Kommissionens beslut
av den 18 december 2001
om genomförandebestämmelser för rådets beslut 2000/596/EG i fråga om förvaltnings- och kontrollsystem samt förfaranden för att genomföra finansiella korrigeringar beträffande åtgärder som medfinansieras av Europeiska flyktingfonden
[delgivet med nr K(2001) 4372]
(2002/307/EG)
EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR FATTAT DETTA BESLUT
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,
med beaktande av rådets beslut 2000/596/EG av den 28 september 2000 om inrättande av en europeisk flyktingfond(1), särskilt artikel 24 i detta,
efter samråd med den rådgivande kommitté som inrättats genom artikel 21.1 i beslut 2000/596/EG, och
av följande skäl:
(1) För att säkerställa en god finansiell förvaltning av de medel som beviljas genom Europeiska flyktingfonden (nedan kallad fonden) är det nödvändigt att medlemsstaterna upprättar riktlinjer för organisationen av de uppgifter som åligger den myndighet som ansvarar för genomförandet av medfinansierade åtgärder.
(2) För att gemenskapens resurser skall användas enligt principerna om en sund ekonomisk förvaltning måste medlemsstaternas förvaltnings- och kontrollsystem möjliggöra en tillfredsställande verifieringskedja, och medlemsstaterna måste lämna kommissionen allt nödvändigt bistånd vid genomförandet av kontroller, inbegripet stickprovskontroller.
(3) För att gemenskapens resurser skall användas på ett effektivt och korrekt sätt bör man fastställa enhetliga kriterier för de kontroller som medlemsstaterna genomför enligt artikel 18 i beslut 2000/596/EG.
(4) För att de utgiftsdeklarationer, för vilka betalning begärs enligt artikel 17.2 i beslut 2000/596/EG, skall kunna behandlas på ett enhetligt sätt bör ett standardformulär utarbetas för dessa deklarationer.
(5) För att möjliggöra återkrävande enligt artikel 18.1 i beslut 2000/596/EG av belopp som utbetalats på felaktiga grunder är det nödvändigt att föreskriva att uppdagade oegentligheter skall anmälas till kommissionen och att till anmälan skall fogas uppgifter om hur de administrativa eller rättsliga förfarandena har fortlöpt.
(6) Enligt artikel 19.1 i beslut 2000/596/EG skall medlemsstaterna genomföra finansiella korrigeringar i samband med enskilda eller systematiska oegentligheter genom att helt eller delvis dra in bidraget från gemenskapen. För att säkerställa att denna bestämmelse tillämpas på samma sätt i hela gemenskapen bör det fastställas bestämmelser om hur sådana korrigeringar skall beräknas och om rapportering till kommissionen.
(7) Om en medlemsstat inte uppfyller de krav som ställs på den enligt artikel 19.1 i beslut 2000/596/EG eller kraven i artikel 18 i beslutet, kan kommissionen själv göra de finansiella korrigeringarna med stöd av artikel 18.4 i beslutet. Det är lämpligt att beloppet för sådana korrigeringar alltid, när så är möjligt och genomförbart, beräknas utifrån handlingarna för det enskilda ärendet, och att det motsvarar de utgifter som felaktigt belastat fonden, varvid hänsyn skall tas till proportionalitetsprincipen. Om det inte är möjligt eller genomförbart att exakt kvantitativt fastställa värdet av de finansiella konsekvenserna av oegentligheten, eller om det skulle strida mot proportionalitetsprincipen att avföra samtliga de utgifter det gäller, bör kommissionen fastställa korrigeringen genom extrapolering eller genom att fastställa en klumpsumma utifrån den värdering som den gjort av omfattningen och de finansiella konsekvenserna av den oegentlighet som medlemsstaten har underlåtit att förebygga, påvisa eller korrigera.
(8) Det är nödvändigt att fastställa vissa former för genomförandet av de finansiella korrigeringar som avses i artikel 19.1 i beslut 2000/596/EG och att föreskriva att samma former skall tillämpas i de fall som avses i artikel 18.4 b i det beslutet.
(9) Det bör fastställas procentsatser för dröjsmålsräntan på belopp som blir föremål för återkrav och skall återbetalas till kommissionen enligt artikel 19.3 i beslut 2000/596/EG.
(10) Tillämpningen av detta beslut bör inte påverka bestämmelserna om återkrav av statligt stöd enligt artikel 14 i rådets förordning (EG) nr 659/1999 av den 22 mars 1999 om tillämpningsföreskrifter för artikel 93 i EG-fördraget(2).
(11) Tillämpningen av detta beslut bör inte påverka bestämmelserna i rådets förordning (Euratom, EG) nr 2185/96 av den 11 november 1996 om de kontroller och inspektioner på platsen som kommissionen utför för att skydda Europeiska gemenskapernas finansiella intressen mot bedrägerier och andra oegentligheter(3).
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
KAPITEL I
TILLÄMPNINGSOMRÅDE OCH DEFINITIONER
Artikel 1
I detta beslut fastställs tillämpningsföreskrifter för rådets beslut 2000/596/EG när det gäller förvaltnings- och kontrollsystem för sådana bidrag från Europeiska flyktingfonden (nedan kallad fonden), som förvaltas av medlemsstaterna, samt förfarandet för tillämpliga finansiella korrigeringar av sådana bidrag.
Artikel 2
I detta beslut avses med
a) ansvarig instans: varje myndighet som utsetts av en medlemsstat i enlighet med artikel 7 i beslut 2000/596/EG,
b) förmedlande organ: alla offentliga förvaltningar eller icke-statliga organisationer till vilka en ansvarig instans delegerar genomförandeansvar i enlighet med artikel 7 i beslut 2000/596/EG.
KAPITEL II
FÖRVALTNINGS- OCH KONTROLLSYSTEM
Artikel 3
1. För tillämpningen av artikel 18.1 c i beslut 2000/596/EG skall varje medlemsstat meddela riktlinjer till den ansvariga instansen och till förmedlande organ som tilldelats delegerat ansvar för genomförandet.
Utan att detta skall påverka artikel 18.1 i beslut 2000/596/EG, skall riktlinjerna omfatta organisationen av de förvaltnings- och kontrollsystem som är nödvändiga för att säkerställa att ansökningarna om bistånd från gemenskapen är välgrundade, korrekta och berättigade till bidrag, och de skall utformas med beaktande av de allmänt erkända normer för god förvaltningssed som redovisas i bilaga 1.
2. För det fall då samtliga eller vissa av den ansvariga instansens uppgifter har delegerats till förmedlande organ skall det, i de riktlinjer som avses i punkt 1, bl.a. anges former för genomförandet av följande uppgifter:
a) Att klart definiera och fördela uppgifterna, bl.a. i fråga om förvaltning, utbetalning, kontroll och undersökning av överensstämmelsen med
i) de villkor som fastställs i kommissionens beslut om godkännande av de ansökningar om medfinansiering som avses i artikel 8 i beslut 2000/596/EG,
ii) de regler för stödberättigande för utgifter som anges i bilaga I till kommissionens beslut 2001/275/EG(4), och
iii) gemenskapens politik och åtgärder, bl.a. när det gäller konkurrensregler, offentlig upphandling, skydd och förbättring av miljön, avlägsnande av ojämlikhet och främjande av jämställdhet.
b) Att upprätta effektiva system för att säkerställa att de förmedlande organen utövar sina befogenheter på ett tillfredsställande sätt.
c) Att meddela upplysningar till den ansvariga instansen om det faktiska genomförandet av uppgifterna och redovisa de medel som använts för detta.
3. Enligt artikel 18.1 b i beslut 2000/596/EG skall varje medlemsstat senast två månader efter det att detta beslut trätt i kraft, och utöver upplysningarna i den första ansökningen om medfinansiering, överlämna en beskrivning av de inrättade förvaltnings- och kontrollsystemen samt av de förbättringar som planeras, särskilt med hänsyn till de allmänt erkända normer för god förvaltningssed som redovisas i bilaga 1.
Detta meddelande skall innehålla följande upplysningar beträffande varje ansvarig instans:
a) De uppgifter som instansen tilldelats.
b) Arbetsfördelningen, som inom den ansvariga instansen eller det förmedlande organet skall säkerställa att tillräcklig åtskillnad upprätthålls mellan förvaltnings-, utbetalnings- och kontrollfunktionerna för att en god finansiell förvaltning skall kunna garanteras.
c) Uppgifter om eventuella förmedlande organ.
d) Förfarandena vid mottagning, kontroll och godkännande av betalningsansökningarna samt för betalningsförordnande, utbetalning och utgiftsredovisning.
e) Bestämmelser om internrevision eller motsvarande förfaranden.
4. Kommissionen skall i samarbete med medlemsstaten granska förvaltnings- och kontrollsystemen och påvisa eventuella hinder som dessa medför för insynen i kontrollerna av fondens funktion och av att kommissionen fullgjort sitt ansvar enligt artikel 274 i fördraget.
Artikel 4
1. I medlemsstaternas förvaltnings- och kontrollsystem skall det finnas en tillfredsställande verifieringskedja.
2. En verifieringskedja skall anses tillfredsställande om den gör det möjligt att kontrollera
a) att de sammanlagda belopp som redovisats till kommissionen överensstämmer med enskilda utgiftsposter med tillhörande verifikationer som förvaras på de olika administrativa nivåerna och hos stödmottagarna, inbegripet de organ eller företag som ansvarar för genomförandet av projekten, och
b) hur de tillgängliga medlen från gemenskapen och de nationella medlen fördelas och överförs.
I bilaga II finns en vägledande beskrivning av de informationskrav som en tillfredsställande verifieringskedja skall uppfylla.
3. Den ansvariga instansen skall upprätta förfaranden som säkerställer att förvaringsplatsen för alla de dokument som avser enskilda utgifter inom det nationella genomförandeprogrammet finns registrerad, och att dessa dokument hålls tillgängliga för kontroll när så begärs av
a) personalen på den myndighet som ansvarar för behandlingen av betalningsansökningarna,
b) de nationella revisionsmyndigheterna, som skall utföra de kontroller som föreskrivs i artikel 5.1 i detta beslut,
c) den avdelning eller det organ inom den ansvariga instansen som ansvarar för den attestering av ansökningar om förskott eller slutbetalningar som avses i artikel 17 i beslut 2000/596/EG, och
d) bemyndigade tjänstemän och ombud från kommissionen och revisionsrätten.
De tjänstemän eller ombud som ansvarar för kontrollerna eller personer som givits sådana befogenheter får begära att kopior av de dokument som avses i den här punkten skall överlämnas till dem.
4. Under de fem år som följer efter kommissionens slutbetalning i samband med en åtgärd skall de ansvariga myndigheterna för kommissionen hålla tillgängliga samtliga verifikationer som rör utgifterna och kontrollerna för den berörda åtgärden, antingen i form av originalhandlingar eller i form av bestyrkta kopior på allmänt erkända datamedier. Rättsliga förfaranden eller en motiverad begäran från kommissionen skall ha suspensiv verkan på denna tidsfrist.
Artikel 5
1. Medlemsstaterna skall genomföra kontroller avseende ett lämpligt urval av projekt, särskilt för att
a) kontrollera att förvaltnings- och kontrollsystemen fungerar väl, och
b) selektivt, på grundval av en riskanalys, kontrollera de utgiftsdeklarationer som upprättats på olika berörda nivåer.
2. De kontroller som genomförs skall omfatta åtminstone 20 % av de totala stödberättigande utgifterna inom varje nationellt genomförandeprogram och grundas på ett representativt urval av godkända projekt med beaktande av bestämmelserna i punkt 3. Medlemsstaterna skall se till att sådana kontroller på lämpligt sätt hålls åtskilda från förfarandena för genomförande av insatser och därmed sammanhängande utbetalningar.
3. De utvalda projekten skall anges, urvalsmetoden beskrivas och en rapport sammanställas om resultaten av samtliga inspektioner och om åtgärder som vidtagits med anledning av konstaterade avvikelser och oegentligheter.
4. Urvalet av projekt för kontroll skall
a) omfatta projekt av tillräckligt varierande typ och omfattning,
b) beakta riskfaktorer som identifierats vid nationella kontroller eller gemenskapskontroller, och
c) ta hänsyn till om projekten koncentrerats till vissa stödmottagare, så att de mest betydande stödmottagarna kontrolleras åtminstone en gång innan varje slag av nationellt genomförandeprogram avslutas.
Artikel 6
Vid kontrollerna skall medlemsstaterna kontrollera följande:
a) Att förvaltnings- och kontrollsystemen fungerar effektivt.
b) Att det finns ett lämpligt antal relevanta redovisningshandlingar med tillhörande verifikationer hos de förmedlande organ som tilldelats visst ansvar för genomförandet av den ansvariga instansen, stödmottagarna och, i tillämpliga fall, de andra organ eller företag som genomför projekt.
c) Att det finns en tillfredsställande verifieringskedja.
d) Att typen av utgifter och de datum då de verkställdes uppfyller kraven i gemenskapens bestämmelser, de nationella bestämmelser som fastställts i samband med urvalsförfarandet och villkoren i avtalet eller handlingen om beviljande av stöd, samt att de avser faktiskt utförda insatser.
e) Att projektets faktiska eller planerade syften överensstämmer med de syften som beskrivs i det nationella genomförandeprogram som avses i artikel 8 i beslut 2000/596/EG.
f) Att gemenskapens finansiella bidrag ligger inom de gränser som anges i artikel 13 i beslut 2000/596/EG eller i andra tillämpliga gemenskapsbestämmelser, samt att de betalats ut till de slutliga stödmottagarna utan avdrag eller dröjsmål.
g) Att den nationella medfinansiering som krävs faktiskt har ställts till förfogande.
h) Att de medfinansierade insatserna har genomförts med iakttagande av bestämmelserna i artikel 4 och artikel 9.1 i beslut 2000/596/EG
Artikel 7
Genom kontrollerna skall det fastställas huruvida eventuella problem som förekommit är betingade av det tillämpade systemet och således innebär en risk för andra insatser som samma slutliga stödmottagare utför eller som administreras av samma förmedlande organ. De skall också identifiera orsakerna till sådana situationer, vilka ytterligare undersökningar som kan bli nödvändiga, samt nödvändiga korrigerande och förebyggande åtgärder.
Artikel 8
Medlemsstaterna skall årligen, genom den rapport som avses i artikel 20.2 i beslut 2000/596/EG, underrätta kommissionen om hur de under det föregående året har tillämpat artiklarna 5, 6 och 7 och därvid i tillämpliga fall komplettera eller uppdatera den beskrivning som avses i artikel 4.2.
Artikel 9
För insatser som mer än en medlemsstat deltar i eller som avser stödmottagare i mer än en medlemsstat skall de berörda medlemsstaterna och kommissionen komma överens om vilket administrativt bistånd som krävs för att säkerställa att kontrollerna håller erforderlig kvalitet.
KAPITEL III
UTGIFTSDEKLARATIONER
Artikel 10
1. Intyg om utgiftsdeklarationer skall upprättas enligt mallen i bilaga IV av en person eller enhet inom den ansvariga instansen som är oberoende av varje enhet som förordnar om utbetalningar.
2. Den ansvariga instansen skall i samband med varje utgiftsdeklaration avge en försäkran till kommissionen om att de nationella genomförandeprogrammen förvaltas i enlighet med all tillämplig gemenskapslagstiftning och att medlen används enligt principerna om en sund ekonomisk förvaltning. I denna deklaration skall intygas att ansökningen om medfinansiering inte avser andra slag av utgifter än sådana som
a) faktiskt betalats av stödmottagarna, enligt definitionen i artikel 2 d i beslut 2001/275/EG under den stödperiod som programmet avser enligt vad som anges i den relevanta artikeln i besluten om godkännande av medfinansieringsansökningar, och som
b) avser projekt som valts ut för medfinansiering inom det nationella genomförandeprogrammet enligt de fastställda urvalskriterierna och urvalsförfarandena och som har förvaltats i enlighet med gemenskapsbestämmelserna under hela den tid som utgifterna i fråga hänför sig till.
3. När ett program avslutas skall medlemsstaten inom sex månader överlämna en slutlig rapport enligt bilaga IV. Om ingen sådan sänds till kommissionen inom denna tidsfrist, avslutar kommissionen automatiskt programmet och de krediter som ingår i det.
4. Innan den ansvariga instansen sänder en ansökan till kommissionen, skall den förvissa sig om att tillräckliga kontroller har utförts. Det arbete som utförts skall redovisas ingående i den rapport som avses i artikel 20.3 i beslut 2000/596/EG. Kontrollerna skall avse såväl det praktiska genomförandet av projekten och graden av effektivitet som finansiella och redovisningsmässiga aspekter.
KAPITEL IV
FINANSIELLA KORRIGERINGAR SOM GÖRS AV MEDLEMSSTATERNA
Artikel 11
1. Vid oegentligheter som är betingade av systemets uppbyggnad skall undersökningen enligt artikel 19.1 i beslut 2000/596/EG omfatta samtliga transaktioner som kan vara berörda.
2. När gemenskapens bidrag helt eller delvis dras in, skall medlemsstaterna ta hänsyn till oegentligheternas art och omfattning samt till den ekonomiska förlusten för fonden.
3. Medlemsstaterna skall som bilaga till den rapport som avses i artikel 20.2 i beslut 2000/596/EG till kommissionen överlämna en förteckning över de förfaranden för indragande av stöd som inletts under det föregående året.
Artikel 12
1. När belopp skall återkrävas efter det att medfinansieringen dragits in enligt artikel 18.1 g i beslut 2000/596/EG, skall den behöriga avdelningen eller det behöriga organet inleda ett återkravsförfarande och rapportera detta till den ansvariga instansen. Kommissionen skall underrättas om återkraven, som skall redovisas i enlighet med artikel 13 i det här beslutet.
2. Medlemsstaterna skall i den rapport som avses i artikel 20.2 i beslut 2000/596/EG underrätta kommissionen om sina beslut eller förslag avseende ändrad tilldelning av de indragna beloppen.
Artikel 13
Den ansvariga instansen skall bokföra de belopp som skall återkrävas i fråga om redan utbetalat gemenskapsstöd, och de skall se till att dessa belopp återkrävs utan onödigt dröjsmål. Efter återkravet skall den ansvariga instansen i tillämpliga fall minska den följande utgiftsdeklarationen till kommissionen med ett belopp som motsvarar återkravet eller, om detta är otillräckligt, göra en återbetalning till gemenskapen. Utöver de belopp som skall återkrävas skall ränta betalas från förfallodagen med den procentsats som föreskrivs i artikel 94 i kommissionens förordning (EURATOM, EKSG, EG) nr 3418/93 av den 9 december 1993 om närmare bestämmelser för genomförandet av vissa bestämmelser i budgetförordningen av den 21 december 1977(5), senast ändrad genom förordning (EG) nr 1687/2001(6), för den första vardagen i den månad då fordringen förfaller till betalning.
När medlemsstaterna översänder den rapport som avses i artikel 20.2 i beslut 2000/596/EG, skall de bifoga en förteckning över påvisade oegentligheter med uppgift om belopp som återkrävts eller skall återkrävas samt i tillämpliga fall de administrativa och rättsliga förfaranden som inletts för återkrav av på felaktiga grunder utbetalda belopp.
KAPITEL V
FINANSIELLA KORRIGERINGAR SOM GÖRS AV KOMMISSIONEN
Artikel 14
1. Beloppen för de finansiella korrigeringar som görs av kommissionen enligt artikel 18.4 b i beslut 2000/596/EG för enskilda eller systematiska oegentligheter skall alltid när så är möjligt och praktiskt genomförbart fastställas på grundval av enskilda ärenden och motsvara de utgifter som felaktigt belastat fonderna, med beaktande av proportionalitetsprincipen.
2. Om det inte är möjligt eller praktiskt genomförbart att exakt bestämma det belopp som omfattas av en oegentlighet eller om det skulle vara oproportionerligt att helt dra in de berörda utgifterna, skall kommissionen grunda sina finansiella korrigeringar på antingen
a) en extrapolering, och därvid använda ett representativt urval av transaktioner med likartade egenskaper, eller
b) ett schablonbelopp, och därvid bedöma överträdelsens allvar samt omfattningen och de finansiella effekterna av den konstaterade oegentligheten.
3. När kommissionen grundar sitt ställningstagande på förhållanden som påvisats av utomstående revisorer, skall den själv bedöma de finansiella konsekvenserna av dessa efter att ha granskat de åtgärder som den berörda medlemsstaten vidtagit med tillämpning av artikel 18.1 i beslut 2000/596/EG.
4. Den tidsfrist inom vilken den berörda medlemsstaten skall besvara en förfrågan enligt artikel 18.3 i beslut 2000/596/EG skall vara två månader. I vederbörligen motiverade fall kan kommissionen bevilja en längre tidsfrist.
5. Om kommissionen föreslår en finansiell korrigering som fastställts genom extrapolering eller schablonmässigt, skall medlemsstaten ges möjlighet att med stöd av de berörda akterna visa, att oegentlighetens faktiska omfattning var mindre än enligt kommissionens bedömning. Efter överenskommelse med kommissionen får medlemsstaten begränsa omfattningen av undersökningen till en lämplig andel eller ett lämpligt urval av de berörda akterna. Utom i vederbörligen motiverade fall får förlängningen av tidsfristen för denna undersökning inte överskrida en ytterligare period av två månader efter den tvåmånadersperiod som anges i punkt 4. Kommissionen skall ta hänsyn till allt bevismaterial som medlemsstaterna tillhandahåller inom dessa tidsfrister.
6. Om kommissionen har inställt betalningar enligt artikel 19.2 i beslut 2000/596/EG och skälen till detta kvarstår vid utgången av den tidsfrist som anges i punkt 4, eller om den berörda medlemsstaten inte har underrättat kommissionen om de åtgärder som har vidtagits för att rätta till oegentligheterna, skall artikel 18.4 i beslut 2000/596/EG tillämpas.
7. Riktlinjer omfattande principerna och kriterierna samt vägledande skalor för kommissionens korrigeringar med schablonbelopp redovisas i bilaga III till detta beslut.
Artikel 15
1. Varje återbetalning till kommissionen enligt artikel 19.3 i beslut 2000/596/EG skall göras inom den tidsfrist som anges i ett föreläggande om återbetalning som upprättas enligt artikel 28 i budgetförordningen av den 21 december 1977(7). Utgången av denna tidsfrist skall vara slutet av den andra månaden efter det att föreläggandet utfärdades.
2. Varje försening av en återbetalning skall leda till att dröjsmålsränta tas ut från och med den förfallodag som anges i punkt 1 till och med den dag då beloppet faktiskt återbetalas. Tillämplig räntesats skall vara den som anges i artikel 13 i detta beslut.
3. En finansiell korrigering enligt artikel 19.2 i beslut 2000/596/EG skall inte påverka medlemsstatens skyldighet att återkräva medel enligt artikel 18.1 g i beslut 2000/596/EG och artikel 12.1 i detta beslut eller att återkräva statligt stöd enligt artikel 14 i förordning (EG) nr 659/1999.
KAPITEL VI
SLUTBESTÄMMELSER
Artikel 16
Detta beslut skall inte hindra medlemsstaterna från att tillämpa striktare nationella bestämmelser än de som fastställs genom detta beslut.
Artikel 17
Detta beslut riktar sig till medlemsstaterna.
Utfärdat i Bryssel den 18 december 2001.