DURCHFÜHRUNGSVERORDNUNG (EU) Nr. 1244/2014 DER KOMMISSION
vom 20. November 2014
mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EU) Nr. 375/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates zur Einrichtung des Europäischen Freiwilligenkorps für humanitäre Hilfe („EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe“)
(Text von Bedeutung für den EWR)
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Verordnung (EU) Nr. 375/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates zur Einrichtung des Europäischen Freiwilligenkorps für humanitäre Hilfe (im Folgenden „EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe“) (1), insbesondere auf Artikel 9 Absatz 3, Artikel 10 Absatz 1 und Artikel 12 Absatz 6,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Nach der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 sollte die Kommission Standards und Verfahren für die auf die Entsende- und Aufnahmeorganisationen anzuwendenden Bedingungen, Regelungen und Anforderungen in Bezug auf die Erfassung, Auswahl, Vorbereitung, Betreuung und Entsendung von Freiwilligen-Kandidaten und EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe zur Unterstützung humanitärer Hilfsmaßnahmen in Drittländern festlegen. Die Verordnung (EU) Nr. 375/2014 sieht vor, dass die Standards durch delegierte Rechtsakte und die Verfahren durch Durchführungsrechtsakte festgelegt werden.
(2)
Alle Akteure der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe, einschließlich der Freiwilligen selbst und der Entsende- und Aufnahmeorganisationen, sollten dazu angespornt werden, im Rahmen der Initiative ein gemeinsames Identitätsgefühls zu entwickeln.
(3)
Es ist wichtig, dass die Freiwilligen-Kandidaten im Zuge eines nichtdiskriminierenden, fairen und transparenten Verfahrens ausgewählt werden, das auf einer Partnerschaft zwischen Entsende- und Aufnahmeorganisationen beruht und durch das dem von den Aufnahmeorganisationen formulierten tatsächlichen lokalen Bedarf entsprochen wird.
(4)
Sowohl die Entsende- als auch die Aufnahmeorganisationen sollten mittels einer sorgfältigen Einführung Missverständnissen hinsichtlich der Rollen und Erwartungen vorbeugen und den Freiwilligen eine angemessene praktische Vorbereitung auf den Einsatz bieten. Dies würde die Grundlagen für Vertrauen und Akzeptanz seitens der Aufnahmegemeinschaften schaffen und sicherstellen, dass die jeweiligen kulturellen Empfindlichkeiten umfassend berücksichtigt werden.
(5)
Ein wichtiger Bestandteil der Vorbereitung auf die Entsendung sind Schulungen, die allen Freiwilligen-Kandidaten in Form eines strukturierten Programms mit obligatorischen und fakultativen Kursen angeboten werden sollten. Außerdem sollten neue Fachkräfte die Möglichkeit erhalten, ihre Kompetenzen auszubauen und neues Fachwissen und neue Fähigkeiten im Bereich der humanitären Hilfe zu erwerben, gegebenenfalls auch durch Praktika. Dabei sollte auf die Abstimmung auf die Tätigkeiten und den Kontext der Entsende- und der Aufnahmeorganisationen geachtet werden.
(6)
Die Entsende- und die Aufnahmeorganisationen sollten ein geeignetes Supervisions- und Betreuungssystem schaffen. Sie sollten die Leistungen und Ergebnisse der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe gemeinsam verfolgen und bewerten und zu ihrer Aufgabenstellung und den Zielen Feedback geben. Dies wird zu einer besseren Rechenschaftslegung im Rahmen der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe beitragen.
(7)
Die Supervision und die Betreuung sollten durch ein Mentoring ergänzt werden, durch das der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe zusätzliche Hilfe vor, während und nach der Entsendung erhält.
(8)
Für den Zeitraum der Entsendung in Drittländer sollte die Entsendeorganisation einen Kanal für die fortlaufende Kommunikation und für zusätzliche Unterstützung schaffen. Alle EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sollten ein Debriefing und Unterstützung am Ende des Einsatzes erhalten.
(9)
Es muss für angemessene Arbeits- und Lebensbedingungen gesorgt sein, damit die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe ihren Einsatz unter sicheren und hygienischen Bedingungen absolvieren können und ihre grundlegenden Bedürfnisse gedeckt sind, so dass sie keine persönliche Not leiden müssen, wobei grundsätzlich die mit einer Freiwilligentätigkeit verbundene bescheidene, unauffällige Lebensführung gewahrt bleiben sollte. Die Aufwandsentschädigungen und sonstigen Zahlungen, die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe gewährt werden, sind nicht als Gehaltszahlungen für eine reguläre Beschäftigung zu verstehen. Die gezahlten Beträge sollten sich nicht nach der Berufserfahrung, den Fachkenntnissen oder den Ergebnissen des Freiwilligeneinsatzes richten, sondern lediglich die Lebenshaltungskosten während der Entsendung decken. Um ein hohes und einheitliches Schutzniveau zu gewährleisten, sollten alle EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe durch eine umfassende Versicherungspolice abgesichert sein, die speziell darauf ausgerichtet ist, sie während des gesamten Zeitraums der Entsendung in Drittländer und während etwaiger relevanter Zeiträume vor und nach der Entsendung zu schützen.
(10)
Von höchster Bedeutung ist die Fürsorgepflicht, bei der es sich um einen gemeinsamen Verantwortungsbereich handelt. Die Entsende- und die Aufnahmeorganisationen sollten soweit wie möglich für die Gesundheit, die Sicherheit und das Wohlbefinden der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe Sorge tragen und geeignete Sicherheits- und Gesundheitsschutzverfahren entwickeln. Auch die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sollten alles tun, um ihre eigene Gesundheit und Sicherheit und diejenige anderer Personen am Arbeitsplatz zu schützen.
(11)
Die Überwachung und Bewertung der individuellen Leistung der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sollte sich als kontinuierlicher Prozess über den gesamten Einsatz erstrecken. Dieser Prozess sollte auf einem Supervisions- und Leistungsmanagementsystem basieren und Daten liefern, die aufzeigen, inwiefern die Leistungen der einzelnen EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe auf der Ergebnis- und Wirkungsebene zu den Zielen des Projekts und der Initiative insgesamt beitragen.
(12)
Um sicherzustellen, dass die Entsende- und die Aufnahmeorganisationen sowohl die Standards, die in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission festgelegt sind, als auch die in der vorliegenden Verordnung festgelegten Verfahren einhalten, ist ein solides Zertifizierungsverfahren notwendig. Dieses Zertifizierungsverfahren sollte an den Grundsätzen Vereinfachung und Vermeidung von Doppelarbeit, Differenzierung zwischen Entsende- und Aufnahmeorganisationen, Kosteneffizienz, Transparenz und Unparteilichkeit sowie Förderung der Diversität und eines breiten Zugangs ausgerichtet sein.
(13)
Die in dieser Verordnung vorgesehenen Maßnahmen stehen im Einklang mit der Stellungnahme des nach Artikel 26 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 eingesetzten Ausschusses.
(14)
Um die fristgerechte Umsetzung der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe zu gewährleisten, muss diese Verordnung so schnell wie möglich in Kraft treten, da ihre Bestimmungen die Grundlage für die Entsendung von EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe in Drittländer durch die durchführenden Organisationen schaffen -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
KAPITEL 1
ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN
Artikel 1
Gegenstand
Mit dieser Verordnung werden Durchführungsbestimmungen für die Verordnung (EU) Nr. 375/2014 in Bezug auf die folgenden in Artikel 9 Absatz 3, Artikel 10 Absatz 1 und Artikel 12 Absatz 6 der Verordnung aufgeführten Aspekte festgelegt:
a)
bei der Erfassung, Auswahl und notwendigen Vorbereitung der Kandidaten auf die Entsendung (erforderlichenfalls auch durch Praktika) anzuwendende Verfahren;
b)
Regelungen für das Schulungsprogramm und das Verfahren zur Bewertung der Eignung der Freiwilligen-Kandidaten für eine Entsendung;
c)
Bestimmungen für die Entsendung und Betreuung der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe in Drittländern, unter anderem für die Supervision vor Ort, die laufende Unterstützung durch Coaching, Mentoring, zusätzliche Schulungen, die notwendige Arbeitsbedingungen und die Unterstützung nach der Entsendung;
d)
Bereitstellung eines Versicherungsschutzes und Anforderungen an die Lebensbedingungen der Freiwilligen, einschließlich der Deckung von Aufenthalts-, Unterbringungs-, Reise- und sonstigen Kosten;
e)
anzuwendende Verfahren vor, während und nach der Entsendung zur Sicherstellung der Fürsorgepflicht und angemessener Sicherheitsmaßnahmen, unter anderem Protokolle für den Abtransport von Kranken und Sicherheitspläne für Notevakuierungen aus Drittländern einschließlich der erforderlichen Verfahren zur Verbindung mit den nationalen Behörden;
f)
Verfahren für die Überwachung und Bewertung der Leistungen der einzelnen EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe;
g)
Zertifizierungsverfahren, mit dem gewährleistet wird, dass die Entsendeorganisationen die in Artikel 9 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 genannten Standards und Verfahren einhalten, sowie ein gesondertes Zertifizierungsverfahren für die Aufnahmeorganisationen.
Artikel 2
Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieser Verordnung gelten die Begriffsbestimmungen in Artikel 3 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 und die Begriffsbestimmungen in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission. Außerdem bezeichnet der Ausdruck
a)
„Kompetenzrahmen“ einen Rahmen im Sinne der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission;
b)
„Lern- und Entwicklungsplan“ einen Plan im Sinne in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission;
c)
„Ausbilder“ eine Person, die von einem Schulungsanbieter rekrutiert wird, um ein oder mehrere Schulungsmodule durchzuführen, auf Fallszenarien beruhende Simulationsübungen zu begleiten und die Kompetenzen der Freiwilligen-Kandidaten zu bewerten;
d)
„Ausbildungsmentor“ einen von einem Schulungsanbieter rekrutierten Ausbilder, der bei der Bewertung der Eignung des Freiwilligen-Kandidaten für eine Entsendung eine Koordinierungsrolle übernimmt. Er ist jeweils für eine Gruppe von Freiwilligen-Kandidaten zuständig. Er koordiniert die Bewertung der Kompetenzen der Freiwilligen-Kandidaten auf der Grundlage des Feedbacks anderer Ausbilder und steht in Kontakt zu den einzelnen Freiwilligen-Kandidaten, um gemeinsam mit ihnen deren Selbstbewertungen und die Bewertungen der Ausbilder zu erörtern;
e)
„Mentoring“ einen Prozess der informellen Weitergabe von Kenntnissen, Sozialkapital und psychosozialer Unterstützung, die für eine Beschäftigung, Karriere oder berufliche Entwicklung relevant sind. Mentoring umfasst einen informellen, in der Regel direkten Austausch über einen längeren Zeitraum hinweg zwischen einer Person, die aufgrund ihrer einschlägigen Kenntnisse, ihres Sachverstands und ihrer Erfahrungen von der Aufnahmeorganisation als Mentor benannt wurde, und dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe;
f)
„Debriefing“ einen Prozess, durch den die Entsende- und die Aufnahmeorganisation und der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe klare Informationen über die Ergebnisse des Einsatzes und die Leistungen des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe erhalten, bei dem auf ihren Erfahrungen basierende Empfehlungen und Erkenntnisse vermittelt werden und eine Kapitalisierung des Wissens und ein positiver professioneller Abschluss des Einsatzes stattfindet.
KAPITEL 2
VERFAHREN FÜR DIE ERFASSUNG UND AUSWAHL VON FREIWILLIGEN-KANDIDATEN
Artikel 3
Erfassungs- und Auswahlverfahren
(1) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisationen schaffen gemeinsam ein Erfassungs- und Auswahlverfahren. Dabei werden die Rollen, Zuständigkeiten und Vorgehensweisen festgelegt, die einen transparenten, fairen und effektiven Rekrutierungsprozess gewährleisten, bei dem die Standards für die Gleichbehandlung, Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung eingehalten werden, die in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission vorgesehen sind.
(2) Das Erfassungs- und Auswahlverfahren beruht auf einer Partnerschaft zwischen der Entsende- und der Aufnahmeorganisation und wird so gestaltet, dass eine fristgerechte und kontinuierliche Kommunikation gewährleistet ist. Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass die Aufnahmeorganisation systematisch in den gesamten Rekrutierungsprozess eingebunden ist.
(3) Das vereinbarte Erfassungs- und Auswahlverfahren findet in allen Phasen des Rekrutierungsprozesses Anwendung.
(4) Das Erfassungs- und Auswahlverfahren regelt mindestens
a)
die Festlegung der Aufgabenstellung, des Kompetenzprofils und der Auswahlkriterien für EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe gemäß Artikel 4;
b)
die Bekanntmachung und die Bewerbung gemäß Artikel 5;
c)
die Bewertung und die Aufstellung einer Vorauswahlliste und einer Liste der in die engere Wahl gezogenen Bewerber gemäß Artikel 6;
d)
die Auswahl gemäß Artikel 7.
Artikel 4
Festlegung der Aufgabenstellung, des Kompetenzprofils und der Auswahlkriterien für EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe
(1) Ausgehend von einer Bedarfsbewertung, die im Einklang mit der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission durchgeführt wird, schlägt die Aufnahmeorganisation im Einklang mit den unter Nummer 1 des Anhangs I genannten Anforderungen die Aufgabenstellung für den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe vor, einschließlich der flexiblen Elemente zur Berücksichtigung des Beitrags des Freiwilligen nach erfolgter Rekrutierung.
(2) Die Entsendeorganisation prüft die Aufgabenstellung und unterstützt bei Bedarf deren Änderung, damit eine angemessene und realistische Abstimmung der zu erwartenden Kompetenzen des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe auf die Aufnahmekapazität und den Bedarf der Aufnahmeorganisation erfolgt.
(3) Auf der Grundlage der Aufgabenstellung und des Kompetenzrahmens legen die Aufnahme- und die Entsendeorganisation das Kompetenzprofil des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sowie Auswahlkriterien mit Mindestanforderungen fest, die im Rekrutierungsprozess angewandt werden. Im Kompetenzprofil wird auch angeben, ob der Freiwillige eine erfahrene oder eine neue Fachkraft sein soll und gegebenenfalls ein Praktikum notwendig ist.
Artikel 5
Bekanntmachung und Bewerbung
(1) Für die Bekanntmachung des Einsatzes ist die Entsendeorganisation zuständig. Sie erstellt für die Bekanntmachung mit Hilfe der Aufnahmeorganisation ein Informationspaket, um über die Initiative zu informieren und bei Freiwilligen-Kandidaten Interesse zu wecken.
(2) Die Bekanntmachung, die mindestens in Englisch erfolgt und klar, konkret und verständlich abgefasst sein muss, enthält Informationen über die dem Freiwilligen-Kandidaten angebotene Position gemäß den unter Nummer 2 des Anhangs I genannten Anforderungen.
(3) Sie wird mindestens einen Monat lang auf der zentralen Plattform der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe veröffentlicht, wobei zusätzliche Werbemöglichkeiten genutzt werden können, um Kandidaten auf die Bekanntmachung auf der zentralen Plattform aufmerksam zu machen. In hinreichend begründeten Fällen kann bei Einsätzen zur Bewältigung einer humanitären Notlage die Bekanntmachung auch für eine Dauer von weniger als einem Monat veröffentlicht werden, wobei jedoch der Zeitraum von einer Woche nicht unterschritten werden darf.
(4) Die Bewerber bewerben sich mit einem standardisierten Bewerbungsformular, dem ein strukturierter Lebenslauf beizufügen ist. Die Bewerber füllen außerdem einen standardisierten Selbstbewertungsfragebogen aus, mit dem ihre Kompetenzen nach Maßgabe des Kompetenzrahmens sowie ihre Eignung für die in der Bekanntmachung genannte Aufgabenstellung und die damit verbundenen Lebens- und Arbeitsbedingungen bewertet werden, mit denen sich die Bewerber einverstanden erklären müssen.
Artikel 6
Bewertung, Aufstellung der Vorauswahlliste und der Liste der in die engere Wahl gezogenen Bewerber
(1) Die Entsendeorganisation bewertet die Bewerber anhand ihrer Angaben im Bewerbungsformular und im Selbstbewertungsfragebogen, anhand ihres Motivationsschreibens, in dem sie ihr Interesse an der Teilnahme an der EU-Freiwilligeninitiative und an dem spezifischen Einsatz begründet haben, sowie anhand ihrer Fähigkeit, ein Fallszenario für eine Maßnahme der humanitären Hilfe im Rahmen eines schriftlichen Tests, eines Essays oder ähnlicher Tests zu analysieren.
(2) Auf der Grundlage dieser Bewertung übermittelt die Entsendeorganisation der Aufnahmeorganisation eine Vorauswahlliste der Bewerber, damit eine gemeinsame Liste der in die engere Wahl gezogenen Bewerber, die zu einem Gespräch eingeladen werden, erstellt werden kann.
(3) Die in die engere Wahl kommenden Bewerber werden zu einem strukturierten Gespräch eingeladen, das auf der Grundlage des Kompetenzrahmens geführt wird. Dabei kann es sich um ein direktes oder um ein über Telekommunikationstechnologien geführtes Gespräch handeln, an dem, sofern möglich, auch die Aufnahmeorganisation teilnimmt. Als weitere Bewertungsmethoden kommen Assessment-Center, Gruppenaktivitäten und die Tätigkeit betreffende Simulationsübungen in Betracht.
(4) Die Entsendorganisation kann bei Bedarf vor der endgültigen Auswahlentscheidung die persönlichen und beruflichen Referenzen überprüfen. Die Bewerber werden in der Bekanntmachung über den Überprüfungsprozess informiert.
Artikel 7
Auswahl
(1) Die Aufnahmeorganisation trifft die endgültige Entscheidung über die Auswahl eines bestimmten Freiwilligen-Kandidaten und bestätigt diese gegenüber der Entsendeorganisation, die für das Angebot der Einsatzmöglichkeit und die Vorbereitung der Einführungsphase zuständig ist. Für jede Einsatzmöglichkeit können Ersatzkandidaten vorgesehen werden, auf die zurückgegriffen wird, wenn ein Kandidat seine Bewerbung zurückzieht oder nicht mehr verfügbar ist.
(2) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation müssen nachweisen und begründen können, wie sie ihre Auswahlentscheidung getroffen und dass sie während des gesamten Erfassungs- und Auswahlprozesses die Grundsätze Gleichbehandlung, Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung eingehalten haben.
(3) Das Auswahlverfahren wird innerhalb einer angemessenen Frist abgeschlossen. Die Entsendeorganisation informiert alle Bewerber über die Auswahlentscheidung sowie über die Möglichkeit, ein Feedback zu erhalten. Sie fordert den endgültig ausgewählten Freiwilligen-Kandidaten auf, sein Interesse an der Teilnahme an der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe schriftlich zu bestätigen.
(4) Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass die Dokumentation des Erfassungs- und Auswahlprozesses eine Rückverfolgung zulässt und im Einklang mit den Datenschutzstandards vorgenommen wird, die in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission festgelegt sind.
Artikel 8
Bewertung des Lernbedarfs
(1) Auf der Grundlage der Ergebnisse des Rekrutierungsprozesses, des Bedarfs der Aufnahmeorganisation und der geplanten Entsendung prüft die Entsendeorganisation in Absprache mit der Aufnahmeorganisation und dem Freiwilligen-Kandidaten den Lernbedarf und ermittelt Module für Schulungsprogramme, für die folgende Teilnahmekriterien gelten:
a)
Berufserfahrung, wobei erfahrene Fachkräfte die Möglichkeit erhalten, sich auf die obligatorischen Module zu konzentrieren und Schulungen im Bereich Projektmanagement und fakultative Spezialisierungsmodule auf dem für sie geeigneten Niveau auszuwählen;
b)
Bedarf der Aufnahmeorganisation an spezifischen Kompetenzen, der durch die Teilnahme des Freiwilligen-Kandidaten an fakultativen Modulen gedeckt werden soll;
c)
allgemeine Kompetenzen des Freiwilligen-Kandidaten, auf die durch die Teilnahme des Freiwilligen-Kandidaten an fakultativen Modulen eingegangen werden soll.
(2) Die Entsendeorganisation füllt den Lern- und Entwicklungsplan aus, der in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission vorgesehen ist, und benennt die bewerteten Kompetenzen der endgültig ausgewählten Freiwilligen-Kandidaten und deren Lernbedarf zwecks Übermittlung an die Schulungsanbieter.
KAPITEL 3
SCHULUNGSPROGRAMM IM RAHMEN DER EU-FREIWILLIGENINITIATIVE FÜR HUMANITÄRE HILFE
Artikel 9
Schulungsprogramm
(1) Für alle endgültig ausgewählten Freiwilligen-Kandidaten wird ein Schulungsprogramm angeboten, das von einem oder mehreren Schulungsanbietern gegebenenfalls unter Einbeziehung von Beiträgen von Aufnahme- und Entsendeorganisationen und ehemaligen Freiwilligen durchgeführt wird.
(2) Das Schulungsprogramm basiert auf dem Kompetenzrahmen und wird so gestaltet, dass es dem Bedarf sowohl neuer als auch erfahrener Fachkräfte gerecht wird.
(3) Das Schulungsprogramm beruht auf einem Lernkonzept, bei dem E-Learning und Präsenzmodule miteinander kombiniert werden.
(4) Zu den obligatorischen Modulen für alle Freiwilligen-Kandidaten gehören
a)
eine allgemeine Einführung in die Europäischen Union, ihre Außenbeziehungen und ihr Krisenreaktionssystem;
b)
eine Einführung in die humanitäre Hilfe, die Politik der humanitären Hilfe der Europäischen Union und die EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe;
c)
Maßnahmen zum Schutz der eigenen Sicherheit und Gesundheit;
d)
Projektmanagement;
e)
interkulturelles Bewusstsein (und Querschnittsthemen);
f)
auf Fallszenarien beruhende Simulationsübungen, bei denen die Freiwilligen-Kandidaten die erworbenen Kompetenzen unter Beweis stellen müssen.
(5) Zu den fakultativen Modulen gehören die Bereiche
a)
Interessenvertretung und Kommunikation;
b)
psychologische Erste Hilfe;
c)
Schulung von Multiplikatoren;
d)
Managementaufgaben im Bereich der Freiwilligenarbeit;
e)
Organisationsentwicklung;
f)
gegebenenfalls maßgeschneiderte Module, insbesondere zur Anpassung der Fachkompetenzen der Freiwilligen-Kandidaten an den Kontext der humanitären Hilfe.
(6) Die Freiwilligen-Kandidaten müssen alle obligatorischen Module absolvieren und können eines oder mehrere fakultative Module besuchen, deren Auswahl gemäß Artikel 8 erfolgen muss.
(7) Der Schulungsplan, in dem alle Module detailliert aufgeführt sind, einschließlich ihres Status, der Zielgruppe, der Frist, der behandelten Kompetenzen und der damit verbundenen Lernergebnisse wird gemäß Anhang II gestaltet.
Artikel 10
Bewertung der Freiwilligen-Kandidaten während und nach der Schulung
(1) Während und nach Abschluss der Schulung wird anhand des Kompetenzrahmens bewertet, inwieweit die Freiwilligen-Kandidaten auf die Entsendung vorbereitet sind.
(2) Die Bewertung wird von den Ausbildern gemeinsam vorgenommen, wobei dem Ausbildungsmentor des Freiwilligen-Kandidaten eine Schlüsselrolle bei der Koordinierung zukommt.
(3) Die Bewertung der Kompetenzen basiert auf den Bewertungen der Kenntnisse, der Fähigkeiten und der Einstellung des Freiwilligen-Kandidaten durch die Ausbilder, einschließlich anhand
a)
der Selbstbewertung, die von dem Freiwilligen-Kandidaten im Anschluss an die auf einem Fallszenario beruhende Simulationsübung ausgefüllt wird;
b)
der Beobachtungsnotizen, die die Ausbilder nach jedem Modul und der auf einem Fallszenario beruhenden Simulationsübung erstellen;
c)
der Bewertung durch den Ausbildungsmentor, der die Selbstbewertung kritisch überprüft, und der Beobachtungsnotizen einer Mentoring-Sitzung unter vier Augen zwischen dem Ausbildungsmentor und dem Freiwilligen-Kandidaten auf der Grundlage des Feedbacks der Ausbilder.
(4) Die Bewertung sämtlicher Kompetenzen wird in den Lern- und Entwicklungsplan des Freiwilligen-Kandidaten aufgenommen, der nach Abschluss der Schulung aktualisiert und um die Angaben zu den absolvierten Kursen und erzielten Ergebnissen ergänzt wird.
(5) Freiwilligen-Kandidaten, die in einer der Querschnittskompetenzen oder Fachkompetenzen nur geringe Kenntnisse aufweisen, scheiden aus. Die Ausbilder und der Ausbildungsmentor müssen eine derartige Bewertung und Entscheidung gegebenenfalls erläutern und begründen können.
KAPITEL 4
VERFAHREN FÜR DIE VORBEREITUNG DER FREIWILLIGEN-KANDIDATEN AUF DIE ENTSENDUNG
Artikel 11
Einführungsprogramm
(1) Der Einführungsprozess dient dazu, den Freiwilligen-Kandidaten bzw. den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe mit der Kultur, den Konzepten und Vorgehensweisen der Entsende- und der Aufnahmeorganisation und den mit der Aufgabenstellung verbundenen Erwartungen vertraut zu machen.
(2) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation arbeiten gemeinsam ein Einführungsprogramm aus. In dem Programm werden Rolle und Zuständigkeiten beider Seiten festgelegt, wobei möglichst die Informationen zurückgekehrter EU-Freiwilliger für humanitäre Hilfe als Grundlage dienen, damit deren praktische Erfahrungen und Lernergebnisse genutzt werden. Das Programm umfasst Folgendes:
a)
eine Einführung vor der Entsendung, für die nach Artikel 12 die Entsendeorganisation zuständig ist;
b)
eine Einführung im Land, für die nach Artikel 18 die Aufnahmeorganisation zuständig ist.
(3) Sofern zweckmäßig organisieren die Entsende- und die Aufnahmeorganisationen gemeinsame Veranstaltungen, an denen alle EU-Freiwilligenkandidaten zusammen teilnehmen.
Artikel 12
Einführung vor der Entsendung
(1) Die Entsendeorganisationen stellen sicher, dass alle Freiwilligen-Kandidaten vor der Entsendung eine gründliche und angemessene persönliche Einführung erhalten. Diese deckt mindestens folgende Aspekte ab:
a)
Organisations- und Managementstrukturen und -prozesse, Projektteams (u. a. Projektbeauftragter, Krisenmanagementbeauftragter, Humanressourcen), Aufgaben und Ziele der Organisation und deren Bezug zur EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe;
b)
umfassende Informationen über den Projektkontext, in dem der Freiwilligen-Kandidat tätig sein wird, seine Aufgabenstellung und die Bedarfsbewertung, die dieser zugrunde liegt, sowie die vorgesehenen Arbeits- und Lebensbedingungen gemäß Artikel 22 und den Artikeln 24 bis 27;
c)
Rechtsrahmen, dem der Freiwillige gemäß der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission unterliegt;
d)
für den Freiwilligen relevante Standards und Verfahren, wie etwa Disziplinarfragen und Beschwerden, Betrugs- und Korruptionsbekämpfung, Schutz von Kindern und schutzbedürftigen Erwachsenen, Verhaltenskodex, der unter anderem in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission vorgesehen ist;
e)
obligatorisches kontextspezifisches Briefing zu Sicherheits- und Gesundheitsfragen (einschließlich einer medizinischen Untersuchung vor der Abreise) gemäß den Artikeln 28 und 30;
f)
Supervisions- und Leistungsmanagementsystem und -verfahren und vorhandene Unterstützungsmechanismen, einschließlich Mentoring und sonstiger in den Artikeln 19, 20 und 21 vorgesehener Unterstützung;
g)
Lern- und Entwicklungsplan;
h)
Informationen über das Netzwerk der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe und die über das Netzwerk vor, während und nach der Entsendung geleistete Unterstützung der Freiwilligen;
i)
Informationen über die Projektmaßnahmen im Bereich Kommunikation und Sichtbarkeit, die auf der Grundlage des Kommunikationsplans gemäß Artikel 17 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 vorgesehen sind, einschließlich der Kontaktdaten des zuständigen Regionalen Informationsreferenten der Kommission;
j)
Debriefing gemäß Artikel 23.
(2) Im Rahmen der Einführung informiert die Entsendeorganisation auch über die für die humanitäre Hilfe im Einsatzland zuständige Außenstelle der Kommission und setzt diese von der bevorstehenden Entsendung von EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe in Kenntnis.
(3) Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass die Freiwilligen-Kandidaten sämtliche Einführungsinformationen gelesen und verstanden haben und dass diese Informationen auch während der Teilnahme an der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe leicht zugänglich sind.
Artikel 13
Praktika für neue Fachkräfte
(1) Handelt es sich bei den Freiwilligen-Kandidaten um neue Fachkräfte, kann von ihnen zusätzlich zu der Schulung die Absolvierung eines Praktikums in einer Entsendeorganisation verlangt werden, damit sie sich durch konkrete Erfahrungen mit den Verfahren, der Ethik und dem Kontext einer Tätigkeit im Bereich der humanitären Hilfe vertraut machen und sich eingehender auf die vorgesehene Entsendung als EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe vorbereiten können. Die Höchstdauer solcher Praktika beträgt sechs Monate, wobei in hinreichend begründeten Ausnahmefällen eine begrenzte Verlängerung möglich ist.
(2) Ausgehend von dem für das Praktikum ermittelten Lernbedarf überprüft und aktualisiert die Entsendeorganisation in Absprache mit der Aufnahmeorganisation und dem für das Praktikum vorgesehenen Freiwilligen den im Lern- und Entwicklungsplan angegebenen Bedarf. In dem Lern- und Entwicklungsplan wird insbesondere Folgendes festgelegt:
a)
die Lernergebnisse, die der Praktikant erzielen soll;
b)
die Aufgaben, die der Praktikant im Rahmen des Lernprozesses übernehmen soll, und die erforderlichen Ressourcen;
c)
die Ziele und Ergebnisse, die der Praktikant bei Abschluss des Praktikums erreicht haben soll.
(3) Die nachstehend genannten Artikel dieser Verordnung gelten sinngemäß auch für Praktika und sind für die Entsendeorganisationen, bei denen Freiwillige ein Praktikum absolvieren, mit den entsprechenden Verpflichtungen verbunden:
a)
Artikel 19 Absätze 4, 5, 6 und 9, die Artikel 21 und 22.
b)
Artikel 24 mit Ausnahme des Absatzes 5. Freiwilligen-Kandidaten aus EU-Ländern oder aus in Artikel 23 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 genannten Drittländern, für die die in diesem Artikel genannten Bedingungen gelten und die durch das nationale Sozialschutz- oder Versicherungssystem ihres Wohnsitzlandes abgesichert sind und die in einem der obengenannten Länder ein Praktikum absolvieren, genießen lediglich zusätzlichen Versicherungsschutz. Dies bedeutet, dass ihr Versicherungsschutz auf Kosten beschränkt ist, die den durch das nationale Sozialschutz- oder Versicherungssystem gewährleisteten Schutz übersteigen. Sofern die in Artikel 24 Absatz 5 aufgeführten Kosten nur teilweise oder gar nicht über das nationale Sozialschutz- oder Versicherungssystem abgedeckt sind, werden in begründeten Ausnahmefällen die entstandenen Kosten zu 100 % übernommen.
c)
Artikel 25 mit Ausnahme des Absatzes 6, Artikel 26 und Artikel 27 Absatz 1, sofern relevant.
d)
Artikel 28 Absätze 1, 8 und 14 sowie Artikel 30 Absätze 1, 4, 5, 6 und 7.
Artikel 14
Bewertung der Freiwilligen-Kandidaten nach dem Praktikum
(1) Am Ende des Praktikums füllt der Praktikant eine Selbstbewertung aus, die auf dem Kompetenzrahmen und dem Lern- und Entwicklungsplan basiert.
(2) Der zuständige Vorgesetzte bei der Entsendeorganisation wertet in Absprache mit der Aufnahmeorganisation die Selbstbewertung aus und bewertet den Praktikanten insbesondere unter folgenden Gesichtspunkten:
a)
Leistung des Praktikanten vor dem Hintergrund der Ziele, die dieser sich gesetzt hatte;
b)
Einschätzung, ob die vereinbarten Ziele erreicht wurden;
c)
Feststellung der Lernergebnisse.
(3) Freiwilligen-Kandidaten, die in einer der Querschnittskompetenzen oder Fachkompetenzen nur geringe Kenntnisse aufweisen, scheiden aus und kommen als EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe nicht in Betracht. Der zuständige Vorgesetzte bei der Entsendeorganisation muss eine derartige Bewertung und Entscheidung gegebenenfalls erläutern und begründen können.
Artikel 15
Zusätzliche Schulungen vor der Entsendung
Unabhängig von der Teilnahme des Freiwilligen-Kandidaten an dem Schulungsprogramm oder der Absolvierung eines Praktikums kann die Entsendeorganisation zusätzliche Schulungen vor der Entsendung anbieten, wie etwa Schulungen zur Anpassung der Fachkenntnisse der Freiwilligen-Kandidaten an den Bedarf der Aufnahmeorganisation, auf das Einsatzland vorbereitender Sprachunterricht usw.
Artikel 16
Vertrag mit dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe
(1) Auf der Grundlage der Ergebnisse der Einführung vor der Entsendung und gegebenenfalls des Praktikums sowie der in den Artikeln 13 bis 15 genannten sonstigen vorbereitenden Schulungen stellt die Entsendeorganisation in Absprache mit der Aufnahmeorganisation abschließend fest, ob der Freiwilligen-Kandidat für eine Entsendung als EU-Freiwilliger für humanitäre Hilfe in Betracht kommt.
(2) Die Entsendeorganisation und der als geeignet bewertete EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe schließen einen Entsendevertrag nach Artikel 14 Absatz 5 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014.
(3) In dem Vertrag, der in enger Absprache mit der Aufnahmeorganisation auszuarbeiten ist, werden die spezifischen Bedingungen der Entsendung und die Rechte und Pflichten des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe festgelegt. In dem Vertrag wird auch das Recht benannt, das gemäß der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission am Gerichtsstand des Vertrags anwendbar ist, und es werden mindestens die folgenden Aspekte geregelt:
a)
Definition der Rolle und Position des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, Einsatzdauer und -ort, gemäß der Aufgabenstellung auszuführende Aufgaben, einschließlich der Elemente, die sich aus dem in Artikel 17 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 genannten Kommunikationsplan ergeben;
b)
Laufzeit des Vertrags, einschließlich Anfangs- und Enddatum;
c)
Leistungsmanagement, einschließlich:
-
Verwaltungsmodalitäten, u. a. zuständiger Vorgesetzter bei der Aufnahmeorganisation und Kontaktstelle für die laufende Unterstützung seitens der Entsendeorganisation;
-
Mentoringmodalitäten;
d)
Arbeitsbedingungen, einschließlich Arbeitszeiten und Urlaub;
e)
Pflichten und finanzielle Rechte des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, einschließlich der Regelungen für folgende Aspekte:
-
Aufwandsentschädigung und Rückkehrbeihilfe,
-
Informationen über die geltenden Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften,
-
Versicherungsschutz,
-
Unterbringung,
-
Reise;
f)
praktische Vorkehrungen:
-
medizinische Untersuchungen,
-
Visum und Arbeitserlaubnis;
g)
Vertraulichkeit;
h)
Vertragszusatz über das von dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe erwartete Verhalten, wozu u. a. ein integres Handeln und die Einhaltung des Verhaltenskodex sowie der Schutz von Kindern und schutzbedürftigen Erwachsenen einschließlich der Nulltoleranz gegenüber sexuellem Missbrauch gehören;
i)
Disziplinarvorschriften und Aufhebung des Freiwilligenstatus;
j)
Vermittlungsverfahren zur Klärung von Problemen und Beschwerden und zur Streitbeilegung;
k)
Zuständigkeiten und Konzepte in den Bereichen Sicherheitsmanagement, Gesundheitsschutz und Sicherheit;
l)
Lernen und persönliche Weiterentwicklung;
-
Schulung und Einführung,
-
Debriefing.
(4) Bei Streitigkeiten zwischen der Entsende- oder der Aufnahmeorganisation und dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe hat dieser Anspruch auf einen wirksamen Rechtsbehelf gemäß den für die Entsendeorganisation geltenden nationalen Bestimmungen.
Artikel 17
Aufnahme in die Datenbank
Nach Eingang der ausdrücklichen Zustimmung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe gibt die Entsendeorganisation die Daten des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe in die in Artikel 13 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 genannte Datenbank (im Folgenden „Datenbank“) ein. Die Verarbeitung personenbezogener Daten in dieser Datenbank muss den Datenschutzstandards entsprechen, die in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission genannt sind. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in Verbindung mit dieser Datenbank durch die Kommission findet die Verordnung (EG) Nr. 45/2001 (2) Anwendung.
KAPITEL 5
VERFAHREN FÜR DIE ENTSENDUNG UND BETREUUNG VON EU-FREIWILLIGEN FÜR HUMANITÄRE HILFE
Artikel 18
Einführung im Land
(1) Die Aufnahmeorganisationen stellen sicher, dass alle EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe nach der Ankunft im Einsatzland eine gründliche und angemessene Einführung im Land erhalten, die mindestens Folgendes abdeckt:
a)
Organisations- und Managementstrukturen und -prozesse, Projektteams (u. a. Projektmanager, operatives und technisches Team, Krisenmanagementbeauftragter, Unterstützungsteams z. B. in den Bereichen Personal und Finanzen), Projektstandort(e) sowie Aufgaben und Ziele der Organisation und deren Bezug zur EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe;
b)
umfassende Informationen über die Aufgaben, Zuständigkeiten und Projekte der Organisation, die beteiligten Gemeinschaften, den operativen Kontext sowie die Erwartungen hinsichtlich der Ergebnisse, die im Rahmen der Aufgabenstellung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe erzielt werden sollen, und über die der Aufgabenstellung zugrundeliegende Bedarfsbewertung;
c)
für den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe relevante lokale Rechtsvorschriften;
d)
ein obligatorisches kontextspezifisches Briefing zu Sicherheits- und Gesundheitsfragen gemäß den Artikeln 28 und 30;
e)
Supervisions- und Leistungsmanagementsystem und -verfahren und vorhandene Unterstützungsmechanismen, einschließlich Mentoring und sonstiger in den Artikeln 19, 20 und 21 vorgesehener Unterstützung;
f)
eine Einweisung in die Kultur des Landes, der Region und des Einsatzortes, einschließlich Leitlinien für angemessenes Verhalten;
g)
ein Debriefing im Land gemäß Artikel 23.
(2) Die Aufnahmeorganisation stellt sicher, dass die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sämtliche Informationen, die bei der Einführung im Land erteilt werden, gelesen und verstanden haben, und dass diese Informationen auch während der Teilnahme an der EU-Freiwilligeninitiative leicht zugänglich sind.
Artikel 19
Supervision und Leistungsmanagement
(1) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation entwickeln gemeinsam ein Leistungsmanagementsystem, das auf den Leistungszielen und den erwarteten Ergebnissen basiert, um vor dem Hintergrund der Aufgabenstellung die Qualität der Tätigkeit des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe und die von ihm erzielten Fortschritte zu messen.
(2) Die Aufnahme- und die Entsendeorganisation legen fest, welche Rolle und welche Zuständigkeiten sie jeweils im Rahmen des Leistungsmanagementverfahrens und bei der Supervision des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe übernehmen.
(3) In der Einführungsphase legen die Aufnahme- und die Entsendeorganisation gemeinsam mit dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe die Leistungsziele fest und geben ihm Gelegenheit, sich zu den flexiblen Elementen der Aufgabenstellung zu äußern.
(4) Die Aufnahmeorganisation benennt einen Vorgesetzten, der für die Supervision des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe zuständig ist und der mit dem Freiwilligen in angemessenen und praktikablen Zeitabständen Supervisionsgespräche führt.
(5) Sofern die Dauer des Einsatzes dies zweckmäßig erscheinen lässt, führen die Entsendeorganisation und der Vorgesetzte bei der Aufnahmeorganisation gemeinsam mit dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe eine Halbzeit-Leistungsüberprüfung durch, um den Integrationsprozess und den Stand der Fortschritte hinsichtlich der Ziele förmlich zu bewerten und die Ziele, die Aufgabenstellung und den Lern- und Entwicklungsplan anzupassen.
(6) Ergibt die Halbzeitüberprüfung, dass der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe in einer der Querschnittskompetenzen oder Fachkompetenzen nur geringe Kenntnisse aufweist, kann die Aufnahmeorganisation in Einvernehmen mit der Entsendeorganisation beschließen, die Entsendung vorzeitig zu beenden. Sie müssen in der Lage sein, eine derartige Bewertung und Entscheidung gegebenenfalls zu erläutern und zu begründen.
(7) Die Entsendeorganisation und der Vorgesetzte bei der Aufnahmeorganisation nehmen gemeinsam mit dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe am Ende des Einsatzes einen abschließende Leistungsüberprüfung vor, um die Ergebnisse des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe vor dem Hintergrund der Ziele ihrer Aufgabenstellung und des Lern- und Entwicklungsplans zu überprüfen.
(8) Die Ergebnisse dieser Leistungsüberprüfung werden in den Lern- und Entwicklungsplan des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe integriert.
(9) Die Entsendeorganisation führt die Aufzeichnungen über die Leistungsüberprüfung im Einklang mit den Datenschutzstandards, die in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission genannt sind, und übermittelt der Datenbank eine Bestätigung, ob der Einsatz erfolgreich abgeschlossen wurde oder nicht; in letzterem Fall benennt sie auch die Gründe.
Artikel 20
Laufende Unterstützung seitens der Entsendeorganisation
(1) Vor der Entsendung benennt die Entsendeorganisation eine Kontaktperson, die im Zeitraum der Entsendung verfügbar ist und regelmäßigen Kontakt zu dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe hält, um Folgendes sicherzustellen:
a)
Unterstützung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe in der Ankunfts- und Eingewöhnungsphase,
b)
erforderliche zusätzliche Unterstützung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe und der Aufnahmeorganisation,
c)
Beteiligung an der Halbzeit- und der Abschlussüberprüfung sowie bei Bedarf an sonstigen Sitzungen und
d)
Vermittlung bei Uneinigkeit zwischen der Aufnahmeorganisation und dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe.
(2) Ist die benannte Kontaktperson nicht mehr in der Lage, diese Aufgabe im Entsendezeitraum zu erfüllen, wird so schnell wie möglich ein Ersatz benannt, um die Kontinuität der Unterstützung sicherzustellen.
Artikel 21
Mentoring
(1) Die Aufnahmeorganisation benennt einen oder mehrere Mentoren, um den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe unter anderem in folgenden Bereichen zu unterstützen:
a)
Entwicklung der beruflichen Fähigkeiten und Verbesserung von Leistung und Kenntnissen,
b)
kulturelle Eingliederung und Akklimatisierung,
c)
Coaching hinsichtlich der Aufgabenstellung und
d)
Hilfe bei psychosozialen Fragen.
(2) Die Mentoren haben Zugang zum Lern- und Entwicklungsplan und zur Aufgabenstellung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe und richten ihre Unterstützung daran aus. Die Mentoren treffen regelmäßig mit dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe zusammen, um die Fortschritte zu erörtern und bei der Lösung von Problemen im Zusammenhang mit dem Einsatz und bei persönlichen Problemen Hilfe zu leisten.
(3) Bei dem Mentoring werden die lokalen Gegebenheiten berücksichtigt; wenn möglich, wird es so gestaltet, dass es auch lokalen Freiwilligen zugutekommen kann.
(4) Die Entsendeorganisation erleichtert das Mentoring durch eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der Aufnahmeorganisation, um Hilfe in den Bereichen Analyse und Schulung sowie sonstige Unterstützung für den Kapazitätsaufbau zu leisten und bei Kapazitätsdefiziten vor Ort im Rahmen ihrer eigenen Strukturen und Netzwerke geeignete Personen mit den noch benötigten Fähigkeiten zu ermitteln.
(5) Gegebenenfalls kann ein Fern-Mentoring in Betracht gezogen werden, das sich insbesondere auf das Netzwerk der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe stützen könnte.
Artikel 22
Arbeitsbedingungen
(1) Für alle EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe werden angemessene Arbeitsbedingungen geschaffen, sodass sie während ihres Einsatzes gute Leistungen erbringen können und ihr Wohlbefinden, ihre Motivation, ihre Gesundheit und ihre Sicherheit nicht beeinträchtigt werden. Die Arbeitsbedingungen müssen den einschlägigen Bestimmungen der Richtlinie 89/391/EWG (3) und der Richtlinie 2003/88/EG (4) entsprechen.
(2) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation arbeiten gemeinsam angemessene Arbeitsbedingungen aus, bei denen das lokale und nationale Einsatzumfeld berücksichtigt wird.
(3) Die Aufnahmeorganisation stellt die nötigen Informationen bereit und schlägt die Arbeitsbedingungen vor, deren Eignung und Angemessenheit von der Entsendeorganisation geprüft wird, um sicherzustellen, dass sie mit der Fürsorgepflicht und den allgemeinen Konzepten und Vorgehensweisen der Entsendeorganisation in Einklang stehen.
(4) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation stellen gemeinsam sicher, dass Gesundheits- und Sicherheitsrisiken vermieden, bewältigt und abgemildert werden und die vorgeschlagenen Arbeitsbedingungen den in den Artikeln 28, 29 und 30 genannten vereinbarten Sicherheits- und Gesundheitsschutzverfahren sowie den unter Nummer 3 des Anhangs I genannten Bedingungen für Arbeitszeiten, Urlaub, Mindestruhezeiten pro Tag und Woche und Arbeitsplatz entsprechen.
Artikel 23
Unterstützung am Ende der Entsendung und danach
(1) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation legen im beiderseitigen Einvernehmen fest, wie das Debriefing aller EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, einschließlich der vorzeitig zurückkehrenden Freiwilligen, inhaltlich und praktisch gestaltet wird.
(2) Die Aufnahmeorganisation bietet dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe ein persönliches Debriefing oder ein Gruppen-Debriefing, das auch die in Artikel 19 Absatz 7 genannte abschließende Leistungsüberprüfung einschließt, und organisiert gegebenenfalls eine Projektübergabe an das Team oder die anderen Beteiligten, die die Tätigkeiten des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe fortführen werden, um die Nachhaltigkeit und die Kontinuität sicherzustellen.
(3) Die Entsendeorganisation bietet dem zurückgekehrten EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe zeitnah ein persönliches Debriefing oder ein Gruppen-Debriefing sowie ein operatives oder Projektdebriefing an, das auf dem Feedback der Aufnahmeorganisation und der abschließenden Fassung des Lern- und Entwicklungsplans basiert.
(4) Die Entsendeorganisation erleichtert die medizinische Kontrolluntersuchung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe nach dessen Rückkehr und bietet psychosoziale Debriefingsitzungen und Beratungsunterstützung an, die von dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe auf freiwilliger Basis genutzt werden können.
(5) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation informieren den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe über die Möglichkeiten, sich weiterhin für Fragen der humanitären Hilfe und eine aktive europäische Bürgerschaft einzusetzen, z. B. durch Engagement im Netzwerk der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe und Förderung des Netzwerks.
(6) Die Entsendeorganisation fordert die zurückgekehrten EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe auf, ein konstruktives Feedback zur EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe zu geben, u. a. indem sie erläutern, wie ihre Beiträge bei der Gestaltung künftiger Einsätze genutzt werden können.
KAPITEL 6
BESTIMMUNGEN ÜBER VERSICHERUNGSSCHUTZ UND LEBENSBEDINGUNGEN
Artikel 24
Versicherungsschutz
(1) Alle EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe werden durch eine umfassende Versicherungspolice abgesichert, die speziell darauf ausgerichtet ist, sie während des gesamten Zeitraums ihrer Entsendung in Drittländer und der relevanten Zeiträume vor und nach der Entsendung zu schützen.
(2) Der Versicherungsschutz gilt weltweit rund um die Uhr. Er beginnt mit dem Tag, an dem der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe sich aus seinem Heimatort auf den Weg in das Drittland des Einsatzes begibt und endet an dem Tag, an dem er aus dem Drittland des Einsatzes zurückkehrend wieder in seinem Heimatort eintrifft (im Folgenden „erster Versicherungszeitraum“).
(3) Übersteigt die Versicherungsdauer 12 Wochen, wird der Versicherungsschutz um weitere 8 Wochen im Heimatland des Versicherten verlängert, um die medizinische Weiterbehandlung von Erkrankungen und Verletzungen, die während des ersten Versicherungszeitraums eingetreten sind, abzudecken.
(4) Der Versicherungsschutz erstreckt sich auf alle Tätigkeiten im Rahmen der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe sowie im ersten Versicherungszeitraum auch auf die privaten Aktivitäten der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe.
(5) Alle EU-Freiwilligen genießen 100 %-igen Versicherungsschutz (vollständige Abdeckung) in folgenden Bereichen:
a)
ärztliche und zahnmedizinische Behandlungen,
b)
Schwangerschaft und Geburt,
c)
Unfall,
d)
Repatriierung,
e)
Lebensversicherung,
f)
dauerhafte oder vorübergehende Behinderung oder Invalidität,
g)
Haftpflicht,
h)
Verlust oder Diebstahl von Dokumenten, Fahr- bzw. Flugscheinen und persönlicher Habe,
i)
ergänzende Unterstützung.
(6) Um die Gleichbehandlung und gleichwertige Versicherung aller EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sicherzustellen, kann die Kommission im Rahmen eines Vergabeverfahrens einen oder mehrere Versicherungsanbieter unter Vertrag nehmen.
Artikel 25
Aufwandsentschädigung und Rückkehrbeihilfe
(1) Die Entsendorganisation zahlt den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, die nicht als angestellte Mitarbeiter gelten, pünktlich und in regelmäßigen Tranchen eine pauschale Aufwandsentschädigung.
(2) Die pauschale Aufwandsentschädigung basiert auf einem Warenkorb, der die regelmäßigen Ausgaben des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe für die folgenden Posten umfasst:
a)
Lebensmittel,
b)
Körperpflege- und Haushaltsprodukte,
c)
Bekleidung,
d)
Beförderung vor Ort und innerhalb des Landes,
e)
sonstige Ausgaben, die für einen angemessenen Lebensstandard und eine Beteiligung am gesellschaftlichen Leben vor Ort erforderlich erachtet werden (der Gesamtbetrag, der für die unter den Buchstaben a bis d aufgelisteten Posten vorgesehen ist, darf zur Finanzierung von Ausgaben wie Freizeitaktivitäten, Friseur, Zeitungen oder Schreibwaren höchstens um 20 % aufgestockt werden).
f)
Zusatzbetrag für EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe, die in Gebieten eingesetzt werden, deren Index über dem Landesdurchschnitt liegt (höchstens 10 % des Gesamtbetrags für die unter den Buchstaben a bis d aufgelisteten Posten).
(3) Die Unterbringungskosten fallen nicht unter die Aufwandsentschädigung.
(4) Die Kommission veröffentlicht Informationen über die pauschalen Aufwandsentschädigungen mit Länderindizes für die jeweiligen Einsatzländer. Zusätzlich zu der Aufwandsentschädigung können Kosten für besonderen Bedarf wegen einer Behinderung oder sonstiger besonderer Umstände erstattet werden.
(5) Die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe werden rechtzeitig über in ihren Einsatzzeitraum fallende Anpassungen der Indizes und der Aufwandsentschädigungen informiert, insbesondere bei Ländern mit hoher Inflations- oder Deflationsrate.
(6) Bei erfolgreichem Abschluss der Entsendung zahlt die Entsendeorganisation dem zurückkehrenden EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe je nach Dauer seiner Entsendung eine Rückkehrbeihilfe in Höhe von 100 EUR pro Monat (angepasst nach einem regelmäßig aktualisierten Index).
Artikel 26
Unterbringung
(1) Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass die Aufnahmeorganisation dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe eine angemessene Unterkunft zur Verfügung stellt, deren Kosten im lokalen Kontext angemessen sind.
(2) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation stellen gemeinsam sicher, dass Gesundheits- und Sicherheitsrisiken vermieden, bewältigt und abgemildert werden und die vorgeschlagene Unterbringung den in den Artikeln 28, 29 und 30 genannten vereinbarten Sicherheits- und Gesundheitsschutzverfahren sowie den unter Nummer 4 des Anhangs I genannten Bedingungen entspricht.
(3) Die Kosten für Unterbringung, Heizung und sonstige damit verbundene direkte Kosten werden nach Möglichkeit direkt von der Aufnahmeorganisation getragen. Die Aufnahmeorganisation geht die vertraglichen Verpflichtungen mit dem Vermieter ein und ergreift die erforderlichen Schritte, um die Gastgeber und Vermieter über die EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe zu informieren.
Artikel 27
Reisekosten und damit verbundene Kosten
(1) Die Entsendeorganisation organisiert die An- und Abreise des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe zum bzw. vom Einsatzort, einschließlich im Falle einer vorzeitigen Rückkehr, und trägt die Reisekosten.
(2) Auf Antrag des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe organisiert die Entsendeorganisation in folgenden Fällen eine zusätzliche Hin- und Rückreise und trägt die damit verbundenen Kosten:
a)
Heimaturlaub von EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, deren Entsendezeitraum 18 Monate übersteigt;
b)
Elternurlaub von EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, die eines oder mehrere unterhaltsberechtigte Kinder im Alter von unter 12 Jahren haben, sofern der Entsendezeitraum 6 Monate übersteigt;
c)
Sonderurlaub im Fall der Beisetzung oder einer ärztlich bescheinigten schweren Erkrankung eines Verwandten in gerader aufsteigender oder absteigender Linie, eines Ehe- oder eingetragenen Lebenspartners oder eines Geschwisterteils.
(3) Die Reisekosten können entweder auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten einer Reise in der Economy-Klasse oder der 2. Klasse oder in Form von Pauschalbeträgen erstattet werden, die auf einer angemessenen Methode der Entfernungsberechnung basieren.
(4) Die Entsendeorganisation stellt hinsichtlich der Visumerteilung für den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe Informationen bereit und leistet entsprechende logistische Unterstützung, während die Aufnahmeorganisation erforderlichenfalls das Visumverfahren unterstützt. Die Entsendeorganisation trägt die Kosten der Visumerteilung, einschließlich der erforderlichen Reisekosten.
KAPITEL 7
VERFAHREN ZUR GEWÄHRLEISTUNG DER FÜRSORGEPFLICHT UND DER SICHERHEIT
Artikel 28
Sicherheitsmanagement und Risikobewertung
(1) Die Entsendeorganisation verfügt über eine organisationsinterne Sicherheitspolitik und Risikobewertungsverfahren, die für EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe geeignet sind, auf diese Anwendung finden und bei Bedarf angepasst werden.
(2) Auf der Grundlage der organisationsinternen Sicherheitspolitik der Entsendeorganisation arbeiten die Entsende- und die Aufnahmeorganisation für die Maßnahmen im Rahmen der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe einen Sicherheitsmanagement- und einen Evakuierungsplan aus. Diese Pläne entsprechen mindestens den unter Nummer 5 des Anhangs I genannten Bedingungen.
(3) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisationen nehmen gemeinsam eine schriftliche Bewertung der im Einsatzland bestehenden Sicherheits-, Reise- und Gesundheitsrisiken vor. Diese Bewertungen entsprechen mindestens den unter Nummer 6 des Anhangs I genannten Bedingungen.
(4) Die Risikobewertung nach Absatz 3 wird dem Kontext entsprechend regelmäßig - mindestens jedoch vor der Entsendung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe -überprüft und aktualisiert. Ergibt die Risikobewertung, dass die Entsendung an einen Schauplatz eines internationalen oder nicht internationalen bewaffneten Konflikts führen würde oder dass solche Konflikte drohen, wird die Entsendung nicht in Betracht gezogen bzw. - sofern bereits ein EU-Freiwilliger für humanitäre Hilfe ausgewählt wurde - annulliert.
(5) In der Aufgabenbeschreibung und während des Rekrutierungsprozesses wird auf die Anforderungen hinsichtlich des Sicherheitsbewusstseins und das erforderliche angemessene Verhalten im Bereich Risiko- und Sicherheitsmanagement hingewiesen.
(6) Die Entsendorganisation unterrichtet die zuständigen nationalen Behörden der Mitgliedstaaten und der anderen teilnehmenden Länder im Einklang mit Artikel 23 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014, bevor einer ihrer Staatsangehörigen als EU-Freiwilliger für humanitäre Hilfe entsandt wird. Werden EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe eingesetzt, die nicht Staatsangehörige eines Mitgliedstaats der Union sind, prüft die Entsendeorganisation vor der Entsendung, welche Regeln für den konsularischen Schutz durch das Land der Staatsangehörigkeit des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe oder durch ein anderes Land gelten.
(7) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation stellen sicher, dass alle Informationen über die Sicherheitsverfahren an die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe weitergegeben und von diesen verstanden werden. In der Einführungsphase erfolgt vor der Abreise und innerhalb von 24 Stunden nach der Ankunft im Einsatzland ein kontextspezifisches Sicherheitsbriefing. Dieses muss Folgendes abdecken: die Ergebnisse der Risikobewertung, den Evakuierungs- und Sicherheitsmanagementplan, einschließlich der Berichterstattung bei sicherheitsrelevanten Vorfällen, die Verfahren für Evakuierungen und Repatriierungen, die Kommunikationsabläufe, die Kontaktperson(en) für das Krisenmanagement und die Kontaktangaben zu Botschaften, Polizei, Feuerwehr und Krankenhäusern.
(8) Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe mindestens durch eine Versicherung nach Artikel 24 abgesichert ist.
(9) Zusätzlich zu der obligatorischen Sicherheitsschulung im Rahmen des Schulungsprogramms ermöglicht die Entsendeorganisation den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe die Teilnahme an allen sonstigen relevanten Sicherheitsschulungen, die sie ihren eigenen internationalen Mitarbeitern anbietet.
(10) Mit Unterzeichnung des in Artikel 16 Absatz 2 genannten Vertrags bestätigen die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, dass sie die Sicherheitsmanagementverfahren kennen und diese einhalten werden, einschließlich ihrer Pflicht, sich selbst über die aktuelle Sicherheitslage auf dem Laufenden zu halten, ihrer persönlichen Verantwortung für das sie, andere Personen und die Organisation betreffende Sicherheitsmanagement und ihrer Pflicht, riskantes Verhalten zu unterlassen. Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation machen den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe auf die Folgen der Missachtung der Sicherheitsverfahren aufmerksam und klären ihn insbesondere darüber auf, bei welchen Verstößen der Einsatz vorzeitig beendet wird.
(11) Die Entsendeorganisation empfiehlt den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, sich nach ihrer Ankunft im Einsatzland bei der Botschaft oder dem Konsulat des Landes ihrer Staatsangehörigkeit registrieren zu lassen, und informiert sie über die Möglichkeit, von diesen konsularische Unterstützung zu erhalten. Hat das Land der Staatsangehörigkeit des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe im Einsatzland keine konsularische Vertretung, empfiehlt die Entsendeorganisation den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, die Unionsbürger sind, sich bei einem Konsulat oder der Botschaft eines anderen EU-Mitgliedstaats registrieren zu lassen, und informiert sie über die Möglichkeit, von diesen konsularische Unterstützung zu erhalten.
(12) Anhand der von der Aufnahmeorganisation vorgelegten aktuellen Angaben aktualisieren die Entsende- und die Aufnahmeorganisation regelmäßig den Evakuierungsplan, um sicherzustellen, dass er jederzeit den operationellen Rahmenbedingungen entspricht. Die Häufigkeit der Überprüfung des Evakuierungsplans ist vom Ergebnis der Risikobewertung abhängig, und die Aufnahmeorganisation passt den Plan bei Bedarf unter Berücksichtigung der früheren und der aktuellen Datenlage an. Der Evakuierungsplan wird an einem für den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe leicht zugänglichen Ort aufbewahrt.
(13) Die Aufnahmeorganisation stellt sicher, dass der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe über Änderungen der operativen Rahmenbedingungen und die daraus resultierenden Anpassungen der Sicherheitsverfahren oder -protokolle auf dem Laufenden gehalten wird.
(14) Der Aufnahmeorganisation ist bekannt, wo sich der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe aufhält, und verfügt über eine Kontaktnummer, unter der dieser jederzeit, auch während der Urlaubszeiten, zu erreichen ist.
Artikel 29
Bei Sicherheitsvorfällen oder Evakuierungen anzuwendende Verfahren
(1) Bei Sicherheitsvorfällen erhält der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe schnellstmöglich ein Debriefing. Je nach Schwere des Vorfalls und nach Maßgabe der von der Entsende- und der Aufnahmeorganisation festgelegten Verfahren kann dieses Debriefing vom Vorgesetzen oder Mentor bei der Aufnahmeorganisation oder vom Krisenmanagementbeauftragten der Entsendeorganisation durchgeführt werden und darüber hinaus professionelle psychologische Hilfe umfassen.
(2) Im Falle einer Evakuierung wird der Evakuierungsplan befolgt und der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe ständig betreut, wobei gegebenenfalls die Verfahren der Konsulate und Botschaften zur Anwendung kommen, bei denen der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe gemäß Artikel 28 Absatz 11 registriert wurde.
(3) Die Entsendeorganisation kontaktiert die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe nach ihrer Rückkehr und stellt sicher, dass angemessene Folgemaßnahmen ergriffen werden, einschließlich Debriefing und psychosozialer und ärztlicher Unterstützung.
(4) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation integrieren Sicherheitsfragen in ihren Überwachungs- und Evaluierungsrahmen und Erkenntnisse, die aus Sicherheitsvorfällen gewonnen wurden, werden bei der Überprüfung und Verbesserung von Projekten berücksichtigt.
Artikel 30
Gesundheit und Sicherheit
(1) Die Entsendeorganisation verfügt über eine organisationsinterne Gesundheitsschutz- und Sicherheitsstrategie, die für EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe geeignet ist, auf diese Anwendung findet, bei Bedarf angepasst werden kann und unter anderem Leitlinien zu folgenden Aspekten umfasst:
a)
persönliche Gesundheit, wie körperliche Gesundheit (Verhütung von Krankheiten, Empfehlungen zu Ess- und Schlafgewohnheiten, Sensibilisierung für klimatische und geografische Risiken, Behandlungsmöglichkeiten);
b)
geistige Gesundheit (Ratschläge hinsichtlich Work-Life-Balance, Stressmanagement, Bewältigungsmechanismen und Entspannungsmethoden, Anlaufstellen für psychosoziale Unterstützung).
(2) Auf der Grundlage der organisationsinternen Gesundheitsschutz- und Sicherheitsstrategie der Entsendeorganisation entwickeln die Entsende- und die Aufnahmeorganisation gemeinsam eine umfassende Palette von Gesundheitsschutz- und Sicherheitsstrategien und -leitlinien, um ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen und das körperliche und emotionale Wohlbefinden der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sicherzustellen.
(3) Im Rahmen der in Artikel 28 Absatz 3 genannten Risikobewertung und vor Festlegung der Aufgabenstellung prüfen die Entsende- und die Aufnahmeorganisation auf der Grundlage der unter Nummer 7 des Anhangs I genannten Indikatoren gemeinsam, ob bei dem Einsatz für den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sichere Arbeits- und Lebensbedingungen gegeben sind.
(4) Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe mindestens durch umfassende Kranken- und Reiseversicherungsbestimmungen nach Artikel 24 abgesichert ist.
(5) In der Einführungsphase informiert die Entsendeorganisation den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe über die in den Absätzen 1 und 2 genannten Gesundheitsschutz- und Sicherheitsstrategien und -leitlinien und erteilt ihm unter anderem Hinweise zu Krankheiten, Erste-Hilfe-Möglichkeiten, Instandhaltung von Räumlichkeiten, Fahrzeugen und Ausrüstung, Arbeitsplatz, Work-Life-Balance, gesundheits- und sicherheitsrelevanten Vorfällen sowie Verfahren für Evakuierungen aus medizinischen Gründen.
(6) Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe vor seiner Abreise eine gründliche medizinische Kontrolluntersuchung absolviert und sorgt dafür, dass er die angesichts der Risiken im Einsatzland empfohlenen Medikamente und Impfungen sowie gegebenenfalls die erforderliche Ausrüstung wie etwa Erste-Hilfe-Sets und Schutz gegen Moskitos erhält.
(7) Die Aufnahmeorganisation stellt sicher, dass die Fürsorgepflicht bei der laufenden Betreuung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe beachtet wird, und erteilt ihm in der Einführungsphase folgende Informationen:
a)
aktuelle Informationen zu den lokalen Ressourcen in den Bereichen Gesundheit und Sicherheit wie etwa Kontaktdaten von Ärzten, Krankenhäusern und paramedizinischen Dienstleistern;
b)
im Rahmen ihres Länderbriefings Hinweise zu lokalen Gebräuchen und Normen, um Gesundheitsgefahren zu mindern und die Integration zu erleichtern.
(8) Die Entsendeorganisation erleichtert die medizinische Kontrolluntersuchung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe nach dessen Rückkehr und bietet im Rahmen ihres Debriefings psychosoziale Debriefingsitzungen sowie Beratungsunterstützung an. Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation fördern das Netzwerk der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe in seiner Funktion als paralleler Unterstützungsmechanismus vor, während und nach der Entsendung.
KAPITEL 8
VERFAHREN FÜR DIE ÜBERWACHUNG UND BEWERTUNG DER INDIVIDUELLEN LEISTUNG EU-FREIWILLIGEN FÜR HUMANITÄRE HILFE
Artikel 31
Überwachung und Bewertung der individuellen Leistung der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe
(1) Auf der Grundlage des in Artikel 19 genannten Supervisions- und Leistungsmanagementverfahrens überwachen und bewerten die Entsende- und die Aufnahmeorganisation die individuelle Leistung der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe und messen ausgehend von deren Aufgabenstellung und Zielen die Fortschritte und Ergebnisse.
(2) Die Überwachung und Bewertung der individuellen Leistung der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe ist ein kontinuierlicher Prozess, der sich über den gesamten Einsatz erstreckt und spezifische Überprüfungen in mindestens folgenden Phasen umfasst:
a)
sofern relevant am Ende des in Artikel 14 genannten Praktikums;
b)
während der in Artikel 19 genannten abschließenden Leistungsüberprüfung und der Halbzeitüberprüfung, falls diese als angebracht erachtet wird;
c)
während des in Artikel 23 genannten Debriefings.
(3) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation legen Angaben vor, die aufzeigen, inwieweit die individuelle Leistung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe auf der Ergebnis- und Wirkungsebene zur Verwirklichung der Ziele des Projekts und der Initiative insgesamt beiträgt, und berücksichtigen dabei die in Artikel 7 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 genannten Indikatoren. Diese Angaben umfassen anonymisierte Aufzeichnungen zur Qualität der Ergebnisse der Tätigkeit des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, die für Evaluierungszwecke bereitgehalten werden. Diese Daten werden im Einklang mit den Datenschutzstandards verarbeitet, die in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission genannt sind.
(4) Die Entsendeorganisationen unterstützen den Kapazitätsaufbau auf Ebene der Aufnahmeorganisationen, damit diese die Fortschritte und Ergebnisse ausgehend von der Aufgabenstellung und den Zielen des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe messen können.
KAPITEL 9
ZERTIFIZIERUNGSVERFAHREN FÜR ENTSENDEORGANISATIONEN UND AUFNAHMEORGANISATIONEN
Artikel 32
Zertifizierungsverfahren für Aufnahmeorganisationen
(1) Aufnahmeorganisationen, die eine Zertifizierung anstreben, legen eine objektive und wahrheitsgemäße Selbstbewertung vor, die den unter Nummer 1 des Anhangs III genannten Anforderungen entspricht; sie bewerten dabei ihre bestehenden Konzepte und Vorgehensweisen anhand der mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen, die in Bezug auf Freiwilligen-Kandidaten und EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe in dieser Verordnung und in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission festgelegt sind.
(2) In der Selbstbewertung legt die Aufnahmeorganisation alle Defizite und verbesserungsbedürftigen Bereiche offen, in denen ein Kapazitätsaufbau erforderlich sein könnte, um den Anforderungen in vollem Umfang zu genügen.
(3) Die Aufnahmeorganisation legt zusammen mit der Selbstbewertung gemäß den unter Nummer 1 des Anhangs III genannten Anforderungen drei Referenzen vor, damit hinsichtlich aller mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen in Bezug auf Freiwilligen-Kandidaten und EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe umfassende Informationen zur Verfügung stehen. Die Referenzen müssen von mindestens zwei verschiedenen der nachstehend genannten Kategorien von Akteuren stammen:
a)
einer zertifizierten Entsende- oder Aufnahmeorganisation, mit der die sich bewerbende Aufnahmeorganisation bereits eine Partnerschaft für die Teilnahme an der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe eingegangen ist oder eine solche Partnerschaft anstrebt;
b)
einer humanitären Partnerorganisation der Kommission, mit der die Kommission eine (Partnerschafts-)Rahmenvereinbarung geschlossen und die sich bewerbende Aufnahmeorganisation bereits erfolgreich bei einem Projekt der humanitären Hilfe zusammengearbeitet hat;
c)
einer einschlägigen internationalen Organisation, einer gemeinnützigen Organisation oder einer zivilen Einrichtung des öffentlichen Rechts, mit der die sich bewerbende Aufnahmeorganisation bereits erfolgreich bei einem Projekt der humanitären Hilfe zusammengearbeitet hat;
d)
einer Akkreditierungs- oder Auditorganisation, die der sich bewerbenden Aufnahmeorganisation in für die EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe relevanten Bereichen eine Zertifizierung erteilt hat; in diesem Fall sollten die betreffenden Akkreditierungs- und Auditunterlagen ebenfalls vorgelegt werden.
(4) Die ausgefüllte Selbstbewertung wird vom bevollmächtigten Vertreter der Aufnahmeorganisation, dessen Unterschrift diese rechtswirksam bindet, unterzeichnet und der Kommission zusammen mit den in Absatz 3 genannten Referenzen übermittelt.
(5) Die Kommission bewertet den Antrag anhand der Selbstbewertung und der Referenzen und kann eine der folgenden Entscheidungen treffen:
a)
der sich bewerbenden Aufnahmeorganisation die Zertifizierung zu erteilen, da sie nach Einschätzung der Kommission den mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen in vollem Umfang entspricht;
b)
der sich bewerbenden Aufnahmeorganisation die Zertifizierung nicht zu erteilen, da sie nach Einschätzung der Kommission den mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen nicht in vollem Umfang entspricht.
(6) Die Kommission informiert die sich bewerbende Aufnahmeorganisation innerhalb von sechs Monaten nach Eingang des Antrags über das Ergebnis der Zertifizierung und weist dabei bei Bedarf auch auf Möglichkeiten für die Unterstützung des Kapazitätsaufbaus hin, falls der Antrag erneut vorgelegt werden soll. Wurde Bedarf ermittelt, der durch eine Kapazitätsaufbaustrategie der sich bewerbenden Aufnahmeorganisation gedeckt werden soll, ist diese teilnahmeberechtigt und hat bei der Unterstützung des Kapazitätsaufbaus Vorrang.
Artikel 33
Zertifizierungsverfahren für Entsendeorganisationen
(1) Entsendeorganisationen, die eine Zertifizierung anstreben, legen eine objektive und wahrheitsgemäße evidenzbasierte Selbstbewertung vor, die den unter Nummer 2 des Anhangs III genannten Anforderungen entspricht; sie bewerten dabei ihre bestehenden Konzepte und Vorgehensweisen anhand der mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen in Bezug auf Freiwilligen-Kandidaten und EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe.
(2) In der evidenzbasierten Selbstbewertung legt die Entsendeorganisation alle Defizite und verbesserungsbedürftigen Bereiche offen, in denen technische Hilfe erforderlich sein könnte, um den Anforderungen in vollem Umfang zu genügen. Sie fügt ihrem Antrag zudem Beispiele und Angaben bei, anhand deren sich überprüfen lässt, ob die Konzepte und Vorgehensweisen im Hinblick auf die einzelnen mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen und insbesondere im Hinblick auf Freiwillige umgesetzt werden.
(3) Die ausgefüllte evidenzbasierte Selbstbewertung wird vom bevollmächtigten Vertreter der Entsendeorganisation, dessen Unterschrift diese rechtswirksam bindet, unterzeichnet und der Kommission zusammen mit den in Absatz 2 genannten Unterlagen übermittelt.
(4) Die Kommission bewertet den Antrag anhand der evidenzbasierten Selbstbewertung und der eingereichten Unterlagen und kann eine der folgenden Entscheidungen treffen:
a)
der sich bewerbenden Entsendeorganisation die Zertifizierung zu erteilen, da sie nach Einschätzung der Kommission den mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen in vollem Umfang entspricht;
b)
der sich bewerbenden Entsendeorganisation die Zertifizierung nicht zu erteilen, da sie nach Einschätzung der Kommission den mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen nicht in vollem Umfang entspricht.
(5) Die Kommission informiert die sich bewerbende Entsendeorganisation innerhalb von sechs Monaten nach Eingang des Antrags über das Ergebnis der Zertifizierung und weist dabei bei Bedarf auch auf Möglichkeiten für technische Hilfe hin, falls der Antrag erneut vorgelegt werden soll. Wurde Bedarf ermittelt, der durch eine Strategie für technische Hilfe der Entsendeorganisation gedeckt werden soll, ist diese teilnahmeberechtigt und hat bei der technischen Hilfe Vorrang.
Artikel 34
Rechtsmittel
(1) Entscheidet die Kommission, die Zertifizierung nicht zu erteilen und den Antrag abzulehnen, teilt sie der abgelehnten Organisation mit, dass sie sich erst nach einem Zeitraum von zwölf Monaten, der an dem Tag beginnt, an dem der Ablehnungsbescheid beim Bewerber eingegangen ist, erneut bewerben kann. In der Entscheidung wird auch angegeben, welche Rechtsmittel gegen sie eingelegt werden können.
(2) Gemäß Artikel 256 und Artikel 263 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) ist das Gericht der Europäischen Union für Rechtsakte der Europäischen Kommission zuständig, die Rechtswirkung gegenüber Dritten haben. Nach den Artikeln 256, 268 und 340 AEUV ist das Gericht der Europäischen Union auch für Streitfälle zuständig, die den Ersatz für von der Kommission verursachte Schäden im Bereich der außervertraglichen Haftung betreffen.
Artikel 35
Finanzielle Tragfähigkeit und organisatorische Kapazität der Organisationen
Die Bewertung der finanziellen Tragfähigkeit und der organisatorischen Kapazität der zertifizierten Entsende- und Aufnahmeorganisationen fällt nicht unter das Zertifizierungsverfahren. Diese Tragfähigkeit und diese Kapazitäten sind eine Voraussetzung für finanzielle Unterstützung durch die Union und werden anhand der Anträge im Anschluss an eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen bewertet.
Artikel 36
Geltungsdauer der Zertifizierung und regelmäßige Überprüfungen
(1) Die zertifizierten Entsende- und Aufnahmeorganisation müssen sich drei Jahre nach Erhalt des positiven Zertifizierungsbescheids der Kommission erneut zertifizieren lassen bzw. immer dann, wenn bei den Standards oder Verfahren für die betreffenden Bereiche entscheidende Änderungen eingetreten sind.
(2) Während der Geltungsdauer der Zertifizierung können die zertifizierten Entsende- und Aufnahmeorganisationen erforderlichenfalls aufgefordert werden, sich regelmäßig von der Kommission überprüfen zu lassen.
(3) Die zertifizierten Entsende- und Aufnahmeorganisationen informieren die Kommission umgehend über alle Änderungen ihrer rechtlichen, finanziellen, technischen oder organisatorischen Lage, die die Einhaltung der Standards und Verfahren in Frage stellen oder zu Interessenkonflikten führen könnten. Sie informieren die Kommission zudem über alle Änderungen ihres Namens, ihrer Anschrift oder ihres gesetzlicher Vertreters.
Artikel 37
Aussetzung und Aufhebung der Zertifizierung
(1) Auf der Grundlage der von einer zertifizierten Entsende- oder Aufnahmeorganisation vorgelegten Informationen wie auch der im Rahmen der regelmäßigen Überprüfungen nach Artikel 36 Absatz 2 oder auf anderen Wegen gewonnenen Informationen kann die Kommission zu der Einschätzung gelangen, dass die zertifizierte Entsende- oder Aufnahmeorganisation einem oder mehreren der Standards und Verfahren nicht mehr in vollem Umfang genügt. In diesen Fällen kann die Kommission im Einklang mit dem unter Nummer 3 des Anhangs III genannten Verfahren geeignete Maßnahmen ergreifen, einschließlich der Aussetzung oder Aufhebung der Zertifizierung.
(2) Eine Entsende- oder Aufnahmeorganisation, deren Zertifizierung ausgesetzt oder aufgehoben wurde, darf ab dem Datum der Aussetzung oder Aufhebung keine EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe mehr entsenden oder aufnehmen und kommt nicht für eine für diesen Zweck bestimmte finanzielle Unterstützung der Union in Betracht.
(3) Je nach den Gründen für die Aussetzung oder Aufhebung der Zertifizierung, insbesondere wenn sie die Sicherheit des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe betreffen, kann die Kommission verlangen, dass EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe, die zum Zeitpunkt einer Aussetzung oder Aufhebung entsandt sind, repatriiert werden.
(4) Die Entsende- oder die Aufnahmeorganisation haben im Falle einer Aussetzung oder Aufhebung der Zertifizierung kein Anrecht auf Schadensersatz.
Artikel 38
Haftung
Die Kommission kann nicht für Verluste oder Schäden haftbar gemacht werden, die durch Entsende- oder Aufnahmeorganisationen aufgrund ihres Status einer zertifizierten Organisation verursacht werden oder diesen oder Dritten entstehen.
KAPITEL 10
SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 39
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am dritten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 20. November 2014
REGOLAMENT TA' IMPLIMENTAZZJONI TAL-KUMMISSJONI (UE) Nru 1244/2014
tal-20 ta’ Novembru 2014
li jistabilixxi r-regoli għall-implimentazzjoni tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill li jistabbilixxi l-Korp Volontarju Ewropew tal-Għajnuna Umanitarja (“l-Inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE”)
(Test b'rilevanza għaż-ŻEE)
IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE) Nru 375/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill li jistabbilixxi l-Korp Volontarju Ewropew tal-Għajnuna Umanitarja (“l-Inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE”) (1), u b'mod partikolari l-Artikoli 9(3), 10(1) u 12(6) tiegħu,
Billi:
(1)
Skont ir-Regolament (UE) Nru 375/2014, il-Kummissjoni għandha tistabbilixxi standards u proċeduri li jkopru l-kundizzjonijiet, l-arranġamenti u r-rekwiżiti meħtieġa li għandhom jiġu applikati mill-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti meta jidentifikaw, jagħżlu, iħejju, jimmaniġġaw u jimmobilizzaw il-voluntiera kandidati u l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE biex jappoġġjaw l-operazzjonijiet tal-Għajnuna umanitarja fil-pajjiżi terzi. Ir-Regolament (UE) Nru 375/2014 jipprovdi biex dawn l-istandards jiġu adottati permezz ta' atti delegati u l-proċeduri li għandhom jiġu adottati permezz ta' atti ta' implimentazzjoni.
(2)
Il-partijiet interessati kollha tal-Inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, inkluż il-voluntiera nfushom u l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti, għandhom jiġu mħeġġa jaqsmu sens ta' identità fl-inizjattiva.
(3)
Huwa importanti li l-voluntiera kandidati huma identifikati u magħżula b'mod mhux diskriminatorju, permezz ta' proċedura ġusta u trasparenti, abbażi ta' sħubija bejn l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti, li jissodisfa r-rekwiżiti reali espressi fil-livell lokali mill-organizzazzjonijiet ospitanti.
(4)
Induzzjoni bir-reqqa għandha tiġi pprovduta miż-żewġ organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti biex tiġi evitata konfużjoni dwar ir-rwoli u l-aspettattivi u sabiex jipprovdu lill-voluntiera bi tħejjija prattika u xierqa ta' esperjenzi għal kollokamenti. Dan kieku jistabbilixxi l-bażi għall-fiduċja u l-aċċettazzjoni fi ħdan komunitajiet ospitanti b'kont sħiħ meħud ta' sensitivitajiet kulturali rilevanti.
(5)
It-taħriġ huwa parti essenzjali tat-tħejjija ta' qabel l-iskjerament li għandha tingħata lill-voluntiera kandidati kollha f'programm strutturat ta' korsijiet obbligatorji u fakultattivi. Barra minn hekk, professjonisti żgħażagħ għandhom ikunu awtorizzati, fejn rilevanti permezz ta' kollokamenti ta' apprendistat, biex ikomplu jiżviluppaw il-kompetenzi tagħhom u jakkwistaw għarfien speċifiku u ħiliet rilevanti għas-settur umanitarju. B'mod partikolari, dan għandu jkun xieraq għall-attivitajiet u l-kuntest tal-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti.
(6)
Għandha tiġi implimentata sistema ta' sorveljanza xierqa u ta' ġestjoni mill-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti. Huma għandhom ukoll konġuntament jissorveljaw u jivvalutaw il-prestazzjoni u l-kisbiet ta' Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u jipprovdu feedback dwar il-kompiti u l-objettivi tagħhom. Dan għandu jgħin biex titjieb ir-responsabbiltà tal-inizjattiva tal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE.
(7)
Mentoring għandu jikkumplimenta s-superviżjoni u l-ġestjoni u jipprovdi lill-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE b'appoġġ addizzjonali qabel, matul u wara l-iskjerament.
(8)
Għandu jiġi stabbilit kanal għal komunikazzjoni kontinwa u appoġġ addizzjonali mingħand l-organizzazzjoni emittenti waqt l-iskjerament f'pajjiżi terzi. Debriefing u t-tmiem ta' appoġġ ta' kollokament għandu jingħata lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE kollha.
(9)
Provvista ta' kundizzjonijiet adegwati ta' xogħol u għajxien huma meħtieġa biex jippermettu lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE biex iwettqu l-karigi tagħhom f'ambjent sikur u sanitarju, u biex jilħqu l-bżonnijiet bażiċi tagħhom mingħajr ma jsofru tbatija personali, filwaqt li jirrispettaw l-ispirtu ta' stil ta' ħajja modest u mhux fieragħ bħala voluntier. Provvedimenti ta' sussistenza u pagamenti oħra allokati lil Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE mhumiex maħsuba li jirrappreżentaw is-salarju għal impjieg regolari. Ir-rati għal dawn il-pagamenti m'għandhomx jiġu stabbiliti fid-dawl ta' esperjenza professjonali, għarfien espert jew ir-riżultati ta' assenjazzjoni ta' kompiti tal-voluntier: huma jimmiraw b'mod uniku biex ikopru l-ispejjeż tal-ħajja matul l-iskjerament. Sabiex jiġi żgurat livell għoli u ugwali ta' ħarsien, il-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE għandhom ikunu koperti minn polza tal-assigurazzjoni komprensiva mfassla speċifikament biex tipproteġihom matul il-perjodu kollu tal-iskjerament tagħhom f'pajjiżi terzi u kwalunkwe perjodi rilevanti qabel u wara.
(10)
L-obbligu ta' diliġenza huwa tal-akbar importanza u huwa responsabbiltà konġunta. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom, sa fejn huwa possibbli, jieħdu ħsieb is-saħħa, is-sikurezza, is-sigurtà u l-benesseri tal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE u jiżviluppaw proċeduri ta' sigurtà, saħħa u sikurezza. Il-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE għandhom, bl-istess mod, jagħmlu dak kollu possibbli biex jiżguraw is-saħħa, is-sikurezza u s-sigurtà, u dik tal-oħrajn, fuq il-post tax-xogħol.
(11)
Il-monitoraġġ u l-valutazzjoni tal-prestazzjoni individwali tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE għandha tkun proċess kontinwu fis-sistema kollha ta' kollokament. Dan għandu jkun ibbażat fuq is-superviżjoni u sistema ta' ġestjoni tal-prestazzjoni u billi tiġi pprovduta dejta li turi sa liema punt il-prestazzjoni individwali tal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE tikkontribwixxi - fuq il-livell tar-riżultati u l-impatti - għall-objettivi tal-proġett u l-inizjattiva globali.
(12)
Huwa meħtieġ mekkaniżmu robust ta' ċertfikazzjoni li jiżgura li l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti jikkonformaw mal-istandards stabbiliti fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandhom jiġu adottati fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 u l-proċeduri stabbiliti f'dan ir-Regolament. Tali mekkaniżmu ta' ċertifikazzjoni għandu jkun ibbażat fuq il-prinċipji tas-simplifikazzjoni u n-nonduplikazzjoni, id-differenzjazzjoni bejn l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti, il-kost-effettività, it-trasparenza u l-imparzjalità, l-inkoraġġiment tad-diversità u l-aċċessibbiltà.
(13)
Il-miżuri previsti f'dan ir-Regolament huma skont l-opinjoni tal-Kumitat stabbilit bl-Artikolu 26 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014.
(14)
Sabiex tassigura implimentazzjoni fil-ħin tal-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, huwa meħtieġ li dan ir-Regolament jidħol fis-seħħ bħala kwistjoni urġenti peress li din tistabbilixxi d-dispożizzjonijiet ibbażati fuq liema organizzazzjonijiet ta' implimentazzjoni għandhom jibagħtu Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE f'pajjiżi terzi.
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
KAPITOLU 1
DISPOSIZZJONIJIET ĠENERALI
Artikolu 1
Suġġett
Dan ir-Regolament jistabbilixxi r-regoli għall-implimentazzjoni tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 fir-rigward tal-kwistjonijiet li ġejjin elenkati fl-Artikoli 9(3), 10(1) u 12(6) tiegħu:
(a)
il-proċeduri li għandhom jiġu segwiti għall-identifikazzjoni, l-għażla u t-tħejjija neċessarja ta' qabel l-iskjerament tal-voluntiera kandidati, inklużi l-kollokamenti ta' apprendistat, meta rilevanti;
(b)
l-arranġamenti għall-programm ta' taħriġ u l-proċedura għall-valutazzjoni ta' kemm il-voluntiera kandidati huma preparati biex jiġu mmobilizzati;
(c)
dispożizzjonijiet għall-iskjerament u l-ġestjoni tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE f'pajjiżi terzi, inklużi fost l-oħrajn, superviżjoni fil-post, appoġġ kontinwu permezz tal-ikkowċjar, mentoring, taħriġ addizzjonali, il-kundizzjonijiet ta' ħidma neċessarji, appoġġ wara l-mobilizzazzjoni;
(d)
dispożizzjonijiet għall-kopertura tal-assigurazzjoni u l-kundizzjonijiet tal-għajxien tal-voluntiera, inklużi l-kopertura tas-sussistenza, l-akkomodazzjoni, l-ivvjaġġar u spejjeż oħra rilevanti;
(e)
il-proċeduri li għandhom jiġu segwiti qabel, matul u wara l-iskjerament sabiex ikunu żgurati d-dover ta' attenzjoni u miżuri ta' sikurezza u sigurtà xierqa, inklużi protokolli ta' evakwazzjoni medika u pjanijiet ta' sigurtà li jkopru l-evakwazzjoni ta' emerġenza minn pajjiżi terzi, inklużi l-proċeduri neċessarji għall-koordinazzjoni mal-awtoritajiet nazzjonali;
(f)
il-proċeduri għall-monitoraġġ u l-valutazzjoni tal-prestazzjoni individwali tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE;
(g)
mekkaniżmu ta' ċertfikazzjoni li jiżgura li l-organizzazzjonijiet emittenti jikkonformaw mal-istandards u l-proċeduri msemmija fl-Artikolu 9 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014, u mekkaniżmu ta' ċertifikazzjoni differenzjat għall-organizzazzjonijiet ospitanti.
Artikolu 2
Definizzjonijiet
Għar-raġunijiet ta' dan ir-Regolament, se japplikaw id-definizzjonijiet fl-Artikolu 3 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 u d-definizzjonijiet li hemm fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandhom jiġu adottati fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014. Għandhom japplikaw ukoll id-definizzjonijiet li ġejjin:
(a)
“Qafas ta' Kompetenza” tfisser qafas skont it-tifsira stabbilita bir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014;
(b)
“Pjan ta' Tagħlim u żvilupp” tfisser pjan skont it-tifsira stabbilita bir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014;
(c)
“Ħarrieġ” tfisser persuna impjegata mill-fornitur tat-taħriġ li twassal moduli ta' taħriġ wieħed jew aktar jew l-iffaċilitar ta' eżerċizzji ta' simulazzjoni bbażata fuq il-kuntest u biex tevalwa l-kompetenzi tal-voluntiera kandidati;
(d)
“Ħarrieġ mentor” tfisser ħarrieġ, impjegat mill-fornitur tat-taħriġ, bi rwol ta' koordinament biex jivvaluta l-eliġibbiltà ta' voluntiera kandidati għall-iskjerament. Huwa jew hija j/tkun responsabbli għal grupp ta' voluntiera kandidati. J/tikkoordina l-valutazzjoni tal-kompetenzi tagħhom abbażi ta' feedback minn ħarrieġa oħrajn, u j/tinvolvi ruħu/ruħha ma' voluntiera kandidati individwalment biex jirriflettu dwar il-valutazzjoni tagħhom stess u l-valutazzjoni tal-għalliema;
(e)
“Mentoring” tfisser proċess ta' komunikazzjoni informali ta' għarfien, il-kapital soċjali u l-appoġġ psikosoċjali rilevanti għax-xogħol, il-karriera jew l-iżvilupp professjonali. Mentoring jinvolvi komunikazzjoni informali, ġeneralment wiċċ imb' wiċċ u fuq tul ta' żmien, bejn persuna identifikata mill-organizzazzjoni ospitanti bħala l-mentor, minn naħa waħda, li hu pperċepit li għandu l-għarfien, il-kompetenzi u l-esperjenza rilevanti, u l-Volontier tal-Għajnuna tal-UE, min-naħa l-oħra;
(f)
“Debriefing” tfisser proċess li jipprovdi lill-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti u lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE b'informazzjoni ċara dwar ir-riżultati tal-assenjar, il-kisbiet tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, u rakkomandazzjonijiet jew tagħlim mill-esperjenza tagħhom kif ukoll il-kapitalizzazzjoni, it-tagħlimiet miksuba u l-għeluq professjonali pożittiv tal-kollokament.
KAPITOLU 2
PROĊEDURI GĦALL-IDENTIFIKAZZJONI U L-GĦAŻLA TA' VOLUNTIERA KANDIDATI
Artikolu 3
L-identifikazzjoni u l-proċedura ta' għażla
1. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jistabbilixxu flimkien il-proċedura tal-identifikazzjoni u l-għażla. Ir-rwoli, ir-responsabbiltajiet u l-proċessi għandhom ikunu definiti biex tkun żgurata proċedura trasparenti, ġusta u effettiva fil-proċess ta' reklutaġġ fir-rigward tal-istandard dwar it-trattament ugwali, l-opportunitajiet indaqs u n-non-diskriminazzjoni, kif stabbilit fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014.
2. Il-proċeduri tal-identifikazzjoni u l-għażla għandhom ikunu bbażati fuq sħubija bejn l-organizzazzjonijiet emittenti u dawk ospitanti u komunikazzjoni f'waqtha u kontinwa. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiżgura li l-organizzazzjoni ospitanti hija konsistentement involuta tul il-proċess kollu ta' reklutaġġ.
3. Il-proċedura ta' identifikazzjoni u ta' għażla maqbula għandha tkun applikabbli għall-istadji kollha tal-proċess ta' reklutaġġ.
4. Il-proċedura ta' identifikazzjoni u ta' għażla għandha tinkludi bħala minimu:
(a)
Definizzjoni ta' assenjazzjoni ta' kompiti, il-profil tal-kompetenza u l-kriterji tal-għażla tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE kif stabbilit fl-Artikolu 4;
(b)
It-tħabbir u l-applikazzjoni kif imsemmija fl-Artikolu 5;
(c)
Il-valutazzjoni, it-tniżżil fil-preselezzjoni u l-ewwel selezzjoni tal-applikanti kif stabbilit fl-Artikolu 6;
(d)
L-għażla kif imsemmija fl-Artikolu 7.
Artikolu 4
Definizzjoni ta' assenjazzjoni ta' kompiti, il-profil tal-kompetenza u l-kriterji tal-għażla għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE
1. Fuq il-bażi ta' valutazzjoni tal-ħtiġijiet li għandha ssir skont ir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġu adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014, l-organizzazzjoni ospitanti għandha tipproponi, skont ir-rekwiżiti stabbiliti fil-punt 1 tal-Anness I, l-assenjazzjoni ta' kompiti għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, inklużi elementi ta' flessibbiltà biex jitqiesu ladarba jiġi impjegat l-input tal-voluntier meta jkun magħżul.
2. L-organizzazzjoni emittenti għandha tirrevedi l-assenjazzjoni ta' kompiti biex timmodifikaha, kif meħtieġ, sabiex jiġi żgurat tqabbil xieraq u realistiku, b'kont meħud tal-kompetenzi mistennija tal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE u l-kapaċità ta' assorbiment u l-ħtiġijiet tal-organizzazzjoni ospitanti.
3. Abbażi tal-assenjazzjoni ta' kompiti u l-qafas ta' kompetenza, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiddefinixxu profil ta' kompetenza tal-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE b'rekwiżiti minimi li għandhom jintużaw fil-proċess tar-reklutaġġ. Il-profil tal-kompetenza għandu jindika wkoll jekk il-voluntier huwiex uffiċjal anzjan jew żagħżugħ professjonali u l-ħtieġa għal kwalunkwe kollokament ta' apprendistat.
Artikolu 5
It-tħabbir u l-applikazzjoni
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha tkun responsabbli għat-tħabbir ta' dan il-kollokament. B'input mill-organizzazzjoni ospitanti, għandha tagħmel pakkett ta' informazzjoni ta' tħabbir sabiex tinfurma dwar l-inizjattiva u tattira voluntiera kandidati.
2. It-tħabbir għandu jkun mill-inqas bl-Ingliż, miktub b'lingwaġġ ċar, konkret u aċċessibbli, u jipprovdi informazzjoni dwar il-pożizzjoni offruta lill-voluntier kandidat skont ir-rekwiżiti stabbiliti fil-punt 2 tal-Anness I.
3. Għandu jiġi ppubblikat għal minimu ta' xahar fuq il-pjattaforma ċentrali tal-inizjattiva tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE bil-possibbiltà li jintużaw iktar opportunitajiet ta' promozzjoni biex jiġu attirati applikanti mal-pjattaforma ċentrali. F'ċirkostanzi debitament ġustifikati għal kollokamenti għal reazzjoni għal kriżi għall-għajnuna umanitarja, it-tħabbir jista' jiġi assenjat għal inqas minn xahar, iżda mhux inqas minn ġimgħa.
4. L-applikanti għandhom japplikaw billi jużaw formola ta' applikazzjoni standard, inkluż CV strutturat. L-applikanti għandhom ukoll jimlew kwestjonarju ta' awtovalutazzjoni standardizzat li jivvaluta l-kompetenzi tagħhom kif meħtieġ għall-qafas ta' kompetenza u l-adattabilità tagħhom għal assenjazzjoni ta' kompiti u l-kundizzjonijiet tal-ħajja u tax-xogħol imsemmi fit-tħabbir. Fuq dawn, huma għandhom ikunu meħtieġa jagħtu l-kunsens tagħhom.
Artikolu 6
il-Valutazzjoni, it-tqegħid fil-preselezzjoni u l-ewwel selezzjoni
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha tivvaluta applikanti abbażi tal-informazzjoni mogħtija fil-formola tal-applikazzjoni u kwestjonarju ta' awtovalutazzjoni, dikjarazzjoni tal-motivazzjoni tagħhom biex jipparteċipaw fl-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE - u l-kollokament speċifiku - u l-valutazzjoni tal-kapaċità tagħhom li jiġi analizzat xenarju rilevanti ta' għajnuna umanitarja permezz ta' test bil-miktub, f'forma ta' komponiment jew testijiet simili.
2. Abbażi tal-valutazzjoni, l-organizzazzjoni emittenti għandha tipprovdi preselezzjoni tal-applikanti lill-organizzazzjoni ospitanti bil-ħsieb ta' ftehim konġunt dwar lista qasira ta' applikanti li jridu jiġu intervistati.
3. Kandidati tal-ewwel selezzjoni għandhom jiġu mistiedna għal intervista strutturata bbażata fuq il-qafas ta' kompetenza. L-intervista tista' ssir wiċċ imb wiċċ jew bl-użu ta' teknoloġiji tat-telekomunikazzjoni, fejn possibbli, bil-parteċipazzjoni tal-organizzazzjoni ospitanti. Metodi ta' valutazzjoni addizzjonali jistgħu jinkludu ċ-ċentri tal-valutazzjoni, l-attivitajiet tal-grupp u eżerċizzji ta' simulazzjoni tax-xogħol.
4. L-organizzazzjoni emittenti tista' twettaq, fejn meħtieġ, referenza personali u professjonali ta' verifiki ta' referenza qabel l-għażla finali. L-applikanti għandhom ikunu informati dwar il-proċess analitiku fil-bidu tal-proċess fit-tħabbir.
Artikolu 7
L-Għażla
1. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tieħu d-deċiżjoni finali dwar il-voluntier kandidat magħżul u għandha tikkonferma l-għażla tagħha lill-organizzazzjoni emittenti, li se tkun responsabbli għall-għoti ta' pożizzjoni u tħejji l-fażi ta' induzzjoni. Għal kull pożizzjoni, voluntiera sostituti jistgħu jintgħażlu biex jissostitwixxu l-kandidat f'każ li huwa jew hija j/tirriżenja jew ma għadux/għadhiex disponibbli.
2. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom ikunu kapaċi li juru u jiġġustifikaw kif ikunu ħadu d-deċiżjoni tal-għażla tagħhom fir-rigward tal-prinċipji ta' trattament ugwali, l-opportunitajiet indaqs u n-nondiskriminazzjoni fis-sistema kollha ta' identifikazzjoni u l-proċess tal-għażla.
3. Il-proċedura tal-għażla għandha titlesta fi żmien raġonevoli. L-organizzazzjoni emittenti għandha tinforma l-applikanti kollha dwar id-deċiżjoni tal-għażla u tinfurmahom dwar il-possibbiltà li jingħataw feedback. Hija għandha tistieden lill-voluntier kandidat magħżul b'suċċess biex jikkonferma bil-miktub l-interess tiegħu biex jipparteċipa fl-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
4. L-organizzazzjoni emittenti għandha tassigura li d-dokumentazzjoni relatata mal-identifikazzjoni u l-proċess ta' għażla tkun traċċabbli u miżmuma skont l-istandard għall-protezzjoni tad-dejta kif stabbilit fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014.
Artikolu 8
il-Valutazzjoni tal-ħtiġijiet ta' tagħlim
1. Abbażi tar-riżultati tal-proċess ta' reklutaġġ, il-ħtiġijiet tal-organizzazzjoni emittenti u l-iskjerament previst, l-organizzazzjoni emittenti għandha tivvaluta, b'konsultazzjoni mal-organizzazzjoni ospitanti u l-voluntier kandidat, il-ħtiġijiet tat-tagħlim u jidentifikaw moduli ta' taħriġ għal parteċipazzjoni abbażi tal-kriterji li ġejjin:
(a)
Anzjanità, bil-possibbiltà għal professjonisti anzjani li jiffokaw fuq moduli obbligatorji u li jagħżlu l-livell xieraq ta' tmexxija ta' proġetti ta' taħriġ u moduli ottiċi speċjalizzati;
(b)
Il-ħtiġijiet tal-organizzazzjoni ospitanti għal kompetenzi speċifiċi, li għandha tiġi indirizzata permezz ta' parteċipazzjoni tal-voluntier kandidat f'moduli ottiċi;
(c)
Kompetenzi ġenerali tal-voluntier kandidat, li għandhom jiġu indirizzati permezz ta' parteċipazzjoni f'moduli ottiċi.
2. L-organizzazzjoni emittenti għandha timla l-pjan ta' tagħlim u ta' żvilupp kif stabbilit fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 u jiġu identifikati l-kompetenzi valutati tal-voluntiera kandidati magħżula b'suċċess u l-ħtiġijiet ta' tagħlim tagħhom, li għandhom jiġu trasmessi lill-fornituri tat-taħriġ.
KAPITOLU 3
IL-PROGRAMM TA' TAĦRIĠ TAL-INIZJATTIVA VOLONTIERA TAL-GĦAJNUNA TAL-UE
Artikolu 9
Il-programm ta' taħriġ
1. Programm ta' taħriġ għall-voluntiera kandidati magħżula b'suċċess għandu jiġi implimentat permezz ta' taħriġ tal-fornitur(i), fejn rilevanti, minn organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti u voluntiera tal-passat.
2. Il-programm ta' taħriġ għandu jkun ibbażat fuq il-qafas ta' kompetenza u għandu jkun adattabbli għall-ħtiġijiet kemm ta' professjonisti żgħażagħ u anzjani.
3. Il-programm ta' taħriġ għandu jkun jikkonsisti f'approċċ ta' tagħlim magħqud imsejjes fuq it-tagħlim elettroniku u l-moduli fil-klassi.
4. Moduli obbligatorji għall-voluntiera kandidati kollha għandhom jinkludu:
(a)
Introduzzjoni ġenerali lill-Unjoni fir-relazzjonijiet esterni tagħha u s-sistema ta' rispons għal kriżijiet;
(b)
Introduzzjoni għal azzjoni umanitarja, il-politika ta' għajnuna umanitarja tal-Unjoni u l-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE;
(c)
Il-ġestjoni tas-sikurezza personali, is-sigurtà u s-saħħa;
(d)
Il-ġestjoni tal-proġett;
(e)
L-għarfien interkulturali (u kwistjonijiet trasversali);
(f)
Eżerċizzju ta' simulazzjoni bbażat fuq il-kuntest ta' voluntiera kandidati li jeħtieġu juru l-kompetenzi miksuba.
5. Il-moduli ottiċi għandhom jinkludu:
(a)
Il-promozzjoni u l-komunikazzjoni;
(b)
L-ewwel għajnuna psikoloġika;
(c)
It-taħriġ tal-multiplikaturi;
(d)
Il-ġestjoni tal-volontiera;
(e)
L-iżvilupp organizzazzjonali;
(f)
Moduli mfassla apposta, fejn ikun meħtieġ, b'mod partikolari li jirrigwardaw l-adattament tal-kompetenzi tekniċi ta' voluntiera kandidati għall-kuntest tal-għajnuna umanitarja.
6. Voluntiera kandidati għandhom jattendu l-moduli kollha obbligatorji u jistgħu jattendu modulu/i fakultattiv/i wieħed jew aktar li għandhom jintgħażlu skont l-Artikolu 8.
7. Il-kurrikulu ta' taħriġ, b'dettalji ta' kull modulu, inkluż l-istatus tiegħu, il-grupp fil-mira, l-iskeda taż-żmien, il-kompetenzi indirizzati u l-eżiti tat-tagħlim marbutin, għandu jkun kif stabbilit fl-Anness II.
Artikolu 10
Il-valutazzjoni ta' voluntiera kandidati matul u wara t-taħriġ
1. Matul it-taħriġ u mat-tlestija, voluntiera kandidati għandhom jiġu vvalutati għal kemm ikunu ppreparati għall-iskjerament ibbażat fuq il-qafas ta' kompetenza.
2. Il-valutazzjoni għandha tiġi organizzata konġuntament mal-ħarrieġa, bi rwol ewlieni fil-koordinazzjoni li għandu jkollu l-mentor tat-taħriġ tal-voluntiera kandidati.
3. Il-valutazzjoni tal-kompetenzi għandha tkun ibbażata fuq il-valutazzjoni tal-ħarrieġa tal-voluntier kandidat, l-għarfien, il-ħiliet u l-attitudni, fosthom:
(a)
L-awtovalutazzjoni għandha timtela mill-voluntier kandidat wara l-eżerċizzju ta' simulazzjoni bbażat fuq il-kuntest;
(b)
Noti ta' osservazzjoni li għandhom jiġu pprovduti mill-ħarrieġa wara kull modulu u wara l-eżerċizzju ta' simulazzjoni bbażat fuq il-kuntest;
(c)
Valutazzjoni tat-taħriġ tal-mentor li tipprovdi analiżi kritika tal-awtovalutazzjoni u n-noti ta' osservazzjoni minn sessjoni ta' mentoring personali bejn il-mentor tat-taħriġ u l-voluntier kandidat abbażi ta' feedback mill-ħarrieġa.
4. Il-valutazzjoni tal-kompetenzi kollha għandha tiġi inkluża fil-pjan ta' tagħlim u żvilupp tal-voluntier kandidat li għandu jiġi aġġornat wara t-tlestija tat-taħriġ u jindika l-korsijiet segwiti u r-riżultati miksuba.
5. Il-voluntiera kandidati li jkollhom livell ta' profiċjenza baxxa fi kwalunkwe mill-kompetenzi transversali jew speċifiċi għandhom jiġu skwalifikati. Il-ħarrieġa u l-mentor tat-taħriġ għandhom ikunu kapaċi jispjegaw u jiġġustifikaw, jekk ikun meħtieġ, tali valutazzjoni u deċiżjoni.
KAPITOLU 4
IL-PROĊEDURI TA' TĦEJJIJA TA' QABEL L-ISKJERAMENT TA' VOLUNTIERA KANDIDATI
Artikolu 11
Il-programm ta' induzzjoni
1. Il-proċess ta' induzzjoni għandu jiffamiljarizza l-kandidat jew il-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE permezz tal-kultura, il-politiki u l-prattiki tal-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti, u l-aspettattivi tal-assenjazzjoni ta' kompiti.
2. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżviluppaw b'mod konġunt programm ta' induzzjoni. Il-programm għandu jiddefinixxi r-rwoli u r-responsabbiltajiet tagħhom abbażi tal-inputs mibgħuta lura minn Volontiera tal-Għajnuna tal-UE, fejn possibbli, biex jibbenefikaw mit-tagħlim u l-esperjenza diretta tagħhom. Il-programm għandu jinkludi:
(a)
Induzzjoni ta' qabel l-iskjerament mill-organizzazzjoni emittenti prevista fl-Artikolu 12;
(b)
Induzzjoni ta' qabel l-iskjerament mill-organizzazzjoni emittenti prevista fl-Artikolu 18.
3. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom, fejn huwa xieraq, jorganizzaw sessjonijiet konġunti li jinvolvu Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE jew il-kandidati kollha flimkien.
Artikolu 12
L-induzzjoni ta' qabel l-iskjerament
1. L-organizzazzjonijiet emittenti għandhom jiżguraw li l-voluntiera kandidati kollha jirċievu induzzjoni bir-reqqa u xierqa wiċċ imb' wiċċ qabel l-iskjerament tagħhom. Din għandha tinkludi bħala minimu, li ġej:
(a)
L-organizzazzjoni u l-istruttura ta' ġestjoni u l-proċessi, it-timijiet involuti fil-proġett (inkluż il-maniġer tal-proġett, l-uffiċjal tal-ġestjoni tal-kriżi, ir-riżorsi umani), il-missjoni u l-objettivi organizzjonali fir-rigward tal-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE;
(b)
Informazzjoni komprensiva għall-kuntest tal-proġett li fih il-voluntier kandidat għandu jopera, l-assenjazzjoni ta' kompiti tiegħu u l-valutazzjoni tal-ħtiġijiet li hija bbażata fuqu; u l-kundizzjonijiet tax-xogħol u tal-għajxien maħsuba kif ipprovduti fl-Artikoli 22 u 24-27;
(c)
Il-qafas legali rilevanti applikabbli lill-volontier kif stabbilit bir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014;
(d)
L-istandards u l-proċeduri rilevanti lill-volontier, inklużi lmenti u azzjonijiet dixxiplinarji, kontra l-frodi u l-korruzzjoni, il-ħarsien tat-tfal u tal-adulti vulnerabbli, il-kodiċi ta' kondotta kif stabbilit fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandhom jiġu adottati fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014;
(e)
Briefing tas-sigurtà obbligatorju speċifiku għall-kuntest u tgħarrif tas-saħħa u s-sigurtà (inkluż eżami mediku qabel it-tluq) kif stabbilit fl-Artikoli 28 u 30;
(f)
Superviżjoni u s-sistema ta' ġestjoni tal-prestazzjoni u ta' proċedura, u mekkaniżmi ta' appoġġ eżistenti, inkluż mentoring u appoġġ ieħor kif stabbilit fl-Artikoli 19, 20 u 21;
(g)
Il-pjan ta' taħriġ u żvilupp;
(h)
Informazzjoni dwar in-netwerk għall-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u kif hi tappoġġja l-voluntieri qabel, matul u wara l-iskjerament;
(i)
Informazzjoni dwar il-komunikazzjoni u l-viżibbiltà tal-attivitajiet previsti fil-proġett, ibbażat fuq il-pjan ta' komunikazzjoni msemmija fl-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014, inkluż l-Uffiċjal tal-Informazzjoni Reġjonali responsabbli tal-Kummissjoni.
(j)
Debriefing permezz ta' mistoqsijiet fl-Artikolu 23;
2. Fil-kuntest tal-induzzjoni, l-organizzazzjoni emittenti għandha wkoll tipprovdi informazzjoni dwar l-uffiċċju tal-għajnuna umanitarja fuq il-post tal-Kummissjoni responsabbli għall-pajjiż ta' skjerament u tgħarraf dan l-uffiċċju bl-iskjerament imminenti tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
3. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiżgura li l-informazzjoni kollha pprovduta matul il-proċess tal-induzzjoni tinqara u tinftiehem faċilment mill-voluntiera kandidati u tibqa' faċilment aċċessibbli matul il-parteċipazzjoni tagħhom fl-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
Artikolu 13
Kollokamenti ta' apprendistat għal professjonisti żgħażagħ
1. Voluntiera kandidati li huma professjonisti żgħażagħ jistgħu jkunu meħtieġa, apparti t-taħriġ, li jagħmlu kollokament ta' apprendistat ma' organizzazzjoni emittenti biex jitgħallmu l-proċeduri, l-etika u l-kuntest għall-ħidma umanitarja u biex ikomplu jitħejjew għal skjerament previst bħala Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. It-tul ta' żmien tal-apprendistat għandu jkun għal perjodu massimu ta' sitt xhur b'possibbiltà għal estensjoni limitata f'każijiet eċċezzjonali debitament ġustifikati.
2. L-organizzazzjoni emittenti, f'konsultazzjoni mal-organizzazzjoni emittenti u l-apprentist voluntier, għandha tirrevedi u taġġorna l-ħtiġijiet tat-tagħlim u l-pjan ta' żvilupp tat-tagħlim skont il-ħtiġijiet ta' kollokament ta' apprendistat. Il-pjan ta' taħriġ u żvilupp għandu jiddefinixxi b'mod partikolari:
(a)
Ir-riżultati tat-tagħlim tal-apprentist voluntier li huwa mistenni li jilħaq matul il-perjodu tal-apprendistat tiegħu;
(b)
Il-kompiti l-apprentist voluntier se jwettaq bħala parti mill-proċess ta' tagħlim u r-riżorsi li għandhom jiġu stabbiliti;
(c)
L-objettivi u r-riżultati li l-apprentist voluntier huwa mistenni li jilħaq fi tmiem il-perjodu ta' apprendistat.
3. L-artikoli li ġejjin ta' dan ir-Regolament għandhom japplikaw mutatis mutandis għall-kollokamenti ta' apprendistat ma' obbligi għal organizzazzjonijiet emittenti li jospitaw l-apprentisti voluntiera:
(a)
L-Artikolu 19(4), (5), (6) u (9), l-Artikoli 21 u 22.
(b)
L-Artikolu 24 ħlief għall-paragrafu 5. Voluntiera kandidati li jiġu minn pajjiżi tal-UE jew minn pajjiżi terzi msemmija fl-Artikolu 23(1)(b) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 skont il-kundizzjonijiet imsemmija f'dak l-Artikolu, li huma koperti minn skema nazzjonali ta' sigurtà soċjali jew assigurazzjoni fil-pajjiż ta' residenza tagħhom u li qed jagħmlu kollokament ta' apprendistat fil-pajjiżi msemmija hawn fuq għandhom jirċievu biss kopertura komplementari. Dan ifisser li l-kopertura tal-assigurazzjoni tagħhom għandha tkun limitata għall-ispejjeż minbarra l-kopertura pprovduta mis-sistema nazzjonali ta' sigurtà soċjali jew l-iskema ta' assigurazzjoni. F'każijiet ġustifikati b'mod eċċezzjonali, fejn jew l-iskema tal-assigurazzjoni tas-sigurtà soċjali nazzjonali tkopri biss parti jew xejn mill-ispejjeż stabbiliti fl-Artikolu 24(5), 100 % tal-ispejjeż għandhom ikunu koperti.
(c)
L-Artikolu 25, ħlief għall-paragrafu 6, l-Artikolu 26 u l-Artikolu 27(1), fejn rilevanti.
(d)
L-Artikolu 28(1), (8) u (14) u l-Artikolu 30(1), (4), (5), (6) and (7).
Artikolu 14
Valutazzjoni tal-voluntiera kandidati wara l-apprendistat
1. Fi tmiem l-apprendistat, l-apprendist volontier għandu jimla awtovalutazzjoni abbażi tal-qafas ta' kompetenzi u l-pjan ta' tagħlim u ta' żvilupp.
2. Is-superjur mill-organizzazzjoni emittenti, f'konsultazzjoni mal-organizzazzjoni ospitanti, għandu jirrevedi l-istima tagħha stess u jivvaluta l-apprentist volontier b'mod partikolari:
(a)
Jivvaluta l-prestazzjoni tal-apprentist volontier skont l-objettivi tiegħu;
(b)
Jirrieżamina jekk ir-riżultati miftehma intlaħqux;
(c)
Jidentifika r-riżultati tat-tagħlim.
3. Voluntiera kandidati li jkollhom livell ta' profiċjenza baxx fi kwalunkwe waħda mill-kompetenzi transversali jew speċifiċi għandhom jiġu skwalifikati u m'għandhomx ikunu eliġibbli biex isiru Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. Is-superjur mill-organizzazzjoni emittenti għandu jkun kapaċi jispjega u jiġġustifika, jekk ikun meħtieġ, tali valutazzjoni u deċiżjoni.
Artikolu 15
Taħriġ ta' qabel l-iskjerament addizzjonali
Mingħajr preġudizzju għall-parteċipazzjoni tal-voluntier kandidat fil-programm ta' taħriġ jew bħala apprendist volontier, l-organizzazzjoni emittenti tista' tipprovdi taħriġ xieraq addizzjonali ta' qabel l-iskjerament, bħal taħriġ li jirrigwarda l-adattament tal-kompetenzi tekniċi ta' voluntiera kandidati biex jissodisfaw il-ħtiġijiet tal-organizzazzjoni ospitanti, it-taħriġ fil-lingwi meħtieġa għall-pajjiż ta' skjerament, eċċ.
Artikolu 16
Il-kuntratt mal-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE
1. Abbażi ta' dak li joħroġ mill-induzzjoni ta' qabel l-iskjerament u, fejn rilevanti, il-kollokament ta' apprendistat u t-taħriġ ieħor ta' qabel l-iskjerament imsemmi fl-Artikoli 13-15, l-organizzazzjoni emittenti, f'konsultazzjoni mal-organizzazzjoni ospitanti, għandha tikkonferma il-valutazzjoni finali għall-eliġibbiltà tal-voluntier kandidat biex jiġi mobilizzat bħala Volontier tal-Għajnuna tal-UE.
2. L-organizzazzjoni emittenti u l-Volontier tal-Għajnuna tal-UE vvalutat b'suċċess għandhom jiffirmaw kuntratt ta' skjerament kif stabbilit fl-Artikolu 14(5) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014.
3. Il-kuntratt, li għandu jiġi ddefinit f'konsultazzjoni mill-qrib mal-organizzazzjonijiet ospitanti, għandu jistipula t-termini speċifiċi tal-iskjerament u d-drittijiet u l-obbligi tal-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE. Għandu jindika wkoll il-leġiżlazzjoni applikabbli għall-ġurisdizzjoni tal-kuntratt skont ir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni (UE) li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 u jinkludi bħala minimu l-elementi li ġejjin:
(a)
Speċifikazzjoni dwar ir-rwol tal-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE, it-titolu, it-tul ta' żmien u l-post ta' kollokament, u l-kompiti li għandhom jitwettqu kif definit fl-assenjazzjoni ta' kompiti inklużi l-elementi li ġejjin mill-pjan ta' komunikazzjoni msemmija fl-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014;
(b)
It-tul ta' żmien tal-kuntratt, inkluża d-data tal-bidu u tat-tmiem;
(c)
Il-ġestjoni tal-prestazzjoni, inklużi:
-
L-arranġamenti ta' ġestjoni, inkluż is-superjur responsabbli mill-organizzazzjoni ospitanti u punt ta' kuntatt għal appoġġ kontinwu mingħand l-organizzazzjoni emittenti;
-
L-arranġamenti ta' mentoring;
(d)
Il-kondizzjonijiet tax-xogħol, inklużi s-sigħat tax-xogħol u liv;
(e)
Id-drittijiet u l-obbligi finanzjarji tal-Volontier ta' Għajnuna tal-UE, inklużi l-arranġamenti meħtieġa għall-provvista tagħhom:
-
Il-kwota għas-sussistenza u għall-istabbiliment mill-ġdid;
-
L-informazzjoni dwar ir-regoli tas-sigurtà soċjali u tat-taxxa applikabbli;
-
Il-kopertura tal-assigurazzjoni;
-
L-akkomodazzjoni;
-
L-ivvjaġġar;
(f)
L-arranġamenti prattiċi:
-
L-eżamijiet mediċi;
-
Il-viża u l-permessi ta' xogħol;
(g)
Il-kunfidenzjalità;
(h)
Il-kondotta mistennija mill-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE, inkluża l-integrità u l-kodiċi ta' kondotta, u li jħarsu lit-tfal u l-adulti vulnerabbli inkluża tolleranza żero lejn l-abbuż sesswali, li tiġi annessa mal-kuntratt;
(i)
Il-politika dixxiplinari u t-terminazzjoni tal-istatus ta' voluntier;
(j)
Il-mekkaniżmu ta' medjazzjoni għal riżoluzzjoni ta' problemi, ilmenti u tilwim;
(k)
Ir-responsabbiltajiet u l-linji politiċi applikabbli għal ġestjoni tas-sigurtà u s-saħħa u s-sikurezza;
(l)
It-tagħlim u l-iżvilupp:
-
It-taħriġ u l-induzzjoni:
-
Debriefing.
4. F'każ ta' tilwim bejn l-organizzazzjoni li topsita jew emittenti u l-Volontier tal-Għajnuna tal-UE, il-Volontier tal-Għajnuna tal-UE għandu jkollu d-dritt għal rimedju legali effettiv, skont id-dispożizzjonijiet nazzjonali applikabbli lill-organizzazzjoni emittenti.
Artikolu 17
Dħul fil-bażi tad-dejta
Malli tirċievi l-kunsens espliċitu mill-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE, l-organizzazzjoni emittenti għandha tidħol fil-bażi tad-dejta tal-Volontier tal-Għajnuna tal-UE msemmija fl-Artikolu 13 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 (“il-bażi tad-dejta”). Kwalunkwe pproċessar ta' dejta personali b'rabta ma' din il-bażi tad-dejta għandu jsir skont l-istandard għall-protezzjoni tad-dejta kif stabbilit fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014. Għal kwalunkwe pproċessar ta' dejta personali b'rabta ma' din il-bażi ta' dejta mill-Kummissjoni, ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 (2) huwa applikabbli.
KAPITOLU 5
IL-PROĊEDURI GĦALL-ISKJERAMENT U L-ĠESTJONI TA' VOLONTIERA TAL-GĦAJNUNA TAL-UE
Artikolu 18
L-induzzjoni fil-pajjiż stess
1. L-organizzazzjonijiet ospitanti għandhom jiżguraw li l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE jirċievu kollha induzzjoni bir-reqqa u xierqa fil-pajjiż mal-wasla tagħhom fil-pajjiż ta' skjerament li, bħala minimu, tkopri li ġej:
(a)
L-organizzazzjoni u l-istruttura ta' ġestjoni u l-proċessi; it-timijiet involuti fil-proġett (inklużi l-uffiċjal ta' ġestjoni tal-proġett, it-tim operazzjonali u tekniku, l-uffiċjal tal-ġestjoni ta' kriżi, it-timijiet ta' appoġġ bħar-riżorsi umani u l-finanzi); is-sit(i) tal-proġett; u l-missjoni u l-objettivi organizzazzjonali fir-rigward tal-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE;
(b)
Informazzjoni komprensiva dwar il-missjoni, il-mandat u l-proġetti tal-organizzazzjoni li qed tospita; il-komunitajiet involuti; il-kuntest operazzjonali; u l-aspettativi dwar l-eżiti u r-riżultati mill-assenjazzjoni ta' kompiti u valutazzjoni tal-ħtiġijiet tal-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE li hija bbażata fuqha;
(c)
Il-qafas legali lokali rilevanti applikabbli għall-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE;
(d)
Briefing tas-sigurtà obbligatorju speċifiku għall-kuntest u briefing tas-saħħa u s-sigurtà kif stabbilit fl-Artikoli 28 u 30;
(e)
Superviżjoni u s-sistema ta' ġestjoni tal-prestazzjoni u ta' proċedura, u mekkaniżmi ta' appoġġ eżistenti, inkluż mentoring u appoġġ ieħor kif stabbilit fl-Artikoli 19, 20 u 21;
(f)
Briefing kulturali dwar il-pajjiż, ir-reġjun u l-lokalità ta' skjerament, inkluża gwida dwar imġiba xierqa;
(g)
Debriefing tal-pajjiż permezz ta' mistoqsijiet kif stabbilit fl-Artikolu 23.
2. L-organizzazzjoni li qed tospita għandha tiżgura li l-informazzjoni kollha pprovduta matul il-proċess tal-induzzjoni tinqara u tinftiehem faċilment mill-voluntiera kandidati u tibqa' faċilment aċċessibbli matul il-parteċipazzjoni tagħhom fl-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
Artikolu 19
Is-superviżjoni u l-ġestjoni tal-prestazzjoni
1. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżviluppaw flimkien sistema ta' ġestjoni tal-prestazzjoni, abbażi tar-riżultati mistennija, biex jitkejjel il-progress u l-kwalità tal-ħidma tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE skont il-kompitu assenjat.
2. Il-proċedura ta' ġestjoni ta' prestazzjoni għandha tispeċifika r-rwoli u r-responsabbiltajiet rispettivi tal-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għas-superviżjoni tal-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE.
3. Matul iż-żmien ta' induzzjoni, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jistabbilixxu, flimkien mal-Volontier tal-Għajnuna tal-UE, l-objettivi tagħhom tal-prestazzjoni u tagħtihom l-opportunità li jikkummentaw dwar elementi ta' flessibbiltà fl-assenjazzjoni ta' kompiti.
4. L-organizzazzjoni li qed tospita għandha taħtar superjur li ser ikun responsabbli biex jissorvelja l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, li magħhom is-superjur għandu jkollu frekwenza raġonevoli u prattika ta' laqgħat ta' superviżjoni.
5. Fejn xieraq, skont it-tul tal-kollokament, l-organizzazzjoni emittenti u s-superjur mill-organizzazzjoni ospitanti, flimkien mal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE, għandha twettaq analiżi konġunta tal-prestazzjoni ta' nofs it-terminu biex formalment tevalwa l-proċess ta' integrazzjoni, il-progress fuq l-objettivi, u li taġġusta mill-ġdid l-objettivi u l-assenjazzjoni ta' kompiti u l-pjan ta' tagħlim u ta' żvilupp.
6. Meta l-konklużjoni tar-rieżami ta' nofs il-perjodu huwa li l-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE juru profiċjenza baxxa fi kwalunkwe kompetenza trasversali jew speċifika, l-organizzazzjoni ospitanti bi ftehim mal-organizzazzjoni emittenti tista' tieħu d-deċiżjoni li ttemm l-iskjerament qabel iż-żmien. Għandhom ikunu kapaċi jispjegaw u jiġġustifikaw, jekk ikun meħtieġ, tali valutazzjoni u deċiżjoni.
7. L-organizzazzjoni emittenti u s-superjur mill-organizzazzjoni ospitanti, flimkien mal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE, għandhom iwettqu rieżami tal-prestazzjoni finali biex jevalwaw fi tmiem il-kollokament il-kisbiet tal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE mal-objettivi għal assenjazzjoni tal-kompiti tagħhom u l-pjan tat-tagħlim u ta' żvilupp.
8. Ir-riżultati minn dan ir-rieżami tal-prestazzjoni għandhom jiġu integrati fil-pjan tat-tagħlim u ta' żvilupp tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE
9. L-organizzazzjoni emittenti għandha żżomm rekords tar-rieżami tal-prestazzjoni skont l-istandards tal-protezzjoni tad-dejta kif stabbilit fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 u tibgħat konferma għall-bażi ta' dejta jekk il-kollokament tlestiex b'suċċess u, jekk le, ir-raġuni tagħha.
Artikolu 20
Appoġġ kontinwu minn organizzazzjonijiet emittenti
1. Qabel l-iskjerament, l-organizzazzjoni emittenti għandha taħtar persuna ta' kuntatt li għandha tkun disponibbli għat-tul tal-iskjerament u li għandha jkollha kuntatti regolari mal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE biex
(a)
tappoġġja s-sistemazzjoni u t-tranżizzjoni tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE;
(b)
tipprovdi appoġġ addizzjonali meħtieġ lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u l-organizzazzjoni ospitanti;
(c)
tieħu sehem f'dan ir-rieżami ta' nofs il-perjodu u finali u f'laqgħat oħra, jekk meħtieġ; kif ukoll
(d)
tipprovdi appoġġ ta' medjazzjoni f'każ ta' nuqqas ta' qbil bejn l-organizzazzjoni ospitanti u l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
2. Jekk il-persuna ta' kuntatt maħtura m'għadhiex kapaċi taqdi dan ir-rwol matul l-iskjerament, għandu jinstab sostitut malajr kemm jista' jkun sabiex tiġi żgurata l-kontinwità ta' appoġġ.
Artikolu 21
Il-Mentoring
1. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tinnomina wieħed jew aktar mentors għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li jipprovdi/u appoġġ f'oqsma bħal:
(a)
l-iżvilupp ta' ħiliet professjonali u t-titjib tal-prestazzjoni u l-għarfien;
(b)
l-integrazzjoni kulturali u l-akklimatizzazzjoni;
(c)
it-taħriġ relatat mal-kompitu assenjat; kif ukoll
(d)
jittrattaw kwistjonijiet psikosoċjali.
2. Il-mentors maħtura(in) għandu/hom ikollu/hom aċċess għal, u jibbaża/w l-appoġġ tagħhom, fuq il-pjan ta' tagħlim u żvilupp u l-assenjazzjoni ta' kompiti tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. Il-mentor(s) għandu/hom jiltaqgħu regolarment mal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li jirrifletti fuq il-progress tagħhom u jgħin biex issolvi kwalunkwe kwistjonijiet personali u relatati mal-kollokament;
3. Il-mentoring għandu jqis ir-realtajiet lokali u għandu, fejn possibbli, ikun adattat għal voluntiera lokali wkoll.
4. L-organizzazzjoni emittenti għandha tħaffef il-provvista ta' mentoring permezz ta' ħidma fi sħubija mal-organizzazzjoni ospitanti biex tipprovdi analiżi, taħriġ u appoġġ għall-bini tal-kapaċità, u billi jiġu identifikati fl-istrutturi u fin-netwerks tagħhom stess individwi b'ħiliet komplimentari u maħtura f'każ ta' livell baxx ta' disponibbiltà ta' għarfien lokali.
5. Fejn xieraq, mentoring remot jista' jiġi kkunsidrat, b'mod partikolari bl-użu tan-netwerk għall-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
Artikolu 22
Il-kondizzjonijiet tax-xogħol
1. Il-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE kollha se jkollhom kundizzjonijiet adegwati tax-xogħol sabiex ikollhom prestazzjoni tajba waqt il-kollokamenti tagħhom u biex jiġi żgurat il-benesseri tagħhom, il-motivazzjoni, is-saħħa u s-sigurtà. Huma għandhom ikunu konformi mad-dispożizzjonijiet rilevanti tad-Direttiva 89/391/KE (3) u d-Direttiva 2003/88/KE (4).
2. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jaħdmu flimkien biex jiddefinixxu l-kundizzjonijiet tax-xogħol adegwati bbażati fuq kuntesti operattivi lokali u nazzjonali.
3. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tipprovdi l-informazzjoni meħtieġa u tipproponi l-kondizzjonijiet tax-xogħol sakemm huma adattati u xierqa li għandhom jiġu vvalutati mill-organizzazzjoni emittenti biex tiġi żgurata l-konsistenza mal-obbligu tagħhom ta' diliġenza u mal-politiki u l-prattiki ġenerali tal-organizzazzjoni emittenti.
4. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżguraw b'mod konġunt li r-riskji tas-sigurtà u s-saħħa jiġu prevenuti, ġestiti u mnaqqsa u li l-kundizzjonijiet tax-xogħol proposti maqbula jsegwu l-proċeduri ta' sigurtà, saħħa u sikurezza msemmija fl-Artikoli 28, 29 u 30, u jkunu konformi mar-rekwiżiti ta' sigħat tax-xogħol, il-liv, il-perjodi minimi ta' serħan kuljum u fil-ġimgħa u mal-ispazju għax-xogħol imsemmija fil-punt 3 tal-Anness I.
Artikolu 23
It-tmiem tal-kollokament u l-appoġġ post-skjerament
1. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti se jiddeċiedu flimkien dwar il-kontenut u l-proċess tad-debriefing li għandhom jiġu previsti għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE kollha, inklużi dawk li jirritornaw qabel iż-żmien.
2. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tipprovdi lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE b'debriefing personali jew ta' grupp, bl-inklużjoni tal-aħħar rieżami tal-prestazzjoni msemmi fl-Artikolu 19(7), u, fejn xieraq, trasferiment tal-proġett sabiex it-tim u l-kontropartijiet li ser ikomplu l-attivitajiet imwettqa mill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, bil-għan li jiġu żgurati s-sostenibbiltà u l-kontinwità.
3. L-organizzazzjoni emittenti għandha tagħti lill-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE li jkunu rritornaw b'debriefing personali jew ta' grupp u operazzjonali jew debriefing tal-proġett abbażi tal-feedback mill-organizzazzjoni ospitanti u l-finalizzazzjoni tal-pjan tat-tagħlim u ta' żvilupp.
4. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiffaċilita kontroll mediku ta' wara l-iskjerament mar-ritorn tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u toffri sessjoni(jiet) ta' debriefing psikosoċjali u appoġġ ta' pariri li l-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE jistgħu jattendu volontarjament.
5. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiggwidaw lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE f'opportunitajiet biex jibqgħu involuti fi kwistjonijiet relatati mal-għajnuna umanitarja u ċ-ċittadinanza Ewropea attiva, inkluża l-promozzjoni u l-involviment man-netwerk għall-inizjattiva għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
6. L-organizzazzjoni emittenti għandha tistieden lill-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE li jkunu rritornaw biex jipprovdu feedback kostruttiv dwar l-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, inkluż billi tispjega kif il-kontribuzzjonijiet tagħhom ikunu jistgħu jinfurmaw kollokamenti fil-futur.
KAPITOLU 6
ID-DISPOŻIZZJONIJIET GĦALL-ASSIGURAZZJONI U L-KUNDIZZJONIJIET TAL-GĦAJXIEN
Artikolu 24
Il-kopertura tal-assigurazzjoni
1. Il-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE kollha għandhom ikunu koperti minn polza tal-assigurazzjoni komprensiva mfassla speċifikament biex jipproteġuhom matul il-perjodu kollu tal-użu tagħhom f'pajjiżi terzi u kwalunkwe perjodi rilevanti qabel u wara.
2. Il-kopertura tal-assigurazzjoni għandha tgħodd madwar id-dinja kollha, 24 siegħa kuljum. Dan għandu jibda mill-jum minn meta l-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE jitilqu mid-dar fit-triq lejn il-pajjiż terz ta' skjerament sal-jum li fih il-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE iħallu l-pajjiż terz ta' skjerament fit-triq lejn, u jaslu lura fid-djar tagħhom (“l-ewwel perjodu ta' kopertura”).
3. Għal kopertura tal-assigurazzjoni itwal minn 12-il ġimgħa, din se tiġi estiża għal perjodu ta' 8 ġimgħat fil-pajjiż tad-domiċilju tal-persuna assigurata għall-kopertura ta' kura medika ta' mard u korrimenti li seħħew matul l-ewwel perjodu ta' kopertura.
4. Il-kopertura għandha tkun applikabbli għal kull attività marbuta mal-inizjattiva Volontiera tal-Għajnuna tal-UE u l-attivitajiet privati tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE wkoll matul l-ewwel perjodu ta' kopertura.
5. Il-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE kollha għandhom ikunu koperti għal 100 % (kopertura totali) għal dan li ġej:
(a)
kura medika u tas-snien;
(b)
tqala u l-ħlas;
(c)
aċċident;
(d)
ripatrijazzjoni;
(e)
assigurazzjoni tal-ħajja;
(f)
diżabilità u inkapaċità permanenti jew temporanja;
(g)
responsabbiltà ta' parti terza;
(h)
telf jew serq ta' dokumenti, biljetti tal-ivvjaġġar u affarijiet personali;
(i)
assistenza kumplimentari.
6. Sabiex jiġi żgurat trattament ugwali u l-kopertura tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE kollha, il-Kummissjoni tista' tagħti kuntratt lil wieħed jew diversi fornituri tal-assigurazzjoni permezz ta' proċedura ta' akkwist.
Artikolu 25
Konċessjoni għas-sussistenza u għal stabbiliment mill-ġdid
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha tipprovdi l-għajxien għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE fil-kapaċità tagħhom bħala persuni qiegħda fil-forma ta' ħlasijiet ta' somma f'daqqa li għandhom jitħallsu fi żmien xieraq u b'pagamenti akkont regolari.
2. Ħlasijiet ta' somom f'daqqa ta' sussistenza għandhom ikunu bbażati fuq ir-rata ta' konsum li jkopru spejjeż regolari tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE għal dawn li ġejjin:
(a)
ikel;
(b)
prodotti iġjeniċi u prodotti tad-djar;
(c)
ħwejjeġ;
(d)
trasport lokali u t-trasport fil-pajjiż;
(e)
spejjeż mixxellanji meqjusa bħala meħtieġa sabiex jiġi żgurat livell xieraq ta' għajxien u l-parteċipazzjoni fis-soċjetà lokali (massimu ta' 20 % tal-ammont totali tal-oġġetti elenkati fil-punti (a) sa (d) jistgħu jiżdiedu biex jinkludu spejjeż oħra bħal attivitajiet ta' divertiment, kura tax-xagħar, gazzetti u kartolerija).
(f)
ammont ta' kontinġenza għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li joqogħdu f'żoni b'indiċijiet 'il fuq mill-medja tal-pajjiż (massimu ta' 10 % għall-oġġetti elenkati fil-punti (a) sa (d)).
3. L-ispejjeż ta' akkomodazzjoni ma għandhomx ikunu parti tas-somom f'daqqa tas-sussistenza.
4. Il-Kummissjoni għandha tippubblika informazzjoni dwar somom f'daqqa tas-sussistenza għal pajjiżi ta' skjerament fuq il-bażi ta' indiċijiet tal-pajjiż. Bżonnijiet speċjali marbuta ma' diżabbiltà jew ċirkostanzi oħra debitament ġustifikati b'mod eċċezzjonali jistgħu jiġu rimborżati flimkien mal-kumpens għall-pagament tas-sussistenza.
5. Il-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE għandhom ikunu infurmati fil-ħin dwar il-bidliet fl-indiċijiet u fir-rati ta' sussitenza li jaffettwawhom matul il-kollokament tagħhom, b'mod partikolari f'pajjiżi b'inflazzjoni għolja jew rati ta' tnaqqis (deflation).
6. Meta jitlesta b'suċċess l-iskjerament, l-organizzazzjoni emittenti għandha tipprovdi għal Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li jirritornaw b'konċessjoni ta' stabbiliment mill-ġdid indiċjat b'mod regolari ta' EUR 100 fix-xahar, skont it-tul tal-iskjerament tagħhom.
Artikolu 26
L-Akkomodazzjoni
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiżgura li l-organizzazzjoni ospitanti tipprovdi akkomodazzjoni xierqa għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE bi spiża raġonevoli fil-kuntest lokali.
2. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżguraw b'mod konġunt li r-riskji tas-sigurtà u s-saħħa jiġu prevenuti, ġestiti u mnaqqsa u li l-akkomodazzjoni proposta maqbula ssegwi l-proċeduri ta' sigurtà, saħħa u sikurezza msemmija fl-Artikoli 28, 29 u 30, u jkunu konformi mar-rekwiżiti stabbiliti fil-punt 4 tal-Anness I.
3. L-ispejjeż ta' akkomodazzjoni, tisħin u spejjeż oħra li jkollhom x'jaqsmu direttament għandhom jitħallsu direttament mill-organizzazzjoni ospitanti, fejn possibbli. L-organizzazzjoni ospitanti għandha twettaq ir-relazzjonijiet kuntrattwali bejn is-sidien u tieħu l-passi kollha meħtieġa biex tinforma l-korpi ospitanti u s-sidien dwar l-inizjattiva tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
Artikolu 27
Spejjeż tal-ivvjaġġar u dawk relatati
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha torganizza l-ivvjaġġar għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE lejn u mill-post tal-iskjerament, inkluż f'każijiet ta' ritorn kmieni, u għandha tkopri l-ispejjeż tal-ivvjaġġar.
2. Fuq talba tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, l-organizzazzjoni emittenti għandha torganizza u tkopri l-ispejjeż tal-vjaġġ ta' ritorn addizzjonali għal:
(a)
Liv għad-dar tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE liema perjodu ta' skjerament jaqbeż 18-il xahar;
(b)
Il-liv tal-ġenituri tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li jkollhom wild wieħed jew aktar dipendenti mhux miżżewweġ fl-età ta' 12, jekk il-perjodu tagħhom ta' skjerament jaqbeż sitt xhur;
(c)
Liv speċjali f'każ ta' funeral jew mard serju medikament iċċertifikat ta' qarib dirett axxendenti jew dixxendenti, konjuġi jew sieħeb reġistrat jew ħu, oħt.
3. L-ispejjeż tal-ivvjaġġar jistgħu jkunu bbażati jew fuq l-ispejjeż reali tal-ekonomija jew fuq tariffi tat-tieni klassi jew rimborżati fil-forma ta' somma waħda bbażata fuq metodoloġija raġonevoli għal kalkolu tad-distanza.
4. L-organizzazzjoni emittenti għandha tipprovdi informazzjoni u appoġġ loġistiku għall-organizzazzjoni tal-viża għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u l-organizzazzjoni ospitanti għandha tappoġġa l-proċess tal-viża, kif meħtieġ. L-organizzazzjoni emittenti għandha tkopri l-ispejjeż relatati għall-ksib tal-viża, inkluż l-ispejjeż tal-ivvjaġġar meħtieġa.
KAPITOLU 7
PROĊEDURI LI JIŻGURAW L-OBBLIGU TA' KURA, IS-SIKUREZZA U S-SIGURTÀ
Artikolu 28
Il-ġestjoni tas-sigurtà u l-valutazzjoni tar-riskju
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha tistabbilixxi politika ta' sigurtà organizzattiva u proċeduri ta' valutazzjoni tar-riskju li għandhom ikunu adattati u applikabbli għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u, fejn ikun meħtieġ, għandhom jiġu adattati.
2. Fuq il-bażi tal-politika ta' sigurtà organizzattiva tal-organizzazzjoni emittenti, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżviluppaw b'mod konġunt pjanijiet ta' amministrazzjoni ta' sigurtà u pjan ta' evakwazzjoni għal azzjonijiet skont l-inizjattiva tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. Dawn il-pjanijiet għandhom mill-inqas ikunu konformi mar-rekwiżiti stabbiliti fil-punt 5 tal-Anness I.
3. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżviluppaw b'mod konġunt valutazzjoni bil-miktub tar-riskji għas-saħħa u s-sigurtà u għall-ivvjaġġar għall-pajjiż ta' skjerament. Dawn il-valutazzjonijiet għandhom mill-inqas ikunu konformi mar-rekwiżiti stabbiliti fil-punt 6 tal-Anness I.
4. Il-valutazzjoni tar-riskju msemmija fil-paragrafu 3 għandha tiġi rieżaminata u aġġornata regolarment kif meħtieġ skont il-kuntest u, bħala minimu, qabel l-iskjerament tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. Fejn il-valutazzjoni tar-riskju twassal għall-konklużjoni li skjerament sseħħ fiż-żona ta' konflitt armat internazzjonali jew mhux internazzjonali, jew fejn hemm theddid, l-iskjerament ma għandux ikun previst jew għandu jiġi kkanċellat f'każ li diġà ġew magħżula l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
5. Rekwiżiti relatati mal-għarfien tas-sigurtà u mġiba xierqa fir-rigward tal-ġestjoni tar-riskju u tas-sigurtà għandhom jiġu inklużi fid-deskrizzjoni ta' assenjazzjoni ta' kompiti u fil-proċess ta' reklutaġġ.
6. L-organizzazzjoni emittenti għandha tinforma lill-awtoritajiet nazzjonali rilevanti tal-Istati Membri u ta' pajjiżi parteċipanti oħra, f'konformità mal-Artikolu 23 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014, qabel ma wieħed miċ-ċittadini tagħhom jiġi mobilizzat bħala Voluntier tal-Għajnuna tal-UE. Qabel l-iskjerament, l-organizzazzjoni emittenti li qed timmobilizza l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li ma jkunux ċittadini tal-Unjoni għandha taċċerta r-regoli għall-protezzjoni konsulari pprovduta mill-pajjiż tal-volontier ta' nazzjonalità jew pajjiż ieħor.
7. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżguraw li l-informazzjoni kollha dwar il-proċeduri ta' sikurezza u ta' sigurtà huma kondiviżi u mifhuma mill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. Matul iż-żmien ta' induzzjoni, għandu jiġi pprovdut briefing ta' sigurtà speċifiku għall-kuntest qabel it-tluq u fi żmien 24 siegħa wara l-wasla fil-pajjiż ta' skjerament. Din għandha tinkludi r-riżultati mill-valutazzjoni tar-riskju, l-evakwazzjoni u l-pjan ta' ġestjoni tas-sigurtà, inkluż ir-rappurtaġġ tal-inċidenti ta' sigurtà, il-proċeduri għall-evakwazzjoni u r-ripatrijazzjoni, il-komunikazzjoni, l-uffiċjal(i) ta' kuntatt għall-immaniġġar ta' kriżijiet, u d-dettalji ta' ambaxxati, tal-pulizija u l-istazzjonijiet għat-tifi tan-nar, u l-isptarijiet.
8. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiżgura li l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE huma koperti, bħala minimu, mill-assigurazzjoni pprovduta skont l-Artikolu 24.
9. Minbarra taħriġ obbligatorju ta' sigurtà fil-kuntest tal-programm ta' taħriġ, l-organizzazzjoni emittenti għandha tipprovdi lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE b'kull taħriġ ta' sigurtà ieħor rilevanti ipprovdut lil persunal internazzjonali tagħha stess.
10. Mal-iffirmar tal-kuntratt li hemm referenza għalih fl-Artikolu 16(2), il-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE għandhom jagħrfu l-għarfien u l-konformità mal-proċeduri ta' ġestjoni ta' sigurtà, inkluż l-impenn li jżommu ruħhom informati u aġġornati b'sitwazzjonijiet attwali ta' sigurtà; ir-responsabbiltà personali tagħhom li jikkonċerna l-ġestjoni għalihom infushom, l-oħrajn u l-organizzazzjoni; u l-impenn li jieqfu minn imġiba ta' riksju. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jagħmlu l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE konxji mill-konsegwenzi ta' kwalunkwe ksur tal-proċeduri tas-sigurtà, b'mod partikolari dawk li jirriżultaw fi tmiem prematur ta' kollokament.
11. L-organizzazzjoni emittenti għandha tirrakkomanda li l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE biex jirreġistraw mal-ambaxxata jew il-konsolat tan-nazzjonalità tagħhom mal-wasla fil-pajjiż ta' skjerament, u jinfurmawhom dwar il-possibbiltà li jitolbu għal assistenza konsulari. Jekk il-pajjiż ta' nazzjonalità tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE ma jkollux rappreżentanza konsulari fil-pajjiż ta' skjerament, l-organizzazzjoni emittenti għandha tirrakkomanda lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li huma ċittadini tal-Unjoni sabiex jirreġistraw ma' konsulat jew ambaxxata ta' Stat Membru ieħor, u jinfurmawhom dwar il-possibbiltà li jitolbu għall-assistenza konsulari tagħha.
12. Abbażi tal-aġġornamenti mill-organizzazzjoni ospitanti, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom regolarment jaġġornaw il-pjan ta' evakwazzjoni biex ikun żgurat li jibqa' tajjeb għall-ambjent operattiv f'kull ħin. Ir-riżultat tal-valutazzjoni tar-riskju għandu jinforma l-frekwenza li biha l-pjan għandu jiġi rieżaminat u l-organizzazzjoni ospitanti għandha tuża d-dejta tal-passat u aġġornamenti attwali biex taġġustaha, kif meħtieġ. Il-pjan ta' evakwazzjoni għandu jinżamm f'post li jkun faċilment aċċessibbli għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
13. L-organizzazzjoni ospitanti għanda tiżgura li l-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE jiġi aġġornat f'każ ta' tibdil fl-ambjent operattiv u l-emenda konsegwenti fi kwalunkwe mill-proċeduri jew protokolli ta' sigurtà.
14. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tkun taf fejn jinsab il-Volontier tal-Għajnuna tal-UE, u n-numru ta' kuntatt sabiex jintlaħaq f'kull ħin, inkluż meta jkun bil-liv.
Artikolu 29
Il-proċeduri li għandhom jiġu segwiti fil-każ ta' inċident jew ta' evakwazzjoni
1. Fil-każ ta' inċident relatat mas-sigurtà, il-Volontier tal-Għajnuna tal-UE għandu jiġi infurmat mill-aktar fis possibbli. Skont il-gravità tal-inċident u l-proċeduri fis-seħħ fl-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti, dan id-debriefing jista' jittieħed mis-superjur jew mill-mentor mill-organizzazzjoni ospitanti, jew mill-uffiċjal tal-ġestjoni ta' kriżijiet fl-organizzazzjoni emittenti, u tista' tinkludi appoġġ psikoloġiku professjonali.
2. Fil-każ ta' evakwazzjoni, għandu jiġi segwit pjan ta' evakwazzjoni u l-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE għandu jingħata l-attenzjoni xieraq f'kull ħin, wara, fejn rilevanti, il-proċeduri stabbiliti f'konsulati jew ambaxxati fejn il-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE jkun ġie rreġistrat skont l-Artikolu 28(11).
3. L-organizzazzjoni emittenti għandha tikkuntattja lill-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE mal-wasla lura tagħhom u jiżguraw li jirċievu segwitu adegwat, inkluż debriefing, appoġġ mediku u psikosoċjali.
4. Is-sigurtà għandha tiġi inkluża fil-qafas ta' monitoraġġ u evalwazzjoni tal-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti u t-tagħlimiet miksuba minn inċidenti ta' sigurtà għandhom iservu bħala informazzjoni ta' rieżami tal-proġett u titjib.
Artikolu 30
Is-saħħa u s-sigurtà
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha tistabbilixxi politika ta' saħħa u sigurtà organizzattiva li għandha tkun adattata u applikabbli għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u, fejn ikun meħtieġ, għandhom jiġu adattati, inklużi linji gwida:
(a)
dwar is-saħħa personali, bħalma huma s-saħħa fiżika (il-prevenzjoni ta' mard, ikel u pariri tal-irqad, l-għarfien tar-riskji dwar perikli klimatiċi u ġeografiċi, aċċess għal trattament);
(b)
saħħa mentali (pariri dwar il-bilanċ bejn il-ħajja privata u dik professjonali, il-maniġment tal-istress, il-mekkaniżmi ta' sopravvivenza u metodi ta' rilassament, il-punti ta' kuntatt għal appoġġ psikosoċjali).
2. Fuq il-bażi tal-politika ta' saħħa u sigurtà organizzattiva tal-organizzazzjoni emittenti, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom b'mod konġunt jiżviluppaw sett komprensiv ta' politiki tas-saħħa u tas-sikurezza u linji gwida biex jintlaħqu l-obbligi mid-dmir ta' diliġenza tagħhom u li jiżguraw il-benesseri fiżiku u emozzjonali tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
3. Bħala parti tal-valutazzjoni tar-riskju msemmija fl-Artikolu 28(3) u qabel ma jiddefinixxu l-assenjazzjoni ta' kompiti, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jivvalutaw b'mod konġunt jekk il-kollokament jipprovdi l-kundizzjonijiet tax-xogħol u tal-għajxien sikuri għall-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE bbażati fuq il-bażi tal-indikaturi stabbiliti fil-punt 7 tal-Anness I.
4. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiżgura li l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE huma koperti, bħala minimu, minn assigurazzjoni medika u tal-ivvjaġġar ipprovduta skont l-Artikolu 24.
5. Matul iż-żmien ta' induzzjoni, l-organizzazzjoni emittenti għandha tinfurma lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE dwar politiki tas-saħħa u tas-sikurezza u l-linji gwida msemmija fil-paragrafi 1 u 2, inkluż il-mard, l-appoġġ tal-ewwel għajnuna, il-manutenzjoni għal kull post, il-manutenzjoni ta' vetturi u tagħmir, stazzjonijiet tax-xogħol, il-bilanċ bejn ix-xogħol u l-ħajja, l-inċidenti tas-saħħa u tas-sigurtà, il-proċedura ta' evakwazzjoni medika.
6. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiżgura li l-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE jikkompletaw eżami mediku bir-reqqa qabel it-tluq, u jipprovdu mediċina u tilqim rakkomandat għar-riskji fil-pajjiż ta' skjerament u t-tagħmir, bħal kitts tal-ewwel għajnuna u tan-nemus, fejn meħtieġ.
7. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tiżgura li l-obbligu ta' diliġenza huwa integrat fil-ġestjoni tal-volontarjat ta' kuljum u, matul iż-żmien ta' induzzjoni, jipprovdi lill-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE:
(a)
b'informazzjoni aġġornata dwar ir-riżorsi lokali li jikkonċernaw is-saħħa u s-sigurtà bħalma huma d-dettalji ta' kuntatt ta' tobba, l-isptarijiet, is-servizzi paramediċi;
(b)
gwida dwar id-dwana lokali u n-normi fil-pajjiż tagħhom bħala parti mill-briefing sabiex jiġu limitati r-riskji għas-sikurezza u biex tiġi ffaċilitata l-integrazzjoni.
8. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiffaċilita kontroll mediku ta' wara l-iskjerament mar-ritorn tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u toffri sessjoni(jiet) ta' debriefing psikosoċjali jew appoġġ ta' pariri bħala parti mill-proċess ta' informazzjoni. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jippromwovu netwerk għall-inizjattiva tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE bħala mekkaniżmu alternattiv ta' appoġġ qabel, matul u wara l-iskjerament.
KAPITOLU 8
IL-PROĊEDURI GĦALL-MONITORAĠĠ U L-VALUTAZZJONI TAL-PRESTAZZJONI INDIVIDWALI TAL-VOLUNTIERA TAL-GĦAJNUNA TAL-UE
Artikolu 31
Il-proċeduri għall-monitoraġġ u l-valutazzjoni tal-prestazzjoni individwali tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE
1. Ibbażata fuq il-proċedura ta' ġestjoni ta' superviżjoni u mmaniġġjar tal-prestazzjoni msemmija fl-Artikolu 19, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jimmonitorjaw u jivvalutaw il-prestazzjoni individwali tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, il-kejl tal-progress, il-produzzjoni u r-riżultati b'referenza għal assenjazzjoni ta' kompiti tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u l-objettivi tagħha.
2. Il-monitoraġġ u l-valutazzjoni tal-prestazzjoni individwali tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE għandhom ikunu proċess kontinwu fis-sistema kollha ta' kollokament ma' rieżamijiet speċifiċi, bħala minimu, f'dawn l-istadji li ġejjin:
(a)
fejn rilevanti, fi tmiem ta' kollokament ta' apprendistat imsemmi fl-Artikolu 14;
(b)
matul l-aħħar rieżami tal-prestazzjoni msemmi fl-Artikolu 19 u fil-każ ta' li rieżami ta' nofs it-terminu huwa meqjus xieraq li għandu jitwettaq;
(c)
matul id-debriefing imsemmi fl-Artikolu 23.
3. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jipprovdu informazzjoni li turi sa liema punt tal-prestazzjoni individwali l-Volontier tal-Għajnuna tal-UE jikkontribwixxi - fuq il-livell tar-riżultati u l-impatti - għall-objettivi tal-proġett u tal-inizjattiva globali, filwaqt li jitqiesu l-indikaturi msemmija fl-Artikolu 7 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014. Id-dejta għandha tinkludi reġistri tal-kwalità tal-outputs u tar-riżultati tal-ħidma tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li se tiġi anonimizzata u tkun disponibbli għal finijiet ta' evalwazzjoni. Din id-dejta se tiġi pproċessata skont l-istandards ta' protezzjoni ta' dejta kif stabbilit bir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014.
4. L-organizzazzjonijiet emittenti għandhom jipprovdu appoġġ biex jinbnew il-kapaċitajiet tal-organizzazzjonijiet ospitanti sabiex jitkejjel il-progress, il-produzzjoni u r-riżultati b'referenza għal assenjazzjoni ta' kompiti tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u l-objettivi.
KAPITOLU 9
MEKKANIŻMU TA' ĊERTIFIKAZZJONI GĦALL-ORGANIZZAZZJONIJIET EMITTENTI U OSPITANTI
Artikolu 32
Il-mekkaniżmu ta' ċertifikazzjoni għall-organizzazzjonijiet ospitanti
1. L-organizzazzjonijiet ospitanti li jaspiraw għaċ-ċertifikazzjoni għandhom jipprovdu objettiv ta' awtovalutazzjoni oġġettiv u onest skont ir-rekwiżiti msemmija fil-punt 1 tal-Anness III, biex jivvalutaw il-politiki u l-prattiki eżistenti kontra r-rekwiżiti tal-istandards u l-proċeduri dwar il-voluntiera kandidati u l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE stabbiliti f'dan ir-Regolament u fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandhom jiġu adottati fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014.
2. Fl-awtovalutazzjoni, l-organizzazzjoni ospitanti għandha tiżvela kwalunkwe nuqqasijiet u oqsma ta' ħtieġa għal titjib li jista' jeħtieġ it-tisħiħ fil-kapaċitajiet sabiex jintlaħaq livell ta' konformità sħiħa.
3. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tipprovdi flimkien mal-awtovalutazzjoni tliet referenzi skont ir-rekwiżiti stabbiliti fil-punt 1 tal-Anness III sabiex tipprovdi informazzjoni komprensiva dwar kull rekwiżit tal-istandards u l-proċeduri dwar il-voluntiera kandidati u l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. Ir-referenzi għandhom jiġu minn minimu ta' żewġ gruppi tal-partijiet interessati li ġejjin:
(a)
Ċertifikat ta' organizzazzjoni emittenti jew dawk ospitanti li l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti diġà kellu, jew biħsiebhu jwaqqaf, sħubija għall-parteċipazzjoni fl-inizjattiva Volontiera tal-Għajnuna tal-UE;
(b)
Sħab ta' għajnuna umanitarja tal-Kummissjoni b'qafas (sħubija) ta' ftehim fis-seħħ, li miegħu l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti jkun ħadem b'suċċess proġett ta' għajnuna umanitarja;
(c)
Organizzazzjoni internazzjonali rilevanti jew organizzazzjoni bla profitt jew korp tad-dritt pubbliku ta' natura ċivili li bih l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti jkun ħadem b'suċċess proġett ta' għajnuna umanitarja;
(d)
Organizzazzjoni ta' akkreditazzjoni jew tal-awditjar li tkun iċċertifikat l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti f'oqsma rilevanti għall-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, f'liema każ l-akkreditament rilevanti jew id-dokumenti ta' awditjar għandhom jiġu pprovduti wkoll.
4. L-awtovalutazzjoni mimlija għandha tiġi ffirmata minn persuna awtorizzata biex tirrappreżenta u torbot legalment l-organizzazzjoni ospitanti u emittenti, flimkien mar-referenzi imsemmija fil-paragrafu 3, lill-Kummissjoni.
5. Abbażi tal-awtovalutazzjoni u r-referenzi, il-Kummissjoni għandha tevalwa l-applikazzjoni u tista' tieħu waħda mid-deċiżjonijiet li ġejjin:
(a)
Biex tagħti ċertifikazzjoni f'każijiet fejn l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti huwa vvalutat bħala totalment konformi mar-rekwiżiti tal-istandards u l-proċeduri;
(b)
Biex tagħti ċertifikazzjoni f'każijiet fejn l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti huwa vvalutat bħala mhux totalment konformi mar-rekwiżiti tal-istandards u l-proċeduri.
6. Fi żmien sitt xhur minn meta tirċievi l-applikazzjoni, il-Kummissjoni għandha tgħarraf lill-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti dwar l-eżitu ta' ċertifikazzjoni, fejn tispeċifika wkoll opportunitajiet għal appoġġ għall-bini ta' kapaċità, jekk meħtieġ, bil-ħsieb li jerġa' jissottometti applikazzjoni. F'każ li jkun hemm kwalunkwe ħtiġijiet identifikati li huma sodisfatti skont strateġija għall-bini ta' kapaċità biex tiġi pprovduta mill-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti, dan tal-aħħar għandu jkun eliġibbli u jkollu prijorità għas-sostenn għall-bini tal-ħiliet.
Artikolu 33
Il-mekkaniżmu ta' ċertifikazzjoni għall-organizzazzjonijiet emittenti
1. Organizzazzjonijiet emittenti li jaspiraw għaċ-ċertifikazzjoni għandhom jipprovdu qafas ta' awtoevalwazzjoni bbażat fuq il-provi oġġettivi u veri skont ir-rekwiżiti msemmija fil-punt 2 tal-Anness III, jivvalutaw il-politiki u l-prattiki eżistenti kontra r-rekwiżiti tal-istandards u l-proċeduri dwar il-voluntiera kandidati u l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
2. Fl-awtovalutazzjoni ibbażat fuq evidenza, l-organizzazzjoni ospitanti għandha tiżvela kwalunkwe nuqqasijiet u oqsma ta' ħtieġa għal titjib li jista' jeħtieġ it-tisħiħ fil-kapaċitajiet sabiex jintlaħaq livell ta' konformità sħiħa. Hija għandha tinkludi wkoll evidenza tal-kampjun u mezzi ta' verifika li l-politiki u l-prattiki msemmija f'kull rekwiżit tal-istandards u l-proċeduri huma implimentati, partikolarment fir-rigward ta' voluntiera.
3. L-awtovalutazzjoni mimlija bbażata fuq evidenza għandha tiġi ffirmata minn persuna awtorizzata biex tirrappreżenta u torbot legalment l-organizzazzjoni ospitanti u emittenti, flimkien mar-referenzi msemmija fil-paragrafu 2, lill-Kummissjoni.
4. Ibbażata fuq l-awtovalutazzjoni bbażata fuq evidenza u d-dokumenti li jakkumpanjaw, il-Kummissjoni għandha tevalwa l-applikazzjoni u tista' tieħu waħda mid-deċiżjonijiet li ġejjin:
(a)
Biex tagħti ċertifikazzjoni f'każijiet fejn l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti huwa vvalutat bħala totalment konformi mar-rekwiżiti tal-istandards u l-proċeduri;
(b)
Biex ma tagħtix ċertifikazzjoni f'każijiet fejn l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti huwa vvalutat bħala mhux totalment konformi mar-rekwiżiti tal-istandards u l-proċeduri.
5. Fi żmien sitt xhur minn meta tirċievi l-applikazzjoni, il-Kummissjoni għandha tgħarraf lill-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti dwar l-eżitu ta' ċertifikazzjoni, fejn tispeċifika wkoll opportunitajiet għal assistenza teknika, jekk meħtieġ, bil-ħsieb li jerġa' jissottometti applikazzjoni. F'każ li jkun hemm kwalunkwe ħtiġijiet identifikati li huma sodisfatti skont strateġija għall-assistenza teknika biex tiġi pprovduta mill-organizzazzjoni ospitanti, din tal-aħħar għandha tkun eliġibbli u jkollha prijorità għas-sostenn għall-bini tal-ħiliet.
Artikolu 34
Rimedji legali
1. Deċiżjoni tal-Kummissjoni li ma tagħtix ċertifikazzjoni u tirrifjuta l-applikazzjoni għandha tindika li l-organizzazzjoni miċħuda li qed tapplika tista' biss tapplika mill-ġdid wara perjodu ta' tnax-il xahar, li jibda mid-data tal-wasla għand l-applikant tad-deċiżjoni ta' rifjut. Id-deċiżjoni għandha tispeċifika wkoll ir-rimedji legali disponibbli kontra d-deċiżjoni.
2. Skont l-Artikoli 256 u 263 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE), il-Qorti Ġenerali għandha ġurisdizzjoni fuq atti tal-Kummissjoni Ewropea maħsuba biex jipproduċu effetti legali fil-konfront ta' partijiet terzi. Bl-istess mod, skont l-Artikoli 256, 268 u 340 tat-TFUE, il-Qorti Ġenerali għandha ġurisdizzjoni f'tilwim relatat ma' kumpens għal danni kkawżati mill-Kummissjoni Ewropea fil-każ ta' responsabbiltà mhux kuntrattwali.
Artikolu 35
Il-vijabbiltà finanzjarja u l-kapaċità organizzjonali tal-organizzazzjonijiet
Il-valutazzjoni tal-vijabbiltà finanzjarja u l-kapaċità ta' organizzazzjoni tal-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti ċċertifikati huwa barra l-ambitu tal-proċedura ta' ċertifikazzjoni. Bħala prekundizzjoni biex tiġi riċevuta l-assistenza finanzjarja mill-Unjoni, din il-vijabbiltà u kapaċità għandha tkun ivvalutata fl-istadju tal-proċess ta' applikazzjoni wara sejħa għal proposti.
Artikolu 36
Il-validità taċ-ċertifikazzjoni u kontrolli regolari
1. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jgħaddu minn ċertifikazzjoni mill-ġdid wara tliet snin mill-wasla tad-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tagħti ċ-ċertifikazzjoni jew f'kull ħin fil-każ ta' emendi sostanzjali għall-istandards jew il-proċeduri tal-kwistjonijiet ikkonċernati.
2. Fi żmien il-perjodu ta' validità ta' ċertifikati taċ-ċertifikazzjoni, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti ċertifikati jistgħu jkunu meħtieġa, meta meħtieġ, li jgħaddu minn kontrolli regolari li għandhom jittieħdu mill-Kummissjoni.
3. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti iċċertifikati għandhom jgħarrfu minnufih lill-Kummissjoni bi kwalunkwe bidla fis-sitwazzjoni legali, finanzjarja, teknika jew organizzattiva tagħhom li tista' tqiegħed fid-dubju l-konformità tagħhom mal-istandards u proċeduri, jew li jistgħu joħolqu kunflitti ta' interessi. Huma għandhom jinfurmaw ukoll lill-Kummissjoni dwar kwalunkwe bidla f'isimhom, fl-indirizz jew fir-rappreżentant ġuridiku.
Artikolu 37
Is-sospensjoni u t-tmiem taċ-ċertifikazzjoni
1. Ibbażata fuq l-informazzjoni miksuba mill-organizzazzjoni emittenti jew ospitanti, inkluż minn verifiki regolari msemmija fl-Artikolu 36(2) jew l-informazzjoni miksuba permezz ta' kwalunkwe mezz ieħor, il-Kummissjoni tista' tikkunsidra li l-organizzazzjoni emittenti jew ospitanti ċċertifikata ma tkunx għadha tikkonforma ma' wieħed jew aktar minn dawn l-istandards jew proċeduri. F'każijiet bħal dawn, il-Kummissjoni tista' tieħu azzjoni xierqa, inkluż li tissospendi jew ittemm iċ-ċertifikazzjoni, skont il-proċedura stipulata fil-punt 3 tal-Anness III.
2. L-organizzazzjoni emittenti jew ospitanti soġġetta għal ċertifikazzjoni sospiża jew itterminata m'għandhiex tuża jew tospita Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE mid-data tas-sospensjoni jew it-terminazzjoni u m'għandhomx ikunu eliġibbli li jirċievu assistenza finanzjarja mill-Unjoni għal dak l-għan.
3. Fid-dawl tar-raġunijiet għas-sospensjoni jew terminazzjoni taċ-ċertifikazzjoni, b'mod partikolari s-sikurezza u s-sigurtà tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, il-Kummissjoni tista' tesiġi r-ripatrijazzjoni ta' Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li huma skjerati fiż-żmien tas-sospensjoni jew it-terminazzjoni.
4. L-organizzazzjoni emittenti jew ospitanti m'għandhiex tkun intitolata li titlob kumpens minħabba s-sospensjoni jew it-terminazzjoni ta' ċertifikazzjoni.
Artikolu 38
Responsabbiltà għad-danni
Il-Kummissjoni m'għandhiex tkun responsabbli għal kwalunkwe telf jew dannu kkawżat jew imġarrab mill-organizzazzjonijiet emittenti jew ospitanti, jew partijiet terzi, minħabba l-istatus ċertifikat tal-organizzazzjoni emittenti jew ospitanti.
KAPITOLU 10
DISPOŻIZZJONIJIET FINALI
Artikolu 39
Dħul fis-seħħ
Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fit-tielet jum wara l-pubblikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussell, l-20 ta’ Novembru 2014.