kassenmittel sowie der Verwaltung von Bankkonten und Rechtsträger-Dateien genau definiert werden. Ferner sollten die Modalitäten für das Ausscheiden des Rechnungsführers aus dem Amt festgelegt werden.
(30)
Außerdem sollte geregelt werden, unter welchen Bedingungen die Mittelverwaltung über Zahlstellen, die eine Ausnahme von den üblichen Haushaltsverfahren darstellt, in Anspruch genommen werden kann; die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Zahlstellenverwalter sowie des Anweisungsbefugten und Rechnungsführers bei der Kontrolle von Zahlstellen sollten ebenfalls präzisiert werden. Das Europäische Parlament und der Rat sollten informiert werden, wenn die betreffenden Personen benannt werden oder aus dem Amt ausscheiden. Aus Gründen der Effizienz sollte bei den Delegationen für Mittel des Einzelplans Kommission sowie für Mittel des Einzelplans EAD des Gesamthaushaltsplans nur eine Zahlstelle eingerichtet werden. Es hat sich als notwendig erwiesen, den Zahlstellen die Nutzung von Debitkarten zu gestatten, um insbesondere in den Delegationen der Union und den Vertretungen die Zahlungen zu vereinfachen und das mit dem Umgang mit Barmitteln verbundene Risiko zu verringern.
(31)
Sind die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der einzelnen Finanzakteure einmal festgeschrieben, können diese nur nach Maßgabe des Statuts für die Beamten der Europäischen Union und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union zur Verantwortung gezogen werden. Die in den einzelnen Organen eingerichteten Fachgremien für finanzielle Unregelmäßigkeiten haben sich als wirksame Instrumente zur Feststellung finanzieller Unregelmäßigkeiten erwiesen und sollten daher beibehalten werden. Es ist zu präzisieren, wie ein Anweisungsbefugter sich eine Weisung, die seiner Auffassung nach eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verstößt, bestätigen lassen kann, und damit aus der Verantwortung entlassen wäre.
(32)
Im Einnahmenbereich ist - vom Sonderfall der Eigenmittel abgesehen, die unter den Beschluss 2007/436/EG, Euratom des Rates vom 7. Juni 2007 über das System der Eigenmittel der Europäischen Gemeinschaften (5) fallen - festzulegen, welches die Aufgaben, auch in Bezug auf die Kontrolle, des Anweisungsbefugten in den verschiedenen Etappen sind: Aufstellung der Forderungsvorausschätzung, Einziehungsanordnung, Versendung der Zahlungsaufforderung, mit der der Schuldner von der Feststellung der Forderung unterrichtet wird, Berechnung etwaiger Verzugszinsen und - falls erforderlich - Entscheidung über einen Forderungsverzicht nach Maßgabe von Kriterien, die die Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung gewährleisten, um eine effiziente Einziehung von Einnahmen sicherzustellen.
(33)
Die Rolle des Rechnungsführers bei der Einziehung von Einnahmen und bei der Gewährung verlängerter Fristen für die Zahlung von Ausgaben ist zu präzisieren. Ferner sollte der Rechnungsführer die Einziehung von Zahlungen flexibel handhaben und u. a. Schulden direkt verrechnen oder in Ausnahmefällen auf eine Sicherheitsleistung verzichten können, wenn der Schuldner zahlungswillig und in der Lage ist, die Schuld innerhalb der verlängerten Frist zu begleichen, aber keine Sicherheit leisten kann; dabei sollte er dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gebührend Rechnung tragen.
(34)
Um die Verwaltung von Vermögenswerten zu sichern und gleichzeitig Einnahmen zu erwirtschaften, sind vorläufig eingenommene Beträge wie etwa angefochtene Geldbußen in Wettbewerbssachen in Finanzanlagen zu investieren, und es ist festzulegen, für welche Zwecke die Zinserträge aus diesen Investitionen zu verwenden sind.
(35)
Um sicherzustellen, dass der Kommission alle für die Annahme der Finanzierungsbeschlüsse erforderlichen Informationen vorliegen, sind die Mindestanforderungen an den Inhalt von Finanzierungsbeschlüssen über Finanzhilfen, Auftragsvergabe, Treuhandfonds, Preisgelder und Finanzierungsinstrumente festzulegen.
(36)
Bei den Ausgaben sind der Zusammenhang zwischen Finanzierungsbeschlüssen, globalen Mittelbindungen und Einzelmittelbindungen sowie die Merkmale dieser einzelnen Etappen zu klären, um klare Rahmenbedingungen für die einzelnen Etappen des Haushaltsvollzugs vorzugeben.
(37)
Es ist klarzustellen, welcher Zusammenhang zwischen der Feststellung der Ausgabe, der Anordnung der Ausgabe und der Zahlung einerseits sowie den Kontrollen durch den Anweisungsbefugten andererseits besteht, die dieser bei der Feststellung der Ausgabe durch Anbringung des Zahlbarkeitsvermerks vornehmen muss. Es sollte festgelegt werden, welche Belege für Zahlungen vorzulegen sind, und welche Vorschriften für die Abrechnung der Vorfinanzierungen und Zwischenzahlungen gelten.
(38)
Um sicherzustellen, dass Zahlungen an die Empfänger nicht unnötig verzögert werden, sollten unter Berücksichtigung der Richtlinie 2011/7/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. Februar 2011 zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr (6) ausführliche Regeln in Bezug auf die geltenden Fristen für Feststellung der Ausgaben und Zahlung festgelegt werden.
(39)
Für die Zwecke der internen Prüfung ist das Verfahren zur Ernennung des Prüfers zu regeln; seine Unabhängigkeit gegenüber dem Organ, das ihn benannt hat und dem er berichten muss, ist zu gewährleisten. Um gegenüber dem Europäischen Parlament und dem Rat Transparenz zu gewährleisten, sollten diese beiden Organe über jede Ernennung und über jedes Ausscheiden eines Prüfers aus dem Amt informiert werden.
(40)
Die Vorschriften für die Auftragsvergabe sollten sich auf die Richtlinie 2004/18/EG stützen. Dabei ist Folgendes festzulegen: die verschiedenen Arten von Vergabeverfahren, die Regeln für die Veröffentlichung, die Bedingungen für die Inanspruchnahme bestimmter Verfahren und die Hauptmerkmale der bestehenden Verfahren, die Auswahl- und Zuschlagskriterien, die Regel für den Zugang zu Ausschreibungsunterlagen und für den Informationsaustausch mit Bietern oder Bewerbern sowie - für Aufträge, die die Kommission auf eigene Rechnung vergibt - die Schwellen und Modalitäten für die Schätzung des jeweiligen Auftragswerts.
(41)
Mittels der Auftragsvergabeverfahren soll dem Bedarf der Organe unter Gewährleistung eines gleichberechtigten Zugangs zu öffentlichen Aufträgen und unter Beachtung der Grundsätze der Transparenz und der Nichtdiskriminierung zu den bestmöglichen Bedingungen Rechnung getragen werden. Um Transparenz und die Gleichbehandlung von Bewerbern und Bietern zu gewährleisten und um sicherzustellen, dass die Anweisungsbefugten die volle Verantwortung für die endgültige Entscheidung tragen, ist das Verfahren zur Öffnung und anschließenden Bewertung von Angeboten und Teilnahmeanträgen zu regeln, und zwar von der Einsetzung eines Ausschusses bis hin zum begründeten und mit Belegen untermauerten Beschluss über den Zuschlag bzw. über die Gewährung der Finanzhilfe, der letztendlich vom öffentlichen Auftraggeber gefasst wird.
(42)
Aufgrund der Erfahrungen in der Vergangenheit muss ein neues Vergabeverfahren für Aufträge von mittlerem Wert eingerichtet werden. Es ist erforderlich, die Verwendung des „Anbieterverzeichnisses“ unter denselben Bedingungen wie die „Aufforderung zur Interessenbekundung“ zu gestatten, denn durch das genannte Verzeichnis verringert sich der Verwaltungsaufwand für potenzielle Bieter.
(43)
Zum Schutz der finanziellen Interessen der Union während der Ausführung von Aufträgen ist eine Möglichkeit vorzusehen, den Unternehmen, die im Vergabeverfahren ihre finanzielle Leistungsfähigkeit nachgewiesen haben, eine gesamtschuldnerische Haftung für die Ausführung des entsprechenden Vertrags aufzuerlegen.
(44)
Zum Schutz der finanziellen Interessen der Union und zwecks Gewährleistung der Kontrolle über die Ausführung von Aufträgen ist eine Möglichkeit vorzusehen, dem Auftragnehmer vorzuschreiben, dass bestimmte kritische Aufgaben direkt von ihm selbst ausgeführt werden.
(45)
Zur Gewährleistung einer fachgerechten Auftragsausführung ist eine Möglichkeit vorzusehen, die Bieter mit potenziellen Interessenkonflikten abzulehnen.
(46)
Da finanzielle Sicherheiten nicht mehr automatisch vorgeschrieben werden, müssen die Kriterien festgelegt werden, nach denen sie verlangt werden können.
(47)
Der Anwendungsbereich des Titels über die Finanzhilfen muss präzisiert werden, insbesondere in Bezug auf die Art der Maßnahmen und die Art der förderfähigen Einrichtungen sowie hinsichtlich der zur Gewährung von Finanzhilfen verwendbaren rechtlichen Verpflichtungen. Für diese rechtlichen Verpflichtungen sollten die Kriterien für die Entscheidung zwischen Finanzhilfevereinbarungen und -beschlüssen und die darin enthaltenen Mindestangaben konkret festgelegt sowie die Möglichkeit von auf Partnerschaftsrahmenvereinbarungen beruhenden Einzelfinanzhilfevereinbarungen oder -beschlüssen vorgesehen werden, damit Gleichbehandlung gewährleistet und eine Beschränkung des Zugangs zu Finanzierungen aus Unionsmitteln vermieden wird.
(48)
Im Anwendungsbereich des Titels über die Finanzhilfen sollten auch der mit der Haushaltsordnung eingeführte, gesonderte Titel für Finanzierungsinstrumente und Preisgelder einerseits sowie die grundlegenden Regeln für die Gewährung von Finanzhilfen, förderfähige Kosten, die Streichung des Grundsatzes der Degressivität, die Verwendung vereinfachter Arten von Finanzhilfen (Pauschalbeträge, Einheitskosten und Pauschalfinanzierung) und die Abschaffung der verbindlichen Stellung von Sicherheiten für Vorfinanzierungen andererseits berücksichtigt werden.
(49)
Fortschritte hin zum elektronischen Informationsaustausch und zur Einreichung von Dokumenten auf elektronischem Wege, die eine wesentliche Vereinfachung darstellen, sollten mit klaren Bedingungen für die Abnahme der zu verwendenden Systeme einhergehen, damit ein verlässliche rechtliche Grundlage für deren Benutzung geschaffen wird.
(50)
Die Grundsätze des Gewinnverbots und der Kofinanzierung sollten im Einklang mit den in der Haushaltsordnung eingeführten Klarstellungen und Vereinfachungen überarbeitet werden. Insbesondere ist es der Klarheit wegen erforderlich, detaillierte Vorschriften zu den Arten von Einnahmen, die im Rahmen des Gewinnverbots einzubehalten sind, sowie zu externer Kofinanzierung und Sachleistungen festzulegen.
(51)
Im Hinblick auf den Grundsatz der Transparenz sollten die Annahme und Veröffentlichung mehrjähriger Arbeitsprogramme genehmigt werden; Letztere sind für die Antragsteller von größerem Wert, da diese Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen leichter antizipieren und besser vorbereiten können. In diesem Zusammenhang sollten die Bedingungen, unter denen Arbeitsprogramme als Finanzierungsbeschluss gelten können, festgelegt werden. Zur Gewährleistung der Transparenz ist es auch erforderlich, Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen zu veröffentlichen, außer in dringenden Fällen oder in Fällen, in denen die Maßnahme nur von einem einzigen Unternehmen durchgeführt werden kann. Die Angaben, die in einer solchen Veröffentlichung mindestens enthalten sein müssen, sind festzulegen.
(52)
Da die Bedingungen für die Förderfähigkeit von Mehrwertsteuerbeträgen, die von Empfängern gezahlt wurden, anfällig für Fehler und Unstimmigkeiten sind, ist zu gewährleisten, dass die Begriffe „nicht erstattungsfähige Mehrwertsteuerbeträge“ und „Nichtsteuerpflichtiger“ im Sinne des Artikels 13 Absatz 1 der Richtlinie 2006/112/EG des Rates vom 28. November 2006 über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem (7) bezüglich der von diesen Begriffen betroffenen Tätigkeiten einheitlich ausgelegt und angewandt werden.
(53)
Aus Gründen der Transparenz, der Gleichbehandlung der Antragsteller und der Verantwortlichkeit der Anweisungsbefugten ist jede Phase des Verfahrens zur Gewährung einer Finanzhilfe zu regeln, von der Antragstellung, für die die Kommission ein Mindestmaß an Information für die Antragsteller bereitstellen sollte, bis zur Bewertung des Antrags anhand zuvor festgelegter Förder-, Auswahl- und Gewährungskriterien bis hin zur endgültigen Entscheidung durch den Anweisungsbefugten, die ordnungsgemäß mit Belegen untermauert werden muss. Es müssen detaillierte Vorschriften über die Zusammensetzung und die Aufgaben des Ausschusses, der die Vorschläge anhand der Auswahl- und Gewährungskriterien zu bewerten hat, sowie über die Möglichkeiten, mit den Antragstellern während des Finanzhilfeverfahrens Kontakt aufzunehmen oder diese zur Anpassung ihrer Vorschläge aufzufordern, festgelegt werden. In diesen Möglichkeiten sollten sich die in der Haushaltsordnung eingeführten Anforderungen an eine ordnungsgemäße Verwaltung niederschlagen; ferner sollten darin die Bedingungen aufgeführt sein, unter denen Vorschläge vor der Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarungen oder der Zustellung der Finanzhilfebeschlüsse unter Wahrung des Grundsatzes der Gleichbehandlung der Antragsteller und des Grundsatzes, dass die Initiative für die einzelnen Schritte allein bei den Antragstellern liegt, angepasst werden können.
(54)
Da die Verwendung von Pauschalbeträgen, Einheitskosten und Pauschalfinanzierungen in der Haushaltsordnung vereinfacht und ausgeweitet wird, sollten die Begriffsbestimmungen dieser vereinfachten Arten von Finanzhilfen klarer gefasst werden. Insbesondere ist es erforderlich klarzustellen, dass mit diesen wie mit allen anderen Arten von Finanzhilfe die Deckung verschiedener Kategorien förderfähiger Kosten bezweckt wird, und deutlich zu machen, dass die entsprechenden Beträge nicht zwangsläufig im Vorhinein festgelegt werden müssen; dies ist von großer Bedeutung in Fällen, in denen die genannten Beträge auf Basis der Kostenrechnungspraxis des Empfängers bestimmt werden. Darüber hinaus ist für die Kontinuität der Finanzierungsvorschriften innerhalb eines bestimmten Programms zu sorgen. Zu diesem Zweck sollte es zulässig sein, die vereinfachten Finanzhilfearten während der gesamten Laufzeit anzuwenden. Für statistische Zwecke, aus methodischen Gründen oder zur Prävention und Aufdeckung von Betrug ist der Zugriff auf Angaben zum Buchführungssystem eines Empfängers erforderlich, selbst wenn die Finanzierung über Pauschalbeträge, Einheitskosten oder Pauschalfinanzierung erfolgt. Mit diesen Prüfungen sollten allerdings die Einheitswerte der bereits vereinbarten Pauschalbeträge, Einheitskosten oder Pauschalfinanzierung nicht in Frage gestellt werden.
(55)
Entsprechend dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung muss die Kommission sich in diesem Bereich Garantien verschaffen: zunächst in der Phase der Antragstellung (externe Prüfungen, wenn die zu finanzierenden Kosten einen bestimmten Wert übersteigen), dann in der Phase der Auszahlung der Vorfinanzierungsbeträge, sofern die Risiken laut Bewertung des Anweisungsbefugten es rechtfertigen (vorherige Sicherheitsleistungen), schließlich bei Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags (Einreichung von Prüfern erstellter Bescheinigungen bei Zahlungsanträgen mit hohem Volumen und hoher Risikoanfälligkeit).
(56)
Die Bedingungen und Verfahren für die Aussetzung und Kürzung von Finanzhilfen sollten klarer gefasst werden, sodass die Gründe für eine solche Aussetzung oder Kürzung besser definiert sind, die Empfänger angemessen informiert werden und gewährleistet ist, dass die Empfänger ihr Recht auf Verteidigung in jeder Phase wahrnehmen können.
(57)
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung in der Union bedeutet auch, dass die Empfänger selbst die Finanzhilfen der Union sparsam und effizient verwenden. Insbesondere sollten die Kosten für von Empfängern zur Durchführung einer Maßnahme vergebene Aufträge als förderfähig anerkannt werden, sofern im Rahmen dieser Durchführungsaufträge das Angebot mit dem besten Verhältnis zwischen Qualität und Preis den Zuschlag erhält.
(58)
Da die Beschränkungen des Rückgriffs auf die Förderung Dritter durch einen Finanzhilfeempfänger in der Haushaltsordnung gelockert werden, ist es erforderlich, Mindestbedingungen festzulegen, die auf der Ebene der Finanzhilfevereinbarung abzusprechen oder in den Finanzhilfebeschluss einzufügen sind, damit die Förderung Dritter durch einen Finanzhilfeempfänger klar von der Ausführung von Haushaltsvollzugsaufgaben durch eine betraute Einrichtung im Rahmen der indirekten Mittelverwaltung unterschieden wird.
(59)
Die Befugnisse zur Verhängung von Sanktionen gegen Finanzhilfeempfänger sollten auf die für die Vergabe öffentlicher Aufträge geltenden Vorschriften abgestimmt werden, da sie von gleicher Art sind und hinsichtlich Wirksamkeit und Verhältnismäßigkeit denselben Regeln unterliegen sollten.
(60)
Preisgelder sollten den Grundsätzen der Transparenz und der Gleichbehandlung in derselben Weise unterliegen wie Finanzhilfen. In diesem Zusammenhang sollten auch die Mindestangaben für Arbeitsprogramme und Wettbewerbe unter Berücksichtigung der entsprechenden Anforderungen für Finanzhilfen festgelegt werden. Insbesondere sollten die Bedingungen, unter denen Arbeitsprogramme als Finanzierungsbeschlüsse betrachtet werden können, sowie die Mindestangaben in Teilnahmebedingungen eines Wettbewerbs - vor allem die Bedingungen für die Auszahlung des Preisgelds an die Gewinner bei Zuschlagserteilung - und die geeigneten Publikationsmedien ausdrücklich genannt werden.
(61)
Die Beachtung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung erfordert außerdem die Festlegung eines klar umrissenen Vergabeverfahrens, von der Einreichung der Beiträge bis zur Information der Antragsteller und Notifizierung des Gewinners. Dieses Verfahren sollte eine Bewertung der Beiträge durch ein Gremium vom zuständigen Anweisungsbefugten ernannter Sachverständiger einschließen, das die in den Teilnahmebedingungen des Wettbewerbs enthaltenen Vergabekriterien heranzieht, damit Sachverstand und Neutralität bei der Bewertung der Beiträge gewährleistet sind. Auf der Grundlage der Empfehlungen dieser Sachverständigen sollte der zuständige Anweisungsbefugte abschließend über die Vergabe des Preisgelds entscheiden, da die Zuständigkeit für den Haushaltsvollzug stets bei der Kommission liegt.
(62)
Damit eine harmonische Umsetzung der verschiedenen Finanzierungsinstrumente innerhalb der Kommission gesichert ist, sollte der in Titel VIII der Haushaltsordnung dargelegte allgemeine Rahmen durch detaillierte Vorschriften für die Verwaltung von Finanzierungsinstrumenten einschließlich Bestimmungen über die Auswahl betrauter Einrichtungen, den Inhalt von Übertragungsvereinbarungen, Verwaltungskosten und -gebühren sowie über Treuhandkonten ergänzt werden.
(63)
Regeln für die Auswahl von Finanzmittlern und Endempfängern sollten festgelegt werden, insbesondere wenn Finanzierungsinstrumente ausnahmsweise - entweder durch zweckgebundene Anlageformen oder andere Haushaltsmechanismen - direkt verwaltet werden, wodurch eine effiziente Verwendung der Mittel der Union gewährleistet wird.
(64)
Die Bedingungen für den Einsatz von Finanzierungsinstrumenten, auch in Bezug auf die Hebelwirkung, und der Überwachungsrahmen sollten festgelegt werden. Darüber hinaus muss dafür gesorgt werden, dass Finanzierungsinstrumente auf der Grundlage einer robusten Ex-ante-Bewertung eingesetzt werden, die es der Kommission ermöglicht, die Instrumente speziell auf Marktstörungen und unzureichende Investitionssituationen zuzuschneiden.
(65)
Was Rechnungsführung und Rechnungslegung betrifft, so sind die allgemein anerkannten Rechnungsführungsgrundsätze, die für die Erstellung der Jahresabschlüsse maßgeblich sind, in den Rechnungsführungsvorschriften der Union niedergelegt. In diesen Vorschriften ist auch festgelegt, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit eine Transaktion verbucht werden kann, wie die Bewertung der Aktiva und Passiva zu erfolgen hat und wie Rückstellungen zu bilden sind, damit die Daten ordnungsgemäß vorgelegt werden sowie vollständig und sachlich richtig sind.
(66)
Zur Rechnungsführung sollte festgeschrieben werden, dass der Rechnungsführer die organisatorische Gestaltung und die Verfahren der Rechnungsführung in dem Organ, dem er angehört, dokumentiert; außerdem sind die für die Rechnungsführung eingesetzten DV-Systeme zu regeln, insbesondere damit die Zugangssicherheit und die Prüfpfade bei Änderungen dieser Systeme gewährleistet sind.
(67)
Es gilt die Grundsätze zu präzisieren, die maßgeblich sind für die Führung der Geschäftsbücher, die Kontenbilanz, die regelmäßige Abstimmung der Salden dieser Bilanz sowie für das Bestandsverzeichnis. Auch sind die Bestandteile des Kontenplans zu bestimmen, den der Rechnungsführer der Kommission aufstellt. Die Buchungsregeln, namentlich die Methode der doppelten Buchführung, die Umrechnungsregeln bei nicht auf Euro lautenden Transaktionen und die Belege, auf die sich die Buchungen stützen, sind zu präzisieren. Schließlich ist zu präzisieren, was in der Haushaltsbuchführung ausgewiesen wird.
(68)
Die Regeln für die Erstellung der Bestandsverzeichnisse über die Anlagewerte sind aufzustellen, die Verantwortlichkeiten der Rechnungsführer und Anweisungsbefugten in diesem Bereich klarer zu fassen sowie die Regeln über die Veräußerung von Anlagewerten im Sinne einer effizienten Anlagenverwaltung zu präzisieren.
(69)
Für Maßnahmen im Außenbereich sollten in dieser Verordnung im Einklang mit der Haushaltsordnung Ausnahmen vorgesehen werden, die den besonderen operativen Merkmalen dieses Tätigkeitsbereichs, insbesondere bei der Auftragsvergabe und den Finanzhilfen, Rechnung tragen; Grund hierfür ist vor allem die Tatsache, dass diese Verfahren von den Behörden von Drittländern durchgeführt werden, die von der Union finanzielle Unterstützung erhalten. Bei der Auftragsvergabe betreffen diese Unterschiede in erster Linie die Verfahrensarten und die Schwellenwerte, ab denen diese gelten. Bei Finanzhilfen sollte in bestimmten Fällen Vollfinanzierung zulässig sein, insbesondere unter Berücksichtigung der geringeren Möglichkeiten der Empfänger zur Kofinanzierung.
(70)
Detaillierte Bestimmungen zum Einsatz von Budgethilfe sind festzulegen; dabei sind die Bedingungen zu präzisieren, unter denen Budgethilfe eingesetzt werden kann, und die Verpflichtung des Partners festzuschreiben, der Kommission rechtzeitig zuverlässige Informationen zwecks Beurteilung der Erfüllung dieser Bedingungen zu übermitteln.
(71)
Bezüglich der Treuhandfonds der Union sind die Grundsätze festzulegen, die für den Beitrag der Union zu diesen Fonds und für die Beiträge der anderen Geber gelten; ferner müssen die Rechnungslegungs- und Berichtspflichten des Treuhandfonds der Union, insbesondere hinsichtlich der auf dem Bankkonto des Treuhandfonds angefallenen Zinsen, festgeschrieben und die jeweiligen Zuständigkeiten der Finanzakteure und des Verwaltungsrats des Treuhandfonds klargestellt sowie die Verpflichtung, sich einer externen Prüfung zu unterziehen, festgelegt werden. Darüber hinaus ist es erforderlich, für eine angemessene Vertretung der Geber im Verwaltungsrat des Treuhandfonds zu sorgen und zu gewährleisten, dass Entscheidungen über die Verwendung der Mittel nur mit Zustimmung der Kommission getroffen werden.
(72)
Zur Vereinfachung der Auftragsvergabe bei Maßnahmen im Außenbereich wurden einige Schwellenwerte geändert und andere aus den gemeinsamen Bestimmungen stammende Schwellenwerte sowie Verwaltungsmodalitäten hinzugefügt und angepasst.
(73)
Bei Finanzhilfen sollten die Bedingungen für Ausnahmen vom Grundsatz der Kofinanzierung im Einklang mit der Haushaltsordnung gestrafft werden.
(74)
Zwecks ordnungsgemäßer Bewirtschaftung der Unionsmittel müssen die Voraussetzungen für eine dezentrale Mittelverwaltung sowie die für die entsprechenden Vereinbarungen geltenden Regeln präzisiert werden; das gilt auch für den Rückgriff auf Zahlstellen.
(75)
Die Europäischen Ämter sollten definiert, für das Amt für Veröffentlichungen spezielle Vorschriften festgelegt und der Rechnungsführer der Kommission ermächtigt werden, einen Teil seiner Aufgaben auf Personal dieser Ämter zu übertragen. Außerdem ist die Führung der Bankkonten zu regeln, die die Europäischen Ämter im Namen der Kommission eröffnen können.
(76)
Analog zur Veröffentlichung von Informationen über Empfänger von Unionsmitteln sollte die Liste der Sachverständigen, die in Artikel 204 der Haushaltsordnung erwähnt und im Rahmen einer Aufforderung zur Interessenbekundung ausgewählt werden, sowie der Gegenstand der Sachverständigentätigkeit veröffentlicht werden. Auch die Vergütung dieser Tätigkeiten sollte veröffentlicht werden, sofern sie 15 000 EUR übersteigt.
(77)
Das in Artikel 203 der Haushaltsordnung eingeführte neue Verfahren sollte ergänzt werden, insbesondere hinsichtlich der Ausgabenarten, die in den dort festgelegten Schwellenwerten zu berücksichtigen sind. Bezüglich der Immobilienprojekte in Delegationen der Union sind aufgrund ihrer Besonderheiten detaillierte Vorschriften zu erlassen, insbesondere für dringende Fälle. Es sollte eine Bestimmung vorgesehen werden, dass Wohngebäude (namentlich in Delegationen), die kurzfristig gemietet oder erworben werden müssen, von dem in Artikel 203 der Haushaltsordnung festgelegten Verfahren ausgenommen sind. Der kostenfreie oder gegen einen symbolischen Betrag getätigte Erwerb von Grundstücken sollte nicht dem in Artikel 203 der Haushaltsordnung festgelegten Verfahren unterliegen, da ein solcher Erwerb keine zusätzliche Belastung des Haushalts darstellt.
(78)
Zur Wahrung der Kohärenz mit der Haushaltsordnung müssen Übergangsvorschriften erlassen werden. Außerdem ist es im Interesse der Kohärenz mit den sektorspezifischen Vorschriften sachgerecht, den Beginn der Anwendung der Bestimmungen über die Haushaltsvollzugsarten und die Finanzierungsinstrumente auf den 1. Januar 2014 zu verschieben -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
TEIL 1
GEMEINSAME BESTIMMUNGEN
TITEL I
GEGENSTAND
Artikel 1
Gegenstand
Diese Verordnung enthält die Anwendungsbestimmungen zur Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 (im Folgenden „Haushaltsordnung“).
TITEL II
HAUSHALTSGRUNDSÄTZE
KAPITEL 1
Grundsätze der Einheit und der Haushaltswahrheit
Artikel 2
Buchführung über die Zinserträge aus Vorfinanzierungen
(Artikel 8 Absatz 4 der Haushaltsordnung)
Sind Zinserträge an den Unionshaushalt abzuführen, wird in der Vereinbarung mit den Einrichtungen und Personen nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Nummern ii bis viii der Haushaltsordnung festgelegt, dass Vorfinanzierungen auf Bankkonten oder -unterkonten eingezahlt werden, welche die Identifizierung der jeweiligen Mittel und Zinsen gestatten. Ist dies nicht möglich, so muss anhand der Buchführungsmethoden der Empfänger oder der Finanzmittler feststellbar sein, welche Mittel von der Union gezahlt wurden und welche Zinsen und sonstigen Erträge auf diese Beträge angefallen sind.
Die Bestimmungen dieser Verordnung über Zinserträge aus Vorfinanzierungen stehen der Erfassung der Vorfinanzierungen auf der Aktivseite in der Vermögensübersicht der Jahresabschlüsse entsprechend den in Artikel 143 der Haushaltsordnung genannten Rechnungsführungsvorschriften nicht entgegen.
KAPITEL 2
Grundsatz der Jährlichkeit
Artikel 3
Mittel des Haushaltsjahres
(Artikel 11 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
Die für das Haushaltsjahr bewilligten Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen umfassen:
a)
die im Haushaltsplan, einschließlich im Wege eines Berichtigungshaushaltsplans, bereitgestellten Mittel;
b)
die übertragenen Mittel;
c)
die gemäß den Artikeln 178 und 182 der Haushaltsordnung wiedereingesetzten Mittel;
d)
die Mittel aus gemäß Artikel 177 Absatz 3 der Haushaltsordnung zurückgezahlten Vorfinanzierungsbeträgen;
e)
die Mittel aus zweckgebundenen Einnahmen, die im laufenden Haushaltsjahr eingehen oder die in den vorhergehenden Haushaltsjahren eingegangen sind und nicht verwendet wurden.
Artikel 4
Verfall und Übertragung von Mitteln
(Artikel 13 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Mittel für Verpflichtungen und nichtgetrennte Mittel für Immobilienprojekte im Sinne von Artikel 13 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung können nur dann übertragen werden, wenn die entsprechenden Mittel aus nicht vom Anweisungsbefugten zu vertretenden Gründen nicht vor dem 31. Dezember des Haushaltsjahres gebunden werden konnten und die vorbereitenden Stufen so weit fortgeschritten sind, dass nach vernünftigem Ermessen davon auszugehen ist, dass die Mittelbindung spätestens am 31. März des Folgejahres bzw., für Immobilienprojekte, am 31. Dezember des Folgejahres erfolgen kann.
(2) Damit die entsprechenden Mittel auf das folgende Haushaltsjahr übertragen werden können, müssen insbesondere die folgenden vorbereitenden Stufen im Sinne von Artikel 13 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung bis zum 31. Dezember des Haushaltsjahres abgeschlossen sein:
a)
Bei den globalen Mittelbindungen im Sinne von Artikel 85 der Haushaltsordnung muss der Finanzierungsbeschluss ergangen bzw. die Konsultation der betroffenen Dienststellen innerhalb eines jeden Organs im Hinblick auf die Annahme dieses Beschlusses vor diesem Datum abgeschlossen sein.
b)
Bei den Einzelmittelbindungen im Sinne von Artikel 85 der Haushaltsordnung muss die Auswahl der potenziellen Auftragnehmer, Empfänger, Preisträger oder betrauten Einrichtungen abgeschlossen sein.
(3) Gemäß Artikel 13 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung übertragene Mittel, die bis zum 31. März oder, für Immobilienprojekte, bis zum 31. Dezember des folgenden Haushaltsjahres nicht gebunden worden sind, werden automatisch in Abgang gestellt.
Die Kommission unterrichtet das Europäische Parlament und den Rat innerhalb eines Monats über die nach Unterabsatz 1 in Abgang gestellten Mittel.
(4) Übertragene Mittel gemäß Artikel 13 Absatz 2 Buchstabe b der Haushaltsordnung können bis zum 31. Dezember des folgenden Haushaltsjahres verwendet werden.
(5) In der Rechnungsführung werden die gemäß Absatz 1 bis 4 übertragenen Mittel unterschieden.
KAPITEL 3
Grundsatz der Rechnungseinheit
Artikel 5
Umrechnungskurse
(Artikel 19 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der besonderen Bestimmungen, die aus der Anwendung sektorspezifischer Regelungen resultieren, nimmt der zuständige Anweisungsbefugte die Umrechnung zwischen dem Euro und einer anderen Währung zu dem im Amtsblatt der Europäischen Union, Reihe C, veröffentlichten Tageskurs des Euro vor.
Für die Umrechnung zwischen dem Euro und einer anderen Währung durch einen Auftragnehmer oder Empfänger gelten die in den öffentlichen Aufträgen, Finanzhilfevereinbarungen und Finanzierungsvereinbarungen jeweils festgelegten besonderen Umrechnungsmodalitäten.
(2) Damit Währungsumrechnungen sich nicht wesentlich auf die Kofinanzierungen der Union auswirken oder den Unionshaushalt belasten, wird gegebenenfalls in den besonderen Bestimmungen gemäß Absatz 1 vorgesehen, dass für die Umrechnung zwischen dem Euro und anderen Währungen der Durchschnittswert der Tagesumrechnungskurse eines bestimmten Zeitraumes herangezogen wird.
(3) Wird für die betreffende Währung kein Tageskurs des Euro im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht, zieht der zuständige Anweisungsbefugte den in Absatz 4 genannten Buchungskurs heran.
(4) Zu Zwecken der in den Artikeln 151 bis 156 der Haushaltsordnung vorgesehenen Rechnungsführung und vorbehaltlich Artikel 240 der vorliegenden Verordnung erfolgt die Umrechnung zwischen dem Euro und einer anderen Währung zum monatlichen Buchungskurs des Euro. Dieser Kurs wird vom Rechnungsführer der Kommission anhand für zuverlässig erachteter Informationsquellen auf der Grundlage des Kurses festgelegt, der am vorletzten Arbeitstag des Monats Gültigkeit hat, der dem Monat vorausgeht, für den der Kurs ermittelt wird.
(5) Die Ergebnisse der Währungstransaktionen nach Absatz 4 werden in den Konten des jeweiligen Organs in einer eigenen Linie ausgewiesen.
Unterabsatz 1 gilt analog für die in Artikel 208 der Haushaltsordnung erwähnten Einrichtungen.
Artikel 6
Zu verwendende Umrechnungskurse
(Artikel 19 der Haushaltsordnung)
(1) Die Umrechnung zwischen dem Euro und einer anderen Währung ist, wenn sie durch den zuständigen Anweisungsbefugten erfolgt, unbeschadet der besonderen Bestimmungen, die aus der Anwendung von sektorspezifischen Regelungen oder von besonderen Aufträgen, Finanzhilfevereinbarungen oder -beschlüssen und Finanzierungsvereinbarungen resultieren, zu dem Kurs vorzunehmen, der am Tag der Zahlungs- bzw. Einziehungsanordnung durch die anweisungsbefugte Dienststelle gilt.
(2) Nehmen Zahlstellen Transaktionen in Euro vor, ist das Datum der Zahlungsleistung durch die Bank für den zugrunde zu legenden Umrechnungskurs maßgebend.
(3) Für die Abrechnung der gemäß Artikel 19 der Haushaltsordnung auf Landeswährungen lautenden Zahlstellenkonten ist der Umrechnungskurs des Monats zugrunde zu legen, in dem die Zahlstelle die Ausgabe getätigt hat.
(4) Für die Erstattung pauschalierter Ausgaben oder von Ausgaben auf der Grundlage des Statuts der Beamten der Europäischen Union und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union (im Folgenden: „Statut“), für die eine Obergrenze festgelegt ist und die in einer anderen Währung als dem Euro getätigt werden, ist der Umrechnungskurs heranzuziehen, der an dem Tag gilt, an dem der Anspruch entsteht.
KAPITEL 4
Grundsatz der Gesamtdeckung
Artikel 7
Einstellung der zweckgebundenen Einnahmen und Bereitstellung der entsprechenden Mittel
(Artikel 21 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der Artikel 9 und 10 werden die zweckgebundenen Einnahmen wie folgt in den Haushaltsplan eingestellt:
a)
im Einnahmenteil des Einzelplans der einzelnen Organe bei einer dafür vorgesehenen Haushaltslinie;
b)
im Ausgabenteil werden bei den Erläuterungen, einschließlich der Erläuterungen allgemeiner Art, die Linien angegeben, bei denen zweckgebundenen Einnahmen entsprechende Mittel eingesetzt werden können.
Im Fall von Unterabsatz 1 Buchstabe a wird die Linie mit einem Pro-memoria-Vermerk versehen und der Schätzbetrag informationshalber in den Erläuterungen angegeben.
(2) Mittel, die zweckgebundenen Einnahmen entsprechen, und zwar sowohl Mittel für Zahlungen als auch Mittel für Verpflichtungen, werden automatisch bereitgestellt, wenn die Einnahme bei dem betreffenden Organ eingegangen ist, außer:
a)
in Fällen nach Artikel 181 Absatz 2 und Artikel 183 Absatz 2 der Haushaltsordnung;
b)
in Fällen nach Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe b der Haushaltsordnung, wenn die Beitragsvereinbarung des Mitgliedstaats auf Euro lautet.
In Fällen nach Unterabsatz 1 Buchstabe b können Mittel für Verpflichtungen bereitgestellt werden, sobald der Mitgliedstaat die Beitragsvereinbarung unterzeichnet hat.
Artikel 8
Beiträge der Mitgliedstaaten zu Forschungsprogrammen
(Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung)
(1) Die Beiträge der Mitgliedstaaten zur Finanzierung bestimmter ergänzender Forschungsprogramme gemäß Artikel 5 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1150/2000 des Rates (8) werden wie folgt eingezahlt:
a)
sieben Zwölftel des im Haushaltsplan eingesetzten Betrags spätestens am 31. Januar des laufenden Haushaltsjahres;
b)
die restlichen fünf Zwölftel spätestens am 15. Juli des laufenden Haushaltsjahres.
(2) Ist der Haushaltsplan zu Beginn des Haushaltsjahres noch nicht endgültig festgestellt, so werden die in Absatz 1 vorgesehenen Beiträge auf der Grundlage des Mittelansatzes im Haushaltsplan des vorhergehenden Haushaltsjahres eingezahlt.
(3) Alle Beiträge oder von den Mitgliedstaaten im Rahmen des Haushaltsplans zu leistende zusätzliche Einzahlungen sind binnen 30 Tagen nach Abruf der Mittel dem Konto bzw. den Konten der Kommission gutzuschreiben.
(4) Die geleisteten Zahlungen werden dem in der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1150/2000 vorgesehenen Konto gutgeschrieben und unterliegen den in der genannten Verordnung festgelegten Bedingungen.
Artikel 9
Zweckgebundene Einnahmen aus den Beteiligungen der EFTA-Staaten an bestimmten Programmen der Union
(Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe e der Haushaltsordnung)
(1) Die Beteiligungen der Mitgliedstaaten der Europäischen Freihandelsassoziation (im Folgenden „EFTA-Staaten“) an bestimmten Programmen der Union werden im Haushaltsplan wie folgt ausgewiesen:
a)
im Einnahmenteil wird eine Haushaltslinie mit einem Pro-memoria-Vermerk geschaffen, bei der der Gesamtbetrag der Beteiligungen der EFTA-Staaten für das betreffende Haushaltsjahr verbucht wird.
b)
im Ausgabenteil
i)
wird in den Erläuterungen zu jeder Haushaltslinie betreffend Tätigkeiten der Union, an denen EFTA-Staaten beteiligt sind, „informationshalber“ die Höhe der vorgesehenen Beteiligung vermerkt;
ii)
werden in einem Anhang, der fester Bestandteil des Haushaltsplans ist, sämtliche Linien betreffend Tätigkeiten der Union, an denen EFTA-Staaten beteiligt sind, aufgeführt.
Der bei der Haushaltslinie nach Unterabsatz 1 Buchstabe a vorgesehene Betrag wird in den Erläuterungen angegeben.
Der in Unterabsatz 1 Buchstabe b Ziffer ii genannte Anhang stellt die Budgetierungsstruktur für die in Absatz 2 vorgesehene Einsetzung der diesen Beteiligungen entsprechenden Mittel sowie für die Ausführung der diesbezüglichen Ausgaben dar und ergänzt sie.
(2) Gemäß Artikel 82 des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (im Folgenden „EWR-Abkommen“) werden für die der Kommission gemäß Artikel 1 Absatz 5 des Protokolls 32 im Anhang zum EWR-Abkommen vom Gemischten EWR-Ausschuss bestätigten Beträge der jährlichen Beteiligung der EFTA-Staaten zu Beginn des Haushaltsjahres in voller Höhe entsprechende Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen eingesetzt.
(3) Werden die Mittel der Haushaltslinien, an denen die EFTA-Staaten beteiligt sind, im Laufe des Haushaltsjahres aufgestockt, ohne dass die EFTA-Staaten in der Lage wären, in dem betreffenden Haushaltsjahr ihre Beiträge nach Maßgabe des in Artikel 82 des EWR-Abkommens vorgesehenen „Proportionalitätsfaktors“ entsprechend anzupassen, so kann die Kommission den Anteil der EFTA-Staaten ausnahmsweise vorübergehend aus Kassenmitteln vorfinanzieren. Nach einer derartigen Aufstockung ruft die Kommission so bald wie möglich die entsprechenden Beiträge der EFTA-Staaten ab. Die Kommission teilt dem Europäischen Parlament und dem Rat alljährlich mit, welche diesbezüglichen Beschlüsse sie gefasst hat.
Die Vorfinanzierung wird so bald wie möglich im Rahmen des Haushaltsplans des folgenden Haushaltsjahres abgerechnet.
(4) Gemäß Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe e der Haushaltsordnung handelt es sich bei den finanziellen Beteiligungen der EFTA-Staaten um externe zweckgebundene Einnahmen. Der Rechnungsführer trifft geeignete Maßnahmen, damit die Verwendung sowohl der Einnahmen aus diesen Beteiligungen als auch der entsprechenden Haushaltsmittel getrennt verfolgt werden kann.
Die Kommission weist im Rahmen des Berichts gemäß Artikel 150 Absatz 2 der Haushaltsordnung den der Beteiligung der EFTA-Staaten entsprechenden Ausführungsstand bei den Einnahmen und Ausgaben gesondert aus.
Artikel 10
Erträge aus den Sanktionen, die Mitgliedstaaten mit einem übermäßigen Haushaltsdefizit auferlegt werden
(Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe c der Haushaltsordnung)
Die Erträge aus den Sanktionen gemäß Abschnitt 4 der Verordnung (EG) Nr. 1467/97 des Rates (9) werden im Haushaltsplan wie folgt ausgewiesen:
a)
Im Einnahmenplan wird eine Haushaltslinie mit einem Pro-memoria-Vermerk geschaffen, bei der die Zinsen auf diese Beträge verbucht werden;
b)
unbeschadet des Artikels 77 der Haushaltsordnung werden mit der Verbuchung der diesen Einnahmen entsprechenden Beträge im Einnahmenteil gleichzeitig entsprechende Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen bei einer Linie des Ausgabenteils eingesetzt.
Die Mittel nach Unterabsatz 1 Buchstabe b werden gemäß Artikel 20 der Haushaltsordnung ausgeführt.
Artikel 11
Kosten infolge von Zuwendungen an die Union
(Artikel 22 der Haushaltsordnung)
Mit Blick auf die in Artikel 22 Absatz 2 der Haushaltsordnung vorgesehene Genehmigung durch das Europäische Parlament und den Rat legt die Kommission eine Schätzung der Kosten, einschließlich der Folgekosten, vor, die sich aus der Annahme von Zuwendungen an die Union ergeben, und erläutert diese.
Artikel 12
Konten für zu erstattende Steueraufwendungen
(Artikel 23 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
Steueraufwendungen, die der Union gemäß Artikel 23 Absatze 2 und Artikel 23 Absatz 3 Buchstabe a der Haushaltsordnung entstehen, werden bis zu ihrer Erstattung durch die betreffenden Mitgliedstaaten auf einem Verwahrkonto verbucht.
KAPITEL 5
Grundsatz der Spezialität
Artikel 13
Berechnung der für Mittelübertragungen der Organe, mit Ausnahme der Kommission, geltenden Prozentsätze
(Artikel 25 der Haushaltsordnung)
(1) Die Berechnung der Prozentsätze nach Artikel 25 der Haushaltsordnung erfolgt zum Zeitpunkt des Antrags auf Mittelübertragung nach Maßgabe der im Haushaltsplan, einschließlich der Berichtigungshaushaltspläne, ausgewiesenen Mittel.
(2) Es wird der Gesamtbetrag der Mittelübertragungen berücksichtigt, die bei der Entnahmelinie vorzunehmen sind, korrigiert um frühere Mittelübertragungen.
Mittelübertragungen, die das betreffende Organ eigenständig, ohne vorherigen Beschluss des Europäischen Parlaments und des Rates vornehmen kann, werden nicht berücksichtigt.
Artikel 14
Berechnung der für Mittelübertragungen der Kommission geltenden Prozentsätze
(Artikel 26 der Haushaltsordnung)
(1) Die Berechnung der Prozentsätze nach Artikel 26 Absatz 1 der Haushaltsordnung erfolgt zum Zeitpunkt des Antrags auf Mittelübertragung nach Maßgabe der im Haushaltsplan, einschließlich der Berichtigungshaushaltspläne, ausgewiesenen Mittel.
(2) Es wird der Gesamtbetrag der Mittelübertragungen berücksichtigt, die bei der Entnahmelinie bzw. bei der aufzustockenden Linie vorzunehmen sind, korrigiert um frühere Mittelübertragungen.
Mittelübertragungen, die die Kommission eigenständig, ohne vorherigen Beschluss des Europäischen Parlaments und des Rates vornehmen kann, werden nicht berücksichtigt.
Artikel 15
Verwaltungsausgaben
(Artikel 26 der Haushaltsordnung)
Die Ausgaben nach Artikel 26 Absatz 1 Buchstabe b der Haushaltsordnung umfassen für jeden Politikbereich die in Artikel 44 Absatz 3 der Haushaltsordnung genannten Kategorien.
Artikel 16
Begründung der Anträge auf Mittelübertragung
(Artikel 25 und 26 der Haushaltsordnung)
Den Vorschlägen für Mittelübertragungen und allen sonstigen für das Europäische Parlament und den Rat bestimmten Informationen über Mittelübertragungen gemäß den Artikeln 25 und 26 der Haushaltsordnung wird eine sachdienliche, ausführliche Begründung beigegeben, die Aufschluss gibt über die bisherige Verwendung der Mittel und den voraussichtlichen Bedarf bis zum Ende des Haushaltsjahres sowohl bei den aufzustockenden Haushaltslinien als auch bei den Linien, bei denen die entsprechenden Mittel entnommen werden.
Artikel 17
Begründung der Anträge auf Mittelübertragungen aus der Soforthilfereserve
(Artikel 29 der Haushaltsordnung)
Den Vorschlägen für Mittelübertragungen, die die Inanspruchnahme der in Artikel 29 der Haushaltsordnung genannten Soforthilfereserve ermöglichen sollen, ist eine sachdienliche, ausführliche Begründung beigegeben, aus der Folgendes hervorgeht:
a)
für die aufzustockende Haushaltslinie: möglichst aktuelle Informationen über die Mittelverwendung sowie Vorausschätzungen des Mittelbedarfs bis zum Ende des Haushaltsjahres;
b)
für sämtliche Haushaltslinien betreffend Maßnahmen im Außenbereich: Mittelverwendung bis zum Ende des dem Mittelübertragungsantrag vorausgehenden Monats sowie Vorausschätzungen des Mittelbedarfs bis zum Ende des Haushaltsjahres nebst einem Vergleich mit den ursprünglichen Vorausschätzungen;
c)
Prüfung der Möglichkeiten einer Neuverteilung der Mittel.
KAPITEL 6
Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
Artikel 18
Bewertung
(Artikel 30 der Haushaltsordnung)
(1) Alle Vorschläge für Programme oder Tätigkeiten, die Ausgaben zulasten des Haushaltsplans bewirken, werden einer Ex-ante-Bewertung unterzogen, die sich mit folgenden Aspekten befasst:
a)
kurz- oder langfristig zu deckender Bedarf;
b)
Mehrwert einer Intervention der Union;
c)
strategische und verwaltungstechnische Ziele, einschließlich Maßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Union im Bereich der Betrugsbekämpfung (Verhütung, Aufdeckung, Ermittlung, Schadenersatz, Sanktionen);
d)
politische Optionen, einschließlich der damit verbundenen Risiken;
e)
erwartete Ergebnisse und Auswirkungen, insbesondere in wirtschaftlicher, sozialer und umweltpolitischer Hinsicht, sowie die für deren Bewertung erforderlichen Indikatoren und Bewertungsmodalitäten;
f)
zur Umsetzung der bevorzugten Option(en) am besten geeignete Methode;
g)
interne Kohärenz des vorgeschlagenen Programms bzw. der vorgeschlagenen Maßnahme und Bezug zu anderen einschlägigen Instrumenten;
h)
Umfang der nach dem Kostenwirksamkeitsprinzip zuzuweisenden Haushaltsmittel, Humanressourcen und sonstigen Verwaltungsausgaben;
i)
aus ähnlichen bereits durchgeführten Programmen bzw. Maßnahmen gewonnene Erkenntnisse.
(2) Der Vorschlag enthält die Kontroll-, Berichts- und Bewertungsmodalitäten, die die jeweiligen Verantwortlichkeiten der an der Durchführung des vorgeschlagenen Programms bzw. der vorgeschlagenen Maßnahme beteiligten Ebenen berücksichtigen.
(3) Alle Programme oder Tätigkeiten, einschließlich Pilotvorhaben und Vorbereitungsmaßnahmen, bei denen Ressourcen im Betrag von mehr als 5 000 000 EUR eingesetzt werden, werden unter dem Gesichtspunkt der eingesetzten Humanressourcen und Finanzmittel sowie der erreichten Ergebnisse einer Zwischen- und/oder Ex-post-Bewertung unterzogen, um ihre Übereinstimmung mit den vorgegebenen Zielen zu überprüfen:
a)
die bei der Durchführung eines Mehrjahresprogramms erzielten Ergebnisse werden regelmäßig nach einem Zeitplan bewertet, der es ermöglicht, die Bewertungsergebnisse bei allen Beschlüssen über die Fortführung, Änderung oder Unterbrechung des Programms zu berücksichtigen;
b)
die Ergebnisse von auf Jahresbasis finanzierten Tätigkeiten werden mindestens alle sechs Jahre bewertet.
Für die im Rahmen dieser Tätigkeiten durchgeführten Einzelprojekte oder -maßnahmen, für die diese Verpflichtung auch durch die Schlussberichte der Einrichtungen, die die Maßnahme durchgeführt haben, erfüllt werden kann, gilt Absatz 1 Buchstaben a und b nicht.
(4) Die in den Absätzen 1 und 3 genannten Bewertungen müssen den eingesetzten Ressourcen und den Auswirkungen des Programms oder der Tätigkeit jeweils angemessen sein.
Artikel 19
Finanzbogen
(Artikel 31 der Haushaltsordnung)
Der Finanzbogen enthält finanzielle und wirtschaftliche Angaben, anhand deren der Gesetzgeber die Notwendigkeit einer Maßnahme der Union beurteilen kann. Er liefert ferner sachdienliche Informationen über die Kohärenz und eine etwaige Synergie mit anderen Tätigkeiten der Union.
Bei mehrjährigen Maßnahmen enthält der Finanzbogen den voraussichtlichen Fälligkeitsplan für den jährlichen Mittel- und Personalbedarf, einschließlich für externes Personal, sowie eine Bewertung ihrer mittelfristigen finanziellen Auswirkungen.
KAPITEL 7
Grundsatz der Transparenz
Artikel 20
Vorläufige Veröffentlichung des Haushaltsplans
(Artikel 34 der Haushaltsordnung)
Die Kommission veranlasst, dass die endgültigen Haushaltsdaten möglichst rasch und spätestens vier Wochen nach Erlass des Haushaltsplans in allen Sprachen auf der Internetseite der Organe abgerufen werden können, bis der Haushaltsplan im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht wird.
Artikel 21
Veröffentlichung von Informationen zu den Empfängern von EU-Mitteln und den gewährten Beträgen
(Artikel 35 der Haushaltsordnung)
(1) Die Informationen zu den Empfängern von im Rahmen der direkten Mittelverwaltung von der Union gewährten Mitteln werden spätestens am 30. Juni des Jahres nach dem Haushaltsjahr, in dem die Mittel gewährt wurden, auf einer Internetseite des betreffenden Organs veröffentlicht.
Zusätzlich zu der Veröffentlichung nach Unterabsatz 1 können die Informationen auch auf jede andere geeignete Art und Weise nach einem einheitlichen Muster veröffentlicht werden.
(2) Sofern in dieser Verordnung und in den sektorspezifischen Vorschriften nichts anderes vorgesehen ist, werden nach Maßgabe der in Artikel 35 Absatz 3 der Haushaltsordnung festgelegten Kriterien folgende Informationen veröffentlicht:
a)
Name des Empfängers;
b)
Ort des Empfängers;
c)
gewährter Betrag;
d)
Art und Zweck der Maßnahme.
Für die Zwecke von Buchstabe b bezeichnet der Ausdruck „Ort“
i)
wenn es sich bei dem Empfänger um eine juristische Person handelt: die Adresse;
ii)
wenn es sich bei dem Empfänger um eine natürliche Person handelt: die Region auf der Ebene von NUTS 2.
Veröffentlichte personenbezogene Daten, die sich auf natürliche Personen beziehen, werden zwei Jahre nach Abschluss des Haushaltsjahres, in dem die Mittel gewährt wurden, entfernt. Dies gilt auch für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit juristischen Personen, deren Name eine oder mehrere natürliche Personen bestimmt.
(3) Informationen nach Absatz 2 werden lediglich für Preisgelder, Finanzhilfen und Verträge veröffentlicht, die im Anschluss an Wettbewerbe, Verfahren für die Gewährung von Finanzhilfen oder Vergabeverfahren gewährt wurden. In folgenden Fällen werden keine Informationen veröffentlicht:
a)
Stipendien, die natürlichen Personen gezahlt werden, sowie andere Direkthilfen, die besonders bedürftigen natürlichen Personen nach Artikel 125 Absatz 4 Buchstabe c der Haushaltsordnung gezahlt werden;
b)
Verträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 2 festgelegten Betrag nicht erreicht.
(4) Auf die Veröffentlichung kann verzichtet werden, wenn durch eine Offenlegung der Informationen die durch die Charta der Grundrechte der Europäischen Union geschützten Rechte und Freiheiten des Einzelnen verletzt oder die geschäftlichen Interessen der Empfänger beeinträchtigt würden.
Artikel 22
Verweis auf die Informationen zu den Empfängern von im Rahmen der indirekten Mittelverwaltung gewährten EU-Mitteln
(Artikel 35 der Haushaltsordnung)
Wurde eine Behörde oder Einrichtung nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c der Haushaltsordnung mit der Verwaltung von Mitteln der Union betraut, so ist in der Übertragungsvereinbarung für diese die Verpflichtung festgelegt, die in Artikel 21 Absätze 2 und 3 genannten Informationen nach einem einheitlichen Muster auf ihrer Internetseite zu veröffentlichen.
Werden diese Informationen nicht direkt auf der einschlägigen Internetseite des betreffenden EU-Organs veröffentlicht, so muss diese Internetseite zumindest auf die Internetadresse verweisen, unter der die Informationen zu finden sind.
Zusätzlich zu der Veröffentlichung nach Absatz 1 können die Informationen auch auf jede andere geeignete Art und Weise nach einem einheitlichen Muster veröffentlicht werden.
Die Absätze 2, 3 und 4 des Artikels 21 gelten für die Veröffentlichung nach Absatz 1.
TITEL III
AUFSTELLUNG UND GLIEDERUNG DES HAUSHALTSPLANS
Artikel 23
Finanzplanung
(Artikel 38 der Haushaltsordnung)
Die Finanzplanung gemäß Artikel 38 der Haushaltsordnung ist nach Ausgabenkategorien, Politikbereichen und Haushaltslinien zu gliedern. Die vollständige Finanzplanung umfasst alle Ausgabenkategorien; ausgenommen sind die Bereiche Landwirtschaft, Kohäsionspolitik und Verwaltung, für die lediglich eine Übersicht vorgelegt wird.
Artikel 24
Entwürfe der Berichtigungshaushaltspläne
(Artikel 41 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
Den Entwürfen von Berichtigungshaushaltsplänen werden Begründungen sowie die im Zeitpunkt ihrer Erstellung verfügbaren Informationen über die Ausführung des Haushaltsplans des vorhergehenden und des laufenden Haushaltsjahres beigefügt.
Artikel 25
Eingliederungsplan
(Artikel 44 der Haushaltsordnung)
Der Eingliederungsplan entspricht den Grundsätzen der Spezialität, der Transparenz und der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung. Er bietet die für das Haushaltsverfahren erforderliche Klarheit und Transparenz: Er erleichtert die Ermittlung der in den jeweiligen Basisrechtsakten festgelegten übergeordneten Ziele, er ermöglicht Entscheidungen über politische Prioritäten und er unterstützt einen wirksamen und effizienten Haushaltsvollzug.
Artikel 26
Effektive Ausgaben des letzten abgeschlossenen Haushaltsjahres
(Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe a Ziffer v der Haushaltsordnung)
Für die Aufstellung des Haushaltsplans werden die effektiven Ausgaben des letzten abgeschlossenen Haushaltsjahres wie folgt ermittelt:
a)
bei den Mittelbindungen: im Laufe des Haushaltsjahres erfasste Mittelbindungen zulasten der Mittel dieses Haushaltsjahres nach der Definition des Artikels 3;
b)
bei den Zahlungen: im Laufe des Haushaltsjahres getätigte Zahlungen - d. h. bei denen die entsprechende Ausführungsanordnung der Bank übermittelt wurde - zulasten der Mittel des Haushaltsjahres nach der Definition des Artikels 3.
Artikel 27
Erläuterungen
(Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe a Ziffer vi der Haushaltsordnung)
Die Erläuterungen zu den Haushaltslinien umfassen insbesondere
a)
die Angaben zum Basisrechtsakt, soweit vorhanden;
b)
sachdienliche Erklärungen zu Art und Zweckbestimmung der Mittel.
Artikel 28
Stellenplan
(Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer i der Haushaltsordnung)
Die Stellen der Versorgungsagentur werden im Stellenplan der Kommission gesondert angegeben.
TITEL IV
HAUSHALTSVOLLZUG
KAPITEL 1
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 29
Hinweis auf die Übermittlung personenbezogener Daten zu Prüfungszwecken
(Artikel 53 der Haushaltsordnung)
Bei Verfahren zur Gewährung von Finanzhilfen oder zur Vergabe von öffentlichen Aufträgen oder Preisgeldern, bei denen Mittel direkt verwaltet werden, müssen die potenziellen Finanzhilfeempfänger, die Bewerber, Bieter oder Teilnehmer nach Maßgabe der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (10) in sämtlichen Aufforderungen darauf hingewiesen werden, dass ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke des Schutzes der finanziellen Interessen der Union an Stellen für interne Prüfung, den Rechnungshof, das Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten und/oder das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) sowie zwischen Anweisungsbefugten der Kommission und Exekutivagenturen übermittelt werden können.
Artikel 30
Vorbereitende Maßnahmen im Bereich der Gemeinsamen Außen- und Sicherheitspolitik
(Artikel 54 Absatz 2 Buchstabe c der Haushaltsordnung)
Die Finanzierung von Maßnahmen, die der Rat für die Vorbereitung von Krisenbewältigungseinsätzen der Union nach Titel V des Vertrags über die Europäische Union vereinbart, deckt zusätzliche Kosten, wie Versicherungsschutz gegen hohe Risiken, Reise- und Unterbringungskosten, Tagegelder, die sich unmittelbar aus einem Vor-Ort-Einsatz einer Mission oder eines Teams ergeben, an dem unter anderem Personal der Organe der Union beteiligt ist.
Artikel 31
Besondere Zuständigkeiten der Kommission gemäß den Verträgen
(Artikel 54 Absatz 2 Buchstabe d der Haushaltsordnung)
(1) In folgenden Artikeln des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (im Folgenden „AEUV“) werden der Kommission unmittelbar besondere Zuständigkeiten zugewiesen:
a)
Artikel 154 (Sozialer Dialog);
b)
Artikel 156 (Untersuchungen, Stellungnahmen und Beratungen im Sozialbereich);
c)
Artikel 159 und 161 (Sonderberichte zu sozialen Fragen);
d)
Artikel 168 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung im Bereich des Gesundheitsschutzes);
e)
Artikel 171 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung im Bereich der transeuropäischen Netze);
f)
Artikel 173 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung im industriellen Bereich);
g)
Artikel 175 Unterabsatz 2 (Bericht über die Fortschritte bei der Verwirklichung des wirtschaftlichen, sozialen und territorialen Zusammenhalts);
h)
Artikel 181 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung der Maßnahmen im Bereich Forschung und technologische Entwicklung);
i)
Artikel 190 (Bericht über die Tätigkeit im Bereich Forschung und technologische Entwicklung);
j)
Artikel 210 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung der Politiken im Bereich der Entwicklungszusammenarbeit);
k)
Artikel 214 Absatz 6 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung im Bereich der humanitären Hilfe).
(2) In folgenden Artikeln des Vertrags zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft (im Folgenden „EAG-Vertrag“) werden der Kommission unmittelbar besondere Zuständigkeiten zugewiesen:
a)
Artikel 70 (Finanzielle Beteiligung an Schürfungsvorhaben in den Hoheitsgebieten der Mitgliedstaaten im Rahmen des Haushaltsplans der Union);
b)
Artikel 77 bis 85.
(3) Die Listen der Absätze 1 und 2 können bei der Vorlage des Haushaltsentwurfs ergänzt werden, wobei die betreffenden Artikel und die jeweiligen Beträge anzugeben sind.
Artikel 32
Handlungen, bei denen davon auszugehen ist, dass sie einen Interessenkonflikt darstellen, und Verfahren
(Artikel 57 der Haushaltsordnung)
(1) Handlungen, bei denen davon auszugehen ist, dass sie einen Interessenkonflikt im Sinne von Artikel 57 Absatz 2 der Haushaltsordnung darstellen, sind unbeschadet ihrer Einstufung als rechtswidrige Handlungen gemäß Artikel 141 insbesondere
a)
die Verschaffung ungerechtfertigter direkter oder indirekter Vorteile für sich selbst oder für Dritte;
b)
die Weigerung, einem Empfänger Rechte oder Vorteile einzuräumen, auf die dieser Anspruch hat;
c)
die Ausführung unzulässiger oder missbräuchlicher Handlungen oder die Unterlassung notwendiger Handlungen.
Andere Handlungen, bei denen davon auszugehen ist, dass sie einen Interessenkonflikt darstellen, sind Handlungen, die die unparteiische und objektive Wahrnehmung der Aufgaben einer Person beeinträchtigen, etwa die Teilnahme an einem Bewertungsausschuss für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen oder Finanzhilfen, wenn die Person direkt oder indirekt vom Ergebnis derartiger Verfahren finanziell profitieren könnte.
(2) Vom Vorliegen eines Interessenkonflikts ist auszugehen, wenn ein Antragsteller, Bewerber oder Bieter Bediensteter im Sinne des Statuts ist, es sei denn, seine Teilnahme am betreffenden Verfahren wurde vorab durch seinen Dienstvorgesetzten genehmigt.
(3) Im Falle eines Interessenkonflikts ergreift der bevollmächtigte Anweisungsbefugte angemessene Maßnahmen, um jeglichen ungebührlichen Einfluss der betreffenden Person auf den Prozess oder das einschlägige Verfahren zu verhindern.
KAPITEL 2
Arten des Haushaltsvollzugs
Abschnitt 1
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 33
Art der Ausführung
(Artikel 58 der Haushaltsordnung)
In der Rechnungsführung der Kommission ist die Art der Mittelausführung und dazu jeweils anzugeben, welcher der in Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c der Haushaltsordnung genannten Einrichtungen oder Personen Haushaltsvollzugsaufgaben übertragen werden.
Bei direkter Mittelverwaltung durch die Kommission nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe a der Haushaltsordnung wird in der Rechnungsführung unterschieden zwischen
a)
Dienststellen der Kommission,
b)
Exekutivagenturen,
c)
Leitern der Delegationen der Union,
d)
Treuhandfonds gemäß Artikel 187 der Haushaltsordnung.
Abschnitt 2
Direkte Mittelverwaltung
Artikel 34
Direkte Mittelverwaltung
(Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe a der Haushaltsordnung)
Führt die Kommission den Haushalt direkt in ihren Dienststellen aus, so werden die Haushaltsvollzugsaufgaben von den Finanzakteuren im Sinne der Artikel 64 bis 75 der Haushaltsordnung nach Maßgabe dieser Verordnung wahrgenommen.
Artikel 35
Ausübung der Exekutivagenturen übertragenen Befugnisse
(Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe a und Artikel 62 Ansatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Durch die Übertragungsverfügungen sind die Exekutivagenturen als bevollmächtigte Anweisungsbefugte ermächtigt, die Mittel des EU-Programms, mit dessen Verwaltung sie betraut worden sind, auszuführen.
(2) Die Übertragungsverfügung der Kommission beinhaltet zumindest die in Artikel 40 Buchstaben a bis d und h aufgeführten Bestimmungen. Der Direktor erklärt im Namen der betreffenden Exekutivagentur schriftlich offiziell sein Einverständnis mit dieser Verfügung.
Artikel 36
Einhaltung der Vorschriften für die Auftragsvergabe
(Artikel 63 der Haushaltsordnung)
Beauftragt die Kommission privatrechtliche Einrichtungen gemäß Artikel 63 Absatz 2 der Haushaltsordnung mit der Wahrnehmung von Aufgaben, so vergibt sie einen Auftrag gemäß Teil 1 Titel V und Teil 2 Titel IV Kapitel 3 der Haushaltsordnung.
Abschnitt 3
Geteilte Mittelverwaltung mit Mitgliedstaaten
Artikel 37
Besondere Bestimmungen für die geteilte Mittelverwaltung mit Mitgliedstaaten - Förderung bewährter Verfahren
(Artikel 59 der Haushaltsordnung)
Die Kommission erstellt eine Liste der gemäß den jeweiligen Sektorverordnungen für die Verwaltung, Bescheinigung und Prüfung zuständigen Stellen.
Zur Förderung bewährter Verfahren bei der Verwaltung der Mittel der Strukturfonds, des Kohäsionsfonds, des Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums, des Europäischen Garantiefonds für die Landwirtschaft und des Europäischen Fischereifonds kann die Kommission den für Verwaltung und Prüfung zuständigen Einrichtungen zu Informationszwecken einen methodischen Leitfaden zur Verfügung stellen, der ihre eigene Kontrollstrategie einschließlich Checklisten und Beispiele für bewährte Verfahren enthält. Dieser Leitfaden wird erforderlichenfalls aktualisiert.
Abschnitt 4
Indirekte Mittelverwaltung
Artikel 38
Gleichwertigkeit der Systeme, Vorschriften und Verfahren bei der indirekten Mittelverwaltung
(Artikel 60 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommission kann Auftragsvergabevorschriften und -verfahren als den ihren gleichwertig ansehen, sofern sie die folgenden Anforderungen erfüllen:
a)
Sie stehen mit dem Grundsatz des breiten Bieterwettbewerbs zum Erreichen des besten Preis-/Leistungs-Verhältnisses in Einklang und sehen Verhandlungsverfahren nur bis zu einem angemessenen Betrag oder in wohlbegründeten Fällen vor.
b)
Sie sorgen für Transparenz im Wege angemessener Bekanntmachung vor der Auftragsvergabe - insbesondere Ausschreibungen - und angemessener Bekanntgabe der Auftragnehmer.
c)
Sie sorgen für Gleichbehandlung, Verhältnismäßigkeit und Nichtdiskriminierung.
d)
Sie beugen während des gesamten Vergabeverfahrens Interessenkonflikten vor.
Die Vorschriften der Mitgliedstaaten oder Drittländer zur Umsetzung der Richtlinie 2004/18 EG gelten als den Vorschriften gleichwertig, die die Organe gemäß der Haushaltsordnung anwenden.
(2) Die Kommission kann Finanzhilfevorschriften und -verfahren als den ihren gleichwertig ansehen, sofern sie die folgenden Anforderungen erfüllen:
a)
Sie stehen mit den Grundsätzen der Verhältnismäßigkeit, der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, der Gleichbehandlung und der Nichtdiskriminierung in Einklang.
b)
Sie sorgen für Transparenz im Wege angemessener Bekanntmachung von Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen - wobei sie direkte Auftragsvergabe nur bis zu einem angemessenen Betrag oder in wohlbegründeten Fällen erlauben - und angemessener nachträglicher Bekanntmachung der Empfänger - unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit.
c)
Sie beugen während des gesamten Finanzhilfeverfahrens Interessenkonflikten vor.
d)
Sie sorgen dafür, dass Finanzhilfen nicht kumuliert oder rückwirkend gewährt werden, dass sie grundsätzlich kofinanziert werden und dass sie nicht zum Ziel oder zur Folge haben, dass der Empfänger einen Gewinn erzielt.
(3) Wenn die Rechnungsführungs- und internen Kontrollsysteme der Einrichtungen und Personen, die die Kommission mit Haushaltsvollzugsaufgaben zu betrauen gedenkt, den in Artikel 32 der Haushaltsordnung festgelegten Grundsätzen entsprechen, kann die Kommission diese hinsichtlich des Niveaus des Schutzes der finanziellen Interessen der Union und der hinreichenden Gewähr für die Erreichung der verwaltungstechnischen Ziele als ihren Systemen gleichwertig anerkennen.
Artikel 39
Ex-ante-Bewertung der Vorschriften und Verfahren der Einrichtungen und Personen bei der indirekten Mittelverwaltung
(Artikel 61 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
Für die Zwecke der Ex-ante-Bewertung gemäß Artikel 61 Absatz 1 der Haushaltsordnung kann sich der zuständige Anweisungsbefugte auf eine Ex-ante-Bewertung durch einen anderen Anweisungsbefugten stützen, sofern dessen Schlussfolgerungen für die spezifischen Risiken der zu übertragenden Aufgaben, insbesondere deren Art und der betroffenen Beträge, relevant sind.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann sich auf eine Ex-ante-Bewertung durch andere Geber stützen, sofern diese anhand von Auflagen erfolgt ist, die den in Artikel 60 der Haushaltsordnung für die indirekte Mittelverwaltung genannten Auflagen gleichwertig sind.
Artikel 40
Vereinbarung über die Übertragung von Haushaltsvollzugsaufgaben an Einrichtungen und Personen
(Artikel 61 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
Übertragungsvereinbarungen enthalten detaillierte Regelungen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union und zur Gewährleistung der Transparenz der durchgeführten Maßnahmen. Diese Regelungen umfassen mindestens Folgendes:
a)
eindeutige Festlegung der übertragenen Aufgaben und deren Grenzen, insbesondere hinsichtlich der Änderung der übertragenen Aufgaben, des Forderungsverzichts und der Verwendung erstatteter oder nicht verwendeter Mittel;
b)
Bedingungen und Modalitäten für die Wahrnehmung der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und durchzuführenden Kontrollen, einschließlich der Evaluierung der Programme;
c)
Bedingungen für die Zahlung des Beitrags der Union, die Erstattung von für die Durchführung entstandenen Kosten und die Vergütung der beauftragten Einrichtung sowie Bestimmungen über die zur Rechtfertigung der Zahlungen vorzulegenden Unterlagen;
d)
Vorschriften für die Berichterstattung an die Kommission betreffend die Durchführung der Aufgaben, erwartete Ergebnisse, aufgetretene Unregelmäßigkeiten und daraufhin getroffene Maßnahmen, Bedingungen für die Aussetzung oder Unterbrechung von Zahlungen sowie Bedingungen für die Beendigung der Wahrnehmung der Aufgaben;
e)
Datum, bis zu dem die einzelnen Verträge und Vereinbarungen zur Durchführung der Übertragungsvereinbarung zu schließen sind, und das der Art der zu übertragenden Aufgaben angemessen sein muss;
f)
Bestimmungen, die es der Einrichtung oder Person erlauben, Einrichtungen, die sich in einer der in Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben a, b und e und in Artikel 107 Buchstaben a und b der Haushaltsordnung genannten Situationen befinden, von der Teilnahme an Vergabeverfahren, Finanzhilfeverfahren oder Wettbewerben oder von der Vergabe von Aufträgen, Finanzhilfen oder Preisgeldern auszuschließen;
g)
Modalitäten der Kontrolle durch die Kommission sowie Bestimmungen über den Zugang der Kommission, des OLAF und des Rechnungshofs zu Informationen, die sie zur Wahrnehmung ihrer Pflichten benötigen, und die Befugnis, Prüfungen und Untersuchungen durchzuführen, einschließlich Prüfungen vor Ort;
h)
Vorkehrungen für die
i)
Verpflichtung der betrauten Einrichtung, die Kommission unverzüglich über etwaigen Betrug im Zusammenhang mit der Verwaltung von Mitteln der Union und die daraufhin getroffenen Maßnahmen zu unterrichten;
ii)
Benennung einer Kontaktstelle, die über die entsprechenden Befugnisse für eine direkte Zusammenarbeit mit dem OLAF verfügt, um dessen operative Tätigkeiten zu unterstützen;
i)
Bedingungen für die Verwendung von Bankkonten sowie anfallender Zinserträge nach Artikel 8 Absatz 4 der Haushaltsordnung;
j)
Vorkehrungen zur Gewährleistung der Erkennbarkeit der Maßnahme der Union insbesondere gegenüber den übrigen Tätigkeiten der Einrichtung.
Artikel 41
Verwaltungserklärung und Konformitätserklärung
(Artikel 60 Absatz 5 der Haushaltsordnung)
Bei Maßnahmen, die vor Ende des betreffenden Haushaltsjahrs abgeschlossen werden, kann der Abschlussbericht der betrauten Einrichtung oder Person über diese Maßnahme an die Stelle der in Artikel 60 Absatz 5 Buchstabe b der Haushaltsordnung genannten Verwaltungserklärung treten, sofern er vor dem 15. Februar des auf das betreffende Haushaltsjahr folgenden Jahres vorgelegt wird.
Bei von internationalen Organisationen oder Drittländern durchgeführten Maßnahmen, die auf höchstens 18 Monate befristet sind, kann die in Artikel 60 Absatz 5 der Haushaltsordnung genannte Konformitätserklärung in den Abschlussbericht einbezogen werden.
Artikel 42
Verfahren für die Rechnungsprüfung und Rechnungsannahme sowie Ausschluss nicht vorschriftsmäßiger Ausgaben von der Finanzierung aus Mitteln der Union bei der indirekten Mittelverwaltung
(Artikel 60 Absatz 6 Buchstaben b und c der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der besonderen Bestimmungen in den sektorspezifischen Vorschriften umfassen die in Artikel 60 Absatz 6 Buchstaben b und c der Haushaltsordnung genannten Verfahren
a)
Belegprüfungen sowie gegebenenfalls Vor-Ort-Prüfungen durch die Kommission;
b)
Feststellung des Betrages der Ausgaben, der als zulasten des Haushalts gehend anerkannt wird, durch die Kommission, gegebenenfalls im Anschluss an ein kontradiktorisches Verfahren mit den zuvor entsprechend unterrichteten Einrichtungen und Personen;
c)
gegebenenfalls Berechnung der Finanzkorrekturen durch die Kommission;
d)
Einziehung oder Auszahlung des Saldos, der sich aus der Differenz zwischen den anerkannten Ausgaben und den bereits an die Einrichtungen oder Personen ausgezahlten Beträgen ergibt, durch die Kommission.
Für die Zwecke von Buchstabe d nimmt die Kommission die Einziehung geschuldeter Beträge nach Möglichkeit durch Verrechnung gemäß Artikel 87 vor.
(2) Werden Haushaltsvollzugsaufgaben auf eine Einrichtung übertragen, die eine von mehreren Gebern finanzierte Maßnahme durchführt, wird bei den Verfahren nach Artikel 60 Absatz 6 Buchstaben b und c der Haushaltsordnung geprüft, ob die Einrichtung für die betreffende Maßnahme einen Betrag in Höhe des von der Kommission dafür gezahlten Betrags verwendet hat und ob die Ausgabe in Einklang mit den Verpflichtungen erfolgt ist, die in der Vereinbarung niedergelegt sind, die mit der Einrichtung geschlossen wurde.
Für die Zwecke dieser Verordnung bezeichnet der Ausdruck „von mehreren Gebern finanzierte Maßnahme“ jede Maßnahme, bei der die Mittel der Union mit den Mitteln mindestens eines anderen Gebers gebündelt werden.
Artikel 43
Besondere Bestimmungen für die indirekte Mittelverwaltung mit internationalen Organisationen
(Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer ii und Artikel 188 der Haushaltsordnung)
(1) Bei den internationalen Organisationen gemäß Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer ii der Haushaltsordnung handelt es sich im Einzelnen um:
a)
internationale öffentliche Einrichtungen, die durch zwischenstaatliche Abkommen geschaffen werden, sowie von diesen eingerichtete spezialisierte Agenturen;
b)
das Internationale Komitee vom Roten Kreuz;
c)
den Internationalen Verband der nationalen Gesellschaften des Roten Kreuzes und des Roten Halbmonds;
d)
andere Organisationen ohne Erwerbszweck, die durch einen Beschluss der Kommission internationalen Organisationen gleichgestellt sind.
(2) Führt die Kommission den Haushalt nach dem Prinzip der indirekten Mittelverwaltung mit internationalen Organisationen aus, finden die mit den betreffenden internationalen Organisationen geschlossenen Überprüfungsvereinbarungen Anwendung.
Artikel 44
Benennung von öffentlichen Einrichtungen oder privatrechtlichen Einrichtungen, die im öffentlichen Auftrag tätig werden
(Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffern v und vi der Haushaltsordnung)
(1) Die öffentlichen Einrichtungen oder privatrechtlichen Einrichtungen, die im öffentlichen Auftrag tätig werden, unterliegen dem Recht des Mitgliedstaats oder Landes, in dem sie errichtet wurden.
(2) Im Falle einer Verbundverwaltung, welche die Benennung von mindestens einer Einrichtung je Mitgliedstaat oder Land erforderlich macht, wird diese Benennung von dem betroffenen Mitgliedstaat oder Land gemäß dem Basisrechtsakt vorgenommen.
In allen anderen Fällen benennt die Kommission diese Einrichtungen im Einvernehmen mit den betreffenden Mitgliedstaaten oder Ländern.
KAPITEL 3
Finanzakteure
Abschnitt 1
Rechte und Pflichten der Finanzakteure
Artikel 45
Rechte und Pflichten der Finanzakteure
(Artikel 64 der Haushaltsordnung)
(1) Jedes Organ stellt jedem Finanzakteur die zur Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Ressourcen zur Verfügung und gibt ihm eine Charta an die Hand, in der seine Aufgaben, Rechte und Pflichten im Einzelnen beschrieben sind.
(2) Leiter von Delegationen der Union, die gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig sind, unterliegen in Bezug auf die an sie weiterübertragenen Finanzverwaltungsaufgaben der von der Kommission hierfür aufgestellten Charta.
Abschnitt 2
Der Anweisungsbefugte
Artikel 46
Unterstützung der bevollmächtigten und nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten
(Artikel 65 der Haushaltsordnung)
Der zuständige Anweisungsbefugte kann bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben von Bediensteten unterstützt werden, die beauftragt werden, unter seiner Verantwortung bestimmte Vorgänge auszuführen, die für den Haushaltsvollzug und die Bereitstellung der Finanz- und Verwaltungsinformationen erforderlich sind. Um Interessenkonflikten vorzubeugen, unterliegen Bedienstete, die bevollmächtigte oder nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte unterstützen, den Verpflichtungen gemäß Artikel 57 der Haushaltsordnung.
Leiter von Delegationen der Union, die gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig sind, können bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben von Bediensteten der Kommission unterstützt werden.
Artikel 47
Interne Vorschriften über die Übertragung der Anweisungsbefugnis
(Artikel 65 der Haushaltsordnung)
Jedes Organ legt in seinen internen Vorschriften die Mittelbewirtschaftungsmaßnahmen fest, die es für die reibungslose Ausführung seines Teils des Haushaltsplans für erforderlich hält; diese Maßnahmen müssen mit der Haushaltsordnung und der vorliegenden Verordnung in Einklang stehen.
Leiter von Delegationen der Union, die gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig sind, unterliegen in Bezug auf die an sie weiterübertragenen Finanzverwaltungsaufgaben den Internen Vorschriften der Kommission.
Artikel 48
Aufbewahrung der Belege bei den Anweisungsbefugten
(Artikel 66 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
Für die Aufbewahrung der Originalbelege im Zusammenhang mit und im Anschluss an den Haushaltsvollzug und die Haushaltsvollzugshandlungen richtet der Anweisungsbefugte papiergestützte oder elektronische Systeme ein, die Folgendes vorsehen:
a)
ihre Nummerierung,
b)
ihre Datierung,
c)
die Führung von - gegebenenfalls DV-gestützten - Registern, anhand deren festgestellt werden kann, wo sich jeder Originalbeleg befindet,
d)
ihre Aufbewahrung während eines Zeitraums von mindestens fünf Jahren, gerechnet ab dem Zeitpunkt, zu dem das Europäische Parlament die Entlastung für das Haushaltsjahr erteilt, auf das sich die jeweiligen Belege beziehen,
e)
die Aufbewahrung der Belege bezüglich der für Vorfinanzierungen geleisteten Sicherheiten des Organs und die Erstellung eines Zeitplans für eine angemessene Überwachung dieser Sicherheiten.
Belege für nicht endgültig abgeschlossene Vorgänge werden über den in Absatz 1 Buchstabe d vorgesehenen Zeitraum hinaus bis zum Ende des Jahres aufbewahrt, das auf das Jahr des Abschlusses dieser Vorgänge folgt.
In Belegen enthaltene personenbezogene Daten, deren Bereithaltung für die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans, zu Kontroll- oder Prüfungszwecken nicht erforderlich ist, werden nach Möglichkeit entfernt. Im Hinblick auf die Aufbewahrung von Verkehrsdaten gilt Artikel 37 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
Artikel 49
Ex-ante- und Ex-post-Kontrollen
(Artikel 66 Absätze 5 und 6 der Haushaltsordnung)
(1) Unter Einleitung eines Vorgangs sind sämtliche Vorgänge zu verstehen, die von den in Artikel 46 bezeichneten Bediensteten ausgeführt werden können und der Vorbereitung von Haushaltsvollzugshandlungen der zuständigen Anweisungsbefugten dienen.
(2) Unter Ex-ante-Überprüfung eines Vorgangs sind sämtliche vom zuständigen Anweisungsbefugten eingerichteten Ex-ante-Kontrollen zu verstehen, mit denen die operativen und finanziellen Aspekte des Vorgangs überprüft werden sollen.
(3) Bei den Ex-ante-Kontrollen wird geprüft, ob die angeforderten Belege und sonstigen verfügbaren Informationen kohärent sind.
Die Prüftiefe und -häufigkeit für die Ex-ante-Kontrollen legt der zuständige Anweisungsbefugte unter Berücksichtigung von Risiko- und Kostenwirksamkeitsaspekten fest. Im Zweifelsfalle fordert der für die Feststellung der betreffenden Ausgabe zuständige Anweisungsbefugte im Rahmen der Ex-ante-Kontrolle zusätzliche Informationen an oder führt eine Vor-Ort-Kontrolle durch, um eine angemessene Gewähr zu erreichen.
Mit den Ex-ante-Kontrollen soll insbesondere Folgendes festgestellt werden:
a)
die Ordnungsmäßigkeit der Ausgabe und Einnahme und ihre Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften, insbesondere des Haushaltsplans und der relevanten Regelungen, sowie mit allen in Anwendung der Verträge und der einschlägigen Regelungen erlassenen Rechtsakten und gegebenenfalls den vertraglichen Bedingungen;
b)
die Anwendung des in Teil 1 Titel II Kapitel 7 der Haushaltsordnung aufgeführten Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Für die Kontrollen kann der zuständige Anweisungsbefugte mehrere ähnliche Einzeltransaktionen im Zusammenhang mit den laufenden Personalausgaben für Dienstbezüge, Ruhegehälter, Erstattung von Dienstreisekosten und Krankheitskosten als eine einzige Transaktion behandeln.
(4) Die Ex-post-Kontrollen können auf der Grundlage von Belegen und erforderlichenfalls vor Ort durchgeführt werden.
Bei Ex-post-Kontrollen wird geprüft, ob die aus dem Haushalt finanzierten Maßnahmen ordnungsgemäß umgesetzt werden und insbesondere die in Absatz 3 genannten Kriterien erfüllt sind.
Die Ergebnisse der Ex-post-Kontrollen werden vom bevollmächtigten Anweisungsbefugten zumindest jährlich geprüft, um etwaige systembedingte Probleme feststellen zu können. Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte trifft entsprechende Abhilfemaßnahmen.
Die Risikoanalyse nach Artikel 66 Absatz 6 der Haushaltsordnung wird unter Berücksichtigung der Kontrollergebnisse und anderer einschlägiger Informationen überarbeitet.
Bei Mehrjahresprogrammen entwickelt der bevollmächtigte Anweisungsbefugte eine mehrjährige Strategie hinsichtlich Art und Umfang der Kontrollen für den Programmzeitraum und legt fest, wie die Ergebnisse für die jährliche Zuverlässigkeitserklärung im Jahresvergleich zu messen sind.
Artikel 50
Berufsethischer Kodex
(Artikel 66 Absatz 7 und Artikel 73 Absatz 5 der Haushaltsordnung)
(1) Die vom zuständigen Anweisungsbefugten mit der Überprüfung der Finanzvorgänge betrauten Bediensteten werden aufgrund ihrer besonderen Fachkenntnisse und beruflichen Fähigkeiten ausgewählt, die durch Zeugnisse oder eine entsprechende Berufserfahrung nachgewiesen werden oder im Zuge einer besonderen Schulung erworben wurden.
(2) Jedes Organ legt einen berufsethischen Kodex fest, der insbesondere für den Bereich interne Kontrolle Folgendes regelt:
a)
das von den in Absatz 1 bezeichneten Bediensteten verlangte technische und finanzielle Fachniveau;
b)
die Verpflichtung dieser Bediensteten zur kontinuierlichen Weiterbildung;
c)
Mandat, Rolle und Aufgaben der betreffenden Bediensteten;
d)
die von ihnen zu befolgenden Verhaltensregeln, insbesondere hinsichtlich der Berufsethik und der Integrität sowie die ihnen zuerkannten Rechte.
(3) Leiter von Delegationen der Union, die gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig sind, unterliegen in Bezug auf die an sie weiterübertragenen Finanzverwaltungsaufgaben dem in Absatz 2 genannten berufsethischen Kodex der Kommission.
(4) Jedes Organ führt Strukturen ein, die es ermöglichen, relevante Informationen über die Kontrollnormen sowie die einschlägigen Methoden und Techniken bei den anweisungsbefugten Dienststellen zu verbreiten und regelmäßig zu aktualisieren.
Artikel 51
Untätigkeit des bevollmächtigten Anweisungsbefugten
(Artikel 66 Absatz 8 der Haushaltsordnung)
Unter Untätigkeit des bevollmächtigten Anweisungsbefugten im Sinne von Artikel 66 Absatz 8 der Haushaltsordnung ist zu verstehen, dass innerhalb einer in Anbetracht der Umstände des Einzelfalls angemessenen Frist, auf jeden Fall aber innerhalb einer Frist von höchstens einem Monat keinerlei Reaktion erfolgt ist.
Artikel 52
Weiterleitung von Finanz- und Verwaltungsinformationen an den Rechnungsführer
(Artikel 66 der Haushaltsordnung)
Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte übermittelt dem Rechnungsführer unter Einhaltung der von diesem festgelegten Vorschriften die Finanz- und Verwaltungsinformationen, die dieser zur Wahrnehmung seiner Aufgaben benötigt.
Der Anweisungsbefugte legt dem Rechnungsführer regelmäßig, mindestens jedoch anlässlich der Rechnungsabschlüsse, die Finanzinformationen zu den Treuhandkonten vor, so dass die Verwendung von Mitteln der Union in ihren Rechnungsabschlüssen ausgewiesen werden kann.
Artikel 53
Bericht über Verhandlungsverfahren
(Artikel 66 der Haushaltsordnung)
Die bevollmächtigten Anweisungsbefugten erfassen für jedes Haushaltsjahr die im Verhandlungsverfahren gemäß Artikel 134 Absatz 1 Buchstaben a bis g, Artikel 135 Absatz 1 Buchstaben a bis d und den Artikeln 266, 268 und 270 der vorliegenden Verordnung vergebenen Aufträge. Nimmt der Anteil der Verhandlungsverfahren an der Zahl der von demselben bevollmächtigten Anweisungsbefugten vergebenen Aufträge gegenüber den früheren Haushaltsjahren beträchtlich zu oder ist dieser Anteil erheblich höher als der bei seinem Organ verzeichnete Durchschnitt, erstattet der zuständige Anweisungsbefugte dem Organ Bericht und erläutert gegebenenfalls die Maßnahmen, die ergriffen wurden, um dieser Tendenz entgegenzuwirken. Jedes Organ übermittelt dem Europäischen Parlament und dem Rat einen Bericht über die Verhandlungsverfahren. Für die Kommission wird dieser Bericht der Zusammenfassung der jährlichen Tätigkeitsberichte gemäß Artikel 66 Absatz 9 der Haushaltsordnung beigefügt.
Abschnitt 3
Der Rechnungsführer
Artikel 54
Ernennung des Rechnungsführers
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer wird von jedem Organ aus den Reihen der dem Statut der Beamten der Europäischen Union unterliegenden Beamten ernannt.
Er wird vom Organ aufgrund seiner besonderen Sachkenntnis, die durch Zeugnisse oder eine gleichwertige Berufserfahrung nachzuweisen ist, ausgewählt.
(2) Zwei oder mehrere Organe oder Einrichtungen können denselben Rechnungsführer ernennen.
In einem solchen Fall treffen sie die notwendigen Vorkehrungen, um etwaige Interessenkonflikte zu vermeiden.
Artikel 55
Ausscheiden des Rechnungsführers aus dem Amt
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Ausscheiden des Rechnungsführers aus dem Amt wird so rasch wie möglich eine allgemeine Kontenbilanz erstellt.
(2) Die Kontenbilanz wird dem neuen Rechnungsführer zusammen mit einem Übergabebericht von dem scheidenden Rechnungsführer oder, falls dies unmöglich ist, von einem Beamten seiner Dienststelle übermittelt.
Der neue Rechnungsführer unterzeichnet die Kontenbilanz innerhalb eines Monats nach Übermittlung zur Erteilung seines Einverständnisses und kann Vorbehalte äußern.
Der Übergabebericht enthält auch das Ergebnis der Kontenbilanz sowie die geäußerten Vorbehalte.
(3) Jedes Organ bzw. jede Einrichtung nach Artikel 208 der Haushaltsordnung unterrichtet das Europäische Parlament, den Rat und den Rechnungsführer der Kommission innerhalb von zwei Wochen, wenn es/sie einen Rechnungsführer ernennt, und wenn dieser aus dem Amt scheidet.
Artikel 56
Validierung der Rechnungsführungs- und Inventarsysteme
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Der zuständige Anweisungsbefugte informiert den Rechnungsführer über sämtliche Entwicklungen bzw. umfassenden Änderungen jedes Rechnungsführungssystems, Inventarsystems oder Systems zur Bewertung der Aktiva und Passiva, das Daten für die Rechnungslegung des Organs liefert oder zum Nachweis von Daten der Rechnungslegung herangezogen wird, so dass der Rechnungsführer die Einhaltung der Validierungskriterien überprüfen kann.
Der Rechnungsführer kann ein bereits validiertes Rechnungsführungssystem jederzeit erneut überprüfen. Wird ein vom Anweisungsbefugten eingerichtetes Rechnungsführungssystem vom Rechnungsführer nicht validiert bzw. zieht dieser eine früher gegebene Validierung zurück, so erstellt der zuständige Anweisungsbefugte einen Aktionsplan, um die Mängel, die zu dieser Entscheidung geführt haben, schnellstmöglich zu beheben.
Der zuständige Anweisungsbefugte ist für die Vollständigkeit der an den Rechnungsführer weitergeleiteten Angaben verantwortlich.
Artikel 57
Kassenmittelverwaltung
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer sorgt dafür, dass seinem Organ ausreichende Mittel zur Deckung des Kassenbedarfs im Rahmen des Haushaltsvollzugs zur Verfügung stehen.
(2) Für die Zwecke des Absatzes 1 richtet der Rechnungsführer Liquiditätsmanagementsysteme ein, die ihm die Erstellung von Kassenmittelvorausschätzungen gestatten.
(3) Der Rechnungsführer der Kommission verteilt die verfügbaren Mittel gemäß den Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1150/2000.
Artikel 58
Verwaltung der Bankkonten
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Zum Zwecke der Kassenmittelverwaltung kann der Rechnungsführer im Namen des Organs bei den Finanzinstituten oder den nationalen Zentralbanken Konten einrichten bzw. einrichten lassen. In ordnungsgemäß begründeten Ausnahmefällen kann der Rechnungsführer auch auf andere Währungen als den Euro lautende Konten einrichten.
(2) Der Rechnungsführer ist für die Schließung der Konten nach Absatz 1 verantwortlich bzw. stellt sicher, dass solche Konten geschlossen werden.
(3) Der Rechnungsführer bestimmt gemäß den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, der Rentabilität und des Wettbewerbs die Konditionen für die Führung der bei den Finanzinstituten eingerichteten Konten nach Absatz 1.
(4) Spätestens alle fünf Jahre veranlasst der Rechnungsführer eine neuerliche Ausschreibung im Leistungswettbewerb für Finanzinstitute, bei denen Konten nach Absatz 1 eingerichtet werden konnten.
Soweit dies nach den örtlichen Bankvorschriften möglich ist, werden die bei Finanzinstituten außerhalb der Union eingerichteten Zahlstellenkonten regelmäßig einer Marktanalyse unterzogen. Eine solche Analyse findet mindestens alle fünf Jahre auf Antrag des Zahlstellenverwalters statt, der anschließend dem Rechnungsführer einen begründeten Vorschlag für die Auswahl einer Bank für einen Zeitraum von höchstens fünf Jahren unterbreitet.
(5) Der Rechnungsführer sorgt für die strikte Einhaltung der Konditionen für die Führung der bei den Finanzinstituten eingerichteten Konten nach Absatz 1.
Für bei Finanzinstituten in Drittländern geführte Konten übernimmt der Zahlstellenverwalter diese Aufgabe unter Beachtung der Rechtsvorschriften des Landes, in dem er sein Mandat ausübt.
(6) Der Rechnungsführer der Kommission informiert die Rechnungsführer der anderen Organe und der Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung über die Konditionen für die Führung der bei den verschiedenen Finanzinstituten eingerichteten Konten. Die Rechnungsführer der anderen Organe und der Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung passen die Konditionen für die Führung der von ihnen eingerichteten Konten an diese Konditionen an.
Artikel 59
Zeichnungsvollmacht
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Die Konditionen für die Eröffnung, Führung und Verwendung der Konten enthalten eine Bestimmung, wonach für Schecks, Überweisungen und sonstige Banktransaktionen entsprechend den Vorschriften für die Interne Kontrolle die Unterschrift eines oder mehrerer ordnungsgemäß bevollmächtigter Bediensteter erforderlich ist. Außerhalb des Systems ausgefertigte Anweisungen werden von mindestens zwei ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten oder vom Rechnungsführer persönlich unterzeichnet.
Für die Zwecke des Absatzes 1 übermittelt der Rechnungsführer eines jeden Organs allen Finanzinstituten, bei denen das betreffende Organ Konten unterhält, die Namen und Unterschriftsproben der bevollmächtigten Bediensteten.
Artikel 60
Verwaltung der Salden der Bankkonten
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer vergewissert sich, dass der Saldo der Bankkonten gemäß Artikel 58 nicht wesentlich von den Kassenmittelvorausschätzungen gemäß Artikel 57 Absatz 2 abweicht und auf jeden Fall
a)
keines dieser Konten einen Debetsaldo aufweist,
b)
der Saldo von Devisenkonten regelmäßig in Euro umgerechnet wird.
(2) Der Rechnungsführer darf auf Devisenkonten keine Salden halten, die dem Organ übermäßige Verluste aufgrund von Wechselkursschwankungen verursachen könnten.
Artikel 61
Überweisungen und Umtauschtransaktionen
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Unbeschadet des Artikels 69 nimmt der Rechnungsführer Überweisungen zwischen den von ihm im Namen des Organs bei Finanzinstituten eingerichteten Konten sowie Devisenumrechnungen vor.
Artikel 62
Zahlungsmodalitäten
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Zahlungen werden per Überweisung oder per Scheck und im Falle von Zahlstellen nach Maßgabe von Artikel 67 Absatz 4 auch per Debitkarte geleistet.
Artikel 63
Datei „Rechtsträger“
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer kann Zahlungen auf dem Wege der Überweisung nur dann veranlassen, wenn die Bankdaten des Zahlungsempfängers und die Angaben, die die Identität des Zahlungsempfängers belegen, sowie alle Änderungen zuvor in einer gemeinsamen Datei je Organ erfasst worden sind.
Jede Aufnahme der Rechts- und Bankdaten des Zahlungsempfängers in diese Datei bzw. jede Änderung dieser Daten erfolgt auf der Grundlage eines entsprechenden Nachweises in der vom Rechnungsführer festgelegten Form.
(2) Im Hinblick auf eine Zahlung im Wege der Überweisung können die Anweisungsbefugten nur dann eine Verpflichtung im Namen ihres Organs gegenüber einem Dritten eingehen, wenn dieser ihnen die erforderlichen Unterlagen für die Aufnahme in die Datei übermittelt hat.
Die Anweisungsbefugten informieren den Rechnungsführer über jede Änderung der ihnen von den Empfängern mitgeteilten Rechts- und Bankangaben und sie prüfen, ob diese Angaben gültig sind, bevor eine Ausgabe angeordnet wird.
Bei den Heranführungshilfen können einzelne rechtliche Verpflichtungen mit den Behörden der beitrittswilligen Länder ohne vorherige Registrierung in der Rechtsträger-Datei eingegangen werden. In diesem Fall setzt der Anweisungsbefugte alles daran, damit diese Registrierung so rasch wie möglich erfolgt. In den jeweiligen Verträgen ist vorzusehen, dass die Mitteilung der Bankangaben des Empfängers an die Kommission Voraussetzung für die erste Zahlung ist.
Artikel 64
Aufbewahrung der Belege beim Rechnungsführer
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Die Belege im Zusammenhang mit der Rechnungsführung und Rechnungslegung gemäß Artikel 141 der Haushaltsordnung werden während eines Zeitraums von fünf Jahren aufbewahrt, gerechnet ab dem Zeitpunkt, zu dem das Europäische Parlament für das Haushaltsjahr, auf das sich die Belege beziehen, die Entlastung erteilt.
Belege für nicht endgültig abgeschlossene Vorgänge werden jedoch über diesen Zeitraum hinaus bis zum Ende des Jahres aufbewahrt, das auf das Jahr des Abschlusses der betreffenden Vorgänge folgt. Im Hinblick auf die Aufbewahrung von Verkehrsdaten gilt Artikel 37 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
Jedes Organ bestimmt, bei welcher Dienststelle die Belege aufbewahrt werden.
Artikel 65
Zur Verfügung über die Konten ermächtigte Personen
(Artikel 69 der Haushaltsordnung)
Jedes Organ legt fest, unter welchen Bedingungen die von ihm benannten Bediensteten, die zur Verfügung über die bei den Außenstellen gemäß Artikel 72 eingerichteten Konten ermächtigt sind, den Finanzinstituten vor Ort ihre Namen und Unterschriftsproben mitteilen dürfen.
Abschnitt 4
Der Zahlstellenverwalter
Artikel 66
Bedingungen für die Inanspruchnahme von Zahlstellen
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
(1) Erweisen sich Zahlungen auf haushaltstechnischem Wege als materiell unmöglich oder insbesondere aufgrund der geringen Höhe der zu zahlenden Beträge als wenig rationell, so können für die Zahlung dieser Ausgaben Zahlstellen eingerichtet werden.
(2) Der Zahlstellenverwalter ist befugt, auf der Grundlage eines in den Weisungen des zuständigen Anweisungsbefugten genau festgelegten Rahmens die vorläufige Feststellung und die Zahlung der Ausgaben vorzunehmen. Diese Weisungen enthalten die Vorschriften und die Bedingungen für die vorläufige Feststellung und die Zahlung der Ausgaben sowie gegebenenfalls die Bestimmungen für die Unterzeichnung rechtlicher Verpflichtungen im Sinne von Artikel 97 Absatz 1 Buchstabe e.
(3) Die Einrichtung einer Zahlstelle und die Benennung eines Zahlstellenverwalters werden vom Rechnungsführer auf ordnungsgemäß begründeten Vorschlag des zuständigen Anweisungsbefugten beschlossen. In diesem Beschluss wird auf die Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen des Zahlstellenverwalters und des Anweisungsbefugten hingewiesen.
Änderungen der Funktionsweise einer Zahlstelle werden ebenfalls vom Rechnungsführer auf ordnungsgemäß begründeten Vorschlag des zuständigen Anweisungsbefugten beschlossen.
(4) Über die in den Delegationen der Union eingerichteten Zahlstellen können sowohl Mittel des Einzelplans Kommission als auch Mittel des Einzelplans Europäischer Auswärtiger Dienst (im Folgenden „EAD“) des Gesamthaushaltsplans ausgezahlt werden, wobei die lückenlose Rückverfolgbarkeit der Ausgaben gewährleistet sein muss.
Artikel 67
Bedingungen für die Einrichtung einer Zahlstelle und die Leistung von Zahlungen
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
(1) In dem Beschluss über die Einrichtung einer Zahlstelle und die Benennung eines Zahlstellenverwalters sowie in dem Beschluss zur Änderung der Funktionsweise einer Zahlstelle ist insbesondere Folgendes festgelegt:
a)
Gegenstand und Höchstbetrag des ursprünglich zu gewährenden Vorschusses;
b)
gegebenenfalls Eröffnung eines Bank- oder Postscheckkontos auf den Namen des Organs;
c)
Art und Höchstbetrag jeder Ausgabe, die vom Zahlstellenverwalter an Dritte gezahlt bzw. bei ihnen eingezogen werden kann;
d)
Periodizität, Modalitäten für die Vorlage der Belege und Weiterleitung dieser Belege an den Anweisungsbefugten zwecks Abrechnung;
e)
Modalitäten für die etwaige Wiederauffüllung des Vorschusses;
f)
die Verpflichtung des Anweisungsbefugten, die Transaktionen der Zahlstellen spätestens am Ende des folgenden Monats abzurechnen, um die Abstimmung zwischen dem Kontensaldo und dem Banksaldo zu gewährleisten;
g)
Geltungsdauer der dem Zahlstellenverwalter vom Rechnungsführer erteilten Vollmacht;
h)
Identität des benannten Zahlstellenverwalters.
(2) Im Zusammenhang mit den Vorschlägen für Beschlüsse über die Einrichtung von Zahlstellen beachtet der Anweisungsbefugte Folgendes:
a)
Wenn ein Zugang zum zentralen, DV-gestützten Rechnungsführungssystem gegeben ist, wird vorrangig auf die Haushaltsverfahren zurückgegriffen.
b)
Auf Zahlstellen wird nur in ordnungsgemäß begründeten Fällen zurückgegriffen.
Der Höchstbetrag, der vom Zahlstellenverwalter ausgezahlt werden kann, wenn es materiell unmöglich ist oder unwirtschaftlich wäre, Zahlungen nach dem regulären haushaltstechnischen Verfahren vorzunehmen, darf 60 000 EUR je Ausgabe nicht überschreiten.
(3) Zahlungen an Dritte können vom Zahlstellenverwalter geleistet werden auf der Grundlage und im Rahmen
a)
vorheriger Mittelbindungen und rechtlicher Verpflichtungen, die vom zuständigen Anweisungsbefugten unterzeichnet worden sind;
b)
des positiven Restsaldos der Zahlstelle, in bar oder auf dem betreffenden Bankkonto.
(4) Die Zahlungen der Zahlstellen können nach Maßgabe der Anweisungen des Rechnungsführers per Banküberweisung, einschließlich eines Lastschriftverfahrens gemäß Artikel 89 der Haushaltsordnung, per Scheck oder im Wege anderer Zahlungsmittel, einschließlich Debitkarten, geleistet werden.
(5) Auf die geleisteten Zahlungen folgen vom zuständigen Anweisungsbefugten unterzeichnete förmliche Beschlüsse über die endgültige Feststellung und/oder abschließende Auszahlungsanordnungen.
Artikel 68
Auswahl der Zahlstellenverwalter
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
Die Zahlstellenverwalter werden aus den Reihen der Beamten und nur in ordnungsgemäß begründeten Fällen aus den Reihen der übrigen Bediensteten ausgewählt. Die Zahlstellenverwalter werden aufgrund ihrer besonderen Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen, die durch Zeugnisse oder eine entsprechende Berufserfahrung nachgewiesen werden, oder nach einer einschlägigen Schulung ausgewählt.
Artikel 69
Dotierung der Zahlstellen
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer führt die Zahlung zur Ausstattung der Zahlstelle mit den erforderlichen Mitteln aus und gewährleistet ihre finanzielle Überwachung sowohl bei der Einrichtung von Bankkonten und der Übertragung der Zeichnungsbefugnis als auch bei den Kontrollen vor Ort und in der zentralen Rechnungsführung. Der Rechnungsführer stellt den Zahlstellen Mittel bereit. Die Vorschüsse werden auf das auf den Namen der Zahlstelle eröffnete Bankkonto eingezahlt.
Den betreffenden Zahlstellen können verschiedene lokale Einnahmen direkt zugeführt werden, so solche aus
a)
Verkäufen von Material,
b)
Veröffentlichungen,
c)
verschiedenen Erstattungen,
d)
Zinserträgen.
Die Abrechnung bei den Ausgaben und - sonstigen oder zweckgebundenen - Einnahmen erfolgt gemäß dem in Artikel 67 genannten Beschluss über die Einrichtung der Zahlstelle und den Bestimmungen der Haushaltsordnung. Die betreffenden Beträge werden vom Anweisungsbefugten bei der späteren Wiederauffüllung der Mittel derselben Zahlstelle in Abzug gebracht.
(2) Um insbesondere Wechselkursverluste zu vermeiden, kann der Zahlstellenverwalter Übertragungen zwischen den verschiedenen Bankkonten ein und derselben Zahlstelle vornehmen.
Artikel 70
Kontrollen seitens der Anweisungsbefugten und Rechnungsführer
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
(1) Der Zahlstellenverwalter führt nach den vom Rechnungsführer festgelegten Regeln und den von diesem erteilten Weisungen Buch über die ihm zur Verfügung stehenden Kassenmittel und Bankguthaben, über die geleisteten Zahlungen und die vereinnahmten Beträge. Die Übersichten über diese Buchführung sind dem zuständigen Anweisungsbefugten jederzeit zugänglich; der Zahlstellenverwalter erstellt mindestens einmal monatlich eine Aufstellung der Transaktionen, die er zusammen mit den dazugehörigen Belegen innerhalb des auf den jeweiligen Vorgang folgenden Monats dem zuständigen Anweisungsbefugten zwecks Abrechnung der Transaktionen der Zahlstelle übermittelt.
(2) Der Rechnungsführer nimmt in der Regel vor Ort unangemeldete Kontrollen vor bzw. lässt solche von einem eigens hierzu bevollmächtigten Bediensteten seiner Dienststellen oder der anweisungsbefugten Dienststellen vornehmen, um zu überprüfen, ob die den Zahlstellenverwaltern anvertrauten Mittel vorhanden sind, die Bücher ordnungsgemäß geführt und die Transaktionen der Zahlstellen unter Einhaltung der vorgeschriebenen Fristen abgerechnet werden. Der Rechnungsführer teilt dem zuständigen Anweisungsbefugten die Ergebnisse seiner Überprüfungen mit.
Artikel 71
Verfahren der Auftragsvergabe
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
Zahlungen im Rahmen der Zahlstelle können bis zu dem in Artikel 137 Absatz 3 genannten Betrag zur Begleichung von Rechnungen geleistet werden, ohne dass zuvor ein Angebot angenommen wurde.
Artikel 72
Einrichtung von Zahlstellen
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
Gemäß Artikel 70 der Haushaltsordnung können zur Zahlung bestimmter Arten von Ausgaben bei jeder Außenstelle außerhalb der Europäischen Union eine oder mehrere Zahlstellen eingerichtet werden. Außenstellen sind insbesondere Delegationen, Vertretungen oder Büros der Union in Drittländern.
Der Beschluss zur Einrichtung einer Zahlstelle regelt deren Funktionsweise auf der Grundlage der besonderen Erfordernisse der betreffenden Außenstelle und nach Maßgabe von Artikel 70.
Artikel 73
Zahlstellenverwalter und zur Verfügung über die Konten ermächtigte Personen in den Delegationen der Union
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
In Ausnahmefällen und wenn dies zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebs erforderlich ist, können die Aufgaben des EAD-Zahlstellenverwalters in den Delegationen der Union von Bediensteten der Kommission wahrgenommen werden. Unter den gleichen Bedingungen können Bedienstete des EAD in den Delegationen der Union zu Zahlstellenverwaltern der Kommission ernannt werden.
Die in Absatz 1 genannten Regelungen und Bedingungen gelten in den Delegationen der Union für die Ernennung von Personen, die vom Anweisungsbefugten zur Vornahme von Banktransaktionen ermächtigt werden.
KAPITEL 4
Verantwortlichkeit von Finanzakteuren
Abschnitt 1
Allgemeine Vorschriften
Artikel 74
Für Betrugsbekämpfung zuständige Stellen
(Artikel 66 Absatz 8 und Artikel 72 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
Bei den in Artikel 66 Absatz 8 und in Artikel 72 Absatz 2 der Haushaltsordnung bezeichneten Behörden und Stellen handelt es sich um die Stellen, die im Statut sowie in den Beschlüssen der Organe der Union über die Bedingungen und Modalitäten der internen Untersuchungen zur Bekämpfung von Betrug, Korruption und sonstigen rechtswidrigen Handlungen zum Nachteil der Interessen der Union bezeichnet sind.
Abschnitt 2
Auf die bevollmächtigten und nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten anwendbare Vorschriften
Artikel 75
Finanzielle Unregelmäßigkeiten
(Artikel 66 Absatz 7 und Artikel 73 Absatz 6 der Haushaltsordnung)
Unbeschadet der Zuständigkeiten des OLAF ist das in Artikel 29 genannte Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten (im Folgenden „das Gremium“) für alle Verstöße gegen die Haushaltsordnung oder gegen Bestimmungen über die finanzielle Abwicklung und die Kontrolle von Vorgängen infolge von Handlungen oder Unterlassungen eines Bediensteten zuständig.
Artikel 76
Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten
(Artikel 66 Absatz 7 und Artikel 73 Absatz 6 der Haushaltsordnung)
(1) Fälle finanzieller Unregelmäßigkeiten gemäß Artikel 75 der vorliegenden Verordnung werden durch die Anstellungsbehörde dem Gremium zur Stellungnahme nach Artikel 73 Absatz 6 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung vorgelegt.
Sind Leiter von Delegationen der Union gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig, kann der zuständige Anweisungsbefugte das Gremium direkt ersuchen, über das Vorliegen einer finanziellen Unregelmäßigkeiten gemäß Artikel 75 der vorliegenden Verordnung zu befinden.
Ein bevollmächtigter Anweisungsbefugter, der der Auffassung ist, dass eine finanzielle Unregelmäßigkeit vorliegt, kann das Gremium befassen. Das Gremium äußert sich in seiner Stellungnahme über das Vorliegen einer finanziellen Unregelmäßigkeit gemäß Artikel 75, die Schwere der finanziellen Unregelmäßigkeit und ihre etwaigen Folgen. Gelangt das Gremium aufgrund seiner Analyse zu der Auffassung, dass der Fall, mit dem es befasst ist, in die Zuständigkeit des OLAF fällt, verweist es den Vorgang umgehend an die Anstellungsbehörde und setzt das OLAF unverzüglich hiervon in Kenntnis.
Wird das Gremium nach Maßgabe von Artikel 66 Absatz 8 der Haushaltsordnung direkt von einem Bediensteten unterrichtet, so leitet es den Vorgang an die Anstellungsbehörde weiter und setzt den Bediensteten hiervon in Kenntnis. Die Anstellungsbehörde kann das Gremium um eine Stellungnahme zu diesem Vorgang ersuchen.
(2) Jedes Organ oder, wenn mehrere Organe ein Gremium bilden, alle beteiligten Organe regelt bzw. regeln nach Maßgabe seiner bzw. ihrer internen Organisation die Arbeitsweise des Gremiums und dessen Zusammensetzung; dem Gremium gehört ein externer Teilnehmer an, der über die erforderliche Qualifikation und Erfahrung verfügt.
Artikel 77
Bestätigung von Weisungen
(Artikel 73 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
(1) Ist ein Anweisungsbefugter der Auffassung, dass eine ihm erteilte Weisung eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verstößt, insbesondere weil ihre Ausführung mit den ihm zugewiesenen Ressourcen unvereinbar ist, so hat er dies der Stelle, die ihm die Befugnis übertragen bzw. weiterübertragen hat, schriftlich darzulegen. Wird diese Weisung schriftlich bestätigt, erfolgt diese Bestätigung innerhalb angemessener Fristen, und ist sie insofern präzise genug, als sie auf die vom bevollmächtigten oder nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten für strittig erachteten Aspekte ausdrücklich Bezug nimmt, so ist der Anweisungsbefugte von seiner Verantwortung entbunden; er führt die Weisung aus, es sei denn, sie ist offensichtlich rechtswidrig oder verstößt gegen geltende strafrechtliche Bestimmungen oder Sicherheitsnormen.
(2) Absatz 1 gilt auch, wenn ein Anweisungsbefugter bei der Ausführung einer ihm erteilten Weisung erfährt, dass der betreffende Vorgang mit Unregelmäßigkeiten behaftet ist.
Weisungen, die nach Maßgabe von Artikel 73 Absatz 3 der Haushaltsordnung bestätigt wurden, werden vom zuständigen bevollmächtigten Anweisungsbefugten erfasst und in seinem jährlichen Tätigkeitsbericht vermerkt.
KAPITEL 5
Einnahmenvorgänge
Abschnitt 1
Eigenmittel
Artikel 78
Eigenmittelvorschriften
(Artikel 76 der Haushaltsordnung)
Der Anweisungsbefugte erstellt einen voraussichtlichen Fälligkeitsplan, nach dem der Kommission die in dem Beschluss über das System der Eigenmittel der Union definierten Eigenmittel zur Verfügung zu stellen sind.
Die Feststellung und die Erhebung der Eigenmittel erfolgen nach Maßgabe der Vorschriften, die in Anwendung des in Absatz 1 genannten Beschlusses erlassen werden.
Abschnitt 2
Forderungsvorausschätzungen
Artikel 79
Forderungsvorausschätzungen
(Artikel 77 der Haushaltsordnung)
(1) Die Forderungsvorausschätzung enthält Angaben über die Art der Einnahme und ihre Verbuchung im Haushaltsplan sowie nach Möglichkeit die Bezeichnung des Schuldners und die voraussichtliche Höhe des Forderungsbetrags.
Bei der Aufstellung der Forderungsvorausschätzung überprüft der zuständige Anweisungsbefugte insbesondere
a)
die Richtigkeit der Verbuchungsstelle;
b)
die Ordnungsmäßigkeit und die Übereinstimmung der Forderungsvorausschätzung mit den geltenden Rechtsvorschriften und dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
(2) Vorbehaltlich von Artikel 181 Absatz 2 und Artikel 183 Absatz 2 der Haushaltsordnung sowie Artikel 7 Absatz 2 der vorliegenden Verordnung begründet eine Forderungsvorausschätzung keine Mittel für Verpflichtungen. In den Fällen nach Artikel 21 der Haushaltsordnung werden die Mittel erst verfügbar, nachdem die geschuldeten Beträge tatsächlich durch die Union eingezogen wurden.
Abschnitt 3
Feststellung von Forderungen
Artikel 80
Verfahren
(Artikel 78 der Haushaltsordnung)
(1) Mit der Feststellung einer Forderung durch den Anweisungsbefugten wird bestätigt, dass die Union einen Anspruch gegenüber einem Schuldner hat und berechtigt ist, von diesem Schuldner die Begleichung seiner Schuld zu fordern.
(2) Die Einziehungsanordnung ist der Vorgang, mit dem der zuständige Anweisungsbefugte den Rechnungsführer anweist, die festgestellte Forderung einzuziehen.
(3) Die Zahlungsaufforderung ist die dem Schuldner erteilte Information, dass
a)
die Union die Forderung festgestellt hat;
b)
keine Verzugszinsen fällig werden, wenn die Zahlung seiner Schuld fristgerecht erfolgt;
c)
seine Schuld unbeschadet der geltenden spezifischen Vorschriften zu dem in Artikel 83 genannten Satz verzinslich ist, wenn sie innerhalb der in Buchstabe b genannten Frist nicht vollständig beglichen ist;
d)
das Organ, wenn die Schuld innerhalb der in Buchstabe b genannten Frist nicht vollständig beglichen ist, den geschuldeten Betrag durch Verrechnung oder durch Inanspruchnahme zuvor geleisteter Sicherheiten einzieht;
e)
der Rechnungsführer die Einziehung durch Verrechnung vor Ablauf der in Buchstabe b genannten Frist vornehmen kann, wenn dies zum Schutz der finanziellen Interessen der Union erforderlich ist, das heißt, wenn er berechtigten Grund zu der Annahme hat, dass der der Kommission geschuldete Betrag verloren gehen könnte, wobei dem Schuldner vorab mitgeteilt wird, aus welchen Gründen und an welchem Tag die Einziehung durch Verrechnung erfolgt;
f)
das Organ, wenn sämtliche Maßnahmen der Buchstaben a bis e dieses Absatzes nicht zur vollständigen Einziehung der Schuld geführt haben, die Einziehung im Wege der Zwangsvollstreckung des Titels nach Artikel 79 Absatz 2 der Haushaltsordnung oder auf der Grundlage eines gerichtlich erwirkten Titels vornimmt.
Die Zahlungsaufforderung wird ausgedruckt und dem Schuldner vom Anweisungsbefugten übermittelt. Der Rechnungsführer wird über das Rechnungsführungssystem über den Vorgang in Kenntnis gesetzt.
Artikel 81
Feststellung von Forderungen
(Artikel 78 der Haushaltsordnung)
Zur Feststellung einer Forderung vergewissert sich der zuständige Anweisungsbefugte, dass
a)
die Forderung einredefrei, d. h. nicht an eine Bedingung geknüpft ist;
b)
die Forderung auf Geld geht, d. h. in einem genauen Geldbetrag ausgedrückt ist;
c)
die Forderung fällig ist, d. h. dass keine Zahlungsfrist vorliegt;
d)
die Bezeichnung des Schuldners richtig ist;
e)
die Verbuchungsstelle des betreffenden Betrags richtig ist;
f)
die Belege ordnungsgemäß sind;
g)
der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, insbesondere gemäß den in Artikel 91 Absatz 1 Buchstabe a genannten Kriterien, beachtet wird.
Artikel 82
Belege für die Feststellung von Forderungen
(Artikel 78 der Haushaltsordnung)
(1) Jede Feststellung einer Forderung stützt sich auf Belege, die den Anspruch der Union bescheinigen.
(2) Vor Feststellung einer Forderung nimmt der zuständige Anweisungsbefugte entweder persönlich die Belegprüfung vor oder er vergewissert sich, dass diese Prüfung vorgenommen worden ist.
(3) Die Belege werden vom Anweisungsbefugten gemäß Artikel 48 aufbewahrt.
Artikel 83
Verzugszinsen
(Artikel 78 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der besonderen Bestimmungen, die aus der Anwendung sektorspezifischer Regelungen resultieren, sind für jede bei Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist nicht beglichene Schuld Zinsen gemäß den Absätzen 2 und 3 dieses Artikels zu zahlen.
(2) Auf die bei Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist nicht beglichenen Schulden wird der von der Europäischen Zentralbank für ihre Hauptrefinanzierungsgeschäfte zugrunde gelegte und am ersten Kalendertag des Fälligkeitsmonats geltende Zinssatz angewandt, der im Amtsblatt der Europäischen Union, Reihe C, veröffentlicht wird, zuzüglich
a)
acht Prozentpunkte, wenn es sich bei dem die Forderung begründenden Tatbestand um einen öffentlichen Liefer- oder Dienstleistungsauftrag gemäß Titel V handelt;
b)
dreieinhalb Prozentpunkte in allen übrigen Fällen.
(3) Der Zinsbetrag wird berechnet ab dem Kalendertag nach dem Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten und in der Zahlungsaufforderung festgesetzten Frist bis zu dem Kalendertag, an dem der geschuldete Betrag vollständig gezahlt wurde.
Die Einziehungsanordnung für den Betrag der Verzugszinsen wird zum Zeitpunkt des Erhalts der Zinsen ausgestellt.
(4) Hinterlegt im Fall einer Geldbuße der Schuldner eine Sicherheit, die der Rechnungsführer anstelle einer Zahlung akzeptiert, wird ab dem Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist der in Absatz 2 dieses Artikels genannte Zinssatz in seiner am ersten Tag des Monats, in dem der Beschluss, mit dem die Geldbuße verhängt wurde, geltenden Fassung, zuzüglich anderthalb Prozentpunkte, angewandt.
Abschnitt 4
Anordnung von Einziehungen
Artikel 84
Ausstellung der Einziehungsanordnung
(Artikel 79 der Haushaltsordnung)
(1) Die Einziehungsanordnung enthält folgende Angaben:
a)
das Haushaltsjahr, zu dessen Lasten die Verbuchung erfolgt;
b)
die Referenzdaten des Rechtsakts oder der rechtlichen Verpflichtung, der bzw. die den Forderungstatbestand darstellt und den Anspruch auf die Einziehung begründet;
c)
den einschlägigen Artikel des Haushaltsplans sowie eventuell erforderliche weitere Untergliederungen, gegebenenfalls einschließlich der Referenzdaten der entsprechenden Mittelbindung;
d)
den einzuziehenden Betrag, ausgedrückt in Euro;
e)
den Namen und die Anschrift des Schuldners;
f)
die Zahlungsfrist nach Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b;
g)
die mögliche Art der Einziehung, insbesondere einschließlich der Einziehung durch Verrechnung oder Inanspruchnahme aller vorherigen Sicherheitsleistungen.
(2) Die Einziehungsanordnung wird vom zuständigen Anweisungsbefugten datiert und unterzeichnet und an den Rechnungsführer weitergeleitet.
(3) Der Rechnungsführer eines jeden Organs führt ein Verzeichnis der einzuziehenden Forderungen. Das Verzeichnis wird nach dem Datum der Ausstellung der Einziehungsanordnungen gegliedert. Er übermittelt dieses Verzeichnis dem Rechnungsführer der Kommission.
Der Rechnungsführer der Kommission erstellt ein konsolidiertes Verzeichnis, in dem die einzuziehenden Beträge nach Organ und Datum der Ausstellung der Einziehungsanordnung aufgeschlüsselt sind. Das Verzeichnis wird dem Bericht der Kommission über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement beigefügt.
(4) Um den Schutz der finanziellen Interessen der Union zu stärken, erstellt die Kommission ein Verzeichnis sämtlicher Forderungen der Union, in dem neben den geschuldeten Beträgen die Schuldner namentlich aufgeführt sind, die von einem Gericht rechtskräftig zur Zahlung verurteilt wurden und innerhalb eines Jahres nach Ergehen des Urteils keine nennenswerten Zahlungen geleistet haben. Sie veröffentlicht dieses Verzeichnis unter gebührender Berücksichtigung des Schutzes personenbezogener Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
Veröffentlichte personenbezogene Daten, die sich auf natürliche Personen beziehen, werden entfernt, sobald der geschuldete Betrag vollständig getilgt wurde. Dies gilt auch für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit juristischen Personen, deren Name eine oder mehrere natürliche Personen bestimmt.
Der Beschluss, den Schuldner in das Verzeichnis sämtlicher Forderungen der Europäischen Union aufzunehmen, wird im Einklang mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und unter Berücksichtigung der Höhe des Betrags getroffen.
Artikel 85
Vollstreckbarer Beschluss zugunsten anderer Organe
(Artikel 79 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Die in Artikel 79 Absatz 2 der Haushaltsordnung genannten außergewöhnlichen Umstände liegen vor, wenn das betreffende Organ die in Artikel 80 Absatz 1 der Haushaltsordnung vorgesehenen Möglichkeiten der freiwilligen Zahlung und der Einziehung durch Verrechnung ausgeschöpft hat und der Schuldbetrag erheblich ist.
(2) In Fällen nach Absatz 1 können die nicht in Artikel 299 AEUV genannten Organe die Kommission um den Erlass eines vollstreckbaren Beschlusses ersuchen.
(3) In dem vollstreckbaren Beschluss ist in jedem Fall festgelegt, dass die eingeforderten Beträge in den Einzelplan des betreffenden Organs einzustellen sind, dem die Anweisungsbefugnis zufällt. Sofern die Einnahmen keine zweckgebundenen Einnahmen nach Artikel 21 Absatz 3 der Haushaltsordnung darstellen, werden sie als allgemeine Einnahmen eingestellt.
(4) Das antragstellende Organ setzt die Kommission von allen Umständen in Kenntnis, die die Einziehung beeinflussen könnten, und unterstützt die Kommission im Falle der Anfechtung des vollstreckbaren Titels.
(5) Die Kommission und das betreffende Organ legen die Umsetzungsmodalitäten dieses Artikels einvernehmlich fest.
Abschnitt 5
Einziehung
Artikel 86
Einziehungsvorschriften
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
(1) Eingehende Forderungsbeträge werden vom Rechnungsführer in den Büchern erfasst, der seinerseits den zuständigen Anweisungsbefugten entsprechend unterrichtet.
(2) Für jede Bareinzahlung in die Kasse des Rechnungsführers oder des Zahlstellenverwalters wird eine Quittung ausgestellt.
(3) Teilzahlungen durch einen Schuldner, an den mehrere Einziehungsanordnungen gerichtet worden sind, werden zunächst auf die ältesten Ansprüche angerechnet, sofern der Schuldner nichts anderes bestimmt hat.
Teilzahlungen werden zunächst auf die Zinsen angerechnet.
Artikel 87
Einziehung durch Verrechnung
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
(1) Wenn der Schuldner gegenüber der Union eine nach Artikel 81 Buchstabe a einredefreie, bezifferbare und fällige Forderung geltend macht, die einen durch eine Auszahlungsanordnung festgestellten Geldbetrag zum Gegenstand hat, nimmt der Rechnungsführer nach der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist die Einziehung der festgestellten Forderung durch Verrechnung vor.
Soweit der Schutz der finanziellen Interessen der Union dies erfordert, nimmt der Rechnungsführer die Einziehung durch Verrechnung ausnahmsweise vor der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Zahlungsfrist vor, wenn er berechtigten Grund zu der Annahme hat, dass der der Union geschuldete Betrag verloren gehen könnte.
Auch wenn der Schuldner einverstanden ist, nimmt der Rechnungsführer die Einziehung durch Verrechnung vor Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist vor.
(2) Bevor eine Einziehung gemäß Absatz 1 erfolgt, nimmt der Rechnungsführer Rücksprache mit dem zuständigen Anweisungsbefugten und unterrichtet die betroffenen Schuldner.
Ist der Schuldner eine nationale Behörde oder eine ihrer Verwaltungsstellen, unterrichtet der Anweisungsbefugte auch den beteiligten Mitgliedstaat mindestens zehn Tage im Voraus von seiner Absicht, die Einziehung durch Verrechnung vorzunehmen. Sofern der Mitgliedstaat bzw. die Verwaltungsstelle dem zustimmt, kann der Rechnungsführer die Einziehung durch Verrechnung auch vor Ablauf dieser Frist vornehmen.
(3) Die Verrechnung im Sinne von Absatz 1 hat die Wirkung einer Zahlung und entlastet die Union im Betrag der Schuld und der gegebenenfalls fälligen Zinsen.
Artikel 88
Einziehungsverfahren bei Ausbleiben einer freiwilligen Zahlung
(Artikel 79 und 80 der Haushaltsordnung)
(1) Ist unbeschadet des Artikels 87 bei Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten und in der Zahlungsaufforderung festgesetzten Frist die vollständige Einziehung nicht erwirkt worden, setzt der Rechnungsführer den zuständigen Anweisungsbefugten hiervon in Kenntnis und leitet unverzüglich das Einziehungsverfahren mit allen ihm zur Verfügung stehenden rechtlichen Mitteln ein, einschließlich gegebenenfalls durch Inanspruchnahme aller vorherigen Sicherheitsleistungen.
(2) Ist unbeschadet des Artikels 87 die in Absatz 1 genannte Art der Einziehung nicht möglich und hat der Schuldner die Zahlung auf das Fristsetzungsschreiben des Rechnungsführers hin nicht geleistet, so nimmt dieser die Zwangsvollstreckung des Titels gemäß Artikel 79 Absatz 2 der Haushaltsordnung oder auf der Grundlage eines gerichtlich erwirkten Titels vor.
Artikel 89
Gewährung von Zahlungsfristen
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
Zusätzliche Zahlungsfristen können vom Rechnungsführer im Benehmen mit dem zuständigen Anweisungsbefugten nur auf ordnungsgemäß begründeten schriftlichen Antrag des Schuldners und unter der zweifachen Voraussetzung gewährt werden, dass
a)
der Schuldner sich verpflichtet, für die gesamte Dauer der gewährten zusätzlichen Frist, gerechnet ab Ablauf der ursprünglichen Zahlungsfrist nach Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b, Zinsen zu dem in Artikel 83 vorgesehenen Satz zu zahlen;
b)
der Schuldner zur Wahrung der Ansprüche der Union eine vom Rechnungsführer des Organs akzeptierte finanzielle Sicherheit leistet, die die noch nicht eingezogene Schuld einschließlich der Zinsen abdeckt.
Die in Absatz 1 Buchstabe b genannte Sicherheit kann durch eine vom Rechnungsführer des Organs genehmigte selbstschuldnerische Bürgschaft eines Dritten ersetzt werden.
In Ausnahmefällen kann der Rechnungsführer auf Antrag des Schuldners auf eine Sicherheitsleistung nach Absatz 1 Buchstabe b verzichten, wenn der Schuldner nach Einschätzung des Rechnungsführers zahlungswillig und in der Lage ist, die Schuld innerhalb der zusätzlichen Frist zu begleichen, sich aber in einer schwierigen Lage befindet und keine Sicherheit leisten kann.
Artikel 90
Einziehung von Geldbußen oder Vertragsstrafen
(Artikel 80 und 83 der Haushaltsordnung)
(1) Wird vor dem Gerichtshof der Europäischen Union Klage gegen einen Beschluss erhoben, mit dem die Kommission nach Maßgabe des AEUV oder des EAG-Vertrags eine Geldbuße oder Vertragsstrafe verhängt, nimmt der Schuldner bis zur Ausschöpfung des Rechtswegs entweder die vorläufige Zahlung der betreffenden Beträge auf das vom Rechnungsführer benannte Konto vor oder leistet mit Einverständnis des Rechnungsführers eine finanzielle Sicherheit. Die Sicherheit ist unabhängig von der Verpflichtung zur Zahlung der Geldbuße, der Vertragsstrafe oder anderer Sanktionen auf erste Anforderung vollstreckbar. Sie deckt die noch nicht eingezogene Schuld einschließlich der Zinsen gemäß Artikel 83 Absatz 4.
(2) Die Kommission sichert die vorläufig eingenommenen Beträge durch Investitionen in Finanzanlagen ab und gewährleistet auf diese Weise die Absicherung und Liquidität des Geldes, mit dem gleichzeitig Erträge erwirtschaftet werden.
(3) Nach Ausschöpfung des Rechtswegs und der Bestätigung der Geldbuße oder Vertragsstrafe werden
a)
entweder die vorläufig eingezogenen Beträge, einschließlich der dafür aufgelaufenen Zinsen und sonstigen Erträge, gemäß Artikel 83 der Haushaltsordnung spätestens in dem Jahr als Haushaltseinnahmen verbucht, das auf das Jahr folgt, in dem sämtliche Rechtsbehelfe ausgeschöpft wurden;
b)
oder die gegebenenfalls geleisteten finanziellen Sicherheiten einbehalten und die betreffenden Beträge als Haushaltseinnahmen verbucht;
c) oder, falls der Gerichtshof den Betrag der Geldbuße oder der Vertragsstrafe erhöht, bis zu dem im Kommissionsbeschluss festgesetzten Betrag Buchstaben a und b angewandt und die der Erhöhung entsprechenden Beträge vom Rechnungsführer eingezogen und als Haushaltseinnahmen verbucht.
(4) Nach Ausschöpfung des Rechtswegs und der Aufhebung oder Verringerung der Geldbuße oder Vertragsstrafe werden
a)
entweder die unrechtmäßigen Beträge, einschließlich der aufgelaufenen Zinsen, dem betreffenden Dritten zurückgezahlt, wobei, falls der Ertrag über den betreffenden Zeitraum insgesamt negativ war, die unrechtmäßigen Beträge netto zurückgezahlt werden;
b)
oder die gegebenenfalls geleisteten finanziellen Sicherheiten freigegeben.
Artikel 91
Forderungsverzicht
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
(1) Der zuständige Anweisungsbefugte kann den vollständigen oder teilweisen Verzicht auf eine festgestellte Forderung nur aussprechen,
a)
wenn die voraussichtlichen Einziehungskosten den Betrag der einzuziehenden Forderung übersteigen und der Verzicht dem Ansehen der Union nicht schadet;
b)
wenn sich die Einziehung aufgrund des Alters der Forderung oder wegen Zahlungsunfähigkeit des Schuldners als unmöglich erweist;
c)
wenn die Einziehung gegen den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verstößt.
(2) Im Falle des Absatzes 1 Buchstabe c hält der zuständige Anweisungsbefugte die bei jedem Organ zuvor festgelegten Verfahren ein und wendet folgende verbindlich vorgeschriebenen, in allen Fällen geltenden Kriterien an:
a)
Art des Tatbestands in Anbetracht des Schweregrads der Unregelmäßigkeit, die Anlass zur Feststellung der Forderung gegeben hat (Betrug, Wiederholungsfall, Vorsatz, Verletzung der Sorgfaltspflicht, Gutgläubigkeit, offensichtlicher Irrtum);
b)
potenzielle Folgen des Forderungsverzichts für das Funktionieren und die finanziellen Interessen der Union (Betrag, auf den verzichtet werden soll, Gefahr der Schaffung eines Präzedenzfalls, Beeinträchtigung des Verbindlichkeitscharakters der Norm).
Je nach Lage des Falls hat der Anweisungsbefugte möglicherweise auch folgende zusätzliche Kriterien zu berücksichtigen:
a)
etwaige Wettbewerbsverzerrungen aufgrund des Forderungsverzichts;
b)
wirtschaftliche und soziale Nachteile aufgrund der vollständigen Einziehung der Forderung.
(3) Der Verzichtbeschluss gemäß Artikel 80 Absatz 2 der Haushaltsordnung wird begründet und enthält Angaben zu den zwecks Einziehung der Forderung getroffenen Maßnahmen sowie die rechtlichen und sachlichen Gründe, auf die er sich stützt. Der Verzicht wird vom zuständigen Anweisungsbefugten nach Maßgabe von Artikel 84 ausgesprochen.
(4) Die Befugnis zum Verzicht auf die Einziehung einer festgestellten Forderung kann vom Organ nicht übertragen werden,
a)
wenn der Verzicht einen Betrag von 1 000 000 EUR oder mehr betrifft;
b)
wenn der Verzicht einen Betrag von 100 000 EUR oder mehr betrifft und mindestens 25 % der festgestellten Forderung ausmacht.
Für Beträge unterhalb der in Unterabsatz 1 genannten Schwellenwerte legt jedes Organ in seinen Internen Vorschriften die Bedingungen und Modalitäten für die Übertragung der Befugnis zum Verzicht auf die Einziehung festgestellter Forderungen fest.
(5) Jedes Organ übermittelt dem Europäischen Parlament und dem Rat jedes Jahr einen Bericht über die Fälle, in denen gemäß den Absätzen 1 bis 4 auf Forderungen von 100 000 EUR oder mehr verzichtet wurde. Für die Kommission wird dieser Bericht der Zusammenfassung der jährlichen Tätigkeitsberichte gemäß Artikel 66 Absatz 9 der Haushaltsordnung beigefügt.
Artikel 92
Annullierung einer festgestellten Forderung
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Vorliegen eines Fehlers annulliert der zuständige Anweisungsbefugte die festgestellte Forderung gemäß den Artikeln 82 und 84 ganz oder teilweise und begründet dies angemessen.
(2) Jedes Organ legt in seinen Internen Vorschriften die Bedingungen und Modalitäten für die Übertragung der Befugnis zur Annullierung einer festgestellten Forderung fest.
Artikel 93
Verjährungsfristen
(Artikel 81 der Haushaltsordnung)
(1) Die Verjährungsfrist für Forderungen der Union gegenüber Dritten beginnt mit Ablauf der dem Schuldner nach Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b in der Zahlungsaufforderung mitgeteilten Zahlungsfrist.
Die Verjährungsfrist für Forderungen Dritter gegenüber der Union beginnt an dem Tag, an dem die Zahlung entsprechend der jeweiligen rechtlichen Verpflichtung fällig ist.
(2) Die Verjährungsfrist für Forderungen der Union gegenüber Dritten wird durch jeden Rechtsakt eines Organs oder eines auf Ersuchen eines Organs handelnden Mitgliedstaats unterbrochen, der auf die Einziehung der Forderung gerichtet ist und dem betreffenden Dritten bekannt gegeben wird.
Die Verjährungsfrist für Forderungen Dritter gegenüber der Union wird durch jede Handlung unterbrochen, die auf die Einziehung der Forderung gerichtet ist und der Union von den Gläubigern oder im Auftrag der Gläubiger zugestellt wird.
(3) Am Tag nach der Unterbrechung der Verjährungsfrist gemäß Absatz 2 beginnt die neue Verjährungsfrist von fünf Jahren.
(4) Jeder rechtliche Schritt im Zusammenhang mit der Einziehung einer Forderung gemäß Absatz 1, einschließlich der Befassung eines Gerichts, das sich zu einem späteren Zeitpunkt für nicht zuständig erklärt, unterbricht die Verjährungsfrist. Die neue Verjährungsfrist von fünf Jahren beginnt erst wieder zu dem Zeitpunkt, zu dem ein rechtskräftiges Urteil ergeht oder zu dem dieselben Parteien in derselben Sache zu einer außergerichtlichen Streitbeilegung gelangen.
(5) Gewährt der Rechnungsführer einem Schuldner eine zusätzliche Zahlungsfrist nach Maßgabe von Artikel 89, so stellt dies eine Unterbrechung der Verjährungsfrist dar. Die neue Verjährungsfrist von fünf Jahren beginnt an dem Tag, der auf den Tag folgt, an dem die zusätzliche Zahlungsfrist abgelaufen ist.
(6) Forderungen, deren Verjährungsfristen gemäß den Absätzen 1 bis 5 abgelaufen sind, werden nicht eingezogen.
KAPITEL 6
Ausgabenvorgänge
Artikel 94
Finanzierungsbeschluss
(Artikel 84 der Haushaltsordnung)
(1) Der Finanzierungsbeschluss präzisiert die wesentlichen Aspekte einer Maßnahme, die eine Ausgabe zulasten des Haushalts bewirkt.
(2) Der Finanzierungsbeschluss enthält insbesondere folgende Angaben:
a)
für Finanzhilfen:
i)
Angabe von Basisrechtsakt und Haushaltslinie;
ii)
die jährlichen Prioritäten, die Ziele, die erreicht werden sollen, und die voraussichtlichen Ergebnisse, die mit den für das betreffende Haushaltsjahr bewilligten Mitteln erzielt werden sollen;
iii)
die wesentlichen Zulassungs-, Auswahl- und Gewährungskriterien, die die Auswahl der Vorschläge bestimmen;
iv)
den Höchstsatz für die Kofinanzierung bzw., bei verschiedenen Sätzen, die für jeden einzelnen Satz geltenden Kriterien;
v)
den Zeitplan und den Richtbetrag für die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen;
b)
für die Auftragsvergabe:
i)
die für die Auftragsvergabe im jeweiligen Jahr vorgesehene globale Mitteldotation;
ii)
die voraussichtliche Anzahl und Art der geplanten Verträge und, soweit möglich, der allgemeine Vertragsgegenstand;
iii)
den voraussichtlichen Zeitplan für die Einleitung der Auftragsvergabe;
c)
für Treuhandfonds gemäß Artikel 187 der Haushaltsordnung:
i)
Angabe von Basisrechtsakt und Haushaltslinie;
ii)
die für den Treuhandfonds vorgemerkten Jahresmittel sowie die für seine gesamte Laufzeit veranschlagten Beträge;
iii)
die Ziele des Treuhandfonds und seine Laufzeit;
iv)
die Vorschriften über die Leitung des Treuhandfonds;
v)
die in Artikel 187 Absatz 2 der Haushaltsordnung genannte Möglichkeit, Haushaltsvollzugsaufgaben auf Einrichtungen und Personen zu übertragen;
d)
für Preisgelder:
i)
Angabe von Basisrechtsakt und Haushaltslinie;
ii)
die Ziele, die erreicht werden sollen, und die voraussichtlichen Ergebnisse;
iii)
die wichtigsten Teilnahmebedingungen und Zuschlagskriterien;
iv)
den Zeitplan des Wettbewerbs und die Höhe des Preisgeldes bzw. der Preisgelder;
e)
für Finanzierungsinstrumente:
i)
Angabe von Basisrechtsakt und Haushaltslinie;
ii)
die Ziele, die erreicht werden sollen, und die voraussichtlichen Ergebnisse;
iii)
die Dotierung des Finanzierungsinstruments;
iv)
den voraussichtlichen Zeitplan der Umsetzung.
(3) Enthält das in Artikel 128 der Haushaltsordnung genannte jährliche Arbeitsprogramm für die mit den bewilligten Haushaltsmitteln zu deckenden Finanzhilfen die nach Absatz 2 Buchstabe a erforderlichen Angaben, so gilt der Beschluss zur Annahme des Programms als Finanzierungsbeschluss für diese Finanzhilfen.
Sofern für die Auftragsvergabe, für Treuhandfonds, für Preisgelder und für Finanzierungsinstrumente die Ausführung der jeweils bewilligten Jahresmittel in einem Arbeitsprogramm festgelegt ist, das die Angaben nach Absatz 2 Buchstaben b, c, d bzw. e enthält, so gilt der Beschluss zur Annahme dieses Arbeitsprogramms als Finanzierungsbeschluss für die betreffenden Aufträge, Treuhandfonds, Preisgelder und Finanzierungsinstrumente.
Sind für eine oder mehrere Maßnahmen diese Angaben nicht im Arbeitsprogramm enthalten, so muss es entsprechend abgeändert werden oder es muss für die betreffenden Maßnahmen ein gesonderter Finanzierungsbeschluss erlassen werden.
(4) Unbeschadet der Sonderbestimmungen in Basisrechtsakten unterliegen substanzielle Änderungen eines bereits angenommenen Finanzierungsbeschlusses demselben Verfahren wie der ursprüngliche Beschluss.
Abschnitt 1
Mittelbindung
Artikel 95
Globale und vorläufige Mittelbindungen
(Artikel 85 der Haushaltsordnung)
(1) Die globale Mittelbindung wird entweder durch den Abschluss einer Finanzierungsvereinbarung - die den Abschluss einer oder mehrerer rechtlicher Verpflichtungen zu einem späteren Zeitpunkt vorsieht - oder durch den Abschluss einer oder mehrerer rechtlicher Verpflichtungen abgewickelt.
Bei Finanzierungsvereinbarungen im Bereich der direkten Finanzhilfen für, einschließlich Budgethilfe, die eine rechtliche Verpflichtung darstellen, können Zahlungen geleistet werden, ohne dass weitere rechtliche Verpflichtungen geschlossen werden müssen.
(2) Die vorläufige Mittelbindung wird entweder durch den Abschluss einer oder mehrerer rechtlicher Verpflichtungen, die den Anspruch auf spätere Zahlungen begründen, oder - bei Ausgaben im Bereich der Personalverwaltung oder der Öffentlichkeitsarbeit der Organe zur Information über das aktuelle Geschehen in der Union - unmittelbar durch Zahlungen abgewickelt.
Artikel 96
Vornahme der globalen Mittelbindung
(Artikel 85 der Haushaltsordnung)
(1) Die globale Mittelbindung wird auf der Grundlage eines Finanzierungsbeschlusses vorgenommen.
Die globale Mittelbindung erfolgt spätestens vor dem Beschluss über die Auswahl der Empfänger und - wenn die Ausführung der betreffenden Mittel ein Arbeitsprogramm im Sinne von Artikel 188 erfordert - frühestens nach Annahme dieses Programms.
(2) Wird die globale Mittelbindung durch eine Finanzierungsvereinbarung abgewickelt, so gilt Absatz 1 Unterabsatz 2 nicht.
Artikel 97
Einheitlichkeit der Unterschrift
(Artikel 85 der Haushaltsordnung)
(1) Von der Regel, nach der die Mittelbindung und die ihr entsprechende rechtliche Verpflichtung von derselben Person unterzeichnet werden müssen, kann nur in folgenden Fällen abgewichen werden:
a)
wenn es sich um vorläufige Mittelbindungen handelt;
b)
wenn es sich um globale Mittelbindungen handelt, die sich auf Finanzierungsvereinbarungen mit Drittländern beziehen;
c)
wenn der Beschluss des Organs die rechtliche Verpflichtung ist;
d)
wenn die globale Mittelbindung durch mehrere rechtliche Verpflichtungen abgewickelt wird, für die verschiedene Anweisungsbefugte zuständig sind;
e)
wenn im Rahmen der im Zusammenhang mit Maßnahmen im Außenbereich eingerichteten Zahlstellen rechtliche Verpflichtungen von Bediensteten der Außenstellen gemäß Artikel 72 auf Weisung des zuständigen Anweisungsbefugten unterzeichnet werden, der gleichwohl die volle Verantwortung für die zugrunde liegenden Vorgänge trägt;
f)
wenn ein Organ dem Direktor eines interinstitutionellen europäischen Amtes nach Maßgabe von Artikel 199 Absatz 1 der Haushaltsordnung die Anweisungsbefugnis übertragen hat.
(2) Ist der zuständige Anweisungsbefugte, der die Mittelbindung unterzeichnet hat, verhindert, und ist die Dauer der Verhinderung nicht vereinbar mit den Fristen für den Abschluss der rechtlichen Verpflichtung, so wird diese von einem Bediensteten eingegangen, der nach Maßgabe der einschlägigen Vorschriften jedes Organs zum Stellvertreter benannt worden und Anweisungsbefugter gemäß Artikel 65 Absatz 3 der Haushaltsordnung ist.
Artikel 98
Verwaltungsausgaben, für die vorläufige Mittelbindungen vorgenommen werden
(Artikel 85 der Haushaltsordnung)
Als laufende Verwaltungsausgaben, für die vorläufige Mittelbindungen vorgenommen werden können, gelten:
a)
Ausgaben für statutäres und nichtstatutäres Personal, für sonstige Humanressourcen sowie für Versorgungsbezüge und die Vergütung von Sachverständigen;
b)
Ausgaben für die Mitglieder des Organs;
c)
Ausgaben für Fortbildungsmaßnahmen;
d)
Ausgaben für Auswahlverfahren, Personalauswahl und Einstellungen;
e)
Dienstreisekosten;
f)
Repräsentationskosten;
g)
Sitzungskosten;
h)
Ausgaben für freiberufliche Dolmetscher und Übersetzer;
i)
Ausgaben für den Austausch von Beamten;
j)
laufende Mietkosten für bewegliche Sachen und Immobilien oder laufende Zahlungen in Verbindung mit Immobilientransaktionen im Sinne von Artikel 121 dieser Verordnung oder darlehensfinanzierte Immobilienkäufe gemäß Artikel 203 Absatz 8 der Haushaltsordnung;
k)
verschiedene Versicherungskosten;
l)
Reinigungs-, Instandhaltungs- und Sicherheitskosten;
m)
Ausgaben im Sozialbereich und medizinischen Bereich;
n)
Telekommunikationskosten;
o)
Finanzkosten;
p)
Kosten für Streitsachen;
q)
Ausgaben für Schadenersatz, einschließlich Zinsen;
r)
Kosten für Arbeitsmittel;
s)
Wasser-, Gas- und Stromkosten;
t)
Ausgaben für Veröffentlichungen auf Papier oder in elektronischer Form;
u)
Ausgaben für die Öffentlichkeitsarbeit der Organe zur Information über das aktuelle Geschehen in der Union.
Artikel 99
Erfassung der rechtlichen Einzelverpflichtungen
(Artikel 86 der Haushaltsordnung)
Im Falle von globalen Mittelbindungen, auf die eine oder mehrere rechtliche Einzelverpflichtungen folgen, erfasst der zuständige Anweisungsbefugte die Beträge dieser Einzelverpflichtungen in der zentralen Rechnungsführung.
Bei diesen Buchungen werden die Referenzdaten der globalen Mittelbindung angegeben, auf die sie angerechnet werden.
Der zuständige Anweisungsbefugte nimmt diese Buchung vor, bevor er die entsprechende rechtliche Einzelverpflichtung unterzeichnet, außer in den in Artikel 86 Absatz 3 Unterabsatz 4 der Haushaltsordnung genannten Fällen.
Er vergewissert sich in jedem Fall, dass der Gesamtbetrag den Betrag der entsprechenden globalen Mittelbindung nicht übersteigt.
Abschnitt 2
Feststellung von Ausgaben
Artikel 100
Feststellung und Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“)
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
(1) Jede Feststellung einer Ausgabe wird durch Belege im Sinne des Artikels 110 untermauert, aus denen die Ansprüche des Zahlungsempfängers hervorgehen, entweder aufgrund der Feststellung effektiv erbrachter Leistungen, erfolgter Lieferungen oder ausgeführter Arbeiten oder auf der Grundlage sonstiger Nachweise zur Rechtfertigung der Zahlung, einschließlich laufender Zahlungen für Abonnements oder Fortbildungsmaßnahmen.
(2) Der zuständige Anweisungsbefugte nimmt entweder persönlich die Belegprüfung vor oder überprüft unter seiner Verantwortung, dass diese Prüfung vorgenommen worden ist, bevor er den Beschluss zur Feststellung der betreffenden Ausgabe fasst.
(3) Konkreter Ausdruck des Feststellungsbeschlusses ist die Unterzeichnung eines Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) durch den zuständigen Anweisungsbefugten oder einen in der Sache kompetenten Bediensteten, der gemäß Artikel 65 Absatz 5 der Haushaltsordnung ordnungsgemäß durch den zuständigen Anweisungsbefugten bevollmächtigt wurde und unter dessen Verantwortung handelt. Die Bevollmächtigungsbeschlüsse werden aufbewahrt, so dass sie jederzeit zurückverfolgt werden können.
Artikel 101
Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) bei Vorfinanzierungen
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
Bei Vorfinanzierungen bescheinigt der zuständige Anweisungsbefugte oder ein in der Sache kompetenter Bediensteter, der ordnungsgemäß durch den zuständigen Anweisungsbefugten bevollmächtigt wurde, mit dem Vermerk „conforme aux faits“, dass die Bedingungen der rechtlichen Verpflichtungen insoweit erfüllt sind, dass die betreffenden Vorfinanzierungsbeträge ausgezahlt werden können.
Artikel 102
Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“) für Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags bei öffentlichen Aufträgen
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
Bei Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags im Rahmen von öffentlichen Aufträgen wird mit der Erteilung des Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) bestätigt, dass
a)
eine vom Auftragnehmer ausgestellte Rechnung bei dem betreffenden Organ eingegangen und förmlich registriert worden ist;
b)
ein Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) auf der Rechnung selbst oder auf einem der eingegangenen Rechnung beigefügten internen Dokument angebracht und von dem zuständigen Anweisungsbefugten selbst oder einem in der Sache kompetenten, vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten abgezeichnet worden ist;
c)
die Rechnung vom zuständigen Anweisungsbefugten oder unter seiner Verantwortung in allen ihren Aspekten überprüft wurde, um insbesondere den Betrag der zu leistenden Zahlung zu ermitteln und ihre schuldbefreiende Wirkung nachzuweisen.
Mit dem in Absatz 1 Buchstabe b genannten Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) wird bestätigt, dass die im Vertrag vorgesehenen Dienstleistungen ordnungsgemäß erbracht, die im Vertrag vorgesehenen Lieferungen ordnungsgemäß erfolgt bzw. die im Vertrag vorgesehenen Arbeiten ordnungsgemäß ausgeführt worden sind. Bei Liefer- und Bauaufträgen stellt der in der Sache kompetente Beamte oder sonstige Bedienstete zunächst eine vorläufige und nach Ablauf der im Vertrag festgesetzten Garantiefrist eine endgültige Abnahmebescheinigung aus. Diese beiden Bescheinigungen gelten als Vermerk „conforme aux faits“.
Für laufende Zahlungen, einschließlich Zahlungen für Abonnements oder Fortbildungsmaßnahmen, wird mit dem Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) bestätigt, dass der Anspruch des Zahlungsempfängers mit den einschlägigen Nachweisen zur Rechtfertigung der Zahlung im Einklang steht.
Artikel 103
Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“) für Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags bei Finanzhilfen
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
Bei Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags im Rahmen von Finanzhilfen wird mit der Erteilung des Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) bestätigt, dass
a)
ein vom Empfänger ausgestellter Zahlungsantrag bei dem betreffenden Organ eingegangen und förmlich registriert worden ist;
b)
ein Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) auf dem Zahlungsantrag selbst oder auf einem diesem beigefügten internen Dokument angebracht und von einem in der Sache kompetenten, vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß ermächtigten Bediensteten abgezeichnet worden ist;
c)
der Zahlungsantrag vom zuständigen Anweisungsbefugten oder unter seiner Verantwortung in allen Aspekten überprüft wurde, um insbesondere den Betrag der zu leistenden Zahlung zu ermitteln und ihre schuldbefreiende Wirkung nachzuweisen.
Mit dem in Absatz 1 Buchstabe b genannten Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) bestätigt der in der Sache kompetente und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigte Bedienstete, dass die vom Empfänger durchgeführte Maßnahme oder das von diesem umgesetzte Arbeitsprogramm in allen Punkten den Bedingungen der Finanzhilfevereinbarung oder des Finanzhilfebeschlusses entspricht und, soweit zutreffend, dass die vom Empfänger geltend gemachten Kosten förderfähig sind.
Artikel 104
Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“) bei Personalausgaben
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
Bei Zahlungen im Rahmen der Personalausgaben wird mit der Erteilung des Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) bestätigt, dass folgende Belege vorliegen:
a)
für die monatlichen Dienstbezüge:
i)
die vollständige Liste des Personals mit Angabe aller Bestandteile der Bezüge;
ii)
ein Formular (Personalbogen), das auf der Grundlage der in jedem Einzelfall erlassenen Verfügungen erstellt wird und anhand dessen alle Veränderungen eines beliebigen Bestandteils der Bezüge nachvollziehbar sind;
iii)
bei Einstellungen oder Ernennungen eine beglaubigte Kopie der Einstellungs- oder Ernennungsverfügung, die der Feststellung für die Auszahlung des ersten Gehalts beigefügt wird;
b)
für sonstige Bezüge, etwa für stunden- oder tageweise besoldetes Personal: eine von dem entsprechend ermächtigten Bediensteten unterzeichnete Aufstellung, aus der die Dauer der Anwesenheit in Tagen und Stunden hervorgeht;
c)
für Überstunden: eine von dem entsprechend ermächtigten Bediensteten unterzeichnete Aufstellung, aus der die Zahl der geleisteten Überstunden hervorgeht;
d)
für Dienstreisekosten:
i)
der von der zuständigen Dienststelle unterzeichnete Dienstreiseauftrag;
ii)
die Reisekostenabrechnung, die von dem Dienstreisenden sowie von der entsprechend bevollmächtigten dienstlichen Instanz unterzeichnet worden ist, wenn die Dienstreisekosten vom Dienstreiseauftrag abweichen;
e)
für einige sonstige Personalverwaltungsausgaben, einschließlich Abonnements oder Fortbildungsmaßnahmen, die entsprechend den Verträgen im Voraus zu bezahlen sind: die Belege, in denen auf die der Ausgabe zugrunde liegende Verfügung Bezug genommen wird und alle Einzelheiten der Berechnung angegeben sind.
Die in Absatz 1 Buchstabe d Ziffer ii genannte Reisekostenabrechnung gibt Aufschluss über den Zielort der Dienstreise, Datum und Uhrzeit der Abreise sowie der Ankunft, die Beförderungskosten, Aufenthaltskosten sowie sonstige gegen Vorlage von Belegen ordnungsgemäß genehmigte Aufwendungen.
Artikel 105
Konkretisierung des Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“)
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
In einem nicht rechnergestützten System wird der Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“) gemäß Artikel 100 in Form eines Stempels mit Unterschrift des zuständigen Anweisungsbefugten oder eines in der Sache kompetenten und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten angebracht. In einem rechnergestützten System handelt es sich um die elektronische Bestätigung im Sicherheitsmodus durch den zuständigen Anweisungsbefugten oder einen in der Sache kompetenten und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten.
Artikel 106
Konkretisierung des Vermerks zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“)
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
In einem nicht rechnergestützten System wird der Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) gemäß Artikel 101 in Form eines Stempels mit Unterschrift des zuständigen Anweisungsbefugten oder eines in der Sache kompetenten und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten angebracht. Wird ein rechnergestütztes System angewandt, so kann der in der Sache kompetente und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigte Bedienstete den Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit in Form einer elektronischen Bestätigung im Sicherheitsmodus anbringen.
Abschnitt 3
Anordnung von Ausgaben
Artikel 107
Kontrollen des Anweisungsbefugten bei der Anordnung von Ausgaben
(Artikel 89 der Haushaltsordnung)
Bei der Ausstellung der Auszahlungsanordnung überzeugt sich der zuständige Anweisungsbefugte von:
a)
der Ordnungsmäßigkeit der Auszahlungsanordnung: maßgeblich hierfür ist der vorherige Beschluss zur Feststellung der betreffenden Ausgabe, konkretisiert durch den Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“), die Richtigkeit der Bezeichnung des Zahlungsempfängers sowie die Fälligkeit seines Zahlungsanspruchs;
b)
der Übereinstimmung der Auszahlungsanordnung mit der Mittelbindung, auf die sie angerechnet wird;
c)
der Richtigkeit der Verbuchungsstelle im Haushaltsplan;
d)
der Verfügbarkeit der Mittel.
Artikel 108
Vorgeschriebene Angaben und Weiterleitung der Auszahlungsanordnungen an den Rechnungsführer
(Artikel 89 der Haushaltsordnung)
(1) Die Auszahlungsanordnung enthält folgende Angaben:
a)
das Haushaltsjahr, zu dessen Lasten die Ausgabe verbucht wird;
b)
den einschlägigen Artikel des Haushaltsplans sowie eventuell erforderliche weitere Untergliederungen;
c)
die Referenzdaten der rechtlichen Verpflichtung, die den Zahlungsanspruch begründet;
d)
die Referenzdaten der Mittelbindung, auf die sie angerechnet wird;
e)
den auszuzahlenden Betrag, ausgedrückt in Euro;
f)
Name, Anschrift und Bankdaten des Zahlungsempfängers;
g)
den Gegenstand der Ausgabe;
h)
die Zahlungsform;
i)
die Eintragung der betreffenden Gegenstände in die Bestandsverzeichnisse gemäß Artikel 248.
(2) Die Auszahlungsanordnung wird vom zuständigen Anweisungsbefugten datiert und unterzeichnet und an den Rechnungsführer weitergeleitet.
Abschnitt 4
Zahlungen
Artikel 109
Zahlungsarten
(Artikel 90 der Haushaltsordnung)
(1) Mit einer Vorfinanzierung sollen einem Empfänger Kassenmittel an die Hand gegeben werden. Gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung kann sie in mehreren Teilzahlungen erfolgen.
(2) Mit der Zwischenzahlung, die wiederholt werden kann, sollen im Verlauf der Umsetzung des Beschlusses oder der Vereinbarung entstandene Aufwendungen beglichen oder im Verlauf der Auftragsausführung bereits erbrachte Dienstleistungen, Lieferungen oder Arbeiten bezahlt werden. Unbeschadet der Bestimmungen des Basisrechtsakts kann die Vorfinanzierung vollständig oder teilweise mit Zwischenzahlungen verrechnet werden.
(3) Der Abschluss der Ausgabe erfolgt in Form einer einmaligen Zahlung des Restbetrags, mit der sämtliche noch offenen Ausgaben vollständig beglichen werden, oder in Form einer Einziehungsanordnung.
Artikel 110
Belege
(Artikel 90 der Haushaltsordnung)
(1) Vorfinanzierungen, einschließlich der Vorfinanzierungen in Teilbeträgen, werden entweder auf der Grundlage des Vertrags, des Beschlusses, der Vereinbarung oder des Basisrechtsakts oder auf der Grundlage von Belegen gezahlt, anhand deren die Vereinbarkeit mit den Bedingungen des betreffenden Vertrags, des Beschlusses oder der Vereinbarung überprüft werden kann. Ist der Zeitpunkt der Auszahlung der Vorfinanzierung in diesen Rechtsakten bereits festgelegt, so ist kein gesonderter Zahlungsantrag erforderlich.
(2) Die Zwischenzahlungen und die Zahlungen des Restbetrags stützen sich auf Belege, anhand deren überprüft werden kann, ob die finanzierten Maßnahmen im Einklang mit den Bestimmungen des Basisrechtsakts oder des Beschlusses bzw. mit den Bedingungen des Vertrags oder der Vereinbarung durchgeführt worden sind.
(3) Der zuständige Anweisungsbefugte legt gemäß dem Basisrechtsakt bzw. gemäß den Beschlüssen, Verträgen oder Vereinbarungen unter Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung die Art der in diesem Artikel genannten Belege fest. Die technischen und finanziellen Zwischen- und Schlussberichte über die Durchführung der Maßnahmen sind Belege im Sinne des Absatzes 2.
(4) Die Belege werden vom zuständigen Anweisungsbefugten gemäß Artikel 48 aufbewahrt.
Abschnitt 5
Fristen für Ausgabenvorgänge
Artikel 111
Zahlungsfristen und Verzugszinsen
(Artikel 92 der Haushaltsordnung)
(1) Die Feststellung der Ausgabe, die Anordnung der Ausgabe und die Zahlung müssen innerhalb der Zahlungsfrist erfolgen.
Die Zahlungsfrist beginnt mit dem Eingang des Zahlungsantrags.
Eingehende Zahlungsanträge werden von der hierzu ermächtigten Dienststelle des zuständigen Anweisungsbefugten umgehend registriert; der Tag ihrer Registrierung gilt als Tag ihres Eingangs.
Die Zahlung gilt als an dem Tag geleistet, an dem das Konto des Organs belastet wird.
(2) Ein Zahlungsantrag enthält die folgenden wichtigen Angaben:
a)
Zahlungsempfänger;
b)
Betrag;
c)
Währung;
d)
Datum.
Fehlt eine dieser Angaben, wird der Zahlungsantrag abgelehnt.
Der Empfänger wird umgehend und in jedem Fall innerhalb von 30 Kalendertagen ab dem Tag des Eingangs des Zahlungsantrags schriftlich von der Ablehnung seines Antrags und den Gründen der Ablehnung unterrichtet.
(3) Im Falle der Aussetzung der Zahlungsfrist gemäß Artikel 92 Absatz 2 der Haushaltsordnung beginnt die restliche Zahlungsfrist an dem Tag, an dem die angeforderten Informationen oder überarbeiteten Belege eingehen oder die erforderlichen ergänzenden Prüfungen, einschließlich Kontrollen vor Ort, abgeschlossen werden.
(4) Nach Ablauf der in Artikel 92 Absatz 1 der Haushaltsordnung festgelegten Fristen hat der Zahlungsempfänger Anspruch auf die Zahlung von Zinsen nach folgenden Bedingungen:
a)
Maßgebend sind die in Artikel 83 Absatz 2 genannten Zinssätze.
b)
Die Zinsen sind für den Zeitraum ab dem Kalendertag nach Ablauf der in Artikel 92 Absatz 1 der Haushaltsordnung festgelegten Zahlungsfrist bis zum Tag der Zahlung zu entrichten.
Gemäß Unterabsatz 1 berechnete Zinsen, die sich auf 200 EUR oder weniger belaufen, sind jedoch nur zu entrichten, wenn der Zahlungsempfänger dies innerhalb von zwei Monaten nach Eingang der verspäteten Zahlung verlangt.
(5) Jedes Organ legt dem Europäischen Parlament und dem Rat einen Bericht über die Einhaltung und Aussetzung der in Artikel 92 der Haushaltsordnung festgelegten Zahlungsfristen vor. Der Bericht der Kommission wird der Zusammenfassung der jährlichen Tätigkeitsberichte gemäß Artikel 66 Absatz 9 der Haushaltsordnung beigefügt.
KAPITEL 7
IT-Systeme
Artikel 112
Beschreibung der IT-Systeme
(Artikel 93 der Haushaltsordnung)
Werden bei der Abwicklung der Vorgänge des Haushaltsvollzugs rechnergestützte Systeme oder Teilsysteme verwendet, so ist eine vollständige und aktuelle Beschreibung eines jeden Systems oder Teilsystems erforderlich.
In jeder Beschreibung wird der Inhalt aller Datenfelder bestimmt und genau angegeben, wie das System jeden einzelnen Vorgang bearbeitet. Des Weiteren wird im Einzelnen aufgezeigt, wie das System einen kompletten Prüfpfad für jeden Vorgang gewährleistet.
Artikel 113
Regelmäßige Sicherung
(Artikel 93 der Haushaltsordnung)
Die Daten der rechnergestützten Systeme und Teilsysteme werden regelmäßig gesichert und an einem sicheren Ort aufbewahrt.
KAPITEL 8
Der Interne Prüfer
Artikel 114
Ernennung des Internen Prüfers
(Artikel 98 der Haushaltsordnung)
(1) Jedes Organ benennt seinen Internen Prüfer nach Modalitäten, die auf seine spezifischen Merkmale und Bedürfnisse zugeschnitten sind. Es unterrichtet das Europäische Parlament und den Rat über die Ernennung des Internen Prüfers.
(2) Jedes Organ definiert nach Maßgabe seiner spezifischen Merkmale und Bedürfnisse das Mandat des Internen Prüfers und legt die Ziele und Verfahren für die Ausübung der Funktion der internen Prüfung unter Einhaltung der geltenden internationalen Normen für die interne Revision im Einzelnen fest.
(3) Das Organ kann einen Beamten oder sonstigen dem Statut unterliegenden Bediensteten, der unter den Staatsangehörigen der Mitgliedstaaten ausgewählt wird, aufgrund seiner besonderen Fachkenntnisse als Internen Prüfer benennen.
(4) Benennen mehrere Organe ein und denselben Internen Prüfer, so treffen sie die erforderlichen Vorkehrungen, damit er nach Maßgabe des Artikels 119 zur Verantwortung gezogen werden kann.
(5) Die Organe unterrichten das Europäische Parlament und den Rat, wenn ihr Interner Prüfer aus dem Amt ausscheidet.
Artikel 115
Ressourcen des Internen Prüfers
(Artikel 99 der Haushaltsordnung)
Das Organ stellt dem Internen Prüfer die zur ordnungsgemäßen Ausübung seiner Prüffunktion erforderlichen Ressourcen zur Verfügung und gibt ihm eine Charta an die Hand, in der seine Aufgaben, Rechte und Pflichten im Einzelnen beschrieben sind.
Artikel 116
Arbeitsprogramm
(Artikel 99 der Haushaltsordnung)
(1) Der Interne Prüfer nimmt sein Arbeitsprogramm an und legt es dem Organ vor.
(2) Das Organ kann den Internen Prüfer auffordern, Prüfungen durchzuführen, die nicht in dem in Absatz 1 genannten Arbeitsprogramm vorgesehen sind.
Artikel 117
Berichte des Internen Prüfers
(Artikel 99 der Haushaltsordnung)
(1) Der Interne Prüfer unterbreitet dem Organ den jährlichen Bericht über interne Prüfungen gemäß Artikel 99 Absatz 3 der Haushaltsordnung; darin sind Zahl und Art der durchgeführten internen Prüfungen, die abgegebenen Empfehlungen und die aufgrund dieser Empfehlungen getroffenen Maßnahmen angegeben.
Dieser Jahresbericht befasst sich außerdem mit den systeminhärenten Problemen, die von dem gemäß Artikel 73 Absatz 6 der Haushaltsordnung eingerichteten Fachgremium festgestellt wurden.
(2) Jedes Organ prüft, ob die Empfehlungen in den Berichten seines Internen Prüfers in einen Austausch bewährter Praktiken mit den übrigen Organen münden können.
(3) Der Interne Prüfer achtet bei der Erstellung seines Berichts insbesondere auf die generelle Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und trägt dafür Sorge, dass die Anwendung dieses Grundsatzes mittels geeigneter Maßnahmen kontinuierlich ausgebaut und verbessert wird.
Artikel 118
Unabhängigkeit
(Artikel 100 der Haushaltsordnung)
Der Interne Prüfer führt seine Prüfungen in völliger Unabhängigkeit durch. Er ist bei der Wahrnehmung der Aufgaben, die ihm durch seine Benennung gemäß den Bestimmungen der Haushaltsordnung übertragen sind, an keinerlei Weisungen gebunden; ebenso wenig dürfen ihm dabei irgendwelche Beschränkungen auferlegt werden.
Artikel 119
Verantwortlichkeit des Internen Prüfers
(Artikel 100 der Haushaltsordnung)
Der Interne Prüfer in seiner Eigenschaft als dem Statut unterliegender Beamter oder sonstiger Bediensteter kann nur von dem betreffenden Organ selbst nach Maßgabe dieses Artikels zur Verantwortung gezogen werden.
Das Organ erlässt eine mit Gründen versehene Verfügung zur Einleitung einer Untersuchung. Diese Verfügung wird dem betreffenden Bediensteten mitgeteilt. Das Organ kann unter seiner unmittelbaren Verantwortung einen oder mehrere Beamte der gleichen oder einer höheren Besoldungsgruppe als der des betreffenden Bediensteten mit der Untersuchung beauftragen. Im Verlauf dieser Untersuchung ist der Bedienstete unbedingt zu hören.
Der Untersuchungsbericht wird dem Bediensteten zugestellt, der anschließend vom Organ dazu gehört wird.
Auf der Grundlage des Berichts und der Anhörung erlässt das Organ entweder eine mit Gründen versehene Verfügung zur Einstellung des Verfahrens oder eine mit Gründen versehene Verfügung gemäß den Artikeln 22 und 86 des Statuts sowie Anhang IX des Statuts. Die Verfügungen zur Verhängung disziplinarrechtlicher oder finanzieller Sanktionen werden dem Bediensteten mitgeteilt und den übrigen Organen, insbesondere dem Rechnungshof, zur Kenntnisnahme übermittelt.
Gegen diese Verfügungen kann der Bedienstete nach Maßgabe des Statuts vor dem Gerichtshof der Europäischen Union Klage erheben.
Artikel 120
Klage beim Gerichtshof der Europäischen Union
(Artikel 100 der Haushaltsordnung)
Unbeschadet der im Statut vorgesehenen Rechtsbehelfe kann der Interne Prüfer gegen jede Verfügung im Zusammenhang mit der Wahrnehmung seiner Funktion als Interner Prüfer beim Gerichtshof der Europäischen Union unmittelbar Klage erheben. Diese Klage muss binnen drei Monaten, gerechnet ab dem Kalendertag der Mitteilung der betreffenden Verfügung, eingereicht werden.
Bei Klagen wird nach Maßgabe von Artikel 91 Absatz 5 des Statuts der Beamten der Europäischen Union untersucht und entschieden.
TITEL V
VERGABE ÖFFENTLICHER AUFTRÄGE
KAPITEL 1
Allgemeine Bestimmungen
Abschnitt 1
Anwendungsbereich und Vergabegrundsätze
Artikel 121
Definitionen und Anwendungsbereich
(Artikel 101 der Haushaltsordnung)
(1) Immobilientransaktionen umfassen Kauf, Erbpacht, Nießbrauch, Leasing, Miete oder Mietkauf mit oder ohne Kaufoption von Grundstücken, Gebäuden oder sonstigen Liegenschaften.
(2) Lieferaufträge umfassen Kauf, Leasing, Miete oder Mietkauf von Waren, mit oder ohne Kaufoption. Ein Auftrag über die Lieferung von Waren, der das Verlegen und Anbringen lediglich als Nebenarbeiten umfasst, gilt als öffentlicher Lieferauftrag.
(3) Bauaufträge sind Aufträge über entweder nur die Ausführung oder gleichzeitig die Planung und die Ausführung von Bauvorhaben oder Bauleistungen im Zusammenhang mit einer der in Anhang I der Richtlinie 2004/18/EG genannten Tätigkeiten, oder aber über die Erbringung einer Bauleistung, gleichgültig mit welchen Mitteln, gemäß den vom öffentlichen Auftraggeber genannten Erfordernissen. Ein Bauwerk ist das Ergebnis einer Gesamtheit von Tief- oder Hochbauarbeiten, das seinem Wesen nach eine wirtschaftliche oder technische Funktion erfüllen soll.
(4) Gegenstand von Dienstleistungsaufträgen können alle geistigen und nichtgeistigen Leistungen sein, mit Ausnahme von Lieferungen, Bauleistungen und Immobilientransaktionen.
Ein Auftrag über mehrere Leistungsarten (Bauleistungen, Dienstleistungen oder Lieferungen) wird nach den Bestimmungen vergeben, die für die bei diesem Auftrag wichtigste Leistungsart gilt.
Bei Aufträgen über Lieferungen und Dienstleistungen gilt die Leistungsart mit dem höheren Wert als die wichtigste Leistungsart.
Für öffentliche Aufträge gilt als Referenznomenklatur das gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV) im Sinne der Verordnung (EG) Nr. 2195/2002 des Europäischen Parlaments und des Rates (11).
(5) Die Bezeichnungen „Bauunternehmer“, „Lieferant“ und „Dienstleistungserbringer“ bezeichnen natürliche oder juristische Personen, öffentliche Einrichtungen oder Gruppen dieser Personen und/oder Einrichtungen, die die Ausführung von Bauleistungen, die Lieferung von Waren bzw. die Erbringung von Dienstleistungen anbieten. Die Bezeichnung „Wirtschaftsteilnehmer“ umfasst sowohl Bauunternehmer als auch Lieferanten und Dienstleistungserbringer. Mit „Bieter“ werden Wirtschaftsteilnehmer bezeichnet, die ein Angebot eingereicht haben. „Bewerber“ sind alle, die sich um die Teilnahme an einem nichtoffenen Verfahren, einem wettbewerblichen Dialog oder einem Verhandlungsverfahren beworben haben. Mit „Anbieter“ werden Wirtschaftsteilnehmer bezeichnet, die in einem Anbieter-Verzeichnis nach Artikel 136 Absatz 1 Buchstabe b aufgelistet sind.
Angebote oder Anträge auf Teilnahme können auch von Gruppen von Wirtschaftsteilnehmern eingereicht werden. Die öffentlichen Auftraggeber können nicht verlangen, dass Gruppen von Wirtschaftsteilnehmern, die ein Angebot oder einen Teilnahmeantrag einreichen, eine bestimmte Rechtsform haben müssen; allerdings kann von der ausgewählten Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern verlangt werden, dass sie eine bestimmte Rechtsform annimmt, wenn ihr der Zuschlag erteilt worden ist, sofern dies für die ordnungsgemäße Ausführung des Auftrags erforderlich ist.
(6) Die Dienststellen der Organe der Union gelten als öffentliche Auftraggeber, außer in Fällen, in denen sie untereinander administrative Vereinbarungen über die Erbringung von Dienstleistungen, die Lieferung von Waren, die Ausführung von Bauarbeiten oder über Immobilientransaktionen schließen.
(7) Unter die Bezeichnung „technische Unterstützung“ fallen für die Durchführung eines Programms oder einer Maßnahme erforderliche Unterstützungs- und Kapazitätsaufbaumaßnahmen, wie vorbereitende oder leitende Tätigkeiten, Überwachungs-, Bewertungs-, Prüf- und Kontrolltätigkeiten.
(8) Die Kommunikation mit den Auftragnehmern, einschließlich des Abschlusses von Verträgen und der Vereinbarung von Vertragsänderungen, kann über ein vom öffentlichen Auftraggeber eingerichtetes elektronisches Kommunikationssystem erfolgen.
(9) Solche Systeme müssen folgenden Anforderungen entsprechen:
a)
lediglich befugte Personen haben Zugang zum System und den damit übermittelten Dokumenten;
b)
lediglich befugte Personen können ein Dokument elektronisch unterzeichnen oder durch das System übermitteln;
c)
befugte Personen müssen anhand festgelegter Methoden durch das System authentifiziert werden;
d)
Datum und Uhrzeit der elektronischen Transaktion müssen genau bestimmbar sein;
e)
die Unversehrtheit der Dokumente muss gewährleistet sein;
f)
die Verfügbarkeit der Dokumente muss gewährleistet sein;
g)
erforderlichenfalls muss die Vertraulichkeit der Dokumente gewährleistet sein;
h)
der Schutz personenbezogener Daten muss den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügen.
(10) Für die mit einem solchen System versandten Daten gilt eine rechtliche Vermutung der Unversehrtheit der abgesendeten oder empfangenen Daten und der Korrektheit der vom System angegebenen Zeitpunkte der Versendung und des Empfangs der Daten.
Ein mit einem solchen System übermitteltes oder zugestelltes Dokument gilt als einem Papierdokument gleichwertig, ist in Gerichtsverfahren als Beweismittel zulässig und gilt als Original; für das Dokument gilt die rechtliche Vermutung der Echtheit und Unversehrtheit, sofern es keine dynamischen Elemente enthält, die seine automatische Änderung bewirken können.
Die elektronischen Unterschriften nach Absatz 9 Buchstabe b haben die gleiche Rechtswirkung wie handschriftliche Unterschriften.
Artikel 122
Rahmenverträge und Einzelaufträge
(Artikel 101 der Haushaltsordnung)
(1) Die Laufzeit des Rahmenvertrags darf vier Jahre nicht überschreiten, außer in insbesondere mit dem Gegenstand des Rahmenvertrags begründeten Sonderfällen.
Einzelaufträge, die auf einem Rahmenvertrag beruhen, werden nach den im Rahmenvertrag festgelegten Bedingungen nur zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und den Auftragnehmern des Rahmenvertrags vergeben.
Bei der Vergabe der Einzelaufträge dürfen die Parteien keinesfalls substanzielle Änderungen des Rahmenvertrags vornehmen.
(2) Wird ein Rahmenvertrag mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer geschlossen, so werden die auf diesem Rahmenvertrag beruhenden Einzelaufträge entsprechend den Bedingungen des Rahmenvertrags vergeben.
In wohlbegründeten Fällen kann der öffentliche Auftraggeber den Auftragnehmer schriftlich konsultieren und gegebenenfalls auffordern, sein Angebot zu vervollständigen.
(3) Wird ein Rahmenvertrag mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern geschlossen, so müssen es derer mindestens drei sein, vorausgesetzt, eine ausreichend große Zahl von Wirtschaftsteilnehmern erfüllt die Auswahlkriterien oder eine ausreichend große Zahl von zulässigen Angeboten erfüllt die Zuschlagskriterien.
Der Rahmenvertrag mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern kann in Form von Einzelverträgen mit gleich lautenden Bedingungen geschlossen werden.
Die Vergabe von Einzelaufträgen, die auf einem mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern geschlossenen Rahmenvertrag beruhen, erfolgt wie folgt:
a)
bei Rahmenverträgen nach den Bedingungen des Rahmenvertrags ohne Wiedereröffnung des Wettbewerbs;
b)
bei Rahmenverträgen mit Wiedereröffnung des Wettbewerbs nach erneutem Aufruf der Parteien zum Wettbewerb zu denselben Bedingungen, die erforderlichenfalls zu präzisieren sind, oder gegebenenfalls nach anderen, in den Spezifikationen des Rahmenvertrags genannten Bedingungen.
Vor Vergabe eines Einzelauftrags nach den in Unterabsatz 3 Buchstabe b festgelegten Bedingungen konsultieren die öffentlichen Auftraggeber schriftlich die Auftragnehmer des Rahmenvertrags und setzen diesen eine hinreichende Frist für die Einreichung ihrer Angebote. Die Angebote sind schriftlich einzureichen. Die öffentlichen Auftraggeber vergeben die Einzelaufträge an den Bieter, der auf der Grundlage der in den Spezifikationen des Rahmenvertrags aufgestellten Zuschlagskriterien das jeweils beste Angebot vorgelegt hat.
(4) In Bereichen, in denen sich die Preise und Techniken rasch verändern, enthalten Rahmenverträge, die keine Wiedereröffnung des Wettbewerbs vorsehen, eine Bestimmung, nach der entweder eine Halbzeitprüfung oder ein Benchmarking vorgenommen wird. Ergibt die Halbzeitprüfung, dass die ursprünglichen Bedingungen nicht mehr der Preis- oder Technikentwicklung angepasst sind, greift der öffentliche Auftraggeber nicht mehr auf den Rahmenvertrag zurück, sondern trifft die erforderlichen Maßnahmen, um ihn zu kündigen.
(5) Nur auf Rahmenverträgen beruhende Einzelaufträge sind Gegenstand einer vorherigen Mittelbindung.
Abschnitt 2
Veröffentlichung
Artikel 123
Veröffentlichung von Aufträgen im Rahmen der Richtlinie 2004/18/EG
(Artikel 103 der Haushaltsordnung)
(1) Die Veröffentlichung von Aufträgen, deren Wert die in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellenwerte erreicht oder übersteigt, umfasst eine Bekanntmachung, unbeschadet des Artikels 134, sowie eine Mitteilung über die Vergabe des Auftrags. Eine Vorabinformation ist nur zwingend vorgeschrieben, wenn der öffentliche Auftraggeber von den Fristverkürzungen gemäß Artikel 152 Absatz 4 Gebrauch zu machen gedenkt.
(2) Im Rahmen der Vorabinformation teilen die öffentlichen Auftraggeber den geschätzten Gesamtwert und den Gegenstand der Dienstleistungs- und Lieferaufträge oder -rahmenverträge mit, die sie im Laufe des Haushaltsjahres vergeben wollen, mit Ausnahme der im Verhandlungsverfahren vergebenen Aufträge, für die keine vorherige Bekanntmachung erfolgt.
Die Bekanntmachung der Vorabinformation wird entweder vom Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union (im Folgenden „Amt für Veröffentlichungen“) veröffentlicht oder aber vom öffentlichen Auftraggeber über sein Beschafferprofil verbreitet.
Die obligatorische Vorabinformation wird so bald wie möglich, auf jeden Fall spätestens am 31. März eines jeden Haushaltsjahres dem Amt für Veröffentlichungen zugeleitet bzw. über das Beschafferprofil veröffentlicht.
Veröffentlicht ein öffentlicher Auftraggeber eine Vorabinformation in seinem Beschafferprofil, so meldet er dem Amt für Veröffentlichungen zuvor auf elektronischem Wege die Veröffentlichung einer Vorabinformation in einem Beschafferprofil, unter Beachtung der Angaben zu Format und Verfahren bei der Übermittlung von Bekanntmachungen in Anhang VIII Nummer 3 der Richtlinie 2004/18/EG.
(3) Die Bekanntmachung gestattet es den öffentlichen Auftraggebern, ihre Absicht zur Einleitung eines Vergabeverfahrens, zum Abschluss eines Rahmenvertrags oder zur Einrichtung eines dynamischen Beschaffungssystems im Sinne von Artikel 131 mitzuteilen. Unbeschadet der in Artikel 134 genannten im Verhandlungsverfahren vergebenen Aufträge ist eine Bekanntmachung bei Aufträgen, deren geschätzter Wert die in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellenwerte erreicht oder übersteigt, zwingend vorgeschrieben.
Sie ist nicht obligatorisch für auf Rahmenverträgen beruhende Einzelaufträge.
In der Bekanntmachung von offenen Verfahren sind Datum, Zeitpunkt und gegebenenfalls Ort der Sitzung des Eröffnungsausschusses anzugeben, an der die Bieter teilnehmen können.
Die öffentlichen Auftraggeber teilen mit, inwieweit sie Varianten zulassen, und geben, wenn sie von der in Artikel 146 Absatz 2 Unterabsatz 2 vorgesehenen Möglichkeit Gebrauch machen, die Mindestanforderungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit an. Sie geben an, welche der Auswahlkriterien gemäß Artikel 146 sie zu verwenden gedenken, wie viele Bewerber mindestens - und gegebenenfalls höchstens - zugelassen werden sollen, und welche objektiven und nicht diskriminierenden Kriterien sie erforderlichenfalls zur Einschränkung der Bewerberzahl im Sinne von Artikel 128 Absatz 1 Unterabsatz 2 heranziehen wollen.
Sind die Ausschreibungsunterlagen, vor allem im Rahmen dynamischer Beschaffungssysteme gemäß Artikel 131, frei, direkt und uneingeschränkt elektronisch zugänglich, so ist die Internet-Adresse, über die diese Unterlagen eingesehen werden können, in der Bekanntmachung anzugeben.
Plant ein öffentlicher Auftraggeber die Veranstaltung eines Wettbewerbsverfahrens, so teilt er dies im Wege einer Bekanntmachung mit.
Gegebenenfalls weist der öffentliche Auftraggeber in der Bekanntmachung außerdem darauf hin, dass es sich um ein interinstitutionelles Vergabeverfahren handelt. In der Bekanntmachung werden in diesem Fall die am Vergabeverfahren beteiligten Organe, Exekutivagenturen oder Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung, das für das Verfahren zuständige Organ sowie das Gesamtvolumen der Aufträge all dieser Organe, Exekutivagenturen und Einrichtungen angegeben.
(4) In der Mitteilung über die Vergabe werden die Ergebnisse der Verfahren zur Vergabe von Einzelaufträgen, zum Abschluss von Rahmenverträgen oder zur Auftragsvergabe im Wege eines dynamischen Beschaffungssystems bekannt gegeben. Eine solche Mitteilung ist zwingend vorgeschrieben, wenn der Auftragswert die in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellen erreicht oder übersteigt. Sie ist nicht obligatorisch für auf Rahmenverträgen beruhende Einzelaufträge.
Die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung wird dem Amt für Veröffentlichungen spätestens 48 Kalendertage, gerechnet ab dem Tag der Unterzeichnung des betreffenden Vertrags oder Rahmenvertrags, übermittelt. Bei Aufträgen, die im Rahmen eines dynamischen Beschaffungssystems vergeben werden, können die Bekanntmachungen jedoch quartalsweise zusammengefasst werden; die Übermittlung an das Amt für Veröffentlichungen erfolgt dann spätestens 48 Tage nach dem jeweiligen Quartalsende.
Öffentliche Auftraggeber, die ein Wettbewerbsverfahren veranstaltet haben, übermitteln dem Amt für Veröffentlichungen eine Bekanntmachung der Ergebnisse.
Bei interinstitutionellen Verfahren wird die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung von dem für das Verfahren zuständigen öffentlichen Auftraggeber übermittelt.
Bei Verträgen oder Rahmenverträgen, deren Wert mindestens den Schwellenwerten gemäß Artikel 170 Absatz 1 entspricht und die ohne vorherige Bekanntmachung im Verhandlungsverfahren vergeben wurden, wird die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung dem Amt für Veröffentlichungen so rechtzeitig übermittelt, dass sie vor der Unterzeichnung des Vertrags, die nach Maßgabe von Artikel 171 Absatz 1 zu erfolgen hat, veröffentlicht werden kann.
Unbeschadet von Artikel 21 werden die Angaben zum Wert und zu den Auftragnehmern von Einzelaufträgen, die in einem bestimmten Haushaltsjahr unter einem Rahmenvertrag abgeschlossen wurden, bis zum 30. Juni des folgenden Haushaltsjahrs auf der Website des öffentlichen Auftraggebers veröffentlicht, wenn ein Einzelauftrag oder die Summe der Einzelaufträge die Schwellenwerte gemäß Artikel 170 Absatz 1 überschreitet.
(5) Alle Bekanntmachungen sind nach Maßgabe der Standardformblätter abzufassen, die die Kommission in Anwendung der Richtlinie 2004/18/EG ausgearbeitet hat.
Artikel 124
Veröffentlichung von Aufträgen, die nicht unter die Richtlinie 2004/18/EG fallen
(Artikel 103 der Haushaltsordnung)
(1) Aufträge, deren Wert unter den in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellenwerten liegt, werden in einer Weise veröffentlicht, die die Öffnung der Beschaffungsmärkte für den Wettbewerb und die Objektivität der Vergabeverfahren gewährleistet:
a)
Bekanntmachung eines Auftrags gemäß Artikel 123 Absatz 3 oder Aufforderung zur Interessenbekundung bei gleichgearteten Aufträgen, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Betrag übersteigt;
b)
Veröffentlichung von Vorabinformationen über Aufträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 2 festgelegten Betrag übersteigt, auf der Internetseite.
(2) Bei Immobilientransaktionen sowie bei als geheim eingestuften Aufträgen im Sinne von Artikel 134 Absatz 1 Buchstabe j wird jährlich gesondert ein Verzeichnis der Auftragnehmer veröffentlicht, aus dem der Gegenstand des Auftrags und das Auftragsvolumen hervorgehen. Dieses Verzeichnis wird dem Europäischen Parlament und dem Rat übermittelt. Die Kommission fügt ihr Verzeichnis der Zusammenfassung der jährlichen Tätigkeitsberichte gemäß Artikel 66 Absatz 9 der Haushaltsordnung bei.
(3) Die Informationen über Aufträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Betrag übersteigt und die nicht Gegenstand einer gesonderten Bekanntmachung der Zuschlagserteilung waren, sind dem Amt für Veröffentlichungen zu übermitteln; im Falle der jährlichen Verzeichnisse der Auftragnehmer geschieht dies spätestens bis zum 30. Juni des folgenden Haushaltsjahres.
(4) Die Informationen über Aufträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 2 festgelegten Betrag übersteigt, werden spätestens am 30. Juni des folgenden Haushaltsjahres über die Internetseite des Organs veröffentlicht.
Artikel 125
Veröffentlichung der Bekanntmachungen
(Artikel 103 der Haushaltsordnung)
(1) Die Bekanntmachungen gemäß den Artikeln 123 und 124 werden vom Amt für Veröffentlichungen spätestens zwölf Kalendertage nach ihrer Übermittlung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.
Die Frist nach Unterabsatz 1 verkürzt sich bei den in Artikel 154 genannten beschleunigten Verfahren auf fünf Kalendertage.
(2) Der öffentliche Auftraggeber muss den Tag der Absendung nachweisen können.
Artikel 126
Sonstige Formen der Veröffentlichung
(Artikel 103 der Haushaltsordnung)
Über die Bekanntmachung gemäß den Artikeln 123, 124 und 125 hinaus können Aufträge auf jede andere Weise, insbesondere in elektronischer Form, bekannt gemacht werden. Eine solche Veröffentlichung bezieht sich auf die im Amtsblatt der Europäischen Union erschienene Bekanntmachung gemäß Artikel 125 - sofern eine solche erfolgt ist -, der sie nicht vorausgehen darf und die allein verbindlich ist.
Die Veröffentlichung darf zu keiner Diskriminierung von Bewerbern oder Bietern führen und keine anderen Angaben als in der vorgenannten Bekanntmachung - sofern eine solche erfolgt ist - enthalten.
Abschnitt 3
Vergabeverfahren
Artikel 127
Arten der Vergabeverfahren
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Die Vergabe von Aufträgen erfolgt im Wege der Ausschreibung im offenen, nichtoffenen oder Verhandlungsverfahren nach Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung bzw. ohne Veröffentlichung einer solchen Bekanntmachung, gegebenenfalls im Anschluss an einen Wettbewerb.
(2) Die Vergabeverfahren sind offen, wenn alle interessierten Wirtschaftsteilnehmer ein Angebot einreichen können. Dies gilt auch für die in Artikel 131 genannten dynamischen Beschaffungssysteme.
Die Vergabeverfahren sind nicht offen, wenn alle Wirtschaftsteilnehmer die Teilnahme beantragen können, aber nur die Bewerber, die die in Artikel 146 genannten Auswahlkriterien erfüllen und die von den öffentlichen Auftraggebern gleichzeitig schriftlich zur Teilnahme aufgefordert werden, ein Angebot oder einen Lösungsvorschlag im Rahmen des wettbewerblichen Dialogverfahrens gemäß Artikel 132 einreichen können.
Die Auswahl kann entweder für jeden Auftrag getrennt erfolgen, auch im Rahmen eines wettbewerblichen Dialogs, oder aber im Verfahren gemäß Artikel 136 Absatz 1 Buchstabe a mit Blick auf die Erstellung eines Verzeichnisses der in Betracht kommenden Bewerber.
(3) In einem Verhandlungsverfahren spricht der öffentliche Auftraggeber die Bieter seiner Wahl an, die die Auswahlkriterien nach Artikel 146 erfüllen, und handelt mit einem oder mehreren von ihnen die Angebotsbedingungen aus.
Bei Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb gemäß Artikel 135 werden die in Betracht gezogenen Bewerber gleichzeitig schriftlich zur Teilnahme an den Vertragsverhandlungen aufgefordert.
(4) Wettbewerbsverfahren dienen dazu, dem öffentlichen Auftraggeber - insbesondere auf dem Gebiet der Architektur und des Ingenieurwesens oder der Datenverarbeitung - einen Plan oder ein Projekt zu verschaffen, der bzw. das von einem Preisgericht aufgrund vergleichender Beurteilung mit oder ohne Verteilung von Preisen vorgeschlagen wird.
Artikel 128
Zahl der Bewerber im nichtoffenen oder Verhandlungsverfahren
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Beim nichtoffenen Verfahren und in den Verfahren gemäß Artikel 136 Absatz 1 Buchstaben a und b darf die Zahl der zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bewerber nicht weniger als fünf betragen, vorausgesetzt, genügend Bewerber erfüllen die Auswahlkriterien.
Je nach Auftragsgegenstand und nach Maßgabe objektiver, nicht diskriminierender Auswahlkriterien kann der öffentliche Auftraggeber eine Höchstzahl von Bewerbern festlegen. In diesem Fall werden die maximale Bewerberzahl und die Auswahlkriterien in dem Aufruf zum Wettbewerb oder in der Aufforderung zur Interessenbekundung gemäß den Artikeln 123 und 124 genannt.
Die Zahl der zur Angebotsabgabe zugelassenen Bewerber muss auf jeden Fall ausreichend sein, um einen echten Wettbewerb zu gewährleisten.
(2) Beim Verhandlungsverfahren und im Anschluss an einen wettbewerblichen Dialog müssen mindestens drei Bewerber zur Teilnahme an den Verhandlungen oder zur Einreichung von Angeboten aufgefordert werden, vorausgesetzt, genügend Bewerber erfüllen die Auswahlkriterien.
Die Zahl der zur Angebotsabgabe zugelassenen Bewerber muss ausreichend sein, um einen echten Wettbewerb zu gewährleisten.
Die Unterabsätze 1 und 2 gelten nicht:
a)
für Aufträge von sehr geringem Wert im Sinne von Artikel 137 Absatz 2;
b)
für Aufträge über juristische Dienstleistungen gemäß der CPV-Nomenklatur;
c)
für als geheim eingestufte Aufträge im Sinne von Artikel 134 Absatz 1 Buchstabe j.
(3) Sofern die Zahl der Bewerber, die die Auswahlkriterien und Mindestanforderungen erfüllen, unter der in den Absätzen 1 und 2 genannten Mindestzahl liegt, kann der öffentliche Auftraggeber das Verfahren fortführen, indem er den oder die Bewerber einlädt, die über die geforderte Leistungsfähigkeit verfügen. Der öffentliche Auftraggeber kann andere Wirtschaftsteilnehmer, die ursprünglich nicht zur Teilnahme an dem Verfahren aufgefordert wurden, oder Bewerber, die nicht über die geforderte Leistungsfähigkeit verfügen, nicht zu demselben Verfahren zulassen.
Artikel 129
Verhandlungsverfahren
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
Der öffentliche Auftraggeber verhandelt mit den Bietern über die von ihnen eingereichten Angebote, damit diese auf die Anforderungen abgestellt werden, die in der Auftragsbekanntmachung nach Artikel 123 oder in den Spezifikationen und in den etwaigen zusätzlichen Unterlagen veröffentlicht wurden, und um das günstigste Angebot zu ermitteln.
Während der Verhandlung sorgt der öffentliche Auftraggeber dafür, dass alle Bieter gleich behandelt werden.
Kann ein öffentlicher Auftraggeber Aufträge im Verhandlungsverfahren nach Aufruf zum Wettbewerb gemäß Artikel 135 vergeben, so kann er vorsehen, dass das Verhandlungsverfahren in verschiedenen aufeinander folgenden Phasen abgewickelt wird, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der im Aufruf zum Wettbewerb oder in den Spezifikationen angegebenen Zuschlagskriterien zu verringern. Im Aufruf zum Wettbewerb oder in den Spezifikationen ist anzugeben, ob diese Möglichkeit in Anspruch genommen wird.
Artikel 130
Wettbewerbe
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Die für die Veranstaltung eines Wettbewerbs geltenden Regeln werden allen an einer Teilnahme interessierten Kreisen zur Kenntnis gebracht.
Es muss eine ausreichend große Zahl von Bewerbern zur Teilnahme aufgefordert werden, um einen echten Wettbewerb zu gewährleisten.
(2) Das Preisgericht wird vom zuständigen Anweisungsbefugten benannt. Es setzt sich ausschließlich aus von den Wettbewerbsteilnehmern unabhängigen natürlichen Personen zusammen. Wird für die Teilnahme an einem Wettbewerb eine besondere berufliche Qualifikation verlangt, so muss mindestens ein Drittel der Mitglieder diese oder eine gleichwertige Qualifikation besitzen.
Das Preisgericht ist bei der Begutachtung völlig unabhängig. Es beurteilt Projekte, die ihm von den Bewerbern anonym vorgelegt werden, und stützt sich dabei ausschließlich auf die in der Wettbewerbsbekanntmachung festgelegten Kriterien.
(3) Das Preisgericht nimmt seine Vorschläge, die sich auf die Stärken eines jeden Projekts stützen, und seine Bemerkungen in ein von seinen Mitgliedern unterzeichnetes Protokoll auf.
Die Anonymität der Bewerber bleibt bis zur Stellungnahme des Preisgerichts gewahrt.
Die Bewerber können bei Bedarf aufgefordert werden, zur Klärung bestimmter Aspekte der Wettbewerbsarbeiten Antworten auf Fragen zu erteilen, die das Preisgericht in seinem Protokoll festgehalten hat. Über den Dialog zwischen den Preisrichtern und den Bewerbern wird ein umfassendes Protokoll erstellt.
(4) Der öffentliche Auftraggeber nennt sodann in einem Beschluss Name und Anschrift des ausgewählten Bewerbers und die Gründe für diese Wahl unter Berücksichtigung der in der Wettbewerbsbekanntmachung zuvor angekündigten Kriterien, insbesondere wenn er von den Vorschlägen in der Stellungnahme des Preisgerichts abweicht.
Artikel 131
Dynamische Beschaffungssysteme
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Ein dynamisches Beschaffungssystem ist ein vollelektronisches Verfahren für die Beschaffung von marktgängigen Leistungen, das während der gesamten Verfahrensdauer jedem Wirtschaftsteilnehmer offensteht, der die Auswahlkriterien erfüllt und ein erstes unverbindliches Angebot im Einklang mit den Spezifikationen und den etwaigen zusätzlichen Unterlagen unterbreitet hat. Diese unverbindlichen Angebote können jederzeit verbessert werden, sofern sie weiterhin mit den Spezifikationen übereinstimmen.
(2) Zur Einrichtung des dynamischen Beschaffungssystems veröffentlichen die öffentlichen Auftraggeber eine Bekanntmachung mit Angabe der Internet-Adresse, unter der die Spezifikationen und jedwede zusätzlichen Dokumente ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Bekanntmachung und bis zur Beendigung des Systems frei, unmittelbar und uneingeschränkt abgerufen werden können.
In den Spezifikationen präzisieren sie unter anderem die Art der in Betracht gezogenen Anschaffungen, die Gegenstand dieses Systems sind, sowie alle erforderlichen Informationen betreffend das Beschaffungssystem, die verwendete elektronische Ausrüstung und die technischen Vorkehrungen und Merkmale der Verbindung.
(3) Die öffentlichen Auftraggeber räumen während der gesamten Laufzeit des dynamischen Beschaffungssystems jedem Wirtschaftsteilnehmer die Möglichkeit ein, ein unverbindliches Angebot zu unterbreiten, um gemäß Absatz 1 zur Teilnahme am System zugelassen zu werden. Sie schließen die Bewertung binnen einer Frist von höchstens 15 Tagen ab dem Zeitpunkt der Vorlage des unverbindlichen Angebots ab. Sie können die Bewertungsphase jedoch verlängern, sofern nicht zwischenzeitlich eine Aufforderung zur Angebotsabgabe erfolgt.
Der öffentliche Auftraggeber unterrichtet den Bieter unverzüglich darüber, ob er zur Teilnahme am dynamischen Beschaffungssystem zugelassen oder sein Angebot abgelehnt wurde.
(4) Für jeden Einzelauftrag hat eine gesonderte Aufforderung zur Angebotsabgabe zu erfolgen. Vor dieser Aufforderung zur Angebotsabgabe veröffentlichen die öffentlichen Auftraggeber eine vereinfachte Bekanntmachung, in der alle interessierten Wirtschaftsteilnehmer aufgefordert werden, ein unverbindliches Angebot abzugeben, und zwar binnen einer Frist, die nicht weniger als 15 Tage ab dem Versand der vereinfachten Bekanntmachung betragen darf. Die öffentlichen Auftraggeber nehmen die Aufforderung zur Angebotsabgabe erst dann vor, wenn alle fristgerecht eingegangenen unverbindlichen Angebote ausgewertet wurden.
Die öffentlichen Auftraggeber fordern sodann alle zur Teilnahme am System zugelassenen Bieter auf, binnen einer hinlänglichen Frist ihre Angebote einzureichen. Sie vergeben den Auftrag an den Bieter, der nach den in der Bekanntmachung für die Einrichtung des dynamischen Beschaffungssystems aufgestellten Zuschlagskriterien das wirtschaftlich günstigste Angebot vorgelegt hat. Diese Kriterien können gegebenenfalls in der vorgenannten Aufforderung präzisiert werden.
(5) Außer in hinlänglich begründeten Sonderfällen darf die Laufzeit eines dynamischen Beschaffungssystems vier Jahre nicht überschreiten.
Die öffentlichen Auftraggeber dürfen dieses System nicht in einer Weise anwenden, durch die der Wettbewerb behindert, eingeschränkt oder verfälscht wird.
Den betreffenden Wirtschaftsteilnehmern oder den am System teilnehmenden Parteien dürfen keine Bearbeitungsgebühren in Rechnung gestellt werden.
Artikel 132
Wettbewerblicher Dialog
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Wenn bei besonders komplexen Aufträgen der öffentliche Auftraggeber zu dem Schluss gelangt, dass die üblichen Modalitäten des offenen oder nichtoffenen Verfahrens keine Zuschlagserteilung nach dem Kriterium des wirtschaftlich günstigsten Angebots gestatten, kann er auf das Verfahren des wettbewerblichen Dialogs im Sinne von Artikel 29 der Richtlinie 2004/18/EG zurückgreifen.
Ein Auftrag gilt als besonders komplex, wenn der öffentliche Auftraggeber objektiv nicht in der Lage ist, die technischen Mittel, mit denen seinen Bedürfnissen oder Zielsetzungen am besten Rechnung getragen werden kann, zu definieren oder den rechtlichen oder finanziellen Rahmen eines Projekts zu bestimmen.
(2) Die öffentlichen Auftraggeber veröffentlichen eine Bekanntmachung, in der sie ihre Bedürfnisse und Anforderungen formulieren, die sie in dieser Bekanntmachung und/oder in einer Beschreibung näher erläutern.
(3) Die öffentlichen Auftraggeber eröffnen mit den nach Maßgabe der Kriterien gemäß Artikel 146 ausgewählten Bewerbern einen Dialog, dessen Ziel es ist, die Mittel, mit denen ihre Bedürfnisse am besten erfüllt werden können, zu ermitteln und festzulegen.
Die öffentlichen Auftraggeber tragen dafür Sorge, dass alle Bieter bei dem Dialog gleich behandelt werden. Insbesondere dürfen Lösungsvorschläge oder vertrauliche Informationen eines teilnehmenden Bewerbers nicht ohne dessen Zustimmung an die anderen Teilnehmer weitergegeben werden.
Die öffentlichen Auftraggeber können vorsehen, dass das Verfahren in verschiedenen aufeinander folgenden Phasen abgewickelt wird, um so die Zahl der in der Dialogphase zu erörternden Lösungen anhand der in der Bekanntmachung oder in der Beschreibung angegebenen Zuschlagskriterien zu verringern, sofern darin die Inanspruchnahme einer solchen Möglichkeit vorgesehen ist.
(4) Nachdem die öffentlichen Auftraggeber die Teilnehmer von den Ergebnissen des Dialogs in Kenntnis gesetzt haben, fordern sie diese auf, auf der Grundlage der eingereichten und in der Dialogphase näher ausgeführten Lösungen ihr endgültiges Angebot abzugeben. Diese Angebote müssen alle zur Ausführung des Projekts erforderlichen Einzelheiten enthalten.
Auf Verlangen des öffentlichen Auftraggebers können Klarstellungen, Präzisierungen, Feinabstimmungen und Ergänzungen zu diesen Angeboten gemacht werden. Diese dürfen jedoch keine Änderung der grundlegenden Elemente des Angebots oder der Ausschreibung zur Folge haben, die den Wettbewerb verfälschen oder sich diskriminierend auswirken könnte.
Auf Wunsch des öffentlichen Auftraggebers darf der Bieter, dessen Angebot als das wirtschaftlich günstigste ermittelt wurde, ersucht werden, bestimmte Aspekte des Angebots näher zu erläutern oder im Angebot enthaltene Zusagen zu bestätigen, sofern dies nicht dazu führt, dass wesentliche Aspekte des Angebots oder der Ausschreibung geändert werden, und sofern dies nicht die Gefahr von Wettbewerbsverzerrungen oder Diskriminierungen mit sich bringt.
(5) Die öffentlichen Auftraggeber können Prämien oder Zahlungen an die Teilnehmer am Dialog vorsehen.
Artikel 133
Gemeinsame Beschaffung
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
Führt ein Organ ein Vergabeverfahren gemeinsam mit einem öffentlichen Auftraggeber eines oder mehrerer Mitgliedstaaten, EFTA-Staaten oder Bewerberländer durch, finden die auf das betreffende Organ anwendbaren Vergaberegeln Anwendung.
In Fällen, in denen der Anteil der Mittel, für die der öffentliche Auftraggeber eines Mitgliedstaats verantwortlich ist oder die er verwaltet, am geschätzten Gesamtwert des Auftrags 50 % oder mehr beträgt, sowie in anderen hinlänglich begründeten Fällen kann das betreffende Organ beschließen, dass die für den öffentlichen einzelstaatlichen Auftraggeber geltenden Verfahrensregeln Anwendung finden, sofern diese als den Verfahrensregeln des Organs gleichwertig betrachtet werden können.
Bei gemeinsam mit öffentlichen Auftraggebern von Mitgliedstaaten, EFTA-Staaten oder Bewerberländern durchgeführten Vergabeverfahren legen das Organ und der öffentliche einzelstaatliche Auftraggeber insbesondere fest, welche praktischen Regeln für die Bewertung der Anträge auf Teilnahme oder der Angebote sowie für die Zuschlagserteilung gelten, welches Recht auf den Auftrag Anwendung findet und welches Gericht bei Streitigkeiten zuständig ist.
Artikel 134
Fälle, die das Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb rechtfertigen
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) In folgenden Fällen können die öffentlichen Auftraggeber ungeachtet des geschätzten Auftragswerts Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb vergeben:
a)
wenn im Rahmen des ursprünglichen offenen oder nichtoffenen Verfahrens keine oder keine geeigneten Angebote oder Teilnahmeanträge abgegeben worden sind, sofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen, wie sie in den Ausschreibungsunterlagen gemäß Artikel 138 festgelegt sind, nicht grundlegend geändert werden;
b)
wenn der Auftrag aus technischen oder künstlerischen Gründen oder aufgrund des Schutzes von Ausschließlichkeitsrechten nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden kann;
c)
soweit dies unbedingt erforderlich ist, wenn dringliche, zwingende Gründe im Zusammenhang mit Ereignissen, die die betreffenden öffentlichen Auftraggeber nicht voraussehen konnten, es nicht zulassen, die für die anderen Verfahren geltenden Fristen gemäß den Artikeln 152, 153 und 154 einzuhalten;
d)
wenn ein Dienstleistungsauftrag an einen Wettbewerb anschließt und nach der geltenden Regelung an den Preisträger oder an einen der Preisträger vergeben werden muss; in letzterem Fall sind alle Preisträger zur Teilnahme an den Verhandlungen aufzufordern;
e)
für zusätzliche Dienst- oder Bauleistungen, die weder in dem der Vergabe zugrunde liegenden Entwurf noch im ursprünglichen Vertrag vorgesehen waren, die aber wegen eines unvorhergesehenen Ereignisses zur Ausführung der darin beschriebenen Dienst- oder Bauleistung erforderlich sind, sofern die in Absatz 2 genannten Bedingungen vorliegen;
f)
für neue Dienst- oder Bauleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Dienst- oder Bauleistungen bestehen, die durch den gleichen öffentlichen Auftraggeber an den Auftragnehmer vergeben werden, der den ursprünglichen Auftrag erhalten hat, sofern sie einem Grundentwurf entsprechen und dieser Entwurf Gegenstand des ursprünglichen Auftrags war, der gemäß Absatz 3 nach einem offenen oder einem nichtoffenen Verfahren vergeben wurde;
g)
für Lieferaufträge:
i)
bei zusätzlichen Lieferungen, die entweder zur teilweisen Erneuerung von gelieferten Waren oder laufend genutzten Einrichtungen oder zur Erweiterung von Lieferungen oder bestehenden Einrichtungen bestimmt sind, wenn ein Wechsel des Lieferanten dazu führen würde, dass der öffentliche Auftraggeber Geräte anderer technischer Beschaffenheit kaufen müsste und dies eine technische Unvereinbarkeit oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung mit sich bringen würde; die Laufzeit dieser Aufträge darf drei Jahre nicht überschreiten;
ii)
wenn es sich um Erzeugnisse handelt, die nur zum Zweck von Forschungen, Versuchen, Untersuchungen oder Entwicklungen hergestellt werden, wobei unter diese Bestimmung nicht der Nachweis der Marktfähigkeit eines Produkts oder eine Serienfertigung zur Deckung der Forschungs- und Entwicklungskosten fällt;
iii)
bei auf einer Warenbörse notierten und gekauften Waren;
iv)
wenn Waren zu besonders günstigen Bedingungen bei Lieferanten, die ihre Geschäftstätigkeit endgültig einstellen, oder bei Insolvenz/Konkursverwaltern oder Liquidatoren im Rahmen eines Insolvenz/Konkurs-, Vergleichs- oder Ausgleichsverfahrens oder eines in den Rechts- oder Verwaltungsvorschriften eines Mitgliedstaats vorgesehenen gleichartigen Verfahrens erworben werden;
h)
für Immobilientransaktionen nach vorheriger Erkundung des lokalen Marktes;
i)
für Aufträge über juristische Dienstleistungen gemäß der CPV-Nomenklatur, die jedoch hinlänglich bekannt zu machen sind;
j)
für Aufträge, die vom Organ oder den von diesem ermächtigten Stellen für geheim erklärt worden sind oder deren Ausführung nach den geltenden Verwaltungsvorschriften besondere Sicherheitsmaßnahmen erfordert, oder wenn der Schutz wesentlicher Interessen der Union es gebietet.
(2) Für zusätzliche Dienstleistungen oder Bauarbeiten gemäß Absatz 1 Buchstabe e kann der öffentliche Auftraggeber Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb vergeben, sofern der betreffende Auftrag an den Auftragnehmer vergeben wird, der den Hauptauftrag ausführt:
a)
wenn sich diese zusätzlichen Aufträge in technischer und wirtschaftlicher Hinsicht nicht ohne wesentlichen Nachteil für den öffentlichen Auftraggeber vom Hauptauftrag trennen lassen,
b)
wenn diese Dienstleistungen oder Bauarbeiten zwar von der Ausführung des ursprünglichen Auftrags getrennt werden können, aber für dessen Vervollständigung unbedingt erforderlich sind.
Der Gesamtwert der zusätzlichen Aufträge darf jedoch 50 % des Wertes des Hauptauftrags nicht überschreiten.
(3) In Fällen gemäß Absatz 1 Buchstabe f muss die Möglichkeit der Anwendung eines Verhandlungsverfahrens bereits beim Aufruf zum Wettbewerb für den ersten Auftragsabschnitt angegeben werden; bei der Berechnung der Schwellenwerte gemäß Artikel 170 Absatz 1 wird der für die Fortführung der Dienst- oder Bauleistungen in Aussicht genommene Gesamtauftragswert zugrunde gelegt. Dieses Verfahren darf jedoch nur während der Ausführung des ursprünglichen Auftrags und bis höchstens drei Jahre nach Vertragsunterzeichnung angewandt werden.
Artikel 135
Fälle, die das Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb rechtfertigen
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) In folgenden Fällen können die öffentlichen Auftraggeber ungeachtet des geschätzten Auftragswerts Aufträge im Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb vergeben:
a)
wenn nach Abschluss eines offenen oder nichtoffenen Verfahrens oder eines wettbewerblichen Dialogs nicht ordnungsgemäße oder nach den Auswahl- bzw. Zuschlagskriterien unannehmbare Angebote vorliegen, sofern die ursprünglichen in den Ausschreibungsunterlagen nach Artikel 138 genannten Auftragsbedingungen nicht grundlegend geändert werden und unbeschadet der Anwendung von Absatz 2;
b)
in Ausnahmefällen, wenn es sich um Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen handelt, die ihrer Natur nach oder wegen der damit verbundenen Risiken eine vorherige globale Preisgestaltung durch den Bieter nicht zulassen;
c)
bei Dienstleistungsaufträgen, insbesondere finanzieller oder geistig schöpferischer Art, die dergestalt sind, dass vertragliche Spezifikationen nicht so genau festgelegt werden können, dass der Auftrag durch die Wahl des besten Angebots in Übereinstimmung mit den Vorschriften über offene und nichtoffene Verfahren vergeben werden kann;
d)
bei Bauaufträgen, wenn es sich um Bauarbeiten handelt, die ausschließlich für Zwecke der Forschung, der Erprobung oder Entwicklung und nicht mit dem Ziel der Gewährleistung der Rentabilität oder der Deckung der Forschungs- und Entwicklungskosten durchgeführt werden;
e)
bei Dienstleistungsaufträgen gemäß Anhang II Teil B der Richtlinie 2004/18/EG vorbehaltlich Artikel 134 Absatz 1 Buchstaben i und j und Artikel 134 Absatz 2 der vorliegenden Verordnung;
f)
bei Forschungs- und Entwicklungsdienstleistungen anderer Art als denjenigen, deren Ergebnisse ausschließlich dem öffentlichen Auftraggeber für seinen Gebrauch bei der Ausübung seiner eigenen Tätigkeit zugute kommen, sofern die Dienstleistung vollständig durch den Auftraggeber vergütet wird;
g)
bei Dienstleistungsaufträgen über Kauf, Entwicklung, Produktion und Koproduktion von Programmen für Rundfunk- und Fernsehanstalten sowie Aufträgen über die Ausstrahlung von Sendungen.
(2) In Fällen gemäß Absatz 1 Buchstabe a brauchen die öffentlichen Auftraggeber keinen Aufruf zum Wettbewerb zu veröffentlichen, wenn sie in das betreffende Verhandlungsverfahren alle die Bieter und nur die Bieter einbeziehen, die die Auswahlkriterien erfüllen und die im Verlauf des vorangegangenen Verfahrens Angebote eingereicht haben, die den formalen Voraussetzungen für das Vergabeverfahren entsprachen.
Artikel 136
Verfahren nach Aufforderung zur Interessenbekundung
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Aufträgen, deren Wert unter dem in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellenwert liegt, und vorbehaltlich der Artikel 134 und 135 kann der öffentliche Auftraggeber Aufforderungen zur Interessenbekundung einsetzen, um entweder
a)
eine Vorauswahl der Bewerber vorzunehmen, die im Rahmen künftiger nichtoffener Vergabeverfahren zur Abgabe von Angeboten aufgefordert werden sollen,
b)
oder ein Verzeichnis derjenigen Anbieter zu erstellen, die zur Abgabe von Teilnahmeanträgen oder Angeboten aufgefordert werden sollen.
(2) Das im Anschluss an eine Aufforderung zur Interessenbekundung erstellte Verzeichnis hat folgende Geltungsdauer:
a)
in Fällen nach Absatz 1 Buchstabe a höchstens drei Jahre, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Übersendung der in Artikel 124 Absatz 1 Buchstabe a genannten Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen;
b)
bei Verzeichnissen nach Absatz 1 Buchstabe b höchstens fünf Jahre, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Übersendung der in Artikel 124 Absatz 1 Buchstabe a genannten Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen.
Das Verzeichnis nach Unterabsatz 1 kann Unterverzeichnisse umfassen.
Während der Geltungsdauer des Verzeichnisses, mit Ausnahme der letzten drei Monate, können alle interessierten Personen Bewerbungen einreichen.
(3) Soll ein Auftrag vergeben werden, so fordert der öffentliche Auftraggeber alle in dem betreffenden Verzeichnis oder Unterverzeichnis genannten Bewerber oder Anbieter auf,
a)
in Fällen nach Absatz 1 Buchstabe a ein Angebot abzugeben oder
b)
in Fällen nach Absatz 1 Buchstabe b Folgendes zu übermitteln:
i)
Angebote, einschließlich Belege, die sich auf Ausschluss- und Auswahlkriterien beziehen, oder
ii)
Belege, die sich auf Ausschluss- und Auswahlkriterien beziehen, sowie anschließend, für diejenigen Bewerber oder Bieter, die diese Kriterien erfüllen, deren Angebote.
Artikel 137
Aufträge von geringem Wert
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Aufträge im Wert von höchstens 60 000 EUR können im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb vergeben werden, wenn wenigstens drei Bewerber konsultiert werden.
Erhält der öffentliche Auftraggeber nach Konsultation der Bewerber lediglich ein Angebot, das in technischer und administrativer Hinsicht gültig ist, kann der Auftrag erteilt werden, sofern die Zuschlagskriterien erfüllt sind.
(2) Aufträge von sehr geringem Wert, d. h. von bis zu 15 000 EUR, können im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb auf der Grundlage eines einzigen Angebots vergeben werden.
(3) Zahlungen für Ausgaben bis zu 1 000 EUR können auf der Grundlage von Rechnungen ohne vorheriges Vergabeverfahren geleistet werden.
Artikel 138
Ausschreibungsunterlagen
(Artikel 105 der Haushaltsordnung)
(1) Die Ausschreibungsunterlagen umfassen mindestens:
a)
die Aufforderung zur Angebotsabgabe oder zu Verhandlungen oder zur Teilnahme am Dialog im Rahmen des Verfahrens gemäß Artikel 132;
b)
die Spezifikationen, oder im Falle des wettbewerblichen Dialogs gemäß Artikel 132 eine Beschreibung des Bedarfs und der Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers, oder die Internet-Adresse, unter der diese Spezifikationen oder Beschreibungen abgerufen werden können;
c)
den auf der Grundlage des Mustervertrags ausgearbeiteten Vertragsentwurf.
Unterabsatz 1 Buchstabe c findet in Fällen, in denen aufgrund außergewöhnlicher und hinreichend begründeter Umstände der Mustervertrag nicht verwendet werden kann, keine Anwendung.
Die Ausschreibungsunterlagen müssen auf die gemäß den Artikeln 123 bis 126 erfolgte Veröffentlichung verweisen.
(2) Die Aufforderung zur Angebotsabgabe, zu Verhandlungen oder zum wettbewerblichen Dialog enthält mindestens Folgendes:
a)
Einzelheiten betreffend die Abgabe und Aufmachung der Angebote, insbesondere die Einreichungsfrist, die gegebenenfalls zu verwendenden Standardformblätter, die beizubringenden Dokumente, einschließlich Belege zur finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit gemäß Artikel 146, sofern diese nicht in der Auftragsbekanntmachung präzisiert wurden, sowie die Anschrift, an die die Angebote zu senden sind;
b)
den Hinweis, dass mit der Abgabe eines Angebots die Spezifikationen gemäß Absatz 1 akzeptiert werden, und dass der Bieter, falls er den Zuschlag erhält, während der Ausführung des Auftrags durch sein Angebot gebunden ist;
c)
die Geltungsdauer der Angebote, während der der Bieter sämtliche Bedingungen seines Angebots aufrechterhalten muss;
d)
das Verbot jeglichen Kontakts zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und dem Bieter während des gesamten Verfahrens, es sei denn in Ausnahmefällen unter den in Artikel 160 genannten Voraussetzungen, sowie die genauen Bedingungen für eine etwaige Besichtigung vor Ort, falls eine solche vorgesehen ist;
e)
beim wettbewerblichen Dialog den Termin und den Ort des Beginns der Konsultationsphase.
(3) Die Spezifikationen enthalten mindestens Folgendes:
a)
die für den Auftrag geltenden Ausschluss- und Auswahlkriterien, außer bei einem wettbewerblichen Dialog, bei einem nichtoffenen Verfahren und bei einem Verhandlungsverfahren nach Aufruf zum Wettbewerb gemäß Artikel 135; in diesen Fällen werden diese Kriterien lediglich in der Auftragsbekanntmachung oder in der Aufforderung zur Interessenbekundung genannt;
b)
die Zuschlagskriterien und ihre relative Gewichtung, oder gegebenenfalls eine Rangfolgendarstellung dieser Kriterien, falls diese Information nicht aus der Bekanntmachung hervorgeht;
c)
die technischen Spezifikationen gemäß Artikel 139;
d)
die für Varianten geltenden Mindestanforderungen bei Verfahren, bei denen gemäß Artikel 149 Absatz 2 das wirtschaftlich günstigste Angebot den Zuschlag erhält, sofern der öffentliche Auftraggeber derartige Varianten in der Auftragsbekanntmachung zugelassen hat;
e)
einen Hinweis auf die Anwendung des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union oder gegebenenfalls des Wiener Übereinkommens über diplomatische Beziehungen oder des Wiener Übereinkommens über konsularische Beziehungen;
f)
Angaben zur Art und Weise, wie der Marktzugang unter den Voraussetzungen des Artikels 172 nachgewiesen werden kann;
g)
bei dynamischen Beschaffungssystemen gemäß Artikel 131 die Art der in Betracht gezogenen Anschaffungen sowie alle erforderlichen Informationen betreffend das Beschaffungssystem, die verwendete elektronische Ausrüstung und die technischen Vorkehrungen und Merkmale der Verbindung.
(4) Der Mustervertrag nennt insbesondere:
a)
die bei Nichteinhaltung der Vertragsbestimmungen anwendbaren Schadenersatzpauschalen;
b)
die Angaben, die Rechnungen und Belege gemäß Artikel 102 enthalten müssen;
c)
die Bestimmung, dass in allen Fällen, in denen der öffentliche Auftraggeber ein Organ der Union ist, das Recht der Union, gegebenenfalls ergänzt durch das im Vertrag genannte nationale Recht, Anwendung findet;
d)
das bei Streitigkeiten zuständige Gericht.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe c darf der Vertragsentwurf bei Aufträgen nach Artikel 121 Absatz 1 lediglich auf das einzelstaatliche Recht Bezug nehmen.
(5) Der öffentliche Auftraggeber kann Informationen über den Teil des Auftrags verlangen, den der Bieter an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt, sowie über die Identität der Unterauftragnehmer. Der öffentliche Auftraggeber kann vom Bewerber und Bieter zusätzlich zu den Nachweisen nach Artikel 143 die in den Artikeln 146, 147 und 148 vorgesehenen Angaben zur finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des vorgesehenen Unterauftragnehmers verlangen, insbesondere wenn ein wesentlicher Teil des Auftrags weitervergeben wird.
Artikel 139
Technische Spezifikationen
(Artikel 105 der Haushaltsordnung)
(1) Die technischen Spezifikationen müssen für alle Bewerber und Bieter gleichermaßen zugänglich sein und dürfen den offenen Wettbewerb nicht in ungerechtfertigter Weise behindern.
Definiert werden durch die technischen Spezifikationen die Anforderungen an ein Erzeugnis, eine Dienstleistung oder ein Material bzw. eine Bauleistung, damit sie den durch den öffentlichen Auftraggeber festgelegten Verwendungszweck erfüllen.
(2) Zu den Anforderungen nach Absatz 1 gehören:
a)
Qualitätsstufen;
b)
Umweltleistung;
c)
soweit möglich Kriterien für den Zugang von Behinderten oder aber eine Konzeption für alle Benutzerkategorien;
d)
Konformitätsbewertungsstufen;
e)
Gebrauchstauglichkeit;
f)
Sicherheit oder Abmessungen, einschließlich - bei Lieferaufträgen - die Verkaufsbezeichnung und Gebrauchsanleitungen, Terminologie, Symbole, Prüfungen und Prüfverfahren, Verpackung, Kennzeichnung und Beschriftung, Produktionsverfahren und -methoden;
g)
bei Bauaufträgen die Verfahren zur Qualitätssicherung sowie die Vorschriften für die Planung und die Berechnung von Bauwerken, die Bedingungen für die Prüfung, Inspektion und Abnahme von Bauwerken, die Konstruktionsmethoden oder -verfahren und alle anderen technischen Anforderungen, die der öffentliche Auftraggeber bezüglich fertiger Bauwerke oder der dazu notwendigen Materialien oder Teile durch allgemeine und spezielle Vorschriften anzugeben in der Lage ist.
(3) Die technischen Spezifikationen werden in einer der folgenden Weisen festgelegt:
a)
unter Bezugnahme auf europäische Normen, auf europäische technische Zulassungen, auf gemeinsame technische Spezifikationen, falls vorhanden, auf internationale Normen oder auf andere von den europäischen Normungsgremien erarbeitete technische Bezugsgrößen oder, falls nicht vorhanden, auf gleichwertige nationale Normen. Jede Bezugnahme ist mit dem Zusatz „oder gleichwertige Art“ zu versehen;
b)
in Form von Leistungs- oder Funktionsanforderungen, die Umwelteigenschaften umfassen können und so genau zu fassen sind, dass sie den Bietern ein klares Bild vom Auftragsgegenstand vermitteln und dem öffentlichen Auftraggeber die Erteilung des Zuschlags ermöglichen;
c)
unter Bezugnahme auf beide Arten von Angaben.
(4) Macht der öffentliche Auftraggeber von der Möglichkeit Gebrauch, sich auf die in Absatz 3 Buchstabe a genannten Spezifikationen zu beziehen, so kann er ein Angebot nicht mit der Begründung ablehnen, dass es diesen Spezifikationen nicht entspricht, wenn der Bieter oder der Bewerber mit jedem geeigneten Mittel den öffentlichen Auftraggeber davon überzeugen kann, dass sein Angebot den Anforderungen gleichermaßen entspricht.
Als geeignetes Mittel hierzu kann eine technische Beschreibung des Herstellers oder ein Prüfbericht einer anerkannten Stelle gelten.
(5) Macht der öffentliche Auftraggeber von der Möglichkeit Gebrauch, die in Absatz 3 Buchstabe b genannten Leistungs- und Funktionsanforderungen vorzuschreiben, so kann er ein Angebot, das einer nationalen Norm, mit der eine europäische Norm umgesetzt wird, oder einer europäischen technischen Zulassung, einer gemeinsamen technischen Spezifikation, einer internationalen Norm oder einem von den europäischen Normungsgremien erarbeiteten technischen Bezugssystem entspricht, nicht zurückweisen, wenn diese Normen und Zulassungen die gleichen Leistungs- und Funktionsanforderungen aufweisen.
Der Bieter muss mit allen geeigneten Mitteln stichhaltig nachweisen, dass sein Angebot den Leistungs- oder Funktionsanforderungen des öffentlichen Auftraggebers entspricht. Als geeignetes Mittel hierzu kann eine technische Beschreibung des Herstellers oder ein Prüfbericht einer anerkannten Stelle gelten.
(6) Schreiben die öffentlichen Auftraggeber Umwelteigenschaften in Form von Leistungs- oder Funktionsanforderungen vor, so können sie die detaillierten Spezifikationen oder gegebenenfalls Teile davon verwenden, die in europäischen, (pluri-)nationalen Umweltgütezeichen oder anderen Umweltgütezeichen definiert sind, wenn
a)
diese sich zur Definition der Merkmale der Waren oder Dienstleistungen eignen, die Gegenstand des Auftrags sind;
b)
die Anforderungen an das Gütezeichen auf der Grundlage von wissenschaftlich abgesicherten Informationen ausgearbeitet werden;
c)
die Umweltgütezeichen im Rahmen eines Verfahrens erlassen werden, an dem interessierte Kreise - wie z. B. staatliche Stellen, Verbraucher, Hersteller, Händler und Umweltorganisationen - teilnehmen können;
d)
das Gütezeichen für alle Betroffenen zugänglich und verfügbar ist.
(7) Die öffentlichen Auftraggeber können angeben, dass bei Waren oder Dienstleistungen, die mit einem Umweltgütezeichen ausgestattet sind, vermutet wird, dass sie den in den Vertragsdokumenten festgelegten technischen Spezifikationen genügen; sie müssen jedes andere geeignete Beweismittel, wie technische Unterlagen des Herstellers oder Prüfberichte anerkannter Stellen, akzeptieren. Anerkannte Stellen im Sinne der Absätze 4, 5 und 6 sind die Prüf- und Eichlaboratorien sowie die Inspektions- und Zertifizierungsstellen, die den anwendbaren europäischen Normen genügen.
(8) Außer in durch den Vertragsgegenstand hinreichend begründeten Ausnahmefällen dürfen diese Spezifikationen keine Hinweise auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft oder besondere Herstellungsverfahren enthalten. Ebenfalls untersagt ist die Angabe von Marken und Patenten sowie bestimmter Ursprungs- oder Produktionsbezeichnungen, die zur Bevorzugung oder zum Ausschluss bestimmter Erzeugnisse oder Anbieter führen würde.
Wenn der öffentliche Auftraggeber den Auftragsgegenstand nicht durch hinreichend genaue, allgemein verständliche Bezeichnungen beschreiben kann, sind derartige Verweise mit dem Zusatz „oder gleichwertiger Art“ zu versehen.
Artikel 140
Preisanpassung
(Artikel 105 der Haushaltsordnung)
(1) In den Ausschreibungsunterlagen wird angegeben, ob die Angebote zu Festpreisen und ohne Preisanpassungsklausel einzureichen sind.
(2) Wenn nicht, sind die Bedingungen und Berechnungsweisen für Preisanpassungen während der Laufzeit des Vertrags anzugeben. Der öffentliche Auftraggeber berücksichtigt dabei insbesondere folgende Aspekte:
a)
Art des Auftrags und Wirtschaftskonjunktur;
b)
Art und Dauer der Aufgaben und des Vertrags;
c)
die eigenen finanziellen Interessen.
Artikel 141
Rechtswidrige Handlungen, die einen Ausschluss begründen
(Artikel 106 der Haushaltsordnung)
Die Fälle gemäß Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe e der Haushaltsordnung umfassen alle rechtswidrigen Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union, insbesondere
a)
Fälle von Betrug gemäß Artikel 1 des mit dem Rechtsakt des Rates vom 26. Juli 1995 ausgearbeiteten Übereinkommens über den Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften (12);
b)
Fälle von Korruption gemäß Artikel 3 des mit dem Rechtsakt des Rates vom 26. Mai 1997 ausgearbeiteten Übereinkommens über die Bekämpfung der Bestechung, an der Beamte der Europäischen Gemeinschaften oder der Mitgliedstaaten der Europäischen Union beteiligt sind (13);
c)
Fälle von Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung gemäß Artikel 2 des Rahmenbeschlusses 2008/841/JI des Rates vom 24. Oktober 2008 zur Bekämpfung der organisierten Kriminalität (14);
d)
Fälle von Geldwäsche gemäß Artikel 1 der Richtlinie 2005/60/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Oktober 2005 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung (15);
e)
terroristische Straftaten, Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten sowie Anstiftung zu, Mittäterschaft bei oder Versuch der Begehung einer solchen Straftat gemäß den Artikeln 1, 3 und 4 des Rahmenbeschlusses 2002/475/JI des Rates vom 13. Juni 2002 zur Terrorismusbekämpfung (16).
Artikel 142
Anwendung der Ausschlusskriterien und Dauer des Ausschlusses
(Artikel 106, 107, 108 und 109 der Haushaltsordnung)
(1) Im Sinne der Verhältnismäßigkeit berücksichtigt das zuständige Organ bei der Festlegung der Ausschlussdauer insbesondere die Schwere des Tatbestands, einschließlich seiner Auswirkungen auf die finanziellen Interessen und den Ruf der Union, die seit dem Tatbestand verstrichene Zeit, die Dauer seines Bestehens, ob es sich um einen Wiederholungsfall handelt, ob Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt und welche Abhilfemaßnahmen der Betreffende ergriffen hat.
Bei der Festlegung der Ausschlussdauer gibt das zuständige Organ dem Bewerber oder Bieter Gelegenheit zur Stellungnahme.
Wird die Ausschlussdauer nach geltendem Recht von den in Artikel 108 Absätze 2 und 3 der Haushaltsordnung genannten Behörden oder Einrichtungen festgelegt, so wendet die Kommission diesen Ausschluss für einen Zeitraum an, der die maximale Dauer gemäß Artikel 106 Absatz 4 der Haushaltsordnung nicht übersteigen darf. Der Zeitraum nach Artikel 106 Absatz 4 der Haushaltsordnung beträgt maximal fünf Jahre und läuft ab folgenden Zeitpunkten:
a)
in Fällen gemäß Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben b und e der Haushaltsordnung ab dem Erlass des rechtskräftigen Urteils;
b)
in Fällen gemäß Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe c der Haushaltsordnung, in denen die Verfehlung im Zusammenhang mit Aufträgen mit dem betreffenden Organ steht, ab dem auf den Verstoß folgenden Tag oder, bei anhaltendem oder wiederholtem Verstoß, ab dem Tag, an dem der Verstoß aufhört.
Wenn die schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nach Unterabsatz 3 Buchstabe b in einem Beschluss einer Behörde oder internationalen Organisation festgestellt wurde, ist der Zeitpunkt des Beschlusses maßgebend.
Bei Rückfälligkeit innerhalb von fünf Jahren nach den in Unterabsatz 3 Buchstaben a und b genannten Zeitpunkten kann die Ausschlussdauer nach Maßgabe von Absatz 1 auf zehn Jahre verlängert werden.
(2) Solange sich ein Bewerber oder Bieter in einer Situation nach Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben a oder d der Haushaltsordnung befindet, wird er von Auftragsvergabe- und Finanzhilfeverfahren ausgeschlossen.
Artikel 143
Nachweise
(Artikel 106 und 107 der Haushaltsordnung)
(1) Bewerber und Bieter müssen eine ordnungsgemäß unterzeichnete und datierte ehrenwörtliche Erklärung abgeben, in der sie versichern, dass sie sich nicht in einer der in den Artikeln 106 und 107 der Haushaltsordnung genannten Situationen befinden.
Wenn der öffentliche Auftraggeber im nichtoffenen Verfahren, im wettbewerblichen Dialog oder im Verhandlungsverfahren nach Aufruf zum Wettbewerb die Anzahl der Bewerber beschränkt, die er zur Teilnahme an den Verhandlungen bzw. zur Angebotsabgabe auffordert, so müssen alle Bewerber die in Absatz 3 genannten Bescheinigungen beibringen.
Nach Maßgabe der Ergebnisse seiner Risikoanalyse kann der öffentliche Auftraggeber bei Verträgen nach Artikel 137 Absatz 2 davon absehen, die in Unterabsatz 1 vorgesehene Erklärung zu verlangen. Bei Verträgen gemäß Artikel 265 Absatz 1, Artikel 267 Absatz 1 und Artikel 269 Absatz 1 kann der öffentliche Auftraggeber jedoch davon absehen, diese Erklärung zu verlangen, wenn der Auftragswert höchstens 20 000 EUR beträgt.
(2) In folgenden Fällen muss der Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, binnen einer vom öffentlichen Auftraggeber festgesetzten Frist und vor der Unterzeichnung des Vertrags seine Erklärung gemäß Absatz 1 durch die in Absatz 3 genannten Nachweise belegen:
a)
bei Aufträgen, die die Organe auf eigene Rechnung vergeben und bei denen die in Artikel 170 Absatz 1 genannten Schwellenwerte erreicht oder überschritten werden;
b)
bei Aufträgen im Zusammenhang mit Maßnahmen im Außenbereich, deren Wert die in Artikel 265 Absatz 1 Buchstabe a, Artikel 267 Absatz 1 Buchstabe a oder Artikel 269 Absatz 1 Buchstabe a genannten Schwellenwerte erreicht oder überschreitet.
Bei Aufträgen unterhalb der Schwellenwerte nach Unterabsatz 1 Buchstaben a und b kann der öffentliche Auftraggeber, der befürchtet, dass auf den Bieter, der den Auftrag erhalten soll, ein Ausschlusskriterium zutreffen könnte, von dem Bieter die in Absatz 3 genannten Nachweise verlangen.
(3) Der öffentliche Auftraggeber akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass keiner der in Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben a, b und e der Haushaltsordnung genannten Fälle auf den Bewerber oder Bieter, der den Auftrag erhalten soll, zutrifft, einen Strafregisterauszug neueren Datums oder ersatzweise eine von einer Justiz- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes ausgestellte gleichwertige Bescheinigung neueren Datums, aus der hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind. Der öffentliche Auftraggeber akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass die in Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben a und d der Haushaltsordnung genannten Fälle auf den Bewerber oder Bieter nicht zutreffen, eine von der zuständigen Behörde des betreffenden Staates ausgestellte Bescheinigung neueren Datums.
In dem Fall, dass die in Unterabsatz 1 genannte Bescheinigung von dem betreffenden Land nicht ausgestellt wird, sowie in den übrigen in Artikel 106 der Haushaltsordnung genannten Ausschlussfällen, kann sie durch eine eidesstattliche oder eine ehrenwörtliche Erklärung ersetzt werden, die der betreffende Bewerber oder Bieter vor einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder einer dafür zuständigen Berufsorganisation seines Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt.
(4) Je nach dem Recht des Landes, in dem der Bewerber oder Bieter niedergelassen ist, betreffen die in den Absätzen 1 und 3 genannten Urkunden juristische und/oder natürliche Personen, einschließlich, wenn der öffentliche Auftraggeber es für erforderlich hält, der Unternehmensleiter oder der Personen, die in Bezug auf den Bewerber oder Bieter über eine Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnis verfügen.
(5) Wenn die öffentlichen Auftraggeber befürchten müssen, dass auf Bewerber oder Bieter ein Ausschlusskriterium zutrifft, können sie bei den in Absatz 3 genannten zuständigen Behörden die nach ihrem Ermessen erforderlichen ergänzenden Informationen einholen.
(6) Der öffentliche Auftraggeber kann einen Bewerber oder Bieter von der Verpflichtung zur Vorlage des in Absatz 3 genannten Nachweises entbinden, wenn ein solcher Nachweis bereits zu Zwecken eines anderen Vergabeverfahrens vorgelegt wurde, die Ausstellung des Nachweises nicht länger als ein Jahr zurückliegt und der Nachweis nach wie vor gültig ist.
In diesem Fall versichert der Bewerber oder Bieter in einer ehrenwörtlichen Erklärung, dass er im Rahmen eines vorausgegangenen Vergabeverfahrens bereits einen solchen Nachweis erbracht hat, der unverändert Gültigkeit besitzt.
(7) Auf Verlangen des öffentlichen Auftraggebers muss der Bewerber oder Bieter eine ehrenwörtliche Erklärung des vorgesehenen Unterauftragnehmers vorlegen, in der dieser erklärt, dass er sich nicht in einer der Situationen nach den Artikeln 106 oder 107 der Haushaltsordnung befindet.
Hat der öffentliche Auftraggeber Bedenken in Bezug auf diese ehrenwörtliche Erklärung, verlangt er die Nachweise nach den Absätzen 3 und 4. Gegebenenfalls findet Absatz 5 Anwendung.
Artikel 144
Zentrale Datenbank
(Artikel 108 der Haushaltsordnung)
(1) Die Organe, Exekutivagenturen und Einrichtungen nach Artikel 108 Absatz 1 der Haushaltsordnung übermitteln der Kommission nach dem von dieser vorgegebenen Muster Informationen über Dritte, die sich in einer der Ausschlusssituationen nach Artikel 106, Artikel 107, Artikel 109 Absatz 1 Buchstabe b und Artikel 109 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung befinden, die Gründe für den Ausschluss und dessen Dauer.
Desgleichen übermitteln sie Informationen über natürliche oder juristische Personen, die gegenüber einem Dritten mit Rechtspersönlichkeit Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnisse haben und sich in einer der Situationen nach Artikel 106, Artikel 107, Artikel 109 Absatz 1 Buchstabe b und Artikel 109 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung befunden haben.
Zu Dritten, die sich in einer Ausschlusssituation nach Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe e der Haushaltsordnung befinden und deren Verhalten den finanziellen Interessen der Union geschadet hat, und zu natürlichen oder juristischen Personen, die gegenüber einem solchen Dritten mit Rechtspersönlichkeit Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnisse haben, übermitteln die in Artikel 108 Absätze 2 und 3 der Haushaltsordnung genannten Behörden und Einrichtungen der Kommission nach dem von dieser vorgegebenen Muster folgende Informationen:
a)
Art ihrer Verurteilung;
b)
gegebenenfalls Dauer des Ausschlusses von der Auftragsvergabe.
(2) Die Organe, Agenturen, Behörden und Einrichtungen nach Absatz 1 benennen die Personen, die befugt sind, Informationen für die Datenbank an die Kommission zu übermitteln und Informationen aus der Datenbank von der Kommission entgegenzunehmen.
Die von den Organen, Agenturen, Behörden und Einrichtungen nach Artikel 108 Absatz 1 der Haushaltsordnung benannten Personen übermitteln die Informationen möglichst umgehend dem Rechnungsführer der Kommission und beantragen gegebenenfalls die Erfassung, Änderung oder Löschung bestimmter Daten in der Datenbank.
Die von den Behörden und Einrichtungen nach Artikel 108 Absatz 2 der Haushaltsordnung benannten Personen übermitteln die erforderlichen Informationen dem für das betreffende Programm oder die betreffende Maßnahme zuständigen Anweisungsbefugten der Kommission innerhalb von drei Monaten nach Ergehen des betreffenden Urteils.
Der Rechnungsführer der Kommission erfasst, ändert oder löscht die Daten in der Datenbank. Er übermittelt den benannten Personen die validierten Informationen der Datenbank jeden Monat über eine gesicherte Verbindung.
(3) Die Organe, Agenturen, Behörden und Einrichtungen nach Absatz 1 bestätigen der Kommission, dass die von ihnen übermittelten Informationen nach Maßgabe der Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (17) zusammengestellt und übermittelt wurden.
Sie unterrichten insbesondere sämtliche Dritte und Personen nach Absatz 1 im Voraus darüber, dass ihre Angaben in die Datenbank aufgenommen und von der Kommission den gemäß Absatz 2 benannten Personen übermittelt werden können. Sie aktualisieren die übermittelten Informationen, wenn die entsprechenden Daten berichtigt, gelöscht oder abgeändert wurden.
Jeder, für den ein Eintrag in der Datenbank besteht, kann beim Rechnungsführer der Kommission beantragen, über alle gespeicherten Daten, die ihn betreffen, informiert zu werden.
(4) Die Mitgliedstaaten unterstützen die Kommission mit Maßnahmen, die darauf abzielen, die Datenbank im Einklang mit den Bestimmungen der Richtlinie 95/46/EG möglichst effizient zu verwalten.
Mit den Behörden von Drittländern und sämtlichen Einrichtungen nach Artikel 108 Absätze 2 und 3 der Haushaltsordnung werden entsprechende Vereinbarungen getroffen, damit diese Bestimmungen und die Grundsätze zum Schutz personenbezogener Daten eingehalten werden.
Artikel 145
Verwaltungsrechtliche und finanzielle Sanktionen
(Artikel 109 und 131 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der Anwendung von Vertragsstrafen werden Bewerber oder Bieter und Auftragnehmer, die falsche Erklärungen abgegeben, wesentliche Fehler, Unregelmäßigkeiten oder Betrug begangen oder ihre Vertragspflichten in schwerwiegender Weise verletzt haben, für eine Höchstdauer von fünf Jahren, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Feststellung des im Rahmen eines kontradiktorischen Verfahrens mit dem Bewerber, Bieter oder Auftragnehmer bestätigten Verstoßes, von aus dem Haushalt der Union finanzierten Aufträgen oder Finanzhilfen ausgeschlossen.
Bei Rückfälligkeit innerhalb von fünf Jahren nach dem in Unterabsatz 1 genannten Zeitpunkt kann die Ausschlussdauer auf zehn Jahre verlängert werden.
(2) Gegen Bewerber oder Bieter, die falsche Erklärungen abgegeben oder wesentliche Fehler, Unregelmäßigkeiten oder Betrug begangen haben, können außerdem finanzielle Sanktionen in Höhe von 2 % bis 10 % des geschätzten Gesamtwerts des vorgesehenen Auftrags verhängt werden.
Gegen Auftragnehmer, die ihre Vertragspflichten in schwerwiegender Weise verletzt haben, können finanzielle Sanktionen in Höhe von 2 % bis 10 % des Gesamtwerts des betreffenden Auftrags verhängt werden.
Dieser Satz kann bei Rückfälligkeit innerhalb von fünf Jahren nach dem in Absatz 1 Unterabsatz 1 genannten Zeitpunkt auf 4 % bis 20 % angehoben werden.
(3) Das betreffende Organ legt die verwaltungsrechtlichen oder finanziellen Sanktionen unter Berücksichtigung insbesondere der in Artikel 142 Absatz 1 genannten Elemente fest.
Artikel 146
Auswahlkriterien
(Artikel 110 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Der öffentliche Auftraggeber legt klare, nicht diskriminierende Auswahlkriterien fest.
(2) Die Auswahlkriterien werden bei jedem Vergabeverfahren zur Beurteilung der finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Bewerber bzw. Bieter angewandt.
Der öffentliche Auftraggeber kann Mindestanforderungen festlegen, unterhalb deren Bewerber nicht für den Auftrag ausgewählt werden dürfen.
(3) Bieter oder Bewerber können aufgefordert werden, den Nachweis zu erbringen, dass sie nach nationalem Recht zur Erbringung der Auftragsleistung befugt sind: Eintrag in das Berufs- oder Handelsregister, eidesstattliche Erklärung oder Bescheinigung, Mitgliedschaft in einem Fachverband, ausdrückliche Genehmigung, Eintrag in das Mehrwertsteuerregister.
(4) Der öffentliche Auftraggeber nennt in der Bekanntmachung des Auftrags, in der Aufforderung zur Interessenbekundung oder in der Aufforderung zur Angebotsabgabe die Referenzen, anhand deren Bieter oder Bewerber ihren Stand und ihre Rechtsfähigkeit nachweisen können.
(5) Der Umfang der vom Auftraggeber verlangten Informationen, die Bewerber oder Bieter zum Nachweis ihrer finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vorzulegen haben, sowie die Mindestanforderungen gemäß Absatz 2 müssen im Verhältnis zum Auftragsgegenstand stehen und die legitimen Interessen der Wirtschaftsteilnehmer, insbesondere hinsichtlich des Schutzes ihrer technischen und betrieblichen Geheimnisse, berücksichtigen.
(6) Bei folgenden Aufträgen kann der öffentliche Auftraggeber je nach Bewertung des Risikos von einem dokumentarischen Nachweis der finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Bewerber oder Bieter absehen:
a)
bei Aufträgen, die die Organe auf eigene Rechnung vergeben und die den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Schwellenwert nicht überschreiten;
b)
bei Aufträgen im Zusammenhang mit Maßnahmen im Außenbereich, deren Wert die in Artikel 265 Absatz 1 Buchstabe a, Artikel 267 Absatz 1 Buchstabe a und Artikel 269 Absatz 1 Buchstabe a genannten Schwellenwerte nicht erreicht.
Beschließt der öffentliche Auftraggeber von dem dokumentarischen Nachweis der finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Bewerber oder Bieter abzusehen, dürfen keine Vorfinanzierungen vorgenommen werden, solange keine Sicherheit in gleicher Höhe geleistet wurde.
Artikel 147
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
(Artikel 110 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit kann insbesondere durch einen oder mehrere der folgenden Nachweise belegt werden:
a)
Erklärung der Bank oder, gegebenenfalls, Nachweis einer entsprechenden Berufshaftpflichtversicherung;
b)
Jahresabschlüsse der letzten drei Geschäftsjahre;
c)
Erklärung über den Gesamtumsatz und über den Umsatz im auftragsrelevanten Tätigkeitsbereich, die während der letzten drei Geschäftsjahre erwirtschaftet wurden.
(2) Der öffentliche Auftraggeber kann einen Bewerber oder Bieter von der Verpflichtung zur Vorlage des in Absatz 1 genannten Nachweises entbinden, wenn ein solcher Nachweis bereits zu Zwecken eines anderen Vergabeverfahrens vorgelegt wurde und dieser den in Absatz 1 genannten Kriterien noch entspricht.
Kann ein Bieter oder Bewerber wegen eines vom öffentlichen Auftraggeber anerkannten außergewöhnlichen Grundes die geforderten Unterlagen nicht beibringen, so kann er den Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, vom öffentlichen Auftraggeber für geeignet erachteter Belege erbringen.
(3) Ein Wirtschaftsteilnehmer kann gegebenenfalls für einen bestimmten Auftrag auf die Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen verweisen, unabhängig davon welche rechtlichen Beziehungen zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehen. In diesem Fall muss er dem öffentlichen Auftraggeber beweisen, dass er für die Ausführung des Auftrags über die notwendigen Mittel verfügen wird, z. B. durch Beibringung der Verpflichtungserklärung der betreffenden Unternehmen, ihm diese Mittel zur Verfügung zu stellen.
Der öffentliche Auftraggeber kann vorschreiben, dass der Wirtschaftsteilnehmer und die Unternehmen nach Unterabsatz 1 gemeinsam für die Auftragsausführung haften.
Unter denselben Voraussetzungen können sich Gruppen von Wirtschaftsteilnehmern nach Artikel 121 Absatz 5 auf die Kapazitäten der Mitglieder der Gruppe oder anderer Unternehmen stützen.
Artikel 148
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
(Artikel 110 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit der Wirtschaftsteilnehmer wird gemäß den Absätzen 2 und 3 überprüft. Bei der Vergabe öffentlicher Lieferaufträge, die Verlege- oder Einbauarbeiten, Dienstleistungen und/oder Bauarbeiten erfordern, wird diese Leistungsfähigkeit insbesondere anhand der Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Erfahrung und Zuverlässigkeit beurteilt.
(2) Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit der Wirtschaftsteilnehmer kann je nach Art, Umfang und Verwendungszweck der Lieferungen, Dienstleistungen oder Arbeiten, die Gegenstand des Auftrags sind, durch einen oder mehrere der folgenden Nachweise belegt werden:
a)
durch Studiennachweise und Bescheinigungen über die berufliche Befähigung des Dienstleistungserbringers oder Bauunternehmers und/oder der Führungskräfte des Unternehmens, insbesondere der für die Dienstleistungen bzw. Arbeiten verantwortlichen Person oder Personen;
b)
durch Vorlage einer Liste:
i)
der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten Dienstleistungen oder Lieferungen mit Angabe des Werts, des Ausführungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers;
ii)
der in den letzten fünf Jahren erbrachten Bauleistungen unter Angabe des Werts, des Zeitpunkts und des Orts der Ausführung;
c)
durch Beschreibung der technischen Ausrüstung, der Geräte und des Materials, die für die Ausführung eines Dienstleistungs- oder Bauauftrags verwendet werden;
d)
durch die Beschreibung der technischen Ausrüstung und der Maßnahmen zur Qualitätssicherung der Lieferungen und Dienstleistungen sowie der Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten des Unternehmens;
e)
durch Angabe der technischen Leitung oder der technischen Stellen, unabhängig davon, ob sie zum Unternehmen gehören oder nicht, und zwar insbesondere derjenigen, die mit der Qualitätskontrolle beauftragt sind;
f)
bei Lieferungen durch Vorlage von Mustern, Beschreibungen und/oder Fotografien und/oder von Bescheinigungen, die von für die Qualitätskontrolle als zuständig anerkannten Instituten oder amtlichen Stellen ausgestellt wurden und in denen bestätigt wird, dass die Erzeugnisse den Spezifikationen oder geltenden Normen entsprechen;
g)
durch eine Erklärung über die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Dienstleistungserbringers oder des Bauunternehmers und die Zahl der Führungskräfte in den letzten drei Jahren;
h)
durch Angabe des Teils des Auftrags, den der Dienstleistungserbringer möglicherweise an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt;
i)
bei öffentlichen Bau- und Dienstleistungsaufträgen - und nur in einschlägigen Fällen - durch Angabe der Umweltmanagementmaßnahmen, die der Wirtschaftsteilnehmer bei der Ausführung des Auftrags anwenden will.
Handelt es sich bei dem Empfänger der in Unterabsatz 1 Buchstabe b Ziffer i genannten Dienstleistungen und Lieferungen um einen öffentlichen Auftraggeber, so sind von der zuständigen Behörde ausgestellte oder beglaubigte Bescheinigungen über die Ausführung vorzulegen.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe b Ziffer ii sind für die wichtigsten Bauleistungen Bescheinigungen über die ordnungsgemäße Ausführung vorzulegen, aus denen hervorgeht, ob die Arbeiten fachgerecht und ordnungsgemäß ausgeführt wurden.
(3) Sind die zu erbringenden Dienstleistungen oder zu liefernden Waren komplexer Art oder sollen sie ausnahmsweise einem besonderen Zweck dienen, kann die technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch eine Kontrolle nachgewiesen werden, die vom öffentlichen Auftraggeber oder in dessen Namen von einer zuständigen amtlichen Stelle durchgeführt wird, die sich dazu bereiterklärt und sich in dem Land befindet, in dem der Dienstleistungserbringer oder Lieferant ansässig ist. Diese Kontrolle betrifft die technische Leistungsfähigkeit und Produktionskapazität sowie erforderlichenfalls die Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten des Lieferanten sowie die zur Gewährleistung der Qualität getroffenen Vorkehrungen.
(4) Die vom öffentlichen Auftraggeber zum Nachweis dafür, dass der Wirtschaftsteilnehmer bestimmte Qualitätssicherungsnormen erfüllt, verlangten Bescheinigungen unabhängiger Stellen nehmen auf Qualitätssicherungsverfahren Bezug, die den einschlägigen europäischen Normen genügen und von entsprechenden Stellen zertifiziert sind. Der öffentliche Auftraggeber erkennt auch den Nachweis von gleichwertigen Qualitätssicherungsmaßnahmen an, wenn der Wirtschaftsteilnehmer geltend macht, dass er keinen Zugang zu den betreffenden Bescheinigungen hat oder diese innerhalb der einschlägigen Fristen nicht erhalten kann.
(5) Die vom öffentlichen Auftraggeber zum Nachweis dafür, dass der Wirtschaftsteilnehmer bestimmte Umweltnormen erfüllt, verlangten Bescheinigungen unabhängiger Stellen nehmen auf das System der Europäischen Union für das Umweltmanagement und die Umweltbetriebsprüfung (EMAS), auf andere nach Artikel 45 der Verordnung (EG) Nr. 1221/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates (18) anerkannte Umweltmanagementsysteme oder auf andere Umweltmanagementnormen Bezug, die den einschlägigen europäischen oder internationalen Normen genügen und von entsprechenden Stellen zertifiziert sind. Gleichwertige Bescheinigungen von Stellen aus anderen Mitgliedstaaten werden anerkannt. Die öffentlichen Auftraggeber akzeptieren auch andere Nachweise für gleichwertige Umweltmanagementmaßnahmen, die von den Wirtschaftsteilnehmern vorgelegt werden.
(6) Ein Wirtschaftsteilnehmer kann gegebenenfalls für einen bestimmten Auftrag auf die Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen verweisen, unabhängig davon, welche rechtlichen Beziehungen zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehen. In diesem Fall muss er dem öffentlichen Auftraggeber beweisen, dass er für die Ausführung des Auftrags über die notwendigen Mittel verfügen wird, z. B. durch Beibringung der Verpflichtungserklärung der betreffenden Unternehmen, ihm diese Mittel zur Verfügung zu stellen.
Unter denselben Voraussetzungen können sich Gruppen von Wirtschaftsteilnehmern nach Artikel 121 Absatz 5 auf die Kapazitäten der Mitglieder der Gruppe oder anderer Unternehmen stützen.
(7) Im Falle von Bauaufträgen, Dienstleistungsaufträgen sowie Verlege- und Installationsarbeiten im Zusammenhang mit einem Lieferauftrag können die öffentlichen Auftraggeber vorschreiben, dass bestimmte kritische Aufgaben direkt vom Bieter selbst oder - wenn ein Bieter einer Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern gemäß Artikel 121 Absatz 6 angehört - von einem Gruppenteilnehmer ausgeführt werden.
(8) Wenn der öffentliche Auftraggeber feststellt, dass kollidierende Interessen vorhanden sind, die die Auftragsausführung negativ beeinflussen können, kann er zu dem Schluss kommen, dass der betreffende Wirtschaftsteilnehmer nicht die geforderte Leistung gewährleistet.
Artikel 149
Zuschlagsmodalitäten und -kriterien
(Artikel 110 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet des Artikels 107 der Haushaltsordnung bestehen für die Erteilung des Zuschlags zwei Möglichkeiten:
a)
bei der Vergabe im Preiswettbewerb erhält das unter allen ordnungsgemäßen und anforderungsgerechten Angeboten preisgünstigste Angebot den Zuschlag;
b)
bei der Vergabe im Leistungswettbewerb erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot den Zuschlag.
(2) Zur Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots berücksichtigt der öffentliche Auftraggeber den angebotenen Preis sowie je nach Vertragsgegenstand verschiedene Qualitätskriterien wie technischer Wert, Ästhetik und Zweckmäßigkeit, Umweltaspekte, Betriebskosten, Wirtschaftlichkeit, Ausführungs- oder Lieferfrist, Kundendienst und technische Unterstützung. Der öffentliche Auftraggeber kann Qualitätsmindeststandards vorschreiben, die ein Angebot erfüllen muss, um nicht abgelehnt zu werden.
(3) Der öffentliche Auftraggeber macht in der Bekanntmachung des Auftrags oder in den Spezifikationen oder in der Beschreibung genaue Angaben zur relativen Gewichtung der Kriterien, die bei der Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots zugrunde gelegt werden. Diese Gewichtung kann mittels einer Marge angegeben werden, deren größte Bandbreite angemessen sein muss.
Unbeschadet der Tarife, die das Organ für die Vergütung bestimmter Dienstleistungen, z. B. für Sachverständigengutachten, zugrunde legt, darf die relative Gewichtung des Preiskriteriums gegenüber den anderen Kriterien nicht dazu führen, dass das Preiskriterium bei der Wahl des Auftragnehmers seine Bedeutung verliert.
Ist bedingt durch die Art des Auftrags eine solche Gewichtung aus technischen Gründen ausnahmsweise nicht möglich, so gibt der öffentliche Auftraggeber lediglich die Reihenfolge an, in der diese Kriterien mit abnehmender Bedeutung angewandt werden.
Artikel 150
Durchführung von elektronischen Auktionen
(Artikel 110 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Die öffentlichen Auftraggeber können auf elektronische Auktionen zurückgreifen, bei denen neue, nach unten revidierte Preise und/oder neue, auf bestimmte Komponenten der Angebote abstellende Werte vorgelegt werden.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 verwenden die öffentlichen Auftraggeber nach einer vollständigen ersten Bewertung der Angebote ein iteratives elektronisches Verfahren (elektronische Auktion), das den Angeboten anhand automatischer Bewertungsmethoden eine Rangfolge zuweist.
(2) Im offenen und nichtoffenen Verfahren sowie im Verhandlungsverfahren können die öffentlichen Auftraggeber im Falle des Artikels 135 Absatz 1 Buchstabe a beschließen, dass der Vergabe eines öffentlichen Auftrags eine elektronische Auktion vorausgeht, sofern die Spezifikationen hinreichend präzise beschrieben werden können.
Eine elektronische Auktion kann unter den gleichen Bedingungen auch bei einem erneuten Aufruf zum Wettbewerb der Parteien eines Rahmenvertrags nach Artikel 122 Absatz 3 Buchstabe b und bei Eröffnung des Wettbewerbs zur Vergabe von Aufträgen im Rahmen des in Artikel 131 genannten dynamischen Beschaffungssystems durchgeführt werden.
Die elektronische Auktion erstreckt sich entweder allein auf die Preise, wenn der Zuschlag für den Auftrag im Preiswettbewerb erteilt wird, oder auf die Preise und/oder die Werte der in den Spezifikationen genannten Angebotskomponenten, wenn der Zuschlag für den Auftrag im Leistungswettbewerb erteilt wird.
(3) Öffentliche Auftraggeber, die die Durchführung einer elektronischen Auktion beschließen, weisen in der Bekanntmachung darauf hin.
Die Spezifikationen enthalten unter anderem folgende Informationen:
a)
die Komponenten, deren Werte Gegenstand der elektronischen Auktion sein werden, sofern diese Komponenten so quantifizierbar sind, dass sie in Ziffern oder in Prozentangaben ausgedrückt werden können;
b)
gegebenenfalls die zulässigen Ober- bzw. Untergrenzen der Werte, wie sie sich aus den Spezifikationen des Auftragsgegenstandes ergeben;
c)
die Informationen, die den Bietern im Laufe der elektronischen Auktion zur Verfügung zu stellen sind, und gegebenenfalls den Termin, an dem sie ihnen zur Verfügung gestellt werden;
d)
die Angaben zum Ablauf der elektronischen Auktion;
e)
die Bedingungen, unter denen die Bieter Gebote tätigen können, und insbesondere die Mindestabstände, die bei diesen Geboten gegebenenfalls einzuhalten sind;
f)
die Angaben zur verwendeten elektronischen Vorrichtung und zu den technischen Modalitäten und Merkmalen der Anschlussverbindung.
(4) Vor der Durchführung einer elektronischen Auktion nehmen die öffentlichen Auftraggeber anhand der Zuschlagskriterien und der dafür festgelegten Gewichtung eine erste vollständige Bewertung der Angebote vor.
Alle Bieter, die zulässige Angebote unterbreitet haben, werden gleichzeitig auf elektronischem Wege aufgefordert, neue Preise und/oder Werte vorzulegen. Die Aufforderung enthält sämtliche Angaben betreffend die individuelle Verbindung zur verwendeten elektronischen Vorrichtung sowie das Datum und die Uhrzeit des Beginns der elektronischen Auktion. Die elektronische Auktion kann mehrere aufeinander folgende Phasen umfassen. Sie darf frühestens zwei Arbeitstage nach der Versendung der Aufforderungen beginnen.
(5) Erfolgt der Zuschlag für das wirtschaftlich günstigste Angebot, so wird der Aufforderung das Ergebnis einer vollständigen Bewertung des Angebots des betreffenden Bieters, die entsprechend der Gewichtung nach Artikel 149 Absatz 3 Unterabsatz 1 durchgeführt wurde, beigefügt.
In der Aufforderung ist ebenfalls die mathematische Formel vermerkt, nach der bei der elektronischen Auktion die automatische Neureihung entsprechend den vorgelegten neuen Preisen und/oder den neuen Werten vorgenommen wird. Aus dieser Formel geht auch die Gewichtung aller Kriterien für die Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots hervor, so wie sie in der Bekanntmachung oder in den Spezifikationen angegeben ist; zu diesem Zweck sind etwaige Margen durch einen im Voraus festgelegten Wert auszudrücken.
Sind Varianten zulässig, so muss für jede einzelne Variante getrennt eine Formel angegeben werden.
(6) Die öffentlichen Auftraggeber übermitteln allen Bietern im Laufe einer jeden Phase der elektronischen Auktion unverzüglich zumindest die Informationen, die erforderlich sind, damit den Bietern jederzeit ihr jeweiliger Rang bekannt ist. Sie können ferner zusätzliche Informationen zu anderen vorgelegten Preisen oder Werten übermitteln, sofern dies in den Spezifikationen angegeben ist. Darüber hinaus können sie jederzeit die Zahl der Teilnehmer der jeweiligen Auktionsphase bekanntgeben. Sie dürfen jedoch keinesfalls während der Phasen der elektronischen Auktion die Identität der Bieter bekanntgeben.
(7) Die öffentlichen Auftraggeber schließen die elektronische Auktion nach einer oder mehreren der folgenden Vorgehensweisen ab:
a)
sie schließen das Verfahren zu dem in der Aufforderung zur Teilnahme an der Auktion angegebenen Termin (Datum und Uhrzeit) ab;
b)
sie schließen das Verfahren ab, wenn keine neuen Preise oder neuen Werte mehr eingehen, die den Anforderungen an die Mindestunterschiede gerecht werden.
c)
sie schließen das Verfahren ab, wenn die in der Aufforderung zur Teilnahme an der Auktion angegebene Zahl der Auktionsphasen durchgeführt wurden.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe b geben die öffentlichen Auftraggeber in der Aufforderung zur Teilnahme an der Auktion die Frist an, die sie ab dem Erhalt des letzten Gebots bis zum Abschluss der elektronischen Auktion verstreichen lassen.
Wenn die öffentlichen Auftraggeber beschlossen haben, die elektronische Auktion gemäß Unterabsatz 1 Buchstabe c, gegebenenfalls kombiniert mit dem Verfahren nach Unterabsatz 1 Buchstabe b, abzuschließen, wird in der Aufforderung zur Teilnahme an der Auktion der Zeitplan für jede Auktionsphase angegeben.
(8) Nach Abschluss der elektronischen Auktion vergibt der öffentliche Auftraggeber den Auftrag gemäß Artikel 149 entsprechend den Ergebnissen der elektronischen Auktion.
Öffentliche Auftraggeber dürfen elektronische Auktionen nicht missbräuchlich oder dergestalt durchführen, dass der Wettbewerb ausgeschaltet, eingeschränkt oder verfälscht wird, oder dergestalt, dass der Auftragsgegenstand, wie er in der Bekanntmachung ausgeschrieben und in den Spezifikationen definiert worden ist, verändert wird.
Artikel 151
Ungewöhnlich niedrige Angebote
(Artikel 110 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Scheinen bei einem bestimmten Auftrag die Angebote ungewöhnlich niedrig zu sein, so muss der öffentliche Auftraggeber vor Ablehnung dieser Angebote schriftlich die Aufklärung über die Einzelposten des Angebots verlangen, die er für angezeigt hält; die anschließende kontradiktorische Prüfung dieser Einzelposten erfolgt unter Berücksichtigung der eingegangenen Begründungen. Die entsprechenden Erläuterungen können insbesondere die Einhaltung der Vorschriften über Arbeitsschutz und Arbeitsbedingungen, die am Ort der Leistungserbringung gelten, betreffen.
Der öffentliche Auftraggeber kann insbesondere Begründungen berücksichtigen, die Folgendes betreffen:
a)
die Wirtschaftlichkeit des Herstellungsprozesses, der Leistungserbringung oder des Bauverfahrens;
b)
die technischen Lösungen oder außergewöhnlich günstige Bedingungen, über die der Bieter bei der Ausführung des Auftrags verfügt;
c)
die Originalität des Projekts des Bieters.
(2) Stellt der öffentliche Auftraggeber fest, dass ein außergewöhnlich niedriges Angebot auf die Gewährung einer staatlichen Beihilfe zurückzuführen ist, so kann er dieses Angebot nur dann aus diesem Grund ablehnen, wenn der Bieter nicht binnen einer vom öffentlichen Auftraggeber angesetzten angemessenen Frist den Nachweis erbringen kann, dass diese Beihilfe endgültig und im Einklang mit den Verfahren und Beschlüssen gewährt wurde, die in den Vorschriften der Union für staatliche Beihilfen vorgesehen sind.
Artikel 152
Fristen für den Eingang der Angebote und der Teilnahmeanträge
(Artikel 111 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die öffentlichen Auftraggeber setzen für den Eingang von Angeboten und Teilnahmeanträgen feste Ausschlussfristen in Kalendertagen fest. Die Fristen müssen so bemessen sein, dass die Interessenten über ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Einreichung ihrer Angebote verfügen, wobei insbesondere die Komplexität des Auftrags und die Notwendigkeit, Ortsbesichtigungen vorzunehmen oder den Spezifikationen beiliegende Dokumente vor Ort einzusehen, zu berücksichtigen sind.
(2) Bei offenen Verfahren für Aufträge, deren Wert die Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 erreicht oder überschreitet, beträgt die Frist für den Eingang der Angebote mindestens 52 Tage, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung.
(3) Bei im nichtoffenen Verfahren, im wettbewerblichen Dialog gemäß Artikel 132 sowie im Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb zu vergebenden Aufträgen, deren Wert die Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 überschreitet, beträgt die Frist für den Eingang der Anträge auf Teilnahme mindestens 37 Tage, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung.
Bei nichtoffenen Verfahren für Aufträge, deren Wert die Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 erreicht oder überschreitet, beträgt die Frist für den Eingang der Angebote mindestens 40 Tage, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Bei Verfahren im Anschluss an eine Aufforderung zur Interessenbekundung im Sinne von Artikel 136 Absatz 1 hingegen beträgt die Frist
a)
für den Eingang der Angebote bei Verfahren nach Artikel 136 Absatz 1 Buchstabe a sowie Artikel 136 Absatz 3 Buchstabe b Ziffer i mindestens 21 Tage, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe;
b)
bei dem zweistufigen Verfahren nach Artikel 136 Absatz 3 Buchstabe b Ziffer ii für den Eingang der Teilnahmeanträge mindestens 10 Tage und für den Eingang der Angebote mindestens 21 Tage.
(4) Hat der öffentliche Auftraggeber für Aufträge oberhalb der Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 gemäß Artikel 123 Absatz 2 eine Vorabinformation veröffentlichen lassen oder selbst in seinem Beschafferprofil veröffentlicht, kann die Mindestfrist für den Eingang der Angebote im Allgemeinen auf 36 Tage, auf keinen Fall jedoch auf weniger als 22 Tage verkürzt werden, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung bzw. der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Die Fristverkürzung nach Unterabsatz 1 ist nur unter folgenden Voraussetzungen zulässig:
a)
die Vorabinformation enthielt alle für die Bekanntmachung eines Auftrags geforderten Informationen, soweit diese zum Zeitpunkt ihrer Veröffentlichung vorlagen;
b)
die Vorabinformation wurde spätestens 52 Tage und frühestens zwölf Monate vor dem Tag der Absendung der Bekanntmachung zur Veröffentlichung übermittelt.
(5) Die Fristen für den Eingang der Angebote können um fünf Tage verkürzt werden, wenn ab dem Tag der Bekanntgabe des Auftrags oder der Aufforderung zur Interessenbekundung alle Ausschreibungsunterlagen auf elektronischem Wege direkt und vollständig verfügbar gemacht werden.
Artikel 153
Frist für die Einsicht in die Ausschreibungsunterlagen
(Artikel 111 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Sind die Spezifikationen, die Beschreibungen im Falle des Verfahrens nach Artikel 132 und die zusätzlichen Unterlagen rechtzeitig vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote angefordert worden, so müssen diese Unterlagen vorbehaltlich von Absatz 4 allen Wirtschaftsteilnehmern, die sie angefordert oder ein Interesse an der Teilnahme am Dialog oder an der Angebotsabgabe bekundet haben, innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Eingang des entsprechenden Antrags zugeschickt werden. Die öffentlichen Auftraggeber sind nicht verpflichtet, Anträgen auf Übermittlung stattzugeben, die weniger als fünf Arbeitstage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote vorgelegt werden.
(2) Rechtzeitig vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote angeforderte zusätzliche Auskünfte über die Spezifikationen, die Beschreibungen und die zusätzlichen Unterlagen müssen allen Wirtschaftsteilnehmern, die diese Unterlagen angefordert oder ein Interesse an der Teilnahme am Dialog oder an der Angebotsabgabe bekundet haben, umgehend und spätestens sechs Kalendertage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote gleichzeitig mitgeteilt werden. Bei Auskunftsersuchen, die weniger als acht Kalendertage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote eingehen, sind die Auskünfte unverzüglich nach Eingang des Auskunftsersuchens mitzuteilen. Die öffentlichen Auftraggeber sind nicht verpflichtet, Anträgen auf Übermittlung zusätzlicher Auskünfte stattzugeben, die weniger als fünf Arbeitstage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote vorgelegt werden.
(3) Können Spezifikationen und zusätzliche Unterlagen oder Auskünfte aus irgendeinem Grund nicht innerhalb der in den Absätzen 1 und 2 festgesetzten Fristen zugesandt bzw. erteilt werden oder können die Angebote nur nach einer Ortsbesichtigung oder einer Einsichtnahme an Ort und Stelle in die den Spezifikationen beiliegenden Dokumente erstellt werden, so sind die in Artikel 152 genannten Fristen für die Angebotsabgabe entsprechend zu verlängern, so dass alle Wirtschaftsteilnehmer von den für die Abfassung der Angebote notwendigen Informationen Kenntnis nehmen können. Diese Verlängerung wird nach den in den Artikeln 123 bis 126 vorgesehenen Modalitäten bekannt gegeben.
(4) Absatz 1 findet keine Anwendung, wenn bei offenen Verfahren, einschließlich der dynamischen Beschaffungssysteme nach Artikel 131, alle Ausschreibungsunterlagen und zusätzlichen Unterlagen auf elektronischem Wege direkt und vollständig verfügbar gemacht wurden. In der Auftragsbekanntmachung gemäß Artikel 123 Absatz 3 ist in diesem Fall die Internetadresse anzugeben, über die diese Dokumente eingesehen werden können.
Artikel 154
Fristen im Falle der Dringlichkeit
(Artikel 111 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) In Fällen, in denen die Dringlichkeit die Einhaltung der in Artikel 152 Absatz 3 für nichtoffene Verfahren und Verhandlungsverfahren vorgesehenen Mindestfristen nachweislich unmöglich macht, können die öffentlichen Auftraggeber folgende Fristen festsetzen:
a)
für den Eingang der Teilnahmeanträge eine Frist von mindestens 15 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung, bzw. von 10 Kalendertagen, wenn die Übermittlung der Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen auf elektronischem Wege erfolgt;
b)
für den Eingang der Angebote eine Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
(2) Bei nichtoffenen Verfahren und beschleunigten Verhandlungsverfahren werden die zusätzlichen Auskünfte zu den Spezifikationen, sofern sie rechtzeitig angefordert worden sind, allen Bewerbern und Bietern spätestens vier Kalendertage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote mitgeteilt.
Artikel 155
Übermittlung
(Artikel 111 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die Modalitäten der Übermittlung der Angebote und der Teilnahmeanträge werden vom öffentlichen Auftraggeber bestimmt, der erforderlichenfalls eine einzige zulässige Kommunikationsform vorschreiben kann. Grundsätzlich können Angebote und Teilnahmeanträge mittels eines Schreibens oder auf elektronischem Wege übermittelt werden; für Teilnahmeanträge ist auch eine Übermittlung per Fax zulässig.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen allgemein verfügbar sein und dürfen nicht zur Folge haben, dass der Zugang der Wirtschaftsteilnehmer zum Vergabeverfahren eingeschränkt wird.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen gewährleisten,
a)
dass die eingereichten Angebote bzw. Teilnahmeanträge die zu ihrer Bewertung erforderlichen Informationen enthalten;
b)
dass die Unversehrtheit der Daten sichergestellt ist;
c)
dass die Vertraulichkeit der Angebote und Teilnahmeanträge gewahrt bleibt und der öffentliche Auftraggeber erst nach Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote und Teilnahmeanträge von diesen Kenntnis nehmen kann;
d)
dass der Schutz personenbezogener Daten den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügt.
Sofern dies für das Vorliegen eines rechtsgültigen Nachweises erforderlich ist, können die öffentlichen Auftraggeber verlangen, dass per Fax gestellte Teilnahmeanträge möglichst umgehend, auf jeden Fall jedoch vor Ablauf der Ausschlussfrist gemäß Artikel 152, mittels eines Schreibens oder auf elektronischem Wege bestätigt werden.
(2) Gestattet der öffentliche Auftraggeber die elektronische Übermittlung von Angeboten und Teilnahmeanträgen, so müssen die verwendeten Mittel und deren technische Merkmale allgemein zugänglich und mit den allgemein verbreiteten Erzeugnissen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sein und dürfen nicht zur Folge haben, dass der Zugang der Wirtschaftsteilnehmer zum Vergabeverfahren eingeschränkt wird.
(3) Außer im Falle von Aufträgen, deren Wert den Schwellenwert nach Artikel 170 Absatz 1 nicht erreicht, müssen die Vorrichtungen für die elektronische Entgegennahme der Angebote und Teilnahmeanträge mittels geeigneter technischer Mittel und entsprechender Verfahren gewährleisten, dass
a)
die Wirtschaftsteilnehmer eindeutig authentifiziert werden können;
b)
die Uhrzeit und der Tag des Eingangs der Angebote und Teilnahmeanträge genau bestimmt werden können;
c)
hinreichend sichergestellt ist, dass vor den festgesetzten Terminen kein Zugang zu den gemäß den vorliegenden Anforderungen übermittelten Daten möglich ist;
d)
hinreichend sichergestellt ist, dass jeder Verstoß gegen dieses Zugangsverbot eindeutig erkennbar ist;
e)
die Zeitpunkte der Öffnung der eingegangenen Daten ausschließlich von den ermächtigten Personen festgelegt oder geändert werden können;
f)
während der verschiedenen Phasen des Vergabeverfahrens der Zugang zu allen eingegangenen Daten - bzw. zu einem Teil dieser Daten - nur möglich ist, wenn die ermächtigten Personen gleichzeitig tätig werden;
g)
der Zugang zu den übermittelten Daten bei gleichzeitigem Tätigwerden der ermächtigten Personen erst nach dem festgesetzten Zeitpunkt möglich ist;
h)
die eingegangenen und gemäß den vorliegenden Anforderungen geöffneten Daten ausschließlich den zur Kenntnisnahme ermächtigten Personen zugänglich bleiben.
(4) Gestattet der öffentliche Auftraggeber die elektronische Übermittlung von Angeboten und Teilnahmeanträgen, so gelten die mit diesen Systemen übermittelten elektronischen Dokumente als von einem ermächtigten Vertreter des Wirtschaftsteilnehmers unterzeichnete Originale.
(5) Erfolgt die Einreichung der Angebote oder Teilnahmeanträge mittels eines Schreibens, so kann der Bieter bzw. Bewerber zwischen folgenden Übermittlungsformen wählen:
a)
per Post oder Kurierdienst; für diesen Fall wird in den Ausschreibungsunterlagen ausdrücklich das Versanddatum für verbindlich erklärt, wobei der Poststempel bzw. das Datum der Ablieferungsbestätigung maßgebend ist;
b)
durch Hinterlegung bei den Dienststellen des Organs durch den Bieter bzw. Bewerber oder einen Vertreter, wobei in den Ausschreibungsunterlagen, abgesehen von den in Artikel 138 Absatz 2 Buchstabe a genannten Angaben, die Dienststelle genannt wird, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge gegen Aushändigung einer datierten und unterzeichneten Empfangsbestätigung einzureichen sind.
(6) Zwecks Geheimhaltung und um etwaige Probleme bei der Einreichung von Angeboten mittels Schreiben zu vermeiden, ist in der Ausschreibung Folgendes zu vermerken:
Das Angebot ist in doppeltem Umschlag einzureichen. Beide Umschläge werden verschlossen, und der innere Umschlag trägt außer der Angabe der in der Ausschreibung genannten Empfängerdienststelle den Vermerk „Ausschreibung - nicht durch den Postdienst zu öffnen“. Werden selbstklebende Umschläge verwendet, so sind diese zusätzlich mit Klebestreifen zu verschließen; quer über diesen Klebestreifen hat der Absender seinen Namenszug anzubringen.
Artikel 156
Bietungsgarantien
(Artikel 111 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
Der öffentliche Auftraggeber kann entsprechend den Bestimmungen des Artikels 163 die Hinterlegung einer Bietungsgarantie in Höhe von 1 % bis 2 % des Gesamtauftragswerts verlangen.
Diese Garantie wird bei Zuschlag des Auftrags freigegeben. Sie wird einbehalten, wenn binnen der festgesetzten Frist kein Angebot eingeht oder das eingereichte Angebot zurückgezogen wird.
Artikel 157
Öffnung der Angebote und der Teilnahmeanträge
(Artikel 111 Absatz 4 der Haushaltsordnung)
(1) Alle Teilnahmeanträge und Angebote, die den Anforderungen gemäß Artikel 155 entsprechen, werden geöffnet.
(2) Für Aufträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Schwellenwert übersteigt, setzt der Anweisungsbefugte einen Ausschuss für die Öffnung der Angebote ein.
Der Eröffnungsausschuss setzt sich zusammen aus mindestens drei Personen, die mindestens zwei organisatorische Einheiten des betreffenden Organs vertreten und in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander stehen, wobei mindestens eine dieser Personen völlig unabhängig vom zuständigen Anweisungsbefugten sein muss. Zur Vermeidung von Interessenkonflikten unterliegen diese Personen den Verpflichtungen gemäß Artikel 57 der Haushaltsordnung. Bei den Vertretungen und Außenstellen gemäß Artikel 72 bzw. solchen, die isoliert in einem Mitgliedstaat tätig sind, und die über keine voneinander getrennten organisatorischen Einheiten verfügen, entfällt diese Verpflichtung.
Bei interinstitutionellen Vergabeverfahren wird der Ausschuss für die Eröffnung der Angebote vom zuständigen Anweisungsbefugten des für das Vergabeverfahren verantwortlichen Organs eingesetzt. Die Zusammensetzung des Eröffnungsausschusses trägt nach Möglichkeit dem interinstitutionellen Charakter des Vergabeverfahrens Rechnung.
(3) Bei mittels eines Schreibens eingereichten Angeboten paraphieren eines oder mehrere der Mitglieder des Eröffnungsausschusses die Dokumente, auf denen Datum und Uhrzeit des Versands der Angebote vermerkt sind.
Sie paraphieren des Weiteren entweder:
a)
sämtliche Seiten jedes Angebots oder
b)
das Deckblatt sowie alle Angebotsseiten mit finanziellen Angaben, wobei die Unversehrtheit des ursprünglichen Angebots durch geeignete Sicherungsvorkehrungen einer Dienststelle gewährleistet wird, die - außer in den Fällen gemäß Absatz 2 Unterabsatz 2 - vom Anweisungsbefugten unabhängig ist.
Bei der Vergabe im Preiswettbewerb gemäß Artikel 149 Absatz 1 Buchstabe a werden die in den konformen Angeboten genannten Preise bekanntgegeben.
Die Mitglieder des Ausschusses unterzeichnen das Protokoll über die Öffnung der eingegangenen Angebote, in dem insbesondere die mit Artikel 155 konformen und nicht konformen Angebote genannt und die Ablehnung der nicht konformen Angebote unter Berücksichtigung der in Artikel 155 genannten Übermittlungsmodalitäten begründet werden. Die Unterzeichnung dieses Protokolls kann über ein elektronisches System erfolgen, das über einen angemessenen Sicherheitsmodus zum Nachweis der Identität des Unterzeichners verfügt.
Artikel 158
Ausschuss für die Bewertung der Angebote und der Teilnahmeanträge
(Artikel 111 Absatz 5 der Haushaltsordnung)
(1) Alle für mit Artikel 155 konform erklärten Teilnahmeanträge und Angebote werden in zwei Phasen von einem für die jeweilige Verfahrensphase eingerichteten Bewertungsausschuss bewertet und eingestuft, wobei zunächst die vorher bekannt gegebenen Ausschluss- und Auswahlkriterien und anschließend die Zuschlagskriterien zugrunde gelegt werden.
Dieser Ausschuss wird vom zuständigen Anweisungsbefugten eingesetzt und damit betraut, zu den Aufträgen, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Schwellenwert übersteigt, Stellung zu nehmen.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann jedoch beschließen, dass der Ausschuss nur die Zuschlagskriterien bewerten und einstufen soll, und dass die Ausschluss- und Auswahlkriterien auf eine andere Weise geprüft werden, die gewährleistet, dass kein Interessenkonflikt vorliegt.
(2) Der Bewertungsausschuss setzt sich zusammen aus mindestens drei Personen, die mindestens zwei organisatorische Einheiten des Organs oder der Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung vertreten und in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander stehen, wobei mindestens eine dieser Personen völlig unabhängig vom zuständigen Anweisungsbefugten sein muss. Der zuständige Anweisungsbefugte überzeugt sich davon, dass diese Personen die in Artikel 57 der Haushaltsordnung genannten Verpflichtungen erfüllen.
Bei den Vertretungen und Außenstellen gemäß Artikel 72 bzw. solchen, die isoliert in einem Mitgliedstaat tätig sind, und die über keine voneinander getrennten organisatorischen Einheiten verfügen, entfällt diese Verpflichtung.
Die Zusammensetzung des Ausschusses kann mit derjenigen des Ausschusses für die Öffnung der Angebote identisch sein.
Auf Beschluss des zuständigen Anweisungsbefugten können externe Sachverständige den Ausschuss unterstützen. Der zuständige Anweisungsbefugte überzeugt sich davon, dass diese Sachverständigen die in Artikel 57 der Haushaltsordnung genannten Verpflichtungen erfüllen.
Bei interinstitutionellen Vergabeverfahren wird der Bewertungsausschuss vom jeweils zuständigen Anweisungsbefugten des für das Vergabeverfahren verantwortlichen Organs eingesetzt. Die Zusammensetzung des Bewertungsausschusses trägt nach Möglichkeit dem interinstitutionellen Charakter des Vergabeverfahrens Rechnung.
(3) Teilnahmeanträge und Angebote, die nicht allen in den Ausschreibungsunterlagen verlangten wesentlichen Anforderungen entsprechen, werden abgelehnt.
Der Bewertungsausschuss bzw. der öffentliche Auftraggeber kann jedoch den betreffenden Bewerber oder Bieter auffordern, binnen einer von ihm festgesetzten Frist die Unterlagen, die die Ausschluss- und Auswahlkriterien betreffen, durch weitere Unterlagen zu ergänzen oder zu präzisieren.
Als anforderungsgemäß gelten Teilnahmeanträge und Angebote, die nicht ausgeschlossen wurden und die die Auswahlkriterien erfüllen.
(4) Bei außergewöhnlich niedrigen Angeboten gemäß Artikel 151 bittet der Bewertungsausschuss um nähere Angaben zur Zusammensetzung des Angebots.
Artikel 159
Bewertungsergebnis
(Artikel 112 der Haushaltsordnung)
(1) Bewertung und Einstufung der für konform erklärten Teilnahmeanträge und Angebote werden in einem datierten Protokoll aufgeführt.
Dieses Protokoll wird von allen Mitgliedern des Bewertungsausschusses unterzeichnet. Die Unterzeichnung dieses Protokolls kann über ein elektronisches System erfolgen, das über einen angemessenen Sicherheitsmodus zum Nachweis der Identität des Unterzeichners verfügt.
Wenn der Bewertungsausschuss die Angebote anhand der Ausschluss- und Auswahlkriterien nicht prüfen musste, wird das Protokoll außerdem von den Personen unterzeichnet, die der zuständige Anweisungsbefugte mit dieser Aufgabe betraut hat. Das Protokoll wird zur späteren Referenz aufbewahrt.
(2) Aus dem Protokoll gemäß Absatz 1 geht mindestens Folgendes hervor:
a)
Name und Anschrift des öffentlichen Auftraggebers sowie Gegenstand und Wert des Auftrags bzw. des Rahmenvertrags oder des dynamischen Beschaffungssystems;
b)
Namen der ausgeschlossenen Bewerber oder Bieter und die Gründe für den Ausschluss;
c)
Namen der Bewerber oder Bieter, deren Angebote oder Teilnahmeanträge geprüft werden, und die Gründe für ihre Auswahl;
d)
Gründe für die Ablehnung der ungewöhnlich niedrigen Angebote;
e)
Namen der ausgewählten Bewerber oder des ausgewählten Auftragnehmers und Begründung dieser Wahl sowie - falls bekannt - der Teil des Auftrags oder des Rahmenvertrags, den der Auftragnehmer an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt.
(3) Der öffentliche Auftraggeber fasst anschließend einen Beschluss, der mindestens Folgendes enthält:
a)
Name und Anschrift des öffentlichen Auftraggebers, Gegenstand und Wert des Auftrags bzw. Gegenstand und Höchstwert des Rahmenvertrags oder des dynamischen Beschaffungssystems;
b)
Namen der ausgeschlossenen Bewerber oder Bieter und die Gründe für den Ausschluss;
c)
Namen der Bewerber oder Bieter, deren Angebote oder Teilnahmeanträge geprüft werden, und die Gründe für ihre Auswahl;
d)
Gründe für die Ablehnung der ungewöhnlich niedrigen Angebote;
e)
Namen der ausgewählten Bewerber oder des ausgewählten Auftragnehmers und Begründung dieser Wahl anhand der vorher bekanntgegebenen Auswahl- bzw. Zuschlagskriterien sowie - falls bekannt - der Teil des Auftrags oder des Rahmenvertrags, den der Auftragnehmer an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt;
f)
bei Verhandlungsverfahren und beim wettbewerblichen Dialog die Umstände gemäß den Artikeln 132, 134, 135, 266, 268, 270 und 271, die die Anwendung dieser Verfahrensarten rechtfertigen;
g)
gegebenenfalls die Gründe für den Verzicht des öffentlichen Auftraggebers auf die Vergabe eines bestimmten Auftrags.
Bei interinstitutionellen Vergabeverfahren wird der Beschluss gemäß Unterabsatz 1 von dem öffentlichen Auftraggeber gefasst, der für das betreffende Vergabeverfahren zuständig ist.
Artikel 160
Kontakte zwischen öffentlichem Auftraggeber und Bieter
(Artikel 112 der Haushaltsordnung)
(1) Im Verlauf eines Vergabeverfahrens sind Kontakte zwischen Auftraggeber und Bietern ausschließlich unter den Bedingungen der Absätze 2 und 3 zulässig.
(2) Vor Ablauf der First für die Einreichung der Angebote kann der öffentliche Auftraggeber in Bezug auf die zusätzlichen Unterlagen und Auskünfte nach Artikel 153
a)
auf Veranlassung der Bieter zusätzliche Auskünfte erteilen, die ausschließlich der näheren Erläuterung der Art des Auftrags dienen; diese Auskünfte müssen allen Bietern, die die Spezifikationen angefordert haben, gleichzeitig erteilt werden;
b)
bei einem Irrtum, einer Ungenauigkeit, einer Auslassung oder einem sonstigen sachlichen Fehler im Wortlaut der Bekanntmachung eines Auftrags, der Aufforderung zur Angebotsabgabe oder der Spezifikationen auf eigene Initiative dies allen Beteiligten innerhalb der gleichen Fristen und unter den gleichen Bedingungen, die auch für die Ausschreibung gelten, mitteilen.
(3) Erfordert ein Angebot nach Öffnung der Angebote Klarstellungen oder sind offenkundige sachliche Irrtümer im Wortlaut des Angebots zu berichtigen, so kann der öffentliche Auftraggeber aus eigener Initiative mit dem Bieter Kontakt aufnehmen; dies darf jedoch nicht zu einer inhaltlichen Änderung des Angebots führen.
(4) In allen Fällen, in denen Kontakte stattgefunden haben, sowie in allen Fällen gemäß Artikel 96 der Haushaltsordnung, in denen keine Kontakte stattgefunden haben, wird in der Akte des Vergabeverfahrens ein entsprechender Hinweis angebracht.
Artikel 161
Unterrichtung der Bewerber und Bieter
(Artikel 113, 114 und 118 der Haushaltsordnung)
(1) Der öffentliche Auftraggeber teilt den Bewerbern und Bietern so schnell wie möglich mit, ob sie den Zuschlag für einen Auftrag oder einen Rahmenvertrag erhalten haben oder zu einem dynamischen Beschaffungssystem zugelassen worden sind. Er nennt gegebenenfalls die Gründe, warum er auf die Vergabe eines ausgeschriebenen Auftrags oder Rahmenvertrags oder die Einrichtung eines geplanten dynamischen Beschaffungssystems verzichtet oder die Einleitung eines neuen Verfahrens beschlossen hat.
(2) Der öffentliche Auftraggeber übersendet binnen 15 Kalendertagen nach Eingang eines entsprechenden schriftlichen Antrags die in Artikel 113 Absatz 2 der Haushaltsordnung genannten Informationen.
(3) Bei Aufträgen, die die Organe der Union für eigene Rechnung vergeben, deren Wert die Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 erreicht oder übersteigt und die in den Anwendungsbereich der Richtlinie 2004/18/EG fallen, unterrichtet der öffentliche Auftraggeber alle abgelehnten Bieter oder Bewerber zu folgenden Zeitpunkten gleichzeitig aber separat auf elektronischem Wege über die Ablehnung ihres Angebots oder ihrer Bewerbung:
a)
bei zweistufigen Vergabeverfahren: kurz nachdem die Beschlüsse im Zusammenhang mit den Ausschluss- und Auswahlkriterien gefasst wurden und bevor der Beschluss über den Zuschlag ergeht;
b)
bei Beschlüssen über die Zuschlagserteilung und die Ablehnung von Angeboten: so rasch wie möglich und spätestens binnen einer Woche nach dem Beschluss über die Zuschlagserteilung.
In der Mitteilung sind die Gründe für die Ablehnung des Angebots bzw. der Bewerbung sowie die Rechtsmittel anzugeben, die eingelegt werden können.
Den abgelehnten Bietern oder Bewerbern, die schriftlich per Schreiben, Fax oder E-Mail darum ersuchen, werden ergänzende Auskünfte zu den Gründen für die Ablehnung mitgeteilt und allen Bietern, deren Angebot nicht abgelehnt wurde, werden vorbehaltlich Artikel 113 Absatz 2 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung Informationen über die Merkmale und Vorteile des ausgewählten Angebots sowie der Name des erfolgreichen Bieters mitgeteilt. Die Antwort des öffentlichen Auftraggebers erfolgt binnen einer Frist von höchstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Ersuchens um ergänzende Auskünfte.
Artikel 162
Unterzeichnung des Vertrags
(Artikel 113 und 118 der Haushaltsordnung)
Mit der Ausführung eines Auftrags darf erst begonnen werden, wenn der Vertrag unterzeichnet ist.
Abschnitt 4
Sicherheitsleistungen und Korrekturmaßnahmen
Artikel 163
Sicherheitsleistungen
(Artikel 115 der Haushaltsordnung)
(1) Wird von den Auftragnehmern verlangt, dass sie vorab eine Sicherheit leisten, so muss diese einen ausreichenden Betrag und Zeitraum für die Inanspruchnahme abdecken.
(2) Die Sicherheit wird von einer Bank oder einem zugelassenen Finanzinstitut gestellt. Der öffentliche Auftraggeber kann anstelle dieser Sicherheit eine selbstschuldnerische Bürgschaft eines Dritten akzeptieren.
Die Sicherheit lautet auf Euro.
Ihr Zweck besteht darin, die Bank, das Finanzinstitut oder den Dritten unwiderruflich selbstschuldnerisch und auf erste Anforderung für die Verbindlichkeiten des Auftragnehmers haftbar zu machen.
Artikel 164
Erfüllungsgarantie
(Artikel 115 der Haushaltsordnung)
(1) Um zu gewährleisten, dass die Arbeiten, Lieferungen oder Dienstleistungen in vollem Umfang geleistet werden und für den Fall, dass eine Endabnahme gemäß den vertraglichen Bedingungen bei der Leistung der Abschlusszahlung nicht möglich ist, kann der Anweisungsbefugte in Einzelfällen und nach vorheriger Risikoanalyse die Stellung einer Erfüllungsgarantie verlangen.
(2) Eine solche Sicherheit kann nach und nach gebildet werden, indem bis zu einer Höhe von 10 % des Gesamtauftragswertes entsprechende Beträge von den jeweiligen Zahlungen einbehalten werden.
Ersatzweise kann ein Teil der Abschlusszahlung bis zur Endabnahme der Dienstleistungen, Lieferungen oder Bauarbeiten als Sicherheit einbehalten werden. Der Anweisungsbefugte legt den Betrag der Erfüllungsgarantie entsprechend den ermittelten Vertragserfüllungsrisiken und unter Berücksichtigung des Vertragsgegenstands und der handelsüblichen Bedingungen fest.
Die Bedingungen für Erfüllungsgarantien sind in den Ausschreibungsunterlagen bekanntzugeben.
(3) Nach erfolgter Endabnahme der Arbeiten, Dienstleistungen oder Lieferungen werden die Erfüllungsgarantien entsprechend den vertraglichen Bedingungen freigegeben.
Artikel 165
Garantien für Vorfinanzierungen
(Artikel 115 der Haushaltsordnung)
(1) Bevor mit dem Vergabeverfahren begonnen werden kann, bewertet der öffentliche Auftraggeber, sofern er den Bedarf für eine Vorfinanzierung festgestellt hat, die mit den entsprechenden Vorfinanzierungszahlungen verbundenen Risiken unter Berücksichtigung der folgenden Kriterien:
a)
geschätzter Auftragswert;
b)
Vertragsgegenstand;
c)
Laufzeit und Ausführungsgeschwindigkeit;
d)
Beschaffenheit des Marktes.
(2) In den in Artikel 146 Absatz 6 Unterabsatz 2 genannten Fällen oder wenn der Anweisungsbefugte gemäß Absatz 1 dieses Artikels entsprechend entscheidet, wird als Gegenleistung für Vorfinanzierungen eine Sicherheit verlangt.
Für Aufträge von geringem Wert im Sinne von Artikel 137 Absatz 1 wird keine Sicherheit verlangt.
Die Sicherheit wird nach Maßgabe des Vertrags im Zuge der Verrechnung der Vorfinanzierung mit den an den Auftragnehmer zu leistenden Zwischen- oder Restbetragszahlungen freigegeben.
Artikel 166
Aussetzung bei Fehlern oder Unregelmäßigkeiten
(Artikel 116 der Haushaltsordnung)
(1) Die Aussetzung eines Auftrags gemäß Artikel 116 der Haushaltsordnung dient dem Zweck, sich vom tatsächlichen Vorliegen der mutmaßlichen schwerwiegenden Fehler, der Unregelmäßigkeiten oder des Betrugs zu überzeugen. Bestätigen sich die Vermutungen nicht, so wird die Vertragsausführung so schnell wie möglich wieder aufgenommen.
(2) Schwerwiegende Fehler oder Unregelmäßigkeiten sind jegliche Verstöße gegen Vertrags- oder Rechtsvorschriften aufgrund von Handlungen oder Versäumnissen, die dem Haushalt der Europäischen Union Schaden zufügen bzw. zufügen könnten.
KAPITEL 2
Bestimmungen für Aufträge, die die Organe der Union auf eigene Rechnung vergeben
Artikel 167
Feststellung, ob die Schwellenwerte erreicht sind
(Artikel 117 und 118 der Haushaltsordnung)
Es obliegt jedem bevollmächtigten oder nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten jedes einzelnen Organs, zu beurteilen, ob die Schwellenwerte gemäß Artikel 118 der Haushaltsordnung erreicht sind.
Artikel 168
Gesonderte und aus Losen bestehende Aufträge
(Artikel 104 und 118 der Haushaltsordnung)
(1) Die Berechnung des geschätzten Auftragswerts darf nicht mit der Absicht erfolgen, die Verpflichtungen aus der vorliegenden Verordnung zu umgehen. Die Aufteilung eines Auftrags zu diesem Zweck ist unzulässig.
Aufträge, deren Wert mindestens den Schwellenwerten gemäß Artikel 170 Absatz 1 entspricht, werden in gleichzeitig zu vergebende Lose aufgeteilt, wenn dies zweckmäßig, technisch möglich und wirtschaftlich ist.
(2) Besteht ein Liefer-, Dienstleitungs- oder Bauauftrag aus mehreren Losen, für die jeweils ein gesonderter Auftrag vergeben wird, so muss zur Ermittlung des anwendbaren Schwellenwertes der Gesamtwert aller Lose berücksichtigt werden.
Wenn der Gesamtwert aller Lose die Schwellenwerte gemäß Artikel 170 Absatz 1 erreicht oder übersteigt, so gelten Artikel 97 Absatz 1 Unterabsätze 1 und 2 sowie Artikel 104 der Haushaltsordnung für jedes einzelne Los.
(3) Wird ein Auftrag in Form von getrennten Losen vergeben, werden die Angebote für jedes Los gesondert bewertet. Werden mehrere Lose an ein und denselben Bieter vergeben, kann für diese Lose ein einziger Vertrag unterzeichnet werden.
Artikel 169
Modalitäten für die Schätzung des Werts bestimmter Aufträge
(Artikel 118 der Haushaltsordnung)
(1) Bei der Berechnung des geschätzten Auftragswerts ist vom öffentlichen Auftraggeber die geschätzte Gesamtvergütung des Bieters zu berücksichtigen.
Sieht ein Auftrag Optionen oder Verlängerungen vor, so wird als Berechnungsgrundlage der zulässige Höchstbetrag, unter Einbeziehung der Optionsrechte und Verlängerungen, herangezogen.
Für die Schätzung ist der Wert zum Zeitpunkt der Absendung der Bekanntmachung oder, falls eine solche Bekanntmachung nicht vorgesehen ist, zum Zeitpunkt der Einleitung des Vergabeverfahrens durch den öffentlichen Auftraggeber maßgeblich.
(2) Der zu berücksichtigende Wert eines Rahmenvertrags oder eines dynamischen Beschaffungssystems ist gleich dem geschätzten Gesamtwert aller für die gesamte Laufzeit des Rahmenvertrags oder des dynamischen Beschaffungssystems geplanten Aufträge.
(3) Bei Dienstleistungsaufträgen werden außerdem berücksichtigt:
a)
bei Versicherungsleistungen die Versicherungsprämie und sonstige Vergütungen,
b)
bei Leistungen von Banken und anderen finanziellen Dienstleistungen die Gebühren, Provisionen und Zinsen sowie andere vergleichbare Vergütungen,
c)
bei Aufträgen, die Planungsarbeiten zum Gegenstand haben, die Honorare, Provisionen sowie andere vergleichbare Vergütungen.
(4) Bei Dienstleistungsaufträgen, für die kein Gesamtpreis angegeben wird, oder bei Lieferaufträgen, die ein Leasing, eine Anmietung oder einen Mietkauf zum Gegenstand haben, gilt als Berechnungsgrundlage für den geschätzten Auftragswert:
a)
bei zeitlich begrenzten Verträgen:
i)
der geschätzte Gesamtwert für die Laufzeit des Vertrags, soweit diese achtundvierzig Monate bei Dienstleistungen bzw. zwölf Monate bei Lieferungen nicht überschreitet;
ii)
der Gesamtwert einschließlich des geschätzten Restwerts bei Lieferverträgen mit einer Laufzeit von mehr als zwölf Monaten;
b)
bei Verträgen mit unbestimmter Laufzeit oder - bei Dienstleistungen - mit einer Laufzeit von mehr als achtundvierzig Monaten der monatliche Wert, multipliziert mit achtundvierzig.
(5) Bei regelmäßigen oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlängerbaren Dienstleistungs- oder Lieferaufträgen ist die Berechnungsgrundlage für den geschätzten Vertragswert:
a)
entweder der tatsächliche Gesamtwert entsprechender Aufträge für ähnliche Arten von Leistungen oder Lieferungen aus dem vorangegangenen Haushaltsjahr oder den vorangegangenen zwölf Monaten, nach Möglichkeit unter Anpassung an voraussichtliche Änderungen bei Mengen oder Kosten während der auf den ursprünglichen Vertrag folgenden zwölf Monate,
b)
oder der geschätzte Gesamtwert der Aufträge während der auf die erste Leistung oder Lieferung folgenden zwölf Monate bzw. während der Laufzeit des Vertrags, soweit diese mehr als zwölf Monate beträgt.
(6) Bei Bauaufträgen ist außer dem Auftragswert der eigentlichen Bauarbeiten der geschätzte Wert der Lieferungen zu berücksichtigen, die für die Ausführung der Arbeiten erforderlich sind und dem Auftragnehmer vom öffentlichen Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden.
Artikel 170
Schwellenwerte für die in der Richtlinie 2004/18/EG vorgesehenen Verfahren
(Artikel 118 der Haushaltsordnung)
(1) Die Schwellenwerte gemäß Artikel 118 der Haushaltsordnung sind die in der Richtlinie 2004/18/EG für Liefer-, Dienstleistungs- und Bauaufträge festgelegten Werte.
(2) Die Fristen gemäß Artikel 118 der Haushaltsordnung sind in den Artikeln 152, 153 und 154 festgeschrieben.
Artikel 171
Stillhaltezeit vor der Unterzeichnung des Vertrags
(Artikel 118 der Haushaltsordnung)
(1) Der öffentliche Auftraggeber unterzeichnet einen unter die Richtlinie 2004/18/EG fallenden Vertrag oder Rahmenvertrag mit einem erfolgreichen Bieter erst nach 14 Kalendertagen.
Diese Frist läuft ab einem der folgenden Zeitpunkte:
a)
ab dem Tag, der auf den Tag folgt, an dem die Benachrichtigungen an die abgelehnten und die erfolgreichen Bieter zeitgleich übermittelt wurden;
b)
wenn es sich um einen Vertrag oder Rahmenvertrag handelt, der im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb vergeben wurde, ab dem Tag, der auf den Tag folgt, an dem die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung gemäß Artikel 123 im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht wurde.
Erfolgt die Benachrichtigung nach Unterabsatz 2 Buchstabe a per Telefax oder elektronisch, so beträgt die Stillhaltezeit 10 Kalendertage.
Erforderlichenfalls kann der öffentliche Auftraggeber die Vertragsunterzeichnung zwecks ergänzender Prüfung aussetzen, wenn die von den abgelehnten oder beschwerten Bietern oder Bewerbern übermittelten Anträge und Bemerkungen oder anderweitig erhaltene stichhaltige Informationen dies rechtfertigen. Die Anträge, Bemerkungen und Informationen müssen binnen der Frist nach Unterabsatz 1 eingehen. Wird die Unterzeichnung ausgesetzt, werden sämtliche Bewerber oder Bieter binnen drei Arbeitstagen nach dem Aussetzungsbeschluss davon unterrichtet.
Außer in den Fällen nach Absatz 2 sind Verträge, die vor Ablauf der Frist nach Unterabsatz 1 unterzeichnet werden, nichtig.
Kann der Vertrag oder Rahmenvertrag nicht mit dem vorgesehenen Bieter geschlossen werden, so kann der öffentliche Auftraggeber den Auftrag an den auf der Rangliste nachfolgenden Bieter vergeben.
(2) In folgenden Fällen gilt die Frist nach Absatz 1 nicht:
a)
bei offenen Verfahren, nichtoffenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren nach vorherigem Aufruf zum Wettbewerb, in denen nur ein Angebot eingegangen ist;
b)
bei Einzelaufträgen, die auf der Grundlage eines Rahmenvertrags vergeben werden;
c)
bei Verhandlungsverfahren gemäß Artikel 134 Absatz 1 Buchstabe c, Buchstabe g Ziffer iii sowie Buchstaben h und j.
Artikel 172
Nachweis des Zugangs zu Vergabeverfahren
(Artikel 119 der Haushaltsordnung)
Die Spezifikationen schreiben den Bietern vor, den Staat zu nennen, in dem sie ihren Sitz haben oder wohnhaft sind, und die nach einzelstaatlichem Recht geforderten diesbezüglichen Nachweise zu erbringen.
TITEL VI
FINANZHILFEN
KAPITEL 1
Anwendungsbereich und Form
Artikel 173
Mitgliedsbeiträge
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
Mitgliedsbeiträge gemäß Artikel 121 Absatz 2 Buchstabe d der Haushaltsordnung sind Zahlungen an Einrichtungen, in denen die Europäische Union Mitglied ist; diese Zahlungen erfolgen nach Maßgabe der Haushaltsbeschlüsse und der von den betreffenden Einrichtungen festgelegten Modalitäten.
Artikel 174
Vereinbarungen und Beschlüsse über die Gewährung einer Finanzhilfe
(Artikel 121 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzhilfen werden im Wege eines Beschlusses oder einer schriftlichen Vereinbarung gewährt.
(2) Für die Wahl des rechtlichen Instruments sind folgende Kriterien maßgeblich:
a)
ob sich der Empfänger in der Europäischen Union oder in einem Drittland befindet;
b)
Komplexität bzw. Vereinheitlichung des Inhalts der finanzierten Maßnahmen oder Arbeitsprogramme.
Artikel 175
Ausgaben für die Mitglieder der Organe
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
Die Ausgaben für die Mitglieder der Organe gemäß Artikel 121 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung umfassen Zuwendungen an Vereinigungen derzeitiger und ehemaliger Mitglieder des Europäischen Parlaments. Diese Ausgaben werden entsprechend den internen Verwaltungsvorschriften des Europäischen Parlaments getätigt.
Artikel 176
Maßnahmen, für die eine Finanzhilfe gewährt werden kann
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
Eine Maßnahme, für die eine Finanzhilfe im Sinne des Artikels 121 der Haushaltsordnung gewährt werden kann, muss eindeutig festgelegt sein.
Eine Maßnahme darf nicht in der Absicht aufgespalten werden, sie den in der vorliegenden Verordnung festgelegten Finanzierungsvorschriften zu entziehen.
Artikel 177
Einrichtungen, die Ziele von allgemeinem Interesse für die Union verfolgen
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
Als Einrichtung, die Ziele von allgemeinem Interesse für die Union verfolgt, gilt
a)
entweder eine Einrichtung, deren Auftrag allgemeine oder berufliche Bildung, Information, Innovation oder Studien und Forschungen im Bereich Europapolitik, sowie Maßnahmen zur Förderung der Unionsbürgerschaft oder der Menschenrechte umfasst, oder eine europäische Normungseinrichtung;
b)
oder eine Einrichtung, die Einrichtungen ohne Erwerbszweck vertritt, die in den Mitgliedstaaten, in Bewerberländern oder potenziellen Bewerberländern tätig sind und sich der Förderung von Grundsätzen und Politiken im Rahmen der Ziele der Verträge verschrieben haben.
Artikel 178
Partnerschaften
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
(1) Im Rahmen von Partnerschaften können Einzelfinanzhilfen für Maßnahmen und für Betriebskosten gewährt werden.
(2) Eine Partnerschaft kann geschlossen werden, um eine langfristige Zusammenarbeit der Empfänger mit der Kommission zu begründen. Sie kann in einer Partnerschaftsrahmenvereinbarung oder einem Partnerschaftsrahmenbeschluss geregelt werden.
Die Partnerschaftsrahmenvereinbarung oder der Partnerschaftsrahmenbeschluss enthält nähere Angaben zu den gemeinsamen Zielen, der Art der punktuell oder im Rahmen eines genehmigten jährlichen Arbeitsprogramms geplanten Maßnahmen, dem Verfahren zur Gewährung von Einzelfinanzhilfen unter Beachtung der Verfahrensgrundsätze und -vorschriften des vorliegenden Titels sowie den allgemeinen Rechten und Pflichten der Vertragspartner im Rahmen von Einzelvereinbarungen oder -beschlüssen.
Die Laufzeit der Partnerschaften darf vier Jahre nicht überschreiten, außer in insbesondere mit dem Gegenstand der Partnerschaft begründeten Sonderfällen.
Die Anweisungsbefugten dürfen die Partnerschaftsrahmenvereinbarungen oder -beschlüsse nicht missbräuchlich oder in einer Weise in Anspruch nehmen, dass sie einen Verstoß gegen die Grundsätze der Transparenz oder der Gleichbehandlung der Antragsteller bezwecken oder bewirken.
(3) Partnerschaften sind in Bezug auf Planung, vorheriger Bekanntmachung und Vergabeverfahren Finanzhilfen gleichgestellt.
(4) Die auf der Grundlage von Partnerschaftsrahmenvereinbarungen oder -beschlüssen vergebenen Einzelfinanzhilfen werden nach den in den Vereinbarungen oder Beschlüssen geregelten Verfahren gewährt und unterliegen den Bestimmungen des vorliegenden Titels.
Sie werden gemäß Artikel 191 nachträglich bekannt gemacht.
Artikel 179
Elektronische Kommunikationssysteme
(Artikel 121 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommunikation mit den Empfängern, insbesondere der Abschluss von Finanzhilfevereinbarungen, die Zustellung von Finanzhilfebeschlüssen sowie sämtliche Vertragsänderungen, kann über ein von der Kommission eingerichtetes elektronisches Kommunikationssystem erfolgen.
(2) Solche Systeme müssen folgenden Anforderungen entsprechen:
a)
lediglich befugte Personen haben Zugang zum System und den damit übermittelten Dokumenten;
b)
lediglich befugte Personen dürfen ein Dokument elektronisch unterzeichnen oder durch das System übermitteln;
c)
befugte Personen müssen anhand festgelegter Methoden durch das System authentifiziert werden;
d)
Datum und Uhrzeit der elektronischen Transaktion müssen genau bestimmbar sein;
e)
die Unversehrtheit der Dokumente muss gewährleistet sein;
f)
die Verfügbarkeit der Dokumente muss gewährleistet sein;
g)
erforderlichenfalls muss die Vertraulichkeit der Dokumente gewährleistet sein;
h)
der Schutz personenbezogener Daten muss den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügen.
(3) Für die mit einem solchen System versandten Daten gilt eine rechtliche Vermutung der Unversehrtheit der abgesendeten oder empfangenen Daten und der Korrektheit der vom System angegebenen Zeitpunkte der Versendung und des Empfangs der Daten.
Ein mit einem solchen System übermitteltes oder zugestelltes Dokument gilt als einem Papierdokument gleichwertig, ist in Gerichtsverfahren als Beweismittel zulässig und gilt als Original; für das Dokument gilt die rechtliche Vermutung der Echtheit und Unversehrtheit, sofern es keine dynamischen Elemente enthält, die seine automatische Änderung bewirken können.
Die elektronischen Unterschriften nach Absatz 2 Buchstabe b haben die gleiche Rechtswirkung wie handschriftliche Unterschriften.
Artikel 180
Inhalt von Finanzhilfevereinbarungen und -beschlüssen
(Artikel 122 der Haushaltsordnung)
(1) Der Finanzhilfevereinbarung sind insbesondere folgende Angaben zu entnehmen:
a)
ihr Gegenstand;
b)
der Finanzhilfeempfänger;
c)
ihre Laufzeit, und zwar:
i)
das Datum ihres Inkrafttretens,
ii)
das Datum der Einleitung und die Dauer der Maßnahme bzw. des Rechnungsjahres, für die bzw. das eine Finanzhilfe gewährt wird;
d)
der Höchstbetrag der Finanzierung der Union in Euro sowie ihre Form, gegebenenfalls ergänzt um folgende Angaben:
i)
den geschätzten Gesamtbetrag der förderfähigen Kosten der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms sowie den maximal zu finanzierenden Anteil;
ii)
gegebenenfalls die zugrundezulegenden Einheitskosten, Pauschalbeträge oder Pauschalfinanzierung gemäß Artikel 123 Buchstaben b, c oder d der Haushaltsordnung;
iii)
die Zusammensetzung der Finanzierungsarten nach den Ziffern i und ii;
e)
eine Beschreibung der Maßnahme bzw. im Falle einer Finanzhilfe für Betriebskosten das vom Anweisungsbefugten für das Rechnungsjahr genehmigte Arbeitsprogramm sowie eine Beschreibung der von der Durchführung der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms erwarteten Ergebnisse;
f)
die für alle Vereinbarungen dieser Art geltenden allgemeinen Bedingungen, beispielsweise die Einverständniserklärung des Empfängers mit den Kontrollen und Prüfungen der Kommission, des OLAF und des Rechnungshofs;
g)
der globale Kostenvoranschlag der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms;
h)
wenn die Durchführung der Maßnahme die Vergabe von Aufträgen erforderlich macht - die in Artikel 209 genannten Grundsätze oder die Vorschriften für die Auftragsvergabe, die der Empfänger einzuhalten hat;
i)
die Pflichten des Empfängers, insbesondere:
i)
hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und der Vorlage von Tätigkeits- und Finanzberichten; sofern dies möglich ist, werden für die Vorlage der Berichte Zwischenziele festgelegt;
ii)
wenn eine Vereinbarung zwischen der Kommission und mehreren Empfängern geschlossen wird - hinsichtlich der spezifischen Pflichten des etwaigen Koordinators sowie der übrigen Empfänger gegenüber dem Koordinator und der Haftung der Empfänger für der Kommission geschuldete Beträge;
j)
die Modalitäten und Fristen für die Genehmigung dieser Berichte sowie die Zahlung durch die Kommission;
k)
gegebenenfalls detaillierte Angaben zu den förderfähigen Kosten der Maßnahme oder des genehmigten Arbeitsprogramms und/oder zu den Einheitskosten, Pauschalbeträgen oder der Pauschalfinanzierung gemäß Artikel 123 der Haushaltsordnung;
l)
die Bestimmungen über die öffentliche Bekanntgabe der Unterstützung aus dem Haushalt der Union, außer in begründeten Fällen, in denen eine öffentliche Bekanntgabe nicht angezeigt oder unmöglich ist.
Die allgemeinen Bedingungen nach Unterabsatz 1 Buchstabe f umfassen mindestens:
i)
die Bestimmung, dass das Recht der Union, gegebenenfalls ergänzt durch das in der Finanzhilfevereinbarung genannte nationale Recht, Anwendung findet. Vereinbarungen mit internationalen Organisationen können eine abweichende Bestimmung enthalten;
ii)
die Bezeichnung des bei Streitigkeiten zuständigen Gerichts oder Schiedsgerichts.
(2) In der Finanzhilfevereinbarung können die Aussetzungs- bzw. Kündigungsmodalitäten und -fristen gemäß Artikel 135 der Haushaltsordnung vorgesehen werden.
(3) In den Fällen nach Artikel 178 enthalten die Partnerschaftsrahmenbeschlüsse oder -vereinbarungen die Informationen gemäß Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstaben a und b, Buchstabe c Ziffer i, Buchstabe f, Buchstaben h bis j sowie Buchstabe l.
Die Einzelfinanzhilfevereinbarung oder der Einzelfinanzhilfebeschluss enthält die Informationen nach Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstaben a bis e und Buchstaben g und k sowie erforderlichenfalls Buchstabe i.
(4) Änderungen von Finanzhilfevereinbarungen bedürfen der Schriftform. Solche Änderungen, einschließlich der Hinzufügung oder Streichung eines Empfängers, dürfen die Vereinbarungen nicht in einer Weise ändern, die eine Infragestellung des Beschlusses über die Gewährung der betreffenden Finanzhilfe oder einen Verstoß gegen die Gleichbehandlung der Antragsteller bezwecken oder bewirken würde.
(5) Die Absätze 1 bis 4 gelten entsprechend für Finanzhilfebeschlüsse.
Einige der Angaben nach Absatz 1 können statt in dem Finanzhilfebeschluss in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen oder dazugehörigen Unterlagen enthalten sein.
Artikel 181
Formen der Finanzhilfen
(Artikel 123 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzhilfen gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe a Haushaltsordnung werden auf der Grundlage der förderfähigen Kosten berechnet, die der Empfänger tatsächlich tätigt und die vorab in einem Kostenvoranschlag ausgewiesen sind, der dem Finanzhilfeantrag beigefügt und in die Finanzhilfevereinbarung oder den Finanzhilfebeschluss aufgenommen wird.
(2) Bei Finanzierungen auf der Grundlage von Einheitskosten gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe b der Haushaltsordnung wird für alle oder bestimmte, vorab festgelegte Kategorien förderfähiger Kosten pro Einheit ein Fixbetrag angewandt.
(3) Bei Finanzierungen auf der Grundlage von Pauschalbeträgen gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe c der Haushaltsordnung wird für alle oder bestimmte, vorab festgelegte Kategorien förderfähiger Kosten pauschal ein bestimmter Betrag gewährt.
(4) Bei Pauschalfinanzierungen gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe d der Haushaltsordnung wird für bestimmte, vorab festgelegte Kategorien förderfähiger Kosten ein Prozentsatz angewandt.
Artikel 182
Pauschalbeträge, Einheitskosten und Pauschalfinanzierung
(Artikel 124 der Haushaltsordnung)
(1) Die Genehmigung einer Finanzierung unter Verwendung von Pauschalbeträgen, Einheitskosten oder Pauschalfinanzierung gemäß Artikel 124 Absatz 1 der Haushaltsordnung gilt für die gesamte Laufzeit eines Programms. Sie kann angepasst werden, wenn wesentliche Änderungen erforderlich sind. Die Angaben und Beträge werden regelmäßig überprüft und die Pauschalbeträge, Einheitskosten und Pauschalfinanzierung gegebenenfalls angepasst.
Im Falle einer Vereinbarung zwischen der Kommission und mehreren Empfängern ist der Höchstbetrag nach Artikel 124 Absatz 1 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung je Empfänger anzuwenden.
(2) Die Finanzhilfevereinbarung oder der Finanzhilfebeschluss enthält alle Bestimmungen für die Überprüfung, ob die Bedingungen für die Zahlung einer Finanzhilfe auf der Grundlage von Pauschalbeträgen, Einheitskosten oder als Pauschalfinanzierung erfüllt sind.
(3) Die Zahlung einer Finanzhilfe auf der Grundlage von Pauschalbeträgen, Einheitskosten oder als Pauschalfinanzierung berührt nicht das Recht auf Zugang zu den Unterlagen des Empfängers für die Zwecke von Absatz 1 Unterabsatz 1 sowie Artikel 137 Absatz 2 der Haushaltsordnung.
(4) Lassen Ex-post-Kontrollen erkennen, dass der Sachverhalt, der den Anspruch auf die Finanzierung begründet, nicht besteht und der Empfänger rechtsgrundlos eine Zahlung auf der Grundlage von Pauschalbeträgen, Einheitskosten oder als Pauschalfinanzierung erhalten hat, kann die Kommission unbeschadet der in Artikel 109 der Haushaltsordnung vorgesehenen Sanktionen einen Betrag bis zur Höhe der gesamten Finanzhilfe zurückfordern.
KAPITEL 2
Grundsätze
Artikel 183
Kofinanzierungsgrundsatz
(Artikel 125 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
(1) Nach dem Kofinanzierungsgrundsatz können die für die Durchführung der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms erforderlichen Mittel nicht in voller Höhe durch den Finanzbeitrag der Union bereitgestellt werden.
Kofinanzierungsquellen sind beispielsweise die Eigenmittel des Empfängers, Einnahmen aus der Maßnahme oder dem Arbeitsprogramm oder Finanzbeiträge oder Sachleistungen Dritter.
(2) Sachleistungen sind nichtfinanzielle Ressourcen, die dem Empfänger von einem Dritten unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden.
Artikel 184
Gewinnverbot
(Artikel 125 Absatz 5 der Haushaltsordnung)
Finanzbeiträge Dritter, die der Empfänger für die Begleichung anderer als der im Rahmen der Finanzhilfe der Union förderfähigen Kosten verwenden kann oder die nach Beendigung der Maßnahme bzw. des Arbeitsprogramms übrig bleiben und vom Dritten nicht zurückgefordert werden, gelten nicht als im Sinne von Artikel 125 Absatz 5 der Haushaltsordnung von den Gebern speziell der Finanzierung förderfähiger Kosten zugewiesen.
Artikel 185
Finanzhilfen mit geringem Wert
(Artikel 125 Absatz 4 der Haushaltsordnung)
Als geringe Finanzhilfen gelten Finanzhilfen, die 60 000 EUR nicht übersteigen.
Artikel 186
Technische Hilfe
(Artikel 101 und 125 der Haushaltsordnung)
Unter die Bezeichnung „technische Hilfe“ fallen für die Durchführung eines Programms oder einer Maßnahme erforderliche Unterstützungs- und Kapazitätsaufbaumaßnahmen, wie vorbereitende oder leitende Tätigkeiten, Überwachungs-, Bewertungs-, Prüf- und Kontrolltätigkeiten.
Artikel 187
Förderfähige Kosten
(Artikel 126 Absatz 3 Buchstabe c der Haushaltsordnung)
Die Mehrwertsteuer gilt als gemäß den anwendbaren nationalen Mehrwertsteuervorschriften nicht erstattungsfähig, wenn sie gemäß den nationalen Vorschriften eine der folgenden Umsatzarten betrifft:
a)
steuerbefreite Umsätze ohne Vorsteuerabzugsrecht;
b)
nicht mehrwertsteuerpflichtige Umsätze;
c)
Umsätze nach Buchstabe a oder b, für die kein Vorsteuerabzugsrecht besteht, für die die Mehrwertsteuer aber mittels spezieller, in der Richtlinie 2006/112/EG nicht vorgesehener Erstattungs- oder Ausgleichsregelungen erstattet werden kann, auch wenn die jeweilige Erstattungs- oder Ausgleichsregelung auf nationalen Mehrwertsteuervorschriften basiert.
Ein Empfänger, der Mehrwertsteuer aus Tätigkeiten nach Artikel 13 Absatz 2 der Richtlinie 2006/112/EG entrichtet, gilt nicht als Nichtsteuerpflichtiger nach Artikel 13 Absatz 1 Unterabsatz 1 dieser Richtlinie, unabhängig davon, ob diese Tätigkeiten von dem betreffenden Mitgliedstaat als Tätigkeiten einer Einrichtung angesehen werden, die als Behörde dem öffentlichen Recht unterliegt.
Artikel 188
Arbeitsplanung
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
(1) Jeder zuständige Anweisungsbefugte erstellt ein jährliches oder mehrjähriges Arbeitsprogramm für den Bereich der Finanzhilfen. Das Arbeitsprogramm wird vom Organ angenommen und so bald wie möglich, spätestens jedoch am 31. März des betreffenden Haushaltsjahres, auf seiner einschlägigen Internetseite veröffentlicht.
Das Arbeitsprogramm enthält Angaben zur Dauer seiner Gültigkeit, über den etwaigen Basisrechtsakt, die zu erreichenden Ziele, die zu erwartenden Ergebnisse, den Zeitplan für die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und deren Richtbeträge und den Höchstsatz der Kofinanzierung.
Soll der Beschluss zur seiner Annahme für die Finanzhilfen des betreffenden Jahres als Finanzierungsbeschluss gelten, muss das Arbeitsprogramm darüber hinaus die in Artikel 94 angeführten Angaben enthalten.
(2) Bei substanziellen Änderungen des Arbeitsprogramms wird nach den Modalitäten von Absatz 1 ein ergänzendes Dokument angenommen und veröffentlicht.
Artikel 189
Inhalt der Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
(1) Die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen enthalten folgende Angaben:
a)
angestrebte Ziele,
b)
Zulassungs-, Ausschluss-, Auswahl- und Gewährungskriterien gemäß den Artikeln 131 und 132 der Haushaltsordnung sowie diesbezügliche Belege,
c)
Modalitäten der Finanzierung aus Mitteln der Union,
d)
Modalitäten und Frist für die Einreichung der Vorschläge, voraussichtlicher Zeitpunkt, zu dem die Bewerber über das Ergebnis der Bewertung ihrer Anträge informiert werden und ungefähres Datum für die Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarungen oder die Zustellung der Finanzhilfebeschlüsse.
(2) Die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen werden auf der Internetseite der Organe der Union und, falls dies für eine weiter gehende Bekanntmachung bei den potenziellen Empfängern erforderlich ist, in anderer geeigneter Form, u. a. im Amtsblatt der Europäischen Union, veröffentlicht. Sie können unmittelbar nach der Annahme des Finanzierungsbeschlusses gemäß Artikel 84 der Haushaltsordnung veröffentlicht werden, d. h. auch bereits in dem der Haushaltsausführung vorausgehenden Jahr. Eine inhaltliche Änderung einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen wird nach den gleichen Regeln veröffentlicht wie die ursprüngliche Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen.
Artikel 190
Ausnahmen von den Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzhilfen können nur in folgenden Fällen ohne Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen gewährt werden:
a)
im Rahmen der humanitären Hilfe, bei Katastrophenschutzeinsätzen oder bei Hilfen in Krisensituationen im Sinne von Absatz 2;
b)
in anderen ordnungsgemäß begründeten dringenden Ausnahmefällen;
c)
zugunsten von Einrichtungen, wenn diese de jure oder de facto eine Monopolstellung innehaben, die in dem entsprechenden Beschluss über die Gewährung der Finanzhilfe ordnungsgemäß begründet wird;
d)
zugunsten von Einrichtungen, die in einem Basisrechtsakt gemäß Artikel 54 der Haushaltsordnung als Empfänger von Finanzhilfen genannt sind, oder, falls in einem Basisrechtsakt ein Mitgliedstaat als Empfänger von Finanzhilfen genannt ist, unter seiner Verantwortung zugunsten den von ihm benannten Einrichtungen;
e)
im Bereich Forschung und technologische Entwicklung zugunsten von Einrichtungen, die in dem Arbeitsprogramm gemäß Artikel 128 der Haushaltsordnung aufgeführt sind, sofern der Basisrechtsakt diese Möglichkeit ausdrücklich vorsieht und das betreffende Projekt nicht unter eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen fällt;
f)
zugunsten von Maßnahmen mit besonderen Merkmalen, für die auf eine hochqualifizierte oder hochspezialisierte Einrichtung oder eine Einrichtung mit besonderen Verwaltungskapazitäten zurückgegriffen werden muss, sofern die betreffenden Maßnahmen nicht unter eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen fallen.
g) Ein Vorgehen nach Unterabsatz 1 Buchstabe f ist im Gewährungsbeschluss angemessen zu begründen.
(2) Unter Krisensituationen sind Situationen in Drittländern zu verstehen, bei denen die Gefahr besteht, dass sie unmittelbar oder kurzfristig in einen bewaffneten Konflikt oder die Destabilisierung des Landes eskalieren. Krisensituationen können auch die Folge von Naturkatastrophen sein, von durch Menschenhand ausgelösten Krisen, wie Krieg oder sonstigen Konflikten, oder von außergewöhnlichen Umständen mit vergleichbaren Auswirkungen, wie sie beispielsweise im Zusammenhang mit Phänomenen des Klimawandels, mit Umweltschäden, mit der Unterbrechung der Energieversorgung oder des Zugangs zu natürlichen Ressourcen oder mit extremer Armut auftreten können.
Artikel 191
Nachträgliche Bekanntmachung
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
(1) Die Informationen zu den im Laufe eines Haushaltsjahrs gewährten Finanzhilfen werden gemäß Artikel 21 veröffentlicht.
(2) Nach der Veröffentlichung gemäß Absatz 1 übermittelt die Kommission dem Europäischen Parlament und dem Rat auf deren Wunsch einen Bericht mit folgenden Informationen:
a)
Anzahl der Antragsteller des vorangegangenen Jahres;
b)
Anzahl und Anteil der erfolgreichen Anträge für jede Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen;
c)
mittlere Dauer des Verfahrens ab dem Tag, an dem die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen geschlossen wird, bis zur Gewährung einer Finanzhilfe;
d)
Anzahl und Beträge der Finanzhilfen, bei denen im vorangehenden Jahr nach Maßgabe von Artikel 21 Absatz 4 von einer nachträglichen Bekanntmachung abgesehen wurde.
Artikel 192
Unterrichtung der Antragsteller
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
Die Kommission informiert und berät die Antragsteller, indem sie
a)
für ähnliche Finanzhilfen gemeinsame Muster für die Antragsformulare festlegt und den Umfang und die Verständlichkeit der Antragsformulare kontrolliert;
b)
potenziellen Antragstellern insbesondere Seminare anbietet und Handbücher zur Verfügung stellt;
c)
in der Rechtsträger-Datei nach Artikel 63 die Daten der Empfänger laufend aktualisiert.
Artikel 193
Finanzierung zulasten verschiedener Haushaltslinien
(Artikel 129 der Haushaltsordnung)
Eine Maßnahme kann von mehreren zuständigen Anweisungsbefugten gemeinsam zulasten verschiedener Haushaltslinien finanziert werden.
Artikel 194
Rückwirkung der Finanzierungen in Fällen äußerster Dringlichkeit und bei drohenden Konflikten
(Artikel 130 der Haushaltsordnung)
Nach Maßgabe von Artikel 130 Absatz 1 der Haushaltsordnung kommen die von einem Empfänger vor Einreichung seines Antrags getätigten Ausgaben unter folgenden Bedingungen für eine Finanzierung aus Mitteln der Union in Betracht:
a)
wenn dies im Finanzierungsbeschluss ordnungsgemäß begründet ist;
b)
wenn im Finanzierungsbeschluss und in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss ausdrücklich ein zeitlich vor der Antragstellung liegender Förderfähigkeitstermin festgelegt wird.
Artikel 195
Einreichung von Finanzhilfeanträgen
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
(1) Die Modalitäten für die Einreichung der Finanzhilfeanträge werden vom zuständigen Anweisungsbefugten festgelegt, der bestimmen kann, in welcher Form sie zu erfolgen hat. Finanzhilfeanträge können mittels eines Schreibens oder auf elektronischem Wege eingereicht werden.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen allgemein verfügbar sein und dürfen nicht zur Folge haben, dass der Zugang der Antragsteller zum Gewährungsverfahren eingeschränkt wird.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen gewährleisten,
a)
dass die eingereichten Anträge alle zu ihrer Bewertung erforderlichen Informationen enthalten;
b)
dass die Unversehrtheit der Daten ist sichergestellt ist;
c)
dass die Vertraulichkeit der Vorschläge gewahrt bleibt.
d)
dass der Schutz personenbezogener Daten den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügt.
Für die Zwecke von Unterabsatz 3 Buchstabe c prüft der zuständige Anweisungsbefugte den Inhalt der Anträge erst, nachdem die Einreichungsfrist abgelaufen ist.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann verlangen, dass elektronisch eingereichte Anträge mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur im Sinne der Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (19) versehen werden.
(2) Gestattet der zuständige Anweisungsbefugte die elektronische Einreichung der Anträge, so müssen die verwendeten Mittel und deren technische Merkmale allgemein zugänglich und mit den allgemein verwendeten Erzeugnissen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sein. Die Informationen über die zur Einreichung der Anträge erforderlichen Spezifikationen, einschließlich der Verschlüsselung, müssen allen Antragstellern zur Verfügung gestellt werden.
Die Vorrichtungen für die elektronische Entgegennahme der Anträge müssen darüber hinaus Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleisten. Sie müssen ferner gewährleisten, dass die Uhrzeit und der Tag des Eingangs der Anträge genau bestimmt werden können.
(3) Erfolgt die Einreichung der Anträge mittels eines Schreibens, so kann der Antragsteller zwischen folgenden Übermittlungsformen wählen:
a)
per Post oder Kurierdienst; für diesen Fall wird in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ausdrücklich das Versanddatum für verbindlich erklärt, wobei der Poststempel bzw. das Datum der Ablieferungsbestätigung maßgebend ist;
b)
durch Hinterlegung bei den Dienststellen des Organs durch den Antragsteller oder einen Vertreter, wobei in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen die Dienststelle genannt wird, bei der die Anträge gegen Aushändigung einer datierten und unterzeichneten Empfangsbestätigung einzureichen sind.
KAPITEL 3
Gewährungsverfahren
Artikel 196
Inhalt der Finanzhilfeanträge
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
(1) Die Finanzhilfeanträge werden nach Maßgabe der im Basisrechtsakt und in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen festgelegten Kriterien unter Verwendung eines Formblatts gestellt, das der zuständige Anweisungsbefugte auf der Grundlage des gemeinsamen Musters gemäß Artikel 192 Buchstabe a erstellt.
Als Nachweis im Sinne von Artikel 131 Absatz 3 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung können insbesondere die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz des letzten abgeschlossenen Rechnungsjahres verlangt werden.
(2) Der dem Antrag beigefügte Voranschlag des Maßnahmen- bzw. Arbeitsprogrammbudgets muss in Ausgaben und Einnahmen ausgeglichen sein - wobei in begründeten Fällen auch Rückstellungen für Unwägbarkeiten oder Wechselkursschwankungen genehmigt werden können - und die geschätzten förderfähigen Kosten der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms ausweisen.
(3) Wird eine Finanzhilfe für eine Maßnahme von mehr als 750 000 EUR oder für Betriebskosten von mehr als 100 000 EUR beantragt, muss ein von einem zugelassenen externen Rechnungsprüfer erstellter Bericht beigebracht werden. In diesem Bericht werden die Rechnungen des letzten abgeschlossenen Rechnungsjahres bescheinigt.
Unterabsatz 1 gilt nur für den Erstantrag, den ein und derselbe Empfänger in ein und demselben Rechnungsjahr bei einem zuständigen Anweisungsbefugten stellt.
Im Falle einer Vereinbarung zwischen der Kommission und mehreren Empfängern sind die Schwellenwerte nach Unterabsatz 1 je Empfänger anzuwenden.
Im Falle von Partnerschaften gemäß Artikel 178 muss der in Unterabsatz 1 bezeichnete Bericht für die beiden letzten abgeschlossenen Rechnungsjahre vor Unterzeichnung der Partnerschaftsrahmenvereinbarung bzw. Zustellung des Partnerschaftsrahmenbeschlusses vorgelegt werden.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe einer Risikobewertung bei Einrichtungen für allgemeine oder berufliche Bildung und bei Vereinbarungen mit mehreren gesamtschuldnerisch haftenden Empfängern oder Empfängern, denen keinerlei finanzielle Verantwortung zukommt, von der Vorlage des Prüfberichts gemäß Unterabsatz 1 absehen.
Unterabsatz 1 gilt nicht für öffentliche Einrichtungen und für internationale Organisationen im Sinne von Artikel 43.
(4) Der Antragsteller gibt für alle Unionsfinanzierungen, die er in dem betreffenden Rechnungsjahr für dieselbe Maßnahme, einen Teil dieser Maßnahme oder für seine Betriebskosten erhalten bzw. beantragt hat, die Quellen und Beträge an und er gibt alle sonstigen Finanzierungen an, die er für dieselbe Maßnahme erhalten bzw. beantragt hat.
Artikel 197
Nachweis des Nichtvorliegens einer Ausschlusssituation
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
Außer in Fällen nach Artikel 131 Absatz 4 Buchstaben a und b der Haushaltsordnung erklären die Antragsteller ehrenwörtlich, dass sie sich nicht in einer der in Artikel 106 Absatz 1 und in Artikel 107 der Haushaltsordnung genannten Situationen befinden. Der zuständige Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe einer Risikobewertung von den erfolgreichen Antragstellern Nachweise nach Artikel 143 anfordern. Auf Verlangen des zuständigen Anweisungsbefugten müssen die erfolgreichen Antragsteller diese Nachweise vorlegen, es sei denn, der zuständige Anweisungsbefugte erkennt an, dass dies materiell unmöglich ist, oder entsprechende weiterhin gültige Nachweise, deren Ausstellungsdatum nicht mehr als ein Jahr zurückliegt, wurden bereits für die Zwecke eines anderen Finanzhilfeantrags oder eines Vergabeverfahrens vorgelegt.
Artikel 198
Antragsteller ohne Rechtspersönlichkeit
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
Im Falle eines Antragstellers, der, wie in Artikel 131 Absatz 2 der Haushaltsordnung vorgesehen, keine Rechtspersönlichkeit besitzt, muss der Vertreter dieses Antragstellers nachweisen, dass er befugt ist, in dessen Namen rechtliche Verpflichtungen einzugehen, und dass die finanzielle und operative Leistungsfähigkeit des Antragstellers der von juristischen Personen gleichwertig ist.
Artikel 199
Als ein Antragsteller zu betrachtende Einrichtungen
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
Erfüllen mehrere Einrichtungen die Bedingungen für die Beantragung einer Finanzhilfe und können sie gemeinsam als eine Einrichtung betrachtet werden, kann der zuständige Anweisungsbefugte diese wie einen einzigen Antragsteller behandeln, sofern diese an der Durchführung der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms beteiligten Einrichtungen im Antrag als Teil des Antragstellers genannt sind.
Artikel 200
Finanzielle und verwaltungsrechtliche Sanktionen
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
Gegen Antragsteller, die falsche Erklärungen abgegeben, wesentliche Fehler oder aber Unregelmäßigkeiten oder Betrug begangen haben, werden nach Maßgabe des Artikels 145 finanzielle und/oder verwaltungsrechtliche Sanktionen verhängt.
Derartige finanzielle oder verwaltungsrechtliche Sanktionen können auch gegen Empfänger verhängt werden, die ihre Vertragspflichten in schwerwiegender Weise verletzt haben.
Artikel 201
Zulassungskriterien
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
(1) Die Zulassungskriterien werden in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen bekanntgegeben.
(2) Die Zulassungskriterien bestimmen die Bedingungen für die Teilnahme an einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen. Sie tragen den Zielen der Maßnahme Rechnung und stehen im Einklang mit dem Transparenzgrundsatz und dem Diskriminierungsverbot.
Artikel 202
Auswahlkriterien
(Artikel 132 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die Auswahlkriterien werden in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen veröffentlicht; sie gestatten eine Beurteilung der finanziellen und operativen Fähigkeit des Antragstellers, die vorgeschlagene Maßnahme bzw. das vorgeschlagene Arbeitsprogramm vollständig durchzuführen.
(2) Der Antragstelle muss über stabile und ausreichende Finanzierungsquellen verfügen, damit er seine Tätigkeit während der Dauer der Durchführung der geförderten Maßnahme bzw. während des Rechnungsjahres, für das eine Finanzhilfe gewährt wird, aufrechterhalten und sich an ihrer Finanzierung beteiligen kann. Soweit im Basisrechtsakt nichts anderes bestimmt ist, muss er über die erforderlichen Fachkenntnisse und beruflichen Qualifikationen verfügen, damit er die vorgeschlagene Maßnahme bzw. das vorgeschlagene Arbeitsprogramm vollständig durchführen kann.
(3) Die Überprüfung der finanziellen und operativen Leistungsfähigkeit erfolgt insbesondere anhand einer Analyse der in Artikel 196 genannten und vom zuständigen Anweisungsbefugten in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen verlangten Nachweise.
Wurden in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen keine Belege verlangt und hat der zuständige Anweisungsbefugte Bedenken hinsichtlich der finanziellen und operativen Leistungsfähigkeit der Antragsteller, fordert er sie auf, alle zweckmäßigen Nachweise beizubringen.
Im Falle von Partnerschaften im Sinne von Artikel 178 erfolgt diese Überprüfung vor der Unterzeichnung der Partnerschaftsrahmenvereinbarung bzw. Zustellung des Partnerschaftsrahmenbeschlusses.
Artikel 203
Gewährungskriterien
(Artikel 132 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Die Gewährungskriterien werden in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen veröffentlicht.
(2) Die Gewährungskriterien sind so festzulegen, dass die Finanzhilfen für Umsetzungsmaßnahmen gewährt werden können, welche die Gesamteffizienz des Unionsprogramms maximieren, oder für Einrichtungen, deren Arbeitsprogramm auf dasselbe Ergebnis ausgerichtet ist. Diese Kriterien werden so festgelegt, dass außerdem eine ordnungsgemäße Bewirtschaftung der Mittel der Union gewährleistet ist.
Die Gewährungskriterien sind so anzuwenden, dass die Entwürfe von Maßnahmen oder Arbeitsprogrammen ausgewählt werden können, welche die Berücksichtigung der Ziele und Prioritäten der Kommission gewährleisten und die Sichtbarkeit der Finanzierung durch die Union garantieren.
(3) Die Gewährungskriterien werden so festgelegt, dass sie später bewertet werden können.
Artikel 204
Bewertung der Anträge und Gewährung
(Artikel 133 der Haushaltsordnung)
(1) Der zuständige Anweisungsbefugte setzt einen Ausschuss zur Bewertung der Vorschläge ein, es sei denn, die Kommission beschließt im Rahmen eines Sektorprogramms etwas anderes.
Der Ausschuss setzt sich zusammen aus mindestens drei Personen, die mindestens zwei organisatorische Einheiten der Organe oder der Einrichtungen nach den Artikeln 62 und 208 der Haushaltsordnung vertreten und in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander stehen. Zur Vermeidung von Interessenkonflikten unterliegen diese Personen den Verpflichtungen gemäß Artikel 57 der Haushaltsordnung.
Bei Vertretungen und Außenstellen gemäß Artikel 72 der vorliegenden Verordnung sowie bei betrauten Einrichtungen nach den Artikeln 62 und 208 der Haushaltsordnung, die über keine voneinander getrennten organisatorischen Einheiten verfügen, entfällt die Verpflichtung zur Vertretung durch organisatorische Einheiten ohne hierarchisches Verhältnis zueinander.
Auf Beschluss des zuständigen Anweisungsbefugten können externe Sachverständige den Ausschuss unterstützen. Der zuständige Anweisungsbefugte überzeugt sich davon, dass diese Sachverständigen die in Artikel 57 der Haushaltsordnung genannten Verpflichtungen erfüllen.
(2) Der zuständige Anweisungsbefugte legt gegebenenfalls ein mehrstufiges Verfahren fest, dessen Regeln in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen genannt werden.
Sieht die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ein zweistufiges Einreichungsverfahren vor, so werden nur die Antragsteller, deren Vorschläge die Bewertungskriterien der ersten Stufe erfüllen, um die Einreichung eines umfassenden Vorschlags für die zweite Stufe gebeten.
Sieht die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ein zweistufiges Bewertungsverfahren vor, so werden nur die Vorschläge, die die speziellen Bewertungskriterien der ersten Stufe erfüllen, in der zweiten Stufe eingehend bewertet.
Antragsteller, deren Vorschlag in einer der Verfahrensstufen abgelehnt wurde, erhalten einen Ablehnungsbescheid gemäß Artikel 133 Absatz 3 der Haushaltsordnung.
Jede Verfahrensstufe muss klar von der vorhergehenden Stufe getrennt sein.
Innerhalb eines Verfahrens muss gewährleistet sein, dass ein und dieselbe Information oder Unterlage nicht mehrmals verlangt wird.
(3) Der Bewertungsausschuss oder gegebenenfalls der zuständige Anweisungsbefugte kann den Antragsteller um zusätzliche Informationen oder um Erläuterungen für die zusammen mit dem Antrag eingereichten Unterlagen ersuchen, sofern der Vorschlag durch diese Informationen oder Erläuterungen nicht wesentlich geändert wird. Bei Vorliegen offensichtlicher Fehler sind der Bewertungsausschuss oder der Anweisungsbefugte gemäß Artikel 96 der Haushaltsordnung außer in hinreichend begründeten Fällen verpflichtet, um diese zusätzlichen Informationen oder Erläuterungen zu bitten. Der Anweisungsbefugte führt über jeden Kontakt mit einem der Antragsteller im Laufe des Verfahrens in geeigneter Weise Buch.
(4) Nach Abschluss der Arbeiten des Bewertungsausschusses unterzeichnen die Mitglieder ein Protokoll, in dem alle geprüften Vorschläge aufgeführt, unter qualitativen Gesichtspunkten bewertet und die für eine Finanzierung in Betracht kommenden Vorschläge herausgestellt werden. Die Unterzeichnung kann über ein elektronisches System erfolgen, das über einen angemessenen Sicherheitsmodus zur Authentifizierung des Unterzeichners verfügt.
Erforderlichenfalls werden in diesem Protokoll die geprüften Vorschläge in eine Rangliste gesetzt, Höchstbeträge für die Finanzierung empfohlen und geringfügige Änderungen gegenüber den Finanzhilfeanträgen vorgeschlagen.
Das Protokoll wird zur späteren Referenz aufbewahrt.
(5) Der zuständige Anweisungsbefugte kann den Antragsteller bitten, seinen Vorschlag unter Berücksichtigung der Empfehlungen des Bewertungsausschusses abzuändern. Der zuständige Anweisungsbefugte führt über jeden Kontakt mit einem der Antragsteller im Laufe des Verfahrens in geeigneter Weise Buch.
Im Anschluss an die Bewertung fasst der zuständige Anweisungsbefugte einen Beschluss, der mindestens folgende Angaben enthält:
a)
Gegenstand und Gesamtbetrag des Beschlusses;
b)
Namen der erfolgreichen Antragsteller, Bezeichnung der Maßnahmen, genehmigte Beträge sowie Begründung der getroffenen Wahl, einschließlich in den Fällen, in denen sie von der Stellungnahme des Bewertungsausschusses abweicht;
c)
Namen der abgelehnten Antragsteller und Begründung dieser Ablehnung.
(6) In Fällen nach Artikel 190 der vorliegenden Verordnung und Artikel 125 Absatz 7 der Haushaltsordnung sind die Bestimmungen der Absätze 1, 2 und 4 für die Gewährung von Finanzhilfen nicht verpflichtend.
Artikel 205
Unterrichtung der Antragsteller
(Artikel 133 der Haushaltsordnung)
Die Unterrichtung der abgelehnten Antragsteller über das Ergebnis der Bewertung ihres Antrags erfolgt möglichst umgehend, in jedem Fall jedoch binnen 15 Kalendertagen nach der Unterrichtung der erfolgreichen Antragsteller.
KAPITEL 4
Zahlung und Kontrolle
Artikel 206
Sicherheitsleistung für die Vorfinanzierung
(Artikel 134 der Haushaltsordnung)
(1) Um die mit der Auszahlung der Vorfinanzierungen verbundenen finanziellen Risiken zu begrenzen, kann der zuständige Anweisungsbefugte außer im Falle von Finanzhilfen mit geringem Wert nach Maßgabe einer Risikobewertung vom Empfänger eine vorherige Sicherheitsleistung bis zur Höhe der Vorfinanzierung verlangen oder die Vorfinanzierung in mehreren Teilbeträgen auszahlen.
(2) Wird eine Sicherheitsleistung verlangt, muss sie vom zuständigen Anweisungsbefugten bewertet und akzeptiert werden.
Die Sicherheit muss einen hinreichend langen Zeitraum abdecken, damit sie in Anspruch genommen werden kann.
(3) Die Sicherheit wird von einem zugelassenen Bank- oder Finanzinstitut mit Sitz in einem der Mitgliedstaaten gestellt. Ist der Empfänger in einem Drittland niedergelassen, so kann der zuständige Anweisungsbefugte eine von einer Bank oder einem Finanzinstitut mit Sitz in diesem Drittland gestellte Sicherheit akzeptieren, wenn er der Auffassung ist, dass diese Bank oder dieses Finanzinstitut die gleichen Garantien und Merkmale aufweist wie eine Bank oder ein Finanzinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat.
Auf Antrag des Empfängers kann die Sicherheit nach Unterabsatz 1 durch eine selbstschuldnerische Bürgschaft eines Dritten oder die unbedingte und unwiderrufliche Solidarbürgschaft der in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss genannten Begünstigten der Maßnahme ersetzt werden, nachdem der zuständige Anweisungsbefugte seine Zustimmung erteilt hat.
Die Sicherheit lautet auf Euro.
Mit ihr wird bezweckt, dass die Bank oder das Finanzinstitut, der Dritte oder die Begünstigten unwiderruflich selbstschuldnerisch und auf erste Anforderung für die Verbindlichkeiten des Finanzhilfeempfängers einstehen.
(4) Die Freigabe der Sicherheit erfolgt im Zuge der Verrechnung der Vorfinanzierung mit den Zwischenzahlungen bzw. der Zahlung des Restbetrags, die nach Maßgabe der Finanzhilfevereinbarung an den Empfänger geleistet werden.
Artikel 207
Begründung der Zahlungsanträge
(Artikel 135 der Haushaltsordnung)
(1) Bei jeder Finanzhilfe kann die Vorfinanzierung gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung in mehreren Teilbeträgen gezahlt werden.
Jeder weitere Vorfinanzierungsbetrag wird nur dann in voller Höhe ausbezahlt, wenn der vorhergehende Vorfinanzierungsbetrag zu mindestens 70 % verwendet worden ist.
Wurden weniger als 70 % einer Vorfinanzierung verwendet, wird der Betrag der nächsten Zahlung um den nicht verwendeten Betrag dieser Vorfinanzierung gekürzt.
Der Empfänger fügt seinem Antrag auf eine neue Zahlung die Aufstellung seiner Auslagen bei.
(2) Unbeschadet des Artikels 110 hat der Empfänger ehrenwörtlich zu versichern, dass die in seinen Zahlungsanträgen enthaltenen Informationen vollständig, zuverlässig und wahrheitsgetreu sind. Er hat außerdem zu versichern, dass die in den Zahlungsanträgen ausgewiesenen Kosten gemäß der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss förderfähig und durch geeignete überprüfbare Nachweise belegt sind.
(3) Der zuständige Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe einer Risikobewertung zu jeder Zahlung die Vorlage einer Bescheinigung über die Kostenaufstellung und die ihr zugrunde liegenden Abrechnungen der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms verlangen, die von einem zugelassenen externen Rechnungsprüfer bzw. bei öffentlichen Einrichtungen von einem hinreichend qualifizierten unabhängigen Beamten ausgestellt wird. Diese Bescheinigung wird dem Zahlungsantrag beigefügt. Mit der Bescheinigung wird nach der vom zuständigen Anweisungsbefugten genehmigten Methode und auf der Grundlage genehmigter, den internationalen Normen entsprechenden Verfahren bestätigt, dass die Kosten, die vom Empfänger in der Kostenaufstellung, auf die sich der Zahlungsantrag stützt, angegeben werden, tatsächlich angefallen, wahrheitsgetreu angegeben, und gemäß der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss förderfähig sind.
In begründeten Sonderfällen kann der zuständige Anweisungsbefugte verlangen, dass diese Bescheinigung in der Form eines Bestätigungsvermerks oder nach einem anderen in den internationalen Normen vorgesehenen Muster ausgestellt wird.
Die Vorlage der Bescheinigung über die Kostenaufstellung und die zugrunde liegenden Abrechnungen ist für Zwischenzahlungen und für Restzahlungen in folgenden Fällen verbindlich vorgeschrieben:
a)
bei gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe a der Haushaltsordnung ausbezahlten Finanzhilfen für Maßnahmen ab einem Wert von 750 000 EUR, wenn sich alle Zahlungsanträge zusammen auf mindestens 325 000 EUR belaufen;
b)
bei gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe a der Haushaltsordnung ausbezahlten Finanzhilfen für Betriebskosten ab einem Wert von 100 000 EUR.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann überdies nach Maßgabe einer Risikobewertung folgende Finanzhilfeempfänger von der Vorlage der Bescheinigung über die Kostenaufstellung und die zugrunde liegenden Abrechnungen entbinden:
a)
öffentliche Einrichtungen und internationale Organisationen im Sinne von Artikel 43;
b)
Empfänger von Finanzhilfen im Bereich der humanitären Hilfe, Katastrophenschutzeinsätze und der Verwaltung von Krisensituationen, ausgenommen wenn es um die Zahlung von Restbeträgen geht;
c)
in Bezug auf die Zahlung von Restbeträgen Empfänger von Finanzhilfen im Bereich der humanitären Hilfe, die gemäß Artikel 178 eine Partnerschaftsrahmenvereinbarung unterzeichnet haben oder denen ein Partnerschaftsrahmenbeschluss zugestellt wurde, sofern sie ein Kontrollsystem nachweisen können, das für diese Art von Zahlungen entsprechende Garantien bietet;
d)
Empfänger mehrerer Finanzhilfen, die unabhängige Prüfbescheinigungen vorgelegt haben, denen zufolge die Kontrollsysteme und die Methoden zur Vorbereitung der Anträge entsprechende Garantien bieten.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann ferner Finanzhilfenempfänger von der Verpflichtung zur Vorlage der Bescheinigung über die Kostenaufstellung und die zugrunde liegenden Abrechnungen entbinden, wenn dieser von Bediensteten der Kommission oder von einer von ihr beauftragten Stelle geprüft wurde oder werden wird und diese Prüfung die gemeldeten Kosten entsprechend garantiert.
Im Falle einer Vereinbarung zwischen der Kommission und mehreren Empfängern sind die Schwellenwerte nach Unterabsatz 3 Buchstaben a und b je Empfänger anzuwenden.
(4) Der zuständige Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe einer Risikobewertung für eine Zahlung die Vorlage eines Prüfberichts über die operativen Aspekte verlangen, der von einem unabhängigen, vom zuständigen Anweisungsbefugten zugelassenen Prüfer angefertigt wurde. Der vom zuständigen Anweisungsbefugten verlangte Prüfbericht wird dem Zahlungsantrag beigefügt und die Kosten für seine Erstellung gelten gemäß den Bedingungen des Artikels 126 der Haushaltsordnung als förderfähig. In dem Prüfbericht ist anzugeben, dass die operativen Aspekte nach der vom zuständigen Anweisungsbefugten genehmigten Methode geprüft wurden und ob die Maßnahme oder das Arbeitsprogramm tatsächlich gemäß den in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss festgelegten Bedingungen umgesetzt wurde.
Artikel 208
Aussetzung und Kürzung von Finanzhilfen
(Artikel 135 der Haushaltsordnung)
(1) Die Umsetzung einer Finanzhilfevereinbarung oder eines Finanzhilfebeschlusses, die Beteiligung eines Empfängers an deren Umsetzung oder Zahlungen können ausgesetzt werden, um das tatsächliche Vorliegen der mutmaßlichen schwerwiegenden Fehler, der Unregelmäßigkeiten, des Betrugs oder der Pflichtverletzungen zu prüfen. Bestätigen sich die Vermutungen nicht, so wird die Umsetzung so schnell wie möglich wieder aufgenommen.
(2) Wird die genehmigte Maßnahme oder das genehmigte Arbeitsprogramm nicht, nicht ordnungsgemäß, nicht vollständig oder nicht fristgerecht umgesetzt, so nimmt der zuständige Anweisungsbefugte, nachdem dem Empfänger Gelegenheit für eine Stellungnahme gegeben wurde, je nach dem Stand der Auszahlungen entweder eine entsprechende Kürzung vor oder er fordert den fraglichen Anteil der ausgezahlten Finanzhilfe zurück.
KAPITEL 5
Ausführung
Artikel 209
Ausführungsverträge
(Artikel 137 der Haushaltsordnung)
(1) Erfordert die Umsetzung einer Maßnahme oder eines Arbeitsprogramms, für die eine Finanzhilfe gewährt wird, die Vergabe eines Auftrags, so erteilt der Empfänger der Finanzhilfe unbeschadet der Anwendung der Richtlinie 2004/18/EG dem wirtschaftlich günstigsten Angebot bzw. gegebenenfalls dem Angebot mit dem niedrigsten Preis den Zuschlag; dabei vermeidet er jeglichen Interessenkonflikt.
(2) Erfordert die Umsetzung einer Maßnahme oder eines Arbeitsprogramms, für die eine Finanzhilfe gewährt wird, die Vergabe eines Auftrags im Wert von über 60 000 EUR, kann der zuständige Anweisungsbefugte dem Empfänger zur Auflage machen, zusätzlich zu Absatz 1 besondere Vorschriften zu beachten.
Diese besonderen Vorschriften basieren auf der Haushaltsordnung und bestimmen sich nach dem jeweiligen Auftragswert, dem Anteil des Beitrags der Union an den Gesamtkosten der Maßnahme und dem Risiko. Sie sind in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss festgelegt.
Artikel 210
Finanzielle Unterstützung Dritter
(Artikel 137 der Haushaltsordnung)
Sofern in den Bedingungen nach Artikel 137 Absatz 1 der Haushaltsordnung die zu erreichenden Ziele oder Ergebnisse hinreichend genau festgelegt sind, gilt der Ermessensspielraum nur als ausgeschöpft, wenn in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss außerdem Folgendes festgeschrieben ist:
a)
der Höchstbetrag der Förderung, die einem Dritten gewährt werden kann und die nicht mehr als 60 000 EUR betragen darf, es sei denn, die finanzielle Unterstützung ist das eigentliche Ziel der Maßnahme, und die Kriterien für die Festlegung des jeweiligen Förderbetrags;
b)
eine erschöpfende Aufstellung der Arten von Tätigkeiten, die für eine finanzielle Förderung in Betracht kommen;
c)
die Festlegung der Empfänger oder Kategorien von Empfängern, die für eine finanzielle Förderung in Betracht kommen, und der Gewährungskriterien.
TITEL VII
PREISGELDER
Artikel 211
Arbeitsplanung
(Artikel 138 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Jeder zuständige Anweisungsbefugte erstellt ein jährliches oder mehrjähriges Arbeitsprogramm für den Bereich der Preisgelder. Das Arbeitsprogramm wird vom Organ angenommen und so bald wie möglich, spätestens jedoch am 31. März des betreffenden Haushaltsjahres, auf seiner einschlägigen Internetseite veröffentlicht.
Das Arbeitsprogramm enthält Angaben zur Dauer seiner Gültigkeit, über den etwaigen Basisrechtsakt, die zu erreichenden Ziele, die zu erwartenden Ergebnisse, den Zeitplan für die Wettbewerbe und die Richtbeträge der Preisgelder.
Soll der Beschluss zur seiner Annahme für die Preisgelder des betreffenden Jahres als Finanzierungsbeschluss gelten, muss das Arbeitsprogramm darüber hinaus die in Artikel 94 angeführten Angaben enthalten.
(2) Bei substanziellen Änderungen des Arbeitsprogramms im Jahresverlauf wird nach den Modalitäten von Absatz 1 ein ergänzendes Dokument angenommen und veröffentlicht.
Artikel 212
Wettbewerbsregeln
(Artikel 138 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) In den Wettbewerbsregeln wird Folgendes festgelegt:
a)
die Teilnahmebedingungen, die mindestens Folgendes umfassen:
i)
Zulassungskriterien;
ii)
unter Berücksichtigung der Bedingungen des Absatzes 2 Modalitäten und Frist für die Einreichung der Wettbewerbsbeiträge und, wenn erforderlich, für die vorherige Anmeldung der Teilnehmer;
iii)
Hinweis auf die Ausschlusssituationen nach Artikel 106 Absatz 1 sowie den Artikeln 107 bis 109 der Haushaltsordnung;
iv)
Hinweis auf die ausschließliche Haftung der Teilnehmer im Falle von Ansprüchen, die sich aus den im Rahmen des Wettbewerbs ausgeführten Tätigkeiten ergeben;
v)
Hinweis auf die in den Wettbewerbsregeln festgelegte Verpflichtung der Preisträger, ihr Einverständnis mit den Kontrollen und Prüfungen der Kommission, des OLAF und des Rechnungshofs und mit der nachträglichen Bekanntmachung zu erklären;
vi)
die Bestimmung, dass das Recht der Union, gegebenenfalls ergänzt durch das in den Wettbewerbsregeln genannte nationale Recht, Anwendung findet;
vii)
die Bezeichnung des bei Streitigkeiten zuständigen Gerichts;
viii)
Hinweis auf die Möglichkeit, dass gegen Teilnehmer, die falsche Erklärungen abgegeben oder Unregelmäßigkeiten oder Betrug begangen haben, nach Maßgabe des Artikels 145 anteilig zur Höhe des betreffenden Preisgeldes finanzielle und/oder verwaltungsrechtliche Sanktionen verhängt werden;
b)
die Vergabekriterien, anhand derer die Qualität der Wettbewerbsbeiträge im Hinblick auf die verfolgten Ziele und die erwarteten Ergebnisse bewertet und die Preisträger nach objektiven Maßstäben ermittelt werden können;
c)
die Höhe des Preisgeldes bzw. der Preisgelder;
d)
die Modalitäten für die auf die Preisverleihung folgende Auszahlung der Preisgelder an die Preisträger.
Soweit in den Wettbewerbsregeln nichts anderes angegeben ist, erfüllen die Empfänger von Finanzhilfen der Union die Zulassungskriterien im Sinne von Unterabsatz 1 Buchstabe a Ziffer i.
Für den Fall der Teilnahme internationaler Organisationen kann hinsichtlich Unterabsatz 1 Buchstabe a Ziffer vi eine abweichende Bestimmung getroffen werden.
(2) Für die Einreichung der Wettbewerbsbeiträge wählt der zuständige Anweisungsbefugte Kommunikationsmittel, die allgemein verfügbar sind und nicht zur Folge haben, dass der Zugang der Teilnehmer zum Wettbewerb eingeschränkt wird.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen gewährleisten,
a)
dass die eingereichten Wettbewerbsbeiträge die zu ihrer Bewertung erforderlichen Informationen enthalten;
b)
dass die Unversehrtheit der Daten sichergestellt ist;
c)
dass die Vertraulichkeit der Wettbewerbsbeiträge gewahrt bleibt;
d)
dass der Schutz personenbezogener Daten den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügt.
(3) In den Wettbewerbsregeln können die Bedingungen für die Annullierung des Wettbewerbs festgelegt werden, insbesondere für den Fall, dass seine Ziele nicht erreicht werden können oder dass die juristische oder natürliche Person, die als Preisträger hervorgehen würde, die Teilnahmebedingungen nicht erfüllt.
(4) Die Wettbewerbsregeln werden auf der einschlägigen Internetseite der Organe der Union veröffentlicht. Falls dies für eine weiter gehende Bekanntmachung bei den potenziellen Teilnehmern erforderlich ist, werden die Wettbewerbsregeln zusätzlich in anderer geeigneter Form, u. a. im Amtsblatt der Europäischen Union, veröffentlicht. Sie können unmittelbar nach der Annahme des Finanzierungsbeschlusses gemäß Artikel 84 der Haushaltsordnung veröffentlicht werden, d. h. auch bereits in dem der Haushaltsausführung vorausgehenden Jahr. Eine inhaltliche Änderung der Wettbewerbsregeln wird nach den gleichen Regeln veröffentlicht.
Artikel 213
Nachträgliche Bekanntmachung
(Artikel 138 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Die Informationen zu den im Laufe eines Haushaltsjahrs vergebenen Preisgeldern werden gemäß Artikel 21 veröffentlicht.
(2) Nach der Veröffentlichung gemäß Absatz 1 übermittelt die Kommission dem Europäischen Parlament und dem Rat auf deren Wunsch einen Bericht mit folgenden Informationen:
a)
Anzahl der Teilnehmer im Vorjahr;
b)
Anzahl der Teilnehmer und Anteil der erfolgreichen Beiträge pro Wettbewerb;
c)
Verzeichnis der im Vorjahr an den Jurys beteiligten Sachverständigen und Beschreibung des Verfahrens für ihre Auswahl.
Artikel 214
Bewertung
(Artikel 138 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
(1) Für die Bewertung der Wettbewerbsbeiträge setzt der zuständige Anweisungsbefugte eine mindestens dreiköpfige Jury ein; die Jurymitglieder können externe Sachverständige oder Personen sein, die mindestens zwei organisatorische Einheiten des Organs oder der Einrichtungen nach Artikel 62 und 208 der Haushaltsordnung vertreten und in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander stehen; diese Vorgabe gilt nicht für Vertretungen und Außenstellen gemäß Artikel 72 der vorliegenden Verordnung sowie für betraute Einrichtungen nach den Artikeln 62 und 208 der Haushaltsordnung, die über keine voneinander getrennten organisatorischen Einheiten verfügen.
Die Sachverständigen nach Unterabsatz 1 unterliegen hinsichtlich der Vermeidung von Interessenkonflikten den Verpflichtungen gemäß Artikel 57 der Haushaltsordnung.
Externe Sachverständige geben bei ihrer Benennung eine Erklärung ab, der zufolge sie sich nicht in einer Situation befinden, die einen Interessenkonflikt darstellt, und sie den Anweisungsbefugten umgehend unterrichten werden, falls im Verlauf des Bewertungsverfahrens eine solche Situation entstehen sollte.
(2) Nach Abschluss der Arbeiten der Jury unterzeichnen die Mitglieder ein Protokoll, in dem alle geprüften Wettbewerbsbeiträge aufgeführt, unter qualitativen Gesichtspunkten bewertet und die für eine Preisverleihung in Betracht kommenden Beiträge herausgestellt werden. Die Unterzeichnung kann über ein elektronisches System erfolgen, das über eine angemessene Authentifizierung des Unterzeichners verfügt.
Das Protokoll nach Unterabsatz 1 wird zur späteren Referenz aufbewahrt.
(3) Der zuständige Anweisungsbefugte fasst anschließend einen Beschluss über die Gewährung von Preisgeldern, der u. a. Folgendes enthält:
a)
Gegenstand und gegebenenfalls Gesamtbetrag der vergebenen Preisgelder;
b)
Namen der Preisträger, Höhe des jedem Preisträger gewährten Preisgeldes und Begründung der Wahl;
c)
Namen der abgelehnten Teilnehmer und Begründung der Ablehnung.
Artikel 215
Unterrichtung und Zustellung
(Artikel 138 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
(1) Die Unterrichtung der Teilnehmer über das Ergebnis der Bewertung ihres Beitrags erfolgt möglichst umgehend, in jedem Fall jedoch binnen 15 Kalendertagen nach der Beschlussfassung durch den Anweisungsbefugten.
(2) Der Beschluss über die Zuerkennung des Preisgeldes wird dem Preisträger zugestellt und bildet die rechtliche Verpflichtung im Sinne des Artikels 86 der Haushaltsordnung.
TITEL VIII
FINANZIERUNGSINSTRUMENTE
Artikel 216
Auswahl der mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten im Wege der indirekten Mittelverwaltung betrauten Einrichtungen
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommission vergewissert sich, dass die mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten im Wege der indirekten Mittelverwaltung betrauten Einrichtungen die in Artikel 60 Absatz 2 der Haushaltsordnung festgelegten Anforderungen erfüllen. Sobald einschlägige Belege hierfür vorliegen, gelten diese künftig für jegliche Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten durch die betreffende Einrichtung, sofern an den für diese Anforderungen relevanten Systemen, Vorschriften und Verfahren der betrauten Einrichtung keine wesentlichen Änderungen vorgenommen werden.
(2) Für die Auswahl von Einrichtungen, die mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten gemäß Artikel 61 Absatz 2 der Haushaltsordnung betraut werden, veröffentlicht die Kommission eine Ausschreibung für potenzielle betraute Einrichtungen. Diese Ausschreibung enthält die Auswahl- und Gewährungskriterien.
In der Ausschreibung nach Unterabsatz 1 wird außerdem angegeben, ob die betraute Einrichtung dem spezifischen Finanzierungsinstrument eigene Finanzmittel zuweisen muss oder ob eine Risikoteilung vorgenommen wird. Sofern die Ausschreibung einschlägige Angaben enthält und einem möglichen Interessenkonflikt vorgebeugt werden muss, wird in der Ausschreibung außerdem festgelegt, dass die betraute Einrichtung Maßnahmen zur Herbeiführung der Gleichlage der Interessen im Sinne von Artikel 140 Absatz 2 der Haushaltsordnung vorzuschlagen hat. Die Maßnahmen zur Herbeiführung der Gleichlage der Interessen finden Eingang in die Vereinbarung über das betreffende Finanzierungsinstrument.
Mit den Einrichtungen, die die Auswahlkriterien erfüllen, eröffnet die Kommission einen transparenten und objektiven Dialog unter Vermeidung von Interessenkonflikten. Im Anschluss an diesen Dialog unterzeichnet die Kommission Übertragungsvereinbarungen mit der Einrichtung oder den Einrichtungen, die die wirtschaftlich günstigsten Vorschläge, gegebenenfalls auch hinsichtlich der Allokation ihrer eigenen Finanzmittel oder der Risikoteilung, eingereicht haben.
(3) Die Kommission kann vor der Unterzeichnung von Übertragungsvereinbarungen in direkte Verhandlungen mit potenziellen betrauten Einrichtungen eintreten, sofern es sich um in dem einschlägigen Basisrechtsakt benannte oder in Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer iii der Haushaltsordnung aufgeführte betraute Einrichtungen handelt, oder in ordnungsgemäß begründeten und dokumentierten Ausnahmefällen, insbesondere dann, wenn
a)
nach einer Ausschreibung für potenzielle betraute Einrichtungen keine geeigneten Vorschläge eingereicht wurden;
b)
für Finanzierungsinstrumente mit besonderen Merkmalen auf eine bestimmte hochqualifizierte oder hochspezialisierte Art von Einrichtung oder eine Einrichtung mit besonderen Verwaltungskapazitäten zurückgegriffen werden muss;
c)
dringliche, zwingende Gründe im Zusammenhang mit Ereignissen, die die Union nicht voraussehen konnte, es nicht zulassen, das Verfahren gemäß Absatz 2 einzuhalten.
Artikel 217
Inhalt der Übertragungsvereinbarungen mit den mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten im Wege der indirekten Mittelverwaltung betrauten Einrichtungen
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
Neben den in Artikel 40 aufgeführten Anforderungen enthält die Übertragungsvereinbarung mit den mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten betrauten Einrichtungen angemessene Regelungen zur Gewährleistung der Einhaltung der in Artikel 140 der Haushaltsordnung festgelegten Grundsätze und Bedingungen. Insbesondere enthalten die Übertragungsvereinbarungen Folgendes:
a)
die Beschreibung des Finanzierungsinstruments, einschließlich seiner Anlagestrategie oder -politik, die Art der bereitgestellten Unterstützung, die Zulassungskriterien für Finanzmittler und Endempfänger sowie die zusätzlichen operativen Anforderungen zur Verwirklichung der politischen Ziele des Instruments;
b)
die Anforderungen hinsichtlich der wertmäßigen Zielspanne für die Hebelwirkung;
c)
eine Beschreibung der nicht förderfähigen Maßnahmen und der Ausschlusskriterien;
d)
Bestimmungen, die eine Herbeiführung der Gleichlage der Interessen gewährleisten und auf die Bewältigung möglicher Interessenkonflikte abzielen;
e)
Bestimmungen über die Auswahl von Finanzmittlern gemäß Artikel 139 Absatz 4 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung und gegebenenfalls über die Einrichtung von spezialisierten Investitionsgesellschaften;
f)
Bestimmungen über die Verantwortlichkeit der betrauten Einrichtung und anderer an der Umsetzung des Finanzierungsinstruments beteiligter Einrichtungen;
g)
Bestimmungen über die Streitbeilegung;
h)
Bestimmungen über die Governance des Finanzierungsinstruments;
i)
Bestimmungen über die Verwendung und Wiederverwendung des Beitrags der Union unter Beachtung von Artikel 140 Absatz 6 der Haushaltsordnung;
j)
Bestimmungen über die Verwaltung von Beiträgen der Union und von Treuhandkonten, auch in Bezug auf Kontrahentenrisiken, akzeptable Transaktionen der Finanzverwaltungen, Verantwortlichkeiten der betroffenen Parteien, Abhilfemaßnahmen bei Überschüssen auf Treuhandkonten, die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und die Berichterstattung;
k)
Bestimmungen über die Vergütung der betrauten Einrichtung, auch in Bezug auf Verwaltungsgebühren, sowie über die Berechnung und Zahlung von Verwaltungskosten und -gebühren an die betraute Einrichtung im Einklang mit Artikel 218;
l)
bei Bedarf Bestimmungen über rechtliche Rahmenbedingungen für die Beiträge der Fonds gemäß Artikel 175 der Haushaltsordnung, insbesondere des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, des Europäischen Sozialfonds, des Kohäsionsfonds, des Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums und des künftigen Fischereifonds (im Folgenden: GSR-Fonds);
m)
Bestimmungen über die Laufzeit, Möglichkeit einer Verlängerung und Beendigung des Finanzierungsinstruments, auch in Bezug auf die Bedingungen für eine vorzeitige Beendigung und gegebenenfalls Ausstiegsstrategien;
n)
Bestimmungen über die Überwachung der Umsetzung der Unterstützung für Finanzmittler und Endempfänger, auch in Bezug auf die Berichterstattung durch die Finanzmittler;
o)
gegebenenfalls die Art und Weise von Deckungsgeschäften gemäß Artikel 219.
Artikel 218
Verwaltungskosten und -gebühren der betrauten Einrichtungen
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommission vergütet den betrauten Einrichtungen die Umsetzung eines Finanzierungsinstruments durch leistungsorientierte Gebühren, durch die Erstattung außerordentlicher Aufwendungen und durch Gebühren für die Kassenmittelverwaltung, sofern die betraute Einrichtung die Kassenmittel des Finanzierungsinstruments verwaltet.
(2) Die leistungsorientierten Gebühren dienen dazu, der betrauten Einrichtung die bei der Umsetzung eines Finanzierungsinstruments angefallene Arbeit zu vergüten. Sie können bei Bedarf auch politikbezogene Anreize enthalten, um die Verwirklichung der politischen Ziele zu fördern, oder Anreize hinsichtlich der finanziellen Ergebnisse des Finanzierungsinstruments setzen.
Artikel 219
Besondere Regelungen für Treuhandkonten bei der indirekten Mittelverwaltung
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) Die mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten betrauten Einrichtungen dürfen in eigenem Namen und ausschließlich im Namen der Kommission Treuhandkonten im Sinne von Artikel 68 Absatz 7 der Haushaltsordnung einrichten. Die betrauten Einrichtungen übermitteln der einschlägigen Dienststelle der Kommission entsprechende Rechnungsabschlüsse.
(2) Auf den Treuhandkonten wird eine angemessene Liquidität aufrechterhalten und die auf derartigen Treuhandkonten gehaltenen Aktiva werden im Einklang mit den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und gemäß den einschlägigen Aufsichtsregeln im Einklang mit Artikel 140 Absatz 7 der Haushaltsordnung verwaltet.
(3) Für die Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten dürfen die betrauten Einrichtungen keine Deckungsgeschäfte zu Spekulationszwecken vornehmen. Die Art und Weise von Deckungsgeschäften muss vorab von der Kommission genehmigt und in den Übertragungsvereinbarungen gemäß Artikel 217 festgelegt werden.
Artikel 220
Im Wege der direkten Mittelverwaltung umgesetzte Finanzierungsinstrumente
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) In Ausnahmefällen dürfen Finanzierungsinstrumente gemäß Artikel 139 Absatz 4 der Haushaltsordnung auf folgendem Wege direkt umgesetzt werden:
a)
durch eine spezialisierte Investitionsgesellschaft, an der die Kommission zusammen mit anderen öffentlichen oder privaten Investoren beteiligt ist, um die Hebelwirkung des Beitrags der Union zu erhöhen;
b)
durch Darlehen, Bürgschaften, Kapitalbeteiligungen und andere Risikoteilungsinstrumente, bei denen es sich nicht um Investitionen in spezialisierte Investitionsgesellschaften handelt, und die den Endempfängern direkt oder über Finanzmittler bereitgestellt werden.
(2) Für die Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten darf die Kommission keine Deckungsgeschäfte zu Spekulationszwecken vornehmen. Die Art und Weise von Deckungsgeschäften muss vorab von der Kommission genehmigt und in den Vereinbarungen mit den mit der Umsetzung des Finanzierungsinstruments betrauten Einrichtungen festgelegt werden.
Artikel 221
Auswahl der Finanzmittler, Verwalter spezialisierter Investitionsgesellschaften und Endempfänger
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) Setzt die Kommission Finanzierungsinstrumente im Wege der direkten oder indirekten Mittelverwaltung durch spezialisierte Investitionsgesellschaften um, so werden derartige Investitionsgesellschaften gemäß den Rechtsvorschriften eines Mitgliedstaats eingerichtet. Sie können bei Maßnahmen im Außenbereich auch gemäß den Rechtsvorschriften eines Drittlands eingerichtet werden. Die Verwalter derartiger Investitionsgesellschaften sind gesetzlich oder vertraglich verpflichtet, ihren einschlägigen Sorgfaltspflichten nachzukommen und nach Treu und Glauben zu handeln.
(2) Die Verwalter der spezialisierten Investitionsgesellschaften nach Absatz 1 und die Finanzmittler oder Endempfänger der Finanzierungsinstrumente werden unter gebührender Berücksichtigung der Art des umzusetzenden Finanzierungsinstruments, der Erfahrung sowie der operativen und finanziellen Leistungsfähigkeit der betreffenden Einrichtungen und/oder der wirtschaftlichen Lebensfähigkeit der Projekte der Endempfänger ausgewählt. Die Auswahl erfolgt auf transparente Weise, wird anhand objektiver Kriterien begründet und löst keinen Interessenkonflikt aus.
(3) Verwalter von spezialisierten Investitionsgesellschaften, Finanzmittler und Endempfänger, die sich in einer der in Artikel 106 Absatz 1 und in den Artikeln 107, 108 und 109 der Haushaltsordnung genannten Situationen befinden, erhalten keine finanzielle Unterstützung.
Artikel 222
Bedingungen für die Verwendung von Finanzierungsinstrumenten
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzierungsinstrumente dienen dazu, Marktunvollkommenheiten, Marktversagen oder suboptimale Investitionsbedingungen auszugleichen und lediglich diejenigen Endempfänger zu fördern, die zum Zeitpunkt der Unterstützung der Union durch ein Finanzierungsinstrument als potenziell wirtschaftlich lebensfähig gewertet werden.
(2) Finanzierungsinstrumente bieten den Endempfängern in angemessener Weise Unterstützung. Insbesondere sollte die Vorzugsbehandlung von Investoren, die Koinvestitionen oder Risikoteilung bieten, gerechtfertigt, den von den Investoren im Zusammenhang mit einem Finanzierungsinstrument eingegangenen Risiken angemessen und auf den für die Gewährleistung ihrer Investition oder der Risikoteilung notwendigen Mindestumfang beschränkt sein.
Artikel 223
Hebelwirkung
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzierungsinstrumente stellen darauf ab, eine Hebelwirkung des Beitrags der Union zu erreichen, indem eine Gesamtinvestition ausgelöst wird, die den Beitrag der Union übersteigt.
Die Hebelwirkung der Unionsmittel entspricht dem Quotienten aus dem Finanzbetrag für förderfähige Endempfänger und dem Betrag des Unionsbeitrags.
(2) Die wertmäßige Zielspanne für die Hebelwirkung basiert auf einer Ex-ante-Bewertung des betreffenden Finanzierungsinstruments.
Artikel 224
Ex-ante-Bewertung von Finanzierungsinstrumenten
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzierungsinstrumente stützen sich auf Ex-ante-Bewertungen, anhand derer Marktunvollkommenheiten, Marktversagen oder suboptimale Investitionsbedingungen ermittelt werden und der Investitionsbedarf vor dem Hintergrund der Politikziele bewertet wird.
(2) Die Ex-ante-Bewertungen sollen zeigen, dass die festgestellten Marktbedürfnisse durch marktbestimmte Maßnahmen oder andere Maßnahmen der Union, bei denen es sich nicht um die Finanzierung über ein Finanzierungsinstrument handelt, etwa durch Regulierung, Liberalisierung, Reformen oder andere politische Maßnahmen, nicht angemessen und zeitnah erfüllt werden können. Anhand der Bewertungen werden die Wahrscheinlichkeit und die möglichen Kosten von Marktverzerrungen und der Verdrängung der privaten Förderung durch die Finanzierungsinstrumente ermittelt und Wege aufgezeigt, wie negative Auswirkungen derartiger Verzerrungen verringert werden können.
(3) Im Einklang mit dem Grundsatz der Subsidiarität soll die Ex-ante-Bewertung zeigen, dass sich die ermittelten Marktbedürfnisse besser mit Finanzierungsinstrumenten auf Unionsebene bewältigen lassen als mit ähnlichen Finanzierungsinstrumenten auf nationaler oder regionaler Ebene, einschließlich der GSR-Fonds. Bei der Bewertung des durch den Unionsbeitrag generierten Mehrwerts sind Faktoren wie ein erschwerter Zugang zu Mitteln auf nationaler Ebene, insbesondere für grenzüberschreitende Projekte, Skaleneffekte oder ausgeprägte Demonstrationseffekte im Zusammenhang mit der Verbreitung bewährter Praktiken in den Mitgliedstaaten zu berücksichtigen.
(4) Mit der Ex-ante-Bewertung wird der effizienteste Modus für den Einsatz des Finanzierungsinstruments bestimmt.
(5) Anhand der Ex-ante-Bewertung wird außerdem aufgezeigt, dass das geplante Finanzierungsinstrument mit Folgendem im Einklang steht:
a)
neuen und bestehenden Finanzierungsinstrumenten, um ungewollte Überschneidungen zu vermeiden und Synergien und Skaleneffekte zu erreichen;
b)
Finanzierungsinstrumenten und anderen Formen staatlicher Intervention, die im selben Marktumfeld eingesetzt werden, um Inkonsistenzen zu vermeiden und potenzielle Synergien zu untersuchen.
(6) Mit der Ex-ante-Bewertung werden die Angemessenheit der geplanten Maßnahme hinsichtlich des Umfangs der ermittelten Finanzierungslücke und die erwartete Hebelwirkung der geplanten Finanzierungsinstrumente evaluiert und die zusätzlichen qualitativen Auswirkungen untersucht, etwa die Verbreitung bewährter Praktiken, die wirksame Förderung der politischen Ziele der Union durch die Umsetzungskette oder der Zugang zu spezifischer Expertise von an der Umsetzungskette beteiligten Akteuren.
(7) Im Rahmen der Ex-ante-Bewertung werden angemessene Leistungsindikatoren für die vorgeschlagenen Finanzierungsinstrumente eingeführt und die erwarteten Leistungen, Ergebnisse und Auswirkungen spezifiziert.
(8) Eine gesonderte Ex-ante-Bewertung der Finanzierungsinstrumente wird nur dann vorgenommen, wenn eine derartige Bewertung, die alle Kriterien der Absätze 1 bis 7 erfüllt, nicht in der Ex-ante-Bewertung oder einer Folgenabschätzung des durch den Basisrechtsakt abgedeckten Programms oder der Maßnahme enthalten ist.
Artikel 225
Überwachung von Finanzierungsinstrumenten
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Zur Gewährleistung einer harmonisierten Überwachung der Finanzierungsinstrumente nach Artikel 140 Absatz 12 der Haushaltsordnung richtet der zuständige Anweisungsbefugte ein Überwachungssystem ein, um zur hinreichenden Gewähr beizutragen, dass die Mittel der Union im Einklang mit Artikel 32 Absatz 2 der Haushaltsordnung verwendet werden.
(2) Das Überwachungssystem wird zur Bewertung des Umsetzungsfortschritts bei der Verwirklichung der Politikziele verwendet, der anhand der im Einklang mit der Ex-ante-Bewertung eingerichteten einschlägigen Leistungs- und Ergebnisindikatoren gemessen wird, sowie zur Analyse, inwieweit die Umsetzung mit den gemäß Artikel 140 Absatz 2 der Haushaltsordnung festgelegten Anforderungen im Einklang steht, und es bietet die Grundlage für die Berichterstattung der Kommission gemäß den Artikeln 38 Absatz 5 und 140 Absatz 8 der Haushaltsordnung.
(3) Im Falle der indirekten Mittelverwaltung stützt sich die Kommission bei der Überwachung auf die von den betrauten Einrichtungen übermittelten Berichte und Rechnungen sowie auf die verfügbaren Rechnungsprüfungen und die von der betrauten Einrichtung durchgeführten Kontrollen unter gebührender Berücksichtigung der Verwaltungserklärung der betrauten Einrichtung und des Bestätigungsvermerks der unabhängigen Prüfstelle gemäß Artikel 60 Absatz 5 der Haushaltsordnung. Die Kommission überprüft die von den betrauten Einrichtungen bereitgestellten Angaben und kann auf der betreffenden Umsetzungsebene bis hin zu den Endempfängern Kontrollen durchführen, auch auf Stichprobenbasis.
Die Überwachung durch die betraute Einrichtung stützt sich auf die von den Finanzmittlern übermittelten Berichte und Rechnungen sowie auf die verfügbaren Rechnungsprüfungen und die von dem Finanzmittler durchgeführten Kontrollen unter gebührender Berücksichtigung der Zuverlässigkeitserklärung des Finanzmittlers und des Bestätigungsvermerks der unabhängigen Prüfstelle.
Ist kein Finanzmittler vorhanden, so überwacht die betraute Einrichtung die Verwendung des Finanzierungsinstruments direkt auf der Grundlage der von den Endempfängern übermittelten Berichte und Rechnungen.
Die betraute Einrichtung überprüft die von den Finanzmittlern oder Endempfängern bereitgestellten Angaben, gegebenenfalls auf Stichprobenbasis, und führt im Einklang mit der Vereinbarung gemäß Artikel 217 Kontrollen durch.
(4) Im Rahmen der direkten Mittelverwaltung stützt sich die Kommission bei der Überwachung auf die von den Finanzmittlern und Endempfängern bereitgestellten Berichte und Rechnungen, die entsprechenden Kontrollen unterliegen. Die Bestimmungen von Absatz 3 gelten entsprechend für die direkte Mittelverwaltung.
(5) Die Vereinbarungen zur Umsetzung des Finanzierungsinstruments enthalten die für die Anwendung der Absätze 1 bis 4 erforderlichen Bestimmungen.
Artikel 226
Behandlung von Beiträgen aus den GSR-Fonds
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Über Beiträge aus GSR-Fonds für unter Titel VIII der Haushaltsordnung geschaffene Finanzierungsinstrumente, die durch GSR-Fonds gemäß den sektorspezifischen Vorschriften unterstützt werden, ist gesondert Buch zu führen.
(2) Beiträge aus den GSR-Fonds werden in gesonderten Rechnungsabschlüssen ausgewiesen und im Einklang mit den Zielen der betreffenden GSR-Fonds für Maßnahmen und Endempfänger verwendet, die dem Programm oder den Programmen, aus denen die Beiträge geleistet werden, entsprechen.
(3) Hinsichtlich der Beiträge aus GSR-Fonds für unter Titel VIII der Haushaltsordnung geschaffene Finanzierungsinstrumente gelten die sektorspezifischen Vorschriften.
TITEL IX
RECHNUNGSLEGUNG UND RECHNUNGSFÜHRUNG
KAPITEL 1
Rechnungslegung
Artikel 227
Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement des Haushaltsjahres
(Artikel 142 der Haushaltsordnung)
Der Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement des betreffenden Haushaltsjahres gibt folgendes wirklichkeitsgetreu wieder:
a)
die Verwirklichung der Ziele des Haushaltsjahres gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung,
b)
die Finanzlage und die Ereignisse, welche die im Laufe des Haushaltsjahres durchgeführten Tätigkeiten nachhaltig beeinflusst haben.
Der Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement ist ein von den Übersichten über den Haushaltsvollzug gesondertes Dokument.
Artikel 228
Abweichung von den Rechnungsführungsprinzipien
(Artikel 144 der Haushaltsordnung)
Besteht nach Ansicht des Rechnungsführers in einem besonderen Fall Veranlassung, von den in den Rechnungsführungsvorschriften der Union vorgesehenen Rechnungsführungsprinzipien abzuweichen, so wird dies in dem Anhang gemäß Artikel 232 vermerkt und ordnungsgemäß begründet.
Artikel 229
Belege
(Artikel 144 der Haushaltsordnung)
(1) Jede Buchung stützt sich auf datierte und nummerierte Belege, entweder in Papierform oder auf sonstigen Trägern, welche ihre Zuverlässigkeit und die Aufbewahrung ihres Inhalts während des in Artikel 48 vorgeschriebenen Zeitraums gewährleisten.
(2) Gleichartige Vorgänge, die am selben Ort und innerhalb desselben Tages getätigt wurden, können in einem einzigen Beleg zusammengefasst werden.
Artikel 230
Ergebnisrechnung
(Artikel 145 der Haushaltsordnung)
Die Ergebnisrechnung spiegelt die Aufwände und Erträge des Haushaltsjahres wider, die nach ihrer Art klassifiziert werden.
Artikel 231
Kapitalflussrechnung
(Artikel 145 der Haushaltsordnung)
In der Kapitalflussrechnung werden die Kassenmittelbewegungen des Zeitraums mit den jeweiligen Eröffnungs- und Abschlusssalden ausgewiesen.
Die Kassenmittel bestehen aus folgenden Elementen:
a)
Barbestand,
b)
Sichtkonten und Sichteinlagen,
c)
sonstigen verfügbaren Werten, die rasch flüssig gemacht werden können und deren Wert stabil ist.
Artikel 232
Erläuterungen zu den Jahresabschlüssen
(Artikel 145 der Haushaltsordnung)
Die in Artikel 145 der Haushaltsordnung genannten Erläuterungen sind fester Bestandteil der Jahresabschlüsse. Sie enthalten mindestens folgende Informationen:
a)
Rechnungsführungsprinzipien, -vorschriften und -methoden;
b)
Erläuterungen mit zusätzlichen Angaben, die nicht in den Jahresabschlüssen enthalten, aber für ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild erforderlich sind:
Artikel 233
Übersichten über den Haushaltsvollzug
(Artikel 146 der Haushaltsordnung)
(1) Die Übersichten über den Haushaltsvollzug enthalten:
a)
eine Einnahmenübersicht, die Folgendes umfasst:
i)
die Entwicklung des Einnahmen-Voranschlags;
ii)
die Ausführung der Einnahmen;
iii)
die Entwicklung der festgestellten Forderungen;
b)
einen Überblick über die Entwicklung der insgesamt verfügbaren Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen;
c)
einen Überblick über die Verwendung der insgesamt verfügbaren Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen;
d)
einen Überblick über die noch zur Zahlung anstehenden, die aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr übertragenen und die im Laufe des Haushaltsjahres vorgenommenen Mittelbindungen.
(2) Der Einnahmenübersicht ist auch eine nach Mitgliedstaaten aufgeschlüsselte Aufstellung über die Eigenmittelbeträge beigefügt, für die eine Einziehungsanordnung erging und die am Ende des Haushaltsjahres noch einzuziehen waren.
Artikel 234
Übermittlung der Rechnungsabschlüsse
(Artikel 148 der Haushaltsordnung)
Die vorläufigen und endgültigen Rechnungsabschlüsse nach Artikel 147 und 148 der Haushaltsordnung dürfen elektronisch übermittelt werden.
KAPITEL 2
Rechnungsführung
Abschnitt 1
Struktur der Rechnungsführung
Artikel 235
Struktur der Rechnungsführung
(Artikel 151 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer jedes Organs und jeder Einrichtung gemäß Artikel 141 der Haushaltsordnung dokumentiert und aktualisiert die Struktur und die Verfahren der Rechnungsführung seines Organs bzw. seiner Einrichtung.
(2) Die Haushaltseinnahmen und -ausgaben werden in dem IT-System gemäß Artikel 236 nach dem wirtschaftlichen Charakter des Vorgangs als laufende Einnahmen oder Ausgaben oder als Vermögenszu- oder -abgang erfasst.
Artikel 236
IT-Systeme
(Artikel 151 der Haushaltsordnung)
(1) Die Rechnungsführung erfolgt mit Hilfe eines integrierten IT-Systems.
(2) Die Organisation der Rechnungsführung mittels rechnergestützter Systeme oder Teilsysteme erfordert eine vollständige Beschreibung der Systeme und Teilsysteme.
In dieser Beschreibung wird der Inhalt aller Datenfelder definiert und genau angegeben, wie das System die einzelnen Vorgänge bearbeitet. Des Weiteren wird aufgezeigt, wie das System einen kompletten Prüfpfad für jeden Vorgang und für jede Änderung der Systeme und Teilsysteme gewährleistet, damit jederzeit festgestellt werden kann, wer welche Änderungen vorgenommen hat.
In den Beschreibungen der IT-Rechnungsführungssysteme und -teilsysteme wird gegebenenfalls auf die bestehenden Verknüpfungen mit dem zentralen Rechnungsführungssystem, insbesondere im Bereich des Datentransfers und der Saldenabstimmung, hingewiesen.
(3) Zugang zu den IT-Systemen und -Teilsystemen haben nur die Personen, die in einem in jedem Organ geführten und aktualisierten Verzeichnis der befugten Nutzer aufgeführt sind.
Abschnitt 2
Bücher
Artikel 237
Bücher
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
Jedes Organ bzw. jede Einrichtung nach Artikel 141 der Haushaltsordnung führt ein Kontenjournal, ein Hauptbuch und zumindest Nebenbücher für Schuldner, Gläubiger und Anlagewerte, es sei denn, dies ist im Hinblick auf das Kosten-Nutzen-Verhältnis nicht sinnvoll.
Bei den Büchern handelt es sich um elektronische Dokumente, die vom Rechnungsführer vorgegeben werden und aussagekräftige Daten gewährleisten.
Die Einträge des Kontenjournals werden in die Konten des Hauptbuchs übernommen, das nach dem in Artikel 212 festgelegten Kontenplan strukturiert ist.
Das Kontenjournal und das Hauptbuch können nach Bedarf in Nebenjournale und -bücher untergliedert werden.
Die Einträge der Nebenjournale und -bücher werden mindestens einmal monatlich im Kontenjournal und im Hauptbuch konsolidiert.
Artikel 238
Allgemeine Kontenbilanz
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
Jedes Organ und jede Einrichtung nach Artikel 141 der Haushaltsordnung erstellt eine Kontenbilanz, in der sämtliche Konten der Finanzbuchführung, einschließlich der im Laufe des Haushaltsjahres saldierten Konten, ausgewiesen sind, und zwar jeweils mit Angabe:
a)
der Kontennummer;
b)
der Kontenbezeichnung;
c)
der gesamten Sollbeträge;
d)
der gesamten Habenbeträge;
e)
des Kontensaldos.
Artikel 239
Abgleich der Bücher
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
(1) Die Daten des Hauptbuchs werden so gespeichert und strukturiert, dass sie den Nachweis des Inhalts der einzelnen Konten in der allgemeinen Kontenbilanz ermöglichen.
(2) Für das Bestandsverzeichnis über die Anlagewerte finden die Bestimmungen der Artikel 246 bis 253 Anwendung.
Abschnitt 3
Verbuchung
Artikel 240
Buchungsvorgänge
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
(1) Die Buchungen werden nach der Methode der doppelten Buchführung vorgenommen, d. h. jede in der Buchführung erfasste Bewegung oder Veränderung schlägt sich bei den einzelnen betroffenen Konten in Soll- und Haben-Buchungen nieder, die sich in ihrer Summe ausgleichen.
(2) Bei einer auf eine andere Währung als den Euro lautenden Transaktion wird der Gegenwert in Euro berechnet und verbucht.
Die Transaktionen in Devisen der neubewertbaren Konten werden mindestens bei jedem Rechnungsabschluss neu bewertet.
Diese Neubewertung erfolgt auf der Grundlage der gemäß Artikel 6 festgelegten Kurse.
Für die Umrechnung anderer Währungen in Euro zwecks Aufstellung der Vermögensübersicht zum 31. Dezember des Jahres n wird der am letzten Arbeitstag des Jahres n geltende Kurs herangezogen.
(3) Die gemäß Artikel 152 der Haushaltsordnung festgelegten Rechnungsführungsvorschriften umfassen auch die für die periodengerechte Rechnungsführung erforderlichen Umrechnungs- und Neubewertungsregeln.
Artikel 241
Buchungsangaben
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
Bei jeder Buchung werden Ursprung, Inhalt und Verbuchungsstelle des jeweiligen Vorgangs sowie die Referenzdaten der entsprechenden Belege angegeben.
Artikel 242
Eintragung in das Kontenjournal
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
Die Rechnungsvorgänge werden nach einer der folgenden Methoden, die einander nicht ausschließen, in das Kontenjournal eingetragen:
a)
entweder täglich durch Erfassung jedes einzelnen Vorgangs
b)
oder in Form einer monatlichen Zusammenfassung der Gesamtbeträge der Vorgänge, vorausgesetzt, es werden alle Belege aufbewahrt, anhand deren die einzelnen Vorgänge jedes einzelnen Tages überprüft werden können.
Artikel 243
Validierung der Buchungen
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
(1) Die Buchungen im Kontenjournal und in den Nebenjournalen werden endgültig, indem sie durch ein Verfahren validiert werden, das jegliche Änderung oder Streichung von Einträgen untersagt.
(2) Zur definitiven Festschreibung der zeitlichen Reihenfolge der Buchungseinträge und der Gewährleistung ihrer Unantastbarkeit wird spätestens vor der Vorlage der endgültigen Jahresabschlüsse ein Abschlussverfahren durchgeführt.
Abschnitt 4
Kontenabstimmung und -prüfung
Artikel 244
Kontenabstimmung
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
(1) Die Salden der Konten der allgemeinen Kontenbilanz werden regelmäßig, mindestens jedoch zum Zeitpunkt des Jahresabschlusses, mit den Daten der Verwaltungssysteme abgestimmt, die die Anweisungsbefugten für die Verwaltung der Forderungen und Verbindlichkeiten und die tägliche Erfassung im Rechnungsführungssystem einsetzen.
(2) Der Rechnungsführer überprüft regelmäßig, mindestens jedoch bei jedem Rechnungsabschluss, ob die Banksalden der Wirklichkeit entsprechen, und kontrolliert insbesondere
a)
die Bankguthaben durch Abstimmung mit den von den Finanzinstituten übersandten Kontoauszügen;
b)
die Barmittel durch Abstimmung mit den Angaben des Kassenbuchs.
Bei den Anlagekonten erfolgt diese Überprüfung gemäß Artikel 250.
(3) Die interinstitutionellen Verbindungskonten werden monatlich abgestimmt.
(4) Die Verwahrkonten werden vom Rechnungsführer eingerichtet und jährlich geprüft. Sie werden unter der Verantwortung des Anweisungsbefugten geführt und von diesem so bald wie möglich abgerechnet.
Abschnitt 5
Haushaltsbuchführung
Artikel 245
Inhalt und Führung der Haushaltskonten
(Artikel 156 der Haushaltsordnung)
(1) In der Haushaltsbuchführung wird für jede Untergliederung des Haushaltsplans folgendes ausgewiesen:
a)
bei den Ausgaben:
i)
die im ursprünglichen Haushaltsplan bewilligten Mittel, die in Berichtigungshaushaltspläne eingesetzten Mittel, die übertragenen Mittel, die infolge zweckgebundener Einnahmen bereitgestellten Mittel, die durch Mittelübertragungen bereitgestellten Mittel sowie der Gesamtbetrag der so verfügbaren Mittel;
ii)
die für das Haushaltsjahr vorgenommenen Mittelbindungen und Zahlungen;
b)
bei den Einnahmen:
i)
die Einnahmenansätze des ursprünglichen Haushaltsplans, die Einnahmenansätze der Berichtigungshaushaltspläne, die zweckgebundenen Einnahmen und der Gesamtbetrag des so ermittelten Einnahmenvoranschlags;
ii)
die für das Haushaltsjahr festgestellten Forderungen und eingezogenen Beträge;
c)
die Fortschreibung der noch abzuwickelnden Mittelbindungen und der noch einzuziehenden Einnahmen aus früheren Haushaltsjahren.
Die Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen im Sinne von Absatz 1 Buchstabe a werden getrennt erfasst und verfolgt.
Ausgewiesen werden in der Haushaltsbuchführung ferner die globalen vorläufigen Mittelbindungen des Europäischen Garantiefonds für die Landwirtschaft (im Folgenden: EGFL), sowie die entsprechenden Zahlungen.
Diese Mittelbindungen werden dem Gesamtbetrag der Mittel des EGFL gegenübergestellt.
(2) Die Haushaltsbuchführung gestattet eine gesonderte Verfolgung
a)
der Verwendung der übertragenen Mittel und der Mittel des Haushaltsjahres;
b)
der Abwicklung der noch zur Zahlung anstehenden Mittelbindungen.
Bei den Einnahmen werden die noch einzuziehenden Forderungen aus früheren Haushaltsjahren getrennt ausgewiesen.
(3) Die Haushaltsbuchführung kann so gestaltet werden, dass eine analytische Buchführung entwickelt wird.
(4) Die Haushaltsbuchführung erfolgt mit Hilfe von IT-Systemen, in Büchern oder auf Datenblättern.
KAPITEL 3
Bestandsverzeichnisse
Artikel 246
Bestandsverzeichnisse
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Der Anweisungsbefugte legt mit Unterstützung des Rechnungsführers das System für die Führung der Bestandsverzeichnisse über die Anlagewerte fest. Dieses System liefert alle für die Buchführung und die Erhaltung des Anlagevermögens erforderlichen Informationen.
Artikel 247
Erhaltung der Vermögensgegenstände
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Die Organe und Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung erlassen die jeweils für sie maßgeblichen Vorschriften über die Erhaltung der in ihrer Vermögensübersicht ausgewiesenen Vermögensgegenstände und bestimmen die für die Führung des Bestandsverzeichnisses zuständigen Dienststellen.
Artikel 248
Erfassung der Vermögensgegenstände im Bestandsverzeichnis
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
In das Bestandsverzeichnis eingetragen und in den Anlagekonten erfasst werden Vermögensgegenstände, bei denen der Anschaffungspreis bzw. die Gestehungskosten höher sind als in den Rechnungsführungsvorschriften nach Artikel 152 der Haushaltsordnung angegeben, deren Nutzungsdauer mehr als ein Jahr beträgt und bei denen es sich nicht um Verbrauchsgüter handelt.
Artikel 249
Angaben zu den im Bestandsverzeichnis erfassten Gegenständen
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Das Bestandsverzeichnis enthält eine angemessene Beschreibung jedes Gegenstands und des Ortes, an dem dieser sich befindet, oder für bewegliche Gegenstände die verantwortliche Dienststelle oder Person, das Anschaffungsdatum und die Stückkosten.
Artikel 250
Kontrollen des Bestandsverzeichnisses für bewegliche Vermögensgegenstände
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Die Organe und Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung überzeugen sich bei den Kontrollen des Bestandsverzeichnisses davon, dass jeder Gegenstand körperlich vorhanden ist und mit der Eintragung im Bestandsverzeichnis übereinstimmt. Diese Kontrollen erfolgen im Rahmen eines jährlichen Prüfprogramms, außer bei Sachanlagen und immateriellen Anlagewerten, die mindestens alle drei Jahre kontrolliert werden.
Artikel 251
Veräußerung von Vermögensgegenständen
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Die Mitglieder, Beamten oder sonstigen Bediensteten sowie alle anderen Mitarbeiter der Organe und der Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung dürfen von diesen Organen und Einrichtungen veräußerte Vermögensgegenstände nur dann erwerben, wenn die Veräußerung im Wege einer öffentlichen Ausschreibung erfolgt.
Artikel 252
Verfahren zur Veräußerung von Vermögensgegenständen
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
(1) Die Veräußerung von Vermögensgegenständen wird in geeigneter Weise lokal bekanntgegeben, wenn der Stückkaufwert der Gegenstände mindestens 8 100 EUR beträgt. Die Frist zwischen der Veröffentlichung der letzten Anzeige und dem Abschluss des Kaufvertrags beträgt mindestens 14 Kalendertage.
Die Veräußerung gemäß Unterabsatz 1 wird durch eine Verkaufsanzeige im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, wenn der Stückkaufwert der Gegenstände mindestens 391 100 EUR beträgt. Des Weiteren kann eine geeignete Veröffentlichung in der Presse der Mitgliedstaaten kann erfolgen. Die Frist zwischen der Veröffentlichung der Anzeige im Amtsblatt der Europäischen Union und dem Abschluss des Kaufvertrags beträgt mindestens einen Monat.
(2) Übersteigen die Kosten der Bekanntmachung den erwarteten Ertrag, so können die Organe und die Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung von einer Bekanntmachung absehen.
(3) Die Organe und die Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung sind gehalten, bei der Veräußerung von materiellen Vermögensgegenständen stets die Erzielung der günstigsten Preise anzustreben.
(4) Die Absätze 1, 2 und 3 finden keine Anwendung auf Verkaufstransaktionen zwischen den Organen der Union und ihren Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung.
Artikel 253
Verfahren zur Abtretung von Vermögensgegenständen
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Werden im Bestandsverzeichnis eingetragene Gegenstände, einschließlich Gebäude, entgeltlich oder unentgeltlich abgetreten, als unbrauchbar aus dem Bestand ausgesondert, vermietet oder kommen sie durch Verlust, Diebstahl oder in sonstiger Weise abhanden, so verfasst der Anweisungsbefugte eine entsprechende Erklärung oder Niederschrift.
Aus der Erklärung oder der Niederschrift geht insbesondere hervor, ob ein Beamter oder sonstiger Bediensteter der Union oder eine andere Person zum Schadenersatz herangezogen werden kann.
Werden unbewegliche Vermögensgegenstände oder Großanlagen unentgeltlich zur Verfügung gestellt, so werden hierüber entsprechende Verträge abgeschlossen; dem Europäischen Parlament und dem Rat wird hiervon jährlich bei der Vorlage des Haushaltsentwurfs Mitteilung gemacht.
Die Mitglieder, Beamten oder sonstigen Bediensteten sowie alle anderen Mitarbeiter der Organe und der Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung dürfen keine im Bestandsverzeichnis aufgeführten Vermögensgegenstände, die unentgeltlich abgetreten oder als unbrauchbar aus dem Bestand ausgesondert werden, erhalten.
Artikel 254
Bestandsverzeichnis und Bekanntgabe der Veräußerungen in den Delegationen der Union
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
(1) Das laufende Bestandsverzeichnis über die zum Vermögen der Union gehörenden beweglichen Gegenstände wird im Falle der Delegationen der Union vor Ort geführt. Es wird den Zentraldiensten nach den von jedem Organ festgelegten Modalitäten regelmäßig übermittelt.
Bewegliche Gegenstände, die in die Delegationen der Union verbracht werden, werden bis zu ihrer Aufnahme in das laufende Bestandsverzeichnis in einem vorläufigen Verzeichnis erfasst.
(2) Die Bekanntgabe der Veräußerung beweglicher Gegenstände der Delegationen der Union erfolgt nach den ortsüblichen Gepflogenheiten.
TEIL 2
SONDERBESTIMMUNGEN
TITEL I
FORSCHUNG
Artikel 255
Typologie der Maßnahmen
(Artikel 181 der Haushaltsordnung)
(1) Die direkten Maßnahmen werden von den Forschungsanstalten der Gemeinsamen Forschungsstelle (im Folgenden: JRC) durchgeführt und grundsätzlich vollständig aus dem Haushaltsplan finanziert. Dabei handelt es sich um
a)
Forschungsprogramme,
b)
Tätigkeiten im Bereich der exploratorischen Forschung,
c)
Tätigkeiten im Bereich der wissenschaftlichen und technischen Unterstützung institutioneller Art.
(2) Das JRC kann sich unter den Bedingungen des Artikels 183 der Haushaltsordnung an indirekten Maßnahmen beteiligen.
(3) Die Forderungsvorausschätzungen gemäß Artikel 181 Absatz 2 werden dem Rechnungsführer zur Erfassung übermittelt.
Artikel 256
Zusatzvorschriften für das JRC
(Artikel 183 der Haushaltsordnung)
(1) Bei den wettbewerbsorientierten Tätigkeiten des JRC handelt es sich um
a)
Tätigkeiten infolge von Finanzhilfe- oder Vergabeverfahren;
b)
Tätigkeiten für Rechnung Dritter;
c)
Tätigkeiten im Rahmen einer Verwaltungsvereinbarung mit anderen Organen oder Kommissionsdienststellen über die Erbringung wissenschaftlich-technischer Leistungen.
(2) Ist im Rahmen der Tätigkeiten, welche das JRC für Rechnung Dritter durchführt, die Vergabe eines Auftrags erforderlich, so werden bei dem entsprechenden Vergabeverfahren die Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung beachtet.
(3) Die Forderungsvorausschätzungen gemäß Artikel 183 Absatz 2 werden dem Rechnungsführer zur Erfassung übermittelt.
TITEL II
MASSNAHMEN IM AUSSENBEREICH
KAPITEL 1
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 257
Für eine Finanzierung in Betracht kommende Maßnahmen
(Artikel 184 der Haushaltsordnung)
Die Mittel für Maßnahmen gemäß Teil 2 Titel IV Kapitel 1 der Haushaltsordnung können insbesondere für die Finanzierung von Aufträgen, Finanzhilfen, einschließlich Zinsverbilligungen, Sonderdarlehen, Darlehensgarantien, finanzieller Unterstützung, Budgethilfen und sonstiger spezifischer Formen der budgetären Unterstützung verwendet werden.
KAPITEL 2
Budgethilfe und Gebertreuhandfonds
Artikel 258
Einsatz von Budgethilfen
(Artikel 186 der Haushaltsordnung)
(1) Sofern dies in den entsprechenden Basisrechtsakten geregelt ist, kann die Kommission sektorbezogene oder allgemeine Budgethilfe innerhalb eines Drittlands unter folgenden Bedingungen gewähren:
a)
die Verwaltung der öffentlichen Finanzen in dem betreffenden Partnerland ist hinreichend transparent, zuverlässig und wirkungsvoll;
b)
das Partnerland verfügt über hinreichend glaubwürdige und zweckdienliche sektorbezogene oder nationale Programme;
c)
das Partnerland verfolgt eine auf Stabilität ausgerichtete makroökonomische Politik.
(2) In den mit dem Partnerland geschlossenen Vereinbarungen geht das Partnerland die Verpflichtung ein, der Kommission fristgerecht zuverlässige Informationen zu übermitteln, die es ihr ermöglichen, die Einhaltung der in Absatz 1 genannten Bedingungen zu bewerten.
Artikel 259
Unions-Treuhandfonds für Maßnahmen im Außenbereich
(Artikel 187 der Haushaltsordnung)
Sobald die Beiträge anderer Geber auf dem betreffenden Bankkonto des Treuhandfonds eingegangen sind, werden sie in Höhe ihres am Tag des Eingangs in Euro umgerechneten Betrags berücksichtigt.
Der Beitrag der Union wird unter Berücksichtigung der von den anderen Gebern eingezahlten verfügbaren Mittel so rechtzeitig überwiesen, dass die rechtlichen Verpflichtungen des Treuhandfonds erfüllt werden können.
Auf dem Bankkonto des Treuhandfonds auflaufende Zinsbeträge werden in den Treuhandfonds investiert, sofern in der Gründungsakte des Treuhandfonds nichts anderes bestimmt ist.
Sämtliche Transaktionen, die im Laufe des Jahres auf dem Bankkonto gemäß Absatz 3 vorgenommen werden, werden in der Rechnungsführung des Treuhandfonds ordnungsgemäß erfasst.
Der Anweisungsbefugte erstellt zweimal jährlich Finanzberichte über die Tätigkeit der einzelnen Treuhandfonds.
Die Treuhandfonds werden alljährlich einer Prüfung durch einen unabhängigen externen Prüfer unterzogen.
Der Verwaltungsrat des Treuhandfonds genehmigt den vom Anweisungsbefugten erstellten Jahresbericht des Treuhandfonds und den vom Rechnungsführer erstellten Jahresabschluss. Beide Berichte werden dem Jahresbericht des bevollmächtigten Anweisungsbefugten beigefügt und im Rahmen des Entlastungsverfahrens für die Kommission dem Europäischen Parlament und dem Rat vorgelegt.
Die Vorschriften über die Zusammensetzung des Verwaltungsrats sowie dessen Geschäftsordnung sind in der von der Kommission angenommenen und von den Gebern akzeptierten Gründungsakte des Treuhandfonds niedergelegt. Diese Vorschriften müssen für eine gerechte Vertretung der Geber sorgen und gewährleisten, dass die endgültige Entscheidung über die Verwendung der Mittel mit Zustimmung der Kommission ergeht.
KAPITEL 3
Auftragsvergabe
Artikel 260
Anmietung von Gebäuden
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
Die einzigen Immobilientransaktionen, die aus operativen Mitteln für Maßnahmen im Außenbereich finanziert werden können, sind Anmietungen von Gebäuden, die zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des Mietvertrags bereits errichtet sind. Diese Transaktionen werden gemäß Artikel 124 bekanntgegeben.
Artikel 261
Definitionen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Dienstleistungsaufträge umfassen Studienverträge und Verträge für technische Hilfe.
Ein Studienvertrag liegt vor, wenn der Dienstleistungsvertrag zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und einem Leistungserbringer u. a. Studien zur Ermittlung und Vorbereitung von Projekten, Durchführbarkeits-, Wirtschaftlichkeits- und Marktstudien, technische Studien und sonstige Prüfungen betrifft.
Ein Vertrag für technische Hilfe liegt vor, wenn der Leistungserbringer eine beratende Funktion ausüben, ein Projekt leiten bzw. überwachen oder die im Auftrag genannten Sachverständigen bereitstellen soll.
(2) Verfügt ein Drittland in seinen Dienststellen oder in Einrichtungen mit öffentlicher Beteiligung über qualifiziertes Verwaltungspersonal, so können die Aufträge von diesen Dienststellen oder Einrichtungen unmittelbar in Regie ausgeführt werden.
Artikel 262
Besondere Bestimmungen über die Schwellenwerte und Modalitäten der Vergabe von Aufträgen im Außenbereich
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Artikel 123 bis 126, mit Ausnahme der Definitionen, Artikel 127 Absätze 3 und 4, Artikel 128, Artikel 134 bis 137, Artikel 139 Absätze 3 bis 6, Artikel 148 Absatz 4, Artikel 151 Absatz 2, Artikel 152 bis 158, Artikel 160 und Artikel 164 der vorliegenden Verordnung finden keine Anwendung auf die Aufträge, die von den öffentlichen Auftraggebern nach Artikel 190 Absatz 2 der Haushaltsordnung oder für deren Rechnung vergeben werden.
Die Kommission erlässt einen Beschluss zur Umsetzung der Bestimmungen über die Auftragsvergabe gemäß diesem Kapitel und regelt dabei auch, welche Kontrollen durch den zuständigen Anweisungsbefugten angemessen sind, wenn die Kommission nicht der Auftraggeber ist.
(2) Bei Nichteinhaltung der in Absatz 1 genannten Verfahren kommen die Ausgaben für die betreffenden Maßnahmen nicht für eine Finanzierung durch die Union in Betracht.
(3) Dieses Kapitel findet keine Anwendung auf öffentliche Auftraggeber nach Artikel 190 Absatz 2 Buchstabe b der Haushaltsordnung, wenn die Kommission ihnen nach Kontrollen gemäß Artikel 61 der Haushaltsordnung gestattet hat, ihre eigenen Auftragsvergabeverfahren anzuwenden.
Artikel 263
Bekanntmachung und Nichtdiskriminierung
(Artikel 190 und 191 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommission trifft die erforderlichen Vorkehrungen, um eine möglichst breite Beteiligung - zu gleichen Bedingungen - an den Ausschreibungen für von der Union finanzierte Aufträge zu gewährleisten. Zu diesem Zweck gewährleistet sie insbesondere
a)
die Veröffentlichung der Vorabinformation, der Bekanntmachung des Auftrags und der Bekanntmachung der Zuschlagserteilung innerhalb ausreichender Fristen in angemessener Form;
b)
die Vermeidung diskriminierender Praktiken oder technischer Spezifikationen, die einer breiten Teilnahme - zu gleichen Bedingungen - aller natürlichen und juristischen Personen im Sinne von Artikel 182 der Haushaltsordnung entgegenstehen könnten.
(2) Artikel 265 Absatz 5, Artikel 267 Absatz 3 und Artikel 269 Absatz 4 stehen der elektronischen Auftragsvergabe nicht entgegen.
Artikel 264
Bekanntmachung
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Die Vorabinformation für internationale Ausschreibungen ist dem Amt für Veröffentlichungen möglichst umgehend zu übermitteln; bei Bauaufträgen erfolgt die Übermittlung möglichst umgehend nach Annahme des jeweiligen Programmbeschlusses.
(2) Für die Zwecke dieses Kapitels erfolgt die Bekanntmachung:
a)
bei internationalen Ausschreibungen zumindest im Amtsblatt der Europäischen Union und im Internet;
b)
bei lokalen Ausschreibungen zumindest im Staatsanzeiger des Empfängerstaates oder in gleichwertigen Medien.
Wird die Bekanntmachung auch lokal veröffentlicht, muss sie mit der im Amtsblatt der Europäischen Union und im Internet veröffentlichten Bekanntmachung identisch sein und mit dieser zeitgleich veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union und im Internet wird von der Kommission in die Wege geleitet. Für die lokale Veröffentlichung können die Einrichtungen nach Artikel 190 Absatz 2 Buchstabe b der Haushaltsordnung sorgen.
(3) Die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung wird übermittelt, sobald der Vertrag unterzeichnet wird; dies gilt nicht für Verträge, die für geheim erklärt wurden oder deren Ausführung besondere Sicherheitsmaßnahmen erfordert, oder wenn der Schutz wesentlicher Interessen der Union oder des Empfängerlandes es gebietet, und wenn die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung als nicht zweckmäßig erachtet wird.
Artikel 265
Schwellenwerte und Vergabeverfahren für Dienstleistungsaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Für Dienstleistungsaufträge gelten gemäß Artikel 190 der Haushaltsordnung folgende Schwellenwerte und Verfahren:
a)
Aufträge im Wert von mindestens 300 000 EUR:
i)
internationale nichtoffene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a;
ii)
internationale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a;
b)
Aufträge im Wert von unter 300 000 EUR: wettbewerbliches Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 3 oder Rahmenvertrag.
Aufträge im Wert von bis zu 20 000 EUR können auf der Grundlage eines einzigen Angebots vergeben werden.
Zahlungen für Ausgaben bis zu 2 500 EUR können auf der Grundlage von Rechnungen ohne vorheriges Vergabeverfahren geleistet werden.
(2) Im internationalen nichtoffenen Verfahren gemäß Absatz 1 Buchstabe a ist in der Bekanntmachung die Zahl der Bieter angegeben, die zur Einreichung eines Angebots aufgefordert werden. Bei Dienstleistungsaufträgen sind mindestens vier Bieter zur Einreichung eines Angebots aufzufordern. Es muss eine ausreichende Zahl von Bietern zur Einreichung von Angeboten zugelassen werden, damit ein echter Wettbewerb gewährleistet ist.
Das Verzeichnis der ausgewählten Bieter wird auf der Internet-Seite der Kommission veröffentlicht.
Wenn die Zahl der Bieter, die die Auswahlkriterien bzw. die Mindestanforderungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit erfüllen, geringer ist als die Mindestzahl, darf der öffentliche Auftraggeber dennoch nur jene Bieter zur Angebotsabgabe auffordern, die die Kriterien erfüllen.
(3) Im Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 1 Buchstabe b erstellt der öffentliche Auftraggeber ein Verzeichnis mit mindestens drei Bietern seiner Wahl. Das Verfahren beinhaltet einen begrenzten Wettbewerb ohne Bekanntmachung und wird als wettbewerbliches Verhandlungsverfahren bezeichnet; es fällt nicht unter Artikel 129.
Im wettbewerblichen Verhandlungsverfahren werden die Bieter aus einem hinlänglich bekanntgemachten Anbieter-Verzeichnis nach Artikel 136 Absatz 1 Buchstabe b ausgewählt. Das auf der Grundlage einer Aufforderung zur Interessenbekundung erstellte Verzeichnis gilt höchstens fünf Jahre, gerechnet ab seiner Bekanntmachung. Es kann Unterverzeichnisse umfassen. Während der Geltungsdauer des Verzeichnisses, mit Ausnahme der letzten drei Monate, können alle interessierten Personen Bewerbungen einreichen. Soll ein Auftrag vergeben werden, so fordert der öffentliche Auftraggeber alle in dem betreffenden Verzeichnis oder Unterverzeichnis gelisteten Anbieter auf, ein Angebot abzugeben.
Die Angebote werden geöffnet und von einem Ausschuss bewertet, der über die erforderliche fachliche und administrative Kompetenz verfügt. Die Mitglieder des Bewertungsausschusses müssen eine Unparteilichkeitserklärung unterzeichnen.
Erhält der öffentliche Auftraggeber nach Konsultation der Bieter lediglich ein Angebot, das in technischer und administrativer Hinsicht gültig ist, kann der Auftrag erteilt werden, sofern die Zuschlagskriterien erfüllt sind.
(4) Für juristische Dienstleistungsaufträge gemäß der CPV-Nomenklatur können die öffentlichen Auftraggeber unabhängig vom geschätzten Auftragswert das wettbewerbliche Verhandlungsverfahren anwenden.
(5) Die Angebote sind in zwei Umschlägen einzureichen, das heißt, ein äußerer Umschlag muss zwei gesonderte versiegelte Umschläge mit der Aufschrift „Umschlag A - Technisches Angebot“ bzw. „Umschlag B - Finanzielles Angebot“ enthalten. Auf dem äußeren Umschlag muss Folgendes vermerkt sein:
a)
die in den Ausschreibungsunterlagen angegebene Anschrift für die Einreichung der Angebote;
b)
die Referenz der Ausschreibung, auf die der Bieter reagiert;
c)
gegebenenfalls die Nummern der Lose, die das Angebot betrifft;
d)
der Vermerk „Nicht vor der Sitzung zur Angebotseröffnung öffnen“ in der Sprache, in der die Ausschreibungsunterlagen abgefasst sind.
Sind in den Ausschreibungsunterlagen Vorstellungsgespräche vorgesehen, so kann der Bewertungsausschuss nach der schriftlichen Niederlegung seiner vorläufigen Schlussfolgerungen und vor dem endgültigen Abschluss der Wertung der technischen Angebote Vorstellungsgespräche mit den wichtigsten Mitgliedern der in den zulässigen Angeboten vorgeschlagenen Sachverständigenteams führen. In diesem Fall werden die Sachverständigen vom Bewertungsausschuss in kurzen Abständen, und wenn es sich um ein Team handelt, vorzugsweise zusammen, befragt, damit ein Vergleich möglich ist. Alle Vorstellungsgespräche mit eingeladenen Sachverständigen und Teams sind nach demselben, vom Bewertungsausschuss vorher vereinbarten Schema zu führen. Tag und Uhrzeit des Vorstellungsgesprächs sind den Bietern mindestens zehn Kalendertage im Voraus mitzuteilen. Kann ein Bieter aus Gründen höherer Gewalt an dem angesetzten Vorstellungsgespräch nicht teilnehmen, so wird ein neuer Termin mit ihm vereinbart.
(6) Anhand der Zuschlagskriterien wird das wirtschaftlich günstigste Angebot ermittelt.
Die Wahl des wirtschaftlich günstigsten Angebots beruht auf einer Gewichtung der technischen Qualität und der Angebotspreise anhand eines Verteilungsschlüssels 80/20. Hierzu werden
a)
die den technischen Angeboten zugewiesenen Punkte mit dem Koeffizienten 0,80 multipliziert;
b)
die den finanziellen Angeboten zugewiesenen Punkte mit dem Koeffizienten 0,20 multipliziert.
Artikel 266
Inanspruchnahme des Verhandlungsverfahrens für Dienstleistungsaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Dienstleistungsaufträgen kann der öffentliche Auftraggeber in folgenden Fällen das Verhandlungsverfahren auf der Grundlage eines einzigen Angebots in Anspruch nehmen:
a)
Die Fristen für die Verfahren gemäß Artikel 104 Absatz 1 Buchstaben a, b und c der Haushaltsordnung können wegen äußerster Dringlichkeit aufgrund von für den öffentlichen Auftraggeber nicht vorhersehbaren und ihm keinesfalls zurechenbaren Ereignissen nicht eingehalten werden.
b)
Die Leistungen sollen von öffentlichen Einrichtungen, gemeinnützigen Einrichtungen oder Idealvereinen erbracht werden und es handelt sich um Maßnahmen im institutionellen Bereich oder um Hilfe für Einzelne im sozialen Bereich.
c)
Der Auftrag dient der Verlängerung bereits laufender Maßnahmen nach Maßgabe von Absatz 2.
d)
Die Ausschreibung oder der Versuch, einen Rahmenvertrag in Anspruch zu nehmen, ist ergebnislos geblieben, das heißt, kein Angebot konnte in qualitativer und/oder preislicher Hinsicht überzeugen. In diesem Fall kann der öffentliche Auftraggeber nach Aufhebung des Ausschreibungsverfahrens aus dem Kreise der Bieter, die an diesem Verfahren teilgenommen hatten, einen oder mehrere Bieter für das Verhandlungsverfahren auswählen, sofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen nicht wesentlich geändert werden.
e)
Der Auftrag schließt an einen Wettbewerb an und muss nach den geltenden Vorschriften an den Preisträger oder an einen der Preisträger vergeben werden. In letzterem Fall sind alle Preisträger zur Teilnahme an den Verhandlungen aufzufordern.
f)
Aus technischen Gründen oder aus Gründen im Zusammenhang mit dem Schutz von Ausschließlichkeitsrechten kann mit der Dienstleistung nur ein bestimmter Dienstleistungserbringer beauftragt werden.
g)
Die Aufträge sind für geheim erklärt worden oder ihre Ausführung erfordert besondere Sicherheitsmaßnahmen oder der Schutz wesentlicher Interessen der Union oder des Empfängerlandes gebietet es.
h)
Infolge der Kündigung eines bestehenden Vertrags ist ein neuer Vertrag zu schließen.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe a sind Interventionen im Rahmen von Krisensituationen gemäß Artikel 190 Absatz 2 Situationen äußerster Dringlichkeit gleichgestellt. Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte stellt gegebenenfalls in Abstimmung mit den anderen betroffenen bevollmächtigten Anweisungsbefugten fest, dass eine Situation äußerster Dringlichkeit vorliegt, und überprüft seine Entscheidung regelmäßig im Hinblick auf den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Institutionelle Maßnahmen im Sinne von Unterabsatz 1 Buchstabe b umfassen Dienstleistungen in unmittelbarem Zusammenhang mit dem jeweiligen Auftrag der öffentlichen Einrichtung.
(2) Dienstleistungen nach Absatz 1 Buchstabe c, die der Verlängerung von Maßnahmen dienen, sind:
a)
Ergänzungsleistungen, die im Hauptauftrag nicht enthalten waren, jedoch aufgrund unvorhergesehener Umstände für die Ausführung des Auftrags erforderlich geworden sind, sofern die Ergänzungsleistung technisch oder wirtschaftlich nicht ohne erheblichen Nachteil für den öffentlichen Auftraggeber vom Hauptauftrag getrennt werden kann und der Gesamtwert der Ergänzungsleistungen höchstens 50 % des Wertes des Hauptauftrags beträgt;
b)
zusätzliche Leistungen, die in einer Wiederholung der vom Auftragnehmer im Rahmen eines früheren Auftrags erbrachten Leistungen bestehen, sofern:
i)
der frühere Auftrag Gegenstand einer Bekanntmachung war und in dieser Bekanntmachung ausdrücklich auf die Möglichkeit, zusätzliche Leistungen im Verhandlungsverfahren zu vergeben, und auf deren geschätzte Kosten hingewiesen wurde;
ii)
der Auftrag verlängert wird, wobei der Wert und die Laufzeit der zusätzlichen Leistungen den Wert und die Laufzeit des früheren Auftrags nicht überschreiten.
Artikel 267
Schwellenwerte und Vergabeverfahren für Lieferaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Für Lieferaufträge gelten gemäß Artikel 190 der Haushaltsordnung folgende Schwellenwerte und Verfahren:
a)
Aufträge im Wert von mindestens 300 000 EUR: internationale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a;
b)
Aufträge im Wert von unter 300 000 EUR: Rahmenvertrag oder
i)
Aufträge im Wert von mindestens 100 000 EUR, aber weniger als 300 000 EUR: lokale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe b,
ii)
Aufträge im Wert von weniger als 100 000 EUR: wettbewerbliches Verhandlungsverfahren nach Absatz 2;
c)
Zahlungen für Ausgaben bis zu 2 500 EUR können auf der Grundlage von Rechnungen ohne vorheriges Vergabeverfahren geleistet werden.
Aufträge im Wert von bis zu 20 000 EUR können auf der Grundlage eines einzigen Angebots vergeben werden.
(2) Im Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 1 Buchstabe b Ziffer ii erstellt der öffentliche Auftraggeber ein Verzeichnis mit mindestens drei Lieferanten seiner Wahl. Das Verfahren beinhaltet einen begrenzten Wettbewerb ohne Bekanntmachung und wird als wettbewerbliches Verhandlungsverfahren bezeichnet; es fällt nicht unter Artikel 129.
Die Angebote werden geöffnet und von einem Ausschuss bewertet, der über die erforderliche fachliche und administrative Kompetenz verfügt. Die Mitglieder des Bewertungsausschusses müssen eine Unparteilichkeitserklärung unterzeichnen.
Erhält der öffentliche Auftraggeber nach Konsultation der Lieferanten lediglich ein Angebot, das in technischer und administrativer Hinsicht gültig ist, kann der Auftrag erteilt werden, sofern die Zuschlagskriterien erfüllt sind.
(3) Das technische und das finanzielle Angebot sind gemeinsam in einen versiegelten Umschlag zu legen, der wiederum in einen äußeren Umschlag zu platzieren ist. Auf dem inneren Umschlag muss Folgendes vermerkt sein:
a)
die in den Ausschreibungsunterlagen angegebene Anschrift für die Einreichung der Angebote;
b)
die Referenz der Ausschreibung, auf die der Bieter reagiert;
c)
gegebenenfalls die Nummern der Lose, die das Angebot betrifft;
d)
der Vermerk „Nicht vor der Sitzung zur Angebotseröffnung öffnen“ in der Sprache, in der die Ausschreibungsunterlagen abgefasst sind.
Der Bewertungsausschuss öffnet die Angebote in öffentlicher Sitzung an dem Ort und zu der Zeit, die in den Ausschreibungsunterlagen festgelegt sind. Auf der Sitzung zur Angebotsöffnung werden die Namen der Bieter, die Preise der Angebote, das Vorliegen der erforderlichen Bietungsgarantie und jede weitere vom öffentlichen Auftraggeber für zweckdienlich erachtete Förmlichkeit bekannt gegeben.
(4) Im Falle eines Liefervertrags, der keinen Kundendienst vorsieht, ist der Preis einziges Zuschlagskriterium.
In Fällen, in denen Vorschläge für Kundendienst oder Schulungsmaßnahmen von besonderer Bedeutung sind, kann unter Berücksichtigung der technischen Qualität des angebotenen Dienstes und des vorgeschlagenen Preises entweder das Angebot mit dem niedrigsten Preis oder das wirtschaftlich günstigste Angebot ausgewählt werden.
Artikel 268
Inanspruchnahme des Verhandlungsverfahrens für Lieferaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Lieferaufträgen kann der öffentliche Auftraggeber in folgenden Fällen das Verhandlungsverfahren auf der Grundlage eines einzigen Angebots in Anspruch nehmen:
a)
Die Fristen für die Verfahren gemäß Artikel 111 Absatz 1 Buchstaben a, b und c der Haushaltsordnung können wegen äußerster Dringlichkeit aufgrund von für den öffentlichen Auftraggeber nicht vorhersehbaren und ihm keinesfalls zurechenbaren Ereignissen nicht eingehalten werden.
b)
Das Verfahren ist wegen der Art oder der Besonderheiten der Waren gerechtfertigt, zum Beispiel, wenn die Ausführung des Auftrags den Inhabern von Patenten oder Nutzungslizenzen vorbehalten ist.
c)
Es handelt sich um Ergänzungslieferungen, die entweder zur Teilerneuerung gängiger Waren oder Anlagen oder zur Erweiterung vorhandener Warenbestände oder Anlagen bestimmt sind und die vom ursprünglichen Lieferanten erbracht werden sollten, weil ein Wechsel des Lieferanten den öffentlichen Auftraggeber zum Erwerb von Ausrüstung mit anderen technischen Merkmalen zwingen würde, was eine Inkompatibilität oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeit bei Einsatz und Wartung zur Folge hätte.
d)
Die Ausschreibung ist ergebnislos geblieben, das heißt, kein Angebot konnte in qualitativer und/oder preislicher Hinsicht überzeugen.
e)
Die Aufträge sind für geheim erklärt worden oder ihre Ausführung erfordert besondere Sicherheitsmaßnahmen oder der Schutz wesentlicher Interessen der Union oder des Empfängerlandes gebietet es.
f)
Bei Aufträgen für auf einer Warenbörse notierte und gekaufte Waren.
g)
Der Auftrag betrifft Waren, die zu besonders günstigen Bedingungen erworben werden können, beispielsweise bei Lieferanten, die ihre Geschäftstätigkeit endgültig einstellen, oder bei Insolvenz/Konkursverwaltern oder Liquidatoren im Rahmen eines Insolvenz/Konkurs-, Vergleichs- oder Ausgleichsverfahrens oder eines in den Rechts- oder Verwaltungsvorschriften eines Mitgliedstaats vorgesehenen gleichartigen Verfahrens.
h)
Infolge der Kündigung eines bestehenden Vertrags ist ein neuer Vertrag zu schließen.
In Fällen nach Unterabsatz 1 Buchstabe d kann der öffentliche Auftraggeber nach Aufhebung des Ausschreibungsverfahrens aus dem Kreise der Bieter, die an diesem Verfahren teilgenommen hatten, einen oder mehrere Bieter für das Verhandlungsverfahren auswählen, sofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen nicht wesentlich geändert werden.
(2) Für die Zwecke von Absatz 1 Buchstabe a sind Interventionen im Rahmen von Krisensituationen gemäß Artikel 190 Absatz 2 Situationen äußerster Dringlichkeit gleichgestellt. Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte stellt gegebenenfalls in Abstimmung mit den anderen betroffenen bevollmächtigten Anweisungsbefugten fest, dass eine Situation äußerster Dringlichkeit vorliegt, und überprüft seine Entscheidung regelmäßig im Hinblick auf den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Artikel 269
Schwellenwerte und Vergabeverfahren für Bauaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Für Bauaufträge gelten gemäß Artikel 190 der Haushaltsordnung folgende Schwellenwerte und Verfahren:
a)
Aufträge im Wert von mindestens 5 000 000 EUR:
i)
internationale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a,
ii)
im Hinblick auf die Besonderheiten bestimmter Bauleistungen internationale nichtoffene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a;
b)
Aufträge im Wert von mindestens 300 000 EUR, aber weniger als 5 000 000 EUR: lokale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe b;
c)
Aufträge im Wert von weniger als 300 000 EUR: wettbewerbliches Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 2.
Aufträge im Wert von bis zu 20 000 EUR können auf der Grundlage eines einzigen Angebots vergeben werden.
(2) Im Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 1 Buchstabe c erstellt der öffentliche Auftraggeber ein Verzeichnis mit mindestens drei Bauunternehmern seiner Wahl. Das Verfahren beinhaltet einen begrenzten Wettbewerb ohne Bekanntmachung und wird als wettbewerbliches Verhandlungsverfahren bezeichnet; es fällt nicht unter Artikel 129.
Die Angebote werden geöffnet und von einem Ausschuss bewertet, der über die erforderliche fachliche und administrative Kompetenz verfügt. Die Mitglieder des Bewertungsausschusses müssen eine Unparteilichkeitserklärung unterzeichnen.
Erhält der öffentliche Auftraggeber nach Konsultation der Bauunternehmer lediglich ein Angebot, das in technischer und administrativer Hinsicht gültig ist, kann der Auftrag erteilt werden, sofern die Zuschlagskriterien erfüllt sind.
(3) Die Auswahlkriterien betreffen die Fähigkeit des Bauunternehmers, gleichartige Aufträge auszuführen, wobei insbesondere auf in früheren Jahren durchgeführte Arbeiten Bezug genommen wird. Ist die Auswahl erfolgt, so dass die nichtkonformen Angebote bereits ausgeschaltet worden sind, ist der Preis des Angebots einziges Zuschlagskriterium.
(4) Das technische und das finanzielle Angebot sind gemeinsam in einen versiegelten Umschlag zu legen, der wiederum in einen äußeren Umschlag zu platzieren ist. Auf dem inneren Umschlag muss Folgendes vermerkt sein:
a)
die in den Ausschreibungsunterlagen angegebene Anschrift für die Einreichung der Angebote;
b)
die Referenz der Ausschreibung, auf die der Bieter reagiert;
c)
gegebenenfalls die Nummern der Lose, die das Angebot betrifft;
d)
der Vermerk „Nicht vor der Sitzung zur Angebotseröffnung öffnen“ in der Sprache, in der die Ausschreibungsunterlagen abgefasst sind.
Der Bewertungsausschuss öffnet die Angebote in öffentlicher Sitzung an dem Ort und zu der Zeit, die in den Ausschreibungsunterlagen festgelegt sind. In der Sitzung zur Angebotsöffnung werden die Namen der Bieter, die Preise der Angebote, das Vorliegen der erforderlichen Bietungsgarantie und jede weitere vom öffentlichen Auftraggeber für zweckdienlich erachtete Förmlichkeit bekannt gegeben.
Artikel 270
Inanspruchnahme des Verhandlungsverfahrens für Bauaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Bauaufträgen kann der öffentliche Auftraggeber in folgenden Fällen das Verhandlungsverfahren auf der Grundlage eines einzigen Angebots in Anspruch nehmen:
a)
Die Fristen für die Verfahren gemäß Artikel 111 Absatz 1 Buchstaben a, b und c der Haushaltsordnung können wegen äußerster Dringlichkeit aufgrund von für den öffentlichen Auftraggeber nicht vorhersehbaren und ihm keinesfalls zurechenbaren Ereignissen nicht eingehalten werden.
b)
Es handelt sich um ergänzende Bauleistungen, die im ursprünglichen Vertrag nicht vorgesehen waren, die aber wegen unvorhergesehener Umstände zur Ausführung der darin beschriebenen Bauleistung erforderlich sind, sofern die in Absatz 2 genannten Bedingungen vorliegen.
c)
Die Ausschreibung ist ergebnislos geblieben, das heißt, kein Angebot konnte in qualitativer und/oder preislicher Hinsicht überzeugen.
d)
Die Aufträge sind für geheim erklärt worden oder ihre Ausführung erfordert besondere Sicherheitsmaßnahmen oder der Schutz wesentlicher Interessen der Union oder des Empfängerlandes gebietet es.
e)
Infolge der Kündigung eines bestehenden Vertrags ist ein neuer Vertrag zu schließen.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe a sind Interventionen im Rahmen von Krisensituationen gemäß Artikel 190 Absatz 2 Situationen äußerster Dringlichkeit gleichgestellt. Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte stellt gegebenenfalls in Abstimmung mit den anderen betroffenen bevollmächtigten Anweisungsbefugten fest, dass eine Situation äußerster Dringlichkeit vorliegt, und überprüft seine Entscheidung regelmäßig im Hinblick auf den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
In Fällen nach Unterabsatz 1 Buchstabe c kann der öffentliche Auftraggeber nach Aufhebung des Ausschreibungsverfahrens aus dem Kreise der Bieter, die an diesem Verfahren teilgenommen hatten, einen oder mehrere Bieter für das Verhandlungsverfahren auswählen, sofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen nicht wesentlich geändert werden.
(2) Bei Ergänzungsleistungen gemäß Absatz 1 Buchstabe b wird der Zuschlag dem Bauunternehmer erteilt, der die betreffenden Arbeiten bereits ausführt,
a)
wenn sich diese Bauleistungen in technischer und wirtschaftlicher Hinsicht nicht ohne wesentlichen Nachteil für den öffentlichen Auftraggeber vom Hauptauftrag trennen lassen,
b)
wenn die Ergänzungsleistung zwar von der Ausführung des ursprünglichen Auftrags getrennt werden kann, aber für dessen Abschluss unbedingt erforderlich ist;
c)
wenn der Gesamtwert der für die Ergänzungsleistungen vergebenen Aufträge 50 % des Wertes des Hauptauftrags nicht übersteigt.
Artikel 271
Inanspruchnahme des Verhandlungsverfahrens für Immobilientransaktionen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
Aufträge für Immobilientransaktionen im Sinne von Artikel 260 können nach Erkundung des lokalen Marktes im Verhandlungsverfahren vergeben werden.
Artikel 272
Wahl des Vergabeverfahrens für gemischte Aufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
Bei gemischten Aufträgen, die eine Kombination aus Dienstleistungen und/oder Warenlieferungen und/oder Bauleistungen umfassen, bestimmt der öffentliche Auftraggeber - mit Zustimmung des zuständigen Anweisungsbefugten, wenn die Kommission nicht der Auftraggeber ist -, welche Schwellenwerte und Vergabeverfahren Anwendung finden; zu diesem Zweck wird anhand des Werts und der operativen Bedeutung der einzelnen Komponenten des Auftrags die überwiegende Komponente bestimmt.
Artikel 273
Ausschreibungsunterlagen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Die Ausschreibungsunterlagen gemäß Artikel 138 werden in Bezug auf die Bekanntmachung und die Kontakte zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und den Bietern auf der Grundlage international bewährter Vorgehensweisen und nach Maßgabe dieses Kapitels erstellt.
(2) Bei Dienstleistungsaufträgen müssen die Ausschreibungsunterlagen Folgendes enthalten:
a)
Hinweise für Bieter mit u. a. folgendem Inhalt:
i)
Art des Auftrags;
ii)
Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung;
iii)
Möglichkeit von Vorstellungsgesprächen und vorläufiger Zeitplan;
iv)
gegebenenfalls Gestattung von Varianten;
v)
Anteil zulässiger Unteraufträge;
vi)
Höchstbudget für den Auftrag;
vii)
Währung des Angebots;
b)
Auswahlliste (mit dem Hinweis, dass die auf diese Liste gesetzten Bewerber keine Verbindung eingehen dürfen);
c)
allgemeine Bedingungen für Dienstleistungsaufträge;
d)
besondere Bedingungen, in denen Einzelheiten geregelt, die allgemeinen Bedingungen ergänzt oder Ausnahmeregelungen festgelegt werden;
e)
Leistungsbeschreibung für das Projekt mit dem vorläufigen Zeitplan für den Auftrag und den vorläufigen Terminen, zu denen die wichtigsten Sachverständigen bereitgestellt werden müssen;
f)
Formblatt für die Preise (vom Bieter auszufüllen);
g)
Formblatt für das Angebot;
h)
Mustervertrag;
i)
für Vorfinanzierungen gegebenenfalls Formblätter für eine Bankgarantie oder gleichwertige Sicherheit.
Unterabsatz 1 Buchstabe h findet in Fällen, in denen aufgrund außergewöhnlicher und hinreichend begründeter Umstände der Mustervertrag nicht verwendet werden kann, keine Anwendung.
(3) Bei Lieferaufträgen müssen die Ausschreibungsunterlagen Folgendes enthalten:
a)
Hinweise für Bieter mit u. a. folgendem Inhalt:
i)
Auswahl- und Zuschlagskriterien;
ii)
gegebenenfalls Gestattung von Varianten;
iii)
Währung des Angebots;
b)
allgemeine Bedingungen für Lieferaufträge;
c)
besondere Bedingungen, in denen Einzelheiten geregelt, die allgemeinen Bedingungen ergänzt oder Ausnahmeregelungen festgelegt werden;
d)
technischer Anhang, mit etwaigen Plänen, den technischen Spezifikationen und dem vorläufigen Zeitplan für die Auftragsausführung;
e)
Formblatt für die Preise und ihre Aufgliederung (vom Bieter auszufüllen);
f)
Formblatt für das Angebot;
g)
Mustervertrag;
h)
falls erforderlich Formblätter für eine Bankgarantie oder gleichwertige Sicherheit für
i)
das Angebot;
ii)
die Zahlung der Vorfinanzierung;
iii)
die Vertragserfüllung.
Unterabsatz 1 Buchstabe g findet in Fällen, in denen aufgrund außergewöhnlicher und hinreichend begründeter Umstände der Mustervertrag nicht verwendet werden kann, keine Anwendung.
(4) Bei Bauaufträgen müssen die Ausschreibungsunterlagen Folgendes enthalten:
a)
Hinweise für Bieter mit u. a. folgendem Inhalt:
i)
Auswahl- und Zuschlagskriterien;
ii)
gegebenenfalls Gestattung von Varianten;
iii)
Währung des Angebots;
b)
allgemeine Bedingungen für Bauaufträge;
c)
besondere Bedingungen, in denen Einzelheiten geregelt, die allgemeinen Bedingungen ergänzt oder Ausnahmeregelungen festgelegt werden;
d)
technischer Anhang, mit etwaigen Plänen, den technischen Spezifikationen und dem vorläufigen Zeitplan für die Auftragsausführung;
e)
Formblatt für die Preise und ihre Aufgliederung (vom Bieter auszufüllen);
f)
Formblatt für das Angebot;
g)
Mustervertrag;
h)
falls erforderlich Formblätter für eine Bankgarantie oder gleichwertige Sicherheit für
i)
das Angebot;
ii)
die Zahlung der Vorfinanzierung;
iii)
die Vertragserfüllung.
Unterabsatz 1 Buchstabe g findet in Fällen, in denen aufgrund außergewöhnlicher und hinreichend begründeter Umstände der Mustervertrag nicht verwendet werden kann, keine Anwendung.
(5) Im Falle eines Widerspruchs zwischen den besonderen Bedingungen nach Absatz 2 Buchstabe d, Absatz 3 Buchstabe c und Absatz 4 Buchstabe c und den allgemeinen Bedingungen sind die besonderen Bedingungen maßgebend.
(6) Verlangen die öffentlichen Auftraggeber zum Nachweis dafür, dass der Wirtschaftsteilnehmer bestimmte Qualitätssicherungsnormen erfüllt, die Vorlage von Bescheinigungen unabhängiger Stellen, so nehmen sie auf Qualitätssicherungsverfahren Bezug, die den einschlägigen europäischen oder gegebenenfalls internationalen Normen genügen und von entsprechenden Stellen zertifiziert sind, die den europäischen bzw. internationalen Zertifizierungsnormen entsprechen. Die Auftraggeber akzeptieren auch andere Nachweise für gleichwertige Qualitätssicherungsmaßnahmen, die von den Wirtschaftsteilnehmern vorgelegt werden.
Artikel 274
Sicherheitsleistungen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Abweichend von Artikel 163 lauten die vorher zu leistenden Sicherheiten auf Euro oder die Währung des Vertrags, auf die sie sich beziehen.
(2) Der öffentliche Auftraggeber kann eine Bietungsgarantie im Sinne dieses Kapitels verlangen, die bei Liefer- und Bauaufträgen 1 % bis 2 % des Gesamtauftragswerts ausmacht; diese Garantie muss mit Artikel 163 in Einklang stehen. Sie wird zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung freigegeben. Sie wird einbehalten, wenn das betreffende Angebot nach Ablauf der Angebotsfrist zurückgezogen wird.
(3) Der öffentliche Auftraggeber kann eine Erfüllungsgarantie in Höhe eines Betrags verlangen, der in den Ausschreibungsunterlagen festgesetzt ist und bei Liefer- und Bauaufträgen 5 % bis 10 % des Gesamtauftragswerts entspricht. Die Höhe des Garantiebetrags wird auf der Grundlage objektiver Kriterien wie Art und Wert des Auftrags festgesetzt.
Bei Überschreitung folgender Schwellenwerte wird in jedem Fall eine Erfüllungsgarantie verlangt:
a)
345 000 EUR bei Bauaufträgen,
b)
150 000 EUR bei Lieferaufträgen.
Sie erlischt frühestens mit der endgültigen Abnahme der Lieferungen und Bauleistungen. Bei nicht einwandfreier Vertragserfüllung wird die Garantie in vollem Umfang einbehalten.
Artikel 275
Verfahrensfristen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Die Angebote müssen bei der Anschrift und spätestens an dem Tag und zu der Uhrzeit, die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe angegeben sind, beim öffentlichen Auftraggeber eingehen. Die Fristen für den Eingang der Angebote und der Teilnahmeanträge, die vom öffentlichen Auftraggeber festgesetzt werden, müssen so bemessen sein, dass die Interessenten über ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Einreichung ihrer Angebote bzw. Anträge verfügen.
Bei Dienstleistungsaufträgen beträgt die Frist zwischen dem Zeitpunkt der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe und dem Termin für den Eingang der Angebote mindestens 50 Tage. In dringenden Fällen können jedoch andere Fristen bewilligt werden.
(2) Die Bieter können bis zum Vortag des Termins für die Angebotsabgabe schriftlich Fragen vorlegen. Der Auftraggeber beantwortet diese Fragen bis zum Vortag des Termins für die Angebotsabgabe.
(3) Bei internationalen nichtoffenen Verfahren beträgt die Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge mindestens 30 Tage, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung. Die Frist zwischen dem Zeitpunkt der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe und dem Termin für den Eingang der Angebote beträgt mindestens 50 Tage. In Ausnahmefällen können jedoch andere Fristen bewilligt werden.
(4) Bei internationalen offenen Verfahren beträgt die Frist für den Eingang der Angebote, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung
a)
für Bauaufträge 90 Tage,
b)
für Lieferaufträge 60 Tage.
In Ausnahmefällen können jedoch andere Fristen bewilligt werden.
(5) Bei lokalen offenen Verfahren beträgt die Frist für den Eingang der Angebote, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung
a)
für Bauaufträge 60 Tage,
a)
für Lieferaufträge 30 Tage.
In Ausnahmefällen können jedoch andere Fristen bewilligt werden.
(6) Bei wettbewerblichen Verhandlungsverfahren gemäß Artikel 265 Absatz 1 Buchstabe b, Artikel 267 Absatz 1 Buchstabe c und Artikel 269 Absatz 1 Buchstabe c wird den Bewerbern eine Frist von mindestens 30 Tagen, gerechnet ab dem Absendetag des Schreibens mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe, eingeräumt.
(7) Die in den Absätzen 1 bis 6 genannten Fristen werden in Kalendertagen festgesetzt.
Artikel 276
Bewertungsausschuss
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Alle für konform erklärten Teilnahmeanträge und Angebote werden von einem Bewertungsausschuss anhand der vorher bekanntgegebenen Ausschluss-, Auswahl- und Zuschlagskriterien bewertet und eingestuft. Dieser Ausschuss setzt sich aus einer ungeraden Zahl von Mitgliedern (mindestens drei) zusammen, die über alle für die Beurteilung der Angebote erforderlichen Fach- und Verwaltungskenntnisse verfügen.
(2) Ist die Kommission nicht selbst der öffentliche Auftraggeber, so sind ihr auf Anfrage je ein Exemplar der Ausschreibungsunterlagen, der Angebote, der Bewertung der Angebote und der unterzeichneten Verträge zu übermitteln. Die Kommission kann außerdem an der Öffnung und Bewertung der Angebote als Beobachterin teilnehmen.
(3) Angebote, die nicht alle in den Ausschreibungsunterlagen verlangten wesentlichen Angaben enthalten oder die nicht den darin enthaltenen spezifischen Anforderungen entsprechen, werden abgelehnt.
Gleichwohl kann der Bewertungsausschuss bzw. der öffentliche Auftraggeber unter Beachtung des Grundsatzes der Gleichbehandlung einen Bewerber oder Bieter auffordern, binnen einer vom Ausschuss bzw. Auftraggeber festgesetzten Frist die für die Ausschluss-, Auswahl- und Vergabekriterien eingereichten Belege zu präzisieren oder durch weitere Unterlagen zu ergänzen.
(4) Bei außergewöhnlich niedrigen Angeboten gemäß Artikel 151 bittet der Ausschuss um nähere Angaben zur Zusammensetzung des Angebots.
(5) Bei Vergabeverfahren mit einem Auftragswert von bis zu 20 000 EUR muss der Bewertungsausschuss nicht bestellt werden.
KAPITEL 4
Finanzhilfen
Artikel 277
Vollfinanzierung
(Artikel 192 der Haushaltsordnung)
Abweichungen von der Verpflichtung zur Kofinanzierung werden im Rahmen der Beschlüsse über die Gewährung einer Finanzhilfe für die betreffenden Maßnahmen begründet.
TITEL III
EUROPÄISCHE ÄMTER
Artikel 278
Europäische Ämter und ihre Einrichtung
(Artikel 195 der Haushaltsordnung)
Bei den Ämtern im Sinne von Artikel 195 der Haushaltsordnung handelt es sich um
a)
das Amt für Veröffentlichungen,
b)
das Amt für Betrugsbekämpfung,
c)
das Europäische Amt für Personalauswahl und die diesem verwaltungsmäßig zugeordnete Europäische Verwaltungsakademie,
d)
das Amt für die Feststellung und Abwicklung individueller Ansprüche,
e)
das Amt für Gebäude, Anlagen und Logistik Brüssel sowie das Amt für Gebäude, Anlagen und Logistik Luxemburg.
Ein oder mehrere Organe können zusätzliche Ämter schaffen, sofern dies durch eine Kosten-Nutzen-Studie gerechtfertigt werden kann und die Erkennbarkeit der Maßnahme der Union gewährleistet ist.
Artikel 279
Übertragung von Befugnissen auf interinstitutionelle europäische Ämter durch die Organe
(Artikel 195 und 199 der Haushaltsordnung)
Die Zuständigkeit für die Mittelbindungen liegt bei jedem Organ. Die Organe können dem Direktor des betreffenden interinstitutionellen europäischen Amtes alle weiteren Handlungen übertragen, insbesondere das Eingehen rechtlicher Verpflichtungen, die Feststellung von Ausgaben, die Bewilligung von Zahlungen und die Ausführung von Einnahmen; sie legen die Grenzen und Bedingungen dieser Befugnisübertragung fest.
Artikel 280
Sondervorschriften für das Amt für Veröffentlichungen
(Artikel 195 und 199 der Haushaltsordnung)
In Bezug auf das Amt für Veröffentlichungen entscheidet jedes Organ über seine Veröffentlichungspolitik. Der Nettoerlös aus dem Verkauf der Veröffentlichungen wird gemäß Artikel 21 der Haushaltsordnung von dem Organ, das Verfasser der betreffenden Veröffentlichungen ist, als zweckgebundene Einnahme wiedereingesetzt.
Artikel 281
Übertragung bestimmter Aufgaben durch den Rechnungsführer
(Artikel 196 der Haushaltsordnung)
Auf Vorschlag des Direktoriums des betreffenden Amtes kann der Rechnungsführer der Kommission einige seiner Aufgaben im Zusammenhang mit der Einziehung von Einnahmen und der Zahlung von Ausgaben, die von dem betreffenden Amt direkt wahrgenommen werden, einem Bediensteten des Amtes übertragen.
Artikel 282
Kassenmittel - Bankkonten
(Artikel 196 der Haushaltsordnung)
Auf Vorschlag des Direktoriums eines interinstitutionellen Amtes kann die Kommission für den Kassenmittelbedarf des Amtes Bank- oder Postscheckkonten auf den Namen des Amtes eröffnen. Der jährliche Kassenmittelsaldo wird am Ende des Haushaltsjahres zwischen der Kommission und dem betreffenden Amt abgestimmt und abgerechnet.
TITEL IV
VERWALTUNGSMITTEL
Artikel 283
Allgemeine Bestimmungen
(Artikel 201 der Haushaltsordnung)
Die Verwaltungsmittel dieses Titels sind in Artikel 41 der Haushaltsordnung definiert.
Mittelbindungen im Zusammenhang mit Verwaltungsmitteln, die von der Art her mehreren Titeln gemeinsam sind und global bewirtschaftet werden, können entsprechend der Klassifikation nach der Art der Ausgaben gemäß Artikel 25 global in der Haushaltsbuchführung ausgewiesen werden.
Die betreffenden Ausgaben werden nach der für die Mittel vorgenommenen Verteilung bei den Haushaltslinien der einzelnen Titel verbucht.
Artikel 284
Mietgarantien
(Artikel 201 der Haushaltsordnung)
Die Organe leisten Mietgarantien in Form von Bankgarantien oder Einlagen auf gesperrten Konten, die auf ihren Namen und den Namen des Vermieters eingerichtet werden; diese Konten lauten auf Euro, ausgenommen in ordnungsgemäß begründeten Fällen.
Kann bei Transaktionen in Drittländern auf keine dieser Formen der Mietgarantie zurückgegriffen werden, kann der zuständige Anweisungsbefugte andere Garantieformen akzeptieren, sofern diese den Schutz der finanziellen Interessen der Union in gleicher Weise gewährleisten.
Artikel 285
Vorschüsse an das Personal und die Mitglieder der Organe
(Artikel 201 der Haushaltsordnung)
Dem Personal und den Mitgliedern der Organe können nach Maßgabe des Statuts Vorschüsse gezahlt werden.
Artikel 286
Immobilientransaktionen
(Artikel 203 der Haushaltsordnung)
(1) Die Ausgaben gemäß Artikel 203 Absatz 3 Buchstabe a der Haushaltsordnung umfassen Ausgaben für die Gebäudeausstattung aber keine Nebenkosten.
(2) Die frühzeitige Unterrichtung gemäß Artikel 203 Absatz 4 der Haushaltsordnung und die vorherige Zustimmung gemäß Artikel 203 Absatz 5 der Haushaltsordnung gelten nicht, wenn Grundstücke kostenfrei oder für einen symbolischen Betrag erworben werden.
(3) Die frühzeitige Unterrichtung und die vorherige Zustimmung gemäß Artikel 203 Absätze 3 bis 7 der Haushaltsordnung gelten nicht, wenn Wohngebäude erworben werden. Das Europäische Parlament und der Rat können bei dem betreffenden Organ Auskünfte über Wohngebäude anfordern.
(4) In außergewöhnlichen oder politisch dringlichen Umständen können bei Immobilienprojekten für EU-Delegationen oder -Büros in Drittländern die gemäß Artikel 203 Absatz 4 der Haushaltsordnung frühzeitig zu übermittelnden Informationen gemeinsam mit dem Immobilienprojekt nach Artikel 203 Absatz 5 vorgelegt werden. In solchen Fällen erfolgen die frühzeitige Unterrichtung und die vorherige Zustimmung so früh wie möglich.
(5) Das Verfahren der vorherigen Zustimmung gemäß Artikel 203 Absätze 5 und 6 der Haushaltsordnung gilt nicht für vorbereitende Verträge oder Studien, die zur Bewertung der Einzelkosten und der Finanzierung des Immobilienprojekts erforderlich sind.
(6) Die in Artikel 203 Absatz 7 Ziffern ii bis iv der Haushaltsordnung vorgesehenen Schwellenwerte 750 000 EUR bzw. 3 000 000 EUR gelten für Ausgaben, die auch die Gebäudeausstattung umfassen können. Im Falle von Miet- oder Nießbrauchverträgen gelten diese Schwellenwerte für die Mietausgaben, die auch die Gebäudeausstattung umfassen können, nicht aber die Nebenkosten.
(7) Ein Jahr nach Inkrafttreten der Haushaltsordnung erstattet die Kommission über die Anwendung der in Artikel 203 Absätze 3 bis 8 der Haushaltsordnung vorgesehenen Verfahren Bericht.
TITEL V
SACHVERSTÄNDIGE
Artikel 287
Externe Sachverständige und deren Vergütung
(Artikel 204 der Haushaltsordnung)
(1) Für Aufträge unterhalb der Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 können zu vergütende externe Sachverständige im Verfahren nach Absatz 2 ausgewählt werden.
(2) Im Amtsblatt der Europäischen Union oder, falls dies für eine Bekanntmachung bei den potenziellen Bewerbern erforderlich ist, auf der Website des betreffenden Organs wird eine Aufforderung zur Interessenbekundung veröffentlicht.
Die Aufforderung zur Interessensbekundung enthält eine Beschreibung der Aufgaben, deren Dauer und die Vergütungsregelung, die auf Stückpreisen beruhen kann.
Auf der Grundlage der Aufforderung zur Interessenbekundung wird ein Verzeichnis erstellt. Dieses gilt ab seiner Veröffentlichung für höchstens fünf Jahre, oder aber für die Dauer des Mehrjahresprogramms, auf das sich die Aufgaben beziehen.
(3) Während der Geltungsdauer des Verzeichnisses, mit Ausnahme der letzten drei Monate, können alle interessierten natürlichen Personen Bewerbungen einreichen. Personen, die sich in einer der Ausschlusssituationen gemäß den Artikeln 106 oder 107 der Haushaltsordnung befinden, können für die in Artikel 204 der Haushaltsordnung genannten Aufgaben nicht als zu vergütende externe Sachverständige ausgewählt werden.
(4) Die Kommunikation mit den ausgewählten Sachverständigen, insbesondere der Abschluss von Verträgen und die Vereinbarung von Vertragsänderungen, kann über ein von dem Organ eingerichtetes elektronisches Kommunikationssystem erfolgen.
Solche Systeme müssen folgenden Anforderungen entsprechen:
a)
lediglich befugte Personen haben Zugang zum System und den damit übermittelten Dokumenten;
b)
lediglich befugte Personen dürfen ein Dokument elektronisch unterzeichnen oder durch das System übermitteln;
c)
befugte Personen müssen anhand festgelegter Methoden durch das System authentifiziert werden;
d)
Datum und Uhrzeit der elektronischen Transaktion müssen genau bestimmbar sein;
e)
die Unversehrtheit der Dokumente muss gewährleistet sein;
f)
die Verfügbarkeit der Dokumente muss gewährleistet sein;
g)
erforderlichenfalls muss die Vertraulichkeit der Dokumente gewährleistet sein;
h)
der Schutz personenbezogener Daten muss den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügen.
Für die mit einem solchen System versandten Daten gilt eine rechtliche Vermutung der Unversehrtheit der abgesendeten oder empfangenen Daten und der Korrektheit der vom System angegebenen Zeitpunkte der Versendung und des Empfangs der Daten.
Ein mit einem solchen System übermitteltes oder zugestelltes Dokument gilt als einem Papierdokument gleichwertig, ist in Gerichtsverfahren als Beweismittel zulässig und gilt als Original; für das Dokument gilt die rechtliche Vermutung der Echtheit und Unversehrtheit, sofern es keine dynamischen Elemente enthält, die seine automatische Änderung bewirken können.
Die elektronischen Unterschriften nach Unterabsatz 2 Buchstabe b haben die gleiche Rechtswirkung wie handschriftliche Unterschriften.
(5) Das Sachverständigenverzeichnis und die Aufgabenfelder werden jährlich veröffentlicht. Die Vergütung von Aufgaben mit mehr als 15 000 EUR wird veröffentlicht.
(6) Absatz 5 gilt nicht, wenn durch eine Veröffentlichung der Informationen die durch die Charta der Grundrechte der Europäischen Union geschützten Rechte und Freiheiten des Einzelnen verletzt oder die geschäftlichen Interessen der Sachverständigen beeinträchtigt würden.
TEIL 3
ÜBERGANGS- UND SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 288
Übergangsbestimmungen
Die Artikel 35 bis 43 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 gelten weiterhin für sämtliche Verpflichtungen, die bis zum 31. Dezember 2013 eingegangen werden. Die Artikel 33 bis 44 der vorliegenden Verordnung gelten nur für Verpflichtungen, die ab dem 1. Januar 2014 eingegangen werden.
Für Finanzhilfen im Rahmen der im Haushaltsjahr 2012 oder früherer Haushaltsjahre bewilligten globalen Mittelbindungen, für die die Vereinbarungen oder Beschlüsse bis zum 31. Dezember 2013 unterzeichnet bzw. zugestellt werden, kann der zuständige Anweisungsbefugte unter Beachtung der Grundsätze der Gleichbehandlung und der Transparenz beschließen, dass Teil 1 Titel VI der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 weiterhin Anwendung findet.
Artikel 289
Aufhebung
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 wird aufgehoben.
Verweisungen auf die durch Absatz 1 aufgehobene Verordnung gelten als Verweisungen auf die vorliegende Verordnung und sind nach der Entsprechungstabelle im Anhang zu lesen.
Artikel 290
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Sie gilt ab dem 1. Januar 2013.
Die Artikel 216 bis 226 gelten erst ab dem 1. Januar 2014.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 29. Oktober 2012
REGOLAMENT TA’ DELEGA TAL-KUMMISSJONI (UE) Nru 1268/2012
tad-29 ta’ Ottubru 2012
dwar ir-regoli tal-applikazzjoni tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni
IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta’ Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni (1), u b’mod partikolari l-Artikoli 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 u 209 tiegħu,
Billi:
(1)
Ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 tal-25 ta’ Ġunju 2002 rigward ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (2) ġie emendat b’mod sostanzjali u sostitwit mir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 (minn hawn ’il quddiem “ir-Regolament Finanzjarju”). Għalhekk, jeħtieġ li r-Regolament tal-Kummissjoni (KE, Euratom) Nru 2342/2002 tat-23 ta’ Diċembru 2002 li jippreskrivi regoli dettaljati għall-implimentazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 fuq ir-Regolament Finanzjarju li jgħodd għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (3) jiġi allinjat mar-Regolament Finanzjarju. Fl-interessi taċ-ċarezza, jeħtieġ li jiġi sostitwit ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002.
(2)
Skont l-Artikolu 290 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “TFUE”) att leġiżlattiv jista’ jiddelega lill-Kummissjoni s-setgħa li tadotta atti mhux leġiżlattivi biss sabiex jissupplimentaw jew jemendaw ċerti elementi mhux essenzjali tal-att leġiżlattiv. Għalhekk, uħud mid-dispożizzjonijiet stipulati fir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002 ġew inkorporati fir-Regolament Finanzjarju. B’hekk, dawk id-dispożizzjonijiet ma għandhomx jiġu inklużi f’dan ir-Regolament.
(3)
Matul il-ħidma ta’ tħejjija tagħha, il-Kummissjoni wettqet konsultazzjonijiet xierqa, inkluż fil-livell ta’ esperti, u żgurat trażmissjoni simultanja, f’waqtha u xierqa tad-dokumenti rilevanti lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill.
(4)
Fir-rigward tal-prinċipji baġitarji, b’mod partikolari l-prinċipju tal-unità, is-simplifikazzjoni tar-regoli li jirregolaw il-ġenerazzjoni u l-irkupru tal-imgħax iġġenerat fuq il-prefinanzjament, u b’mod partikolari r-rinunzja tal-obbligu għall-benefiċjarji tal-għotjiet li jiġġeneraw tali mgħax, jagħmlu obsoleti d-dispożizzjonijiet dwar il-kamp ta’ applikazzjoni u l-kundizzjonijiet għall-irkupru tal-imgħax. Meta tali obbligu xorta jibqa’ jiġi impost fuq l-entitajiet fdati b’kompiti tal-implimentazzjoni tal-baġit, ir-regoli li jirregolaw l-identifikazzjoni, l-użu u l-kontabilità għall-imgħax iġġenerat għandhom jiġu inklużi fil-ftehimiet ta’ delega ma’ dawk l-entitajiet. F’dawk il-każijiet fejn l-imgħax iġġenerat fuq il-prefinanzjament ikun dovut lill-Unjoni fuq il-bażi ta’ dawk il-ftehimiet, dak l-imgħax għandu jitħallas fil-baġit bħala dħul assenjat.
(5)
Għall-prinċipju tal-annwalità, huwa importanti li tiġi ċċarata t-tifsira tal-approprjazzjonijiet annwali u l-fażijiet ta’ tħejjija tal-proċedura tal-impenji li, jekk titlesta sal-31 ta’ Diċembru, tista’ tippermetti r-riport tal-approprjazzjonijiet ta’ impenn.
(6)
Fir-rigward tal-prinċipju tal-unità tal-kontijiet, għandhom jiġu speċifikati r-rati li għandhom jintużaw għall-konverżjoni bejn l-euro u l-muniti l-oħra għar-rekwiżiti tal-ġestjoni tal-fluss tal-flus u l-kontijiet. Barra minn hekk, għandha tkompli tissaħħaħ it-trasparenza fil-kontabilità għar-riżultati ta’ tali operazzjonijiet ta’ konverżjoni tal-muniti. Wara l-introduzzjoni tal-euro, għandu jitneħħa l-obbligu fuq il-Kummissjoni li tipprovdi tagħrif lill-Istati Membri dwar it-trasferimenti ta’ flus li jsiru bejn muniti differenti.
(7)
Fir-rigward tad-derogi mill-prinċipju tal-universalità, għandu jiġi speċifikat it-trattament baġitarju li għandu jingħata lid-dħul assenjat, b’mod partikolari l-kontribuzzjonijiet mill-Istati Membri jew pajjiżi terzi lil ċerti programmi tal-Unjoni, kif ukoll il-limiti fuq il-valur nett ta’ nefqa u dħul. B’mod partikolari, b’kunsiderazzjoni għall-prattika attwali, għal raġunijiet ta’ ċertezza legali, jeħtieġ li jiġi ċċarat li, bħala regola ġenerali, id-dħul assenjat għandu jiġġenera l-approprjazzjonijiet għall-impenji u għall-ħlasijiet awtomatikament, malli l-istituzzjoni tirċievi d-dħul. Jeħtieġ li jiġu speċifikati wkoll il-każijiet fejn, bħala eċċezzjoni, id-dħul assenjat ikun jista’ jsir disponibbli qabel ma l-Istituzzjoni fil-fatt tirċievi d-dħul.
(8)
Fir-rigward tal-prinċipju ta’ speċifikazzjoni, għandha tingħata definizzjoni preċiża ta’ kif jiġi kkalkolat il-perċentwal tal-approprjazzjonijiet li l-Istituzzjonijiet huma awtorizzati li jittrasferixxu bis-saħħa tal-awtonomija tagħhom. Il-Parlament Ewropew u l-Kunsill għandhom jirċievu informazzjoni sħiħa permezz ta’ spjegazzjoni dettaljata tat-talbiet għat-trasferimenti li għandhom jiġu sottomessi lilhom.
(9)
F’dak li għandu x’jaqsam mal-ġestjoni finanzjarja tajba, jeħtieġ li jiġu speċifikati l-objettivi tal-evalwazzjonijiet ex ante, interim u ex post tal-programmi u l-attivitajiet, il-frekwenza minima li biha għandhom jitwettqu u l-informazzjoni li għandha tingħata fid-dikjarazzjoni finanzjarja leġiżlattiva.
(10)
F’dak li għandu x’jaqsam mal-prinċipju tat-trasparenza, il-pubblikazzjoni tad-dejta skont l-isem fir-rigward tal-benefiċjarji kkonċernati u l-ammonti preċiżi riċevuti minnhom iżżid it-trasparenza fir-rigward tal-użu tal-fondi kkonċernati. Tali informazzjoni magħmula disponibbli għaċ-ċittadini ssaħħaħ il-kontroll pubbliku tal-użu tal-ammonti kkonċernati u tikkontribwixxi għall-aħjar użu tal-fondi pubbliċi. Fl-istess ħin, meta l-benefiċjarji jkunu persuni fiżiċi, din il-pubblikazzjoni tkun soġġetta għar-regoli dwar il-protezzjoni tad-dejta personali. Għalhekk, id-dejta personali għandha tiġi ppubblikata biss jekk dan ikun neċessarju u proporzjonat fir-rigward tal-għan leġittimu segwit.
(11)
L-informazzjoni dwar l-użu tal-fondi tal-Unjoni għandha tiġi ppubblikata fuq sit elettroniku tal-istituzzjonijiet u għandha tinkludi mill-inqas l-isem, il-post, l-ammont u l-għan tal-fondi. Dik l-informazzjoni għandha tikkunsidra l-kriterji stipulati fl-Artikolu 35(3) tar-Regolament Finanzjarju, b’mod partikolari t-tip u l-importanza tal-għotja.
(12)
L-isem u l-post tal-benefiċjarji tal-fondi tal-Unjoni għandhom jiġu ppubblikati għall-premjijiet, l-għotjiet u l-kuntratti mogħtija wara l-ftuħ ta’ proċedura pubblika għall-kompetizzjoni, kif inhu l-każ b’mod partikolari għall-kompetizzjonijiet, is-sejħiet għall-proposti u s-sejħiet għall-offerti, fir-rigward tal-prinċipji tat-TFUE u b’mod partikolari l-prinċipji tat-trasparenza, tal-proporzjonalità, tat-trattament ugwali u ta’ ebda diskriminazzjoni. Barra minn hekk, tali pubblikazzjoni għandha tikkontribwixxi għall-kontroll tal-proċeduri tal-għażla pubblika mill-applikanti mhux magħżula tal-kompetizzjoni.
(13)
Il-pubblikazzjoni tad-dejta personali li tirreferi għal persuni fiżiċi ma għandhiex taqbeż it-tul ta’ żmien li fih il-fondi jkunu qegħdin jintużaw mill-benefiċjarju u għalhekk għandha titneħħa wara sentejn. L-istess għandu japplika għad-dejta personali li tirreferi għal persuni ġuridiċi li għalihom it-titolu uffiċjali jidentifika persuna fiżika waħda jew iktar.
(14)
Fil-maġġoranza tal-każijiet koperti minn dan ir-Regolament, il-pubblikazzjoni tikkonċerna persuni fiżiċi.
(15)
Meta jkunu kkonċernati persuni fiżiċi, tali pubblikazzjoni għandha tiġi kkunsidrata biss f’każ li din tkun tirrispetta l-prinċipju tal-proporzjonalità bejn l-importanza tal-ammont mogħti u l-ħtieġa li jiġi kkontrollat l-aħjar użu tal-fondi. F’dak li jikkonċerna lill-persuni naturali, il-pubblikazzjoni tar-reġjun fil-livell NUTS 2 tkun konsistenti mal-objettiv tal-pubblikazzjoni tal-benefiċjarji, tiżgura trattament ugwali bejn l-Istati Membri ta’ daqs differenti filwaqt li jiġi rispettat id-dritt tal-benefiċjarji għal ħajja privata u b’mod partikolari l-protezzjoni tad-dejta personali tagħhom.
(16)
It-tagħrif dwar il-boroż ta’ studju u appoġġ dirett ieħor imħallas lil persuni fiżiċi l-aktar fil-bżonn ma għandux jiġi ppubblikat.
(17)
Sabiex jiġi żgurat ir-rispett għall-prinċipju tat-trattament ugwali bejn il-benefiċjarji, il-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni relatata ma’ persuni fiżiċi għandha tiġi żgurata wkoll skont l-obbligu tal-Istati Membri li jistabbilixxu trasparenza kbira fejn jidħlu kuntratti ’l fuq mill-ammont stabbilit fid-Direttiva 2004/18/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-31 ta’ Marzu 2004 fuq koordinazzjoni ta’ proċeduri għall-għoti ta’ kuntratti għal xogħlijiet pubbliċi, kuntratti għal provvisti pubbliċi u kuntratti għal servizzi pubbliċi (4).
(18)
L-isem u l-post tal-benefiċjarju u l-ammont u l-għan tal-fondi ma għandhomx jiġu ppubblikati jekk tali pubblikazzjoni tista’ twassal biex tiġi pperikolata l-integrità tal-benefiċjarju kif protetta mill-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea jew tkun ta’ dannu għall-interessi kummerċjali leġittimi tal-benefiċjarju.
(19)
In-nomenklatura baġitarja għandha tipprovdi ċ-ċarezza u t-trasparenza meħtieġa għall-proċess baġitarju.
(20)
Għandhom jiġu definiti wkoll dawk l-atti li jistgħu jikkostitwixxu kunflitt ta’ interessi.
(21)
Fir-rigward ta’ ġestjoni indiretta, jeħtieġ li jiġi stabbilit il-qafas għal tali delega tal-poteri u l-kontenut tal-ftehim ta’ delega. Kwalunkwe entità jew persuna fdata b’kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit għandha tiggarantixxi livell ta’ protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni li jkun ekwivalenti għal dak meħtieġ skont ir-Regolament Finanzjarju. Għandhom jiġu stipulati l-kundizzjonijiet li bihom il-Kummissjoni tista’ taċċetta li s-sistemi, ir-regoli u l-proċeduri ta’ dawn l-entitajiet jew persuni jkunu ekwivalenti għal tagħha sabiex tiżgura l-ġestjoni finanzjarja tajba tal-fondi tal-Unjoni mill-entitajiet fdati.
(22)
L-aġenziji eżekuttivi, li jibqgħu taħt il-kontroll tal-Kummissjoni, għandhom jiġu rikonoxxuti bħala uffiċjali awtorizzanti b’delega ta’ dik l-Istituzzjoni għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-Unjoni.
(23)
Fil-każ ta’ ġestjoni indiretta ma’ organizzazzjonijiet internazzjonali, għandhom jiġu identifikati l-organizzazzjonijiet eliġibbli għal din l-għamla ta’ ġestjoni.
(24)
Meta l-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit jiġu fdati lil korpi pubbliċi jew lil korpi rregolati mil-liġi privata b’missjoni ta’ servizz pubbliku, għandhom jiġu stabbiliti l-kundizzjonijiet tal-ħatra tagħhom.
(25)
Għal ġestjoni indiretta, jeħtieġ li jiġu stabbiliti regoli dettaljati għall-proċeduri tal-eżami u l-aċċettazzjoni tal-kontijiet u għall-esklużjoni mill-finanzjament ta’ nfiq tal-Unjoni li l-ħlasijiet għalih ikunu saru bi ksur tar-regoli applikabbli.
(26)
L-entitajiet tal-liġi privata li jwettqu kompiti preparatorji jew anċillari f’isem il-Kummissjoni għandhom jintgħażlu skont il-proċeduri tal-akkwisti.
(27)
Fir-rigward tar-rwol tal-atturi finanzjarji, ir-riforma tal-ġestjoni finanzjarja, flimkien mal-abolizzjoni tal-kontrolli ex ante ċentralizzati, iżżid ir-responsabbiltajiet tal-uffiċjali awtorizzanti fl-operazzjonijiet kollha ta’ dħul u nefqa, inkluż f’termini tas-sistemi ta’ kontroll intern. Fil-ġejjieni, il-Parlament Ewropew u l-Kunsill għandhom jiġu infurmati dwar il-ħatra ta’ uffiċjal awtorizzanti b’delega jew dwar it-tmiem tad-dmirijiet tiegħu. Konsegwentement, għandhom jiġu stabbiliti wkoll il-kompiti, ir-responsabbiltajiet u l-prinċipji tal-proċeduri li jridu jiġu osservati. L-internalizzazzjoni tal-kontrolli ex ante titlob, b’mod partikolari, distinzjoni ċara bejn il-kompiti li jirrigwardaw il-bidu tal-operazzjonijiet fl-implimentazzjoni tal-baġit u l-kompiti li jirrigwardaw il-verifika ta’ dawn l-operazzjonijiet. Barra minn hekk, kull istituzzjoni għandha tadotta kodiċi ta’ standards professjonali applikabbli għall-persunal responsabbli mill-verifiki ex ante u ex post. Jeħtieġ ukoll li jiġi stabbilit li r-responsabbiltajiet meħuda jitqiesu f’rapport annwali lill-Istituzzjoni li tkun inkarigata minn, fost l-oħrajn, il-verifiki ex post. Id-dokumenti ta’ sostenn relatati mal-operazzjonijiet imwettqa għandhom jinżammu. Fl-aħħar nett, id-diversi forom kollha ta’ proċeduri nnegozjati għall-għoti tal-kuntratti pubbliċi għandhom, minħabba li dawk il-kuntratti jirrappreżentaw derogi mill-proċeduri normali ta’ għoti, ikunu s-suġġett ta’ rapport speċjali lill-istituzzjoni u ta’ komunikazzjoni lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill.
(28)
Ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002 għandu jiġi adattat sabiex iqis ir-rwol doppju tal-Kap tad-Delegazzjoni bħala Uffiċjal awtorizzanti b’sottodelega għas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (minn hawn ’il quddiem “is-SEAE”) u, fir-rigward tal-approprjazzjonijiet operattivi, għall-Kummissjoni.
(29)
Sabiex jiġu ċċarati r-responsabbiltajiet, għandha tingħata wkoll definizzjoni preċiża tal-kompiti u r-responsabbiltajiet tal-uffiċjal tal-kontabilità b’rabta mas-sistemi tal-kontabilità, il-ġestjoni tat-teżor, il-ġestjoni tal-kontijiet bankarji u l-fajls ta’ partijiet terzi. Għandhom jiġu stabbiliti wkoll l-arranġamenti għat-tmiem tad-dmirijiet tal-uffiċjal tal-kontabilità.
(30)
Għandhom jiġu preskritti wkoll il-kundizzjonijiet għall-użu tal-kontijiet ta’ imprest, sistema ta’ ġestjoni li tikkostitwixxi eċċezzjoni għall-proċeduri baġitarji normali, filwaqt li għandhom jiġu stabbiliti l-kompiti u r-responsabbiltajiet tal-amministraturi tal-imprest, kif ukoll dawk tal-uffiċjal awtorizzanti u tal-uffiċjal tal-kontabilità b’rabta mal-kontroll tal-kontijiet ta’ imprest. Il-Parlament Ewropew u l-Kunsill għandhom jiġu infurmati dwar kull ħatra jew tmiem ta’ dmirijiet. Għal raġunijiet ta’ effiċjenza, għandu jiġi stabbilit kont ta’ imprest wieħed biss fid-Delegazzjonijiet, għal approprjazzjonijiet kemm mill-Kummissjoni kif ukoll mit-taqsimiet tal-Baġit relatati mas-SEAE. Jeħtieġ li tiġi introdotta l-possibbiltà li jintużaw karti ta’ debitu marbuta mal-kontijiet ta’ imprest sabiex jiġu ffaċilitati l-ħlasijiet, b’mod partikolari fid-Delegazzjonijiet u r-Rappreżentanzi tal-Unjoni u sabiex jiġu evitati r-riskji assoċjati mal-immaniġġar tal-flus kontanti.
(31)
Ladarba jkunu ġew definiti l-kompiti u r-responsabbiltajiet ta’ kull attur finanzjarju, huma jistgħu jinżammu responsabbli biss skont il-kundizzjonijiet stipulati fir-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u l-Kundizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea. Il-grupp speċjalizzat għall-irregolaritajiet finanzjarji mwaqqaf f’kull istituzzjoni wera li kien mekkaniżmu effiċjenti sabiex jiddetermina jekk sarux irregolaritajiet ta’ natura finanzjarja u għalhekk għandu jinżamm. Jeħtieġ li tiġi stabbilita l-proċedura li permezz tagħha uffiċjal awtorizzanti jista’ jfittex konferma ta’ struzzjoni li dak l-uffiċjali jqis li tkun irregolari jew li tmur kontra l-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba u b’hekk jinħeles minn kull responsabbiltà.
(32)
Fir-rigward tad-dħul, ħlief għall-każ speċjali tar-riżorsi proprji koperti mid-Deċiżjoni tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 436/2007 tas-7 ta’ Ġunju 2007 dwar is-sistema tar-riżorsi proprji tal-Komunitajiet (5), jeħtieġ li jiġu speċifikati l-kompiti u l-kontrolli li jaqgħu taħt ir-responsabbiltà tal-uffiċjali awtorizzanti fil-fażijiet differenti tal-proċedura: l-istabbiliment tal-istima tal-ammonti riċevibbli, l-ordni ta’ rkupru, il-ħruġ tan-nota ta’ debitu li tinforma lid-debitur li ġie stabbilit l-ammont riċevibbli, il-kalkolazzjoni ta’ kwalunkwe imgħax awtomatiku dovut u d-deċiżjoni, fejn meħtieġ, li jiġi rrinunzjat intitolament soġġett għall-kriterji li jiggarantixxu l-konformità mal-ġestjoni finanzjarja tajba sabiex jiġi żgurat il-ġbir effiċjenti tad-dħul.
(33)
Jeħtieġ li jiġi speċifikat ir-rwol tal-uffiċjal tal-kontabilità fil-ġbir tad-dħul u sabiex jingħata żmien addizzjonali għall-ħlas tal-ispejjeż. L-uffiċjal tal-kontabilità għandu jkollu wkoll flessibbiltà fl-irkupru tal-ħlasijiet bħall-possibbiltà li jpaċi d-djun direttament jew, f’ċirkostanzi eċċezzjonali, li jirrinunzja għall-ħtieġa li tiġi depożitata garanzija sabiex jitħallas lura dejn, meta d-debitur ikun irid u jista’ jħallas fil-perjodu ta’ żmien addizzjonali, iżda ma jkunx jista’ jiddepożita tali garanzija b’kunsiderazzjoni xierqa tal-prinċipju tal-proporzjonalità.
(34)
Sabiex tiġi żgurata l-ġestjoni tal-assi filwaqt li tiġi ġġenerata wkoll remunerazzjoni finanzjarja, jeħtieġ li l-ammonti jissarrfu provviżorjament, bħal multi ta’ kompetizzjonijiet li jkunu qegħdin jiġu kkontestati, investiti f’assi finanzjarji, u li tiġi ddeterminata l-assenjazzjoni tal-imgħax iġġenerat minn dawk l-investimenti.
(35)
Sabiex jiġi żgurat li l-Kummissjoni jkollha l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-adozzjoni tad-deċiżjonijiet ta’ finanzjament, jeħtieġ li jiġu preskritti r-rekwiżiti minimi għall-kontenut tad-deċiżjonijiet ta’ finanzjament fuq għotjiet, akkwisti, fondi fiduċjarji, premjijiet u strumenti finanzjarji.
(36)
Fir-rigward tan-nefqa, għandhom jiġu definiti kemm ir-relazzjoni bejn id-deċiżjonijiet ta’ finanzjament, l-impenji globali u l-impenji individwali, kif ukoll il-karatteristiċi ta’ dawk il-fażijiet differenti bil-għan li jiġi stabbilit qafas ċar għall-fażijiet differenti tal-implimentazzjoni tal-baġit.
(37)
Jeħtieġ li tiġi ċċarata r-relazzjoni bejn l-operazzjonijiet ta’ validazzjoni, awtorizzazzjoni u ħlas u l-kontrolli li jridu jsiru mill-uffiċjal awtorizzanti meta jivvalida nefqa, bl-approvazzjoni “mgħoddi għall-ħlas”. Għandhom jiġu speċifikati d-dokumenti li jridu jiġu ppreżentati sabiex isostnu l-ħlasijiet u jiġu stabbiliti r-regoli biex jgħaddu l-ħlasijiet interim u ta’ prefinanzjament.
(38)
Għandhom jiġu stabbiliti regoli dettaljati għall-applikazzjoni tal-limiti ta’ żmien applikabbli għall-operazzjonijiet ta’ validazzjoni u ħlas, b’kunsiderazzjoni għad-Direttiva 2011/7/UE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-16 ta’ Frar 2011 dwar il-ġlieda kontra l-ħlas tard fi tranżazzjonijiet kummerċjali (6) sabiex jiġi żgurat li ma jkunx hemm dewmien bla bżonn għall-ħlasijiet lill-benefiċjarji.
(39)
Għall-awditjar intern, jeħtieġ li tiġi stabbilita l-proċedura għall-ħatra tal-awditur u li tkun garantita l-indipendenza tiegħu fl-Istituzzjoni li tkun ħatritu u li lilha jrid jirrapporta dwar l-attivitajiet tiegħu. Il-Parlament Ewropew u l-Kunsill għandhom jiġu mgħarrfa b’kull ħatra jew tmiem tad-dmirijiet sabiex tiġi żgurata t-trasparenza lejn il-Parlament Ewropew u l-Kunsill.
(40)
Ir-regoli dwar l-akkwisti għandhom ikunu bbażati fuq id-Direttiva 2004/18/KE. Jeħtieġ li jiġu definiti t-tipi varji ta’ proċeduri tal-akkwisti, il-miżuri applikabbli għar-reklamar u l-pubblikazzjoni, il-kundizzjonijiet li fihom jista’ jsir użu minn tip partikolari ta’ proċedura u l-karatteristiċi ewlenin tal-proċeduri eżistenti, l-ispeċifikazzjoni tal-kriterji tal-għażla u tal-għoti, ir-regoli għall-aċċess għad-dokumenti tal-offerti u għall-komunikazzjoni mal-offerenti jew mal-kandidati u, għal dawk il-każijiet fejn il-Kummissjoni tagħti kuntratti f’isimha stess, il-limiti applikabbli u r-regoli għall-istima tal-valur tal-kuntratti li jkunu se jingħataw.
(41)
L-iskop tal-proċeduri għall-għoti tal-kuntratti huwa li jiġu ssodisfati l-ħtiġijiet tal-istituzzjonijiet bl-aħjar mod possibbli u fl-istess ħin ikun garantit aċċess ugwali għall-kuntratti pubbliċi u jkun hemm konformità mal-prinċipji tat-trasparenza u ta’ ebda diskriminazzjoni. Sabiex jiġu żgurati t-trasparenza u t-trattament ugwali tal-kandidati u tal-offerenti, kif ukoll ir-responsabbiltà sħiħa tal-uffiċjali awtorizzanti fl-għażla finali, jeħtieġ li tiġi stabbilita l-proċedura għall-ftuħ u mbagħad l-evalwazzjoni tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni, mill-ħatra ta’ kumitat sad-deċiżjoni sostanzjata u dokumentata tal-għażla, li fl-aħħar mill-aħħar tagħmilha l-awtorità kontraenti.
(42)
Fuq il-bażi ta’ esperjenzi passati, jeħtieġ li titwaqqaf proċedura ta’ akkwist ġdida għal kuntratti ta’ valur medju. Jeħtieġ li jiġi permess l-użu ta’ “lista ta’ bejjiegħa” taħt l-istess kundizzjonijiet tas-“sejħa għall-espressjoni ta’ interess” eżistenti billi dik il-lista tipprevedi anqas piż amministrattiv għall-offerenti potenzjali.
(43)
Sabiex ikunu mħarsal-interessi finanzjarji tal-Unjoni matul l-eżekuzzjoni tal-kuntratti, jeħtieġ li tiġi pprovduta l-possibbiltà li l-entitajiet jintalbu jipprovdu l-kapaċità finanzjarja tagħhom fl-akkwisti sabiex ikunu responsabbli flimkien għall-eżekuzzjoni tal-kuntratt korrispondenti.
(44)
Sabiex ikunu mħarsal-interessi finanzjarji tal-Unjoni u jkun iggarantit il-kontroll fuq l-eżekuzzjoni tal-kuntratti, jeħtieġ li tiġi pprovduta l-possibbiltà li l-kuntrattur jintalab iwettaq ċerti kompiti kritiċi direttament huwa stess.
(45)
Sabiex tiġi garantita l-eżekuzzjoni ta’ kuntratt fl-ogħla standard professjonali possibbli, jeħtieġ li tiġi pprovduta l-possibbiltà li jiġu rrifjutati dawk l-offerenti li jkollhom kunflitti potenzjali tal-interessi.
(46)
Minħabba li t-talba għall-garanziji finanzjarji ma għadhiex waħda awtomatika, jeħtieġ li jiġu stabbiliti l-kriterji li abbażi tagħhom jistgħu jintalbu tali garanziji finanzjarji.
(47)
Jeħtieġ li jiġi kkjarifikat il-kamp ta’ applikazzjoni tat-Titolu fuq l-għotjiet, b’mod partikolari fir-rigward tat-tip ta’ azzjoni jew entità ta’ interess ġenerali Ewropew eliġibbli għal għotja, kif ukoll fir-rigward tat-tipi ta’ impenji legali li jistgħu jintużaw biex ikopru l-għotjiet. Għal dawk l-impenji legali, għandhom jiġu speċifikati l-kriterji għall-għażla bejn il-ftehimiet u d-deċiżjonijiet, il-kontenut minimu tagħhom u l-possibbiltà li jiġu konklużi ftehimiet jew deċiżjonijiet speċifiċi ta’ għotjiet taħt sħubiji qafas, bil-għan li jkun assigurat it-trattament ugwali u tiġi evitata r-restrizzjoni tal-aċċess għall-finanzjament tal-Unjoni.
(48)
Il-kamp ta’ applikazzjoni tat-Titolu fuq l-għotjiet għandu jikkunsidra wkoll l-introduzzjoni fir-Regolament Finanzjarju, minn naħa waħda, ta’ titoli speċifiċi fuq il-premjijiet u l-istrumenti finanzjarji u, min-naħa l-oħra, tar-regoli prinċipali applikabbli għall-għotjiet, l-ispejjeż eliġibbli, it-tħassir tal-prinċipju tad-degressività, l-użu ta’ forom simplifikati ta’ għotjiet (somom f’daqqa, kostijiet unitarji u rati fissi) u t-tneħħija tas-sottomissjoni obbligatorja ta’ garanziji ta’ prefinanzjament.
(49)
Il-progress lejn l-iskambju elettroniku tal-informazzjoni u s-sottomissjoni elettronika tad-dokumenti, li jikkostitwixxu miżura ewlenija ta’ simplifikazzjoni, għandu jkun akkumpanjat minn kundizzjonijiet ċari għall-aċċettazzjoni tas-sistemi li jridu jintużaw, bil-għan li jiġi stabbilit ambjent legalment b’saħħtu.
(50)
Il-prinċipji tan-nuqqas ta’ profitt u tal-kofinanzjament għandhom jiġu riveduti skont il-kjarifiki u l-miżuri ta’ simplifikazzjoni introdotti fir-Regolament Finanzjarju. B’mod partikolari, għall-iskop taċ-ċarezza, jeħtieġ li jiġu stabbiliti regoli dettaljati dwar it-tipi ta’ riċevuti li għandhom jinżammu għall-prinċipju li ma jsirx qligħ, kif ukoll il-forom ta’ kofinanzjament estern u kontribuzzjonijiet in natura.
(51)
Fir-rigward tal-prinċipju tat-trasparenza, għandhom jiġu awtorizzati l-adozzjoni u l-pubblikazzjoni ta’ programmi ta’ ħidma pluriennali, billi dawn għandhom valur miżjud għall-applikanti, li jistgħu jantiċipaw aktar faċilment u jippreparaw aħjar għas-sejħiet għall-proposti. F’dan il-kuntest, għandhom jiġu speċifikati l-kundizzjonijiet li abbażi tagħhom il-programmi ta’ ħidma jistgħu jiġu kkunsidrati bħala d-deċiżjonijiet ta’ finanzjament. Sabiex tiġi żgurata t-trasparenza, jeħtieġ ukoll li jiġu ppubblikati s-sejħiet għall-proposti, ħlief f’każijiet ta’ urġenza jew meta l-azzjoni tkun tista’ tiġi implimentata minn entità waħda. Jeħtieġ li jiġi speċifikat il-kontenut minimu ta’ din il-pubblikazzjoni.
(52)
Minħabba li l-kundizzjonijiet tal-eliġibbiltà għat-taxxa fuq il-valur miżjud (VAT) imħallsa mill-benefiċjarji huma suxxettibbli għal xi żbalji u diskrepanzi, jeħtieġ li jiġi żgurat li l-kunċetti ta’ VAT mhux rikoverabbli u ta’ persuni mhux taxxabbli fis-sens tal-Artikolu 13(1) tad-Direttiva tal-Kunsill 2006/112/KE tat-28 ta’ Novembru 2006 dwar is-sistema komuni ta’ taxxa fuq il-valur miżjud (7) jinftiehmu u jiġu applikati b’mod konsistenti, permezz ta’ referenza għall-attivitajiet li jikkomprendu dawk il-kunċetti.
(53)
Sabiex jiġu żgurati t-trasparenza, it-trattament ugwali għall-applikanti u t-tisħiħ tal-kontabilità tal-uffiċjali awtorizzanti, jeħtieġ li tiġi stabbilita l-proċedura tal-għoti, mill-applikazzjoni sal-għotja, li għaliha l-Kummissjoni kellha tipprovdi informazzjoni minima lill-applikanti, sal-evalwazzjoni tagħha fid-dawl tal-kriterji speċifikati qabel tal-eliġibbiltà, tal-għażla u tal-għoti qabel ma l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jieħu d-deċiżjoni finali tiegħu, li tkun dokumentata b’mod xieraq. Jeħtieġ li jiġu stabbiliti regoli dettaljati dwar il-kompożizzjoni u l-kompiti tal-kumitat inkarigat mill-valutazzjoni tal-proposti fuq il-bażi tal-kriterji tal-għażla u tal-għoti, kif ukoll il-possibbiltajiet li jiġu kkuntattjati l-applikanti qabel il-proċedura tal-għoti jew li dawn jiġu mistiedna biex jaġġustaw il-proposti tagħhom. Dawk il-possibbiltajiet għandhom jirriflettu tajjeb ir-rekwiżiti f’termini ta’ amministrazzjoni tajba introdotti fir-Regolament Finanzjarju u għandhom jinkludu l-kundizzjonijiet li taħthom jistgħu jiġu aġġustati l-proposti qabel l-iffirmar tal-ftehimiet ta’ għoti jew in-notifika tad-deċiżjonijiet ta’ għoti, filwaqt li jiġu żgurati t-trattament ugwali tal-applikanti u l-konformità mal-prinċipju li abbażi tiegħu l-inizjattiva għall-azzjonijiet hija biss tal-applikanti.
(54)
Fir-rigward tal-użu ta’ somom f’daqqa, kostijiet unitarji u rati fissi ffaċilitat u mwessa’ bir-Regolament Finanzjarju, għandhom jiġu ċċarati d-definizzjonijiet ta’ dawk il-forom simplifikati ta’ għotjiet. B’mod partikolari, jeħtieġ li jiġi ċċarat li dawn huma maħsuba, bħal kull forma ta’ għotja, sabiex ikopru l-kategoriji ta’ spejjeż eliġibbli u għandu jiġi indikat li l-ammonti tagħhom mhux bilfors għandhom ikunu fissi ex ante, li huwa partikolarment rilevanti meta dawn jiġu stabbiliti fuq il-bażi tal-prattiċi tas-soltu għall-kontabilità tal-ispejjeż tal-benefiċjarju. Jeħtieġ ukoll li tiġi żgurata l-istabilità fir-regoli tal-finanzjament taħt programm speċifiku. Għal dak il-għan, għandu jkun permess li jintużaw il-forom simplifikati tal-għotjiet għat-tul kollu tiegħu. Għal skopijiet ta’ statistika, metodoloġija jew prevenzjoni u identifikazzjoni ta’ frodi, jeħtieġ li jinkiseb aċċess għal informazzjoni ġenerali dwar il-kontabilità minn benefiċjarju, anki meta dawk ikunu ffinanzjati permezz ta’ somom f’daqqa, kostijiet unitarji jew rati fissi. Madankollu, dawk il-verifiki ma għandhomx jintużaw biex jitpoġġa dubju dwar il-valuri unitarji tas-somom f’daqqa, l-ispejjeż unitarji jew ir-rati fissi li diġa jkun intlaħaq qbil dwarhom.
(55)
Ġestjoni finanzjarja tajba titlob li l-Kummissjoni tipproteġi lilha nnifisha bil-garanziji. Fil-fażi tal-applikazzjonijiet għall-għotjiet, billi tirranġa l-awditi finanzjarji għal applikazzjonijiet li jinvolvu ammonti akbar, fil-fażi ta’ prefinanzjament, meta dan ikun iġġustifikat mir-riskji kif ivvalutati mill-uffiċjal awtorizzanti, billi titlob garanziji finanzjarji bil-quddiem u fil-fażi tal-ħlas interim jew tal-ħlas tal-bilanċ, billi tirranġa s-sottomissjoni taċ-ċertifikati stabbiliti mill-awdituri għat-talbiet għall-ħlas li jinvolvu l-akbar ammonti u li jippreżentaw l-akbar riskju.
(56)
Għandhom jiġu ċċarati l-kundizzjonijiet u l-proċeduri għas-sospensjoni u t-tnaqqis tal-għotjiet sabiex ikunu jistgħu jiġu definiti aħjar ir-raġunijiet għal tali sospensjoni jew tnaqqis, tiġi pprovduta informazzjoni adegwata lill-benefiċjarji u jkun żgurat li l-benefiċjarji jkollhom il-possibbiltà li jeżerċitaw id-dritt tagħhom ta’ difiża f’kull fażi.
(57)
Ġestjoni tajba tal-fondi tal-Unjoni tfisser ukoll li l-benefiċjarji tal-għotjiet infushom jużaw l-għotjiet tal-Unjoni b’ekonomija u effiċjenza. B’mod partikolari, l-ispejjeż tal-kuntratti mogħtija mill-benefiċjarji biex jimplimentaw l-azzjoni għandhom ikunu eliġibbli bil-kundizzjoni li dawk il-kuntratti ta’ implimentazzjoni jingħataw lill-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża.
(58)
Billi r-restrizzjonijiet fuq ir-rikors għall-appoġġ finanzjarju minn partijiet terzi ma għadhomx daqstant stretti fir-Regolament Finanzjarju, jeħtieġ li jiġu stabbiliti d-dispożizzjonijiet minimi, li mbagħad għandhom jiġu miftehma fil-livell tal-ftehim ta’ għotja jew jiddaħħlu fid-deċiżjoni tal-għotja sabiex issir distinzjoni ċara bejn l-għoti ta’ appoġġ finanzjarju lil partijiet terzi minn benefiċjarju u l-implimentazzjoni tal-kompiti tal-baġit minn delegat taħt ġestjoni indiretta.
(59)
Il-poteri għall-impożizzjoni ta’ pieni fuq il-benefiċjarji ta’ għotjiet għandhom jiġu allinjati ma’ dawk konferiti fil-kuntest ta’ dak l-akkwist pubbliku meta wieħed iqis li huma tal-istess natura u li għandhom ikunu soġġetti għall-istess regoli f’termini ta’ effettività u proporzjonalità.
(60)
Il-premjijiet għandhom ikunu soġġetti għall-prinċipji tat-trasparenza u tat-trattament ugwali, bħall-għotjiet. F’dak il-kuntest, għandhom jiġu stabbiliti wkoll il-karatteristiċi minimi tal-programmi ta’ ħidma u tal-kompetizzjonijiet, b’kunsiderazzjoni tar-rekwiżiti korrispondenti għall-għotjiet. B’mod partikolari, għandhom jiġu speċifikati l-kundizzjonijiet li abbażi tagħhom il-programmi ta’ ħidma jistgħu jitqiesu bħala deċiżjonijiet ta’ finanzjament, kif ukoll il-kontenut minimu tar-regoli tal-kompetizzjoni, speċjalment il-kundizzjonijiet għall-ħlas tal-premju lir-rebbieħa f’każ ta’ għotja, flimkien mal-mezzi xierqa ta’ pubblikazzjoni.
(61)
Il-konformità mal-prinċipji tat-trasparenza u tat-trattament ugwali tirrikjedi wkoll l-istabbiliment ta’ proċedura tal-għoti definita b’mod ċar, mis-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet sal-informazzjoni lill-applikanti u n-notifika lill-parteċipant rebbieħ. Dik il-proċedura għandha tinkludi evalwazzjoni tas-sottomissjonijiet minn grupp ta’ esperti maħtur mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, bl-użu tal-kriterji tal-għoti mħabbra fir-regoli tal-kompetizzjoni sabiex jiġu żgurati l-kompetenza u n-newtralità fil-valutazzjoni tas-sottomissjonijiet. Abbażi tar-rakkomandazzjonijiet tagħhom, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli għandu jieħu d-deċiżjoni finali dwar l-għoti tal-premju, minħabba li r-responsabbiltà għall-implimentazzjoni tal-baġit hija dejjem tal-Kummissjoni.
(62)
Sabiex tiġi żgurata implimentazzjoni armonizzata tad-diversi strumenti finanzjarji fil-Kummissjoni, il-qafas ġenerali inkluż fit-Titolu VIII tar-Regolament Finanzjarju għandu jiġi kkumplimentat minn regoli dettaljati għall-ġestjoni tal-istrumenti finanzjarji, inklużi dispożizzjonijiet għall-għażla tal-entitajiet fdati, il-kontenut tal-ftehimiet ta’ delega, l-ispejjeż u t-tariffi tal-ġestjoni u għall-kontijiet fiduċjarji.
(63)
Għandhom jiġu definiti r-regoli għall-għażla tal-intermedjarji finanzjarji u tal-benefiċjarji finali, b’mod partikolari meta l-istrumenti finanzjarji jkunu ġestiti direttament f’każijiet eċċezzjonali, permezz ta’ strumenti ta’ investiment iddedikati jew permezz ta’ mekkaniżmi eżekuttivi oħra, biex b’hekk ikun żgurat li l-fondi tal-Unjoni jintefqu b’mod effiċjenti.
(64)
Jeħtieġ li jiġu ddeterminati l-kundizzjonijiet għall-użu tal-istrumenti finanzjarji, inkluż l-effett ta’ ingranaġġ, kif ukoll il-qafas ta’ monitoraġġ. Jeħtieġ ukoll li jkun żgurat li l-istrumenti finanzjarji jiġu implimentati fuq il-bażi ta’ evalwazzjoni ex ante robusta, li tippermetti lill-Kummissjoni li tfassalhom speċifikament biex iwieġbu għan-nuqqasijiet tas-suq u għas-sitwazzjonijiet mhux ideali tal-investiment.
(65)
Fir-rigward taż-żamma u l-preżentazzjoni tal-kontijiet, il-prinċipji tal-kontabilità aċċettati b’mod ġenerali u li fuqhom iridu jkunu bbażati r-rendikonti finanzjarji huma definiti fir-regoli tal-kontabilità tal-Unjoni. Dawn ir-regoli tal-kontabilità jispeċifikaw ukoll il-kundizzjonijiet biex tiddaħħal tranżazzjoni fil-kontijiet u r-regoli għall-valutazzjoni tal-assi u tar-responsabbiltajiet u għall-istruttura tad-dispożizzjonijiet bil-għan li jkun żgurat li l-informazzjoni tiġi ppreżentata kif suppost, filwaqt li tkun kompleta u preċiża.
(66)
Fir-rigward ta’ kwistjonijiet tal-kontabilità, għandu jiġi speċifikat li l-uffiċjal tal-kontabilità ta’ kull istituzzjoni għandu jipproduċi dokumenti li jiddeskrivu l-organizzazzjoni tal-kontijiet u l-proċeduri tal-kontabilità ta’ dik l-istituzzjoni u jiddefinixxi l-kundizzjonijiet li jridu jiġu rrispettati mis-sistemi tal-kontabilità kompjuterizzati, b’mod partikolari sabiex tkun żgurata s-sigurtà tal-aċċess u r-rendikont tal-entrati għal kwalunkwe bidla fis-sistemi.
(67)
Fir-rigward taż-żamma tal-kontijiet, jeħtieġ li jiġu speċifikati l-prinċipji applikabbli għall-kotba tal-kontijiet, il-bilanċ ta’ tqabbil preliminari, ir-rikonċiljazzjoni perjodika tat-totali f’dak il-bilanċ u fl-inventarju, u li jiġu speċifikati l-komponenti tat-tabella tal-kontijiet adottata mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni. Għandhom jiġu stabbiliti r-regoli applikabbli għar-reġistrazzjoni tal-operazzjonijiet, b’mod partikolari l-metodu ta’ kontabilità bbilanċjata, ir-regoli għall-konverżjoni tal-operazzjonijiet mhux denominati fil-munita euro u d-dokumenti ta’ sostenn għall-entrati tal-kontabilità. Barra minn hekk, għandu jiġi speċifikat ukoll il-kontenut tal-kotba tal-kontijiet.
(68)
Jeħtieġ li jiġu stabbiliti r-regoli relatati mal-inventarju tal-proprjetà u li jiġu ċċarati r-responsabbiltajiet rispettivi f’dan il-qasam tal-uffiċjali tal-kontabilità u tal-uffiċjali awtorizzanti, kif ukoll ir-regoli applikabbli għall-bejgħ mill-ġdid ta’ proprjetà li tkun iddaħħlet fl-inventarju bil-għan li l-assi jkunu ġestiti b’mod effiċjenti.
(69)
Għal azzjonijiet esterni, dan ir-Regolament, bi qbil mar-Regolament Finanzjarju, għandu jipprovdi għal eċċezzjonijiet li jirriflettu l-karatteristiċi operattivi speċifiċi ta’ dak is-settur, l-aktar fir-rigward tal-akkwist u l-konċessjoni ta’ għotjiet, partikolarment minħabba li dawn il-proċeduri huma mwettqa mill-awtoritajiet ta’ pajjiżi terzi li jirċievu appoġġ finanzjarju mill-Unjoni. Fir-rigward tal-akkwisti, tali differenzi għandhom jirrigwardaw prinċipalment it-tipi ta’ proċeduri u l-limiti li japplikaw minnhom. Fir-rigward tal-għotjiet, għandu jkun permess finanzjament sħiħ f’ċerti każijiet, l-aktar sabiex tiġi kkunsidrata l-kapaċità ta’ kofinanzjament imnaqqsa tal-benefiċjarji.
(70)
Jeħtieġ li jiġu stabbiliti dispożizzjonijiet dettaljati dwar l-użu tal-appoġġ baġitarju, li jispeċifikaw il-kundizzjonijiet li abbażi tagħhom jista’ jintuża l-appoġġ baġitarju u l-obbligu tal-imsieħba li jipprovdu lill-Kummissjoni b’informazzjoni f’waqtha u kredibbli sabiex ikun jista’ jiġi evalwat l-issodisfar ta’ dawk il-kundizzjonijiet.
(71)
Fir-rigward tal-Fondi Fiduċjarji tal-Unjoni, jeħtieġ li jiġu speċifikati l-prinċipji applikabbli għall-kontribuzzjoni tal-Unjoni għall-Fondi Fiduċjarji tal-Unjoni, kif ukoll għall-kontribuzzjonijiet tad-donaturi l-oħra, biex jiġu stabbiliti r-regoli tal-kontabilità u tar-rappurtaġġ tal-Fond Fiduċjarju tal-Unjoni, b’mod partikolari għall-imgħax li jkun immatura fil-kont tal-bank tal-fond fiduċjarju, li jiġu ċċarati r-responsabbiltajiet rispettivi tal-atturi finanzjarji u tal-Bord tal-Fond Fiduċjarju, kif ukoll li jiġu definiti l-obbligi tal-awditjar estern. Jeħtieġ ukoll li tiġi żgurata rappreżentanza ġusta tad-donaturi parteċipanti fil-Bord tal-Fond Fiduċjarju u li jiġi żgurat vot pożittiv obbligatorju tal-Kummissjoni għall-użu tal-fondi.
(72)
Sabiex jiġu simplifikati l-proċeduri tal-akkwisti taħt azzjonijiet esterni, ġew immodifikati xi limiti, filwaqt li żdiedu u ġew adattati limiti oħrajn u proċeduri ta’ ġestjoni li joħorġu mid-dispożizzjonijiet komuni.
(73)
Fir-rigward tal-għotjiet, il-kundizzjonijiet għal deroga mill-prinċipju ta’ kofinanzjament għandhom jiġu ssimplifikati bi qbil mar-Regolament Finanzjarju.
(74)
Sabiex tkun garantita l-ġestjoni tajba tal-approprjazzjonijiet tal-Unjoni, jeħtieġ ukoll li jiġu speċifikati l-prekundizzjonijiet u r-regoli li għandhom jiġu inklużi fil-ftehimiet meta l-ġestjoni tal-approprjazzjonijiet tkun deċentralizzata jew jekk jintużaw kontijiet ta’ imprest.
(75)
Huwa xieraq li jiġu definiti l-Uffiċċji Ewropej u li jiġu stabbiliti regoli speċifiċi għall-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet u dispożizzjonijiet li jawtorizzaw lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni sabiex jiddelega xi wħud mill-kompiti tiegħu lill-persunal f’dawk l-Uffiċċji. Għandhom jiġu stabbiliti wkoll proċeduri operattivi għall-kontijiet bankarji li l-Uffiċċji Ewropej jistgħu jkunu awtorizzati li jiftħu f’isem il-Kummissjoni.
(76)
B’analoġija mal-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar il-benefiċjarji ta’ fondi tal-Unjoni, għandha tiġi ppubblikata l-lista ta’ esperti msemmija fl-Artikolu 204 tar-Regolament Finanzjarju magħżula permezz ta’ sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess u s-suġġett tal-kompiti tagħhom. Għandha tiġi ppubblikata wkoll ir-remunerazzjoni tagħhom meta din taqbeż l-ammont ta’ EUR 15 000.
(77)
Il-proċedura ġdida introdotta fl-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju għandha tiġi kkomplimentata, b’mod partikolari fir-rigward tat-tip ta’ spejjeż li għandhom jiġu inklużi fil-limiti stabbiliti fih. Jeħtieġ li jiġu stabbiliti regoli dettaljati dwar il-proġetti ta’ bini fid-Delegazzjonijiet tal-Unjoni minħabba l-ispeċifiċitajiet tagħhom, b’mod partikolari f’każijiet ta’ urġenza. Huwa xieraq li jiġi pprovdut li bini residenzjali, jiġifieri fid-Delegazzjonijiet, li jeħtieġ li jinkera jew jinxtara f’perjodu ta’ żmien qasir, għandu jiġi eskluż mill-proċedura stabbilita fl-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju. L-akkwist ta’ art mingħajr ħlas jew għal ammont simboliku ma għandux jaqa’ fil-proċedura stabbilita fl-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju minħabba li fih innifsu ma jimponi l-ebda piż addizzjonali għall-baġit.
(78)
Sabiex tiġi żgurata l-koerenza mad-dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju jeħtieġ li jiġu stabbiliti dispożizzjonijiet tranżitorji. Barra minn hekk, sabiex tiġi żgurata l-koerenza mal-bażi legali settorjali, huwa xieraq li l-applikazzjoni tad-dispożizzjonijiet dwar il-modi ta’ ġestjoni u l-istrumenti finanzjarji tiġi differita għall-1 ta’ Jannar 2014,
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
L-EWWEL PARTI
DISPOŻIZZJONIJIET KOMUNI
TITOLU I
IS-SUĠĠETT
Artikolu 1
Is-Suġġett
Dan ir-Regolament jistabbilixxi r-regoli tal-applikazzjoni għar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 (minn hawn ’il quddiem “ir-Regolament Finanzjarju”).
TITOLU II
PRINĊIPJI BAĠITARJI
KAPITOLU 1
Il-prinċipji tal-unità u tal-eżattezza tal-baġit
Artikolu 2
Kontabilità għall-imgħax fuq il-prefinanzjament
(l-Artikolu 8(4) tar-Regolament Finanzjarju)
Fejn ikun hemm imgħax dovut għall-baġit, il-ftehim konkluż mal-entitajiet jew mal-persuni elenkati fil-punti minn (ii) sa (viii) tal-Artikolu 58(1)(c) tar-Regolament Finanzjarju jistipula li l-prefinanzjament jitħallas fil-kontijiet jew subkontijiet bankarji sabiex ikunu jistgħu jiġu identifikati l-fondi u l-imgħax relatat. Inkella, il-metodi tal-kontabilità tal-benefiċjarji jew tal-intermedjarji għandhom jagħmluha possibbli li jiġu identifikati l-fondi mħallsa mill-Unjoni u l-imgħax jew benefiċċji oħrajn li jirriżultaw minn dawk il-fondi.
Id-dispożizzjonijiet ta’ dan ir-Regolament dwar l-imgħax fuq il-prefinanzjament ikunu bla ħsara għad-dħul tal-prefinanzjament fuq in-naħa tal-assi tad-dikjarazzjonijiet finanzjarji, kif stabbilit fir-regoli tal-kontabilità msemmija fl-Artikolu 143 tar-Regolament Finanzjarju.
KAPITOLU 2
Il-prinċipju tal-annwalità
Artikolu 3
Approprjazzjonijiet għas-sena finanzjarja
(l-Artikolu 11(3) tar-Regolament Finanzjarju)
L-approprjazzjonijiet ta’ impenn u l-approprjazzjonijiet ta’ pagament awtorizzati għas-sena finanzjarja jikkonsistu minn:
(a)
approprjazzjonijiet ipprovduti fil-baġit, inkluż minn baġits emendatorji;
(b)
approprjazzjonijiet ittrasferiti ’l quddiem;
(c)
approprjazzjonijiet magħmula disponibbli għal darba oħra skont l-Artikoli 178 u 182 tar-Regolament Finanzjarju;
(d)
approprjazzjonijiet li jirriżultaw minn ħlasijiet ta’ prefinanzjament li jkunu tħallsu lura skont l-Artikolu 177(3) tar-Regolament Finanzjarju;
(e)
approprjazzjonijiet li ngħataw fuq id-dħul li sar matul is-sena finanzjarja jew matul is-snin finanzjarji preċedenti u li ma ntużax.
Artikolu 4
Tħassir u riporti ta’ approprjazzjonijiet
(l-Artikolu 13(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-approprjazzjonijiet ta’ impenn u l-approprjazzjonijiet mhux differenzjati relatati ma’ proġetti ta’ bini msemmija fl-Artikolu 13(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju jistgħu jiġu riportati biss jekk l-impenji ma setgħux isiru qabel il-31 ta’ Diċembru tas-sena finanzjarja għal raġunijiet mhux attribwibbli lill-uffiċjal awtorizzanti u jekk l-istadji preparatorji jkunu avvanzati biżżejjed sabiex ikun raġonevoli li wieħed jissoponi li l-impenn ikun ser isir sa mhux aktar tard mill-31 ta’ Marzu tas-sena ta’ wara, jew il-31 ta’ Diċembru għal proġetti ta’ bini.
2. L-istadji preparatorji msemmija fl-Artikolu 13(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju, li għandhom jitlestew sal-31 ta’ Diċembru tas-sena finanzjarja sabiex ikun jista’ jsir riport għas-sena ta’ wara, huma b’mod partikolari:
(a)
għal impenji globali fis-sens tal-Artikolu 85 tar-Regolament Finanzjarju, l-adozzjoni ta’ deċiżjoni ta’ finanzjament jew l-għeluq sa dik id-data tal-konsultazzjoni mad-dipartimenti kkonċernati f’kull istituzzjoni għall-adozzjoni tad-deċiżjoni;
(b)
għal impenji individwali fis-sens tal-Artikolu 85 tar-Regolament Finanzjarju, it-tlestija tal-għażla ta’ kuntratturi, benefiċjarji, rebbieħa tal-premjijiet jew delegati potenzjali.
3. L-approprjazzjonijiet riportati skont l-Artikolu 13(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju, li ma jkunux ġew impenjati sal-31 ta’ Marzu tas-sena finanzjarja ta’ wara jew sal-31 ta’ Diċembru tas-sena ta’ wara għal ammonti relatati ma’ proġetti ta’ bini, jitħassru awtomatikament.
Il-Kummissjoni tinforma lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill dwar l-approprjazzjonijiet li jkunu tħassru b’dan il-mod fi żmien xahar wara t-tħassir skont l-ewwel subparagrafu.
4. L-approprjazzjonijiet riportati skont l-Artikolu 13(2)(b) tar-Regolament Finanzjarju jistgħu jintużaw sal-31 ta’ Diċembru tas-sena finanzjarja ta’ wara.
5. Il-kontijiet jidentifikaw l-approprjazzjonijiet riportati skont il-paragrafi minn 1 sa 4.
KAPITOLU 3
Il-prinċipju tal-unità tal-kontijiet
Artikolu 5
Ir-rata ta’ konverżjoni bejn l-euro u muniti oħrajn
(l-Artikolu 19 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għad-dispożizzjonijiet speċifiċi li jirriżultaw mill-applikazzjoni ta’ regolamenti speċifiċi għas-setturi, il-konverżjoni mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli ssir bl-użu tar-rata tal-kambju tal-euro tal-ġurnata ppubblikata fis-serje C ta’ Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Meta l-konverżjoni bejn l-euro u munita oħra tkun trid issir mill-kuntratturi jew mill-benefiċjarji, iridu japplikaw l-arranġamenti speċifiċi għall-konverżjoni inklużi fil-kuntratti ta’ akkwist, fil-ftehimiet ta’ għoti jew fil-ftehimiet dwar finanzjament.
2. Sabiex jiġi evitat li l-operazzjonijiet ta’ konverżjoni tal-munita jkollhom impatt sinifikanti fuq il-livell tal-kofinanzjament tal-Unjoni jew impatt detrimentali fuq il-baġit tal-Unjoni, l-arranġamenti speċifiċi għall-konverżjoni msemmija fil-paragrafu 1 iridu jistabbilixxu, jekk ikun xieraq, rata ta’ konverżjoni bejn l-euro u muniti oħra li għandha tiġi kkalkolata bl-użu tal-medja tar-rata tal-kambju tal-ġurnata f’perjodu partikolari.
3. Jekk ma tiġi ppubblikata l-ebda rata tal-kambju tal-euro tal-ġurnata f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea għall-munita inkwistjoni, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli juża r-rata tal-kontabilità msemmija fil-paragrafu 4.
4. Għall-finijiet tal-kontijiet stabbiliti fl-Artikoli minn 151 sa 156 tar-Regolament Finanzjarju u soġġetti għall-Artikolu 240 ta’ dan ir-Regolament, il-konverżjoni bejn l-euro u munita oħra ssir bl-użu tar-rata tal-kontabilità ta’ kull xahar tal-euro. Dik ir-rata tal-kambju tal-kontabilità tiġi stabbilita mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni permezz ta’ kwalunkwe sors ta’ informazzjoni li huwa jqis bħala kredibbli, fuq il-bażi tar-rata tal-kambju fil-jum ta’ qabel tal-aħħar tax-xogħol tax-xahar qabel dak li għalih tiġi stabbilita r-rata.
5. Ir-riżultati tal-operazzjonijiet tal-munita msemmija fil-paragrafu 4 ta’ dan l-Artikolu jintwerew taħt intestatura separata fil-kontijiet tal-istituzzjoni rispettiva.
L-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu japplika mutatis mutandis għall-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 6
Ir-rata li għandha tintuża għal konverżjoni bejn l-euro u muniti oħrajn
(l-Artikolu 19 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għad-dispożizzjonijiet speċifiċi li jirriżultaw mill-applikazzjoni ta’ regolamenti speċifiċi għas-setturi, jew minn kuntratti ta’ akkwist, ftehimiet ta’ għoti jew deċiżjonijiet ta’ għoti u ftehimiet dwar finanzjament speċifiċi, ir-rata li għandha tintuża għall-konverżjoni bejn l-euro u muniti oħrajn tkun, fil-każijiet fejn il-konverżjoni titwettaq mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, dik tal-jum meta ssir l-ordni ta’ ħlas jew l-ordni ta’ rkupru mid-dipartiment tal-awtorizzazzjoni.
2. Fil-każ ta’ kontijiet ta’ imprest fil-munita euro, ir-rata li għandha tintuża għall-konverżjoni bejn l-euro u muniti oħrajn tiġi stabbilita mid-data tal-ħlasijiet mill-bank.
3. Għar-regolarizzazzjoni tal-kontijiet ta’ imprest f’muniti nazzjonali, kif imsemmi fl-Artikolu 19 tar-Regolament Finanzjarju, ir-rata li għandha tintuża għall-konverżjoni bejn l-euro u muniti oħrajn tkun dik tax-xahar li fih tkun saret in-nefqa mill-kont ta’ imprest ikkonċernat.
4. Għar-rimborż ta’ nefqa b’rata fissa, jew nefqa li tirriżulta mir-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u l-Kundizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “ir-Regolamenti tal-Persunal”) li tkun iffissata f’limitu, u li titħallas f’munita oħra li mhijiex l-euro, ir-rata li għandha tintuża tkun dik fis-seħħ meta jsir effettiv id-dritt.
KAPITOLU 4
Il-prinċipju tal-universalità
Artikolu 7
Struttura biex takkomoda dħul assenjat u provvediment ta’ approprjazzjonijiet korrispondenti
(l-Artikolu 21 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għall-Artikoli 9 u 10, l-istruttura li takkomoda dħul assenjat fil-baġit irid ikollha:
(a)
fir-rendikont tad-dħul ta’ kull taqsima tal-istituzzjoni, intestatura tal-baġit biex tirċievi d-dħul;
(b)
fir-rendikont tan-nefqa, ir-rimarki tal-baġit, inklużi rimarki ġenerali, juru liema sezzjonijiet jistgħu jirċievu l-approprjazzjonijiet korrispondenti għad-dħul assenjat li jsiru disponibbli.
Fil-każ imsemmi fil-punt (a) tal-ewwel subparagrafu, trid issir annotazzjoni “pro memoria”, filwaqt li d-dħul stmat għandu jiddaħħal fir-rimarki għal skopijiet ta’ informazzjoni.
2. L-approprjazzjonijiet li jikkorrispondu għad-dħul assenjat isiru disponibbli awtomatikament, kemm bħala approprjazzjonijiet ta’ impenn kif ukoll bħala approprjazzjonijiet ta’ pagament, meta d-dħul jiġi riċevut mill-istituzzjoni, ħlief f’xi wieħed mill-każijiet li ġejjin:
(a)
fil-każijiet previsti fl-Artikoli 181(2) u 183(2) tar-Regolament Finanzjarju;
(b)
fil-każ previst fl-Artikolu 21(2)(b) tar-Regolament Finanzjarju għall-Istati Membri fejn il-ftehim dwar il-kontribuzzjoni jkun espress fil-munita euro.
Fil-każ imsemmi fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu, l-approprjazzjonijiet ta’ impenn jistgħu jsiru disponibbli mal-iffirmar tal-ftehim dwar il-kontribuzzjoni mill-Istat Membru.
Artikolu 8
Kontribuzzjonijiet mill-Istati Membri għall-programmi ta’ riċerka
(l-Artikolu 21(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kontribuzzjonijiet tal-Istati Membri għall-finanzjament ta’ ċerti programmi supplimentari ta’ riċerka, previsti fl-Artikolu 5 tar-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1150/2000 (8) jitħallsu kif ġej:
(a)
seba’ partijiet minn kull tnax tas-somma li tiddaħħal fil-baġit jitħallsu sa mhux aktar tard mill-31 ta’ Jannar tas-sena finanzjarja kurrenti;
(b)
il-ħames partijiet minn kull tnax li jifdal jitħallsu sa mhux aktar tard mill-15 ta’ Lulju tas-sena finanzjarja kurrenti.
2. Jekk il-baġit ikun għadu ma ġiex adottat b’mod finali fil-bidu tas-sena finanzjarja, il-kontribuzzjonijiet previsti fil-paragrafu 1 ikunu bbażati fuq is-somma mdaħħla fil-baġit għas-sena finanzjarja preċedenti.
3. Kwalunkwe kontribuzzjoni jew ħlas addizzjonali dovuti mill-Istati Membri għall-baġit jiddaħħlu fil-kont jew kontijiet tal-Kummissjoni fi żmien tletin jum kalendarju mis-sejħa għall-fondi.
4. Il-ħlasijiet li jsiru għandhom jiddaħħlu fil-kont previst fir-Regolament (KE, Euratom) Nru 1150/2000 u jkunu soġġetti għall-kundizzjonijiet stipulati minn dak ir-Regolament.
Artikolu 9
Dħul assenjat li jirriżulta mill-parteċipazzjoni tal-Istati tal-EFTA f’ċerti programmi tal-Unjoni
(l-Artikolu 21(2)(e) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-istruttura tal-baġit biex takkomoda l-parteċipazzjoni tal-Istati Membri tal-Assoċjazzjoni Ewropea tal-Kummerċ Ħieles (minn hawn ’il quddiem “L-Istati tal-EFTA”) f’ċerti programmi tal-Unjoni tkun kif ġej:
(a)
fid-dikjarazzjoni tad-dħul, trid tiddaħħal linja b’annotazzjoni “pro memoria” sabiex takkomoda l-ammont sħiħ tal-kontribuzzjoni mill-Istati tal-EFTA għas-sena finanzjarja inkwistjoni.
(b)
fid-dikjarazzjoni tan-nefqa:
(i)
ir-rimarki għal kull linja relatata mal-attivitajiet tal-Unjoni li jieħdu sehem fihom l-Istati tal-EFTA jridu juru “għall-finijiet ta’ informazzjoni” l-ammont stmat tal-parteċipazzjoni;
(ii)
anness, li jifforma parti integrali mill-baġit, jistabbilixxi l-linji kollha li jkopru l-attivitajiet tal-Unjoni li jieħdu sehem fihom l-Istati tal-EFTA.
Għall-finijiet tal-punt (a) tal-ewwel subparagrafu, l-ammont stmat jintwera fir-rimarki tal-baġit.
L-anness imsemmi fil-punt (b)(ii) tal-ewwel subparagrafu jirrifletti u jagħmel parti mill-istruttura li takkomoda l-approprjazzjonijiet li jikkorrispondu għal tali parteċipazzjoni, kif previst fil-paragrafu 2, u sabiex tkun tista’ tiġi implimentata n-nefqa.
2. Skont l-Artikolu 82 tal-Ftehim dwar iż-Żona Ekonomika Ewropea (minn hawn ’il quddiem “il-Ftehim ŻEE”) l-ammonti tal-parteċipazzjoni annwali tal-Istati tal-EFTA, kif ikkonfermati lill-Kummissjoni mill-Kumitat Konġunt taż-Żona Ekonomika Ewropea skont l-Artikolu 1(5) tal-Protokoll 32 anness mal-Ftehim ŻEE, iwasslu għad-dispożizzjoni, fil-bidu tas-sena finanzjarja, tal-ammonti sħaħ tal-approprjazzjonijiet korrispondenti ta’ impenn u approprjazzjonijiet ta’ pagament.
3. Jekk, matul is-sena finanzjarja, jiġu pprovduti approprjazzjonijiet addizzjonali fuq l-intestaturi tal-baġit bil-parteċipazzjoni tal-Istati tal-EFTA, fejn dawn tal-aħħar ma jkunux jistgħu, matul dik is-sena, jaġġustaw il-kontribuzzjonijiet tagħhom kif xieraq sabiex jikkonformaw mal-“fattur tal-proporzjonalità” previst fl-Artikolu 82 tal-Ftehim ŻEE, il-Kummissjoni tista’, bħala miżura provviżorja u eċċezzjonali, tuża r-riżorsi ta’ flus tagħha biex tiffinanzja minn qabel is-sehem tal-Istati tal-EFTA. Kull meta jiġu pprovduti approprjazzjonijiet addizzjonali ta’ dan it-tip, il-Kummissjoni trid, mill-aktar fis possibbli, titlob il-kontribuzzjonijiet korrispondenti mill-Istati tal-EFTA. Kull sena, il-Kummissjoni trid tinforma lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill dwar kwalunkwe deċiżjoni bħal din li tittieħed.
Il-prefinanzjament jiġi regolarizzat mill-aktar fis possibbli fil-baġit tas-sena finanzjarja ta’ wara.
4. Skont l-Artikolu 21(2)(e) tar-Regolament Finanzjarju, il-kontribuzzjonijiet finanzjarji tal-Istati tal-EFTA jgħoddu bħala dħul estern assenjat. L-uffiċjal tal-kontabilità jadotta miżuri xierqa sabiex jiżgura li l-użu tad-dħul li jirriżulta minn dawk il-kontribuzzjonijiet u tal-approprjazzjonijiet korrispondenti jiġi ssorveljat separatament.
Fir-rapport previst fl-Artikolu 150(2) tar-Regolament Finanzjarju, il-Kummissjoni turi l-fażi tal-implimentazzjoni separatament, kemm fid-dħul kif ukoll fin-nefqa, skont il-parteċipazzjoni tal-Istati tal-EFTA.
Artikolu 10
Rikavat minn sanzjonijiet imposti fuq Stati Membri ddikjarati li għandhom defiċit eċċessiv
(l-Artikolu 21(2)(c) tar-Regolament Finanzjarju)
L-istruttura tal-baġit li takkomoda r-rikavat mis-sanzjonijiet imsemmija fit-Taqsima 4 tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1467/97 (9) tkun kif ġej:
(a)
fid-dikjarazzjoni tad-dħul, trid tiddaħħal linja li jkollha annotazzjoni “pro memoria” sabiex takkomoda l-imgħax fuq tali ammonti;
(b)
fl-istess ħin, u bla ħsara għall-Artikolu 77 tar-Regolament Finanzjarju, id-dħul ta’ dawk l-ammonti fid-dikjarazzjoni tad-dħul iwassal għall-provvediment, fid-dikjarazzjoni tan-nefqa, tal-approprjazzjonijiet ta’ impenn u tal-approprjazzjonijiet ta’ pagament.
L-approprjazzjonijiet imsemmija fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu jiġu implimentati skont l-Artikolu 20 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 11
Spejjeż li jirriżultaw meta jiġu aċċettati donazzjonijiet lill-Unjoni
(l-Artikolu 22 tar-Regolament Finanzjarju)
Għall-finijiet tal-awtorizzazzjoni tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill imsemmija fl-Artikolu 22(2) tar-Regolament Finanzjarju, il-Kummissjoni tikkalkula u tispjega kif xieraq l-ispejjeż finanzjarji, inklużi l-ispejjeż ta’ segwitu, li jirriżultaw meta jiġu aċċettati donazzjonijiet magħmula lill-Unjoni.
Artikolu 12
Kontijiet għat-taxxi rikoverabbli
(l-Artikolu 23(3) tar-Regolament Finanzjarju)
Kull taxxa li trid titħallas mill-Unjoni skont l-Artikolu 23(2) u 23(3)(a) tar-Regolament Finanzjarju tiddaħħal f’kont ta’ sospiża sakemm tingħata lura mill-Istati kkonċernati.
KAPITOLU 5
Il-prinċipju ta’ speċifikazzjoni
Artikolu 13
Regoli dwar il-kalkolazzjoni tal-perċentwali tat-trasferimenti ta’ istituzzjonijiet għajr il-Kummissjoni
(l-Artikolu 25 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-perċentwali msemmija fl-Artikolu 25 tar-Regolament Finanzjarju jiġu kkalkolati fiż-żmien li ssir it-talba għat-trasferiment u b’referenza għall-approprjazzjonijiet ipprovduti fil-baġit, inklużi baġits emendatorji.
2. L-ammont li jrid jiġi kkunsidrat għandu jkun is-somma tat-trasferimenti li jridu jsiru mil-linja li minnha jkunu qegħdin isiru t-trasferimenti, wara li jkun sar l-aġġustament għat-trasferimenti li saru qabel.
L-ammont li jikkorrispondi għat-trasferimenti li jistgħu jitwettqu b’mod awtonomu mill-istituzzjoni kkonċernata mingħajr deċiżjoni tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill ma jitteħdux inkonsiderazzjoni.
Artikolu 14
Regoli dwar il-kalkolazzjoni tal-perċentwali tat-trasferimenti tal-Kummissjoni
(l-Artikolu 26 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-perċentwali msemmija fl-Artikolu 26(1) tar-Regolament Finanzjarju jiġu kkalkolati fiż-żmien li ssir it-talba għat-trasferiment u b’referenza għall-approprjazzjonijiet ipprovduti fil-baġit, inklużi l-baġits emendatorji.
2. L-ammont li għandu jittieħed inkonsiderazzjoni jkun is-somma tat-trasferimenti li jridu jsiru mil-linja li minnha jkunu qegħdin isiru t-trasferimenti, wara li jkun sar l-aġġustament għat-trasferimenti li saru qabel.
L-ammont li jikkorrispondi għat-trasferimenti li jistgħu jitwettqu b’mod awtonomu mill-Kummissjoni kkonċernata mingħajr deċiżjoni tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill ma jitteħidx inkonsiderazzjoni.
Artikolu 15
Nefqa amministrattiva
(l-Artikolu 26 tar-Regolament Finanzjarju)
In-nefqa msemmija fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu tal-Artikolu 26(1) tar-Regolament Finanzjarju tkopri, għal kull qasam ta’ politika, l-entrati msemmija fl-Artikolu 44(3) tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 16
Bażi għat-talbiet għal trasferimenti ta’ approprjazzjonijiet
(l-Artikoli 25 u 26 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-proposti għat-trasferimenti u l-informazzjoni kollha għall-Parlament Ewropew u l-Kunsill dwar trasferimenti magħmula skont l-Artikoli 25 u 26 tar-Regolament Finanzjarju jkunu akkumpanjati minn dokumenti ta’ sostenn adattati u dettaljati li juru l-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet u l-estimi tal-ħtiġijiet sal-aħħar ta’ dik is-sena finanzjarja, kemm għal-linji li fihom għandhom jiġu ttrasferiti l-approprjazzjonijiet, kif ukoll għal dawk li minnhom jittieħdu l-approprjazzjonijiet.
Artikolu 17
Bażi għat-talbiet għal trasferimenti mir-riserva ta’ għajnuna f’emerġenza
(l-Artikolu 29 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-proposti għal trasferimenti sabiex tkun tista’ tintuża r-riserva ta’ għajnuna f’emerġenza, imsemmija fl-Artikolu 29 tar-Regolament Finanzjarju, iridu jkunu akkumpanjati minn dokumenti ta’ sostenn adattati u dettaljati li juru:
(a)
għal-linja li fiha jrid isir it-trasferiment, l-aktar informazzjoni riċenti disponibbli għall-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet u l-istima tal-ħtiġijiet sal-aħħar tas-sena finanzjarja;
(b)
għal-linji kollha relatati ma’ azzjoni esterna, l-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet sal-aħħar tax-xahar ta’ qabel it-talba għat-trasferiment u stima tal-ħtiġijiet sal-aħħar tas-sena finanzjarja, inkluż tqabbil mal-istima inizjali;
(c)
analiżi tal-possibbiltajiet ta’ riallokazzjoni tal-approprjazzjonijiet.-{}-
KAPITOLU 6
Il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba
Artikolu 18
Evalwazzjoni
(l-Artikolu 30 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-proposti kollha għall-programmi jew l-attivitajiet li jagħtu lok għal nefqa tal-baġit ikunu soġġetti għal evalwazzjoni ex ante, li tindirizza:
(a)
il-ħtiġijiet fil-futur qrib jew imbiegħed;
(b)
il-valur miżjud tal-involviment tal-Unjoni;
(c)
l-objettivi ta’ politika u ġestjoni li għandhom jintlaħqu, li jinkludu l-miżuri neċessarji sabiex jiġu mħarsal-interessi finanzjarji tal-Unjoni fil-qasam tal-prevenzjoni, l-identifikazzjoni, l-investigazzjoni, ir-riparazzjoni u s-sanzjonijiet għall-frodi;
(d)
l-għażliet politiċi disponibbli, inklużi r-riskji assoċjati magħhom;
(e)
ir-riżultati u l-impatti mistennija, b’mod partikolari l-impatti ekonomiċi, soċjali u ambjentali, u l-indikaturi u l-arranġamenti tal-evalwazzjoni meħtieġa sabiex jiġu mkejla;
(f)
l-aktar metodu xieraq ta’ implimentazzjoni għall-opzjoni/jiet ippreferuta/i;
(g)
il-koerenza interna tal-programm jew attività propost(a) u r-relazzjonijiet tagħha ma’ strumenti rilevanti oħrajn;
(h)
il-volum ta’ approprjazzjonijiet, riżorsi umani u nfiq amministrattiv ieħor li għandhom jiġu allokati b’kunsiderazzjoni xierqa għall-prinċipju tal-kost-effettività;
(i)
il-lezzjonijiet meħuda minn esperjenzi simili fil-passat.
2. Il-proposta tistabbilixxi l-arranġamenti għall-monitoraġġ, ir-rapportaġġ u l-evalwazzjoni, billi tikkunsidra r-responsabbiltajiet rispettivi tal-livelli kollha tal-gvern li se jkunu involuti fl-implimentazzjoni tal-programm jew l-attività propost(a).
3. Il-programmi jew l-attivitajiet kollha, inklużi proġetti bi prova u azzjonijiet ta’ tħejjija, fejn ir-riżorsi mmobilizzati jaqbżu l-ammont ta’ EUR 5 000 000, iridu jkunu soġġetti għal evalwazzjoni interim u/jew ex post tar-riżorsi umani u finanzjarji allokati u r-riżultati miksuba sabiex jiġi vverifikat li dawn kienu konsistenti mal-objettivi stabbiliti, kif ġej:
(a)
ir-riżultati miksuba fit-twettiq ta’ programm pluriennali jiġu evalwati perjodikament skont skeda li tippermetti li jittieħdu inkonsiderazzjoni s-sejbiet ta’ dik l-evalwazzjoni għal kull deċiżjoni dwar it-tiġdid, il-modifika jew is-sospensjoni tal-programm;
(b)
l-attivitajiet iffinanzjati fuq bażi annwali jkollhom ir-riżultati tagħhom evalwati mill-inqas kull sitt snin.
Il-punti (a) u (b) tal-ewwel subparagrafu ma japplikawx għal kull wieħed/waħda mill-proġetti jew l-azzjonijiet imwettqa f’dawk l-attivitajiet, li għalihom ir-rekwiżit jista’ jintlaħaq mir-rapporti finali mibgħuta mill-korpi li wettqu l-azzjoni.
4. L-evalwazzjonijiet imsemmija fil-paragrafi 1 u 3 ikunu proporzjonati għar-riżorsi mmobilizzati għall-programm u l-impatt tiegħu u l-attività kkonċernata.
Artikolu 19
Rendikont finanzjarju
(l-Artikolu 31 tar-Regolament Finanzjarju)
Ir-rendikont finanzjarju jinkludi d-dejta finanzjarja u ekonomika għall-valutazzjoni mill-awtorità leġiżlattiva tal-ħtieġa għal azzjoni mill-Unjoni. Huwa jipprovdi tagħrif xieraq fir-rigward tal-koerenza ma’ attivitajiet oħra tal-Unjoni u kwalunkwe sinerġija possibbli.
Fil-każ ta’ operazzjonijiet pluriennali, ir-rendikont finanzjarju jinkludi l-iskeda prevedibbli ta’ rekwiżiti annwali f’dak li għandu x’jaqsam ma’ approprjazzjonijiet u impjiegi, inkluż għall-persunal estern, kif ukoll evalwazzjoni tal-impatt finanzjarju tagħhom fuq perjodu ta’ żmien medju.
KAPITOLU 7
Il-prinċipju tat-trasparenza
Artikolu 20
Il-pubblikazzjoni provviżorja tal-baġit
(l-Artikolu 34 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-figuri baġitarji dettaljati finali jiġu ppubblikati mill-aktar fis possibbli u mhux aktar tard minn erba’ ġimgħat wara l-adozzjoni finali tal-baġit, fil-lingwi kollha, fuq is-sit elettroniku tal-istituzzjonijiet, b’inizjattiva tal-Kummissjoni, sakemm jiġu ppubblikati uffiċjalment f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Artikolu 21
Il-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar il-valur u l-benefiċjarji tal-fondi tal-Unjoni
(l-Artikolu 35 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-informazzjoni dwar il-benefiċjarji ta’ fondi tal-Unjoni mogħtija b’ġestjoni diretta tiġi ppubblikata fuq sit elettroniku tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni sa mhux aktar tard mit-30 ta’ Ġunju tas-sena ta’ wara s-sena finanzjarja li fiha jkunu ngħataw dawk il-fondi.
Minbarra l-pubblikazzjoni msemmija fl-ewwel subparagrafu, l-informazzjoni tista’ tiġi ppubblikata wkoll, skont preżentazzjoni standard, permezz ta’ mezzi xierqa oħra.
2. L-informazzjoni li ġejja tiġi ppubblikata, sakemm ma jkunx previst mod ieħor f’dan ir-Regolament u fir-regoli speċifiċi tas-settur, billi jittieħdu inkonsiderazzjoni l-kriterji stabbiliti fl-Artikolu 35(3) tar-Regolament Finanzjarju:
(a)
l-isem tal-benefiċjarju;
(b)
il-post tal-benefiċjarju;
(c)
l-ammont mogħti;
(d)
in-natura u l-iskop tal-miżura.
Għall-iskop tal-punt (b) it-terminu “post” ifisser:
(i)
l-indirizz tal-benefiċjarju meta dan tal-aħħar ikun persuna ġuridika;
(ii)
ir-Reġjun fil-livell NUTS 2 meta l-benefiċjarju jkun persuna fiżika.
Fir-rigward tad-dejta personali li tirreferi għal persuni fiżiċi, l-informazzjoni ppubblikata titneħħa sentejn wara l-għeluq tas-sena finanzjarja li matulha ngħataw il-fondi. L-istess japplika għad-dejta personali li tirreferi għal persuni legali li għalihom it-titolu uffiċjali jidentifika persuna fiżika waħda jew iktar.
3. L-informazzjoni msemmija fil-paragrafu 2 tiġi ppubblikata biss għal premjijiet, għotjiet u kuntratti li jkunu ngħataw bħala riżultat ta’ kompetizzjonijiet jew proċeduri ta’ aġġudikazzjoni tal-għotjiet jew proċeduri ta’ akkwist pubbliku. L-informazzjoni ma tiġix ippubblikata għal:
(a)
boroż ta’ studju mħallsin lil persuni fiżiċi u appoġġ dirett ieħor imħallas lil persuni fiżiċi l-aktar fil-bżonn, imsemmija fl-Artikolu 125(4)(c) tar-Regolament Finanzjarju;
(b)
kuntratti taħt l-ammont imsemmi fl-Artikolu 137(2) ta’ dan ir-Regolament.
4. Il-pubblikazzjoni titneħħa jekk tali divulgazzjoni toħloq ir-riskju li jiġu mhedda d-drittijiet u l-libertajiet tal-individwi kkonċernati kif protetti mill-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea jew jekk tkun ta’ ħsara għall-interessi kummerċjali tal-benefiċjarji.
Artikolu 22
Link għall-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar il-benefiċjarji ta’ fondi tal-Unjoni mogħtija taħt ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 35 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta l-ġestjoni tal-fondi tal-Unjoni tiġi ddelegata lill-awtoritajiet u lill-korpi msemmija fl-Artikolu 58(1)(c) tar-Regolament Finanzjarju, il-ftehimiet ta’ delega jesiġu li l-informazzjoni msemmija fil-paragrafi 2 u 3 tal-Artikolu 21 tiġi ppubblikata skont preżentazzjoni standard, minn dawk l-awtoritajiet u l-korpi fdati fuq is-sit elettroniku tagħhom.
Is-sit elettroniku tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni jinkludi mill-inqas referenza tal-indirizz tas-sit elettroniku fejn tista’ tinstab l-informazzjoni jew inkella din l-informazzjoni jekk ma tkunx ippubblikata direttament fil-post iddedikat tas-sit elettroniku tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni.
Minbarra l-pubblikazzjoni msemmija fl-ewwel subparagrafu, l-informazzjoni tista’ tiġi ppubblikata wkoll, skont preżentazzjoni standard, permezz ta’ kwalunkwe mezz xieraq ieħor.
Il-paragrafi minn 2 sa 4 tal-Artikolu 21 japplikaw għall-pubblikazzjoni msemmija fl-ewwel paragrafu ta’ dan l-Artikolu.
TITOLU III
STABBILIMENT U STRUTTURA TAL-BAĠIT
Artikolu 23
Ipprogrammar finanzjarju
(l-Artikolu 38 tar-Regolament Finanzjarju)
L-ipprogrammar finanzjarju msemmi fl-Artikolu 38 tar-Regolament Finanzjarju jkun strutturat skont il-kategorija ta’ nefqa, il-qasam ta’ politika u l-intestatura tal-baġit. L-ipprogrammar finanzjarju sħiħ ikopri l-kategoriji kollha ta’ nefqa bl-eċċezzjoni tal-agrikoltura, il-politika ta’ koeżjoni u l-amministrazzjoni, li għalihom għandha tiġi pprovduta biss dejta fil-qosor.
Artikolu 24
Abbozzi ta’ baġits emendatorji
(l-Artikolu 41(1) tar-Regolament Finanzjarju)
L-abbozzi ta’ baġits emendatorji jkunu akkumpanjati minn dikjarazzjonijiet tal-bażi għal u l-informazzjoni dwar l-implimentazzjoni tal-baġit għas-snin finanzjarji preċedenti u kurrenti li kienu disponibbli meta ġew stabbiliti.
Artikolu 25
In-nomenklatura tal-baġit
(l-Artikolu 44 tar-Regolament Finanzjarju)
In-nomenklatura tal-baġit tikkonforma mal-prinċipji ta’ speċifikazzjoni, trasparenza u ġestjoni finanzjarja tajba. Hija tipprovdi ċ-ċarezza u t-trasparenza meħtieġa għall-proċess baġitarju, tiffaċilita l-identifikazzjoni tal-objettivi ewlenin kif riflessi fil-bażijiet legali rilevanti, tagħmel possibbli l-għażliet dwar il-prijoritajiet politiċi u tippermetti l-implimentazzjoni effiċjenti u effettiva.
Artikolu 26
Nefqa effettiva fl-aħħar sena finanzjarja li għaliha jkunu ngħalqu l-kontijiet
(l-Artikolu 49(1)(a)(v) tar-Regolament Finanzjarju)
Sabiex jiġi stabbilit il-baġit, in-nefqa effettiva fl-aħħar sena finanzjarja li l-kontijiet tagħha jkunu ngħalqu tiġi ddeterminata kif ġej:
(a)
f’impenji: l-impenji mdaħħlin fil-kontijiet matul is-sena finanzjarja kontra l-approprjazzjonijiet għal dik is-sena finanzjarja kif definit fl-Artikolu 3;
(b)
fi ħlasijiet: il-ħlasijiet magħmula matul is-sena finanzjarja, jiġifieri, ħlasijiet li ntbagħtu lill-bank, kontra l-approprjazzjonijiet għal dik is-sena finanzjarja kif definit fl-Artikolu 3.
Artikolu 27
Rimarki tal-baġit
(l-Artikolu 49(1)(a)(vi) tar-Regolament Finanzjarju)
Ir-rimarki tal-baġit jinkludu:
(a)
ir-referenzi tal-att bażiku, fejn hemm wieħed;
(b)
l-ispjegazzjonijiet kollha xierqa dwar in-natura u l-iskop tal-approprjazzjonijiet.
Artikolu 28
Pjan ta’ stabbiliment
(l-Artikolu 49(1)(c)(i) tar-Regolament Finanzjarju)
Il-persunal tal-Aġenzija Fornitriċi jidher separatament fil-pjan ta’ stabbiliment tal-Kummissjoni.
TITOLU IV
L-IMPLIMENTAZZJONI TAL-BAĠIT
KAPITOLU 1
Dispożizzjonijiet ġenerali
Artikolu 29
Informazzjoni dwar it-trasferimenti ta’ dejta personali għal skopijiet ta’ awditjar
(l-Artikolu 53 tar-Regolament Finanzjarju)
Fi kwalunkwe sejħa li ssir fil-kuntest ta’ għotjiet, akkwisti jew premjijiet implimentati f’ġestjoni diretta, il-benefiċjarji potenzjali, il-kandidati, l-offerenti u l-parteċipanti, skont ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (10), iridu jiġu informati li, bl-iskop li jiġu mħarsal-interessi finanzjarji tal-Unjoni, id-dejta personali tagħhom tista’ tiġi ttrasferita lis-servizzi ta’ awditjar intern, lill-Qorti Ewropea tal-Awdituri, lill-Grupp Speċjalizzat dwar l-Irregolaritajiet Finanzjarji jew lill-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (minn hawn ’il quddiem “l-OLAF”) u bejn l-uffiċjali awtorizzanti tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi.
Artikolu 30
Miżuri ta’ tħejjija fil-qasam tal-Politika Esterna u ta’ Sigurtà Komuni
(l-Artikolu 54(2)(c) tar-Regolament Finanzjarju)
Il-finanzjament tal-miżuri maqbula mill-Kunsill għat-tħejjija tal-operazzjonijiet ta’ mmaniġġar ta’ kriżijiet tal-Unjoni skont it-Titolu V tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea jkopri l-ispejjeż inkrimentali li jirriżultaw direttament minn użu speċifiku fuq il-post ta’ missjoni jew tim li jinvolvi, fost l-oħrajn, persunal mill-istituzzjonijiet tal-Unjoni, inklużi l-assigurazzjoni għal riskju għoli, l-ispejjeż tal-ivvjaġġar u tal-akkomodazzjoni u l-ħlasijiet għal kull jum.
Artikolu 31
Poteri speċifiċi tal-Kummissjoni skont it-Trattati
(l-Artikolu 54(2)(d) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-Artikoli tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “it-TFUE”) li jagħtu poteri speċifiċi direttament lill-Kummissjoni huma dawn li ġejjin:
(a)
l-Artikolu 154 (djalogu soċjali);
(b)
l-Artikolu 156 (studji, opinjonijiet u konsultazzjonijiet dwar kwistjonijiet soċjali);
(c)
l-Artikoli 159 u 161 (rapporti speċjali dwar kwistjonijiet soċjali);
(d)
l-Artikolu 168(2) (inizjattivi li jippromwovu l-koordinazzjoni fi kwistjonijiet ta’ ħarsien tas-saħħa);
(e)
l-Artikolu 171(2) (inizjattivi li jippromwovu l-koordinazzjoni fin-netwerks trans-Ewropej);
(f)
l-Artikolu 173(2) (inizjattivi li jippromwovu l-koordinazzjoni fi kwistjonijiet relatati mal-industrija);
(g)
l-Artikolu 175, it-tieni subparagrafu (rapport dwar il-progress li sar lejn il-kisba ta’ koeżjoni ekonomika, soċjali u territorjali);
(h)
l-Artikolu 181(2) (inizjattivi li jippromwovu l-koordinazzjoni fuq ir-riċerka u l-iżvilupp teknoloġiku);
(i)
l-Artikolu 190 (rapport dwar ir-riċerka u l-iżvilupp teknoloġiku);
(j)
l-Artikolu 210(2) (inizjattivi li jippromwovu l-koordinazzjoni tal-politika ta’ kooperazzjoni għall-iżvilupp);
(k)
l-Artikolu 214(6) (inizjattivi li jippromwovu l-koordinazzjoni tal-miżuri ta’ għajnuna umanitarja).
2. L-Artikoli tat-Trattat li Jistabbilixxi l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika (minn hawn ’il quddiem “it-Trattat Euratom”) li jagħti poteri speċifiċi direttament lill-Kummissjoni huma dawn li ġejjin:
(a)
l-Artikolu 70 (appoġġ finanzjarju, fil-limiti imposti mill-baġit, għall-programmi ta’ prospezzjoni fit-territorji tal-Istati Membri);
(b)
L-Artikoli minn 77 sa 85.
3. Fil-preżentazzjoni tal-abbozz tal-baġit, jistgħu jiżdiedu aktar dettalji fil-listi stabbiliti fil-paragrafi 1 u 2, b’indikazzjoni tal-Artikoli inkwistjoni u l-ammonti involuti.
Artikolu 32
Atti li x’aktarx jikkostitwixxu kunflitt ta’ interessi u l-proċedura
(l-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Atti li x’aktarx ikunu affettwati minn kunflitt ta’ interessi fis-sens tal-Artikolu 57(2) tar-Regolament Finanzjarju jistgħu, fost l-oħrajn, jieħdu waħda mill-forom li ġejjin bla ħsara għall-kwalifikazzjoni tagħhom bħala attivitajiet illegali skont l-Artikolu 141:
(a)
l-għoti lilek innifsek jew lil persuni oħrajn ta’ vantaġġi diretti jew indiretti mhux ġustifikati;
(b)
ir-rifjut li l-benefiċjarju jingħata drittijiet jew vantaġġi li huwa intitolat għalihom;
(c)
l-għemil ta’ atti li ma għandhomx isiru jew atti ħżiena jew in-nuqqas ta’ għemil ta’ atti li huma obbligatorji.
Atti oħra li x’aktarx jiġu affettwati minn kunflitti ta’ interessi huma dawk li jistgħu jxekklu l-prestazzjoni imparzjali u objettiva tad-dmirijiet ta’ persuna bħal, fost l-oħrajn, il-pateċipazzjoni f’kumitat ta’ evalwazzjoni għal akkwist pubbliku jew proċedura ta’ għotja meta l-persuna tista’, b’mod dirett jew indirett, tibbenefika finanzjarjament mill-eżitu ta’ dawn il-proċeduri.
2. Irid jitqies li jeżisti kunflitt ta’ interess jekk applikant, kandidat jew offerent ikun membru tal-persunal kopert mir-Regolamenti tal-Persunal, sakemm il-parteċipazzjoni tiegħu f’din il-proċedura ma tkunx ġiet awtorizzata minn qabel mis-superjur tiegħu.
3. Fil-każ ta’ kunflitt ta’ interessi, l-uffiċjal awtorizzanti b’delega jieħu l-miżuri xierqa biex jevita kwalunkwe infuwenza eċċessiva tal-persuna kkonċernata fuq il-proċess jew il-proċedura inkwistjoni.
KAPITOLU 2
Metodi ta’ implimentazzjoni
Taqsima 1
Dispożizzjonijiet ġenerali
Artikolu 33
Il-metodu ta’ ġestjoni
(l-Artikolu 58 tar-Regolament Finanzjarju)
Is-sistema tal-kontabilità tal-Kummissjoni tidentifika l-metodu ta’ ġestjoni u, taħt kull metodu ta’ ġestjoni, it-tip ta’ entità jew persuna elenkata fl-Artikolu 58(1)(c) tar-Regolament Finanzjarju li tiġi fdata bil-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit.
Fir-rigward tal-ġestjoni diretta mill-Kummissjoni skont l-Artikolu 58(1)(a) tar-Regolament Finanzjarju, is-sistema tal-kontabilità tiddistingwi l-ġestjoni skont dawn li ġejjin:
(a)
id-dipartimenti tal-Kummissjoni;
(b)
l-aġenziji eżekuttivi;
(c)
il-kapijiet tad-delegazzjonijiet tal-Unjoni;
(d)
il-fondi fiduċjarji msemmija fl-Artikolu 187 tar-Regolament Finanzjarju.
Taqsima 2
Ġestjoni Diretta
Artikolu 34
Ġestjoni diretta
(l-Artikolu 58(1)(a) tar-Regolament Finanzjarju)
Meta l-Kummissjoni timplimenta l-baġit direttament fid-dipartimenti tagħha, il-kompiti tal-implimentazzjoni jitwettqu mill-atturi finanzjarji fis-sens tal-Artikoli minn 64 sa 75 tar-Regolament Finanzjarju u b’konformità mal-kundizzjonijiet stabbiliti f’dan ir-Regolament.
Artikolu 35
L-eżerċizzju tal-poteri ddelegati lill-aġenziji eżekuttivi
(l-Artikolu 58(1)(a) u 62 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-deċiżjonijiet li jiġu ddelegati poteri lill-aġenziji eżekuttivi jawtorizzawhom, bħala uffiċjali awtorizzanti b’delega, biex jimplimentaw approprjazzjonijiet relatati mal-programm tal-Unjoni li jkunu fdati bil-ġestjoni tiegħu.
2. L-istrument ta’ delega tal-Kummissjoni jinkludi mill-inqas id-dispożizzjonijiet previsti fil-punti monn (a) sa (d) u (h) tal-Artikolu 40. Huwa jkun aċċettat formalment bil-miktub mid-direttur f’isem l-aġenzija eżekuttiva.
Artikolu 36
Konformità mar-regoli tal-akkwist
(l-Artikolu 63 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta l-Kummissjoni tafda lil entitajiet pubbliċi b’kompiti skont l-Artikolu 63(2) tar-Regolament Finanzjarju, hija tikkonkludi kuntratt skont it-Titolu V tal-Ewwel Parti u t-Titolu IV tat-Tieni Parti tal-Kapitolu III tar-Regolament Finanzjarju.
Taqsima 3
Ġestjoni Kondiviża mal-Istati Membri
Artikolu 37
Dispożizzjonijiet speċifiċi għal ġestjoni kondiviża b’miżuri tal-Istati Membri li jippromwovu l-aħjar prattiki
(l-Artikolu 59 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-Kummissjoni tiġbor reġistru ta’ entitajiet responsabbli mill-attivitajiet ta’ ġestjoni, ċertifikazzjoni u awditjar skont ir-regolamenti speċifiċi għas-settur.
Sabiex tippromwovi l-aħjar prattiki fl-implimentazzjoni tal-Fondi Strutturali, il-Fond ta’ Koeżjoni, il-Fond Agrikolu Ewropew għall-Iżvilupp Rurali, il-Fond Agrikolu Ewropew ta’ Garanzija u l-Fond Ewropew għas-Sajd, il-Kummissjoni tista’ tagħmel disponibbli, għal skopijiet ta’ informazzjoni, lill-entitajiet responsabbli mill-attivitajiet ta’ ġestjoni u kontroll, gwida metodoloġika li tistabbilixxi l-istrateġija u l-approċċ ta’ kontroll tagħha, inklużi l-listi ta’ kontroll, u eżempji tal-aħjar prattiki. Din il-gwida tiġi aġġornata kull meta jkun jeħtieġ li jsir dan.
Taqsima 4
Ġestjoni Indiretta
Artikolu 38
L-ekwivalenza tas-sistemi, tar-regoli u tal-proċeduri f’ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 60 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-Kummissjoni tista’ taċċetta li r-regoli u l-proċeduri tal-akkwist ikunu ekwivalenti għal tagħha jekk jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
ikunu konformi mal-prinċipju ta’ kompetizzjoni wiesgħa tal-offerenti sabiex jiksbu l-aqwa valur għall-flus, u l-proċeduri nnegozjati jkunu limitati għal ammonti raġonevoli jew ikunu debitament ġustifikati;
(b)
jiżguraw it-trasparenza bil-pubblikazzjoni ex ante adegwata, b’mod partikolari ta’ sejħiet għall-offerti, u l-pubblikazzjoni ex post adegwata tal-kuntratturi;
(c)
jiżguraw it-trattament indaqs, il-proporzjonalità u ebda diskriminazzjoni;
(d)
jipprevjenu l-kunflitti ta’ interessi matul il-proċedura kollha tal-akkwisti.
Il-liġi nazzjonali tal-Istati Membri jew ta’ pajjiżi terzi li tittrasponi d-Direttiva 2004/18/KE titqies bħala ekwivalenti għar-regoli applikati mill-istituzzjonijiet b’konformità mar-Regolament Finanzjarju.
2. Il-Kummissjoni tista’ taċċetta li r-regoli u l-proċeduri tal-għoti jkunu ekwivalenti għal tagħha jekk jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
ikunu konformi mal-prinċipji tal-proporzjonalità, ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, tat-trattament indaqs u ta’ ebda diskriminazzjoni;
(b)
jiżguraw it-trasparenza bil-pubblikazzjoni adegwata ta’ sejħiet għall-proposti, bil-proċeduri ta’ għoti dirett ikunu limitati għal ammonti raġonevoli jew ikunu debitament ġustifikati, u l-pubblikazzjoni ex-post adegwata tal-benefiċjarji, billi jittieħed inkonsiderazzjoni l-prinċipju tal-proporzjonalità;
(c)
jipprevjenu l-kunflitti ta’ interessi matul il-proċedura kollha tal-għoti tal-għotjiet;
(d)
huma jipprovdu li l-għotjiet ma jistgħux ikunu kumulattivi jew jingħataw b’mod retrospettiv, li dawn għandhom, bħala regola, jinvolvu l-kofinanzjament u li jistgħu ma jkollhomx l-għan jew l-effett li jipproduċu profitt għall-benefiċjarju.
3. Il-Kummissjoni tista’ taċċetta li s-sistemi tal-kontabilità u s-sistemi ta’ kontroll intern użati mill-entitajiet u mill-persuni li għandhom jiġu fdati bil-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit f’isem il-Kummissjoni qegħdin jipprovdu livelli ekwivalenti ta’ ħarsien tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni u ta’ assigurazzjoni raġonevoli tal-kisba tal-għanijiet ta’ ġestjoni jekk ikunu konformi mal-prinċipji stipulati fl-Artikolu 32 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 39
Valutazzjoni ex-ante tar-regoli u l-proċeduri tal-entitajiet u l-persuni f’ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 61(1) tar-Regolament Finanzjarju)
Għall-finijiet tal-valutazzjoni ex ante skont l-Artikolu 61(1) tar-Regolament Finanzjarju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jistrieħ fuq valutazzjoni ex ante magħmula minn uffiċjal awtorizzanti ieħor sakemm il-konklużjonijiet tiegħu jkunu rilevanti għar-riskji speċifiċi tal-kompiti li jridu jiġu fdati, b’mod partikolari n-natura tagħhom u l-ammonti involuti.
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jistrieħ fuq valutazzjoni ex ante magħmula minn donaturi oħrajn sakemm din il-valutazzjoni tkun saret fir-rigward ta’ kundizzjonijiet ekwivalenti għal dawk għall-ġestjoni indiretta kif stabbilit fl-Artikolu 60 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 40
Il-kontenut tal-ftehim li jafda kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit lil entitajiet u persuni
(l-Artikolu 61(3) tar-Regolament Finanzjarju)
Il-ftehimiet ta’ delega jinkludu arranġamenti ddettaljati li jiżguraw il-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni u t-trasparenza tal-operazzjonijiet imwettqa. Dawn jinkludu mill-inqas dawn li ġejjin:
(a)
definizzjoni ċara tal-kompiti assenjati u l-limiti tagħhom, b’mod partikolari dwar il-modifika tal-kompiti fdati, ir-rinunzja tad-djun, l-użu tal-fondi rimborżati jew li ma ntużawx;
(b)
il-kundizzjonijiet u arranġamenti dettaljati għat-twettiq tal-kompiti, għar-responsabbiltajiet u għall-organizzazzjoni tal-kontrolli li għandhom jitwettqu, inkluża l-evalwazzjoni tal-programmi;
(c)
il-kundizzjonijiet għall-ħlasijiet tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni, inkluż ir-rimborż tal-ispejjeż imġarrba fir-rigward tal-implimentazzjoni, kif ukoll ir-remunerazzjoni tal-entità fdata, flimkien mar-regoli li fuqhom id-dokumenti ta’ sostenn ikunu mitluba li jiġġustifikaw il-ħlasijiet;
(d)
regoli dwar ir-rapportaġġ lill-Kummissjoni fuq kif ikunu qegħdin jitwettqu l-kompiti, ir-riżultati mistennija, l-irregolaritajiet li seħħew u l-miżuri li ttieħdu, il-kundizzjonijiet li fihom jistgħu jiġu sospiżi jew interrotti l-ħlasijiet, kif ukoll il-kundizzjonijiet li fihom jintemm it-twettiq tal-kompiti;
(e)
id-data sa meta għandhom jiġu konklużi kuntratti u ftehimiet individwali li jimplimentaw il-ftehim ta’ delega, li tkun proporzjonata man-natura tal-kompiti fdati;
(f)
regoli ta’ esklużjoni li jippermettu lill-entità jew lill-persuna teskludi entitajiet li jkunu f’sitwazzjoni msemmija fil-punti (a), (b) u (e) tal-Artikolu 106(1) u fil-punti a) u (b) tal-Artikolu 107 tar-Regolament Finanzjarju milli jipparteċipaw fi proċeduri ta’ għoti ta’ akkwisti, għotjiet jew premjijiet jew milli jingħataw kuntratti ta’ akkwist, għotjiet jew premjijiet;
(g)
arranġamenti dettaljati għall-iskrutinju mill-Kummissjoni, kif ukoll dispożizzjonijiet li jagħtu lill-Kummissjoni, lill-OLAF u lill-Qorti tal-Awdituri aċċess għall-informazzjoni meħtieġa biex iwettqu d-doveri tagħha, kif ukoll is-setgħa li jwettqu awditjar u investigazzjonijiet li jinkludu kontrolli fuq il-post;
(h)
arranġamenti li jipprovdu għal:
(i)
impenn mill-entità fdata li tinforma lill-Kummissjoni mingħajr dewmien dwar kwalunkwe frodi li jkun seħħ fil-ġestjoni tal-fondi tal-Unjoni u l-miżuri meħuda;
(ii)
il-ħatra ta’ punt ta’ kuntatt li jkollu l-poteri xierqa biex jikkoopera direttament mal-OLAF bil-għan li jiffaċilita l-attivitajiet operattivi ta’ dan tal-aħħar;
(i)
kundizzjonijiet li jirregolaw l-użu tal-kontijiet bankarji u tal-imgħax iġġenerat kif previst fl-Artikolu 8(4) tar-Regolament Finanzjarju;
(j)
dispożizzjonijiet li jiggarantixxu l-viżibbiltà tal-azzjoni tal-Unjoni fir-rigward tal-attivitajiet l-oħra tal-entità.
Artikolu 41
Dikjarazzjoni tal-ġestjoni u dikjarazzjoni tal-konformità
(l-Artikolu 60(5) tar-Regolament Finanzjarju)
Fil-każ ta’ azzjonijiet li jintemmu qabel it-tmiem tas-sena finanzjarja kkonċernata, ir-rapport finali tal-entità jew il-persuna fdata għal tali azzjoni jista’ jissostitwixxi d-dikjarazzjoni tal-ġestjoni msemmija fl-Artikolu 60(5)(b) tar-Regolament Finanzjarju, bil-kundizzjoni li dan jiġi sottomess qabel il-15 ta’ Frar tas-sena ta’ wara s-sena finanzjarja kkonċernata.
Meta organizzazzjonijiet internazzjonali u pajjiżi terzi jimplimentaw azzjonijiet mhux pluriennali li jkunu limitati għal 18-il xahar, id-dikjarazzjoni tal-konformità msemmija fl-Artikolu 60(5) tar-Regolament Finanzjarju tkun tista’ tiġi inkorporata fir-rapport finali.
Artikolu 42
Proċeduri għall-eżami u l-aċċettazzjoni tal-kontijiet u l-esklużjoni mill-finanzjament tal-Unjoni ta’ nfiq li jkun sar bi ksur tar-regoli applikabbli f’ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 60(6), il-punti (b) u (c) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għad-dispożizzjonijiet speċifiċi inklużi f’regoli speċifiċi għas-settur, il-proċeduri msemmija fil-punti (b) u (c) tal-Artikolu 60(6) tar-Regolament Finanzjarju jinkludu:
(a)
valutazzjonijiet dokumentarji u, fejn ikun xieraq, kontrolli fuq il-post mill-Kummissjoni;
(b)
l-istabbiliment mill-Kummissjoni tal-ammont ta’ nfiq rikonoxxut bħala aċċettat, wara, fejn ikun meħtieġ, proċedura kontradittorja mal-awtoritajiet u l-entitajiet u wara li jkunu ġew informati dawn l-awtoritajiet u l-entitajiet;
(c)
fejn ikun xieraq, kalkolazzjoni tal-korrezzjonijiet finanzjarji mill-Kummissjoni;
(d)
irkupru jew ħlas mill-Kummissjoni tal-bilanċ li jirriżulta mid-differenza bejn l-infiq aċċettat u s-somom diġà mħallsin lill-awtoritajiet jew lill-entitajiet;
għall-finijiet tal-punt (d) tal-ewwel subparagrafu, il-Kummissjoni tirkupra l-ammonti dovuti preferibbilment permezz ta’ tpaċija kif stabbilit fl-Artikolu 87.
2. Meta l-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit jiġu fdati lil entità li timplimenta azzjoni b’bosta donaturi, il-proċeduri msemmija fil-punti (b) u (c) tal-Artikolu 60(6) tar-Regolament Finanzjarju jikkonsistu minn verifika li ammont li jikkorrispondi għal dak imħallas mill-Kummissjoni għall-azzjoni kkonċernata fil-fatt ikun intuża mill-entità għall-azzjoni u li n-nefqa saret skont l-obbligi stipulati fil-ftehim iffirmat mal-entità.
Għall-iskop ta’ dan ir-Regolament, azzjoni b’bosta donaturi tfisser kwalunkwe azzjoni fejn il-fondi tal-Unjoni jinġabru flimkien ma’ mill-inqas donatur ieħor.
Artikolu 43
Dispożizzjonijiet speċifiċi għal ġestjoni indiretta ma’ Organizzazzjonijiet Internazzjonali
(l-Artikoli 58(1)(c)(ii) u 188 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-organizzazzjonijiet internazzjonali msemmija fil-punt (ii) tal-Artikolu 58(1)(c) tar-Regolament Finanzjarju jkunu:
(a)
organizzazzjonijiet tas-settur pubbliku internazzjonali stabbiliti permezz ta’ ftehimiet intergovernattivi u aġenziji speċjalizzati mwaqqfa minn tali organizzazzjonijiet;
(b)
il-Kumitat Internazzjonali tas-Salib l-Aħmar;
(c)
il-Federazzjoni Internazzjonali tas-Soċjetajiet Nazzjonali tas-Salib l-Aħmar u tan-Nofs Qamar l-Aħmar;
(d)
organizzazzjonijiet oħra mingħajr skop ta’ qligħ assimilati ma’ organizzazzjonijiet internazzjonali permezz ta’ deċiżjoni tal-Kummissjoni.
2. Meta l-Kummissjoni timplimenta l-baġit taħt ġestjoni indiretta ma’ organizzazzjonijiet internazzjonali, iridu japplikaw il-ftehimiet ta’ verifika konklużi magħhom.
Artikolu 44
Il-ħatra ta’ korpi rregolati bil-liġi pubblika jew ta’ korpi rregolati bil-liġi privata b’missjoni ta’ servizz pubbliku
(l-Artikolu 58(1)(c)(v) u (vi) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-korpi rregolati bil-liġi pubblika jew il-korpi rregolati bil-liġi privata b’missjoni ta’ servizz pubbliku jkunu soġġetti għal-liġi tal-Istat Membru jew tal-pajjiż fejn ikunu twaqqfu.
2. F’każijiet ta’ ġestjoni minn netwerk, li teħtieġ il-ħatra ta’ mill-inqas korp wieħed jew entità waħda mill-Istat Membru jew mill-pajjiż ikkonċernat, il-korp jew l-entità jinħatar/tinħatar mill-Istat Membru jew mill-pajjiż ikkonċernat f’konformità mal-att bażiku.
Fil-każijiet l-oħrajn kollha, il-Kummissjoni taħtar tali korpi jew entitajiet bi ftehim mal-Istati Membri jew mal-pajjiżi kkonċernati.
KAPITOLU 3
Atturi finanzjarji
Taqsima 1
Drittijiet u obbligi tal-atturi finanzjarji
Artikolu 45
Drittijiet u obbligi tal-atturi finanzjarji
(l-Artikolu 64 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kull istituzzjoni tipprovdi lil kull attur finanzjarju bir-riżorsi meħtieġa sabiex ikun jista’ jaqdi dmirijietu u bi statut li jiddeskrivi l-kompiti, id-drittijiet u l-obbligi tiegħu fid-dettall.
2. Il-kapijiet tad-Delegazzjonijiet tal-Unjoni li jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b’sottodelega skont it-tieni paragrafu tal-Artikolu 56(2) tar-Regolament Finanzjarju jkunu soġġetti għall-karta pprovduta mill-Kummissjoni għall-implimentazzjoni tal-kompiti ta’ ġestjoni finanzjarja sottodelegati lilhom.
Taqsima 2
L-Uffiċjal Awtorizzanti
Artikolu 46
Assistenza għall-uffiċjali awtorizzanti b’delega u sottodelega
(l-Artikolu 65 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jkun assistit fi dmirijietu minn persunal fdat, taħt ir-responsabbiltà tiegħu, b’ċerti operazzjonijiet li jkunu meħtieġa għall-implimentazzjoni tal-baġit u għall-produzzjoni tal-informazzjoni finanzjarja u dwar il-ġestjoni. Sabiex jiġi evitat kwalunkwe kunflitt ta’ interessi, il-persunal li jassisti lill-uffiċjali awtorizzanti b’delega jew sottodelega jkun soġġett għall-obbligi msemmija fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju.
Il-kapijiet tad-Delegazzjonijiet tal-Unjoni li jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b’sottodelega skont it-tieni paragrafu tal-Artikolu 56(2) tar-Regolament Finanzjarju jistgħu jkunu assistiti fi dmirijiethom mill-persunal tal-Kummissjoni.
Artikolu 47
Dispożizzjonijiet interni li jirregolaw id-delegi
(l-Artikolu 65 tar-Regolament Finanzjarju)
Skont ir-Regolament Finanzjarju u dan ir-Regolament, kull istituzzjoni tistabbilixxi fir-regoli interni tagħha dawk il-miżuri għall-ġestjoni tal-approprjazzjonijiet li hija tqis li huma meħtieġa għall-implimentazzjoni xierqa tat-taqsima tagħha tal-baġit.
Il-kapijiet tad-Delegazzjonijiet tal-Unjoni li jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b’sottodelega skont it-tieni paragrafu tal-Artikolu 56(2) tar-Regolament Finanzjarju jkunu soġġetti għar-Regoli Interni tal-Kummissjoni għall-implimentazzjoni tal-kompiti ta’ ġestjoni finanzjarja sottodelegati lilhom.
Artikolu 48
Iż-żamma ta’ dokumenti ta’ sostenn mill-uffiċjali awtorizzanti
(l-Artikolu 66(2) tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal awtorizzanti jistabbilixxi sistemi elettroniċi jew ibbażati fuq karta għaż-żamma ta’ dokumenti ta’ sostenn oriġinali relatati ma’ u sussegwenti għall-implimentazzjoni tal-baġit u miżuri għall-implimentazzjoni tal-baġit. Is-sistemi jistabbilixxu li:
(a)
tali dokumenti jiġu nnumerati;
(b)
tali dokumenti jiġu ddatati;
(c)
għandhom jinżammu reġistri, li jistgħu jkunu kompjuterizzati, sabiex ikun magħruf eżatt fejn jinsabu dawn id-dokumenti;
(d)
tali dokumenti jinżammu għal mill-inqas ħames snin minn meta l-Parlament Ewropew jagħti l-kwittanza għas-sena baġitarja marbuta mad-dokumenti;
(e)
għandhom jinżammu dokumenti relatati ma’ garanziji ta’ prefinanzjament għall-istituzzjoni, kif ukoll ġurnal ta’ reġistrazzjoni sabiex dawn il-garanziji jkunu jistgħu jiġu ssorveljati b’mod adegwat.
Dokumenti relatati ma’ operazzjonijiet li ma jkunux magħluqa b’mod definittiv jinżammu għal aktar żmien milli previst fil-punt (d) tal-ewwel paragrafu, jiġifieri, sal-aħħar tas-sena ta’ wara dik li fiha jingħalqu l-operazzjonijiet.
Id-dejta personali inkluża fid-dokumenti ta’ sostenn titħassar, fejn possibbli, meta dik id-dejta ma tkunx neċessarja għall-finijiet ta’ kwittanza baġitarja, kontroll u awditjar. L-Artikolu 37(2) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 japplika għall-konservazzjoni tad-dejta dwar it-traffiku.
Artikolu 49
Kontrolli ex ante u ex post
(l-Artikolu 66(5) u (6) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-bidu ta’ operazzjoni jinftiehem bħala l-operazzjonijiet kollha li normalment jitwettqu mill-membri tal-persunal imsemmija fl-Artikolu 46 u li huma ta’ tħejjija għall-adozzjoni tal-atti li jimplimentaw il-baġit mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
2. Verifika ex ante ta’ operazzjoni tinftiehem bħala l-kontrolli ex ante kollha li jagħmel l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli sabiex jivverifika l-aspetti operattivi u finanzjarji tagħha.
3. Il-kontrolli ex ante jivverifikaw il-koerenza fost id-dokumenti ta’ sostenn mitluba u kwalunkwe informazzjoni disponibbli.
Il-firxa f’termini tal-frekwenza u l-intensità tal-kontrolli ex ante jiġu ddeterminati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli billi jitqiesu konsiderazzjonijiet ibbażati fuq ir-riskji u l-kost-effettività. F’każ ta’ dubju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli mill-validazzjoni tal-ħlasijiet rilevanti jitlob informazzjoni kumplimentari jew jagħmel kontroll fuq il-post sabiex jikseb assigurazzjoni raġonevoli bħala parti mill-kontroll ex ante.
L-għan tal-kontrolli ex ante huwa li jaċċertaw li:
(a)
in-nefqa u d-dħul ikunu kif suppost u konformi mad-dispożizzjonijiet applikabbli, b’mod partikolari dawk tal-baġit u r-regolamenti rilevanti u ta’ kwalunkwe att adottat fl-implimentazzjoni tat-Trattati jew tar-regolamenti u, fejn xieraq, mat-termini tal-kuntratti;
(b)
jiġi applikat il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba msemmi fil-Kapitolu 7 tat-Titolu II tal-Ewwel Parti tar-Regolament Finanzjarju.
Għall-iskop tal-kontrolli, jistgħu jiġu kkunsidrati serje ta’ tranżazzjonijiet individwali simili relatati man-nefqa ta’ rutina fuq is-salarji, il-pensjonijiet, ir-rimborż tal-ispejjeż tal-missjonijiet u tal-ispejjeż mediċi mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli biex imexxi operazzjoni waħda.
4. Il-kontrolli ex post jistgħu jitwettqu fuq il-bażi ta’ dokumenti u, fejn ikun xieraq, fuq il-post.
Il-kontrolli ex post jivverifikaw li l-operazzjonijiet iffinanzjati mill-baġit jiġu implimentati kif suppost u b’mod partikolari li jiġu rrispettati l-kriterji msemmija fil-paragrafu 3.
L-eżiti tal-kontrolli ex post jiġu analizzati mill-uffiċjal awtorizzanti b’delega mill-inqas kull sena sabiex tiġi identifikata kwalunkwe kwistjoni sistematika potenzjali. L-uffiċjal awtorizzanti b’delega jieħu miżuri biex jindirizza dawk il-kwistjonijiet.
L-analiżi tar-riskju msemmija fl-Artikolu 66(6) tar-Regolament Finanzjarju tiġi riveduta fid-dawl tar-riżultati tal-kontrolli u ta’ informazzjoni rilevanti oħra.
Fil-każ ta’ programmi pluriennali, l-uffiċjal awtorizzanti b’delega jistabbilixxi strateġija ta’ kontroll pluriennali, li permezz tagħha jispeċifika n-natura u l-firxa tal-kontrolli matul il-perjodu u l-mod kif għandhom jitkejlu r-riżultati sena wara sena għall-proċess ta’ assigurazzjoni annwali.
Artikolu 50
Kodiċi ta’ standards professjonali
(l-Artikoli 66(7) u 73(5) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-membri tal-persunal innominati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli biex jivverifikaw l-operazzjonijiet finanzjarji jintgħażlu fuq il-bażi tal-għarfien, il-ħiliet u l-kwalifiki partikolari tagħhom kif muri minn diplomi jew minn esperjenza professjonali xierqa, jew inkella wara li jattendu programm ta’ taħriġ xieraq.
2. Kull istituzzjoni tħejji kodiċi ta’ standards professjonali li jistabbilixxu, fir-rigward ta’ kwistjonijiet ta’ kontroll intern:
(a)
il-livell ta’ kompetenza teknika u finanzjarja mitlub mill-membri tal-persunal imsemmija fil-paragrafu 1;
(b)
l-obbligu ta’ tali membri tal-persunal li jitħarrġu kontinwament;
(c)
il-missjoni, ir-rwol u l-kompiti allokati lilhom;
(d)
ir-regoli tal-kondotta, b’mod partikolari l-istandards tal-etika u tal-integrità li għandhom jirrispettaw, kif ukoll id-drittijiet li jgawdu.
3. Il-kapijiet tad-Delegazzjonijiet tal-Unjoni li jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b’sottodelega skont it-tieni paragrafu tal-Artikolu 56(2) tar-Regolament Finanzjarju jkunu soġġetti għall-kodiċi ta’ standards professjonali tal-Kummissjoni msemmija fil-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu għall-implimentazzjoni tal-kompiti ta’ ġestjoni finanzjarja sottodelegati lilhom.
4. Kull istituzzjoni jkollha l-istrutturi xierqa sabiex tqassam lid-dipartimenti awtorizzanti u taġġorna perjodikament l-informazzjoni xierqa dwar l-istandards tal-kontroll u l-metodi u t-tekniki disponibbli għal dak il-għan.
Artikolu 51
Nuqqas ta’ azzjoni mill-uffiċjal awtorizzanti b’delega
(l-Artikolu 66(8) tar-Regolament Finanzjarju)
Nuqqas ta’ azzjoni mill-uffiċjal awtorizzanti b’delega, kif imsemmi fl-Artikolu 66(8) tar-Regolament Finanzjarju, għandu jfisser in-nuqqas ta’ tweġiba fi żmien raġonevoli fiċ-ċirkostanzi tal-każ u, fi kwalunkwe każ, fi żmien mhux aktar minn xahar.
Artikolu 52
It-trażmissjoni ta’ informazzjoni finanzjarja u dwar il-ġestjoni lill-uffiċjal tal-kontabilità
(l-Artikolu 66 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal awtorizzanti b’delega jibgħat lill-uffiċjal tal-kontabilità, skont ir-regoli adottati minn dan tal-aħħar, l-informazzjoni finanzjarja u ta’ ġestjoni li tkun meħtieġa għall-qadi tad-dmirijiet tal-uffiċjal tal-kontabilità.
L-uffiċjal tal-kontabilità jiġi mgħarraf mill-uffiċjal awtorizzanti, regolarment u mill-inqas għall-għeluq tal-kontijiet, dwar id-dejta finanzjarja rilevanti tal-kontijiet bankarji fiduċjarji sabiex jippermetti li l-użu tal-fondi tal-Unjoni jkun rifless fil-kontijiet tal-Unjoni.
Artikolu 53
Rapport dwar il-proċeduri nnegozjati
(l-Artikolu 66 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjali awtorizzanti b’delega jirreġistraw, għal kull sena finanzjarja, il-kuntratti konklużi permezz tal-proċeduri nnegozjati msemmija fil-punti minn (a) sa (g) tal-Artikolu 134(1), fil-punti minn (a) sa (d) tal-Artikolu 135(1) u fl-Artikoli 266, 268 u 270 ta’ dan ir-Regolament. Jekk il-proporzjon ta’ proċeduri nnegozjati fir-rigward tan-numru ta’ kuntratti mogħtija mill-istess uffiċjal awtorizzanti b’delega jiżdied b’mod sinifikanti meta mqabbel mas-snin ta’ qabel jew jekk dak il-proporzjon ikun ogħla sewwa mill-medja rreġistrata għal dik l-istituzzjoni, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jirrapporta lill-istituzzjoni u jistabbilixxi miżuri sabiex ireġġa’ lura dik ix-xejra. Kull istituzzjoni tibgħat rapport dwar il-proċeduri nnegozjati lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill. Fil-każ tal-Kummissjoni, dak ir-rapport ikun anness mas-sommarju tar-rapporti annwali tal-attività msemmija fl-Artikolu 66(9) tar-Regolament Finanzjarju.
Taqsima 3
Uffiċjal Tal-Kontabilità
Artikolu 54
Ħatra tal-uffiċjal tal-kontabilità
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kull istituzzjoni taħtar uffiċjal tal-kontabilità mill-uffiċjali soġġetti għar-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
L-uffiċjal tal-kontabilità jintgħażel mill-istituzzjoni fuq il-bażi tal-kompetenza partikolari tiegħu kif murija minn diplomi jew minn esperjenza professjonali ekwivalenti.
2. Jista’ jkun hemm żewġ istituzzjonijiet/entitajiet jew aktar li jaħtru l-istess uffiċjal tal-kontabilità.
F’każ bħal dan, huma jagħmlu l-arranġamenti meħtieġa sabiex jevitaw kwalunkwe kunflitt ta’ interessi.
Artikolu 55
Tmiem tad-dmirijiet tal-uffiċjal tal-kontabilità
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Irid jitħejja bilanċ ta’ tqabbil preliminari mingħajr dewmien f’każ ta’ tmiem tad-dmirijiet tal-uffiċjal tal-kontabilità.
2. Il-bilanċ ta’ tqabbil preliminari akkumpanjat minn rapport tat-trażmissjoni tal-inkarigu jiġi trażmess mill-uffiċjal tal-kontabilità li jkun qiegħed itemm id-dmirijiet tiegħu jew, jekk dan ma jkunx possibbli, minn uffiċjal fid-dipartiment tiegħu lill-uffiċjal tal-kontabilità l-ġdid.
L-uffiċjal tal-kontabilità l-ġdid jiffirma l-bilanċ ta’ tqabbil preliminari bħala aċċettazzjoni fi żmien xahar mid-data tat-trażmissjoni u dan jista’ jagħmel riservi.
Ir-rapport tat-trażmissjoni tal-inkarigu jinkludi wkoll ir-riżultat tal-bilanċ ta’ tqabbil preliminari u kull riserva li ssir.
3. Kull istituzzjoni jew entità msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju tinforma lill-Parlament Ewropew, lill-Kunsill u lill-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-Kummissjoni fi żmien ġimagħtejn mill-ħatra jew mit-tmiem tad-dmirijiet tal-uffiċjal tal-kontabilità tagħha.
Artikolu 56
Validazzjoni tas-sistemi kontabilistiċi u tal-inventarji
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jinnotifika lill-uffiċjal tal-kontabilità dwar l-iżviluppi jew il-modifiki sinifikanti kollha ta’ sistema ta’ ġestjoni finanzjarja, sistema ta’ inventarju jew sistema għall-valutazzjoni tal-assi u tar-responsabbiltajiet, jekk din tipprovdi dejta għall-kontijiet tal-istituzzjoni jew tintuża biex tissostanzja d-dejta tagħha, sabiex l-uffiċjal tal-kontabilità jkun jista’ jivverifika l-konformità mal-kriterji tal-validazzjoni.
Fi kwalunkwe ħin, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jerġa’ jeżamina sistema ta’ ġestjoni finanzjarja li tkun diġà ġiet ivvalidata. Meta sistema ta’ ġestjoni finanzjarja stabbilita mill-uffiċjal awtorizzanti ma tkunx ivvalidata mill-uffiċjal tal-kontabilità jew ma tibqax tiġi vvalutata, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jistabbilixxi pjan ta’ azzjoni sabiex jikkoreġi, fi żmien xieraq, in-nuqqasijiet li għalihom tkun ġiet irrifjutata l-validazzjoni.
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkun responsabbli għall-kompletezza tal-informazzjoni trażmessa lill-uffiċjal tal-kontabilità.
Artikolu 57
Immaniġġar ta’ flus
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal tal-kontabilità jiżgura li l-istituzzjoni tiegħu jkollha biżżejjed fondi għad-dispożizzjoni tagħha biex tkopri l-ħtiġijiet ta’ flus li jirriżultaw mill-implimentazzjoni tal-baġit.
2. Għall-finijiet tal-paragrafu 1, l-uffiċjal tal-kontabilità jistabbilixxi sistemi ta’ ġestjoni tal-flus li bihom ikun jista’ jbassar id-dħul u n-nefqa.
3. L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni jaqsam il-fondi disponibbli skont ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 1150/2000.
Artikolu 58
Il-ġestjoni tal-kontijiet tal-bank
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għall-ħtiġijiet tal-immaniġġar ta’ flus, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jiftaħ kontijiet f’isem l-istituzzjoni ma’ istituzzjonijiet finanzjarji jew banek ċentrali nazzjonali jew iġiegħel li jinfetħu kontijiet bħal dawn. F’każijiet fejn ikun hemm tassew il-ħtieġa, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jiftaħ kontijiet f’munita li ma tkunx l-euro.
2. L-uffiċjal tal-kontabilità jkun responsabbli biex jagħlaq il-kontijiet imsemmija fil-paragrafu 1 jew biex jiżgura li dawn il-kontijiet jingħalqu.
3. L-uffiċjal tal-kontabilità jistabbilixxi t-termini operattivi għall-kontijiet imsemmija fil-paragrafu 1 ma’ istituzzjonijiet finanzjarji, skont il-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, effiċjenza u offerti kompetittivi.
4. Mill-anqas kull ħames snin, l-uffiċjal tal-kontabilità jerġa’ jniedi sejħa kompetittiva għall-offerti bejn l-istituzzjonijiet finanzjarji li magħhom jistgħu jinfetħu kontijiet skont il-paragrafu 1.
Meta l-kundizzjonijiet bankarji lokali jippermettu, il-kontijiet bankarji ta’ imprest miftuħin ma’ istituzzjonijiet finanzjarji bbażati barra mill-Unjoni jkunu soġġetti regolarment għal stħarriġ kompetittiv. Dan l-istħarriġ isir, mill-anqas kull ħames snin, fuq l-inizjattiva tad-detentur tal-kont ta’ imprest, li mbagħad għandu jissottometti lill-Uffiċjal tal-Kontabilità proposta sostanzjata għall-għażla ta’ bank għal perjodu ta’ mhux aktar minn ħames snin.
5. L-uffiċjal tal-kontabilità jiżgura konformità stretta mat-termini operattivi għall-kontijiet miftuħa ma’ istituzzjonijiet finanzjarji skont il-paragrafu 1.
Għal kontijiet bankarji ta’ imprest miftuħin ma’ istituzzjonijiet finanzjarji bbażati barra mill-Unjoni, id-detentur tal-kont ta’ imprest jassumi din ir-responsabbiltà billi jikkunsidra l-leġiżlazzjoni applikabbli fil-pajjiż fejn dak id-detentur jeżerċita l-mandat tiegħu.
6. L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni jinforma lill-uffiċjali tal-kontabilità tal-istituzzjonijiet l-oħra u tal-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju dwar it-termini operattivi tal-kontijiet miftuħa ma’ istituzzjonijiet finanzjarji. L-uffiċjali tal-kontabilità tal-istituzzjonijiet l-oħra u tal-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju jarmonizzaw, ma’ dawk it-termini operattivi, it-termini operattivi tal-kontijiet li jiftħu.
Artikolu 59
Firem fuq il-kontijiet
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
It-termini li jirregolaw il-ftuħ, l-operat u l-użu tal-kontijiet jistabbilixxu li, skont il-ħtiġijiet tal-kontroll intern, ċekkijiet, ordnijiet ta’ trasferiment ta’ kreditu bankarju u kwalunkwe operazzjoni bankarja oħra, iridu jiġu ffirmati minn membru wieħed jew aktar tal-persunal awtorizzat. L-istruzzjonijiet manwali jiġu ffirmati minn tal-anqas żewġ membri tal-persunal li jkunu awtorizzati biex jiffirmaw, jew mill-uffiċjal tal-kontabilità nnifsu.
Għall-finijiet tal-ewwel subparagrafu, l-uffiċjal tal-kontabilità ta’ kull istituzzjoni jikkomunika lill-istituzzjonijiet finanzjarji kollha li l-istituzzjoni kkonċernata jkollha kontijiet miftuħin magħhom, l-ismijiet u kampjuni tal-firem tal-membri awtorizzati tal-persunal.
Artikolu 60
Il-ġestjoni tal-bilanċ tal-kontijiet
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal tal-kontabilità jiżgura li l-bilanċ fil-kontijiet tal-bank previsti fl-Artikolu 58 ma jvarjax b’mod sinifikanti mit-tbassir tad-dħul u n-nefqa msemmi fl-Artikolu 57(2) u f’kull każ:
(a)
li l-ebda wieħed minn dawk il-kontijiet ma jkun bid-debitu;
(b)
li l-bilanċ tal-kontijiet f’muniti oħrajn kull tant żmien jinqaleb għall-euro.
2. L-uffiċjal tal-kontabilità ma jistax iżomm bilanċi f’kontijiet denominati f’muniti barranin li jistgħu jsofru telf kbir minħabba ċaqliq fir-rati tal-kambju.
Artikolu 61
Trasferimenti u operazzjonijiet ta’ konverżjoni
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
Bla ħsara għall-Artikolu 69, l-uffiċjal tal-kontabilità jagħmel it-trasferimenti bejn il-kontijiet miftuħa minnu f’isem l-istituzzjoni ma’ istituzzjonijiet finanzjarji, kif ukoll iwettaq operazzjonijiet ta’ konverżjoni tal-munita.
Artikolu 62
Metodi ta’ ħlas
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-ħlasijiet isiru permezz ta’ trasferiment bankarju tal-kreditu, permezz ta’ ċekk jew minn kontijiet ta’ imprest permezz ta’ karta tad-debitu skont l-Artikolu 67(4).
Artikolu 63
Fajls ta’ Entitajiet Legali
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jagħmel ħlasijiet permezz ta’ trasferiment bankarju tal-kreditu biss jekk id-dettalji tal-kont bankarju tal-benefiċjarju u l-informazzjoni li tikkonferma l-identità tal-benefiċjarju, jew kwalunkwe modifika, ikunu ddaħħlu f’fajl komuni mill-istituzzjoni.
Kwalunkwe dħul bħal dan fil-fajl tad-dettalji bankarji u legali tal-benefiċjarju jew modifika ta’ dawk id-dettalji jkunu bbażati fuq dokument ta’ sostenn, li l-forma tiegħu għandha tiġi definita mill-uffiċjal tal-kontabilità.
2. Bil-għan li jsir ħlas permezz ta’ trasferiment bankarju tal-kreditu, l-uffiċjali awtorizzanti jistgħu jidħlu f’impenn lejn parti terza f’isem l-istituzzjoni tagħhom biss jekk dik il-parti terza tkun ipprovdiet id-dokumentazzjoni meħtieġa sabiex tiddaħħal fil-fajl.
L-uffiċjali awtorizzanti jinfurmaw lill-uffiċjal tal-kontabilità dwar kwalunkwe bidla fid-dettalji legali u bankarji kkomunikati lilhom mill-benefiċjarju u għandhom jiċċekkjaw li dawn id-dettalji jkunu għadhom validi qabel isir ħlas.
Fir-rigward tal-għajnuna ta’ qabel l-adeżjoni, jistgħu jiġu konklużi impenji individwali mal-awtoritajiet pubbliċi fil-pajjiżi li japplikaw għas-sħubija fl-Unjoni Ewropea mingħajr ma jkunu ddaħħlu fil-fajl tal-parti terza. F’każijiet bħal dawn, l-uffiċjal awtorizzanti jagħmel kulma jista’ sabiex jiżgura li d-dħul isir malajr kemm jista’ jkun. Il-ftehimiet jistabbilixxu li l-komunikazzjoni lill-Kummissjoni, tad-dettalji tal-kont bankarju tal-benefiċjarju, hija kundizzjoni li trid tiġi ssodisfata qabel ikun jista’ jsir l-ewwel ħlas.
Artikolu 64
Iż-żamma ta’ dokumenti ta’ sostenn mill-uffiċjal tal-kontabilità
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
Id-dokumenti ta’ sostenn għas-sistema tal-kontabilità u għat-tħejjija tal-kontijiet imsemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jinżammu għal mill-anqas ħames snin minn meta l-Parlament Ewropew jagħti l-kwittanza għas-sena baġitarja li dwarha jkunu d-dokumenti.
Madankollu, dokumenti relatati ma’ operazzjonijiet li jkunu għadhom mhumiex magħluqin għal kollox jinżammu għal aktar żmien, jiġifieri, sal-aħħar tas-sena ta’ wara dik li fiha jingħalqu l-operazzjonijiet. L-Artikolu 37(2) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 japplika għall-konservazzjoni tad-dejta dwar it-traffiku.
Kull istituzzjoni tiddeċiedi f’liema dipartiment għandhom jinżammu d-dokumenti ta’ sostenn.
Artikolu 65
Persuni mogħtija s-setgħa li jamministraw il-kontijiet
(l-Artikolu 69 tar-Regolament Finanzjarju)
Kull istituzzjoni tistabbilixxi l-kundizzjonijiet li bihom il-membri tal-persunal innominati minnha stess u mogħtija s-setgħa li jamministraw il-kontijiet fit-taqsimiet lokali msemmija fl-Artikolu 72 ikunu awtorizzati biex jikkomunikaw l-ismijiet u l-kampjuni tal-firem lill-istituzzjonijiet finanzjarji lokali.
Taqsima 4
Amministratur tal-Imprest
Artikolu 66
Kundizzjonijiet għall-użu tal-kontijiet ta’ imprest
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta, minħabba l-ammonti limitati involuti, ikun materjalment impossibbli jew mhux effiċjenti li jitwettqu operazzjonijiet ta’ ħlas permezz ta’ proċeduri baġitarji, jistgħu jinfetħu kontijiet ta’ imprest għall-ħlas ta’ din it-tip ta’ nefqa.
2. L-amministratur tal-imprest jista’ jivvalida u jħallas in-nefqa provviżorjament, fuq il-bażi ta’ qafas dettaljat stabbilit fl-istruzzjonijiet mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Dawk l-istruzzjonijiet jispeċifikaw ir-regoli u l-kundizzjonijiet li bihom iridu jsiru l-validazzjoni u l-ħlasijiet provviżorji u, fejn ikun xieraq, it-termini għall-iffirmar tal-impenji legali fis-sens tal-Artikolu 97(1)(e).
3. Il-ħolqien ta’ kont ta’ imprest u l-ħatra ta’ amministratur tal-imprest ikunu soġġetti għal deċiżjoni mill-uffiċjal tal-kontabilità, fuq proposta debitament issostanzjata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Dik id-deċiżjoni tistabbilixxi r-responsabbiltajiet u l-obbligi rispettivi tal-amministratur tal-imprest u tal-uffiċjal awtorizzanti.
L-emendar tat-termini operattivi għal kont ta’ imprest ikun soġġett ukoll għal deċiżjoni mill-uffiċjal tal-kontabilità fuq proposta debitament issostanzjata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
4. Fid-Delegazzjonijiet tal-Unjoni, iridu jiġu stabbiliti kontijiet ta’ imprest għall-ħlas tan-nefqa kemm mit-taqsima tal-Baġit tal-Kummissjoni kif ukoll mit-taqsima tal-Baġit tas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (minn hawn ’il quddiem “is-SEAE”), sabiex tiġi żgurata t-traċċabilità sħiħa tal-ispejjeż.
Artikolu 67
Kundizzjonijiet li jirregolaw il-ħolqien u l-ħlasijiet
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-deċiżjoni li tistabbilixxi kont ta’ imprest u li taħtar amministratur tal-imprest u d-deċiżjoni li temenda t-termini operattivi għal kont ta’ imprest jispeċifikaw b’mod partikolari:
(a)
l-ammont massimu li fil-bidu jista’ jiġi pprovdut bħala imprest, u l-iskop tiegħu;
(b)
jekk għandux jinfetaħ kont bankarju jew kont ġiro f’uffiċċju postali f’isem l-istituzzjoni;
(c)
in-natura u l-ammont massimu ta’ kull nefqa li jista’ jħallas l-amministratur tal-imprest lil partijiet terzi jew jiġbor mingħandhom;
(d)
il-frekwenza li biha jridu jsiru d-dokumenti ta’ sostenn, il-proċedura biex isiru u l-arranġamenti biex dawn jintbagħtu lill-uffiċjal awtorizzanti għall-ħlas;
(e)
il-proċedura li għandha tiġi segwita jekk l-imprest ikun irid jerġa’ jiġi fornut;
(f)
li t-tranżazzjonijiet tal-imprest se jsiru mill-uffiċjal awtorizzanti sa mhux aktar tard mill-aħħar tax-xahar ta’ wara, sabiex b’hekk ikunu jistgħu jiġu rikonċiljati l-bilanċ tal-kontijiet u l-bilanċ fil-bank;
(g)
il-perjodu ta’ validità tal-awtorizzazzjoni mogħtija lill-amministratur tal-imprest mill-uffiċjal tal-kontabilità;
(h)
l-identità tal-amministratur tal-imprest maħtur.
2. Fil-proposti għal deċiżjonijiet sabiex jinfetħu kontijiet ta’ imprest, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiżgura li:
(a)
tingħata prijorità lill-użu ta’ proċeduri baġitarji meta jkun hemm aċċess għas-sistema kompjuterizzata ċentrali tal-kontabilità;
(b)
il-kontijiet ta’ imprest jintużaw biss f’każijiet issostanzjati.
L-ammont massimu li jista’ jitħallas mill-amministratur tal-imprest meta jkun materjalment impossibbli jew mhux effiċjenti li jitwettqu operazzjonijiet ta’ ħlas permezz ta’ proċeduri baġitarji ma jaqbiżx EUR 60 000 għal kull nefqa.
3. L-amministratur tal-imprest jista’ jagħmel ħlasijiet lil partijiet terzi fuq il-bażi u fil-limiti ta’:
(a)
l-impenji baġitarji u legali preċedenti ffirmati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli;
(b)
il-bilanċ pożittiv li jibqa’ fil-kont ta’ imprest, fi flus kontanti jew fil-bank.
4. Il-ħlasijiet minn kontijiet ta’ imprest jistgħu jsiru permezz ta’ trasferiment ta’ kreditu bankarju, inkluż permezz tas-sistema ta’ debitu dirett imsemmija fl-Artikolu 89 tar-Regolament Finanzjarju, ċekk jew metodi oħrajn ta’ ħlas, inklużi karti tad-debitu, skont l-istruzzjonijiet stipulati mill-uffiċjal tal-kontabilità.
5. Il-ħlasijiet li jsiru jiġu segwiti minn deċiżjonijiet formali ta’ validazzjoni finali u/jew minn ordnijiet ta’ ħlas iffirmati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
Artikolu 68
Għażla tal-amministraturi tal-imprest
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
L-amministraturi tal-imprest jintgħażlu minn fost l-uffiċjali jew, jekk ikun hemm il-ħtieġa u f’każijiet debitament issostanzjati biss, minn fost membri oħra tal-persunal. L-amministraturi tal-imprest jintgħażlu fuq il-bażi tal-għarfien, il-ħiliet u l-kwalifiki partikolari tagħhom kif murija minn diplomi jew minn esperjenza professjonali xierqa, jew wara li jattendu programm ta’ taħriġ xieraq.
Artikolu 69
Forniment tal-kontijiet ta’ imprest
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal tal-kontabilità jagħmel ħlasijiet fil-kontijiet ta’ imprest u għandu jissorvelja dawk il-kontijiet mill-perspettiva ta’ ftuħ ta’ kontijiet bankarji u delega ta’ firem u kontrolli fuq il-post u fil-kontijiet ċentralizzati. L-uffiċjal tal-kontabilità jforni l-kontijiet ta’ imprest. L-imprest jitħallas fil-kont bankarju li jkun infetaħ apposta għall-imprest.
Il-kontijiet ta’ imprest jistgħu wkoll jiġu fornuti direttament permezz ta’ dħul lokali mixxellanju bħal dak li jirriżulta minn:
(a)
bejgħ ta’ tagħmir;
(b)
pubblikazzjonijiet;
(c)
ħlasijiet lura mixxellanji;
(d)
imgħax.
L-imprest jiġi regolarizzat, f’termini ta’ nefqa jew dħul mixxellanju jew assenjat, skont id-deċiżjoni li tistabbilixxi l-kont ta’ imprest imsemmi fl-Artikolu 67 u d-dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju. L-ammonti inkwistjoni jitnaqqsu mill-uffiċjal awtorizzanti meta sussegwentement jerġa’ jimla l-kontijiet ta’ imprest ikkonċernati.
2. Sabiex jiġi evitat, b’mod partikolari, kwalunkwe telf mill-kambju, l-amministratur tal-imprest jista’ jagħmel trasferimenti bejn kontijiet bankarji differenti relatati mal-istess imprest.
Artikolu 70
Kontrolli mill-uffiċjali awtorizzanti u mill-uffiċjali tal-kontabilità
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-amministratur tal-imprest iżomm rendikont tal-fondi għad-dispożizzjoni tiegħu, fi flus kontanti u fil-bank, kif ukoll tal-ħlasijiet magħmula u tal-ammonti riċevuti, skont ir-regoli u l-istruzzjonijiet mogħtija mill-uffiċjal tal-kontabilità. Ir-rendikonti ta’ dak il-kont ikunu aċċessibbli f’kull ħin għall-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u għandha tiġi stabbilita lista ta’ tranżazzjonijiet, mill-anqas darba fix-xahar, li mbagħad trid tintbagħat fix-xahar ta’ wara flimkien mad-dokumenti ta’ sostenn mill-amministratur tal-imprest lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli għall-ħlas tal-operazzjonijiet ta’ imprest.
2. L-uffiċjal tal-kontabilità jwettaq, jew iqabbad lil membru tal-persunal fid-dipartiment tiegħu jew fid-dipartiment awtorizzanti mogħti poteri speċjali għal dak il-għan, sabiex iwettaq kontrolli, li bħala regola ġenerali għandhom isiru fuq il-post u mingħajr ebda twissija, sabiex tiġi vverifikata l-eżistenza tal-fondi allokati lill-amministratur tal-imprest u ż-żamma tal-kotba u sabiex jiġi vverifikat li t-tranżazzjonijiet ta’ imprest isiru saż-żmien stipulat. L-uffiċjal tal-kontabilità jikkomunika s-sejbiet ta’ dawk il-kontrolli lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
Artikolu 71
Proċedura tal-akkwist
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-ħlasijiet li jsiru minn kontijiet ta’ imprest jistgħu, fil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 137(3), jikkonsistu sempliċement fil-ħlas ta’ fatturi, mingħajr aċċettazzjoni ta’ offerta minn qabel.
Artikolu 72
Il-ħolqien ta’ kontijiet ta’ imprest
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
Għall-ħlas ta’ ċerti kategoriji ta’ nefqa, jista’ jinfetaħ kont ta’ imprest, jew aktar minn wieħed, f’kull unità lokali barra mill-Unjoni skont l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju. Unità lokali tkun, pereżempju, delegazzjoni, uffiċċju jew fergħa ta’ uffiċċju tal-Unjoni f’pajjiż terz.
Id-deċiżjoni li tistabbilixxi kont ta’ imprest tippreskrivi t-termini operattivi tiegħu skont l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju u fuq il-bażi tal-ħtiġijiet speċifiċi ta’ kull unità lokali.
Artikolu 73
L-amministraturi tal-imprest u persuni awtorizzati biex jamministraw il-kontijiet fid-delegazzjonijiet tal-Unjoni
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
F’ċirkostanzi eċċezzjonali u għall-finijiet ta’ kontinwità tas-servizz, id-dmirijiet tal-amministratur tal-imprest tas-SEAE fid-Delegazzjonijiet tal-Unjoni jistgħu jitwettqu mill-persunal tal-Kummissjoni. Taħt l-istess kundizzjonijiet, il-persunal tas-SEAE jista’ jiġi nnominat bħala amministratur tal-imprest għall-Kummissjoni fid-delegazzjonijiet tal-Unjoni.
Fid-Delegazzjonijiet tal-Unjoni, ir-regoli u l-kundizzjonijiet stipulati fl-ewwel subparagrafu japplikaw għall-ħatra ta’ persuni awtorizzati mill-Uffiċjal tal-Kontabilità sabiex iwettqu operazzjonijiet bankarji.
KAPITOLU 4
Ir-responsabbiltà tal-atturi finanzjarji
Taqsima 1
Regoli Ġenerali
Artikolu 74
Korpi responsabbli fi kwistjonijiet ta’ frodi
(l-Artikoli 66(8) u 72(2) tar-Regolament Finanzjarju)
L-awtoritajiet u l-korpi msemmija fl-Artikoli 66(8) u 72(2) tar-Regolament Finanzjarju jinftiehmu bħala l-korpi nnominati fir-Regolamenti tal-Persunal u fid-deċiżjonijiet tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni dwar it-termini u l-kundizzjonijiet għall-investigazzjonijiet interni fir-rigward tal-prevenzjoni ta’ frodi, korruzzjoni u kull attività illegali oħra ta’ detriment għall-interessi tal-Unjoni.
Taqsima 2
Regoli applikabbli għall-uffiċjali awtorizzanti b’delega u sottodelega
Artikolu 75
Irregolaritajiet finanzjarji
(l-Artikoli 66(7) u 73(6) tar-Regolament Finanzjarju)
Bla ħsara għall-poteri tal-OLAF, il-Bord għall-Irregolaritajiet Finanzjarji msemmi fl-Artikolu 29 (minn hawn ’il quddiem “il-Bord”) ikun kompetenti fir-rigward ta’ kwalunkwe ksur ta’ dispożizzjoni tar-Regolament Finanzjarju jew ta’ dispożizzjoni relatata mal-ġestjoni finanzjarja jew mal-kontroll tal-operazzjonijiet li jirriżulta minn att jew ommissjoni ta’ membru tal-persunal.
Artikolu 76
Bord għall-Irregolaritajiet Finanzjarji
(l-Artikoli 66(7) u 73(6) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kif imsemmi fl-Artikolu 75 ta’ dan ir-Regolament, il-każijiet ta’ irregolaritajiet finanzjarji jiġu riferuti lill-Bord mill-awtorità tal-ħatra għal opinjoni msemmija fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 73(6) tar-Regolament Finanzjarju.
Meta l-Kapijiet ta’ Delegazzjonijiet tal-Unjoni jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b’sottodelega skont l-Artikolu 56(2) tar-Regolament Finanzjarju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jirreferi direttament lill-Bord għal opinjoni dwar il-każijiet ta’ irregolaritajiet finanzjarji kif imsemmi fl-Artikolu 75 ta’ dan ir-Regolament.
Uffiċjal awtorizzanti b’delega jista’ jirreferi kwistjoni lill-Bord jekk huwa jħoss li kien hemm xi irregolarità finanzjarja. Il-Bord jagħti opinjoni li tevalwa jekk sarux irregolaritajiet fis-sens tal-Artikolu 75, kemm ikunu serji u x’konsegwenzi jista’ jkollhom. Jekk l-analiżi tal-Bord tagħti x’tifhem li l-każ għandu jittieħed quddiem l-OLAF, huwa jibgħat il-fajl lill-awtorità tal-ħatra mingħajr dewmien u jgħarraf lill-OLAF mill-ewwel.
Meta l-Bord jiġi infurmat direttament dwar kwistjoni minn membru tal-persunal skont l-Artikolu 66(8) tar-Regolament Finanzjarju, huwa jibgħat il-fajl lill-awtorità tal-ħatra u jinforma dwar dan lill-membru tal-persunal. L-awtorità tal-ħatra tista’ titlob l-opinjoni tal-Bord dwar il-każ.
2. L-istituzzjoni jew, fil-każ ta’ Bord konġunt, l-istituzzjonijiet parteċipanti, skont l-organizzazzjoni interna tagħha/tagħhom, tispeċifika/jispeċifikaw l-arranġamenti operattivi tal-Bord u l-kompożizzjoni tiegħu, li għandha tinkludi parteċipant estern bil-kwalifiki u l-kompetenzi meħtieġa.
Artikolu 77
Konferma tal-istruzzjonijiet
(l-Artikolu 73(3) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Uffiċjal awtorizzanti b’delega jew sottodelega li jirċievi struzzjoni vinkolanti u li huwa jqis bħala irregolari jew li tmur kontra l-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, b’mod partikolari minħabba li l-istruzzjoni ma tkunx tista’ tiġi eżegwita bir-riżorsi allokati lilu, jinforma b’dan bil-miktub lill-awtorità li mingħandha jkun irċieva d-delega jew is-sottodelega. Jekk l-istruzzjoni tiġi kkonfermata bil-miktub u dik il-konferma tasal fi żmien tajjeb u tkun ċara biżżejjed, fis-sens li tkun tirreferi espliċitament għall-punti li jkunu ġew ikkontestati mill-uffiċjal awtorizzanti b’delega jew sottodelega, l-uffiċjal awtorizzanti ma jkunx jista’ jinżamm responsabbli. Huwa jeżegwixxi l-istruzzjoni, sakemm din ma tkunx manifestament illegali jew tikkostitwixxi ksur tal-istandards tas-sigurtà rilevanti.
2. Il-paragrafu 1 japplika wkoll f’każijiet fejn uffiċjal awtorizzanti jsir jaf, waqt li jkun qiegħed jeżegwixxi struzzjoni vinkolanti, li ċ-ċirkostanzi tal-każ jistgħu jagħtu lok għal sitwazzjoni irregolari.
Kull struzzjoni li tiġi kkonfermata fiċ-ċirkostanzi deskritti fl-Artikolu 73(3) tar-Regolament Finanzjarju tiġi rreġistrata mill-uffiċjal awtorizzanti b’delega responsabbli u tissemma fir-rapport tal-attività annwali tiegħu.
KAPITOLU 5
Operazzjonijiet ta’ dħul
Taqsima 1
Riżorsi Proprji
Artikolu 78
Regoli li japplikaw għar-riżorsi proprji
(l-Artikolu 76 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal awtorizzanti jħejji skeda li tindika meta r-riżorsi proprji definiti fid-Deċiżjoni dwar is-sistema tar-riżorsi proprji tal-Unjoni se jkunu disponibbli għall-Kummissjoni.
Ir-riżorsi proprji jiġu stabbiliti u rkuprati b’konformità mar-regoli adottati skont id-Deċiżjoni msemmija fl-ewwel paragrafu.
Taqsima 2
Stima ta’ Ammonti Riċevibbli
Artikolu 79
Stima ta’ Ammonti Riċevibbli
(l-Artikolu 77 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-estimi tal-ammonti riċevibbli jispeċifikaw it-tip ta’ dħul u l-partita tal-baġit fejn għandhom jitniżżlu u, safejn ikun possibbli, id-dettalji tad-debitur u l-ammont stmat.
Meta jħejji stima tal-ammonti riċevibbli, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jivverifika b’mod partikolari li:
(a)
id-dħul jitniżżel fil-partita korretta tal-baġit;
(b)
l-istima tkun magħmula kif suppost u konformi mad-dispożizzjonijiet applikabbli u mal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
2. Skont l-Artikoli 181(2) u 183(2) tar-Regolament Finanzjarju u l-Artikolu 7(2) ta’ dan ir-Regolament, stima tal-ammonti riċevibbli ma jkollhiex l-effett li tagħmel disponibbli l-approprjazzjonijiet ta’ impenn. Fil-każijiet imsemmija fl-Artikolu 21 tar-Regolament Finanzjarju, l-approprjazzjonijiet isiru disponibbli biss wara li l-ammonti riċevibbli jkunu ġew irkuprati mill-Unjoni.
Taqsima 3
Stabbiliment ta’ ammonti riċevibbli
Artikolu 80
Il-proċedura
(l-Artikolu 78 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jistabbilixxi ammont riċevibbli, dan jikkostitwixxi r-rikonoxximent tad-dritt tal-Unjoni fir-rigward ta’ debitur u l-istabbiliment tad-dritt li d-debitur jintalab iħallas dak id-dejn.
2. L-ordni ta’ rkupru tkun l-operazzjoni li biha l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jagħti struzzjoni lill-uffiċjal tal-kontabilità biex jirkupra l-ammont stabbilit.
3. In-nota ta’ debitu tinforma lid-debitur li:
(a)
l-Unjoni stabbilixxiet l-ammont li għandu jitħallas;
(b)
jekk il-ħlas tad-dejn isir qabel id-data tal-għeluq stabbilita, ma jkun dovut ebda mgħax awtomatiku;
(c)
jekk ir-rimborż ma jsirx sad-data tal-għeluq imsemmija fil-punt (b), id-dejn jipproduċi mgħax bir-rata msemmija fl-Artikolu 83, bla l-ebda ħsara għal kwalunkwe regolament speċifiku applikabbli;
(d)
jekk ir-rimborż ma jsirx sad-data tal-għeluq imsemmija fil-punt (b), l-istituzzjoni teffettwa l-irkupru permezz ta’ tpaċija jew permezz ta’ infurzar ta’ kwalunkwe garanzija ddepożitata bil-quddiem;
(e)
l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jeffettwa l-irkupru permezz ta’ tpaċija qabel id-data tal-għeluq imsemmija fil-punt b), fejn dan ikun meħtieġ sabiex jiġu mħarsal-interessi finanzjarji tal-Unjoni meta huwa jkollu raġunijiet ġustifikati biex jemmen li l-ammont dovut lill-Kummissjoni jkun se jintilef, wara li d-debitur ikun ġie mgħarraf bir-raġunijiet u d-data tal-irkupru permezz ta’ tpaċija;
(f)
jekk, wara li jittieħdu l-passi kollha stipulati fil-punti minn (a) sa (e) ta’ dan is-subparagrafu, l-ammont ikun għadu ma ġiex irkuprat kollu, l-istituzzjoni teffettwa l-irkupru bl-infurzar ta’ deċiżjoni skont l-Artikolu 79(2) tar-Regolament Finanzjarju jew b’azzjoni legali.
L-uffiċjal awtorizzanti jistampa n-nota ta’ debitu u jibgħatha lid-debitur. L-Uffiċjal tal-Kontabilità jiġi mgħarraf dwar dik il-kunsinna permezz tas-sistema Ċentrali ta’ informazzjoni finanzjarja.
Artikolu 81
Stabbiliment ta’ ammonti riċevibbli
(l-Artikolu 78 tar-Regolament Finanzjarju)
Sabiex jistabbilixxi ammont riċevibbli, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiżgura li:
(a)
ir-riċevibbli jkun ċert, jiġifieri ma jkun soġġett għall-ebda kundizzjoni;
(b)
ir-riċevibbli jkun ta’ ammont fiss, espress preċiżament f’termini ta’ flus kontanti;
(c)
ir-riċevibbli jkun dovut u ma jkun soġġett għall-ebda żmien ta’ ħlas;
(d)
id-dettalji tad-debitur ikunu korretti;
(e)
l-ammont li jrid jiġi rkuprat jitniżżel fil-partita korretta tal-baġit;
(f)
id-dokumenti ta’ sostenn ikunu kif suppost; u
(g)
ikun irrispettat il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, b’mod partikolari fir-rigward tal-kriterji msemmija fil-punt (a) tal-Artikolu 91(1).
Artikolu 82
Dokumenti ta’ sostenn għall-identifikazzjoni tal-ammonti riċevibbli
(l-Artikolu 78 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-ammont riċevibbli jrid jiġi stabbilit fuq il-bażi tad-dokumenti ta’ sostenn li jiċċertifikaw l-intitolament tal-Unjoni.
2. Qabel jistabbilixxi ammont riċevibbli, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jivverifika d-dokumenti ta’ sostenn huwa stess jew, taħt ir-responsabbiltà tiegħu, għandu jaċċerta li dan ikun sar.
3. Id-dokumenti ta’ sostenn jinżammu mill-uffiċjal awtorizzanti skont l-Artikolu 48.
Artikolu 83
Imgħax awtomatiku
(l-Artikolu 78 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għal kwalunkwe dispożizzjoni speċifika li tirriżulta mill-applikazzjoni ta’ regolamenti speċifiċi għas-settur, kwalunkwe ammont riċevibbli li ma jitħallasx lura fid-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b) jeħel imgħax skont il-paragrafi 2 u 3 ta’ dan l-Artikolu.
2. Ir-rata tal-imgħax għall-ammonti riċevibbli li ma jitħallsux lura fid-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b) tkun ir-rata applikata mill-Bank Ċentrali Ewropew għall-operazzjonijiet ta’ rifinanzjament ewlenin tiegħu, kif ippubblikata fis-serje C ta’ Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea, fis-seħħ fl-ewwel jum kalendarju tax-xahar li fih tkun id-data tal-għeluq, u miżjuda hekk:
(a)
bi tmien punti perċentwali meta l-avveniment li jobbliga jkun kuntratt ta’ provvista u servizz pubbliku msemmi fit-Titolu V;
(b)
bi tliet punti perċentwali u nofs fil-każijiet l-oħrajn kollha.
3. L-imgħax jiġi kkalkolat mill-jum kalendarju wara d-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b) u speċifikata fin-nota ta’ debitu sal-jum kalendarju meta d-dejn jitħallas kollu.
L-ordni ta’ rkupru li tikkorrispondi għall-ammont tal-imgħax awtomatiku tinħareġ meta dan l-imgħax fil-fatt jitħallas.
4. Fil-każ tal-multi, meta d-debitur jipprovdi garanzija finanzjarja li tiġi aċċettata mill-uffiċjal tal-kontabilità minflok ħlas, ir-rata tal-imgħax applikabbli mid-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b) tkun ir-rata msemmija fil-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu fis-seħħ mill-ewwel jum tax-xahar li fih tkun ġiet adottata d-deċiżjoni li timponi multa u miżjuda biss b’punt perċentwali u nofs.
Taqsima 4
Awtorizzazzjoni tal-Irkupru
Artikolu 84
Stabbiliment tal-ordni ta’ rkupru
(l-Artikolu 79 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-ordni ta’ rkupru tispeċifika:
(a)
is-sena finanzjarja fejn għandu jiġi rreġistrat id-dħul;
(b)
ir-referenzi tal-att jew tal-impenn legali li huwa s-sors tad-dejn u li jwassal għall-intitolament għall-irkupru;
(c)
l-artikolu fil-baġit u kull sottodiviżjoni oħra li tista’ tapplika, inklużi, fejn xieraq, ir-referenzi tal-impenn baġitarju korrispondenti;
(d)
l-ammont li għandu jiġi rkuprat, espress fil-munita euro;
(e)
l-isem u l-indirizz tad-debitur;
(f)
id-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b);
(g)
il-metodu ta’ rkupru possibbli, inkluż, b’mod partikolari, irkupru permezz ta’ tpaċija jew bl-infurzar ta’ kwalunkwe garanzija ddepożitata.
2. L-ordni ta’ rkupru tiġi ddatata u ffirmata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u mbagħad tintbagħat lill-uffiċjal tal-kontabilità.
3. L-uffiċjal tal-kontabilità ta’ kull istituzzjoni jżomm lista tal-ammonti dovuti li għandhom jiġu rkuprati. L-intitolamenti tal-Unjoni jinġabru flimkien fil-lista skont id-data tal-ħruġ tal-ordni ta’ rkupru. Huwa jittrasferixxi din il-lista lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni.
L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni jħejji lista kkonsolidata li turi l-ammont dovut skont l-istituzzjoni u skont id-data tal-ħruġ tal-ordni ta’ rkupru. Il-lista tiżdied mar-Rapport tal-Kummissjoni dwar il-ġestjoni finanzjarja u baġitarja.
4. Sabiex issaħħaħ il-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni, il-Kummissjoni tistabbilixxi lista ta’ intitolamenti tal-Unjoni li ssemmi l-ismijiet tad-debituri u l-ammont tad-dejn, fejn id-debitur ikun ġie ordnat jirrimborża b’deċiżjoni tal-Qorti li jkollha s-saħħa ta’ res judicata u fejn ma jkun sar l-ebda rimborż, jew ebda rimborż sinifikanti għal sena mill-pronunzja tagħha. Il-lista tiġi ppubblikata, filwaqt li tittieħed inkonsiderazzjoni l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
F’dak li għandu x’jaqsam mad-dejta personali li tirreferi għal persuni fiżiċi, l-informazzjoni ppubblikata titneħħa ladarba l-ammont tad-dejn jitħallas kollu. L-istess japplika għad-dejta personali li tirreferi għal persuni legali li għalihom it-titolu uffiċjali jidentifika persuna fiżika waħda jew iktar.
Id-deċiżjoni li d-debitur jiġi inkluż fil-lista ta’ intitolamenti tal-Unjoni tittieħed f’konformità mal-prinċipju ta’ proporzjonalità u tieħu inkonsiderazzjoni b’mod partikolari l-importanza tal-ammont.
Artikolu 85
Deċiżjoni infurzabbli għall-benefiċċju ta’ istituzzjonijiet oħrajn
(l-Artikolu 79(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Iċ-ċirkostanzi eċċezzjonali msemmija fl-Artikolu 79(2) tar-Regolament Finanzjarju jintlaħqu meta l-possibbiltà li jsir ħlas volontarju u li jiġi rkuprat id-dejn permezz ta’ tpaċija kif previst fl-Artikolu 80(1) tar-Regolament Finanzjarju tkun ġiet eżawrita mill-istituzzjoni kkonċernata u d-dejn ikun jirrappreżenta ammont sinifikanti.
2. Fil-każ imsemmi fil-paragrafu 1, l-Istituzzjonijiet ikkonċernati għajr dawk imsemmija fl-Artikolu 299 tat-TFUE jistgħu jitolbu lill-Kummissjoni sabiex tadotta deċiżjoni infurzabbli.
3. Fil-każijiet kollha, id-deċiżjoni infurzabbli tispeċifika li l-ammonti mitluba jiddaħħlu fit-taqsima tal-baġit li tikkorrispondi għall-istituzzjoni kkonċernata, li taġixxi bħala uffiċjal awtorizzanti. Id-dħul jiddaħħal bħala dħul ġenerali għajr jekk ikun jaqa’ taħt il-każijiet speċifikati ta’ dħul assenjat previsti fl-Artikolu 21(3) tar-Regolament Finanzjarju.
4. L-istituzzjoni li tagħmel it-talba tinforma lill-Kummissjoni dwar kwalunkwe avveniment li jista’ jbiddel l-irkupru u tintervjeni biex tappoġġa lill-Kummissjoni f’każ ta’ appell kontra d-deċiżjoni infurzabbli.
5. Il-Kummissjoni u l-istituzzjoni kkonċernata jridu jaqblu fuq il-modalitajiet prattiċi għall-implimentazzjoni ta’ dan l-Artikolu.
Taqsima 5
Irkupru
Artikolu 86
Formalitajiet tal-ġbir
(l-Artikolu 80 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta jiġi rkuprat l-ammont riċevibbli, l-uffiċjal tal-kontabilità jdaħħlu fil-kontijiet u jinforma lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
2. Trid tinħareġ riċevuta għal kull ħlas fi flus kontanti li jsir lill-uffiċjal tal-kontabilità jew lill-amministratur tal-imprest.
3. Rimborż parzjali minn debitur soġġett għal diversi ordnijiet ta’ rkupru jrid l-ewwel jitħallas fuq l-aktar intitolament antik sakemm ma jkunx speċifikat mod ieħor mid-debitur.
Kwalunkwe ħlas parzjali jrid l-ewwel ikopri l-imgħax.
Artikolu 87
Irkupru bi tpaċija
(l-Artikolu 80 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta d-debitur ikollu pretensjoni fuq l-Unjoni li tkun ċerta, kif definit fil-punt (a) tal-Artikolu 81, ta’ ammont fiss u dovuta, fir-rigward ta’ somma stabbilita permezz ta’ ordni ta’ ħlas, l-uffiċjal tal-kontabilità, wara d-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b), jirkupra l-ammonti riċevibbli stabbiliti permezz ta’ tpaċija.
F’ċirkostanzi eċċezzjonali, fejn ikun meħtieġ biex jiġu mħarsal-interessi finanzjarji tal-Unjoni, meta l-uffiċjal tal-kontabilità jkollu raġunijiet ġustifikati biex jemmen li l-ammont dovut lill-Unjoni jkun se jintilef, l-uffiċjal tal-kontabilità jikseb l-irkupru permezz ta’ tpaċija qabel id-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b).
L-Uffiċjal tal-Kontabilità jikseb ukoll l-irkupru permezz ta’ tpaċija qabel id-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b) meta jaqbel id-debitur.
2. Qabel jipproċedi bi kwalunkwe rkupru skont il-paragrafu 1, l-uffiċjal tal-kontabilità jikkonsulta mal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u jinforma lid-debituri kkonċernati.
Meta d-debitur ikun awtorità nazzjonali jew waħda mill-entitajiet amministrattivi tagħha, l-uffiċjal tal-kontabilità jinforma wkoll lill-Istat Membru kkonċernat mill-anqas 10 ijiem qabel dwar l-intenzjoni tiegħu li jirrikorri għall-irkupru permezz ta’ tpaċija. Madankollu, bi qbil mal-Istat Membru jew mal-entità amministrattiva kkonċernata, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jipproċedi bl-irkupru permezz ta’ tpaċija qabel tgħaddi dik id-data tal-għeluq.
3. It-tpaċija msemmija fil-paragrafu 1 jkollha l-istess effett bħal ħlas u għandha teħles lill-Unjoni mill-ammont tad-dejn u, fejn xieraq, mill-imgħax dovut.
Artikolu 88
Il-proċedura ta’ rkupru meta ma jsirx ħlas volontarju
(l-Artikoli 79 u 80 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għall-Artikolu 87, jekk l-ammont sħiħ ma jkunx ġie rkuprat sad-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b) u speċifikata fin-nota ta’ debitu, l-uffiċjal tal-kontabilità jinforma lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u mingħajr dewmien jibda l-proċedura sabiex isir irkupru b’kull mod previst mil-liġi, inkluż, fejn ikun xieraq, bl-infurzar ta’ kwalunkwe garanzija mogħtija bil-quddiem.
2. Bla ħsara għall-Artikolu 87, meta ma jkunx jista’ jintuża l-metodu ta’ rkupru msemmi fil-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu u d-debitur ikun naqas milli jħallas b’reazzjoni għall-ittra ta’ avviż formali mibgħuta mill-uffiċjal tal-kontabilità, l-uffiċjal tal-kontabilità jinforza deċiżjoni ta’ rkupru skont l-Artikolu 79(2) tar-Regolament Finanzjarju jew b’azzjoni legali.
Artikolu 89
Żmien addizzjonali għall-ħlas
(l-Artikolu 80 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal tal-kontabilità, f’kollaborazzjoni mal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, jista’ jagħti aktar żmien biex isir il-ħlas biss b’talba bil-miktub mid-debitur, bir-raġunijiet għaliex għandu jagħmel dan, u bil-kundizzjoni li jiġu ssodisfati ż-żewġ kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
id-debitur iwiegħed li jħallas imgħax bir-rata speċifikata fl-Artikolu 83 għall-perjodu addizzjonali kollu miżjud, li jibda mid-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b);
(b)
sabiex ikunu mħarsa d-drittijiet tal-Unjoni, id-debitur jagħti garanzija finanzjarja li tagħmel tajjeb għas-somma prinċipali u għall-imgħax, li tkun aċċettata mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-istituzzjoni.
Il-garanzija msemmija fil-punt (b) tal-ewwel paragrafu tista’ tiġi sostitwita minn garanzija konġunta u separata ma’ parti terza approvata mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-istituzzjoni.
F’ċirkostanzi eċċezzjonali, wara talba mid-debitur, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jirrinunzja għall-ħtieġa ta’ garanzija msemmija fil-punt (b) tal-ewwel paragrafu meta, fuq il-bażi tal-valutazzjoni tiegħu, id-debitur ikun irid u jkun jista’ jagħmel il-ħlas fil-perjodu ta’ żmien addizzjonali, iżda ma jkunx jista’ jipprovdi tali garanzija u jkun jinsab f’sitwazzjoni diffiċli.
Artikolu 90
L-irkupru ta’ multi jew pieni oħra
(l-Artikolu 80 u 83 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta tittieħed azzjoni quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea kontra deċiżjoni tal-Kummissjoni li timponi multa jew pieni oħra skont it-TFUE jew it-Trattat tal-Euratom u sa dak iż-żmien li jkunu ġew eżawriti r-rimedji legali kollha, id-debitur iħallas provviżorjament l-ammonti kkonċernati fil-kont bankarju nnominat mill-uffiċjal tal-kontabilità jew inkella jipprovdi garanzija finanzjarja li tkun aċċettabbli għall-uffiċjal tal-kontabilità. Il-garanzija tkun indipendenti mill-obbligu ta’ ħlas tal-multa jew tal-pieni jew ta’ pieni oħra u għandha tkun infurzabbli mal-ewwel sejħa. Hija tkopri t-talba fir-rigward tas-somma kapitali ewlenija u l-imgħax dovut kif speċifikat fl-Artikolu 83(4).
2. Il-Kummissjoni tiżgura l-ammonti mħallsa provviżorjament billi tara li dawn jiġu investiti f’assi finanzjarji sabiex b’hekk jiġu żgurati s-sigurtà u l-likwidità tal-flejjes, filwaqt li timmira wkoll li tipproduċi redditu pożittiv.
3. Wara li jkunu ġew eżawriti r-rimedji legali kollha u jkunu ġew ikkonfermati l-multi jew il-pieni, tittieħed kwalunkwe waħda mill-miżuri li ġejjin:
(a)
l-ammonti miġbura provviżorjament u l-imgħax u ammonti oħra li jkunu ġġeneraw jiddaħħlu fil-baġit skont l-Artikolu 83 tar-Regolament Finanzjarju mhux aktar tard milli matul is-sena finanzjarja wara dik li fiha jkunu ġew eżawriti r-rimedji legali kollha;
(b)
meta tkun ġiet ipprovduta garanzija finanzjarja, din tal-aħħar tiġi infurzata u l-ammonti korrispondenti jiddaħħlu fil-baġit;
meta l-ammont tal-multa jew tal-pieni jkun żdied mill-Qorti, japplikaw il-punti (a) u (b) tal-ewwel subparagrafu sal-ammonti tad-deċiżjoni tal-Kummissjoni u l-uffiċjal tal-kontabilità jiġbor l-ammont li jikkorrispondi għaż-żieda, li mbagħad għandu jiddaħħal fil-baġit.
4. Wara li jkunu ġew eżawriti r-rimedji legali kollha u l-multi jew il-pieni jkunu tħassru jew tnaqqsu, tittieħed kwalunkwe waħda mill-miżuri li ġejjin:
(a)
l-ammonti indebitament miġbura flimkien mal-imgħax iġġenerat jitħallsu lura lill-parti terza kkonċernata. F’każijiet fejn ir-redditu globali ġġenerat għall-perjodu rilevanti kien wieħed negattiv, il-valur nominali tal-ammonti indebitament miġbura jitħallas lura;
(b)
meta tkun ġiet ipprovduta garanzija finanzjarja, din tal-aħħar tiġi rilaxxata kif xieraq.
Artikolu 91
Ir-rinunzja tal-irkupru ta’ ammont riċevibbli stabbilit
(l-Artikolu 80 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jirrinunzja parti mill-ammont riċevibbli stabbilit jew l-ammont kollu f’dawn il-każijiet biss:
(a)
meta l-ispiża mbassra tal-irkupru tkun akbar mill-ammont li għandu jiġi rkuprat u r-rinunzja ma tkunx ta’ ħsara għall-immaġini tal-Unjoni;
(b)
meta l-ammont riċevibbli ma jkunx jista’ jiġi rkuprat minħabba ż-żmien jew minħabba l-insolvenza tad-debitur;
(c)
meta l-irkupru ma jkunx konsistenti mal-prinċipju tal-proporzjonalità.
2. Fil-każ imsemmi fil-punt (c) tal-paragrafu 1, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jaġixxi skont il-proċeduri ddeterminati minn qabel stabbiliti f’kull istituzzjoni u japplika l-kriterji li ġejjin li huma obbligatorji u applikabbli fiċ-ċirkostanzi kollha:
(a)
il-fatti, billi titqies il-gravità tal-irregolarità li twassal għall-istabbiliment tal-ammont riċevibbli (frodi, reat ripetut, intenzjoni, diliġenza, bona fede, żball ċar);
(b)
l-impatt li r-rinunzja tal-irkupru jkollha fuq l-operazzjonijiet tal-Unjoni u l-interessi finanzjarji tagħhom (l-ammont involut, ir-riskju li jinħoloq preċedent, imminar tal-awtorità tal-liġi).
Skont iċ-ċirkostanzi tal-każ, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jkollu bżonn jikkunsidra wkoll il-kriterji addizzjonali li ġejjin:
(a)
kwalunkwe distorsjoni tal-kompetizzjoni li tiġi kkawżata mir-rinunzja tal-irkupru;
(b)
id-danni ekonomiċi u soċjali li jistgħu jinħolqu li kieku d-dejn kellu jitħallas kollu.
3. Id-deċiżjoni ta’ rinunzja msemmija fl-Artikolu 80(2) tar-Regolament Finanzjarju tiġi ssostanzjata u tirreferi għad-diliġenza eżerċitata biex isir l-irkupru u għall-punti tal-liġi u l-fatt li fuqhom tkun ibbażata r-rinunzja. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jirrinunzja l-irkupru skont l-Artikolu 84.
4. Ir-rinunzja tal-irkupru ta’ ammont riċevibbli stabbilit tista’ ma tiġix iddelegata mill-istituzzjoni fi kwalunkwe wieħed mill-każijiet li ġejjin:
(a)
meta l-ammont li għandu jiġi rrinunzjat ikun ta’ EUR 1 000 000 jew aktar;
(b)
meta l-ammont li għandu jiġi rrinunzjat ikun ta’ EUR 100 000 jew aktar, meta dan ikun jirrappreżenta 25 % jew aktar tal-ammont riċevibbli stabbilit.
Taħt il-limiti stabbiliti fl-ewwel subparagrafu, kull istituzzjoni tistabbilixxi fir-regoli interni tagħha l-kundizzjonijiet u l-proċeduri biex tiddelega l-poter li jiġi rrinunzjat l-irkupru ta’ dejn stabbilit.
5. Kull istituzzjoni tibgħat lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill rapport annwali dwar ir-rinunzji msemmija fil-paragrafi minn 1 sa 4 ta’ dan l-Artikolu li jinvolvu EUR 100 000 jew aktar. Fil-każ tal-Kummissjoni, dak ir-rapport ikun anness mas-sommarju tar-rapporti annwali tal-attività msemmija fl-Artikolu 66(9) tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 92
Tħassir ta’ ammont riċevibbli stabbilit
(l-Artikolu 80 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Fil-każ ta’ żball, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jħassar totalment jew parzjalment l-ammont riċevibbli stabbilit skont l-Artikoli 82 u 84 u jagħti raġunijiet adegwati.
2. Kull istituzzjoni tistabbilixxi fir-regoli interni tagħha l-kundizzjonijiet u l-proċeduri biex tiddelega l-poter li jitħassar ammont riċevibbli stabbilit.
Artikolu 93
Regoli għall-perjodi ta’ limitazzjoni
(l-Artikolu 81 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-perjodu ta’ limitazzjoni għall-intitolamenti tal-Unjoni fir-rigward ta’ partijiet terzi jibda jiddekorri malli tinqabeż l-iskadenza kkomunikata lid-debitur fin-nota ta’ debitu kif speċifikat fl-Artikolu 80(3)(b).
Il-perjodu ta’ limitazzjoni għall-intitolamenti ta’ partijiet terzi fir-rigward tal-Unjoni jibda jiddekorri mill-ġurnata li fiha jkun dovut il-ħlas tal-intitolamenti lill-parti terza skont l-impenn legali korrispondenti.
2. Il-perjodu ta’ limitazzjoni għall-intitolamenti tal-Unjoni fir-rigward ta’ partijiet terzi jiġi interrott bi kwalunkwe att ta’ istituzzjoni, jew ta’ Stat Membru li jaġixxi b’talba ta’ istituzzjoni, innotifikat lill-parti terza u bil-għan li jiġi rkuprat id-dejn.
Il-perjodu ta’ limitazzjoni għall-intitolamenti ta’ partijiet terzi fir-rigward tal-Unjoni jiġi interrott bi kwalunkwe att innotifikat lill-Unjoni mill-kredituri tagħha jew f’isem il-kredituri tagħha bil-għan li jiġi rkuprat id-dejn.
3. Perjodu ta’ limitazzjoni ġdid ta’ ħames snin jibda jiddekorri mill-ġurnata ta’ wara l-interruzzjonijiet imsemmija fil-paragrafu 2.
4. Kwalunkwe azzjoni legali li tirrigwarda ammont riċevibbli kif imsemmi fil-paragrafu 1, inklużi azzjonijiet miġjuba quddiem qorti li aktar tard tiddikjara lilha nnifisha bħala li ma għandhiex ġurisdizzjoni, tinterrompi l-perjodu ta’ limitazzjoni. Il-perjodu ta’ limitazzjoni ġdid ta’ ħames snin ma jibdiex sakemm tingħata sentenza li jkollha s-saħħa ta’ res judicata jew sakemm tintlaħaq soluzzjoni extraġudizzjarja bejn l-istess partijiet fuq l-istess azzjoni.
5. Meta l-uffiċjal tal-kontabilità jagħti lid-debitur żmien addizzjonali għall-ħlas skont l-Artikolu 89, dan jitqies bħala interruzzjoni tal-perjodu ta’ limitazzjoni. Il-perjodu ta’ limitazzjoni ġdid ta’ 5 snin jibda jiddekorri mill-ġurnata ta’ wara l-iskadenza taż-żmien estiż għall-ħlas.
6. Ma jiġux irkuprati intitolamenti wara l-iskadenza tal-perjodu ta’ limitazzjoni, kif stabbilit fil-paragrafi minn 1 sa 5.
KAPITOLU 6
Operazzjonijiet ta’ nefqa
Artikolu 94
Deċiżjoni ta’ finanzjament
(l-Artikolu 84 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-deċiżjoni ta’ finanzjament tistabbilixxi l-elementi essenzjali ta’ azzjoni li tinvolvi nefqa mill-baġit.
2. B’mod partikolari, id-deċiżjoni ta’ finanzjament tistabbilixxi dawn li ġejjin:
(a)
għall-għotjiet:
(i)
ir-referenza għall-att bażiku u l-intestatura tal-baġit;
(ii)
il-prijoritajiet tas-sena, l-għanijiet li għandhom jintlaħqu u r-riżultati mbassra għall-approprjazzjonijiet awtorizzati għas-sena finanzjarja;
(iii)
il-kriterji essenzjali ta’ eliġibbiltà, għażla u għoti li għandhom jintużaw sabiex jintgħażlu l-proposti;
(iv)
ir-rata massima possibbli ta’ kofinanzjament u, jekk ikunu previsti rati differenti, il-kriterji li għandhom jiġu segwiti għal kull rata;
(v)
l-iskeda u l-ammont indikattiv tas-sejħiet għall-proposti;
(b)
għall-akkwisti:
(i)
il-pakkett baġitarju globali riżervat għall-akkwisti matul is-sena;
(ii)
in-numru indikattiv u t-tip ta’ kuntratti previsti u, jekk ikun possibbli, is-suġġett tagħhom f’termini ġeneriċi;
(iii)
il-qafas ta’ żmien indikattiv għat-tnedija tal-proċeduri ta’ akkwist;
(c)
għall-fondi fiduċjarji msemmija fl-Artikolu 187 tar-Regolament Finanzjarju:
(i)
ir-referenza għall-att bażiku u l-intestatura tal-baġit;
(ii)
l-approprjazzjonijiet riżervati għall-fond fiduċjarju għas-sena flimkien mal-ammonti ppjanati matul iż-żmien tiegħu;
(iii)
l-għanijiet tal-fond fiduċjarju u t-tul ta’ żmien tiegħu;
(iv)
ir-regoli ta’ governanza tal-fond fiduċjarju;
(v)
il-possibbiltà li l-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit jiġu fdati lill-entitajiet u lill-persuni msemmija fl-Artikolu 187(2) tar-Regolament Finanzjarju;
(d)
għall-premjijiet:
(i)
ir-referenza għall-att bażiku u l-intestatura tal-baġit;
(ii)
l-għanijiet li għandhom jintlaħqu u r-riżultati previsti;
(iii)
il-kundizzjonijiet essenzjali għall-parteċipazzjoni u l-kriterji tal-għoti;
(iv)
l-iskeda tal-kompetizzjoni u l-ammont tal-premju jew tal-premjijiet;
(e)
għall-istrumenti finanzjarji:
(i)
ir-referenza għall-att bażiku u l-intestatura tal-baġit;
(ii)
l-għanijiet li għandhom jintlaħqu u r-riżultati previsti;
(iii)
l-ammont allokat għall-istrument finanzjarju;
(iv)
l-iskeda indikattiva tal-implimentazzjoni.
3. Meta l-programm ta’ ħidma msemmi fl-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju jkun fih l-informazzjoni stipulata fil-punt (a) tal-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu għall-għotjiet iffinanzjati mill-approprjazzjonijiet awtorizzati għas-sena finanzjarja, id-deċiżjoni li tadottah titqies li hija d-deċiżjoni ta’ finanzjament għal dawk l-għotjiet.
Fir-rigward tal-akkwisti, il-fondi fiduċjarji, il-premjijiet u l-istrumenti finanzjarji, meta l-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet korrispondenti awtorizzati għas-sena finanzjarja tkun prevista minn programm ta’ ħidma li jkun fih l-informazzjoni msemmija fil-punti (b), (c), (d) u (e) tal-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu, id-deċiżjoni li tadotta dan il-programm ta’ ħidma titqies ukoll li hija d-deċiżjoni ta’ finanzjament għall-akkwisti, il-fondi fiduċjarji, il-premjijiet u l-istrumenti finanzjarji involuti.
Jekk il-programm ta’ ħidma ma jkunx fih informazzjoni bħal din għal azzjoni waħda jew aktar, huwa għandu jiġi mmodifikat kif xieraq jew inkella tiġi adottata deċiżjoni ta’ finanzjament speċifika għall-azzjonijiet ikkonċernati.
4. Bla ħsara għal kwalunkwe dispożizzjoni speċifika ta’ att bażiku, kull tibdil sostanzjali f’deċiżjoni ta’ finanzjament diġà adottata jsegwi l-istess proċedura bħad-deċiżjoni inizjali.
Taqsima 1
Impenn ta’ Nfiq
Artikolu 95
Impenji globali u proviżorji
(l-Artikolu 85 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-impenn baġitarju globali jiġi implimentat billi jintlaħaq ftehim ta’ finanzjament, li fih innifsu jwassal għall-konklużjoni sussegwenti ta’ impenn legali wieħed jew aktar, jew inkella bil-konklużjoni ta’ impenn legali wieħed jew aktar.
Il-ftehimiet ta’ finanzjament fil-qasam tal-għajnuna finanzjarja diretta lil pajjiżi terzi, inkluż l-appoġġ baġitarju, li jikkostitwixxu impenji legali, jistgħu jagħtu lok għal ħlasijiet mingħajr il-konklużjoni ta’ impenji legali oħra.
2. L-impenn baġitarju provviżorju jiġi implimentat bil-konklużjoni ta’ impenn legali wieħed jew aktar li jagħtu lok għal intitolament għal ħlasijiet sussegwenti jew f’każijiet li jirrigwardaw infiq fuq il-ġestjoni tal-persunal jew li jirrigwardaw ħlasijiet ta’ komunikazzjoni mwettqa mill-istituzzjonijiet biex ikopru l-avvenimenti tal-Unjoni, direttament bil-ħlasijiet.
Artikolu 96
L-adozzjoni ta’ impenn globali
(l-Artikolu 85 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Impenn globali jsir fuq il-bażi ta’ deċiżjoni ta’ finanzjament.
L-aktar tard li jista’ jsir l-impenn globali huwa qabel ma tittieħed id-deċiżjoni dwar l-għażla tal-benefiċjarji u, meta l-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet ikkonċernati tinvolvi l-adozzjoni ta’ programm ta’ ħidma fis-sens tal-Artikolu 188, kmieni kemm jista’ jkun wara l-adozzjoni ta’ dak il-programm.
2. Meta l-impenn globali jiġi implimentat bil-konklużjoni ta’ ftehim ta’ finanzjament, ma japplikax it-tieni subparagrafu tal-paragrafu 1.
Artikolu 97
Firma waħda
(l-Artikolu 85 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Ir-regola li jkun hemm firma waħda biss għall-impenn baġitarju u għall-impenn legali korrispondenti tista’ tiġi dderogata biss fil-każijiet li ġejjin:
(a)
meta l-impenji jkunu provviżorji;
(b)
meta l-impenji globali jkunu relatati ma’ ftehimiet ta’ finanzjament ma’ pajjiżi terzi;
(c)
meta d-deċiżjoni tal-istituzzjoni tkun tikkostitwixxi l-impenn legali;
(d)
meta l-impenn globali jiġi implimentat minn għadd ta’ impenji legali, li jkunu responsabbli għalihom uffiċjali awtorizzanti differenti;
(e)
meta, b’rabta ma’ kontijiet ta’ imprest disponibbli għal azzjoni esterna, l-impenji legali jridu jiġu ffirmati minn membri tal-persunal tal-unitajiet lokali msemmija fl-Artikolu 72 fuq l-istruzzjoni tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli li, madankollu, jibqa’ responsabbli b’mod sħiħ mit-tranżazzjoni sottostanti.
(f)
meta istituzzjoni tkun iddelegat il-poteri tal-uffiċjal awtorizzanti lid-direttur ta’ uffiċċju interistituzzjonali Ewropew skont l-Artikolu 199(1) tar-Regolament Finanzjarju.
2. Jekk l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli li ffirma l-impenn baġitarju ma jkunx disponibbli u jibqa’ indisponibbli għal perjodu li ma jkunx kompatibbli mal-limiti ta’ żmien għall-konklużjoni tal-impenn legali, dak l-impenn legali jiġi konkluż mill-persuna maħtura skont ir-regoli tad-deputazzjoni adottati minn kull istituzzjoni, bil-kundizzjoni li dik il-persuna jkollha l-istatus ta’ uffiċjal awtorizzanti skont l-Artikolu 65(3) tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 98
Nefqa amministrattiva koperta minn impenji provviżorji
(l-Artikolu 85 tar-Regolament Finanzjarju)
L-entrati meqjusa bħala nefqa amministrattiva ta’ rutina li tista’ twassal għal impenji provviżorji jinkludu dawn li ġejjin:
(a)
nefqa fuq persunal, koperta jew le mir-Regolamenti tal-Persunal, fuq riżorsi umani oħra u fuq ir-remunerazzjoni tal-esperti;
(b)
nefqa relatata ma’ Membri tal-istituzzjoni;
(c)
nefqa fuq it-taħriġ;
(d)
nefqa fuq kompetizzjonijiet, għażla u reklutaġġ;
(e)
spejjeż ta’ missjonijiet;
(f)
spejjeż ta’ rappreżentanza;
(g)
spejjeż ta’ laqgħat;
(h)
interpreti u tradutturi freelance;
(i)
skambji ta’ uffiċjali;
(j)
il-kiri rikorrenti ta’ proprjetà mobbli u immobbli jew ħlasijiet rikorrenti relatati ma’ kuntratti tal-bini fis-sens tal-Artikolu 121 ta’ dan ir-Regolament jew ħlasijiet tas-self skont l-Artikolu 203(8) tar-Regolament Finanzjarju;
(k)
assigurazzjoni mixxellanja;
(l)
tindif, manutenzjoni u sigurtà;
(m)
nefqa fuq il-benesseri u l-kura medika;
(n)
l-użu tas-servizzi tat-telekomunikazzjoni;
(o)
spejjeż finanzjarji;
(p)
spejjeż legali;
(q)
danni, inkluż l-imgħax;
(r)
it-tagħmir tax-xogħol;
(s)
l-ilma, il-gass u l-elettriku;
(t)
pubblikazzjonijiet fuq karta jew f’verżjonijiet elettroniċi;
(u)
attivitajiet ta’ komunikazzjoni li jinvolvu ruħhom fihom l-istituzzjonijiet għall-kopertura tal-avvenimenti tal-Unjoni.
Artikolu 99
Ir-reġistrazzjoni ta’ impenji legali individwali
(l-Artikolu 86 tar-Regolament Finanzjarju)
Fil-każ ta’ impenn baġitarju globali segwit minn impenn legali individwali jew bosta impenji legali individwali, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jirreġistra l-ammonti ta’ dan l-impenn jew impenji legali individwali fil-kontijiet ċentrali.
Ir-reġistrazzjoni fil-kontijiet tindika r-referenzi tal-impenn globali fejn qegħdin jitniżżlu l-impenji individwali.
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jirreġistra l-ammonti fil-kontijiet qabel jiffirma l-impenn legali individwali korrispondenti, għajr fil-każijiet imsemmija fir-raba’ subparagrafu tal-Artikolu 86(4) tar-Regolament Finanzjarju.
Fil-każijiet kollha, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jivverifika li l-ammont totali ma jkunx akbar mill-ammont tal-impenn globali li jkoprihom.
Taqsima 2
Validazzjoni tan-Nefqa
Artikolu 100
Validazzjoni u “l-mogħdija għall-pagament”
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-validazzjoni ta’ kull nefqa tkun ibbażata fuq id-dokumenti ta’ sostenn fis-sens tal-Artikolu 110 li juru l-intitolament tal-kreditur, fuq il-bażi ta’ dikjarazzjoni tas-servizzi tassew mogħtija, il-provvisti tassew ikkonsenjati jew ix-xogħol tassew imwettaq, jew fuq il-bażi ta’ dokumenti oħra li jiġġustifikaw il-ħlas, inklużi ħlasijiet rikorrenti ta’ sottoskrizzjonijiet jew korsijiet ta’ taħriġ.
2. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jivverifika d-dokumenti ta’ sostenn personalment jew, fuq ir-responsabbiltà tiegħu stess, jaċċerta li dan ikun sar, qabel ma jieħu d-deċiżjoni li jivvalida n-nefqa.
3. Id-deċiżjoni tal-validazzjoni tiġi espressa permezz tal-iffirmar ta’ kupun li jgħid “mgħoddi għall-pagament” mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew minn membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa permezz ta’ deċiżjoni formali tal-uffiċjal awtorizzanti u taħt ir-responsabbiltà tiegħu skont l-Artikolu 65(5) tar-Regolament Finanzjarju. Tali deċiżjonijiet ta’ għoti tas-setgħa jinżammu għal referenza futura.
Artikolu 101
Iċċertifikat korrett għall-ħlasijiet ta’ prefinanzjament
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
Għall-ħlasijiet ta’ prefinanzjament, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, jiċċertifika bl-approvazzjoni “iċċertifikat korrett” li l-kundizzjonijiet mitluba fl-impenn legali għall-ħlas ta’ prefinanzjament ikunu ssodisfati.
Artikolu 102
Il-mogħdija għall-pagament ta’ kuntratti ta’ akkwist għal ħlasijiet interim u ħlasijiet tal-bilanċ
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
Għal ħlasijiet interim u ħlasijiet tal-bilanċ li jikkorrispondu għal kuntratti ta’ akkwist, l-approvazzjoni “mgħoddi għall-pagament” tiċċertifika li:
(a)
l-istituzzjoni rċeviet fattura mħejjija mill-kuntrattur u rreġistrata b’mod formali;
(b)
il-fattura nnifisha, jew dokument intern li jakkumpanja l-fattura riċevuta, ġie(t) approvat(a) bħala “iċċertifikat(a) korrett(a)” u ffirmat(a) mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew minn membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli;
(c)
l-aspetti kollha tal-fattura ġew ivverifikati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew fuq responsabbiltà tiegħu bil-għan li jiġi stabbilit, b’mod partikolari, l-ammont li għandu jitħallas u l-validità tal-ħlas bħala ħelsien mid-dejn.
L-approvazzjoni “iċċertifikat korrett”, imsemmija fil-punt (b) tal-ewwel paragrafu, tiċċertifika li s-servizzi previsti fil-kuntratt ġew ipprovduti kif suppost, jew li l-provvisti previsti fil-kuntratt ġew ikkonsenjati kif suppost, jew li x-xogħol previst fil-kuntratt sar kif suppost. Għall-provvisti u x-xogħol, l-uffiċjal jew impjegat ieħor teknikament kompetenti jħejji ċertifikat provviżorju ta’ aċċettazzjoni, imbagħad ċertifikat finali ta’ aċċettazzjoni fi tmiem il-perjodu tal-garanzija stipulat fil-kuntratt. Dawn iż-żewġ ċertifikati jgħoddu bħala l-approvazzjoni “iċċertifikat korrett”.
Għall-ħlasijiet rikorrenti, inklużi l-ħlasijiet ta’ sottoskrizzjonijiet jew korsijiet ta’ taħriġ, l-approvazzjoni “iċċertifikat korrett” tiċċertifika li l-intitolament tal-kreditur huwa konformi mad-dokumenti rilevanti li jiġġustifikaw il-ħlas.
Artikolu 103
Il-mogħdija għall-pagament ta’ għotjiet għal ħlasijiet interim u ħlasijiet tal-bilanċ
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
Għal ħlasijiet interim u ħlasijiet tal-bilanċ li jikkorrispondu għal għotjiet, l-approvazzjoni “mgħoddi għall-pagament” tiċċertifika li:
(a)
l-istituzzjoni rċeviet talba għal ħlas imħejjija mill-benefiċjarju u rreġistrata b’mod formali;
(b)
it-talba għall-ħlas innifisha, jew dokument intern li jakkumpanja d-dikjarazzjoni tal-ispejjeż li ġiet riċevuta, ġie(t) approvat(a) bħala “iċċertifikat(a) korrett(a)” u ffirmat(a) minn uffiċjal jew impjegat ieħor teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli;
(c)
l-aspetti kollha tat-talba għall-ħlas ġew ivverifikati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew fuq responsabbiltà tiegħu bil-għan li jiġi stabbilit, b’mod partikolari, l-ammont li għandu jitħallas u l-validità tal-ħlas bħala ħelsien mid-dejn.
Permezz tal-approvazzjoni msemmija fil-punt (b) tal-ewwel paragrafu, l-uffiċjal jew impjegat ieħor teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, jiċċertifika li l-programm ta’ azzjoni jew ta’ ħidma esegwit mill-benefiċjarju jkun f’kull rigward konformi mal-ftehim jew mad-deċiżjoni ta’ għotja, inkluż, meta applikabbli, li l-ispejjeż iddikjarati mill-benefiċjarju huma eliġibbli.
Artikolu 104
Il-mogħdija għall-pagament ta’ nfiq fuq il-persunal
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
Għal ħlasijiet li jikkorrispondu għal nefqa fuq il-persunal, l-approvazzjoni “mgħoddi għall-pagament” tiċċertifika li jeżistu d-dokumenti ta’ sostenn li ġejjin:
(a)
fir-rigward tas-salarju ta’ kull xahar:
(i)
il-lista sħiħa tal-persunal, li tinkludi l-komponenti kollha tar-remunerazzjoni;
(ii)
formola (dokument b’informazzjoni personali) ibbażata fuq id-deċiżjonijiet meħuda f’kull każ individwali, li turi kwalunkwe bidla f’kull komponent tar-remunerazzjoni, kull meta ssir tali bidla;
(iii)
fil-każ ta’ reklutaġġi jew ħatriet, kopja vera ċċertifikata tad-deċiżjoni dwar ir-reklutaġġ jew il-ħatra li takkumpanja l-approvazzjoni tal-ewwel ħlas tas-salarju;
(b)
fir-rigward ta’ remunerazzjonijiet oħra bħal persunal mħallas bis-siegħa jew bil-ġurnata: dikjarazzjoni ffirmata mill-membru tal-persunal awtorizzat li turi l-ġranet u s-sigħat li jkunu nħadmu;
(c)
fir-rigward tas-sahra: dikjarazzjoni ffirmata mill-membru tal-persunal awtorizzat li tiċċertifika l-ammont ta’ sahra maħduma;
(d)
fir-rigward tal-ispejjeż tal-missjonijiet:
(i)
l-ordni tal-ivvjaġġar iffirmata mill-awtorità kompetenti;
(ii)
id-dikjarazzjoni tal-ispejjeż tal-missjonijiet, iffirmata mill-membru tal-persunal tal-missjoni u mis-superjur amministrattiv li lilu ġew iddelegati l-poteri xierqa, jekk l-ispejjeż tal-missjoni jkunu differenti mill-ordni tal-istess missjoni;
(e)
fir-rigward ta’ xi nefqa amministrattiva oħra relatata mal-persunal, inklużi sottoskrizzjonijiet jew korsijiet ta’ taħriġ li, skont il-kuntratt, għandhom jitħallsu bil-quddiem: id-dokumenti ta’ sostenn imsemmija fid-deċiżjoni li fuqha tkun ibbażata n-nefqa u bil-komponenti kollha tal-kalkolu.
Id-dikjarazzjoni tal-ispejjeż tal-missjonijiet imsemmija fil-punt (d)(ii) tal-ewwel subparagrafu tindika l-post tal-missjoni, id-dati u l-ħinijiet tat-tluq u tal-wasla fil-post tal-missjoni, l-ispejjeż tal-ivvjaġġar, l-ispejjeż tal-għajxien u spejjeż oħra debitament awtorizzati wara l-preżentazzjoni ta’ dokumenti ta’ sostenn.
Artikolu 105
Forma materjali ta’ “mgħoddi għall-pagament”
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
F’sistema mhux kompjuterizzata, l-approvazzjoni “mgħoddi għall-pagament” tieħu l-forma ta’ timbru li jinkorpora l-firma tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew ta’ membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli skont l-Artikolu 100. F’sistema kompjuterizzata, l-approvazzjoni “mgħoddi għall-pagament” tieħu l-forma ta’ validazzjoni assigurata b’mod elettroniku mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew minn membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
Artikolu 106
Forma materjali ta’ “iċċertifikat korrett”
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
F’sistema mhux kompjuterizzata, l-“iċċertifikat korrett” tieħu l-forma ta’ timbru li jinkorpora l-firma tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew ta’ membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli skont l-Artikolu 101. F’sistema kompjuterizzata, l-“iċċertifikat korrett” tista’ tieħu l-forma ta’ validazzjoni assigurata b’mod elettroniku mill-membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
Taqsima 3
Awtorizzazzjoni tal-Ħlasijiet
Artikolu 107
Kontrolli fuq il-ħlasijiet mill-uffiċjal awtorizzanti
(l-Artikolu 89 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta jagħmel l-ordni ta’ ħlas, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiżgura li:
(a)
l-ordni ta’ ħlas tkun inħarġet kif suppost, jiġifieri li tkun ittieħdet deċiżjoni ta’ validazzjoni korrispondenti minn qabel fil-forma ta’ “mgħoddi għall-pagament”, li d-dettalji tal-benefiċjarju huma korretti u li l-ammont huwa dovut;
(b)
l-ordni ta’ ħlas tikkorrispondi għall-impenn baġitarju rreġistrata taħtu;
(c)
in-nefqa tiġi inkluża fil-partita korretta fil-baġit;
(d)
l-approprjazzjonijiet ikunu disponibbli.
Artikolu 108
Dettalji obbligatorji fuq l-ordnijiet ta’ ħlas u t-trażmissjoni lill-uffiċjal tal-kontabilità
(l-Artikolu 89 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-ordni ta’ ħlas tispeċifika:
(a)
is-sena finanzjarja fejn għandha tiġi rreġistrata n-nefqa;
(b)
l-artikolu fil-baġit u kull subdiviżjoni oħra li tista’ tapplika;
(c)
ir-referenzi tal-impenn legali li jwassal għall-intitolament għall-ħlas;
(d)
ir-referenzi tal-impenn baġitarju fejn għandha tiġi rreġistrata;
(e)
l-ammont li għandu jitħallas, espress fil-munita euro;
(f)
l-isem, l-indirizz u d-dettalji tal-kont bankarju tal-benefiċjarju;
(g)
l-oġġett tan-nefqa;
(h)
il-mezzi tal-ħlas;
(i)
id-dħul tal-entrati fl-inventarju skont l-Artikolu 248.
2. L-ordni ta’ ħlas tiġi ddatata u ffirmata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u mbagħad tintbagħat lill-uffiċjal tal-kontabilità.
Taqsima 4
Ħlasijiet tan-Nefqa
Artikolu 109
Tipi ta’ ħlasijiet
(l-Artikolu 90 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-prefinanzjament jipprovdi float. Dan jista’ jinqasam f’għadd ta’ ħlasijiet skont il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
2. Ħlas interim, li jista’ jiġi ripetut, jista’ jkopri n-nefqa magħmula għall-implimentazzjoni tad-deċiżjoni jew tal-ftehim jew biex jitħallsu s-servizzi, il-provvisti jew ix-xogħlijiet li jkunu saru u/jew li ġew ikkonsenjati fl-istadji interim tal-kuntratt. Huwa jista’ jikklerja l-prefinanzjament kollu jew parti minnu, bla ħsara għad-dispożizzjonijiet tal-att bażiku.
3. L-għeluq tan-nefqa jieħu l-forma tal-ħlas tal-bilanċ, li ma jistax jiġi ripetut u li jikklerja n-nefqa kollha li tkun saret qabel, jew ordni ta’ rkupru.
Artikolu 110
Dokumenti ta’ sostenn
(l-Artikolu 90 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-prefinanzjament, inkluż fil-każijiet fejn dan jinqasam f’għadd ta’ ħlasijiet, jitħallas fuq il-bażi tal-kuntratt, tad-deċiżjoni, tal-ftehim jew tal-att bażiku, jew fuq il-bażi ta’ dokumenti ta’ sostenn li jagħmluha possibbli li jiġi vverifikat li t-termini tal-kuntratt, tad-deċiżjoni jew tal-ftehim inkwistjoni jkunu qed jiġu rrispettati. Jekk tiġi stabbilita data għall-ħlas tal-prefinanzjament f’dawk l-istrumenti, il-ħlas tal-ammont dovut ma jiddependix fuq talba oħra.
2. Il-ħlasijiet interim u l-ħlasijiet tal-bilanċi jkunu bbażati fuq dokumenti ta’ sostenn li jagħmluha possibbli li jiġi vverifikat jekk l-azzjoni ffinanzjata saritx skont l-att bażiku jew skont id-deċiżjoni, jew inkella skont it-termini tal-kuntratt jew tal-ftehim.
3. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jistabbilixxi, skont il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, in-natura tad-dokumenti ta’ sostenn imsemmija f’dan l-Artikolu skont l-att bażiku, id-deċiżjonijiet, il-kuntratti u l-ftehimiet. Ir-rapporti ta’ implimentazzjoni tekniċi u finanzjarji interim u finali jikkostitwixxu dokumenti ta’ sostenn għall-finijiet tal-paragrafu 2.
4. Id-dokumenti ta’ sostenn jinżammu mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli skont l-Artikolu 48.
Taqsima 5
Limiti ta’ Żmien għall-Operazzjonijiet ta’ Nefqa
Artikolu 111
Limiti ta’ żmien għall-ħlas u l-imgħax awtomatiku
(l-Artikolu 92 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Iż-żmien permess sabiex isiru l-ħlasijiet jinftiehem bħala li jinkludi l-approvazzjoni, l-awtorizzazzjoni u l-ħlas tan-nefqa.
Huwa jibda jiddekorri minn dakinhar li tasal it-talba għal ħlas.
Talba għall-ħlas tiġi rreġistrata mid-dipartiment awtorizzat tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli mill-aktar fis possibbli u titqies li ġiet riċevuta mid-data meta tiġi rreġistrata.
Id-data tal-ħlas titqies li hija d-data meta jiġi debitat il-kont tal-istituzzjoni.
2. Talba għall-ħlas tinkludi l-elementi essenzjali li ġejjin:
(a)
l-identifikazzjoni tal-kreditur;
(b)
l-ammont;
(c)
il-munita;
(d)
id-data.
Fejn ikun hemm mill-anqas element essenzjali wieħed nieqes, it-talba għall-ħlas tiġi rifjutata.
Il-kreditur jiġi mgħarraf bil-miktub dwar ir-rifjut u r-raġunijiet għalih mill-aktar fis possibbli u fi kwalunkwe każ fi żmien 30 jum kalendarju mid-data tal-wasla tat-talba tal-ħlas.
3. Fil-każ ta’ sospensjoni kif imsemmija fl-Artikolu 92(2) tar-Regolament Finanzjarju, iż-żmien li jifdal sabiex isir il-ħlas jerġa’ jibda jiddekorri mid-data meta jaslu l-informazzjoni mitluba jew id-dokumenti riveduti jew minn meta titwettaq il-verifika ulterjuri neċessarja, inklużi l-kontrolli fuq il-post.
4. Kif jagħlaq iż-żmien stabbilit fl-Artikolu 92(1) tar-Regolament Finanzjarju, il-kreditur ikun intitolat għall-imgħax skont il-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
ir-rati tal-imgħax ikunu dawk imsemmija fl-Artikolu 83(2) ta’ dan ir-Regolament;
(b)
l-imgħax ikun pagabbli għall-perjodu li jgħaddi mill-jum kalendarju wara l-għeluq tal-limitu taż-żmien għall-ħlas stabbilit fl-Artikolu 92(1) tar-Regolament Finanzjarju sal-jum tal-ħlas.
Madankollu, meta l-imgħax ikkalkolat skont l-ewwel subparagrafu jkun inqas minn jew ugwali għal EUR 200, dan jitħallas lill-kreditur biss wara talba li tiġi sottomessa fi żmien xahrejn mill-wasla tal-ħlas tard.
5. Kull istituzzjoni tibgħat lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill rapport dwar il-konformità mal-limiti ta’ żmien u dwar is-sospensjoni tal-limiti ta’ żmien stipulati fl-Artikolu 92 tar-Regolament Finanzjarju. Ir-rapport tal-Kummissjoni jkun anness mas-sommarju tar-rapporti annwali tal-attività msemmi fl-Artikolu 66(9) tar-Regolament Finanzjarju.
KAPITOLU 7
Sistemi tal-IT
Artikolu 112
Deskrizzjoni tas-sistemi tal-IT
(l-Artikolu 93 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta jintużaw sistemi u sottosistemi tal-kompjuter għall-ipproċessar ta’ operazzjonijiet għall-implimentazzjoni tal-baġit, tkun meħtieġa deskrizzjoni sħiħa u aġġornata ta’ kull sistema jew sottosistema.
Kull deskrizzjoni tiddefinixxi l-kontenut ta’ x’għandu jiddaħħal u fejn għandu jiddaħħal u tiddeskrivi kif is-sistema tittratta kull operazzjoni individwali. Hija turi fid-dettall kif is-sistema tiggarantixxi li kull operazzjoni tista’ tkun ivverifikata mill-bidu sat-tmiem.
Artikolu 113
Arkivjar perjodiku
(l-Artikolu 93 tar-Regolament Finanzjarju)
Id-dejta fis-sistemi u s-sottosistemi tal-kompjuter tiġi arkivjata perjodikament u miżmuma f’post sigur.
KAPITOLU 8
L-awditur intern
Artikolu 114
Il-ħatra tal-awditur intern
(l-Artikolu 98 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kull istituzzjoni taħtar l-awditur intern tagħha skont l-arranġamenti adattati għall-karatteristiċi u r-rekwiżiti speċifiċi tagħha. L-istituzzjoni tinforma lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill dwar il-ħatra tal-awditur intern.
2. Skont il-karatteristiċi u r-rekwiżiti speċifiċi tagħha, kull istituzzjoni tiddetermina l-għan tal-missjoni tal-awditur intern u tistabbilixxi fid-dettall l-objettivi u l-proċeduri għall-eżerċizzju tal-funzjoni ta’ awditjar intern b’rispett xieraq għall-istandards internazzjonali tal-awditjar intern.
3. L-istituzzjoni tista’ taħtar bħala awditur intern, minħabba l-kompetenza partikolari tiegħu, uffiċjal jew impjegat ieħor kopert mir-Regolamenti tal-Persunal magħżul minn fost iċ-ċittadini tal-Istati Membri.
4. Jekk ikun hemm żewġ istituzzjonijiet jew aktar li jaħtru lill-istess awditur intern, huma jagħmlu l-arranġamenti meħtieġa għalih sabiex jiġi ddikjarat bħala responsabbli għall-azzjonijiet tiegħu kif stipulat fl-Artikolu 119.
5. L-istituzzjoni tinforma lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill meta jintemmu d-dmirijiet tal-awditur intern.
Artikolu 115
Riżorsi għall-awditur intern
(l-Artikolu 99 tar-Regolament Finanzjarju)
L-istituzzjoni tipprovdi r-riżorsi meħtieġa biex l-awditur intern ikun jista’ jaqdi sew il-funzjoni tiegħu ta’ awditjar intern, kif ukoll karta tal-missjoni li tiddeskrivi fid-dettall il-kompiti, id-dmirijiet u l-obbligi tiegħu.
Artikolu 116
Il-programm ta’ ħidma
(l-Artikolu 99 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awditur intern jadotta l-programm ta’ ħidma tiegħu u jissottomettih lill-istituzzjoni.
2. L-istituzzjoni tista’ titlob lill-awditur intern biex iwettaq awditi li ma jkunux inklużi fil-programm ta’ ħidma msemmi fil-paragrafu 1.
Artikolu 117
Rapporti tal-awditur intern
(l-Artikolu 99 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awditur intern jibgħat lill-istituzzjoni r-rapport annwali dwar l-awditjar intern previst fl-Artikolu 99(3) tar-Regolament Finanzjarju, fejn jindika l-għadd u t-tip ta’ awditi interni mwettqa, ir-rakkomandazzjonijiet prinċipali li saru u l-azzjoni li ttieħdet fuq dawk ir-rakkomandazzjonijiet.
Dak ir-rapport annwali jsemmi wkoll kwalunkwe problema sistemika li tiġi osservata mill-grupp speċjalizzat imwaqqaf skont l-Artikolu 73(6) tar-Regolament Finanzjarju.
2. Kull istituzzjoni tikkunsidra jekk ir-rakkomandazzjonijiet magħmula fir-rapporti tal-awditur intern tagħha humiex adatti għal skambju tal-aqwa prattiċi ma’ istituzzjonijiet oħra.
3. L-awditur intern, waqt li jkun qiegħed jelabora r-rapport tiegħu, jiffoka b’mod partikolari fuq il-konformità ġenerali mal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba u jiżgura li jkunu ttieħdu l-miżuri xierqa sabiex tittejjeb u tissaħħaħ kontinwament l-applikazzjoni tiegħu.
Artikolu 118
Indipendenza
(l-Artikolu 100 tar-Regolament Finanzjarju)
L-awditur intern igawdi minn indipendenza totali fit-twettiq tal-awditi tiegħu. Huwa ma jistax jingħata struzzjonijiet u ma jistax ikun ristrett b’xi mod fir-rigward tal-funzjonijiet li, minħabba l-ħatra tiegħu, huma mogħtija lilu skont ir-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 119
Ir-responsabbiltà tal-awditur intern
(l-Artikolu 100 tar-Regolament Finanzjarju)
L-istituzzjoni weħidha, billi timxi skont dan l-Artikolu, tista’ taġixxi biex l-awditur intern, bħala uffiċjal jew impjegat ieħor soġġett għar-Regolamenti tal-Persunal, ikun iddikjarat bħala responsabbli għall-azzjonijiet tiegħu.
L-istituzzjoni tieħu deċiżjoni motivata biex tibda investigazzjoni. Dik id-deċiżjoni tiġi kkomunikata lill-parti interessata. Taħt ir-responsabbiltà diretta tagħha, l-istituzzjoni tista’ tagħti l-investigazzjoni f’idejn uffiċjal wieħed jew aktar, ta’ grad ugwali jew ogħla minn dak tal-membru tal-persunal ikkonċernat. Il-fehmiet tal-parti interessata jinstemgħu matul l-investigazzjoni.
Ir-rapport tal-investigazzjoni jintbagħat lill-parti interessata, li mbagħad għandha tinstema’ mill-istituzzjoni fuq is-suġġett ta’ dak ir-rapport.
Abbażi tar-rapport u s-smigħ, l-istituzzjoni tadotta deċiżjoni motivata li ttemm il-proċeduri jew deċiżjoni motivata skont l-Artikoli 22, 86 u l-Anness IX tar-Regolamenti tal-Persunal. Id-deċiżjonijiet li jimponu miżuri dixxiplinarji jew pieni finanzjarji jiġu nnotifikati lill-parti interessata u jintbagħtu, għall-finijiet ta’ informazzjoni, lill-istituzzjonijiet l-oħra tal-Qorti tal-Awdituri.
Il-parti interessata tista’ tressaq azzjoni fir-rigward ta’ tali deċiżjonijiet quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea, kif previst fir-Regolamenti tal-Persunal.
Artikolu 120
Azzjoni quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea
(l-Artikolu 100 tar-Regolament Finanzjarju)
Bla ħsara għar-rimedji permessi mir-Regolamenti tal-Persunal, l-awditur intern jista’ jressaq azzjoni direttament quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea għal kull att relatat mal-qadi ta’ dmirijietu bħala awditur intern. Azzjoni bħal din għandha tiġi ddepożitata fi żmien tliet xhur mill-jum kalendarju meta jkun innotifikat l-att inkwistjoni.
Tali azzjonijiet jiġu investigati u jinstemgħu kif previst fl-Artikolu 91(5) tar-Regolamenti tal-Persunal tal-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
TITOLU V
AKKWIST
KAPITOLU 1
Dispożizzjonijiet ġenerali
Taqsima 1
Kamp ta’ Applikazzjoni u Prinċipji tal-Għoti
Artikolu 121
Definizzjonijiet u kamp ta’ applikazzjoni
(l-Artikolu 101 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kuntratti ta’ bini jkopru x-xiri, il-kiri fit-tul, l-użufrutt, it-twellija, il-kiri jew ix-xiri bin-nifs, bil-possibbiltà jew le ta’ xiri, ta’ art, binjiet eżistenti jew proprjetà immobbli oħra.
2. Il-kuntratti ta’ provvista jkopru x-xiri, it-twellija, il-kiri jew il-ħlas bin-nifs bil-possibbiltà jew le ta’ xiri. Kuntratt għall-forniment ta’ prodotti u, b’mod inċidentali, għat-tqegħid u l-installazzjoni jitqies bħala kuntratt ta’ provvista.
3. Il-kuntratti ta’ xogħlijiet ikopru l-eżekuzzjoni, jew kemm id-disinn kif ukoll l-eżekuzzjoni, ta’ xogħlijiet jew xogħol relatat ma’ waħda mill-attivitajiet imsemmija fl-Anness I tad-Direttiva 2004/18/KE, jew it-twettiq, bi kwalunkwe mezz, ta’ xogħol li jissodisfa r-rekwiżiti speċifikati mill-awtorità kontraenti. “Xogħol” tfisser ir-riżultat ta’ xogħlijiet ta’ bini jew ta’ inġinerija ċivili li minnu nnifsu jista’ jaqdi funzjoni ekonomika jew teknika.
4. Il-kuntratti ta’ servizzi jkopru s-servizzi intellettwali u mhux intellettwali kollha għajr dawk li huma koperti minn kuntratti ta’ provvista, kuntratti ta’ xogħlijiet jew kuntratti ta’ bini.
Kuntratt li jkopri żewġ tipi jew aktar ta’ akkwisti (xogħlijiet, servizzi jew provvisti) jingħata skont id-dispożizzjonijiet applikabbli għat-tip ta’ akkwist li jikkaratterizza s-suġġett prinċipali tal-kuntratt inkwistjoni.
Fil-każ ta’ kuntratti mħallta li jikkonsistu minn servizzi u provvisti, l-għan prinċipali jiġi stabbilit bi tqabbil tal-valuri tas-servizzi jew il-provvisti rilevanti.
Kwalunkwe referenza għan-nomenklaturi fil-kuntest tal-akkwist pubbliku ssir bl-użu tal-“Vokabularju Komuni dwar l-Akkwisti Pubbliċi (CPV)” kif stabbilit fir-Regolament (KE) Nru 2195/2002 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (11).
5. It-termini “kuntrattur tax-xogħol”, “fornitur” u “fornitur ta’ servizzi” jkopru kwalunkwe persuna fiżika jew ġuridika jew kull entità pubblika jew konsorzju ta’ tali persuni u/jew korpi li joffru li jwettqu xogħlijiet, ifornu prodotti u jipprovdu servizzi. It-terminu “operatur ekonomiku” ifisser “kuntratturi tax-xogħol”, “fornituri” u “fornituri ta’ servizzi”. “Offerenti” tfisser operaturi ekonomiċi li jkunu ssottomettew offerta. “Kandidati” tfisser dawk li jkunu talbu sabiex jitħallew jieħdu sehem fi proċedura ristretta, djalogu kompetittiv, jew proċedura nnegozjata. “Bejjiegħa” tfisser operaturi ekonomiċi rreġistrati f’lista ta’ bejjiegħa skont l-Artikolu 136(1)(b).
Konsorzji ta’ operaturi ekonomiċi jkunu awtorizzati li jitfgħu offerti jew li jkunu kandidati. L-awtoritajiet kontraenti ma jistgħux jesiġu li l-konsorzji jkollhom forma legali partikolari sabiex jitħallew jitfgħu offerta jew jitolbu li jieħdu sehem, iżda l-konsorzju magħżul jista’ jintalab jadotta forma legali partikolari wara li jkun ingħatalu l-kuntratt jekk tali bidla tkun meħtieġa għat-twettiq xieraq tal-kuntratt.
6. Id-dipartimenti tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni jitqiesu bħala awtoritajiet kontraenti, ħlief meta jikkonkludu bejniethom arranġamenti amministrattivi għall-forniment ta’ servizzi, il-provvista ta’ prodotti, għat-twettiq ta’ xogħlijiet jew għall-implimentazzjoni ta’ kuntratti ta’ bini.
7. Assistenza teknika tfisser l-attivitajiet ta’ appoġġ u ta’ bini tal-kapaċità li jkunu meħtieġa għall-implimentazzjoni ta’ programm jew azzjoni, b’mod partikolari attivitajiet ta’ preparazzjoni, ġestjoni, evalwazzjoni, awditjar u kontroll.
8. L-iskambji kollha mal-kuntratturi, inklużi l-konklużjoni ta’ kuntratti u kwalunkwe emenda għalihom, jistgħu jsiru permezz ta’ sistemi ta’ skambju elettroniċi stabbiliti mill-awtorità kontraenti.
9. Dawn is-sistemi jissodisfaw ir-rekwiżiti li ġejjin:
(a)
persuni awtorizzati biss jista’ jkollhom aċċess għas-sistema u d-dokumenti trażmessi fiha;
(b)
persuni awtorizzati biss jistgħu jiffirmaw jew jittrażmettu dokument permezz tas-sistema;
(c)
persuni awtorizzati jridu jiġu identifikati permezz tas-sitema permezz ta’ mezzi stabbiliti.
(d)
il-ħin u d-data tat-tranżazzjoni elettronika jridu jiġu stabbiliti bi preċiżjoni;
(e)
trid tinżamm l-integrità tad-dokumenti;
(f)
trid tinżamm id-disponibilità tad-dokumenti;
(g)
fejn ikun xieraq, trid tinżamm il-kunfidenzjalità tad-dokumenti;
(h)
trid tiġi żgurata l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
10. Dejta mibgħuta jew riċevuta permezz ta’ sistema bħal din tgawdi mill-preżunzjoni legali tal-integrità tad-dejta u l-preċiżjoni tad-data u l-ħin ta’ meta ntbagħtet jew ġiet riċevuta d-dejta indikati mis-sistema.
Dokument mibgħut jew innotifikat permezz ta’ sistema bħal din jitqies ekwivalenti għal dokument fuq karta, għandu jkun ammissibbli bħala prova fi proċedimenti legali, għandu jitqies oriġinali u għandu jgawdi l-preżunzjoni legali tal-awtentiċità u l-integrità tiegħu, bil-kundizzjoni li ma jkunx fih karatteristiċi dinamiċi li kapaċi jbiddluh b’mod awtomatiku.
Il-firem elettroniċi msemmija fil-punt (b) tal-paragrafu 9 jkollhom l-effett legali ekwivalenti ta’ firem bl-idejn.
Artikolu 122
Kuntratti qafas u kuntratti speċifiċi
(l-Artikolu 101 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kuntratt qafas ma jistax ikun għal aktar minn erba’ snin, ħlief f’każijiet eċċezzjonali debitament ġustifikati b’mod partikolari mis-suġġett tal-kuntratt qafas.
Kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas jingħataw skont it-termini tal-kuntratt qafas, bejn l-awtoritajiet kontraenti u l-kuntratturi tal-kuntratt qafas.
Meta jingħataw kuntratti speċifiċi, il-partijiet ma jistgħux jagħmlu tibdil sostanzjali għall-kuntratt qafas.
2. Meta kuntratt qafas jiġi konkluż ma’ operatur ekonomiku wieħed biss, il-kuntratti speċifiċi jingħataw fil-limiti tat-termini stipulati fil-kuntratt qafas.
F’ċirkustanzi debitament ġustifikati, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jikkonsultaw bil-miktub lill-kuntrattur, u jitolbuh jissupplimenta l-offerta tiegħu jekk meħtieġ.
3. Meta kuntratt qafas ikun irid jiġi konkluż ma’ diversi operaturi ekonomiċi, dan jiġi konkluż ma’ tal-anqas tliet operaturi, bil-kundizzjoni li jkun hemm numru suffiċjenti ta’ operaturi ekonomiċi li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla jew numru suffiċjenti ta’ offerti ammissibbli li jissodisfaw il-kriterji tal-għoti.
Kuntratt qafas ma’ diversi operaturi ekonomiċi jista’ jieħu l-forma ta’ kuntratti separati li jkun fihom termini identiċi.
Kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas konklużi ma’ diversi operaturi jingħataw f’konformità mal-arranġamenti li ġejjin:
(a)
fil-każ ta’ kuntratti qafas mingħajr ftuħ mill-ġdid tal-kompetizzjoni bl-applikazzjoni tat-termini stabbiliti fil-kuntratt qafas;
(b)
fil-każ ta’ kuntratti qafas bi ftuħ mill-ġdid tal-kompetizzjoni, wara li l-partijiet ikunu reġgħu kkompetew fuq il-bażi tal-istess termini li, jekk ikun meħtieġ, jiġu fformulati b’mod aktar preċiż u, fejn ikun xieraq, fuq il-bażi ta’ termini oħra msemmija fl-ispeċifikazzjonijiet tal-kuntratt qafas.
Għal kull kuntratt speċifiku li għandu jingħata skont l-arranġamenti fil-punt (b) tat-tielet subparagrafu, l-awtoritajiet kontraenti jikkonsultaw bil-miktub lill-kuntratturi tal-kuntratt qafas, u jistabbilixxu limitu ta’ żmien li jkun twil biżżejjed sabiex l-offerti jkunu jistgħu jiġu ppreżentati. L-offerti jiġu sottomessi bil-miktub. L-awtoritajiet kontraenti jagħtu kull kuntratt speċifiku lill-offerent li jkun tefa’ l-aħjar offerta fuq il-bażi tal-kriterji tal-għoti stipulati fl-ispeċifikazzjoni tal-kuntratt qafas.
4. F’setturi soġġetti għal evoluzzjoni mgħaġġla tal-prezzijiet u tat-teknoloġija, il-kuntratti qafas mingħajr ftuħ mill-ġdid tal-kompetizzjoni jinkludu klawsola dwar reviżjoni ta’ nofs it-terminu jew dwar sistema ta’ valutazzjoni komparattiva. Wara r-reviżjoni ta’ nofs it-terminu, jekk il-kundizzjonijiet stabbiliti inizjalment ma jkunux għadhom adattati għall-evoluzzjoni tal-prezzijiet jew tat-teknoloġija, l-awtorità kontraenti ma tistax tuża l-kuntratt qafas ikkonċernat u tieħu l-miżuri xierqa sabiex ittemmu.
5. Huma biss il-kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas li jiġu ppreċeduti minn impenn tal-baġit.
Taqsima 2
pubblikazzjoni
Artikolu 123
Reklamar tal-kuntratti koperti mid-Direttiva 2004/18/KE
(l-Artikolu 103 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-pubblikazzjoni għall-kuntratti b’valur daqs jew akbar mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1) tikkonsisti f’avviż dwar kuntratt, bla ħsara għall-Artikolu 134, u avviż ta’ għoti. Avviż minn qabel ta’ informazzjoni jkun obbligatorju biss meta l-awtorità kontraenti jkollha l-ħsieb li tuża l-possibilità li tqassar il-limiti taż-żmien biex tirċievi l-offerti skont l-Artikolu 152(4).
2. L-avviż minn qabel ta’ informazzjoni huwa l-avviż li permezz tiegħu l-awtoritajiet kontraenti jgħarrfu, bħala gwida, il-valur totali stmat u s-suġġett tal-kuntratti u l-kuntratti qafas li jkun beħsiebhom jagħtu matul sena finanzjarja, minbarra l-kuntratti bil-proċedura negozjata mingħajr pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt.
L-avviż minn qabel ta’ informazzjoni jiġi ppubblikat mill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet”) jew mill-awtoritajiet kontraenti nfushom fuq il-profil tax-xerrejja tagħhom.
L-avviż ta’ informazzjoni minn qabel obbligatorju jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet jew jiġi ppubblikat fuq il-profil tax-xerrej mill-aktar fis u fi kwalunkwe każ mhux aktar tard mill-31 ta’ Marzu ta’ kull sena finanzjarja.
L-awtoritajiet kontraenti li jippubblikaw l-avviż minn qabel ta’ informazzjoni fuq il-profil tax-xerrej tagħhom jibagħtu lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, b’mod elettroniku u billi jużaw il-format u l-proċeduri ta’ trażmissjoni speċifikati fil-punt (3) tal-Anness VIII għad-Direttiva 2004/18/KE, avviż li jħabbar il-pubblikazzjoni ta’ avviż minn qabel ta’ informazzjoni fuq profil tax-xerrej.
3. L-avviż dwar kuntratt huwa l-mezz li bih l-awtoritajiet kontraenti jgħarrfu l-intenzjoni tagħhom li jniedu proċedura għall-għoti ta’ kuntratt jew ta’ kuntratt qafas jew li jistabbilixxu sistema dinamika ta’ xiri skont l-Artikolu 131. Bla ħsara għall-kuntratti konklużi wara proċedura nnegozjata kif imsemmi fl-Artikolu 134, l-avviż dwar kuntratt ikun obbligatorju għall-kuntratti b’valur stmat li jkun daqs jew ogħla mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1).
Ma jkunx obbligatorju għall-kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas.
Fi proċedura miftuħa, l-avviż ta’ kuntratt jispeċifika d-data, il-ħin u, fejn ikun xieraq, il-post tal-laqgħa tal-kumitat tal-ftuħ, li għandha tkun miftuħa għall-offerenti.
L-awtoritajiet kontraenti jiddikjaraw jekk jawtorizzawx varjanti jew le u għandhom jispeċifikaw il-livelli minimi ta’ kapaċità li jitolbu jekk jużaw il-possibbiltà stipulata fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 146(2). Huma jispeċifikaw il-kriterji tal-għażla msemmija fl-Artikolu 146 li jkun beħsiebhom jużaw, in-numru minimu ta’ kandidati li jkun beħsiebhom jistiednu biex jitfgħu offerta u, fejn ikun xieraq, in-numru massimu, kif ukoll il-kriterji oġġettivi mhux diskriminatorji li jkun beħsiebhom jużaw biex jillimitaw in-numru, skont it-tieni subparagrafu tal-Artikolu 128(1).
Fejn ikun hemm aċċess mingħajr restrizzjonijiet, sħiħ u dirett għas-sejħa għall-offerti permezz ta’ mezzi elettroniċi, b’mod partikolari fis-sistemi dinamiċi ta’ xiri msemmija fl-Artikolu 131, l-indirizz tal-Internet fejn jistgħu jiġu kkonsultati dawn id-dokumenti jidher fl-avviż tal-kuntratt.
L-awtoritajiet kontraenti li jkunu jixtiequ jorganizzaw kompetizzjoni joħorġu avviż li fih iħabbru l-intenzjoni tagħhom.
Fejn ikun xieraq, l-awtoritajiet kontraenti jispeċifikaw fl-avviż ta’ kuntratt li l-proċedura ta’ akkwist hija proċedura ta’ akkwist interistituzzjonali. F’każijiet bħal dawn, l-avviż ta’ kuntratt jindika l-istituzzjonijiet, l-aġenziji eżekuttivi jew il-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju li jkunu involuti fil-proċedura ta’ akkwist, l-istituzzjoni responsabbli mill-proċedura ta’ akkwist u l-volum globali tal-kuntratti għal dawk l-istituzzjonijiet, l-aġenziji eżekuttivi jew il-korpi kollha.
4. L-avviż ta’ għoti jagħti r-riżultat tal-proċedura għall-għoti ta’ kuntratti, kuntratti qafas jew kuntratti bbażati fuq sistema dinamika ta’ xiri. Fil-każ ta’ kuntratti b’valur daqs jew ogħla mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), l-avviż ta’ għoti jkun obbligatorju. Ma jkunx obbligatorju għall-kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas.
L-avviż ta’ għoti jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet mhux aktar tard minn 48 jum kalendarju minn meta jiġi ffirmat il-kuntratt jew il-kuntratt qafas. Madankollu, l-avviżi li jirrigwardaw kuntratti bbażati fuq sistema dinamika ta’ xiri jistgħu jinġabru flimkien fuq bażi ta’ kull tliet xhur. F’każijiet bħal dawn, huma jintbagħtu lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet mhux aktar tard minn 48 jum wara t-tmiem ta’ kull perjodu ta’ tliet xhur.
L-awtoritajiet kontraenti li jkunu organizzaw kompetizzjoni ta’ disinn jibagħtu lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet avviż dwar ir-riżultati tal-kompetizzjoni.
Fil-każ ta’ proċeduri interistituzzjonali, l-avviż ta’ għoti jintbagħat lill-awtorità kontraenti responsabbli għall-proċedura.
L-avviż ta’ għoti jintbagħat ukoll lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet fil-każ ta’ kuntratt jew kuntratt qafas b’valur daqs jew akbar mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1) u aġġudikat skont proċedura negozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt, fi żmien suffiċjenti biex il-pubblikazzjoni sseħħ qabel l-iffirmar tal-kuntratt, skont it-termini u l-kundizzjonijiet stipulati fl-Artikolu 171(1).
Bla ħsara għall-Artikolu 21, l-informazzjoni relatata mal-valur u l-kuntratturi ta’ kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas matul sena finanzjarja tiġi ppubblikata fuq is-sit tal-Internet tal-awtorità kontraenti mhux aktar tard mit-30 ta’ Ġunju wara t-tmiem ta’ dik is-sena finanzjarja jekk, bħala riżultat tal-konklużjoni ta’ kuntratt speċifiku jew tal-volum aggregat tal-kuntratti speċifiċi, il-limiti msemmija fl-Artikolu 170(1) jinqabżu.
5. L-avviżi jsiru skont il-formoli standard adottati mill-Kummissjoni skont id-Direttiva 2004/18/KE.
Artikolu 124
Reklamar tal-kuntratti mhux koperti mid-Direttiva 2004/18/KE
(l-Artikolu 103 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kuntratti li jkollhom valur aktar baxx mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1) jiġu reklamati b’mezzi xierqa sabiex ikunu żgurati offerti kompetittivi u l-imparzjalità tal-proċedura ta’ akkwist. Tali reklamar jinvolvi:
(a)
avviż dwar kuntratt kif imsemmi fl-Artikolu 123(3), jew avviż ta’ sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess għal kuntratti li jkopru suġġett simili b’valur akbar mill-ammont imsemmi fl-Artikolu 137(1);
(b)
pubbliċità ex ante xierqa fuq l-Internet għal kuntratti b’valur akbar mill-ammont imsemmi fl-Artikolu 137(2).
2. Lista tal-kuntratturi li jingħatawlhom kuntratti ta’ bini u kuntratti ddikjarati sigrieti skont l-Artikolu 134(1)(j) ta’ dan ir-Regolament tiġi ppubblikata biss darba fis-sena, b’indikazzjoni tas-suġġett u l-valur tal-kuntratti mogħtija. Dik il-lista tintbagħat lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill. Fil-każ tal-Kummissjoni, dik il-lista tiġi annessa mas-sommarju tar-rapporti annwali tal-attività msemmija fl-Artikolu 66(9) tar-Regolament Finanzjarju.
3. L-informazzjoni dwar kuntratti b’valur akbar mill-ammont imsemmi fl-Artikolu 137(1) u li ma kinux is-suġġett ta’ avviż individwali ta’ aġġudikazzjoni tintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet. Il-listi annwali ta’ kuntratturi jintbagħtu sa mhux aktar tard mit-30 ta’ Ġunju tas-sena finanzjarja ta’ wara.
4. L-informazzjoni dwar kuntratti b’valur akbar mill-ammont imsemmi fl-Artikolu 137(2) tiġi ppubblikata fuq is-sit tal-Internet tal-istituzzjoni sa mhux aktar tard mit-30 ta’ Ġunju tas-sena finanzjarja ta’ wara.
Artikolu 125
Pubblikazzjoni tal-avviżi
(l-Artikolu 103 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet jippubblika l-avviżi msemmija fl-Artikoli 123 u 124 f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea sa mhux aktar tard minn 12-il ġurnata kalendarja minn meta jinħarġu.
Il-perjodu speċifikat fl-ewwel subparagrafu jitnaqqas għal ħamest ijiem kalendarji fil-każ tal-proċeduri mgħaġġla msemmija fl-Artikolu 154.
2. L-awtoritajiet kontraenti jridu jkunu kapaċi jipprovdu evidenza tad-data tal-ħruġ.
Artikolu 126
Forom oħra ta’ reklamar
(l-Artikolu 103 tar-Regolament Finanzjarju)
Minbarra r-reklamar previst fl-Artikoli 123, 124 u 125, il-kuntratti jistgħu jiġu reklamati bi kwalunkwe mod ieħor, speċjalment f’forma elettronika. Kwalunkwe reklamar ta’ dan it-tip irid jirreferi għall-avviż ippubblikat f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea, kif previst fl-Artikolu 125, jekk ikun ġie ppubblikat wieħed, u ma jistax jippreċedi l-pubblikazzjoni ta’ dak l-avviż, li huwa biss huwa awtentiku.
Tali reklamar ma jista’ jintroduċi l-ebda diskriminazzjoni bejn il-kandidati jew l-offerenti u lanqas ma jista’ jkun fih dettalji ħlief dawk inklużi fl-avviż tal-kuntratt, jekk ikun ġie ppubblikat.
Taqsima 3
Proċeduri ta’ Akkwist
Artikolu 127
Tipi ta’ proċeduri ta’ akkwist
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kuntratti jingħataw permezz ta’ sejħa għall-offerti, billi tintuża l-proċedura miftuħa, ristretta jew negozjata wara l-pubblikazzjoni ta’ avviż dwar kuntratt jew bi proċedura negozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt, fejn ikun xieraq wara kompetizzjoni.
2. Il-proċeduri ta’ akkwist ikunu miftuħa meta l-operaturi ekonomiċi interessati kollha jkunu jistgħu jitfgħu offerta. Dan japplika wkoll fil-każ tas-sistemi dinamiċi ta’ xiri msemmija fl-Artikolu 131.
Il-proċduri ta’ akkwist ikunu ristretti meta l-operaturi ekonomiċi kollha jkunu jistgħu jitolbu li jieħdu sehem iżda jkunu biss il-kandidati li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla msemmija fl-Artikolu 146 u li jiġu mistiedna fl-istess ħin u bil-miktub mill-awtoritajiet kontraenti, li jistgħu jitfgħu offerta jew soluzzjoni fil-qafas tal-proċedura ta’ djalogu kompetittiv imsemmija fl-Artikolu 132.
Il-fażi tal-għażla tista’ tiġi ripetuta għal kull kuntratt individwali, anki fil-każ ta’ djalogu kompetittiv, jew tista’ tinvolvi t-tfassil ta’ lista ta’ kandidati potenzjali skont il-proċedura msemmija fl-Artikolu 136(1)(a).
3. Fi proċedura nnegozjata, l-awtoritajiet kontraenti jikkonsultaw lill-offerenti tal-għażla tagħhom li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla stipulati fl-Artikolu 146, u jinnegozjaw it-termini tal-offerti tagħhom ma’ wieħed minnhom jew aktar.
Fi proċeduri nnegozjati fejn jiġi ppubblikat avviż dwar kuntratt, kif imsemmija fl-Artikolu 135, l-awtoritajiet kontraenti jistiednu fl-istess ħin u bil-miktub lill-kandidati magħżula sabiex jinnegozjaw.
4. Il-kompetizzjonijiet huma proċeduri li jippermettu lill-awtorità kontraenti li takkwista, l-aktar fl-oqsma tal-arkitettura u tal-inġinerija ċivili jew tal-ipproċessar tad-dejta, pjan jew disinn propost minn bord tal-għażla wara li dan ikun tpoġġa għal offerti kompetittivi bl-għoti ta’ premjijiet jew mingħajrhom.
Artikolu 128
L-għadd ta’ kandidati fi proċeduri ristretti jew innegozjati
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Fi proċedura ristretta u l-proċeduri msemmija fil-punti (a) u (b) tal-Artikolu 136(1), l-għadd ta’ kandidati mistiedna biex jitfgħu offerta ma jistax ikun inqas minn ħamsa, bil-kundizzjoni li jkun hemm numru suffiċjenti ta’ kandidati li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla.
L-awtorità kontraenti tista’ tipprovdi wkoll għal numru massimu ta’ kandidati, skont is-suġġett tal-kuntratt u fuq il-bażi ta’ kriterji tal-għażla oġġettivi u mhux diskriminatorji. F’każijiet bħal dawn, il-firxa u l-kriterji jridu jkunu indikati fl-avviż tal-kuntratt jew fis-sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess imsemmija fl-Artikoli 123 u 124.
Fi kwalunkwe każ, in-numru ta’ kandidati mistiedna biex jitfgħu l-offerti jrid ikun suffiċjenti biex tkun assigurata kompetizzjoni ġenwina.
2. Fi proċeduri nnegozjati u wara djalogu kompetittiv, in-numru ta’ kandidati mistiedna sabiex jinnegozjaw jew jagħmlu offerta ma jistax ikun ta’ anqas minn tlieta, bil-kundizzjoni li numru suffiċjenti ta’ kandidati jissodisfaw il-kriterji tal-għażla.
In-numru ta’ kandidati mistiedna sabiex jitfgħu offerta jrid jkun biżżejjed biex tiġi assigurata kompetizzjoni ġenwina.
L-ewwel u t-tieni subparagrafi ma japplikawx għal dawn li ġejjin:
(a)
kuntratti li jinvolvu valuri baxxi ħafna, kif imsemmija fl-Artikolu 137(2);
(b)
kuntratti għal servizzi legali skont in-nomenklatura tas-CPV;
(c)
kuntratti ddikjarati sigrieti, kif imsemmija fl-Artikolu 134(1)(j).
3. Meta n-numru ta’ kandidati li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla u l-livelli minimi jkun anqas min-numru minimu speċifikat fil-paragrafi 1 u 2, l-awtorità kontraenti tista’ tkompli l-proċedura billi tistieden lill-kandidat jew il-kandidati li jkollhom il-kapaċitajiet meħtieġa. Madankollu, l-awtorità kontraenti ma tistax tinkludi operaturi ekonomiċi li ma jkunux ġew inizjalment mistiedna biex jieħdu sehem fil-proċedura, jew kandidati li ma jkollhomx il-kapaċitajiet meħtieġa.
Artikolu 129
Arranġamenti għall-proċeduri nnegozjati
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
L-awtoritajiet kontraenti jinnegozjaw l-offerti mitfugħa, mal-offerenti, sabiex jadattawhom għar-rekwiżiti stabbiliti fl-avviż tal-kuntratt imsemmi fl-Artikolu 123 jew fl-ispeċifikazzjonijiet u fi kwalunkwe dokument addizzjonali u sabiex isibu l-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża.
Matul in-negozjar, l-awtoritajiet kontraenti jassiguraw trattament ugwali lill-offerenti kollha.
Fejn l-awtoritajiet kontraenti jkunu jistgħu, f’konformità mal-Artikolu 135, jagħtu kuntratti permezz ta’ proċedura nnegozjata wara li jkunu ppubblikaw avviż dwar kuntratt, huma jistgħu jirranġaw sabiex il-proċedura nnegozjata ssir fi stadji sabiex jitnaqqas in-numru ta’ offerti li jridu jiġu nnegozjati, filwaqt li jiġu applikati l-kriterji tal-għażla stipulati fl-avviż dwar il-kuntratt jew fl-ispeċifikazzjoni. L-avviż dwar il-kuntratt jew l-ispeċifikazzjoni jridu jindikaw li għandha tintuża din il-possibbiltà.
Artikolu 130
Kompetizzjonijiet
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Ir-regoli għall-organizzazzjoni ta’ kompetizzjoni jridu jiġu kkomunikati lil dawk kollha li jkunu interessati li jieħdu sehem.
In-numru ta’ kandidati mistiedna sabiex jipparteċipaw irid ikun suffiċjenti sabiex tkun assigurata kompetizzjoni ġenwina.
2. Il-bord tal-għażla jinħatar mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Huwa jkun iffurmat biss minn persuni fiżiċi li ma jkollhomx x’jaqsmu mal-parteċipanti fil-kompetizzjoni. Meta tkun meħtieġa kwalifika professjonali partikolari biex wieħed jieħu sehem f’kompetizzjoni, mill-anqas terz tal-membri tal-bord tal-għażla jrid ikollhom l-istess kwalifika jew waħda ekwivalenti.
Il-bord tal-għażla jkun awtonomu fl-opinjonijiet tiegħu. L-opinjonijiet tiegħu jiġu adottati fuq il-bażi tal-proġetti ppreżentati lilu b’mod anonimu mill-kandidati u fid-dawl biss tal-kriterji stipulati fl-avviż dwar il-kompetizzjoni.
3. Il-proposti u l-osservazzjonijiet tal-bord tal-għażla, abbażi tal-merti ta’ kull proġett individwali, jiġu rreġistrati f’rapport iffirmat mill-membri.
Il-kandidati jridu jibqgħu anonimi sakemm il-bord tal-għażla jkun ta l-opinjoni tiegħu.
Il-kandidati jistgħu jiġu mitluba mill-bord tal-għażla sabiex iwieġbu l-mistoqsijiet irreġistrati fir-rapport biex jiċċaraw proġett. Irid isir rapport sħiħ tad-djalogu li jirriżulta.
4. L-awtorità kontraenti mbagħad tieħu deċiżjoni li fiha tagħti l-isem u l-indirizz tal-kandidat magħżul u r-raġunijiet għalfejn intgħażel, b’referenza għall-kriterji mħabbra fl-avviż dwar il-kompetizzjoni, speċjalment jekk tkun tiddevja mill-proposti magħmula fl-opinjoni tal-bord tal-għażla.
Artikolu 131
Sistema dinamika ta’ xiri
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Is-sistema dinamika ta’ xiri hija proċess kompletament elettroniku għal xiri użat b’mod frekwenti, miftuħa matul il-perjodu sħiħ tagħha għal kull operatur ekonomiku li jissodisfa l-kriterji tal-għażla u li jkun issottometta offerta indikattiva li tikkonforma mal-ispeċifikazzjoni u kwalunkwe dokument addizzjonali. L-offerti indikattivi jistgħu jiġu mtejba f’kull ħin bil-kundizzjoni li jibqgħu konformi mal-ispeċifikazzjoni.
2. Sabiex tiġi stabbilita s-sistema dinamika ta’ xiri, l-awtoritajiet kontraenti jippubblikaw avviż ta’ kuntratt li jindika li tkun qiegħda tintuża sistema dinamika ta’ xiri u li jkun fih referenza għall-indirizz tal-Internet li joffri aċċess mingħajr restrizzjonijiet, sħiħ u dirett għall-ispeċifikazzjoni u għal kull dokument addizzjonali mill-ħin tal-pubblikazzjoni tal-avviż sal-għeluq tas-sistema.
Fl-ispeċifikazzjoni huma jindikaw, fost affarijiet oħra, in-natura tax-xirjiet previsti taħt dik is-sistema, u l-informazzjoni kollha neċessarja dwar is-sistema ta’ xiri, it-tagħmir elettroniku użat u l-arranġamenti u l-ispeċifikazzjonijiet tal-kollegament tekniku.
3. L-awtoritajiet kontraenti jagħtu lil kull operatur ekonomiku, matul il-perjodu kollu tas-sistema dinamika ta’ xiri, il-possibbiltà li jitfa’ offerta indikattiva sabiex jiġi ammess fis-sistema bil-kundizzjonijiet imsemmija fil-paragrafu 1. Huma jlestu l-evalwazzjoni fi żmien mhux aktar minn 15-il ġurnata mid-data tas-sottomissjoni tal-offerta indikattiva. Madankollu, huma jistgħu jestendu l-perjodu ta’ evalwazzjoni bil-kundizzjoni li sadanittant ma tinħareġ l-ebda sejħa għall-offerti.
L-awtorità kontraenti tinforma lill-offerenti mal-ewwel opportunità possibbli, li huma jkunu ġew ammessi fis-sistema dinamika ta’ xiri jew li l-offerta tagħhom kienet rifjutata.
4. Kull kuntratt speċifiku jkun is-suġġett ta’ sejħa għall-offerti. Qabel ma joħorġu din is-sejħa, l-awtoritajiet kontraenti jippubblikaw avviż simplifikat dwar il-kuntratt li bih jistiednu lill-atturi ekonomiċi interessati kollha biex jitfgħu offerta indikattiva, fi żmien li ma jistax ikun anqas minn 15-il ġurnata mid-data li fiha jintbagħat l-avviż simplifikat. L-awtoritajiet kontraenti ma jistgħux jipproċedu bl-offerti qabel ma jkunu lestew l-evalwazzjoni tal-offerti indikattivi kollha li jkunu rċevew sa dik id-data tal-għeluq.
L-awtoritajiet kontraenti jistiednu lill-offerenti kollha ammessi fis-sistema biex jitfgħu offerta fi żmien raġonevoli. Huma jagħtu l-kuntratt lill-offerent li jkun tefa’ l-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża fuq il-bażi tal-kriterji tal-għoti stipulati fl-avviż tal-kuntratt għall-istabbiliment tas-sistema dinamika ta’ xiri. Dawk il-kriterji jistgħu, jekk ikun meħtieġ, jiġu fformulati b’mod aktar preċiż fis-sejħa għall-offerti.
5. Sistema dinamika ta’ xiri ma tistax iddum għal aktar minn erba’ snin, ħlief f’każijiet eċċezzjonali ġustifikati sewwa.
L-awtoritajiet kontraenti ma jistgħux jużaw din is-sistema biex iwaqqfu, jillimitaw, jew iwasslu għal distorsjoni tal-kompetizzjoni.
Ma jistgħu jiġu imposti l-ebda ħlasijiet fuq l-operaturi ekonomiċi interessati jew lill-partijiet fis-sistema.
Artikolu 132
Djalogu kompetittiv
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Fil-każ ta’ kuntratti partikolarment kumplessi, meta l-awtorità kontraenti tqis li l-użu dirett tal-proċedura miftuħa jew l-arranġamenti preżenti li jirregolaw il-proċedura ristretta ma jippermettux li l-kuntratt jingħata lill-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża, hija tista’ tuża d-djalogu kompetittiv imsemmi fl-Artikolu 29 tad-Direttiva 2004/18/KE.
Kuntratt jitqies bħala “partikolarment kumpless” meta l-awtorità kompetenti ma tkunx oġġettivament kapaċi tiddefinixxi l-mezzi tekniċi li kapaċi jissodisfaw il-ħtiġijiet jew l-għanijiet jew li kapaċi jispeċifikaw il-karattru legali jew finanzjarju tal-proġett.
2. L-awtoritajiet kontraenti jippubblikaw avviż ta’ kuntratt li jispeċifika l-ħtiġijiet u r-rekwiżiti tagħhom, li huma għandhom jiddefinixxu f’dak l-avviż u/jew f’dokument deskrittiv.
3. L-awtoritajiet kontraenti jiftħu djalogu mal-kandidati li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla stipulati fl-Artikolu 146 sabiex jidentifikaw u jiddefinixxu l-mezzi l-aktar adatti sabiex jissodisfaw il-ħtiġijiet tagħhom.
Matul id-djalogu, l-awtoritajiet kontraenti jassiguraw it-trattament indaqs bejn l-offerenti kollha u l-kunfidenzjalità tas-soluzzjonijiet proposti jew ta’ informazzjoni oħra kkomunikata minn kandidat li jkun qiegħed jipparteċipa fid-djalogu, sakemm il-kandidat ma jaqbilx li din tiġi divulgata.
L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jipprovdu sabiex il-proċedura ssir fi stadji suċċessivi bil-għan li jitnaqqas in-numru ta’ soluzzjonijiet li għandhom jiġu diskussi matul il-fażi tad-djalogu billi japplikaw il-kriterji tal-għoti fl-avviż tal-kuntratt jew fid-dokument deskrittiv jekk din il-possibbiltà tiġi prevista fl-avviż tal-kuntratt jew fid-dokument deskrittiv.
4. Wara li jinfurmaw lill-parteċipanti dwar il-konklużjoni tad-djalogu, l-awtoritajiet kontraenti jitolbuhom jissottomettu l-offerti finali tagħhom fuq il-bażi tas-soluzzjoni jew is-soluzzjonijiet ippreżentati u speċifikati matul id-djalogu. Dawn l-offerti jinkludu l-elementi kollha meħtieġa u neċessarji għat-twettiq tal-proġett.
B’talba tal-awtorità kontraenti, dawn l-offerti jistgħu jiġu ċċarati, speċifikati u mtejba bil-kundizzjoni li dan ma jkollux l-effett li jinbidlu aspetti bażiċi tal-offerta jew tas-sejħa għall-offerti, liema bidla tista’ twassal għal distorsjoni tal-kompetizzjoni jew ikollha effett diskriminatorju.
B’talba tal-awtorità kontraenti, l-offerent identifikat li jkun tefa’ l-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża jista’ jiġi mitlub jiċċara aspetti tal-offerta jew jikkonferma l-impenji kontenuti fiha, bil-kundizzjoni li dan ma jwassalx għal bidla f’aspetti importanti tal-offerta jew tas-sejħa għall-offerti u ma jirriskjax li jgħawweġ il-kompetizzjoni jew li jikkawża diskriminazzjoni.
5. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jispeċifikaw il-prezzijiet jew il-ħlasijiet għall-parteċipanti fid-djalogu.
Artikolu 133
Akkwist konġunt
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
Fil-każ ta’ proċedura ta’ akkwist konġunt bejn istituzzjoni waħda u l-awtorità kontraenti minn Stat Membru, Stat tal-EFTA jew pajjiż kandidat tal-Unjoni wieħed jew aktar, japplikaw id-dispożizzjonijiet proċedurali applikabbli għall-istituzzjoni.
Fejn is-sehem appartenenti jew ġestit mill-awtorità kontraenti ta’ Stat Membru, fil-valur totali stmat tal-kuntratt ikun daqs jew aktar minn 50 %, jew f’każijiet oħra debitament ġustifikati, l-istituzzjoni tista’ tiddeċiedi li japplikaw ir-regoli proċedurali applikabbli għall-awtorità kontraenti minn Stat Membru, bil-kundizzjoni li dawn ikunu jistgħu jitqiesu bħala ekwivalenti għal dawk tal-istituzzjoni.
L-istituzzjoni u l-awtorità kontraenti mill-Istati Membri, l-Istati tal-EFTA jew il-pajjiżi kandidati tal-Unjoni kkonċernati bil-proċedura ta’ akkwist konġunt jaqblu b’mod partikolari dwar il-modalitajiet prattiċi għall-evalwazzjoni tat-talbiet għall-parteċipazzjoni jew l-offerti, l-għoti tal-kuntratt, il-liġi applikabbli għall-kuntratt u l-qorti kompetenti għas-smigħ ta’ tilwimiet.
Artikolu 134
Użu ta’ proċedura nnegozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jużaw il-proċedura negozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt, ikun xi jkun l-ammont stmat tal-kuntratt, fil-każijiet li ġejjin:
(a)
meta ma tkun ġiet sottomessal-ebda offerta, jew l-ebda offerta xierqa, jew l-ebda talba ta’ parteċipazzjoni bi tweġiba għal proċedura miftuħa jew għal proċedura ristretta wara li tkun tlestiet il-proċedura inizjali, bil-kundizzjoni li t-termini oriġinali tal-kuntratt kif speċifikati fid-dokumenti tal-offerta msemmija fl-Artikolu 138 ma jinbidlux b’mod sostanzjali;
(b)
meta, għal raġunijiet tekniċi jew artistiċi, jew għal raġunijiet marbuta mal-protezzjoni tad-drittijiet esklużivi, il-kuntratt ikun jista’ jingħata biss lil operatur ekonomiku partikolari;
(c)
safejn ikun strettament neċessarju meta, għal raġunijiet ta’ urġenza estrema kkawżati minn avvenimenti imprevedibbli mhux attribwibbli lill-awtorità kontraenti, ma jkunx possibbli li jiġu rrispettati l-limiti taż-żmien stabbiliti għall-proċeduri l-oħra u stipulati fl-Artikoli 152, 153 u 154;
(d)
meta kuntratt ta’ servizzi jsegwi kompetizzjoni u, skont ir-regoli applikati, irid jingħata lill-kandidat li jintgħażel jew lil wieħed mill-kandidati magħżula; fil-każ tal-aħħar, il-kandidati kollha magħżula jridu jiġu mistiedna biex jieħdu sehem fin-negozjati;
(e)
għal servizzi u xogħlijiet addizzjonali mhux inklużi fil-proġett inizjalment previst jew fil-kuntratt inizjali iżda li, minħabba ċirkustanzi mhux previsti, ikunu saru meħtieġa għat-twettiq tas-servizzi jew tax-xogħlijiet, soġġett għall-kundizzjonijiet stipulati fil-paragrafu 2;
(f)
għal servizzi jew xogħlijiet ġodda li jikkonsistu fir-repetizzjoni ta’ servizzi jew xogħlijiet simili fdati lill-operatur ekonomiku li jkun ingħata l-kuntratt inizjali mill-istess awtorità kontraenti, bil-kundizzjoni li dawn is-servizzi jew xogħlijiet jikkonformaw ma’ proġett bażiku u li dan il-proġett kien is-suġġett ta’ kuntratt inizjali mogħti bil-proċedura miftuħa jew ristretta, soġġett għall-kundizzjonijiet stipulati fil-paragrafu 3;
(g)
għal kuntratti ta’ provvista:
(i)
fil-każ ta’ konsenji addizzjonali li jkunu maħsuba jew bħala sostituzzjoni parzjali ta’ provvisti jew installazzjonijiet normali jew bħala l-estensjoni ta’ provvisti jew installazzjonijiet eżistenti, meta bidla fil-fornitur tobbliga lill-awtorità kontraenti li tikseb tagħmir li jkollu karatteristiċi tekniċi differenti li jwasslu għal inkompatibbiltà jew diffikultajiet tekniċi sproporzjonati fit-tħaddim u l-manutenzjoni; kuntratti bħal dawn ma jistgħux ikunu għal aktar minn tliet snin;
(ii)
meta l-prodotti jiġu mmanifatturati esklużivament għall-iskop ta’ riċerka, esperimenti, studju jew żvilupp, ħlief għal testijiet tal-vijabilità kummerċjali u produzzjoni fuq skala kbira mmirati sabiex jiġu rkuprati l-ispejjeż li jkunu saru fuq ir-riċerka u l-iżvilupp;
(iii)
fir-rigward ta’ provvisti kkwotati u mixtrija minn suq tal-komoditajiet;
(iv)
fir-rigward ta’ xiri b’kundizzjonijiet partikolarment vantaġġużi, jew mingħand fornitur li jkun qiegħed jillikwida b’mod definittiv l-attivitajiet kummerċjali tiegħu, jew mingħand ir-riċevituri jew il-likwidaturi ta’ falliment, arranġament mal-kredituri, jew proċedura simili skont il-liġi nazzjonali;
(h)
għal kuntratti ta’ bini, wara stħarriġ tas-suq lokali;
(i)
għal kuntratti dwar servizzi legali skont in-nomenklatura tas-CPV, bil-kundizzjoni li tali kuntratti jkunu reklamati b’mod xieraq;
(j)
għal kuntratti ddikjarati bħala sigrieti mill-istituzzjoni jew mill-awtoritajiet iddelegati mill-istituzzjoni, jew għal kuntratti li t-twettiq tagħhom irid ikun akkumpanjat b’miżuri speċjali ta’ sigurtà, skont id-dispożizzjonijiet amministrattivi fis-seħħ jew meta l-protezzjoni tal-interessi essenzjali tal-Unjoni titlob dan.
2. Għas-servizzi u x-xogħlijiet addizzjonali msemmija fil-punt (e) tal-paragrafu 1, l-awtorità kontraenti tista’ tuża l-proċedura nnegozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt, bil-kundizzjoni li l-għoti jsir lill-kuntrattur li jkun qiegħed iwettaq il-kuntratt f’xi wieħed mill-każijiet li ġejjin:
(a)
meta tali kuntratti addizzjonali ma jkunux jistgħu jiġu separati teknikament jew ekonomikament mill-kuntratt prinċipali mingħajr inkonvenjenza serja għall-awtorità kontraenti;
(b)
meta tali servizzi jew xogħlijiet, għalkemm jistgħu jiġu separati mit-twettiq tal-kuntratt oriġinali, ikunu strettament neċessarji sabiex jitlesta.
Il-valur totali tal-kuntratti addizzjonali ma jistax jaqbeż il-50 % tal-ammont tal-kuntratt inizjali.
3. Fil-każijiet imsemmija fil-punt (f) tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu, il-possibbiltà li tintuża l-proċedura nnegozjata tiġi indikata malli l-ewwel operazzjoni tinħareġ għal offerta kompetittiva, u l-valur totali stmat għas-servizzi jew ix-xogħlijiet sussegwenti jiġi kkunsidrat meta jiġu kkalkulati l-limiti msemmija fl-Artikolu 170(1). Dik il-proċedura tista’ tintuża biss matul it-twettiq tal-kuntratt oriġinali u mhux aktar tard mit-tliet snin ta’ wara l-firma tiegħu.
Artikolu 135
Użu ta’ proċedura nnegozjata wara l-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jużaw il-proċedura negozjata wara li jkunu ppubblikaw avviż dwar kuntratt, ikun xi jkun l-ammont stmat tal-kuntratt, fil-każijiet li ġejjin:
(a)
meta offerti irregolari jew inaċċettabbli, b’mod partikolari fir-rigward tal-kriterji tal-għażla jew tal-għoti, jiġu sottomessi bi tweġiba għal proċedura miftuħa jew ristretta, jew għal djalogu kompetittiv li jkunu tlestew, bil-kundizzjoni li t-termini oriġinali tal-kuntratt kif speċifikati fis-sejħa għall-offerti msemmija fl-Artikolu 138 ma jinbidlux b’mod konsiderevoli, bla ħsara għall-applikazzjoni tal-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu;
(b)
f’każijiet eċċezzjonali li jinvolvu xogħol, provvisti jew servizzi fejn in-natura jew ir-riskji tagħhom ma jippermettux ipprezzar globali minn qabel mill-offerent;
(c)
fejn in-natura tas-servizz li jkun irid jiġi akkwistat, b’mod partikolari fil-każ ta’ servizzi finanzjarji u servizzi intellettwali, tkun tali li l-ispeċifikazzjonijiet tal-kuntratt ma jkunux jistgħu jiġu stabbiliti bi preċiżjoni suffiċjenti sabiex tippermetti l-għoti tal-kuntratti billi tintgħażel l-aħjar offerta skont ir-regoli li jmexxu l-proċeduri miftuħa jew ristretti;
(d)
għal kuntratti ta’ xogħlijiet, fejn ix-xogħlijiet isiru biss għall-iskopijiet ta’ riċerka, ittestjar jew żvilupp u mhux bil-għan li tiġi assigurata l-profittabilità jew biex jiġu rkuprati l-ispejjeż fuq ir-riċerka u l-iżvilupp;
(e)
għall-kuntratti ta’ servizzi msemmija fl-Anness IIB tad-Direttiva 2004/18/KE, soġġett għall-punti (i) u (j) tal-Artikolu 134(1) ta’ dan ir-Regolament u t-tieni paragrafu tiegħu;
(f)
għal servizzi ta’ riċerka u żvilupp ħlief dawk fejn il-benefiċċji jakkumulaw esklużivament lill-awtorità kontraenti sabiex tużahom fit-twettiq tal-affarijiet tagħha, bil-kundizzjoni li s-servizz ipprovdut jitħallas b’mod sħiħ mill-awtorità kontraenti;
(g)
għal kuntratti ta’ servizzi għall-akkwist, l-iżvilupp, il-produzzjoni jew il-koproduzzjoni ta’ materjal tal-programmi intenzjonat għax-xandir mix-xandara u kuntratti għall-ħin tax-xandir.
2. Fil-każijiet imsemmija fil-punt (a) tal-paragrafu 1, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu ma jippubblikawx avviż tal-kuntratt jekk huma jinkludu fil-proċedura nnegozjata lill-offerenti kollha u lill-offerenti biss li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla li, matul il-proċedura ta’ qabel, ikunu ssottomettew offerti skont ir-rekwiżiti formali tal-proċedura ta’ akkwist.
Artikolu 136
Proċedura li tinvolvi sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għal kuntratti b’valur li ma jaqbiżx dak imsemmi fl-Artikolu 170(1) u bla ħsara għall-Artikoli 134 u 135, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jużaw sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess biex jagħmlu waħda minn dawn li ġejjin:
(a)
preselezzjoni tal-kandidati li għandhom jiġu mistiedna sabiex jissottomettu offerti bi tweġiba għal sejħiet għall-offerti futuri ristretti;
(b)
ġbir ta’ lista ta’ bejjiegħa li għandhom jiġu mistiedna jissottomettu talbiet għall-parteċipazzjoni jew offerti.
2. Il-lista mħejjija wara sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess tkun tgħodd għall-perjodu li ġej:
(a)
għal mhux aktar minn tliet snin minn meta l-avviż imsemmi fil-punt (a) tal-Artikolu 124(1) jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet fil-każ imsemmi fil-punt (a) tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu;
(b)
għal mhux aktar minn ħames snin minn meta l-avviż imsemmi fil-punt (a) tal-Artikolu 124(1) jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet fil-każ tal-lista ta’ bejjiegħa msemmija fil-punt (b) tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu.
Il-lista msemmija fl-ewwel subparagrafu tista’ tinkludi listi sekondarji.
Kwalunkwe persuna interessata tista’ tissottometti applikazzjoni fi kull ħin matul il-perjodu ta’ validità tal-lista, ħlief għall-aħħar tliet xhur ta’ dak il-perjodu.
3. Meta jkun irid jingħata kuntratt, l-awtorità kontraenti tistieden lill-kandidati jew lill-bejjiegħa kollha mdaħħla fil-lista jew fil-lista sekondarja rilevanti biex jagħmlu waħda minn dawn li ġejjin:
(a)
jissottomettu offerta fil-każ imsemmi fil-punt (a) tal-paragrafu 1;
(b)
jissottomettu, fil-każ tal-lista msemmija fil-punt (b) tal-paragrafu 1, waħda minn dawn li ġejjin:
(i)
offerti li jinkludu dokumenti relatati mal-kriterji ta’ esklużjoni u tal-għażla;
(ii)
dokumenti relatati mal-kriterji ta’ esklużjoni u tal-għażla u, fit-tieni pass, offerti, għal dawk li jissodisfaw dawn il-kriterji.
Artikolu 137
Kuntratti ta’ valur baxx
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Proċedura nnegozjata mingħajr pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt b’konsultazzjoni mill-anqas ma’ tliet kandidati tista’ tintuża għal kuntratti b’valur baxx li ma jaqbiżx is-EUR 60 000.
Jekk, wara konsultazzjoni mal-kandidati, l-awtorità kontraenti tirċievi offerta waħda biss li tkun amministrattivament u teknikament valida, il-kuntratt jista’ jingħata bil-kundizzjoni li jkunu ġew issodisfati l-kriterji tal-għoti.
2. Kuntratti b’valur baxx ħafna li ma jaqbiżx il-EUR 15 000 jistgħu jiġu aġġudikati fuq il-bażi ta’ offerta unika wara proċedura nnegozjata mingħajr pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt.
3. Ħlasijiet ta’ ammonti li ma jaqbżux EUR 1 000 fir-rigward ta’ elementi ta’ nfiq jistgħu jikkonsistu sempliċement fi ħlasijiet kontra fatturi, mingħajr ma tkun aċċettata offerta minn qabel.
Artikolu 138
Dokumenti tal-offerti
(l-Artikolu 105 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-dokumenti tal-offerti jridu mill-anqas jinkludu:
(a)
is-sejħa għall-offerti jew għal negozjar jew għal parteċipazzjoni fid-djalogu bil-proċedura msemmija fl-Artikolu 132;
(b)
l-ispeċifikazzjoni mehmuża jew, fil-każ ta’ djalogu kompetittiv kif imsemmi fl-Artikolu 132, dokument li jiddeskrivi l-ħtiġijiet u r-rekwiżiti tal-awtorità kontraenti, jew ir-referenza għall-indirizz tal-Internet fejn jistgħu jiġu kkonsultati tali speċifikazzjoni jew dokument;
(c)
l-abbozz ta’ kuntratt ibbażat fuq il-kuntratt mudell.
Il-punt (c) tal-ewwel subparagrafu ma japplikax għal każijiet fejn, minħabba ċirkustanzi eċċezzjonali u debitament iġġustifikati, il-kuntratt mudell ma jkunx jista’ jintuża.
Id-dokumenti tal-offerti jinkludu referenza għall-miżuri ta’ reklamar meħuda skont l-Artikoli minn 123 sa 126.
2. Is-sejħa għall-offerti jew għal negozjar jew għal parteċipazzjoni fid-djalogu trid mill-anqas:
(a)
tispeċifika r-regoli għat-tfigħ u l-preżentazzjoni tal-offerti, li jinkludu b’mod partikolari d-data tal-għeluq u l-ħin għas-sottomissjoni, kwalunkwe rekwiżit rigward l-użu ta’ formola standard ta’ risposta, id-dokumenti li għandhom jiġu mehmuża, inklużi dawk b’evidenza tal-kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali msemmija fl-Artikolu 146 jekk ma jkunux speċifikati fl-avviż tal-kuntratt, u l-indirizz fejn iridu jintbagħtu;
(b)
tiddikjara li s-sottomissjoni ta’ offerta timplika l-aċċettazzjoni tal-ispeċifikazzjoni msemmija fil-paragrafu 1 fir-rigward tal-offerta u li din is-sottomissjoni torbot lill-kuntrattur li lilu jingħata l-kuntratt, waqt it-twettiq tal-kuntratt;
(c)
tispeċifika l-perjodu li matulu tibqa’ valida l-offerta u ma tista’ tinbidel fl-ebda rigward;
(d)
tipprojbixxi kwalunkwe kuntatt bejn l-awtorità kontraenti u l-offerenti matul il-proċedura, ħlief, b’mod eċċezzjonali, bil-kundizzjonijiet stipulati fl-Artikolu 160, u, fejn isir provvediment għal żjara fuq il-post, tispeċifika l-arranġamenti għal tali żjara;
(e)
tispeċifika, fil-każ ta’ djalogu kompetittiv, id-data stabbilita u l-indirizz għall-bidu tal-fażi ta’ konsultazzjoni.
3. L-ispeċifikazzjonijiet iridu mill-anqas:
(a)
jispeċifikaw il-kriterji ta’ esklużjoni u tal-għażla li japplikaw għall-kuntratt, ħlief fi djalogu kompetittiv, fil-proċedura ristretta u fil-proċedura nnegozjata wara l-pubblikazzjoni ta’ avviż kif imsemmi fl-Artikolu 135; f’każijiet bħal dawn, dawk il-kriterji jidhru biss fl-avviż tal-kuntratt jew fis-sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess;
(b)
jispeċifikaw il-kriterji tal-għoti u l-importanza relattiva tagħhom jew, fejn ikun xieraq, l-importanza fl-ordni ta’ mill-aktar sal-inqas importanti, jekk dan ma jkunx speċifikat fl-avviż tal-kuntratt;
(c)
jistabbilixxu l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi msemmija fl-Artikolu 139;
(d)
jiddikjaraw ir-rekwiżiti minimi li jridu jissodisfaw il-varjanti fil-proċeduri msemmija fl-Artikolu 149(2) li bihom il-kuntratt jingħata lill-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża, meta l-awtorità kontraenti tkun iddikjarat fl-avviż tal-kuntratt li tali varjanti jkunu permessi;
(e)
jiddikjaraw li japplika l-Protokoll dwar il-Privileġġi u l-Immunitajiet tal-Unjoni Ewropea jew, fejn ikun xieraq, il-Konvenzjoni ta’ Vjenna dwar ir-Relazzjonijiet Diplomatiċi jew il-Konvenzjoni ta’ Vjenna dwar ir-Relazzjonijiet Konsulari;
(f)
jispeċifikaw l-evidenza tal-aċċess għall-kuntratti, kif stabbilit fl-Artikolu 172;
(g)
jispeċifikaw, fis-sistemi dinamiċi ta’ xiri msemmija fl-Artikolu 131, in-natura tax-xiri previst, kif ukoll l-informazzjoni kollha neċessarja dwar is-sistema ta’ xiri, it-tagħmir elettroniku użat u l-arranġamenti u l-ispeċifikazzjonijiet tal-kollegament tekniku.
4. Il-mudell tal-kuntratt irid b’mod partikolari:
(a)
jispeċifika d-danni likwidati għan-nuqqas ta’ konformità mal-klawsoli tiegħu;
(b)
jispeċifika d-dettalji li jridu jkunu inklużi fil-fatturi jew fid-dokumenti ta’ sostenn relevanti skont l-Artikolu 102;
(c)
jiddikjara li, meta l-istituzzjonijiet ikunu l-awtoritajiet kontraenti, il-liġi tal-Unjoni hija l-liġi li tapplika għall-kuntratt, ikkumplimentata, fejn ikun meħtieġ, minn liġi nazzjonali kif speċifikat fil-kuntratt;
(d)
jispeċifika l-qorti kompetenti għas-smigħ ta’ tilwimiet.
Għall-finijiet tal-punt (c) tal-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu, fil-każ tal-kuntratti msemmija fl-Artikolu 121(1), l-abbozz ta’ kuntratt jista’ jirreferi esklużivament għal-liġi nazzjonali.
5. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jitolbu informazzjoni mingħand l-offerent dwar kwalunkwe parti tal-kuntratt li l-offerent jista’ jkollu f’moħħu li jissottokuntratta lil partijiet terzi u dwar l-identità ta’ kwalunkwe sottokuntratturi. Minbarra l-informazzjoni msemmija fl-Artikolu 143, l-awtorità kontraenti tista’ wkoll titlob lill-kandidat jew lill-offerent sabiex jippreżenta informazzjoni dwar il-kapaċitajiet finanzjarji, ekonomiċi, tekniċi u professjonali msemmija fl-Artikoli 146, 147 u 148, tas-sottokuntrattur previst, b’mod partikolari meta s-sottokuntrattar ikun jirrappreżenta parti sinifikanti tal-kuntratt.
Artikolu 139
Speċifikazzjonijiet tekniċi
(l-Artikolu 105 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-ispeċifikazzjonijiet tekniċi jridu jagħtu aċċess ugwali lill-kandidati u lill-offerenti u ma jkollhomx l-effett li joħolqu ostakoli mhux ġustifikati għat-tfigħ ta’ offerti kompetittivi.
Huma jiddefinixxu l-karatteristiċi meħtieġa minn prodott, servizz, materjal jew xogħol fir-rigward tal-iskop li għalih ikunu maħsuba mill-awtorità kontraenti.
2. Il-karatteristiċi msemmija fil-paragrafu 1 jinkludu:
(a)
il-livelli ta’ kwalità;
(b)
il-prestazzjoni ambjentali;
(c)
kull fejn ikun possibbli, il-kriterji tal-aċċessibbiltà għall-persuni b’diżabilitajiet jew id-disinn għall-utenti kollha;
(d)
il-livelli u l-proċeduri għall-valutazzjoni tal-konformita;
(e)
l-adegwatezza għall-użu;
(f)
is-sigurtà jew il-qisien, inkluż, għall-provvisti, l-isem tal-bejgħ u l-istruzzjonijiet għall-utenti, u, għall-kuntratti kollha, it-terminoloġija, is-simboli, l-ittestjar u l-metodi ta’ ttestjar, l-ippakkjar, l-immarkar u t-tikkettar, il-proċeduri u l-metodi tal-produzzjoni;
(g)
għall-kuntratti ta’ xogħlijiet, il-proċeduri relatati mal-assigurazzjoni tal-kwalità u r-regoli relatati mad-disinn u l-ipprezzar, il-kundizzjonijiet tal-ittestjar, l-ispezzjoni u l-aċċettazzjoni tax-xogħlijiet u l-metodi jew it-tekniki tal-kostruzzjoni u l-kundizzjonijiet tekniċi l-oħra kollha li l-awtorità kontraenti tista’ timponi f’regolamenti ġenerali jew speċifiċi fir-rigward tax-xogħlijiet lesti u għall-materjali jew il-partijiet li jinvolvu.
3. L-ispeċifikazzjonijiet tekniċi jiġu fformulati b’xi wieħed mill-modi li ġejjin:
(a)
b’referenza għal standards Ewropej, jew għal approvazzjonijiet tekniċi Ewropej jew speċifikazzjonijiet tekniċi komuni, fejn ikunu jeżistu, għal standards internazzjonali, għal sistemi tekniċi oħra ta’ referenza stabbiliti minn korpi tal-istandardizzazzjoni Ewropej jew, fin-nuqqas ta’ dan, l-ekwivalenti nazzjonali tagħhom; kull referenza trid tkun segwita mill-espressjoni “jew l-ekwivalenti”;
(b)
f’termini tal-prestazzjoni jew tar-rekwiżiti funzjonali, li jistgħu jinkludu karatteristiċi ambjentali u jridu jkunu dettaljati biżżejjed biex jippermettu lill-offerti li jiddeterminaw l-għan tal-kuntratt u lill-awtoritajiet kontraenti li jagħtu l-kuntratt;
(c)
b’taħlita ta’ dawn iż-żewġ metodi ta’ formulazzjoni.
4. Meta l-awtoritajiet kontraenti jużaw il-possibbiltà ta’ referenza għall-ispeċifikazzjonijiet imsemmija fil-punt (a) tal-paragrafu 3, huma ma jistgħux jirrifjutaw offerta fuq l-argument li din ma tkunx tikkonforma ma’ dawk l-ispeċifikazzjonijiet jekk l-offerent jew il-kandidat juri, għas-sodisfazzjon tal-awtorità kontraenti, bi kull mezz xieraq, li l-offerta tissodisfa b’mod ekwivalenti r-rekwiżiti kollha stabbiliti.
Mezz xieraq jista’ jieħu l-forma ta’ dossier tekniku tal-manifattur jew rapport dwar test minn korp rikonoxxut.
5. Meta l-awtoritajiet kontraenti jużaw il-possibbiltà prevista fil-punt (b) tal-paragrafu 3, li jippreskrivu speċifikazzjonijiet f’termini tal-prestazzjoni jew tar-rekwiżiti funzjonali, huma ma jistgħux jirrifjutaw offerta li tikkonforma ma’ standard nazzjonali li jittrasponi standard Ewropew, approvazzjoni teknika Ewropea jew speċifikazzjonijiet tekniċi komuni, standard internazzjonali jew sistemi ta’ referenza teknika stabbiliti minn korpi Ewropej għall-istandardazzjoni, jekk dawk l-ispeċifikazzjonijiet jirrigwardaw ir-rekwiżiti ta’ prestazzjoni jew funzjonali neċessarji.
L-offerent irid jipprova għas-sodisfazzjon tal-awtorità kontraenti u bi kwalunkwe mezz xieraq li l-offerta tissodisfa r-rekwiżiti ta’ prestazzjoni u funzjonali stabbiliti mill-awtorità kontraenti. Mezz xieraq jista’ jieħu l-forma ta’ dossier tekniku tal-manifattur jew rapport dwar test minn korp rikonoxxut.
6. Meta l-awtoritajiet kontraenti jistabbilixxu karatteristiċi ambjentali f’termini ta’ prestazzjoni jew ta’ rekwiżiti funzjonali, huma jistgħu jużaw l-ispeċifikazzjonijiet dettaljati, jew, jekk ikun meħtieġ, partijiet minnhom, kif definit mill-ekotikketti Ewropej, multinazzjonali jew nazzjonali, jew minn kwalunkwe ekotikketta oħra, bil-kundizzjoni li jkunu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
l-ispeċifikazzjonijiet użati jkunu xierqa sabiex jiddefinixxu l-karatteristiċi tal-provvisti jew tas-servizzi li jkunu l-oġġett tal-kuntratt;
(b)
ir-rekwiżiti għat-tikketta jitfasslu fuq il-bażi ta’ informazzjoni xjentifika;
(c)
l-ekotikketti jiġu adottati billi tintuża proċedura li fiha jistgħu jipparteċipaw il-partijiet kollha kkonċernati, bħall-korpi governattivi, il-konsumaturi, il-manifatturi, id-distributuri u l-organizzazzjonijiet ambjentali;
(d)
l-ekotikketti jkunu aċċessibbli għall-partijiet kollha interessati.
7. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jindikaw li l-prodotti jew is-servizzi li jkollhom l-ekotikketta huma preżunti li jikkonformaw mal-ispeċifikazzjonijiet tekniċi stipulati fid-dokumenti tal-kuntratt. Huma jaċċettaw kwalunkwe mezz ieħor xieraq ta’ prova, bħal dossier tekniku tal-manifattur jew rapport dwar test minn korp rikonoxxut. Korp rikonoxxut għall-finijiet tal-paragrafi 4, 5 u 6 huwa laboratorju għall-ittestjar u l-kalibrazzjoni jew korp ta’ ċertifikazzjoni u spezzjoni li jikkonforma mal-istandards Ewropej applikabbli.
8. Ħlief f’każijiet eċċezzjonali, debitament iġġustifikati mis-suġġett tal-kuntratt, dawk l-ispeċifikazzjonijiet ma jistgħux jirreferu għal għamla jew sors speċifiċi, jew proċess partikolari, jew għal marki kummerċjali, privattivi, tipi jew oriġini jew produzzjoni speċifiċi li jkollhom l-effett li jiffavorixxu jew jeliminaw ċerti prodotti jew operaturi ekonomiċi.
Fejn ma jkunx possibbli li tingħata deskrizzjoni dettaljata biżżejjed u li tiftiehem tas-suġġett tal-kuntratt, ir-referenza trid tkun segwita mill-espressjoni “jew l-ekwivalenti”.
Artikolu 140
Reviżjoni tal-prezzijiet
(l-Artikolu 105 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-dokumenti tal-offerti jiddikjaraw b’mod ċar jekk iridx jiġi kkwotat prezz sod u mhux rivedibbli.
2. Jekk dak ma jkunx il-każ, id-dokumenti tal-offerti jistabbilixxu l-kundizzjonijiet u/jew il-formuli għar-reviżjoni tal-prezzijiet matul il-perjodu li jdum il-kuntratt. F’każijiet bħal dawn, l-awtorità kontraenti trid tikkunsidra b’mod partikolari:
(a)
l-għan tal-proċedura tal-akkwist u s-sitwazzjoni ekonomika li fih tkun qiegħda ssir;
(b)
it-tip ta’ kompiti u kuntratt u t-tul tagħhom;
(c)
l-interessi finanzjarji tagħha.
Artikolu 141
Attivitajiet illegali li jwasslu għall-esklużjoni
(l-Artikolu 106 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-każijiet imsemmija fl-Artikolu 106(1)(e) tar-Regolament Finanzjarju jinkludu l-attivitajiet illegali kollha li huma ta’ ħsara għall-interessi finanzjarji tal-Unjoni u b’mod partikolari dawn li ġejjin:
(a)
każijiet ta’ frodi kif imsemmija fl-Artikolu 1 tal-Konvenzjoni dwar il-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Komunitajiet Ewropej imfassla bl-Att tal-Kunsill tas-26 ta’ Lulju 1995 (12);
(b)
każijiet ta’ korruzzjoni kif imsemmija fl-Artikolu 3 tal-Konvenzjoni dwar il-ġlieda kontra l-korruzzjoni li tinvolvi uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej jew uffiċjali tal-Istati Membri tal-Unjoni Ewropea, imfassla bl-Att tal-Kunsill tas-26 ta’ Mejju 1997 (13);
(c)
każijiet ta’ parteċipazzjoni f’organizzazzjoni kriminali, kif definit fl-Artikolu 2 tad-Deċiżjoni Kwadru tal-Kunsill 2008/841/ĠAI (14);
(d)
każijiet ta’ ħasil tal-flus kif definit fl-Artikolu 1 tad-Direttiva 2005/60/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (15);
(e)
każijiet ta’ reati terroristiċi, reati marbuta ma’ attivitajiet terroristiċi, u l-inċitament, għajnuna, inkoraġġiment jew tentattiv sabiex jitwettqu tali reati, kif definiti fl-Artikoli 1, 3 u 4 tad-Deċiżjoni Kwadru tal-Kunsill 2002/475/ĠAI (16).
Artikolu 142
Applikazzjoni tal-kriterji ta’ esklużjoni u t-tul tal-esklużjoni
(l-Artikolu 106, 107, 108 u 109 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Sabiex jiġi determinat it-tul tal-esklużjoni u sabiex tkun żgurata l-konformità mal-prinċipju tal-proporzjonalità, l-istituzzjoni responsabbli tikkunsidra b’mod partikolari s-serjetà tal-fatti, inklużi l-impatti tagħhom fuq l-interessi finanzjarji u l-immaġni tal-Unjoni u ż-żmien li jkun għadda, id-dewmien u r-rikorrenza tar-reat, l-intenzjoni jew il-grad ta’ negliġenza tal-entità kkonċernata u l-miżuri meħuda mill-entità kkonċernata sabiex tirranġa s-sitwazzjoni.
Meta tkun qiegħda tistabbilixxi l-perjodu tal-esklużjoni, l-istituzzjoni responsabbli tagħti lill-kandidat jew lill-offerent ikkonċernat l-opportunità li jesprimi l-fehmiet tiegħu.
Meta t-tul tal-perjodu ta’ esklużjoni jiġi stabbilit, skont il-liġi applikabbli, mill-awtoritajiet jew il-korpi msemmija fl-Artikolu 108(2) u (3) tar-Regolament Finanzjarju, il-Kummissjoni tapplika dan il-perjodu sal-massimu stabbilit fl-Artikolu 106(4) tar-Regolament Finanzjarju. Il-perjodu msemmi fl-Artikolu 106(4) tar-Regolament Finanzjarju huwa stabbilit għal massimu ta’ ħames snin, ikkalkulati mid-dati li ġejjin:
(a)
mid-data tas-sentenza li jkollha s-saħħa ta’ res judicata fil-każijiet imsemmija fil-punti (b) u (e) tal-Artikolu 106(1) tar-Regolament Finanzjarju;
(b)
mid-data li fiha jkun sar il-ksur jew, fil-każ ta’ ksur kontinwu jew ripetut, id-data li fiha jieqaf il-ksur, fil-każijiet imsemmija fl-Artikolu 106(1)(c) tar-Regolament Finanzjarju fejn il-kondotta ħażina tkun tirrigwarda l-kuntratti mal-istituzzjoni kkonċernata.
għall-finijiet tal-punt (b) tat-tielet subparagrafu, jekk il-kondotta ħażina professjonali serja tkun ġiet stabbilita b’deċiżjoni ta’ awtorità pubblika jew organizzazzjoni internazzjonali, tirbaħ id-data tad-deċiżjoni.
Dak il-perjodu ta’ esklużjoni jista’ jiġi estiż għal 10 snin fil-każ ta’ reat ripetut fi żmien ħames snin mid-data msemmija fil-punti (a) u (b) tat-tielet subparagrafu, soġġett għall-paragrafu 1.
2. Il-kandidati u l-offerenti jkunu esklużi minn proċedura ta’ akkwist u għoti sakemm ikunu f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fil-punti (a) u (d) tal-Artikolu 106(1) tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 143
Evidenza
(l-Artikolu 106 u 107 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kandidati u l-offerenti jipprovdu dikjarazzjoni fuq l-unur tagħhom, iffirmata u datata, li fiha jistqarru li ma jinstabux f’xi waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 106 u 107 tar-Regolament Finanzjarju.
Madankollu, fil-każ ta’ proċedura ristretta, djalogu kompetittiv u proċedura nnegozjata wara l-pubblikazzjoni ta’ avviż dwar kuntratt, kull meta l-awtorità kontraenti tillimita n-numru ta’ kandidati li għandhom jiġu mistiedna jinnegozjaw jew jissottomettu offerta, il-kandidati kollha jipprovdu ċ-ċertifikati msemmija fil-paragrafu 3.
Fuq il-bażi tal-valutazzjoni tar-riskju tagħha, l-awtorità kontraenti tista’ ma titlobx id-dikjarazzjoni msemmija fl-ewwel subparagrafu għall-kuntratti msemmija fl-Artikolu 137(2). Madankollu, għall-kuntratti msemmija fl-Artikoli 265(1), 267(1), u 269(1), l-awtorità kontraenti tista’ ma titlobx dik id-dikjarazzjoni għal kuntratti b’valur ta’ EUR 20 000 jew anqas.
2. L-offerent li lilu jkun se jingħata l-kuntratt jipprovdi, fil-limitu taż-żmien definit mill-awtorità kontraenti u qabel l-iffirmar tal-kuntratt, l-evidenza msemmija fil-paragrafu 3 ta’ dan l-Artikolu, li tikkonferma d-dikjarazzjoni msemmija fil-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu fil-każijiet li ġejjin:
(a)
għal kuntratti mogħtija mill-istituzzjonijiet f’isimhom stess, b’valur daqs jew akbar mil-limiti msemmija fl-Artikolu 170(1);
(b)
għal kuntratti fil-qasam tal-azzjonijiet esterni, b’valur daqs jew akbar mil-limiti msemmija fl-Artikolu 265(1)(a), l-Artikolu 267(1)(a), jew l-Artikolu 269(1)(a).
Għal kuntratti b’valur aktar baxx mil-limiti msemmija fil-punti (a) u (b) tal-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu, l-awtorità kontraenti tista’, fejn ikollha dubji dwar jekk l-offerent li lilu jkun se jingħata l-kuntratt ikunx f’xi waħda mis-sitwazzjonijiet ta’ esklużjoni, tobbligah li jipprovdi l-evidenza msemmija fil-paragrafu 3.
3. Bħala evidenza sodisfaċenti li l-kandidat jew l-offerent li lilu jkun se jingħata l-kuntratt ma jinsabx f’waħda mis-sitwazzjonijiet deskritti fil-punti (a), (b) jew (e) tal-Artikolu 106(1) tar-Regolament Finanzjarju, l-awtorità kontraenti taċċetta estratt riċenti mir-rekord ġudizzjarju jew, fin-nuqqas ta’ dan, dokument ekwivalenti riċenti maħruġ minn awtorità ġudizzjarja jew amministrattiva fil-pajjiż tal-oriġini jew ta’ provenjenza, li juri li dawk ir-rekwiżiti huma ssodisfati. Bħala evidenza sodisfaċenti li l-kandidat jew l-offerent mhuwiex fis-sitwazzjoni deskritta fil-punt (a) jew (d) tal-Artikolu 106(1) tar-Regolament Finanzjarju, l-awtorità kontraenti taċċetta ċertifikat riċenti maħruġ mill-awtorità kompetenti tal-Istat ikkonċernat.
Fejn id-dokument jew iċ-ċertifikat imsemmi fil-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu ma jkunx inħareġ fil-pajjiż ikkonċernat u għall-każijiet l-oħra ta’ esklużjoni msemmija fl-Artikolu 106 tar-Regolament Finanzjarju, huwa jista’ jiġi sostitwit b’dikjarazzjoni ġuramentata jew, fin-nuqqas ta’ dan, b’dikjarazzjoni solenni magħmula mill-parti interessata quddiem awtorità ġudizzjarja jew amministrattiva, nutar jew korp professjonali kwalifikat fil-pajjiż tal-oriġini jew ta’ provenzjenza tagħha.
4. Skont il-leġiżlazzjoni nazzjonali tal-pajjiż li fih ikun stabbilit il-kandidat jew l-offerent, id-dokumenti msemmija fil-paragrafi 1 u 3 jirrigwardaw persuni ġuridiċi u/jew fiżiċi inklużi, fejn jitqies bħala neċessarju mill-awtorità kontraenti, diretturi tal-kumpanija jew kwalunkwe persuna li jkollha setgħat ta’ rappreżentanza, teħid tad-deċiżjonijiet jew kontroll fir-rigward tal-kandidat jew tal-offerent.
5. Fejn ikollhom dubji dwar jekk il-kandidati jew l-offerenti jkunux f’waħda mis-sitwazzjonijiet ta’ esklużjoni, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu huma stess jikkuntattjaw lill-awtoritajiet kompetenti msemmija fil-paragrafu 3 sabiex jiksbu kull informazzjoni li huma jqisu bħala neċessarja dwar dik is-sitwazzjoni.
6. L-awtorità kontraenti tista’ tirrinunzja għall-obbligu ta’ kandidat jew ta’ offerent li jissottometti l-evidenza dokumentata msemmija fil-paragrafu 3 jekk tali evidenza tkun diġà ġiet sottomessa lilha għall-finijiet ta’ proċedura oħra ta’ akkwist u bil-kundizzjoni li d-data tal-ħruġ tad-dokumenti ma taqbiżx is-sena u li jkunu għadhom validi.
F’dan il-każ, il-kandidat jew l-offerent jiddikjara fuq l-unur tiegħu li l-evidenza dokumentata diġà tkun ġiet ipprovduta fi proċedura ta’ akkwist preċedenti u jikkonferma li ma jkunux seħħew bidliet fis-sitwazzjoni tiegħu.
7. Meta jintalbu mill-awtorità kontraenti, il-kandidat jew l-offerent jissottomettu dikjarazzjoni fuq l-unur mis-sottokuntrattur ippjanat, li huwa ma jkunx jinsab f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 106 u 107 tar-Regolament Finanzjarju.
F’każ ta’ dubju dwar din id-dikjarazzjoni fuq l-unur, l-awtorità kontraenti titlob l-evidenza msemmija fil-paragrafi 3 u 4. Il-paragrafu 5 japplika, fejn ikun xieraq.
Artikolu 144
Bażi ta’ dejta ċentrali
(l-Artikolu 108 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-istituzzjonijiet, l-aġenziji eżekuttivi u l-korpi msemmija fl-Artikolu 108(1) tar-Regolament Finanzjarju jittrażmettu lill-Kummissjoni, fil-format stabbilit mill-Kummissjoni, informazzjoni li tidentifika partijiet terzi li jkunu f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 106, 107, 109(1)(b) u 109(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju, ir-raġunijiet għall-esklużjoni u t-tul tal-perjodu ta’ esklużjoni.
Huma jittrażmettu wkoll informazzjoni dwar persuni b’setgħat ta’ rappreżentanza, teħid tad-deċiżjonijiet jew kontroll fuq partijiet terzi li jkunu entitajiet ġuridiċi, meta dawn il-persuni jkunu jinsabu f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 106, 107, 109(1)(b) u 109(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju.
L-awtoritajiet u l-korpi msemmija fil-paragrafi 2 u 3 tal-Artikolu 108 tar-Regolament Finanzjarju jittrażmettu lill-Kummissjoni, fil-format stabbilit mill-Kummissjoni, informazzjoni li tidentifika partijiet terzi li jkunu f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 106(1)(e) tar-Regolament Finanzjarju, meta l-kondotta tagħhom kienet ta’ ħsara għall-interessi finanzjarji tal-Unjoni u persuni b’setgħat ta’ rappreżentanza, teħid tad-deċiżjonijiet jew kontroll fuq partijiet terzi li jkunu entitajiet ġuridiċi, bħal:
(a)
it-tip tal-kundanna tagħhom;
(b)
it-tul tal-perjodu ta’ esklużjoni mill-proċeduri ta’ akkwist, fejn applikabbli.
2. L-istituzzjonijiet, l-aġenziji, l-awtoritajiet u l-korpi msemmija fil-paragrafu 1 jinnominaw il-persuni awtorizzati sabiex jibagħtu lil u jirċievu mingħand il-Kummissjoni, l-informazzjoni kontenuta fil-bażi ta’ dejta.
Fil-każ tal-istituzzjonijiet, l-aġenziji, l-awtoritajiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 108(1) tar-Regolament Finanzjarju, il-persuni magħżula jindirizzaw l-informazzjoni mill-aktar fis possibbli lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni, u jitolbu, kif ikun xieraq, l-inklużjoni, il-modifika jew it-tneħħija tad-dejta fil-bażi ta’ dejta.
Fil-każ tal-awtoritajiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 108(2) tar-Regolament Finanzjarju, il-persuni magħżula jindirizzaw l-informazzjoni mitluba lill-uffiċjal awtorizzanti tal-Kummissjoni li jkun responsabbli għall-programm jew l-azzjoni kkonċernati, fi żmien tliet xhur mill-għoti tas-sentenza rilevanti.
L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni jdaħħal, jimmodifika jew ineħħi dejta fil-bażi ta’ dejta. Permezz ta’ protokoll protett, huwa jipprovdi fuq bażi ta’ kull xahar lill-persuni magħżula, dejta validata kontenuta fil-bażi ta’ dejta.
3. L-istituzzjonijiet, l-aġenziji, l-awtoritajiet u l-korpi msemmija fil-paragrafu 1 jiċċertifikaw lill-Kummissjoni li l-informazzjoni kkomunikata minnhom kienet stabbilita u trażmessa skont il-prinċipji stabbiliti fir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u fid-Direttiva 95/46/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (17) dwar il-protezzjoni tad-dejta personali.
B’mod partikolari, huma jinfurmaw minn qabel lill-partijiet terzi jew lill-persuni kollha msemmija fil-paragrafu 1, li d-dejta tagħhom tista’ tiġi inkluża fil-bażi ta’ dejta u tiġi kkomunikata mill-Kummissjoni lill-persuni magħżula msemmija fil-paragrafu 2. Huma jaġġornaw, fejn ikun xieraq, l-informazzjoni trażmessa, wara rettifika jew tħassir jew kwalunkwe modifika oħra fid-dejta.
Kwalunkwe parti li tiddaħħal fil-bażi ta’ dejta għandha d-dritt li tiġi infurmata dwar id-dejta maħżuna fir-rigward tagħha, wara talba lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni.
4. L-Istati Membri jieħdu miżuri xierqa biex jgħinu lill-Kummissjoni tamministra l-bażi ta’ dejta b’mod effiċjenti, f’konformità mad-Direttiva 95/46/KE.
Iridu jiġu stabbiliti arranġamenti xierqa fil-ftehimiet mal-awtoritajiet ta’ pajjiżi terzi u l-korpi kollha msemmija fil-paragrafi 2 u 3 tal-Artikolu 108 tar-Regolament Finanzjarju, sabiex tiġi assigurata l-konformità ma’ dawn id-dispożizzjonijiet u mal-prinċipji li jikkonċernaw il-protezzjoni tad-dejta personali.
Artikolu 145
Pieni amministrattivi u finanzjarji
(l-Artikoli 109 u 131 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għall-applikazzjoni tal-pieni stipulati fil-kuntratt, kandidati jew offerenti li jkunu għamlu dikjarazzjonijiet foloz, li jkunu għamlu żbalji sostanzjali jew wettqu irregolaritajiet jew frodi, jew li jkunu nstabu fi ksur serju tal-obbligi kuntrattwali tagħhom jistgħu jiġu esklużi mill-kuntratti u l-għotjiet kollha ffinanzjati mill-baġit tal-Unjoni għal perjodu massimu ta’ ħames snin mid-data li fiha l-ksur jiġi stabbilit bħala kkonfermat wara proċedura kontenzjuża mal-kandidat, mal-offerent jew mal-kuntrattur.
Dak il-perjodu jista’ jiġi estiż għal 10 snin fil-każ ta’ reat ripetut fi żmien ħames snin mid-data msemmija fl-ewwel subparagrafu.
2. Offerenti jew kandidati li jkunu għamlu dikjarazzjonijiet foloz, li jkunu wettqu żbalji sostanzjali, irregolaritajiet jew frodi, jistgħu jkunu soġġetti wkoll għal pieni finanzjarji li jirrappreżentaw minn 2 % sa 10 % tal-valur totali stmat tal-kuntratt li jkun qed jiġi aġġudikat.
Kuntratturi li jkunu nstabu fi ksur serju tal-obbligi kuntrattwali tagħhom jistgħu jkunu soġġetti għal pieni finanzjarji li jirrappreżentaw minn 2 % sa 10 % tal-valur totali tal-kuntratt inkwistjoni.
Din ir-rata tista’ tiżdied għal minn 4 % sa 20 % fil-każ ta’ ksur ieħor fi żmien ħames snin mid-data msemmija fl-ewwel subparagrafu tal-paragrafu 1.
3. L-istituzzjoni tistabbilixxi l-pieni amministrattivi jew finanzjarji billi tikkunsidra b’mod partikolari l-elementi msemmija fl-Artikolu 142(1).
Artikolu 146
Kriterji tal-għażla
(l-Artikolu 110(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtoritajiet kontraenti jfasslu kriterji tal-għażla ċari u mhux diskriminatorji.
2. Il-kriterji tal-għażla jiġu applikati f’kull proċedura ta’ akkwist għall-finijiet ta’ valutazzjoni tal-kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali tal-kandidat jew tal-offerent.
L-awtorità kontraenti tista’ tistabbilixxi livelli minimi ta’ kapaċità li taħthom ma jkunux jistgħu jintgħażlu kandidati.
3. Kull offerent jew kandidat jista’ jintalab jagħti prova li huwa awtorizzat sabiex iwettaq il-kuntratt skont il-liġi nazzjonali, kif ippruvat bl-inklużjoni f’reġistru tal-kummerċ jew professjonali, dikjarazzjoni ġuramentata jew ċertifikat, sħubija f’organizzazzjoni speċifika, awtorizzazzjoni ċara, jew bl-inklużjoni fir-reġistru tat-taxxa fuq il-valur miżjud (minn hawn ’il quddiem “VAT”).
4. L-awtoritajiet kontraenti jispeċifikaw fl-avviż tal-kuntratt jew fis-sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess jew fis-sejħa għall-offerti, ir-referenzi magħżula biex jeżaminaw l-istatus u l-kapaċità legali tal-offerenti jew tal-kandidati.
5. L-informazzjoni mitluba mill-awtorità kontraenti bħala prova tal-kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali tal-kandidat jew tal-offerent u l-livelli minimi ta’ kapaċità meħtieġa skont il-paragrafu 2 ma jistgħux imorru lil hinn mis-suġġett tal-kuntratt u jqisu l-interessi leġittimi tal-operaturi ekonomiċi b’mod partikolari fir-rigward tas-sigrieti tekniċi u kummerċjali tal-kumpanija.
6. L-awtorità kontraenti tista’, skont il-valutazzjoni tagħha tar-riskji, tiddeċiedi li ma teħtieġx prova tal-kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali tal-kandidati jew tal-offerenti fil-każ tal-kuntratti li ġejjin:
(a)
kuntratti mogħtija mill-istituzzjonijiet f’isimhom stess, b’valur li ma jaqbiżx il-valur imsemmi fl-Artikolu 137(1);
(b)
kuntratti mogħtija fil-qasam tal-azzjonijiet esterni, b’valur aktar baxx mil-limiti msemmija fl-Artikolu 265(1)(a), l-Artikolu 267(1)(a) jew l-Artikolu 269(1)(a).
Fejn l-awtorità kontraenti tiddeċiedi li ma titlobx prova tal-kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali tal-kandidati jew tal-offerenti, ma għandu jsir l-ebda prefinanzjament sakemm ma tiġix ipprovduta garanzija finanzjarja għal ammont ekwivalenti.
Artikolu 147
Kapaċità ekonomika u finanzjarja
(l-Artikolu 110(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Prova tal-kapaċità ekonomika u finanzjarja tista’ b’mod partikolari tiġi pprovduta b’wieħed jew aktar mid-dokumenti li ġejjin:
(a)
dikjarazzjonijiet xierqa minn banek jew, fejn ikun xieraq, evidenza ta’ assigurazzjoni professjonali rilevanti tal-indennizz għar-riskju;
(b)
dikjarazzjonijiet finanzjarji għal mhux aktar mill-aħħar tliet snin li għalihom ikunu ngħalqu l-kontijiet;
(c)
rendikont tal-fatturat globali u tal-fatturat li jirrigwarda x-xogħlijiet, il-provvisti jew is-servizzi koperti mill-kuntratt matul perjodu li ma jistax ikun itwal mill-aħħar tliet snin finanzjarji disponibbli.
2. L-awtorità kontraenti tista’ tirrinunzja għall-obbligu ta’ kandidat jew ta’ offerent li jissottometti l-evidenza dokumentata msemmija fil-paragrafu 1 jekk din l-evidenza tkun diġà ġiet ippreżentata lilha għall-iskopijiet ta’ proċedura oħra ta’ akkwist u tkun għadha tikkonforma mal-paragrafu 1.
Jekk, għal xi raġuni eċċezzjonali li l-awtorità kontraenti tqis bħala ġġustifikata, l-offerent jew il-kandidat ma jkunx kapaċi jipprovdi r-referenzi mitluba mill-awtorità kontraenti, huwa jista’ jagħti prova tal-kapaċità ekonomika u finanzjarja tiegħu b’kull mezz ieħor li l-awtorità kontraenti tqis xieraq.
3. Meta huwa xieraq.li jagħmel dan u għal kuntratt partikolari, operatur ekonomiku jista’ jserraħ fuq il-kapaċitajiet ta’ entitajiet oħra, hi x’inhi n-natura legali tar-rabtiet li huwa jkollu magħhom. F’dak il-każ, huwa jrid jipprova lill-awtorità kontraenti li hu se jkollu għad-dispożizzjoni tiegħu r-riżorsi meħtieġa għat-twettiq tal-kuntratt, pereżempju billi juri wegħda min-naħa ta’ dawk l-entitajiet li se jpoġġu r-riżorsi tagħhom għad-dispożizzjoni tiegħu.
L-awtorità kontraenti tista’ tesiġi li l-operatur ekonomiku u l-entitajiet imsemmija fl-ewwel subparagrafu jkunu responsabbli b’mod konġunt għat-twettiq tal-kuntratt.
Bl-istess kundizzjonijiet, konsorzju ta’ operaturi ekonomiċi kif imsemmi fl-Artikolu 121(5) jista’ jibbaża fuq il-kapaċitajiet ta’ membri tal-konsorzju jew ta’ entitajiet oħra.
Artikolu 148
Kapaċità teknika u professjonali
(l-Artikolu 110(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kapaċità teknika u professjonali tiġi evalwata u vverifikata skont il-paragrafi 2 u 3. Fi proċeduri ta’ akkwist għal provvisti li jeħtieġu operazzjonijiet ta’ tqegħid jew installazzjoni, servizzi u/jew xogħlijiet, din il-kapaċità tiġi valutata b’mod partikolari fir-rigward tal-kompetenza, l-effiċjenza, l-esperjenza u l-kredibilità.
2. L-evidenza tal-kapaċità teknika u professjonali tal-operaturi ekonomiċi tista’, skont in-natura, il-kwalità jew l-iskala u l-għan tal-provvisti, is-servizzi jew ix-xogħlijiet li jridu jingħataw, tiġi pprovduta fuq il-bażi ta’ wieħed jew aktar mid-dokumenti li ġejjin:
(a)
il-kwalifiki edukattivi u professjonali tal-fornitur tas-servizzi jew il-kuntrattur tax-xogħol u/jew dawk tal-persunal maniġerjali tal-kumpanija u, b’mod partikolari, dawk tal-persuna jew tal-persuni responsabbli għall-għoti tas-servizzi jew it-twettiq tax-xogħlijiet;
(b)
lista:
(i)
tas-servizzi prinċipali mogħtija u l-provvisti kkonsenjati matul l-aħħar tliet snin, bit-totali, id-dati u r-riċevituri, pubbliċi jew privati;
(ii)
tax-xogħlijiet imwettqa fl-aħħar ħames snin, bit-totali, id-dati u l-post;
(c)
deskrizzjoni tat-tagħmir tekniku, l-għodod u l-impjanti li jkunu se jintużaw mid-ditta għat-twettiq ta’ kuntratt ta’ servizzi jew ta’ xogħlijiet;
(d)
deskrizzjoni tat-tagħmir tekniku u l-miżuri meħuda sabiex tiġi assigurata l-kwalità tal-provvisti u tas-servizzi, u deskrizzjoni tal-faċilitajiet ta’ studju u riċerka tal-kumpanija;
(e)
indikazzjoni tat-tekniċi jew tal-korpi tekniċi involuti, ikunu jew ma jkunux direttament tal-kumpanija, speċjalment dawk responsabbli għall-kontroll tal-kwalità;
(f)
fir-rigward tal-provvisti: kampjuni, deskrizzjonijiet u/jew ritratti awtentiċi u/jew ċertifikati mħejjija minn istituzzjonijiet uffiċjali għall-kontroll tal-kwalità jew aġenziji ta’ kompetenza rikonoxxuta li jiċċertifikaw il-konformità tal-prodotti mal-ispeċifikazzjonijiet jew l-istandards fis-seħħ;
(g)
rendikont tal-medja annwali ta’ ħaddiema u l-għadd ta’ persunal maniġerjali tal-fornitur tas-servizz jew il-kuntrattur tax-xogħol matul l-aħħar tliet snin;
(h)
indikazzjoni tal-proporzjon tal-kuntratt li l-fornitur tas-servizz jista’ jkollu f’moħħu li jissottokuntratta;
(i)
għall-kuntratti ta’ xogħlijiet pubbliċi u l-kuntratti ta’ servizzi pubbliċi, u f’każijiet xierqa biss, indikazzjoni tal-miżuri ta’ ġestjoni ambjentali li l-operatur ekonomiku jkun jista’ japplika waqt it-twettiq tal-kuntratt.
Meta s-servizzi jew il-provvisti msemmija fil-punt (b)(i) tal-ewwel subparagrafu jingħataw lill-awtoritajiet kontraenti, l-evidenza tal-prestazzjoni tkun fil-forma ta’ ċertifikati maħruġa jew kontrofirmati mill-awtorità kompetenti.
Għall-finijiet tal-punt (b)(ii) tal-ewwel subparagrafu, il-lista tal-aktar xogħlijiet importanti trid tkun akkumpanjata b’ċertifikati ta’ twettiq sodisfaċenti, li jispeċifikaw jekk ix-xogħlijiet ikunux saru b’mod professjonali u tlestewx b’mod sħiħ.
3. Meta s-servizzi jew il-prodotti li jkunu jridu jiġu pprovduti jkunu kumplessi jew, b’mod eċċezzjonali, ikunu meħtieġa għal skop partikolari, l-evidenza tal-kapaċità teknika u professjonali tista’ tinkiseb permezz ta’ kontroll imwettaq mill-awtorità kontraenti jew f’isimha minn korp uffiċjali kompetenti tal-pajjiż li fih ikun stabbilit il-fornitur tas-servizz, soġġett għall-qbil ta’ dak il-korp. Dawn il-kontrolli jirrigwardaw il-kapaċità teknika u l-kapaċità ta’ produzzjoni tal-fornitur u, jekk ikun meħtieġ, il-faċilitajiet ta’ studju u riċerka u l-miżuri tiegħu għall-kontroll tal-kwalità.
4. Meta l-awtoritajiet kontraenti jitolbu l-preżentazzjoni ta’ ċertifikati mħejjija minn korp indipendenti li jiċċertifikaw il-konformità tal-operatur ekonomiku ma’ ċerti standards ta’ garanzija tal-kwalità, huma jirreferu għal sistemi ta’ garanzija tal-kwalità bbażati fuq is-sensiela rilevanti ta’ standards Ewropej ċċertifikati minn korpi akkreditati. Madankollu, l-awtoritajiet kontraenti jaċċettaw ukoll evidenza oħra ta’ miżuri ekwivalenti ta’ garanzija tal-kwalità minn operaturi ekonomiċi li ma jkollhomx aċċess għal tali ċertifikati, jew l-ebda possibbiltà li jiksbuhom fil-limiti taż-żmien rilevanti.
5. Meta l-awtoritajiet kontraenti jitolbu l-preżentazzjoni ta’ ċertifikati mħejjija minn korpi indipendenti li jiddikjaraw li l-operatur ekonomiku huwa konformi ma’ ċerti skemi jew standards ta’ ġestjoni ambjentali, huma jirreferu għall-Iskema tal-Unjoni Ewropea ta’ Ġestjoni u Verifika Ambjentali jew għal kwalunkwe skema oħra ta’ ġestjoni ambjentali kif rikonoxxuti skont l-Artikolu 45 tar-Regolament (KE) Nru 1221/2009 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (18) jew standards oħra ta’ ġestjoni ambjentali bbażati fuq l-istandards Ewropej jew internazzjonali rilevanti minn korpi akkreditati. Huma jirrikonoxxu ċertifikati ekwivalenti minn korpi stabbiliti fi Stati Membri oħra. Iridu jaċċettaw ukoll evidenza oħra ta’ miżuri ta’ ġestjoni ambjentali ekwivalenti mill-atturi ekonomiċi.
6. Meta huwa xieraq.li jagħmel dan u għal kuntratt partikolari, operatur ekonomiku jista’ jserraħ fuq il-kapaċitajiet ta’ entitajiet oħra, hi x’inhi n-natura legali tar-rabtiet li huwa jkollu magħhom. F’dak il-każ, huwa jrid jipprova lill-awtorità kontraenti li hu se jkollu għad-dispożizzjoni tiegħu r-riżorsi meħtieġa għat-twettiq tal-kuntratt, pereżempju billi juri wegħda min-naħa ta’ dawk l-entitajiet li se jpoġġu r-riżorsi tagħhom għad-dispożizzjoni tiegħu.
Bl-istess kundizzjonijiet, konsorzju ta’ operaturi ekonomiċi kif imsemmi fl-Artikolu 121(5) jista’ jibbaża fuq il-kapaċitajiet ta’ membri tal-konsorzju jew ta’ entitajiet oħra.
7. Fil-każ ta’ kuntratti ta’ xogħlijiet, kuntratti ta’ servizzi u operazzjonijiet ta’ tqegħid u installazzjoni fil-kuntest ta’ kuntratt ta’ provvista, l-awtorità kontraenti tista’ titlob li ċerti kompiti kritiċi jitwettqu direttament mill-offerent innifsu jew, meta offerta tiġi ppreżentata minn konsorzju ta’ operaturi ekonomiċi kif imsemmi fl-Artikolu 121(6), minn parteċipant fil-konsorzju.
8. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jikkonkludu li l-operaturi ekonomiċi ma jkunux se jwettqu l-kuntratt skont standard xieraq ta’ kwalità meta l-awtorità kontraenti tistabbilixxi li huma jkollhom interessi konfliġġenti li jistgħu jaffettwaw b’mod negattiv it-twettiq tal-kuntratt.
Artikolu 149
Arranġamenti u kriterji tal-għoti
(l-Artikolu 110(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għall-Artikolu 107 tar-Regolament Finanzjarju, il-kuntratti jiġu aġġudikati b’wieħed minn dawn iż-żewġ modi:
(a)
bil-proċedura awtomatika ta’ għoti, li biha l-kuntratt jingħata lill-offerta li, waqt li tkun tajba u tissodisfa l-kundizzjonijiet stabbiliti, tikkwota l-irħas prezz;
(b)
bil-proċedura tal-aħjar valur għall-flus.
2. Sabiex tiddeċiedi liema offerta toffri l-aħjar valur għall-flus, l-awtorità kontraenti tikkunsidra l-prezz ikkwotat u kriterji oħra tal-kwalità ġġustifikati mis-suġġett tal-kuntratt bħal pereżempju, il-mertu tekniku, il-karatteristiċi estetiċi u funzjonali, il-karatteristiċi ambjentali, il-kosti operazzjonali, it-tlestija tal-profittabilità jew iż-żminijiet għall-konsenja, is-servizz ta’ wara l-bejgħ u l-assistenza teknika. L-awtorità kontraenti tista’ tistabbilixxi livelli minimi ta’ kwalità. L-offerti li juru livelli ta’ kwalità aktar baxxi mil-livelli minimi stabbiliti jiġu rifjutati.
3. L-awtorità kontraenti tispeċifika, fl-avviż tal-kuntratt jew fl-ispeċifikazzjoni jew fid-dokument deskrittiv, il-piż li se tapplika għal kull wieħed mill-kriterji sabiex tistabbilixxi l-aħjar valur għall-flus. Dak il-piż jista’ jiġi espress bħala medda f’firxa massima xierqa.
Il-piż applikat għall-prezz meta mqabbel mal-kriterji l-oħra ma jridx iwassal għan-newtralizzazzjoni tal-prezz fl-għażla ta’ min jingħata l-kuntratt, bla ħsara għall-iskali stabbiliti mill-istituzzjoni għar-remunerazzjoni ta’ ċerti servizzi, bħal dawk ipprovduti minn esperti għall-iskopijiet ta’ evalwazzjoni.
Jekk, f’każijiet eċċezzjonali, il-piż ma jkunx teknikament possibbli, b’mod partikolari minħabba s-suġġett tal-kuntratt, l-awtorità kontraenti tispeċifika sempliċement l-ordni mill-aktar sal-inqas importanti ta’ kif se jiġu applikati l-kriterji.
Artikolu 150
Użu ta’ rkanti elettroniċi
(l-Artikolu 110(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jużaw irkanti elettroniċi, li fihom jiġu ppreżentati prezzijiet ġodda, riveduti ’l isfel, u/jew valuri ġodda fir-rigward ta’ ċerti elementi tal-offerti.
Għall-finijiet tal-ewwel subparagrafu, l-awtoritajiet kontraenti jużaw proċess elettroniku ripetittiv (irkant elettroniku), li jsir wara evalwazzjoni sħiħa inizjali tal-offerti, li tippermettilhom li jiġu kklassifikati bl-użu ta’ metodi ta’ evalwazzjoni awtomatiċi.
2. Fil-proċeduri miftuħa, ristretti jew innegozjati fil-każ imsemmi fl-Artikolu 135(1)(a), l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jiddeċiedu li l-għoti ta’ kuntratt pubbliku jkun preċedut minn irkant elettroniku meta l-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta jkunu jistgħu jiġu stabbiliti bi preċiżjoni.
Fl-istess ċirkustanzi, irkant elettroniku jista’ jintuża fil-ftuħ mill-ġdid ta’ kompetizzjoni bejn il-partijiet għal kuntratt qafas kif imsemmi fl-Artikolu 122(3)(b) u fil-ftuħ għall-kompetizzjoni tal-kuntratti li jridu jingħataw bis-sistema dinamika ta’ xiri msemmija fl-Artikolu 131.
L-irkant elettroniku jkun ibbażat jew fuq il-prezzijiet biss, f’liema każ il-kuntratt jingħata lill-aktar prezz baxx, jew fuq il-prezzijiet u/jew il-valuri tal-elementi tal-offerti indikati fl-ispeċifikazzjoni, f’liema każ il-kuntratt jingħata lill-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża.
3. L-awtoritajiet kontraenti li jiddeċiedu li jużaw irkant elettroniku jiddikjaraw dak il-fatt fl-avviż tal-kuntratt.
L-ispeċifikazzjoni tinkludi d-dettalji li ġejjin:
(a)
l-elementi, li l-valuri tagħhom se jkunu s-suġġett ta’ rkant elettroniku, bil-kundizzjoni li dawk l-elementi jkun kwantifikabbli u jistgħu jiġu espressi f’ċifri jew f’perċentwali;
(b)
kwalunkwe limitu fuq il-valuri li jistgħu jiġu sottomessi, kif jirriżultaw mill-ispeċifikazzjonijiet relatati mas-suġġett tal-kuntratt;
(c)
l-informazzjoni li se ssir disponibbli għall-offerenti matul l-irkant elettroniku u, fejn ikun xieraq, meta se ssir disponibbli għalihom;
(d)
l-informazzjoni rilevanti dwar il-proċess tal-irkant elettroniku;
(e)
il-kundizzjonijiet li bihom l-offerenti se jkunu jistgħu jagħmlu l-offerti u, b’mod partikolari, id-differenzi minimi li, fejn ikun xieraq, se jkunu meħtieġa meta jintefgħu l-offerti;
(f)
l-informazzjoni rilevanti dwar it-tagħmir elettroniku użat u l-arranġamenti u l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi għall-konnessjoni.
4. Qabel ma jseħħ l-irkant elettroniku, l-awtoritajiet kontraenti jagħmlu evalwazzjoni inizjali sħiħa tal-offerti skont il-kriterji tal-għoti u l-piż stabbilit għalihom.
L-offerenti kollha li jkunu ssottomettew offerti ammissibbli jiġu mistiedna fl-istess ħin b’mezzi elettroniċi sabiex jissottomettu prezzijiet ġodda u/jew valuri ġodda; l-istedina tinkludi l-informazzjoni rilevanti kollha dwar il-kollegament individwali mat-tagħmir elettroniku li jkun qiegħed jintuża u tispeċifika d-data u l-ħin tal-bidu tal-irkant elettroniku. L-irkant elettroniku jista’ jseħħ f’numru ta’ fażijiet suċċessivi. L-irkant elettroniku ma jistax jibda qabel jumejn ta’ xogħol mid-data li fiha jkunu ħarġu l-istediniet.
5. Meta l-kuntratt ikun irid jingħata fuq il-bażi tal-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża, is-sejħa trid tkun akkumpanjata mir-riżultat ta’ evalwazzjoni sħiħa tal-offerta rilevanti, imwettqa skont il-piż previst fl-ewwel subparagrafu tal-Artikolu 149(3).
Is-sejħa tiddikjara wkoll il-formula matematika li għandha tintuża fl-irkant elettroniku sabiex jiġu stabbiliti l-klassifikazzjonijiet mill-ġdid awtomatiċi fuq il-bażi tal-prezzijiet ġodda u/jew il-valuri ġodda ppreżentati. Dik il-formula tinkorpora l-piż tal-kriterji kollha stabbiliti sabiex tiġi determinata l-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża, kif indikat fl-avviż tal-kuntratt jew fl-ispeċifikazzjoni. Għal dak il-għan, kwalunkwe firxa trid, madankollu, titnaqqas minn qabel għal valur speċifikat.
Meta jkunu awtorizzati varjanti, trid tiġi pprovduta formula separata għal kull varjant.
6. Matul kull fażi ta’ rkant elettroniku, l-awtoritajiet kontraenti jridu tal-anqas jikkomunikaw mill-ewwel lill-offerenti kollha t-tagħrif suffiċjenti li jippermettilhom li jkunu jafu l-pożizzjonijiet relattivi tagħhom fi kwalunkwe mument. Huma jistgħu jikkomunikaw ukoll informazzjoni oħra dwar prezzijiet jew valuri oħra ppreżentati, bil-kundizzjoni li dan ikun iddikjarat fl-ispeċifikazzjoni. Huma jistgħu wkoll fi kwalunkwe ħin iħabbru n-numru ta’ parteċipanti f’dik il-fażi tal-irkant. Fl-ebda każ, madankollu, huma ma jistgħu jiżvelaw l-identitajiet tal-offerenti matul xi fażi ta’ rkant elettroniku.
7. L-awtoritajiet kontraenti jagħlqu rkant elettroniku b’wieħed jew aktar mill-modi li ġejjin:
(a)
fl-istedina għall-parteċipazzjoni fl-irkant, huma jindikaw id-data u l-ħin stabbiliti minn qabel;
(b)
meta ma jirċevux aktar prezzijiet jew valuri ġodda li jissodisfaw ir-rekwiżiti rigward id-differenzi minimi;
(c)
meta n-numru ta’ fażijiet fl-irkant, stabbilit fl-istedina għall-parteċipazzjoni fl-irkant, ikun tlesta.
għall-finijiet tal-punt (b) tal-ewwel subparagrafu, fl-istedina għall-parteċipazzjoni fl-irkant, l-awtoritajiet kontraenti jindikaw il-ħin li jkunu se jħallu jgħaddi wara li jirċievu l-aħħar sottomissjoni qabel ma jagħlqu l-irkant elettroniku.
Meta l-awtoritajiet kontraenti jkunu ddeċidew li jagħlqu rkant elettroniku skont il-punt (c) tal-ewwel subparagrafu, possibbilment f’kombinazzjoni mal-arranġamenti stipulati fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu, l-istedina għall-parteċipazzjoni fl-irkant tindika l-iskeda ta’ żmien għal kull fażi tal-irkant.
8. Wara li jagħlqu rkant elettroniku, l-awtoritajiet kontraenti jaġġudikaw il-kuntratt skont l-Artikolu 149 fuq il-bażi tar-riżultati tal-irkant elettroniku.
L-awtoritajiet kontraenti ma jistgħux jużaw l-irkanti elettroniċi b’mod mhux xieraq jew b’mod li jimpedixxu, jillimitaw jew jgħawġu l-kompetizzjoni jew li jbiddlu s-suġġett tal-kuntratt, kif imqiegħed għall-offerti fl-avviż ippubblikat dwar il-kuntratt u definit fl-ispeċifikazzjoni.
Artikolu 151
Offerti anormalment baxxi
(l-Artikolu 110(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Jekk, għal kuntratt partikolari, l-offerti jidhru anormalment baxxi, l-awtorità kontraenti, qabel ma tirrifjuta dawk l-offerti fuq dik il-bażi waħedha, trid titlob bil-miktub dettalji tal-elementi kostitwenti tal-offerta li hija tikkunsidra bħala rilevanti u għandha tivverifika dawk l-elementi kostitwenti, wara smigħ xieraq tal-partijiet, billi tqis l-ispjegazzjonijiet li tkun ingħatat. Dawn id-dettalji jistgħu jirrigwardaw b’mod partikolari l-osservanza tad-dispożizzjonijiet relatati mal-ħarsien tal-impjiegi u l-kundizzjonijiet tax-xogħol li jkun hemm fis-seħħ fil-post fejn ikunu jridu jitwettqu x-xogħol, servizz jew provvista.
L-awtorità kontraenti tista’, b’mod partikolari, tikkunsidra spjegazzjonijiet dwar:
(a)
l-ekonomija tal-proċess tal-manifattura, tal-forniment tas-servizzi jew tal-metodu ta’ kostruzzjoni;
(b)
is-soluzzjonijiet tekniċi magħżula jew il-kundizzjonijiet eċċezzjonalment favorevoli għall-offerent;
(c)
l-oriġinalità tal-offerta.
2. Meta l-awtorità kontraenti tistabbilixxi li offerta tkun anormalment baxxa b’riżultat tal-għajnuna pprovduta mill-Istat, hija tista’ tirrifjuta l-offerta fuq dik il-bażi biss jekk l-offerent ma jkunx kapaċi jipprova, fi żmien raġonevoli stabbilit mill-awtorità kontraenti, li l-għajnuna inkwistjoni tkun ingħatat b’mod definittiv u skont il-proċeduri u d-deċiżjonijiet speċifikati fir-regoli tal-Unjoni dwar l-għajnuna mill-Istat.
Artikolu 152
Limiti ta’ żmien sabiex jintlaqgħu l-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni
(l-Artikolu 111(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtoritajiet kontraenti jistabbilixxu f’jiem kalendarji limiti ta’ żmien fissi u perentorji sabiex jintlaqgħu offerti u talbiet għall-parteċipazzjoni. Il-limiti ta’ żmien iridu jkunu twal biżżejjed biex jagħtu żmien raġonevoli u xieraq lill-partijiet interessati sabiex jippreparaw u jissottomettu l-offerti tagħhom, billi jitqiesu b’mod partikolari l-kumplessità tal-kuntratt jew il-ħtieġa ta’ żjara fil-post jew ta’ konsultazzjoni fuq il-post tad-dokumenti mehmuża mal-ispeċifikazzjonijiet.
2. Fi proċeduri miftuħa għal kuntratti b’valur daqs jew ogħla mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), il-limitu ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti ma jridx ikun inqas minn 52 jum mid-data li fiha jintbagħat l-avviż tal-kuntratt.
3. Fi proċeduri ristretti, f’każijiet ta’ użu tad-djalogu kompetittiv imsemmi fl-Artikolu 132 u fi proċeduri nnegozjati bil-pubblikazzjoni ta’ avviż dwar kuntratt għal kuntratti ’l fuq mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), il-limitu ta’ żmien għar-riċeviment ta’ talbiet għall-parteċipazzjoni ma jridx ikun inqas minn 37 jum mid-data li fiha jintbagħat l-avviż tal-kuntratt.
Fi proċeduri ristretti għal kuntratti b’valur daqs jew ogħla mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), il-limitu ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti ma jridx ikun inqas minn 40 jum mid-data li fiha tintbagħat is-sejħa għall-offerti.
Madankollu, fil-proċeduri wara sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess kif imsemmija fl-Artikolu 136(1), il-limitu ta’ żmien irid ikun:
(a)
mhux anqas minn 21 jum mid-data li fiha tintbagħat is-sejħa għall-offerti sabiex jiġu riċevuti l-offerti fil-każ tal-proċedura msemmija fl-Artikolu 136(1)(a) u l-Artikolu 136(3)(b)(i);
(b)
mhux anqas minn 10 ijiem sabiex jiġu riċevuti talbiet għall-parteċipazzjoni u mhux anqas minn 21 jum sabiex jiġu riċevuti offerti fil-każ tal-proċedura f’żewġ passi msemmija fl-Artikolu 136(3)(b)(ii).
4. Meta l-awtoritajiet kontraenti, skont l-Artikolu 123(2), ikunu bagħtu avviż ta’ informazzjoni minn qabel għall-pubblikazzjoni jew ikunu ppubblikaw huma stess avviż minn qabel ta’ informazzjoni fuq il-profil tax-xerrej tagħhom għal kuntratti li jaqbżu l-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), il-limitu ta’ żmien sabiex jiġu riċevuti l-offerti jista’ ġeneralment jitnaqqas għal 36 jum iżda fl-ebda ċirkustanza ma għandu jkun anqas minn 22 jum mid-data li fiha jkunu ntbagħtu l-avviż tal-kuntratt jew is-sejħa għall-offerti.
Il-limiti ta’ żmien imqassra msemmija fl-ewwel subparagrafu jridu jkunu permessi biss jekk l-avviż minn qabel ta’ informazzjoni jissodisfa l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
ikun fih l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-avviż tal-kuntratt, sakemm dik l-informazzjoni tkun disponibbli fil-ħin li jiġi ppubblikat l-avviż;
(b)
ikun intbagħat għall-pubblikazzjoni bejn 52 jum u 12-il xahar qabel id-data li fiha jkun intbagħat l-avviż tal-kuntratt.
5. Il-limiti ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti jistgħu jitqassru b’ħamest ijiem jekk ikun hemm disponibbli aċċess dirett u mhux ristrett permezz ta’ mezzi elettroniċi għad-dokumenti kollha li jikkostitwixxu s-sejħa għall-offerti mid-data tal-pubblikazzjoni tal-avviż tal-kuntratt jew is-sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess.
Artikolu 153
Żmien permess għall-aċċess għad-dokumenti tal-offerti
(l-Artikolu 111(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Sakemm it-talba tkun saret fil-ħin qabel id-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti, l-ispeċifikazzjoni jew id-dokumenti deskrittivi fil-proċedura msemmija fl-Artikolu 132 u dokumenti oħra jintbagħtu, fi żmien ħamest ijiem ta’ xogħol minn meta tasal it-talba, lill-operaturi ekonomiċi kollha li jkunu talbu l-ispeċifikazzjoni jew esprimew interess li jipparteċipaw fi djalogu jew li jissottomettu offerta, soġġett għall-paragrafu 4. L-awtoritajiet kontraenti mhumiex marbuta li jwieġbu talbiet għal dokumenti li jkunu saru anqas minn ħamest ijiem ta’ xogħol qabel id-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti.
2. Sakemm it-talba tkun saret fil-ħin qabel id-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti, l-informazzjoni addizzjonali dwar l-ispeċifikazzjoni jew id-dokumenti deskrittivi jew id-dokumenti addizzjonali tiġi pprovduta fl-istess ħin lill-operaturi ekonomiċi kollha li jkunu talbu l-ispeċifikazzjoni jew esprimew interess li jieħdu sehem fi djalogu jew li jissottomettu offerta, mill-aktar fis u mhux aktar tard minn sitt ijiem kalendarji qabel id-data tal-għeluq għar-riċeviment tal-offerti jew, fil-każ ta’ talbiet għall-informazzjoni li jaslu inqas minn tmint ijiem kalendarji qabel id-data tal-għeluq għar-riċeviment tal-offerti, kemm jista’ jkun malajr wara li tasal it-talba. L-awtoritajiet kontraenti mhumiex marbuta li jwieġbu talbiet għal informazzjoni addizzjonali li jkunu saru anqas minn ħamest ijiem ta’ xogħol qabel id-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti.
3. Jekk, għal xi raġuni, l-ispeċifikazzjonijiet u d-dokumenti jew l-informazzjoni addizzjonali ma jkunux jistgħu jiġu pprovduti fil-limiti ta’ żmien stipulati fil-paragrafi 1 u 2 ta’ dan l-Artikolu, jew meta l-offerti jkunu jistgħu jsiru biss wara żjara fis-sit jew wara konsultazzjoni fuq il-post tad-dokumenti annessi mal-ispeċifikazzjonijiet, il-limiti ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti msemmija fl-Artikolu 152 jiġu estiżi sabiex jippermettu lill-operaturi ekonomiċi kollha li jiffamiljarizzaw irwieħhom mal-informazzjoni kollha meħtieġa għall-preparazzjoni tal-offerti. Dik l-estensjoni tiġi reklamata b’mod xieraq, skont l-arranġamenti stipulati fl-Artikoli minn 123 sa 126.
4. Fil-proċedura miftuħa, inklużi s-sistemi dinamiċi ta’ xiri msemmija fl-Artikolu 131, jekk ikun hemm aċċess sħiħ u mhux ristrett, b’mezzi elettroniċi għas-sejħa sħiħa għall-offerti u kwalunkwe dokument addizzjonali, il-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu ma japplikax. L-avviż tal-kuntratt imsemmi fl-Artikolu 123(3) jagħti l-indirizz tal-Internet fejn jistgħu jiġu kkonsultati dawn id-dokumenti.
Artikolu 154
Limiti ta’ żmien f’każi urġenti
(l-Artikolu 111(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta urġenza debitament issostanzjata tirrendi imprattikabbli l-limiti minimi ta’ żmien stipulati fl-Artikolu 152(3) għal proċeduri ristretti u proċeduri nnegozjati bil-pubblikazzjoni ta’ avviż dwar kuntratt, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jistabbilixxu l-limiti ta’ żmien li ġejjin, espressi f’jiem kalendarji:
(a)
limitu ta’ żmien għar-riċeviment ta’ talbiet għall-parteċipazzjoni li ma jistax ikun anqas minn 15-il jum mid-data li fiha jintbagħat l-avviż tal-kuntratt jew 10 ijiem jekk l-avviż jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet b’mod elettroniku;
(b)
limitu ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti li ma jistax ikun inqas minn 10 ijiem mid-data li fiha tkun intbagħtet is-sejħa għall-offerti.
2. Fi proċeduri ristretti u proċeduri nnegozjati rapidi, l-informazzjoni addizzjonali dwar l-ispeċifikazzjonijiet, bil-kundizzjoni li tkun intalbet fil-ħin, trid tiġi kkomunikata lill-kandidati jew lill-offerenti kollha mhux aktar tard minn erbat ijiem kalendarji qabel id-data tal-għeluq għar-riċeviment tal-offerti.
Artikolu 155
Metodi ta’ komunikazzjoni
(l-Artikolu 111(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-arranġamenti għas-sottomissjoni tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni jiġu stabbiliti mill-awtorità kontraenti, li tista’ tagħżel metodu esklużiv ta’ sottomissjoni. L-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni jistgħu jiġu sottomessi permezz ta’ ittra jew b’mezzi elettroniċi. It-talbiet għall-parteċipazzjoni jistgħu jiġu sottomessi wkoll permezz ta’ faks.
Il-mezzi ta’ komunikazzjoni magħżula jridu jkunu ġeneralment disponibbli u ma jillimitawx l-aċċess tal-operaturi ekonomiċi għall-proċedura ta’ akkwist.
Il-mezzi ta’ komunikazzjoni magħżulin iridu jkunu tali li jiżguraw li jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
kull sottomissjoni jkun fiha l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-evalwazzjoni tagħha;
(b)
tiġi preservata l-integrità tad-dejta;
(c)
tiġi ppreservata l-kunfidenzjalità tal-offerti u tat-talbiet għall-parteċipazzjoni u l-awtoritajiet kontraenti jeżaminaw il-kontenut tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni biss wara li jkun għadda ż-żmien stipulat għas-sottomissjoni tagħhom;
(d)
il-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
Fejn ikun meħtieġ għall-finijiet ta’ prova legali, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jiddeċiedu li t-talbiet għall-parteċipazzjoni ppreżentati b’faks iridu jiġu kkonfermati permezz ta’ ittra jew mezz elettroniku mill-aktar fis possibbli u fi kwalunkwe każ qabel id-data finali stipulata fl-Artikolu 152.
2. Meta l-awtorità kontraenti tawtorizza s-sottomissjoni ta’ offerti u talbiet għall-parteċipazzjoni b’mezzi elettroniċi, l-għodod użati u l-karatteristiċi tekniċi tagħhom ma jkunux diskriminatorji, iridu jkunu ġeneralment disponibbli u interoperabbli mal-prodotti tat-teknoloġija tal-informazzjoni u tal-komunikazzjoni fl-użu ġenerali u ma għandhomx jillimitaw l-aċċess tal-operaturi ekonomiċi għall-proċedura ta’ akkwist.
3. Ħlief għall-kuntratti b’valur aktar baxx mil-limitu stabbilit fl-Artikolu 170(1), l-apparat għar-riċeviment elettroniku tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni jrid jiggarantixxi, permezz ta’ mezzi tekniċi u proċeduri xierqa, li:
(a)
l-operatur ekonomiku jkun jista’ jiġi awtentikat b’ċertezza;
(b)
il-ħin u d-data eżatti tar-riċeviment tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni jkunu jistgħu jiġu determinati b’mod preċiż;
(c)
ikun jista’ jiġi raġonevolment assigurat li, qabel il-limiti taż-żmien stabbiliti, ħadd ma jista’ jkollu aċċess għad-dejta trażmessa skont dawk ir-rekwiżiti;
(d)
meta tinkiser dik il-projbizzjoni tal-aċċess, ikun jista’ jiġi raġonevolment assigurat li dak il-ksur jiġi identifikat b’mod ċar;
(e)
persuni awtorizzati biss ikunu jistgħu jistabbilixxu jew ibiddlu d-dati għall-ftuħ tad-dejta riċevuta;
(f)
matul il-fażijiet differenti tal-proċedura ta’ akkwist, l-aċċess għad-dejta kollha ppreżentata, jew għal partijiet minnha, irid ikun possibbli biss permezz ta’ azzjoni simultanja mill-persuni awtorizzati;
(g)
l-azzjoni simultanja mill-persuni awtorizzati trid tagħti aċċess għad-dejta trażmessa wara d-data preskritta biss;
(h)
id-dejta riċevuta u miftuħa skont dawn ir-rekwiżiti trid tibqa’ aċċessibbli biss għall-persuni awtorizzati biex jiffamiljarizzaw irwieħhom magħha.
4. Meta l-awtorità kontraenti tawtorizza s-sottomissjoni ta’ offerti u talbiet għall-parteċipazzjoni b’mezzi elettroniċi, id-dokumenti elettroniċi sottomessi b’dawn is-sistemi jitqiesu bħala l-oriġinali u jridu jkunu ffirmati minn rappreżentant awtorizzat tal-operatur ekonomiku.
5. Meta s-sottomissjoni ssir permezz ta’ ittra, l-offerenti jew il-kandidati jistgħu jagħżlu li jissottomettu l-offerti jew it-talbiet għall-parteċipazzjoni:
(a)
bil-posta jew bis-servizz ta’ kurrier, f’liema każ is-sejħa għall-offerti tispeċifika li l-evidenza tkun kostitwita mid-data ta’ meta jintbagħtu, it-timbru jew id-data tal-irċevuta tad-depożitu;
(b)
permezz ta’ konsenja bl-idejn fil-bini tal-istituzzjoni mill-offerent jew il-kandidat innifsu jew minn aġent; għal dan il-għan is-sejħa għall-offerti tispeċifika, minbarra l-informazzjoni msemmija fl-Artikolu 138(2)(a), id-dipartiment fejn iridu jiġu kkonsenjati l-offerti jew it-talbiet għall-parteċipazzjoni u tingħata riċevuta ffirmata u datata.
6. Sabiex tinżamm is-segretezza u sabiex tiġi evitata kwalunkwe diffikultà meta l-offerti jintbagħtu permezz ta’ ittra, is-sejħa għall-offerti trid tinkludi l-provvediment li ġej:
L-offerti jridu jiġu sottomessi f’envelop issiġillat li huwa stess ikun magħluq f’envelop ieħor issiġillat. L-envelop ta’ ġewwa jrid ikollu miktub fuqu, minbarra l-isem tad-dipartiment fejn ikun indirizzat, kif indikat fis-sejħa għall-offerti, il-kliem “Sejħa għall-offerti - Ma għandux jinfetaħ mis-servizz postali”. Jekk jintużaw envelops li jingħalqu minnhom infushom, dawn iridu jiġu ssiġillati b’tejp adeżiv u min jibgħat l-offerta jrid jiffirma tul dak it-tejp.
Artikolu 156
Garanziji għall-offerti
(l-Artikolu 111(3) tar-Regolament Finanzjarju)
L-awtorità kontraenti tista’ titlob garanzija għall-offerta, ippreżentata skont l-Artikolu 163, li tirrappreżenta minn 1 % sa 2 % tal-valur totali tal-kuntratt.
Garanzija għall-offerta tinħall meta jingħata l-kuntratt. Jekk ma tiġi sottomessal-ebda offerta sad-data tal-għeluq stabbilita jew jekk l-offerta tiġi suċċessivament irtirata, il-garanzija trid tinżamm.
Artikolu 157
Ftuħ tal-offerti u talbiet għall-parteċipazzjoni
(l-Artikolu 111(4) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Iridu jinfetħu t-talbiet għall-parteċipazzjoni u l-offerti kollha li jissodisfaw ir-rekwiżiti tal-Artikolu 155.
2. Fejn il-valur ta’ kuntratt jaqbeż il-limitu stabbilit fl-Artikolu 137(1), l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jaħtar kumitat sabiex jiftaħ l-offerti.
Il-kumitat tal-ftuħ ikun iffurmat minn tal-anqas tliet persuni li jirrappreżentaw mill-anqas żewġ entitajiet organizzattivi tal-istituzzjoni kkonċernata mingħajr rabta ġerarkika bejniethom, li mill-anqas wieħed minnhom ma jaqax taħt l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Biex jiġi evitat kull tip ta’ kunflitt ta’ interessi, dawk il-persuni jkunu soġġetti għall-obbligi stabbiliti fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju. Fir-rappreżentanzi jew l-unitajiet lokali msemmija fl-Artikolu 72 ta’ dan ir-Regolament jew iżolati fi Stat Membru, jekk ma jkunx hemm entitajiet separati, ir-rekwiżit ta’ entitajiet organizzattivi mingħajr rabta ġerarkika bejniethom ma japplikax.
Fil-każ ta’ proċedura ta’ akkwist imnedija fuq bażi interistituzzjonali, il-kumitat tal-ftuħ jinħatar mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli mill-istituzzjoni responsabbli għall-proċedura ta’ akkwist. Il-kompożizzjoni tal-kumitat tal-ftuħ tirrifletti, safejn ikun possibbli, il-karattru interistituzzjonali tal-proċedura ta’ akkwist.
3. Meta l-offerti jiġu sottomessi bil-posta, membru wieħed jew aktar tal-kumitat tal-ftuħ jinizjala d-dokumenti li jixhdu d-data u l-ħin ta’ meta ntbagħtet kull offerta.
Huma jinizjalaw ukoll waħda minn dawn li ġejjin:
(a)
kull paġna ta’ kull offerta;
(b)
il-paġna ta’ quddiem u l-paġni li jkun fihom id-dettalji finanzjarji ta’ kull offerta, l-integrità tal-offerta inizjali tiġi ggarantita bi kwalunkwe teknika xierqa użata minn dipartiment li jkun indipendenti mid-dipartiment awtorizzanti, ħlief fil-każijiet imsemmija fit-tieni subparagrafu tal-paragrafu 2.
Meta l-kuntratt jingħata bil-proċedura awtomatika ta’ għoti skont il-punt (a) tal-Artikolu 149(1), il-prezzijiet ikkwotati fl-offerti li jissodisfaw ir-rekwiżiti jsiru pubbliċi.
Il-membri tal-kumitat jiffirmaw ir-rekord miktub tal-ftuħ tal-offerti li jkunu waslu, li għandu jidentifika dawk l-offerti li jikkonformaw mar-rekwiżiti tal-Artikolu 155 u dawk li ma jikkonformawx magħhom, u li jagħtu r-raġunijiet li għalihom kienu rifjutati offerti minħabba nuqqas ta’ konformità, b’referenza għall-metodi ta’ sottomissjoni tal-offerti msemmija fl-Artikolu 155. Il-firma tista’ ssir b’sistema elettronika li tipprovdi identifikazzjoni suffiċjenti tal-firmatarju.
Artikolu 158
Kumitat għall-evalwazzjoni tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni
(l-Artikolu 111(5) tar-Regolament Finanzjarju)
1. It-talbiet għall-parteċipazzjoni u l-offerti kollha ddikjarati bħala konformi mar-rekwiżiti tal-Artikolu 155 jiġu evalwati u kklassifikati minn kumitat ta’ evalwazzjoni mwaqqaf għal kull waħda miż-żewġ fażijiet fuq il-bażi tal-kriterji ta’ esklużjoni u tal-għażla mħabbra qabel u l-kriterji tal-għoti rispettivament.
Dan il-kumitat jinħatar mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli biex jagħti opinjoni ta’ konsulenza dwar kuntratti b’valur ogħla mil-limitu msemmi fl-Artikolu 137(1).
Madankollu, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jiddeċiedi li l-kumitat ta’ evalwazzjoni għandu jevalwa u jikklassifika l-offerti fuq il-bażi tal-kriterji tal-għoti biss u li l-kriterji ta’ esklużjoni u tal-għażla għandhom jiġu evalwati b’mezzi xierqa oħra li jiggarantixxu n-nuqqas ta’ kunflitti ta’ interessi.
2. Il-kumitat ta’ evalwazzjoni jkun iffurmat minn tal-anqas tliet persuni li jirrappreżentaw mill-anqas żewġ entitajiet organizzattivi tal-istituzzjonijiet jew il-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju mingħajr rabta ġerarkika bejniethom, li mill-anqas wieħed minnhom ma jaqax taħt l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiżgura li dawn il-persuni jissodisfaw l-obbligi stabbiliti fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju.
Fir-rappreżentanzi u l-unitajiet lokali msemmija fl-Artikolu 72 jew iżolati fi Stat Membru, jekk ma jkunx hemm entitajiet separati, ir-rekwiżit ta’ entitajiet organizzattivi mingħajr rabta ġerarkika bejniethom ma japplikax.
Il-kumitat ta’ evalwazzjoni jista’ jkun magħmul mill-istess membri tal-kumitat għall-ftuħ tal-offerti.
Esperti esterni jistgħu jassistu lill-kumitat b’deċiżjoni tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiżgura li dawk l-esperti jissodisfaw l-obbligi stabbiliti fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju.
Fil-każ ta’ proċedura ta’ akkwist imnedija fuq bażi interistituzzjonali, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jinħatar mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli mill-istituzzjoni responsabbli għall-proċedura ta’ akkwist. Il-kompożizzjoni tal-kumitat ta’ evalwazzjoni tirrifletti, safejn ikun possibbli, il-karattru interistituzzjonali tal-proċedura ta’ akkwist.
3. It-talbiet għall-parteċipazzjoni u l-offerti li ma jissodisfawx ir-rekwiżiti essenzjali kollha stabbiliti fid-dokumenti tal-offerti jiġu eliminati.
Madankollu, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jew l-awtorità kontraenti jistgħu jitolbu lill-kandidati jew lill-offerenti sabiex jipprovdu materjal addizzjonali jew sabiex jispjegaw id-dokumenti ta’ sostenn ippreżentati b’rabta mal-kriterji ta’ esklużjoni jew tal-għażla, fil-limitu taż-żmien li jispeċifika.
It-talbiet għall-parteċipazzjoni u l-offerti li ma jkunux esklużi u li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla jitqiesu bħala ammissibbli.
4. Fil-każ ta’ offerti anormalment baxxi kif imsemmija fl-Artikolu 151, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jitlob kwalunkwe informazzjoni rilevanti dwar il-kompożizzjoni tal-offerta.
Artikolu 159
Riżultati tal-evalwazzjoni
(l-Artikolu 112 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għandu jitħejja u jiġi datat rekord bil-miktub tal-evalwazzjoni u l-klassifikazzjoni tat-talbiet għall-parteċipazzjoni u l-offerti ddikjarati bħala li jissodisfaw ir-rekwiżiti.
Ir-rekord bil-miktub jiġi ffirmat mill-membri kollha tal-kumitat ta’ evalwazzjoni. Il-firma tista’ ssir b’sistema elettronika li tipprovdi identifikazzjoni suffiċjenti tal-firmatarju.
Jekk il-kumitat ta’ evalwazzjoni ma jkunx ingħata r-responsabbiltà li jivverifika l-offerti skont il-kriterji ta’ esklużjoni u għażla, ir-rekord bil-miktub jiġi ffirmat ukoll mill-persuni li kienu ngħataw dik ir-responsabbiltà mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Ir-rekord bil-miktub jinżamm għal referenza futura.
2. Ir-rekord bil-miktub imsemmi fil-paragrafu 1 jinkludi tal-anqas:
(a)
l-isem u l-indirizz tal-awtorità kontraenti, kif ukoll is-suġġett u l-valur tal-kuntratt, il-kuntratt qafas jew is-sistema dinamika ta’ xiri;
(b)
l-ismijiet tal-kandidati jew tal-offerenti rifjutati u r-raġunijiet għar-rifjut tagħhom;
(c)
l-ismijiet tal-kandidati jew tal-offerenti li se jiġu eżaminati u r-raġunijiet għall-għażla tagħhom;
(d)
ir-raġunijiet għar-rifjut tal-offerti misjuba li kienu anormalment baxxi;
(e)
l-ismijiet tal-kandidati jew il-kuntrattur propost u r-raġunijiet għal dik l-għażla u, jekk ikun magħruf, il-proporzjon tal-kuntratt jew tal-kuntratt qafas li l-kuntrattur ikunu beħsiebu jissottokuntratta lil partijiet terzi.
3. L-awtorità kontraenti mbagħad tieħu d-deċiżjoni tagħha billi tagħti mill-anqas dawn li ġejjin:
(a)
l-isem u l-indirizz tal-awtorità kontraenti, is-suġġett u l-valur tal-kuntratt, jew is-suġġett u l-valur massimu tal-kuntratt qafas jew is-sistema dinamika ta’ xiri;
(b)
l-ismijiet tal-kandidati jew tal-offerenti rifjutati u r-raġunijiet għar-rifjut tagħhom;
(c)
l-ismijiet tal-kandidati jew tal-offerenti li se jiġu eżaminati u r-raġunijiet għall-għażla tagħhom;
(d)
ir-raġunijiet għar-rifjut tal-offerti misjuba li kienu anormalment baxxi;
(e)
l-ismijiet tal-kandidati jew il-kuntrattur magħżula u r-raġunijiet għal dik l-għażla b’referenza għall-kriterji tal-għażla u tal-għoti mħabbra minn qabel u, jekk ikun magħruf, il-proporzjon tal-kuntratt jew tal-kuntratt qafas li l-kuntrattur ikun beħsiebu jissottokuntratta lil partijiet terzi;
(f)
fil-każ ta’ proċeduri nnegozjati u djalogu kompetittiv, iċ-ċirkustanzi msemmija fl-Artikoli 132, 134, 135, 266, 268, 270 u 271 li jiġġustifikaw l-użu tagħhom;
(g)
fejn ikun xieraq, ir-raġunijiet għaliex l-awtorità kontraenti tkun iddeċidiet li ma tagħtix kuntratt.
Fil-każ ta’ proċedura ta’ akkwist imnedija fuq bażi interistituzzjonali, id-deċiżjoni msemmija fl-ewwel subparagrafu tittieħed mill-awtorità kontraenti responsabbli għall-proċedura ta’ akkwist.
Artikolu 160
Kuntatti bejn l-awtoritajiet kontraenti u l-offerenti
(l-Artikolu 112 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bħala eċċezzjoni, jista’ jsir kuntatt bejn l-awtorità kontraenti u l-offerenti matul il-proċedura tal-għoti tal-kuntratti, fil-kundizzjonijiet stabbiliti fil-paragrafi 2 u 3.
2. Qabel id-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti, fir-rigward tad-dokumenti u l-informazzjoni addizzjonali msemmija fl-Artikolu 153, l-awtorità kontraenti tista’:
(a)
fil-każ tal-offerenti, tikkomunika informazzjoni addizzjonali għall-iskop biss li tikkjarifika n-natura tal-kuntratt, tali informazzjoni għandha tiġi kkomunikata lill-offerenti kollha li jkunu talbu l-ispeċifikazzjonijiet;
(b)
fil-każ tagħha stess, jekk tiskopri żball, nuqqas ta’ preċiżjoni, ommissjoni jew kull tip ieħor ta’ żball klerikali fit-test tal-avviż tal-kuntratt, is-sejħa għall-offerti jew l-ispeċifikazzjonijiet, tinforma lill-persuni kkonċernati fl-istess data u b’mod identiku għal dak applikabbli fir-rigward tas-sejħa għall-offerti oriġinali.
3. Jekk, wara li jinfetħu l-offerti, tkun meħtieġa xi kjarifika b’rabta ma’ offerta, jew jekk ikunu jridu jiġu rranġati żbalji klerikali ovvji fl-offerta, l-awtorità kontraenti tista’ tikkuntattja lill-offerenti, għalkemm tali kuntatt jista’ ma jwassal għall-ebda bidla fit-termini tal-offerta.
4. F’kull każ fejn ikun sar kuntatt, u fil-każijiet debitament ġustifikati fejn ma jkunx sar kuntatt kif imsemmi fl-Artikolu 96 tar-Regolament Finanzjarju, jinżamm rekord fil-fajl tal-akkwist.
Artikolu 161
Informazzjoni għall-kandidati u għall-offerenti
(l-Artikoli 113, 114 u 118 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtoritajiet kontraenti jinfurmaw mill-aktar fis lill-kandidati u l-offerenti bid-deċiżjonijiet meħuda dwar l-għoti tal-kuntratt jew tal-kuntratt qafas jew id-dħul f’sistema dinamika ta’ xiri, inklużi r-raġunijiet għal kwalunkwe deċiżjoni li ma jingħatax kuntratt jew kuntratt qafas, jew l-istabbiliment ta’ sistema dinamika ta’ xiri, li għalih kien hemm proċedura ta’ offerti kompetittiva jew li terġa’ tinbeda l-proċedura.
2. L-awtorità kontraenti, fi żmien mhux aktar minn 15-il jum kalendarju mid-data li fiha tirċievi talba bil-miktub, trid tikkomunika l-informazzjoni prevista fl-Artikolu 113(2) tar-Regolament Finanzjarju.
3. Fil-każ ta’ kuntratti mogħtija mill-istituzzjonijiet tal-Unjoni f’isimhom stess, b’valur daqs jew akbar mil-limiti msemmija fl-Artikolu 170(1) u li ma jkunux esklużi mill-kamp ta’ applikazzjoni tad-Direttiva 2004/18/KE, l-awtorità kontraenti tinforma lill-offerenti jew il-kandidati kollha li ma jkunux intgħażlu, fl-istess ħin u b’mod individwali, b’mezz elettroniku, li l-applikazzjoni jew l-offerta tagħhom ma tkunx ġiet aċċettata f’xi wieħed mill-istadji li ġejjin:
(a)
ftit wara li jkunu ttieħdu d-deċiżjonijiet fuq il-bażi tal-kriterji ta’ esklużjoni u għażla u qabel id-deċiżjoni tal-għoti, fi proċeduri ta’ akkwist organizzati f’żewġ stadji separati;
(b)
fir-rigward tad-deċiżjonijiet ta’ għoti u d-deċiżjonijiet ta’ rifjut tal-offerti, kemm jista’ jkun malajr wara d-deċiżjoni tal-għoti u mhux aktar tard mill-ġimgħa ta’ wara.
F’kull każ, l-awtorità kontraenti tindika r-raġunijiet għaliex l-offerta jew l-applikazzjoni ma jkunux ġew aċċettati u r-rimedji legali disponibbli.
L-offerenti jew il-kandidati li ma jintgħażlux jistgħu jitolbu informazzjoni addizzjonali dwar ir-raġunijiet għar-rifjut tagħhom bil-miktub permezz ta’ ittra, faks jew posta elettronika, u l-offerenti kollha magħżula li l-offerti tagħhom ma jiġux eliminati jistgħu jiksbu informazzjoni dwar il-karatteristiċi u l-merti relattivi tal-offerta magħżula u l-isem tal-offerent magħżul, bla ħsara għat-tieni subparagrafu tal-Artikolu 113(2) tar-Regolament Finanzjarju. L-awtorità kontraenti twieġeb fi żmien mhux aktar minn 15-il jum kalendarju minn meta tirċievi t-talba.
Artikolu 162
Iffirmar tal-kuntratt
(l-Artikoli 113 u 118 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kuntratt ma jistax jibda jitwettaq qabel ma jiġi ffirmat il-kuntratt.
Taqsima 4
Garanziji u Kontroll
Artikolu 163
Garanziji
(l-Artikolu 115 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Fejn il-kuntratturi jkunu meħtieġa li jagħtu garanzija bil-quddiem, din trid tkun għal ammont u perjodu ta’ żmien li jkunu biżżejjed biex din tiġi attivata.
2. Il-garanzija trid tkun ipprovduta minn bank jew istituzzjoni finanzjarja awtorizzata. Din tista’ tiġi sostitwita b’garanzija in solidum minn parti terza, wara aċċettazzjoni mill-awtorità kontraenti.
Il-garanzija tkun denominata fil-munita euro.
Din tpoġġi lill-bank jew lill-istituzzjoni finanzjarja jew il-parti terza bħala kollateral irrevokabbli, jew bħala l-ewwel garanti tal-obbligi tal-kuntrattur.
Artikolu 164
Garanzija għal eżekuzzjoni
(l-Artikolu 115 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Sabiex jiġi assigurat li x-xogħlijiet, il-provvisti jew is-servizzi jkunu twasslu b’mod sħiħ u meta l-aċċettazzjoni finali skont it-termini tal-kuntratt ma tkunx tista’ tingħata wara l-ħlas finali, l-uffiċjal awtorizzanti jista’ jitlob garanzija għal eżekuzzjoni fuq bażi ta’ każ b’każ u soġġetta għal analiżi preliminari tar-riskju.
2. Garanzija li tikkorrispondi għal 10 % tal-valur totali tal-kuntratt tista’ ssir bi tnaqqis mill-pagamenti kif u meta jsiru.
Din tista’ tiġi sostitwita b’ammont miżmum mill-pagament finali sabiex iservi ta’ garanzija sal-aċċettazzjoni finali tas-servizzi, provvisti jew xogħlijiet. L-ammont jiġi stabbilit mill-uffiċjal awtorizzanti u jkun proporzjonat mar-riskji identifikati fir-rigward tal-eżekuzzjoni tal-kuntratt, meta jitqiesu s-suġġett tiegħu, kif ukoll it-termini kummerċjali normali applikabbli għas-settur.
Il-kundizzjonijiet għal tali garanzija jitħabbru fid-dokumenti tal-offerti.
3. Wara l-aċċettazzjoni finali tax-xogħlijiet, servizzi jew provvisti, il-garanziji jinħallu skont it-termini tal-kuntratt.
Artikolu 165
Garanzija għall-prefinanzjament
(l-Artikolu 115 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Ladarba l-awtorità kontraenti tkun stabbilixxiet il-ħtieġa għal prefinanzjament, hija tivvaluta r-riskji assoċjati mal-ħlasijiet ta’ prefinanzjament, qabel ma tniedi l-proċedura ta’ akkwist, billi tikkunsidra b’mod partikolari l-kriterji li ġejjin:
(a)
il-valur stmat tal-kuntratt;
(b)
is-suġġett tiegħu;
(c)
it-tul u l-veloċità tiegħu;
(d)
l-istruttura tas-suq.
2. Għandha tkun meħtieġa garanzija sabiex isir il-ħlas ta’ prefinanzjament fil-każ imsemmi fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 146(6), jew meta l-uffiċjal awtorizzanti jiddeċiedi li jitlob garanzija skont il-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu.
Ma tkun meħtieġa l-ebda garanzija għal kuntratti ta’ valur baxx kif imsemmija fl-Artikolu 137(1).
Il-garanzija tinħall kif u meta l-prefinanzjament jitnaqqas mill-ħlasijiet interim jew il-ħlasijiet tal-bilanċi lill-kuntrattur skont it-termini tal-kuntratt.
Artikolu 166
Sospensjoni fil-każ ta’ żbalji jew irregolaritajiet
(l-Artikolu 116 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kuntratti jistgħu jiġu sospiżi skont l-Artikolu 116 tar-Regolament Finanzjarju sabiex jiġi vverifikat jekk żbalji sostanzjali jew irregolaritajiet jew frodi preżunti jkunux seħħew tassew. Jekk dawn ma jkunux ikkonfermati, it-twettiq tal-kuntratt jitkompla kemm jista’ jkun malajr.
2. Żball sostanzjali jew irregolarità jkunu kwalunkwe ksur ta’ dispożizzjoni ta’ kuntratt jew ta’ regolament li jirriżulta minn att jew ommissjoni li jikkawżaw jew li jistgħu jikkawżaw telf għall-baġit tal-Unjoni.
KAPITOLU 2
Dispożizzjonijiet applikabbli għall-kuntratti mogħtija mill-istituzzjonijiet tal-Unjoni minn jeddhom
Artikolu 167
Identifikazzjoni tal-livell xieraq għall-kalkolu tal-limiti
(l-Artikoli 117 u 118 tar-Regolament Finanzjarju)
Kull uffiċjal awtorizzanti b’delega jew b’sottodelega fi ħdan kull istituzzjoni jivvaluta jekk intlaħqux il-limiti stabbiliti fl-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 168
Kuntratti separati u kuntratti bil-lottijiet
(l-Artikoli 104 u 118 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-valur stmat ta’ kuntratt ma jistax jiġi determinat sabiex ikunu evitati l-obbligi stabbiliti f’dan ir-Regolament, u kuntratt lanqas ma jista’ jinqasam għal dak il-għan.
Kull fejn ikun xieraq, teknikament fattibbli u kosteffiċjenti, il-kuntratti b’valur daqs jew ogħla mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1) jingħataw fl-istess ħin fil-forma ta’ lottijiet separati.
2. Fejn is-suġġett ta’ kuntratt ta’ provvista, servizzi jew xogħlijiet ikun mifrux fuq diversi lottijiet, li kull wieħed ikun is-suġġett ta’ kuntratt individwali, għall-evalwazzjoni globali tal-limitu applikabbli jiġi kkunsidrat il-valur totali tal-lottijiet kollha.
Meta l-valur totali tal-lottijiet kollha jkun daqs jew akbar mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), l-Artikolu 97(1) u l-paragrafi 1 u 2 tal-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju japplikaw għal kull wieħed mil-lottijiet.
3. Meta kuntratt ikun irid jingħata fil-forma ta’ lottijiet separati, l-offerti jiġu evalwati separatament għal kull lott. Jekk jingħataw diversi lottijiet lill-istess offerent, jista’ jiġi ffirmat kuntratt wieħed li jkopri dawn il-lottijiet
Artikolu 169
Arranġamenti biex issir stima tal-valur ta’ ċerti kuntratti
(l-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Sabiex tikkalkula l-ammont stmat ta’ kuntratt, l-awtorità kontraenti trid tinkludi r-remunerazzjoni totali stmata tal-kuntratturi.
Meta kuntratt jipprevedi opzjonijiet jew tiġdid possibbli, il-bażi tal-kalkolu jkun l-ammont massimu awtorizzat, inkluż l-użu tal-klawsoli dwar l-opzjonijiet u t-tiġdid.
Din l-istima ssir meta jintbagħat l-avviż tal-kuntratt jew, meta ma jkunx hemm tali pubbliċità, meta l-awtorità kontraenti tibda l-proċedura tal-għoti.
2. Għall-kuntratti qafas u s-sistemi dinamiċi ta’ xiri, il-valur li għandu jiġi kkunsidrat ikun il-valur massimu tal-kuntratti kollha previsti matul il-perjodu kollu tal-kuntratt qafas jew tas-sistema dinamika ta’ xiri.
3. Għall-kuntratti ta’ servizzi, iridu jiġu kkunsidrati:
(a)
fil-każ tas-servizzi tal-assigurazzjoni, il-primjum li jrid jitħallas u forom oħra ta’ remunerazzjoni;
(b)
fil-każ tas-servizzi bankarji jew finanzjarji, it-tariffi, il-kummissjonijiet, l-imgħax u tipi oħra ta’ remunerazzjoni;
(c)
fil-każ tal-kuntratti ta’ disinn, it-tariffi, il-kummissjonijiet li jridu jitħallsu u forom oħra ta’ remunerazzjoni.
4. Fil-każ ta’ kuntratti ta’ servizzi li ma jispeċifikawx prezz totali jew fil-każ ta’ kuntratti ta’ provvista għat-twellija, kiri jew ħlas bin-nifs ta’ prodotti, il-valur li għandu jittieħed bħala l-bażi biex jiġi kkalkulat il-valur stmat ikun:
(a)
fil-każ tal-kuntratti b’terminu fiss:
(i)
fejn it-terminu tagħhom ikun ta’ 48 xahar jew anqas fil-każ tas-servizzi jew 12-il xahar jew anqas fil-każ tal-provvisti, il-valur totali tal-kuntratt għal kemm idumu;
(ii)
fejn it-terminu tagħhom ikun ta’ aktar minn 12-il xahar fil-każ tal-provvisti, il-valur totali inkluż il-valur residwu stmat;
(b)
fil-każ ta’ kuntratti għal perjodu indefinit jew, fil-każ tas-servizzi, għal perjodu ta’ aktar minn 48 xahar, il-valur ta’ kull xahar immultiplikat għal 48 darba.
5. Fil-każ ta’ kuntratti ta’ servizzi jew provvisti li jingħataw b’mod regolari jew li jridu jiġġeddu fi żmien speċifikat, il-valur tal-kuntratt jiġi stabbilit fuq il-bażi ta’:
(a)
jew il-kost reali aggregat ta’ kuntratti simili għall-istess tipi ta’ servizzi jew prodotti mogħtija matul is-sena finanzjarja jew it-12-il xahar preċedenti, aġġustat, fejn possibbli, għall-bidliet previsti fil-kwantità jew il-valur matul it-12-il xahar wara l-kuntratt inizjali;
(b)
jew il-kost aggregat stmat ta’ kuntratti suċċessivi mogħtija matul it-12-il xahar wara l-ewwel servizz imwettaq jew l-ewwel konsenja jew matul it-terminu tal-kuntratt, meta dan ikun itwal minn 12-il xahar.
6. Fil-każ ta’ kuntratti ta’ xogħlijiet, irid jitqies mhux biss il-valur tax-xogħlijiet iżda wkoll il-valur totali stmat tal-provvisti meħtieġa sabiex jitwettqu x-xogħlijiet u magħmula disponibbli għall-kuntrattur mill-awtorità kontraenti.
Artikolu 170
Limiti għall-applikazzjoni tal-proċeduri skont id-Direttiva 2004/18/KE
(l-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-limiti msemmija fl-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju jkunu dawk stipulati fid-Direttiva 2004/18/KE għall-kuntratti ta’ provvista, servizzi u xogħlijiet, rispettivament.
2. Il-limiti ta’ żmien imsemmija fl-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju jkunu dawk speċifikati fl-Artikoli 152, 153 u 154.
Artikolu 171
Perjodu ta’ waqfien totali qabel l-iffirmar tal-kuntratt
(l-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtorità kontraenti ma tiffirmax il-kuntratt jew il-kuntratt qafas, kopert mid-Direttiva 2004/18/KE, mal-offerent li jkun ġie aċċettat, qabel ma jkunu għaddew 14-il jum kalendarju.
Dak il-perjodu jiġi kkalkulat minn waħda mid-dati li ġejjin:
(a)
mill-jum wara li jkunu ntbagħtu flimkien in-notifiki lill-offerenti magħżula u lill-offerenti li ma jkunux intgħażlu;
(b)
fejn il-kuntratt jew il-kuntratt qafas jingħata skont proċedura nnegozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż tal-kuntratt, mill-jum ta’ wara li l-avviż tal-għoti tal-kuntratt imsemmi fl-Artikolu 123 jiġi ppubblikat f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Meta jintużaw faks jew mezz elettroniku għall-bgħit imsemmi fil-punt (a) tat-tieni subparagrafu, il-perjodu ta’ waqfien totali jkun ta’ 10 ijiem kalendarji.
Jekk ikun meħtieġ, l-awtorità kontraenti tista’ tissospendi l-iffirmar tal-kuntratt għal aktar studju jekk dan ikun iġġustifikat mit-talbiet jew il-kummenti magħmula mill-offerenti jew il-kandidati li ma jkunux intgħażlu jew li jkollhom xi lment jew minn kwalunkwe informazzjoni rilevanti oħra li tkun waslet. It-talbiet, il-kummenti jew l-informazzjoni jridu jaslu matul il-perjodu stabbilit fl-ewwel subparagrafu. Fil-każ ta’ sospensjoni, il-kandidati jew l-offerenti kollha jridu jiġu infurmati fi żmien tlett ijiem ta’ xogħol wara d-deċiżjoni ta’ sospensjoni.
Ħlief fil-każijiet previsti fil-paragrafu 2, kwalunkwe kuntratt iffirmat qabel ma jiskadi l-perjodu stipulat fl-ewwel subparagrafu jkun null u bla effett.
Fejn il-kuntratt jew il-kuntratt qafas ma jkunx jista’ jingħata lill-offerent previst magħżul, l-awtorità kontraenti tista’ tagħtih lit-tieni l-aħjar offerent.
2. Il-perjodu stipulat fil-paragrafu 1 ma japplika fil-każijiet li ġejjin:
(a)
fil-każ ta’ proċeduri miftuħa, ristretti jew innegozjati wara l-pubblikazzjoni ta’ avviż tal-kuntratt meta tkun ġiet sottomessa biss offerta waħda;
(b)
fil-każ ta’ kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratt qafas;
(c)
fil-każ tal-proċeduri nnegozjati msemmija fl-Artikoli 134(1)(c), 134(1)(g)(iii), 134(1)(h) u 134(1)(j).
Artikolu 172
Evidenza tal-aċċess għall-kuntratti
(l-Artikolu 119 tar-Regolament Finanzjarju)
L-ispeċifikazzjonijiet jeħtieġu li l-offerenti jindikaw f’liema Stat għandhom il-kwartieri ġenerali jew id-domiċilju tagħhom u li jippreżentaw l-evidenza ta’ sostenn li normalment tkun aċċettabbli mill-liġi tagħhom.
TITOLU VI
GĦOTJIET
KAPITOLU 1
Kamp ta’ applikazzjoni u għamla tal-għotjiet
Artikolu 173
Sottoskrizzjonijiet
(l-Artikolu 121 tar-Regolament Finanzjarju)
Is-sottoskrizzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 121(2)(d) tar-Regolament Finanzjarju jkunu somom imħallsa lill-korpi li l-Unjoni hija membru fihom, skont id-deċiżjonijiet tal-baġit u l-kundizzjonijiet ta’ ħlas stabbiliti mill-korp ikkonċernat.
Artikolu 174
Ftehim u deċiżjoni ta’ għotjiet
(l-Artikolu 121(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-għotjiet ikunu koperti minn deċiżjoni jew permezz ta’ ftehim bil-miktub.
2. Biex jiġi ddeterminat l-istrument li għandu jintuża, iridu jittieħdu inkonsiderazzjoni l-elementi li ġejjin:
(a)
fejn jinsab il-benefiċjarju, ġewwa jew barra l-Unjoni;
(b)
il-kumplessità u l-istandardizzazzjoni tal-kontenut tal-azzjonijiet jew il-programmi ta’ ħidma ffinanzjati.
Artikolu 175
Nefqa fuq il-membri tal-istituzzjonijiet
(l-Artikolu 121 tar-Regolament Finanzjarju)
In-nefqa fuq il-membri tal-istituzzjonijiet kif imsemmija fl-Artikolu 121(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju tinkludi l-kontribuzzjonijiet lil assoċjazzjonijiet ta’ eks membri jew membri attwali tal-Parlament Ewropew. Dawn il-kontribuzzjonijiet jiġu implimentati skont ir-regoli amministrattivi interni tal-Parlament Ewropew.
Artikolu 176
Azzjonijiet li jistgħu jirċievu għotjiet
(l-Artikolu 121 tar-Regolament Finanzjarju)
Azzjoni li tista’ tirċievi għotja fis-sens tal-Artikolu 121 tar-Regolament Finanzjarju trid tiġi ddefinita b’mod ċar.
L-ebda azzjoni ma tista’ tinqasam f’azzjonijiet differenti għall-finijiet ta’ evażjoni tar-regoli dwar il-finanzjament stabbiliti f’dan ir-Regolament.
Artikolu 177
Korpi b’għan ta’ interess ġenerali tal-Unjoni
(l-Artikolu 121 tar-Regolament Finanzjarju)
Korp b’għan ta’ interess ġenerali tal-Unjoni huwa:
(a)
korp involut fl-edukazzjoni, it-taħriġ, it-tagħrif, l-innovazzjoni jew ir-riċerka u l-istudju dwar il-politiki Ewropej, kwalunkwe attività li tikkontribwixxi għall-promozzjoni taċ-ċittadinanza jew id-drittijiet tal-bniedem, jew korp Ewropew tal-istandards;
(b)
entità li tirrappreżenta korpi mingħajr skop ta’ qligħ attivi fl-Istati Membri, fil-pajjiżi kandidati jew fil-pajjiżi potenzjalment kandidati u l-promozzjoni ta’ prinċipji u politiki konsistenti mal-għanijiet tat-Trattati.
Artikolu 178
Sħubiji
(l-Artikolu 121 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għotjiet speċifiċi għal azzjonijiet u għotjiet operattivi jistgħu jiffurmaw parti minn qafas ta’ sħubija.
2. Qafas ta’ sħubija jista’ jiġi stabbilit bħala mekkaniżmu ta’ kooperazzjoni fit-tul bejn il-Kummissjoni u l-benefiċjarji tal-għotjiet. Jista’ jieħu l-forma ta’ ftehim ta’ qafas ta’ sħubija jew deċiżjoni ta’ qafas ta’ sħubija.
Il-ftehim jew id-deċiżjoni ta’ qafas ta’ sħubija jispeċifikaw l-għanijiet komuni, in-natura tal-azzjonijiet ippjanati fuq bażi ta’ darba jew bħala parti minn programm ta’ ħidma annwali approvat, il-proċedura għall-għoti ta’ għotjiet speċifiċi, f’konformità mal-prinċipji u r-regoli proċedurali f’dan it-Titolu, u d-drittijiet u l-obbligi ġenerali ta’ kull parti skont il-ftehimiet jew id-deċiżjonijiet speċifiċi.
Id-dewmien tas-sħubija ma jistax jaqbeż l-erba’ snin, ħlief f’każijiet eċċezzjonali, iġġustifikati mis-suġġett tal-qafas ta’ sħubija.
L-uffiċjali awtorizzanti ma jistgħux jagħmlu użu mhux xieraq tal-ftehimiet jew id-deċiżjonijiet ta’ qafas ta’ sħubija jew jużawhom b’tali mod li l-iskop jew l-effett imur kontra l-prinċipji tat-trasparenza jew tat-trattament indaqs tal-applikanti.
3. Is-sħubiji qafas jiġu ttrattati bħala għotjiet fir-rigward tal-programmazzjoni, il-pubblikazzjoni u l-għoti ex ante.
4. Għotjiet speċifiċi bbażati fuq ftehimiet jew deċiżjonijiet ta’ qafas ta’ sħubija jingħataw skont il-proċeduri stabbiliti f’dawk il-ftehimiet jew deċiżjonijiet, u f’konformità ma’ dan it-Titolu.
Iridu jkunu soġġetti għall-proċeduri tal-pubblikazzjoni ex post stabbiliti fl-Artikolu 191.
Artikolu 179
Sistemi ta’ skambju elettroniku
(l-Artikolu 121(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-iskambji kollha mal-benefiċjarji, fosthom il-konklużjoni ta’ ftehimiet dwar għoti, in-notifika tad-deċiżjonijiet ta’ għoti u kwalunkwe emendi fihom, jistgħu jsiru permezz ta’ sistemi ta’ skambju elettroniku stabbiliti mill-Kummissjoni.
2. Dawn is-sistemi jridu jissodisfaw ir-rekwiżiti li ġejjin:
(a)
persuni awtorizzati biss jista’ jkollhom aċċess għas-sistema u d-dokumenti trażmessi fiha;
(b)
persuna awtorizzati biss jistgħu jiffirmaw jew jittrażmettu dokument permezz tas-sistema;
(c)
persuni awtorizzati jridu jiġu identifikati permezz tas-sitema permezz ta’ mezzi stabbiliti.
(d)
il-ħin u d-data tat-tranżazzjoni elettronika jridu jiġu stabbiliti bi preċiżjoni;
(e)
trid tinżamm l-integrità tad-dokumenti;
(f)
trid tinżamm id-disponibilità tad-dokumenti;
(g)
fejn ikun xieraq, trid tinżamm il-kunfidenzjalità tad-dokumenti;
(h)
trid tiġi żgurata l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
3. Dejta mibgħuta jew riċevuta permezz ta’ sistema bħal din tgawdi mill-preżunzjoni legali tal-integrità tad-dejta u l-preċiżjoni tad-data u l-ħin ta’ meta ntbagħtet jew ġiet riċevuta d-dejta indikati mis-sistema.
Dokument mibgħut jew innotifikat permezz ta’ sistema bħal din jitqies ekwivalenti għal dokument fuq karta, ikun ammissibbli bħala prova fi proċedimenti legali, jitqies oriġinali u jgawdi l-preżunzjoni legali tal-awtentiċità u l-integrità tiegħu, bil-kundizzjoni li ma jkunx fih karatteristiċi dinamiċi li kapaċi jbiddluh b’mod awtomatiku.
Il-firem elettroniċi msemmija fil-punt (b) tal-paragrafu 2 ikollhom l-effett legali ekwivalenti ta’ firem bl-idejn.
Artikolu 180
Kontenut tal-ftehimiet u d-deċiżjonijiet ta’ għoti
(l-Artikolu 122 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-ftehim ta’ għoti jrid tal-inqas jistabbilixxi dan li ġej:
(a)
is-suġġett;
(b)
il-benefiċjarju;
(c)
id-dewmien, b’mod partikolari:
(i)
id-data tad-dħul fis-seħħ tiegħu;
(ii)
id-data tal-bidu u d-dewmien tal-azzjoni jew is-sena finanzjarja ffinanzjata;
(d)
l-ammont massimu ta’ finanzjament mill-Unjoni mogħti f’euro u l-għamla tal-għotja supplimentata, kif xieraq, bi:
(i)
it-total tal-ispejjeż eliġibbli stmati tal-azzjoni jew programm ta’ ħidma u r-rata ta’ finanzjament tal-ispejjeż eliġibbli;
(ii)
il-kost unitarju, is-somma f’daqqa jew ir-rata fissa msemmija fil-punti (b), (c) u (d) tal-Artikolu 123 tar-Regolament Finanzjarju, fejn ikunu stabbiliti;
(iii)
kombinament tal-elementi msemmija fil-punti (i) u (ii) ta’ dan il-punt;
(e)
deskrizzjoni tal-azzjoni jew, fil-każ ta’ għotja operattiva, tal-programm ta’ ħidma approvat għal dik is-sena finanzjarja mill-uffiċjal awtorizzanti flimkien ma’ deskrizzjoni tar-riżultati mistennija mill-implimentazzjoni tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma;
(f)
it-termini u l-kundizzjonijiet ġenerali applikabbli għall-ftehimiet kollha ta’ dan it-tip, bħall-aċċettazzjoni mill-benefiċjarju tal-verifiki u l-awditjar mill-Kummissjoni, l-OLAF u l-Qorti tal-Awdituri;
(g)
l-istima tal-baġit globali tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma;
(h)
fejn l-implimentazzjoni tal-azzjoni tkun tinvolvi akkwisti, il-prinċipji msemmija fl-Artikolu 209 jew ir-regoli dwar l-akkwisti li l-benefiċjarju jrid jikkonforma magħhom;
(i)
ir-responsabilitajiet tal-benefiċjarju, speċjalment:
(i)
f’termini ta’ ġestjoni finanzjarja tajba u s-sottomissjoni ta’ rapporti tal-attività u finanzjarji; kull meta dan ikun xieraq, iridu jiġu stabbiliti miri intermedji li jridu jsiru r-rapporti dwarhom;
(ii)
fil-każ ta’ ftehim bejn il-Kummissjoni u numru ta’ benefiċjarji, l-obbligi speċifiċi tal-koordinatur, jekk ikun hemm, u tal-benefiċjarji l-oħra fir-rigward tal-koordinatur kif ukoll ir-responsabbiltà finanzjarja tal-benefiċjarji għall-ammonti dovuti lill-Kummissjoni;
(j)
l-arranġamenti u l-limiti ta’ żmien għall-approvazzjoni ta’ dawk ir-rapporti u għall-ħlas mill-Kummissjoni;
(k)
skont kif ikun xieraq, id-dettalji tal-ispejjeż eliġibbli tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma approvat, jew tal-kostijiet unitarji, is-somom f’daqqa jew ir-rati fissi msemmija fl-Artikolu 123 tar-Regolament Finanzjarju;
(l)
id-dispożizzjonijiet li jirregolaw il-viżibilità tal-appoġġ finanzjarju tal-Unjoni, ħlief f’każijiet iġġustifikati b’mod xieraq, fejn il-wiri fil-pubbliku ma jkunx possibbli jew xieraq.
Tal-inqas, it-termini u l-kundizzjonijiet ġenerali msemmija fil-punt (f) tal-ewwel subparagrafu għandhom:
(i)
jiddikjaraw li l-liġi tal-Unjoni hija l-liġi li tapplika għall-ftehim ta’ għoti, u fejn ikun hemm bżonn, ikkumplimentata mil-liġi nazzjonali kif speċifikat fil-ftehim ta’ għoti. Tista’ ssir deroga fil-ftehimiet konklużi ma’ organizzazzjonijiet internazzjonali;
(ii)
jispeċifikaw il-qorti jew it-tribunal tal-arbitraġġ kompetenti għas-smigħ ta’ tilwim.
2. Il-ftehim ta’ għoti jista’ jistabbilixxi l-arranġamenti u l-limiti ta’ żmien għal sospensjoni jew terminazzjoni skont l-Artikolu 135 tar-Regolament Finanzjarju.
3. Fil-każijiet imsemmija fl-Artikolu 178, id-deċiżjoni ta’ qafas ta’ sħubija jew il-ftehim ta’ qafas ta’ sħubija jispeċifikaw l-informazzjoni msemmija fil-punti (a),(b), (c)(i), (f), u minn (h) sa (j) u (l) tal-ewwel subparagrafu tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu.
Id-deċiżjoni jew ftehim ta’ għoti speċifiċi jinkludu l-informazzjoni msemmija fil-punti minn (a) sa (e), (g) u (k) tal-ewwel subparagrafu tal-paragrafu 1 u, fejn ikun hemm bżonn, il-punt (i) tal-ewwel subparagrafu tal-paragrafu 1.
4. Il-ftehimiet ta’ għoti jistgħu jiġu emendati biss bil-miktub. Dawn l-emendi, inklużi dawk bil-għan li jżidu jew ineħħu benefiċjarju, ma jkollhomx l-iskop jew l-effett li jagħmlu bidliet fil-ftehimiet li jistgħu jibdlu d-deċiżjoni ta’ għoti jew imorru kontra t-trattament ugwali tal-applikanti.
5. Il-paragrafi 1, 2, 3 u 4 japplikaw mutatis mutandis għad-deċiżjonijiet ta’ għoti.
Parti mill-informazzjoni msemmija fil-paragrafu 1 tista’ tiġi pprovduta fis-sejħa għall-proposti jew kwalunkwe dokument relatat, minflok id-deċiżjoni ta’ għoti.
Artikolu 181
Forom ta’ għotjiet
(l-Artikolu 123 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-għotjiet fil-forma msemmija fil-punt (a) tal-Artikolu 123(1) tar-Regolament Finanzjarju jiġu kkalkolati fuq il-bażi tal-ispejjeż eliġibbli li jkun għamel il-benefiċjarju, soġġetti għal stima preliminari tal-baġit kif ippreżentata mal-proposta u inkluża fid-deċiżjoni jew ftehim ta’ għoti.
2. Il-kostijiet unitarji kif imsemmija fil-punt (b) tal-Artikolu 123(1) tar-Regolament Finanzjarju jkopru kull kategorija speċifika tal-ispejjeż eliġibbli jew uħud minnhom li jkunu identifikati b’mod ċar minn qabel b’referenza għal ammont għal kull unità.
3. Is-somom f’daqqa kif imsemmija fil-punt (c) tal-Artikolu 123(1) tar-Regolament Finanzjarju jkopru f’termini globali l-kategoriji speċifiċi kollha tal-ispejjeż eliġibbli jew uħud minnhom li jkunu identifikati b’mod ċar minn qabel.
4. Il-finanzjament b’rata fissa kif imsemmi fil-punt (d) tal-Artikolu 123(1) tar-Regolament Finanzjarju jkopri kategoriji speċifiċi ta’ spejjeż eliġibbli li jkunu identifikati b’mod ċar minn qabel billi jiġi applikat perċentwal.
Artikolu 182
Somom f’daqqa, kostijiet unitarji u finanzjamenti b’rata fissa
(l-Artikolu 124 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtorizzazzjoni għall-użu ta’ somom f’daqqa, kostijiet unitarji jew finanzjamenti b’rata fissa msemmija fl-Artikolu 124(1) tar-Regolament Finanzjarju tapplika sa tmiem il-programm. Din l-awtorizzazzjoni tista’ tiġi reveduta jekk ikunu meħtieġa bidliet sostanzjali. Id-dejta u l-ammonti jiġu valutati b’mod perjodiku u, fejn ikun xieraq, is-somom f’daqqa, il-kostijiet unitarji jew il-finanzjamenti b’rata fissa għandhom jiġu aġġustati.
Fil-każ ta’ ftehim bejn il-Kummissjoni u numru ta’ benefiċjarji, il-limitu massimu msemmi fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 124(1) tar-Regolament Finanzjarju japplika għal kull benefiċjarju.
2. Id-deċiżjoni jew il-ftehim ta’ għoti jinkludi d-dispożizzjonijiet kollha meħtieġa sabiex jiġi vverifikat li ġew irrispettati l-kundizzjonijiet għall-ħlas tal-għotja fuq il-bażi ta’ somom f’daqqa, kostijiet unitarji jew finanzjament b’rata fissa.
3. Il-ħlas tal-għotja fuq il-bażi ta’ somom f’daqqa, kostijiet unitarji jew finanzjamenti b’rata fissa huwa bla ħsara għad-dritt tal-aċċess għar-rekords statutorji tal-benefiċjarji għall-finijiet maħsuba mill-ewwel subparagrafu tal-paragrafu 1 u l-Artikolu 137(2) tar-Regolament Finanzjarju.
4. Jekk kontroll ex post jiżvela li l-avveniment ġenerattiv ma jkunx seħħ u jkun sar ħlas mhux dovut lill-benefiċjarju b’għotja bbażata fuq somom f’daqqa, kostijiet unitarji jew finanzjamenti b’rata fissa, il-Kummissjoni tkun intitolata li tirkupra sal-ammont tal-għotja bla ħsara għall-pieni msemmija fl-Artikolu 109 tar-Regolament Finanzjarju.
KAPITOLU 2
Prinċipji
Artikolu 183
Il-prinċipju ta’ kofinanzjament
(l-Artikolu 125(3) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Skont il-prinċipju ta’ kofinanzjament, ir-riżorsi li jkunu meħtieġa sabiex titwettaq l-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma ma jiġux ipprovduti kollha kemm huma mill-kontribuzzjoni tal-Unjoni.
Il-kofinanzjament jista’ jkun fil-forma tar-riżorsi proprji tal-benefiċjarju, dħul iġġenerat mill-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma jew kontribuzzjonijiet finanzjarji in natura minn partijiet terzi.
2. Il-kontribuzzjonijiet in natura jfissru riżorsi mhux finanzjarji li partijiet terzi jagħmlu disponibbli mingħajr ħlas għall-benefiċjarju.
Artikolu 184
Il-prinċipju li ma jsirx qligħ
(l-Artikolu 125(5) tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kontribuzzjonijiet finanzjarji minn partijiet terzi li jistgħu jintużaw mill-benefiċjarju sabiex ikopri spejjeż għajr dawk eliġibbli skont l-għotja tal-Unjoni jew li ma jkunux dovuti lill-parti terza meta ma jintużawx fi tmiem l-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma, ma jitqisux bħala kontribuzzjonijiet finanzjarji speċifikament assenjati mid-donaturi għall-finanzjament tal-ispejjeż eliġibbli fis-sens tal-Artikolu 125(5) tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 185
Għotjiet ta’ valur baxx
(l-Artikolu 125(4) tar-Regolament Finanzjarju)
L-għotjiet ta’ valur baxx jitqiesu li huma dawk l-għotjiet b’valur ta’ EUR 60 000 jew inqas.
Artikolu 186
Assistenza teknika
(l-Artikolu 101 u 125 tar-Regolament Finanzjarju)
“Assistenza teknika” tfisser l-appoġġ u l-attivitajiet ta’ tisħiħ tal-kapaċitajiet li huma meħtieġa għall-implimentazzjoni ta’ programm jew azzjoni, b’mod partikolari attivitajiet ta’ preparazzjoni, ġestjoni, monitoraġġ, evalwazzjoni, awditjar u kontroll.
Artikolu 187
Spejjeż eliġibbli
(l-Artikolu 126(3)(c) tar-Regolament Finanzjarju)
Il-VAT titqies bħala mhux rekuperabbli skont il-leġiżlazzjoni nazzjonali applikabbli dwar il-VAT, jekk skont il-liġi nazzjonali tkun attribwibbli għal xi waħda mill-attivitajiet li ġejjin:
(a)
attivitajiet eżentati mingħajr dritt ta’ tnaqqis;
(b)
attivitajiet li jaqgħu barra mill-kamp ta’ applikazzjoni tal-VAT;
(c)
attivitajiet, kif imsemmija fil-punti (a) jew (b), li l-VAT ma tistax titnaqqas fir-rigward tagħhom iżda tista’ tintradd lura permezz ta’ skemi ta’ rifużjoni jew fondi ta’ kumpens speċifiċi mhux previsti mid-Direttiva 2006/112/KE, anki jekk dik l-iskema jew fond ikunu ġew stabbiliti mil-leġiżlazzjoni nazzjonali dwar il-VAT.
Il-VAT relatata mal-attivitajiet elenkati fl-Artikolu 13(2) tad-Direttiva 2006/112/KE għandha titqies imħallsa minn benefiċjarju għajr individwu mhux taxxabbli kif definit fl-ewwel subparagrafu tal-Artikolu 13(1) ta’ dik id-Direttiva, irrispettivament minn jekk dawk l-attivitajiet jitqisux mill-Istat Membru kkonċernat bħala attivitajiet imwettqa minn korpi rregolati mil-liġi pubblika li jaġixxu bħala awtoritajiet pubbliċi.
Artikolu 188
Programmazzjoni
(l-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kull uffiċjal awtorizzanti responsabbli jħejji programm ta’ ħidma annwali jew pluriennali għall-għotjiet. L-istituzzjoni tadotta l-programm ta’ ħidma u dan għandu jiġi ppubblikat fuq is-sit tal-Internet dwar l-għotjiet tal-istituzzjoni kkonċernata malajr kemm jista’ jkun, u mhux iktar tard mill-31 ta’ Marzu tas-sena ta’ implimentazzjoni.
Il-programm ta’ ħidma jispeċifika l-perjodu li jkopri, l-att bażiku, jekk ikun hemm, l-għanijiet segwiti, ir-riżultati mistennija, l-iskeda ta’ żmien indikattiva tas-sejħiet għall-proposti bl-ammont indikattiv u r-rata massima ta’ kofinanzjament.
Barra minn hekk, il-programm ta’ ħidma jkun fih l-informazzjoni stipulata fl-Artikolu 94 għad-deċiżjoni li tadottah li trid titqies bħala d-deċiżjoni ta’ finanzjament għall-għotjiet tas-sena kkonċernata.
2. Kwalunkwe tibdil sostanzjali fil-programm ta’ ħidma jiġi adottat u ppubblikat ukoll kif stipulat fil-paragrafu 1.
Artikolu 189
Kontenut tas-sejħiet għall-proposti
(l-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Is-sejħiet għall-proposti jispeċifikaw:
(a)
l-għanijiet segwiti;
(b)
il-kriterji tal-eliġibbiltà, esklużjoni, għażla u għoti kif imsemmija fl-Artikolu 131 u 132 tar-Regolament Finanzjarju u d-dokumenti ta’ sostenn relevanti;
(c)
l-arranġamenti għall-finanzjament mill-Unjoni;
(d)
l-arranġamenti u d-data finali għas-sottomissjoni tal-proposti u d-data ppjanata sa meta l-applikanti kollha jridu jiġu mgħarrfa dwar l-eżitu tal-evalwazzjoni tal-applikazzjoni tagħhom u d-data indikattiva għall-iffirmar tal-ftehimiet ta’ għoti jew in-notifika tad-deċiżjonijiet dwar għoti.
2. Is-sejħiet għall-proposti jiġu ppubblikati fuq is-sit tal-Internet tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni u jiġu ppubblikati wkoll fuq is-sit tal-Internet bi kwalunkwe mezz xieraq ieħor, inkluż Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea, fejn dan ikun meħtieġ sabiex tingħata pubbliċità addizzjonali fost il-benefiċjarji potenzjali. Dawn jistgħu jiġu ppubblikati sa mill-adozzjoni tad-deċiżjoni ta’ finanzjament imsemmija fl-Artikolu 84 tar-Regolament Finanzjarju, inkluż matul is-sena ta’ qabel l-implimentazzjoni tal-baġit. Kwalunkwe modifika fil-kontenut tas-sejħiet għall-proposti tkun soġġetta għall-pubblikazzjoni bl-istess kundizzjonijiet bħal dawk tas-sejħiet għal proposti.
Artikolu 190
Eċċezzjonijiet għas-sejħiet għall-proposti
(l-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Jistgħu jingħataw għotjiet mingħajr sejħa għall-proposti fil-każijiet li ġejjin biss:
(a)
għall-finijiet ta’ għajnuna umanitarja u operazzjonijiet tal-protezzjoni ċivili jew għal għajnuna fil-ġestjoni ta’ kriżi fis-sens tal-paragrafu 2;
(b)
f’emerġenzi eċċezzjonali oħra li jkunu ġew sostanzjati kif xieraq;
(c)
lil korpi b’monopolju de jure jew de facto, issostanzjati b’mod xieraq fid-deċiżjoni tal-għoti;
(d)
lil korpi identifikati minn att bażiku, fis-sens tal-Artikolu 54 tar-Regolament Finanzjarju, bħala benefiċjarji ta’ għotja jew għal korpi maħtura mill-Istati Membri, taħt ir-responsabbiltà tagħhom, meta dawk l-Istati Membri jiġu identifikati minn att bażiku bħala benefiċjarji ta’ għotja;
(e)
fil-każ ta’ riċerka u żvilupp teknoloġiku, lil korpi identifikati fil-programm ta’ ħidma msemmi fl-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju, meta l-att bażiku jipprovdi b’mod espliċitu għal dik il-possibilità, u bil-kundizzjoni li l-proġett ma jkunx jaqa’ taħt il-kamp ta’ applikazzjoni ta’ sejħa għall-proposti;
(f)
għal azzjonijiet b’karatteristiċi speċifiċi li jeħtieġu tip partikolari ta’ korp minħabba l-kompetenza teknika tiegħu, il-grad għoli ta’ speċjalizzazzjoni tiegħu jew is-setgħa amministrattiva tiegħu, bil-kundizzjoni li l-azzjonijiet ikkonċernati ma jkunux jaqgħu taħt il-kamp ta’ applikazzjoni ta’ sejħa għall-proposti.
Il-każijiet imsemmija fil-punt (f) tal-ewwel subparagrafu jiġu ssostanzjati kif xieraq fid-deċiżjoni ta’ għoti.
2. Sitwazzjonijiet ta’ kriżi f’pajjiżi terzi jinftiehmu bħala sitwazzjonijiet ta’ periklu immedjat jew imminenti b’riskju li jiżviluppa f’kunflitt bl-armi jew li jiddestabilizza l-pajjiż. Sitwazzjonijiet ta’ kriżi jinftiehmu wkoll bħala sitwazzjonijiet ikkawżati minn diżastri naturali, kriżijiet maħluqa mill-bniedem bħal gwerer u kunflitti oħrajn jew ċirkustanzi straordinarji b’effetti paragunabbli relatati, fost l-oħrajn, mat-tibdil fil-klima, id-degradazzjoni tal-ambjent, iċ-ċaħda tal-aċċess għall-enerġija u r-riżorsi naturali jew faqar estrem.
Artikolu 191
Pubblikazzjoni ex post
(l-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-informazzjoni relatata ma’ għotjiet mogħtija matul sena finanzjarja tiġi ppubblikata skont l-Artikolu 21.
2. Wara l-pubblikazzjoni msemmija fil-paragrafu 1, meta tintalab mill-Parlament Ewropew u l-Kunsill, il-Kummissjoni tgħaddilhom rapport dwar:
(a)
in-numru ta’ applikanti fis-sena ta’ qabel;
(b)
in-numru u l-perċentwal ta’ applikazzjonijiet b’suċċess għal kull sejħa għall-proposti;
(c)
id-dewmien medju tal-proċedura mid-data tal-għeluq tas-sejħa għall-proposti sal-għoti ta’ għotja;
(d)
in-numru u l-ammont ta’ għotjiet fejn l-obbligu ta’ pubblikazzjoni ex post ikun ġie rrinunzjat is-sena ta’ qabel skont l-Artikolu 21(4).
Artikolu 192
Informazzjoni għall-applikanti
(l-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-Kummissjoni tipprovdi informazzjoni u pariri lill-applikanti bil-mezzi li ġejjin:
(a)
tistabbilixxi standards konġunti għall-formoli tal-applikazzjoni għal għotjiet simili u tissorvelja d-daqs u l-leġġibbiltà tal-formoli tal-applikazzjoni;
(b)
tipprovdi informazzjoni lill-applikanti potenzjali, speċjalment permezz ta’ seminars u l-forniment ta’ manwali;
(c)
iżżomm dejta permanenti għall-benefiċjarji fil-Fajl tal-Entità Legali msemmija fl-Artikolu 63.
Artikolu 193
Finanzjament minn intestaturi separati tal-baġit
(l-Artikolu 129 tar-Regolament Finanzjarju)
Azzjoni tista’ tiġi ffinanzjata b’mod konġunt minn intestaturi separati tal-baġit minn uffiċjali awtorizzanti responsabbli differenti.
Artikolu 194
Effett retroattiv tal-finanzjament f’każijiet ta’ urġenza estrema u prevenzjoni ta’ kunflitti
(l-Artikolu 130 tar-Regolament Finanzjarju)
Fil-kamp ta’ applikazzjoni tal-Artikolu 130(1) tar-Regolament Finanzjarju, in-nefqa mġarrba minn benefiċjarju qabel id-data tas-sottomissjoni tal-applikazzjoni tkun eliġibbli għal finanzjament mill-Unjoni bil-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
ir-raġunijiet għal tali deroga jkunu ġew issostanzjati kif suppost fid-deċiżjoni ta’ finanzjament;
(b)
id-deċiżjoni ta’ finanzjament u l-ftehim jew id-deċiżjoni ta’ għoti jistabbilixxu b’mod espliċitu d-data ta’ eliġibbiltà iktar kmieni mid-data għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet.
Artikolu 195
Sottomissjoni tal-applikazzjonijiet għal għotjiet
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-arranġamenti għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet għal għotjiet jiġu deċiżi mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, li jista’ jagħżel il-metodu ta’ sottomissjoni. L-applikazzjonijiet għal għotjiet jistgħu jiġu sottomessi b’ittra jew b’mezzi elettroniċi.
Il-mezzi ta’ komunikazzjoni magħżulin ma jkunux diskriminatorji fin-natura tagħhom u ma għandux ikollhom l-effett ta’ limitazzjoni tal-aċċess tal-applikanti fil-proċedura tal-għoti.
Il-mezzi ta’ komunikazzjoni magħżulin ikunu tali li jiżguraw li jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
kull sottomissjoni jkun fiha l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-evalwazzjoni tagħha;
(b)
trid tiġi ppreservata l-integrità tad-dejta;
(c)
trid tiġi ppreservata l-kunfidenzjalità tal-proposti;
(d)
tiġi żgurata l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
Għall-finijiet tal-punt (c) tat-tielet subparagrafu, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli għandu jeżamina l-kontenut tal-applikazzjonijiet iżda biss wara li jkun skada l-limitu taż-żmien stabbilit għas-sottomissjoni tagħhom.
L-uffiċjal awtorizzanti responasbbli jista’ jitlob li s-sottomissjoni elettronika tkun akkumpanjata minn firma elettronika avvanzata fis-sens tad-Direttiva 1999/93/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (19).
2. Meta l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jawtorizza s-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet b’mezzi elettroniċi, l-għodod użati u l-karatteristiċi tekniċi tagħhom ma jkunux diskriminatorji fin-natura tagħhom, iridu jkunu ġeneralment disponibbli u interoperabbli mal-prodotti tat-teknoloġija tal-informazzjoni u tal-komunikazzjoni li jintużaw b’mod ġenerali. L-informazzjoni relatata mal-ispeċifikazzjonijiet meħtieġa għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet, inkluża l-kodifikazzjoni titqiegħed għad-dispożizzjoni tal-applikanti.
Barra minn hekk, l-apparat għar-riċeviment elettroniku tal-applikazzjonijiet jiggarantixxi s-sigurtà u l-kunfidenzjalità. Jiggarantixxi wkoll li jkunu jistgħu jiġu determinati bi preċiżjoni l-ħin u data eżatti ta’ meta jaslu l-applikazzjonijiet.
3. Meta s-sottomissjoni ssir b’ittra, l-applikanti jistgħu jagħżlu li jippeżentaw l-applikazzjonijiet tagħhom b’wieħed minn dawn il-modi li ġejjin:
(a)
bil-posta jew bis-servizz ta’ kurrier, f’liema każ is-sejħa għall-proposti tispeċifika li l-evidenza tkun rappreżentata mid-data tad-dispaċċ, it-timbru tal-posta jew id-data tal-irċevuta tad-depożitu;
(b)
b’mod personali fil-bini tal-istituzzjoni mill-applikant innifsu jew minn aġent, f’liema każ is-sejħa għall-proposti trid tispeċifika d-dipartiment li fih iridu jitwasslu l-applikazzjonijiet fejn tingħata rċevuta ffirmata u datata.
KAPITOLU 3
Proċedura tal-għoti
Artikolu 196
Kontenut tal-applikazzjonijiet għal għotjiet
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-applikazzjonijiet isiru fuq il-formola stabbilita skont l-istandards konġunti stabbiliti skont l-Artikolu 192(a) u magħmula disponibbli mill-uffiċjali awtorizzanti responsabbli, u skont il-kriterji stabbiliti fl-att bażiku u s-sejħa għall-proposti.
Id-dokumenti ta’ sostenn imsemmija fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 131(3) tar-Regolament Finanzjarju jistgħu jikkonsistu b’mod partikolari fir-rapport tal-introjtu u l-karta tal-bilanċi għall-aħħar sena finanzjarja li ngħalqu l-kontijiet għaliha.
2. Il-baġit stmat għall-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma mehmuż mal-applikazzjoni jrid ikollu d-dħul u n-nefqa fil-bilanċ, soġġett għad-dispożizjonijiet għall-kontinġenzi jew il-varjazzjonijiet possibbli fir-rati tal-kambju li jistgħu jiġu awtorizzati f’każijiet iġġustifikati, u jindika l-ispejjeż eliġibbli stmati tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma.
3. Meta l-applikazzjoni tkun tikkonċerna għotjiet għal azzjoni li l-ammont għaliha jaqbeż is-EUR 750 000 jew għotjiet operattivi li jaqbżu l-EUR 100 000, irid jiġi ppreżentat rapport tal-awditjar prodott minn awditur estern approvat. Dak ir-rapport jiċċertifika l-kontijiet għall-aħħar sena finanzjarja disponibbli.
L-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu japplika biss għall-ewwel applikazzjoni li ssir minn benefiċjarju lil uffiċjal awtorizzanti responsabbli fi kwalunkwe sena finanzjarja partikolari.
Fil-każ ta’ ftehimiet bejn il-Kummissjoni u numru ta’ benefiċjarji, il-limiti stabbiliti fl-ewwel subparagrafu japplikaw għal kull benefiċjarju.
Fil-każ tas-sħubiji msemmija fl-Artikolu 178, qabel ma jkun jista’ jiġi ffirmat il-ftehim qafas ta’ sħubija jew in-notifika tad-deċiżjoni qafas ta’ sħubija, irid isir ir-rapport tal-awditjar imsemmi fl-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu li jkopri l-aħħar sentejn finanzjarji disponibbli.
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’, skont il-valutazzjoni tar-riskju, jirrinunzja għall-obbligu ta’ rapport ta’ awditjar imsemmi fl-ewwel subparagrafu għall-istabbilimenti ta’ edukazzjoni u taħriġ u, fil-każ ta’ ftehimiet ma’ numru ta’ benefiċjarji, il-benefiċjarji li jkunu aċċettaw bosta obbligazzjonijiet konġunti jew li ma jġarrbu l-ebda responsabbiltà finanzjarja.
L-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu ma japplikax għall-korpi pubbliċi u l-organizzazzjonijiet internazzjonali msemmija fl-Artikolu 43.
4. L-applikant jindika s-sorsi u l-ammonti ta’ finanzjament tal-Unjoni riċevut jew applikat għall-istess azzjoni jew parti mill-azzjoni jew għat-tħaddim tiegħu matul l-stess sena finanzjarja kif ukoll kwalunkwe finanzjament ieħor riċevut jew applikat għall-istess azzjoni.
Artikolu 197
Evidenza ta’ ebda esklużjoni
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
L-applikanti jiddikjaraw fuq l-unur tagħhom li mhumiex f’waħda mis-sitwazzjonijiet elenkati fl-Artikoli 106(1) u 107 tar-Regolament Finanzjarju, ħlief fil-każijiet stipulati fil-punti (a) u (b) tal-Artikolu 131(4) tar-Regolament Finanzjarju. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’, skont valutazzjoni tar-riskju, jitlob lill-applikanti magħżula sabiex jipprovdu l-evidenza msemmija fl-Artikolu 143. Meta jintalbu jagħmlu dan mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, l-applikanti magħżula jipprovdu dik l-evidenza, sakemm ma jkunx hemm impossibilità materjali rikonoxxuta mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew dik l-evidenza tkun diġà ġiet ippreżentata għall-finijiet ta’ għotja jew proċedura ta’ akkwist oħra, bil-kundizzjoni li d-dokumenti ma jkunux eqdem minn sena mid-data tal-ħruġ tagħhom u jekk ikunu għadhom validi.
Artikolu 198
Applikanti mingħajr personalità ġuridika
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta tiġi sottomessa applikazzjoni għal għotja minn applikant li ma jkollux personalità ġuridika, skont l-Artikolu 131(2) tar-Regolament Finanzjarju, ir-rappreżentanti ta’ dak l-applikant juru li għandhom il-kapaċità li jwettqu l-obbligi legali f’isem l-applikant u li l-applikant għandu kapaċità finanzjarja u operattiva ekwivalenti għal dik ta’ persuni ġuridiċi.
Artikolu 199
Entitajiet legali li jifformaw applikant wieħed
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta bosta entitajiet jissodisfaw il-kriterji biex japplikaw għal għotja u jifformaw flimkien entità waħda, dik l-entità tista’ tiġi trattata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli bħala l-uniku applikant, bil-kundizzjoni li l-applikazzjoni tidentifika lill-entitajiet involuti fl-azzjoni proposta jew fil-programm ta’ ħidma bħala parti mill-applikant.
Artikolu 200
Pieni finanzjarji u amministrattivi
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
Jistgħu jiġu imposti pieni finanzjarji u amministrattivi, jew it-tnejn, fuq applikanti li jagħmlu dikjarazzjonijiet foloz jew żbalji sostanzjali, jew li jkunu wettqu irregolaritajiet jew frodi, skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 145.
Dawn il-pieni finanzjarji u amministrattivi, jew it-tnejn, jistgħu jiġu imposti wkoll fuq benefiċjarji li jkunu nstabu li kisru l-obbligi kuntrattwali tagħhom.
Artikolu 201
Kriterji ta’ eliġibbiltà
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kriterji ta’ eliġibbiltà jiġu ppubblikati fis-sejħa għall-proposti.
2. Il-kriterji ta’ eliġibbiltà jiddeterminaw il-kundizzjonijiet għall-parteċipazzjoni f’sejħa għall-proposti. Dawk il-kriterji jiġu stabbiliti b’konsiderazzjoni xierqa għall-għanijiet tal-azzjoni u għandhom jikkonformaw mal-prinċipji ta’ trasparenza u ebda diskriminazzjoni.
Artikolu 202
Kriterji tal-għażla
(l-Artikolu 132(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kriterji tal-għażla jiġu ppubblikati fis-sejħa għall-proposti u għandhom ikunu tali li jagħmluha possibbli li tiġi valutata l-kapaċità finanzjarja u operattiva tal-applikant sabiex ilesti l-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma proposti.
2. L-applikant irid ikollu sorsi stabbli u suffiċjenti ta’ finanzjament sabiex imantni l-attività tiegħu tul il-perjodu sħiħ li matulu titwettaq l-azzjoni jew is-sena li għaliha tingħata l-għotja u biex jieħu sehem fil-finanzjament tiegħu. L-applikant irid ikollu l-kompetenzi u l-kwalifiki professjonali meħtieġa biex ilesti l-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma proposti sakemm ma jiġix speċifikat mod ieħor fl-att bażiku.
3. Il-kapaċità finanzjarja u operattiva tiġi vverifikata b’mod partikolari fuq il-bażi ta’ analiżi ta’ kwalunkwe wieħed mid-dokumenti ta’ sostenn imsemmija fl-Artikolu 196 u mitluba mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli fis-sejħa għall-proposti.
Jekk ma jkunu ntalbu l-ebda dokumenti ta’ sostenn fis-sejħa għall-proposti u jekk l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkollu dubji dwar il-kapaċità finanzjarja jew operattiva tal-applikanti, huwa jitlobhom jipprovdu kwalunkwe dokument xieraq.
Fil-każ tas-sħubiji msemmija fl-Artikolu 178, dik il-verifika titwettaq qabel jiġi ffirmat il-ftehim qafas ta’ sħubija jew in-notifika tad-deċiżjoni qafas ta’ sħubija.
Artikolu 203
Kriterji tal-għoti
(l-Artikolu 132(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kriterji tal-għoti jiġu ppubblikati fis-sejħa għall-proposti.
2. Il-kriterji tal-għoti jkunu tali li jippermettu li l-għotjiet jingħataw jew lill-azzjonijiet li jimmassimizzaw l-effettività globali tal-programm tal-Unjoni li jimplimentaw jew lill-korpi li l-programm ta’ ħidma tagħhom ikun imfassal biex jiksbu l-istess riżultat. Dawk il-kriterji jiġu ddefiniti b’mod li jassiguraw ukoll li l-fondi tal-Unjoni jiġu amministrati sewwa.
Il-kriterji tal-għoti jiġu applikati b’mod li jippermettu l-għażla ta’ azzjonijiet jew programmi ta’ ħidma ppjanati li l-Kummissjoni tista’ tkun kunfidenti li se jikkonformaw mal-għanijiet u l-prijoritajiet tagħha u jiggarantixxu l-viżibilità tal-finanzjament tal-Unjoni.
3. Il-kriterji tal-għoti jiġu ddefiniti b’tali mod li wara jkun possibbli li ssir evalwazzjoni.
Artikolu 204
Evalwazzjoni tal-applikazzjonijiet u l-għoti
(l-Artikolu 133 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jaħtar kumitat biex jevalwa l-proposti, sakemm il-Kummissjoni ma tiddeċidix mod ieħor fil-qafas ta’ programm settorjali speċifiku.
Il-kumitat ikun iffurmat minn tal-inqas tliet persuni li jirrappreżentaw mill-anqas żewġ entitajiet organizzattivi tal-istituzzjonijiet jew il-korpi msemmijin fl-Artikoli 62 u 208 tar-Regolament Finanzjarju mingħajr l-ebda rabta ġerarkika bejniethom. Biex jiġi evitat kull tip ta’ kunflitt tal’ interessi, dawk il-persuni jkunu soġġetti għall-obbligi stabbiliti fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju.
Fir-rappreżentanzi u l-unitajiet lokali msemmija fl-Artikolu 72 ta’ dan ir-Regolament u l-korpi ddelegati msemmija fl-Artikoli 62 u 208 tar-Regolament Finanzjarju, jekk ma jkunx hemm entitajiet separati, ma japplikax ir-rekwiżit tal-entitajiet organizzattivi mingħajr l-ebda rabta ġerarkika bejniethom.
Esperti esterni jistgħu jassistu lill-kumitat b’deċiżjoni tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiżgura li dawk l-esperti jissodisfaw l-obbligi stabbiliti fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju.
2. Fejn ikun xieraq, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jaqsam il-proċess f’bosta stadji proċedurali. Ir-regoli li jirregolaw il-proċess jitħabbru fis-sejħa għall-proposti.
Fejn sejħa għall-proposti tispeċifika proċedura ta’ sottomissjoni f’żewġ stadji, huma biss dawk l-applikanti li l-proposti tagħhom jissodisfaw il-kriterji ta’ evalwazzjoni għall-ewwel stadju li jintalbu jippreżentaw proposta sħiħa fit-tieni stadju.
Meta sejħa għall-proposti tispeċifika proċedura ta’ evalwazzjoni f’żewġ stadji, huma biss dawk il-proposti li jgħaddu mill-ewwel stadju, fuq il-bażi tal-evalwazzjoni kontra sett limitat ta’ kriterji, li jgħaddu għal evalwazzjoni ulterjuri.
L-applikanti li l-proposti tagħhom jiġu miċħuda fi kwalunkwe stadju jiġu infurmati skont l-Artikolu 133(3) tar-Regolament Finanzjarju.
Kull stadju sussegwenti tal-proċedura jrid ikun separat b’mod ċar minn ta’ qablu.
L-istess dokumenti u informazzjoni ma jkunux meħtieġa li jiġu pprovduti iktar minn darba matul l-istess proċedura.
3. Il-kumitat ta’ evalwazzjoni jew, fejn ikun xieraq, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jitlob lil applikant biex jipprovdi iktar informazzjoni jew sabiex jiċċara d-dokumenti ta’ sostenn ippreżentati b’rabta mal-applikazzjoni, bil-kundizzjoni li dik l-informazzjoni jew kjarifika ma tibdilx il-proposta b’mod sostanzjali. Skont l-Artikolu 96 tar-Regolament Finanzjarju, fil-każ ta’ żbalji ta’ kopjar ovvji, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jew l-uffiċjal awtorizzanti jistgħu ma jagħmlux dan biss f’każijiet debitament iġġustifikati. L-uffiċjal awtorizzanti jżomm rekords xierqa tal-kuntatti mal-applikanti matul il-proċedura.
4. Mat-tlestija tal-ħidma tiegħu, il-membri tal-kumitat ta’ evalwazzjoni jiffirmaw rekord tal-proposti kollha eżaminati, li jkun fih valutazzjoni tal-kwalità tagħhom u li jidentifika dawk li jistgħu jirċievu finanzjament. Dawk ir-rekords jistgħu jiġu ffirmati f’sistema elettronika li tipprovdi biżżejjed awtentikazzjoni tal-firmatarju.
Fejn ikun meħtieġ, dak ir-rekord jikklassifika l-proposti eżaminati, jipprovdi rakkomandazzjonijiet dwar l-ammont massimu li għandu jingħata u aġġustamenti mhux sostanzjali possibbli fl-applikazzjoni għal għotja.
Ir-rekord jinżamm għal referenza fil-ġejjieni.
5. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jistieden lil applikant sabiex jaġġusta l-proposta tiegħu fid-dawl tar-rakkomandazzjonijiet tal-kumitat ta’ evalwazzjoni. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jżomm rekords xierqa tal-kuntatti mal-applikanti matul il-proċedura.
Wara l-evalwazzjoni, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jieħu d-deċiżjoni tiegħu billi tal-inqas jagħti:
(a)
is-suġġett u l-ammont globali tad-deċiżjoni;
(b)
isem l-applikanti magħżula, it-titlu tal-azzjonijiet, l-ammonti aċċettati u r-raġunijiet għal dik l-għażla, anki fejn din tkun inkonsistenti mal-opinjoni tal-kumitat ta’ evalwazzjoni;
(c)
l-ismijiet ta’ kwalunkwe applikazzjoni miċħuda u r-raġunijiet għal dik iċ-ċaħda.
6. Il-paragrafi 1, 2 u 4 ta’ dan l-Artikolu mhumiex obbligatorji għall-għoti ta’ għotjiet skont l-Artikolu 190 ta’ dan ir-Regolament u l-Artikolu 125(7) tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 205
Informazzjoni għall-applikanti
(l-Artikolu 133 tar-Regolament Finanzjarju)
L-applikanti rifjutati jiġu infurmati malajr kemm jista’ jkun dwar l-eżitu tal-evalwazzjoni tal-applikazzjoni tagħhom u fi kwalunkwe każ fi żmien 15-il jum kalendarji wara li l-informazzjoni tkun intbagħtet lill-applikanti magħżula.
KAPITOLU 4
Ħlas u kontroll
Artikolu 206
Garanzija ta’ prefinanzjament
(l-Artikolu 134 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Sabiex jiġu limitati r-riskji finanzjarji marbuta mal-ħlas ta’ prefinanzjament, fuq il-bażi ta’ valutazzjoni tar-riskju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jitlob lill-benefiċjarju jipprovdi garanzija minn qabel, sa ammont li jilħaq dak tal-prefinanzjament, ħlief għal għotjiet b’valur baxx, jew jaqsam il-ħlas f’bosta pagamenti parzjali.
2. Kull meta jkun hemm bżonn ta’ garanzija, din tkun soġġetta għall-valutazzjoni u l-aċċettazzjoni tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
Il-garanzija tkun valida għal perjodu twil biżżejjed biex tkun tista’ tiġi attivata.
3. Il-garanzija tiġi pprovduta minn banek jew istituzzjonijiet finanzjarji approvati stabbiliti f’wieħed mill-Istati Membri. Meta l-benefiċjarju jkun stabbilit f’pajjiż terz, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jaqbel li bank jew istituzzjoni finanzjarja stabbiliti f’dak il-pajjiż terz jistgħu jipprovdu l-garanzija jekk iħoss li l-bank jew l-istituzzjoni finanzjarja joffru sigurtà u karatteristiċi ekwivalenti bħal dawk offruti minn bank jew istituzzjoni finanzjarja stabbiliti fi Stat Membru.
B’talba tal-benefiċjarju, il-garanzija msemmija fl-ewwel subparagrafu tista’ tiġi sostitwita minn bosta garanziji konġunti minn parti terza jew mill-garanzija konġunta irrevokabbli u inkondizzjonata tal-benefiċjarji ta’ azzjoni li jkunu partijiet għall-istess ftehim jew deċiżjoni ta’ għoti, wara li l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jaċċetta.
Il-garanzija tkun denominata fil-munita euro.
Din ikollha l-effett li l-bank jew l-istituzzjoni finanzjarja, il-parti terza jew il-benefiċjarji l-oħrajn jitqiegħdu bħala garanti b’ipoteka irrevokabbli, jew l-ewwel garanti tal-obbligi tal-benefiċjarju ta’ għotja.
4. Il-garanzija tiġi rilaxxata hekk kif il-prefinanzjament jiġi approvat b’mod gradwali kontra ħlasijiet interim jew ħlasijiet ta’ bilanċi lill-benefiċjarju skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fil-ftehim jew deċiżjoni ta’ għoti.
Artikolu 207
Dokumenti ta’ sostenn għat-talbiet ta’ ħlas
(l-Artikolu 135 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għal kull għotja, il-prefinanzjament jista’ jinqasam f’diversi ħlasijiet parzjali skont ġestjoni finanzjarja soda.
Il-ħlas sħiħ tal-ħlas tal-prefinanzjament il-ġdid ikun soġġett għall-konsum ta’ mill-anqas 70 % tal-ammont totali ta’ kwalunkwe prefinanzjament li sar qabel.
Meta l-konsum tal-prefinanzjament ta’ qabel ikun inqas minn 70 %, l-ammont tal-prefinanzjament il-ġdid jitnaqqas bl-ammonti mhux użati tal-prefinanzjament ta’ qabel.
Id-dikjarazzjoni tan-nefqa tal-benefiċjarju tiġi prodotta biex issostni kwalunkwe talba għal ħlas ġdid.
2. Bla ħsara għall-Artikolu 110, il-benefiċjarju jiċċertifika fuq l-unur tiegħu li l-informazzjoni li hemm fit-talbiet ta’ ħlas hija sħiħa, kredibbli u vera. Jiċċertifika wkoll li l-ispejjeż imġarrba jistgħu jitqiesu eliġibbli skont il-ftehim jew id-deċiżjoni ta’ għoti u li t-talbiet ta’ ħlas ikunu ssostanzjati minn dokumenti ta’ sostenn adegwati li jistgħu jiġu vverifikati.
3. Ċertifikat fuq id-dikjarazzjonijiet finanzjarji tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma u l-kontijiet sottostanti, prodott minn awditur estern approvat jew fil-każ tal-korpi pubbliċi, minn uffiċjal pubbliku kompetenti u indipendenti, jista’ jintalab mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli bħala prova għal kwalunkwe ħlas, fuq il-bażi ta’ valutazzjoni tar-riskju. Iċ-ċertifikat ikun mehmuż mat-talba ta’ ħlas. Iċ-ċertifikat jiċċertifika, skont metodoloġija approvata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u fuq il-bażi ta’ proċeduri maqbula u li jkunu konformi ma’ standards internazzjonali, li l-ispejjeż iddikjarati mill-benefiċjarju fid-dikjarazzjonijiet finanzjarji li fuqhom tkun ibbażata t-talba ta’ ħlas huma veri, irreġistrati b’mod preċiż u eliġibbli skont il-ftehim jew id-deċiżjoni ta’ għoti.
F’każijiet speċifiċi u debitament iġġustifikati, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jitlob iċ-ċertifikat fil-forma ta’ opinjoni jew format ieħor skont l-istandards internazzjonali.
Iċ-ċertifikat dwar id-dikjarazzjonijiet finanzjarji u l-kontijiet sottostanti jkun obbligatorju għall-ħlasijiet interim u għall-ħlasijiet tal-bilanċi fil-każijiet li ġejjin:
(a)
għotjiet għal azzjoni li l-ammont mogħti għaliha fil-forma msemmija fl-Artikolu 123(1)(a) tar-Regolament Finanzjarju jkun ta’ EUR 750 000 jew iktar, meta l-ammonti kumulattivi tat-talbiet ta’ ħlas f’dik il-forma jkunu tal-inqas EUR 325 000;
(b)
għotjiet operattivi li l-ammont mogħti għalihom fil-forma msemmija fl-Artikolu 123(1)(a) tar-Regolament Finanzjarju jkun ta’ EUR 100 000 jew iktar.
Skont valutazzjoni tar-riskju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jirrinunzja wkoll għall-obbligu li jiġi pprovdut dan iċ-ċertifikat fuq id-dikjarazzjonijiet finanzjarji u l-kontijiet sottostanti fil-każ ta’:
(a)
korpi pubbliċi u l-organizzazzjonijiet internazzjonali msemmija fl-Artikolu 43;
(b)
il-benefiċjarji ta’ għotjiet b’rabta ma’ għajnuna umanitarja, operazzjonijiet tal-protezzjoni ċivili f’emerġenzi u l-ġestjoni ta’ sitwazzjonijiet ta’ kriżi, ħlief fir-rigward tal-ħlasijiet ta’ bilanċi;
(c)
għall-ħlasijiet ta’ bilanċi, il-benefiċjarji ta’ għotjiet b’rabta ma’ għajnuna umanitarja li jkunu ffirmaw ftehim qafas ta’ sħubija jew ġew innotifikati deċiżjoni qafas ta’ sħubija, kif imsemmi fl-Artikolu 178, u li jkollhom fis-seħħ sistema ta’ kontroll li toffri garanziji ekwivalenti għal dawn il-ħlasijiet;
(d)
il-benefiċjarji ta’ bosta għotjiet li jkunu pprovdew ċertifikazzjoni indipendenti u li joffru garanziji ekwivalenti fuq is-sistemi ta’ kontroll u l-metodoloġija użata biex jitħejjew it-talbiet tagħhom.
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jirrinunzja wkoll għall-obbligu li jiġi pprovdut ċertifikat fuq id-dikjarazzjonijiet finanzjarji u l-kontijiet sottostanti meta jkun sar jew ikun se jsir awditjar direttament mill-persunal tal-Kummissjoni stess jew minn korp awtorizzat biex jagħmel dan f’isimha, li jipprovdi garanziji biżżejjed dwar l-ispejjeż iddikjarati.
Fil-każ ta’ ftehim bejn il-Kummissjoni u numru ta’ benefiċjarji, il-limiti msemmija fil-punti (a) u (b) tat-tielet subparagrafu japplikaw għal kull benefiċjarju.
4. Rapport ta’ verifika operattiva, magħmul minn parti terza indipendenti approvata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, jista’ jintalab mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli bħala appoġġ għal kwalunkwe ħlas, fuq il-bażi ta’ valutazzjoni tar-riskji. Meta jintalab mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, ir-rapport ta’ verifika jiġi mehmuż mat-talba ta’ ħlas u l-ispejjeż korrispondenti jkunu eliġibbli bl-istess kundizzjonijiet bħall-ispejjeż relatati maċ-ċertifikati maċ-ċertifikati tal-awditjar kif stabbiliti fl-Artikolu 126 tar-Regolament Finanzjarju. Ir-rapport ta’ verifika jiddikjara li l-verifika operattiva tkun saret b’metodoloġija approvata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u jekk fil-verità, l-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma jkunux ġew implimentati skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fil-ftehim jew fid-deċiżjoni ta’ għoti.
Artikolu 208
Sospensjoni u tnaqqis ta’ għotjiet
(l-Artikolu 135 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-implimentazzjoni tal-ftehim jew id-deċiżjoni ta’ għoti, il-parteċipazzjoni ta’ benefiċjarju fl-implimentazzjoni tagħhom jew il-ħlasijiet jistgħu jiġu sospiżi sabiex jiġi vverifikat jekk l-allegazzjonijiet ta’ żbalji sostanzjali jew irregolaritajiet jew frodi jew ksur tal-obbligi seħħewx fil-verità. Jekk ma jiġux ikkonfermati, l-implimentazzjoni tkompli kemm jista’ jkun malajr.
2. Meta l-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma maqbula ma jitwettqux jew ma jitwettqux kif suppost, b’mod sħiħ u fil-ħin, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, wara li jagħti l-opportunità lill-benefiċjarju li jippreżenta l-kummenti tiegħu, irid inaqqas jew jirkupra l-għotja b’mod proporzjonat, skont l-istadju tal-proċedura.
KAPITOLU 5
Implimentazzjoni
Artikolu 209
Kuntratti ta’ implimentazzjoni
(l-Artikolu 137 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għall-applikazzjoni tad-Direttiva 2004/18/KE, fejn l-implimentazzjoni tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma tkun teħtieġ l-għoti ta’ kuntratt ta’ akkwist, il-benefiċjarju jagħti l-kuntratt lill-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża jew, skont kif ikun xieraq, lill-offerta li toffri l-inqas prezz, filwaqt li jiġi evitat kwalunkwe kunflitt ta’ interessi.
2. Fejn l-implimentazzjoni tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma tkun teħtieġ l-għoti ta’ kuntratt ta’ akkwist b’valur ta’ iktar minn EUR 60 000, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jesiġi li l-benefiċjarju jikkonforma ma’ regoli speċjali minbarra dawk imsemmija fil-paragrafu 1.
Dawk ir-regoli speċjali jkunu bbażati fuq ir-regoli kontenuti fir-Regolament Finanzjarju u stabbiliti wara li jitqies il-valur tal-kuntratti kkonċernati, id-daqs relattiv tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni fir-rigward tal-ispiża totali tal-azzjoni u r-riskju. Dawn ir-regoli speċjali jiġu inklużi fid-deċiżjoni jew ftehim ta’ għoti.
Artikolu 210
Appoġġ finanzjarju lil partijiet terzi
(l-Artikolu 137 tar-Regolament Finanzjarju)
Sakemm l-għanijiet jew ir-riżultati li jridu jinkisbu jkunu dettaljati biżżejjed fil-kundizzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 137(1) tar-Regolament Finanzjarju, il-marġni ta’ diskrezzjoni jista’ jitqies bħala eżawrit biss jekk id-deċiżjoni jew il-ftehim ta’ għoti jispeċifikaw ukoll dan li ġej:
(a)
l-ammont massimu ta’ appoġġ finanzjarju li jista’ jitħallas lil parti terza li ma jaqbiżx is-EUR 60 000, ħlief meta l-appoġġ finanzjarju jkun l-għan primarju tal-azzjoni, u l-kriterji sabiex jiġi stabbilit l-ammont eżatt;
(b)
it-tipi differenti ta’ attivitajiet li jistgħu jirċievu tali appoġġ finanzjarju, fuq il-bażi ta’ lista fissa;
(c)
id-definizzjoni tal-persuni jew il-kategoriji ta’ persuni li jistgħu jirċievu tali appoġġ finanzjarju u l-kriterji biex dan jingħata.
TITOLU VII
PREMJIJIET
Artikolu 211
Programmazzjoni
(l-Artikolu 138(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Programm ta’ ħidma annwali jew pluriennali għall-premjijiet għandu jitħejja minn kull uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Il-programm ta’ ħidma jiġi adottat mill-istituzzjoni u jiġi ppubblikat fuq is-sit tal-Internet tal-istituzzjoni kkonċernata malajr kemm jista’ jkun, u mhux iktar tard mill-31 ta’ Marzu tas-sena ta’ implimentazzjoni.
Il-programm ta’ ħidma jispeċifika l-perjodu li jkopri, l-att bażiku, jekk ikun hemm, l-għanijiet segwiti, ir-riżultati mistennija, l-iskeda taż-żmien indikattiva tal-kompetizzjonijiet bl-ammont indikattiv tal-premjijiet.
Barra minn hekk, il-programm ta’ ħidma jkun fih l-informazzjoni stabbilita fl-Artikolu 94 sabiex id-deċiżjoni li tadottah titqies bħala d-deċiżjoni ta’ finanzjament għall-premjijiet tas-sena kkonċernata.
2. Kwalunkwe tibdil sostanzjali fil-programm ta’ ħidma jiġi adottat u ppubblikat ukoll kif stipulat fil-paragrafu 1.
Artikolu 212
Regoli tal-kompetizzjonijiet
(l-Artikolu 138(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Ir-regoli tal-kompetizzjonijiet jistabbilixxu dan li ġej:
(a)
il-kundizzjonijiet għall-parteċipazzjoni, li jridu mill-anqas:
(i)
jispeċifikaw il-kriterji ta’ eliġibbiltà;
(ii)
jispeċifikaw l-arranġamenti u d-data finali għar-reġistrazzjoni tal-parteċipanti, jekk meħtieġ, u għas-sottomissjoni tal-entrati, bil-kundizzjonijiet stipulati fil-paragrafu 2;
(iii)
jipprovdu għall-esklużjoni ta’ parteċipanti li jkunu f’waħda mis-sitwazzjoniijet imsemmija fl-Artikolu 106(1) u l-Artikoli 107, 108 u 109 tar-Regolament Finanzjarju;
(iv)
jipprovdu għall-unika responsabbiltà tal-parteċipanti fil-każ ta’ talba relatata mal-attivitajiet imwettqa fil-qafas tal-kompetizzjoni;
(v)
jipprovdu għall-aċċettazzjoni mir-rebbieħa tal-verifiki u tal-awditjar mill-Kummissjoni, l-OLAF u l-Qorti tal-Awdituri u tal-obbligi ta’ reklamar kif speċifikati fir-regoli tal-kompetizzjoni;
(vi)
jiddikjaraw li l-liġi tal-Unjoni hija l-liġi li tapplika għall-kompetizzjoni, ikkumplimentata, fejn ikun hemm bżonn, mil-liġi nazzjonali kif speċifikat fir-regoli tal-kompetizzjoni;
(vii)
jispeċifikaw il-qorti jew it-tribunal tal-arbitraġġ kompetenti għas-smigħ ta’ tilwim;
(viii)
jiddikjaraw li jistgħu jiġu imposti pieni finanzjarji jew amministrattivi, jew it-tnejn, fuq parteċipanti li jkunu għamlu dikjarazzjonijiet foloz, jew li wettqu irregolaritajiet jew frodi, skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 145 u b’mod proporzjonat għall-valur tal-premjijiet inkwistjoni;
(b)
il-kriterji tal-għoti, li jkunu tali li jagħmluha possibbli li tiġi valutata l-kwalità tal-entrati fir-rigward tal-għanijiet segwiti u r-riżultati mistennija u sabiex jiġi stabbilit b’mod oġġettiv jekk l-entrati jikkwalifikawx bħala r-rebbieħa;
(c)
l-ammont tal-premju jew premjijiet;
(d)
l-arranġamenti għall-ħlas tal-premjijiet lir-rebbieħa wara l-għoti tagħhom.
Għall-finijiet tal-punt (a)(i) tal-ewwel subparagrafu, il-benefiċjarji ta’ għotjiet mill-Unjoni jkunu eliġibbli, sakemm ma jkunx iddikjarat mod ieħor fir-regoli tal-kompetizzjoni.
Għall-finijiet tal-punt (a)(vi) tal-ewwel subparagrafu, tista’ ssir deroga fil-każ tal-parteċipazzjoni ta’ organizzazzjonijiet internazzjonali.
2. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jagħżel mezzi ta’ komunikazzjoni mhux diskriminatorji għas-sottomissjoni tal-entrati u li ma jkollhom l-ebda effett ta’ restrizzjoni tal-aċċess tal-parteċipanti għall-kompetizzjoni.
Il-mezzi ta’ komunikazzjoni magħżulin jkunu tali li jiżguraw li jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
kull entrata jkun fiha l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-evalwazzjoni tagħha;
(b)
tiġi ppreservata l-integrità tad-dejta;
(c)
tiġi ppreservata l-kunfidenzjalità tal-entrati;
(d)
tiġi żgurata l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
3. Ir-regoli tal-kompetizzjonijiet jistgħu jistabbilixxu l-kundizzjonijiet għat-tħassir tal-kompetizzjoni, b’mod partikolari meta l-għanijiet tagħha ma jkunux jistgħu jintlaħqu jew meta persuna ġuridika jew fiżika li ma tikkonformax mal-kundizzjonijiet għall-parteċipazzjoni tikkwalifika bħala r-rebbieħa.
4. Ir-regoli tal-kompetizzjonijiet jiġu ppubblikati fuq is-sit tal-Internet tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni. Minbarra l-pubblikazzjoni fuq is-sit tal-Internet, ir-regoli tal-kompetizzjonijiet jistgħu jiġu ppubblikati wkoll b’mezzi xierqa oħra, inkluż Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea, fejn dan ikun meħtieġ sabiex tiġi pprovduta pubbliċità addizzjonali fost il-parteċipanti potenzjali. Dawn jistgħu jiġu ppubblikati sa mill-adozzjoni tad-deċiżjoni ta’ finanzjament imsemmija fl-Artikolu 84 tar-Regolament Finanzjarju, inkluż matul is-sena ta’ qabel l-implimentazzjoni tal-baġit. Kwalunkwe modifika fil-kontenut tar-regoli tal-kompetizzjonijiet tkun soġġetta wkoll għal pubblikazzjoni bl-istess kundizzjonijiet.
Artikolu 213
Pubblikazzjoni ex post
(l-Artikolu 138(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-informazzjoni relatata mal-premjijiet mogħtija matul sena finanzjarja tiġi ppubblikata skont l-Artikolu 21.
2. Wara l-pubblikazzjoni msemmija fil-paragrafu 1, meta tintalab mill-Parlament Ewropew u l-Kunsill, il-Kummissjoni tgħaddilhom rapport dwar:
(a)
in-numru ta’ parteċipanti fis-sena ta’ qabel;
(b)
in-numru ta’ parteċipanti u l-perċentwal ta’ entrati magħżula għal kull kompetizzjoni;
(c)
lista tal-esperti li ħadu sehem fil-bordijiet fis-sena ta’ qabel, flimkien ma’ referenza għall-proċedura tal-għażla tagħhom.
Artikolu 214
Evalwazzjoni
(l-Artikolu 138(3) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għall-finijiet ta’ evalwazzjoni tal-entrati, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jaħtar bord ta’ mill-anqas tliet esperti, li jistgħu jkunu esperti jew persuni esterni li jirrappreżentaw mill-inqas żewġ entitajiet organizzattivi tal-istituzzjonijiet jew korpi msemmija fl-Artikoli 62 u 208 tar-Regolament Finanzjarju mingħajr ebda rabta ġerarkika bejniethom, ħlief fir-rappreżentanzi jew il-korpi lokali msemmija fl-Artikolu 72 ta’ dan ir-Regolament u l-korpi delegati msemmija fl-Artikoli 62 u 208 tar-Regolament Finanzjarju, jekk ma jkunx hemm entitajiet separati.
L-esperti msemmija fl-ewwel subparagrafu jkunu soġġetti għar-rekwiżiti dwar il-kunflitt ta’ interessi stabbiliti fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju.
L-esperti esterni jiddikjaraw li mhumiex f’sitwazzjoni ta’ kunflitt ta’ interessi fil-mument tal-ħatra u jwiegħdu li jinfurmaw lill-uffiċjal awtorizzanti jekk jinħoloq xi kunflitt ta’ interessi matul il-proċedura ta’ evalwazzjoni.
2. Mat-tlestija ta’ xogħolhom, il-membri tal-bord jiffirmaw rekord tal-entrati kollha eżaminati, li jinkludi valutazzjoni tal-kwalità tagħhom u li jidentifika lil dawk li jistgħu jingħataw il-premjijiet. Ir-rekord jista’ jiġi ffirmat f’sistema elettronika li tipprovdi biżżejjed awtentikazzjoni tal-firmatarju.
Ir-rekord imsemmi fl-ewwel subparagrafu jinżamm għal referenza fil-ġejjieni.
3. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli mbagħad jiddeċiedi jagħtix il-premjijiet jew le. Dik id-deċiżjoni tispeċifika dan li ġej:
(a)
is-suġġett u l-ammont totali tal-premjijiet mogħtija, jekk ikun hemm;
(b)
l-ismijiet tal-parteċipanti rebbieħa, jekk ikun hemm, l-ammont tal-premjijiet mogħtija lil kull parteċipant rebbieħ u r-raġunijiet għal dik l-għażla;
(c)
l-ismijiet ta’ kwalunkwe parteċipant rifjutat u r-raġunijiet għal dak ir-rifjut.
Artikolu 215
Informazzjoni u notifika
(l-Artikolu 138(3) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-parteċipanti jiġu infurmati malajr kemm jista’ jkun dwar l-eżitu tal-evalwazzjoni tal-entrata tagħhom u fi kwalunkwe każ fi żmien 15-il jum kalendarju wara li tkun ittieħdet id-deċiżjoni ta’ għoti mill-uffiċjal awtorizzanti.
2. Id-deċiżjoni li jingħata l-premju tiġi nnotifikata lill-parteċipant rebbieħ u għandha sservi ta’ impenn legali fis-sens tal-Artikolu 86 tar-Regolament Finanzjarju.
TITOLU VIII
STRUMENTI FINANZJARJI
Artikolu 216
Għażla tal-entitajiet fdati bl-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji f’ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 139 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għall-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji taħt ġestjoni indiretta, il-Kummissjoni tikseb evidenza li l-entità fdata tissodisfa r-rekwiżiti tal-Artikolu 60(2) tar-Regolament Finanzjarju. Ladarba tinkiseb dik l-evidenza, din tkun valida għal kwalunkwe implimentazzjoni ġejjiena tal-istrumenti finanzjarji mill-entità relevanti, sakemm ma jkunux saru bidliet sostanzjali fis-sistemi, fir-regoli u fil-proċeduri koperti minn dawk ir-rekwiżiti tal-entitajiet fdati.
2. Għall-għażla tal-entitajiet fdati bl-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji skont l-Artikolu 61(2) tar-Regolament Finanzjarju, il-Kummissjoni tippubblika sejħa għall-entitajiet fdati potenzjali. Dik is-sejħa tinkludi l-kriterji tal-għażla u tal-għoti.
Is-sejħa msemmija fl-ewwel subparagrafu tindika wkoll jekk l-entità fdata hijiex meħtieġa talloka r-riżorsi finanzjarji proprji tagħha għall-istrument finanzjarju speċifiku jew taqsamx ir-riskju. Meta ssir din l-indikazzjoni u meta tkun meħtieġa mitigazzjoni ta’ kunflitt possibbli tal-interessi, is-sejħa tindika wkoll li l-entità fdata hija meħtieġa tipproponi miżuri dwar l-allinjament tal-interess, kif stipulat fl-Artikolu 140(2) tar-Regolament Finanzjarju. Il-miżuri dwar l-allinjament tal-interess jiġu inklużi fil-ftehim tal-istrument finanzjarju speċifiku.
Il-Kummissjoni tiftaħ djalogu mal-entitajiet li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla b’mod trasparenti u oġġettiv mingħajr ma toħloq kunflitt ta’ interessi. Wara d-djalogu, il-Kummissjoni tiffirma ftehimiet ta’ delega mal-entità jew l-entitajiet li jkunu ppreżentaw l-aktar proposti ekonomikament vantaġġużi fosthom, fejn applikabbli, l-allokazzjoni tar-riżorsi finanzjarji proprji jew il-kondiviżjoni tar-riskju.
3. Il-Kummissjoni tista’ tidħol f’negozjati diretti ma’ entitajiet fdati potenzjali qabel tiffirma ftehimiet ta’ delega meta l-entità fdata tkun identifikata fl-att bażiku relevanti jew tkun elenkata fl-Artikolu 58(1)(c)(iii) tar-Regolament Finanzjarju, jew f’każijiet eċċezzjonali debitament iġġustifikati u dokumentati sewwa, b’mod partikolari meta:
(a)
ma jkunu ġew ippreżentati l-ebda proposti xierqa wara sejħa għal entitajiet fdati potenzjali;
(b)
strumenti finanzjarji b’karatteristiċi speċifiċi jkunu jeħtieġu tip partikolari ta’ entità fdata minħabba l-kompetenza teknika tagħha, il-grad għoli ta’ speċjalizzazzjoni tagħha jew is-setgħa amministrattiva tagħha;
(c)
għal raġunijiet ta’ urġenza estrema kkawżati minn avvenimenti imprevisti mhux attribwibbli lill-Unjoni, ikun impossibbli li tiġi osservata l-proċedura msemmija fil-paragrafu 2.
Artikolu 217
Kontenut tal-ftehim mal-entitajiet fdati bl-implimentazzjoni ta’ strumenti finanzjarji f’ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 139 tar-Regolament Finanzjarju)
Minbarra r-rekwiżiti elenkati fl-Artikolu 40, il-ftehim ta’ delega mal-entitajiet fdati bl-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji jinkludi arranġamenti xierqa għall-iżgurar tal-konformità mal-prinċipji u l-kundizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 140 tar-Regolament Finanzjarju. B’mod partikolari, il-ftehimiet ta’ delega jinkludu:
(a)
id-deskrizzjoni tal-istrument finanzjarju, inklużi l-istrateġija jew il-politika ta’ investiment tiegħu, it-tip ta’ appoġġ mogħti, il-kriterji ta’ eliġibbiltà għall-intermedjarji finanzjarji u l-benefiċjarji finali kif ukoll rekwiżiti operattivi addizzjonali li jittrasponu l-għanijiet tal-politika tal-istrument;
(b)
ir-rekwiżiti għal medda ta’ valuri fil-mira għall-effett ta’ ingranaġġ;
(c)
definizzjoni tal-attivitajiet mhux eliġibbli u l-kriterji ta’ esklużjoni;
(d)
dispożizzjonijiet li jiżguraw allinjament tal-interess u li jindirizzaw kunflitti possibbli tal-interessi;
(e)
dispożizzjonijiet għall-għażla tal-intermedjarji finanzjarji skont it-tieni subparagrafu tal-Artikolu 139(4) tar-Regolament Finanzjarju u għall-istabbiliment ta’ strumenti ta’ investiment iddedikati, jekk applikabbli;
(f)
dispożizzjonijiet dwar l-obbligazzjoni tal-entità fdata u ta’ entitajiet oħra involuti fl-implimentazzjoni tal-istrument finanzjarju;
(g)
dispożizzjonijiet dwar is-soluzzjoni għal tilwim;
(h)
dispożizzjonijiet dwar ir-regolamentazzjoni tal-istrument finanzjarju;
(i)
dispożizzjonijiet dwar l-użu u l-użu mill-ġdid tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni f’konformità mal-Artikolu 140(6) tar-Regolament Finanzjarju;
(j)
dispożizzjonijiet għall-ġestjoni tal-kontribuzzjonijiet mill-Unjoni u tal-kontijiet fiduċjarji, inklużi r-riskji tal-kontroparti, operazzjonijiet tat-teżor aċċettabbli, responsabilitajiet tal-partijiet ikkonċernati, azzjonijiet ta’ rimedju fil-każ ta’ bilanċi eċċessivi fuq kontijiet fiduċjarji, iż-żamma ta’ rekords u r-rapportar;
(k)
dispożizzjonijiet dwar ir-remunerazzjoni tal-entità fdata, inklużi r-rati tat-tariffi tal-ġestjoni u dwar il-kalkolu u l-ħlas tal-ispejjeż u t-tariffi tal-ġestjoni lill-entità fdata skont l-Artikolu 218;
(l)
fejn ikunu xierqa, dispożizzjonijiet dwar qafas ta’ kundizzjonijiet għall-kontribuzzjonijiet mill-fondi msemmija fl-Artikolu 175 tar-Regolament Finanzjarju, b’mod partikolari l-Fond Ewropew għall-Iżvilupp Reġjonali, il-Fond Soċjali Ewropew, il-Fond ta’ Koeżjoni, il-Fond Agrikolu Ewropew għall-Iżvilupp Rurali u l-Fond tas-Sajd tal-Ġejjieni (minn hawn ’il quddiem il-“Fondi tas-QSK”);
(m)
dispożizzjonijiet dwar it-tul, il-possibilità ta’ estensjoni, u t-terminazzjoni tal-istrument finanzjarju, inklużi l-kundizzjonijiet għal terminazzjoni bikrija u, fejn xieraq, l-istrateġiji ta’ ħruġ;
(n)
dispożizzjonijiet dwar il-monitoraġġ tal-implimentazzjoni tal-appoġġ għall-intermedjarji finanzjarji u l-benefiċjarji finali, inkluż ir-rapportar mill-intermedjarji finanzjarji;
(o)
fejn applikabbli, it-tip u n-natura ta’ kwalunkwe operazzjoni ta’ ħħeġġjar imsemmija fl-Artikolu 219.
Artikolu 218
L-ispejjeż u t-tariffi tal-ġestjoni għall-entitajiet fdati
(l-Artikolu 139 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-Kummissjoni tħallas lill-entitajiet fdati għall-implimentazzjoni ta’ strument finanzjarju permezz ta’ tariffi bbażati fuq il-prestazzjoni, rimborż ta’ spejjeż eċċezzjonali u, meta l-entità fdata timmaniġġa t-teżor tal-istrument finanzjarju, tariffi għall-immaniġġar tat-teżor.
2. It-tariffi bbażati fuq il-prestazzjoni jinvolvu t-tariffi amministrattivi biex titħallas l-entità fdata għax-xogħol imwettaq fl-implimentazzjoni ta’ strument finanzjarju. Fejn ikun xieraq, dawn jistgħu jinkludu wkoll inċentivi relatati mal-politika biex tiġi promossal-kisba tal-għanijiet tal-politika jew tiġi inċentivata l-prestazzjoni finanzjarja tal-istrument finanzjarju.
Artikolu 219
Regoli speċifiċi għall-kontijiet fiduċjarji f’ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 139 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-entitajiet fdati bl-implimentazzjoni ta’ strumenti finanzjarji jistgħu jiftħu kontijiet fiduċjarji fis-sens tal-Artikolu 68(7) tar-Regolament Finanzjarju, f’isimhom u esklużivament f’isem il-Kummissjoni. Dawk l-entitajiet fdati jibagħtu d-dikjarazzjonijiet tal-kontijiet korrispondenti lis-servizz responsabbli tal-Kummissjoni.
2. Il-kontijiet fiduċjarji jżommu likwidità xierqa u l-assi miżmuma fil-kontijiet fiduċjarji jiġu mmaniġġati skont il-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba u jsegwu regoli prudenzjali xierqa skont l-Artikolu 140(7) tar-Regolament Finanzajrju.
3. Għall-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji, l-entitajiet fdati ma jwettqux operazzjonijiet ta’ ħħeġġjar għal skopijiet spekulattivi. It-tip u n-natura ta’ kwalunkwe operazzjoni ta’ ħħeġġjar jiġu maqbula ex ante mill-Kummissjoni u inklużi fil-ftehimiet ta’ delega msemmija fl-Artikolu 217.
Artikolu 220
Strumenti finanzjarji implimentati direttament
(l-Artikolu 139 tar-Regolament Finanzjarju)
1. F’każijiet eċċezzjonali, l-istrumenti finanzjarji jistgħu jiġu implimentati direttament skont l-Artikolu 139(4) tar-Regolament Finanzjarju permezz ta’ xi wieħed minn dawn li ġejjin:
(a)
strument ta’ investiment iddedikat li fih il-Kummissjoni tieħu sehem flimkien ma’ investituri pubbliċi jew privati oħrajn bil-għan li żżid l-effett ta’ ingranaġġ tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni;
(b)
self, garanziji, parteċipazzjonijiet ta’ ekwità u strumenti oħrajn ta’ kondiviżjoni tar-riskju minbarra investimenti fi strumenti ta’ investiment iddedikati, ipprovduti direttament lill-benefiċjarji finali jew permezz ta’ intermedjarji finanzjarji.
2. Għall-implimentazzjoni ta’ strumenti finanzjarji, il-Kummissjoni ma twettaqx operazzjonijiet ta’ ħħeġġjar għal skopijiet spekulattivi. It-tip u n-natura ta’ kwalunkwe operazzjoni ta’ ħħeġġjar jiġu maqbula ex ante mill-Kummissjoni u inklużi fil-ftehimiet mal-entitajiet li jimplimentaw l-istrument finanzjarju.
Artikolu 221
Għażla tal-intermedjarji finanzjarji, maniġers ta’ strumenti ta’ investiment iddedikati u tal-benefiċjarji finali
(l-Artikolu 139 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Fejn il-Kummissjoni timplimenta l-istrumenti finanzjarji b’mod dirett jew indirett permezz ta’ strumenti ta’ investiment iddedikati, dawn l-istrumenti jiġu stabbiliti skont il-liġijiet ta’ Stat Membru. Jistgħu jiġu stabbiliti wkoll skont il-liġijiet ta’ pajjiż li mhuwiex Stat Membru fil-qasam tal-azzjoni esterna. Il-maniġers ta’ dawn l-istrumenti jkunu obbligati bil-liġi jew b’kuntratt sabiex jaġixxu bid-diliġenza ta’ maniġer professjonali u in bona fide.
2. Il-maniġers tal-istrumenti ta’ investiment iddedikati msemmija fil-paragrafu 1 u l-intermedjarji finanzjarji jew il-benefiċjarji finali tal-istrumenti finanzjarji jintgħażlu billi jiġu kkunsidrati n-natura tal-istrument finanzjarju li jrid jiġi implimentat, l-esperjenza u l-kapaċità operattiva u finanzjarja tal-entitajiet ikkonċernati, u/jew il-vijabilità ekonomika tal-proġetti tal-benefiċjarji finali. L-għażla trid tkun trasparenti, iġġustifikata minn raġunijiet oġġettivi u ma għandhiex twassal għal kunflitt ta’ interessi.
3. Ma għandu jingħata l-ebda appoġġ finanzjarju lil maniġers ta’ strumenti ta’ investiment iddedikati, lil intermedjarji finanzjarji u lil benefiċjarji finali fejn dawn ikunu f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 106(1), 107, 108 u 109 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 222
Kundizzjonijiet għall-użu tal-istrumenti finanzjarji
(l-Artikolu 140 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-istrumenti finanzjarji jindirizzaw id-difetti jew in-nuqqasijiet tas-suq jew sitwazzjonijiet ta’ investimenti mhux ottimali u jipprovdu appoġġ biss lill-benefiċjarji finali li jitqiesu bħala potenzjalment ekonomikament vijabbli fi żmien l-appoġġ mill-Unjoni permezz ta’ strument finanzjarju.
2. L-istrumenti finanzjarji jipprovdu appoġġ lill-benefiċjarji finali b’mod proporzjonat. B’mod partikolari, it-trattament preferenzjali ta’ investituri li jipprovdu kofinanzjament jew kondiviżjoni tar-riskju għandu jkun ġustifikat, proporzjonat mar-riskji meħuda mill-investituri fi strument finanzjarju u limitat għall-minimu neċessarju sabiex jassigura l-investiment jew il-kondiviżjoni tar-riskju tagħhom.
Artikolu 223
Effett ta’ ingranaġġ
(l-Artikolu 140 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-istrumenti finanzjarji jkollhom l-għan li jiksbu effett ta’ ingranaġġ tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni billi jimmobilizzaw investiment globali li jaqbeż id-daqs tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni.
L-effett ta’ ingranaġġ tal-fondi tal-Unjoni jkun daqs l-ammont ta’ finanzjament lill-benefiċjarji finali eliġibbli maqsum bl-ammont tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni.
2. Il-medda ta’ valuri fil-mira għall-effett ta’ ingranaġġ tkun ibbażata fuq evalwazzjoni ex-ante għall-istrument finanzjarju korrispondenti.
Artikolu 224
Evalwazzjoni ex-ante tal-istrumenti finanzjarji
(l-Artikolu 140 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-istrumenti finanzjarji jkunu bbażati fuq evalwazzjonijiet ex-ante li jidentifikaw id-difetti jew in-nuqqasijiet tas-suq, jew sitwazzjonijiet ta’ investiment mhux ottimali u jivvalutaw il-ħtiġijiet ta’ investiment fir-rigward tal-għanijiet tal-politika.
2. L-evalwazzjoni ex-ante turi li l-ħtiġijiet identifikati tas-suq ma jistgħux jiġu indirizzati b’mod xiearq u fil-ħin permezz ta’ attivitajiet immexxija mis-suq jew tipi ta’ interventi mill-Unjoni għajr finanzjament bi strument finanzjarju, bħal regolamentazzjoni, liberalizzazzjoni, riforma jew azzjoni ta’ politika oħra. Hija tivvaluta l-probabbiltà u l-ispejjeż possibbli tat-tfixkil tas-suq u tal-eliminazzjoni tal-finanzjament privat permezz tal-istrumenti finanzjarji u għandha tidentifika mezzi biex jiġu minimizzati l-effetti negattivi ta’ tali tfixkil.
3. Skont il-prinċipju tas-sussidjarjetà, l-evalwazzjoni ex-ante turi li strument finanzjarju fil-livell tal-Unjoni jindirizza l-ħtiġijiet identifikati tas-suq b’mod iktar xieraq minn strumenti finanzjarji simili fil-livell nazzjonali jew reġjonali, inklużi dawk iffinanzjati mill-Fondi tal-QSK. Fatturi bħal aċċess diffiċli għall-finanzjament fil-livell nazzjonali, b’mod partikolari għal proġetti transkonfinali, ekonomiji tal-kobor jew effetti ta’ wiri b’saħħithom marbutin mat-tixrid tal-aħjar prattiki fl-Istati Membri jiġu kkunsidrati meta jiġi valutat il-valur miżjud tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni.
4. L-evalwazzjoni ex-ante tistabbilixxi l-iktar mod effiċjenti għall-forniment tal-istrument finanzjarju.
5. L-evalwazzjoni ex-ante turi wkoll li l-istrument finanzjarju ppjanat huwa konsistenti ma’:
(a)
strumenti finanzjarji ġodda u eżistenti, biex hekk jiġu evitati sovrapożizzjonijiet mhux mixtieqa u jinkisbu sinerġiji u ekonomiji tal-kobor;
(b)
strumenti finanzjarji u forom oħrajn ta’ intervent pubbliku li jindirizzaw l-istess ambjent ekonomiku, biex hekk jiġu evitati l-inkonsistenzi u jiġu esplorati sinerġiji possibbli.
6. L-evalwazzjoni ex-ante tivvaluta l-proporzjonalità tal-intervent previst fir-rigward tad-daqs tad-diskrepanza identifikata fil-finanzjament, l-effett ta’ ingranaġġ mistenni tal-istrument finanzjarju ppjanat u teżamina wkoll effetti kwalitattivi addizzjonali, bħad-diffużjoni tal-aħjar prattiki, il-promozzjoni effettiva tal-għanijiet tal-politika tal-Unjoni fi ħdan il-katina ta’ implimentazzjoni jew l-aċċess għal kompetenza speċifika disponibbli mill-atturi involuti fil-katina ta’ implimentazzjoni.
7. L-evalwazzjoni ex-ante tistabbilixxi sett ta’ indikaturi xierqa tal-prestazzjoni għall-istrumenti finanzjarji proposti u tispeċifika l-eżitu, ir-riżultati u l-impatt mistennijin.
8. Evalwazzjoni ex ante separata tal-istrumenti finanzjarji ssir biss meta tali evalwazzjoni li tikkonforma b’mod sħiħ mal-kriterji fil-paragrafi minn 1 sa 7 ma tkunx inkluża fl-evalwazzjoni ex ante jew valutazzjoni tal-impatt tal-programm jew l-attività koperti minn att bażiku.
Artikolu 225
Monitoraġġ tal-istrumenti finanzjarji
(l-Artikolu 140 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Biex ikun żgurat il-monitoraġġ armonizzat tal-istrumenti finanzjarji msemmija fl-Artikolu 140(12) tar-Regolament Finanzjarju, trid tiġi implimentata sistema ta’ monitoraġġ mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli sabiex tikkontribwixxi għall-forniment ta’ garanzija raġonevoli li l-fondi tal-Unjoni qegħdin jintużaw skont l-Artikolu 32(2) tar-Regolament Finanzjarju.
2. Is-sistema ta’ monitoraġġ tintuża biex jiġi valutat il-progress tal-implimentazzjoni lejn il-kisba tal-għanijiet tal-politika riflessi fl-indikaturi tal-eżitu u r-riżultati relevanti stabbiliti skont l-evalwazzjoni ex-ante, u biex tiġi analizzata l-konformità tal-implimentazzjoni mar-rekwiżiti definiti skont l-Artikolu 140(2) tar-Regolament Finanzjarju u tipprovdi l-bażi għar-rapportar tal-Kummissjoni meħtieġ mill-Artikoli 38(5) u 140(8) tar-Regolament Finanzjarju.
3. Fil-każ ta’ ġestjoni indiretta, il-monitoraġġ mill-Kummissjoni jibni fuq ir-rapportar u l-kontijiet ipprovduti mill-entitajiet fdati u fuq l-awditjar disponibbli u l-kontrolli mwettqa mill-entità fdata, waqt li jitqiesu d-dikjarazzjoni tal-maniġment tal-entità fdata u l-opinjoni tal-korp tal-awditjar indipendenti msemmi fl-Artikolu 60(5) tar-Regolament Finanzjarju. Il-Kummissjoni tirrevedi l-informazzjoni pprovduta mill-entitajiet fdati u tista’ twettaq kontrolli, inkluż fuq il-bażi ta’ kampjuni, fil-livelli xierqa tal-implimentazzjoni sal-benefiċjarji finali.
Il-monitoraġġ mill-entità fdata jibni fuq ir-rapportar u l-kontijiet ipprovduti mill-intermedjarji finanzjarji u fuq l-awditjar disponibbli u l-kontrolli mwettqa mill-intermedjarju finanzjarju, filwaqt li tittieħed inkonsiderazzjoni d-dikjarazzjoni tal-maniġment tal-intermedjarju finanzjarju u l-opinjoni tal-awdituri indipendenti.
Meta ma jkun jeżisti l-ebda intermedjarju finanzjarju, l-entità fdata tissorvelja direttament l-użu tal-istrument finanzjarju fuq il-bażi tar-rapportar u l-kontijiet ipprovduti mill-benefiċjarji finali.
L-entità fdata tirrevedi, fejn ikun xieraq fuq il-bażi ta’ kampjuni, l-informazzjoni pprovduta mill-intermedjarji finanzjarji jew il-benefiċjarji finali u għandha twettaq kontrolli kif stabbilit fil-ftehim imsemmi fl-Artikolu 217.
4. Fil-każ ta’ ġestjoni diretta, il-monitoraġġ mill-Kummissjoni jkun ibbażat fuq ir-rapportar u l-kontijiet ipprovduti mill-intermedjarji finanzjarji u l-benefiċjarji finali, soġġett għal kontrolli xierqa. Id-dispożizzjonijiet fil-paragrafu 3 japplikaw għall-ġestjoni diretta mutatis mutandis.
5. Il-ftehimiet li jimplimentaw l-istrument finanzjarju jinkludu d-dispożizzjonijiet meħtieġa għall-applikazzjoni tal-paragrafi minn 1 sa 4.
Artikolu 226
Trattament tal-kontribuzzjonijiet mill-Fondi tal-QSK
(l-Artikolu 140 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Iridu jinżammu rekords separati għall-kontribuzzjonijiet mill-Fondi tal-QSK għall-istrumenti finanzjarji stabbiliti skont it-Titolu VIII tar-Regolament Finanzjarju u sostnuti mill-Fondi tal-QSK skont ir-regoli speċifiċi tas-settur.
2. Il-kontribuzzjonijiet mill-Fondi tal-QSK jitqiegħdu f’kontijiet separati u jintużaw skont l-għanijiet tal-Fondi rispettivi tal-QSK għall-azzjonijiet u l-benefiċjarji finali b’mod konsistenti mal-programm jew il-programmi li minnhom isiru l-kontribuzzjonijiet.
3. Fir-rigward tal-kontribuzzjonijiet mill-Fondi tal-QSK għall-istrumenti finanzjarji stabbiliti skont it-Titolu VIII tar-Regolament Finanzjarju, japplikaw ir-regoli speċifiċi għas-settur.
TITOLU IX
PREŻENTAZZJONI TAL-KONTIJIET U L-KONTABILITÀ
KAPITOLU 1
Preżentazzjoni tal-kontijiet
Artikolu 227
Rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja matul is-sena
(l-Artikolu 142 tar-Regolament Finanzjarju)
Ir-rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja matul is-sena jagħti deskrizzjoni preċiża ta’:
(a)
il-kisba tal-għanijiet għas-sena, skont il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba;
(b)
is-sitwazzjoni finanzjarja u l-avveniment li kellhom influwenza notevoli fuq l-attivitajiet matul is-sena.
Ir-rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja jkun separat mir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit.
Artikolu 228
Eċċezzjoni għall-prinċipji kontabilistiċi
(l-Artikolu 144 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta, f’każ speċifiku, l-uffiċjal tal-kontabilità jħoss li għandha ssir eċċezzjoni għall-kontenut ta’ wieħed mill-prinċipji kontabilistiċi stipulati fir-regoli tal-Unjoni dwar il-kontabilità, dik l-eċċezzjoni tkun issostanzjata kif suppost u rrapportata fin-noti mad-dikjarazzjonijiet finanzjarji msemmija fl-Artikolu 232.
Artikolu 229
Dokumenti ta’ sostenn
(l-Artikolu 144 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kull entrata għandha tkun ibbażata fuq dokumenti ta’ sostenn datati u numerati, prodotti fuq karta jew fuq mezz li jiggarantixxi l-kredibilità u s-salvagwardja tal-kontenut tagħha għall-perjodi stabbiliti fl-Artikolu 48.
2. Operazzjonijiet tal-istess tip, imwettqa fl-istess post u fl-istess jum jistgħu jiġu sintetizzati f’dokument ta’ sostenn wieħed.
Artikolu 230
Dikjarazzjoni dwar il-prestazzjoni finanzjarja
(l-Artikolu 145 tar-Regolament Finanzjarju)
Id-dikjarazzjoni dwar il-prestazzjoni finanzjarja turi d-dħul u l-ispejjeż għas-sena, ikklassifikati skont in-natura tagħhom.
Artikolu 231
Dikjarazzjoni dwar il-flussi tal-flus
(l-Artikolu 145 tar-Regolament Finanzjarju)
Id-dikjarazzjoni dwar il-flussi tal-flus tirrapporta l-flussi tal-flus matul il-perjodu li juru l-moviment bejn l-ammonti tat-teżor fil-ftuħ u l-għeluq.
It-teżor ikun imsawwar b’dan li ġej:
(a)
flus fl-idejn;
(b)
kontijiet tal-bank u depożiti pagabbli meta jintalbu;
(c)
assi disponibbli oħra li malajr jistgħu jissarrfu fi flus u li għandhom valur stabbli.
Artikolu 232
Noti mad-dikjarazzjonijiet finanzjarji
(l-Artikolu 145 tar-Regolament Finanzjarju)
In-noti msemmija fl-Artikolu 145 tar-Regolament Finanzjarju jkunu parti integrali mid-dikjarazzjonijiet finanzjarji. Bħala minimu, in-noti jkun fihom l-informazzjoni li ġejja:
(a)
il-prinċipji, ir-regoli u l-metodi tal-kontabilità;
(b)
noti ta’ spjega, li jipprovdu informazzjoni addizzjonali mhux inkluża fit-test tad-dikjarazzjonijiet finanzjarji li tkun meħtieġa biex tingħata ħarsa vera u ġusta.
Artikolu 233
Kontijiet tar-riżultat tal-baġit
(l-Artikolu 146 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kontijiet tar-riżultat tal-baġit ikun fihom:
(a)
informazzjoni dwar id-dħul li tinkludi:
(i)
bidliet fl-istimi tad-dħul fil-baġit;
(ii)
ir-riżultat tad-dħul;
(iii)
l-intitolamenti stabbiliti;
(b)
informazzjoni li turi bidliet fl-approprjazzjonijiet totali disponibbli ta’ impenn u għal pagamenti;
(c)
informazzjoni li turi l-użu li sar mill-approprjazzjonijiet totali disponibbli ta’ impenn u għal pagamenti;
(d)
informazzjoni li turi l-impenji pendenti, dawk riportati mis-sena ta’ qabel u dawk li saru matul is-sena.
2. Fir-rigward tal-informazzjoni dwar id-dħul, trid tiġi mehmuża wkoll dikjarazzjoni li turi, għal kull Stat Membru, l-analiżi tal-ammonti ta’ riżorsi proprji li għad iridu jiġu rkuprati fi tmiem is-sena finanzjarja u koperti minn ordni ta’ rkupru.
Artikolu 234
Modalitajiet ta’ trażmissjoni tal-kontijiet
(l-Artikolu 148 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kontijiet provviżorji u l-kontijiet finali msemmija fl-Artikoli 147 u 148 tar-Regolament Finanzjarju jistgħu jintbagħtu b’mezzi elettroniċi.
KAPITOLU 2
Kontabilità
Taqsima 1
Organizzazzjoni tal-Kontijiet
Artikolu 235
Organizzazzjoni tal-Kontijiet
(l-Artikolu 151 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal tal-kontabilità ta’ kull istituzzjoni u korp imsemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jipprepara u jżomm aġġornati dokumenti li jiddeskrivu l-organizzazzjoni tal-kontijiet u l-proċeduri tal-kontabilità tal-istituzzjoni u l-korp tiegħu.
2. Id-dħul u l-infiq tal-baġit jiġu rreġistrati fis-sistema kompjuterizzata msemmija fl-Artikolu 236, skont in-natura ekonomika tal-operazzjoni, bħala dħul jew nefqa kurrenti jew bħala kapital.
Artikolu 236
Sistemi kompjuterizzati
(l-Artikolu 151 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kontijiet jinżammu bl-għajnuna ta’ sistema kompjuterizzata integrata.
2. Meta l-kontijiet jinżammu bl-użu ta’ sistemi u subsistemi kompjuterizzati, dawn is-sistemi u subsistemi jiġu deskritti b’mod sħiħ.
Dik id-deskrizzjoni tiddefinixxi l-kontenut ta’ kull sezzjoni ta’ dejta u tispeċifika kif is-sistema tittratta l-operazzjonijiet individwali. Trid tiddikjara kif is-sistema tiggarantixxi l-eżistenza ta’ rekord sħiħ għall-awditjar għal kull operazzjoni u għal kull bidla li tkun saret fis-sistemi u s-subsistemi kompjuterizzati sabiex dejjem ikun possibbli li tiġi identifikata n-natura tal-bidla u l-persuna li għamlitha.
Id-deskrizzjoni tas-sistemi u s-subsistemi kompjuterizzati tal-kontabilità tindika kwalunkwe rabta bejn dawk is-sistemi u s-sistema ċentrali tal-kontabilità, speċjalment fir-rigward tat-trasferiment ta’ dejta u r-rikonċiljazzjoni tal-bilanċi.
3. L-aċċess għas-sistemi u s-subsistemi kompjuterizzati jingħata biss lil persuni inklużi f’lista ta’ utenti awtorizzati li tinżamm u tiġi aġġornata minn kull istituzzjoni.
Taqsima 2
Kotba tal-kontijiet
Artikolu 237
Kotba tal-kontijiet
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
Kull istituzzjoni u kull korp imsemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jżommu ġurnal, ktieb ġenerali u tal-inqas sottokotba għad-debituri, kredituri u assi fissi, sakemm dan ma jkunx iġġustifikat minn kunsiderazzjonijiet ta’ spejjeż u benefiċċji.
Il-kotba tal-kontijiet jikkonsistu f’dokumenti elettroniċi li jkunu identifikati mill-uffiċjal tal-kontabilità u joffru garanziji sħaħ għall-użu bħala evidenza.
L-entrati fil-ġurnal jiġu ttrasferiti fil-ktieb ġenerali, u jiddaħħlu bħala partiti skont it-tabella tal-kontijiet imsemmija fl-Artikolu 212.
Il-ġurnal u l-ktieb ġenerali jistgħu jinqasmu f’kemm ikun hemm bżonn ġurnali speċjali u kotba speċjali biex jintlaħqu r-rekwiżiti.
L-entrati rreġistrati f’ġurnali speċjali u kotba speċjali jiġu ċċentralizzati tal-inqas kull xahar fil-ġurnal u fil-ktieb ġenerali.
Artikolu 238
Bilanċ ta’ tqabbil preliminari
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
Kull istituzzjoni u korp imsemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jistabbilixxu bilanċ ta’ tqabbil preliminari li jkopri l-kontijiet kollha tal-kontijiet ġenerali, inklużi l-kontijiet approvati matul is-sena u f’kull każ, flimkien ma’:
(a)
in-numru tal-kont;
(b)
deskrizzjoni;
(c)
id-djun totali;
(d)
il-krediti totali;
(e)
il-bilanċ.
Artikolu 239
Rikonċiljazzjonijiet tal-kontijiet
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-dejta fil-ktieb ġenerali tinżamm u tiġi organizzata b’mod li jiġġustifika l-kontenut ta’ kull wieħed mill-kontijiet inklużi fil-bilanċ ta’ tqabbil preliminari.
2. Fir-rigward tal-inventarju tal-assi fissi, japplikaw id-dispożizzjonijiet tal-Artikoli minn 246 sa 253.
Taqsima 3
Reġistrazzjoni
Artikolu 240
Entrati fil-kontijiet
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-entrati jsiru bl-użu tal-metodu ta’ entrati doppji korrispondenti, fejn kwalunkwe moviment jew varjazzjoni rreġistrati fil-kontijiet għandhom ikunu rrappreżentati minn entrata li tistabbilixxi ekwivalenza bejn l-ammont debitat u l-ammont kreditat fid-diversi kontijiet affettwati minn dik l-entrata.
2. Il-kontroparti fil-munita euro ta’ tranżazzjoni denominata f’munita li ma tkunx l-euro tiġi kkalkolata u tiddaħħal fil-kontijiet.
It-tranżazzjonijiet f’muniti barranin f’kontijiet li jistgħu jiġu rivalorizzati jiġu rivalwati kull darba li jingħalqu l-kontijiet.
Dik ir-rivalwazzjoni tkun ibbażata fuq ir-rati stabbiliti skont l-Artikolu 6.
Ir-rata li għandha tintuża għall-konverżjoni bejn l-euro u munita oħra biex titfassal il-karta tal-bilanċi fil-31 ta’ Diċembru tas-sena N tkun dik tal-aħħar jum ta’ xogħol tas-sena N.
3. Ir-regoli tal-kontabilità tal-Unjonji adottati fl-Artikolu 152 tar-Regolament Finanzjarju jispeċifikaw ir-regoli ta’ konverżjoni u rievalwazzjoni li għandhom jiġu pprovduti għall-finijiet ta’ kontabilità bbażata fuq id-dovuti.
Artikolu 241
Kotba tal-kontijiet
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kotba kollha tal-kontijiet jispeċifikaw l-oriġini, il-kontenut u r-referenza tat-tidħil fil-kotba ta’ kull element tad-dejta u r-referenzi tad-dokumenti ta’ sostenn relevanti.
Artikolu 242
Tniżżil fil-ġurnal
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
L-operazzjonijiet tal-kontabilità jitniżżlu fil-ġurnal b’wieħed mill-metodi li ġejjin, li wieħed minnhom ma jeskludix lill-ieħor:
(a)
jum b’jum, operazzjoni b’operazzjoni;
(b)
fil-forma ta’ sommarju kull xahar tal-ammonti totali involuti fl-operazzjonijiet, bil-kundizzjoni li jinżammu d-dokumenti kollha li jippermettu l-verifika tal-operazzjonijiet individwali jum b’jum.
Artikolu 243
Validazzjoni tal-entrati
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-entrati fil-ġurnal u s-sottokotba jsiru finali permezz ta’ proċedura ta’ validazzjoni li tipprojbixxi kwalunkwe bidla fl-entrata jew it-tħassir tagħha.
2. Proċedura tal-għeluq imfassla biex tiffriża l-kronoloġija tar-rekords u tiggarantixxi l-invjolabbiltà tagħhom tiġi implimentata mhux iktar tard minn qabel ma jiġu ppreżentati d-dikjarazzjonijiet finanzjarji finali.
Taqsima 4
Rikonċiljazzjoni u Verifika
Artikolu 244
Rikonċiljazzjoni tal-kontijiet
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-bilanċ tal-kontijiet fil-bilanċ ta’ tqabbil preliminari jiġi rikonċiljat b’mod perjodiku u tal-inqas fl-għeluq ta’ kull sena, bid-dejta mis-sistemi ta’ ġestjoni użati mill-uffiċjali awtorizzanti għall-ġestjoni tal-assi u l-obbligazzjonijiet u għat-tidħil ta’ kuljum fis-sistema kontabilistika.
2. B’mod perjodiku, u tal-inqas kull meta jingħalqu l-kontijiet, l-uffiċjal tal-kontabilità jivverifika li l-bilanċi tal-bank jikkorrispondu għas-sitwazzjoni proprja, b’mod partikolari fir-rigward ta’:
(a)
il-flus fil-bank, b’rikonċiljazzjoni tad-dikjarazzjonijiet tal-kont mill-istituzzjonijiet finanzjarji;
(b)
il-flus fl-uffiċċji tal-flus, b’rikonċiljazzjoni mad-dejta fil-libro-kassa.
Il-kontijiet tal-assi fissi jiġu riveduti skont l-Artikolu 250.
3. Il-kontijiet ta’ assoċjazzjonijiet interistituzzjonali jiġu rikonċiljati darba fix-xahar.
4. Il-kontijiet ta’ sospiża jinfetħu u jiġu riveduti darba fis-sena mill-uffiċjal tal-kontabilità. Dawk il-kontijiet ikunu r-responsabbiltà tal-uffiċjal awtorizzanti u hu għandu japprovahom malajr kemm jista’ jkun.
Taqsima 5
Kontijiet Baġitarji
Artikolu 245
Il-kontenut u ż-żamma tal-kontijiet baġitarji
(l-Artikolu 156 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għal kull sottotaqsima tal-baġit, il-kontijiet baġitarji juru:
(a)
fil-każ ta’ nefqa:
(i)
l-approprjazzjonijiet awtorizzati fil-baġit inizjali, l-approprjazzjonijiet imdaħħla fil-baġits emendatorji, l-approprjazzjonijiet riportati, l-approprjazzjonijiet disponibbli wara l-ġbir tad-dħul assenjat, it-trasferimenti ta’ approprjazzjonijiet u t-total ta’ approprjazzjonijiet li b’hekk ikunu disponibbli;
(ii)
l-impenji u l-ħlasijiet fir-rigward tas-sena finanzjarja;
(b)
fil-każ ta’ dħul:
(i)
l-istimi mdaħħla fil-baġit inizjali, l-istimi mdaħħla fil-baġits emendatorji, id-dħul assenjat u l-ammont totali ta’ stimi stabbiliti b’dan il-mod;
(ii)
l-intitolamenti stabbiliti u l-ammonti rkuprati fir-rigward tas-sena finanzjarja inkwistjoni;
(c)
l-impenji li għad iridu jitħallsu u d-dħul li għad irid jiġi rkuprat riportati mis-snin finanzjarji ta’ qabel.
L-approprjazzjonijiet ta’ impenn u l-approprjazzjonijiet għall-ħlasijiet imsemmija fil-punt (a) tal-ewwel subparagrafu jiddaħħlu u jintwerew b’mod separat.
L-impenji provviżorji globali relatati mal-Fond Agrikolu Ewropew ta’ Garanzija (minn hawn ’il quddiem il-“FAEG”) u l-ħlasijiet korrispondenti jitniżżlu wkoll fil-kontijiet baġitarji.
Dawk l-impenji jiġu ppreżentati fir-rigward tal-approprjazzjonijiet totali tal-FAEG.
2. Il-kontijiet baġitarji juru b’mod separat:
(a)
l-użu tal-approprjazzjonijiet riportati u l-approprjazzjonijiet għas-sena;
(b)
l-approvazzjoni tal-impenji pendenti.
Fuq in-naħa tad-dħul, l-ammonti li jkunu għad iridu jiġu rkuprati mis-snin finanzjarji ta’ qabel jintwerew b’mod separat.
3. Il-kontijiet baġitarji jistgħu jiġu organizzati b’tali mod li jiżviluppaw sistema kontabilistika tal-ispejjeż.
4. Il-kontijiet baġitarji jinżammu bl-użu ta’ sistemi tal-kompjuter, f’kotba jew fuq karti tal-iskedar.
KAPITOLU 3
Inventarji tal-proprjetà
Artikolu 246
Inventarji tal-proprjetà
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
Is-sistema ta’ inventarji tal-proprjetà tiġi stabbilita mill-uffiċjal awtorizzanti bl-assistenza teknika mill-uffiċjal tal-kontabilità. Dik is-sistema ta’ inventarji trid tipprovdi l-informazzjoni kollha meħtieġa għaż-żamma tal-kontijiet u s-salvagwardja tal-assi.
Artikolu 247
Salvagwardja tal-proprjetà
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
Kull istituzzjoni u korp imsemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jadottaw dispożizzjonijiet dwar is-salvagwardja tal-assi inkluż fil-karti tal-bilanċi rispettivi tagħhom u jiddeċiedu liema dipartimenti amministrattivi huma responsabbli għas-sistema tal-inventarji.
Artikolu 248
Id-dħul ta’ oġġetti fl-inventarju
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
L-oġġetti kollha miksuba b’perjodu ta’ użu ta’ iktar minn sena, li mhumiex konsumabbli, u li l-prezz tax-xiri jew l-ispejjeż għall-produzzjoni tagħhom ikun ogħla minn dak indikat fir-regoli tal-kontabilità tal-Unjoni adottati skont l-Artikolu 152 tar-Regolament Finanzjarju, jiddaħħlu fl-inventarju u jiġu rreġistrati fil-kontijiet tal-assi fissi.
Artikolu 249
Kontenut tal-inventarju għal kull oġġett
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
L-inventarju jinkludi deskrizzjoni xierqa ta’ kull oġġett u jispeċifika l-post tiegħu, jew għal oġġetti mobbli, is-servizz jew il-persuna responsabbli, id-data tax-xiri u l-kost unitarju tiegħu.
Artikolu 250
Kontrolli tal-inventarji ta’ proprjetà mobbli
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kontrolli tal-inventarji mwettqa mill-istituzzjonijiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jsiru b’tali mod li jassigura li kull oġġett ikun jeżisti b’mod fiżiku u jaqbel mal-entrata relevanti fl-inventarju. Dawn il-kontrolli jitwettqu skont programm ta’ verifika annwali, ħlief għal assi fissi tanġibbli jew intanġibbli, li tal-inqas jiġu vverifikati fuq bażi ta’ kull tliet snin.
Artikolu 251
Bejgħ mill-ġdid ta’ proprjetà
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-membri, l-uffiċjali jew aġenti oħra u kwalunkwe membru ieħor tal-persunal tal-istituzzjonijiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju ma jistgħux jixtru oġġetti li jerġgħu jinbiegħu minn dawn l-istituzzjonijiet u l-korpi, ħlief meta dawk l-oġġetti jinbiegħu mill-ġdid permezz ta’ proċedura pubblika ta’ offerti.
Artikolu 252
Proċedura għall-bejgħ ta’ assi tanġibbli
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-bejgħ ta’ assi tanġibbli jiġi rreklamat lokalment b’mod xieraq, jekk il-valur tax-xiri ta’ unità jkun ta’ EUR 8 100 jew iktar. Il-perjodu bejn il-pubblikazzjoni tal-aħħar tħabbir u l-konklużjoni tal-kuntratt ta’ bejgħ ma jkunx inqas minn erbatax-il jum kalendarju.
Il-bejgħ imsemmi fl-ewwel subparagrafu jkun is-suġġett ta’ avviż ta’ bejgħ ippubblikat f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea, jekk il-valur tax-xiri ta’ unità jkun ta’ EUR 391 100 jew iktar. Jista’ jsir ukoll reklamar xieraq fl-istampa tal-Istati Membri. Il-perjodu bejn id-data ta’ pubblikazzjoni tal-avviż f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u l-konklużjoni tal-kuntratt ta’ bejgħ ma jkunx inqas minn xahar.
2. L-istituzzjonijiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jistgħu ma jirreklamawx meta l-ispejjeż tar-reklamar jaqbżu d-dħul mistenni mill-operazzjoni.
3. L-istituzzjonijiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju dejjem għandhom jaraw li jiksbu l-aħjar prezz għall-bejgħ tal-assi tanġibbli.
4. Il-paragrafi 1, 2 u 3 ma japplikawx għal bejgħ bejn l-istituzzjonijiet tal-Unjoni u l-korpi tagħhom imsemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 253
Proċedura għat-tneħħija ta’ assi tanġibbli
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal awtorizzanti jħejji dikjarazzjoni jew rekord kull meta proprjetà fl-inventarju, inkluż bini, tinbiegħ, tingħata b’xejn, tiġi skrappjata, tinkera lil xi ħadd jew tintilef minħabba telf, serq jew xi raġuni oħra.
Id-dikjarazzjoni jew ir-rekord jindikaw b’mod partikolari jekk l-oġġett iridx jiġi sostitwit bl-ispejjeż jitħallsu minn uffiċjal jew aġent ieħor tal-Unjoni jew kwalunkwe persuna oħra.
Meta proprjetà immobbli jew installazzjonijiet kbar isiru disponibbli b’xejn, irid jitfassal kuntratt u l-każ irid jiġi nnotifikat f’rapport annwali mibgħut lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill meta jiġi ppreżentat l-abbozz tal-baġit.
Il-membri, l-uffiċjali jew aġenti oħra u kwalunkwe membru ieħor tal-persunal tal-istituzzjonijiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju ma jistgħux ikunu r-riċevituri tal-proprjetà fl-inventarju mogħtija b’xejn jew skrappjata.
Artikolu 254
Inventarju u reklamar ta’ bejgħ f’delegazzjonijiet tal-Unjoni
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Fil-każ tad-delegazzjonijiet tal-Unjoni, l-inventarji permanenti tal-proprjetà mobbli li tappartjeni għall-Unjoni jinżammu lokalment. Iridu jintbagħtu b’mod regolari lid-dipartimenti ċentrali skont ir-regoli adottati minn kull istituzzjoni.
Il-proprjetà mobbli fi tranżitu lejn id-delegazzjonijiet tal-Unjoni tiddaħħal f’lista provviżorja qabel tiġi rreġistrata f’inventarji permanenti.
2. Ir-reklamar għall-bejgħ ta’ proprjetà mobbli tad-delegazzjonijiet tal-Unjoni jsir skont l-użu lokali.
IT-TIENI PARTI
DISPOŻIZZJONIJIET SPEĊJALI
TITOLU I
RIĊERKA
Artikolu 255
Tipi ta’ operazzjonijiet
(l-Artikolu 181 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-azzjoni diretta titwettaq mill-istabbilimenti taċ-Ċentru Konġunt tar-Riċerka (minn hawn ’il quddiem “il-JRC”) u fil-prinċipju tiġi ffinanzjata kollha kemm hi mill-baġit. Din tikkonsisti minn:
(a)
programmi ta’ riċerka;
(b)
attivitajiet ta’ riċerka ta’ esplorazzjoni;
(c)
attivitajiet xjentifiċi u ta’ appoġġ tekniku ta’ natura istituzzjonali.
2. Il-JRC jista’ jipparteċipa f’azzjonijiet indiretti bil-kundizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 183 tar-Regolament Finanzjarju.
3. L-istima tal-ammont riċevibbli, kif imsemmi fl-Artikolu 181(2) tar-Regolament Finanzjarju tintbagħat lill-uffiċjal tal-kontabilità għar-reġistrazzjoni.
Artikolu 256
Regoli Addizzjonali applikabbli għall-JRC
(l-Artikolu 183 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-attivitajiet ta’ natura kompetittiva mwettqa mill-JRC jikkonsistu minn:
(a)
attivitajiet imwettqa wara proċeduri ta’ għoti jew ta’ akkwist;
(b)
attivitajiet f’isem partijiet terzi;
(c)
attivitajiet imwettqa skont ftehim amministrattiv ma’ istituzzjonijiet oħra jew dipartimenti oħra tal-Kummissjoni għall-forniment ta’ servizzi tekniċi-xjentifiċi.
2. Fejn l-attivitajiet imwettqa mill-JRC għal partijiet terzi jinvolvu akkwisti, il-proċedura tal-akkwisti tikkonforma mal-prinċipji tat-trasparenza u tat-trattament ugwali.
3. L-istimi tal-ammonti riċevibbli msemmija fl-Artikolu 183(2) tar-Regolament Finanzjarju jintbagħtu lill-uffiċjal tal-kontabilità għar-reġistrazzjoni.
TITOLU II
AZZJONIJIET ESTERNI
KAPITOLU I
Dispożizzjonijiet ġenerali
Artikolu 257
Azzjonijiet li jistgħu jiġu ffinanzjati
(l-Artikolu 184 tar-Regolament Finanzjarju)
L-approprjazzjonijiet għall-azzjonijiet imsemmija fil-Kapitolu 1 tat-Titolu IV tat-Tieni Parti tar-Regolament Finanzjarju jistgħu, b’mod partikolari, jiffinanzjaw kuntratti ta’ akkwist, għotjiet, inklużi sussidji fir-rati tal-imgħax, self speċjali, garanziji ta’ self u assistenza finanzjarja, appoġġ baġitarju u forom speċifiċi oħra ta’ għajnuna baġitarja.
KAPITOLU II
Appoġġ baġitarju u fondi fiduċjarji b’bosta donaturi
Artikolu 258
Użu tal-Appoġġ Baġitarju
(l-Artikolu 186 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta dan jiġi stipulat fl-atti bażiċi relevanti, il-Kummissjoni tista’ tuża appoġġ baġitarju ġenerali jew settorjali f’pajjiż terz jekk jintlaħqu l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
il-ġestjoni tal-finanzi pubbliċi tal-pajjiż imsieħeb tkun trasparenti, kredibbli u effettiva biżżejjed;
(b)
il-pajjiż imsieħeb ikun implimenta politiki settorjali u nazzjonali kredibbli u relevanti biżżejjed, u;.
(c)
fejn il-pajjiż imsieħeb ikun implimenta politiki makroekonomiċi orjentati lejn l-istabilità.
2. Il-ftehimiet konklużi mal-pajjiż imsieħeb jinkludu obbligu għal dak il-pajjiż sabiex jipprovdi lill-Kummissjoni b’informazzjoni kredibbli u f’waqtha li tippermetti lill-Kummissjoni tevalwa kemm ġew issodisfati l-kundizzjonijiet stabbiliti fil-paragrafu 1.
Artikolu 259
Fondi fiduċjarji tal-Unjoni għal azzjonijiet esterni
(l-Artikolu 187 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kontribuzzjonijiet ta’ donaturi oħrajn jiġu kkunsidrati meta jissarrfu f’kont bankarju speċifiku tal-fond fiduċjarju u għall-ammont f’euro li jirriżulta mill-konverżjoni fir-riċevuta tagħhom fil-kont bankarju speċifiku.
Il-kontribuzzjoni tal-Unjoni tiġi ttrasferita fil-ħin biex tkopri l-impenji legali tal-fond fiduċjarju filwaqt li jittieħdu inkonsiderazzjoni l-fondi disponibbli pprovduti mid-donaturi l-oħrajn.
L-imgħaxijiet akkumulati fil-kont tal-bank speċifiku tal-fond fiduċjarju jiġu investiti fil-fond fiduċjarju ħlief jekk ikun stipulat mod ieħor fl-att ta’ stabbiliment tal-fond fiduċjarju.
It-tranżazzjonijiet kollha li jsiru fil-kont tal-bank imsemmija fit-tielet paragrafu jiddaħħlu fil-kontijiet tal-fond fiduċjarju matul is-sena.
Ir-rapportar finanzjarju fuq l-operazzjonijiet imwettqa minn kull fond fiduċjarju jrid jiġi stabbilit darbtejn fis-sena mill-uffiċjal awtorizzanti.
Il-fondi fiduċjarji jkunu soġġetti għal awditjar estern indipendenti kull sena.
Il-bord tal-fond fiduċjarju japprova r-rapport annwali tal-fond fiduċjarju mfassal mill-uffiċjal awtorizzanti flimkien ma’ kontijiet annwali mfassla mill-uffiċjal tal-kontabilità. Dawk ir-rapporti jiġu mehmuża mar-rapport annwali tal-uffiċjal awtorizzanti b’delega u ppreżentati lill-Parlament Ewropew u l-Kunsill fil-proċedura ta’ kwittanza tal-Kummissjoni.
Ir-regoli għall-kompożizzjoni tal-bord u r-regoli interni tiegħu jiġu stabbiliti fl-att ta’ stabbiliment tal-fond fiduċjarju adottat mill-Kummissjoni u tinżamm konformità magħhom mid-donaturi. Dawk ir-regoli jiżguraw rappreżentanza ġusta tad-donaturi u jinkludu r-rekwiżit li jkollhom il-vot pożittiv tal-Kummissjoni għad-deċiżjoni finali dwar l-użu tal-fondi.
KAPITOLU III
Akkwisti
Artikolu 260
Kiri ta’ bini
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uniċi kuntratti ta’ bini li jistgħu jiġu ffinanzjati mill-approprjazzjonijiet operattivi għal azzjoni esterna jkunu dawk relatati mal-kiri ta’ binjiet diġà mibnija fil-mument meta tiġi ffirmata l-kirja. Dawn il-kuntratti jiġu ppubblikati kif stipulat fl-Artikolu 124.
Artikolu 261
Definizzjonijiet
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kuntratti ta’ servizzi jinkludu kuntratti ta’ studju u ta’ assistenza teknika.
Kuntratt ta’ studju huwa kuntratt ta’ servizzi konkluż bejn fornitur u l-awtorità kontraenti li jinkludi studji għall-identifikazzjoni u t-tħejjija ta’ proġetti, studji dwar il-fattibilità, studji ekonomiċi u tas-suq, studji tekniċi u awditjar.
Kuntratt ta’ assistenza teknika huwa meta l-fornitur jissejjaħ sabiex ikollu rwol konsultattiv, biex jamministra jew jissorvelja proġett jew biex jipprovdi l-konsulenti speċifikati fil-kuntratt.
2. Meta pajjiż terz ikollu persunal tal-maniġment ikkwalifikat fid-dipartimenti jew l-entitajiet tiegħu b’parteċipazzjoni mis-settur pubbliku, il-kuntratti jistgħu jitwettqu direttament minn dawn id-dipartimenti jew entitajiet b’xogħol dirett.
Artikolu 262
Dispożizzjonijiet speċjali relatati mal-limiti u l-arranġamenti għall-għoti ta’ kuntratti esterni
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-Artikoli minn 123 sa 126, bl-eċċezzjoni tad-definizzjonijiet, il-paragrafi 3 u 4 tal-Artikolu 127, l-Artikoli 128, minn 134 sa 137, il-paragrafi minn 3 sa 6 tal-Artikolu 139, l-Artikoli 148(4), 151(2), minn 152 sa 158, 160 u 164 ta’ dan ir-Regolament ma japplikawx għal kuntratti ta’ akkwist konklużi mill-awtoritajiet kontraenti msemmija fl-Artikolu 190(2) tar-Regolament Finanzjarju jew f’isimhom.
L-implimentazzjoni tad-dispożizzjonijiet dwar l-akkwisti f’dan il-Kapitolu tiġi deċiża mill-Kummissjoni, inklużi l-kontrolli xierqa li jridu jiġu applikati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli meta l-Kummissjoni ma tkunx l-awtorità kontraenti.
2. Fil-każ ta’ nuqqas ta’ konformità mal-proċeduri msemmija fil-paragrafu 1, in-nefqa fuq l-operazzjonijiet inkwistjoni ma tkunx eliġibbli għal finanzjament mill-Unjoni.
3. Dan il-Kapitolu ma japplikax għall-awtoritajiet kontraenti msemmija fl-Artikolu 190(2)(b) tar-Regolament Finanzjarju fejn, wara l-verifiki msemmija fl-Artikolu 61 tar-Regolament Finanzjarju, il-Kummissjoni tkun awtorizzathom sabiex jużaw il-proċeduri ta’ akkwist tagħhom stess.
Artikolu 263
Reklamar u nondiskriminazzjoni
(l-Artikoli 190 u 191 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-Kummissjoni tieħu l-miżuri ta’ implimentazzjoni meħtieġa sabiex tiggarantixxi l-aktar parteċipazzjoni wiesgħa possibbli, bl-istess kundizzjonijiet, f’offerti kompetittivi għall-għoti ta’ kuntratti ffinanzjati mill-Unjoni. Għal dan il-għan, tingħata attenzjoni partikolari biex:
(a)
tiġi żgurata pubblikazzjoni adegwata, fi żmien raġonevoli, tal-avviżi ta’ informazzjoni minn qabel, avviżi dwar kuntratti u avviżi ta’ għoti;
(b)
tiġi eliminati kull prattika diskriminatorja jew speċifikazzjoni teknika li tista’ xxekkel il-parteċipazzjoni wiesgħa bl-istess kundizzjonijiet mill-persuni fiżiċi jew legali kollha msemmija fl-Artikolu 182 tar-Regolament Finanzjarju.
2. L-Artikoli 265(5), 267(3) u 269(4) huma bla ħsara għall-użu tal-akkwisti elettroniċi.
Artikolu 264
Reklamar
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-avviż minn qabel ta’ informazzjoni għal sejħiet internazzjonali għall-offerti jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet kemm jista’ jkun kmieni għall-kuntratti ta’ provvista u servizzi u malajr kemm jista’ jkun wara d-deċiżjoni li tawtorizza l-programm għall-kuntratti ta’ xogħlijiet.
2. Għall-finijiet ta’ dan il-Kapitolu, l-avviż dwar il-kuntratt jiġi ppubblikat:
(a)
tal-inqas f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u fuq l-Internet għal sejħiet għall-offerti internazzjonali;
(b)
tal-inqas f’gazzetta uffiċjali waħda tal-Istat riċevitur jew fi kwalunkwe pubblikazzjoni ekwivalenti oħra għal sejħiet lokali għall-offerti.
Meta l-avviż dwar il-kuntratt ikun ippubblikat ukoll lokalment, dan irid ikun identiku għal dak ippubblikat f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u fuq l-Internet u jrid jiġi ppubblikat b’mod simultanju. Il-Kummissjoni tkun responsabbli għall-pubblikazzjoni f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u fuq l-Internet. Jekk l-avviż jiġi ppubblikat lokalment, dan jista’ jsir mill-entitajiet imsemmija fl-Artikolu 190(2)(b) tar-Regolament Finanzjarju.
3. L-avviż ta’ għoti jintbagħat meta jiġi ffirmat il-kuntratt ħlief meta, jekk ikun għadu meħtieġ, il-kuntratt ikun ġie ddikjarat sigriet jew fejn it-twettiq tal-kuntratt ikun irid isir b’miżuri ta’ sigurtà speċjali, jew fejn il-protezzjoni tal-interessi essenzjali tal-Unjoni Ewropea, jew il-pajjiż benefiċjarju jitolbu dan, u fejn il-pubblikazzjoni tal-avviż ta’ għoti ma tkunx ikkunsidrata bħala xierqa.
Artikolu 265
Limiti u proċeduri għall-għoti ta’ kuntratti ta’ servizzi
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-limiti u l-proċeduri msemmija fl-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju jkunu kif ġej għall-kuntratti ta’ servizzi:
(a)
għal kuntratti b’valur ta’ EUR 300 000 jew iktar:
(i)
sejħa internazzjonali ristretta għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-Artikolu 264(2)(a);
(ii)
sejħa internazzjonali miftuħa għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-Artikolu 264(2)(a);
(b)
għal kuntratti b’valur ta’ inqas minn EUR 300 000: proċedura kompetittiva nnegozjata fis-sens tal-paragrafu 3 ta’ dan l-Artikolu, jew kuntratt qafas.
Il-kuntratti li ma jabqużx l-EUR 20 000 jistgħu jingħataw fuq il-bażi ta’ offerta unika.
Il-ħlasijiet għal ammonti daqs jew anqas minn EUR 2 500 fir-rigward ta’ element ta’ nefqa jistgħu jikkonsistu sempliċement fi ħlas kontra fatturi mingħajr aċċettazzjoni minn qabel ta’ offerta.
2. Fil-proċedura internazzjonali ristretta msemmija fil-punt (a) tal-paragrafu 1, l-avviż dwar il-kuntratt jiddikjara n-numru ta’ kandidati li se jiġu mistiedna jitfgħu offerti. Għall-kuntratti ta’ servizzi, jiġu mistiedna minimu ta’ erba’ kandidati. In-numru ta’ kandidati li jitħallew jissottomettu offerti jrid ikun biżżejjed biex tiġi żgurata kompetizzjoni ġenwina.
Il-lista tal-kandidati magħżulin tiġi ppubblikata fuq is-sit elettroniku tal-Kummissjoni.
Jekk in-numru ta’ kandidati li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla jew il-livelli minimi ta’ kapaċità jkun inqas min-numru minimu, l-awtorità kontraenti tista’ tistieden sabiex jissottomettu offerti biss lil dawk il-kandidati li jissodisfaw il-kriterji għas-sottomissjoni ta’ offerta.
3. Fil-proċedura nnegozjata msemmija fil-punt (b) tal-paragrafu 1, l-awtorità kontraenti tipprepara lista ta’ mill-anqas tliet offerenti tal-għażla tagħha. Il-proċedura tinvolvi offerti kompetittivi limitati, mingħajr pubblikazzjoni ta’ avviż u tkun magħrufa bħala proċedura kompetittiva nnegozjata mhux koperta mill-Artikolu 129.
L-offerenti għall-proċedura kompetittiva nnegozjata jistgħu jintgħażlu minn lista reklamata kif suppost ta’ bejjiegħa kif imsemmija fl-Artikolu 136(1)(b). Dik il-lista għandha titfassal wara sejħa għall-espressjoni ta’ interess u tkun valida għal mhux iktar minn ħames snin mid-data tar-reklamar. Dik il-lista tista’ tinkludi sottolisti. Kull persuna interessata tista’ tissottometti applikazzjoni fi kwalunkwe ħin matul il-perjodu ta’ validità tal-lista, ħlief għall-aħħar tliet xhur ta’ dak il-perjodu. Meta jkun irid jingħata kuntratt, l-awtorità kontraenti tistieden lill-bejjiegħa kollha mniżżla fil-lista jew fis-sottolista relevanti biex jissottomettu offerta.
L-offerti jinfetħu u jiġu evalwati minn kumitat ta’ evalwazzjoni bil-kompetenza teknika u amministrattiva meħtieġa. Il-membri tal-kumitat ta’ evalwazzjoni jridu jiffirmaw dikjarazzjoni ta’ imparzjalità.
Jekk wara l-konsultazzjoni tal-offerenti l-awtorità kontraenti tirċievi biss offerta waħda li tkun amministrattivament u teknikament valida, il-kuntratt jista’ jingħata bil-kundizzjoni li jintlaħqu l-kriterji tal-għoti.
4. Għal servizzi legali skont in-nomenklatura tas-CPV, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jużaw il-proċedura kompetittiva nnegozjata, ikun xi jkun il-valur stmat tal-kuntratt.
5. L-offerti jintbagħtu f’pakkett jew envelop ta’ barra li jkun fih żewġ envelops issiġillati separati, wieħed bil-kliem Envelop A - Offerta teknika u l-ieħor bil-kliem Envelop B - Offerta finanzjarja. L-envelop ta’ barra jrid ikollu miktub:
(a)
l-indirizz indikat fid-dokumenti tal-offerta għas-sottomissjoni tal-offerti;
(b)
ir-referenza għas-sejħa għall-offerti li għaliha jkun qiegħed iwieġeb l-offerent;
(c)
fejn ikun xieraq, in-numri tal-lottijiet li għalihom tkun qiegħda tiġi ppreżentata offerta;
(d)
il-frażi “Ma għandux jinfetaħ qabel is-sessjoni ta’ ftuħ tal-offerti”, fil-lingwa tad-dokumenti tal-offerti.
Jekk ġew previsti intervisti fid-dokumenti tal-offerta, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jista’ jintervista lill-membri prinċipali tat-tim ta’ esperti proposti fl-offerti teknikament aċċettabbli, wara li jiġu stabbiliti l-konklużjonijiet provviżorji bil-miktub u qabel ma tiġi konkluża b’mod definittiv l-evalwazzjoni tal-offerti tekniċi. F’dawn il-każijiet, l-esperti jiġu intervistati mill-kumitat ta’ evalwazzjoni, idealment f’daqqa jekk ikunu f’tim, u f’intervalli qrib biżżejjed biex ikun jista’ jsir tqabbil. L-intervisti jsiru skont mudell standard maqbul minn qabel mill-bord tal-għażla u applikat għall-esperti jew it-timijiet kollha msejħa għall-intervisti. Id-data u l-ħin tal-intervista jridu jiġu kkomunikati lill-offerenti tal-inqas għaxart ijiem kalendarji minn qabel. F’każijiet ta’ force majeure li timpedixxi lill-offerent milli jattendi l-intervista, iridu jintbagħtu data u ħin ġodda lill-offerent.
6. Il-kriterji tal-għoti tal-kuntratt iservu biex tiġi identifikata l-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża.
L-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża tintgħażel billi tintuża distribuzzjoni ta’ ppeżar ta’ 80/20 bejn il-kwalità teknika u l-prezz. Għal dak il-għan:
(a)
il-punteġġ mogħti għall-offerti tekniċi jrid jiġi moltiplikat b’0,80;
(b)
il-punteġġ mogħti għall-offerti tal-prezz irid jiġi moltiplikat b’0,20.
Artikolu 266
Użu tal-proċedura nnegozjata għall-kuntratti ta’ servizzi
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għall-kuntratti ta’ servizzi, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jużaw il-proċedura nnegozjata b’offerta waħda fil-każijiet li ġejjin:
(a)
fejn, għal raġunijiet ta’ urġenza estrema kkawżati minn avvenimenti li l-awtoritajiet kontraenti ma jkunux setgħu jipprevedu u li bl-ebda mod ma jistgħu jiġu attribwiti lilhom, il-limitu ta’ żmien għall-proċeduri msemmija fil-punti (a), (b) u (c) tal-Artikolu 104(1) tar-Regolament Finanzjarju ma jistax jinżamm;
(b)
fejn is-servizzi jkunu fdati lil korpi mis-settur pubbliku jew istituzzjonijiet jew assoċjazzjonijiet mingħajr skop ta’ qligħ u jkunu relatati ma’ attivitajiet ta’ natura istituzzjonali u mfassla biex jipprovdu assistenza lil nies fil-qasam soċjali;
(c)
għal servizzi li jkunu estensjoni ta’ servizzi diġà mibdija, soġġetti għall-kundizzjonijiet stabbiliti fil-paragrafu 2;
(d)
fejn il-proċedura tal-offerti jew it-tentattiv ta’ użu ta’ kuntratt qafas ma jirnexxux, jiġifieri, jekk ma tkun daħlet l-ebda offerta kwalitattivament u/jew finanzjarjament sodisfaċenti, f’liema każ, wara li tikkanċella l-proċedura tal-offerti, l-awtorità kontraenti tista’ tinnegozja ma’ wieħed jew aktar mill-offerenti li tagħżel hi, minn fost dawk li ħadu sehem fis-sejħa għall-offerti, bil-kundizzjoni li t-termini oriġinali tal-kuntratt ma jinbidlux b’mod sostanzjali;
(e)
fejn il-kuntratt ikkonċernat isegwi kompetizzjoni u, skont ir-regoli li japplikaw, ikun irid jingħata lill-kandidat magħżul jew lil wieħed mill-kandidati magħżula, f’dan il-każ, il-kandidati kollha ammessi jiġu mistiedna jieħdu sehem fin-negozjati;
(f)
fejn, għal raġunijiet tekniċi, jew għal raġunijiet marbuta mal-protezzjoni ta’ drittijiet esklużivi, il-kuntratt ikun jista’ jingħata biss lil fornitur partikolari ta’ servizz;
(g)
għall-kuntratti ddikjarati sigrieti, jew għall-kuntratti li t-twettiq tagħhom irid ikun akkumpanjat minn miżuri speċjali tas-sigurtà jew meta l-protezzjoni tal-interessi essenzjali tal-Unjoni jew tal-pajjiż tal-benefiċjarju tkun teħtieġ hekk;
(h)
meta jkun irid jiġi konkluż kuntratt ġdid wara terminazzjoni bikrija ta’ kuntratt eżistenti.
Għall-finijiet tal-punt (a) tal-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu, l-operazzjonijiet imwettqa f’sitwazzjonijiet ta’ kriżi kif imsemmija fl-Artikolu 190(2) jitqiesu li jissodisfaw it-test ta’ urġenza estrema. L-uffiċjal awtorizzanti b’delega, fejn ikun xieraq flimkien mal-uffiċjali awtorizzanti b’delega l-oħra kkonċernati, jistabbilixxi li teżisti sitwazzjoni ta’ emerġenza estrema u għandu jirrevedi d-deċiżjoni tiegħu b’mod regolari fir-rigward tal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
L-attivitajiet ta’ natura istituzzjonali msemmija fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu jinkludu servizzi marbutin direttament mal-missjoni statutorja tal-korpi tas-settur pubbliku.
2. Is-servizzi li huma estensjoni ta’ servizzi diġà mibdija, kif imsemmija fil-punt (c) tal-paragrafu 1, huma kif ġej:
(a)
servizzi addizzjonali mhux koperti mill-kuntratt prinċipali iżda li, minħabba ċirkustanzi imprevisti, ikunu saru neċessarji għat-twettiq tal-kuntratt, bil-kundizzjoni li s-servizz addizzjonali ma jistax ikun teknikament u ekonomikament separat mill-kuntratt prinċipali mingħajr inkonvenjenza serja għall-awtorità kontraenti u l-ammont aggregat ta’ servizzi addizzjonali ma jaqbiżx il-50 % tal-valur tal-kuntratt prinċipali;
(b)
servizzi addizzjonali li jikkonsistu fir-ripetizzjoni ta’ servizzi simili fdati lill-kuntrattur li jipprovdi servizzi skont l-ewwel kuntratt, bil-kundizzjoni li:
(i)
ikun ġie ppubblikat avviż dwar kuntratt għall-ewwel servizz u l-possibilità li tintuża proċedura nnegozjata għal servizzi ġodda għall-proġett u l-ispiża stmata ġew indikati b’mod ċar fl-avviż dwar kuntratt ippubblikat għall-ewwel servizz;
(ii)
l-estensjoni tal-kuntratt tkun għal valur u perjodu li ma jaqbżux il-valur u l-perjodu tal-kuntratt inizjali.
Artikolu 267
Limiti u proċeduri għall-għoti ta’ kuntratti ta’ provvista
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-limiti u l-proċeduri msemmija fl-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju jkunu kif ġej għall-kuntratti ta’ provvista:
(a)
għal kuntratti b’valur ta’ EUR 300 000 jew iktar: sejħa internazzjonali miftuħa għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-Artikolu 264(2)(a);
(b)
għal kuntratti b’valur ta’ inqas minn EUR 300 000: kuntratt qafas jew:
(i)
għal kuntratti b’valur ta’ EUR 100 000 jew iktar iżda inqas minn EUR 300 000: sejħa miftuħa lokali għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-punt (b) tal-Artikolu 264(2);
(ii)
għal kuntratti b’valur ta’ inqas minn EUR 100 000: proċedura kompetittiva nnegozjata fis-sens tal-paragrafu 2.
(c)
il-ħlasijiet għal ammonti li ma jaqbżux l-EUR 2 500 fir-rigward ta’ element ta’ nefqa jistgħu jikkonsistu f’sempliċi ħlas kontra fattura mingħajr aċċettazzjoni ta’ offerta minn qabel.
Il-kuntratti li ma jabqużx l-EUR 20 000 jistgħu jingħataw fuq il-bażi ta’ offerta unika.
2. Skont il-proċedura nnegozjata msemmija fil-punt (b)(ii) tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu, l-awtorità kontraenti tfassal lista ta’ mill-anqas tliet fornituri tal-għażla tagħha. Il-proċedura tinvolvi offerti kompetittivi limitati, mingħajr pubblikazzjoni ta’ avviż u tkun magħrufa bħala proċedura kompetittiva nnegozjata mhux koperta mill-Artikolu 129.
L-offerti jinfetħu u jiġu evalwati minn kumitat ta’ evalwazzjoni bil-kompetenza teknika u amministrattiva meħtieġa. Il-membri tal-kumitat ta’ evalwazzjoni jridu jiffirmaw dikjarazzjoni ta’ imparzjalità.
Jekk wara l-konsultazzjoni tal-fornituri, l-awtorità kontraenti tirċievi biss offerta waħda li tkun amministrattivament u teknikament valida, il-kuntratt jista’ jingħata jekk jintlaħqu l-kriterji tal-għoti.
3. Kull offerta teknika u finanzjarja trid titqiegħed f’envelop issiġillat wieħed, li huwa stess jitqiegħed f’pakkett jew envelop estern. L-envelop ta’ ġewwa jkun fih:
(a)
l-indirizz indikat fid-dokumenti tal-offerta għas-sottomissjoni tal-offerti;
(b)
ir-referenza għas-sejħa għall-offerti li għaliha jkun qiegħed iwieġeb l-offerent;
(c)
fejn ikun xieraq, in-numri tal-lottijiet li għalihom tkun qiegħda tiġi ppreżentata offerta;
(d)
il-frażi “Ma għandux jinfetaħ qabel is-sessjoni ta’ ftuħ tal-offerti”, fil-lingwa tad-dokumenti tal-offerti.
Fil-post u l-ħin stabbiliti fid-dokumenti tal-offerta, l-offerti jinfetħu fil-pubbliku mill-kumitat ta’ evalwazzjoni. Fis-sessjoni ta’ ftuħ tal-offerti fil-pubbliku, jitħabbru l-ismijiet tal-offerenti, il-prezzijiet ikkwotati, il-forniment tal-garanzija meħtieġa għall-offerta u kwalunkwe formalità oħra li l-awtorità kontraenti tqis xierqa.
4. Fil-każ ta’ kuntratt ta’ provvista li ma jinvolvix servizz ta’ wara l-bejgħ, l-uniku kriterju tal-għoti jkun il-prezz.
Fejn il-proposti għal servizz ta’ wara l-bejgħ jew għal taħriġ ikunu partikolarment sinifikanti, trid tintgħażel l-offerta li tippreżenta jew l-iktar prezz baxx jew l-aħjar valur għall-flus, filwaqt li jiġu kkunsidrati l-kwalità teknika tas-servizz offrut u l-prezz ikkwotat.
Artikolu 268
Użu tal-proċedura nnegozjata għal kuntratti ta’ provvista
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kuntratti ta’ provvista jistgħu jingħataw permezz ta’ proċedura nnegozjata b’offerta waħda fil-każijiet li ġejjin:
(a)
fejn, għal raġunijiet ta’ urġenza estrema kkawżati minn avvenimenti li l-awtoritajiet kontraenti ma setgħux jipprevedu u li bl-ebda mod ma jistgħu jiġu attribwiti lilhom, ma jkunx jista’ jinżamm il-limitu ta’ żmien għall-proċeduri msemmija fil-punti (a), (b) u (c) tal-Artikolu 111(1) tar-Regolament Finanzjarju;
(b)
fejn dan ikun meħtieġ min-natura jew il-karatteristiċi partikolari tal-provvisti, pereżempju, fejn it-twettiq tal-kuntratt ikun esklużivament riżervat għad-detenturi ta’ privattivi jew liċenzji biex jużaw il-privattivi;
(c)
għal kunsinni addizzjonali mill-fornitur oriġinali maħsuba jew bħala sostituzzjoni parzjali ta’ provvisti jew installazzjonijiet normali jew bħala l-estensjoni ta’ provvisti jew installazzjonijiet eżistenti, fejn bidla fil-fornitur tobbliga lill-awtorità kontraenti biex tixtri apparat b’karatteristiċi differenti li jirriżulta jew f’inkompatibilità jew diffikultajiet tekniċi sproporzjonati fl-operazzjoni u l-manutenzjoni;
(d)
fejn il-proċedura tal-offerti ma tkunx irnexxiet, jiġifieri meta ma tkun daħlet l-ebda offerta kwalitattivament jew finanzjarjament sodisfaċenti;
(e)
għal kuntratti ddikjarati sigrieti, jew għal kuntratti li t-twettiq tagħhom irid ikun akkumpanjat minn miżuri speċjali tas-sigurtà jew meta l-protezzjoni tal-interessi essenzjali tal-Unjoni jew tal-pajjiż benefiċjarju tkun teħtieġ hekk;
(f)
għal kuntratti fir-rigward ta’ provvisti kkwotati u xirjiet f’suq tal-komoditajiet;
(g)
għal kuntratti fir-rigward ta’ xirjiet b’termini partikolarment vantaġġużi, jew minn fornitur li jkun se jtemm l-attivitajiet kummerċjali tiegħu b’mod definittiv, jew mir-riċevituri jew likwidaturi ta’ falliment, arranġament mal-kredituri, jew proċedura simili skont il-liġi nazzjonali;
(h)
meta jkun irid jiġi konkluż kuntratt ġdid wara terminazzjoni bikrija ta’ kuntratt eżistenti.
Fil-każijiet imsemmija fil-punt (d) tal-ewwel subparagrafu, wara li tiġi kkanċellata proċedura ta’ offerti, l-awtorità kontraenti tista’ tinnegozja ma’ offerent wieħed jew iktar tal-għażla tagħha, minn fost dawk li ħadu sehem fis-sejħa għall-offerti, bil-kundizzjoni li t-termini oriġinali tal-kuntratt ma jinbidlux b’mod sinifikanti.
2. Għall-finijiet tal-punt (a) tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu, l-operazzjonijiet imwettqa f’sitwazzjonijiet ta’ kriżi kif imsemmija fl-Artikolu 190(2) jitqiesu li jissodisfaw it-test ta’ urġenza estrema. L-uffiċjal awtorizzanti b’delega, fejn ikun xieraq flimkien mal-uffiċjali awtorizzanti b’delega l-oħra kkonċernati, jistabbilixxi li teżisti sitwazzjoni ta’ emerġenza estrema u għandu jirrevedi d-deċiżjoni tiegħu b’mod regolari fir-rigward tal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
Artikolu 269
Limiti u proċeduri għall-għoti ta’ kuntratti ta’ xogħlijiet
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-limiti u l-proċeduri msemmija fl-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju jkunu kif ġej għall-kuntratti ta’ xogħlijiet:
(a)
għal kuntratti b’valur ta’ EUR 5 000 000 jew iktar, waħda minn dawn li ġejjin:
(i)
sejħa internazzjonali miftuħa għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-punt (a) tal-Artikolu 264(2);
(ii)
fir-rigward tal-karatteristiċi ta’ ċerti xogħlijiet, sejħa internazzjonali ristretta għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-punt (a) tal-Artikolu 264(2);
(b)
għal kuntratti b’valur ta’ EUR 300 000 jew iktar iżda inqas minn EUR 5 000 000: sejħa lokali miftuħa għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-Artikolu 264(2)(b);
(c)
għal kuntratti b’valur ta’ inqas minn EUR 300 000: proċedura kompetittiva nnegozjata fis-sens tal-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu;
Il-kuntratti li ma jabqużx l-EUR 20 000 jistgħu jingħataw fuq il-bażi ta’ offerta unika.
2. Skont il-proċedura nnegozjata msemmija fil-punt (c) tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu, l-awtorità kontraenti tfassal lista ta’ mill-anqas tliet kuntratturi tal-għażla tagħha. Il-proċedura tinvolvi offerti kompetittivi limitati, mingħajr pubblikazzjoni ta’ avviż u tkun magħrufa bħala proċedura kompetittiva nnegozjata mhux koperta mill-Artikolu 129.
L-offerti jinfetħu u jiġu evalwati minn kumitat ta’ evalwazzjoni bil-kompetenza teknika u amministrattiva meħtieġa. Il-membri tal-kumitat ta’ evalwazzjoni jridu jiffirmaw dikjarazzjoni ta’ imparzjalità.
Jekk wara l-konsultazzjoni tal-kuntratturi, l-awtorità kontraenti tirċievi biss offerta waħda li tkun amministrattivament u teknikament valida, il-kuntratt jista’ jingħata jekk jintlaħqu l-kriterji tal-għoti.
3. Il-kriterji tal-għażla jkopru l-kapaċità tal-offerent sabiex iwettaq kuntratti simili, b’mod partikolari b’referenza għax-xogħlijet imwettqa fl-aħħar snin. Ladarba ssir l-għażla u meta diġà jkunu ġew eliminati l-offerti inammissibbli, l-uniku kriterju tal-għoti jkun il-prezz.
4. Kull offerta teknika u finanzjarja trid titqiegħed f’envelop issiġillat wieħed, li huwa stess jitqiegħed f’pakkett jew envelop estern. L-envelop ta’ ġewwa jkun fih:
(a)
l-indirizz indikat fid-dokumenti tal-offerta għas-sottomissjoni tal-offerti;
(b)
ir-referenza għas-sejħa għall-offerti li għaliha jkun qiegħed iwieġeb l-offerent;
(c)
fejn ikun xieraq, in-numri tal-lottijiet li għalihom tkun qiegħda tiġi ppreżentata offerta;
(d)
il-frażi “Ma għandux jinfetaħ qabel is-sessjoni ta’ ftuħ tal-offerti”, fil-lingwa tad-dokumenti tal-offerti.
Fil-post u l-ħin stabbiliti fid-dokumenti tal-offerta, l-offerti jinfetħu fil-pubbliku mill-kumitat ta’ evalwazzjoni. Fis-sessjoni ta’ ftuħ tal-offerti fil-pubbliku, jitħabbru l-ismijiet tal-offerenti, il-prezzijiet ikkwotati, il-forniment tal-garanzija meħtieġa għall-offerta u kwalunkwe formalità oħra li l-awtorità kontraenti tqis xierqa.
Artikolu 270
Użu tal-proċedura nnegozjata għall-kuntratti ta’ xogħlijiet
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kuntratti ta’ xogħlijiet jistgħu jingħataw permezz ta’ proċedura nnegozjata b’offerta unika fil-każijiet li ġejjin:
(a)
fejn, għal raġunijiet ta’ urġenza estrema kkawżati minn avvenimenti li l-awtoritajiet kontraenti ma setgħux jipprevedu u li bl-ebda mod ma jistgħu jiġu attribwiti lilhom, ma jkunx jista’ jinżamm il-limitu ta’ żmien għall-proċeduri msemmija fil-punti (a), (b) u (c) tal-Artikolu 111(1) tar-Regolament Finanzjarju;
(b)
għal xogħlijiet addizzjonali mhux inklużi fil-kuntratt inizjali konkluż iżda li, minħabba ċirkostanzi imprevisti, ikunu saru meħtieġa għat-twettiq tax-xogħol deskritt fihom, soġġetti għall-kundizzjonijiet stabbiliti fil-paragrafu 2;
(c)
fejn il-proċedura tal-offerti ma tkunx irnexxiet, jiġifieri meta ma tkun daħlet l-ebda offerta kwalitattivament jew finanzjarjament sodisfaċenti;
(d)
għal kuntratti ddikjarati sigrieti, jew għal kuntratti li t-twettiq tagħhom irid ikun akkumpanjat minn miżuri speċjali tas-sigurtà jew meta l-protezzjoni tal-interessi essenzjali tal-Unjoni jew tal-pajjiż benefiċjarju tkun teħtieġ hekk;
(e)
meta jkun irid jiġi konkluż kuntratt ġdid wara terminazzjoni bikrija ta’ kuntratt eżistenti.
Għall-finijiet tal-punt (a) tal-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu, l-operazzjonijiet imwettqa f’sitwazzjonijiet ta’ kriżi kif imsemmija fl-Artikolu 190(2) jitqiesu li jissodisfaw it-test ta’ urġenza estrema. L-uffiċjal awtorizzanti b’delega, fejn ikun xieraq flimkien mal-uffiċjali awtorizzanti b’delega l-oħra kkonċernati, jistabbilixxi li teżisti sitwazzjoni ta’ emerġenza estrema u għandu jirrevedi d-deċiżjoni tiegħu b’mod regolari fir-rigward tal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
Fil-każijiet imsemmija fil-punt (c) tal-ewwel subparagrafu, wara li tiġi kkanċellata l-proċedura tal-offerti, l-awtorità kontraenti tista’ tinnegozja ma’ offerent wieħed jew iktar tal-għażla tagħha, minn fost dawk li ħadu sehem fis-sejħa għall-offerti, jekk it-termini oriġinali tal-kuntratt ma jinbidlux b’mod sinifikanti.
2. Ix-xogħlijiet addizzjonali msemmija fil-punt (b) tal-paragrafu 1 jingħataw lill-kuntrattur li diġà jkun qiegħed iwettaq ix-xogħol:
(a)
meta dawm ix-xogħlijiet ma jkunux jistgħu jiġu separati b’mod tekniku jew ekonomiku mill-kuntratt ewlieni mingħajr inkonvenjenza serja għall-awtorità kontraenti;
(b)
meta dawk ix-xogħlijiet, għad li separabbli mit-twettiq tal-kuntratt oriġinali, ikunu strettament meħtieġa għat-tlestija tiegħu;
(c)
meta l-valur aggregat tal-kuntratti mogħtija għal xogħlijiet addizzjonali ma jaqbiżx il-50 % tal-valur tal-kuntratt prinċipali.
Artikolu 271
Użu tal-proċedura nnegozjata għal kuntratti ta’ bini
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kuntratti ta’ bini kif imsemmija fl-Artikolu 260 jistgħu jingħataw permezz ta’ proċedura nnegozjata wara li jkun ġie prospettat is-suq lokali.
Artikolu 272
Għażla tal-proċedura ta’ akkwist għal kuntratti mħallta
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
Fil-każ ta’ kuntratti li jinvolvu kemm provvisti ta’ servizzi u provvisti ta’ prodotti jew it-twettiq ta’ xogħlijiet, l-awtorità kontraenti, wara li l-Kummissjoni tkun tat il-qbil tagħha jekk ma tkunx l-awtorità kontraenti, tistabbilixxi l-limiti u l-proċeduri applikabbli b’referenza għall-aspett predominanti vvalutat fuq il-bażi tal-valur relattiv u l-importanza operattiva tad-diversi komponenti tal-kuntratt.
Artikolu 273
Dokumenti tal-offerti
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-dokumenti tal-offerti msemmija fl-Artikolu 138 jitfasslu fuq il-bażi tal-aħjar prattiki internazzjonali u skont id-dispożizzjonijiet ta’ dan il-Kapitolu dwar ir-reklamar u l-kuntatti bejn l-awtorità kontraenti u l-offerenti.
2. Għall-kuntratti ta’ servizzi, il-fajl tal-offerta jrid ikun fih id-dokumenti li ġejjin:
(a)
struzzjonijiet għall-offerenti, li jridu jinkludu:
(i)
it-tip ta’ kuntratt;
(ii)
il-kriterji tal-għoti u l-ippeżar tagħhom;
(iii)
il-possibilità ta’ intervisti u l-iskeda ta’ żmien tagħhom;
(iv)
jekk humiex permessi varjanti;
(v)
il-proporzjon ta’ sottokuntrattar li jista’ jiġi awtorizzat;
(vi)
il-baġit massimu disponibbli għall-kuntratt;
(vii)
il-munita tal-offerti;
(b)
lista ta’ preselezzjoni tal-kandidati magħżula (li ssemmi l-projbizzjoni ta’ assoċjazzjoni);
(c)
il-kundizzjonijiet ġenerali għall-kuntratti ta’ servizzi;
(d)
il-kundizzjonijiet speċifiċi li jamplifikaw, jissupplimentaw jew jidderogaw mill-kundizzjonijiet ġenerali;
(e)
it-termini ta’ referenza li jindikaw l-iskeda ta’ żmien ippjanata għall-proġett u d-dati minn meta jkun ippjanat li l-esperti prinċipali jridu jkunu disponibbli;
(f)
l-iskeda tal-prezzijiet (li trid timtela mill-offerent);
(g)
il-formola tal-offerta;
(h)
il-formola tal-kuntratt;
(i)
jekk applikabbli, il-formoli ta’ garanzija minn banek (jew simili) għall-ħlas tal-prefinanzjament.
Il-punt (h) tal-ewwel subparagrafu ma japplikax għal każijiet li fihom, minħabba ċirkustanzi eċċezzjonali u ġustifikati sewwa, ma jkunx jista’ jintuża l-kuntratt mudell.
3. Għall-kuntratti ta’ provvista, il-fajl tal-offerta jrid ikun fih id-dokumenti li ġejjin:
(a)
struzzjonijiet għall-offerenti, li jridu jinkludu:
(i)
il-kriterji tal-għażla u tal-għoti;
(ii)
jekk humiex awtorizzati varjanti;
(iii)
il-munita tal-offerti;
(b)
il-kundizzjonijiet ġenerali għall-kuntratti ta’ provvista;
(c)
il-kundizzjonijiet speċifiċi li jamplifikaw, jissupplimentaw jew jidderogaw mill-kundizzjonijiet ġenerali;
(d)
anness tekniku li jinkludi kwalunkwe pjan, speċifikazzjoni teknika u l-iskeda ta’ żmien ippjanata għat-twettiq tal-kuntratt;
(e)
skeda tal-prezzijiet (li trid timtela mill-offerent) u l-ispjegazzjoni tal-prezzijiet;
(f)
il-formola tal-offerta;
(g)
il-formola tal-kuntratt;
(h)
jekk applikabbli, formoli ta’ garanzija mill-bank (jew simili) għal:
(i)
l-offerta;
(ii)
il-ħlas tal-prefinanzjament;
(iii)
it-twettiq korrett.
Il-punt (g) tal-ewwel subparagrafu ma japplikax għal każijiet li fihom, minħabba ċirkustanzi eċċezzjonali u ġġustifikati sew, ma jkunx jista’ jintuża l-kuntratt mudell.
4. Għall-kuntratti ta’ xogħlijiet, il-fajl tal-offerta jrid ikun fih id-dokumenti li ġejjin:
(a)
struzzjonijiet għall-offerenti, li jridu jinkludu:
(i)
il-kriterji tal-għażla u tal-għoti;
(ii)
jekk humiex awtorizzati varjanti;
(iii)
il-munita tal-offerti;
(b)
il-kundizzjonijiet ġenerali għall-kuntratti ta’ xogħlijiet;
(c)
il-kundizzjonijiet speċifiċi li jamplifikaw, jissupplimentaw jew jidderogaw mill-kundizzjonijiet ġenerali;
(d)
annessi tekniċi li fihom pjanijiet, speċifikazzjonijiet tekniċi u l-iskeda ta’ żmien ippjanata għat-twettiq tal-kuntratt;
(e)
skeda tal-prezzijiet (li trid timtela mill-offerent) u l-ispjegazzjoni tal-prezzijiet;
(f)
il-formola tal-offerta;
(g)
il-formola tal-kuntratt;
(h)
jekk applikabbli, formoli ta’ garanzija mill-bank (jew simili) għal:
(i)
l-offerta;
(ii)
il-ħlas tal-prefinanzjament;
(iii)
it-twettiq korrett.
Il-punt (g) tal-ewwel subparagrafu ma japplikax għal każijiet li fihom, minħabba ċirkustanzi eċċezzjonali u ġġustifikati sew, ma jkunx jista’ jintuża l-kuntratt mudell.
5. F’każ ta’ kontradizzjoni bejn il-kundizzjonijiet speċifiċi msemmija fil-punt (d) tal-paragrafu 2, punt (c) tal-paragrafu 3 u l-punt (c) tal-paragrafu 4 u l-kundizzjonijiet ġenerali, japplikaw dawk il-kundizzjonijiet speċifiċi.
6. Meta l-awtoritajiet kontraenti jitolbu l-produzzjoni ta’ ċertifikati mfassla minn korpi indipendenti li juru l-konformità tal-operatur ekonomiku ma’ ċerti standards ta’ garanzija tal-kwalità, dawn iridu jirreferu għas-sistemi ta’ garanzija ta’ kwalità bbażati fuq l-istandards Ewropej jew, fejn ikun xieraq, standards internazzjonali relevanti ċċertifikati minn korpi li jikkonformaw mal-istandards Ewropej jew internazzjonali dwar iċ-ċertifikazzjoni. Iridu jaċċettaw ukoll provi oħra ta’ miżuri ekwivalenti ta’ garanzija tal-kwalità minn operaturi ekonomiċi.
Artikolu 274
Garanziji
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. B’deroga mill-Artikolu 163, il-garanziji fuq il-ħlasijiet akkont bil-quddiem jiġu denominati fil-munita euro jew fil-munita tal-kuntratt li jkopru.
2. L-awtorità kontraenti tista’ titlob garanzija ta’ offerta, fis-sens ta’ dan il-Kapitolu, li tirrappreżenta minn 1 % sa 2 % tal-valur globali tal-kuntratt għall-kuntratti ta’ provvista jew ta’ xogħlijiet. Din il-garanzija tikkonforma mal-Artikolu 163. Trid tiġi rilaxxata meta jiġi ffirmat il-kuntratt. Trid tinżamm jekk offerta ppreżentata sad-data finali għas-sottomissjoni tiġi suċċessivament irtirata.
3. Tista’ tintalab garanzija għal eżekuzzjoni mill-awtorità kontraenti għal ammont stabbilit fil-fajl tal-offerti u li jikkorrispondi għal bejn 5 u 10 % tal-valur totali tal-kuntratt għall-kuntratti ta’ provvista u ta’ xogħlijiet. Din il-garanzija tiġi stabbilita fuq il-bażi ta’ kriterji oġġettivi bħat-tip u l-valur tal-kuntratt.
Madankollu, tintalab garanzija għal eżekuzzjoni meta jinqabżu l-limiti li ġejjin:
(a)
EUR 345 000 għall-kuntratti ta’ xogħlijiet,
(b)
EUR 150 000 għall-kuntratti ta’ provvista.
Bħala minimu, il-garanzija tibqa’ valida sal-aċċettazzjoni finali tal-provvisti u x-xogħlijiet. Jekk il-kuntratt ma jitwettaqx kif suppost, tinżamm il-garanzija sħiħa.
Artikolu 275
Limiti ta’ żmien għall-proċeduri
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-offerti jridu jaslu għand l-awtorità kontraenti fl-indirizz tagħha u mhux aktar tard mid-data murija fis-sejħa għall-offerti. Il-limitu ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni, stabbilit mill-awtoritajiet kontraenti, irid ikun twil biżżejjed biex il-partijiet interessati jkollhom perjodu raġonevoli u xieraq biex iħejju u jissottomettu l-offerti tagħhom.
Għall-kuntratti ta’ servizzi, iż-żmien minimu bejn id-data ta’ meta tintbagħat l-ittra tas-sejħa għall-offerti u d-data finali għar-riċeviment tal-offerti tkun ta’ ħamsin jum. Madankollu, f’każijiet urġenti, jistgħu jiġu awtorizzati limiti ta’ żmien oħrajn.
2. L-offerenti jistgħu jagħmlu mistoqsijiet bil-miktub qabel id-data tal-għeluq għar-riċeviment tal-offerti. L-awtorità kontraenti trid tipprovdi t-tweġibiet għall-mistoqsijiet qabel id-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti.
3. Fi proċeduri internazzjonali ristretti, il-limitu ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti ma jkunx inqas minn 30 jum mid-data li fiha jiġi ppubblikat l-avviż dwar kuntratt. Il-perjodu bejn id-data li fiha tintbagħat l-ittra ta’ stedina u d-data finali għar-riċeviment tal-offerti ma tkunx inqas minn 50 jum. Madankollu, f’ċerti każijiet eċċezzjonali jistgħu jiġu awtorizzati limiti ta’ żmien oħrajn.
4. Fi proċeduri miftuħa internazzjonali, il-limiti ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti, li jibdew mid-data li fiha jintbagħat l-avviż dwar il-kuntratt, ikunu ta’:
(a)
90 jum għall-kuntratti ta’ xogħlijiet;
(b)
60 jum għall-kuntratti ta’ provvista.
Madankollu, f’ċerti każijiet eċċezzjonali jistgħu jiġu awtorizzati limiti ta’ żmien oħrajn.
5. Fi proċeduri lokali miftuħa, il-limiti ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti, li jibdew mid-data li fiha jiġi ppubblikat l-avviż dwar il-kuntratt, ikunu tal-inqas:
(a)
sittin jum għall-kuntratti ta’ xogħlijiet;
(b)
tletin jum għall-kuntratti ta’ provvista.
Madankollu, f’ċerti każijiet eċċezzjonali jistgħu jiġu awtorizzati limiti ta’ żmien oħrajn.
6. Għall-proċeduri kompetittivi nnegozjati msemmija fl-Artikoli 265(1)(b), 267(1)(c) u 269(1)(c), il-kandidati jingħataw minimu ta’ tletin jum mid-data li fiha tintbagħat l-ittra ta’ sejħa għall-offerti li fihom iridu jissottomettu l-offerti tagħhom.
7. Il-limiti ta’ żmien speċifikati fil-paragrafi minn 1 sa 6 huma mogħtija f’jiem kalendarji.
Artikolu 276
Kumitat ta’ evalwazzjoni
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. It-talbiet kollha għal parteċipazzjoni u l-offerti ddikjarati li jissodisfaw ir-rekwiżiti jiġu evalwati u kklassifikati minn kumitat ta’ evalwazzjoni fuq il-bażi tal-kriterji ta’ esklużjoni, għażla u għoti mħabbra minn qabel. Dan il-kumitat ikollu numru bil-fard ta’ membri, mill-anqas tlieta, bil-kompetenza teknika u amministrattiva kollha meħtieġa sabiex jivvalutaw l-offerti.
2. Jekk il-Kummissjoni ma tkunx l-awtorità kontraenti, hija tista’ titlob li tirċievi kopja tad-dokumenti tal-offerti, l-offerti, l-evalwazzjoni tal-offerti u l-kuntratti ffirmati. Tista’ tieħu sehem ukoll bħala osservatur għall-ftuħ u l-evalwazzjoni tal-offerti.
3. L-offerti li ma jkunx fihom l-elementi essenzjali kollha mitluba fid-dokumenti tal-offerti jew li ma jikkorrispondux għar-rekwiżiti speċifiċi stabbiliti jiġu eliminati.
Madankollu, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jew l-awtorità kontraenti jistgħu jitolbu lill-kandidati jew lill-offerenti biex jipprovdu materjal addizzjonali jew biex jiċċaraw id-dokumenti ta’ sostenn sottomessi b’rabta mal-kriterji ta’ esklużjoni, tal-għażla u tal-għoti, fi ħdan il-limitu ta’ żmien li jispeċifikaw u fir-rigward tal-prinċipju tat-trattament ugwali.
4. Fil-każ ta’ offerti abnormalment baxxi, kif imsemmija fl-Artikolu 151, il-kumitat jitlob il-kjarifiki meħtieġa dwar il-kompożizzjoni tal-offerta.
5. L-obbligu li jitwaqqaf kumitat ta’ evalwazzjoni jista’ jiġi rrinunzjat għall-proċeduri b’valur li ma jaqbiżx l-EUR 20 000.
KAPITOLU IV
Għotjiet
Artikolu 277
Finanzjament sħiħ
(l-Artikolu 192 tar-Regolament Finanzjarju)
F’każ ta’ deroga mir-rekwiżit ta’ kofinanzjament, iridu jiġu pprovduti raġunijiet fid-deċiżjoni ta’ għoti.
TITOLU III
UFFIĊĊJI EWROPEJ
Artikolu 278
L-uffiċċji Ewropej u t-twaqqif ta’ uffiċċji oħra
(l-Artikolu 195 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċċji msemmija fl-Artikolu 195 tar-Regolament Finanzjarju huma kif ġej:
(a)
l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet;
(b)
l-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi;
(c)
L-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal u l-Iskola Ewropea tal-Amministrazzjoni li hija marbuta miegħu b’mod amministrattiv;
(d)
l-Uffiċċju tal-Amministrazzjoni u l-Ħlas tal-Intitolamenti Individwali;
(e)
l-Uffiċċju għall-Infrastruttura u Loġistika fi Brussell u l-Uffiċċju għall-Infrastruttura u Loġistika fil-Lussemburgu.
Istituzzjoni waħda jew aktar jistgħu jiftħu uffiċċji ġodda jekk dan ikun jista’ jiġi ġġustifikat minn studju tal-ispejjeż u l-benefiċċji u jiggarantixxi l-viżibilità tal-azzjoni tal-Unjoni.
Artikolu 279
Delegazzjonijiet mill-istituzzjonijiet għall-uffiċċji interistituzzjonali Ewropej
(l-Artikoli 195 u 199 tar-Regolament Finanzjarju)
Kull istituzzjoni tkun responsabbli għall-impenji baġitarji. L-istituzzjonijiet jistgħu jiddelegaw lid-Direttur tal-uffiċċju interistituzzjonali Ewropew ikkonċernat l-atti sussegwenti kollha, speċjalment l-impenji legali, l-approvazzjoni tan-nefqa, l-awtorizzazzjoni tal-ħlasijiet u l-implimentazzjoni tad-dħul, u jistabbilixxu l-limiti u l-kundizzjonijiet għal tali delega tas-setgħat.
Artikolu 280
Regoli speċifiċi għall-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet
(l-Artikoli 195 u 199 tar-Regolament Finanzjarju)
Fir-rigward tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, kull istituzzjoni tiddeċiedi dwar il-politika tal-pubblikazzjonijiet tagħha. Ir-rikavat nett mill-bejgħ tal-pubblikazzjonijiet jerġa’ jintuża bħala dħul assenjat mill-istituzzjoni li hija l-awtur ta’ dawk il-pubblikazzjonijiet, skont l-Artikolu 21 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 281
Delega ta’ ċerti kompiti mill-uffiċjal tal-kontabilità
(l-Artikolu 196 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni, filwaqt li jaġixxi fuq proposta mill-kumitat ta’ ġestjoni tal-Uffiċċju inkwistjoni, jista’ jiddelega lil membru tal-persunal tal-Uffiċċju wħud mill-kompiti tiegħu relatati mal-ġbir tad-dħul u l-ħlas tal-ispejjeż li saru direttament mill-Uffiċċju inkwistjoni.
Artikolu 282
Teżor - kontijiet tal-bank
(l-Artikolu 196 tar-Regolament Finanzjarju)
Biex jintlaħqu r-rekwiżiti tal-flus ta’ Uffiċċju interistituzzjonali, il-kontijiet tal-bank jew il-kontijiet giro tal-uffiċċju tal-posta jistgħu jinfetħu f’ismu mill-Kummissjoni, li taġixxi fuq proposta mill-kumitat ta’ ġestjoni. Il-pożizzjoni tal-likwidità finali għal kull sena tiġi rikonċiljata u aġġustata bejn l-Uffiċċju inkwistjoni u l-Kummisjoni fi tmiem is-sena finanzjarja.
TITOLU IV
APPROPRJAZZJONIJIET AMMINISTRATTIVI
Artikolu 283
Dispożizzjonijiet ġenerali
(l-Artikolu 201 tar-Regolament Finanzjarju)
L-approprjazzjonijiet amministrattivi koperti minn dan it-Titolu jkunu dawk stabbiliti fl-Artikolu 41 tar-Regolament Finanzjarju.
L-impenji baġitarji li jikkorrispondu għal approprjazzjonijiet amministrattivi ta’ tip komuni għal diversi titoli u li jkunu ġestiti b’mod globali jistgħu jiġu rreġistrati fil-kontabilità tal-baġit wara l-klassifikazzjoni tas-sommarju skont it-tip kif stabbilit fl-Artikolu 25.
In-nefqa korrispondenti tiġi rreġistrata fl-intestaturi tal-baġit ta’ kull titolu skont l-istess distribuzzjoni bħalma jsir għall-approprjazzjonijiet.
Artikolu 284
Garanziji għall-kirja
(l-Artikolu 201 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-garanziji għall-kirja pprovduti mill-istituzzjonijiet jieħdu l-forma ta’ garanzija mill-bank jew depożitu fuq kont bankarju mblokkat f’isem l-istituzzjoni jew il-lokatur, denominati fl-euro, ħlief f’każijiet issostanzjati sewwa.
Madankollu, fejn, għal tranżazzjonijiet f’pajjiżi terzi, ma jkunx possibbli li tintuża xi waħda minn dawk il-forom ta’ garanziji għall-kirja, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jaċċetta forom oħra jekk dawk il-forom jiżguraw protezzjoni ekwivalenti tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni.
Artikolu 285
Ħlasijiet bil-quddiem lill-persunal u l-membri tal-istituzzjonijiet
(l-Artikolu 201 tar-Regolament Finanzjarju)
Jistgħu jsiru ħlasijiet bil-quddiem lill-persunal u lill-membri tal-istituzzjonijiet skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fir-Regolamenti dwar il-Persunal.
Artikolu 286
Bini
(l-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju)
1. In-nefqa msemmija fl-Artikolu 203(3)(a) tar-Regolament Finanzjarju tinkludi l-ispejjeż tat-tagħmir tal-bini. Ma tinkludix l-imposti.
2. Il-proċedura ta’ informazzjoni bikrija stabbilita fl-Artikolu 203(4) tar-Regolament Finanzjarju u l-proċedura ta’ approvazzjoni minn qabel stabbilita fl-Artikolu 203(5) tar-Regolament Finanzjarju ma japplikawx għall-akkwist ta’ art b’xejn jew għal ammont simboliku.
3. Il-proċedura ta’ informazzjoni bikrija u approvazzjoni minn qabel stabbiliti fil-punti minn 3 sa 7 tal-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju ma japplikawx għal bini residenzjali. Il-Parlament Ewropew u l-Kunsill jistgħu jitolbu mill-Istituzzjoni inkarigata kwalunkwe informazzjoni relatata mal-bini residenzjali.
4. F’ċirkustanzi politiċi eċċezzjonali jew urġenti, l-informazzjoni bikrija msemmija fl-Artikolu 203(4) tar-Regolament Finanzjarju dwar proġetti ta’ bini relatati mad-delegazzjonijiet jew l-uffiċċji tal-Unjoni f’pajjiżi terzi tista’ tiġi sottomessa b’mod konġunt mal-proġett tal-bini skont l-Artikolu 203(5) tar-Regolament Finanzjarju. F’dawn il-każijiet, il-proċeduri ta’ informazzjoni bikrija u ta’ approvazzjoni minn qabel jiġu konklużi fl-ewwel opportunità possibbli.
5. Il-proċedura ta’ approvazzjoni minn qabel stabbilita fil-paragrafu 5 u 6 tal-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju ma tapplikax għal kuntratti preparatorji jew studji meħtieġa għall-evalwazzjoni tal-ispejjeż dettaljati u l-finanzjament tal-proġett ta’ bini.
6. Il-limiti ta’ EUR 750 000 jew EUR 3 000 000 imsemmija fil-punti (ii), (iii) u (iv) tal-Artikolu 203(7) tar-Regolament Finanzjarju jinkludu l-ispejjeż għat-tagħmir tal-bini. Għall-kuntratti ta’ kiri u użufrutt, dawk il-limiti jieħdu inkonsiderazzjoni l-kostijiet tat-tagħmir tal-bini iżda mhux spejjeż oħrajn.
7. Sena wara d-data tad-dħul fis-seħħ tar-Regolament Finanzjarju, il-Kummissjoni tirrapporta dwar l-applikazzjoni tal-proċeduri stabbiliti fil-paragrafu minn 3 sa 8 tal-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju.
TITOLU V
ESPERTI
Artikolu 287
Esperti esterni li jitħallsu
(l-Artikolu 204 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għal valuri aktar baxxi mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), jistgħu jintgħażlu esperti esterni li jitħallsu fuq il-bażi tal-proċedura stabbilita fil-paragrafu 2.
2. Sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess tiġi ppubblikata f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea jew fejn din tkun meħtieġa biex tipprovdi pubbliċità fost il-kandidati potenzjali, fuq is-sit tal-Internet tal-istituzzjoni kkonċernata.
Is-sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess trid tinkludi deskrizzjoni tal-kompiti, kemm idumu u l-kundizzjonijiet ta’ remunerazzjoni. Dawk il-kundizzjonijiet jistgħu jkunu bbażati fuq prezzijiet ta’ unità.
Trid titfassal lista ta’ esperti wara s-sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess. Din ma tkunx valida għal iktar minn ħames snin mill-pubblikazzjoni tagħha jew it-tul ta’ programm pluriennalo relatat mal-kompiti.
3. Kwalunkwe persuna fiżika interessata tista’ tissottometti applikazzjoni fi kwalunkwe ħin matul il-perjodu ta’ validità tagħha, minbarra l-aħħar tliet xhur ta’ dak il-perjodu. Esperti esterni li jitħallsu ma jintgħażlux biex iwettqu l-kompiti msemmija fl-Artikolu 204 tar-Regolament Finanzjarju jekk ikunu f’waħda mis-sitwazzjonijiet ta’ esklużjoni msemmija fl-Artikoli 106 u 107 tar-Regolament Finanzjarju.
4. L-iskambji kollha mal-esperti magħżula, inklużi l-konklużjoni ta’ kuntratti u kwalunkwe emenda għalihom, jistgħu jsiru permezz ta’ sistemi ta’ skambju elettroniċi stabbiliti mill-istituzzjoni.
Dawn is-sistemi jridu jissodisfaw ir-rekwiżiti li ġejjin:
(a)
persuni awtorizzati biss jista’ jkollhom aċċess għas-sistema u d-dokumenti trażmessi fiha;
(b)
persuna awtorizzati biss jistgħu jiffirmaw jew jittrażmettu dokument permezz tas-sistema;
(c)
persuni awtorizzati jridu jiġu identifikati permezz tas-sistema permezz ta’ mezzi stabbiliti.
(d)
il-ħin u d-data tat-tranżazzjoni elettronika jridu jiġu stabbiliti bi preċiżjoni;
(e)
trid tinżamm l-integrità tad-dokumenti;
(f)
trid tinżamm id-disponibilità tad-dokumenti;
(g)
fejn ikun xieraq, trid tinżamm il-kunfidenzjalità tad-dokumenti;
(h)
trid tiġi żgurata l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
Dejta mibgħuta jew riċevuta permezz ta’ sistema bħal din tgawdi mill-preżunzjoni legali tal-integrità tad-dejta u l-preċiżjoni tad-data u l-ħin ta’ meta ntbagħtet jew ġiet riċevuta d-dejta indikati mis-sistema.
Dokument mibgħut jew innotifikat permezz ta’ sistema bħal din jitqies bħala ekwivalenti għal dokument fuq karta, għandu jkun ammissibbli bħala prova fi proċeduri legali, għandu jitqies li huwa l-oriġinali tad-dokument u għandu jgawdi l-preżunzjoni legali tal-awtentiċità u l-integrità tiegħu, bil-kundizzjoni li ma jkunx fih karatteristiċi dinamiċi li kapaċi jibdluh b’mod awtomatiku.
Il-firem elettroniċi msemmija fil-punt (b) tat-tieni paragrafu jkollhom l-effett legali ekwivalenti ta’ firem bl-idejn.
5. Il-lista ta’ esperti u s-suġġett tal-kompiti jiġu ppubblikati b’mod annwali. Ir-remunerazzjoni tiġi ppubblikata meta tkun taqbeż il-EUR 15 000 għall-kompitu mwettaq.
6. Il-paragrafu 5 ma japplikax jekk tali pubblikazzjoni tkun ta’ periklu għad-drittijiet u l-libertajiet tal-individwi kkonċernati kif protetti mill-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea jew ixxekkel l-interessi kummerċjali tal-esperti.
IT-TIELET PARTI
DISPOŻIZZJONIJIET FINALI U TRANŻITORJI
Artikolu 288
Dispożizzjonijiet tranżitorji
L-Artikoli minn 35 sa 43 tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002 jibqgħu japplikaw għall-impenji li saru sal-31 ta’ Diċembru 2013. L-Artikoli minn 33 sa 44 ta’ dan ir-Regolament japplikaw biss għall-impenji li saru sal-1 ta’ Jannar 2014.
It-Titolu VI tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002 jibqa’ japplika għall-ftehimiet ta’ għoti ffirmati u d-deċiżjonijiet ta’ għoti nnotifikati sal-31 ta’ Diċembru 2013 fil-kuntest tal-impenji globali fil-baġit 2012 jew fis-snin ta’ qabel, f’każ li jiddeċiedi hekk l-uffiċjal awtorizzanti, meta jitqiesu b’mod xieraq il-prinċipji ta’ trattament ugwali u trasparenza.
Artikolu 289
Tħassir
Ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002 huwa mħassar.
Ir-referenzi għar-Regolament imħassar jitqiesu bħala referenzi għal dan ir-Regolament u għandhom jinqraw skont it-tabella ta’ korrelazzjoni fl-Anness.
Artikolu 290
Dħul fis-seħħ
Dan ir-Regolament jidħol fis-seħħ fil-jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Japplika mill-1 ta’ Jannar 2013.
Madankollu, l-Artikoli minn 216 sa 226 japplikaw mill-1 ta’ Jannar 2014.
Dan ir-Regolament jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussell, id-29 ta’ Ottubru 2012.