RÅDETS FÖRORDNING (EEG) nr 1417/76 av den 1 juni 1976 om finansiella bestämmelser för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor
EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska ekonomiska gemenskapen, särskilt artikel 209 i detta,
med beaktande av rådets förordning (EEG) nr 1365/75 av den 26 maj 1975 om bildande av en europeisk fond för förbättring av levnads- och arbetsvillkor(1),
med beaktande av kommissionens förslag,
med beaktande av Europaparlamentets yttrande(2), och
med beaktande av följande:
I ovannämnda förordning fastställs de grundläggande bestämmelserna för förvaltingen av Europeiska fonden för förbättring av arbets- och levnadsvillkor, nedan kallad "fonden", fastställandet av det årliga bidrag som skall belasta gemenskapernas budget, presentation och antagande av inkomst- och utgiftsplanen samt de kontroller fonden är föremål för.
Det är nödvändigt att fastställa vilka förfaranden som skall antas för upprättande och genomförande av fondens inkomst- och utgiftsplan och för redovisning och revision. Regler för utanordnare och räkenskapsförare bör också fastställas, och ett system för kontroll av utövandet av deras uppgifter bör inrättas.
Fonden är inrättad inom gemenskapernas ramar och kommer att omfattas av gemenskapslagstiftningen. De finansiella bestämmelserna för fonden bör därför i möjligaste mån vara identiska med bestämmelserna i budgetförordningen av den 25 april 1973 för Europeiska gemenskapernas allmänna budget(3), med förbehåll för vissa undantag som är nödvändiga med hänsyn till fondens verksamhet.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
AVDELNING 1 ALLMÄNNA PRINCIPER
Artikel 1
1. Varje år skall fonden i en inkomst- och utgiftsplan redovisa en prognos över och godkänna de beräknade inkomsterna och utgifterna.
2. Utgifter för en period som är längre än budgetåret kan endast godkännas i enlighet med de närmare bestämmelser som anges i inkomst- och utgiftsplanen.
Administrativa utgifter för perioder som är längre än ett budgetår och som har uppkommit genom avtal som slutits i enlighet med lokal praxis skall inte omfattas av bestämmelserna i föregående stycke. Sådana utgifter skall belasta inkomst- och utgiftsplanen för det budgetår då utgifterna uppkommer.
Artikel 2
De anslag som tas upp i inkomst- och utgiftsplanen skall användas i enlighet med principerna om hushållning och sund ekonomisk förvaltning.
Artikel 3
1. Alla inkomster och utgifter skall i sin helhet tas upp i inkomst- och utgiftsplanen och på kontona.
Alla inkomster skall täcka alla utgifter.
2. Trots punkt 1 andra stycket skall alla inkomster som är avsedda för ett särskilt ändamål, t.ex. inkomsterfrån fonder, subventioner, gåvor och legat, endast användas för detta ändamål.
Styrelsen får efter att ha underrättat kommissionen ta emot alla donationer som görs till fonden, t.ex. i form av fonder, subventioner, gåvor och legat.
Styrelsen får ta emot donationer som kan föra med sig kostnader endast efter godkännande från kommissionen, som skall rösta om frågan inom två månader efter mottagandet av styrelsens begäran. Om inga invändningar har framförts under denna tid skall styrelsen fatta ett slutgiltigt beslut om godkännande.
Artikel 4
Alla inkomster och utgifter skall medföra att en post i inkomst- och utgiftsplanen tillgodogörs eller belastas.
Utom där något annat föreskrivs i denna förordning får åtagande av utgifter som överstiger de anslag som beviljats för budgetåret eller för påföljande budgetår inte medges.
Inga utgifter skall godkännas utöver de anvisade anslagen. Intäkternas totala belopp skall tas upp på kontona utan att någon justering av inkomster mot utgifter äger rum, utom i undantagsfall enligt artikel 22.
Artikel 5
Budgetåret skall sammanfalla med kalenderåret.
Ett budgetårs inkomster skall tas upp i räkenskaperna för det budgetår under vilket de tas emot.
De anvisade anslagen får endast användas till att täcka utgifter som uppkommit och betalats under det budgetår för vilket anslagen beviljades, utom i undantagsfall enligt artikel 6, samt för att täcka skulder som kan hänföras till tidigare budgetår och för vilka inga anslag överförts.
Utgifterna för ett budgetår skall tas upp i räkenskaperna för det året om godkännandet nådde styrekonomen senast den 31 december och om betalningen effektuerades senast den 15 januari följande år.
Artikel 6
1. a) Personalanslag får inte överföras mellan budgetår.
b) Anslag för vilka inget åtagande gjorts den 31 december får överföras, dock endast till det närmast följande budgetåret.
c) Anslag som avsatts för betalningar som den 31 december ännu är utestående och som avser åtaganden som behörigen gjorts mellan den 1 januari och den 31 december, skall automatiskt överföras, dock endast till det närmast följande budgetåret.
2. För de anslag som nämns i punkt 1 b skall kommissionen före den 1 maj förelägga rådet de välgrundade ansökningar om överföring av anslag som fonden har ingivit före den 1 mars och vidarebefordra dessa till Europaparlamentet.
Om inte rådet, med kvalificerad majoritet och efter samråd med Europaparlamentet, inom en månad har fattat beslut om motsatsen, skall dessa anslagsöverföringar anses vara beviljade.
3. Oanvända inkomster och anslag som fortfarande är disponibla den 31 december, som härrör från de donationer som avses i artikel 3.2, skall överföras automatiskt.
4. De anslag som avses i punkt 1 b för vilka inget åtagande gjorts den 31 december och för vilka överföring till närmast följande budgetår har beviljats skall förfalla om inget åtagande och ingen utbetalning gjorts vid utgången av det budgetåret.
5. En förteckning över de anslag som skall överföras automatiskt skall före den 1 mars i informationssyfte sändas till kommissionen. Kommissionen skall i informationssyfte vidarebefordra denna förteckning till Europaparlamentet och rådet.
6. Vid genomförandet av inkomst- och utgiftsplanen skall användningen av de överförda anslagen för varje post redovisas separat i räkenskaperna för det innevarande budgetåret.
Artikel 7
Löpande administrativa utgifter som skall belasta det närmast följande budgetåret och som på grund av sin art uppstår i början av det budgetåret får, från och med den 15 november varje år, såsom förväntade åtaganden belasta anslagen för det närmast följande budgetåret med högst en fjärdedel av de totala motsvarande anslagen för det innevarande budgetåret. Sådana åtaganden skall emellertid inte gälla nya utgifter av ett slag som ännu inte principiellt godkänts i inkomst- och utgiftsplanen för det innevarande budgetåret.
Artikel 8
Om inkomst- och utgiftsplanen inte slutgiltigt antagits vid budgetårets början gäller bestämmelserna i artikel 204 i Romfördraget för åtagande och betalning av utgifter som principiellt godkänts i den senast antagna planen.
För varje kapitel får månadsvisa utbetalningar göras med upp till en tolftedel av de totala anslag som tas upp i det berörda kapitlet för det föregående budgetåret; detta får emellertid inte medföra att fonden för någon månad får till sitt förfogande anslag som överskrider en tolftedel av det bidrag som avsatts för fonden i gemenskapernas budgetförslag eller, om sådant inte finns, preliminära budgetförslag. För varje kapitel får åtaganden göras för upp till en fjärdedel av de totala anslag som tagits upp i det berörda kapitlet för det föregående budgetåret, plus en tolftedel för varje avslutad månad; det bidrag som avsatts för fonden i gemenskapernas budgetförslag eller, om sådant inte finns, preliminära budgetförslag får emellertid inte överskridas.
På styrelsens begäran och utan att det påverkar tillämpningen av bestämmelserna i andra stycket kan kommissionen med hänsyn till administrativa behov bevilja två eller flera tillfälliga tolftedelar samtidigt.
Artikel 9
Fondens inkomst- och utgiftsplan samt tjänsteförteckningen skall i informationssyfte offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning samtidigt som gemenskapernas budget offentliggörs.
Artikel 10
Inkomst- och utgiftsplanen skall upprättas i beräkningsenheter. Beräkningsenhetens värde skall vara det som fastställs i budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget.
AVDELNING II UTFORMNING OCH STRUKTUR HOS INKOMST- OCH UTGIFTSPLANEN
Artikel 11
1. Fondens styrelse skall senast den 31 mars sända en beräkning av fondens inkomster och utgifter för nästföljande år till kommissionen. Denna beräkning skall innehålla en tjänsteförteckning.
2. Fondens styrelse kan sända tilläggs- eller ändringsberäkningar till kommissionen. Sådana beräkningar skall utformas och antas i samma form och enligt samma förfarande som den plan vars prognoser de ändrar. De skall motiveras med hänvisning till planen.
Tilläggsberäkningar skall i princip överlämnas till kommissionen senast vid den tidpunkt som fastställts för överlämnande av beräkningen för nästföljande budgetår.
3. Vid behov kan kommissionen för den budgetansvariga myndigheten lägga fram förslag till lämpliga åtgärder för att ändra det bidrag som tagits upp i gemenskapernas budget i enlighet med artikel 13. Vid sina överläggningar skall de behöriga myndigheterna ta hänsyn till hur brådskande frågan är.
Artikel 12
1. Till stöd för beräkningen skall följande lämnas:
- En tjänsteförteckning som för varje kategori av personal innehåller en översikt över godkända tjänster och det faktiska antalet anställda den dag då beräkningen av inkomster och utgifter avlämnas.
- Om en förändring av antalet anställda föreslås, en redogörelse för skälen till begäran om nya tjänster.
- En kvartalsvis beräkning av kontanta ut- och inbetalningar.
2. Som förord till beräkningen skall styrelsen sammanställa en allmän inledning som bl.a. skall innehålla
- en beskrivning av den politik som motiverar anslagsansökningarna,
- en förklaring av förändringar i anslagen från ett budgetår till nästa.
Dessutom skall kommissionen till beräkningen foga ett yttrande som kan innehålla välgrundade avvikande beräkningar.
3. Kommissionen kan - om så är lämpligt på begäran av styrelsen - före antagandet av gemenskapernas budget lägga fram eventuella ändringar som blivit nödvändiga på grund av nya uppgifter.
Artikel 13
Fondens bidrag skall ställas till dess förfogande i enlighet med de bestämmelser som fastställs i denna förordning.
Artikel 14
Styrelsen skall före budgetårets början anta inkomst- och utgiftsplanen och anpassa den till det bidrag som beviljats av den budgetansvariga myndigheten.
Den sålunda antagna planen skall genast överlämnas till kommissionen.
Artikel 15
Inkomst- och utgiftsplanen skall delas in i avdelningar, kapitel, artiklar och punkter efter inkomsternas eller utgifternas art eller ändamål. Den skall visa följande:
a) De anslag som avsatts för budgetåret i fråga indelade i avdelningar, kapitel, artiklar och punkter enligt ett decimalsystem för klassificering.
b) De anslag som avsatts för det föregående budgetåret och de verkliga utgifterna för det senaste budgetår för vilket årsbokslut har upprättats, plus de belopp som överförts, enligt samma indelning.
c) Relevanta anmärkningar till varje underavdelning; dessa anmärkningar kan vara bindande, vilket i så fall uttryckligen skall anges.
d) Som bilaga en tjänsteförteckning där antalet tjänster fastställs för varje lönegrad i varje kategori och inom varje tjänstegrupp.
Artikel 16
Den tjänsteförteckning som upprättats av den budgetansvariga myndigheten skall utgöra en bindande gräns för fonden; inga utnämningar får göras utöver denna gräns.
AVDELNING III GENOMFÖRANDE AV INKOMST- OCH UTGIFTSPLANEN AVSNITT I ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
Artikel 17
Inkomst- och utgiftsplanen skall genomföras i enlighet med principen om åtskillnad mellan utanordnare och räkenskapsförare.
Anslagen skall förvaltas av utanordnaren som ensam har befogenhet att göra utgiftsåtaganden, fastställa utestående fordringar samt utfärda betalningskrav och betalningsorder. Mottagande av inkomster och betalning av utgifter skall utföras av räkenskapsföraren. Utanordnarens uppgifter skall vara oförenliga med styrekonomens och räkenskapsförarens.
Artikel 18
Fondens styrelse skall genomföra inkomst- och utgiftsplanen på eget ansvar i enlighet med denna förordning och inom ramarna för de tilldelade anslagen.
Styrelsen skall delegera sina befogenheter i enlighet med de villkor den själv fastställer och inom de gränser som sätts i fullmakten, vilken skall delges den befullmäktigade, styrekonomen och revisionskommittén.
Artikel 19
Kommissionens styrekonom skall ansvara för kontrollen av åtagande och betalning av fondens samtliga utgifter samt fastställande och mottagande av samtliga inkomster.
Denna tjänsteman skall granska de dokument som berör utgifter och inkomster samt, vid behov, utföra kontroller på platsen.
Styrekonomen får assisteras i sina uppgifter av en eller flera biträdande styrekonomer.
De särskilda regler som tillämpas på dessa tjänstemän och som skall fastställas i genomförandebestämmelserna enligt artikel 76, skall utformas på ett sådant sätt att de garanterar tjänstemännens oberoende i tjänsteutövningen.
Artikel 20
Mottagande av inkomster och betalning av utgifter skall utföras av en räkenskapsförare som skall utnämnas av styrelsen.
Räkenskapsföraren har ensam befogenhet att förvalta medel och andra tillgångar, med förbehåll för artikel 42 andra stycket och artikel 43. Han skall ansvara för förvaringen av medlen och tillgångarna.
Han får assisteras i sina uppgifter av en eller flera biträdande räkenskapsförare, som utnämns på samma sätt som räkenskapsföraren.
Artikel 21
1. Anslagen skall delas in i kapitel och artiklar.
2. De anslag som tas upp under ett utgiftskapitel får inte användas under något annat utgiftskapitel.
3. Styrelsen kan emellertid föreslå kommissionen överföringar av anslag mellan kapitel.
Kommissionen skall fatta beslut inom en månad. Om inget beslut har fattats inom denna tid skall överföringen anses vara godkänd.
Överföringar mellan artiklar kan på fondens vägnar godkännas av styrelsen eller, genom fullmakt, av fondens verkställande direktör.
Kommissionen skall underrättas om sådana överföringar.
4. Varje förslag till överföring inom eller mellan kapitel skall godkännas av styrekonomen, som skall intyga att anslagen är disponibla.
5. Denna artikel skall tillämpas på anslag som motsvaras av inkomster som avsatts för ett särskilt ändamål enligt artikel 3.2 endast så länge inkomsterna verkligen används till detta ändamål.
Artikel 22
Trots bestämmelserna i artikel 4 gäller följande:
a) Följande avdrag får göras från alla räkningar, fakturor eller samlingsfakturor, för vilka nettobeloppet sedan skall betalas:
- Böter som förelagts en part i ett avtal.
- Justeringar av felaktigt betalda belopp, vilka kan göras genom avräkning i förväg mot en betalning av samma typ av utgift med anslag under samma kapitel, artikel och budgetår som för den felaktiga betalningen.
- Värdet av fordon, apparater, utrustning och installationer som tagits emot som dellikvid i enlighet med handelsbruk vid köp av nya apparater, fordon, utrustning och installationer av samma slag.
Rabatter och återbetalningar på fakturor och räkningar skall inte tas upp som separata inkomster.
b) Följande belopp får återanvändas:
- Inkomster som uppkommit genom återbetalning av belopp som felaktigt betalats med anslag som tagits upp i inkomst- och utgiftsplanen.
- Förtjänster från leveranser av varor och tjänster till andra institutioner eller organ, även innefattande återbetalningar av traktamenten från institutioner eller organ för vilkas räkning sådana betalats.
- Mottagna försäkringsersättningar.
- Inkomster från försäljning av publikationer och filmer.
- Återbetalning från medlemsstaterna, enligt bestämmelserna i protokollet om immunitet och privilegier för Europeiska gemenskaperna, av skatter som ingår i priset på varor och tjänster som levereras till fonden.
- Inkomster från tillhandahållande av varor, tjänster och byggnadsarbeten som utförts mot betalning.
- Förtjänster från försäljning av fordon, utrustning och installationer samt apparater och utrustning för tekniska och vetenskapliga ändamål, som skall ersättas.
Beloppen måste återanvändas före utgången av budgetåret efter det budgetår då inkomsterna togs emot.
c) Justeringar får göras för kursförluster och -vinster i samband med överföring av medel samt för debet- och krediträntor i samband med kontanttransaktioner, varvid endast saldot redovisas som inkomst eller utgift.
Kontoplanen skall innehålla avräkningskonton som gör det möjligt att följa återanvändningen av både inkomster och utgifter.
AVSNITT II INKOMSTER OCH FÖRVALTNING AV DISPONIBLA MEDEL
Artikel 23
1. Alla åtgärder som kan ge upphov till en fordran för fonden måste föregås av ett förslag från utanordnaren. Sådana förslag skall överlämnas till styrekonomen. I förslagen skall särskilt anges typen av inkomst, det beräknade beloppet och den post som skall konteras, samt namnet på och en beskrivning av gäldenären. De skall registreras efter styrekonomens godkännande. Syftet med styrekonomens godkännande är att fastslå att
a) rätt post har konterats,
b) förslaget är formellt korrekt och överensstämmer med gällande bestämmelser, särskilt i inkomst- och utgiftsplanen, i de förordningar som gäller fonden och i alla rättsakter som antagits för genomförandet av dessa förordningar, samt med principerna om sund ekonomisk förvaltning.
Styrekonomen får neka att ge sitt godkännande. Utanordnaren får genom ett motiverat beslut och på eget ansvar underlåta att ta hänsyn till detta nekande. Utanordnarens beslut skall genomföras; styrekonomen skall för kännedom underrättas om beslutet. Fondens styrelse skall med jämna mellanrum underrätta revisionskommittén om alla sådana beslut.
2. Om fondens styrelse avstår från rätten att upprätta ett dokument om fastställande av en fordran eller att kräva in fordringar skall den underrätta styrekonomen om detta.
Om styrekonomen konstaterar att inget dokument om fastställande av en fordran har upprättats eller att en fordran inte har krävts in skall han underrätta styrelsen om detta.
Artikel 24
Räkenskapsföraren skall ansvara för på behörigt sätt utfärdade betalningskrav.
Han skall säkerställa att fondens fordringar betalas på de förfallodagar som anges i betalningskraven, samt att fondens rättigheter tillvaratas.
Räkenskapsföraren skall underrätta utanordnaren och styrekonomen om inkomster som inte mottagits inom den tid som fastställts.
Artikel 25
För alla kontanta inbetalningar till räkenskapsföraren skall kvitto utfärdas.
Artikel 26
Det bidrag som tas upp i gemenskapernas budget skall kvartalsvis betalas ut till fonden senast den femtonde dagen i varje kvartal, på grundval av den beräkning som avses i artikel 12.1 tredje strecksatsen och i överensstämmelse med de faktiska behoven.
AVSNITT III ÅTAGANDE, KONTROLL, GODKÄNNANDE OCH BETALNING AV UTGIFTER 1. Åtagande av utgifter
Artikel 27
1. Alla åtgärder som kan ge upphov till utgifter som skall belasta inkomst- och utgiftsplanen måste föregås av ett förslag till åtagande av utgifter från den behöriga utanordnaren. För löpande utgifter får ett preliminärt åtagande göras.
2. Förfarandet för genomförande av bestämmelserna i punkt 1 ovan skall säkerställa att bokföringen av åtaganden och godkännanden uttrycker de verkliga behoven.
Artikel 28
Förslag till åtaganden skall överlämnas till styrekonomen och därefter till räkenskapsföraren. Förslagen skall bl.a. innehålla uppgifter om utgiftens ändamål, det beräknade beloppet om möjligt med angivande av valutaslag, den post som skall belastas samt namn på och en beskrivning av borgenären. Förslagen skall registreras efter styrekonomens godkännande.
Artikel 29
Syftet med styrekonomens godkännande av förslag till åtagande av utgifter är att fastslå att
a) rätt post har konterats,
b) anslagen är disponibla,
c) utgifterna är formellt korrekta och överensstämmer med gällande bestämmelser, särskilt i inkomst- och utgiftsplanen, i de förordningar som gäller fonden och i alla rättsakter som antagits för genomförandet av dessa förordningar,
d) principerna om sund ekonomisk förvaltning har tillämpats.
Styrekonomen får neka att ge sitt godkännande om det framgår av beslutet om ansvarsfrihet att ett åtagande skulle strida mot förordningarna.
Artikel 30
Om styrekonomen nekar att ge sitt godkännande skall han i en skriftlig redogörelse ange skälen till detta. Utanordnaren skall underrättas.
Om godkännande nekas och utanordnaren håller fast vid sitt förslag skall ärendet hänskjutas till styrelsen för beslut.
Utom i fall där det råder tvekan om huruvida anslagen är disponibla får styrelsen, genom ett beslut där skälen till detta anges, på eget ansvar underlåta att ta hänsyn till ett nekande. Detta beslut skall genomföras; styrekonomen skall för kännedom underrättas om beslutet. Styrelsen skall med jämna mellanrum underrätta revisionskommittén om alla sådana beslut.
2. Kontroll av utgifter
Artikel 31
Syftet med utanordnarens kontroll av utgifter är att
- verifiera borgenärens anspråk,
- fastställa eller verifiera att fordran existerar och vilket belopp den uppgår till, och
- verifiera fordrans förfallovillkor.
Artikel 32
Vid kontroll av utgifter skall underlag överlämnas som bekräftar borgenärens anspråk och den tjänst som utförts eller förekomsten av ett dokument som ger rätt till betalningen.
Den utanordnare som har befogenhet att kontrollera utgifter skall personligen kontrollera dokumenten eller på eget ansvar förvissa sig om att detta har gjorts.
3. Godkännande av utgifter
Artikel 33
Godkännandet är den formella handling genom vilken utanordnaren, genom utfärdande av en betalningsorder, beordrar räkenskapsföraren att betala en kontrollerad utgift.
Artikel 34
I betalningsordern skall anges
- det budgetår som betalningen skall belasta,
- artikel och eventuellt annan underavdelning i inkomst- och utgiftsplanen som skall tillämpas,
- det belopp som skall betalas (med siffror och bokstäver) och den valuta som skall användas,
- betalningsmottagarens namn och adress,
- utgiftens ändamål, och
- om möjligt, betalningssättet.
Betalningsordern skall dateras och undertecknas av utanordnaren.
Artikel 35
Betalningsordern skall åtföljas av verifikationer i original, vilka skall innehålla eller åtföljas av ett intyg om riktigheten i uppgifterna om de belopp som skall betalas, mottagandet av leveranserna och utförandet av tjänsterna samt vid behov upptagandet av varorna i den inventarieförteckning som avses i artikel 52.
I betalningsordern skall numren på och tidpunkten för de relevanta godkännandena av åtaganden anges. Kopior av verifikationerna, vilkas äkthet bestyrkts av utanordnaren, kan i vissa fall accepteras i stället för original.
Artikel 36
Om delbetalningar görs skall den första betalningsordern åtföljas av dokument som fastslår borgenärens fordran på delbetalningen i fråga. Senare betalningsorder skall innehålla en hänvisning till de verifikationer som redan lämnats och en upprepning av den första betalningsorderns referensnummer.
Utanordnaren får bevilja förskott till personal om en bestämmelse i en förordning uttryckligen tillåter detta eller om en anställd för fondens räkning måste göra utlägg som skall belasta inkomst- och utgiftsplanen.
Förutom de förskott som avses i artikel 43 får inga förskott beviljas som inte i förväg godkänts av styrekonomen.
Artikel 37
Betalningsorder skall sändas till styrekonomen för förhandsgodkännande.
Förhandsgodkännandet skall fastslå att
a) betalningsordern utfärdats på rätt sätt,
b) betalningsordern överensstämmer med åtagandet av utgiften och att beloppet är korrekt,
c) rätt post har konterats,
d) anslagen är disponibla,
e) verifikationerna är formellt korrekta,
f) betalningsmottagaren är korrekt angiven.
Artikel 38
Om godkännande nekas skall artikel 30 tillämpas.
Artikel 39
Efter godkännande skall betalningsordern i original och alla verifikationer överlämnas till räkenskapsföraren.
4. Betalning av utgifter
Artikel 40
Betalningen är den slutliga handling genom vilken fonden befrias från förpliktelserna gentemot sina borgenärer.
Betalning skall utföras av räkenskapsföraren inom ramen för de disponibla medlen.
Räkenskapsföraren skall uppskjuta betalningen om fel begåtts eller protester mot ansvarsbefrielsens giltighet framförts eller om de formaliteter som föreskrivs i denna förordning inte iakttagits.
Artikel 41
Om betalningen skjuts upp skall räkenskapsföraren ange skälen för detta i en skriftlig redogörelse som han genast skall sända till utanordnaren och för kännedom till styrekonomen.
Utom då protester mot ansvarsbefrielsens giltighet har framförts får utanordnaren förelägga ärendet för den myndighet som utsetts av fonden på det sätt som fastställs i fondens arbetsordning. Denna myndighet får på eget ansvar skriftligen begära att betalningen effektueras.
Artikel 42
Betalningar skall i princip effektueras via bankkonto eller postgirokonto.
I förfarandet för öppnande, förvaltning och användning av sådana konton skall särskilt anges vilka utgifter som alltid måste betalas via check eller post- eller bankgirering, samt att checkar och post- eller bankgireringar skall undertecknas av två behöriga tjänstemän, varav den ena måste vara räkenskapsföraren, en biträdande räkenskapsförare eller en förvaltare av ett förskottskonto.
5. Förskott
Artikel 43
För vissa kategorier av utgifter kan förskottsbetalning göras.
I de genomförandebestämmelser som avses i artikel 76 skall särskilt fastställas
- förfarandet vid utnämning av förskottsförvaltare,
- slag och maximalt belopp för varje utgift som skall betalas,
- det maximala belopp som kan beviljas som förskott,
- den tid inom vilken verifikationer måste lämnas,
- ansvaret hos förskottsförvaltarna.
AVDELNING IV AVTAL, INVENTARIEFÖRTECKNINGAR OCH BOKFÖRING AVSNITT I AVTAL OM TILLHANDAHÅLLANDE AV VAROR OCH TJÄNSTER SAMT BYGGNADSARBETEN, HYRESKONTRAKT
Artikel 44
1. Avtal om köp eller hyra av varor, om tillhandahållande av tjänster eller om utförande av byggnadsarbete skall vara skriftliga. Avtal skall slutas genom bundet anbudsförfarande eller fritt anbudsförfarande.
Avtal får emellertid slutas genom privat överenskommelse under de förhållanden som avses i artikel 46.
Inköp kan göras mot räkning eller faktura i fall enligt artikel 50.
2. Anbudsinfordringar skall i princip offentliggöras i samtliga medlemsstater och om det är lämpligt i tredje länder, i den mån detta är förenligt med industriutvecklingen inom gemenskapen. Offentliggörandet får emellertid begränsas om det på grund av varornas eller tjänsternas pris eller karaktär inte är lämpligt att utfärda en allmän anbudsinfordran.
Artikel 45
1. Ett bundet anbudsförfarande är ett administrativt förfarande som skall äga rum före slutandet av ett avtal och efter en anbudsinfordran. Dess syfte är att efter godkännande från utanordnaren offentligt ge rätten till avtalet till den anbudsgivare som har lämnat det lägsta anbudet bland dem som är korrekt avgivna, som överensstämmer med fastställda villkor och som är jämförbara. Ett bundet anbudsförfarande är offentligt eller öppet när anbudsgivningen är öppen för alla; det är selektivt när endast de som man har beslutat att konsultera på grund av deras särskilda kvalifikationer får lämna in anbud.
2. Ett avtal som slutits efter ett fritt anbudsförfarande är ett avtal som ingåtts av de avtalsslutande parterna efter en anbudsinfordran. I detta fall får det anbud som verkar förmånligast väljas fritt, med hänsyn tagen till pris för utförandet, driftskostnader, tekniska förtjänster och tid för utförandet samt de finansiella och yrkesmässiga garantier som var och en av anbudsgivarna lämnar.
Ett fritt anbudsförfarande är offentligt eller öppet när det innehåller en allmän anbudsinfordran; det är selektivt när det riktar sig endast till dem som man har beslutat att konsultera på grund av deras särskilda kvalifikationer.
3. Förfarandet vid anbudsinfordran, både vad gäller bundet och fritt anbudsförfarande, skall fastställas i genomförandebestämmelserna enligt artikel 76.
Artikel 46
Avtal får slutas genom privat överenskommelse
a) om avtalet om köp eller hyra av varor eller tillhandahållande av tjänster eller byggnadsarbeten är värt högst 5 000 beräkningsenheter, varvid fonden dock så långt möjligt och med alla lämpliga medel skall skapa konkurrens mellan de leverantörer som skulle kunna leverera de aktuella varorna och tjänsterna,
b) om köp eller hyra av varor eller tillhandahållande av tjänster eller byggnadsarbeten är så brådskande att det inte är möjligt att följa ett av de anbudsförfaranden som anges i artikel 45,
c) om anbudsförfarandena inte ger något resultat eller om de angivna priserna är oacceptabla,
d) om varorna eller tjänsterna av tekniska, praktiska eller rättsliga skäl endast kan tillhandahållas av en viss entreprenör eller leverantör,
e) vid tilläggsavtal om tillhandahållande av varor, tjänster eller byggnadsarbeten som av tekniska skäl inte kan skiljas från huvudavtalet.
Artikel 47
Vad gäller avtal som slutits av fonden skall ingen diskriminering ske mellan medborgare i medlemsstaterna på grund av deras nationalitet.
Artikel 48
Avtal som är värda mer än 12 000 beräkningsenheter skall föreläggas styrelsen för godkännande.
Artikel 49
Som garanti för ett avtals genomförande kan det i garantiklausulerna krävas att leverantörer eller entreprenörer i förväg lämnar en säkerhet.
Säkerhetens belopp skall fastställas
- enligt de sedvanliga handelsvillkoren för avtal om leveranser,
- enligt de särskilda villkor som reglerar avtal om byggnadsarbeten.
För byggnadsarbeten som är värda mer än 100 000 beräkningsenheter är säkerheten obligatorisk. En säkerhet kan behållas fram till det slutgiltiga mottagandet.
Om ett avtal inte genomförs eller om slutförandet försenas skall fonden säkerställa att den får tillräcklig ersättning för alla skador, räntor och omkostnader genom avdrag från säkerhetsbeloppet, vare sig detta har betalats in av leverantören eller entreprenören eller av en tredje part.
Artikel 50
Avtal får ingås mot betalning enligt faktura eller räkning endast om det beräknade värdet av de levererade varorna eller de utförda tjänsterna eller byggnadsarbetet inte överstiger 200 beräkningsenheter. Denna gräns skall höjas till 500 beräkningsenheter för utgifter som skall ske utanför fondens säte.
Artikel 51
Fonden skall, när den sluter sådana avtal som avses i denna förordning, följa de bestämmelser om offentlig upphandling som fastställts av rådet för genomförande av fördraget.
AVSNITT II INVENTARIEFÖRTECKNINGAR ÖVER LÖS OCH FAST EGENDOM
Artikel 52
En permanent kvantitativ inventarieförteckning över all lös och fast egendom som tillhör fonden skall föras enligt kommissionens föreskrifter. Endast lös egendom som överskrider ett visst värde, vilket skall fastställas i genomförandebestämmelserna enligt artikel 76, skall tas upp i denna inventarieförteckning.
Fonden skall ge sina enheter i uppdrag att kontrollera att inventarieförteckningen stämmer överens med verkliga förhållanden.
Artikel 53
Försäljning av lös egendom skall offentliggöras på lämpligt sätt i enlighet med genomförandebestämmelserna enligt artikel 76.
Utom vid sådan försäljning som sker vid offentlig auktion får inte anställda vid fonden förvärva lös egendom som säljs av fonden.
Artikel 54
Om egendom i inventarieförteckningen avyttras, skrotas, hyrs ut eller saknas på grund av förlust eller stöld eller av någon annan anledning skall en redogörelse eller en rapport utarbetas av utanordnaren och godkännas av styrekonomen.
I redogörelsen eller rapporten skall särskilt anges eventuell ersättningsskyldighet för en anställd vid fonden eller någon annan person.
Om fast egendom eller större installationer ställs till förfogande gratis skall de omfattas av avtal som skall godkännas av styrekonomen. Kommissionen skall årligen meddelas om sådan egendom i samband med överlämnandet av beräkningen av inkomster och utgifter.
Artikel 55
Alla inköp av lös eller fast egendom enligt artikel 52 skall före betalningen noteras i den permanenta inventarieförteckningen.
Denna notering skall registreras på fakturan eller på ett bifogat dokument som upprättats för betalning av utgiften i fråga.
AVSNITT III BOKFÖRING
Artikel 56
Räkenskaperna skall upprättas per kalenderår enligt systemet för dubbel bokföring. De skall visa alla inkomster och utgifter för budgetåret och skall styrkas med verifikationer. Räkenskaperna kan föras i den nationella valutan i det land där fonden har sitt säte.
Inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen skall upprättas i beräkningsenheter.
Alla belopp som uttrycks i beräkningsenheter skall tas upp i räkenskaperna till den paritet som gällde vid tidpunkten för den faktiska utbetalningen eller överföringen.
Artikel 57
Konteringar som berör räkenskaperna för inkomst- och utgiftsplanen och räkenskaperna för åtaganden och fastställda fordringar, skall göras på grundval av en kontoplan där tydlig åtskillnad görs mellan balansräkningskonton och utgifts- och inkomstkonton på inkomst- och utgiftsplanen.
Konteringarna skall göras i böcker eller på kort. Bokföringen skall göra det möjligt att upprätta en allmän månadsbalans och en redovisning av inkomster och utgifter för varje kapitel och artikel, vilka skall överlämnas till styrekonomen.
Artikel 58
Alla förskott skall tas upp på ett avräkningskonto och regleras senast under budgetåret efter det budgetår då utbetalningen av förskottet gjordes.
Artikel 59
Närmare föreskrifter för upprättandet och användningen av kontoplanen skall fastställas i genomförandebestämmelserna enligt artikel 76.
Artikel 60
Räkenskaperna skall avslutas vid utgången av budgetåret för att en balansräkning samt den inkomst- och utgiftsredovisning som avses i avdelning VI skall kunna upprättas. Inkomst- och utgiftsredovisningen skall överlämnas till styrekonomen.
AVDELNING V ANSVAR FÖR UTANORDNARE, STYREKONOMER, RÄKENSKAPSFÖRARE OCH FÖRSKOTTSFÖRVALTARE
Artikel 61
Disciplinära åtgärder och vid behov krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot utanordnare som fastställer fordringar eller utfärdar betalningskrav, gör utgiftsåtaganden eller undertecknar betalningsorder utan att iaktta denna förordning och dess genomförandebestämmelser. Detsamma gäller om en utanordnare försummar att upprätta ett dokument som fastställer en fordran eller om han försummar att utfärda ett betalningskrav eller utan giltig orsak utfärdar dessa dokument för sent.
Artikel 62
1. Disciplinära åtgärder och vid behov krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot räkenskapsförare och biträdande räkenskapsförare på grund av betalningar som verkställts av dem i strid mot artikel 40 tredje stycket.
Disciplinära åtgärder och krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot dem på grund av förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för, om uppsåt eller allvarlig försumlighet från deras sida har orsakat denna förlust eller skada.
De är på samma villkor ansvariga för att de order de får beträffande användning och förvaltning av bank- och postgirokonton blir korrekt verkställda, särskilt i följande fall:
a) Om betalning eller krav från dem inte överensstämmer med beloppen på betalningsordern eller betalningskravet.
b) Om de betalar till en annan part än den berättigade betalningsmottagaren.
2. Disciplinära åtgärder och vid behov krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot förskottsförvaltare i följande fall:
a) Om de inte med formellt korrekta dokument kan styrka betalningar de gjort.
b) Om de betalar till en annan part än den berättigade betalningsmottagaren.
Disciplinära åtgärder och krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot dem på grund av förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för, om uppsåt eller allvarlig försumlighet från deras sida har orsakat denna förlust eller skada.
3. Räkenskapsförare, biträdande räkenskapsförare och förskottsförvaltare skall försäkra sig mot de risker som denna artikel medför.
Fonden skall täcka de försäkringskostnader som därigenom uppstår.
Artikel 63
Disciplinära åtgärder och där så är lämpligt krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot utanordnare, räkenskapsförare, biträdande räkenskapsförare och förskottsförvaltare för handlingar som hänger samman med utövandet av deras uppgifter.
Artikel 64
Fonden skall ha två år på sig från den dag då inkomst- och utgiftsredovisningen läggs fram för att fatta beslut om beviljande av ansvarsfrihet för räkenskapsförarna i fråga om de transaktioner som rör inkomst- och utgiftsredovisningen.
AVDELNING VI REDOVISNING OCH REVISION AVSNITT I REDOVISNING
Artikel 65
Styrelsen skall varje år upprätta en inkomst- och utgiftsredovisning för fonden.
Denna redovisning skall inledas med en analys av den ekonomiska förvaltningen för året i fråga. Redovisningen skall omfatta alla inkomst- och utgiftstransaktioner från det föregående budgetåret. Den skall ställas upp i samma form och följa samma indelning som inkomst- och utgiftsplanen.
Artikel 66
Inkomst- och utgiftsredovisningen skall innehålla följande tabeller, indelade i enlighet med kontoplanen för gemenskapernas budget:
1. En tabell över inkomsterna som visar
- beräknade inkomster för budgetåret,
- ändringar av inkomstberäkningarna på grund av tilläggs- eller ändringsplaner,
- belopp som mottagits,
- utestående belopp vid budgetårets slut.
Till denna tabell skall i förekommande fall bifogas en översikt över saldon och bruttobelopp för de transaktioner som avses i artikel 22.
2. En tabell över utvecklingen för budgetårets anslag som visar
- de ursprungliga anslagen,
- ändringar av anslagen genom överföringar,
- ändringar genom tilläggs- eller ändringsplaner,
- de slutgiltiga anslagen för budgetåret.
3. En utgiftstabell över utvecklingen för budgetårets anslag som visar
- de totala anslagen,
- de åtaganden som gjorts under budgetåret och som skall belasta detta,
- de betalningar som effektuerats vid utgången av perioden för genomförande av inkomst- och utgiftsplanen,
- de belopp som ännu inte betalats vid budgetårets utgång,
- de anslag som överförts automatiskt enligt artikel 6.1 c,
- de disponibla anslag som överförts enligt artikel 6.1 b,
- de disponibla anslag som bortfaller.
Till denna tabell skall i förekommande fall bifogas en översikt över saldon och bruttobelopp för de transaktioner som avses i artikel 22.
4. En tabell över utvecklingen för anslag som överförts från tidigare budgetår som visar
- summan av de anslag som överförts mellan budgetår,
- de betalningar som redovisas i räkenskaperna vid utgången av perioden för genomförande av inkomst- och utgiftsplanen,
- de outnyttjade anslag som bortfaller,
- de outnyttjade anslag som på nytt skall överföras till närmast följande budgetår.
Artikel 67
Styrelsen skall även upprätta en balansräkning över fondens tillgångar och skulder per den 31 december det föregående budgetåret. En redogörelse för kontonas förändringar och saldon samma dag skall bifogas.
Artikel 68
Styrelsen skall senast den 31 mars sända fondens inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning för det föregående budgetåret till kommissionen och revisionskommittén.
AVSNITT II REVISION
Artikel 69
Revisionskommittén skall utöva sina befogenheter med avseende på fonden i enlighet med budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget.
Artikel 70
Fonden skall för varje kvartal inom månaden efter kvartalets slut till revisionskommittén sända räkenskapernas verifikationer, särskilt dokument och intyg över korrekt tillämpning av de bestämmelser som reglerar genomförandet av inkomst- och utgiftsplanen och över åtaganden och betalningar samt över fastställande och mottagande av inkomster.
Revisionskommittén får ställa frågor till fonden om dessa verifikationer.
Artikel 71
Fonden skall ge revisionskommittén allt det stöd och den information som revisionskommittén anser sig behöva för att kunna utföra sin uppgift.
Fonden skall särskilt ställa till revisionskommitténs förfogande alla dokument som rör slutande och genomförande av avtal och alla räkenskaper över kontanter eller material, alla räkenskapshandlingar eller verifikationer samt även tillhörande administrativa dokument, alla dokument som rör inkomster och utgifter, alla inventarieförteckningar och alla förteckningar över tjänster vid avdelningarna, som revisionskommittén anser vara nödvändiga när den på grundval av räkenskapshandlingar eller på plats utför revision av inkomst- och utgiftsredovisningen.
För detta ändamål skall de tjänstemän vilkas verksamhet kontrolleras av revisionskommittén särskilt
a) redovisa inneliggande kassa, övriga kontanter, värdepapper och tillgångar av alla slag samt de dokument angående dessas förvaltning som de förfogar över samt böcker, register och andra handlingar som har anknytning till detta,
b) uppvisa korrespondens och övriga handlingar som är nödvändiga för ett fullständigt genomförande av revisionen.
Den information som avses i punkt b får endast begäras av revisionskommittén eller en av dess medlemmar, och begäran skall vara skriftlig.
Revisionskommittén skall ha befogenhet att kontrollera de handlingar som rör inkomster och utgifter och som finns vid fondens enheter, särskilt vid de enheter som ansvarar för beslut om sådana inkomster och utgifter.
Uppgiften att fastställa inkomsternas och utgifternas laglighet och formella riktighet och att kontrollera att den ekonomiska förvaltningen har varit sund omfattar även användningen av gemenskapsmedel som organ utanför fonden mottagit som stöd.
För att kunna beviljas gemenskapsstöd måste organ utanför fonden medge att en kontroll av användningen av de beviljade stödbeloppen utförs av revisionskommittén.
Artikel 72
Revisionskommittén skall underrätta kommissionen och fonden om alla iakttagelser som den anser bör tas upp i årsrapporten.
Fonden skall sända sitt svar till revisionskommittén och samtidigt till kommissionen. Revionskommittén skall till rapporten foga en bedömning av om den ekonomiska förvaltningen har varit sund.
Artikel 73
Revisionskommittén skall slutföra sin rapport om det föregående budgetårets räkenskaper senast den 15 juli och sända den till fonden och till kommissionen. Revisionskommittén skall senast den dagen tillkännage sina iakttagelser beträffande balansräkningen.
Kommissionen skall överlämna inkomst- och utgiftsredovisningen, balansräkningen och revisionskommitténs rapport tillsammans med svaren på iakttagelserna till Europaparlamentet och rådet senast den 31 oktober.
Artikel 74
Rådet och Europaparlamentet skall före den 30 april påföljande år bevilja styrelsen ansvarsfrihet vad gäller genomförandet av inkomst- och utgiftsplanen. Om detta datum inte kan hållas skall rådet eller Europaparlamentet underrätta kommissionen om orsakerna till att beslutet skjutits upp.
Styrelsen skall vidta alla lämpliga åtgärder för att rätta sig efter iakttagelserna i besluten om ansvarsfrihet. På Europaparlamentets, rådets eller kommissionens begäran skall styrelsen rapportera om de åtgärder som vidtagits till följd av dessa iakttagelser. Dessa rapporter skall även överlämnas till revisionskommittén.
Med förbehåll för bestämmelserna i andra stycket andra meningen måste fonden i en bilaga till inkomst- och utgiftsplanen för det närmast följande budgetåret redogöra för de åtgärder som vidtagits till följd av iakttagelserna i besluten om ansvarsfrihet.
AVDELNING VII SLUTBESTÄMMELSER
Artikel 75
Styrelsen skall så snart som möjligt underrätta revisionskommittén om alla beslut som fattats och alla åtgärder som vidtagits för genomförandet av artiklarna 3, 6.6, 14 och 21.
Revisionskommittén och styrekonomen skall underrättas om de utnämningar av räkenskapsförare, biträdande räkenskapsförare och förskottsförvaltare som gjorts i enlighet med artiklarna 20 och 43.
Artikel 76
Styrelsen skall, på förslag från den verkställande direktören och med styrekonomens godkännande, fastställa genomförandebestämmelser för denna förordning.
Artikel 77
Denna förordning träder i kraft den femte dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
Utfärdad i Bryssel den 1 juni 1976.