BESCHLUSS DER KOMMISSION
vom 13. November 2014
über das von den Anweisungsbefugten der Kommission und den Exekutivagenturen zu verwendende Frühwarnsystem
(2014/792/EU)
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft,
gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates (1), insbesondere auf Artikel 56 Absatz 1,
gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 215/2008 des Rates vom 18. Februar 2008 über die Finanzregelung für den 10. Europäischen Entwicklungsfonds (2), insbesondere auf Artikel 17,
gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. September 2013 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 (3), insbesondere auf Artikel 7 Absatz 6 und auf Artikel 11,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Die Kommission, die für die Ausführung des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Union sowie aller übrigen von der Union bewirtschafteten Mittel unter Beachtung des in den Artikeln 30 bis 33 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 festgelegten Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verantwortlich ist, ist verpflichtet, Maßnahmen zur Bekämpfung von Betrug und sonstigen rechtswidrigen Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union zu treffen. Damit sichergestellt ist, dass die Anweisungsbefugten der Kommission und der Exekutivagenturen in vollem Umfang über Gefahren für das finanzielle Interesse der Union unterrichtet sind, ist es notwendig - zusätzlich zum Beschluss C(2014) 2784 der Kommission (4) - interne Vorschriften festzulegen.
(2)
Die Kommission nutzt zur Bekämpfung von Betrug und zum Schutz des finanziellen Interesses der Union die zentrale Ausschlussdatenbank, auf die in Artikel 108 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und in der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1302/2008 der Kommission vom 17. Dezember 2008 über die zentrale Ausschlussdatenbank (5) eingegangen wird, sowie das Frühwarnsystem (FWS) gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom vom 16. Dezember 2008 über das von den Anweisungsbefugten der Kommission und den Exekutivagenturen zu verwendende Frühwarnsystem (6). Es ist notwendig, dafür zu sorgen, dass das FWS bis zur Annahme des Vorschlags zur Änderung der Haushaltsordnung (7) durch die für die Rechtsetzung zuständigen Organe weiterhin reibungslos funktioniert.
(3)
In der Übergangszeit sollte der Zweck des FWS im Wesentlichen unverändert bleiben. Es sollte innerhalb der Kommission und ihrer Exekutivagenturen durch die Registrierung von Warnmeldungen im FWS die Weitergabe vertraulicher Informationen über Personen gewährleisten, durch die die finanziellen Interessen und der Ruf der Union oder die übrigen von der Union verwalteten Mittel gefährdet werden könnten.
(4)
Da die Direktoren der Exekutivagenturen bei der Ausführung ihrer operativen Mittel den Status eines von der Kommission bevollmächtigten Anweisungsbefugten genießen, sollten sie zum Zweck der Bewirtschaftung der Verwaltungsmittel und der operativen Mittel in gleicher Weise wie die Dienststellen der Kommission Zugang zum FWS erhalten.
(5)
Da die Leiter der Delegationen der Union, die als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte der Kommission im Einklang mit Artikel 56 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 tätig werden, bei der Ausführung ihrer operativen Mittel den Status eines von der Kommission bevollmächtigten Anweisungsbefugten genießen, sollten sie zum Zweck der Bewirtschaftung der Verwaltungsmittel und der operativen Mittel in gleicher Weise wie die Dienststellen der Kommission Zugang zum FWS erhalten.
(6)
Das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) hat nach Artikel 7 Absatz 6 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. September 2013 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 des Europäischen Parlaments und des Rates und der Verordnung (Euratom) Nr. 1074/1999 des Rates die Verpflichtung, die betreffenden Dienststellen der Kommission unverzüglich über laufende Untersuchungen in Kenntnis zu setzen, wenn es sich dabei als unter Umständen sinnvoll erweist, administrative Sicherungsmaßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union zu ergreifen. Nach Artikel 11 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 hat das OLAF ferner die Verpflichtung, einen Bericht über den Abschluss einer Untersuchung zu erstellen und Empfehlungen über etwaige - insbesondere von den Organen - zu ergreifende Maßnahmen abzugeben. Damit der zuständige Anweisungsbefugte eine Warnmeldung beantragen kann, ist es erforderlich, die Informationen festzulegen, die das OLAF an die Kommission zu übermitteln hat.
(7)
Das OLAF sollte Zugang zum FWS erhalten, um seine Untersuchungsaufgaben, Arbeiten zur Informationssammlung und -auswertung und Betrugsverhütungsmaßnahmen gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 durchzuführen.
(8)
Im Sinne einer einfacheren Verwendung sollte die Funktionsweise des FWS vereinfacht, die Zahl der Warnmeldungskategorien reduziert und deren Geltungsbereich präzisiert werden; ferner sollten die Bezeichnungen von Warnmeldungen selbsterklärend sein.
(9)
Prüfungswarnungen, die auf vom OLAF übermittelten Informationen beruhen, sollten vom zuständigen Anweisungsbefugten nach Konsultation der Generaldirektion Haushalt und des Juristischen Dienstes in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF vorgeschlagen werden.
(10)
Ausschlusswarnungen sollten der Kommission vom zuständigen Anweisungsbefugten vorgeschlagen und erforderlichenfalls zentral von der Generaldirektion Haushalt und vom Juristischen Dienst bewertet werden. Werden diese Ausschlusswarnungen auf der Grundlage von Informationen, die vom OLAF übermittelt wurden, vorgeschlagen, sollten sie in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF bewertet werden. Dasselbe Verfahren sollte angewendet werden, wenn der zuständige Anweisungsbefugte beabsichtigt, eine Handlung zu setzen, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten.
(11)
Der zuständige Anweisungsbefugte sollte über die Konsequenzen, die zum Schutz des finanziellen Interesses der Union zu ziehen sind, in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF entscheiden und das OLAF über diese Entscheidung in Kenntnis setzen.
(12)
Der zuständige Anweisungsbefugte sollte für die Beantragung der Eingabe, Änderung und Löschung von Warnmeldungen verantwortlich sein. Damit eine angemessene Kontrolle gewahrt bleibt, sollte die Beantragung auf der im Beschluss C(2014) 2784 der Kommission festgelegten Hierarchiestufe erfolgen.
(13)
Der Rechnungsführer sollte für die gebotenen technischen Vorkehrungen zur wirksamen Anwendung des FWS über das zentrale Rechnungsführungssystem der Kommission sorgen.
(14)
Allen Dienststellen der Kommission und Exekutivagenturen werden ausführliche Informationen über die Einziehungsanordnungen und Pfändungsbeschlüsse über das zentrale Rechnungsführungssystem der Kommission zugänglich gemacht. Die W3a-Warnmeldung (Pfändungsbeschluss) und die W4-Warnmeldung (Einziehungsanordnung) gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom sollten abgeschafft werden. Diese Information allein ist nicht systematisch eine Rechtfertigung für eine Warnmeldung. Erst nach einer Analyse aller spezifischen Umstände des Falls durch den zuständigen Anweisungsbefugten kann entschieden werden, ob eine Warnmeldung notwendig ist oder nicht.
(15)
Nach der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (8) ist vorgesehen, dass bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission die in der Verordnung festgelegten Bestimmungen über die rechtmäßige Verarbeitung und Übermittlung dieser Daten eingehalten werden müssen und dass der Datenschutzbeauftragte der Kommission vor Beginn der Verarbeitung den Europäischen Datenschutzbeauftragten unterrichten muss, welcher den Vorgang daraufhin prüft.
(16)
Die Rechte der Personen, deren Daten im FWS erfasst werden beziehungsweise erfasst werden könnten, sollten in Datenschutzbestimmungen festgelegt werden.
(17)
Für bestimmte Datenschutzrechte gelten die in Artikel 20 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 festgelegten Ausnahmen, die jeweils im Einzelfall zu analysieren und befristet anzuwenden sind. Die Dienststelle, die für die Beantragung von Eingaben und Änderungen sowie die Berichtigung und Löschung zweckdienlicher Informationen verantwortlich ist, sollte über die Anwendung dieser Ausnahmen entscheiden.
(18)
Die Person, für die eine Ausschlusswarnung ausgegeben werden könnte, sollte Gelegenheit erhalten, ihren Standpunkt schriftlich darzulegen, bevor die Registrierung einer Warnmeldung für diese Person im FWS beantragt wird. Eine derartige Gelegenheit sollte auch gewährt werden, wenn der zuständige Anweisungsbefugte beabsichtigt, eine Handlung zu setzen, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten.
(19)
Die Einräumung dieser Gelegenheit sollte ausnahmsweise aufgeschoben werden, um die Vertraulichkeit der Untersuchung oder nationaler Gerichtsverfahren zu wahren, wenn zwingende schutzwürdige Gründe vorliegen.
(20)
Der Beschluss 2008/969/EG, Euratom sollte bis zum 1. Juli 2015 gelten, zumal sicherzustellen ist, dass die auf der Grundlage von Artikel 215 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) erlassenen Verordnungen des Rates über restriktive Maßnahmen eingehalten werden, bis im periodengerechten Rechnungsführungssystem (ABAC) die in der relevanten Datenbank des Dienstes für außenpolitische Instrumente enthaltenen Informationen berücksichtigt werden. Dies erfolgt in Form der Registrierung einer W5b-Warnmeldung gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom.
(21)
Der Beschluss 2008/969/EG, Euratom sollte bis zum 1. Juli 2015 für W3a- und W4-Warnmeldungen gelten, die bis dahin den Prüfungswarnungen für die Zwecke von Abschnitt 4 dieses Beschlusses gleichgestellt sein sollten.
(22)
Für die Durchführung dieses Beschlusses bedarf es einer regelmäßigen Bewertung der Funktionsweise des FWS und der Wirksamkeit seines Beitrags zum Schutz der finanziellen Interessen der Union -
BESCHLIESST:
ABSCHNITT 1
ALLGEMEINE VORSCHRIFTEN
Artikel 1
Gegenstand, Geltungsbereich und Ziel
1. Mit diesem Beschluss wird das Frühwarnsystem („FWS“) eingerichtet, das von den Anweisungsbefugten der Kommission und der Exekutivagenturen zu verwenden ist, wenn sie den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Union und die übrigen von der Union verwalteten Mittel ausführen.
2. Das FWS leistet einen Beitrag zum Schutz der finanziellen Interessen der Union und zur Wahrung des Ansehens der Union sowie zur Betrugsbekämpfung und zur wirtschaftlichen Haushaltsführung.
3. Der Zweck des FWS besteht darin,
a)
durch die Registrierung von Warnmeldungen die zuständigen Anweisungsbefugten der Kommission und der Exekutivagenturen darüber zu informieren, dass eine Person, durch die die finanziellen Interessen oder das Ansehen der Union oder sonstige von der Union verwaltete Mittel gefährdet werden könnten, und
b)
den zuständigen Anweisungsbefugten in die Lage zu versetzen, auf der Grundlage von Warnmeldungen Überprüfungen durchzuführen oder geeignete Maßnahmen, einschließlich der in Abschnitt 4 aufgeführten Maßnahmen, zu ergreifen.
4. Die Informationen leisten einen Beitrag zu Folgendem:
a)
Vermeidung von Risiken durch Überprüfungen mithilfe frühzeitig verfügbarer Informationen, die über eine Person wegen des Verdachts auf eine der folgenden Handlungen oder diesbezüglicher Feststellungen vorliegen:
-
schwerwiegender Fehler oder Unregelmäßigkeit,
-
berufliche Verfehlung,
-
schwere Vertragsverletzung oder
-
Betrug, Korruption oder sonstige rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union gemäß Artikel 141 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 (9);
b)
Ausschluss einer Person gemäß Artikel 106 Absatz 1 und Artikel 109 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates („Haushaltsordnung“).
Artikel 2
Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieses Beschlusses bezeichnet der Begriff
a)
„Rechnungsführer“ den Rechnungsführer der Kommission oder den ihm unterstehenden Bediensteten, dem der Rechnungsführer bestimmte Aufgaben gemäß Artikel 69 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 übertragen hat;
b)
„zuständiger Anweisungsbefugter“ den bevollmächtigten Anweisungsbefugten der Kommission im Sinne des Artikels 65 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012, der im Einklang mit den Internen Vorschriften für die Ausführung des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Union („Haushalt“) verantwortlich ist, einschließlich der Direktoren der Exekutivagenturen, ferner die nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten im Sinne des Artikels 65 dieser Verordnung, die die Funktion eines Direktors ausüben, und die Leiter von Delegationen der Union, die als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte der Kommission im Einklang mit Artikel 56 Absatz 2 dieser Verordnung tätig sind;
c)
„betroffene Person“ eine bestimmbare Person nach der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr;
d)
„Feststellungen“ einen erwiesenen Sachverhalt, der während der Durchführung einer rechtlichen Verpflichtung entdeckt wurde, oder im Zusammenhang mit Prüfungen oder Untersuchungen erfasst wurde, die vom Rechnungshof, vom Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) beziehungsweise vom Internen Auditdienst (IAS) durchgeführt wurden, oder im Zusammenhang mit sonstigen unter der Verantwortung des zuständigen Anweisungsbefugten vorgenommenen Prüfungen und Kontrollen;
e)
„rechtliche Verpflichtung“ eine Verpflichtung, die von der Kommission gemäß Teil 1 Titel V bis VIII und Teil 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 eingegangen wurde;
f)
„Person“ jede nachstehend aufgelistete natürliche oder juristische Person oder Einrichtung ohne Rechtspersönlichkeit:
-
einen Empfänger gemäß der Definition in Artikel 2 Buchstabe i der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012,
-
einen Bewerber oder Bieter,
-
einen Finanzhilfeantragsteller,
-
einen Teilnehmer an einem Wettbewerb zur Vergabe eines Preisgeldes,
-
einen vergüteten externen Sachverständigen gemäß Artikel 204 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012,
-
eine Person mit Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnis gegenüber einer anderen juristischen Person nach Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben b und e der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012;
g)
„berufliche Verfehlung“ einen Verstoß gegen Gesetze, sonstige Vorschriften oder ethische Normen des Berufsstands, dem die Person angehört, sowie jedes fehlerhafte Verhalten, das sich auf deren berufliche Glaubwürdigkeit auswirkt;
h)
„Unterauftragnehmer“ einen Wirtschaftsteilnehmer, der von einem Bewerber, Bieter oder Auftragnehmer zur Ausführung eines Teils des Auftrags vorgeschlagen wird, ohne dass zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und ihm eine direkte rechtliche Verpflichtung besteht;
i)
„schwerwiegender Fehler oder Unregelmäßigkeit“ einen schwerwiegenden Fehler oder eine Unregelmäßigkeit gemäß der Definition in Artikel 166 Absatz 2 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012;
j)
„Ansprechpartner für Warnmeldungen“ die Person in dem für den Antrag zuständigen Dienst, die mit der Warnung bis zu deren Löschung betraut ist.
Artikel 3
Funktionsweise des FWS
1. Der Rechnungsführer sorgt für die gebotenen technischen Vorkehrungen zur wirksamen Anwendung des FWS und für dessen Überwachung.
Der Rechnungsführer nimmt den Eintrag, die Änderung, Verlängerung oder Löschung der vom zuständigen Anweisungsbefugten beantragten FWS-Warnmeldungen vor.
2. Der Rechnungsführer erlässt Durchführungsmaßnahmen für technische Aspekte und damit zusammenhängende Verfahren, auch sicherheitstechnischer Art, fest.
Der Rechnungsführer setzt die Dienststellen der Kommission und die Exekutivagenturen von diesen Maßnahmen in Kenntnis.
Artikel 4
Befugnis zur Beantragung, Änderung, Verlängerung oder Löschung einer Warnmeldung und diesbezügliches Verfahren
1. Nur der zuständige Anweisungsbefugte kann die Registrierung, Änderung, Verlängerung oder Löschung von Warnmeldungen beantragen.
2. Der zuständige Anweisungsbefugte richtet den Antrag auf Registrierung, Änderung, Verlängerung oder Löschung von Warnmeldungen an den Rechnungsführer. Der zuständige Anweisungsbefugte verwendet das Formular im Anhang dieses Beschlusses.
3. Der in Artikel 8 genannte Ansprechpartner für Warnmeldungen überprüft vor der Übermittlung des Antrags an den Rechnungsführer, ob die Anforderungen gemäß Artikel 11 oder 12 erfüllt sind.
Artikel 5
Zugang zum FWS
Die Dienststellen der Kommission und die Exekutivagenturen haben über das zentrale Rechnungsführungssystem der Kommission direkten Zugang zu den im FWS enthaltenen Informationen.
Die Dienststellen der Kommission oder die Exekutivagenturen, die für ein lokales System verantwortlich sind, können dieses zentrale Rechnungsführungssystem für den Zugang zu den im FWS gespeicherten Informationen nutzen, wenn die Datenkonsistenz zwischen dem lokalen System und dem zentralen Rechnungsführungssystem garantiert ist.
Artikel 6
Verwendung des FWS
Die im FWS gespeicherten Informationen können nur für die Ausführung des Haushaltsplans sowie aller übrigen von der Union verwalteten Mittel verwendet werden. Davon bleiben die Informationen in der zentralen Ausschlussdatenbank (CED) nach Artikel 1 Absatz 2 und Artikel 1 Absatz 3 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1302/2008 (10) unberührt.
Das OLAF kann die im FWS und in der CED enthaltenen Informationen für seine Untersuchungen gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. September 2013 über die Untersuchungen des OLAF und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 (OLAF-Verordnung) und für Betrugsverhütungsmaßnahmen einschließlich Risikoanalysen verwenden.
Artikel 7
Zeitlicher Ablauf der Abfrage des FWS
Der zuständige Anweisungsbefugte prüft in den folgenden Phasen, ob im FWS eine Warnmeldung für eine Person vorliegt:
a)
vor der Eingabe einer Einzelmittelbindung;
b)
vor der Eingabe einer globalen Mittelbindung, falls die Person in dieser Phase bekannt ist;
c)
bei vorläufigen Mittelbindungen vor Abschluss der rechtlichen Verpflichtung, die den Anspruch auf Folgezahlungen begründet, es sei denn sie betrifft die Zahlung von Dienstbezügen oder die Erstattung von Reisekosten im Zusammenhang mit Sitzungen und Auswahlverfahren;
d)
bei Vergabe- oder Gewährungsverfahren, Wettbewerben zur Vergabe eines Preisgeldes und Aufforderungen zur Interessenbekundung spätestens vor dem Vergabebeschluss;
e)
bei einem Vergabeverfahren in den Fällen, in denen der öffentliche Auftraggeber die Zahl der zur Abgabe eines Angebots aufgeforderten Bewerber begrenzt, bevor die Auswahl der Bewerber abgeschlossen ist;
f)
vor jeder Zahlung, es sei denn es handelt sich um die Zahlung von Dienstbezügen oder die Erstattung von Reisekosten im Zusammenhang mit Sitzungen und Auswahlverfahren.
Artikel 8
Ansprechpartner für Warnmeldungen
Der Ansprechpartner für Warnmeldungen
a)
erstellt den Antrag auf Registrierung einer Warnmeldung;
b)
übermittelt den Antrag und jede andere mit der Warnmeldung zusammenhängende Information an den Rechnungsführer;
c)
stellt die Informationen bereit, die es anderen zuständigen Anweisungsbefugten ermöglichen, Überprüfungen vorzunehmen und über die in Abschnitt 4 beschriebenen Konsequenzen zu entscheiden.
ABSCHNITT 2
IN DAS FWS EINGEGEBENE INFORMATIONEN
Artikel 9
Kategorien von Warnmeldungen
1. Die FWS-Warnmeldungen werden in eine der beiden nachstehenden Kategorien unterteilt:
a)
„Prüfungswarnungen“, wenn bei einer Person der Verdacht auf Betrug, Korruption oder sonstige rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union gemäß Artikel 141 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012, auf schwerwiegende Fehler oder eine Unregelmäßigkeit, berufliche Verfehlung oder schwere Vertragsverletzung besteht oder diesbezügliche Feststellungen gemacht wurden;
b)
„Ausschlusswarnungen“, wenn eine Person im Einklang mit den Ausschlussgründen gemäß Artikel 106 Absatz 1 und Artikel 109 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ausgeschlossen wird.
2. Für eine Person können unterschiedliche, aus verschiedenen Gründen registrierte Warnmeldungen bestehen.
Artikel 10
In den FWS-Warnmeldungen enthaltene Informationen
Die FWS-Warnmeldungen enthalten folgende Informationen:
a)
Identität der Person;
b)
Art der Warnmeldung;
c)
Gültigkeitsdauer der Warnmeldung;
d)
Gründe, aus denen eine Person die finanziellen Interessen oder das Ansehen der Union oder sonstige von der Union verwaltete Mittel gefährdet;
e)
Informationen im Zusammenhang mit dem kontradiktorischen Verfahren;
f)
Name des zuständigen Anweisungsbefugten;
g)
Name des Ansprechpartners für Warnmeldungen gemäß Artikel 8 dieses Beschlusses.
Artikel 11
Prüfungswarnungen
1. Der zuständige Anweisungsbefugte kann eine Prüfungswarnung beantragen, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
a)
Das OLAF hat den zuständigen Anweisungsbefugten im Einklang mit der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 informiert, wenn es sich bei seinen Untersuchungen als unter Umständen sinnvoll erweist, Maßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union zu ergreifen;
b)
der Europäische Rechnungshof übermittelte der Kommission beziehungsweise der IAS übermittelte dem zuständigen Anweisungsbefugten Hinweise auf Betrug, Korruption oder sonstige rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union gemäß Artikel 141 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 oder auf schwerwiegende Fehler, eine Unregelmäßigkeit, berufliche Verfehlung oder schwere Vertragsverletzung im Zusammenhang mit einer Person;
c)
der zuständige Anweisungsbefugte führte eine Überprüfung, Prüfung oder Kontrolle durch, die Hinweise auf Korruption oder sonstige rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union gemäß Artikel 141 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 oder auf schwerwiegende Fehler, eine Unregelmäßigkeit, berufliche Verfehlung oder schwere Vertragsverletzung im Zusammenhang mit einer Person ergab, oder erhielt Informationen über eine derartige Überprüfung, Prüfung oder Kontrolle.
2. Die Gültigkeitsdauer einer Prüfungswarnung beträgt höchstens ein Jahr. Sie wird gelöscht, wenn eine Ausschlusswarnung beantragt wird oder eine Prüfung nicht mehr notwendig ist.
3. Am Ende des in Absatz 2 genannten Zeitraums wird die Prüfungswarnung automatisch gelöscht.
4. Der zuständige Anweisungsbefugte kann eine Verlängerung der Prüfungswarnung beantragen, wenn das OLAF mitteilt, dass die Schlussfolgerungen der in Absatz 1 genannten Untersuchungen zwar noch nicht vorliegen, die Aufrechterhaltung der Prüfungswarnung aber durch die Untersuchungen gerechtfertigt ist. Der zuständige Anweisungsbefugte kann auch eine Verlängerung der Prüfungswarnung beantragen, wenn die Bedingungen gemäß Absatz 1 Buchstaben b und c noch erfüllt sind.
5. Der zuständige Anweisungsbefugte begründet, warum die Verlängerung zum Schutz der finanziellen Interessen und des Ansehens der Union notwendig ist.
6. Eine Verlängerung gilt als neuer Antrag für eine Prüfungswarnung.
Artikel 12
Ausschlusswarnungen
1. Der zuständige Anweisungsbefugte beantragt eine Ausschlusswarnung in den in Artikel 106 Absatz 1 und Artikel 109 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Fällen.
2. Eine Ausschlusswarnung wird am Ende des Ausschlusszeitraums gelöscht.
3. Eine Ausschlusswarnung wird vom FWS automatisch in die CED eingegeben.
Artikel 13
Vom OLAF übermittelte Informationen
Übermittelt das OLAF Informationen im Einklang mit Artikel 7 Absatz 6 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013, um den zuständigen Anweisungsbefugten bei der Entscheidung über Sicherungsmaßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Union zu unterstützen, oder im Einklang mit Artikel 11 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013, so beinhalten diese Informationen Folgendes:
a)
den Namen der jeweiligen Person;
b)
eine Zusammenfassung des betreffenden Sachverhalts und der bei der Untersuchung festgestellten Risiken. Die Zusammenfassung sollte so umfangreich sein, dass es der Person ermöglicht wird, gemäß Artikel 16 dieses Beschlusses gebührend angehört zu werden;
c)
etwaige besondere empfohlene Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit, insbesondere in Fällen, in denen ein Rückgriff auf nach Maßgabe der nationalen Untersuchungsvorschriften in die Zuständigkeit einer nationalen Justizbehörde, sowie, bei externen Untersuchungen, in die Zuständigkeit einer nationalen Behörde fallende Untersuchungsmaßnahmen erforderlich ist.
ABSCHNITT 3
VERFAHRENSTECHNISCHE BESTIMMUNGEN FÜR DIE REGISTRIERUNG EINER WARNMELDUNG
Artikel 14
Vorabkonsultation zentraler Dienststellen bei Prüfungswarnungen
Bevor der zuständige Anweisungsbefugte beschließt, die Registrierung einer Prüfungswarnung auf der Grundlage der vom OLAF im Einklang mit Artikel 7 Absatz 6 und Artikel 11 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 übermittelten Informationen zu beantragen, konsultiert er die Generaldirektion Haushalt (Zentraler Finanzdienst) und, wenn dies angebracht ist, den Juristischen Dienst in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013.
Artikel 15
Bewertung von Ausschlusswarnungen durch zentrale Dienste
Bevor eine Ausschlusswarnung bei den Fällen gemäß Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben b, c, e und Artikel 109 Absatz 1 auf Vorschlag des zuständigen Anweisungsbefugten und die dafür angemessene Gültigkeitsdauer beantragt wird, wird eine zentrale Bewertung von der Generaldirektion Haushalt und vom Juristischen Dienst durchgeführt. Wenn die vom zuständigen Anweisungsbefugten vorgeschlagene Ausschlussmeldung auf vom OLAF übermittelten Informationen beruht, wird diese Bewertung in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF vorgenommen.
Artikel 16
Recht auf Anhörung
1. Für die Registrierung von Warnmeldungen gelten folgende Bestimmungen:
a)
In allen Fällen, in denen der zuständige Anweisungsbefugte plant, die Registrierung einer Ausschlusswarnung zu beantragen oder eine Handlung zu setzen, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten, gibt er der jeweiligen Person zuerst Gelegenheit, ihren Standpunkt schriftlich darzulegen. Der zuständige Anweisungsbefugte gibt der Person hierfür mindestens 14 Kalendertage Zeit. Gleichzeitig informiert der zuständige Anweisungsbefugte die Person darüber, dass, falls sie nicht reagiert, die Warnmeldung registriert wird.
Wenn dies angebracht ist, gibt der zuständige Anweisungsbefugte der Person Gelegenheit, ihren Standpunkt auf der Grundlage der vom OLAF vorgelegten Informationen darzulegen.
b)
Falls sich durch die Angaben der Person nichts an der Bewertung des zuständigen Anweisungsbefugten ändert, beantragt Letzterer beim Rechnungsführer die Eingabe der Warnmeldung.
Falls aufgrund der Angaben der Person eine Warnmeldung nach dem Dafürhalten des zuständigen Anweisungsbefugten unangemessen oder unnötig ist, wird die Warnmeldung nicht eingegeben und die Person davon in Kenntnis gesetzt.
Der Rechnungsführer bestätigt gegebenenfalls gegenüber dem zuständigen Anweisungsbefugten die Registrierung der Warnmeldung im FWS.
c)
Der zuständige Anweisungsbefugte setzt die Person von der Eingabe der Warnmeldung und deren Gültigkeitsdauer in Kenntnis. Dies ist jedoch nicht notwendig, wenn die Person der Aufforderung zur schriftlichen Stellungnahme nicht nachgekommen ist.
2. Der zuständige Anweisungsbefugte kann die Registrierung einer Ausschlusswarnung bei den in Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe e der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Fällen vorbehaltlich einer Entscheidung über die Gültigkeitsdauer des Ausschlusses beantragen, noch bevor er der Person Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts gegeben hat. Der zuständige Anweisungsbefugte gibt der Person Gelegenheit, ihren Standpunkt zur Gültigkeitsdauer des Ausschlusses darzulegen.
3. Der zuständige Anweisungsbefugte kann die Registrierung einer Ausschlusswarnung bei den in Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Situationen beantragen, noch bevor er der Person Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts gegeben hat, falls ihm eine amtliche Darstellung der Situation vorliegt. Der zuständige Anweisungsbefugte setzt die Person von der Registrierung der Ausschlusswarnung in Kenntnis.
4. Der zuständige Anweisungsbefugte kann es ausnahmsweise aufschieben, der Person Gelegenheit zu geben, ihren Standpunkt schriftlich darzulegen, bevor er die Registrierung einer Ausschlusswarnung beantragt oder eine Handlung setzt, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten, sofern zwingende schutzwürdige Gründe vorliegen, die Vertraulichkeit der Untersuchung oder nationaler Gerichtsverfahren auch dann zu wahren, wenn die Registrierung einer Warnmeldung eingeleitet wird.
5. Wenn das OLAF den zuständigen Anweisungsbefugten im Einklang mit Artikel 13 informiert, gibt es an, ob die Vertraulichkeit der Untersuchung oder eines nationales Gerichtsverfahrens zu wahren ist und ob es aufgeschoben werden muss, der Person Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts zu geben.
6. Die Person erhält Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts, sobald die Gründe für die Wahrung der Vertraulichkeit der Untersuchung oder nationaler Gerichtsverfahren weggefallen sind.
Artikel 17
Datenschutz und Rechte von betroffenen Personen
1. Der zuständige Anweisungsbefugte informiert die betroffenen Personen darüber, dass die sie betreffenden Daten in das FWS aufgenommen werden dürfen, und teilt ihnen mit, an wen die Daten weitergegeben werden dürfen. Diese allgemeinen Informationen werden insbesondere in Ausschreibungen, Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen, Wettbewerben zur Vergabe eines Preisgeldes, und in Ermangelung von Ausschreibungen und Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen vor der Vergabe von Aufträgen oder der Gewährung von Finanzhilfen schriftlich bekanntgegeben.
2. Der zuständige Anweisungsbefugte, der die Registrierung einer Warnmeldung beantragt, ist für die Kontakte mit der Person, deren Daten in das FWS eingegeben werden, verantwortlich. Er bearbeitet zudem die Anträge der jeweiligen Person auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten und alle sonstigen Anträge oder Fragen dieser Person.
3. Eine Person kann auch beim Rechnungsführer schriftlich anfragen, ob sie im FWS registriert ist.
Der Rechnungsführer erteilt diese Auskunft, es sei denn der zuständige Anweisungsbefugte beschließt im Einvernehmen mit dem OLAF, falls dies angebracht ist, dass die Einschränkungen gemäß Artikel 20 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 gelten.
4. Gelöschte Warnmeldungen werden nur für Prüf- oder Untersuchungszwecke zugänglich gemacht und sind für die Nutzer des FWS nicht sichtbar.
Personenbezogene Daten in Warnmeldungen über natürliche Personen bleiben jedoch nur fünf Jahre nach Löschung der Warnmeldung für diese Zwecke zugänglich.
Artikel 18
Überprüfung der Warnmeldung
Falls die Person, für die eine Warnmeldung im FWS registriert ist, neue Nachweise dafür vorlegt, dass die Gründe für die Registrierung weggefallen sind, beantragt der zuständige Anweisungsbefugte die Löschung der Warnmeldung.
Die Person, für die eine Ausschlusswarnung im FWS registriert ist, kann eine Beschwerde beim Bürgerbeauftragten einreichen und eine gerichtliche Überprüfung beantragen.
ABSCHNITT 4
KONSEQUENZEN DER WARNMELDUNGEN
Artikel 19
Allgemeine Bestimmungen über die Konsequenzen
1. Der zuständige Anweisungsbefugte ersucht den Ansprechpartner für Warnmeldungen um alle zweckdienlichen Informationen, die ihm eine Entscheidung über die in diesem Abschnitt beschriebenen Konsequenzen ermöglichen.
2. Wenn der zuständige Anweisungsbefugte auf der Grundlage der vom OLAF vorgelegten Informationen die Registrierung einer Prüfungswarnung gemäß Artikel 11 beantragt, geht er nach dem in Artikel 14 oder 15 festgelegten Verfahren vor und trifft eine Entscheidung über die Konsequenzen in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF und im Einklang mit der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013.
3. Wenn der zuständige Anweisungsbefugte eine Entscheidung über die Konsequenzen trifft, berücksichtigt er bei allen Warnmeldungen die nachstehenden Kriterien:
a)
die Risiken für die finanziellen Interessen und das Ansehen der Union;
b)
den Betrag und die Gültigkeitsdauer der rechtlichen Verpflichtung;
c)
die Dringlichkeit der Umsetzung der rechtlichen Verpflichtung;
d)
die Art des Sachverhalts;
e)
den Schweregrad des Sachverhalts; und
f)
die möglichen Konsequenzen für die Umsetzung der rechtlichen Verpflichtung.
Bei Ausschlusswarnungen berücksichtigt der zuständige Anweisungsbefugte auch, welcher Art und wie schwerwiegend die Ausschlussgründe sind und dass die Kontinuität des Dienstes zu gewährleisten ist.
4. In jedem Fall begründet der zuständige Anweisungsbefugte seine Entscheidung über die Konsequenzen schriftlich.
Artikel 20
Konsequenzen von Prüfungswarnungen
1. Im Fall von Vergabe- oder Gewährungsverfahren oder Wettbewerben zur Vergabe eines Preisgeldes kann die Prüfung Folgendes umfassen:
a)
Der zuständige Anweisungsbefugte kann zusätzliche Nachweise anfordern, so wie dies in dem jeweiligen Vergabe- oder Gewährungsverfahren oder Wettbewerb zur Vergabe eines Preisgeldes festgelegt ist.
b)
Bei einem Gewährungsverfahren wird das mit der Vorfinanzierung verbundene Risiko analysiert.
2. Im Fall einer rechtlichen Verpflichtung kann diese Prüfung Folgendes umfassen:
a)
Es wird geprüft, ob die Maßnahme mit der rechtlichen Verpflichtung, auch hinsichtlich der Einhaltung der Fristen und des Inhalts der zu erbringenden Leistungen, im Einklang steht.
b)
Bei bestehenden Finanzhilfen wird die Förderfähigkeit von Ausgaben vor der Zahlung geprüft oder eine Überprüfung oder Kontrolle vor Ort durchgeführt.
Artikel 21
Recht auf Anhörung nach einer Prüfungswarnung
Das in Artikel 15 dieses Beschlusses geregelte Verfahren und das in Artikel 16 dieses Beschlusses geregelte Recht auf Anhörung gelten auch dann, wenn ein zuständiger Anweisungsbefugter infolge einer Prüfungswarnung beabsichtigt, eine Handlung zu setzen, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten.
Artikel 22
Konsequenzen von Ausschlusswarnungen für Verfahren und rechtliche Verpflichtungen
1. Im Fall von Vergabe- oder Gewährungsverfahren oder Wettbewerben zur Vergabe eines Preisgeldes schließt der zuständige Anweisungsbefugte eine Person, für die eine Ausschlusswarnung besteht, von der Teilnahme an Vergabe- oder Gewährungsverfahren aus, es sei denn, dass die in Artikel 106 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 festgelegten Bedingungen erfüllt sind und die Person eine Monopolstellung innehat.
2. Im Fall bestehender rechtlicher Verpflichtungen trifft der zuständige Anweisungsbefugte eine Entscheidung über die Konsequenzen, nämlich darüber, ob:
a)
die Durchführung des Auftrags oder der Finanzhilfe fortgesetzt wird und geeignete Prüfungen vorgenommen werden,
b)
die Zahlungsfrist im Einklang mit Artikel 92 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ausgesetzt wird,
c)
Zahlungen im Einklang mit Artikel 208 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 ausgesetzt werden,
d)
die Durchführung des Auftrags oder der Finanzhilfe im Einklang mit Artikel 116 und Artikel 135 Absatz 5 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ausgesetzt wird,
e)
die rechtliche Verpflichtung beendet wird, wenn die darin enthaltenen Bestimmungen die Beendigung auf der Grundlage der Informationen, die zur Registrierung der Warnmeldung führten, vorsieht.
3. Handelt es sich bei der Person um einen Unterauftragnehmer, verlangt der zuständige Anweisungsbefugte vom Bieter, Bewerber oder Auftragnehmer, den Unterauftragnehmer zu ersetzen.
Artikel 23
Konsequenzen von Ausschlusswarnungen für Haushaltsvorgänge
1. Im Fall einer Ausschlusswarnung bestätigt der zuständige Anweisungsbefugte, falls dies angebracht ist, im Rechnungsführungssystem, dass die Zahlung trotz einer bestehenden Warnmeldung durchgeführt werden sollte.
2. Ist eine Ausschlusswarnung registriert, wird weder eine Einzelmittelbindung vorgenommen, noch eine individuelle rechtliche Verpflichtung in der Haushaltsbuchführung im Rahmen einer globalen Mittelbindung erfasst, noch eine rechtliche Verpflichtung im Rahmen einer vorläufigen Mittelbindung eingegangen, es sei denn die Person hat unter den Bedingungen gemäß Artikel 106 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 eine Monopolstellung inne.
ABSCHNITT 5
SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 24
Aufhebung
Der Beschluss 2008/969/EG, Euratom über das von den Anweisungsbefugten der Kommission und den Exekutivagenturen zu verwendende Frühwarnsystem wird aufgehoben.
Artikel 25
Übergangsbestimmungen
1. Gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom werden registrierte Ausschlusswarnungen werden solange aufrechterhalten, bis ihre Gültigkeit gemäß jenem Beschluss endet.
2. Gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom registrierte W1-, W2- und W3b-Warnmeldungen werden als Prüfungswarnungen im Sinne des vorliegenden Beschlusses angesehen.
3. W3a- und W4-Warnmeldungen werden bis zum 1. Juli 2015 unter den im Beschluss 2008/969/EG, Euratom festgelegten Bedingungen registriert. Für die Zwecke von Abschnitt 4 dieses Beschlusses werden W3a- und W4-Warnmeldungen als Prüfungswarnungen im Sinne des vorliegenden Beschlusses angesehen. Der Beschluss 2008/969/EG, Euratom gilt für W5b-Warnmeldungen bis zum 1. Juli 2015.
Artikel 26
Veröffentlichung
Dieser Beschluss wird im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.
Brüssel, den 13. November 2014
DEĊIŻJONI TAL-KUMMISSJONI
tat-13 ta' Novembru 2014
dwar is-Sistema ta' Twissijiet Bikrija li għandha tintuża mill-uffiċjali awtorizzanti tal-Kummissjoni u tal-aġenziji eżekuttivi
(2014/792/UE)
IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta' Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (1), u partikolarment l-Artikolu 56(1) tiegħu,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 215/2008 tat-18 ta' Frar 2008 dwar ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-Għaxar Fond Ewropew għall-Iżvilupp (2), u b'mod partikolari l-Artikolu 17 tiegħu,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-11 ta' Settembru 2013 dwar investigazzjonijiet li saru mill-Uffiċċju Ewropew ta' Kontra l-Frodi (OLAF) u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1073/1999 (3), u partikolarment l-Artikoli 7(6) u 11 tiegħu,
Billi:
(1)
Il-Kummissjoni, li hija responsabbli għall-implimentazzjoni tal-baġit ġenerali tal-Unjoni Ewropea u ta' kwalunkwe fondi oħra ġestiti mill-Unjoni b'kunsiderazzjoni dovuta tal-prinċipju ta' ġestjoni finanzjarja soda stipulat fl-Artikoli 30 sa 33 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, hija obbligata li tiġġieled kontra l-frodi u kontra kwalunkwe attività illegali oħra li taffettwa l-interessi finanzjarji tal-Unjoni. Sabiex tiżgura li l-uffiċjali awtorizzanti tal-Kummissjoni u tal-aġenziji eżekuttivi huma infurmati b'mod sħiħ dwar it-theddid għall-interess finanzjarju tal-Unjoni, huwa meħtieġ li jiġu tistabbilxxti regoli interni flimkien mad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C (2014) 2784 (4).
(2)
Bil-għan li tiġi miġġielda l-frodi u jitħarsu l-interessi finanzjarji tal-Unjoni, il-Kummissjoni tuża l-Bażi tad-Dejta Ċentrali tal-Esklużjonijiet (CED) msemmija fl-Artikolu 108 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 u r-Regolament tal-Kummissjoni (KE, Euratom) Nru 1302/2008 tas-17 ta' Diċembru 2008 dwar il-bażi tad-dejta ċentrali tal-esklużjonijiet (5) u s-Sistema ta' Twissija Bikrija (EWS) tad-Deċiżjoni 2008/969/KE, Eurarom tas-16 ta' Diċembru 2008 dwar is-Sistema ta' Twissija Bikrija għall-użu tal-uffiċjali awtorizzanti tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi (6). Soġġett għall-adozzjoni mill-awtorità leġiżlattiva tal-proposta dwar l-emenda tar-Regolament Finanzjarju (7), huwa meħtieġ li jiġi żgurat li s-STB tibqa' effiċjenti.
(3)
Fil-perjodu interim, l-għan tas-STB għandu jibqa' l-istess fis-sustanza. Hija għandha tiżgura, fi ħdan il-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi tagħha, iċ-ċirkolazzjoni ta' informazzjoni ristretta permezz tar-reġistrazzjoni ta' twissijiet fis-STB dwar persuni li jistgħu jirrappreżentaw theddida għall-interessi u r-reputazzjoni finanzjarji tal-Unjonijew għal kwalunkwe fond ieħor ġestit mill-Unjoni.
(4)
Minħabba li d-Diretturi tal-aġenziji eżekuttivi jgawdu status ta' uffiċjal awtorizzanti b'delegazzjoni tal-Kummissjoni għall-implimentazzjoni ta' approprjazzjonijiet operazzjonali, huma għandu jkollhom aċċess għas-STB bl-istess mod li għandhom is-servizzi tal-Kummissjoni għall-ġestjoni tal-approprjazzjonijiet amministrattivi u operazzjoanli.
(5)
Minħabba li l-Kapijiet tad-Delegazzjonijiet tal-Unjoni li jkunu qed jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b'sottodelega tal-Kummissjoni, f'konformità mal-Artikolu 56(2) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 għandhom l-istatus ta' uffiċjal awtorizzanti b'delega tal-Kummissjoni għall-implimentazzjoni ta' approprjazzjonijiet operazzjonali, dawn għandu jkollhom aċċess għas-STB bl-istess mod bħas-servizzi tal-Kummissjoni għall-ġestjoni tal-approprjazzjonijeit amministrattivi u operazzjonali.
(6)
L-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF) għandu l-obbligu, skont l-Artikolu 7(6) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-11 ta' Settembru 2013 dwar investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċċju Ewropew ta' Kontra l-Frodi (OLAF) u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 1073/1999 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill u r-Regolament tal-Kunsill (Euratom) Nru 1074/1999 li jipprovdi informazzjoni mingħajr dewmien lis-servizzi tal-Kummissjoni kkonċernati dwar investigazzjonijiet li jkunu għaddejjin fejn juru li jista' jkun xieraq li jittieħdu miżuri amminisstrattivi ta' prekawzjoni biex ikunu protetti l-interessi finanzjarji tal-Unjoni. Skont l-Artikolu 11 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 huwa għandu wkoll l-obbligu li jfassal rapport malli titlesta investigazzjoni u li jagħmel rakkomandazzjonijiet li jindikaw, fejn xieraq, kwalunkwe azzjoni li għandha tittieħed, b'mod partikolari mill-istituzzjonijiet. Sabiex l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkun f'pożizzjoni li jitlob twissija, hu neċessarju li jiġi stabbilit liema informazzjoni l-OLAF għandu jressaq quddiem il-Kummissjoni.
(7)
L-OLAF għandu jkollu aċċess għaSTB biex iwettaq il-kompiti ta' investigazzjoni regolatorja tiegħu u l-attivitajiet tiegħu ta' intelligence u l-prevenzjoni tal-frodi eżerċitati skont ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013.
(8)
Għal raġunijiet ta' simplifikazzjoni, il-funzjonament taS-STB għandu jiġi ssimplifikat, in-numru ta' kategoriji ta' twissija għandu jitnaqqas, l-ambitu tagħhom ċċarat u l-ismijiet tat-twissijiet għandhom ikunu awtospjegattivi.
(9)
It-twissijiet ta' verifika bbażati fuq l-informazzjoni mibgħuta mill-OLAF għandom jiġu proposti mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli wara konsultazzjoni mad-Direttorat Ġenerali għall-Baġit u s-Servizz Legali, f'kooperazzjoni mill-qrib mal-OLAF.
(10)
It-twissijiet ta' esklużjoni għandhom jiġu proposti mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli lill-Kummissjoni u għandhom jiġu ivvalutati b'mod ċentralizzat mid-Direttorat Ġenerali għall-baġit u s-Servizz Legali fejn xieraq. Meta dawn it-twissijiet ta' esklużjoni jiġu proposti fuq il-bażi ta' informazzjoni mibgħuta mill-OLAF, għandhom jiġu vvalutati b'kooperazzjoni mill-qrib mal-OLAF. L-istess proċedura għandha tapplika meta l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkun fi ħsiebu jieħu kwalunkwe azzjoni li tista' taffettwa b'mod negattiv id-drittijiet tal-persuna kkonċernata.
(11)
L-uffiċjal Awtorizzanti responsabbli għandu jiddeċiedi dwar il-konsegwenzi meħtieġa għall-protezzjoni tal-interess finanzjarju tal-Unjoni, b'kooperazzjoni mill-qrib mal-OLAF u għandu jinfurma lill-OLAF dwar din id-deċiżjoni.
(12)
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli għandu jkun responsabbli mit-talba biex jiddaħħlu, jkunu modifikati jew jitneħħew jew jiġġeddu twissijiet. Sabiex jiġi ppreservat livell adegwat ta' kontroll, talbiet bħal dawn għandhom isiru fuq il-livell ġerarkiku stabbilit fid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2014)2784.
(13)
L-uffiċjal tal-kontabilità għandu jiżgura l-arranġamenti tekniċi xierqa għall-applikazzjoni effettiva tas-STB permezz tas-sistema ċentrali tal-kontabilità tal-Kummissjoni.
(14)
Informazzjoni dettaljata dwar ordnijiet ta' rkupru u ordnijiet ta' sekwestru għandha tkun disponibbli għas-servizzi kollha tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi permezz tas-sistema ċentrali tal-kontabilità tal-Kummissjoni. It-twissijiet W3a (ordni ta' sekwestru) u W4 (ordni ta' irkupru) previsti skont id-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom għandhom jieqfu. Din l-iformazzjoni waħedha ma tiġġustifikax twissija sistematikament. Dan jirrikjedi analiżi taċ-ċirkustanzi kollha fattwali tal-każ mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli sabiex jiddeċiedi jekk it-twissija hix meħtieġa jew le.
(15)
Ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta' individwu fir-rigward tal-ipproċessar ta' dejta personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-movement liberu ta' dik id-dejta (8) jistipula li l-ipproċessar ta' dejta personali mill-Kummissjoni jrid jirrispetta r-rekwiżiti leġittimi tal-ipproċessar u r-rekwiżiti marbuta mat-trasferiment tad-dejta stabbiliti fih, u li dan l-ipproċessar huwa soġġett għal iċċekkjar minn qabel mill-Kontrollur Ewropew tal-Protezzjoni tad-Dejta li jsegwi wara notifika mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Dejta tal-Kummissjoni.
(16)
Id-dispożizzjonijiet tal-protezzjoni tad-dejta għandhom jistipulaw x'inhuma d-drittijiet tal-persuni li d-dejta tagħhom hi jew tista' tkun imdaħħla fis-STB
(17)
Ċerti drittijiet ta' protezzjoni tad-dejta huma soġġetti għal eċċezzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 20 tar-Regolament (KE) Nru 45/2001, li għandhom jitqiesu każ b'każ u li għandhom jiġu applikati fuq bażi temporanja. Is-servizz responsabbli għat-talba ta' dħul, il-modifika, inkluż retifika jew tneħħija ta' informazzjoni rilevanti għandu jiddeċiedi dwar l-applikazzjoni ta' dawn l-eċċezzjonijiet.
(18)
Il-persuna li tkun soġġett ta' mandat ta' twissija ta' esklużjoni possibbli għandha tingħata l-opportunità li tesprimi l-fehmiet tagħha bil-miktub qabel issir it-talba ta' reġistrazzjoni ta' twissija dwar dik il-persuna fis-STB. L-istess opportunità għandha tingħata meta l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkun fi ħsiebu jieħu kwalunkwe azzjoni li tista' taffettwa b'mod negattiv id-drittijiet tal-persuna kkonċernata.
(19)
Din l-opportunità għandha tiġi eċċezzjonalment diferita sabiex tiġi ppreservata l-kunfidenzjalità tal-investigazzjoni jew tal-proċedimenti legali nazzjonali jekk ikun hemm raġunijiet leġittimi obbligatorji.
(20)
Id-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom għandha tibqa' tapplika sal-1 ta' Lulju 2015, sa fejn dan huwa neċessarju biex jiġi żgurat ir-rispett tar-regolamenti tal-Kunsill dwar miżuri restrittivi, meħuda fuq il-bażi tal-Artikolu 215 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE), sakemm il-kontabilità bbażata fuq id-dovuti (ABAC) tikkunsidra l-informazzjoni li tinsab fil-bażi tad-dejta tas-servizz responsabbli tal-Istrumenti tal-Politika Barranija. Din tieħu l-forma tar-reġistrazzjoni ta' twissija W5b imsemmija fid-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom.
(21)
Id-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom għandha tibqa' tapplika għat-twissijiet W3a u W4 sal-1 ta' Lulju 2015, li sa dak iż-żmien għandhom ikunu assimilati ma' twissijiet ta' verifika għall-applikazzjoni tat-Taqsima 4 ta' din id-Deċiżjoni.
(22)
L-implimentazzjoni ta' din id-Deċiżjoni teħtieġ valutazzjoni regolari tal-funzjonament tas-STB u l-kontribut effettiv tagħha għall-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni.
IDDEĊIDIET KIF ĠEJ:
TAQSIMA 1
DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI
Artikolu 1
Suġġett, ambitu u skop
1. Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi Sistema ta' Twissija Bikrija (“STB”) għall-użu mill-uffiċjali awtorizzanti tal-Kummissjoni u tal-aġenziji eżekuttivi meta dawn jimplimentaw il-baġit ġenerali tal-Unjoni Ewropea u għal kull fond ieħor ġestit mill-Unjoni.
2. L-STB tikkontribwixxi għall-ħarsien tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni u s-salvagwardja tal-immaġni tal-Unjoni, il-ġlieda kontra l-frodi u l-ġestjoni finanzjarja soda.
3. L-għan tas-STB huwa li:
(a)
permezz ta' reġistrazzjoni ta' twissijiet tinforma lill-uffiċjali awtorizzanti responsabbli tal-Kummissjoni u tal-aġenziji eżekuttivi li persuna tista' tirrappreżenta theddida għall-interessi finanzjarji u l-immaġni tal-Unjoni jew għal kull fond ieħor ġestit mill-Unjoni; kif ukoll
(b)
tippermetti lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli li jagħmel verifiki jew jieħu miżuri xierqa, inklużi dawk imsemmija fit-Taqsima 4 abbażi ta' twissijiet.
4. L-informazzjoni tikkontribwixxi biex tiżgura:
(a)
l-prevenzjoni tar-riskji permezz ta' mezzi ta' verifika abbażi ta' informazzjoni bikrija dwar persuna għal suspett jew sejbiet relatati ma' xi wieħed mill-atti li ġejjin:
-
errur sostanzjali jew irregolarità;
-
imġiba professjonali ħażina;
-
ksur serju tal-kuntratt; jew
-
frodi, korruzzjoni jew kull attività illegali ta' detriment għall-interessi finanzjarji tal-Unjoni kif imsemmi fl-Artikolu 141 tar-Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012 (9);
(b)
L-esklużjoni ta' persuna skont l-Artikoli 106(1) u 109(1), tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta' Ottubru 2012 rigward ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (l-“FR”).
Artikolu 2
Definizzjonijiet
Għall-finijiet ta' din id-deċiżjoni, jiġu applikati d-definizzjonijiet li ġejjin:
(a)
“l-uffiċjal tal-kontabilità” tfisser l-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni jew membru subordinat tal-persunal li lilu l-uffiċjal tal-kontabilità jkun iddelega ċerti kompiti skont l-Artikolu 69 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;
(b)
“l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli” tfisser l-uffiċjal awtorizzanti b'delega tal-Kummissjoni skont it-tifsira tal-Artikolu 65 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 responsabbli skont ir-regoli interni għall-implimentazzjoni tal-baġit ġenerali tal-Unjoni Ewropea (il-“baġit”), inklużi d-diretturi tal-aġenziji eżekuttivi, l-uffiċjali awtorizzanti b'sottodelega skont it-tifsira tal-Artikolu 65 ta' dak ir-Regolament li jeżerċitaw il-funzjoni ta' direttur, u l-Kapijiet tad-Delegazzjonijiet tal-Unjoni li jkunu qed jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b'sottodelega tal-Kummissjoni, f'konformità mal-Artikolu 56(2) ta' dak ir-Regolament;
(c)
“suġġett tad-dejta” tfisser persuna identifikabbli kif imsemmi fir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta' individwi fir-rigward tal-ipproċessar ta' dejta personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-moviment liberu ta' dik id-dejta;
(d)
“riżultati” tfisser fatti stabbiliti misjuba matul l-implimentazzjoni ta' impenn legali, jew irreġistrati fil-kuntest ta' awditi jew investigazzjonijiet imwettqa mill-Qorti tal-Awdituri, l-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF), mis-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) jew kull awditu jew kontroll ieħor li jsir taħt ir-responsabbiltà tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli;
(e)
“impenn legali” ifisser impenn meħud mill-Kummissjoni fit-Titoli V sa VIII tal-Parti 1, u Parti 2 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;
(f)
“persuna” tfisser kwalunkwe persuna fiżika jew kwalunkwe persuna ġuridika jew kwalunkwe assoċjazzjoni mingħajr personalità ġuridika kif elenkati hawn taħt:
-
riċevitur kif definit fl-Artikolu 2(i) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012,
-
kandidat jew offerent,
-
applikant għall-għotja,
-
parteċipant f'kompetizzjoni bi premju
-
espert estern remunerat skont l-Artikolu 204(i) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012,
-
persuna b'setgħat ta' rappreżentanza, teħid ta' deċiżjonijiet jew kontroll fuq persuna ġuridika oħra msemmija fl-Artikolu 106(1)(b) u (e) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;
(g)
“imġiba ħażina professjonali” tfisser ksur ta' liġijiet jew regolamenti jew standards etiċi tal-professjoni li tappartjeni għaliha l-persuna, kif ukoll kwalunkwe aġir illegali li għandu impatt fuq l-kredibilità professjonali tagħha;
(h)
“Subkuntrattur” tfisser operatur ekonomiku li huwa propost minn kandidat jew offerent jew kuntrattur biex iwettaq parti minn kuntratt, filwaqt li l-awtorità kontraenti m'għandha l-ebda impenn legali dirett miegħu;
(i)
“errur sostanzjali jew irregolarità” tfisser errur sostanzjali jew irregolarità kif definiti fl-Artikolu 166(2) tar-Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012;
(j)
“persuna ta' kuntatt tat-twissija” tfisser il-persuna fi ħdan is-servizz responsabbli għat-talba li hi inkarigata mill-fajl tat-twissija sakemm titneħħa;
Artikolu 3
Il-Funzjonament tas-STB
1. L-uffiċjal tal-kontabilità jiżgura l-arranġamenti tekniċi xierqa għal funzjonament effettiv tas-STBS u l-monitoraġġ tagħha.
L-uffiċjal tal-kontabilità jdaħħal, jimmodifika, iġedded jew ineħħi t-twissijiet tas-STB mitluba mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
2. L-uffiċjal tal-kontabilità jadotta miżuri ta' implimentazzjoni li jikkonċernaw l-aspetti tekniċi u jiddefinixxi proċeduri assoċjati, inkluż fil-qasam tas-sigurtà.
L-uffiċjal tal-kontabilità javża lis-servizzi tal-Kummissjoni u lill-aġenziji eżekuttivi dwar dawn il-miżuri.
Artikolu 4
Is-setgħa li wieħed jitlob, jimmodifika, iġedded jew ineħħi twissija
1. Huma biss l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli li jistgħu jitlobu r-reġistrazzjoni, il-modifika, it-tiġdid jew it-tneħħija ta' twissija.
2. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jindirizzaw it-talba għar-reġistrazzjoni, il-modifika, it-tiġdid jew it-tneħħija ta' twissijiet lill-uffiċjal tal-kontabilità. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli juża l-formola stabbilita fl-Anness ta' din id-Deċiżjoni.
3. Il-persuna ta' kuntatt tat-twissija imsemmi fl-Artikolu 8 jivverifika li r-rekwiżiti tal-Artikoli 11 jew 12 jiġu ssodisfatti qabel ma jibgħat it-talba lill-uffiċjal tal-kontabilità.
Artikolu 5
Aċċess għas-STB
Is-servizzi tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi jkollhom aċċess dirett għall-informazzjoni li tinsab fis-STB permezz tas-sistema ċentrali ta' kontabilità pprovduta mill-Kummissjoni.
Is-servizz tal-Kummissjoni jew l-aġenzija eżekuttiva responsabbli għal sistema lokali jistgħu jużaw din is-sistema biex jiksbu aċċess għad-dejta maħżuna fis-STB, dment li tiġi garantita konsistenza fid-dejta bejn is-sistema lokali u s-sistema ċentrali ta' kontabilità.
Artikolu 6
L-użu tas-STB
Informazzjoni maħżuna fis-sistema ta' twissija bikrija tista' tintuża biss għall-iskop tal-implimentazzjoni tal-baġit jew ta' kwalunkwe fond ieħor ġestit mill-Unjoni. Dan m'għandux jaffettwa l-informazzjoni li tinsab fil-bażi tad-dejta ċentrali tal-esklużjoni (minn hawn' il quddiem “CED”) imsemmija fl-Artikolu 1(2) u 1 (3) tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 1302/2008 (10).
L-OLAF jista' juża l-informazzjoni li tinsab fis-STB u CED għall-investigazzjonijiet tiegħu skont ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-11 ta' Settembru 2013 dwar investigazzjonijiet immexxija mill-OLAF u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 1073/1999 (“ir-Regolament OLAF”), u għall-attivitajiet ta' prevenzjoni tal-frodi, inkluż l-analiżi tar-riskji.
Artikolu 7
L-għażla ta' żmien tal-konsultazzjoni tas-STB
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jivverifika jekk hemmx twissija fis-STB li tikkonċerna terzi persuni fl-istadji li ġejjin:
(a)
qabel ma jiddaħħal impenn baġitarju individwali;
(b)
qabel ma jiddaħħal impenn baġitarju globalijekk il-persuna tkun magħrufa f'dak l-istadju;
(c)
fil-każ ta' impenji baġitarji proviżorji, qabel ma jiġi konkluż l-impenn legali li jagħti lok għal intitolament ta' ħlasijiet sussegwenti sakemm ma jikkonċernawx il-ħlas tal-persunal u rimbors tal-ispejjeż tal-ivjaġġar relatati ma' parteċipazzjoni f'laqgħat u kompetizzjonijiet;
(d)
fil-każ ta' proċeduri ta' akkwist jew għotja, kompetizzjonijiet bi premju u sejħiet għal espressjoni ta' interess, mhux aktar tard minn qabel id-deċiżjoni tal-għotja;
(e)
fil-każ ta' akkwist, jekk l-awtorità kontraenti tillimita n-numru ta' kandidati mistiedna biex jissottomettu offerta, qabel l-għażla tal-kandidati tkun tlestiet;
(f)
qabel kwalunkwe ħlas sakemm ma jikkonċernax il-ħlas tal-persunal u rimbors tal-ispejjeż tal-ivjaġġar relatati ma' parteċipazzjoni f'laqgħat u kompetizzjonijiet.
Artikolu 8
Persuna ta' kuntatt ta' twissija
Il-persuna ta' kuntatt ta' twissija għandha:
(a)
tħejji t-talba għal reġistrazzjoni ta' twissija;
(b)
tgħaddi t-talba u kwalunkwe informazzjoni oħra relatata mat-twissija lill-uffiċjal tal-kontabilità;
(c)
tipprovdi l-informazzjoni li tippermetti lill-uffiċjali awtorizzanti responsabbli li jagħmel verifiki jew tiddeċiedi dwar il-konsegwenzi msemmija fit-Taqsima 4.
TAQSIMA 2
INFORMAZZJONI MDAĦĦLA fis-STB
Artikolu 9
Kategoriji ta' twissijiet
1. It-twissijiet tas-STB jinqasmu fiż-żewġ kategoriji li ġejjin:
(a)
“twissijiet ta' verifika”, meta persuna tkun suspettata jew soġġetta għal sejbiet ta' frodi, korruzzjoni jew kull attività illegali oħra li taffettwa l-interessi finanzjarji tal-Unjoni kif imsemmi fl-Artikolu 141 ta' Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012, ta' erruri sostanzjali jew irregolarità, ta' mġiba professjonali ħażina jew ta' ksur serju tal-kuntratt;
(b)
“twissijiet ta' esklużjoni”, fejn persuna hija eskluża skont il-motivi ta' esklużjoni previsti fl-Artikoli 106 (1) u 109 (1) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
2. Persuna tista' tkun soġġetta għal twissijiet reġistrati distinti għal raġunijiet differenti.
Artikolu 10
Informazzjoni li tinsab fit-twissijiet tas-STB
It-twissijiet tas-STB jinkludu l-informazzjoni li ġejja:
(a)
l-identifikazzjoni tal-persuna;
(b)
it-tip ta' twissija;
(c)
it-tul ta' żmien tat-twissija;
(d)
ir-raġunijiet li għalihom il-persuna tirrappreżenta theddida għall-interessi finanzjarji u l-immaġni tal-Unjoni jew għal kwalunkwe fond ieħor ġestit mill-Unjoni;
(e)
l-informazzjoni relatata ma' proċedura kontradittorja;
(f)
l-isem tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli;
(g)
l-isem tal-persuna ta' kuntatt ta' twissija msemmija fl-Artikolu 8 ta' din id-Deċiżjoni.
Artikolu 11
Twissijiet ta' verifika
1. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista' jitlob twissija ta' verifika fejn tkun sodisfatta waħda mill-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
L-OLAF ikun informa lill-uffiċċjal awtorizzanti responsabbli skont ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013, meta l-investigazzjonijiet tiegħu juru li jista' jkun xieraq li jittieħdu miżuri biex jiġu protetti l-interessi finanzjarji tal-Unjoni;
(b)
il-Qorti Ewropea tal-Awdituri tkun għaddiet informazzjoni lill-Kummissjoni jew l-IAS tkun għaddiet informazzjoni lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli li tindika frodi, korruzzjoni jew kwalunkwe attività illegali oħra li taffettwa l-interessi finanzjarji tal-Unjoni kif imsemmi fl-Artikolu 141 ta' Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012, jew erruri sostanzjali jew irregolarità, jew mġiba professjonali ħażina jew ta' ksur serju ta' kuntratt fir-rigward ta' persuna;
(c)
l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkun wettaq verifika, awditu jew kontroll li jindika frodi, korruzzjoni, kwalunkwe attività illegali oħra li taffettwa l-interessi finanzjarji tal-Unjoni kif imsemmi fl-Artikolu 141 ta' Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012, erruri sostanzjali, irregolaritajiet jew kondotta professjonali ħażina jew ta' ksur serju ta' kuntratt fir-rigward ta' persuna jew ikun irċieva informazzjoni dwar tali verifika, awditu jew kontroll.
2. Twissija ta' verifika jkollha durata massima ta' sena. Hija titneħħa meta tintalab twissija ta' esklużjoni, jew meta ma jkunx hemm aktar bżonn ta' verifika.
3. Fi tmiem il-perjodu msemmi fil-paragrafu 2, it-twissija ta' verifika titneħħa awtomatikament
4. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista' jitlob it-tiġdid tat-twissija ta' verifika fejn l-OLAF jinformah li l-konklużjonijiet dwar l-investigazzjonijiet imsemmijin fil-paragrafu 1 għadhom ma ġewx ikkompilati iżda li l-investigazzjonijiet jiġġustifikaw iż-żamma ta' twissija ta' verifika. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista' wkoll jitlob it-tiġdid tat-twissija ta' verifika meta l-kundizzjonijiet stabbiliti fil-paragrafu 1 (b) u (c), għadhom issodisfati.
5. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jipprovdi r-raġunijiet għaliex it-tiġdid huwa neċessarju għall-protezzjoni tal-interessi finanzjarji u l-immaġni tal-Unjoni.
6. Tiġdid ikun meqjus bħala talba ġdida għal twissija ta' verifika.
Artikolu 12
Twissijiet ta' esklużjoni
1. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jitlob twissija ta' esklużjoni għall-każijiet imsemmija fl-Artikolu 106(1) jew 109(1) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
2. It-twissija ta' esklużjoni titneħħa fi tmiem il-perjodu tal-esklużjoni.
3. It-twissija ta' esklużjoni tiddaħħal b'mod awtomatiku fis-CED mis-STB.
Artikolu 13
Informazzjoni trażmessa mill-OLAF
Meta l-OLAF jittrażmetti informazzjoni skont l-Artikolu 7(6) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 biex jassisti lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli biex jiddeċiedi li jieħu miżuri ta' prekawzjoni biex jiġu protetti l-interessi finanzjarji tal-Unjoni Ewropea jew f'konformità mal-Artikolu 11 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013, din l-informazzjoni tinkludi:
(a)
l-identità tal-persuna kkonċernata;
(b)
sommarju tal-fatti rilevanti u tar-riskji identifikati mill-investigazzjoni. Is-sommarju jkun biżżejjed biex jippermetti l-persuna biex tinstema' b'mod effettiv skont l-Artikolu 16 ta' din id-Deċiżjoni;
(c)
kwalunkwe miżuri speċjali ta' kunfidenzjalità rakkomandati f'każijiet partikolari li jinvolvu l-użu ta' miżuri investigattivi li jaqgħu fil-kompetenza ta' awtorità ġudizzjarja nazzjonali jew, fil-każ ta' investigazzjoni esterna, fil-kompetenza ta' awtorità nazzjonali, skont ir-regoli nazzjonali applikabbli għal investigazzjonijiet.
TAQSIMA 3
DISPOŻIZZJONIJIET PROĊEDURALI GĦAR-REĠISTRAZZJONI TA' TWISSIJA
Artikolu 14
Konsultazzjoni minn qabel ta' servizzi ċentrali għal twissijiet ta' verifika
Qabel ma jiddeċiedi li jitlob reġistrazzjoni ta' twissija ta' verifika fuq il-bażi tal-informazzjoni mibgħuta mill-OLAF skont l-Artikoli 7(6) u 11 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jikkonsulta mad-Direttorat Ġenerali għall-Baġit (servizz finanzjarju ċentrali) u, fejn xieraq, is-Servizz Legali, f'kooperazzjoni mill-qrib mal-OLAF f'konformità mar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013.
Artikolu 15
Valutazzjoni tat-twissijiet ta' esklużjoni mis-servizzi ċentrali
Qabel ma tintalab twissija ta' esklużjoni għall-każijiet imsemmija fl-Artikoli 106(1) (b), (c), (e) u Artikolu 109(1) proposta mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u tul ta' żmien xieraq tagħha trid issir valutazzjoni ċentralizzata mid-Direttorat Ġenerali għall-Baġit u s-Servizz Legali. Meta t-twissija ta' esklużjoni proposta mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli hija bbażata fuq informazzjoni mibgħuta mill-OLAF, din il-valutazzjoni ssir b'kooperazzjoni mill-qrib mal-OLAF.
Artikolu 16
Dritt tas-smigħ
1. Ir-reġistrazzjoni ta' twissijiet hija soġġetta għar-regoli li ġejjin:
(a)
Kull meta l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jipprevedi li jitlob reġistrazzjoni ta' twissija ta' esklużjoni jew jikkunsidra li jieħu kwalunkwe azzjoni li tista' taffettwa b'mod negattiv id-drittijiet tal-persuna kkonċernata, huwa -ewwel jagħti lill-persuna kkonċernata l-opportunità li tesprimi l-opinjonijiet tagħha bil-miktub. l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jagħti lill-persuna mill-inqas 14-il jum kalendarju biex tagħmel dan. Fl-istess ħin, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jinforma lill-persuna li, fin-nuqqas ta' tweġiba, it-twissija tiġi rreġistrata.
Fejn ikun xieraq, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jagħti lill-persuna l-opportunità li tesprimi l-fehmiet tagħha fuq il-bażi tal-informazzjoni pprovduta mill-OLAF.
(b)
Jekk il-persuna tippreżenta kummenti li ma jbiddlux il-valutazzjoni tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, dan tal-aħħar jitlob lill-uffiċjal tal-kontabilità biex jattiva t-twissija.
Jekk il-persuna tippreżenta kummenti li, fil-fehma tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, jrendu twissija sproporzjonata jew mhux neċessarja, it-twissija ma tkunx attivata u l-persuna tiġi mgħarrfa kif xieraq.
L-Uffiċjal tal-Kontabilità jikkonferma r-reġistrazzjoni tat-twissija fis-STB lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, kif xieraq.
(c)
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jinnotifika lill-persuna bl-attivazzjoni tat-twissija u bit-tul tagħha. Madankollu, in-notifika ma tkunx meħtieġa jekk il-persuna ma tweġibx għall-istedina biex tippreżenta l-kummenti tagħha bil-miktub.
2. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista' jitlob ir-reġistrazzjoni ta' twissija ta' esklużjoni għall-każijiet imsemmija fl-Artikolu 106(1)(e) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 sakemm tittieħed deċiżjoni dwar it-tul taż-żmien tal-esklużjoni, diġà qabel ma tingħata lill-persuna l-opportunità li tesprimi l-fehmiet tagħha. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jagħti lill-persuna l-opportunità li tippreżenta l-fehmiet tagħha dwar it-tul taż-żmien tal-esklużjoni.
3. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista' jitlob ir-reġistrazzjoni ta' twissija ta' esklużjoni għas-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 106(1)(a) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 diġà qabel ma tingħata lill-persuna l-opportunità li tesprimi l-fhemiet tagħha jekk ikollha dokument uffiċjali li jistabbilixxi s-sitwazzjoni. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jinnotifika lill-persuna bir-reġistrazzjoni tat-twissija ta' esklużjoni.
4. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista', b'mod eċċezzjonali, jipposponi l-opportunità mogħtija lill-persuna li tesprimi l-fhemiet tagħha bil-miktub qabel it-talba għal reġistrazzjoni ta' twissija ta' esklużjoni jew qabel jieħu kwalunkwe azzjoni li tista' taffettwa b'mod negattiv id-drittijiet tal-persuna kkonċernata, sakemm hemm raġunijiet leġittimi obbligatorji li tiġi ppreservata l-kunfidenzjalità tal-investigazzjoni jew tal-proċedimenti legali nazzjonali filwaqt li jkompli jipproċedi bir-reġistrazzjoni tat-twissija.
5. Meta l-OLAF jinforma lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli skont l-Artikolu 13, huwa jindika jekk hux meħtieġ li tinżamm il-kunfidenzjalità tal-proċedura tal-investigazzjoni jew dik ta' proċediment ġudizzjarju nazzjonali u jekk hux meħtieġ li l-opportunità mogħtija lill-persuna li tesprimi l-opinjonijiet tiġi differita.
6. Il-persuna tingħata l-opportunità li tesprimi l-opinjonijiet tagħha hekk kif ir-raġunijiet għall-protezzjoni ta' investigazzjoni jew proċeduri legali nazzjonali ma jibqgħux jeżistu.
Artikolu 17
Il-protezzjoni tad-dejta u d-drittijiet tas-suġġetti tad-dejta
1. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jinforma lis-suġġetti tad-dejta li d-dejta dwarhom tista' tiġi inkluża fis-STB u li lil min id-dejta tista' tiġi kkomunikata. Din l-informazzjoni ġenerali tkun ikkomunikata bil-miktub, b'mod partikolari, fis-sejħiet għall-offerti, sejħiet għall-proposti, kompetizzjonijiet bi premju u fl-assenza ta' sejħiet, qabel ma jingħataw il-kuntratti jew l-għotjiet.
2. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli li jitlob ir-reġistrazzjoni ta' twissija jkun responsabbli għar-relazzjonijiet mal-persuna li d-dejta tagħha tiddaħħal fis-STB. Hu jwieġeb għal talbiet magħmula mill-persuna kkonċernata biex tiġi retifikata dejta personali mhux akkurata jew kompluta u għal kull talba jew mistoqsija oħra minn din il-persuna.
3. Persuna tista' wkoll titlob bil-miktub informazzjoni mingħand l-uffiċjal tal-kontabilità dwar jekk hiex irreġistrata fis-STB.
L-uffiċjal tal-kontabilità jipprovdi din l-informazzjoni sakemm l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, fejn addattat bi ftehim mal-OLAF, ma jiddeċiedix li japplikaw ir-restrizzjonijiet tal-Artikolu 20(1) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
4. It-twissijiet imneħħija jkunu aċċessibbli għall-finijiet ta' awditu u investigazzjoni biss u m'għandhomx ikunu viżibbli għall-utenti tas-STB.
Madankollu, id-dejta personali li jkun fihom it-twissijiet li jirreferu għal persuni fiżiċi tibqa' aċċessibbli għal dawn il-finijietgħal ħames snin biss wara li tkun tneħħiet it-twissija.
Artikolu 18
Rieżami tat-twissija
Jekk il-persuna li għaliha hija rreġistrata twissija fis-STB tipprovdi elementi ġodda li juru li r-raġunijiet għar-reġistrazzjoni ma għadhomx jeżistu, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jitlob it-tneħħija tat-twissija.
Il-persuna li għaliha twissija ta' esklużjoni hija rreġistrata fis-STB tista' tilmenta mal-Ombudsman u tfittex stħarriġ ġudizzjarju.
TAQSIMA 4
KONSEGWENZI TAT-TWISSIJIET
Artikolu 19
Regoli ġenerali li jirregolaw il-konsegwenzi
1. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jitlob kull informazzjoni rilevanti mill-persuna ta' kuntatt tat-twissija sabiex ikun jista' jiddeċiedi dwar il-konsegwenzi stabbiliti f'din it-taqsima.
2. Meta, fuq il-bażi tal-informazzjoni mogħtija mill-OLAF l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jitlob reġistrazzjoni ta' twissija ta' verifika skont l-Artikolu 11, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jsegwi l-proċedura stabbilita fl-Artikoli 14 jew 15 ta' din id-deċiżjoni u jiddeċiedi dwar il-konsegwenzi f'kooperazzjoni mill-qrib mal-OLAF f'konformità mar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013.
3. Meta jkun qed jiddeċiedi dwar il-konsegwenzi, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jqis il-kriterji li ġejjin għat-twissijiet kollha:
(a)
ir-riskji għall-interessi finanzjarji u l-immaġni tal-Unjoni;
(b)
l-ammont u t-tul ta' żmien tal-impenn legali;
(c)
l-urġenza fl-implimentazzjoni tal-impenn legali;
(d)
in-natura tal-fatti;
(e)
is-serjetà tal-fatti; kif ukoll
(f)
il-konsegwenzi possibbli tal-implimentazzjoni tal-impenn legali;
Għat-twissijiet ta' esklużjoni, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jqis ukoll in-natura u l-gravità tan-nuqqas ta' raġunijiet għall-esklużjoni u l-ħtieġa ta' kontinwità tas-servizz.
4. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, f'kull każ, jiġġustifika d-deċiżjoni tiegħu dwar il-konsegwenzi bil-miktub.
Artikolu 20
Konsegwenza tat-twissijiet ta' verifika
1. Fil-każ ta' proċeduri ta' akkwist jew aġġudikazzjoni ta' għotja jew kompetizzjonijiet għall-premjijiet, il-verifika mseemmija tista' tkun dan li ġej:
(a)
l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista' jitlob dokumenti ta' sostenn addizzjonali kif stabbilit fil-proċedura ta' akkwist jew aġġudikazzjoni ta' għotja jew kompetizzjonijiet għall-premjijiet;
(b)
għal proċedura ta' għotja, analiżi tar-riskju relatata mal-prefinanzjament.
2. Fil-każ ta' impenn legali, il-verifika msemmija tista' tkun dan li ġej:
(a)
verifika li l-azzjoni hija konformi mal-impenn legali, inkluż ir-rispett tal-iskadenzi u l-kontenut ta' riżultati tanġibbli;
(b)
għal għotjiet eżistenti, il-verifika tal-eliġibbiltà tal-kostijiet qabel il-ħlas jew it-twettiq ta' awditjar jew kontrolli fuq il-post.
Artikolu 21
Id-dritt tas-smigħ wara twissija ta' verifika
Il-proċedura stabbilita fl-Artikolu 15 ta' din id-Deċiżjoni u d-dritt ta' smigħ stabbilit fl-Artikolu 16 ta' din id-Deċiżjoni japplika wkoll meta uffiċjal awtorizzanti responsabbli wara twissija ta' verifika jipprevedi li jieħu kwalunkwe azzjoni li tista' taffettwa b'mod negattiv id-drittijiet tal-persuna kkonċernata.
Artikolu 22
Konsegwenzi tat-twissijiet ta' esklużjoni dwar proċeduri u impenji legali
1. Fil-każ ta' proċeduri ta' akkwist jew aġġudikazzjoni ta' għotja jew kompetizzjonijiet bi premju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jeskludi persuna soġġetta għal twissija ta' esklużjoni milli tipparteċipa fi proċeduri ta' akkwist jew għotja, sakemm il-kundizzjonijiet stipulati fl-Artikolu 106(2) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 jiġu ssodisfati, meta persuna tkun f'sitwazzjoni ta' monopolju.
2. F'każ ta' impenji legali eżistenti, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiddeċiedi dwar il-konsegwenzi, inkluż kwalunkwe minn dawn li ġejjin:
(a)
li jipproċedi bl-implimentazzjoni tal-kuntratt jew tas-sussidju u jagħmel kull verifika xierqa;
(b)
li jissospendi l-limitu ta' żmien għall-pagament f'konformità mal-Artikolu 92(2) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;
(c)
li jissospendi l-pagamenti f'konformità mal-Artikolu 208 tar-Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012;
(d)
li jissospendi l-implimentazzjoni tal-kuntratt jew għotja f'konformità mal-Artikoli 116 u 135(5) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;
(e)
li jittermina l-impenn legali jekk il-forniment tal-impenn legali jipprevedi t-terminazzjoni abbażi tal-informazzjoni li għaliha t-twissija kienet ġiet irreġistrata.
3. Jekk il-persuna hija subkuntrattur, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jitlob lill-offerent jew il-kandidat jew l-offerent biex jissostitwixxi s-sottokuntrattur.
Artikolu 23
Kosengwenzi tat-twissijiet ta' esklujoni fuq tranżazzjonijiet baġitarji
1. F'każ ta' twissija ta' esklużjoni, fejn ikun xieraq, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jikkonferma fis-sistema ta' kontabilità li l-ħlas għandu jsir minkejja l-eżistenza tat-twissija.
2. Fejn tkun irreġistrata twissija ta' esklużjoni, ma jsiru l-ebda impenn baġitarju, l-ebda reġistrazzjoni ta' impenn legali individwali fil-kontijiet baġitarji fuq il-bażi ta' impenn globali u l-ebda konklużjoni ta' impenn legali fuq il-bażi ta' impenn proviżorju, ħlief meta persuna tkun f'sitwazzjoni ta' monopolju skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 106(2) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
TAQSIMA 5
DISPOŻIZZJONIJIET FINALI
Artikolu 24
Tħassir
Id-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom dwar is-Sistema ta' Twissijiet Bikrija għall-użu mill-uffiċjali awtorizzanti tal-Kummissjoni u tal-aġenziji eżekuttivi hija mħassra.
Artikolu 25
Dispożizzjonijiet tranżizzjonali
1. It-twissijiet ta' esklużjoni rreġistrati fid-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom jibqgħu attivi sa tmiem it-tul tagħhom skont dik id-Deċiżjoni.
2. It-twissijiet W1, W2 u W3b rreġistrati skont id-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom jitqiesu bħala twissijiet ta' verifika skont din id-Deċiżjoni.
3. It-twissijiet W3a u W4 jibqgħu jiġu rreġistrati sal-1 ta' Lulju 2015 skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fid-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom. Għall-applikazzjoni tat-Taqsima 4 ta' din id-Deċiżjoni, it-twissijiet W3a u W4 jitqiesu bħala twissijiet ta' verifika skont din id-Deċiżjoni. Id-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom tkompli tapplika għat-twissijiet W5b sal-1 ta' Lulju 2015.
Artikolu 26
Pubblikazzjoni
Din id-Deċiżjoni tiġi ppubblikata f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Magħmul fi Brussell, it-13 ta' Novembru 2014.