DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) Nr. 1271/2013 DER KOMMISSION
vom 30. September 2013
über die Rahmenfinanzregelung für Einrichtungen gemäß Artikel 208 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates (1), insbesondere auf Artikel 208,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 (2) betreffend die Rahmenfinanzregelung für von den Gemeinschaften geschaffene Einrichtungen basierte auf der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates. (3) Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 wurde durch die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ersetzt. Somit ist eine Überarbeitung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 erforderlich. Aus Gründen der Klarheit ist es angezeigt, die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 zu ersetzen.
(2)
Es ist notwendig, der Gemeinsamen Erklärung des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission zu den dezentralen Agenturen vom 19. Juli 2012 Rechnung zu tragen.
(3)
Einige Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 müssen im Lichte der mit ihrer Anwendung gewonnenen Erfahrung überprüft werden.
(4)
In dieser Verordnung sollten die wesentlichen Prinzipien und Grundregeln für Einrichtungen festgelegt werden, die gemäß dem AEUV oder dem Euratom-Vertrag geschaffen wurden, (im Folgenden „Unionseinrichtungen“) und Beiträge zulasten des Haushalts erhalten - unbeschadet ihres Gründungsakts. Auf der Grundlage dieser Verordnung sollten Unionseinrichtungen ihre eigenen Finanzregelungen beschließen, die nur dann von der Verordnung abweichen dürfen, wenn dies aufgrund der spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Einrichtungen erforderlich ist und zuvor die Zustimmung der Kommission eingeholt wird.
(5)
Im Interesse der Kohärenz sollten auch vollständig selbstfinanzierte Unionseinrichtungen, die nicht in den Anwendungsbereich dieser Verordnung fallen, ähnliche Vorschriften einführen. Im Einklang mit der Gemeinsamen Erklärung des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission vom 19. Juli 2012 sollten die betreffenden Einrichtungen dem Europäischen Parlament, dem Rat und der Kommission einen Jahresbericht über die Ausführung ihres Haushaltsplans vorlegen und den Ersuchen oder Empfehlungen der Organe gebührend Rechnung tragen.
(6)
Bei der Aufstellung und Ausführung ihres Haushaltsplans sollten die Unionseinrichtungen die fünf fundamentalen Grundsätze des Haushaltsrechts - Einheit, Haushaltswahrheit, Gesamtdeckung, Spezialität, Jährlichkeit - sowie die Grundsätze des Haushaltsausgleichs, der Rechnungseinheit, der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und der Transparenz einhalten.
(7)
Es sollte herausgestellt werden, dass der Beitrag der Union eine Ausgleichsfunktion hat. Der Teil des positiven Haushaltsergebnisses der Unionseinrichtung, der den im Laufe des Jahres gezahlten Beitrag der Union übersteigt, sollte wieder dem Unionshaushalt zugeführt werden.
(8)
Sieht der Gründungsakt vor, dass die Unionseinrichtung zusätzlich zum Beitrag der Union Einnahmen aus Gebühren und Abgaben bezieht und dass diese Einnahmen bestimmten Ausgaben zugewiesen werden, sollte die Unioneinrichtung den Saldo in Form von zweckgebundenen Einnahmen übertragen können.
(9)
Es muss gewährleistet sein, dass die Gebühren so hoch festgesetzt werden, dass die Kosten der Diensteerbringung gedeckt und größere Überschüsse vermieden werden.
(10)
Die Übertragung von Haushaltsvollzugsaufgaben an die Unionseinrichtungen muss durch die Art der Aufgaben und die spezifische Sachkenntnis der jeweiligen Unionseinrichtung ausreichend gerechtfertigt sein. Gleichzeitig müssen wirtschaftliche Haushaltsführung und Kostenwirksamkeit sichergestellt sein. Die delegierten Aufgaben sollten mit dem Gründungsakt vereinbar sein.
(11)
Unionseinrichtungen sollten nur dann Ad-hoc-Finanzhilfen erhalten dürfen, wenn dies ausdrücklich in den einschlägigen Basisrechtsakten vorgesehen und laut Gründungsakt gestattet ist.
(12)
Gemäß Artikel 50 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 müssen Unionseinrichtungen an einem Leistungsvergleich mit anderen Organen und Einrichtungen der Union teilnehmen.
(13)
Es müssen Vorschriften für einen Aktionsplan zur Weiterverfolgung der sich aus den regelmäßigen Gesamtwertungen ergebenden Schlussfolgerungen festgelegt werden, damit deren effiziente Umsetzung sichergestellt ist.
(14)
Zur Gewährleistung einer kohärenten Programmplanung sollte die Unionseinrichtung unter Berücksichtigung der von der Kommission vorgegebenen Leitlinien ein Dokument zur jährlichen und mehrjährigen Programmplanung erstellen.
(15)
Die Unionseinrichtung sollte den Zeitplan für die jährliche und mehrjährige Programmplanung am Haushaltsverfahren ausrichten, um die Effizienz der Planung und die Kohärenz aller Programmplanungsdokumente sicherzustellen.
(16)
Es ist erforderlich, die derzeitige Organisation der Funktionen der internen Prüfung und der internen Kontrolle klarzustellen und die Berichtspflichten zu straffen. Die Funktion der internen Prüfung innerhalb einer Unionseinrichtung sollte vom Internen Prüfer der Kommission ausgeübt werden, der Prüfungen vornehmen sollte, wenn dies aufgrund der bestehenden Risiken gerechtfertigt ist. Es müssen Vorschriften für den Aufbau und die Funktionsweise der internen Auditstellen festgelegt werden.
(17)
Die Berichtpflichten sollten gestrafft werden. Die Unionseinrichtungen sollten einen konsolidierten jährlichen Tätigkeitsbericht mit umfassenden Informationen über die Durchführung ihres Arbeitsprogramms, ihres Haushalts und ihres Personalentwicklungsplans, über ihr Management und die Systeme der internen Kontrolle vorlegen.
(18)
Im Interesse einer höheren Kostenwirksamkeit der Unionseinrichtungen muss es möglich sein, Dienste gemeinsam zu nutzen oder auf eine andere Unionseinrichtung oder die Kommission zu übertragen. Die Kostenwirksamkeit kann insbesondere verbessert werden, indem dem Rechnungsführer der Kommission alle oder einen Teil der Aufgaben des Rechnungsführers der Unionseinrichtung übertragen werden.
(19)
Wie in der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 vorgesehen, sollte die Möglichkeit, Mittelbindungen, die sich über mehrere Haushaltsjahre erstrecken, in Jahrestranchen vorzunehmen, nur dann bestehen, wenn der Gründungsakt oder der Basisrechtsakt das vorsieht oder wenn die Mittelbindungen Verwaltungsausgaben betreffen.
(20)
Zur Angleichung der Bestimmungen über zweckgebundene Einnahmen an die einschlägigen Bestimmungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ist es erforderlich, Bestimmungen zur Differenzierung der zweckgebundenen Einnahmen (intern und extern) und zu ihrer Übertragung vorzusehen.
(21)
Zur Angleichung der Bestimmungen über die Behandlung von Zinserträgen aus dem der Unionseinrichtung gezahlten Beitrag der Union an die einschlägigen Bestimmungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ist vorzusehen, dass Zinsen nicht in den Haushalt einfließen.
(22)
Die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 sieht in bestimmten Fällen die Möglichkeit vor, bereits vor der Mittelbindung eine rechtliche Verpflichtung einzugehen. Diese Möglichkeit sollte auch für Unionseinrichtungen bestehen.
(23)
Zur Gewährleistung der Kohärenz zwischen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 und der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 sollten besondere Bestimmungen für die Vergabe öffentlicher Aufträge und Finanzhilfen nicht zulässig sein. Die Einführung eines einheitlichen Regelwerks erleichtert den Unionseinrichtungen ihre Arbeit und ermöglicht die Anwendung der von der Kommission erstellten Leitlinien und Modelle.
(24)
Zur Angleichung der Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 an die einschlägigen Bestimmungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 sollte die Möglichkeit der Vergabe von Preisgeldern durch die Unionseinrichtung vorgesehen werden.
(25)
Damit mutmaßliche oder tatsächliche Interessenkonflikte festgestellt und ordnungsgemäß behoben werden können, sollte von den Unionseinrichtungen verlangt werden, dass sie Vorschriften zur Vermeidung von und zum Umgang mit Interessenkonflikten festlegen. Entsprechende Vorschriften sollten den Leitlinien Rechnung tragen, die von der Kommission im Anschluss an die Gemeinsame Erklärung des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission vom 19. Juli 2012 ausgearbeitet wurden.
(26)
Die Bestimmungen zur Gebäudepolitik, einschließlich der Einführung der Möglichkeit einer Darlehensaufnahme durch Unionseinrichtungen sowie der Bedingungen für eine Darlehensaufnahme, sollten an die einschlägigen Bestimmungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2912 angeglichen werden, damit eine kohärente Anwendung der neuen Vorschriften durch alle Einrichtungen und Organe der Union gewährleistet ist.
(27)
Es sind Übergangsbestimmungen für Programmplanung und Berichterstattung erforderlich, da die Kommission Zeit benötigt, um in Zusammenarbeit mit den Unionseinrichtungen geeignete Leitlinien auszuarbeiten.
(28)
Diese Verordnung sollte am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft treten, damit die überarbeiteten Finanzregelungen der Unionseinrichtungen rechtzeitig mit Wirkung vom 1. Januar 2014 erlassen werden können und so die Kohärenz der für den nächsten mehrjährigen Finanzrahmen geltenden Vorschriften gewährleistet ist -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
TITEL I
ALLGMEINE BESTIMMUNGEN
Artikel 1
Gegenstand
Diese Verordnung enthält die grundlegenden Finanzvorschriften, auf deren Basis die Unionseinrichtung ihre eigene Finanzregelung festlegen sollte. Die Finanzregelung der Unionseinrichtung darf von dieser Verordnung nur abweichen, wenn dies aufgrund der spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Einrichtung erforderlich ist und zuvor die Zustimmung der Kommission eingeholt wird.
Artikel 2
Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieser Verordnung bezeichnet der Ausdruck
-
„Gründungakt“ den Akt des Unionsrechts, der die wesentlichen Aspekte im Zusammenhang mit der Gründung und der Funktionsweise der Unionseinrichtung regelt;
-
„Haushaltsplan der Unionseinrichtung“ den Rechtsakt, durch den für jedes Haushaltsjahr sämtliche als erforderlich erachteten Einnahmen und Ausgaben der Unionseinrichtung veranschlagt und bewilligt werden;
-
„Unionseinrichtung“ jede Einrichtung im Sinne von Artikel 208 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012;
-
„Verwaltungsrat“ das wichtigste interne Beschlussorgan der Unionseinrichtung für die Bereiche Finanzen und Haushalt, unbeschadet seiner Bezeichnung im Gründungsakt;
-
„Direktor“ die für die Durchführung der Beschlüsse des Verwaltungsrates und als Anweisungsbefugter für die Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung verantwortliche Person, unbeschadet ihrer Bezeichnung im Gründungsakt;
-
„Exekutivausschuss“ das interne Gremium der Unionseinrichtung, das den Verwaltungsrat unterstützt und dessen Zuständigkeiten und Geschäftsordnung im Gründungsakt festgelegt sind.
Artikel 3
Fristen, Daten und Termine
Soweit nichts anderes bestimmt ist, gilt für die in dieser Verordnung festgelegten Termine die Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1182/71 des Rates (4).
Artikel 4
Schutz personenbezogener Daten
Diese Verordnung gilt unbeschadet der Anforderungen der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (5) und der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (6).
Artikel 5
Wahrung der Haushaltsgrundsätze
Für die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung gelten nach Maßgabe dieser Verordnung die Grundsätze der Einheit, der Haushaltswahrheit, der Jährlichkeit, des Haushaltsausgleichs, der Rechnungseinheit, der Gesamtdeckung, der Spezialität, der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, die eine wirksame und effiziente interne Kontrolle erforderlich macht, und der Transparenz.
TITEL II
HAUSHALTSGRUNDSÄTZE
KAPITEL 1
Grundsätze der Einheit und der Haushaltswahrheit
Artikel 6
Haushaltsplan der Unionseinrichtung
(1) Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung umfasst Folgendes:
a)
eigene Einnahmen, darunter alle Gebühren und Abgaben, die die Unionseinrichtung nach Maßgabe der ihr übertragenen Aufgaben erheben darf, sowie etwaige andere Einnahmen;
b)
Einnahmen aus etwaigen Finanzbeiträgen der Aufnahmemitgliedstaaten;
c)
den von der Union gewährten Beitrag;
d)
Einnahmen zur Finanzierung bestimmter Ausgaben gemäß Artikel 23 Absatz 1;
e)
die Ausgaben der Unionseinrichtung, einschließlich der Verwaltungsausgaben.
(2) Einnahmen aus Gebühren und Abgaben können nur ausnahmsweise in hinreichend begründeten und im Gründungsakt vorgesehenen Fällen zweckgebunden werden.
(3) Wenn ein oder mehrere Gründungsakte vorsehen, dass klar definierte Aufgaben getrennt finanziert werden, oder wenn die Unionseinrichtung Aufgaben ausführt, mit denen sie im Wege einer Übertragungsvereinbarung betraut wurde, führt sie für die jeweiligen Einnahmen- und Ausgabenvorgänge getrennte Konten. Die Unionseinrichtung weist jede Aufgabengruppe in ihrem Personalplan, der in dem in Artikel 32 genannten jährlichen und mehrjährigen Programmplanungsdokument enthalten ist, klar und deutlich aus.
Artikel 7
Ad-hoc-Finanzhilfen
(1) Unionseinrichtungen dürfen keine Ad-hoc-Finanzhilfen aus dem Haushalt erhalten, es sei denn, dies ist nach dem Gründungsakt zulässig und im Basisrechtsakt ausdrücklich vorgesehen.
(2) Ist es der Unionseinrichtung gestattet, Ad-hoc-Finanzhilfen entgegenzunehmen, werden die mithilfe dieser Finanzhilfen finanzierten Aufgaben im Jahresarbeitsprogramm gemäß Artikel 32 Absatz 3 aufgeführt.
Artikel 8
Übertragungsvereinbarungen
(1) Der Unionseinrichtung werden von der Kommission keine Haushaltsvollzugsaufgaben übertragen, es sei denn, dies ist aufgrund der besonderen Art der Maßnahme und der spezifischen Sachkenntnis der Unionseinrichtung hinreichend gerechtfertigt.
(2) Bei der Wahl der Unionseinrichtung wird folgenden Aspekten gebührend Rechnung getragen:
a)
der Kostenwirksamkeit einer Übertragung der betreffenden Aufgaben;
b)
den Auswirkungen auf die Governance-Struktur der Einrichtung und auf ihre finanziellen und personellen Ressourcen.
(3) Wenn die Kommission der Unionseinrichtung ausnahmsweise Aufgaben überträgt,
a)
gilt für die Unionseinrichtung in Bezug auf die für diese Aufgaben zugewiesenen Mittel Artikel 60 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und finden die Artikel 108 und 109 der vorliegenden Verordnung keine Anwendung;
b)
sollten die übertragenen Aufgaben - ausschließlich zu Informationszwecken - in dem gemäß Artikel 32 Absatz 3 aufgestellten Jahresarbeitsprogramm der Unionseinrichtung aufgeführt werden.
(4) Unbeschadet des Absatzes 2 konsultiert der Anweisungsbefugte vor Unterzeichnung der Übertragungsvereinbarung den Verwaltungsrat.
Artikel 9
Besondere Bestimmungen zu den Grundsätzen der Einheit und der Haushaltswahrheit
(1) Einnahmen können nur angenommen und Ausgaben nur getätigt werden, wenn sie bei einer Haushaltslinie des Haushaltsplans der Unionseinrichtung veranschlagt sind.
(2) Ausgaben dürfen nur im Rahmen der im Haushaltsplan der Unionseinrichtung bewilligten Mittel gebunden und angeordnet werden.
(3) In den Haushaltsplan der Unionseinrichtung können nur Mittel eingesetzt werden, die einer als erforderlich erachteten Ausgabe entsprechen.
(4) Zinserträge aus Vorfinanzierungsbeträgen, die aus dem Haushaltsplan der Unioneinrichtung gezahlt wurden, fließen nicht in den Haushalt der Unionseinrichtung ein.
KAPITEL 2
Grundsatz der Jährlichkeit
Artikel 10
Definition
Die im Haushaltsplan der Unionseinrichtung ausgewiesenen Mittel werden für ein Haushaltsjahr bewilligt; das Haushaltsjahr beginnt am 1. Januar und endet am 31. Dezember.
Artikel 11
Art der Mittel
(1) Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung umfasst nichtgetrennte Mittel und, wenn der operationelle Bedarf dies rechtfertigt, getrennte Mittel. Getrennte Mittel setzen sich aus Mitteln für Verpflichtungen und Mitteln für Zahlungen zusammen.
(2) Die Mittel für Verpflichtungen decken die Gesamtkosten der im Laufe des Haushaltsjahres eingegangenen rechtlichen Verpflichtungen.
(3) Die Mittel für Zahlungen decken die Ausgaben zur Erfüllung der im Laufe des Haushaltsjahres oder in vorhergehenden Haushaltsjahren eingegangenen rechtlichen Verpflichtungen.
Artikel 12
Rechnungsführung für Einnahmen und Ausgabemittel
(1) Die Einnahmen der Unionseinrichtung gemäß Artikel 6 werden auf der Grundlage der im Laufe des Haushaltsjahres vereinnahmten Beträge für dieses Haushaltsjahr ausgewiesen.
(2) Die Einnahmen der Unionseinrichtung generieren Mittel für Zahlungen in gleicher Höhe.
(3) Die für ein Haushaltsjahr bewilligten Mittel dürfen nur zur Bestreitung von in diesem Haushaltsjahr gebundenen und getätigten Ausgaben und zur Abwicklung von Mittelbindungen vorhergehender Haushaltsjahre verwendet werden.
(4) Mittel für Verpflichtungen werden auf der Grundlage der bis zum 31. Dezember eingegangenen rechtlichen Verpflichtungen verbucht.
(5) Mittel für Zahlungen werden auf der Grundlage der Zahlungen, die der Rechnungsführer bis zum 31. Dezember des betreffenden Jahres getätigt hat, für dieses Haushaltsjahr verbucht.
Artikel 13
Mittelbindung
Die im Haushaltsplan der Unionseinrichtung veranschlagten Mittel können nach dem endgültigen Erlass des Haushaltsplans der Unionseinrichtung mit Wirkung vom 1. Januar gebunden werden.
Artikel 14
Verfall und Übertragung von Mitteln
(1) Mittel, die am Ende des Haushaltsjahres, für das sie in den Haushaltsplan eingestellt wurden, nicht in Anspruch genommen worden sind, verfallen. Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss kann jedoch gemäß den Absätzen 3 und 4 diese nicht in Anspruch genommenen Mittel durch einen Beschluss, der spätestens am 15. Februar ergehen muss, übertragen, aber nur auf das nächste Haushaltsjahr, oder sie können gemäß Absatz 5 automatisch übertragen werden.
(2) Mittel für Personalausgaben können nicht übertragen werden.
(3) Von den Mitteln für Verpflichtungen der getrennten Mittel und den bei Ende des Haushaltsjahres noch nicht gebundenen nichtgetrennten Mittel können übertragen werden:
a)
Beträge, die Mitteln für Verpflichtungen entsprechen;
b)
Beträge, die nichtgetrennten Mitteln im Zusammenhang mit Immobilienprojekten entsprechen, wenn die meisten der der Mittelbindung vorausgehenden Verfahrensstufen am 31. Dezember abgeschlossen sind. Die der Mittelbindung vorausgehende Verfahrensstufe wird in den Durchführungsbestimmungen zur Finanzregelung jeder Unionseinrichtung erläutert.
Diese Beträge können bis zum 31. März und im Fall von Beträgen, die sich auf Immobilienprojekte beziehen, bis zum 31. Dezember des folgenden Haushaltsjahres gebunden werden.
(4) Von den Mitteln für Zahlungen können die Beträge übertragen werden, die zur Abwicklung bestehender Mittelbindungen erforderlich sind oder aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr übertragenen Mitteln für Verpflichtungen entsprechen, wenn die bei den betreffenden Haushaltslinien des folgenden Haushaltsjahres veranschlagten Zahlungen nicht ausreichen, um den Bedarf zu decken.
Die betreffende Unionseinrichtung nimmt zunächst die für das laufende Haushaltsjahr bewilligten Mittel in Anspruch und greift erst nach Ausschöpfung dieser Mittel auf die übertragenen Mittel zurück.
(5) Nichtgetrennte Mittel, die bis zum Ende des Haushaltsjahres ordnungsgemäß eingegangenen Verpflichtungen entsprechen, werden automatisch ausschließlich auf das folgende Haushaltsjahr übertragen.
(6) Übertragene Mittel, die bis zum 31. März des Jahres n + 1 nicht gebunden wurden, werden automatisch in Abgang gestellt und entsprechend verbucht.
Artikel 15
Übertragung von zweckgebundenen Einnahmen
Für die Übertragung der zweckgebundenen Einnahmen gemäß Artikel 23 und der diesen entsprechenden Ausgabemittel, die am 31. Dezember nicht verwendet waren und verfügbar sind, gelten folgende Vorschriften:
a)
Externe zweckgebundene Einnahmen werden automatisch übertragen und können spätestens bis zum Abschluss aller Tätigkeiten eines Programms oder einer Maßnahme, für das bzw. die sie bestimmt sind, verwendet werden. Externe zweckgebundene Einnahmen aus dem letzten Jahr der Programm- oder Maßnahmenlaufzeit können im ersten Jahr der Laufzeit des nachfolgenden Programms bzw. der nachfolgenden Maßnahme verwendet werden.
b)
Interne zweckgebundene Einnahmen werden nur auf das unmittelbar folgende Jahr übertragen; eine Ausnahmeregelung gilt für interne zweckgebundene Einnahmen im Sinne des Artikels 23 Absatz 3 Buchstabe f, die automatisch übertragen werden.
Bis spätestens 1. Juni des Jahres n + 1 informiert die Unionseinrichtung die Kommission über die Verwendung der übertragenen zweckgebundenen Einnahmen.
Artikel 16
Aufhebung von Mittelbindungen
Mittel, die in einem Haushaltsjahr nach dem Haushaltsjahr freigegeben werden, in dem sie in den Haushaltsplan der Unionseinrichtung eingestellt wurden, weil die betreffende Maßnahme nicht oder nur teilweise ausgeführt wurde, werden in Abgang gestellt.
Artikel 17
Mittelbindung
(1) Die Ausgaben für den Dienstbetrieb können ab dem 15. Oktober eines jeden Jahres im Vorgriff zulasten der für das folgende Haushaltsjahr vorgesehenen Mittel gebunden werden. Diese Mittelbindungen dürfen jedoch ein Viertel der Dotation, die der Verwaltungsrat bei der betreffenden Haushaltslinie für das laufende Haushaltsjahr festgelegt hat, nicht überschreiten. Sie werden nicht für neue Ausgaben vorgenommen, die im letzten ordnungsgemäß festgestellten Haushaltsplan der Unionseinrichtung noch nicht grundsätzlich genehmigt worden sind.
(2) Ausgaben, die, wie Mietzahlungen, im Voraus zu leisten sind, können ab dem 1. Dezember zulasten der für das folgende Haushaltsjahr bewilligten Mittel vorgenommen werden. In diesem Fall ist die in Absatz 1 vorgesehene Obergrenze nicht anwendbar.
Artikel 18
Verzug beim Erlass des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
(1) Ist zu Beginn eines Haushaltsjahres der Haushaltsplan der Unionseinrichtung noch nicht endgültig erlassen, so gelten die in den Absätzen 2 bis 6 genannten Bestimmungen.
(2) Mittelbindungen und Zahlungen können innerhalb der Grenzen nach Absatz 3 vorgenommen werden.
(3) Je Kapitel können Mittelbindungen in Höhe von bis zu einem Viertel der Gesamtsumme der für das vorhergehende Haushaltsjahr unter dem betreffenden Kapitel bewilligten Mittel zuzüglich eines Zwölftels je abgelaufenen Monat vorgenommen werden.
Die Obergrenze der Mittelansätze des Voranschlags der Einnahmen und Ausgaben darf nicht überschritten werden.
Je Kapitel können monatlich Zahlungen in Höhe von höchstens einem Zwölftel der für das vorhergehende Haushaltsjahr unter dem betreffenden Kapitel bewilligten Mittel vorgenommen werden. Dieser Betrag darf jedoch nicht ein Zwölftel der für das gleiche Kapitel im Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben vorgesehenen Mittel überschreiten.
(4) Als für das vorhergehende Haushaltsjahr unter dem betreffenden Kapitel bewilligte Mittel im Sinne der Absätze 2 und 3 gelten die im Haushaltsplan der Unionseinrichtung, einschließlich etwaiger Berichtigungshaushaltspläne, festgestellten Mittel nach Anpassung aufgrund von Übertragungen während jenes Haushaltjahres.
(5) Auf Antrag des Direktors kann der Verwaltungsrat im Interesse der Kontinuität der Tätigkeit der Unionseinrichtung und nach Maßgabe der Erfordernisse der Haushaltsführung zusätzlich zu den nach den Absätzen 2 und 3 automatisch eingesetzten Mitteln sowohl Mittel für Verpflichtungen als auch Mittel für Zahlungen über ein vorläufiges Zwölftel hinaus bewilligen, wobei die Bewilligung von mehr als vier vorläufigen Zwölfteln nur in hinreichend begründeten Fällen gestattet ist.
Die zusätzlichen Zwölftel werden als Ganzes bewilligt und sind nicht aufteilbar.
(6) Können bei einem bestimmten Kapitel die Ausgaben, die zur Aufrechterhaltung der Tätigkeit der Unionseinrichtung auf dem unter das betreffende Kapitel fallenden Gebiet erforderlich sind, nicht durch die Genehmigung von vier vorläufigen Zwölfteln gemäß Absatz 5 gedeckt werden, so kann ausnahmsweise eine Überschreitung des Betrags genehmigt werden, der im Haushaltsplan der Unionseinrichtung im vorhergehenden Haushaltsjahr im entsprechenden Kapitel veranschlagt war. Der Verwaltungsrat beschließt gemäß den in Absatz 5 vorgesehenen Verfahren. Allerdings darf die Gesamtsumme der in den vorhergehenden Haushaltsplan der Unionseinrichtung eingesetzten Mittel bzw. der im vorgeschlagenen Entwurf des Haushaltsplans der Unionseinrichtung vorgesehenen Mittel auf keinen Fall überschritten werden.
KAPITEL 3
Grundsatz des Haushaltsausgleichs
Artikel 19
Definition und Anwendungsbereich
(1) Einnahmen und Mittel für Zahlungen sind auszugleichen.
(2) Die Mittel für Verpflichtungen dürfen den Beitrag der Union, zuzüglich der eigenen Einnahmen sowie etwaiger anderer Einnahmen im Sinne von Artikel 6, nicht überschreiten.
(3) Bei Unionseinrichtungen, deren Einnahmen - zusätzlich zum Beitrag der Union - aus Gebühren und Abgaben bestehen, sollten die Gebühren so festgesetzt werden, dass sich im Jahresverlauf kein größerer Überschuss ergibt. Sollte wiederholt ein deutlich positives oder negatives Haushaltsergebnis im Sinne von Artikel 97 erzielt werden, wird die Höhe der Gebühren und Abgaben überprüft.
(4) Die Unionseinrichtung kann keine Darlehen im Rahmen ihres Haushaltplans aufnehmen.
(5) Der Beitrag der Union zugunsten der Unionseinrichtung hat eine Ausgleichsfunktion für den Haushaltplan der Unionseinrichtung und kann in mehreren Zahlungen geleistet werden.
(6) Die Unionseinrichtung betreibt eine rigorose Kassenmittelbewirtschaftung unter gebührender Berücksichtigung der zweckgebundenen Einnahmen, um sicherzustellen, dass ihre Kassenbestände auf einen ordnungsgemäß begründeten Bedarf beschränkt werden. Mit ihren Zahlungsanträgen legt sie ausführliche und aktualisierte Schätzungen ihres realen Kassenbedarfs im Jahresverlauf sowie Informationen zu den zweckgebundenen Einnahmen vor.
Artikel 20
Ergebnis eines Haushaltsjahres
(1) Ist das Haushaltsergebnis im Sinne von Artikel 97 positiv, ist der Überschuss bis zur Höhe des im betreffenden Jahr geleisteten Beitrags an die Kommission zurückzuzahlen. Der Teil des Haushaltsergebnisses, der den im Laufe des Jahres gezahlten Beitrag der Union übersteigt, wird im Haushaltsplan der Unionseinrichtung für das folgende Haushaltsjahr als Einnahme verbucht.
Unterabsatz 1 gilt auch dann, wenn die Einnahmen der Unionseinrichtung - zusätzlich zum Beitrag der Union - aus Gebühren und Abgaben bestehen.
Die Differenz zwischen dem im Haushaltsplan ausgewiesenen Beitrag und dem der Unionseinrichtung tatsächlich gezahlten Beitrag wird in Abgang gestellt.
Zur Vervollständigung der bereits vorliegenden Informationen über das Haushaltsergebnis des Jahres n-2 legt die Unionseinrichtung bis spätestens 31. Januar des Jahres n eine Schätzung des Haushaltsergebnisses des Jahres n-1 vor, das zu einem späteren Zeitpunkt des Jahres n an den Haushalt zurückfließen muss. Diese Informationen werden von der Kommission bei der Ermittlung des Finanzbedarfs der Unionseinrichtung für das Jahr n + 1 gebührend berücksichtigt.
(2) In Ausnahmefällen, in denen der Gründungsakt vorsieht, dass Einnahmen aus Gebühren und Abgaben bestimmten Ausgaben zugewiesen werden, kann die Unionseinrichtung den Saldo der Gebühren und Abgaben als zweckgebundene Einnahmen für Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Erbringung der Dienste, für die die Gebühren zu entrichten sind, übertragen.
(3) Ist das Haushaltsergebnis im Sinne von Artikel 97 negativ, wird es in den Haushaltsplan der Unionseinrichtung für das folgende Haushaltsjahr als Mittel für Zahlungen eingestellt oder gegebenenfalls mit einem positiven Haushaltsergebnis der Unionseinrichtung in den folgenden Haushaltsjahren verrechnet.
(4) Die Einnahmen oder Mittel für Zahlungen werden im Haushaltsverfahren im Wege eines Berichtigungsschreibens gemäß Artikel 39 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 oder - wenn dies im Laufe der Durchführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung geschieht - durch einen Berichtigungshaushaltsplan in den Haushaltsplan der Unionseinrichtung eingestellt.
KAPITEL 4
Grundsatz der Rechnungseinheit
Artikel 21
Verwendung des Euro
Die Aufstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung sowie der Haushaltsvollzug und die Rechnungslegung erfolgen in Euro. Für die Kassenführung dürfen der Rechnungsführer und - bei den Zahlstellen - der Zahlstellenverwalter nach Maßgabe der Finanzregelung der jeweiligen Unionseinrichtung Transaktionen in anderen Währungen vornehmen.
KAPITEL 5
Grundsatz der Gesamtdeckung
Artikel 22
Definition und Anwendungsbereich
Unbeschadet des Artikels 23 dienen alle Einnahmen zur Deckung der gesamten Mittel für Zahlungen. Unbeschadet des Artikels 25 werden die Einnahmen und Ausgaben nach dem Bruttoprinzip ausgewiesen.
Artikel 23
Zweckgebundene Einnahmen
(1) Externe und interne zweckgebundene Einnahmen werden bestimmten Ausgaben zugewiesen.
(2) Externe zweckgebundene Einnahmen umfassen
a)
Finanzbeiträge der Mitgliedstaaten und Drittländer, jeweils einschließlich ihrer staatlichen Einrichtungen, sowie Finanzbeiträge von Organisationen oder natürlichen Personen zu bestimmten Tätigkeiten von Unionseinrichtungen, soweit dies in der zwischen der Unionseinrichtung und den betreffenden Mitgliedstaaten, Drittländern, staatlichen Einrichtungen, Organisationen oder natürlichen Personen geschlossenen Vereinbarung vorgesehen ist;
b)
zweckbestimmte Einnahmen, beispielsweise aus Stiftungen, Zuschüssen, Schenkungen und Vermächtnissen;
c)
nicht unter Buchstabe a fallende Finanzbeiträge von Drittländern oder verschiedenen Organisationen, die ihren Sitz nicht in der Union haben, für Tätigkeiten von Unionseinrichtungen;
-
Einnahmen aus Ad-hoc-Finanzhilfen gemäß Artikel 7;
-
Einnahmen aus Übertragungsvereinbarungen gemäß Artikel 8;
d)
interne zweckgebundene Einnahmen gemäß Absatz 3, insofern als sie Nebeneinnahmen der sonstigen unter den Buchstaben a bis c dieses Absatzes genannten Einnahmen sind;
e)
Einnahmen aus Gebühren und Abgaben gemäß Artikel 6 Absatz 2.
(3) Interne zweckgebundene Einnahmen umfassen
a)
Einnahmen aus Zahlungen Dritter für Lieferungen, Dienstleistungen oder in ihrem Auftrag durchgeführte Arbeiten, ausgenommen Gebühren und Abgaben im Sinne von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a;
b)
Einnahmen aus dem Verkauf von Kraftfahrzeugen, Ausrüstung, Anlagen und Werkstoffen sowie von Geräten für wissenschaftliche und technische Zwecke, die ersetzt oder ausgesondert werden, wenn ihr Bilanzwert völlig abgeschrieben ist;
c)
Einnahmen aus der Erstattung rechtsgrundlos gezahlter Beträge gemäß Artikel 62;
d)
Einnahmen aus Lieferungen, Dienstleistungen und Arbeiten für Organe der Union oder andere Unionseinrichtungen;
e)
Einnahmen aus Versicherungsleistungen;
f)
Einnahmen aus Vermietungen;
g)
Einnahmen aus Veröffentlichungen und Filmen, auch in elektronischer Form;
h)
Einnahmen aus der nachträglichen Erstattung von Steuern gemäß Artikel 25 Absatz 3 Buchstabe b.
(4) Unbeschadet von Artikel 23 Absatz 2 Buchstabe e können bestimmte Einnahmen im einschlägigen Gründungsakt bestimmten Ausgaben zugewiesen werden. Sofern der einschlägige Gründungsakt nichts anderes bestimmt, gelten diese Einnahmen als interne zweckgebundene Einnahmen.
(5) Die Gesamtheit der Einnahmen im Sinne von Absatz 2 Buchstaben a bis c und Absatz 3 Buchstaben a und d muss die Gesamtheit der direkten und indirekten Ausgaben im Zusammenhang mit der betreffenden Tätigkeit oder dem betreffenden Zweck decken.
(6) Für die externen und internen zweckgebundenen Einnahmen werden im Haushaltsplan der Unionseinrichtung entsprechende Linien mit - soweit möglich - den entsprechenden Beträgen eingerichtet.
In den Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben können nur zweckgebundene Einnahmen aufgenommen werden, die zum Zeitpunkt der Erstellung des Voranschlags als gesichert gelten.
Artikel 24
Zuwendungen
(1) Der Direktor kann Zuwendungen zugunsten der Unionseinrichtung annehmen, beispielsweise Stiftungen, Zuschüsse, Schenkungen und Vermächtnisse.
(2) Die Annahme von Zuwendungen, die zu Aufwendungen führen könnten, bedarf der vorherigen Genehmigung durch den Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - den Exekutivausschuss, der binnen zwei Monaten, gerechnet ab dem Datum, an dem ihm der Antrag vorgelegt wird, eine Entscheidung trifft. Wenn der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss innerhalb dieses Zeitraums keine Entscheidung trifft, gilt die Zuwendung als angenommen.
Artikel 25
Saldierungen und Wechselkursdifferenzen
(1) Von Zahlungsanträgen können folgende Beträge abgezogen werden, die dann netto saldiert werden:
a)
Auftragnehmern oder Begünstigten auferlegte Sanktionen;
b)
Nachlässe, Rückvergütungen und Rabatte zu einzelnen Rechnungen und Kostenaufstellungen;
c)
Anpassungen aufgrund rechtsgrundlos gezahlter Beträge.
Die in Unterabsatz 1 Buchstabe c erwähnten Anpassungen können mittels eines direkten Abzugs von einer neuen Zwischenzahlung bzw. der Zahlung des Restbetrags zugunsten desselben Begünstigten aus Mitteln des Kapitels, Artikels und Haushaltsjahres, in denen der zu viel gezahlte Betrag ausgewiesen wurde, vorgenommen werden.
Für die in Unterabsatz 1 Buchstabe c genannten Abzüge gelten die Rechnungsführungsvorschriften der Union.
(2) Die Kosten der Lieferungen und Leistungen für die Unioneinrichtung, in denen Steuern enthalten sind, die von den Mitgliedstaaten aufgrund des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union erstattet werden, werden im Haushaltsplan der Unionseinrichtung mit dem Betrag ohne Steuern verbucht, soweit das Protokoll auf die Unionseinrichtung Anwendung findet.
(3) Die Kosten der Lieferungen und Leistungen für die Unionseinrichtung, in denen Steuern enthalten sind, die von Drittländern aufgrund einschlägiger Vereinbarungen erstattet werden, können im Haushalt der Unionseinrichtung wie folgt verbucht werden:
a)
mit ihrem Betrag ohne Steuern;
b)
mit ihrem Betrag einschließlich Steuern. In diesem Fall ist eine nachträgliche Steuererstattung als interne zweckgebundene Einnahme zu behandeln.
(4) Eventuelle nationale Steuerlasten, die der Unionseinrichtung in Anwendung der Absätze 2 und 3 vorübergehend entstehen, werden bis zu ihrer Erstattung durch die betreffenden Staaten auf einem Verwahrkonto verbucht.
(5) Ein negatives Haushaltsergebnis wird im Haushalt der Unionseinrichtung als Ausgabe verbucht.
(6) Beim Vollzug des Haushalts der Unionseinrichtung verzeichnete Wechselkursdifferenzen können miteinander verrechnet werden. Das positive oder negative Ergebnis dieser Verrechnung fließt in das Haushaltsergebnis des Haushaltsjahres ein.
KAPITEL 6
Grundsatz der Spezialität
Artikel 26
Allgemeine Bestimmungen
Die Mittel werden nach Titeln und Kapiteln sachlich gegliedert. Die Kapitel sind weiter in Artikel und Posten untergliedert.
Artikel 27
Mittelübertragungen
(1) Der Direktor kann Mittelübertragungen vornehmen:
a)
von Titel zu Titel bis zu höchstens 10 % der Mittel, die für das betreffende Haushaltsjahr bei der Linie eingesetzt sind, zu deren Lasten die Mittelübertragung vorgenommen wird;
b)
von Kapitel zu Kapitel und von Artikel zu Artikel ohne Begrenzung.
(2) Bei Beträgen, die die in Absatz 1 genannte Obergrenze übersteigen, kann der Direktor dem Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - dem Exekutivausschuss eine Mittelübertragung von einem Titel auf einen anderen Titel vorschlagen. Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss verfügt über eine Frist von drei Wochen, um Einwände gegen solche Mittelübertragungen zu erheben. Nach Ablauf dieser Frist gelten sie als genehmigt.
(3) Den Vorschlägen für Mittelübertragungen und den Mittelübertragungen gemäß den Absätzen 1 und 2 sind sachdienliche und ausführliche Unterlagen beizufügen, die sowohl in Bezug auf die aufzustockenden Haushaltslinien als auch in Bezug auf die Linien, bei denen die entsprechenden Mittel entnommen werden, Aufschluss über die bisherige Mittelverwendung und den voraussichtlichen Mittelbedarf bis zum Ende des Haushaltsjahres geben.
(4) Der Direktor unterrichtet den Verwaltungsrat so bald wie möglich über alle vorgenommenen Mittelübertragungen. Der Direktor unterrichtet das Europäische Parlament und den Rat über alle gemäß Absatz 2 vorgenommenen Mittelübertragungen.
Artikel 28
Besondere Bestimmungen für Mittelübertragungen
(1) Es dürfen nur diejenigen Haushaltslinien im Haushaltsplan der Unionseinrichtung im Wege der Übertragung mit Mitteln ausgestattet werden, die bereits dotiert sind oder bei denen der Vermerk „pro memoria“ eingesetzt ist.
(2) Mittel, die zweckgebundenen Einnahmen entsprechen, können nur insoweit übertragen werden, als sie ihre Zweckbindung behalten.
KAPITEL 7
Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
Artikel 29
Grundsätze der Sparsamkeit, der Wirtschaftlichkeit und der Wirksamkeit/Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
(1) Die Mittel sind nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, d. h. im Einklang mit den Grundsätzen der Sparsamkeit, der Wirtschaftlichkeit und der Wirksamkeit, zu verwenden.
(2) Der Grundsatz der Sparsamkeit erfordert, dass die Ressourcen, die von der betreffenden Unionseinrichtung bei ihren Tätigkeiten eingesetzt werden, zum richtigen Zeitpunkt, in ausreichender Menge und angemessener Qualität sowie mit dem geringstmöglichen Kostenaufwand bereitgestellt werden.
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit betrifft die optimale Relation zwischen den eingesetzten Mitteln und den erzielten Ergebnissen.
Der Grundsatz der Wirksamkeit betrifft das Erreichen konkreter Ziele und Ergebnisse.
(3) Die Unionseinrichtung führt einen Leistungsvergleich gemäß Artikel 50 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 durch.
Der Leistungsvergleich umfasst Folgendes:
-
eine Überprüfung der Effizienz der horizontalen Dienste der Unionseinrichtung;
-
eine Kosten-Nutzen-Analyse für die gemeinsame Nutzung von Diensten oder ihre vollständige Übertragung auf eine andere Unionseinrichtung oder die Kommission.
Bei der Durchführung des Leistungsvergleichs gemäß den Unterabsätzen 1 und 2 trifft die Unionseinrichtung die erforderlichen Vorkehrungen, um Interessenkonflikte zu vermeiden.
(4) Für alle vom Haushaltsplan der Unionseinrichtung abgedeckten Tätigkeitsbereiche werden konkrete, messbare, erreichbare, sachgerechte und terminierte Ziele festgelegt. Die Erreichung dieser Ziele wird für jede einzelne Tätigkeit anhand von Leistungsindikatoren überwacht; die einschlägigen Informationen werden dem Verwaltungsrat vom Direktor zur Verfügung gestellt. Die Informationen werden jährlich übermittelt und sind spätestens in den Begleitdokumenten zum Entwurf des Haushaltsplans der Unionseinrichtung enthalten.
(5) Um die Beschlussfassung zu verbessern, nimmt die Unionseinrichtung gemäß den von der Kommission festgelegten Leitlinien Ex-ante- und Ex-post-Bewertungen vor. Diese Bewertungen werden bei allen Programmen und Tätigkeiten vorgenommen, die mit erheblichen Ausgaben verbunden sind; die Ergebnisse der Bewertung werden dem Verwaltungsrat übermittelt.
(6) Der Direktor erstellt einen Aktionsplan zur Weiterverfolgung der Schlussfolgerungen der gemäß Absatz 5 vorgenommenen Bewertungen und berichtet der Kommission zweimal jährlich und dem Verwaltungsrat regelmäßig über die Fortschritte.
(7) Der Verwaltungsrat prüft die Umsetzung des gemäß Absatz 6 erstellten Aktionsplans.
Artikel 30
Interne Kontrolle des Haushaltsvollzugs
(1) Der Haushalt der Unionseinrichtung wird unter Gewährleistung einer effizienten und wirksamen internen Kontrolle ausgeführt.
(2) Für die Zwecke der Ausführung des Haushalts der Unionseinrichtung ist die interne Kontrolle ein Prozess, der auf allen Ebenen der Verwaltung darauf gerichtet ist, eine hinreichende Gewähr dafür zu geben, dass Folgendes erreicht wird:
a)
Wirksamkeit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Vorgänge;
b)
eine zuverlässige Berichterstattung;
c)
die Sicherung der Vermögenswerte und der Informationen;
d)
die Prävention, Aufdeckung, Wiedergutmachung und Weiterverfolgung von Betrug und Unregelmäßigkeiten;
e)
eine angemessene Behandlung der Risiken im Zusammenhang mit der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge unter Berücksichtigung des Mehrjahrescharakters der Programme und der Art der betreffenden Zahlungen.
(3) Eine wirksame interne Kontrolle beruht auf bewährter internationaler Praxis und weist insbesondere folgende Merkmale auf:
a)
Aufgabentrennung;
b)
eine angemessene Risikomanagement- und Kontrollstrategie, die auch die Kontrolle bei den Empfängern vorsieht;
c)
Vermeidung von Interessenkonflikten;
d)
angemessene Prüfpfade und Integrität der gespeicherten Daten;
e)
Verfahren zur Leistungsüberwachung und für Folgemaßnahmen in Bezug auf festgestellte Mängel und Ausnahmen bei der internen Kontrolle;
f)
regelmäßige Prüfung des Systems der internen Kontrolle auf seine reibungslose Funktionsweise.
(4) Eine effiziente interne Kontrolle umfasst Folgendes:
a)
Umsetzung einer angemessenen Risikomanagement- und Kontrollstrategie, die mit allen maßgeblichen Akteuren der Kontrollkette abgestimmt wird;
b)
Zugänglichkeit der Kontrollergebnisse für alle maßgeblichen Akteure der Kontrollkette;
c)
gegebenenfalls Heranziehen von Bestätigungsvermerken unabhängiger Prüfstellen, sofern die zugrunde liegenden Arbeiten von angemessener und annehmbarer Qualität sind und nach vereinbarten Standards durchgeführt wurden;
d)
rechtzeitige Korrekturmaßnahmen und erforderlichenfalls Verhängung abschreckender Sanktionen;
e)
Vermeidung von Mehrfachkontrollen;
f)
Verbesserung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses der Kontrollen.
KAPITEL 8
Grundsatz der Transparenz
Artikel 31
Veröffentlichung von Jahresrechnungen, Haushaltsplänen und Berichten
(1) Für die Aufstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung, den Haushaltsvollzug und die Rechnungslegung gilt der Grundsatz der Transparenz.
(2) Ein zusammenfassender Überblick über den Haushaltsplan der Unionseinrichtung und etwaige Berichtigungshaushaltspläne wird binnen drei Monaten nach Verabschiedung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.
Der zusammenfassende Überblick gibt Aufschluss über die fünf Haupteinnahmelinien des Haushaltsplans der Unionseinrichtung, die fünf Hauptausgabelinien des Verwaltungs- und des operativen Teils des Haushaltsplans, den Stellenplan und die voraussichtliche Zahl der Vertragsbediensteten (in Vollzeitäquivalenten), für die Mittel veranschlagt sind, und der abgeordneten nationalen Sachverständigen. Er enthält auch die Zahlen für das Vorjahr.
(3) Die endgültig festgestellte Fassung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung einschließlich des Stellenplans und der Berichtigungshaushaltspläne sowie der Angaben zur Zahl der Vertragsbediensteten (in Vollzeitäquivalenten), für die Mittel veranschlagt sind, und der abgeordneten nationalen Sachverständigen werden binnen vier Wochen nach Feststellung dem Europäischen Parlament und dem Rat, dem Rechnungshof und der Kommission informationshalber übermittelt und auf der Internetseite der jeweiligen Unionseinrichtung veröffentlicht.
(4) Die Unioneinrichtung veröffentlicht auf ihrer Internetseite spätestens am 30. Juni des folgenden Haushaltsjahres nach einem einheitlichen Muster Informationen über die Empfänger ihrer Haushaltsmittel, einschließlich der gemäß Artikel 89 verpflichteten Sachverständigen, nach Maßgabe von Artikel 21 Absätze 2, 3 und 4 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 der Kommission (7). Die veröffentlichten Informationen sind leicht zugänglich, transparent und umfassend. Bei der Bereitstellung der Informationen sind die einschlägigen Vertraulichkeitserfordernisse, insbesondere der Schutz personenbezogener Daten gemäß der Verordnung (EG) Nr. 45/2001, sowie die einschlägigen Sicherheitsanforderungen zu beachten.
TITEL III
AUFSTELLUNG UND GLIEDERUNG DES HAUSHALTSPLANS
KAPITEL 1
Aufstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
Artikel 32
Jährliche und mehrjährige Programmplanung
(1) Die Unionseinrichtung arbeitet unter Berücksichtigung der von der Kommission festgelegten Leitlinien ein Programmplanungsdokument aus, das die mehrjährige und die jährliche Programmplanung umfasst.
(2) Das mehrjährige Programm enthält
-
die strategische Gesamtplanung mit Zielen, erwarteten Ergebnissen und Leistungsindikatoren;
-
die Ressourcenplanung mit einem mehrjährigen Finanz- und Personalplan.
Die Ressourcenplanung enthält für die Berichterstattung aufbereitete qualitative und quantitative Informationen zu den Personal- und Finanzmitteln, insbesondere
-
für die Jahre n-1 und n Angaben zur Zahl der Beamten, Zeitbediensteten und Vertragsbediensteten im Sinne des Statuts sowie der abgeordneten nationalen Sachverständigen;
-
für das Jahr n-1 eine Schätzung der Einnahmen- und Ausgabenvorgänge im Sinne von Artikel 97 sowie Angaben zu den der Unionseinrichtung vom Aufnahmemitgliedstaat gewährten Sachleistungen;
-
für das Jahr n + 1 eine Schätzung der Zahl der Beamten, Zeitbediensteten und Vertragsbediensteten im Sinne des Statuts;
-
für die folgenden Jahre eine vorläufige Finanz- und Personalplanung.
Die Kommission übermittelt der Unionseinrichtung die Stellungahme ihrer zuständigen Dienststellen zum Entwurf der Personalplanung.
Trägt die Unionseinrichtung der Stellungnahme der Kommissionsdienststellen nicht in vollem Umfang Rechnung, liefert sie der Kommission hierfür eine hinreichende Begründung.
Die Ressourcenplanung wird jährlich aktualisiert. Die strategische Planung wird bei Bedarf aktualisiert, insbesondere um den Ergebnissen der im Gründungsakt vorgesehenen Gesamtbewertungen Rechnung zu tragen.
(3) Das Jahresarbeitsprogramm der Unionseinrichtung enthält detaillierte Ziele und Angaben zu den erwarteten Ergebnissen, einschließlich Leistungsindikatoren. Es enthält zudem eine Beschreibung der zu finanzierenden Maßnahme(n) sowie Angaben zur Höhe der für die einzelnen Maßnahmen vorgesehenen finanziellen und personellen Ressourcen. Das Jahresarbeitsprogramm steht mit dem mehrjährigen Programm nach Absatz 1 in Einklang.
Es wird klar angegeben, welche Aufgaben für die Unionseinrichtung im Vergleich zum Vorjahr hinzugekommen sind, geändert wurden oder weggefallen sind.
(4) Eine wesentliche Änderung des Jahresarbeitsprogramms wird nach demselben Verfahren wie das ursprüngliche Arbeitsprogramm selbst beschlossen - im Einklang mit den Bestimmungen des Gründungsakts und des Artikels 33 dieser Verordnung.
Der Verwaltungsrat, kann dem Anweisungsbefugten der Unionseinrichtung die Befugnis übertragen, nicht wesentliche Änderungen am Jahresarbeitsprogramm vorzunehmen.
Artikel 33
Aufstellung des Haushaltsplans
(1) Der Haushaltsplan wird im Einklang mit den Bestimmungen des Gründungsakts aufgestellt.
(2) Die Unionseinrichtung übermittelt der Kommission spätestens am 31. Januar jedes Jahres einen vorläufigen Voranschlag ihrer Einnahmen und Ausgaben sowie die den Schätzungen zugrunde liegenden Annahmen und Grundsätze.
(3) Im Einklang mit Artikel 37 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 übermittelt die Unionseinrichtung der Kommission, dem Europäischen Parlament und dem Rat jährlich einen Voranschlag ihrer Einnahmen und Ausgaben nach Maßgabe des Gründungsakts.
(4) Der Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben der Unionseinrichtung umfasst
a)
einen Stellenplan mit den im Rahmen der bewilligten Haushaltsmittel besetzbaren Dauer- und Zeitplanstellen, aufgeschlüsselt nach Laufbahngruppe und Besoldungsgruppe;
b)
bei Änderung des Personalbestands eine Begründung zu den angeforderten Stellen;
c)
eine vierteljährliche Vorausschätzung der Kassenaus- und -einzahlungen;
d)
Informationen zur Verwirklichung aller zuvor für die einzelnen Tätigkeitsbereiche festgelegten Ziele. Die Ergebnisse der Bewertungen werden geprüft und zum Nachweis der möglichen Vorteile einer Aufstockung oder Kürzung des vorgeschlagenen Haushaltsplans der Unionseinrichtung im Vergleich zu ihrem Haushalt für das Jahr n genutzt.
(5) Die Unionseinrichtung übermittelt der Kommission, dem Europäischen Parlament und dem Rat spätestens am 31. Januar jedes Jahres den Entwurf des Programmplanungsdokuments gemäß Artikel 32 und in der Folge alle aktualisierten Fassungen des Dokuments.
(6) Die Kommission übermittelt dem Europäischen Parlament und dem Rat im Rahmen des Verfahrens zur Genehmigung des Haushaltsplans den Voranschlag der Unionseinrichtung und unterbreitet einen Vorschlag zur Höhe des für die Unionseinrichtung zu zahlenden Beitrags sowie zu der für notwendig erachteten Personalausstattung. Sobald sie den Entwurf des Haushaltsplans erstellt hat, legt die Kommission den Entwurf eines Stellenplans für die Unionseinrichtungen sowie eine Schätzung der Zahl der Vertragsbediensteten und der abgeordneten nationalen Sachverständigen (in Vollzeitäquivalenten) vor und schlägt eine entsprechende Mittelausstattung vor.
(7) Das Europäische Parlament und der Rat verabschieden den Stellenplan der Unionseinrichtung sowie etwaige spätere Änderungen daran im Einklang mit Artikel 38 Absatz 1. Der Stellenplan wird in einem Anhang zu Einzelplan III - Kommission des Haushaltsplans veröffentlicht.
(8) Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung und der Stellenplan werden gemeinsam mit dem Programmplanungsdokument nach Artikel 32 vom Verwaltungsrat beschlossen. Sie werden endgültig, sobald der Haushaltsplan erlassen ist, in dem die Höhe des Beitrags sowie der Stellenplan ausgewiesen sind; gegebenenfalls werden der Haushaltsplan und der Stellenplan der Unionseinrichtung entsprechend angepasst.
(9) Wenn sie einer Unionseinrichtung neue Aufgaben überträgt, übermittelt die Kommission - unbeschadet der Legislativverfahren zur Änderung des Gründungsakts - dem Europäischen Parlament und dem Rat die Informationen, die erforderlich sind, um die Auswirkungen der neuen Aufgaben auf die Ressourcen der Unionseinrichtung zu bewerten, damit erforderlichenfalls deren Finanzierung angepasst werden kann.
Artikel 34
Berichtigungshaushaltspläne
Jede Änderung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung, einschließlich des Stellenplans, ist Gegenstand eines Berichtigungshaushaltsplans, der nach demselben Verfahren wie der ursprüngliche Haushaltsplan der Unionseinrichtung verabschiedet wird - im Einklang mit den Bestimmungen des Gründungsakts und mit Artikel 33 dieser Verordnung.
KAPITEL 2
Gliederung und Darstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
Artikel 35
Gliederung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung besteht aus einem Einnahmenplan und einem Ausgabenplan.
Artikel 36
Eingliederungsplan
Soweit die Art der Tätigkeit der Unionseinrichtung dies rechtfertigt, wird der Ausgabenplan nach einem nach Zweckbestimmung strukturierten Eingliederungsplan aufgestellt. In diesem Eingliederungsplan, der von der Unionseinrichtung festgelegt wird, wird klar zwischen Verwaltungsmitteln und operativen Mitteln unterschieden.
Artikel 37
Darstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
Der Haushaltplan der Unionseinrichtung umfasst Folgendes:
1.
im Einnahmenplan:
a)
die geschätzten Einnahmen der Unionseinrichtung für das betreffende Haushaltsjahr („Jahr n“);
b)
die für das vorhergehende Haushaltsjahr veranschlagten Einnahmen und die Einnahmen des Jahres n-2;
c)
die Erläuterungen zu den einzelnen Einnahmelinien;
2.
im Ausgabenplan:
a)
die Mittel für Verpflichtungen und die Mittel für Zahlungen für das Jahr n;
b)
die Mittel für Verpflichtungen und die Mittel für Zahlungen für das vorhergehende Haushaltsjahr sowie die im Jahr n-2 gebundenen Ausgabemittel und die geleisteten Ausgaben, wobei letztere auch als prozentualer Anteil an den Haushaltsmitteln der Unionseinrichtung des Jahres n angegeben werden;
c)
eine Übersicht über die Fälligkeitspläne für die Zahlungen, die aufgrund von Mittelbindungen früherer Haushaltsjahre in den nächsten Haushaltsjahren anstehen;
d)
Erläuterungen zu den einzelnen Untergliederungen.
Artikel 38
Stellenpläne
(1) Im Stellenplan gemäß Artikel 33 wird neben der Stellenzahl für das betreffende Haushaltsjahr auch die für das vorhergehende Haushaltsjahr bewilligte Stellenzahl sowie die Zahl der tatsächlich besetzten Stellen angegeben. Er bildet eine strikt einzuhaltende Obergrenze für die Unionseinrichtung. Darüber hinausgehende Einstellungen sind nicht zulässig.
Der Verwaltungsrat kann jedoch Änderungen am Stellenplan in einem Umfang von bis zu 10 % der bewilligten Stellen mit Ausnahme der Besoldungsgruppen AD 16, AD 15, AD 14 und AD 13 vornehmen, und zwar unter der Voraussetzung, dass
a)
der einem vollen Haushaltsjahr entsprechende Umfang der Personalmittel nicht berührt wird;
b)
die Gesamtzahl der im Stellenplan bewilligten Stellen nicht überschritten wird;
c)
die Unionseinrichtung an einem Leistungsvergleich mit anderen Einrichtungen der Union im Rahmen des von der Kommission eingeleiteten Personal-Screenings teilgenommen hat.
(2) Abweichend von Absatz 1 Unterabsatz 2 können in Fällen, in denen die Anstellungsbehörde gemäß dem Statut Teilzeitarbeit genehmigt hat, zwecks Ausgleichs Einstellungen vorgenommen werden. Wenn ein Bediensteter beantragt, dass die Teilzeitgenehmigung vor Ablauf der bewilligten Frist zurückgezogen wird, trifft die Unionseinrichtung so rasch wie möglich die für die Einhaltung der Gesamtzahl gemäß Absatz 1 Unterabsatz 2 Buchstabe b gebotenen Maßnahmen.
TITEL IV
HAUSHALTSVOLLZUG DURCH DIE UNIONSEINRICHTUNG
KAPITEL 1
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 39
Haushaltsvollzug nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
(1) Der Direktor übt die Funktion des Anweisungsbefugten aus. Er führt in eigener Verantwortung und im Rahmen der bewilligten Mittel die im Haushaltsplan vorgesehenen Einnahmen und Ausgaben gemäß der Finanzregelung der Unionseinrichtung und nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung aus.
(2) Ungeachtet der Verpflichtungen des Anweisungsbefugten hinsichtlich der Bekämpfung und Aufdeckung von Betrug und Unregelmäßigkeiten nimmt die Unionseinrichtung an den Betrugsbekämpfungsmaßnahmen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung teil.
Artikel 40
Übertragung von Haushaltsvollzugsbefugnissen
(1) Der Direktor kann Haushaltsvollzugsbefugnisse gemäß den Bedingungen, die in der vom Verwaltungsrat beschlossenen Finanzregelung festgelegt sind, an dem Statut unterliegende Bedienstete der Unionseinrichtung übertragen. Die derart Bevollmächtigten dürfen nur im Rahmen der ihnen ausdrücklich übertragenen Befugnisse tätig werden.
(2) Die Bevollmächtigten können die ihnen übertragenen Befugnisse nach Maßgabe der in Artikel 114 genannten Durchführungsbestimmungen zu dieser Verordnung weiterübertragen. Jede Weiterübertragung von Befugnissen bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Direktors.
Artikel 41
Interessenkonflikte
(1) Finanzakteure im Sinne von Kapitel 2 dieses Titels und sonstige Personen, die in den Bereichen Haushaltsvollzug und Finanzmanagement - einschließlich als Vorbereitung hierzu dienender Handlungen -, Rechnungsprüfung und Kontrolle Aufgaben wahrnehmen, müssen jede Handlung unterlassen, durch die eigene Interessen mit denen der Unionseinrichtung in Konflikt geraten könnten.
Besteht ein solches Risiko, hat der betreffende Handlungsträger von dieser Handlung abzusehen und die zuständige Stelle zu befassen, die schriftlich bestätigt, ob ein Interessenkonflikt vorliegt. Liegt ein Interessenkonflikt vor, stellt der betreffende Handlungsträger alle seine Tätigkeiten in der Angelegenheit ein. Die zuständige Stelle trifft etwaige weitere geeignete Maßnahmen.
(2) Ein Interessenkonflikt im Sinne von Absatz 1 besteht dann, wenn ein Finanzakteur oder eine sonstige Person nach Absatz 1 aus Gründen der familiären oder privaten Verbundenheit, der politischen Übereinstimmung oder der nationalen Zugehörigkeit, des wirtschaftlichen Interesses oder aus anderen Gründen, die auf einer Gemeinsamkeit der Interessen mit dem Begünstigten beruhen, seine bzw. ihre Aufgaben nicht unparteiisch und objektiv wahrnehmen kann.
(3) Die in Absatz 1 genannte zuständige Stelle ist der unmittelbare Dienstvorgesetzte des betreffenden Bediensteten. Handelt es sich bei dem Bediensteten um den Direktor, ist die zuständige Stelle der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss.
(4) Die Unionseinrichtung legt Vorschriften zur Vermeidung von und zum Umgang mit Interessenkonflikten fest.
Artikel 42
Art des Haushaltsvollzugs der Unionseinrichtung
(1) Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung wird vom Direktor in den ihm unterstehenden Dienststellen ausgeführt.
(2) Soweit es sich als unerlässlich erweist, können externen privatrechtlichen Stellen oder Einrichtungen vertraglich Aufgaben übertragen werden, die im Bereich der technischen Beratung und der Verwaltung angesiedelt oder aber vorbereitender oder untergeordneter Art sind und weder die Ausübung hoheitlicher Befugnisse noch die Ausübung einer Ermessensbefugnis beinhalten.
KAPITEL 2
Finanzakteure
Abschnitt 1
Grundsatz der Aufgabentrennung
Artikel 43
Aufgabentrennung
Anweisungsbefugnis und Rechnungsführung sind getrennte Funktionen und schließen einander aus.
Abschnitt 2
Der Anweisungsbefugte
Artikel 44
Befugnisse und Aufgaben des Anweisungsbefugten
(1) Dem Anweisungsbefugten obliegt es, die Einnahmen und Ausgaben nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung auszuführen sowie deren Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit zu gewährleisten.
(2) Für die Zwecke des Absatzes 1 führt der Anweisungsbefugte im Einklang mit den Mindeststandards, die der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss auf der Grundlage entsprechender von der Kommission für ihre eigenen Dienststellen festgelegter Vorschriften und unter Beachtung der mit dem Verwaltungsumfeld und der Art der finanzierten Maßnahme verbundenen Risiken die Organisationsstruktur sowie die internen Kontrollsysteme ein, die für die Ausführung der Aufgaben des Anweisungsbefugten geeignet sind.
Die Einrichtung dieser Struktur und dieser Systeme erfolgt auf der Grundlage einer umfassenden Risikoanalyse, in der der Kostenwirksamkeit der Struktur und der Systeme Rechnung getragen wird.
Der Anweisungsbefugte kann in seinen Dienststellen eine Gutachter- und Beratungsfunktion einrichten, die ihn bei der Risikokontrolle im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit unterstützt.
(3) Zur Ausführung der Ausgaben nimmt der Anweisungsbefugte Mittelbindungen vor, geht rechtliche Verpflichtungen ein, stellt Ausgaben fest, erteilt die entsprechenden Auszahlungsanordnungen und vollzieht die vor der Mittelausführung erforderlichen Handlungen.
(4) Die Ausführung der Einnahmen umfasst die Erstellung der Forderungsvorausschätzungen, die Feststellung der Forderungen und die Erteilung der Einziehungsanordnungen. Außerdem umfasst sie gegebenenfalls den Verzicht auf festgestellte Forderungen.
(5) Der Anweisungsbefugte bewahrt die Nachweise zu den abgewickelten Vorgängen während eines Zeitraums von fünf Jahren auf, gerechnet vom Datum des Beschlusses über die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung. In Belegen enthaltene personenbezogene Daten, die weder für die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans noch zu Kontroll- oder Prüfungszwecken erforderlich sind, werden nach Möglichkeit entfernt. In jedem Fall sind die Bestimmungen für die Aufbewahrung von Verkehrsdaten gemäß Artikel 37 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 einzuhalten.
Artikel 45
Ex-ante-Kontrollen
(1) Jeder Vorgang gemäß Artikel 44 wird mindestens einer Ex-ante-Kontrolle unterzogen, bei der seine operativen und finanziellen Aspekte auf der Grundlage von Unterlagen und der verfügbaren Ergebnisse früherer Kontrollen geprüft werden.
Die Ex-ante-Kontrollen erstrecken sich auf die Einleitung und die Überprüfung eines Vorgangs.
(2) Unter Einleitung eines Vorgangs sind sämtliche vorbereitenden Schritte zu verstehen, die vor der Ausführung der Haushaltsvollzugshandlungen der Unionseinrichtung durch den Anweisungsbefugten gemäß den Artikeln 33 und 34 unternommen werden.
(3) Unter Ex-ante-Überprüfung eines Vorgangs sind sämtliche vom Anweisungsbefugten eingerichteten Ex-ante-Kontrollen zu verstehen, mit denen die operativen und finanziellen Aspekte des Vorgangs überprüft werden sollen.
(4) Bei den Ex-ante-Kontrollen wird geprüft, ob die angeforderten Belege und sonstigen verfügbaren Informationen kohärent sind. Die Prüftiefe und -häufigkeit für die Ex-ante-Kontrollen legt der Anweisungsbefugte unter Berücksichtigung von Risiko- und Kostenwirksamkeitsaspekten fest. Im Zweifelsfall fordert der für die Feststellung einer Ausgabe zuständige Anweisungsbefugte im Rahmen der Ex-ante-Kontrolle zusätzliche Informationen an oder führt eine Vor-Ort-Kontrolle durch, um eine angemessene Gewähr zu erreichen.
Mit den Ex-ante-Kontrollen soll insbesondere Folgendes festgestellt werden:
a)
die Ordnungsmäßigkeit der Ausgaben und die Einhaltung der anwendbaren Bestimmungen;
b)
die Einhaltung des in Artikel 29 genannten Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Für die Kontrollen kann der Anweisungsbefugte mehrere ähnliche Einzeltransaktionen im Zusammenhang mit den laufenden Personalausgaben für Dienstbezüge, Ruhegehälter, Erstattung von Dienstreisekosten und Krankheitskosten als eine einzige Transaktion behandeln.
(5) Die Feststellung der Ausgaben und Anordnung der Zahlung erfolgt durch einen anderen als den Bediensteten, der den Vorgang eingeleitet hat. Der Bedienstete, der die Feststellung durchführt, darf nicht dem Bediensteten unterstellt sein, der den Vorgang eingeleitet hat.
Artikel 46
Ex-post-Kontrollen
(1) Der Anweisungsbefugte kann Ex-post-Kontrollen vorsehen, um im Zuge von Ex-ante-Kontrollen bereits genehmigte Vorgänge zu überprüfen. Dabei kann es sich je nach Risiko um Stichprobenkontrollen handeln.
(2) Die Ex-post-Kontrollen können auf der Grundlage von Belegen und erforderlichenfalls vor Ort durchgeführt werden.
Bei Ex-post-Kontrollen wird geprüft, ob die aus dem Haushalt der Unionseinrichtung finanzierten Maßnahmen ordnungsgemäß umgesetzt werden und insbesondere die in Artikel 45 Absatz 4 genannten Kriterien erfüllt sind.
Die Ergebnisse der Ex-post-Kontrollen werden vom Anweisungsbefugten zumindest jährlich geprüft, um etwaige systembedingte Probleme feststellen zu können. Der Anweisungsbefugte trifft geeignete Maßnahmen zur Behebung dieser Probleme.
Die Risikoanalyse gemäß Absatz 1 wird im Lichte der Ergebnisse der Kontrollen sowie anderer einschlägiger Informationen überprüft.
Bei mehrjährigen Programmen entwickelt der Anweisungsbefugte eine mehrjährige Strategie hinsichtlich Art und Umfang der Kontrollen für den Programmzeitraum und legt fest, wie die Ergebnisse für die jährliche Zuverlässigkeitserklärung im Jahresvergleich zu messen sind.
(3) Die Ex-ante-Kontrollen und die Ex-post-Kontrollen dürfen nicht von denselben Bediensteten vorgenommen werden. Die Bediensteten, die die Ex-post-Kontrollen vornehmen, dürfen nicht den Bediensteten unterstellt sein, die die Ex-ante-Kontrollen vornehmen.
Führt der Anweisungsbefugte Finanzprüfungen von Begünstigten als Ex-Post-Kontrollen durch, müssen die damit zusammenhängenden Prüfungsvorschriften deutlich, einheitlich und transparent sein und den Rechten sowohl der Unionseinrichtung als auch der Geprüften Genüge tun.
(4) Die für die Kontrolle der Abwicklung von Finanzvorgängen gemäß Absatz 3 zuständigen Bediensteten müssen über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen. Sie halten sich an spezielle Standesregeln, die von der Unionseinrichtung auf der Grundlage der von der Kommission für ihre eigenen Dienststellen aufgestellten Standards festgelegt werden.
Artikel 47
Konsolidierter jährlicher Tätigkeitsbericht
(1) Der Anweisungsbefugte berichtet dem Verwaltungsrat über die Ausführung seiner Aufgaben in Form eines konsolidierten jährlichen Tätigkeitsberichts, der Folgendes enthält:
a)
Informationen über
-
die Durchführung des Jahresarbeitsprogramms, des Haushaltsplans und der Personalplanung der Unionseinrichtung gemäß Artikel 38;
-
die internen Verwaltungs- und Kontrollsysteme, einschließlich der Zusammenfassung mit Angaben zu Anzahl und Art der vom Internen Prüfer und der Auditstelle durchgeführten internen Prüfungen, der abgegebenen Empfehlungen und der aufgrund dieser Empfehlungen und der Empfehlungen der Vorjahre getroffenen Maßnahmen gemäß den Artikeln 82 und 83;
-
etwaige Bemerkungen des Rechnungshofs und aufgrund dieser Bemerkungen ergriffene Maßnahmen;
-
die Jahresrechnungen und den Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement unbeschadet der Artikel 92, 96 und 97;
b)
eine Erklärung des Anweisungsbefugten darüber, ob er hinreichende Gewähr dafür bieten kann, dass mit Ausnahme etwaiger Vorbehalte, die er in Bezug auf bestimmte Einnahmen- oder Ausgabenbereiche anmeldet,
-
die im Bericht enthaltenen Angaben ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermitteln;
-
die Ressourcen, die den im Bericht beschriebenen Tätigkeiten zugewiesen wurden, entsprechend ihrer Zweckbestimmung und gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verwendet wurden;
-
die eingerichteten Kontrollverfahren die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge angemessen gewährleisten.
Der konsolidierte jährliche Tätigkeitsbericht enthält Angaben dazu, inwieweit die vorgegebenen Ziele realisiert wurden, welche Risiken mit den Maßnahmen verbunden sind, wie die zur Verfügung gestellten Mittel verwendet wurden und wie effizient und wirksam die Systeme der internen Kontrolle sind, sowie eine Gesamtbewertung von Kosten und Nutzen der Kontrollen.
Der konsolidierte Jahresbericht wird dem Verwaltungsrat zur Bewertung vorgelegt.
(2) Spätestens am 1. Juli jedes Jahres übermittelt der Verwaltungsrat den konsolidierten jährlichen Tätigkeitsbericht zusammen mit seiner Bewertung dem Rechnungshof, der Kommission, dem Europäischen Parlament und dem Rat.
(3) In hinreichend begründeten Fällen können im Gründungsakt zusätzliche Berichtspflichten vorgesehen werden, insbesondere wenn dies aufgrund des spezifischen Tätigkeitsbereichs der Einrichtung erforderlich ist.
Artikel 48
Schutz der finanziellen Interessen der Union
(1) Ist ein mit der finanziellen Abwicklung oder der Kontrolle von Vorgängen betrauter Bediensteter der Ansicht, dass eine Entscheidung, der er auf Anweisung seines Dienstvorgesetzten Folge leisten oder zustimmen soll, eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung oder gegen die von diesem Bediensteten einzuhaltenden berufsständische Regeln verstößt, unterrichtet er schriftlich den Direktor, der seinerseits schriftlich antwortet. Wird der Direktor nicht tätig oder bestätigt er die ursprüngliche Entscheidung oder Anweisung und ist der Bedienstete der Ansicht, dass die Bestätigung keine angemessene Reaktion auf seine Bedenken darstellt, informiert der Bedienstete schriftlich das in Artikel 54 Absatz 5 genannte zuständige Gremium sowie den Verwaltungsrat.
(2) Falls es sich um eine rechtswidrige Tätigkeit, um Betrug oder Korruption zum Nachteil der Interessen der Union handeln könnte, unterrichtet der Bedienstete die in den geltenden Rechtsvorschriften bezeichneten Behörden und Stellen. In Verträgen mit externen Rechnungsprüfern, die Prüfungen des Finanzmanagements der Unionseinrichtung durchführen, wird die Pflicht des externen Rechnungsprüfers vorgesehen, den Anweisungsbefugten über jede vermutete rechtswidrige Tätigkeit, jeden vermuteten Betrug oder jede vermutete Korruption zum Nachteil der Interessen der Union zu unterrichten.
Artikel 49
Übertragung des Haushaltsvollzugs
Im Falle der Übertragung oder Weiterübertragung von Haushaltsvollzugsbefugnissen gemäß Artikel 40 findet Artikel 44 Absätze 1, 2 und 3 auf den bevollmächtigten Anweisungsbefugten und den nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten entsprechend Anwendung.
Abschnitt 3
Der Rechnungsführer
Artikel 50
Befugnisse und Aufgaben des Rechnungsführers
(1) Der Verwaltungsrat ernennt einen Rechnungsführer, der dem Statut unterliegt und in der Wahrnehmung seiner Aufgaben völlig unabhängig ist. Der Rechnungsführer ist in der Unionseinrichtung für Folgendes zuständig:
a)
Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit der Zahlungen, der Annahme der Einnahmen und der Einziehung der festgestellten Forderungen;
b)
Erstellung und Vorlage der Jahresrechnungen gemäß Titel IX;
c)
Rechnungsführung gemäß Titel IX;
d)
Anwendung der Rechnungsführungsvorschriften und des Kontenplans gemäß Titel IX nach Maßgabe der vom Rechnungsführer der Kommission festgelegten Bestimmungen;
e)
Festlegung und Validierung der Rechnungsführungssysteme und gegebenenfalls Validierung der vom Anweisungsbefugten festgelegten Systeme, die zur Produktion oder Begründung von Rechnungsführungsdaten verwendet werden sollen, wobei der Rechnungsführer die Einhaltung der Validierungskriterien jederzeit überprüfen kann;
f)
Kassenführung.
(2) Zwei oder mehrere Unionseinrichtungen können denselben Rechnungsführer ernennen.
Außerdem können Unionseinrichtungen mit der Kommission übereinkommen, dass der Rechnungsführer der Kommission auch die Aufgaben des Rechnungsführers der Unionseinrichtung wahrnimmt.
Unter Berücksichtigung der Kosten-Nutzen-Analyse gemäß Artikel 29 können Unionseinrichtungen dem Rechnungsführer der Kommission auch einen Teil der Aufgaben eines Rechnungsführers der Unionseinrichtung übertragen.
In den in diesem Unterabsatz genannten Fall treffen sie die notwendigen Vorkehrungen, um etwaige Interessenkonflikte zu vermeiden.
(3) Der Rechnungsführer erhält vom Anweisungsbefugten sämtliche Informationen, die für die Erstellung von Jahresrechnungen erforderlich sind, welche ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Finanzlage der Unionseinrichtung und des Haushaltsvollzugs vermitteln. Der Anweisungsbefugte garantiert die Zuverlässigkeit dieser Informationen.
(4) Die Jahresrechnungen werden, bevor sie vom Direktor gebilligt werden, vom Rechnungsführer unterzeichnet, der damit bescheinigt, dass er hinreichende Gewähr dafür bieten kann, dass sie ein wahrheitsgetreues und vollständiges Bild der Finanzlage der Unionseinrichtung vermitteln.
Für die Zwecke des Unterabsatzes 1 überzeugt sich der Rechnungsführer, dass die gemäß den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften erstellt wurden und dass alle Einnahmen und Ausgaben verbucht wurden.
Der Anweisungsbefugte übermittelt dem Rechnungsführer alle Informationen, die dieser benötigt, um seine Aufgaben wahrzunehmen.
Die Anweisungsbefugten tragen stets die volle Verantwortung für die ordnungsgemäße Verwendung der von ihnen bewirtschafteten Mittel, für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der unter ihrer Aufsicht getätigten Ausgaben und für die Vollständigkeit und Genauigkeit der dem Rechnungsführer übermittelten Informationen.
(5) Der Rechnungsführer kann die Informationen, die er erhält, überprüfen und alle weiteren Prüfungen vornehmen, die er für erforderlich hält, um die Jahresrechnungen unterzeichnen zu können.
Der Rechnungsführer formuliert erforderlichenfalls Vorbehalte und erläutert präzise Art und Tragweite jedes Vorbehalts.
(6) Vorbehaltlich des Absatzes 7 dieses Artikels und des Artikels 51 ist allein der Rechnungsführer ermächtigt, Kassenmittel und Kassenmitteläquivalente zu verwalten. Der Rechnungsführer ist für ihre Verwahrung verantwortlich.
(7) Der Rechnungsführer kann in Ausübung seines Amtes ihm unterstehenden Mitarbeitern, auf die das Statut Anwendung findet, bestimmte Aufgaben übertragen, sofern dies für die Ausübung seines Amtes unabdingbar ist.
(8) In der Übertragungsverfügung werden die übertragenen Aufgaben, Rechte und Pflichten festgelegt.
Abschnitt 4
Der Zahlstellenverwalter
Artikel 51
Zahlstellen
Soweit es sich für Zahlungen in geringer Höhe und für die Annahme anderer Einnahmen gemäß Artikel 6 als unverzichtbar erweist, können Zahlstellen eingerichtet werden. Die Mittel für die Zahlstellen werden vom Rechnungsführer bereitgestellt; die Zahlstellen unterstehen den vom Rechnungsführer benannten Zahlstellenverwaltern.
Der Höchstbetrag der einzelnen Ausgaben- oder Einnahmentransaktionen mit Dritten, zu deren Abwicklung der Zahlstellenverwalter befugt ist, darf 60 000 EUR nicht überschreiten und ist von der jeweiligen Unionseinrichtung für jede Ausgabe und Einnahme festzulegen. Zahlungen der Zahlstellen können nach den Anweisungen des Rechnungsführers per Banküberweisung, einschließlich eines Lastschriftverfahrens gemäß Artikel 74 Absatz 1, per Scheck oder mittels anderer Zahlungsmittel geleistet werden.
KAPITEL 3
Verantwortlichkeit von Finanzakteuren
Abschnitt 1
Allgemeine Vorschriften
Artikel 52
Aufhebung von Befugnisübertragungen an Finanzakteure und Dienstenthebungen von Finanzakteuren
(1) Bevollmächtigten und nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten kann von der Behörde, die sie ernannt hat, jederzeit die ihnen übertragene oder weiterübertragene Befugnis einstweilig oder endgültig entzogen werden. Der Anweisungsbefugte kann jederzeit seine Zustimmung zu einer bestimmten Weiterübertragung zurückziehen.
(2) Der Rechnungsführer oder der Zahlstellenverwalter, oder beide, können vom Verwaltungsrat jederzeit einstweilig oder endgültig des Dienstes enthoben werden. In diesem Fall ernennt der Verwaltungsrat einen Interimsrechnungsprüfer.
(3) Die Absätze 1 und 2 gelten unbeschadet disziplinarrechtlicher Maßnahmen, die in Bezug auf die in den beiden Absätzen genannten Finanzakteure ergriffen werden.
Artikel 53
Verantwortlichkeit der Finanzakteure bei rechtswidrigen Tätigkeiten, Betrug oder Korruption
(1) Die Artikel 52 bis 56 berühren nicht eine etwaige strafrechtliche Verantwortung der in Artikel 52 genannten Finanzakteure nach dem anwendbaren einzelstaatlichen Recht und den geltenden Bestimmungen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union sowie zur Bekämpfung von Bestechung, an der Beamte der Union oder Beamte von Mitgliedstaaten beteiligt sind.
(2) Unbeschadet der Artikel 54, 55 und 56 können Anweisungsbefugte, Rechnungsführer und Zahlstellenverwalter nach Maßgabe des Statuts disziplinarrechtlich belangt und finanziell haftbar gemacht werden. Im Fall einer rechtswidrigen Tätigkeit, des Betrugs oder der Korruption zum Nachteil der Interessen der Union werden die in den geltenden Rechtsvorschriften bezeichneten Behörden und Stellen eingeschaltet, insbesondere das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung.
Abschnitt 2
Auf die Anweisungsbefugten anwendbare Vorschriften
Artikel 54
Auf die Anweisungsbefugten anwendbare Vorschriften
(1) Der Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe des Statuts zu Schadensersatz herangezogen werden.
(2) Eine finanzielle Haftung besteht insbesondere, wenn der Anweisungsbefugte vorsätzlich oder grob fahrlässig
a)
bei der Feststellung von Forderungen, der Erteilung von Einziehungsanordnungen, bei der Vornahme von Mittelbindungen oder bei der Unterzeichnung von Auszahlungsanordnungen diese Verordnung und gegebenenfalls die Durchführungsbestimmungen zur Finanzregelung der Unionseinrichtung missachtet hat;
b)
es unterlassen hat, ein Dokument auszustellen, das eine Forderung begründet, oder wenn er eine Einziehungsanordnung nicht oder mit Verspätung erteilt hat oder wenn er eine Auszahlungsanordnung, die eine zivilrechtliche Haftung der Unionseinrichtung gegenüber Dritten zur Folge haben kann, mit Verspätung erteilt hat.
(3) Ist ein bevollmächtigter oder nachgeordnet bevollmächtigter Anweisungsbefugter der Auffassung, dass eine Entscheidung, die er zu treffen hat, eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verstößt, ist er gehalten, dies der Befugnis erteilenden Stelle schriftlich mitzuteilen. Erteilt ihm die Befugnis erteilende Stelle schriftlich die mit Gründen versehene Anordnung, die genannte Entscheidung zu treffen, ist er von seiner Verantwortung entbunden.
(4) Im Falle einer Übertragung der Anweisungsbefugnis bleibt der Anweisungsbefugte verantwortlich für die Effizienz und Wirksamkeit der eingerichteten internen Verwaltungs- und Kontrollsysteme sowie für die Wahl des bevollmächtigten Anweisungsbefugten.
(5) Das Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten, das die Kommission gemäß Artikel 73 Absatz 6 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 eingerichtet hat oder an dem sie sich beteiligt, nimmt in Bezug auf die Unionseinrichtung dieselben Befugnisse wahr wie in Bezug auf die Kommissionsdienststellen, es sei denn, der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss beschließt, ein funktional unabhängiges Gremium einzurichten oder sich an einem von mehreren Einrichtungen geschaffenen gemeinsamen Gremium zu beteiligen. Bei der Behandlung von Fällen, die von Unionseinrichtungen vorgelegt werden, gehört dem Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten, das die Kommission eingerichtet hat oder an dem sie sich beteiligt, ein Bediensteter einer Unionseinrichtung an.
Der Direktor entscheidet auf der Grundlage der Stellungnahme des in Unterabsatz 1 genannten Gremiums über die Einleitung eines Disziplinar- oder Schadenersatzverfahrens. Stellt das Gremium systembedingte Probleme fest, übermittelt es dem Anweisungsbefugten und dem Internen Prüfer der Kommission einen Bericht mit Empfehlungen. Ist der Direktor von der Stellungnahme betroffen, übermittelt das Gremium diese dem Verwaltungsrat sowie dem Internen Prüfer der Kommission. Der Direktor verweist in seinem jährlichen Tätigkeitsbericht in anonymer Form auf die Stellungnahmen des Gremiums und nennt die getroffenen Folgemaßnahmen.
(6) Jeder Bedienstete kann zum vollen oder teilweisen Ersatz eines Schadens herangezogen werden, den die Unionseinrichtung durch ein schwerwiegendes Verschulden seinerseits in Ausübung oder im Zusammenhang mit der Ausübung seiner Dienstpflichten erlitten hat. Nach Erledigung der im Statut vorgeschriebenen Förmlichkeiten für Disziplinarsachen erlässt die Anstellungsbehörde eine mit Gründen versehene Verfügung.
Abschnitt 3
Auf die Rechnungsführer und Zahlstellenverwalter anwendbare Vorschriften
Artikel 55
Auf die Rechnungsführer anwendbare Vorschriften
Die Rechnungsführer sind nach Maßgabe des Statuts und nach den im Statut vorgesehenen Verfahren disziplinarisch verantwortlich und finanziell haftbar. Die Rechnungsführer können insbesondere aufgrund folgender Verfehlungen haftbar gemacht werden:
a)
Verlust oder Beschädigung ihnen anvertrauter Barmittel, Vermögenswerte oder Dokumente oder fahrlässige Verursachung eines solchen Verlusts oder einer solchen Beschädigung;
b)
ungerechtfertigte Änderung von Bankkonten oder Postgirokonten;
c)
Vornahme von Einziehungen oder Zahlungen, die nicht den Beträgen auf den Einziehungsanordnungen oder den Auszahlungsanordnungen entsprechen;
d)
Versäumnis, fällige Beträge zu vereinnahmen.
Artikel 56
Auf die Zahlstellenverwalter anwendbare Vorschriften
Die Zahlstellenverwalter sind nach Maßgabe des Statuts und nach den im Statut vorgesehenen Verfahren disziplinarisch verantwortlich und finanziell haftbar. Die Zahlstellenverwalter können insbesondere aufgrund folgender Verfehlungen haftbar gemacht werden:
a)
Verlust oder Beschädigung ihnen anvertrauter Barmittel, Vermögenswerte oder Dokumente oder fahrlässige Verursachung eines solchen Verlusts oder einer solchen Beschädigung;
b)
Leistung von Zahlungen ohne Vorliegen ordnungsmäßiger Belege;
c)
Zahlungen an andere Personen als die Empfangsberechtigten solcher Zahlungen;
d)
Versäumnis, fällige Beträge zu vereinnahmen.
KAPITEL 4
Einnahmenvorgänge
Artikel 57
Zahlungsanträge
Die Unionseinrichtung legt der Kommission zu den mit dieser vereinbarten Bedingungen und nach einem mit dieser vereinbarten zeitlichen Schema Anträge auf Auszahlung der Gesamtheit oder eines Teils des Unionsbeitrags gemäß Artikel 19 Absatz 6 vor.
Artikel 58
Behandlung von Zinsen
Zinserträge aus Mitteln, die die Unionseinrichtung von der Kommission in Form des Beitrags erhalten hat, fließen nicht in den Haushalt ein.
Artikel 59
Forderungsvorausschätzungen
(1) Wenn der Anweisungsbefugte über ausreichende und zuverlässige Informationen zu einer Maßnahme oder Situation verfügt, die eine Forderung der Unionseinrichtung begründen kann, erstellt er eine Forderungsvorausschätzung.
(2) Sobald der Anweisungsbefugte von einem Ereignis Kenntnis erhält, das sich auf die Maßnahme oder die Situation auswirkt, die Grundlage dafür war, dass die Forderungsvorausschätzung erstellt wurde, korrigiert er diese Forderungsvorausschätzung entsprechend.
Stellt der Anweisungsbefugte für eine Maßnahme oder Situation, die Grundlage dafür war, dass die Forderungsvorausschätzung erstellt wurde, eine Einziehungsanordnung aus, so passt er diese Forderungsvorausschätzung entsprechend an.
Lautet die Einziehungsanordnung auf den gleichen Betrag wie die ursprüngliche Forderungsvorausschätzung, so wird diese Forderungsvorausschätzung auf null gesetzt.
Artikel 60
Feststellung von Forderungen
(1) Die Feststellung einer Forderung ist die Handlung, durch die der Anweisungsbefugte
a)
das Vorliegen der Verbindlichkeiten des Schuldners überprüft,
b)
das Bestehen und die Höhe der Schuld bestimmt oder überprüft,
c)
die Fälligkeit der Schuld prüft.
(2) Jede einredefreie, bezifferte und fällige Forderung ist durch den Anweisungsbefugten dadurch festzustellen, dass er dem Rechnungsführer eine Einziehungsanordnung erteilt und anschließend dem Schuldner eine Zahlungsaufforderung übermittelt.
(3) Rechtsgrundlos gezahlte Beträge werden eingezogen.
(4) Wird eine Schuld nicht zu dem in der Zahlungsaufforderung genannten Termin beglichen, fallen Zinsen gemäß der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 an.
(5) In ordnungsgemäß begründeten Fällen können für gewisse laufende Einnahmen vorläufige Feststellungen vorgenommen werden. Eine vorläufige Feststellung deckt mehrere Einzeleinziehungen ab, die folglich keine Einzelfeststellung erfordern. Vor Abschluss des Haushaltsjahres ändert der Anweisungsbefugte die vorläufig festgestellten Beträge, um diese mit den tatsächlich festgestellten Forderungen in Einklang zu bringen.
Artikel 61
Anordnung von Einziehungen
Die Anordnung einer Einziehung ist die Handlung, mit der der Anweisungsbefugte durch Ausstellung einer Einziehungsanordnung den Rechnungsführer anweist, eine vom Anweisungsbefugten festgestellte Forderung einzuziehen.
Artikel 62
Einziehungsvorschriften
(1) Der Rechnungsführer führt die vom Anweisungsbefugten ordnungsgemäß ausgestellten Einziehungsanordnungen aus. Der Rechnungsführer trägt entsprechend seiner Sorgfaltspflicht dafür Sorge, dass die Rechte der Unionseinrichtung gewahrt werden und ihre Einnahmen eingehen.
(2) Ist zu dem in der Zahlungsaufforderung vorgesehenen Termin die effektive Einziehung nicht erfolgt, so setzt der Rechnungsführer den Anweisungsbefugten hiervon in Kenntnis und leitet unverzüglich das Beitreibungsverfahren mit allen ihm zur Verfügung stehenden rechtlichen Mitteln ein, einschließlich gegebenenfalls durch Verrechnung oder, falls eine solche nicht möglich ist, durch Zwangsvollstreckung.
(3) Forderungen der Unionseinrichtung gegenüber einem Schuldner, der selbst gegenüber der Unionseinrichtung eine Forderung geltend macht, werden bei ihrer Einziehung vom Rechnungsführer verrechnet. Solche Forderungen müssen einredefrei, beziffert und fällig sein.
(4) Erwägt der Anweisungsbefugte, auf die Einziehung einer festgestellten Forderung ganz oder teilweise zu verzichten, vergewissert er sich, dass dieser Verzicht ordnungsgemäß ist und den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und der Verhältnismäßigkeit entspricht. Der Verzichtbeschluss muss begründet werden. Der Anweisungsbefugte kann die Befugnis zum Erlass eines solchen Verzichtbeschlusses nur übertragen, wenn sie sich auf Forderungsbeträge unter 5 000 EUR bezieht
Der Verzichtbeschluss enthält Angaben zu den zwecks Einziehung der Forderung getroffenen Maßnahmen sowie die rechtlichen und sachlichen Gründe, auf die er sich stützt.
(5) Der Anweisungsbefugte annulliert eine bereits festgestellte Forderung ganz oder teilweise, wenn aufgedeckt wird, dass ein Fehler unterlaufen ist und der Betrag nicht korrekt festgestellt wurde. Die Annullierung erfolgt durch eine Entscheidung des Anweisungsbefugten und ist entsprechend zu begründen.
Artikel 63
Einziehungsformalitäten
(1) Die effektive Einziehung erfolgt im Wege der buchmäßigen Erfassung des betreffenden Betrags durch den Rechnungsführer, der den Anweisungsbefugten entsprechend unterrichtet.
(2) Für jede Bareinzahlung in die Kasse des Rechnungsführers ist eine Quittung auszustellen.
(3) Teilzahlungen durch einen Schuldner, an den mehrere Einziehungsanordnungen gerichtet worden sind, werden zunächst auf die ältesten Ansprüche angerechnet, sofern der Schuldner nichts anderes bestimmt hat.
Teilzahlungen werden zunächst auf die Zinsen angerechnet.
Artikel 64
Verlängerung der Zahlungsfristen
(1) Zusätzliche Zahlungsfristen können vom Rechnungsführer im Benehmen mit dem Anweisungsbefugten nur auf ordnungsgemäß begründeten schriftlichen Antrag des Schuldners und unter der zweifachen Voraussetzung gewährt werden, dass
a)
der Schuldner sich verpflichtet, für den gesamten gewährten zusätzlichen Zeitraum, gerechnet ab der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 genannten Frist, Zinsen in der in Artikel 83 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 genannten Höhe zu zahlen;
b)
der Schuldner zur Wahrung der Ansprüche der Unionseinrichtung eine vom Rechnungsführer der Unionseinrichtung akzeptierte finanzielle Sicherheit leistet, die die noch nicht eingezogene Schuld einschließlich der Zinsen abdeckt.
Die in Unterabsatz 1 Buchstabe b genannte Sicherheit kann durch eine vom Rechnungsführer der Unionseinrichtung genehmigte gesamtschuldnerische Bürgschaft eines Dritten ersetzt werden.
(2) In Ausnahmefällen kann der Rechnungsführer auf Antrag des Schuldners auf eine Sicherheitsleistung nach Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b verzichten, wenn der Schuldner nach Einschätzung des Rechnungsführers zahlungswillig und imstande ist, die Schuld innerhalb der zusätzlichen Frist zu begleichen, sich aber in einer schwierigen Lage befindet und keine Sicherheit leisten kann.
Artikel 65
Verzeichnis der Einziehungsanordnungen
(1) Der Rechnungsführer führt ein Verzeichnis der einzuziehenden Forderungen. Das Verzeichnis wird nach dem Datum der Ausstellung der Einziehungsanordnungen gegliedert. Der Rechnungsführer führt darin außerdem Beschlüsse auf, durch die auf die Einziehung festgestellter Forderungen ganz oder teilweise verzichtet wurde. Das Verzeichnis wird dem Bericht der Unionseinrichtung über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement beigefügt.
(2) Die Unionseinrichtung erstellt ein Verzeichnis ihrer sämtlichen Forderungen, in dem neben den geschuldeten Beträgen die Schuldner namentlich aufgeführt sind, die von einem Gericht rechtskräftig zur Erstattung verurteilt wurden und innerhalb eines Jahres nach Ergehen des Urteils keine nennenswerten Zahlungen geleistet haben. Sie veröffentlicht dieses Verzeichnis unter gebührender Berücksichtigung des Schutzes personenbezogener Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
Veröffentlichte personenbezogene Daten, die sich auf natürliche Personen beziehen, werden entfernt, sobald der geschuldete Betrag vollständig getilgt wurde. Dies gilt auch für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit juristischen Personen, deren Bezeichnung eine oder mehrere natürliche Personen bestimmt.
Der Beschluss, den Schuldner in das Verzeichnis der Forderungen der Unionseinrichtung aufzunehmen, wird im Einklang mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und insbesondere unter Berücksichtigung der Höhe des Betrags getroffen.
Artikel 66
Verjährungsfrist
Für Forderungen der Unionseinrichtung gegenüber Dritten sowie für Forderungen Dritter gegenüber der Unionseinrichtung gilt eine Verjährungsfrist von fünf Jahren.
Artikel 67
Besondere Bestimmungen für Abgaben und Gebühren
Für die von der Unionseinrichtung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a dieser Verordnung gegebenenfalls erhobenen Gebühren und Abgaben wird zu Beginn eines jeden Haushaltsjahres eine vorläufige globale Schätzung erstellt.
Bei Gebühren und Abgaben, die aufgrund von Vorschriften oder Beschlüssen des Verwaltungsrates festgesetzt werden, kann der Anweisungsbefugte nach Feststellung der Forderung von der Erteilung einer Einziehungsanordnung absehen und direkt eine Zahlungsaufforderung ausstellen. In diesem Fall werden sämtliche Einzelheiten der Forderung der Unionseinrichtung erfasst. Der Rechnungsführer führt ein Verzeichnis aller Zahlungsaufforderungen und gibt ihre Anzahl sowie den Gesamtbetrag in dem Bericht der Unionseinrichtung über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement an.
Falls die Unionseinrichtung ein gesondertes Fakturierungssystem verwendet, wird der jeweils aufgelaufene Betrag der eingegangenen Gebühren und Abgaben vom Rechnungsführer regelmäßig, mindestens jedoch einmal monatlich, buchmäßig erfasst.
Die Unionseinrichtung erbringt Leistungen nach Maßgabe der ihr übertragenen Aufgaben erst dann, wenn die entsprechende Gebühr oder Abgabe vollständig entrichtet wurde. Unter außergewöhnlichen Umständen kann eine Leistung jedoch ohne vorherige Zahlung der entsprechenden Abgabe oder Gebühr erbracht werden. In Fällen, in denen eine Leistung ohne vorherige Zahlung der entsprechenden Abgabe oder Gebühr erbracht wird, finden die Artikel 60 bis 66 Anwendung.
KAPITEL 5
Ausgabenvorgänge
Artikel 68
Der Finanzierungsbeschluss
(1) Jede Ausgabe ist Gegenstand von vier Vorgängen: Mittelbindung, Feststellung, Zahlungsanordnung und Zahlung.
(2) Jeder Mittelbindung muss ein Finanzierungsbeschluss vorausgehen.
(3) Das Jahresarbeitsprogramm der Unionseinrichtung gilt als Finanzierungsbeschluss für die darin genannten Tätigkeiten, vorausgesetzt, dass es klare Angaben zu den in Artikel 32 Absatz 3 genannten Aspekten enthält.
(4) Verwaltungsmittel können ohne vorherigen Finanzierungsbeschluss verwendet werden.
Artikel 69
Mittelbindungsarten
(1) Eine Mittelbindung besteht darin, die Mittel vorzumerken, die erforderlich sind, um Zahlungen, die sich aus rechtlichen Verpflichtungen ergeben, zu einem späteren Zeitpunkt leisten zu können.
(2) Eine rechtliche Verpflichtung ist die Handlung, durch die der Anweisungsbefugte eine Verpflichtung eingeht, die eine Belastung zur Folge hat.
(3) Mittelbindungen fallen in eine der folgenden drei Kategorien:
a)
individuell: Bei der Einzelmittelbindung stehen der Empfänger und der Betrag der Ausgabe fest;
b)
global: Bei der globalen Mittelbindung steht mindestens eines der Elemente, die zur Bestimmung der Einzelmittelbindung erforderlich sind, nicht fest;
c)
vorläufig: Vorläufige Mittelbindungen dienen der Deckung laufender Verwaltungsausgaben, bei denen entweder der Betrag oder die Endempfänger nicht endgültig feststehen.
Die vorläufige Mittelbindung wird entweder durch den Abschluss einer oder mehrerer rechtlicher Einzelverpflichtungen, die den Anspruch auf spätere Zahlungen begründen, oder - in bestimmten Ausnahmefällen im Bereich der Personalausgaben - unmittelbar durch Zahlungen abgewickelt.
(4) Die Mittelbindungen für Maßnahmen, deren Durchführung sich über mehr als ein Haushaltsjahr erstreckt, können nur dann in Jahrestranchen erfolgen, wenn der Gründungsakt oder der Basisrechtsakt das vorsieht oder wenn sie Verwaltungsausgaben betreffen.
Artikel 70
Bestimmungen für Mittelbindungen
(1) Bei allen Maßnahmen, die eine Ausgabe zulasten des Haushalts der Unionseinrichtung bewirken können, muss der Anweisungsbefugte eine Mittelbindung vornehmen, bevor er eine rechtliche Verpflichtung gegenüber Dritten eingeht.
(2) Die in Absatz 1 vorgesehene Pflicht, eine Mittelbindung vor Eingehen einer rechtlichen Verpflichtung vorzunehmen, findet nicht Anwendung auf rechtliche Verpflichtungen, die die Unionseinrichtung eingeht, nachdem im Rahmen eines Plans zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs gemäß den von der Unionseinrichtung festgelegten Verfahren eine Notfallsituation erklärt wurde.
(3) Die globalen Mittelbindungen decken die Gesamtkosten der ihnen entsprechenden rechtlichen Einzelverpflichtungen, die bis zum 31. Dezember des Jahres n + 1 eingegangen werden.
Vorbehaltlich von Artikel 69 Absatz 4 und Artikel 87 Absatz 2 werden die rechtlichen Einzelverpflichtungen, die Einzelmittelbindungen oder vorläufigen Mittelbindungen entsprechen, spätestens am 31. Dezember des Jahres n eingegangen.
Der nach Ablauf der in den Unterabsätzen 1 und 2 genannten Zeiträume nicht abgewickelte Teil dieser Mittelbindungen wird vom Anweisungsbefugten aufgehoben.
Bevor der Anweisungsbefugte eine rechtliche Einzelverpflichtung unterzeichnet, die sich aus einer globalen Mittelbindung ergibt, verbucht er ihren Betrag zulasten der entsprechenden globalen Mittelbindung.
(4) Für Mittelbindungen und rechtliche Verpflichtungen im Zusammenhang mit Maßnahmen, deren Durchführung sich über mehr als ein Haushaltsjahr erstreckt, gilt, außer wenn es sich um Personalausgaben handelt, eine Abwicklungsfrist, die unter Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung festgesetzt wird.
Die Teile dieser Mittelbindungen, die sechs Monate nach Ablauf der in Unterabsatz 1 dieses Absatzes genannten Frist nicht ausgeführt worden sind, werden gemäß Artikel 16 aufgehoben.
Eine einer rechtlichen Verpflichtung entsprechende Mittelbindung, die innerhalb von zwei Jahren nach Unterzeichnung der rechtlichen Verpflichtung nicht durch eine Zahlung nach Artikel 75 abgewickelt wurde, wird aufgehoben, außer wenn dieser Betrag im Zusammenhang mit einem Fall steht, in dem ein Verfahren bei einem Gericht oder einer Schiedsstelle anhängig ist, oder wenn Basisrechtsakte spezielle Bestimmungen enthalten.
Artikel 71
Überprüfung der Mittelbindungen
(1) Der Anweisungsbefugte, der eine Mittelbindung vornimmt, überzeugt sich von
a)
der Richtigkeit der Zuordnung innerhalb des Haushalts der Unionseinrichtung;
b)
der Verfügbarkeit der Mittel;
c)
der Übereinstimmung der Ausgabe mit den geltenden Bestimmungen, insbesondere dem Gründungsakt, der Finanzregelung der jeweiligen Unionseinrichtung sowie allen in Durchführung der Finanzregelung erlassenen Rechtsakten;
d)
der Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
(2) Bei der handschriftlichen oder elektronischen Unterzeichnung einer rechtlichen Verpflichtung überzeugt sich der Anweisungsbefugte von
a)
der Deckung der Verpflichtung durch die entsprechende Mittelbindung;
b)
der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Ausgabe und ihrer Übereinstimmung mit den geltenden Bestimmungen, insbesondere dem Gründungsakt, der Finanzregelung der jeweiligen Unionseinrichtung sowie allen in Durchführung der Finanzregelung erlassenen Rechtsakten;
c)
der Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Artikel 72
Feststellung von Ausgaben
Die Feststellung einer Ausgabe ist die Handlung, durch die der Anweisungsbefugte
a)
den Anspruch des Zahlungsempfängers prüft,
b)
das Bestehen und die Höhe der Forderung bestimmt oder prüft,
c)
die Fälligkeit der Forderung prüft.
Artikel 73
Feststellung von Ausgaben und Form des „Zahlbarkeitsvermerks“
(1) Jede Feststellung einer Ausgabe wird durch Belege untermauert, aus denen die Ansprüche des Zahlungsempfängers hervorgehen, entweder aufgrund der Feststellung effektiv erbrachter Leistungen, erfolgter Lieferungen oder ausgeführter Arbeiten oder auf der Grundlage sonstiger Nachweise zur Rechtfertigung der Zahlung, einschließlich laufender Zahlungen für Abonnements oder Fortbildungsmaßnahmen.
(2) Der Anweisungsbefugte nimmt entweder persönlich die Belegprüfung vor oder überprüft unter seiner Verantwortung, dass diese Prüfung vorgenommen worden ist, bevor er den Beschluss zur Feststellung der betreffenden Ausgabe fasst.
(3) Konkreter Ausdruck des Feststellungsbeschlusses ist die Unterzeichnung eines Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) durch den Anweisungsbefugten.
(4) In einem nicht rechnergestützten System wird der Zahlbarkeitsvermerk in Form eines Stempels mit Unterschrift des Anweisungsbefugten angebracht.
In einem rechnergestützten System handelt es sich um die elektronische Bestätigung - mit persönlichem Passwort - durch den zuständigen Anweisungsbefugten.
Artikel 74
Anordnung von Ausgaben
(1) Die Anordnung der Ausgaben ist die Handlung, mit der der Anweisungsbefugte, nachdem er die Verfügbarkeit der Mittel überprüft hat, durch Ausstellung einer Auszahlungsanordnung den Rechnungsführer anweist, den von ihm festgestellten Betrag auszuzahlen.
Werden für Dienstleistungen, einschließlich Mietdienstleistungen, oder Lieferungen regelmäßige Zahlungen geleistet, kann der Anweisungsbefugte, nachdem er eine Risikoanalyse vorgenommen hat, ein Lastschriftverfahren anordnen.
(2) Die Auszahlungsanordnung wird vom Anweisungsbefugten datiert und unterzeichnet und an den Rechnungsführer weitergeleitet. Die Belege werden vom Anweisungsbefugten gemäß Artikel 44 Absatz 5 aufbewahrt.
(3) Gegebenenfalls ist der dem Rechnungsführer übermittelten Auszahlungsanordnung eine Bescheinigung beizufügen, aus der hervorgeht, dass die betreffenden Gegenstände in die in Artikel 106 Absatz 1 bezeichneten Bestandsverzeichnisse eingetragen worden sind.
Artikel 75
Zahlungsarten
(1) Die Zahlung stützt sich auf den Nachweis, dass die betreffende Maßnahme nach Maßgabe des Basisrechtsakts oder des betreffenden Vertrags oder der betreffenden Finanzhilfevereinbarung durchgeführt wurde, und beinhaltet einen der folgenden Vorgänge:
a)
Zahlung des vollen Betrags, der geschuldet wird;
b)
Zahlung des geschuldeten Betrags nach folgenden Modalitäten:
1.
Vorfinanzierung, gegebenenfalls in mehreren Teilbeträgen, nach Unterzeichnung des Vertrags oder der Finanzhilfevereinbarung oder nach Zustellung des Finanzhilfebeschlusses;
2.
eine oder mehrere Zwischenzahlungen entsprechend dem Durchführungsstand der Maßnahme;
3.
Zahlung des geschuldeten Restbetrags, wenn die Maßnahme vollständig durchgeführt ist.
Mit einer Vorfinanzierung sollen einem Empfänger Kassenmittel an die Hand gegeben werden. Gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung kann sie in mehreren Teilzahlungen erfolgen.
Mit einer oder mehreren Zwischenzahlungen sollen im Verlauf der Umsetzung des Beschlusses oder der Vereinbarung entstandene Aufwendungen beglichen oder im Verlauf der Auftragsausführung bereits erbrachte Dienstleistungen, Lieferungen oder Arbeiten bezahlt werden. Unbeschadet der Bestimmungen des Basisrechtsakts kann die Vorfinanzierung vollständig oder teilweise mit Zwischenzahlungen verrechnet werden.
Der Abschluss der Ausgabe erfolgt in Form der Zahlung des Restbetrags, mit der sämtliche noch offenen Ausgaben vollständig beglichen werden, oder in Form einer Einziehungsanordnung.
(2) In der Buchführung werden die einzelnen Zahlungsarten nach Absatz 1 jeweils zu dem Zeitpunkt, zu dem die Zahlungen getätigt werden, ausgewiesen.
Artikel 76
Begrenzung der Zahlungen auf die verfügbaren Mittel
Die Zahlung wird vom Rechnungsführer im Rahmen der verfügbaren Mittel getätigt.
Artikel 77
Fristen
Die Zahlung wird innerhalb der in der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 genannten Fristen und im Einklang mit den Bestimmungen dieser Verordnungen geleistet.
KAPITEL 6
IT-Systeme
Artikel 78
Elektronische Verwaltung von Vorgängen
Werden Einnahmen und Ausgaben rechnergestützt verwaltet, können Unterschriften elektronisch erfolgen.
Artikel 79
Elektronische Verwaltung („e-Government“)
Die Unionseinrichtung legt für den elektronischen Informationsaustausch mit Dritten, die an Auftragsvergabe- und Finanzhilfeverfahren beteiligt sind, einheitliche Standards fest und wendet sie an. Insbesondere entwirft sie so weit wie möglich Lösungen für die Einreichung, Speicherung und Verarbeitung von Daten, die in Finanzhilfe- und Vergabeverfahren eingereicht werden, und setzt sie um; hierfür richtet sie für Antragsteller, Bewerber und Bieter einen gemeinsamen Bereich für den elektronischen Datenaustausch ein.
Artikel 80
Ordnungsgemäße Verwaltung
(1) Der Anweisungsbefugte gibt die Notwendigkeit der Einreichung von Nachweisen und/oder Unterlagen, deren Form und vorgeschriebenen Inhalt sowie gegebenenfalls den voraussichtlichen Zeitplan für den Abschluss des Vergabeverfahrens unverzüglich bekannt.
(2) Legt ein Antragsteller oder Bieter aufgrund eines offensichtlichen Irrtums seinerseits Nachweise nicht vor oder gibt er Erklärungen nicht ab, ersucht der Bewertungsausschuss oder gegebenenfalls der Anweisungsbefugte - außer in hinreichend begründeten Fällen - den Antragsteller oder Bieter darum, die fehlenden Informationen beizubringen oder die Belege zu erläutern. Solche Informationen oder Erläuterungen dürfen den Vorschlag bzw. die Bedingungen des Angebots nicht wesentlich ändern.
Artikel 81
Rechtsbehelfsbelehrung
Wird ein Antragsteller oder Bieter, Begünstigter oder Auftragnehmer durch einen Verfahrensakt eines Anweisungsbefugten in seinen Rechten beeinträchtigt, ist dem betreffenden Verfahrensakt eine Belehrung über die verfügbaren administrativen und/oder gerichtlichen Rechtsbehelfe, mit denen dieser Verfahrensakt angefochten werden kann, beizufügen.
In der Rechtsbehelfsbelehrung sind insbesondere die Art des Rechtsbehelfs, die Stellen, bei denen er eingelegt werden kann, sowie die Rechtsbehelfsfrist zu bezeichnen.
KAPITEL 7
Der Interne Prüfer
Artikel 82
Ernennung, Befugnisse und Aufgaben des Internen Prüfers
(1) Die Unionseinrichtung verfügt über das Amt eines Internen Prüfers, das unter Einhaltung der einschlägigen internationalen Normen ausgeübt wird.
(2) Die Funktion des Internen Prüfers wird vom Internen Prüfer der Kommission wahrgenommen. Der Interne Prüfer kann weder Anweisungsbefugter noch Rechnungsführer der Unionseinrichtung oder der Kommission sein.
(3) Der Interne Prüfer berät die Unionseinrichtung in Fragen der Risikokontrolle, indem er unabhängige Stellungnahmen zur Qualität der Verwaltungs- und Kontrollsysteme und Empfehlungen zur Verbesserung der Bedingungen für die Abwicklung der Vorgänge sowie zur Förderung einer wirtschaftlichen Haushaltsführung abgibt.
Dem Internen Prüfer obliegt es insbesondere,
a)
die Angemessenheit und Wirksamkeit der internen Verwaltungssysteme sowie die Leistung der Dienststellen bei der Durchführung der Programme und Maßnahmen unter Berücksichtigung der damit verbundenen Risiken zu beurteilen und
b)
die Effizienz und Wirksamkeit der Systeme der internen Kontrolle und Prüfung zu beurteilen, die auf jeden Vorgang zum Vollzug des Haushalts der Unionseinrichtung Anwendung finden.
(4) Die Tätigkeit des Internen Prüfers erstreckt sich auf sämtliche Tätigkeitsfelder und Dienststellen der Unionseinrichtung. Der Interne Prüfer hat uneingeschränkten Zugang zu sämtlichen für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Informationen.
(5) Der Interne Prüfer nimmt Kenntnis von dem konsolidierten jährlichen Tätigkeitsbericht des Anweisungsbefugten sowie von allen anderen vorliegenden Informationen.
(6) Der Interne Prüfer teilt dem Verwaltungsrat und dem Direktor seine Feststellungen und Empfehlungen mit.
Der Interne Prüfer erstattet auch in folgenden Fällen Bericht:
-
Kritischen Risiken und einschlägigen Empfehlungen wurde nicht Rechnung getragen;
-
bei der Umsetzung der in früheren Jahren ausgesprochenen Empfehlungen sind beträchtliche Verzögerungen eingetreten.
Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss sowie der Direktor gewährleisten eine fortlaufende Überwachung der Umsetzung der Prüfempfehlungen. Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss prüft die in Artikel 47 Absatz 1 Buchstabe a genannten Informationen und ob die Empfehlungen vollständig und rechtzeitig umgesetzt werden.
(7) Die Unionseinrichtung stellt zum Zweck einer vertraulichen Kontaktaufnahme zum Internen Prüfer die Kontaktangaben des Internen Prüfers allen an Ausgabenvorgängen beteiligten natürlichen oder juristischen Personen zur Verfügung.
(8) Die Berichte und Feststellungen des Internen Prüfers werden erst dann der Öffentlichkeit zugänglich gemacht, wenn der Interne Prüfer die zu ihrer Umsetzung getroffenen Maßnahmen validiert hat.
Artikel 83
Unabhängigkeit des Internen Prüfers
Die Unabhängigkeit des Internen Prüfers, seine Verantwortlichkeit für die in Ausübung seiner Aufgaben getroffenen Maßnahmen und sein Recht, beim Gerichtshof der Europäischen Union zu klagen, werden im Einklang mit Artikel 100 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 festgelegt.
Artikel 84
Schaffung einer internen Auditstelle
(1) Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss kann unter gebührender Berücksichtigung der Aspekte Kostenwirksamkeit und Zusatznutzen eine interne Auditstelle schaffen, die ihre Aufgaben unter Einhaltung einschlägiger internationaler Normen wahrnimmt.
Zweck, Befugnisse und Verantwortlichkeiten der internen Auditstelle werden in der internen Audit-Charta geregelt und bedürfen der Zustimmung des Verwaltungsrates und - sofern der Gründungsakt dies zulässt - des Exekutivausschusses.
Der jährliche Prüfplan einer internen Auditstelle wird von ihrem Leiter erstellt, der dabei unter anderem der vom Direktor vorgenommenen Risikobewertung für die Unionseinrichtung Rechnung trägt.
Er wird vom Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - vom Exekutivausschuss geprüft und gebilligt.
Die interne Auditstelle teilt dem Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - dem Exekutivausschuss sowie dem Direktor ihre Feststellungen und Empfehlungen mit.
(2) Ist die interne Auditstelle einer einzigen Unionseinrichtung nicht kostenwirksam oder nicht in der Lage, internationalen Normen zu genügen, kann die Unionseinrichtung beschließen, gemeinsam mit anderen, im selben Politikbereich tätigen Unionseinrichtungen eine interne Auditstelle zu schaffen.
In solchen Fällen beschließen die Verwaltungsräte oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - die Exekutivausschüsse der betreffenden Unionseinrichtungen die praktischen Modalitäten der Tätigkeit der gemeinsamen internen Auditstelle.
(3) Die Akteure des internen Audits arbeiten effizient zusammen, indem sie Informationen und Prüfberichte untereinander austauschen und gegebenenfalls gemeinsame Risikobewertungen und gemeinsame Prüfungen vornehmen.
Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss sowie der Direktor gewährleisten eine fortlaufende Überwachung der Umsetzung der Prüfempfehlungen.
TITEL V
VERGABE ÖFFENTLICHER AUFTRÄGE
Artikel 85
Allgemeine Bestimmungen
(1) Für die Vergabe öffentlicher Aufträge gelten - vorbehaltlich Artikel 86 - die Titel V der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012.
(2) Die Unionseinrichtung kann auf ihren Wunsch an den Vergabeverfahren der Kommission, an interinstitutionellen Vergabeverfahren und an den Vergabeverfahren der übrigen Unionseinrichtungen als Auftraggeber beteiligt werden.
(3) Die Unionseinrichtung beteiligt sich an der gemäß Artikel 108 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 von der Kommission errichteten und betriebenen zentralen Ausschlussdatenbank.
Artikel 86
Vergabeverfahren
(1) Die Unionseinrichtung kann mit der Kommission, den interinstitutionellen Ämtern und dem mit der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates (8) geschaffenen Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union Verträge über von diesen zu beschaffende Güter oder zu erbringende Dienstleistungen oder Arbeiten schließen, ohne dass es der Durchführung eines öffentlichen Vergabeverfahrens bedarf.
(2) Die Unionseinrichtung kann mit öffentlichen Auftraggebern des Aufnahmemitgliedstaates gemeinsame Vergabeverfahren durchführen, um ihren administrativen Bedarf zu decken. In diesem Fall gilt Artikel 133 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 entsprechend.
TITEL VI
BESONDERE BESTIMMUNGEN ÜBER VERWALTUNGSMITTEL
Artikel 87
Verwaltungsmittel
(1) Verwaltungsmittel sind nichtgetrennte Mittel.
(2) Verwaltungsausgaben aufgrund von Verträgen, die sich entweder wegen örtlicher Gepflogenheiten oder weil sie laufende Lieferungen von Ausrüstungsgegenständen zum Gegenstand haben, über mehr als ein Haushaltsjahr erstrecken, gehen zulasten des Haushalts der Unionseinrichtung in dem Haushaltsjahr, in dem sie getätigt werden.
(3) Die Unionseinrichtung legt dem Europäischen Parlament und dem Rat zum 1. Juli jedes Jahres eine Arbeitsunterlage über ihre Gebäudepolitik vor, die folgende Angaben enthält:
a)
für jedes Gebäude die Ausgaben - mit Angabe der betroffenen Flächen -, die aus den Mitteln der entsprechenden Linien des Haushalts der Unionseinrichtung gedeckt werden;
b)
die erwartete Entwicklung der gesamten Flächen- und Standortplanung für die nächsten Jahre mit einer Beschreibung der Bauvorhaben, die sich in der Planungsphase befinden und bereits festgestellt wurden;
c)
die endgültigen Regelungen und Kosten der Durchführung von neuen Immobilienprojekten, die zuvor nach dem in Artikel 88 vorgesehenen Verfahren dem Europäischen Parlament und dem Rat vorgelegt wurden und nicht in den Arbeitsunterlagen des vorhergehenden Jahres enthalten waren, sowie relevante Informationen über diese neuen Vorhaben.
Artikel 88
Immobilienprojekte
(1) Bei Immobilienprojekten, die voraussichtlich erhebliche Auswirkungen auf den Haushalt der Unionseinrichtung haben, unterrichtet die Unionseinrichtung das Europäische Parlament und den Rat möglichst frühzeitig über den Gebäudeflächenbedarf und die vorläufige Planung, bevor im Fall von Immobilienverträgen der örtliche Markt sondiert wird oder bevor im Fall von Bauleistungen Ausschreibungen veröffentlicht oder durchgeführt werden.
(2) Bei Immobilienprojekten, die voraussichtlich erhebliche Auswirkungen auf den Haushalt der Unionseinrichtung haben, legt die Unionseinrichtung das Immobilienprojekt, einschließlich einer detaillierten Kostenschätzung und eines Finanzierungsplans sowie einer Liste der vorgesehenen Vertragsentwürfe vor und ersucht das Europäische Parlament und den Rat vor dem Abschluss von Verträgen um Zustimmung. Auf Ersuchen der Unionseinrichtung werden die vorgelegten Unterlagen über das Immobilienprojekt vertraulich behandelt.
Außer in Fällen höherer Gewalt befinden das Europäische Parlament und der Rat über das Immobilienprojekt innerhalb von vier Wochen nach dessen Eingang bei den beiden Organen.
Das Immobilienprojekt gilt nach Ablauf der Vierwochenfrist als gebilligt, es sei denn, das Europäische Parlament oder der Rat fasst innerhalb dieser Frist einen dem Vorschlag zuwiderlaufenden Beschluss.
Macht das Europäische Parlament und/oder der Rat innerhalb der Vierwochenfrist hinreichend begründete Bedenken geltend, wird diese Frist einmal um zwei Wochen verlängert.
Fasst das Europäische Parlament oder der Rat einen dem Immobilienprojekt zuwiderlaufenden Beschluss, zieht die Unionseinrichtung ihren Vorschlag zurück; sie kann einen neuen Vorschlag unterbreiten.
(3) In Fällen höherer Gewalt können die in Absatz 4 vorgesehenen Informationen gemeinsam mit dem Immobilienprojekt vorgelegt werden. Das Europäische Parlament und der Rat befinden über das Immobilienprojekt innerhalb von zwei Wochen nach dessen Eingang bei den beiden Organen. Das Immobilienprojekt gilt nach Ablauf der Zweiwochenfrist als gebilligt, es sei denn, das Europäische Parlament und/oder der Rat fasst innerhalb dieses Zeitraums einen dem Vorschlag zuwiderlaufenden Beschluss.
(4) Die folgenden Projekte gelten als Immobilienprojekte, die erhebliche Auswirkungen auf den Haushalt der Unionseinrichtung haben können:
a)
jeder Erwerb von Grundstücken;
b)
Ankauf, Verkauf, strukturelle Renovierung, Neubau oder Projekte, in denen diese Elemente kombiniert im selben Zeitraum zu realisieren sind, mit Kosten von über 3 000 000 EUR;
c)
neue Immobilienverträge (einschließlich Nießbrauchverträge, Erbpacht und Verlängerungen bestehender Immobilienverträge zu weniger günstigen Bedingungen), die nicht unter Buchstabe b fallen, mit jährlichen Kosten von mindestens 750 000 EUR;
d)
Verlängerung oder Erneuerung bestehender Immobilienverträge (einschließlich Nießbrauch- und Erbpachtverträge) zu gleichen oder günstigeren Bedingungen, mit jährlichen Kosten von mindestens 3 000 000 EUR.
(5) Unbeschadet der Bestimmungen von Artikel 19 Absatz 4 kann ein Vorhaben zum Ankauf einer Immobilie mit einem Darlehen finanziert werden, das der vorherigen Zustimmung des Europäischen Parlaments und des Rates bedarf.
Die Aufnahme und Rückzahlung von Darlehen erfolgt im Einklang mit dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und unter gebührender Beachtung des wohlverstandenen finanziellen Interesses der Union.
Beabsichtigt die Unionseinrichtung, den Ankauf durch Darlehen zu finanzieren, sind in dem zusammen mit dem Antrag auf vorherige Zustimmung vorzulegenden Finanzierungsplan der Unionseinrichtung insbesondere Angaben über die Obergrenze, den Zeitraum und die Art der Finanzierung, die Finanzierungsbedingungen und Einsparungen im Vergleich zu anderen Arten vertraglicher Vereinbarungen zu machen.
Das Europäische Parlament und der Rat befinden über den Antrag auf vorherige Zustimmung innerhalb von vier Wochen nach dessen Eingang bei beiden Organen; diese Frist kann einmal um zwei Wochen verlängert werden. Der darlehensfinanzierte Ankauf gilt als abgelehnt, wenn das Europäische Parlament und der Rat ihm nicht innerhalb der Frist ausdrücklich zugestimmt haben.
TITEL VII
SACHVERSTÄNDIGE
Artikel 89
Vergütete externe Sachverständige
Artikel 287 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 gilt entsprechend für die Auswahl von Sachverständigen. Die Sachverständigen werden auf der Grundlage eines vorab mitgeteilten Festbetrags vergütet und aufgrund ihrer fachlichen Kompetenz ausgewählt. Die Auswahl erfolgt nach den Grundsätzen der Nichtdiskriminierung, der Gleichbehandlung und der Verhütung von Interessenkonflikten.
TITEL VIII
VERGABE VON FINANZHILFEN UND PREISGELDERN DURCH DIE UNIONSEINRICHTUNG
Artikel 90
Finanzhilfen
Sofern die Unionseinrichtung im Einklang mit dem Gründungsakt oder aufgrund einer Befugnisübertragung der Kommission nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer iv der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 Finanzhilfen gewähren kann, gelten die einschlägigen Bestimmungen jener Verordnung und der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012.
Artikel 91
Preisgelder
Sofern die Unionseinrichtung im Einklang mit dem Gründungsakt oder aufgrund einer Befugnisübertragung der Kommission nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer iv der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 Finanzhilfen gewähren kann, gelten die einschlägigen Bestimmungen jener Verordnung und der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012.
TITEL IX
RECHNUNGSLEGUNG UND RECHNUNGSFÜHRUNG
KAPITEL 1
Rechnungslegung
Artikel 92
Gliederung der Jahresrechnungen
Die Jahresrechnungen der Unionseinrichtung umfassen
a)
den Jahresabschluss der Unionseinrichtung;
b)
die Berichte über die Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung.
Artikel 93
Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement
(1) Jede Unionseinrichtung erstellt einen Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement des betreffenden Haushaltsjahres.
(2) Der Direktor übermittelt den Bericht spätestens am 31. März des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres an das Europäische Parlament, den Rat, die Kommission und den Rechnungshof.
(3) Der Bericht nach Absatz 2 gibt mindestens Aufschluss über den Umfang der ausgeführten Mittel, und zwar sowohl in absoluten Beträgen als auch prozentual, und - in zusammengefasster Form - über die Mittelübertragungen zwischen den einzelnen Haushaltslinien.
Artikel 94
Rechnungsführungsvorschriften
(1) Der Rechnungsführer der Unionseinrichtung wendet die Vorschriften an, die vom Rechnungsführer der Kommission auf der Grundlage international anerkannter Rechnungslegungsstandards für den öffentlichen Sektor festgelegt wurden.
(2) Die Jahresrechnungen der Unionseinrichtung gemäß Artikel 92 sind unter Wahrung der in den Artikeln 5 bis 31 festgelegten Haushaltsgrundsätze zu erstellen. Sie vermitteln ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Einnahmen- und Ausgabenvorgänge.
Artikel 95
Rechnungsführungsgrundsätze
Die in den Jahresabschlüssen nach Artikel 92 enthalten Informationen, einschließlich Informationen zu den Verfahren der Rechnungsführung, werden in einer Art und Weise dargestellt, die gewährleistet, dass sie stichhaltig, zuverlässig, vergleichbar und verständlich sind. Die Jahresabschlüsse werden gemäß den allgemein anerkannten Rechnungsführungsgrundsätzen erstellt, die in den Rechnungsführungsvorschriften des Artikels 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 aufgeführt sind.
Artikel 96
Jahresabschluss
(1) Der Jahresabschluss wird in Euro erstellt. Er umfasst
a)
die Vermögensübersicht und die Übersicht über die finanziellen Ergebnisse, aus denen sämtliche Aktiva und Passiva, die Finanzlage sowie das wirtschaftliche Ergebnis zum 31. Dezember des vorhergehenden Haushaltsjahres hervorgehen; sie werden entsprechend den Rechnungsführungsvorschriften von Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 erstellt;
b)
die Kapitalflussrechnung, aus der die Ein- und Auszahlungen des Haushaltsjahres und der endgültige Kassenmittelbestand hervorgehen;
c)
die Tabelle der Veränderungen des Nettovermögens, die eine Übersicht über die im Laufe des Haushaltsjahres erfolgten Bewegungen bei den Reserven sowie die Gesamtergebnisse enthält.
(2) Die Erläuterungen zum Jahresabschluss ergänzen und erläutern die in Absatz 1 genannten Unterlagen und enthalten alle nach der international anerkannten buchhalterischen Praxis erforderlichen ergänzenden Informationen, wenn diese Informationen für die Tätigkeiten der Unionseinrichtung von Belang sind.
Artikel 97
Bericht über den Haushaltsvollzug
(1) Die Berichte über den Haushaltsvollzug werden in Euro erstellt. Sie bestehen aus
a)
Übersichten, die sämtliche Einnahmen- und Ausgabenvorgänge des Haushaltsjahres zusammenfassen;
b)
Erläuterungen, die die Informationen in den Übersichten ergänzen und kommentieren.
(2) Das Haushaltsergebnis ist die Differenz aus
-
sämtlichen Einnahmen im betreffenden Haushaltsjahr und
-
dem Betrag der Zahlungen zulasten der Mittel des betreffenden Haushaltsjahres, zuzüglich der zulasten dieses Haushaltsjahres übertragenen Mittel.
Die Differenz gemäß Unterabsatz 1 erhöht bzw. verringert sich einerseits um den Nettobetrag der aus früheren Haushaltsjahren übertragenen und in Abgang gestellten Mittel und andererseits um
-
den Betrag der Zahlungen, die über die aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr übertragenen nichtgetrennten Mittel hinausgehen und auf Veränderungen des Euro-Wechselkurses zurückzuführen sind;
-
den Saldo aus - realisierten und nicht realisierten - Wechselkursgewinnen und -verlusten im betreffenden Haushaltsjahr.
(3) Die Berichte über den Haushaltsvollzug folgen der Gliederung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung.
Artikel 98
Vorläufige Jahresrechnungen
(1) Der Rechnungsführer der Unionseinrichtung übermittelt spätestens am 1. März des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres dem Rechnungsführer der Kommission und dem Rechnungshof die vorläufigen Jahresrechnungen.
(2) Außerdem übermittelt der Rechnungsführer der Unionseinrichtung spätestens am 1. März des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres dem Rechnungsführer der Kommission ein Berichterstattungspaket nach dem vom Rechnungsführer der Kommission für Konsolidierungszwecke vorgegebenen Muster.
Artikel 99
Billigung der endgültigen Jahresrechnungen
(1) Gemäß Artikel 148 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 legt der Rechnungshof spätestens am 1. Juni des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres seine Bemerkungen zu den vorläufigen Jahresrechnungen der Unionseinrichtung vor.
(2) Nach Erhalt der Bemerkungen des Rechnungshofes zu den vorläufigen Jahresrechnungen der Unionseinrichtung erstellt der Rechnungsführer im Einklang mit Artikel 50 die endgültigen Jahresrechnungen. Der Direktor übermittelt diesen dem Verwaltungsrat, der eine Stellungnahme dazu abgibt.
(3) Der Rechnungsführer übermittelt dem Rechnungsführer der Kommission, dem Rechnungshof, dem Europäischen Parlament und dem Rat die endgültigen Jahresrechnungen mit der Stellungnahme des Verwaltungsrates spätestens am 1. Juli des folgenden Haushaltsjahres.
Außerdem übermittelt der Rechnungsführer der Unionseinrichtung dem Rechnungsführer der Kommission spätestens am 1. Juli ein Berichterstattungspaket nach dem vom Rechnungsführer der Kommission für Konsolidierungszwecke vorgegebenen Muster.
(4) Der Rechnungsführer der Unionseinrichtung legt dem Rechnungshof gleichzeitig mit den endgültigen Jahresrechnungen eine Vollständigkeitserklärung zu den endgültigen Jahresrechnungen vor; eine Kopie der Vollständigkeitserklärung geht an den Rechnungsführer der Kommission.
Den endgültigen Jahresrechnungen ist ein Vermerk des Rechnungsführers beigefügt, in dem dieser erklärt, dass die endgültigen Jahresrechnungen gemäß den Bestimmungen dieses Titels und den geltenden Rechnungsführungsprinzipien, -vorschriften und -methoden erstellt wurden.
Die endgültigen Jahresrechnungen der Unionseinrichtung werden spätestens am 15. November des folgenden Jahres im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.
(5) Der Direktor übermittelt dem Rechnungshof spätestens am 30. September des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres eine Antwort auf die vom Rechnungshof in seinem Jahresbericht formulierten Bemerkungen. Die Antwort der Unionseinrichtung wird gleichzeitig der Kommission zugeleitet.
KAPITEL 2
Rechnungsführung und Bestandsverzeichnisse
Abschnitt 1
Gemeinsame Bestimmungen
Artikel 100
Rechnungsführungssystem
(1) Das Rechnungsführungssystem der Unionseinrichtung dient dazu, Haushalts- und Finanzdaten aufzunehmen, zu klassifizieren und zu registrieren.
(2) Das Rechnungsführungssystem ist untergliedert in eine Finanzbuchführung und eine Buchführung über die Haushaltsvorgänge. Die Buchführungen werden nach Kalenderjahren in Euro erstellt.
(3) Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte kann zudem eine analytische Buchführung unterhalten.
Artikel 101
Gemeinsamte Anforderungen an das Rechnungsführungssystem der Organe und Einrichtungen
Die Rechnungsführungsvorschriften und der einheitliche Kontenplan, die von der Unionseinrichtung anzuwenden sind, werden gemäß Artikel 152 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 vom Rechnungsführer der Kommission festgelegt.
Abschnitt 2
Finanzbuchführung und Haushaltsbuchführung
Artikel 102
Finanzbuchführung
In der Finanzbuchführung werden die Vorfälle und Vorgänge, die sich auf die Wirtschafts-, Finanz- und Vermögenslage der Unionseinrichtung auswirken, nach der Methode der doppelten Buchführung chronologisch nachgezeichnet.
Artikel 103
Buchungsvorgänge in der Finanzbuchführung
(1) In der Finanzbuchführung werden die Salden und die Kontenbewegungen in die Bücher aufgenommen.
(2) Jeder Buchungsvorgang, einschließlich der Berichtigungsbuchungen, stützt sich auf entsprechende, ausdrücklich genannte Belege.
(3) Das Buchungssystem muss es ermöglichen, sämtliche Buchungsvorgänge mittels eines Prüfpfads klar nachzuvollziehen.
Artikel 104
Berichtigungsbuchungen
Der Rechnungsführer der Unionseinrichtung nimmt nach Ende des Haushaltsjahres bis zum Zeitpunkt der Vorlage der endgültigen Jahresrechnungen in der Finanzbuchführung alle Berichtigungen vor, die für eine den tatsächlichen Verhältnissen entsprechende Darstellung der Finanzbuchführung erforderlich sind, aber keine Einzahlungen oder Auszahlungen zulasten des betreffenden Haushaltsjahres bewirken. Diese Berichtigungen müssen den Rechnungsführungsvorschriften nach Artikel 101 genügen.
Artikel 105
Haushaltsbuchführung
(1) Die Haushaltsbuchführung bietet eine ausführliche Aufzeichnung der Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung.
(2) Für die Zwecke von Absatz 1 erfasst sie alle in Titel IV vorgesehenen Haushaltsvollzugshandlungen in Einnahmen und Ausgaben.
Artikel 106
Bestandsverzeichnis
(1) Die Unionseinrichtung führt nach dem vom Rechnungsführer der Kommission vorgegebenen Muster mengen- und wertmäßige Bestandsverzeichnisse aller Sachanlagen, immateriellen Anlagen und Finanzanlagen, die dem Vermögen der Union zuzurechnen sind.
Die Unionseinrichtung prüft die Übereinstimmung der Bestandsverzeichnisse mit dem tatsächlichen Bestand.
(2) Veräußerungen von Sachanlagen der Unionseinrichtung werden in geeigneter Form bekannt gemacht.
TITEL X
EXTERNE PRÜFUNG, ENTLASTUNG UND BETRUGSBEKÄMPFUNG
Artikel 107
Externe Prüfung
(1) Ein unabhängiger externer Prüfer überprüft, dass im Jahresabschluss der Unionseinrichtung vor der Konsolidierung in den endgültigen Jahresrechnungen der Unionseinrichtung ordnungsgemäß die Einnahmen, die Ausgaben und die finanzielle Lage der Unionseinrichtung wiedergegeben sind.
Sofern der Gründungsakt nichts anderes vorsieht, erstellt der Rechnungshof entsprechend den Anforderungen nach Artikel 287 Absatz 1 AEUV einen besonderen Jahresbericht über die Unionseinrichtung.
Bei der Erstellung des in Unterabsatz 2 genannten Berichts berücksichtigt der Rechnungshof die vom unabhängigen externen Prüfer gemäß Unterabsatz 1 durchgeführten Arbeiten sowie die in Reaktion auf die Ergebnisse getroffenen Maßnahmen.
(2) Die Unionseinrichtung übermittelt dem Rechnungshof ihren endgültig verabschiedeten Haushaltsplan. Sie unterrichtet den Rechnungshof binnen kürzester Frist über alle ihre Beschlüsse und Handlungen gemäß den Artikeln 10, 14, 19 und 23.
(3) Für die Kontrolle durch den Rechnungshof gelten die Artikel 158 bis 163 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012.
Artikel 108
Zeitplan für das Entlastungsverfahren
(1) Auf Empfehlung des Rates erteilt das Europäische Parlament vor dem 15. Mai des Jahres n + 2 dem Direktor Entlastung für die Ausführung des Haushaltsplans des Haushaltsjahres n, es sei denn, der Gründungsakt enthält anders lautende Bestimmungen. Der Direktor unterrichtet den Verwaltungsrat über die Bemerkungen des Europäischen Parlaments, die in der Entschließung zum Entlastungsbeschluss enthalten sind.
(2) Kann die in Absatz 1 genannte Frist nicht eingehalten werden, so teilt das Europäische Parlament oder der Rat dem Direktor die Gründe für den Aufschub des Entlastungsbeschlusses mit.
(3) Vertagt das Europäische Parlament die Annahme des Entlastungsbeschlusses, so trifft der Direktor in Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsrat so rasch wie möglich Vorkehrungen, um die Hinderungsgründe auszuräumen.
Artikel 109
Entlastungsverfahren
(1) Der Entlastungsbeschluss betrifft die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Unionseinrichtung, das Haushaltsergebnis sowie das Vermögen und die Schulden der Unionseinrichtung, wie sie im Jahresabschluss dargestellt sind.
(2) Im Vorfeld der Entlastungserteilung prüft das Europäische Parlament nach dem Rat die Jahresrechnungen und den Jahresabschluss der Unionseinrichtung. Des Weiteren prüft es den Jahresbericht des Rechnungshofs mit den Antworten des Direktors der Unionseinrichtung, die relevanten Sonderberichte des Rechnungshofs für das betreffende Haushaltsjahr sowie dessen Erklärung über die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge.
(3) Der Direktor übermittelt dem Europäischen Parlament auf dessen Anfrage und in der in Artikel 165 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 vorgesehenen Weise alle Informationen, die für die ordnungsgemäße Abwicklung des Entlastungsverfahrens für das betreffende Haushaltsjahr erforderlich sind.
Artikel 110
Folgemaßnahmen
(1) Der Direktor trifft alle zweckdienlichen Maßnahmen, um den Bemerkungen im Entlastungsbeschluss des Europäischen Parlaments sowie den Anmerkungen, die den Entlastungsempfehlungen des Rates beigefügt sind, nachzukommen.
(2) Auf Ersuchen des Europäischen Parlaments oder des Rates erstattet der Direktor Bericht über die Maßnahmen, die er aufgrund dieser Bemerkungen und Anmerkungen getroffen hat. Der Direktor übermittelt der Kommission und dem Rechnungshof eine Kopie.
Artikel 111
Vor-Ort-Kontrollen durch Kommission, Rechnungshof und OLAF
(1) Die Unionseinrichtung gewährt Bediensteten der Kommission und sonstigen von ihr ermächtigten Personen sowie dem Rechnungshof Zugang zu ihren Standorten und Räumlichkeiten sowie zu allen zur Durchführung ihrer Prüfungen erforderlichen Daten und Informationen, einschließlich Daten und Informationen in elektronischer Form.
(2) Das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) kann gemäß den Vorschriften und Verfahren, die in der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates (9) und in der Verordnung (Euratom, EG) Nr. 2185/96 des Rates (10) niedergelegt sind, Untersuchungen einschließlich Kontrollen und Überprüfungen vor Ort durchführen, um festzustellen, ob im Zusammenhang mit einer Finanzhilfe oder Auftragsvergabe im Rahmen dieser Verordnung ein Betrugs- oder Korruptionsdelikt oder eine sonstige rechtswidrige Handlung, die den finanziellen Interessen der Union schadet, vorliegt.
(3) Unbeschadet der Absätze 1 und 2 müssen Vereinbarungen mit Drittländern und internationalen Organisationen, Verträge, Finanzhilfevereinbarungen und Vergabeentscheidungen der Unionseinrichtung Bestimmungen enthalten, die den Europäischen Rechnungshof und das OLAF ausdrücklich ermächtigen, solche Rechnungsprüfungen und Untersuchungen im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeiten durchzuführen.
TITEL XI
ÜBERGANGS- UND SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 112
Auskunftsrecht des Europäischen Parlaments und des Rates
Das Europäische Parlament, der Rat und die Kommission sind befugt, zu den in ihre Zuständigkeitsbereiche fallenden Haushaltsfragen alle erforderlichen Auskünfte und Nachweise von der Unionseinrichtung zu erhalten.
Artikel 113
Erlass der neuen Finanzregelung der Unionseinrichtung
Jede der in Artikel 208 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Einrichtungen erlässt eine neue Finanzregelung, die zum 1. Januar 2014 in Kraft treten soll, in jedem Fall jedoch innerhalb von sechs Monaten nach dem Zeitpunkt, ab dem eine Einrichtung - nach Gewährung eines Beitrags zulasten des Haushalts - in den Anwendungsbereich von Artikel 208 der Verordnung fällt.
Artikel 114
Durchführungsbestimmungen zur Finanzregelung der Unionseinrichtung
Der Verwaltungsrat erlässt erforderlichenfalls auf Vorschlag des Direktors und nach Zustimmung der Kommission ausführliche Bestimmungen zur Durchführung der Finanzregelung der Unionseinrichtung.
Artikel 115
Aufhebung
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 wird mit Wirkung vom 1. Januar 2014 aufgehoben. Artikel 40 gilt jedoch weiterhin bis zum 31. Dezember 2014 und Artikel 27 Absätze 4 und 7 gelten weiterhin bis zum 31. Dezember 2015.
Artikel 116
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft. Sie gilt ab dem 1. Januar 2014. Artikel 47 und Artikel 82 Absatz 5 gelten jedoch erst ab dem 1. Januar 2015, Artikel 32 und Artikel 33 Absätze 5 und 8 erst ab dem 1. Januar 2016.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 30. September 2013
REGOLAMENT TA’ DELEGA TAL-KUMMISSJONI (UE) Nru 1271/2013
tat-30 ta’ Settembru 2013
dwar Regolament Finanzjarju ta’ qafas għall-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill
IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta’ Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (1), u partikolarment l-Artikolu 208 tiegħu,
Billi:
(1)
ir-Regolament tal-Kummissjoni (KE, Euratom) Nru 2343/2002 (2) dwar ir-Regolament Finanzjarju ta’ qafas għall-korpi mwaqqfa mill-Komunitajiet kien ibbażat fuq ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (3). ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 1605/2002 ġie sostitwit bir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012. Huwa għalhekk neċessarju li jkun rivedut ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2343/2002. Fl-interessi taċ-ċarezza, huwa neċessarju li r-Regolament (KE, Euratom) Nru 2343/2002 ikun sostitwit.
(2)
Huwa meħtieġ li titqies id-dikjarazzjoni konġunta tal-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni Ewropea dwar l-aġenziji deċentralizzati tad-19 ta’ Lulju 2012.
(3)
Ċerti dispożizzjonijiet tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 2343/2002 jeħtieġ li jiġu riveduti sabiex iqisu l-esperjenza miksuba fl-applikazzjoni tagħhom.
(4)
Dan ir-Regolament għandu jistabbilixxi prinċipji wiesgħa u regoli bażiċi applikabbli għall-korpi mwaqqfa skont it-TFUE u t-Trattat tal-Euratom (minn hawn’ il quddiem “korpi tal-Unjoni”) li jirċievu kontribuzzjonijiet li jitħallsu mill-baġit u mingħajr ħsara għall-att kostitwenti. Fuq il-bażi ta’ dan ir-Regolament korpi tal-Unjoni għandhom jadottaw ir-regoli finanzjarji tagħhom stess li ma jistgħux ivarjaw mir-Regolament għajr meta l-ħtiġijiet speċifiċi tagħhom jirrikjedu dan u bil-kunsens bil-quddiem tal-Kummissjoni.
(5)
Madankollu korpi tal-Unjoni li kompletament jiffinanzjaw lilhom infushom, li għalihom dan ir-Regolament ma japplikax, għal raġunijiet ta’ konsistenza għandhom jistabbilixxu regoli simili fejn xieraq. F’konformità mal-istqarrija konġunta tal-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni tad-19 ta’ Lulju 2012, dawk il-korpi għandhom jippreżentaw lill-Parlament Ewropew, lill-Kunsill u lill-Kummissjoni rapport annwali dwar l-eżekuzzjoni tal-baġit tagħhom u jqisu kif jixraq it-talbiet tagħhom u r-rakkomandazzjonijiet.
(6)
Korpi tal-Unjoni għandhom jistabbilixxu u jimplimentaw il-baġit tagħhom skont il-ħames prinċipji fundamentali tal-liġi baġitarja - unità, akkuratezza, universalità, speċifikazzjoni u annwalità, u l-prinċipji ta’ ekwilibriju, unità tal-kontijiet, ġestjoni finanzjarja tajba u trasparenza.
(7)
In-natura ta’ ibbilanċjar tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni għandha tkun enfasizzata. Il-parti tar-riżultat baġitarju pożittiv tal-korp tal-Unjoni li jaqbeż l-ammont tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni mħallas matul is-sena għandu jkun rrotarnat lil baġit tal-Unjoni.
(8)
Fejn l-att kostitwenti jistipula li d-dħul huwa kostitwit minn tariffi jew imposti b’żieda mal-kontribuzzjoni tal-Unjoni u li d-dħul li jirriżulta minn tariffi u imposti jkun assenjat għal punti partikolari ta’ nefqa, korpi tal-Unjoni għandu jkollhom il-possibbiltà li jittrasferixxu l-bilanċ fil-forma ta’ dħul assenjat.
(9)
Huwa meħtieġ li jiġi żgurat illi t-tariffi huma stabbiliti f’livell xieraq biex ikopru l-kostijiet tal-forniment tas-servizzi u biex jevitaw surpluses sinifikanti.
(10)
Id-delega ta’ kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit lil korpi tal-Unjoni jeħtieġ li tiġi ġustifikata kif dovut mill-karatteristiċi tal-kompiti u l-għarfien espert speċifiku tal-korp tal-Unjoni, filwaqt li tiġi żgurata l-ġestjoni finanzjarja tajba u l-kosteffiċjenza. Il-kompiti ddelegati għandhom ikunu kompatibbli mal-att kostitwenti.
(11)
Il-korpi tal-Unjoni għandhom jitħallew jirċievu għotjiet ad hoc biss jekk dan ikun ipprovdut espressament fl-atti bażiċi relevanti u awtorizzati fl-att kostitwenti.
(12)
Skont l-Artikolu 50 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-korp tal-Unjoni għandu jieħu sehem f’eżerċizzju ta’ benchmarking ma’ korpi u istituzzjonijiet oħra tal-Unjoni.
(13)
Huwa neċessarju li jiġu stabbiliti regoli dwar il-pjan ta’ azzjoni biex isir segwitu tal-konklużjonijiet tal-evalwazzjonijiet perjodiċi ġenerali sabiex tkun żgurata l-implimentazzjoni effiċjenti tagħhom.
(14)
Sabiex jiġi żgurat programmar konsistenti, il-korp tal-Unjoni għandu jfassal dokument li jkun fih l-ipprogrammar annwali u pluriennali li jqis il-gwida tal-Kummissjoni.
(15)
Il-korp tal-Unjoni għandu jallinja l-iskeda ta’ programmar annwali u pluriennali mal-proċedura baġitarja biex jiżgura l-effiċjenza tagħha u l-konsistenza tad-dokumenti kollha tal-ipprogrammar.
(16)
Huwa neċessarju li tkun iċċarata l-arkitettura attwali tal-awditjar intern u tal-funzjonijiet ta’ kontroll intern u li jkunu ssimplifikati r-rekwiżiti ta’ rapportar. Il-funzjoni tal-awditjar intern fil-korp tal-Unjoni għandha titwettaq mill-awditur intern tal-Kummissjoni li għandu jwettaq awditi meta dawn ikunu iġġustifikati mir-riskji involuti. Huwa neċessarju li jkunu pprovduti regoli dwar l-istabbiliment u l-funzjonament tal-kapaċitajiet tal-awditjar intern.
(17)
L-obbligi ta’ rappurtar għandhom jiġu razzjonalizzati. Korpi tal-Unjoni għandhom jipprovdu r-rapport annwali tal-attività kkonsolidat li jinkludi informazzjoni komprensiva dwar l-implimentazzjoni tal-programm ta’ ħidma tagħhom, il-baġit, il-pjan ta’ politika tal-persunal, il-ġestjoni tiegħu u s-sistemi interni ta’ kontroll.
(18)
Sabiex titjieb il-kostefficjenza ta’ korpi tal-Unjoni, huwa neċessarju li tkun prevista l-possibbiltà ta’ kondiviżjoni tas-servizzi jew it-trasferment tagħhom lil korp ieħor tal-Unjoni jew lill-Kummissjoni. B’mod partikolari l-kosteffiċjenza tista’ tittejjeb billi l-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni ikun jista’ jkun fdat bil-kompiti kollha tal-uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni, jew parti minnhom.
(19)
Kif previst fir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, il-possibbiltà biex tikkategorizza impenji mifruxa fuq għadd ta’ snin f’porzjonijiet annwali għandha tkun permessa biss fejn l-att kostitwenti jew l-att bażiku jipprovdu għal dan jew fejn ikunu relatati man-nefqa amministrattiva
(20)
Sabiex jallinjaw ir-regoli dwar id-dħul assenjat ma’ dawk tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 huwa neċessarju li jsiru provvedimenti għal regoli fuq divrenzjar tad-dħul assenjat (intern u estern) kif ukoll dwar ir-riport tagħhom.
(21)
Sabiex jiġu allinjati r-regoli dwar it-trattament tal-imgħax iġġenerat mill-kontribuzzjoni tal-Unjoni lejn l-korp tal-Unjoni ma’ dawk tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, huwa neċessarju li jkun provdut li l-imgħax ma jkunx dovut lill-baġit.
(22)
Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 jipprovdi għal possibbiltà li jiddaħħal impenn legali qabel impenn baġitarju f’każijiet speċifiċi. Korpi tal-Unjoni għandu jkollhom ukoll dik il-possibbiltà.
(23)
Sabiex tiġi żgurata konsistenza bejn ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2343/2002 u r-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, dispożizzjonijiet speċifiċi dwar l-akkwisti u l-għotjiet ma għandhomx ikunu permessi. L-applikazzjoni ta’ sett wieħed ta’ regoli tiżgura simplifikazzjoni tal-ħidma tal-korp tal-Unjoni u tippermetti l-użu tal-linji gwida u l-mudelli mħejjija mill-Kummissjoni.
(24)
Il-possibilità li jingħataw premji mill-korp tal-Unjoni għandha tkun introdotta sabiex ikunu allinjati d-dispożizzjonijiet tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 2343/2002 mar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
(25)
Biex jidentifikaw u jreġu b’mod korrett ir-riskju ta’ kunflitt ta’ interess reali jew perċepiti, korpi tal-Unjoni għandhom ikunu meħtieġa jadottaw regoli dwar il-prevenzjoni u l-ġestjoni ta’ kunflitt ta’ interessi. Dawn ir-regoli għandhom iqisu l-linji gwida żviluppati mill-Kummissjoni wara d-dikjarazzjoni Konġunta tal-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni tad-19 ta’ Lulju 2012.
(26)
Id-dispożizzjonijiet dwar il-politika tal-bini, inkluża l-introduzzjoni tal-possibilità u l-kundizzjonijiet li jippermettu lil korpi tal-Unjoni jiksbu self, għandhom ikunu allinjati mar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 li jiżgura applikazzjoni konsistenti tar-regoli li għadhom kemm ġew introdotti mill-korpi u l-istituzzjonijiet kollha tal-Unjoni.
(27)
Huwa meħtieġ li jsir provvediment għal dispożizzjonijiet tranżizzjonali għall-programmar u r-rappurtar minħabba li l-Kummissjoni għandha bżonn iż-żmien biex tiżviluppa l-linji gwida xierqa b’kooperazzjoni mal-korpi tal-Unjoni,
(28)
Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fil-jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea sabiex tkun tista’ ssir l-adozzjoni f’waqtha tar-regolamenti finanzjarji riveduti tal-korpi tal-Unjoni mill-1 ta’ Jannar 2014 sabiex tiżgura regoli koerenti tal-qafas finanzjarju pluriennali li jmiss.
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
TITOLU I
DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI
Artikolu 1
Suġġett
Dan ir-Regolament jistabbilixxi r-regoli finanzjarji essenzjali li fuqhom korp tal-Unjoni għandu jadotta r-regoli finanzjarji tiegħu. Ir-regoli finanzjarji tal-korpi tal-Unjoni ma jmorrux lil hinn mir-regolament finanzjarju ta’ qafas għajr meta l-ħtiġijiet speċifiċi tagħhom jirrikjedu dan u bil-kunsens bil-quddiem tal-Kummissjoni.
Artikolu 2
Definizzjonijiet
Għall-finijiet ta’ dan ir-Regolament, japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:
-
“att kostitwenti” tfisser l-istrument tal-liġi tal-Unjoni li jirregola l-aspetti ewlenin tat-twaqqif u t-tħaddim tal-korp tal-Unjoni;
-
“baġit tal-korp tal-Unjoni” tfisser l-istrument li, għal kull sena finanzjarja, ibassar u jawtorizza d-dħul u n-nefqa kollha meqjusa neċessarji għall-korp tal-Unjoni;
-
“korp tal-Unjoni” tfisser kull korp imsemmi fl-Artikolu 208 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;
-
“bord ta’ ġestjoni” tfisser il-korp intern prinċipali tal-korp tal-Unjoni li huwa responsabbli għat-teħid ta’ deċiżjonijiet dwar kwistjonijiet finanzjarji u baġitarji, irrispettivament mill-isem li ngħata fl-att kostitwenti;
-
“direttur” tfisser il-persuna responsabbli għall-implimentazzjoni tad-deċiżjonijiet tal-bord ta’ ġestjoni u l-baġit tal-korp tal-Unjoni bħala uffiċjal awtorizzanti, irrispettivament mit-titolu mogħti lil dik il-persuna fl-att kostitwenti;
-
“il-bord eżekuttiv” tfisser il-korp intern tal-korp tal-Unjoni li jassisti lill-bord ta’ ġestjoni u li r-responsabbiltajiet tiegħu u r-regoli tal-proċeduri huma stabbiliti fl-att kostitwenti.
Artikolu 3
Perjodi, dati u limiti ta’ żmien
Sakemm ma jkunx ipprovdut mod ieħor, ir-Regolament (KEE, Euratom) Nru 1182/71 tal-Kunsill (4) japplika għall-iskadenzi stabbiliti b’dan ir-Regolament.
Artikolu 4
Protezzjoni ta’ dejta personali
Dan ir-Regolament huwa mingħajr ħsara għar-rekwiżiti tad-Direttiva 95/46/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (5) u tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill. (6)
Artikolu 5
Rispett għall-prinċipji baġitarji
Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jkun stabbilit u implimentat f’konformità mal-prinċipji tal-unità, l-akkuratezza baġitarja, l-annwalità, l-ekwilibriju, l-unità tal-kontijiet, l-universalità, l-ispeċifikazzjoni, il-ġestjoni finanzjarja tajba li titlob kontroll intern effettiv u effiċjenti, u t-trasparenza kif imniżżel f’dan ir-Regolament.
TITOLU II
PRINĊIPJI BAĠITARJI
KAPITOLU 1
Prinċipji tal-unità u l-akkuratezza tal-baġit
Artikolu 6
Ambitu tal-baġit tal-korp tal-Unjoni
1. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jinkludi:
(a)
id-dħul proprju ġej minn tariffi u imposti li l-korp tal-Unjoni huwa awtorizzat jiġbor bis-saħħa tal-kompiti fdati lilu, u kwalunkwe dħul ieħor;
(b)
dħul magħmul mill-kontribuzzjonijiet finanzjarji tal-Istati Membri ospitanti;
(c)
kontribuzzjoni mogħtija mill-Unjoni;
(d)
dħul assenjat għal partiti speċifiċi tan-nefqa skont l-Artikolu 23(1);
(e)
in-nefqa tal-korp tal-Unjoni, inkluż in-nefqa amministrattiva.
2. Id-dħul li jikkonsisti minn tariffi u imposti jiġu assenjati biss f’każijiet eċċezzjonali u debitament ġustifikati previsti fl-att kostitwenti.
3. Meta waħda jew bosta mill-atti kostitwenti jipprovdu li kompiti definiti b’mod ċar huma ffinanzjati separatament jew meta korp tal-Unjoni jimplimenta kompiti fdati lilu minn ftehim ta’ delega, huwa jżomm kontijiet separati, dwar l-operazzjonijiet ta’ dħul u nefqa. Il-korp tal-Unjoni jidentifika b’mod ċar kull grupp ta’ kompiti fl-ipprogrammar tar-riżorsi umani inkluż fid-dokument ta’ programmar annwali u pluriennali msemmi fl-Artikolu 32.
Artikolu 7
Għotjiet ad hoc
1. Korpi tal-Unjoni ad hoc ma jistgħux jirċievu għotjiet mill-baġit sakemm ma jkunux awtorizzati fl-att kostitwenti u espressament previsti mill-att bażiku.
2. Fejn l-korp tal-Unjoni jkun ġie awtorizzat li jirċievi għotjiet ad hoc il-kompiti ffinanzjati permezz ta’ dawn l-għotjiet ikunu inklużi fil-programm ta’ ħidma annwali msemmi fl-Artikolu 32(3).
Artikolu 8
Ftehimiet ta’ delega
1. Il-korp tal-Unjoni ma jkunx fdat il-kompiti għall-implimentazzjoni tal-baġit mill-Kummissjoni ħlief jekk dan ikun debitament iġġustifikat min-natura speċjali tal-azzjoni u l-għarfien espert speċifiku tal-korp tal-Unjoni.
2. L-għażla tal-korp tal-Unjoni tqis debitament dan li ġej:
(a)
il-kosteffiċjenza f’li jkunu afdati dawk il-kompiti;
(b)
l-impatt fuq l-istruttura ta’ governanza tal-entità u dwar ir-riżorsi finanzjarji u umani tagħha.
3. Fejn il-Kummissjoni eċċezzjonalment tafda kompiti f’idejn l-korp tal-Unjoni:
(a)
l-Artikolu 60 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 japplika għall-korp tal-Unjoni fir-rigward ta’ fondi allokati għal dawk il-kompiti u l-Artikoli 108 u 109 ta’ dan ir-Regolament ma japplikawx;
(b)
il-kompiti fdati għandhom ikunu msemmija fil-programm ta’ ħidma annwali tal-korp tal-Unjoni, msemmi fl-Artikolu 32(3), għall-finijiet ta’ informazzjoni biss.
4. Mingħajr ħsara għall-paragrafu 2, l-uffiċjal awtorizzanti jikkonsulta mal-bord ta’ ġestjoni qabel ma jiġi ffirmat il-ftehim ta’ delega.
Artikolu 9
Regoli speċifiċi dwar il-prinċipji tal-unità u l-akkuratezza baġitarja
1. L-ebda dħul ma jinġabar u l-ebda nefqa ma ssir sakem ma jkunux marbuta ma’ linja fil-baġit tal-korp tal-Unjoni.
2. L-ebda nefqa ma tista’ tkun impenjata jew awtorizzata lil hinn mill-appropjazzjonijiet awtorizzati fil-baġit tal-korp tal-Unjoni.
3. Approprjazzjoni tista’ tkun imdaħħla fil-baġit tal-korp tal-Unjoni biss jekk din tkun għal element ta’ nefqa meqjus bħala neċessarju.
4. L-imgħaxijiet iġġenerati mill-pagament ta’ prefinanzjament li jkun sar mill-baġit tal-korp tal-Unjoni ma jkunx dovut lill-korp tal-Unjoni.
KAPITOLU 2
Prinċipju tal-annwalità
Artikolu 10
Definizzjoni
L-approprjazzjonijiet imdaħħla fil-baġit tal-korp tal-Unjoni jkunu awtorizzati għal sena finanzjarja mill-1 ta’ Jannar sal-31 ta’ Diċembru.
Artikolu 11
Tip ta’ approprjazzjonijiet
1. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jkun fih approprjazzjonijiet mhux differenzjati u, fejn ġustifikat mill-ħtiġiet operazzjonali, approprjazzjonijiet differenzjati. Approprjazzjonijiet differenzjati jikkonsistu f’approprjazzjonijiet ta’ impenn u f’approprjazzjonijiet ta’ pagament.
2. L-approprjazzjonijiet ta’ impenn ikopru l-kost totali tal-impenji legali assunti matul is-sena finanzjarja.
3. L-approprjazzjonijiet ta’ pagament ikopru l-pagamenti magħmula biex jonoraw l-impenji legali li jsiru matul is-sena finanzjarja jew is-snin finanzjarji preċedenti.
Artikolu 12
Kontabilità għad-dħul u għall-approprjazzjonijiet
1. Id-dħul tal-korp tal-Unjoni msemmi fl-Artikolu 6 jiddaħħal fil-kontijiet tas-sena finanzjarja skont l-ammonti miġbura matul dik is-sena finanzjarja.
2. Id-dħul tal-korp tal-Unjoni jwassal għal ammont ekwivalenti ta’ appropjazzjonijiet ta’ pagament.
3. L-approprjazzjonijiet awtorizzati għal sena finanzjarja jintużaw biss biex ikopru n-nefqa impenjata u mħallsa f’dik is-sena finanzjarja u biex ikopru ammonti dovuti kontra impenji minn snin finanzjarji preċedenti.
4. L-impenji jkunu rreġistrati fil-kontijiet fuq il-bażi tal-impenji legali li jsiru sal-31 ta’ Diċembru.
5. Il-pagamenti jkunu rreġistrati fil-kontijiet għal sena finanzjarja fuq il-bażi tal-pagamenti affettwati mill-uffiċjal tal-kontabilità sal-31 ta’ Diċembru ta’ dik is-sena.
Artikolu 13
Impenn tal-approprjazzjonijiet
L-approprjazzjonijiet imdaħħla fil-baġit tal-korp tal-Unjoni jistgħu jkunu impenjati b’effett mill-1 ta’ Jannar, ladarba l-baġit tal-korp tal-Unjoni jkun ġie adottat b’mod definittiv.
Artikolu 14
Tħassir u riport tal-approprjazzjonijiet
1. Approprjazzjonijiet li ma jkunux ġew użati sat-tmiem tas-sena finanzjarja li għaliha jkunu rreġistrati jkunu kkanċellati. Madankollu, dawn jistgħu jiġu riportati, iżda biss għas-sena finanzjarja segwenti, b’deċiżjoni meħuda sal-15 ta’ Frar mill-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, mill-bord eżekuttiv f’konformità mal-paragrafi 3 u 4 jew jistgħu jiġu riportati awtomatikament f’konformità mal-paragrafu 5.
2. L-approprjazzjonijiet li jirrigwardaw in-nefqa relatata mal-persunal ma jistgħux jiġu ttrasferiti.
3. Approprjazzjonijiet ta’ impenn differenzjati u approprjazzjonijiet mhux differenzjati li ma jkunux ġew impenjati fl-għeluq tas-sena finanzjarja jistgħu jiġu riportati fir-rigward ta’:
(a)
ammonti li jikkorrispondu mal-approprjazzjonijiet ta’ impenn;
(b)
ammonti li jikkorrispondu għal approprjazzjonijiet mhux differenzjati relatati ma’ proġetti ta’ bini li dwarhom il-parti l-kbira tal-istadji preparatorji għall-proċedura tal-impenn ikunu tlestew sal-31 ta’ Diċembru. L-istadju ta’ tħejjija tal-proċedura ta’ impenn ikun speċifikat fir-regoli li jimplimentaw ir-Regolament Finanzjarju ta’ kull korp tal-Unjoni.
Tali ammonti jistgħu jkunu impenjati sal-31 ta’ Marzu tas-sena ta’ wara, jew sal-31 ta’ Diċembru tas-sena ta’ wara għal ammonti relatati ma’ proġetti ta’ bini;
4. Approprjazzjonijiet ta’ pagament jistgħu jiġu riportati fir-rigward ta’ ammonti meħtieġa biex ikopru impenji eżistenti jew impenji marbuta ma’ approprjazzjonijiet ta’ impenn riportati, meta l-approprjazzjonijiet ta’ pagament li hemm provvediment dwarhom fil-linji tal-baġiti relevanti għas-sena finanazjarja segwenti ma jkunux biżżejjed biex ikopru l-ħtiġijiet.
Il-korp tal-Unjoni kkonċernat l-ewwel juża l-approprjazzjonijiet awtorizzati għas-sena finanzjarja kurrenti u ma jużax mill-approprjazzjonijiet li jiġu riportati sakemm dawk preċedenti ma jkunux eżawriti.
5. Approprjazzjonijiet mhux differenzjati li jkunu jikkorrispondu għall-obbligi kkuntrattati kif suppost sat-tmiem tas-sena finanzjarja jiġu riportati awtomatikament għas-sena finanzjarja segwenti biss.
6. Approprjazzjonijiet riportatai li ma jkunux impenjati sal-31 ta’ Marzu tas-sena N + 1 jitħassru awtomatikament u jkunu identifikati fil-kontjiiet.
Artikolu 15
Regoli dwar it-trasferiment ’il quddiem għad-dħul assenjat
Ir-riport tad-dħul assenjat imsemmi fl-Artikolu 23 u ta’ approprjazzjonijiet mhux użati disponibbli fil-31 ta’ Diċembru li jirriżultaw minn tali dħul ikunu konformi mar-regoli li ġejjin:
(a)
id-dħul assenjat estern ikun riportat awtomatikament u jkun użat għalkollox sakemm l-operazzjonijiet kollha li jirrigwardaw il-programm jew l-azzjoni li jkunu ġew assenjati għalihom ikunu twettqu; id-dħul assenjat estern riċevut matul l-aħħar sena tal-programm jew tal-azzjoni jista’ jerġa’ jintuża fl-ewwel sena tal-programm jew azzjoni sussegwenti;
(b)
id-dħul assenjat intern jiġi riportat għal sena waħda biss, bl-eċċezzjoni tad-dħul assenjat intern definit fil-punt (f) tal-Artikolu 23(3), li jkun riportat awtomatikament.
Sa mhux aktar tard mill-1 ta’ Ġunju tas-sena N + 1, il-korp tal-Unjoni jinforma lill-Kummissjoni dwar l-implimentazzjoni ta’ kull dħul assenjat li jkun ġie riportat.
Artikolu 16
Diżimpenjar tal-approprjazzjonijiet
Meta jiġu diżempenjati approprjazzjonijiet fi kwalunkwe sena finanzjarja wara dik li fiha l-approprjazzjonijiet kienu ddaħħlu fil-baġit tal-korp tal-Unjoni bħala riżultat ta’ nuqqas ta’ implimentazzjoni totali jew parzjali tal-azzjonijiet li għalihom kienu allokati, l-approprjazzjonijiet ikkonċernati jkunu kkanċellati.
Artikolu 17
Impenji
1. Mill-15 ta’ Ottubru ta’ kull sena, nefqa amministrattiva ta’ rutina tista’ tkun allokata bil-quddiem mal-appropjazzjonijiet ipprovduti għas-sena finanzjarja ta’ wara. Madankollu, tali impenji ma jaqbżux il-kwart tal-approprjazzjonijiet deċiżi mill-bord ta’ ġestjoni fuq il-linja tal-baġit li tikkorrispondi magħhom għas-sena finanzjarja kurrenti. Dawn ma japplikawx għal nefqa ġdida tat-tip li tkun għadha mhux approvat fil-prinċipju fl-aħħar baġit tal-korp tal-Unjoni adottat kif xieraq.
2. In-nefqa li titħallas bil-quddiem, per eżempju kera, tista’ tagħti lok għal pagamenti mill-1 ta’ Diċembru ’l quddiem li jitħallsu mill-appropjazzjonijiet għas-sena finanzjarja ta’ wara. F’dan il-każ, il-limitu msemmi fil-paragrafu 1 ma japplikax.
Artikolu 18
Regoli applikabbli fil-każ ta’ adozzjoni tard tal-baġit tal-korp tal-Unjoni
1. Jekk il-baġit tal-korp tal-Unjoni ma jkunx ġie definittivament adottat fil-bidu tas-sena finanzjarja, ir-regoli stabbiliti fil-paragrafi 2 sa 6 japplikaw.
2. L-impenji u l-pagamenti jistgħu jsiru fil-limiti stabbiliti fil-paragrafu 3.
3. Impenji jistgħu jsiru għal kull kapitolu sa massimu ta’ kwart tat-total tal-approprjazzjonijiet awtorizzati fil-kapitolu relevanti tas-sena finanzjarja preċedenti flimkien ma’ parti minn kull tnax għal kull xhar li jkun għadda.
Il-limitu tal-appropjazzjonijiet previst fir-rendikont tal-estimi tad-dħul u n-nefqa ma’ jinqabiżx.
Il-pagamenti jistgħu jsiru kull xhar għal kull kapitolu sa massimu ta’ parti minn kull tnax tal-approprjazzjonijiet allokati fil-kapitolu relevanti tas-sena finanzjarja preċedenti. Dik is-somma, madankollu, ma tkunx aktar minn parti minn kull tnax tal-approprjazzjonijiet previsti fl-istess kapitolu fir-rendikont tal-estimi tad-dħul u n-nefqa.
4. L-approprjazzjonijiet awtorizzati fil-kapitolu rilevanti tas-sena finanzjarja preċedenti, kif speċifikat fil-paragrafi 2 u 3, jinftiehmu li jirreferu għall-approprjazzjonijiet ivvotati fil-baġit tal-korp tal-Unjoni, inkluż permezz ta’ baġits emendatorji, u wara aġġustament għat-trasferimenti li jkunu saru matul dik is-sena finanzjarja.
5. Fuq talba tad-direttur, jekk il-bżonnijiet ta’ kontinwità tal-azzjoni mill-korp u l-ġestjoni tal-Unjoni jirrikjedu dan, il-bord ta’ ġestjoni, jista’ jawtorizza nefqa li tkun iktar minn parti waħda minn kull tnax proviżorji iżda li ma taqbiżx it-total ta’ erba’ partijiet minn kull tnax proviżorji, ħlief f’każijiet debitament ġustifikati, kemm għall-impenji kif ukoll għall-pagamenti b’mod addizzjonali ma’ dawk li jsiru disponibbbli b’mod awtomatiku skont il-paragrafi 2 u 3.
Il-partijiet minn kull tnax addizzjonali jkunu awtorizzati b’mod sħiħ u ma għandhomx ikunu diviżibbli.
6. Jekk, għal kapitolu partikolari, l-awtorizzazzjoni ta’ erba’ partijiet minn kull tnax proviżorji mogħtija skont il-paragrafu 5 ma tkunx suffiċjenti biex tiġi koperta n-nefqa meħtieġa biex tkun evitata interruzzjoni fil-kontinwità tal-azzjoni mill-korp tal-Unjoni fil-qasam kopert bil-kapitolu kkonċernat, tista eċċezzjonalment tingħata awtorizzazzjoni biex jinqabeż l-ammont tal-approprjazzjonijiet imdaħħla fil-kapitolu korrispondenti tal-baġit tal-korp tal-Unjoni tas-sena finanzjarja preċedenti. Il-bord ta’ ġestjoni jaġixxi skont il-proċeduri previsti fil-paragrafu 5. Madankollu, it-total kumplessiv disponibbli tal-approprjazzjonijiet fil-baġit tal-korp tal-Unjoni tas-sena finanzjarja preċedenti jew l-abbozz tal-baġit tal-korp tal-Unjoni, kif propost, ma jistax jinqabeż fl-ebda ċirkostanza.
KAPITOLU 3
Prinċipju tal-ekwilibriju
Artikolu 19
Definizzjoni u ambitu
1. Id-dħul u l-approprjazzjonijiet ta’ pagament ikunu bbilanċjati.
2. Appropjazzjonijiet għall-impenn ma jistgħux jaqbżu l-ammont ta’ kontribuzzjoni tal-Unjoni, flimkien mad-dħul proprju u kull dħul ieħor imsemmi fl-Artikolu 6.
3. Għal korpi li għalihom id-dħul huwa kostitwit minn tariffi jew imposti b’żieda mal-kontribuzzjoni tal-Unjoni, it-tariffi għandhom ikunu ffissati f’livell li jkun tali li tiġi evitata akkumulazzjoni sinifikanti ta’ surplus. Fejn riżultat baġitarju pożittiv jew negattiv sinifikanti, fit-tifsira tal-Artikolu 97, isir rikurrenti, il-livell tat-tariffi u l-imposti jkun revedut.
4. Il-korp tal-Unjoni ma jistax jissellef fil-qafas tal-baġit tal-korp tal-Unjoni.
5. Il-kontribuzzjoni tal-Unjoni lejn l-korp tal-Unjoni tikkostitwixxi għall-baġit tal-korp tal-Unjoni kontribuzzjoni ta’ bbilanċjar u tista’ tinqasam f’għadd ta’ pagamenti.
6. Il-korp tal-Unjoni jimplimenta ġestjoni rigoruża tal-kontanti, filwaqt li jqis id-dħul assenjat, sabiex jiżgura li l-bilanċi kontanti jkunu limitati għal bżonnijiet debitament ġustifikati. Mat-talbiet għall-pagamenti matul is-sena, huwa jippreżenta tbassir dettaljat u aġġornat tar-rekwiżiti kontanti tiegħu, inkluż informazzjoni dwar id-dħul assenjat.
Artikolu 20
Riżultat tal-baġit mis-sena finanzjarja
1. Jekk ir-riżultat tal-baġit skont it-tifsira tal-Artikolu 97 huwa pożittiv, huwa jitħallas lura lill-Kummissjoni sal-ammont tal-kontribuzzjonijiet imħallsa matul is-sena. Il-parti tar-riżultat tal-baġit li taqbeż l-ammont tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni mħallas matul il-perjodu ta’ sena jiddaħħal fil-baġit tal-korp tal-Unjoni għas-sena finanzjarja segwenti bħala dħul.
L-ewwel subparagrafu japplika wkoll meta d-dħul tal-korp tal-Unjoni huwa kkostitwit minn tariffi u imposti addizzjonali mal-kontribuzzjoni tal-Unjoni.
Id-differenza bejn il-kontribuzzjoni mdaħħla fil-baġit u dik attwalment imħallsa lill-korp tal-Unjoni tkun ikkanċellat.
Mhux aktar tard mill-31 ta’ Jannar tas-sena N, il-korp tal-Unjoni jipprovdi estimu tar-riżultat tal-baġit għas-sena N - 1, li jrid jintradd lura lill-baġit aktar tard fis-sena N, sabiex tiġi kompluta l-informazzjoni diġà disponibbli dwar ir-riżultat tal-baġit tas-sena N - 2. Din l-informazzjoni tiġi kkunsidrata kif dovut mill-Kummissjoni meta tkun qed tivvaluta l-ħtiġijiet finanzjarji tal-korp tal-Unjoni għas-sena N + 1.
2. F’każijiet eċċezzjonali, fejn l-att kostitwenti jistipula li d-dħul li jirriżulta minn tariffi u imposti jkun assenjat għal partiti partikolari ta’ nefqa, l-korp tal-Unjoni jista’ jirriporta l-bilanċ tat-tariffi u l-imposti bħala dħul assenjat għall-attivitajiet relatati mal-provvista tas-servizzi li għalihom huma dovuti t-tariffi.
3. Jekk riżultat tal-baġit skont it-tifsira tal-Artikolu 97 juri żbilanċ negattiv, dan jiddaħħal fil-baġit tal-korp tal-Unjoni għas-sena finanzjarja segwenti bħala approprjazzjonijiet ta’ pagament jew, fejn xieraq, ipatti għalih b’riżultat pożittiv tal-baġit tal-korp tal-Unjoni fis-snin finanzjarji segwenti.
4. Id-dħul jew l-approprjazzjonijiet ta’ pagament jiddaħħlu fil-baġit tal-korp tal-Unjoni waqt il-proċedura baġitarja permezz tal-proċedura tal-ittra ta’ emenda stabbilita fl-Artikolu 39 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 jew, waqt li tkun għaddejja l-implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjon, permezz ta’ baġit emendatorju.
KAPITOLU 4
Prinċipju tal-unità tal-kontijiet
Artikolu 21
Użu tal-euro
Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jitħejja u jkun implementat f’euro u l-kontijiet ikunu ppreżentati f’euro. Madankollu, għall-iskop ta’ fluss tal-flus, l-uffiċċjal tal-kontabilità u, fil-każ ta’ kontijiet imprest, l-amministraturi imprest, ikunu awtorizzati biex jagħmlu operazzjonijiet f’muniti oħra kif preskritt fir-regoli finanzjarji ta’ kull korp tal-Unjoni.
KAPITOLU 5
Prinċipju tal-universalità
Artikolu 22
Definizzjoni u ambitu
Mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 23, id-dħul totali jkopri l-approprjazzjonijiet ta’ pagament totali. Mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 25, id-dħul u n-nefqa kollha jkunu rreġistrati b’mod sħiħ mingħajr l-ebda aġġustament kontra xulxin.
Artikolu 23
Dħul assenjat
1. Id-dħul assenjat estern u d-dħul assenjat intern jintużaw biex jiffinanzjaw partiti speċifiċi tan-nefqa.
2. Dawn li ġejjin jikkostitwixxu dħul assenjat estern:
(a)
kontribuzzjonijiet finanzjarji mill-Istati Membri u pajjiżi terzi, inklużi fiż-żewġ każijiet l-aġenziji pubbliċi tagħhom, entitajiet, jew persuni fiżiċi għal ċerti attivitajiet, ta’ korpi tal-Unjoni sakemm dan hu previst fil-ftehim milħuq bejn il-korp tal-Unjoni u l-Istati Membri, pajjiżi terzi jew aġenziji pubbliċi, entitajiet jew persuni naturali inkwistjoni;
(b)
dħul allokat għal skop speċifiku, bħal dħul minn fondazzjonijiet, sussidji, rigali u legati;
(c)
kontribuzzjonijiet finanzjarji, mhux koperti mill-punt (a), għall-attivitajiet ta’ korpi tal-Unjoni minn pajjiżi terzi jew minn korpi mhux tal-Unjoni:
-
dħul minn għotjiet ad hoc imsemmija fl-Artikolu 7,
-
dħul minn ftehimiet ta’ delega msemmija fl-Artikolu 8;
(d)
dħul assenjat intern imsemmi fil-paragrafu 3, sal-punt li dan ikun anċillari għad-dħul ieħor imsemmi fil-punti minn (a) sa (c) ta’ dan il-paragrafu;
(e)
dħul minn tariffi u imposti msemmija fl-Artikolu 6(2).
3. Dawn li ġejjin jikkostitwixxu dħul assenjat intern:
(a)
dħul minn partijiet terzi fir-rigward ta’ prodotti, servizz jew xogħol fornuti fuq talba tagħhom stess, għajr it-tariffi u l-imposti msemmija fl-Artikolu 6(1)(a);
(b)
rikavat mill-bejgħ ta’ vetturi, tagħmir, istallazzjonijiet, materjali u apparat xjentifiku u tekniku li jkun sostitwit jew mormi meta l-valur kif imniżżel fil-kontijiet huwa deprezzat għal kollox;
(c)
dħul li joriġina mir-rifużjoni, skont l-Artikolu 62, ta’ ammonti mħallsa bi żball;
(d)
rikavat mill-forniment ta’ oġġetti, servizzi u xogħlijiet għal istituzzjonijiet tal-Unjoni jew korpi oħra tal-Unjoni;
(e)
pagamenti tal-assigurazzjoni riċevuti;
(f)
dħul minn kirjiet;
(g)
dħul minn bejgħ ta’ pubblikazzjonijiet jew films, inklużi dawk fuq medja elettronika;
(h)
dħul li jirriżulta mir-rimborż sussegwenti tat-taxxi skont l-Artikolu 25(3)(b).
4. Mingħajr ħsara għall-Artikolu 23(2)(e) l-att kostitwenti rilevanti jista’ wkoll jassenja dħul li għalih jipprovdi f’partiti speċifiċi ta’ nefqa.. Sakemm mhux speċifikat mod ieħor fl-att kostitwenti relevanti, tali dħul jikkostitwixxi dħul assenjat intern.
5. Il-partiti kollha ta’ dħul fis-sens tal-punti (a) sa (c) tal-paragrafu 2 u l-punti (a) u (d) tal-paragrafu 3 jkopru n-nefqa diretta jew indiretta kollha li ssir mill-attività jew għan inkwistjoni.
6. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jinkludi linji li jakkomodaw id-dħul assenjat estern u d-dħul assenjat intern u fejn possibbli jindika l-ammont.
Id-dħul assenjat jista’ jiġi inkluż fl-estimi tad-dħul u n-nefqa biss għall-ammonti li huma ċerti fid-data tal-istabbiliment tal-abbozz tal-baġit.
Artikolu 24
Donazzjonijiet
1. Id-direttur jista’ jilqa’ kull donazzjoni li ssir lill-korp tal-Unjoni, bħalma huma fondazzjonijiet, sussidji, rigali u legati.
2. Aċċettazzjoni ta’ donazzjonijiet li jistgħu jinvolvu xi imposta finanzjarja jkunu suġġetti għall-awtorizzazzjoni minn qabel mill-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, mill-bord eżekuttiv, li jrid jiddeċiedi fi żmien xahrejn mid-data li titressaq quddiemu t-talba. Jekk il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv, jonqos milli jiddeċiedi f’dak il-perjodu, id-donazzjoni tkun ikkunsidrata aċċettata.
Artikolu 25
Regoli dwar it-tnaqqis u l-aġġustamenti minħabba r-rati tal-kambju
1. Jista’ jsir it-tnaqqis li ġej minn talbiet għal pagament, li imbagħad ikunu mgħoddija għall-pagament tal-ammont nett:
(a)
pieni imposti fuq partijiet għal kuntratti ta’ akkwist jew fuq benefiċjarji;
(b)
skontijiet, rifużjonijiet u tnaqqis fuq fatturi individwali u dikjarazzjonijiet tal-kostijiet;
(c)
aġġustamenti għal ammonti li tħallsu u li ma kienux dovuti.
L-aġġustamenti msemmija fil-punt (c) tal-ewwel subparagrafu jistgħu jsiru bi tnaqqis dirett minn pagament ġdid interim jew mill-pagament tal-bilanċ lill-istess persuna li għandha titħallas taħt il-kapitolu, l-artikolu u s-sena finanzjarja li fiha sar il-pagament żejjed.
Ir-regoli tal-kontabilità tal-Unjoni japplikaw għat-tnaqqis imsemmi fil-punt (c) tal-ewwel subparagrafu.
2. Il-kost tal-prodotti jew tas-servizzi pprovduti lill-Unjoni li jinkorporaw taxxi mroddija lura mill-Istati Membri skont il-Protokoll dwar il-Privileġġi u l-Immunitajiet tal-Unjoni Ewropea jittieħed mill-baġit tal-korp tal-Unjoni għall-ammont qabel it-taxxa sakemm ikun japplika għall-korp tal-Unjoni.
3. Il-kost tal-prodotti jew tas-servizzi pprovduti lill-Unjoni li jinkorporaw taxxi mroddija lura minn pajjiżi terzi fuq il-bażi tal-ftehimiet rilevanti jista’ jittieħed mill-baġit tal-korp tal-Unjoni għal kwalunkwe minn dawn li ġejjin:
(a)
l-ammont qabel it-taxxa;
(b)
l-ammont li jinkludi t-taxxa. F’tali każ, taxxi rimborżati sussegwentament jiġu ttrattati bħala dħul assenjat intern.
4. Kwalunkwe taxxa nazzjonali temporanjament imġarrba mill-Korp tal-Unjoni skont il-paragrafi 2 u 3 tiddaħħal f’kont sospiż sakemm jingħataw lura mill-Istat ikkonċernat.
5. Kwalunkwe riżultat negattiv tal-baġit jiddaħħal fil-baġit tal-korp tal-Unjoni bħala nefqa.
6. Aġġustamenti jistgħu jsiru fir-rigward tad-differenzi fil-kambju li jseħħu fl-implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni. Il-qligħ jew it-telf finali jkun inkluż fil-bilanċ tas-sena.
KAPITOLU 6
Prinċipju ta’ speċifikazzjoni
Artikolu 26
Dispożizzjonijiet ġenerali
L-approprjazzjonijiet ikunu mmirati għal skopijiet speċifiċi skont it-titolu u l-kapitolu. Il-kapitoli jkunu wkoll suddiviżi ulterjorment f’artikoli u partiti.
Artikolu 27
Trasferimenti
1. Id-Direttur jista’ jittrasferixxi approprjazzjonijiet:
(a)
minn titolu għal ieħor sa massimu ta’ 10 % tal-approprjazzjonijiet għas-sena murija fil-linja li minnha jsir it-trasferiment;
(b)
minn kapitolu għal ieħor u minn artikolu għal ieħor mingħajr limitu.
2. Lil hinn mil-limitu msemmi fil-paragrafu 1, id-Direttur jista’ jipproponi lill-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, lill-bord eżekuttiv, trasferimenti ta’ approprjazzjonijiet minn titolu għall-ieħor. Il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv ikollu tliet ġimgħat biex jopponi dawn it-trasferimenti. Wara dak il-limitu ta’ żmien, it-trasferimenti jitqiesu li huma adottati.
3. Proposti għal trasferimenti u trasferimenti mwettqa taħt il-paragrafi 1 u 2 ikunu akkompanjati bid-dokumenti ta’ sostenn xierqa u dettaljati li juru l-implimentazzjoni ta’ approprjazzjonijiet u estimi tar-rekwiżiti sat-tmiem tas-sena finanzjarja, kemm għall-intestaturi li jridu jkunu kkreditati u kemm għal dawk li jridu jsiru l-approprjazzjonijiet minnhom.
4. Id-direttur jinforma lill-bord ta’ ġestjoni mill-aktar fis possibbli dwar it-trasferimenti kollha li jsiru. Id-direttur jinforma lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill dwar it-trasferimenti kollha mwettqa skont il-paragrafu 2.
Artikolu 28
Regoli speċifiċi dwar it-trasferimenti
1. L-approprjazzjonijiet jistgħu jkunu ttrasferiti biss lejn linji tal-baġit tal-korp tal-Unjoni li għalihom il-baġit tal-korp tal-Unjoni għandu approprjazzjonijiet awtorizzati jew li jkollhom entrata “pro memoria”.
2. L-approprjazzjonijiet korrispondenti għal dħul assenjat jistgħu jkunu ttrasferiti biss jekk dan id-dħul ikun użat għall-iskop li għalih ikun assenjat.
KAPITOLU 7
Prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba
Artikolu 29
Prinċipji ta’ ekonomija, effiċjenza u effikaċja/Prinċipji ta’ ġestjonin finanzjarja tajba
1. L-approprjazzjonijiet ikunu użati b’konformità mal-prinċipju ta’ amministrazzjoni finanzjarja tajba, jiġifieri skont il-prinċipji tal-ekonomija, l-effiċjenza u l-effikaċja.
2. Il-prinċipju tal-ekonomija jirrikjedi li r-riżorsi użati mill-korp tal-Unjoni fit-twettiq tal-attivitajiet tiegħu jkunu disponibbli f’waqt xieraq, fi kwantità u kwalità xierqa u bl-aħjar prezz.
Il-prinċipju tal-effiċjenza jikkonċerna l-aqwa relazzjoni bejn ir-riżorsi użati u r-riżultati miksuba.
Il-prinċipju tal-effikaċja jikkonċerna l-kisba tal-objettivi speċifiċi stabbiliti u li jintlaħqu r-riżultati ppjanati.
3. Il-korp tal-Unjoni se jwettaq eżerċizzju ta’ valutazzjoni komparattiva kif imsemmi fl-Artikolu 50 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;
L-eżerċizzju ta’ valutazzjoni komparattiva jinkludi:
-
analiżi tal-effiċjenza tas-servizzi orizzontali tal-korp tal-Unjoni;
-
Analiżi tal-kostbenefiċċju tal-kondiviżjoni tas-servizzi jew it-trasferiment sħiħ tagħom għal korp ieħor tal-Unjoni jew il-Kummissjoni.
Meta jwettaq l-eżerċizzju ta’ valutazzjoni komparattiva msemmi fl-ewwel u t-tieni subparagrafu l-korp tal-Unjoni jagħmel l-arranġamenti neċessarji biex jevita kwalunkwe kunflitt tal-interessi.
4. Objettivi speċifiċi, li jistgħu jitkejlu, li jistgħu jintlaħqu, relevanti u bi skadenza jkunu stabbiliti għas-setturi kollha tal-attività koperta bil-baġit tal-korp tal-Unjoni. Il-kisba ta’ dawk l-objettivi tkun immonitorjata b’indikaturi tal-prestazzjoni għal kull attività, u d-direttur jagħti l-informazzjoni lill-bord ta’ ġestjoni. Dik l-informazzjoni tkun ipprovduta ta’ kull sena u l-aktar tard fid-dokumenti li jakkumpanjaw l-abbozz preliminari tal-baġit tal-korp tal-Unjoni.
5. Sabiex jittejjeb it-teħid tad-deċiżjonijiet, il-korp tal-Unjoni jintrabat li jagħmel evalwazzjonijiet kemm ex ante kif ukoll ex post b’konformità mal-gwida pprovduta mill-Kummissjoni. Tali evalwazzjonijiet ikunu applikati għall-programmi u l-attivitajiet kollha li jinvolvu nefqa sinifikanti u r-riżultati tal-evalwazzjoni jintbagħtu lill-bord ta’ ġestjoni.
6. Id-direttur jipprepara pjan ta’ azzjoni biex isegwi fuq il-konklużjonijiet tal-evalwazzjonijiet imsemmija fil-paragrafu 5 u jirraporta dwar il-progress tagħhom darbtejn fis-sena lill-Kummissjoni u regolarment lill-bord ta’ ġestjoni.
7. Il-bord ta’ ġestjoni janalizza l-implimentazzjoni tal-pjan ta’ azzjoni msemmi fil-paragrafu 6.
Artikolu 30
Kontroll intern tal-implimentazzjoni tal-baġit
1. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jiġi implimentat f’konformità ma’ kontroll intern effettiv u effiċjenti.
2. Għall-finijiet tal-implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni, il-kontroll intern huwa definit bħala proċess applikabbli fil-livelli kollha tal-ġestjoni u mfassal biex jipprovdi assigurazzjoni raġonevoli għall-kisba tal-objettivi li ġejjin:
(a)
l-effikaċja, l-effiċjenza u l-ekonomija tal-operazzjonijiet;
(b)
l-affidabbiltà tar-rappurtar;
(c)
is-salvagwardja tal-assi u tal-informazzjoni;
(d)
il-prevenzjoni, il-qbid, il-korrezzjoni u s-segwitu tal-frodi u l-irregolaritajiet;
(e)
l-amministrazzjoni adegwata tar-riskji relatati mal-legalità u mar-regolarità tat-tranżazzjonijiet sottostanti, fejn jittieħed kont tan-natura pluriennali tal-programmi kif ukoll in-natura tal-pagamenti kkonċernati.
3. Il-kontroll intern effettiv huwa bbażat fuq l-aħjar prattiki internazzjonali u jinkludi b’mod partikolari:
(a)
segregazzjoni tal-kompiti;
(b)
strateġija xierqa ta’ ġestjoni u kontroll tar-riskju inkluż il-kontroll fil-livell tar-riċevitur;
(c)
evitar ta’ kunflitti ta’ interessi;
(d)
traċċi adegwati għall-awditjar u integrità tad-dejta f’sistemi tad-dejta;
(e)
proċeduri għall-monitoraġġ tal-prestazzjoni u għas-segwitu ta’ dgħufijiet u eċċezzjonijiet fil-kontroll intern li jkunu identifikati;
(f)
evalwazzjonijiet perjodiċi tal-funzjonament tajjeb tas-sistema tal-kontroll intern.
4. Il-kontroll intern effiċjenti jkun ibbażat fuq l-elementi li ġejjin:
(a)
l-implimentazzjoni ta’ strateġija xierqa għall-ġestjoni tar-riskju u ta’ kontroll ikkoordinati fost parteċipanti xierqa involuti fil-katina tal-kontroll;
(b)
l-aċċessibilità għall-operaturi xierqa kollha fil-katina tal-kontroll tar-riżultati tal-kontrolli mwettqa;
(c)
is-serħan, meta jkun xieraq, fuq opinjonijiet ta’ awditjar indipendenti, sakemm il-kwalità tax-xogħol sottostanti tkun adegwata u aċċettabbli u tkun saret bi qbil mal-istandards miftehma;
(d)
l-applikazzjoni f’waqtha ta’ miżuri korrettivi inklużi, fejn xieraq, pieni dissważivi;
(e)
l-eliminazzjoni tal-kontrolli multipli;
(f)
it-titjib tal-proporzjon tal-kostijiet u l-benefiċċji tal-kontrolli.
KAPITOLU 8
Prinċipju tat-trasparenza
Artikolu 31
Pubblikazzjoni tal-kontijiet, tal-baġits u tar-rapporti
1. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jkun stabbilit u implementat u l-kontijiet ippreżentati b’konformità mal-prinċipju tat-trasparenza.
2. Sommarju tal-baġit tal-korp tal-Unjoni u kwalunkwe baġit emendatorju tal-korp tal-Unjoni, kif adottat b’mod definittiv, ikunu ppubblikati f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea fi żmien tliet xhur minn meta jkunu addottati.
Is-sommarju juri l-ħames linji ewlenin tal-baġit tad-dħul, il-ħames linji ewlenin tal-baġit tan-nefqa għall-baġit amministrattiv u operazzjoanli tal-korp tal-Unjoni, il-pjan ta’ Stabbiliment u estimu tal-għadd ta’ persunal b’kuntratt f’ekwivalenti ta’ full-time li għalihom l-approprjazzjonijiet huma bbaġitjati, u esperti nazzjonali ssekondati. Huwa jindika wkoll iċ-ċifri għas-sena ta’ qabel.’;
3. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni inkluż il-pjan ta’ stabbiliment u l-baġits emendatorji tal-korp tal-Unjoni, kif adottati finalment, kif ukoll indikazzjoni tan-numru ta’ aġenti kuntrattwali espress f’ekwivalenti ta’ full-time li għalihom l-approprjazzjonijiet huma bbaġitjati, u esperti nazzjonali ssekondati jiġu trasmessi għall-fini ta’ informazzjoni lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill, lill-Qorti tal-Awdituri u lill-Kummissjoni, u jiġu ppubblikati fuq is-sit tal-Internet tal-korp tal-Unjoni kkonċernat fi żmien erba’ ġimgħat minn meta jkunu addottati.
4. Sa mhux aktar tard mit-30 ta’ Ġunju tas-sena finanzjarja segwenti l-korp tal-Unjoni jagħmel disponibbli fuq is-sit tal-Internet tiegħu informazzjoni dwar ir-riċevituri ta’ fondi li joħorġu mill-baġit tal-korp tal-Unjoni, inklużi esperti mogħtija kuntratti skont l-Artikolu 89, skont il-paragrafi 2, 3 u 4 tal-Artikolu 21 tar-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1268/2012 (7) wara preżentazzjoni standard. L-informazzjoni ppubblikata tkun faċilment aċċessibbli, trasparenti u komprensiva. L-informazzjoni ssir disponibbli b’osservanza xierqa tar-rekwiżiti tal-kunfidenzjalità u tas-sigurtà, b’mod partikolari l-protezzjoni tad-dejta personali stipulati fir-Regolament (KE) Nru 45/2001.
TITOLU III
L-ISTABBILIMENT U L-ISTRUTTURA TAL-BAĠIT
KAPITOLU 1
Stabbiliment tal-baġit tal-korp tal-Unjoni
Artikolu 32
Programmar annwali u pluriennali
1. Il-korp tal-Unjoni jfassal dokument ta’ pprogrammar li fih programmar pluriennali u annwali li jqis il-linji gwida stabbiliti mill-Kummissjoni.
2. Il-programm pluriennali jistabbilixxi:
-
programmar strateġiku globali inkluż l-objettivi, ir-riżultati mistennija u l-indikaturi ta’ prestazzjoni,
-
programmar tar-riżorsi inkluż l-ipprogrammar pluriennali tal-baġit u l-persunal.
L-ipprogrammar tar-riżorsi jinkludi informazzjoni kwalitattiva u kwantitattiva dwar riżorsi umani u kwistjonijiet baġitarji għal skopijiet ta’ rappurtar, b’mod partikolari:
-
għas-snin N - 1 u N, l-informazzjoni dwar l-għadd ta’ uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali kif iddefiniti fir-Regolamenti tal-Persunal kif ukoll esperti nazzjonali ssekondati,
-
għas-sena N - 1 estimu tal-operazzjonijiet baġitarji fit-tifsira tal-Artikolu 97 u informazzjoni dwar kontribuzzjoni in natura mogħtija mill-Istat Membru ospitanti lejn il-korp tal-Unjoni,
-
għas-sena N + 1 estimu tal-għadd ta’ uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali kif iddefinit fir-Regolamenti tal-Persunal,
-
għas-snin segwenti, baġit indikattiv u programmar tar-riżorsi tal-persunal.
Il-Kummissjoni tibgħat lill-korp tal-Unjoni l-opinjoni tas-servizzi rilevanti tagħha dwar l-abbozz ta’ programmar ta’ riżorsi umani.
Jekk il-korp tal-Unjoni ma jqisx b’mod sħiħ l-opinjoni tas-servizzi tal-Kummissjoni, huwa jipprovdi lill-Kummissjoni bi spjegazzjonijiet adegwati.
L-ipprogrammar tar-riżorsi jkun aġġornat kull sena. L-ipprogrammar strateġiku jkun aġġornat fejn huwa xieraq, u b’mod partikolari biex jindirizza r-riżultat tal-evalwazzjonijiet ġenerali msemmija fl-Att Kostitwenti.
3. Il-programm ta’ ħidma annwali tal-korp tal-Unjoni jinkludi miri dettaljati u r-riżultati mistennija inklużi indikaturi tal-prestazzjoni. Huwa jinkludi wkoll deskrizzjoni tal-azzjoni(jiet) li għandhom ikunu ffinanzjati u indikazzjoni tal-ammont allokat ta’ riżorsi finanzjarji u umani għal kull azzjoni. Il-programm ta’ ħidma annwali jkun koerenti mal-programm pluriennali msemmi fil-paragrafu 1.
Jindika b’mod ċar liema kompiti tal-korp tal-Unjoni ġew miżjuda, mibdula jew imħassra b’paragun mas-sena finanzjarja preċedenti.
4. Kwalunkwe emenda sostanzjali għall-programm annwali ta’ ħidma tkun addottata bl-istess proċedura bħall-programm ta’ ħidma inizjali, skont id-dispożizzjonijiet tal-att kostitwenti u l-Artikolu 33 ta’ dan ir-Regolament.
Il-bord ta’ ġestjoni jista’ jiddelega s-setgħa li jagħmel emendi mhux sostanzjali fil-programm ta’ ħidma annwali lill-uffiċjal awtorizzanti tal-korp tal-Unjoni.
Artikolu 33
Stabbiliment tal-baġit
1. Il-baġit ikun stabbilit skont id-dispożizzjonijiet tal-att kostitwenti.
2. Il-korp tal-Unjoni jibgħat lill-Kummissjoni abbozz provviżorju ta’ estimi tad-dħul u n-nefqa tiegħu u l-linjigwida ġenerali li fuqhom ikun ibbażat dak l-estimu mhux aktar tard mill-31 ta’ Jannar ta’ kull sena.
3. F’konformità mal-Artikolu 37 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, kull sena l-korp tal-Unjoni jibgħat lill-Kummissjoni, lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill estimu tad-dħul u n-nefqa tiegħu kif speċifikat fl-att kostitwenti.
4. L-estimu ta’ dħul u nefqa tal-korp tal-Unjoni jinkludi:
(a)
pjan ta’ stabbiliment li jistabbilixxi l-għadd ta’ postijiet temporanji u permanenti awtorizzati fil-limiti tal-approprjazzjonijiet tal-baġit, bil-grad u bil-kategorija;
(b)
f’każ ta’ varjazzjoni fl-għadd ta’ persunal, dikjarazzjoni li tiġġustifika t-talbiet għal impjiegi ġodda;
(c)
(c) estimu kull tlett xhur ta’ pagamenti kontantu u riċevuti;
(d)
informazzjoni dwar il-ksib tal-objettivi kollha li ġew stabbiliti minn qabel għall-attivitajiet varji. Ir-riżultati tal-evalwazzjoni jkunu kkonsultati u referuti bħala evidenza tal-meriti possibbli ta’ żieda jew tnaqqis tal-baġit propost tal-korp tal-Unjoni meta mqabbel mal-baġit għas-sena n.
5. Il-korp tal-Unjoni jibgħat lill-Kummissjoni, lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill l-abbozz ta’ dokument ta’ programmar msemmi fl-Artikolu 32 sa mhux aktar tard mill-31 ta’ Jannar ta’ kull sena kif ukoll kwalunkwe verżjoni aġġornata aktar tard ta’ dak id-dokument.
6. Bħala parti mill-proċedura għall-adozzjoni tal-baġit, il-Kummissjoni tibgħat id-dikjarazzjoni tal-estimi tal-korp tal-Unjoni lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill u tipproponi l-ammont tal-kontribuzzjoni tal-korp tal-Unjoni u l-għadd tal-persunal li hi tqis li l-entità teħtieġ. Il-Kummissjoni tipprovdi l-abbozz tal-pjan ta’ stabbiliment tal-korpi tal-Unjoni u għal estimu tal-għadd ta’ persunal b’kuntratt u ta’ esperti nazzjonali sekondati espress f’ekwivalenti ta’ full-time li għalihom huma proposti approprjazzjonijiet malli l-Kummissjoni tkun stabbiliet l-abbozz tal-baġit.
7. Il-Parlament Ewropew u l-Kunsill jadottaw il-pjan ta’ stabbiliment tal-korp tal-Unjoni u kull emenda sussegwnenti skont l-Artikolu 38(1). Il-pjan ta’ stabbiliment ikun ippubblikat f’Anness mat-Taqsima III - Kummissjoni - tal-baġit.
8. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni u l-pjan ta’ stabbiliment flimkien mad-dokument tal-ipprogrammar imsemmi fl-Artikolu 32 jiġi adottat mill-Bord ta’ ġestjoni. Huma jsiru definittivi wara l-addozzjoni finali tal-baġit li tistabbilixxi l-ammont tal-kontribuzzjoni u tal-pjan ta’ stabbiliment u jekk neċessarju, il-baġit tal-korp tal-Unjoni u l-pjan ta’ stabbiliment ikunu rranġati skont il-ħtieġa.
9. Meta tafda kompiti ġodda f’idejn korp tal-Unjoni, il-Kummissjoni, mingħajr ħsara għall-proċeduri leġiżlattivi għall-modifika tal-att kostitwenti tippreżenta lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill l-informazzjoni neċesarja biex jiġi vvalutat l-impatt tal-kompiti l-ġodda fuq ir-riżorsi tal-korp tal-Unjoni sabiex janalizza, fejn ikun meħtieġ, il-finanzjament tiegħu.
Artikolu 34
Baġits emendatorji
Kull emenda għall-baġit tal-korp tal-Unjoni, inkluż il-pjan ta’ stabbiliment, tkun is-suġġett ta’ baġit emendatorju adottat bl-istess proċedura tal-baġit inizjali tal-korp tal-Unjoni, skont id-dispożizzjonijiet tal-att kostitwenti u l-Artikolu 33 ta’ dan ir-Regolament.
KAPITOLU 2
Struttura u preżentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni
Artikolu 35
Struttura tal-baġit tal-korp tal-Unjoni
Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jkun magħmul minn dikjarazzjoni tad-dħul u dikjarazzjoni tan-nefqa.
Artikolu 36
Nomenklatura baġitarja
Sakemm ikun iġġustifikat bin-natura tal-attivitajiet tal-korp tal-Unjoni, ir-rendikont tan-nefqa irid ikun imqassam fuq bażi ta’ nomenklatura bi klassifikazzjoni skont l-iskop. Dik in-nomenklatura tkun iddeterminata mill-korp tal-Unjoni u tagħmel distinzjoni ċara bejn appropjazzjonijiet amministrattivi u appropjazzjonijiet operatorji.
Artikolu 37
Preżentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni
Il-baġit tal-korp tal-Unjoni juri:
1.
Fir-rendikont tad-dħul:
(a)
l-estimu tad-dħul tal-Unjoni għas-sena finanzjarja kkonċernata (‘sena N’);
(b)
l-estimu tad-dħul għas-sena finanzjarja preċedenti u d-dħul għas-sena N - 2;
(c)
rimarki xierqa fuq kull linja ta’ dħul;
2.
Fid-dikjarazzjoni tan-nefqa:
(a)
l-appropjazzjonijiet ta’ impenn u ta’ pagament għas-sena N;
(b)
l-approprjazzjonijiet ta’ impenn u ta’ pagament għas-sena finanzjarja ta’ qabel, u n-nefqa impenjata u n-nefqa mħallsa fis-sena N - 2 - din tal-aħħar espressa bħala persentaġġ tal-baġit tal-korp tal-Unjoni għas-sena n;
(c)
rendikont fil-qosor ta’ kif se jsiru l-pagamenti dovuti fis-snin finanzjarji ta’ wara biex jintlaħqu l-impenji tal-baġit mibdijin fi snin finanzjarji ta’ qabel;
(d)
rimarki xierqa għal kull subdiviżjoni.
Artikolu 38
Regoli dwar il-pjan ta’ stabbiliment għall-persunal
1. Il-lista tal-persunal imsemmija fl-Artikolu 33 tinkludi, fid-dawl tal-għadd ta’ impjiegi awtorizzati għas-sena finanzjarja, l-għadd tal-impjiegi awtorizzati għas-sena finanzjarja preċedenti kif ukoll in-numru ta’ impjiegi li tassew imtlew. Dan ikun limitu assolut għall-korp tal-Unjoni. Ma jistax ikun hemm aktar ħatriet minn dan il-limitu.
Madankollu, ħlief fil-każ ta’ gradi AD 16, AD 15, AD 14 u AD 13, il-bord ta’ ġestjoni jista’ jimmodifika l-pjan ta’ stabbiliment b’mhux iktar minn 10 % tal-postijiet awtorizzati, suġġett għall-kundizzjonijiet segwenti:
(a)
il-volum tal-approprjazzjonijiet tal-persunal li jikkorrispondu għal sena finanzjarja sħiħa ma jkunx affettwat;
(b)
il-limitu tal-għadd totali ta’ karigi awtorizzat mill-organogramma ma jkunx maqbuż;
(c)
il-korp tal-Unjoni jkunu ħa sehem f’eżerċizzju ta’ benchmarking ma’ korpi oħra tal-Unjoni kif mibdi mill-eżerċizzju ta’ skrijning tal-persunal tal-Kummissjoni.
2. B’deroga għat-tieni subparagrafu tal-paragrafu 1, l-effetti ta’ xogħol part-time awtorizzat mill-awtorita li taħtar skont ir-Regolamenti tal-persunal jistgħu ikunu kkompensati b’ħatriet oħrajn. Fejn membru tal-persunal jitlob l-irtirar tal-awtorizzazzjoni qabel l-iskadenza tal-perjodu mogħti, il-korp tal-Unjoni jieħu l-miżuri xierqa biex jirrispetta l-limitu msemmi fil-punt (b) tat-tieni subparagrafu tal-paragrafu 1 malajr kemm jista’ jkun.
TITOLU IV
IMPLIMENTAZZJONI TAL-BAĠIT TAL-KORP TAL-UNJONI
KAPITOLU 1
Dispożizzjonijiet ġenerali
Artikolu 39
Implimentazzjoni tal-baġit skont il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba
1. Id-direttur jaqdi d-dmirijiet tal-uffiċjal awtorizzanti. Hu jew hi j/timplimenta d-dħul u n-nefqa tal-baġit skont ir-regoli finanzjarji tal-korp tal-Unjoni u l-prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba fir-responsabbiltà tiegħu jew tagħha u fil-limiti tal-approprjazzjonijiet awtorizzati.
2. Bla ebda ħsara lejn ir-responsabbiltajiet tal-uffiċjal awtorizzanti fir-rigward tal-prevenzjoni u l-kxif ta’ frodi u irregolaritajiet, il-korp tal-Unjoni jipparteċipa f’attivijtaijet ta’ prevenzjoni tal-frodi tal-Uffiċċju Ewropew ta’ Kontra l-Frodi.
Artikolu 40
delega tal-poteri tal-implimentazzjoni tal-baġit
1. Id-Direttur jista’ jiddelega s-setgħat tal-implimentazzjoni tal-baġit lil persunal tal-korp tal-Unjoni kopert mir-Regolamenti tal-Persunal, f’konformità mal-kundizzjonijiet stabbiliti fir-regoli finanzjarji tal-korp tal-Unjoni adottati mill-bord ta’ ġestjoni. Dawk inkarigati jistgħu jaġixxu biss fil-limiti tas-setgħat mogħtija espressament lilhom.
2. Dak li jkun irċieva d-delega jista jiddelega l-poteri li rċieva lil ħaddieħor, kif previst fir-regoli li jimplimentaw’ dan ir-regolament imsemmijin fl-Artikolu 114. Kull att ta’ subdelega jkun irid il-qbil espliċitu tad-direttur.
Artikolu 41
Kunflitti ta’ interessi
1. L-atturi finanzjarji fit-tifsira tal-Kapitolu 2 ta’ dan it-Titolu u persuni oħra involuti fl-implimentazzjoni u l-ġestjoni tal-baġit, inklużi l-atti preparatorji tagħhom, l-awditu jew il-kontroll ma jieħdu l-ebda azzjoni li tista’ ġġib l-interessi tagħhom f’kunflitt ma’ dawk tal-korp tal-Unjoni.
Fejn jeżisti tali riskju, il-persuna inkwistjoni tibqa’ lura minn tali azzjonijiet u tirreferi l-kwistjoni lill-awtorità kompetenti li tikkonferma bil-miktub jekk jeżistix kunflitt ta’ interess. Meta jinstab li jeżisti kunflitt ta’ interess, il-persuna inkwistjoni għandha twaqqaf l-attivitajiet kollha tagħha fil-kwistjoni. L-awtorità kompetenti tieħu kwalunkwe azzjoni ulterjuri li tkun xierqa.
2. Għall-finijiet tal-paragrafu 1, ikun jeżisti kunflitt ta’ interessi fejn l-eżerċizzju imparzjali u oġġettiv tal-funzjonijiet ta’ attur finanzjarju jew ta’ persuna oħra, kif jissemma fil-paragrafu 1, ikun kompromess għal raġunijiet li jinvolvu l-familja, il-ħajja emozzjonali, l-affinità politika jew nazzjonali, l-interess ekonomiku jew kwalunkwe interess ieħor kondiviż mal-benefiċjarju.
3. L-awtorità kompetenti msemmija fil-paragrafu 1 tkun s-superjur dirett tal-impjegat ikkonċernat. Jekk il-membru tal-persunal ikun id-direttur, l-awtorità kompetenti tkun l-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv.
4. Il-korp tal-Unjoni jadotta regoli dwar il-prevenzjoni u l-ġestjoni ta’ kunflitt ta’ interessi.
Artikolu 42
Metodu ta’ implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni
1. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jkun implimentat mid-Direttur fid-dipartimenti taħt l-awtorità tiegħu.
2. Kompiti ta’ kompetenza teknika u kompiti amminstrattivi, preparatorji jew anċillari li ma jinvolvux l-eżerċitar ta’ awtorità pubblika jew l-użu ta’ poteri ta’ ġudizzju diskrezjonali jistgħu jingħataw b’appalt lil entitajiet esterni mis-settur privat, fejn ma jistax isir mod ieħor.
KAPITOLU 2
Atturi finanzjarji
Sezzjoni 1
Prinċipju tas-segregazzjoni tad-dmirijiet
Artikolu 43
Segregazzjoni tad-dmirijiet
Id-dmirijiet tal-uffiċjal awtorizzanti u tal-uffiċjal tal-kontabilità jkunu segregati u reċiprokament esklussivi.
Sezzjoni 2
Uffiċjal awtorizzanti
Artikolu 44
Poteri u dmirijiet tal-uffiċjal awtorizzanti
1. L-uffiċjal awtorizzanti jkun responsabbli għall-implimentazzjoni tad-dħul u n-nefqa b’konformità mal-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba u sabiex jiżgura l-konformità mar-rekwiżiti tal-legalità u r-regolarità.
2. Għall-finijiet tal-paragrafu 1, l-uffiċjal awtorizzanti, skont l-istandards minimi adottati mill-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv abbażi ta’ standards ekwivalenti preskritti mill-Kummissjoni għad-dipartimenti tagħha u b’kunsiderazzjoni tar-riskji assoċjati mal-ambjent ta’ ġestjoni u n-natura tal-azzjoni ffinanzjata, jieħu ħsieb li jwaqqaf l-istruttura organizzazzjonali u s-sistemi ta’ kontroll intern xierqa għat-twettieq tad-dmirijiet tal-uffiċjal awtorizzanti.
L-istabbiliment ta’ din l-istruttura u dawn is-sistemi jkun appoġġjat minn analiżi komprensiva tar-riskju, li tqis l-kosteffikaċja tagħhom.
L-uffiċjal awtorizzanti jista’ jistabbilixxi fid-dipartiment tiegħu stess funzjoni ta’ kompetenza u parir maħsuba biex tgħinu jikkontrolla r-riskji involuti fl-attivitajiet tiegħu.
3. Sabiex jimplimenta n-nefqa, l-uffiċjal awtorizzanti jwettaq impenji baġitraji u impenji legali, jivvalida n-nefqa u jawtorizza l-pagamenti, u jieħu l-passi prelimenari għall-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet.
4. L-implimentazzjoni tad-dħul tinkludi l-preparazzjoni tal-estimi tal-ammonti riċevibbli, l-istabbiliment tal-intitolamenti li għandhom jiġu rkuprati u l-ħruġ tal-ordnijiet tal-irkupru. Fejn ikun xieraq, tinkludi r-rinunzja ta’ intitolamenti stabbiliti.
5. L-uffiċċjal awtorizzanti jżomm id-dokumenti ta’ sostenn li għandhom x’jaqsmu mal-operazzjonijiet li jkunu saru fuq medda ta’ ħames snin mid-data tad-deċiżjoni li tat il-kwittanza għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni. Id-dejta personali inkluża fid-dokumenti ta’ sostenn titħassar, fejn possibbli, meta dik id-dejta ma tkunx neċessarja għall-finijiet ta’ kwittanza baġitarja, kontroll u awditjar. Fi kwalunkwe każ, l-Artikolu 37(2) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 japplika f’dak li jirrigwarda l-konservazzjoni tad-dejta tat-traffiku.
Artikolu 45
Kontrolli ex ante
1. Kull operazzjoni msemmija fl-Artikolu 44 tkun suġġetta għal mill-anqas kontroll ex ante, ibbażat fuq analiżi mhux fuq il-post tad-dokumenti u wkoll fuq ir-riżultati disponibbli tal-kontrolli diġà mwettqa, fir-rigward tal-aspetti operazzjonali u finanzjarji tal-operazzjoni.
Il-kontrolli ex ante jinkludu l-inizjazzjoni u l-verifika tal-operazzjoni.
2. Bidu ta’ operazzjoni jinftiehem bħala l-operazzjonijiet kollha li huma preparatorji għall-adozzjoni tal-atti li jimplimentaw il-baġit tal-korp tal-Unjoni mill-uffiċjali awtorizzanti msemmija fl-Artikoli 33 u 34.
3. Verifika ex ante ta’ operazzjoni tinftiehem bħala l-kontrolli ex ante kollha li jagħmel l-uffiċjal awtorizzanti sabiex jivverifika l-aspetti operazzjonali u finanzjarji.
4. Il-kontrolli ex ante jivverifikaw il-koerenza fost id-dokumenti ta’ sostenn mitluba u kwalunkwe informazzjoni disponibbli. Il-firxa f’termini tal-frekwenza u l-intensità tal-kontrolli ex ante iġu ddeterminati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli billi jitqiesu konsiderazzjonijiet ibbażati fuq ir-riskji u l-kosteffikaċja. F’każ ta’ dubju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli mill-validazzjoni tal-pagamenti rilevanti jitlob informazzjoni kumplimentari jew jagħmel kontroll fuq il-post sabiex jikseb assigurazzjoni raġonevoli bħala parti mill-kontroll ex ante.
L-għan tal-kontrolli ex ante huwa li jaċċertaw li:
(a)
in-nefqa saret kif suppost u hija konformi mad-dispożizzjonijiet applikabbli;
(b)
il-prinċipju ta’ amministrazzjoni finanzjarja tajba stabbilit fl-Artikolu 29 ikun ġie applikat.
Għall-iskop tal-kontrolli, serje ta’ tranżazzjonijiet individwali simili relatati man-nefqa ta’ rutina fuq is-salarji, il-pensjonijiet, ir-rimborż tal-ispejjeż tal-missjonijiet u tal-ispejjeż mediċi jistgħu jiġu kkunsidrati bħala operazzjoni waħda mill-uffiċjal awtorizzanti.
5. Għal kull tranżazzjoni, il-verifika ssir mill-persunal li jkun differenti minn dak li inizja l-operazzjoni. Il-persunal li jwettaq il-verifiki ma jkunx subordinat għal membri tal-persunal li inizjaw l-operazzjoni.
Artikolu 46
Kontrolli ex post
1. L-uffiċjal awtorizzanti jista’ jistabbilixxi kontrolli ex post sabiex jivverifika l-operazzjonijiet diġà approvati wara l-kontrolli ex ante. Dawn il-kontrolli jistgħu jkunu organizzati fuq bażi ta’ kampjun skont ir-riskji.
2. Il-kontrolli ex post jistgħu jitwettqu fuq il-bażi ta’ dokumenti u, fejn ikun xieraq, fuq il-post.
Il-kontrolli ex post jivverifikaw li l-operazzjonijiet iffinanzjati mill-baġit tal-korp tal-Unjoni jiġu implimentati kif suppost u b’mod partikolari li jiġu rrispettati l-kriterji msemmija fl-Artikolu 45(4).
L-eżiti tal-kontrolli ex post jiġu analizzati mill-uffiċjal awtorizzanti mill-inqas kull sena sabiex tiġi identifikata kwalunkwe kwistjoni sistemika potenzjali. L-uffiċjal awtorizzanti jieħu miżuri biex jindirizza dawn il-kwistjonijiet.
L-analiżi tar-riskju msemmija fil-paragrafu 1 tkun rieżaminata fid-dawl tar-riżultati tal-kontrolli u ta’ informazzjoni rilevanti oħra.
Fil-każ ta’ programmi pluriennali, l-uffiċjal awtorizzanti jistabbilixxi strateġija ta’ kontroll pluriennali, li permezz tagħha jispeċifika n-natura u l-firxa tal-kontrolli matul il-perjodu u l-mod kif għandhom jitkejlu r-riżultati sena wara sena għall-proċess ta’ assigurazzjoni annwali.
3. Il-kontrolli ex ante jitwettqu minn membri tal-persunal li mhumiex dawk responsabbli għall-kontrolli ex post. Il-persunal responsabbli għall-kontrolli ex post ma jkunx subordinat għall-membri tal-persunal responsabbli għall-kontrolli ex ante.
Meta l-uffiċjal awtorizzanti jimplimenta awditjar finanzjarju tal-benefiċjarji bħala kontrolli ex post, ir-regoli tal-awditjar relatati jkunu ċari, konsistenti u trasparenti, u jirrispettaw id-drittijiet kemm tal-Kummissjoni kif ukoll tal-korp tal-Unjoni u ta’ dawk awditjati.
4. Il-persunal responsabbli għall-kontroll tal-ġestjoni tal-operazzjonijiet finanzjarji msemmi fil-paragrfu 3 jkollu ll-kapaċitajiet professjonali meħtieġa. Huma jridu jżommu ma’ kodiċi speċifiku ta’ standards professjonali addottat mill-korp tal-Unjoni u bbażat fuq standards preskritti mill-Kummissjoni għad-dipartimenti tagħha stess.
Artikolu 47
Rapport Annwali tal-Attività Kkonsolidat
1. L-uffiċjal awtorizzanti jirrapporta lill-bord ta’ ġestjoni dwar it-twettiq tad-doveri tiegħu fil-forma ta’ rapport tal-attività annwali kkonsolidat li fih:
(a)
informazzjoni dwar:
-
l-implimentazzjoni tal-programm ta’ ħidma annwali, il-baġit u riżorsi tal-persunal tal-korp imsemmija fl-Artikolu 38,
-
sistemi ta’ ġestjoni u kontroll intern inkluż sommarju tal-għadd u t-tip ta’ awditjar intern imwettqa mill-awditur intern, il-kapaċitajiet ta’ awditjar intern, ir-rakkomandazzjonijiet magħmula u l-azzjoni li ttieħdet dwar dawn ir-rakkomandazzjonijiet u dwar ir-rakkomandazzjonijiet ta’ snin preċedenti, kif imsemmi fl-Artikoli 82 u 83,
-
kwalunkwe osservazzjonijiet tal-Qorti tal-Awdituri u l-azzjonijiet meħuda dwar dawn l-osservazzjonijiet,
-
il-kontijiet u r-rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja mingħajr ħsara għall-Artikoli 92, 96 u 97;
(b)
dikjarazzjoni tal-uffiċjal awtorizzanti li jiddikjara jekk huwa għandux assigurazzjoni raġonevoli li sakemm ma jkunx speċifikat mod ieħor fi kwalunkwe riservi marbuta ma’ oqsma definti ta’ dħul u nefqa:
-
l-informazzjoni li hemm fir-rapport tippreżenta stampa vera u ġusta,
-
ir-riżorsi assenjati lill-attivitajiet deskritti fir-rapport intużaw għall-finijiet intenzjonati tagħhom u f’konformità mal-prinċipji tal-ġestjoni finanzarja tajba,
-
il-proċeduri ta’ kontroll stabbiliti jagħtu l-garanziji neċessarji fir-rigward tal-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet sottostanti.
Ir-rapport ta’ attivita’ annwali kkonsolidat jindika r-riżultati tal-operazzjonijiet b’referenza għall-objettivi stabbiliti, ir-riskji assoċjati mal-operazzjonijiet, l-użu li jkun sar mir-riżorsi provduti u l-effiċjenza u l-effikaċja tas-sistemi ta’ kontroll intern, inkluża valutazzjoni ġenerali tal-kostijiet u tal-benefiċċji tal-kontrolli.
Ir-rapport annwali kkonsolidat jiġi ppreżżentat lill-bord ta’ ġestjoni għall-valutazzjoni.
2. Sa mhux aktar tard mill-1 ta’ Lulju ta’ kull sena, ir-rapport ta’ attività annwali kkonsolidat flimkien mal-valutazzjoni tiegħu jintbagħat mill-bord ta’ ġestjoni lill-Qorti tal-Awdituri, lill-Kummissjoni, lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill.
3. Rekwiżiti ta’ rapportar addizzjonali jistgħu jkunu pprovduti skont l-att kostitwenti f’każijiet ġustifikati kif xieraq, b’mod partikolari meta dan ikun meħtieġ min-natura tal-qasam li fiha jopera l-korp.
Artikolu 48
Protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni
1. Jekk membru tal-persunal, involut fl-amministrazzjoni finanzjarja u fil-kontroll tat-tranżazzjonijiet iqis li deċiżjoni li s-superjur tiegħu jirrikjedi minnu li japplika jew li jaqbel magħha tkun irregolari jew tmur kontra l-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba jew kontra r-regoli professjonali li dak il-membru tal-persunal huwa rikjest li josserva, huwa jinforma lid-direttur tiegħu li jirrispondi bil-miktub. Jekk id-direttur jonqos milli jieħu azzjoni jew jikkonferma d-deċiżjoni jew l-istruzzjoni inizjali tiegħu u l-membru tal-persunal iqis li tali konferma ma tikkostitwixxix tweġiba raġonevoli għall-problema tiegħu, il-membru tal-persunal jinforma lill-bord rilevanti msemmi fl-Artikolu 54(5) u lill-bord ta’ ġestjoni bil-miktub.
2. Fil-każ ta’ kwalunkwe attività illegali, frodi jew korruzzjoni li tista’ tippreġudika l-interessi tal-Unjoni, il-membru tal-persunal jinforma lill-awtoritajiet jew il-korpi maħtura mil-leġiżlazzjoni applikabbli. Il-kuntratti mal-awdituri esterni li jwettqu awditjar tal-ġestjoni finanzjarja tal-korp tal-Unjoni jipprovdu għall-obbligu tal-awditur estern biex jinforma lill-uffiċjal awtorizzanti bi kwalunkwe suspett ta’ attività illegali, frodi jew korruzzjoni li tista’ tippreġudika l-interessi tal-Unjoni.
Artikolu 49
delega tal-implimentazzjoni tal-baġit
Meta l-poteri għall-implimentazzjoni tal-baġit ikunu ddelegati jew subdelegati skont l-Artikolu 40, l-Artikolu 44(1), (2) u (3) japplikaw mutatis mutandis għall-uffiċċjali awtorizzanti b’delega jew subdelega.
Sezzjoni 3
Uffiċjal tal-kontabilità
Artikolu 50
Setgħat u dmirijiet tal-uffiċjal tal-kontabilità
1. Il-bord ta’ ġestjoni jaħtar uffiċjal tal-kontabilità, kopert bir-Regolamenti tal-Persunal, li fil-qadi ta’ dmirijietu jkun totalment indipendenti. L-uffiċjal tal-kontabilità jkun responsabbli fil-korp tal-Unjoni:
(a)
għall-implimentazzjoni adegwata tal-pagamenti, għall-ġbir tad-dħul u għall-irkupru tal-ammonti stabbiliti bħala riċevibbli;
(b)
jipprepara u jippreżenta l-kontijiet skont it-Titolu IX;
(c)
iżomm il-kontijiet skont it-Titolu IX;
(d)
jimplimenta, b’konformità mat-Titolu IX, ir-regoli tal-kontabilità u l-iskeda tal-kontijiet skont id-dispożizzjonijiet adottati mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni;
(e)
jistabbilixxi u jivvalida s-sistemi tal-kontabilità u, fejn xieraq, jivvalida sistemi stabbiliti mill-uffiċjal awtorizzanti maħsuba biex ifornu jew jiġġustifikaw l-informazzjoni dwar il-kontijiet; f’dan ir-rigward l-uffiċjal tal-kontabilità jingħata s-setgħa biex jivverifika fi kwalunkwe żmien ir-rispett tal-kriterji ta’ validazzjoni;
(f)
jamministra t-teżor.
2. Jista’ jkun hemm żewġ korpi tal-Unjoni jew aktar li jaħtru l-istess uffiċjal tal-kontabilità.
Korpi tal-Unjoni jistgħu wkoll jaqblu mal-Kummissjoni li l-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni jaġixxi wkoll bħala l-uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni.
Korpi tal-Unjoni jistgħu wkoll jafdaw lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni b’parti mill-kompiti ta’ uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni, waqt li jqisu l-analiżi tal-kostbenefiċċju msemmija fl-Artikolu 29.
Fil-każ imsemmi f’dan is-subparagrafu, huma jagħmlu l-arranġamenti neċessarji sabiex jiġi evitat kwalunkwe kunflitt ta’ interessi.
3. L-uffiċjal tal-kontabilità jakkwista mingħand l-uffiċjal awtorizzanti l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-produzzjoni ta’ kontijiet li jagħtu stampa vera u ġusta tas-sitwazzjoni finanzjarja tal-korp tal-Unjoni u tal-implimentazzjoni tal-baġit. L-uffiċjal awtorizzanti jiggarantixxi l-affidabbiltà ta’ tali informazzjoni.
4. Qabel l-adozzjoni tal-kontijiet mid-direttur, l-uffiċjal tal-kontabilità jiffirmahom u b’dan jiċċertifika li l-uffiċjal tal-kontabilità għandu assigurazzjoni raġonevoli li l-kontijiet jippreżentaw stampa vera u ġusta tas-sitwazzjoni finanzjarja tal-korp tal-Unjoni.
Għal l-iskop tal-ewwel subparagrafu, l-uffiċjal tal-kontabilità jivverifika li l-kontijiet tħejjew skont ir-regoli msemmija fl-Artikolu 143 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, u li d-dħul u n-nefqa kollha jkunu ddaħħlu fil-kontijiet.
L-uffiċjal awtorizzanti jgħaddi kwalunkwe informazzjoni li l-uffiċjal tal-kontabilità għandu bżonn biex ikun jista’ jwettaq id-dmirijiet tiegħu.
L-uffiċjali awtorizzanti jibqgħu totalment responsabbli għall-użu xieraq tal-fondi li jamministraw, il-legalità u r-regolarità tan-nefqa taħt il-kontroll tagħhom u l-kompletezza u l-akkuratezza tal-informazzjoni mgħoddija lill-uffiċjal tal-kontabilità.
5. L-uffiċjal tal-kontabilità jingħata s-setgħa sabiex jikkontrolla l-informazzjoni li tasal kif ukoll li jwettaq kwalunkwe kontroll ieħor li jqis meħtieġ sabiex jiffirma l-kontijiet.
L-uffiċjal tal-kontabilità jagħmel riżervi, jekk ikun meħtieġ, u jispjega eżattament in-natura u l-ambitu ta’ tali riżervi.
6. Bla ħsara għall-paragrafu 7 ta’ dan l-Artikolu u l-Artikolu 51, l-uffiċjal tal-kontabilità biss ikollu l-poter tal-ġestjoni ta’ flus kontanti u l-ekwivalenti tagħhom. L-uffiċjal tal-kontabilità jkun responsabbli għas-salvagwardja tagħhom.
7. Fit-twettiq ta’ dmirijietu, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jiddelega ċerti kompiti lil persunal ta’ taħtu, bla ħsara għar-Regolamenti tal-Persunal, fejn dan ikun indispensabbli għall-qadi ta’ dmirijietu.
8. L-istrument tad-delega jippreskrivi l-kompiti fdati lil min jirċievi d-delega u d-drittijiet u l-obbligi tagħhom.
Taqsima 4
Amministratur imprest
Artikolu 51
Kontijiet imprest
Fejn huwa indispensabbli għall-pagament ta’ ammonti żgħar u għall-ġbir ta’ dħul ieħor imsemmi fl-Artikolu 6, jistgħu jitwaqqfu kontijiet imprest. Il-kontijiet imprest jimtlew mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-istituzzjoni u jitpoġġew taħt ir-responsabbiltà ta’ amministraturi imprest maħturin mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-istituzzjoni.
L-ogħla ammont ta’ kull partita ta’ nefqa jew dħul li jista’ jitħallas mill-aministratur imprest lil partijiet terzi ma jistax jaqbeż EUR 60 000 u jkun speċifikat minn kull korp tal-Unjoni għal kull partira ta’ nefqa jew dħul. ‘Pagamenti minn kontijiet imprest jistgħu jsiru permezz ta’ trasferiment ta’ kreditu bil-bank, inkluża s-sistema ta’ debitu dirett imsemmija fl-Artikolu 74(1), ċekk jew mezz ieħor ta’ ħlas, skont l-istruzzjonijiet stipulati mill-uffiċjal tal-kontabilità.’
KAPITOLU 3
Responsabbiltà tal-atturi finanzjarji
Sezzjoni 1
Regoli ġenerali
Artikolu 52
Irtirar ta’ delegi u sospensjoni tal-kompiti mogħtija lill-atturi finanzjarji
1. L-uffiċjali awtorizzanti b’delega u subdelega jistgħu fi kwalunkwe waqt ikollhom id-delega jew is-subdelega tagħhom irtirata temporanjament jew definittivament mill-awtorità li taħtarhom. L-uffiċċjal awtorizzanti jista’, f’kull żmien, jirtira l-qbil tiegħu għal subdelega speċifika.
2. L-uffiċjal tal-kontabilità jew l-amministrattur imprest, jew it-tnejn li huma, jistgħu fi kwalunkwe waqt ikunu sospiżi temporanjament jew definittivament mid-dmirijiet tagħhom mill-bord ta’ ġestjoni. F’każ bħal dan, il-bord ta’ ġestjoni jaħtar uffiċjal interim tal-kontabilità.
3. Il-paragrafi 1 u 2 ikunu bla ħsara għal kwalunkwe azzjoni dixxiplinari meħuda fir-rigward tal-atturi finanzjarji msemmija f’dwak il-paragrafi.
Artikolu 53
Responsabbiltà tal-atturi finanzjarji għal attività illegali, frodi jew korruzzjoni
1. L-Artikoli 52 sa 56 huma bla ħsara għal kwalunkwe responsabbiltà skont id-dritt kriminali, li l-atturi finanzjarji msemmijin fl-Artikolu 52 jistgħu jġarbu kif previst fid-dritt nazzjonali applikabbli u fid-dispożizzjonijiet fis-seħħ dwar il-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni u dwar il-ġlieda kontra l-korruzzjoni li tinvolvi uffiċjali tal-Unjoni jew uffiċjali tal-Istati Membri.
2. Mingħajr ħsara għall-Artikoli 54, 55 u 56, kull wieħed mill-uffiċjali awtorizzanti, mill-uffiċjali tal-kontabilità jew l-amministraturi imprest ikun suġġett għal azzjoni dixxiplinari u pagament ta’ kumpens kif stabbilit fir-Regolamenti tal-Persunal. Fil-każ ta’ attività illegali, frodi jew korruzzjoni li jistgħu jkunu ta’ ħsara għall-interessi tal-Unjoni, il-kwistjoni tkun ippreżentata lill-awtoritajiet u lill-korpi nnominati bil-leġislazzjoni applikabbli, partikolarment lill-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi.
Taqsima 2
Regoli applikabbli għall-uffiċjali awtorizzanti
Artikolu 54
Regoli applikabbli għall-uffiċjali awtorizzanti
1. L-uffiċjal awtorizzanti jkun responsabbli għall-pagament ta’ kumpens kif stipulat fir-Regolamenti tal-Persunal.
2. L-obbligu li jitħallas kumpens japplika partikolarment jekk l-uffiċjal awtorizzanti, jew b’mod intenzjonat jew minħabba traskuraġni serja min-naħa tiegħu:
(a)
jiddetermina intitolamenti li għandhom jiġu rkuprati jew joħroġ ordnijiet ta’ rkupru, jikkommetti nefqa jew jiffirma ordni ta’ pagament mingħajr ma jkun konformi ma’ dan ir-Regolament u, fejn xieraq, mar-regoli ta’ implimentazzjoni tar-Regolament Finanzjarju tal-Korp tal-Unjoni;
(b)
jonqos milli jfassal dokument li jistabbilixxu ammont riċevibbli, jittraskura milli joħroġ ordni ta’ rkupru jew jittardja l-ħruġ tagħha jew jittardja l-ħruġ ta’ ordni għal ħlas, u b’hekk jesponi lill-korp tal-Unjoni għal azzjoni ċivili minn partijiet terzi.
3. Uffiċjal awtorizzanti b’delega jew b’subdelega li jikkonsidra li deċiżjoni li jkun fir-responsabilità tiegħu li għandu jieħu tkun irregolari jew kontra l-prinċipji tal-amministrazzjoni finanzjarja tajba, jinforma b’dan bil-miktub lill-awtorità tad-delega. Jekk l-awtorità tad-delega mbagħad tagħti bil-miktub struzzjoni motivata lill-uffiċjal awtorizzanti b’delega jew b’subdelega biex jieħu d-deċiżjoni, dak l-uffiċjal awtorizzanti ma jinżammx responsabbli.
4. Fil-każ ta’ delega, l-uffiċjal awtorizzanti jibqa’ responsabbli mill-effiċjenza u l-effikaċja tas-sistemi interni ta’ ġestjoni u kontroll stabbiliti u għall-għażla tal-uffiċjal awtorizzanti b’delega.
5. Il-bord speċjalizzat fl-irregolaritajiet finanzjarji stabbilit mill-Kummissjoni jew li fih il-Kummissjoni tieħu sehem skont l-Artikolu 73(6) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, jeżerċita l-istess setgħat fir-rigward tal-korp tal-Unjoni kif huwa jagħmel fir-rigward tad-dipartimenti tal-Kummissjoni, sakemm il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv ma jiddeċiedix li jwaqqaf bord funzjonalment indipendenti, jew li jipparteċipa f’bord konġunt imwaqqaf minn diversi korpi. Għal każijiet preżentati mill-korpi tal-Unjoni, il-bord speċjalizzat fl-irregolaritajiet finanzjarji mwaqqaf mill-Kummissjoni jew li fih tipparteċipa l-Kummissjoni jinkludi membru wieħed tal-persunal ta’ korp tal-Unjoni.
Fuq il-bażi tal-opinjoni tal-bord imsemmi fl-ewwel subparagrafu, id-direttur jiddeċiedi jekk jagħtix bidu għal proċedimenti għal azzjoni dixxiplinari jew għall-pagament ta’ kumpens. Jekk il-bord jidentifika problemi sistematiċi, huwa jibgħat rapport bir-rakkomandazzjonijiet lill-uffiċjal awtorizzanti u lill-awditur intern tal-Kummissjoni. Jekk l-opinjoni timplika lid-direttur, il-bord jibgħatha lill-bord ta’ ġestjoni u lill-awditur intern tal-Kummissjoni. Id-direttur jirreferi, f’forma anonima, għall-opinjonijiet tal-bord fir-rapport ta’ attività annwali u jindika l-miżuri ta’ segwitu meħuda.
6. Kull membru tal-persunal jista’ jintalab jagħmel tajjeb għad-dannu, kollu jew parti minnu, li jkun sofra l-bord tal-Unjoni minħabba mġiba serjament ħażina min-naħa tiegħu jew tagħha waqt il-qadi ta’ dmirijietu/ha jew f’konnessjoni mal-qadi ta’ dmirijietu/ha. L-awtorità tal-ħatra tieħu deċiżjoni motivata wara li twettaq il-formalitajiet preskritti mir-Regolamenti tal-Persunal rigward kwistjonijiet dixxiplinari.
Taqsima 3
Regoli applikabbli għall-uffiċjali tal-kontabilità u l-amministraturi imprest
Artikolu 55
Regoli applikabbli għall-uffiċjali tal-kontabilità
Uffiċjal tal-kontabilità jista’ jkun suġġett għal azzjoni dixxiplinari u pagament ta’ kumpens, kif stabbilit u skont il-proċeduri tar-Regolamenti tal-Persunal. Uffiċjal tal-kontabilità jista’, b’mod partikolari, isir suġġett għal dan b’riżultat ta’ kwalunkwe waħda mill-forom li ġejjin ta’ kondotta ħażina minn naħa tiegħu:
(a)
telf jew ikkawżar ta’ danni lil fondi, assi jew dokumenti li jkun fil-pussess tiegħu jew tagħha jew l-ikkawżar tat-telf jew il-ħsara tagħhom minħabba n-negliġenza tiegħu jew tagħha;
(b)
bdil ta’ kontijiet bankarji jew kontijiet kurrenti postali b’mod żbaljat;
(c)
irkuprar jew pagament ta’ ammonti li ma jkunux konformi mal-ordnijiet għall-irkupru jew ordnijiet għall-pagament korrispondenti;
(d)
huwa jonqos milli jiġbor id-dħul dovut.
Artikolu 56
Regoli applikabbli għall-uffiċjali imprest
Amministratur imprest ikun suġġett għal azzjoni dixxiplinari u l-pagament ta’ kumpens, kif stabbilit u b’konformità mal-proċeduri fir-Regolamenti tal-Persunal. B’mod partikolari, amministratur imprest jista’ jagħmel lilu nnifsu suġġett għal dan b’riżultat ta’ kwalunkwe waħda mill-forom li ġejjin ta’ kondotta ħażina minn naħa tiegħu:
(a)
telf jew ikkawżar ta’ danni lil fondi, assi u dokumenti li jkun fil-pussess tiegħu jew tagħha jew l-ikkawżar tat-telf jew il-ħsara tagħhom minħabba n-negliġenza tiegħu jew tagħha;
(b)
nuqqas ta’ provi dokumentarji adegwati għall-pagamenti li jkun għamel;
(c)
pagamenti magħmula lil persuni li mhumiex intitolati għal tali pagamenti;
(d)
huwa jonqos milli jiġbor id-dħul dovut.
KAPITOLU 4
Operazzjonijiet ta’ dħul
Artikolu 57
Talba għall-pagament
Il-korp tal-Unjoni jippreżenta lill-Kummissjoni talbiet għall-pagament tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni kollha jew parti minnha skont l-Artikolu 19(6) skont it-termini u fl-intervalli maqbula mal-Kummissjoni.
Artikolu 58
Trattament ta’ imgħax
L-imgħax iġġenerat minn fondi imħallsa lill-korp tal-Unjoni mill-Kummissjoni permezz tal-kontribuzzjoni ma jkunx dovut lill-baġit.
Artikolu 59
Estimu tal-ammonti riċevibbli
1. Meta l-uffiċjal awtorizzanti jkollu informazzjoni suffiċjenti u affidabbli fir-rigward ta’ kwalunkwe miżura jew sitwazzjoni li jistgħu jwasslu biex ikun hemm ammont dovut lill-korp tal-Unjoni, l-uffiċjal awtorizzanti jagħmel estimu tal-ammont riċevibbli.
2. L-estimu tal-ammont riċevibbli jkun aġġustat mill-uffiċjal awtorizzanti malli dan isir jaf b’avveniment li jimmodifika l-miżura jew is-sitwazzjoni li wasslet li għall-estimu.
Meta jistabbilixxi l-ordni ta’ rkupru dwar miżura jew sitwazzjoni li qabel kienet wasslet għal estimu tal-ammonti riċevibbli, tali estimu tiġi aġġustat skont dan mill-uffiċjal awtorizzanti.
Jekk l-ordni ta’ rkupru jsir għall-istess ammont bħall-estimu oriġinali tal-ammonti riċevibbli, tali estiu jitnaqqas għal żero.
Artikolu 60
Stabbiliment tal-ammonti riċevibbli
1. L-istabbiliment ta’ ammont riċevibbli huwa l-att li bih l-uffiċjal awtorizzanti:
(a)
jivverifika li d-dejn jeżisti;
(b)
jiddetermina jew jivverifika r-realtà u l-ammont tad-dejn;
(c)
jivverifika l-kundizzjonijiet li fihom ikun dovut id-dejn.
2. Kwalunkwe ammont riċevibbli li jiġi identifikat bħala ċert, ta’ ammont fiss u dovut jiġi stabbilit permezz ta’ ordni ta’ rkupru lill-uffiċjal tal-kontabilità permezz ta’ nota ta’ debitu lid-debitur, li jkunu t-tnejn magħmula mill-uffiċjal awtorizzanti.
3. L-ammonti li jitħallsu bi żball ikunu rkuprati.
4. Kwalunkwe debitu mhux mħallas lura sad-data stipulata fin-nota ta’ debitu jiġġenera imgħax skont ir-Regolament ta’ Delega (UE) Nru 1268/2012.
5. F’każijiet sustanzjati kif xieraq, ċerti partiti tad-dħul ta’ rutina jistgħu jkunu stabbilit proviżorjament. L-istabbiliment proviżorju jkopri l-irkupru ta’ bosta ammonti individwali li ma jeħtiġux għalhekk li jiġu stabbiliti individwalment. Qabel tmiem is-sena finanzjarja, l-uffiċjal awtorizzanti jemenda l-ammonti stabbiliti proviżorjament biex jiżgura li jikkorrispondu għall-ammonti riċevibbi realment stabbiliti.
Artikolu 61
Awtorizzazzjoni tal-irkupru
L-awtorizzazzjoni tal-irkupru hija att li permezz tiegħu l-uffiċjal awtorizzanti jagħti struzzjonijiet lill-uffiċjal tal-kontabilità, bil-ħruġ ta’ ordni ta’ rkupru, sabiex jirkupra ammont riċevibbli li l-uffiċjal awtorizzanti jkun stabbilixxa.
Artikolu 62
Regoli dwar l-irkupru
1. L-uffiċjal tal-kontabilità jaġixxi fuq ordnijiet għall-irkupru għal ammonti riċevibbli li jkunu ġew iddeterminati b’mod xieraq mill-uffiċjal awtorizzanti. L-uffiċjal tal-kontabilità jeżerċita diliġenza dovuta sabiex jiżgura li l-korp tal-Unjoni jirċievi d-dħul tiegħu u jiżgura li d-drittijiet tiegħu jkunu salvagwardjati.
2. Jekk l-irkupru effettiv ma jseħħx fl-iskadenza prevista fin-nota tad-debitu, l-uffiċjal tal-kontabilità jgħarraf lill-uffiċjal awtorizzanti u jniedi minnufih il-proċedura tal-irkupru bi kwalunkwe mezz legali, inkluż, jekk ikun il-każ, permezz ta’ tpaċija, u jekk dan ma jkunx jistax isir, permezz ta’ infurzar.
3. L-uffiċjal tal-kontabilità jirkupra ammonti billi jpaċihom ma’ pretensjonijiet ekwivalenti li l-korp tal-Unjoni jkollu fuq kull debitur li min-naħa tiegħu jkollu pretensjoni fuq il-korp tal-Unjoni. Tali pretensjonijiet ikunu ċerti, ta’ ammont fiss u eżegwibbli.
4. Fejn l-uffiċjal awtorizzanti jkun qiegħed jippjana li jirrinunzja għal jew parzjalment jirrinunzja għal irkupru ta’ xi ammont riċevibbli stabbilit, huwa jiżgura li r-rinunzja ssir sewwa u li tkun konformi mal-prinċipji tal-ġestjoni finanzjarja tajba u tal-proporzjonalità. Id-deċiżjoni ta’ rinunzja tkun ssostanzjata. L-uffiċjal awtorizzanti jista’ jiddelega din id-deċiżjoni ta’ rinunzja biss għal ammonti riċevibbli ta’ anqas minn EUR 5 000.
Id-deċiżjoni ta’ rinunzja ssemmi liema azzjonijiet ikunu ttieħdu biex isir l-irkupru u l-punti ta’ dritt u ta’ fatt li fuqhom tkun ibbażata.
5. L-uffiċjal awtorizzanti jikkanċella ammont riċevibbli stabbilit b’mod sħiħ jew parzjali meta s-sejba ta’ żball turi li l-ammont ma ġiex stabbilit sewwa. Tali kanċellazzjoni ssir b’deċiżjoni tal-uffiċjal awtorizzanti u tkun is-suġġett ta’ motivazzjoni xierqa.
Artikolu 63
Formalitajiet ta’ ġbir
1. L-irkupru effettiv mill-uffiċjal tal-kontabilità jagħti lok għall-annotazzjoni mill-istess uffiċjal tal-kontabilità fil-kontijiet u l-għoti ta’ din l-informazzjoni lill-uffiċjal awtorizzanti.
2. Kull pagament fi flus kontanti lill-uffiċjal tal-kontabilità jagħti lok għall-ħruġ ta’ irċevuta.
3. Rimborż parzjali minn debitur suġġett għal diversi ordnijiet ta’ rkupru jrid l-ewwel jitħallas fuq l-aktar intitolament antik sakemm ma jkunx speċifikat mod ieħor mid-debitur.
Kwalunkwe pagament parzjali jrid l-ewwel ikopri l-imgħax.
Artikolu 64
Żmien addizzjonali għal pagament
1. L-uffiċjal tal-kontabilità, f’kollaborazzjoni mal-uffiċjal awtorizzanti, jista’ jagħti aktar żmien biex isir il-pagament biss b’talba bil-miktub mid-debitur, bir-raġunijiet għaliex għandu jagħmel dan, u bil-kundizzjoni li jiġu ssodisfati ż-żewġ kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
id-debitur iwiegħed li jħallas imgħax bir-rata speċifikata fl-Artikolu 83 tar-Regolament ta’ Delega (UE) Nru 1268/2012 għall-perjodu addizzjonali sħiħ permess, li jibda mill-iskadenza msemmija fl-Artikolu 80(3)(b) ta’ Regolament ta’ Delega (UE) Nru 1268/2012;
(b)
sabiex ikunu mħarsa d-drittijiet tal-korp tal-Unjoni, id-debitur jagħti garanzija finanzjarja li tagħmel tajjeb għas-somma prinċipali u għall-imgħax, li tkun aċċettata mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni.
Il-garanzija msemmija fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu tista’ tinbidel b’garanzija konġunta jew bosta garanziji minn parti terza approvati mill-uffiċċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni.
2. F’ċirkostanzi eċċezzjonali, wara talba mid-debitur, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jirrinunzja għall-ħtieġa ta’ garanzija msemmija fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu tal-paragrafu 1 meta, fuq il-bażi tal-valutazzjoni tiegħu, id-debitur ikun irid u jkun jista’ jagħmel il-pagament fil-perjodu ta’ żmien addizzjonali, iżda ma jkunx jista’ jipprovdi tali garanzija u jkun jinsab f’sitwazzjoni diffiċli.
Artikolu 65
Lista ta’ intitolamenti
1. L-uffiċjal tal-kontabilità jżomm lista ta’ ammonti li għandhom ikunu rkuprati. L-intitolamenti tal-korp tal-Unjoni jinġabru flimkien fil-lista skont id-data tal-ħruġ tal-ordni ta’ rkupru. L-uffiċjal tal-kontabilità jindika d-deċiżjonijiet biex issir rinunzja jew rinunzja parzjali għall-irkupru ta’ ammonti stabbiliti. Il-lista tiżdied mar-rapport tal-korp tal-Unjoni dwar il-ġestjoni tal-baġit u dik finanzjarja.
2. Il-korp tal-Unjoni jistabbilixxi lista ta’ intitolamenti tal-korp tal-Unjoni li tinkludi l-ismijiet tad-debituri u l-ammonti tad-djun, fejn id-debitur ikun ġie ordnat jagħmel rimborż b’deċiżjoni tal-Qorti li għandha s-saħħa ta’ res judicata u fejn l-ebda pagament jew l-ebda rimborż sinifikanti ma jkun sar għal sena wara l-pronunzjament tagħha. Il-lista tiġi ppubblikata, filwaqt li tittieħed inkonsiderazzjoni l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
F’dak li għandu x’jaqsam mad-dejta personali li tirreferi għal persuni fiżiċi, l-informazzjoni ppubblikata titneħħa ladarba l-ammont tad-dejn jitħallas kollu. L-istess japplika għad-dejta personali li tirreferi għal persuni ġuridiċi li għalihom it-titolu uffiċjali jidentifika persuna fiżika waħda jew iktar.
Id-deċiżjoni li d-debitur jiġi inkluż fil-lista ta’ intitolamenti tal-korp tal-Unjoni tittieħed f’konformità mal-prinċipju ta’ proporzjonalità u tikkunsidra b’mod partikolari l-importanza tal-ammont.
Artikolu 66
Perjodu ta’ limitazzjoni
L-intitolamenti tal-korp tal-Unjoni fir-rigward ta’ partijiet terzi u l-intitolamenti ta’ partijiet terzi fir-rigward tal-korp tal-Unjoni jkunu suġġetti għal terminu ta’ limitazzjoni ta’ ħames snin.
Artikolu 67
Dispożizzjonijiet speċifiċi applikabbli għat-tariffi u l-imposti
Meta l-korp tal-Unjoni jiġbor tariffi u imposti msemmijin fl-Artikolu 6(1)(a), estimu totali provviżorju ta’ dawn it-tariffi u l-imposti jsir fil-bidu ta’ kull sena finanzjarja.
Fejn it-tariffi u l-imposti huma ddeterminati kompletament permezz ta’ leġiżlazzjoni jew deċiżjonijiet tal-bord ta’ ġestjoni, l-uffiċjal awtorizzanti jista’ jastjeni milli joħriġ ordnijiet ta’ rkupru u, wara li jkun stabbilixxa l-ammont riċevibbli, iħejji direttament noti ta’ debitu. F’dan il-każ, jiġu rreġistrati d-dettalji kollha tal-intitolament tal-korp tal-Unjoni. L-uffiċjal tal-kontabilità jżomm lista tan-noti ta’ debitu kollha u jagħti l-għadd ta’ noti ta’ debitu u l-ammont globali fir-rapport tal-korp tal-Unjoni dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja.
Fejn il-korp tal-Unjoni juża sistema ta’ fatturar separata, l-uffiċjal tal-kontabilità jdaħħal is-somma akkumulata ta’ tariffi u imposti riċevuti fil-kontijiet regolarment, u tal-anqas kull xahar.
Il-korp tal-Unjoni jipprovdi servizzi bis-saħħa tal-kompiti fdati lilu biss wara li l-pagament korrispondenti jkun tħallas fl-intier tiegħu. Madankollu, f’ċirkostanzi eċċezzjonali, servizz jista’ jkun pprovdut mingħajr pagament minn qabel tal-imposta jew tariffa korrispondenti. F’każijiet fejn ingħata servizz mingħajr ma kien hemm pagament minn qabel tal-imposta jew tariffa korrispondenti., l-Artikoli 60 sa 66 japplikaw.
KAPITOLU 5
Operazzjonijiet ta’ nefqa
Artikolu 68
Deċiżjoni ta’ finanzjament
1. Kull element tan-nefqa jiġi impenjat, validat, awtorizzat u mħallas.
2. Kull impenn ta’ nefqa jrid jiġi wara deċiżjoni ta’ finanzjament.
3. Il-programm ta’ ħidma annwali tal-korp tal-Unjoni jkun ekwivalenti għal deċiżjoni ta’ finanzjament għall-attivitajiet li jkopri, sakemm l-elementi stabbiliti fl-Artikolu 32(3) huma identifikati b’mod ċar.
4. Approprjazzjonijiet amministrattivi jistgħu isiru mingħajr ma ssir deċiżjoni ta’ finanzjament minn qabel.
Artikolu 69
Tipi ta’ impenji
1. Impenn tal-baġit huwa l-operazzjoni li biha l-approprjazzjoni neċessarja sabiex tkopri l-pagamenti sussegwenti sabiex ikunu onorat impenji legali hija rriservata.
2. Impenn legali huwa att li bih l-uffiċjal awtorizzanti jidħol fi, jew jistabbilixxi, obbligu li jirriżulta f’imposta.
3. L-impenji tal-baġit jaqgħu taħt waħda mit-tliet kategoriji li ġejjin:
(a)
individwali: l-impenn tal-baġit huwa individwali meta r-riċevent u l-ammont tan-nefqa huma magħrufa;
(b)
globali: l-impenn tal-baġit huwa globali meta għall-anqas wieħed mill-elementi meħtieġa biex ikun identifikat l-impenn individwali jkun għadu mhux magħruf;
(c)
provviżorju: l-impenn tal-baġit huwa provviżorju meta huwa ntiż biex ikopri nefqa amministrattiv ta’ rutina u jew l-ammont jew ir-riċeventi finali mhumiex magħrufa.
L-impenji baġitarji proviżorji jkunu implimentati jew bil-konklużjoni ta’ wieħed jew aktar mill-impenji ġuridiċi individwali li joħolqu intitolament għal pagamenti sussegwenti, inkella, f’każijiet eċċezzjonali marbuta man-nefqa tal-ġestjoni tar-riżorsi umani, direttament permezz ta’ pagamenti.
4. L-impenji tal-baġit għal azzjonijiet li jestendu għal aktar minn sena finanzjarja waħda jistgħu jkunu maqsuma matul diversi snin f’pagamenti parzjali annwali biss meta l-att kostitwenti jew l-att bażiku jipprovdi dan jew fejn ikunu relatati man-nefqa amministrattiva.
Artikolu 70
Regoli applikabbli għall-impenji
1. Fir-rigward ta’ kwalunkwe miżura li tista’ tistabbilixxi nefqa addebitabbli lill-baġit tal-korp tal-Unjoni, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli l-ewwel jagħmel impenn baġitarju qabel ma’ jidħol għal impenn legali ma’ partijiet terzi.
2. L-obbligu biex isir impenn baġitarju qabel ma jittieħed impenn legali kif previst fil-paragrafu 1, ma jkunx applikabbli għall-impenji legali konklużi wara dikjarazzjoni ta’ sitwazzjoni ta’ kriżi fil-qafas tal-pjan ta’ kontinwità tal-attivitajiet, f’konformità mal-proċeduri adottati mill-korp tal-Unjoni.
3. L-impenji globali baġitarji jkopru l-kostijiet totali tal-impenji legali individwali korrispondenti konklużi sal-31 ta’ Diċembru tas-sena N + 1.
Suġġett għall-Artikoli 69(4) u 87(2) l-impenji legali individwali li jirrigwardaw impenji individwali jew proviżżorji tal-baġit ikunu konklużi sal-31 ta’ Diċembru tas-sena N.
Fit-tmiem tal-perjodi msemmija fl-ewwel u fit-tieni subparagrafu, il-bilanċ mhux użat ta’ tali impenji baġitarji jkun diżimpenjat mill-uffiċjal awtorizzanti.
L-ammont ta’ kull impenn legali individwali adottat b’segwiment ta’ impenn globali baġitarju, qabel il-firma, ikun irreġistrat mill-uffiċjal awtorizzanti fil-kontijiet tal-baġit u mdaħħal fl-impenn globali baġitarju.
4. L-impenji baġitarji u legali li jsiru għal azzjonijiet li jestendu għal aktar minn sena finanzjarja waħda, ħlief fil-każ ta’ nefqa tal-persunal, ikollhom data finali għal-implimentazzjoni stabbilita, b’konformità mal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
Xi partijiet ta’ tali impenji li ma jkunux ġew effettwati fi żmien sitt xhur wara d-data msemmija fl-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu jkunu diżimpenjati f’konformità mal-Artikolu 16.
L-ammont ta’ impenn tal-baġit li jikkorrispondi għal impenn legali li għalih ma sar l-ebda pagament skont it-tifsira tal-Artikolu 75 f’perjodu ta’ sentejn wara l-iffirmar tal-impenn legali jkun diżimpenjat, ħlief fejn dak ammont ikun relatat ma’ każijiet f’litigazzjoni quddiem qrati ġudizzjarji jew korpi arbitrali jew fejn jeżistu dispożizzjonijiet speċjali stabbiliti fl-atti bażiċi.
Artikolu 71
Verifiki applikabbli għall-impenji
1. Meta jaddotta impenn baġitarju, l-uffiċċjal awtorizzanti jrid jiżgura li:
(a)
in-nefqa tkun ġiet debitata lill-partita korretta tal-baġit tal-korp tal-Unjoni;
(b)
l-approprjazzjonijiet ikunu disponibbli;
(c)
in-nefqa konformi mad-dispożizzjonijiet applikabbli, b’mod partikolari dawk tal-istrument kostitwenti, ir-regoli finanzjarji ta’ kull entità tal-Komunità u l-atti kollha addottati skonthom;
(d)
jiġi rispettat il-prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba.
2. Meta jirreġistra l-impenn legali b’firma fiżika jew elettronika, l-uffiċjal awtorizzanti jiżgura li:
(a)
l-impenn ikun kopert bl-impenn tal-baġit li jikkorrispondi miegħu;
(b)
in-nefqa hija legali u regolari u konformi mad-dispożizzjonijiet applikabbli, b’mod partikolari dawk ta l-istrument kostitwenti, ir-regoli finanzjarji ta’ kull korp tal-Unjoni u l-atti kollha addottati skonthom;
(c)
jiġi rispettat il-prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba.
Artikolu 72
Validazzjoni tan-nefqa
Il-validazzjoni tan-nefqa hu l-att li permezz tiegħu l-uffiċjal awtorizzanti:
(a)
jivverifika l-eżistenza tal-initolament tal-kreditur;
(b)
jiddetermina jew jivverifika r-realtà u l-ammont tal-pretensjoni;
(c)
jivverifika l-kundizzjonijiet li fihom huwa dovut il-ħlas.
Artikolu 73
Validazzjoni u forma materjali għall-“mgħoddi għall-pagament”
1. Il-validazzjoni ta’ kwalunkwe nefqa tkun ibbażata fuq id-dokumenti ta’ sostenn li juru l-intitolament tal-kreditur, fuq il-bażi ta’ dikjarazzjoni tas-servizzi tassew mogħtija, il-provvisti tassew ikkonsenjati jew ix-xogħol tassew imwettaq, jew fuq il-bażi ta’ dokumenti oħra li jiġġustifikaw il-ħlas, inklużi pagamenti rikorrenti ta’ sottoskrizzjonijiet jew korsijiet ta’ taħriġ.
2. L-uffiċjal awtorizzanti jivverifika d-dokumenti ta’ sostenn personalment jew, fuq ir-responsabbiltà tiegħu stess, jaċċerta li dan ikun sar, qabel ma jieħu d-deċiżjoni li jivvalida n-nefqa.
3. Id-deċiżjoni ta’ validazzjoni hija kkomunikata permezz bl-iffirmar ta’ “mgħoddi għall-pagament” mill-uffiċjal awtorizzanti.
4. F’sistema mhux ikkompjuterizzata, il-“mgħoddi għall-pagament” issir permezz ta’ timbru li jkun jinkorpora il-firma tal-uffiċjal awtorizzanti.
F’sistema kkompjuterizzata, il-“mgħoddi għall-pagament” issir permezz ta’ validazzjoni permezz tal-password personali tal-uffiċjal awtorizzanti.
Artikolu 74
Awtorizzazzjoni tan-nefqa
1. L-awtorizzazzjoni tan-nefqa hija l-att li permezz tiegħu l-uffiċjal awtorizzanti, wara li jkun ivverifika li l-approprjazzjonijiet ikunu disponibbli, jagħti struzzjoni lill-uffiċjal tal-kontabilità billi joħroġ ordni għall-ħlas, sabiex jitħallas ammont tan-nefqa li l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkun ivvalida.
Fejn isiru pagamenti perjodiċi fir-rigward tas-servizzi mogħtija, inklużi s-servizzi ta’ kiri jew ta’ merkanzija konsenjata, u bla ħsara għall-analiżi tar-riskju tal-uffiċjal awtorizzanti, l-uffiċjal awtorizzanti jista’ jordna l-applikazzjoni ta’ sistema ta’ debitu dirett.
2. L-ordni ta’ pagament tiġi ddatata u ffirmata mill-uffiċjal awtorizzanti u mbagħad tintbagħat lill-uffiċjal tal-kontabilità. Id-dokumenti ta’ sostenn jinżammu mill-uffiċjal awtorizzanti skont l-Artikolu 44(5).
3. Fejn xieraq, l-ordni tal-pagament mibgħuta lill-uffiċjal tal-kontabilità tkun akkumpanjata minn dokument li jiċċertifika li l-oġġetti ddaħħlu fl-inventarji msemmija fl-Artikolu 106(1).
Artikolu 75
Tipi ta’ pagamenti
1. Il-pagament isir mal-preżentazzjoni ta’ prova li l-azzjoni relevanti tkun twettqet f’konformità mad-dispożizzjonijiet tal-att bażiku jew mal-kuntratt jew mal-fethim tal-għotja, u jkopri waħda mill-operazzjonijiet li ġejjin:
(a)
il-pagament tal-ammont kollu dovut;
(b)
il-pagament tal-ammont dovut f’xi wieħed minn dawn il-metodi li ġejjin:
(1)
prefinanzjament li jista’ jinqasam f’numru ta’ pagamenti wara l-iffirmar tal-kuntratt jew ftehim ta’ għotja jew wara n-notifika tad-deċiżjoni tal-għotja;
(2)
pagament interim wieħed jew aktar bħala kontroparti għat-twettiq parzjali tal-azzjoni;
(3)
pagament tal-bilanċ tal-ammonti dovuti meta l-azzjoni tiġi mwettqa b’mod sħiħ.
Il-prefinanzjament jipprovdi float. Dan jista’ jinqasam f’għadd ta’ pagamenti skont il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
Pagament interim, li jista’ jiġi ripetut, jista’ jkopri n-nefqa mġarrba għall-implimentazzjoni tad-deċiżjoni jew tal-ftehim jew biex jitħallsu servizzi, provvisti jew xogħlijiet li jkunu saru u/jew li ġew ikkonsenjati fl-istadji interim tal-kuntratt. Huwa jista’ jikklerja l-prefinanzjament kollu jew parti minnu, bla ħsara għad-dispożizzjonijiet tal-att bażiku.
L-għeluq tan-nefqa jieħu l-forma tal-pagament tal-bilanċ, li ma jistax jiġi ripetut u li jikklerja n-nefqa kollha preċedenti, jew ordni ta’ rkupru.
2. Issir distinzjoni fil-kontabilità baġitarja bejn it-tipi differenti ta’ pagamenti msemmija fil-paragrafu 1 meta jsir kull ħlas.
Artikolu 76
Pagament limitat għall-fondi disponibbli
Il-pagament tan-nefqa jsir mill-uffiċjal tal-kontabilità fil-limiti tal-fondi disponibbli.
Artikolu 77
Limiti taż-żmien
Il-pagament tan-nefqa jsir fil-limiti ta’ żmien speċifikati fir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 u r-Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012, u skonthom.
KAPITOLU 6
Sistemi tal-IT
Artikolu 78
Ġestjoni elettronika tal-operazzjonijiet
Fejn id-dħul u n-nefqa ikunu amministrati permezzi ta’ sistemi komputerizzati, id-dokumenti jistgħu jiġu ffirmati bi proċedura komputerizzata jew elettronika.
Artikolu 79
Gvern elettroniku
Il-korp tal-Unjoni jistabbilixxi u japplika standards uniformi għall-iskambju elettroniku tal-informazzjoni ma’ terzi li jieħdu sehem fi proċeduri ta’ akkwist u għotjiet. B’mod partikolari, sal-massimu possibbli, dawn ifasslu u jimplimentaw soluzzjonijiet għall-preżentazzjoni, il-ħżin u l-ipproċessar tad-dejta ppreżentata fil-kuntest tal-proċeduri ta’ akkwist u ta’ għoti, u għal dawn il-finijiet, jiddefinixxu spazju ta’ interskambju tad-dejta elettronika uniku għall-applikanti, il-kandidati u l-offerenti.
Artikolu 80
Amministrazzjoni tajba
1. L-uffiċjal awtorizzanti jħabbar mingħajr dewmien il-bżonn ta’ forniment ta’ provi u/jew dokumentazzjoni, il-forma u l-kontenut prerekwżit tagħhom, kif ukoll, jekk ikun il-każ, l-iskeda indikattiva għat-tlestija tal-proċedura ta’ aġġudikazzjoni.
2. Fejn, minħabba żball klerikali evidenti min-naħa tal-applikant jew tal-offerent, l-applikant jew l-offerent jonqos milli jippreżenta provi jew jagħmel dikjarazzjonijiet, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jew, jekk ikun il-każ, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, għajr f’każijiet debitament ġustifikati, jitlob lill-applikant jew lill-offerent iforni l-informazzjoni nieqsa jew jiċċara l-provi dokumentarji. Tali informazzjoni jew kjarifiki ma jimmodifikaw sostanzjalment il-proposta jew jalteraw it-termini tas-sejħa għall-offerti.
Artikolu 81
Indikazzjoni ta’ mezzi ta’ rimedju
Meta att proċedurali ta’ uffiċjal awtorizzanti jolqot b’mod negattiv id-drittijiet ta’ applikant jew ta’ offerent, benefiċjarju jew kuntrattur, huwa jkun fih indikazzjoni tal-mezzi disponibbli ta’ rimedju amministrattiv u/jew ġudizzjarju għall-kontestazzjoni ta’ dak l-att.
B’mod partikolari, in-natura tar-rimedju, l-entità jew l-entitajiet lil min jista’ jitressaq kif ukoll il-limiti taż-żmien għall-eżerċizzju tagħhom ikunu indikati.
KAPITOLU 7
Awditur intern
Artikolu 82
Ħatra u setgħat u dmirijiet tal-awditur intern
1. Il-korp tal-Unjoni jkollu funzjoni ta’ awditjar intern li trid issir skont l-istandardi internazzjonali relevanti.
2. Il-funzjoni tal-awditjar intern titwettaq mill-awditur intern tal-Kummissjoni. L-awditur intern la jista’ jkun uffiċjal awtorizzanti u lanqas uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni jew tal-Kummissjoni
3. L-awditur intern jagħti pariri lill-korp tal-Unjoni dwar it-trattament tar-riskji, billi jagħti fehmiet indipendenti fuq il-kwalità tas-sistemi ta’ ġestjoni u kontroll u billi joħroġ rakkomandazzjonijiet biex jittejbu l-kundizzjonijiet ta’ implimentazzjoni tal-operazzjonijiet u l-promozzjoni tal-ġestjoni finanzjarja tajba.
L-awditur intern ikun responsabbli, partikolarment, għal:
(a)
valutazzjoni tal-idoneità u l-effikaċja tas-sistemi ta’ ġestjoni interna u l-prestazzjoni tad-dipartimenti fil-programmi u azzjonijiet ta’ implimentazzjoni b’referenza għar-riskji marbuta magħhom;
(b)
valutazzjoni tal-effiċjenza u l-effikaċja tas-sistemi ta’ kontroll intern u ta’ awditjar intern applikabbli għal kull operazzjoni għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni.
4. L-awditur intern iwettaq id-doveri tiegħu fir-rigward tal-attivitajiet u d-dipartimenti kollha tal-korp tal-Unjoni. L-awditur intern igawdi minn aċċess sħiħ u mingħajr limitu għall-informazzjoni kollha meħtieġa biex iwettaq dmirijitu.
5. L-awditur intern jieħu nota tar-rapport annwali kkonsolidat tal-attività tal-uffiċjali awtorizzanti u ta’ kwalunkwe biċċa informazzjoni oħra identifikata.
6. L-awditur intern jirrapporta lill-bord ta’ ġestjoni u lid-direttur dwar is-sejbiet tiegħu u dwar ir-rakkomandazzjonijiet tiegħu.
L-awditur intern jirrapporta wkoll fi kwalunkwe wieħed mill-każijiet li ġejjin:
-
riskji u rakkomandazzjonijiet kritiċi ma ġewx indirizzati,
-
hemm dewmien sinifikanti fl-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet magħmula fis-snin ta’ qabel.
Il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv u d-direttur jiżguraw monitoraġġ regolari tal-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet tal-awditu. Il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv jeżamina l-informazzjoni msemmija fl-Artikolu 47(1)(a) u jekk ir-rakkomandazzjonijiet ġewx kompletament implimentati u jekk l-implimentazzjoni kinitx f’waqtha.
7. Il-korp tal-Unjoni jagħmel disponibbli d-dettalji ta’ kuntatt tal-awditur intern għal kull persuna fiżika jew ġuridika involuta f’operazzjonijiet ta’ nefqa, sabiex ikunu jistgħu jikkuntatjaw lill-awditur intern b’mod kunfidenzjali.
8. Ir-rapporti u r-riżultati tal-awditur intern ikunu aċċessibbli għall-pubbliku biss wara validazzjoni mill-awditur intern tal-azzjoni meħuda għall-implimentazzjoni tagħhom.
Artikolu 83
Indipendenza tal-awditur intern
L-indipendenza tal-awditur intern, ir-responsabbiltà tiegħu għall-azzjoni meħuda fit-twettiq ta’ dmirijietu u d-dritt tal-awditur intern li jressaq kawża quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea tiġi determinata skont l-Artikolu 100 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
Artikolu 84
Stabbiliment tal-kapaċità ta’ awditjar intern
1. Il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv jista’ jistabbilixxi, b’kunsiderazzjoni xierqa tal-kosteffiċjenza u l-valur miżjud, kapaċità ta’ awditjar intern, li twettaq id-dmirijiet tagħha skont l-istandards internazzjonali rilevanti.
L-għan, l-awtorità u r-responsabbiltà tal-kapaċità ta’ awditjar intern ikun provdut għalihom fil-karta tal-awditjar intern u jkunu suġġetti għall-approvazzjoni tal-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, tal-bord eżekuttiv.
Il-pjan annwali tal-awditjar ta’ kapaċità ta’ awditjar intern jiġi mfassal mill-Kap ta’ kapaċità tal-awditjar intern li jqis inter alia l-valutazzjoni tar-riskju tad-direttur fil-korp tal-Unjoni.
Huwa jiġi analizzat u approvat mill-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, mill-bord eżekuttiv.
Il-kapaċità ta’ awditjar intern tirrapporta lill-bord ta’ ġestjoni u, fejn xieraq, lill-bord eżekuttiv u lid-direttur dwar dak li ssib u dwar ir-rakkomandazzjonijiet tagħha.
2. Jekk il-kapaċità tal-awditjar intern ta’ korp waħdieni tal-Unjoni ma tkunx kosteffikaċji jew ma tkunx tista’ tilħaq standards internazzjonali, il-korp tal-Unjoni jista’ jiddeċiedi li jikkondividi kapaċità ta’ awditjar intern ma’ korpi oħra tal-Unjoni li jaħdmu fl-istess qasam ta’ politika.
F’tali każijiet il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv tal-korp tal-Unjoni kkonċernat jaqblu dwar il-modalitajiet prattiċi tal-kapaċità kondiviża ta’ awditjar intern.
3. L-atturi ta’ awditjar intern jikkooperaw effiċjentement billi jiskambjaw informazzjoni u r-rapporti ta’ awditjar u, fejn xieraq, jistabbilixxu valutazzjonijiet tar-riskju konġunti, u jwettqu awditi konġunti.
Il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv u d-direttur jiżguraw monitoraġġ regolari tal-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjoni tal-kapaċità ta’ awditjar intern.
TITOLU V
AKKWIST PUBBLIKU
Artikolu 85
Dispożizzjonijiet ġenerali
1. Fir-rigward tal-akkwisti, it-Titolu V tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 u tar-Regolament ta’ Delega (UE) Nru 1268/2012 japplikaw suġġett għall-Artikolu 86.
2. Il-korp tal-Unjoni jista’, fuq talba proprja, ikun assoċjat, bħala awtorità kontraenti, fl-għoti ta’ kuntratti tal-Kummissjoni jew kuntratti interistituzzjonali u fl-għoti ta’ kuntratti ta’ korpi oħra tal-Unjoni.
3. Il-korp tal-Unjoni jipparteċipa fil-bażi tad-dejta ċentrali ta’ esklużjoni mwaqqfa u operata mill-Kummissjoni skont l-Artikolu 108 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
Artikolu 86
Proċeduri ta’ akkwist
1. Il-korp tal-Unjoni jista’ jikkonkludi kuntratt, mingħajr ma jirrikorri għal proċedura ta’ akkwist pubbliku, mal-Kummissjoni, l-uffiċċji interistituzzjonali u ċ-Ċentru tat-Traduzzjoni għall-korpi tal-Unjoni Ewropea stabbiliti bir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 2965/94 (8) għall-fornitura ta’ oġġetti jew ta’ servizzi jew għat-twettiq ta’ xogħol li jipprovdu dawn tal-aħħar.
2. Il-korp tal-Unjoni jista’ japplika proċeduri ta’ akkwist pubbliku konġunti mal-awtoritajiet kontraenti tal-Istat Membru ospitanti sabiex ikopri l-ħtiġijiet amministrattivi. F’tali każ, l-Artikolu 133 tar-Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012 japplika mutatis mutandis.
TITOLU VI
DISPOŻIZZJONIJIET SPEĊIFIĊI DWAR L-APPROPRIJAZZJONIJIET AMMINISTRATTIVI
Artikolu 87
Appropjazzjonijiet amministrattivi
1. L-approprjazzjonijiet amministrattivi jkunu approprjazzjonijiet mhux differenzjati.
2. In-nefqa amministrattiva li toriġina minn kuntratti li jkopru perjodi li huma itwal mis-sena finanzjarja, jew b’konformità mal-prattika lokali jew li jirigwardaw il-forniment ta’ tagħmir, ikunu rreġistrati taħt il-baġit tas-sena finanzjarja li fiha jkunu effettwati.
3. Sal-1 ta’ Lulju ta’ kull sena, il-korp tal-Unjoni jagħti lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill dokument ta’ ħidma dwar il-politika tiegħu dwar il-bini, li fih jinkorpora l-informazzjoni li ġejja:
(a)
għal kull binja, in-nefqa u l-arja superfiċjali koperti mill-approprjazzjonijiet tal-linji baġitarji korrispondenti fil-baġit tal-korp tal-Unjoni;
(b)
l-evoluzzjoni mistennija tal-ipprogrammar globali tal-erja tas-superfiċje u postijiet għas-snin li ġejjin, b’deskriżżjoni tal-proġetti ta’ bini fil-fażi ta’ ppjanar li diġà ġew identifikati;
(c)
il-patti u l-kostijiet finali kif ukoll l-informazzjoni rilevanti rigward l-implimentazzjoni tal-proġetti ġodda ta’ bini li kienu preċedentament tressqu lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill skont il-proċedura stabbilita fl-Artkolu 88 u mhux inklużi fid-dokumenti ta’ ħidma tas-sena preċedenti.
Artikolu 88
Proġetti ta’ bini
1. Għal kwalunkwe proġett ta’ bini li għandu mnejn ikollu implikazzjonijiet finanzjarji sinifikanti għall-baġit, il-korp tal-Unjoni jinforma lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill kemm jista’ jkun kmieni dwar l-erja tas-superfiċje rikjesta għall-kostruzzjoni u l-pjanifikazzjoni provviżorja qabel ma jibda jgħarrex is-suq lokali fil-każ ta’ kuntratti ta’ bini, jew qabel ma joħroġu stediniet għas-sejħa għall-offerti, fil-każ ta’ xogħlijiet ta’ bini.
2. Għal kull proġett ta’ bini li għandu mnejn ikollu implikazzjonijiet finanzjarji sinifikanti għall-baġit, il-korp tal-Unjoni jippreżenta l-proġett ta’ bini, li jkun fih estimu dettaljat tal-kostijiet u tal-finanzjamet tiegħu, kif ukoll elenku tal-abbozz tal-kuntratti li jkun hemm il-ħsieb li jintużaw, u jitlob l-approvazzjoni tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill qabel ma l-kuntratti jiġu konklużi. Fuq talba tal-korp tal-Unjoni, id-dokumenti ppreżentati marbutin mal-proġett ta’ kostruzzjoni jiġu trattati b’mod kunfidenzjali.
Ħlief fil-każijiet ta’ force majeure, il-Kunsill u l-Parlament Ewropew, għandhom jiddeliberaw fuq il-proposta dwar il-proġett ta’ bini fi żmien erba’ ġimgħat mid-data li fiha ż-żewġ istituzzjonijiet ikunu rċevewha.
Il-proġett ta’ bini jitqies approvat wara l-iskadenza ta’ dan it-terminu ta’ erba’ ġimgħat, sakemm il-Parlament Ewropew jew il-Kunsill ma jiħdux deċiżjoni kuntrarja għall-proposta qabel ma jiskadi dak it-terminu.
Jekk il-Parlament Ewropew u/jew il-Kunsill iqanqlu tħassib debitament ġustifikat f’dak it-terminu ta’ erba’ ġimgħat, dak it-terminu jiġi estiż darba b’ġimagħtejn.
Jekk il-Parlament Ewropew jew il-Kunsill jieħdu deċiżjoni kuntrarja għall-proġett ta’ bini, il-korp tal-Unjoni kkonċernat jirtira l-proposta tiegħu u jkun jista’ jippreżenta waħda ġdida.
3. Fil-każijiet ta’ force majeure, l-informazzjoni prevista fil-paragrafu 4 tista’ tkun ippreżentata konġuntament mal-proġett ta’ kostruzzjoni. Il-Kunsill u l-Parlament Ewropew jiddeliberaw fuq il-proġett ta’ bini fi żmien ġimagħtejn mid-data li fiha ż-żewġ istituzzjonijiet ikunu rċevewh. Il-proġett ta’ bini jitqies approvat wara l-iskadenza ta’ dan it-terminu ta’ ġimagħtejn, sakemm il-Parlament Ewropew u/jew il-Kunsill ma jiħdux deċiżjoni kuntrarja għall-proposta qabel ma jiskadi dan it-terminu.
4. Dawn li ġejjin jitqiesu bħala proġetti tal-bini li aktarx li jkollhom implikazzjonijiet finanzjarji sinifikati fuq il-baġit tal-korp tal-Unjoni huma:
(a)
kull akkwist ta’ art;
(b)
l-akkwiżizzjoni, il-bejgħ, rinnovazzjoni strutturali, kostruzzjoni ta’ binjiet jew kwalunkwe proġett li jkun jikkombina dawn l-elementi li għandhom jkunu implementati fl-istess perjodu ta’ żmien, li jaqbżu EUR 3 000 000;
(c)
kull kuntratt immobiljari (inklużi l-użufrutt, il-kirjiet fit-tul, u t-tiġdid ta’ kuntratti eżistenti skont kundizzjonijiet anqas favorevoli) li ma jkunx kopert mill-punt b) b’korrispettiv annwu ta’ mill-anqas EUR 750 000;
(d)
l-estensjoni jew it-tiġdid ta’ kuntratti eżistenti (inklużi l-użufrutt u l-kirjiet fit-tul) skont l-istess kundizzjonijiet jew kundizzjonijiet aktar favorevoli, b’korrispettiv annwu ta’ mill-anqas EUR 3 000 000.
5. Mingħajr ħsara għall-Artikolu 19(4), proġett ta’ akkwist immobiljari jista’ jkun iffinanzjat permezz ta’ self suġġett li jkun hemm l-approvazzjoni minn qabel tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill.
Is-self jkun kkontrattat u mħallas lura f’konformità mal-prinċipji tal-ġestjoni finanzjarja tajba u b’kont dovut tal-aqwa interessi finanzjarji tal-Unjoni.
Meta l-korp tal-Unjoni jipproponi li jiffinanzja l-akkwiżizzjoni permezz ta’ self, il-pjan ta’ finanzjament li għandu jiġi ppreżentat, flimkien ma’ talba għal approvazzjoni minn qabel mill-korp tal-Unjoni, jispeċifika b’mod partikolari, il-livell massimu ta’ finanzjament, il-perjodu ta’ finanzjament, it-tip ta’ finanzjament, il-kundizzjonijiet tal-finanzjament u l-iffrankar b’paragun ma’ tipi oħrajn ta’ arranġamenti kuntrattwali.
Il-Parlament Ewropew u l-Kunsill jiddeliberaw fuq it-talba għal approvazzjoni minn qabel fi żmien erba’ ġimgħat, prorogabbli b’ġimagħtejn, mid-data li fiha ż-żewġ istituzzjonijiet ikunu rċevewha. L-akkwist permezz ta’ self jitqies riġettat jekk il-Parlament Ewropew u l-Kunsill ma japprovawhx espressament qabel ma jiskadi dan it-terminu.
TITOLU VII
ESPERTI
Artikolu 89
Esperti esterni b’remunerazzjoni
L-Artikolu 287 tar-Regolament ta’ Delega (UE) Nru 1268/2012 japplika mutatis mutandis għall-għażla ta’ esperti. Tali esperti jiġu mħallsa fuq il-bażi ta’ ammont fiss imħabbar minn qabel u jintgħażlu fuq il-bażi tal-kapaċità professjonali tagħhom. L-għażla ssir fuq il-bażi tal-kriterji tal-għażla li jirrispettaw il-prinċipji tan-nondiskriminazzjoni, it-trattament ugwali u l-assenza ta’ kunflitti ta’ interessi.
TITOLU VIII
GĦOTJIET U PREMJI MOGĦTIJA MILL-KORP TAL-UNJONI
Artikolu 90
Għotjiet
Fejn il-korp tal-Unjoni jista’ jagħti għotjiet skont l-att kostitwenti jew permezz ta’ delega tal-Kummissjoni skont l-Artikolu 58(1)(c)(iv) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, id-dispożizzjonijiet relevanti tar-Regolament u r-Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012 japplikaw.
Artikolu 91
Premijiet
Fejn il-korp tal-Unjoni jista’ jagħti premijiet skont l-att kostitwenti jew permezz ta’ delega tal-Kummissjoni skont l-Artikolu 58(1)(c)(iv) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, id-dispożizzjonijiet relevanti tar-Regolament u r-Regolament ta’ Delega (UE) Nru 1268/2012 japplikaw.
TITOLU IX
PREŻENTAZZJONI TAL-KONTIJIET U KONTABILITÀ
KAPITOLU 1
Preżentazzjoni tal-kontijiet
Artikolu 92
Struttura tal-kontijiet
Il-kontijiet tal-korp tal-Unjoni jinkludu:
(a)
ir-rendikonti finanzjarji tal-korp tal-Unjoni;
(b)
ir-rapporti ta’ implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni.
Artikolu 93
Rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja
1. Kull korp tal-Unjoni jħejji rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja għas-sena finanzjarja.
2. Id-direttur jibgħat ir-rapport lill-Parlament Ewropew, lill-Kunsill u lill-Qorti tal-Awdituri, sal-31 ta’ Marzu tas-sena finanzjarja segwenti.
3. Ir-rapport imsemmi fil-paragrafu 2 jagħti rendikont, kemm f’termini assoluti u espressi bħala perċentwali, mill-anqas, tar-rata ta’ implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet flimkien ma’ informazzjoni fil-qosor dwar it-trasferimenti ta’ approprjazzjonijiet bejn id-diversi partiti tal-baġit.
Artikolu 94
Regoli dwar il-kontijiet
1. L-uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni japplika r-regoli adottati mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni bbażati fuq standards tal-kontabilità aċċettati internazzjonalment għas-settur pubbliku.
2. Il-kontijiet tal-korp tal-Unjoni msemmija fl-Artikolu 92 jirrispettaw il-prinċipji tal-baġit stipulati fl-Artikoli 5 sa 31. Huma jagħtu stampa vera u ġusta tal-operazzjonijiet tad-dħul u n-nefqa tal-baġit.
Artikolu 95
Prinċipji tal-kontabilità
Ir-rendikonti finanzjarji msemmija fl-Artikolu 92 jippreżentaw informazzjoni, inkluża informazzjoni dwar il-politiki tal-kontabilità, b’mod li jiġi żgurat li tkun relevanti, affidabbli, komparabbli u li tista’ tinftiehem. Ir-rendikonti finanzjarji jitfasslu f’konformità mal-prinċipji tal-kontabilità ġeneralment aċċettati kif deskritti fir-regoli tal-kontabilità msemmija fl-Artikolu 143, tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
Artikolu 96
Rendikonti finanzjarji
1. Ir-rendikonti finanzjarji jiġu ppreżentati f’euro u jinkludu:
(a)
il-karta tal-bilanċ u rendikont tal-prestazzjoni finanzjarja, li jirrappreżentaw l-assi u l-obligazzjonijiet kollha u s-sitwazzjoni finanzjarja u r-riżultat ekonomiku fil-31 ta’ Diċembru tas-sena preċedenti; huma jkunu ppreżentati bi qbil mar-regoli tal-kontabilità msemmija fl-Artikolu 143, tar-Regolament (UE, Eurratom) Nru 966/2012;
(b)
ir-rendikont tal-fluss tal-flus li juri l-ammonti miġbura u maħruġa matul is-sena u l-pożizzjoni finali tat-teżor;
(c)
id-dikjarazzjoni tal-bidliet fl-assi netti li tippreżenta ħarsa ġenerali taċ-ċaqliq matul is-sena fir-riżervi u r-riżultati akkumulati.
2. In-noti tar-rendikonti finanzjarji jissuplimentaw lil u jikkumentaw dwar l-informazzjoni mogħtija fir-rendikonti msemmija fil-paragrafu 1 u jagħtu l-informazzjoni l-oħra kollha preskritta minn prattiċi tal-kontabilità aċċettati internazzjonalment, fejn tali informazzjoni hija relevanti għall-attivitajiet tal-korp tal-Unjoni.
Artikolu 97
Rapporti dwar l-implementazzjoni baġitarja
1. Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni baġitarja jkunu ppreżentati f’euro. Huma jinkludu:
(a)
rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha għas-sena f’termini ta’ dħul u nefqa;
(b)
noti ta’ spjegazzjoni, li jissupplimentaw u jikkummentaw fuq l-informazzjoni mogħtija fir-rapporti.
2. Ir-riżultat tal-baġit jikkonsisti fid-differenza bejn:
-
id-dħul kollu miġbur fir-rigward ta’ dik is-sena finanzjarja,
-
l-ammont ta’ pagamenti magħmula għall-approprjazzjonijiet għal dik is-sena finanzjarja miżjuda bl-ammont ta’ approprjazzjonijiet għall-istess sena finanzjarja riportati.
Id-differenza msemmija fl-ewwel subparagrafu tiżdid jew titnaqqas, min-naħa l-waħda, bl-ammont nett ta’ approprjazzjonijiet riportati minn snin finanzjajri preċedenti li ġew ikkanċellati u, min-naħa l-oħra, permezz ta’:
-
pagamenti magħmula żejda fuq approprjazzjonijiet mhux differenzjati riportati mis-sena finanzjarja preċedenti, b’riżultat ta’ bidliet fir-rati tal-euro,
-
il-bilanċ li jirriżulta mill-gwadann u t-telf mill-kambju matul is-sena finanzjarja, kemm realizzat kif ukoll mhux realizzat.
3. L-istruttura tar-rapporti dwar l-implimentazzjoni baġitarja tkun l-istess bħal dik tal-baġit tal-korp tal-Unjoni stess.
Artikolu 98
Kontijiet provviżorji
1. L-uffiċjali tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni jibgħat l-kontijiet provviżorji lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni u lill-Qorti tal-Awdituri sal-1 ta’ Marzu tas-sena segwenti.
2. Sa mhux aktar tard mill-1 ta’ Lulju tas-sena segwenti, l-uffiċjali tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni jibgħat ukoll pakkett ta’ rapporti lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni, f’format standardizat kif stabbilit mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni għall-finijiet ta’ konsolidazzjoni.
Artikolu 99
Approvazzjoni tal-kontijiet finali
1. Skont l-Artikolu 148(1) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, sa mhux aktar tard mill-1 ta’ Ġunju tas-sena segwenti, il-Qorti tal-Awdituri tagħmel l-osservazzjonijiet tagħha fuq il-kontijiet proviżorji tal-korp tal-Unjoni.
2. Malli jirċievi l-osservazzjonijiet tal-Qorti tal-Awdituri dwar il-kontijiet provviżorji tal-korp tal-Unjoni, l-uffiċjal tal-kontabilità jfassal il-kontijiet finali tal-korp tal-Unjoni skont l-Artikolu 50. Id-direttur jibgħathom lill-bord ta’ ġestjoni, li jagħti opinjoni dwar dawn il-kontijiet.
3. L-uffiċjal tal-kontabilità jibgħat il-kontijiet finali, flimkien mal-fehma tal-bord ta’ ġestjoni, lill-uffiċċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni, lill-Qorti tal-Awdituri, lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill Ewropew, sa mhux iktar tard mill-1 ta’ Lulju tas-sena segwenti.
Sa mhux aktar tard mill-1 ta’ Lulju tas-sena segwenti, l-uffiċjali tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni jibgħat ukoll pakkett ta’ rapporti lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni, f’format standardizat kif stabbilit mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni għall-finijiet ta’ konsolidazzjoni.
4. L-uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni jibgħat ukoll lill-Qorti tal-Awdituri, b’kopja lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni, fl-istess data tat-trażmissjoni tal-kontijiet finali tiegħu, ittra ta’ rappreżentazzjoni li tkopri dawk il-kontijiet finali.
Il-kontijiet finali jkunu akkumpanjati minn nota stabbilita mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni, li fiha dan tal-aħħar jiddikjara li l-kontijiet finali kienu ppreparati skont dan it-Titolu u l-prinċipji, r-regoli u l-metodi tal-kontabilità applikabbli.
Il-kontijiet finali tal-korp tal-Unjoni jiġu ppubblikati f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea sal-15 ta’ Novembru tas-sena segwenti.
5. Id-Direttur jibgħat lill-Qorti tal-Awdituri risposta għall-osservazzjonijiet li tkun għamlet sa mhux iktar tard mit-30 ta’ Settembru tas-sena ta’ wara. Fl-istess waqt, ir-risposti tal-korp tal-Unjoni jintbagħtu lill-Kummissjoni.
KAPITOLU 2
Kontabilità u inventarji ta’ propjetà
Taqsima 1
Dispożizzjonijiet komuni
Artikolu 100
Is-sistema tal-kontabilità
1. Is-sistema taż-żamma tal-kotba tal-korp tal-Unjoni hi sistema li tintuża biex tkun organizzata l-informazzjoni baġitraja u finanzjarja b’mod li ċ-ċifri jkunu jistgħu jiddaħħlu, jkunu arkivjati u rreġistrati.
2. Il-kontijiet jikkonsistu fil-kontijiet ġenerali u l-kontijiet tal-baġit. Il-kontijiet jinżammu f’euro fuq il-bażi tas-sena kalendarja.
3. L-uffiċjali awtorizzanti jista’ jżomm ukoll kontijiet analitiċi.
Artikolu 101
Rekwiżiti komuni għas-sistema tal-kontijiet tal-istituzzjonijiet
Ir-regoli tal-kontabilità u l-iskeda tal-kontijiet li għandha tintuża mill-korp tal-Unjoni tiġi adottata mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni skont l-Artikolu 152 tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 966/2012.
Taqsima 2
Kontijiet ġenerali u baġitarji
Artikolu 102
Kontijiet ġenerali
Il-kontijiet ġenerali jżommu, b’ordni kronoloġika u bil-metodu tal-partita doppja, l-eventi u l-operazzjonijiet kollha li jolqtu l-qagħda ekonomika u finanzjarja u l-assi u l-piżijiet tal-korp tal-Unjoni.
Artikolu 103
Entrati fil-kontijiet ġenerali
1. Il-bilanċi u ċ-ċaqliq fil-kontijiet ġenerali jiddaħħlu fir-reġistri tal-kontabilità.
2. L-entrati kollha tal-kontabilità, inklużi l-aġġustamenti għall-kontijiet, ikunu bbażati fuq id-dokumenti ta’ appoġġ, li jirriferu għalihom l-entrati.
3. Is-sistema tal-kontijiet tkun tali li tħalli traċċja ċara ta’ awditjar għall-entrati kollha tal-kontabilità.
Artikolu 104
Aġġustamenti fil-kontabilità
Wara li tagħlaq is-sena finanzjarja u sad-data tal-preżentazzjoni tal-kontijiet finali, l-uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni jagħmel kwalunkwe aġġustament li, mingħajr ma jkun jinvolvi żborsi jew ġbir fir-rigward ta’ dik is-sena, ikun meħtieġ għal preżentazzjoni vera u ġusta tal-kontijiet. Tali aġġustamenti jikkonformaw mar-regoli tal-kontabilità li hemm riferiment għalihom fl-Artikolu 101.
Artikolu 105
Kontabilità tal-baġit
1. Il-kontijiet tal-baġit jipprovdu rekord dettaljat tal-implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni.
2. Għall-fini tal-paragrafu 1, il-kontijiet tal-baġit jirreġistraw l-operazzjonijiet tad-dħul u n-nefqa kollha tal-baġit previsti fit-Titolu IV.
Artikolu 106
Inventarju tal-proprjetà
1. Il-korp tal-Unjoni jżomm inventarji li jkun fihom il-kwantità u l-valur tal-assi tanġibbli u mhux, u l-assi finanzjarji li jikkostitwixxu l-propjetà tal-Unjoni skont mudell imħejji mill-uffiċċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni.
Il-korp tal-Unjoni jikkontrolla li l-annotazzjonijiet fl-inventarju jaqblu mal-qagħda veru.
2. Il-bejgħ tal-assi tanġibbli tal-korp tal-Unjoni jkun reklamat kif xieraq.
TITOLU X
AWDITJAR ESTERN, KWITTANZA U L-ĠLIEDA KONTRA L-FRODI
Artikolu 107
Awditjar estern
1. Awditur estern indipendenti jivverifika li l-kontijiet annwali tal-korp tal-Unjoni, jippreżentaw b’mod xieraq l-introjtu, in-nefqa u l-qagħda finanzjarja tal-korp tal-Unjoni qabel il-konsolidazzjoni fil-kontijiet finali tal-korp tal-Unjoni.
Sakemm ma jkunx ipprovdut xort’oħra fl-att kostitwenti, il-Qorti tal-Awdituri tħejji rapport annwali speċifiku dwar il-korp tal-Unjoni skont ir-rekwiżiti tal-Artikolu 287(1) tat-TFUE.
Fit-tħejjija tar-rapport li hemm referenza għalih fit-tieni subparagrafu, il-qorti tikkunsidra x-xogħol ta’ awditjar imwettaq mill-awditur indipendenti estern msemmi fl-ewwel subparagrafu u l-azzjoni meħuda bi tweġiba għas-sejbiet tiegħu jew tagħha.
2. Il-korp tal-Unjoni jibgħat lill-Qorti tal-Awdituri l-baġit tal-korp tal-Unjoni, kif adottat definittivament. Huwa jgħarraf lill-Qorti tal-Awdituri, mill-aktar fis, b’kull deċiżjoni u b’kull att li jaddotta skont l-Artikoli 10, 14, 19 u 23.
3. L-iskrutinju mwettaq mill-Qorti tal-Awdituri jkun irregolat bl-Artikoli 158 sa 163 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
Artikolu 108
Skandezi għall-proċedura ta’ kwittanza
1. Għajr fejn provdut xort’oħra fl-att kostitwenti, qabel il-15 ta’ Mejju tas-sena N + 2, il-Parlament Ewropew, fuq rakkomandazzjoni mill-Kunsill, jagħti kwittanza lid-Direttur fir-rigward tal-implimentazzjoni tal-baġit għas-sena N. Id-Direttur jinforma lill-bord ta’ ġestjoni bl-osservazzjonijiet tal-Parlament Ewropew li tinsab fir-riżoluzzjoni li takkumpanja d-deċiżjoni ta’ kwittanza.
2. Jekk id-data prevista fil-paragrafu 1 ma tistax tintlaħaq, il-Parlament Ewropew jew il-Kunsill jgħarraf lid-direttur għalfejn kien hemm posponiment.
3. Jekk il-Parlament Ewropew jipposponi d-deċiżjoni li tagħti kwittanza, id-direttur, bil-kooperazjoni tal-bord tal-ġestjoni, jagħmel kull sforz biex, mill-aktar fis possibbli, jieħu miżuri sabiex ineħħi jew jiffaċilita t-tneħħija tal-ostakoli għal dik id-deċiżjoni.
Artikolu 109
Proċedura ta’ kwittanza
1. Id-deċiżjoni ta’ kwittanza tkopri l-kontijiet tad-dħul u n-nefqa kollha tal-korp tal-Unjoni, u turi l-bilanċ li jirriżulta u l-assi u l-obligazzjonijiet tal-korp tal-Unjoni murija fir-rendikont finanzjarju.
2. Bit-tir li jikkonċedi l-kwittanza, il-Parlament Ewropew jeżamina l-kontijiet u r-rendikonti finanzjarji tal-korp tal-Unjoni, wara li jkun għamel dan il-Kunsill. Jeżamina wkoll ir-rapport annwali magħmul mill-Qorti tal-Awdituri, flimkien mat-tweġibiet tad-direttur tal-korp tal-Unjoni, kull rapport speċjali tal-Qorti tal-Awdituri li għandu x’jaqsam mas-sena finanzjarja kkonċernata u r-rendikont ta’ assigurazzjoni tal-Qorti tal-Awditrui rigward l-affidabilità tal-kontijiet u l-legalita u r-regolarita tat-tranżazzjonijiet sottostanti.
3. Fuq talba tal-Parlament Ewropew, id-direttur jippreżentalu kull informazzjoni meħtieġa għall-applikazzjoni bla xkiel tal-proċedura ta’ kwittanza għas-sena finanzjarja inkwistjoni, kif provdut fl-Artikolu 165(3) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
Artikolu 110
Miżuri ta’ segwitu
1. Id-direttur jieħu l-passi xierqa biex jaġixxi fuq l-osservazzjonijiet li jkunu mad-deċiżjoni ta’ kwittanza tal-Parlament Ewropew u fuq il-kummenti li jkunu mar-rakkomandazzjoni għall-kwittanza adottata mill-Kunsill.
2. Fuq it-talba tal-Parlament Ewropew jew tal-Kunsill, id-direttur jirrapporta fuq il-miżuri meħuda fid-dawl ta’ dawn l-osservazzjonijiet u kummenti. Id-direttur jibgħat kopja tar-rapport lill-Kummissjoni u lill-Qorti tal-Awdituri.
Artikolu 111
Verifiki fuq il-post mill-Kummissjoni, il-Qorti tal-Awdituri u l-OLAF
1. Il-korp tal-Unjoni jagħti lill-persunal tal-Kummissjoni u persuni oħra awtorizzati minnha, kif ukoll lill-Qorti tal-Awdituri, aċċess għas-siti u l-binjiet tiegħu u għad-dejta u l-informazzjoni kollha, inkluż informazzjoni f’format elettroniku, meħtieġa sabiex iwettqu l-awditi tagħhom.
2. L-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF) jista’ jwettaq investigazzjonijiet inkluż kontrolli fuq il-post u spezzjonijiet, skont id-dispożizzjonijiet u l-proċeduri stabbiliti fir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (9) u r-Regolament tal-Kunsill (Euratom, KE) Nru 2185/96 (10) bil-għan li jkun stabbilit jekk kienx hemm frodi, korruzzjoni jew kwalunkwe attività illegali oħra li taffettwa l-interessi finanzjarji tal-Unjoni b’rabta ma’ għotja jew kuntratt mogħtija skont dan ir-Regolament.
3. Mingħajr preġudizzju għall-paragrafi 1 u 2, il-ftehimiet ma’ pajjiżi terzi u organizzazzjonijiet internazzjonali, il-kuntratti, l-għotjiet u l-akkwisti tal-korp tal-UE jinkludu dispożizzjonijiet li jagħtu espliċitament is-setgħa lill-Qorti Ewropea tal-Awdituri u lill-OLAF sabiex iwettqu tali awditjar u investigazzjonijiet, skont il-kompetenzi rispettivi tagħhom.
TITOLU XI
DISPOŻIZZJONIJIET TRANŻIZZJONALI U FINALI
Artikolu 112
Talbiet għal informazzjoni mill-Parlament Ewropew u l-Kunsill
Il-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni huma intitolati li jiksbu kwalunkwe informazzjoni jew spjegazzjoni neċessarja mill-korp tal-Unjoni dwar kwistjonijiet tal-baġit li jagħmlu parti mill-oqsma ta’ kompetenza tagħhom.
Artikolu 113
Adozzjoni tar-regolament finanzjarju ġdid tal-korp tal-Unjoni
Kull korp imsemmi fl-Artikolu 208 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 jadotta Regolament Finanzjarju ġdid fid-dawl tad-dħul fis-seħħ tiegħu fl-1 ta’ Jannar 2014 jew, fi kwalunkwe każ, fi żmien sitt xhur mid-data li fiha korp jaqa’ fil-kamp ta’ applikazzjoni tal-Artikolu 208 ta’ dak ir-Regolament, wara l-għoti ta’ kontribut ddebitat lill-baġit.
Artikolu 114
Regoli li jimplimentaw r-regolament finanzjarju ġdid tal-korp tal-Unjoni
Il-bord ta’ ġestjoni, sa fejn u sakemm ikun neċessarju u bil-kunsens minn qabel tal-Kummissjoni, jadotta regoli dettaljati biex jimplimenta r-Regolament Finanzjarju tal-korp tal-Unjoni, fuq proposta tad-direttur tiegħu.
Artikolu 115
Tħassir
Ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2343/2002 jitħassar b’effett mill-1 ta’ Jannar 2014. Madankollu, l-Artikolu 40 jibqa’ japplika sal-31 ta’ Diċembru 2014 u l-paragrafi 4 u 7 tal-Artikolu 27 ikomplu japplikaw sal-31 ta’ Diċembru 2015.
Artikolu 116
Dħul fis-seħħ
Dan ir-Regolament jidħol fis-seħħ l-għada tal-jum tal-pubblikazzjoni tiegħu f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea. Dan ir-Regolament japplika mill-1 ta’ Jannar 2014. Madankollu, l-Artikoli 47 u 82(5) japplikaw mill-1 ta’ Jannar 2015 u l-Artikolu 32 u l-paragrafi 5 u 8 tal-Artikolu 33 japplikaw mill-1 ta’ Jannar 2016.
Dan ir-Regolament jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussell, it-30 ta’ Settembru 2013.