RÅDETS BESLUT av den 27 april 1998 om föreskrifter om hur tjänstemän och övriga anställda vid rådets generalsekretariat kan få tillstånd att ha tillgång till sekretessbelagd information som innehas av rådet (98/319/EG)
EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR FATTAT DETTA BESLUT
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 151.3 i detta,
med beaktande av rådets arbetsordning (1), särskilt artikel 23 i denna, och
med beaktande av följande:
I den förklaring som är bifogad Amsterdamfördragets slutakt om ökat samarbete mellan Europeiska unionen och Västeuropeiska unionen står det: "I syfte att öka samarbetet mellan Europeiska unionen och Västeuropeiska unionen uppmanar konferensen rådet att eftersträva ett skyndsamt beslut om lämpliga arrangemang för säkerhetsundersökningar av personalen vid rådets generalsekretariat".
Genom beslut nr 24 av den 30 januari 1995 har generalsekretariatet beslutat om åtgärder för att skydda sådan sekretessbelagd information som gäller rådets generalsekretariat.
Säkerhetsreglerna bör omfatta inte bara fysiskt skydd av sekretessbelagd information som innehas av rådet utan även tillstånd för personalen att ha tillgång till sådan information.
Det är således lämpligt att införa ett tillståndsförfarande för den personal vid rådets generalsekretariat som är utsedd att ha tillgång till sådan information på grund av sin yrkesverksamhet och att begränsa tillgången till informationen till endast personer med tillstånd.
När det gäller rådets generalsekretariats personal bör ett beslut om tillstånd falla inom tillsättningsmyndighetens behörighet i den bemärkelse som avses i artikel 2 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän och övriga anställda, efter det att en säkerhetsundersökning har gjorts av medlemsstaternas behöriga nationella myndigheter.
Detta beslut inverkar inte på de regler om öppenhet som rådet har fastställt, särskilt inte på rådets beslut av den 20 december 1993 om tillgång till handlingar.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
Artikel 1
1. Endast tjänstemän och övriga anställda vid rådets generalsekretariat samt personer som arbetar vid generalsekretariatet och som på grund av sin befattning och för att det är nödvändigt för tjänsten behöver ta del av eller behandla sekretessbelagd information, skall ha tillstånd att ha tillgång till sådan information som innehas av rådet.
2. För att få tillgång till information som har klassificerats som "hemlig" eller "konfidentiell" skall de personer som avses i punkt 1 ha fått tillstånd till detta i enlighet med artikel 2.
3. Tillstånd skall ges endast till personer som varit föremål för en säkerhetsundersökning utförd av medlemsstaternas behöriga nationella myndigheter enligt föreskrifterna i artikel 3.
Artikel 2
1. Tillsättningsmyndigheten skall ha ansvar för utfärdandet av sådana tillstånd som avses i artikel 1.
Tillsättningsmyndigheten skall utfärda tillstånd efter att ha inhämtat ett yttrande från medlemsstaternas behöriga nationella myndigheter på grundval av säkerhetsundersökningen utförd i enlighet med artiklarna 3 och 4.
2. Tillståndet som skall gälla i fem år får inte överskrida tidsperioden för den befattning som motiverade utfärdandet. Det kan förnyas av tillsättningsmyndigheten i enlighet med förfarandet som avses i punkt 1.
Tillståndet skall återkallas av tillsättningsmyndigheten om den anser att det finns tillräckliga skäl för detta. Beslut om återkallande skall meddelas den berörda personen, som kan begära att få höras av tillsättningsmyndigheten och av den behöriga nationella myndigheten.
Artikel 3
1. Säkerhetsundersökningen syftar till att säkerställa att det inte finns några invändningar mot att den berörda personen får tillgång till sekretessbelagd information som innehas av rådet.
2. Säkerhetsundersökningen skall, med den berörda personens medverkan och på begäran av tillsättningsmyndigheten, utföras av den medlemsstats behöriga nationella myndigheter i vilken medlemsstat den person som skall ges tillstånd är medborgare. Om den berörda personen är bosatt på en annan medlemsstats territorium, kan de berörda nationella myndigheterna säkerställa ett samarbete med myndigheterna i den stat där den berörda personen är bosatt.
3. Inför undersökningen är den berörda personen skyldig att fylla i ett formulär med personliga uppgifter.
4. För att de behöriga nationella myndigheterna skall kunna genomföra sin undersökning och lämna ett yttrande som är anpassat till lämplig tillståndsnivå skall tillsättningsmyndigheten i sin begäran ange sekretesstyp och sekretessnivå för de uppgifter som den berörda personen kommer att ta del av.
5. För säkerhetsundersökningsförfarandets hela förlopp och resultat skall de föreskrifter och bestämmelser som gäller på detta område i den berörda medlemsstaten vara tillämpliga, inbegripet sådana som gäller eventuella rättsmedel.
Artikel 4
1. Om medlemsstaternas behöriga nationella myndigheter lämnar ett positivt yttrande, kan tillsättningsmyndigheten utfärda tillstånd för den berörda personen.
2. Om de behöriga nationella myndigheterna lämnar ett negativt yttrande, skall den berörda personen informeras om innebörden i detta yttrande och han eller hon kan begära att få höras av tillsättningsmyndigheten. Tillsättningsmyndigheten kan, om den anser det nödvändigt, vända sig till de behöriga nationella myndigheterna för att begära de kompletterande förklaringar som dessa kan lämna. Om det negativa yttrandet bekräftas får tillstånd inte ges.
Artikel 5
Varje person med tillstånd i enlighet med artikel 2 skall, i samband med att tillståndet utfärdas och därefter med regelbundna mellanrum, erhålla nödvändiga anvisningar om skyddet av den sekretessbelagda informationen och om hur detta skydd skall säkerställas. Personen skall underteckna en bekräftelse på att han eller hon har erhållit dessa anvisningar och åtar sig att iaktta dem.
Artikel 6
1. Tillsättningsmyndigheten skall vidta alla nödvändiga åtgärder för att genomföra detta beslut, bland annat dem som gäller reglerna för tillgång till förteckningen över personer med tillstånd.
2. Tillsättningsmyndigheten kan undantagsvis och om tjänsten så kräver, efter att i förväg ha informerat de behöriga nationella myndigheterna om detta och om dessa inte har hört av sig inom en månad, utfärda ett tillfälligt tillstånd för en tidsperiod som inte får överstiga tre månader, i väntan på resultatet av den undersökning som avses i artikel 3.
Artikel 7
Detta beslut skall omprövas två år efter tidpunkten för tillämpningen, på grundval av en rapport från generalsekreteraren.
Artikel 8
Detta beslut träder i kraft samma dag som det offentliggörs.
Det skall tillämpas nio månader efter det att det har trätt i kraft, med undantag för artiklarna 2, 3 och 4, vilka är tillämpliga från och med tidpunkten för antagande av detta beslut.
Utfärdat i Luxemburg den 27 april 1998.