РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 390/2009 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА
от 23 април 2009 година
за изменение на Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби във връзка с въвеждането на биометрични данни и за включване на разпоредби относно организацията на приемането и обработването на заявления за издаване на визи
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност, и по-специално член 62, параграф 2, буква б), подточка ii) от него,
като взеха предвид предложението на Комисията,
като взеха предвид становището на Европейския надзорен орган по защита на данните (1),
в съответствие с процедурата, предвидена в член 251 от Договора (2),
като имат предвид, че:
(1)
За да се гарантират надеждната проверка и установяването на самоличността на кандидатите, е необходимо да се обработват биометрични данни чрез визовата информационна система (ВИС), създадена с Решение 2004/512/ЕО на Съвета (3), и да се осигури правна рамка за събирането на тези биометрични идентификатори. Освен това въвеждането на ВИС изисква нова организация на приемането на заявления за издаване на визи.
(2)
Включването на биометрични идентификатори във ВИС е важна стъпка към използването на нови елементи, които установяват по-надеждна връзка между притежателя на виза и паспорта, с цел да се предотврати използването на фалшива самоличност. Затова личното явяване на кандидата - поне при подаване на първото заявление - следва да е едно от основните изисквания за издаване на виза с регистрация на биометричните идентификатори във ВИС.
(3)
Изборът на биометрични идентификатори се урежда в Регламент (ЕО) № 767/2008 на Европейския парламент и на Съвета от 9 юли 2008 г. относно Визовата информационна система (ВИС) и обмена на данни между държави-членки относно визите за краткосрочно пребиваване („Регламент за ВИС“) (4).
(4)
В настоящия регламент се определят стандартите за събиране на тези биометрични идентификатори, като се прави позоваване на съответните разпоредби, установени от Международната организация за гражданско въздухоплаване („ИКАО“). Не се изискват допълнителни технически спецификации, за да се осигури оперативна съвместимост.
(5)
Всички документи, данни или биометрични идентификатори, получени от държава-членка при процедура за кандидатстване за виза, се считат за консулски документи съгласно Виенската конвенция за консулските отношения от 24 април 1963 г. и се третират по съответен начин.
(6)
С цел да се улесни регистрацията на кандидатите и да се намалят разходите за държавите-членки, е необходимо да се предвидят нови организационни възможности в допълнение към съществуващите в рамките на представителството. На първо място, към Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби (5) следва да се добави специална форма на представителство, което да се ограничава до приемане на заявленията и въвеждане на биометричните идентификатори.
(7)
Следва да се въведат и други варианти, като съвместното използване на обекти, съвместни центрове за приемане на заявления, почетни консули и сътрудничество с външни доставчици на услуги. Следва да се създаде подходяща правна рамка за тези варианти, като се вземат под внимание по-специално въпросите, свързани със защитата на данните. В съответствие с условията, предвидени в настоящата правна рамка, държавите-членки следва да определят вида организационна структура, която ще използват във всяка трета държава. Комисията следва да публикува данните за тези структури.
(8)
При организиране на сътрудничество държавите-членки следва да направят необходимото кандидатите да бъдат насочени към държавата-членка, която отговаря за обработването на техните заявления.
(9)
Необходимо е да се предвидят разпоредби за ситуации, при които държавите-членки решават, с цел улесняване на процедурата, да си сътрудничат с външни доставчици на услуги за приемане на заявленията. Такова решение може да бъде взето, ако при особени обстоятелства или поради свързани с местните условия причини сътрудничеството с други държави-членки под формата на ограничено представителство, съвместното използване на обекти или общ център за приемане на заявления се окаже нецелесъобразно за съответната държава-членка. Такива договорености следва да се установяват при спазване на общите принципи за издаване на визи, като се зачитат изискванията за защита на данните, уредени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (6). Освен това при установяването и изпълнението на такива договорености следва да се има предвид необходимостта от предотвратяване на практиката за търсене на по-изгодни варианти за получаване на виза (т.нар. „visa-shopping“).
(10)
Държавите-членки следва да си сътрудничат с външни доставчици на услуги на базата на правен акт, който следва да съдържа разпоредби относно точно определените им отговорности, относно прекия и пълен достъп до помещенията им, информацията относно кандидатите, поверителността и относно обстоятелствата, условията и процедурите за спиране или прекратяване на сътрудничеството.
(11)
Настоящият регламент, като позволява на държавите-членки да си сътрудничат с външни доставчици на услуги за приемане на заявленията и същевременно въвежда принципа за „обслужване на едно гише“ при подаване на заявленията, създава дерогация от общото правило за лично явяване, както е предвидено в част III, точка 4 от Общите консулски инструкции. С това не се засяга възможността кандидатът да бъде поканен на лично интервю, както и не се засягат бъдещите правни актове за уреждане на тези въпроси.
(12)
За да се гарантира спазването на изискванията за защита на данните, бяха проведени консултации с работната група, създадена съгласно член 29 от Директива 95/46/ЕО.
(13)
Директива 95/46/ЕО се прилага за държавите-членки във връзка с обработването на лични данни съгласно настоящия регламент.
(14)
Държавите-членки следва да запазят възможността всички кандидати да подават заявления директно в дипломатическите им мисии или консулските им служби.
(15)
С цел да се улесни процедурата при следващо кандидатстване, следва да се даде възможност за възпроизвеждане на пръстови отпечатъци, които вече са въведени във ВИС, в рамките на срок от 59 месеца. След изтичането на този срок пръстовите отпечатъци следва да бъдат снети отново.
(16)
Поради изискването за снемане на биометрични идентификатори следва да не се използват търговски посредници, като туристически агенции, при първото кандидатстване, а само за последващи такива.
(17)
Поради това Общите консулски инструкции следва да бъдат съответно изменени.
(18)
Три години след въвеждането в действие на ВИС и на всеки четири години след това Комисията следва да представя на Европейския парламент и на Съвета доклад за прилагането на настоящия регламент.
(19)
Доколкото целите на настоящия регламент, а именно организацията на приемането и обработването на заявления във връзка с въвеждането на биометрични данни във ВИС и въвеждането на общи стандарти и оперативно съвместими биометрични идентификатори, както и на общи правила за всички държави-членки, които участват в общата визова политика на Общността, не могат да бъдат постигнати от държавите-членки в достатъчна степен и следователно могат да бъдат по-добре постигнати на общностно равнище, Общността може да приеме мерки в съответствие с принципа на субсидиарност, установен в член 5 от Договора. В съответствие с принципа на пропорционалност, посочен в същия член, настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигането на тези цели.
(20)
В съответствие с членове 1 и 2 от Протокола относно позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Дания не участва в приемането на настоящия регламент, не е обвързана от него и не го прилага. Като се има предвид, че настоящият регламент развива достиженията на правото от Шенген съгласно разпоредбите в част трета, дял IV от Договора за създаване на Европейската общност, Дания решава, в съответствие с член 5 от посочения протокол, в срок шест месеца след деня на приемане на настоящия регламент, дали ще го прилага в националното си законодателство.
(21)
По отношение на Исландия и Норвегия настоящият регламент представлява развитие на разпоредби от достиженията на правото от Шенген по смисъла на Споразумението, сключено от Съвета на Европейския съюз, от една страна, и Република Исландия и Кралство Норвегия, от друга страна, за асоциирането на последните в процеса на изпълнение, прилагане и развитие на достиженията на правото от Шенген (7), които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО на Съвета (8), относно определени договорености по прилагането на посоченото споразумение.
(22)
Настоящият регламент представлява развитие на разпоредби от достиженията на правото от Шенген, в което Обединеното кралство не участва в съответствие с Решение 2000/365/ЕО на Съвета от 29 май 2000 г. относно искането на Обединеното кралство Великобритания и Северна Ирландия да участва в някои разпоредби от достиженията на правото от Шенген (9). Следователно Обединеното кралство не участва в приемането му, не е обвързано от него и не го прилага.
(23)
Настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите на достиженията на правото от Шенген, в което Ирландия не участва съгласно Решение 2002/192/ЕО на Съвета от 28 февруари 2002 г. относно искането на Ирландия да участва в някои разпоредби от достиженията на правото от Шенген (10). Следователно Ирландия не участва в приемането му, не е обвързана от него и не го прилага.
(24)
По отношение на Швейцария настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите от достиженията на правото от Шенген по смисъла на Споразумението, сключено между Европейския съюз, Европейската общност и Конфедерация Швейцария за асоцииране на Конфедерация Швейцария към изпълнението, прилагането и развитието на достиженията на правото от Шенген (11), които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО, четен във връзка с член 3 от Решение 2008/146/ЕО (12) на Съвета.
(25)
По отношение на Лихтенщайн настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите на достиженията на правото от Шенген по смисъла на Протокола между Европейския съюз, Европейската общност, Конфедерация Швейцария и Княжество Лихтенщайн относно присъединяването на Княжество Лихтенщайн към Споразумението между Европейския съюз, Европейската общност и Конфедерация Швейцария относно асоциирането на Конфедерация Швейцария към изпълнението, прилагането и развитието на достиженията на правото от Шенген, които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО, четен във връзка с член 3 от Решение 2008/261/ЕО на Съвета (13).
(26)
По отношение на Кипър настоящият регламент представлява акт, който развива достиженията на правото от Шенген или е свързан с тях по друг начин по смисъла на член 3, параграф 2 от Акта за присъединяване от 2003 г.
(27)
Настоящият регламент представлява акт, който развива достиженията на правото от Шенген или е свързан с тях по друг начин по смисъла на член 4, параграф 2 от Акта за присъединяване от 2005 г.,
ПРИЕХА НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Изменения на Общите консулски инструкции
Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби се изменят, както следва:
1.
Част II се изменя, както следва:
а)
в точка 1.2, буква б) се добавят следните параграфи:
„Държава-членка може също така да представлява една или повече други държави-членки в ограничена степен, единствено за приемане на заявления и за въвеждане на биометрични идентификатори. Прилагат се съответните разпоредби от точка 1.2, букви в) и д). Приемането и предаването на досиета и данни на представляваната държава-членка се осъществяват при зачитане на съответните правила за защита на данните и на правилата за сигурност.
Представляваната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че данните са изцяло криптирани, независимо дали се предават по електрон път или физически върху електронен носител от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната държава-членка.
В трети държави, които забраняват криптирането на данни при предаването им по електронен път от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната(ите) държава(и)-членка(и), представляваната(ите) държава(и)-членка(и) не допуска(т) представляващата държава-членка да предава данни по електронен път.
В този случай съответната(ите) представлявана(и) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че електронните данни се предават физически в изцяло криптирана форма върху електронен носител от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната(ите) държава(и)-членка(и) от консулски служител на държава-членка или, когато такова предаване би наложило предприемането на непропорционални или неразумни мерки, по друг сигурен и безопасен начин, например чрез използване на установени оператори с опит в транспортирането на документи и данни с чувствителен характер във въпросната трета държава.
При всички случаи нивото на сигурност при предаването се адаптира в зависимост от чувствителния характер на данните.
Държавите-членки или Общността се стремят да постигнат със съответните трети държави споразумение, чиято цел е да се отмени забраната за криптиране на данни при предаването им по електронен път между органите на съответните държави-членки.“;
б)
буква г) се заменя със следното:
„г)
При издаване на единни визи съгласно букви а) и б) представителството и ограниченото представителство се отразяват в таблицата на представителството за издаване на единни визи, посочена в приложение 18.“
2.
Част III се изменя, както следва:
а)
точка 1 се заменя със следното:
„1. Заявления за издаване на визи
1.1. Заявления за издаване на визи - брой на заявления
От кандидатите се изисква също така да попълнят заявлението за издаване на единна виза. Заявлението за издаване на единна виза трябва да се подава, като се използва хармонизираният формуляр, образец на който е даден в приложение 16.
Попълва се най-малко едно копие от заявлението, за да може да се използва в хода на консултациите с централните органи. Държавите-членки могат, доколкото го изискват националните административни процедури, да поискат няколко копия от заявлението.
1.2. Биометрични идентификатори
а) Държавите-членки снемат биометрични идентификатори, които включват изображение на лицето и десет пръстови отпечатъка на кандидата, в съответствие с гаранциите, предвидени в Европейската конвенция за защита на правата на човека и основните свободи, в Хартата на основните права на Европейския съюз и в Конвенцията на Организацията на обединените нации за правата на детето.
Кандидатът е длъжен да се яви лично при подаване на първото си заявление. Тогава се снемат следните биометрични идентификатори:
-
снимка, сканирана или направена при подаване на заявлението, и
-
десет контролни пръстови отпечатъка, снети цифрово.
Когато пръстовите отпечатъци, снети от кандидата във връзка с предходно заявление, са били въведени за първи път във визовата информационна система (ВИС) преди по-малко от 59 месеца от датата на новото заявление, те се възпроизвеждат на последващото заявление.
В случай обаче на основателни съмнения относно самоличността на кандидата за виза дипломатическата мисия или консулската служба снема пръстови отпечатъци в рамките на посочения по-горе срок.
Освен това ако при подаване на заявлението не може да се установи незабавно, че пръстовите отпечатъци са снети в горепосочения срок, кандидатът може да поиска да му бъдат снети пръстовите отпечатъци.
В съответствие с член 9, параграф 5 от Регламента за ВИС снимката, приложена към всяко заявление, се въвежда във ВИС. От кандидата не се изисква да се явява лично за тази цел.
Техническите изисквания към снимката са в съответствие с международните стандарти, определени в документ на ИКАО 9303, част 1, 6-о издание.
Пръстовите отпечатъци се снемат в съответствие със стандартите на ИКАО и Решение 2006/648/ЕО на Комисията от 22 септември 2006 г. за определяне на техническите спецификации относно стандартите за биометрични характеристики, свързани с разработването на Визовата информационна система (14).
Биометричните идентификатори се снемат от квалифицирани и надлежно упълномощени служители на дипломатическата мисия или консулската служба, отговаряща за издаването на визи на границата. Под наблюдението на дипломатическите мисии или консулските служби биометричните идентификатори могат също да се снемат и от квалифицирани и надлежно упълномощени служители на почетния консул или на външния доставчик на услуги, посочен в част VII, точки 1.3 и 1.4.
Данните се въвеждат във ВИС единствено от надлежно упълномощени консулски служители в съответствие член 6, параграф 1, член 7 и член 9, параграфи 5 и 6 от Регламента за ВИС.
Държавите-членки гарантират, че се използват пълноценно всички критерии за търсене съгласно член 15 от регламента за ВИС, за да се избегне отказ погрешка или погрешно установяване на самоличност.
б) Изключения
Следните кандидати се освобождават от изискването за пръстови отпечатъци:
-
деца на възраст под 12 години,
-
лица, при които снемането на пръстови отпечатъци е физически невъзможно. Ако е възможно снемането на пръстови отпечатъци от по-малко от десет пръста, се снема съответният брой пръстови отпечатъци. Въпреки това, ако снемането е временно невъзможно, от кандидата се изисква да даде пръстови отпечатъци при следващото заявление. Дипломатическите мисии или консулските служби и органи, отговарящи за издаването на визи на границата, имат право да поискат допълнително разяснение относно причините за временната невъзможност. Държавите-членки гарантират, че са налице подходящи процедури, предоставящи гаранции за зачитане на достойнството на заявителя в случай на затруднения при събиране на данни. Обстоятелството, че снемането на отпечатъци е физически невъзможно, не влияе върху издаването или отказа за издаване на виза,
-
държавните или правителствените ръководители и членовете на националното правителство и придружаващите ги съпруги(зи), както и членовете на официалната им делегация, по покана на правителства на държави-членки или по покана на международни организации с официална цел,
-
кралски особи и други високопоставени членове на кралското семейство по покана на правителства на държави-членки или международни организации с официална цел.
За всеки един от тези случаи във ВИС се въвежда записът „не се прилага“.
б)
добавя се следната точка:
„5. Поведение на служителите
Дипломатическите мисии и консулските служби на държавите-членки гарантират, че кандидатите се приемат любезно.
При изпълнение на задълженията си консулските служители напълно зачитат човешкото достойнство. Предприеманите мерки са пропорционални на целите, които се преследват с тях.
При изпълнение на задачите си консулските служители не дискриминират никого на основание пол, расов или етнически произход, религия или убеждения, увреждания, възраст или сексуална ориентация.“
3.
Част VII, точка 1 се изменя, както следва:
„1. Организация на секциите за издаване на визи
1.1. Организация на приемането и обработването на заявления за издаване на визи
Всяка държава-членка отговаря за организацията на приемането и обработването на заявления. По принцип заявления се подават пред дипломатическа мисия или консулска служба на държава-членка.
Държавите-членки:
-
оборудват дипломатическите си мисии или консулски служби и органи, отговарящи за издаването на визи на границата, с необходимите материали за снемане на биометрични идентификатори, както и офисите на почетните си консули, когато тези офиси служат за снемане на биометрични идентификатори в съответствие с точка 1.3, и/или
-
си сътрудничат с една или повече държави-членки в рамките на консулското сътрудничество на местно равнище или чрез други подходящи контакти под формата на ограничено представителство, съвместно използване на обекти или общ център за приемане на заявления в съответствие с точка 1.2.
При особени обстоятелства или поради причини, свързани с местните условия, като например:
-
големият брой кандидати не позволява приемането на заявления и събирането на данни да се организира в срок и при нормални условия, или
-
по никакъв друг начин не е възможно да се осигури добро териториално покритие на съответната трета държава,
и когато горепосочените форми на сътрудничество се окажат неподходящи за съответната държава-членка, държавата-членка може, в краен случай, да си сътрудничи с външен доставчик на услуги в съответствие с точка 1.4.
Без да се засяга правото кандидатът да бъде поканен на лично интервю, както е предвидено в част III, точка 4, изборът на форма на организация не изисква за подаване на заявлението кандидатът да се явява лично на повече от едно място.
1.2. Форми на сътрудничество между държавите-членки
а)
Когато се избере „съвместно използване на обекти“, служители на дипломатическите мисии или консулските служби на една или повече държави-членки обработват заявленията (включително биометричните идентификатори), подадени до тях в дипломатическата мисия или консулската служба на друга държава-членка, и използват оборудването на тази друга държава-членка. Съответните държави-членки се договарят за времетраенето и условията за прекратяване на съвместното използване на обекти, както и за дела от визовата такса, която да се получава от държавата-членка, чиято дипломатическа мисия или консулска служба се използва.
б)
Когато се създават „общи центрове за приемане на заявления“, служители на дипломатическите мисии или консулските служби на две или повече държави-членки се помещават в една сграда, за да приемат подаваните до тях заявления (включително биометрични идентификатори). Кандидатите се насочват към държавата-членка, която отговаря за обработването на заявлението. Държавите-членки се договарят за времетраенето и за условията за прекратяване на това сътрудничество, както и за поделянето на разходите между участващите държави-членки. Една от държавите-членки отговаря за свързаните с логистиката договори и за дипломатическите отношения с държавата-домакин.
1.3. Изпълнение на някои функции от почетни консули
Почетните консули също могат да бъдат упълномощени да изпълняват някои или всички задачи, посочени в точка 1.5. Предприемат се подходящи мерки за гарантиране на сигурността и защитата на данните.
Ако почетният консул не е държавен служител на държава-членка, при изпълнението на тези задачи се спазват предвидените в приложение 19 изисквания, с изключение на разпоредбите в точка В, буква в) от същото приложение.
Ако почетният консул е държавен служител на държава-членка, съответната държава-членка гарантира, че се прилагат изисквания, сравними с изискванията, които биха се прилагали, ако задачите се изпълняваха от нейната дипломатическа мисия или консулска служба.
1.4. Сътрудничество с външни доставчици на услуги
Държавите-членки се стремят да си сътрудничат с един и същ външен доставчик на услуги съвместно с една или повече държави-членки, без да се засягат възлагането на обществени поръчки и правилата относно конкуренцията.
Сътрудничеството с външен доставчик на услуги се основава на правен акт, в който са спазени предвидените в приложение 19 изисквания.
Държавите-членки в рамките на консулското сътрудничество на местно равнище обменят информация относно избора на външните доставчици на услуги и установяването на условията в съответните свои правни актове.
1.5. Видове сътрудничество с външни доставчици на услуги
На външен доставчик на услуги може да бъде възложено да изпълнява една или повече от следните задачи:
а)
да предоставя обща информация относно изискванията и заявленията за издаване на виза;
б)
да информира кандидатите относно необходимите придружаващи документи въз основа на списък;
в)
да събира данни и заявления (включително да снема биометрични идентификатори) и да предава заявленията на дипломатическата мисия или консулската служба;
г)
да събира таксата за услугата;
д)
да урежда срещи за лично явяване в дипломатическата мисия, консулската служба или при външния доставчик на услуги;
е)
да взема пътническите документи (включително уведомлението за отказ според случая) от дипломатическата мисия или консулската служба и да ги връща на кандидата.
1.6. Задължения на държавите-членки
При избора на външен доставчик на услуги съответната(ите) държава(и)-членка(и) надлежно проверява(т) платежоспособността и надеждността на дружеството (включително необходимите лицензи, търговска регистрация, дружествени устави, банкови договори) и гарантира(т), че няма конфликт на интереси.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че избраният външен доставчик на услуги спазва условията, определени в посочения в точка 1.4 правен акт.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) носи(ят) отговорност за спазването на правилата за защита на данните при обработването на данните и се контролира(т) в съответствие с разпоредбите на член 28 от Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (15).
Сътрудничеството с външен доставчик на услуги не ограничава, нито изключва отговорност, която съгласно националното законодателство на съответната(ите) държава(и)-членка(и) произтича от нарушаване на задълженията във връзка с личните данни на кандидатите и обработването на заявленията за виза. Настоящата разпоредба не засяга исковете, които може да бъдат подадени пряко срещу външния доставчик на услуги съгласно националното законодателство на съответната трета държава.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че данните са изцяло криптирани, независимо дали се предават по електрон път или физически върху електронен носител от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и).
В трети държави, които забраняват криптирането на данни при предаването им по електронен път от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и), държавата(ите)-членка(и) не допуска(т) външният доставчик на услуги да предава данни по електронен път.
В този случай съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че електронните данни се предават физически в изцяло криптирана форма върху електронен носител от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и) от консулски служител на държава-членка или, когато такова предаване би наложило предприемането на непропорционални или неразумни мерки, по друг сигурен и безопасен начин, например като се използват установени оператори с опит в транспортирането на документи и данни с чувствителен характер в съответната трета държава.
При всички случаи нивото на сигурност при предаването се адаптира в зависимост от чувствителния характер на данните.
Държавите-членки или Общността се стремят да постигнат със съответните трети държави споразумение, чиято цел е да се отмени забраната за криптиране на данни при предаването им по електронен път от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и).
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) осигурява(т) обучение на външния доставчик на услуги, което съответства на познанията, необходими за предоставяне на подходящи услуги, и достатъчно информация на кандидатите.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) в случай на съмнение предоставя(т) възможност за проверка в дипломатическата мисия или консулската служба на пръстови отпечатъци, които са снети от външен доставчик на услуги.
Разглеждането на заявленията, интервютата, когато се налагат такива, процесът на разрешаване и отпечатването и поставянето на визовите стикери се извършват единствено от дипломатическата мисия или консулската служба.
Външните доставчици на услуги нямат достъп до ВИС при каквито и да е обстоятелства. Достъпът до ВИС е запазен изключително и само за надлежно упълномощени служители на дипломатическите мисии или консулските служби.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) следи за изпълнението на правния акт, посочен в точка 1.4, включително:
а)
общата информация относно изискванията за издаване на виза и заявленията, предоставена от външния доставчик на услуги на кандидатите;
б)
всички технически и организационни мерки за сигурност, необходими за защита на личните данни срещу случайно или неправомерно унищожаване или случайна загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп, по-специално когато сътрудничество включва предаване на досиета и данни на дипломатическата мисия или консулската служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и), и срещу всякакви други незаконни форми на обработване на личните данни;
в)
снемането и предаването на биометрични идентификатори;
г)
предприетите мерки, за да се гарантира спазването на разпоредбите относно защитата на данните.
За тази цел дипломатическата мисия или консулска служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и) редовно провежда внезапни проверки в помещенията на външния доставчик на услуги.
1.7. Такса за услугата
Външните доставчици на услуги могат да събират такса за услугата в допълнение към таксата, определена в приложение 12. Таксата за услугата е пропорционална на разходите, направени от външния доставчик на услуги при изпълнение на една или повече от задачите, посочени в точка 1.5.
Тази такса за услугата се определя в правния акт, посочен в точка 1.4.
В рамките на консулското сътрудничество на местно равнище държавите-членки гарантират, че таксата за услугата, заплащана от кандидата, в пълна степен отразява услугите, предлагани от външния доставчик на услуги, и е съобразена с местните обстоятелства. Освен това те се стремят да хармонизират приложимата такса за услугата.
Таксата за услугата не надхвърля половината от размера на таксата за виза, определен в приложение 12, независимо от възможните случаи на освобождаване от плащане на такса за виза, предвидени в приложение 12.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) запазва(т) възможността всички кандидати да подават заявленията директно в дипломатическите ѝ(им) мисии или в консулските ѝ(им) служби.
1.8. Информация
Дипломатическите мисии и консулските служби на държавите-членки излагат на видно място точна информация за обществеността относно начините за насрочване на среща и подаване на заявление.
1.9. Приемственост при предоставяне на услуги
В случай на прекратяване на сътрудничеството с други държави-членки или с външен доставчик на услуги държавите-членки осигуряват приемственост при предоставяне на пълния набор от услуги.
1.10. Решение и публикуване
Държавите-членки информират Комисията как възнамеряват да организират приемането и обработването на заявления във всяка една консулска служба. Комисията осигурява съответното публикуване.
Държавите-членки предоставят на Комисията копие от правния акт, посочен в точка 1.4.
4.
Част VIII, точка 5.2 се изменя, както следва:
а)
заглавието се заменя със следното:
б)
между заглавието и точка 5.2, буква а) се вмъква следното изречение:
„За последващи заявления по част III, точка 1.2 държавите-членки могат да разрешат на своите дипломатически мисии или консулски служби да сътрудничат с търговски посредници (например частни агенции с административни функции и транспортни или туристически агенции, такива като туроператори и дистрибутори).“
5.
Добавя се следното приложение:
„ПРИЛОЖЕНИЕ 19
Списък на минимални изисквания, които да се включат в правния акт в случай на сътрудничество с външни доставчици на услуги
А.
Във връзка с осъществяването на дейността си и с оглед защитата на данните външният доставчик на услуги:
а)
по всяко време предотвратява неразрешено четене, копиране, изменение или заличаване на данни, по-специално по време на предаването им в дипломатическата мисия или консулската служба на държавата(ите)-членка(и), която(които) е(са) отговорна(и) за обработването на заявлението;
б)
в съответствие с инструкциите на съответната(ите) държава(и)-членка(и) предава данните:
-
по електронен път, криптирани, или
-
физически, по сигурен начин;
в)
предава данните във възможно най-кратък срок:
-
когато данните се предават физически - най-малко веднъж седмично,
-
когато криптирани данни се предават по електронен път - най-късно в края на деня, когато са събрани;
г)
заличава данните незабавно след тяхното предаване и гарантира, че единствените данни, които могат да бъдат запазени, са името и информацията за връзка на кандидата за целите на насрочване на среща, както и номерът на паспорта до връщането му на кандидата, когато е приложимо;
д)
осигурява техническите и организационните мерки за сигурност, необходими за защита на личните данни срещу случайно или неправомерно унищожаване или случайна загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп, по-специално когато сътрудничеството включва предаване на досиета и данни до дипломатическата мисия или консулската служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и), и срещу всякакви други неправомерни форми на обработване на личните данни;
е)
обработва данните единствено за целите на обработването на личните данни на кандидати за виза от името на съответната(ите) държава(и)-членка(и);
ж)
прилага стандарти за защита на данните, които са поне еквивалентни на посочените в Директива 95/46/ЕО;
з)
осигурява на кандидатите за виза изискваната информация съгласно член 37 от Регламента за ВИС.
Б.
Във връзка с осъществяването на дейността си и с оглед на поведението на служителите външният доставчик на услуги:
а)
гарантира, че служителите му са подходящо обучени;
б)
гарантира, че при изпълнение на задълженията си служителите му:
-
приемат любезно кандидатите за виза,
-
зачитат човешкото достойнство и интегритет на кандидатите,
-
не дискриминират лица на основание пол, расов или етнически произход, религия или убеждения, увреждания, възраст или сексуална ориентация, и
-
спазват правилата за поверителност, които се прилагат също така и след напускане на работа от служителите или след спиране на действието или прекратяване на правния акт;
в)
осигурява възможност за идентифициране по всяко време на служителите, работещи в дружеството;
г)
доказва, че служителите са неосъждани и разполагат с необходимите знания и умения.
В.
Във връзка с проверката на осъществяването на дейността му външният доставчик на услуги:
а)
осигурява достъп до помещенията си по всяко време без предварително уведомяване на упълномощени от съответната(ите) държава(и)-членка(и) служители, по-специално за целите на извършване на проверки;
б)
осигурява възможност за отдалечен достъп до системата си за насрочване на срещи за целите на извършване на проверки;
в)
осигурява използването на подходящи методи за наблюдение (напр. пробни кандидати; уебкамера);
г)
осигурява достъп до доказателства за спазване на правилата за защита на данните, включително задължения за докладване, външни одити и редовни проверки на място;
д)
докладва незабавно на съответната(ите) държава(и)-членка(и) относно нарушения на сигурността или жалби от кандидатите, касаещи злоупотреба с данни или неразрешен достъп, координира действията си със съответната(ите) държава(и)-членка(и), за да намери решения, и своевременно дава обоснован отговор на подалите жалба кандидати.
Г.
Във връзка с общите изисквания външният доставчик на услуги:
а)
действа съобразно инструкциите на държавата(ите)-членка(и), отговорна(и) за обработването на заявленията;
б)
приема подходящи антикорупционни мерки (например разпоредби за възнаграждението на служителите; сътрудничество при подбора на служителите, които участват в изпълнението на задачата; правило за четирите очи; принцип на ротацията);
в)
спазва изцяло разпоредбите на правния акт, който съдържа клауза за спиране на действието или прекратяване, по-специално в случай на нарушение на установените правила, както и клауза за преразглеждане, с цел да се гарантира, че правният акт отразява най-добрите практики.“
Член 2
Докладване
Три години след като ВИС е въведена в действие и на всеки четири години след това Комисията представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно прилагането на настоящия регламент, включително прилагането на снемането и използването на биометрични идентификатори, оценката доколко е подходящ избраният стандарт на ИКАО, спазването на правилата за защита на данните, опита в работата с външни доставчици на услуги, по-специално при снемането на биометрични данни, прилагането на правилото за 59 месеца по отношение снемането на пръстови отпечатъци и организацията на приемането и обработването на заявления. Докладът също така включва, въз основа на член 17, параграфи 12, 13 и 14 и член 50, параграф 4 от Регламента за ВИС, случаите, в които пръстови отпечатъци не са могли фактически да бъдат предоставени или тяхното предоставяне не се е изисквало поради съображения от правен характер, в съотношение със случаите, в които са били снети пръстови отпечатъци. Докладът включва информация относно случаите на отказ на виза на лице, което не е могло фактически да предостави пръстови отпечатъци. Докладът се придружава, където е необходимо, от подходящи предложения за изменение на настоящия регламент.
В първия доклад също така се разглежда въпросът за достатъчната степен на надеждност на пръстовите отпечатъци за установяване и проверка на самоличността на деца под 12-годишна възраст, и по-специално как с възрастта се променят пръстовите отпечатъци, като за основа се използва проучване, проведено под ръководството на Комисията.
Член 3
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите-членки в съответствие с Договора за създаване на Европейската общност.
Съставено в Страсбург на 23 април 2009 година.
EUROPAPARLAMENTETS OCH RÅDETS FÖRORDNING (EG) nr 390/2009
av den 23 april 2009
om ändring av de gemensamma konsulära anvisningarna angående viseringar till diplomatiska beskickningar och karriärkonsulat i samband med införandet av biometri samt bestämmelser om hur viseringsansökningar ska tas emot och behandlas
EUROPAPARLAMENTET OCH EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 62.2 b ii,
med beaktande av kommissionens förslag,
med beaktande av Europeiska datatillsynsmannens yttrande (1),
i enlighet med förfarandet i artikel 251 i fördraget (2), och
av följande skäl:
(1)
För att kunna säkerställa en tillförlitlig kontroll och identifiering av sökande måste biometriska uppgifter hanteras i det informationssystem för viseringar (VIS) som upprättades genom rådets beslut 2004/512/EG (3), och det är nödvändigt att skapa en rättslig ram för upptagningen av dessa biometriska kännetecken. Vidare kräver genomförandet av VIS nya former för hur viseringsansökningarna tas emot.
(2)
Införandet av biometriska kännetecken i VIS är ett viktigt steg mot att kunna använda nya uppgifter, som på ett mer tillförlitligt sätt etablerar kopplingen mellan innehavaren av en visering och dennes pass för att undvika att falska identiteter används. Därför bör sökandens personliga inställelse - åtminstone vid den första ansökan - vara ett av grundkraven vid utfärdandet av en visering med registrering av biometriska kännetecken i VIS.
(3)
Valet av biometriska kännetecken görs i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 767/2008 av den 9 juli 2008 om informationssystemet för viseringar (VIS) och utbytet mellan medlemsstaterna av uppgifter om viseringar för kortare vistelse (VIS-förordningen) (4).
(4)
I den här förordningen definieras standarderna för upptagandet av dessa biometriska kännetecken med hjälp av hänvisningar till relevanta bestämmelser som fastställts av Internationella civila luftfartsorganisationen (Icao). Inga andra tekniska specifikationer krävs för att säkerställa interoperabilitet.
(5)
Varje handling, uppgift eller biometriskt kännetecken som mottas av en medlemsstat i samband med en viseringsansökning ska anses vara en konsulär handling enligt Wienkonventionen om konsulära förbindelser av den 24 april 1963 och ska behandlas på lämpligt sätt.
(6)
För att underlätta registreringen av sökande och minska medlemsstaternas kostnader behöver medlemsstaternas nuvarande möjligheter att företräda varandra utökas. I första hand bör en specifik typ av företrädande, som endast avser mottagande av ansökningar och registrering av biometriska kännetecken, läggas till i de gemensamma konsulära anvisningarna angående viseringar till diplomatiska beskickningar och karriärkonsulat (5).
(7)
Andra alternativ bör införas, t.ex. samlokalisering, gemensamma ansökningscentrum, honorärkonsuler och samarbete med externa tjänsteleverantörer. En lämplig rättslig ram för dessa alternativ bör tas fram, varvid hänsyn särskilt bör tas till frågan om uppgiftsskydd. I enlighet med de villkor som fastställs i denna rättsliga ram bör medlemsstaterna själva kunna bestämma vilken typ av organisationsstruktur de kommer att använda i varje tredjeland. Närmare upplysningar om dessa strukturer bör offentliggöras av kommissionen.
(8)
När medlemsstaterna organiserar sitt samarbete bör de se till att sökanden hänvisas till den medlemsstat som är ansvarig för behandlingen av ansökan.
(9)
Bestämmelser måste antas för situationer där medlemsstaterna för att underlätta förfarandet beslutar att samarbeta med en extern tjänsteleverantör för mottagande av ansökningar. Ett sådant beslut kan fattas om samarbete med andra medlemsstater i form av begränsat företrädande, samlokalisering eller ett gemensamt ansökningscentrum visar sig olämpligt för den berörda medlemsstaten på grund av särskilda omständigheter eller av skäl som rör lokala förhållanden. Denna typ av arrangemang bör överensstämma med de allmänna principerna för utfärdandet av viseringar och kraven på skydd av uppgifter i Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (6) bör respekteras. Dessutom bör behovet av att undvika visashopping beaktas vid fastställandet och genomförandet av sådana arrangemang.
(10)
Medlemsstaterna bör samarbeta med externa tjänsteleverantörer på grundval av ett rättsligt instrument som bör innehålla bestämmelser om deras exakta ansvar, om direkt och fullständig tillgång till deras lokaler, information till sökande, konfidentialitet samt omständigheter, villkor och förfaranden för att tillfälligt upphäva eller säga upp samarbetet.
(11)
Genom att möjliggöra för medlemsstaterna att samarbeta med en extern tjänsteleverantör för mottagande av ansökningar samtidigt som man fastställer principen om en enda kontaktpunkt för inlämning av ansökningar, införs genom denna förordning ett undantag från den allmänna principen om personlig inställelse (enligt del III punkt 4 i de gemensamma konsulära anvisningarna). Detta påverkar inte möjligheten att kalla sökanden till personlig intervju och påverkar inte heller framtida rättsliga instrument som reglerar dessa frågor.
(12)
För att säkerställa att uppgiftsskyddskraven uppfylls, har samråd ägt rum med den arbetsgrupp som bildats enligt artikel 29 i direktiv 95/46/EG.
(13)
Direktiv 95/46/EG är tillämpligt på medlemsstaterna när det gäller behandling av personuppgifter enligt denna förordning.
(14)
Medlemsstaterna bör bibehålla möjligheten för samtliga sökande att inge ansökningar direkt till dess diplomatiska eller konsulära beskickningar.
(15)
För att underlätta förfarandet vid varje efterföljande ansökan bör det vara möjligt att kopiera fingeravtryck från den första registreringen i VIS inom en period av 59 månader. Efter denna period bör fingeravtrycken tas på nytt.
(16)
Till följd av kravet på upptagning av biometriska kännetecken bör kommersiella mellanhänder, t.ex. resebyråer, inte längre användas för den första ansökan utan endast för de därpå följande.
(17)
De gemensamma konsulära anvisningarna bör därför ändras i enlighet med detta.
(18)
Kommissionen bör tre år efter det att VIS har börjat tillämpas, och därefter vart fjärde år, lägga fram en rapport om tillämpningen av denna förordning.
(19)
Eftersom målen för denna förordning, nämligen organisering av mottagandet och behandlingen av ansökningar med avseende på införandet av biometriska uppgifter i VIS och införande av gemensamma standarder och interoperabla biometriska kännetecken samt gemensamma regler för alla medlemsstater som deltar i gemenskapens gemensamma viseringspolitik, inte i tillräcklig utsträckning kan uppnås av medlemsstaterna och de därför bättre kan uppnås på gemenskapsnivå, kan gemenskapen vidta åtgärder i enlighet med subsidiaritetsprincipen i artikel 5 i fördraget. I enlighet med proportionalitetsprincipen i samma artikel, går denna förordning inte utöver vad som är nödvändigt för att uppnå dessa mål.
(20)
I enlighet med artiklarna 1 och 2 i protokollet om Danmarks ställning, fogat till fördraget om Europeiska unionen och fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, deltar Danmark inte i antagandet av denna förordning, som inte är bindande för eller tillämplig på Danmark. Eftersom denna förordning är en utveckling av Schengenregelverket enligt bestämmelserna i avdelning IV i tredje delen av fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, ska Danmark, i enlighet med artikel 5 i nämnda protokoll, inom sex månader efter antagandet av denna förordning besluta huruvida landet ska genomföra den i sin nationella lagstiftning.
(21)
När det gäller Island och Norge utgör denna förordning, i enlighet med avtalet mellan Europeiska unionens råd och Republiken Island och Konungariket Norge om dessa två staters associering till genomförandet, tillämpningen och utvecklingen av Schengenregelverket (7), en utveckling av de bestämmelser i Schengenregelverket som omfattas av det område som avses i artikel 1 B i rådets beslut 1999/437/EG (8) om vissa tillämpningsföreskrifter för det avtalet.
(22)
Denna förordning utgör en utveckling av de bestämmelser i Schengenregelverket i vilka Förenade kungariket inte deltar i enlighet med rådets beslut 2000/365/EG av den 29 maj 2000 om en begäran från Förenade konungariket Storbritannien och Nordirland om att få delta i vissa bestämmelser i Schengenregelverket (9). Förenade kungariket deltar därför inte i antagandet av denna förordning, som inte är bindande för eller tillämplig på Förenade kungariket.
(23)
Denna förordning utgör en utveckling av de bestämmelser i Schengenregelverket i vilka Irland inte deltar i enlighet med rådets beslut 2002/192/EG av den 28 februari 2002 om Irlands begäran om att få delta i vissa bestämmelser i Schengenregelverket (10). Irland deltar därför inte i antagandet av denna förordning, som inte är bindande för eller tillämplig på Irland.
(24)
När det gäller Schweiz utgör denna förordning, i enlighet med avtalet mellan Europeiska unionen, Europeiska gemenskapen och Schweiziska edsförbundet om Schweiziska edsförbundets associering till genomförandet, tillämpningen och utvecklingen av Schengenregelverket (11), en utveckling av de bestämmelser i Schengenregelverket som omfattas av det område som avses i artikel 1 B i beslut 1999/437/EG jämförd med artikel 3 i rådets beslut 2008/146/EG (12).
(25)
När det gäller Liechtenstein utgör denna förordning, i enlighet med protokollet mellan Europeiska unionen, Europeiska gemenskapen, Schweiziska edsförbundet och Furstendömet Liechtenstein om Furstendömet Liechtensteins anslutning till avtalet mellan Europeiska unionen, Europeiska gemenskapen och Schweiziska edsförbundet om Schweiziska edsförbundets associering till genomförandet, tillämpningen och utvecklingen av Schengenregelverket, en utveckling av de bestämmelser i Schengenregelverket som omfattas av det område som avses i artikel 1 B i beslut 1999/437/EG jämförd med artikel 3 i rådets beslut 2008/261/EG (13).
(26)
När det gäller Cypern utgör denna förordning en rättsakt som utvecklar Schengenregelverket eller som på annat sätt har samband med detta i den mening som avses i artikel 3.2 i 2003 års anslutningsakt.
(27)
Denna förordning utgör en rättsakt som utvecklar Schengenregelverket eller som på annat sätt har samband med detta i den mening som avses i artikel 4.2 i 2005 års anslutningsakt.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
Artikel 1
Ändringar av de gemensamma konsulära anvisningarna
De gemensamma konsulära anvisningarna angående viseringar till diplomatiska beskickningar och karriärkonsulat ska ändras på följande sätt:
1.
Del II ska ändras på följande sätt:
a)
I punkt 1.2 b ska följande stycken läggas till:
”En medlemsstat kan också företräda en eller flera andra medlemsstater på ett begränsat sätt endast när det gäller att ta emot ansökningar och registrera biometriska kännetecken. Relevanta bestämmelser i 1.2 c och e ska tillämpas. Mottagandet och överföringen av akter och uppgifter till den företrädda medlemsstaten ska genomföras under iakttagande av gällande uppgiftsskydds- och säkerhetsregler.
Den eller de företrädda medlemsstaterna ska se till att uppgifterna är fullständigt krypterade när de överförs, oavsett om överföringen sker elektroniskt eller fysiskt på ett elektroniskt lagringsmedium, från myndigheterna i den företrädande medlemsstaten till den företrädda medlemsstatens myndigheter.
I tredjeländer som förbjuder kryptering av uppgifter som ska överföras elektroniskt från myndigheterna i den företrädande medlemsstaten till den eller de företrädda medlemsstaternas myndigheter, ska den eller de företrädda medlemsstaterna inte tillåta den företrädande medlemsstaten att överföra uppgifter elektroniskt.
I sådana fall ska den eller de berörda företrädda medlemsstaterna se till att de elektroniska uppgifterna överförs fysiskt i fullständigt krypterad form på ett elektroniskt lagringsmedium från myndigheterna i den företrädande medlemsstaten till den eller de företrädda medlemsstaternas myndigheter av en medlemsstats konsulära tjänstemän eller, när en sådan överföring skulle kräva oproportionerliga eller orimliga åtgärder, på något annat säkert sätt, t.ex. med hjälp av etablerade aktörer med erfarenhet av att transportera känsliga handlingar och uppgifter i det berörda tredjelandet.
I samtliga fall ska säkerhetsnivån för överföringen anpassas till uppgifternas känslighet.
Medlemsstaterna eller gemenskapen ska sträva efter att nå en överenskommelse med de berörda tredjeländerna i syfte att upphäva förbudet mot kryptering av uppgifter som ska överföras elektroniskt mellan myndigheterna i de berörda medlemsstaterna.”
b)
Led d ska ersättas med följande:
”d)
När enhetliga viseringar i enlighet med a och b utfärdas genom företrädande och begränsat företrädande, ska detta återspeglas i tabellen över företrädande vid utfärdande av enhetliga viseringar i bilaga 18.”
2.
Del III ska ändras på följande sätt:
a)
Punkt 1 ska ersättas med följande:
”1. Viseringsansökningar
1.1 Formulär för viseringsansökan - antal formulär
Sökandena ska även fylla i formuläret för enhetlig viseringsansökan. Ansökningar om enhetlig visering ska göras på det harmoniserade formuläret, varav ett provexemplar återfinns i bilaga 16.
Åtminstone ett exemplar av formuläret för viseringsansökan ska fyllas i så att det kan användas för samråd med de centrala myndigheterna. Medlemsstaterna kan begära flera kopior om det behövs för de nationella förfarandena.
1.2 Biometriska kännetecken
a) Medlemsstaterna ska uppta biometriska kännetecken bestående av ansiktsbild och tio fingeravtryck från sökanden i enlighet med de garantier som fastställts i Europeiska konventionen angående skydd för de mänskliga rättigheterna och de grundläggande friheterna, i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna samt i Förenta nationernas konvention om barnets rättigheter.
Vid inlämnandet av den första ansökan ska sökanden inställa sig personligen. Vid det tillfället ska följande biometriska kännetecken upptas:
-
Ett fotografi som skannats eller tagits vid ansökningstillfället.
-
Tio fingeravtryck upptagna plant och digitalt registrerade.
Om de fingeravtryck som tagits på sökanden avseende en tidigare ansökan registrerades för första gången i Informationssystemet för viseringar (VIS) mindre än 59 månader före dagen för den nya ansökan, ska de kopieras in i den därpå följande ansökan.
Om det råder rimliga tvivel om sökandenas identitet, ska den diplomatiska eller konsulära beskickningen dock ta fingeravtryck inom den period som anges ovan.
Om det när ansökan lämnas in inte omedelbart kan bekräftas att fingeravtryck har upptagits inom den tidsfrist som anges ovan, får sökanden dessutom begära att de ska upptas.
I enlighet med artikel 9.5 i VIS-förordningen ska det foto som bifogas varje ansökan registreras i VIS. Sökanden ska inte vara skyldig att infinna sig personligen i detta syfte.
De tekniska kraven i fråga om fotografiet ska uppfylla internationella standarder enligt Icao-dokument 9303 del 1 6:e utgåvan.
Fingeravtrycken ska tas i enlighet med Icao-standarder och kommissionens beslut 2006/648/EG av den 22 september 2006 om fastställande av tekniska specifikationer för standarder för biometriska kännetecken i samband med utvecklingen av informationssystemet för viseringar (14).
Upptagningen av biometriska kännetecken ska göras av kvalificerad och vederbörligen bemyndigad personal på den diplomatiska eller konsulära beskickningen och de myndigheter som har ansvar för att utfärda viseringar vid gränserna. Under överinseende av de diplomatiska eller konsulära beskickningarna får upptagningen av de biometriska kännetecknen också göras av kvalificerad och vederbörligen bemyndigad personal hos en honorärkonsul eller hos den externa tjänsteleverantör som avses i del VII punkterna 1.3 och 1.4.
Uppgifter får endast registreras i VIS av vederbörligen bemyndigad konsulär personal i enlighet med artiklarna 6.1, 7, 9.5 och 9.6 i VIS-förordningen.
Medlemsstaterna ska se till att alla sökkriterier i artikel 15 i VIS-förordningen används fullt ut för att undvika oriktiga identifieringar och avslag på oriktiga grunder.
b) Undantag
Följande sökande ska undantas från kravet på att lämna fingeravtryck:
-
Barn under 12 år.
-
Personer som det är fysiskt omöjligt att ta fingeravtryck på. Om det går att ta avtryck på färre än tio fingrar ska detta göras. Skulle det emellertid vara frågan om ett tillfälligt hinder, ska det krävas att sökanden lämnar fingeravtryck vid nästa ansökan. Diplomatiska och konsulära beskickningar och de myndigheter som har ansvar för att utfärda viseringar vid gränserna ska ha rätt att begära ytterligare klarlägganden om grunderna för det tillfälliga hindret. Medlemsstaterna ska se till att det finns lämpliga förfaranden som garanterar sökandens värdighet om inläsningen och registreringen av uppgifter bereder svårigheter. Om det är fysiskt omöjligt att ta fingeravtryck ska detta inte påverka beslut om beviljande av eller avslag på ansökan om visering.
-
Stats- eller regeringschefer och ledamöter i de nationella regeringarna med åtföljande makar samt medlemmar av deras officiella delegationer, när de inbjudits av medlemsstaternas regeringar eller internationella organisationer för ett officiellt ändamål.
-
Regenter och andra högt uppsatta medlemmar av en kungafamilj, när de inbjudits av medlemsstaternas regeringar eller internationella organisationer för ett officiellt ändamål.
I vart och ett av dessa fall ska orden ’ej tillämpligt’ föras in i VIS.
b)
Följande punkt ska läggas till:
”5. Personalens uppträdande
Medlemsstaternas diplomatiska beskickningar och konsulat ska se till att sökandena bemöts på ett hövligt sätt.
Konsulär personal ska under utförandet av sina arbetsuppgifter visa full respekt för den mänskliga värdigheten. Alla åtgärder som vidtas ska stå i proportion till de mål som eftersträvas med åtgärderna.
Konsulär personal får under utförandet av sina arbetsuppgifter inte diskriminera någon på grund av kön, ras eller etniskt ursprung, religion eller övertygelse, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning.”
3.
Punkt 1 i del VII ska ändras på följande sätt:
”1. Organisation av viseringsmyndigheten
1.1 Hur viseringsansökningar ska tas emot och behandlas
Varje medlemsstat ska ansvara för hur ansökningar tas emot och behandlas. I princip ska ansökningar inlämnas vid en medlemsstats diplomatiska eller konsulära beskickning.
Medlemsstaterna ska
-
utrusta sina diplomatiska eller konsulära beskickningar och de myndigheter som har ansvar för att utfärda viseringar vid gränserna, med erforderlig utrustning för upptagning av biometriska kännetecken liksom sina honorärkonsulers kontor när dessa används för insamling av biometriska kännetecken i enlighet med punkt 1.3, och/eller
-
samarbeta med en eller flera andra medlemsstater inom ramen för det lokala konsulära samarbetet eller genom andra lämpliga kontakter i form av begränsat företrädande, samlokalisering eller ett gemensamt ansökningscentrum i enlighet med punkt 1.2.
Under särskilda omständigheter eller av skäl som rör lokala förhållanden, t.ex. när
-
ett stort antal sökande inte gör det möjligt att organisera mottagandet av ansökningar och insamlingen av uppgifter inom rimlig tid och under anständiga förhållanden, eller
-
det inte är möjligt att säkerställa god geografisk täckning av det berörda tredjelandet på något annat sätt,
och när de ovan nämnda formerna för samarbete visar sig olämpliga för den berörda medlemsstaten, får en medlemsstat som en sista utväg samarbeta med en extern tjänsteleverantör i enlighet med punkt 1.4.
Utan att det påverkar rätten att kalla sökanden till personlig intervju (i enlighet med del III punkt 4) får valet av organisationsform inte resultera i att sökanden måste infinna sig personligen på mer än ett ställe för att lämna in en ansökan.
1.2 Former för samarbete mellan medlemsstaterna
a)
Om alternativet ’samlokalisering’ väljs, ska personal vid en eller flera medlemsstaters diplomatiska eller konsulära beskickningar behandla de ansökningar (inklusive biometriska kännetecken) som lämnats in till dem på en annan medlemsstats diplomatiska eller konsulära beskickning och dela utrustningen med denna medlemsstat. De berörda medlemsstaterna ska enas om hur länge samlokaliseringen ska pågå samt villkor för dess upphörande, liksom hur stor andel av viseringsavgiften som ska tillfalla den medlemsstat vars diplomatiska eller konsulära beskickning används.
b)
Om ’gemensamma ansökningscentrum’ inrättas, ska personal från två eller flera medlemsstaters diplomatiska eller konsulära beskickningar ha gemensamma lokaler i en byggnad och där ta emot de ansökningar (inklusive biometriska kännetecken) som lämnas in till dem. Sökandena ska hänvisas till den medlemsstat som ansvarar för behandlingen av ansökan. Medlemsstaterna ska enas om hur länge detta samarbete ska vara samt villkoren för dess upphörande, liksom för fördelningen av kostnaderna mellan de deltagande medlemsstaterna. En medlemsstat ska ansvara för avtal med avseende på logistik och diplomatiska förbindelser med värdlandet.
1.3 Honorärkonsuler
Honorärkonsuler får också ges behörighet att utföra några av eller alla uppgifterna i punkt 1.5. Adekvata åtgärder ska vidtas för att garantera säkerheten och dataskyddet.
Om honorärkonsuln inte är statlig tjänsteman i en medlemsstat, ska utförandet av dessa uppgifter genomföras i överensstämmelse med kraven i bilaga 19, med undantag för bestämmelserna i punkt C c i den bilagan.
Om honorärkonsuln är statlig tjänsteman i en medlemsstat, ska den berörda medlemsstaten se till att sådana krav ställs som är jämförbara med de krav som skulle gälla om dessa uppgifter genomfördes av dess diplomatiska eller konsulära beskickning.
1.4 Samarbete med externa tjänsteleverantörer
Medlemsstaterna ska sträva efter att samarbeta med en extern tjänsteleverantör tillsammans med en eller flera andra medlemsstater utan att det påverkar reglerna för offentlig upphandling och konkurrensreglerna.
Samarbetet med en extern tjänsteleverantör ska baseras på ett rättsligt instrument som ska uppfylla de krav som fastställs i bilaga 19.
Medlemsstaterna ska inom ramen för det lokala konsulära samarbetet utbyta uppgifter om valda externa tjänsteleverantörer och om fastställandet av villkoren och bestämmelserna i deras respektive rättsliga instrument.
1.5 Olika slags samarbete med externa tjänsteleverantörer
En extern tjänsteleverantör får ges behörighet att utföra någon eller några av följande uppgifter:
a)
Tillhandahållande av allmän information om viseringskrav och ansökningsformulär.
b)
Information till sökande om de ytterligare handlingar som krävs på grundval av en checklista.
c)
Insamling av uppgifter och mottagande av ansökningar (inbegripet upptagande av biometriska kännetecken) och överföring av ansökan till den diplomatiska eller konsulära beskickningen.
d)
Mottagande av den avgift som ska tas ut.
e)
Hantering av tidsbeställning för personlig inställelse vid den diplomatiska eller konsulära beskickningen eller hos den externa tjänsteleverantören.
f)
Insamling av resehandlingar (inbegripet i tillämpliga fall ett besked om avslag) från den diplomatiska eller konsulära beskickningen och återlämnande av dessa till sökandena.
1.6 Medlemsstaternas skyldigheter
När den eller de berörda medlemsstaterna väljer en extern tjänsteleverantör ska de granska bolagets solvens och tillförlitlighet (inbegripet nödvändiga tillstånd, företagsregistrering, bolagsstadga och bankavtal) och försäkra sig om att det inte föreligger några intressekonflikter.
Den eller de berörda medlemsstaterna ska se till att en utvald extern tjänsteleverantör uppfyller de villkor och bestämmelser som de omfattas av enligt det rättsliga instrument som avses i punkt 1.4.
Den eller de berörda medlemsstaterna ska vid behandlingen av uppgifter fortsätta att ansvara för efterlevnaden av bestämmelserna om skydd av uppgifter och ska stå under tillsyn i enlighet med artikel 28 i Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (15).
Samarbetet med en extern tjänsteleverantör får inte begränsa eller utesluta någon ansvarighet enligt den eller de berörda medlemsstaternas nationella lagstiftning vid överträdelser av skyldigheter med avseende på sökandenas personuppgifter och behandlingen av viseringsansökningar. Denna bestämmelse påverkar inte rättsliga åtgärder som får vidtas direkt mot den externa tjänsteleverantören enligt den nationella lagstiftningen i det berörda tredjelandet.
Den eller de berörda medlemsstaterna ska se till att uppgifterna är fullständigt krypterade, oavsett om överföringen sker elektroniskt eller fysiskt på ett elektroniskt lagringsmedium, från den externa tjänsteleverantören till myndigheterna i den eller de berörda medlemsstaterna.
I tredjeländer som förbjuder kryptering av uppgifter som ska överföras elektroniskt från den externa tjänsteleverantören till myndigheterna i den eller de berörda medlemsstaterna ska den eller de berörda medlemsstaterna inte tillåta den externa tjänsteleverantören att överföra uppgifter elektroniskt.
I sådana fall ska den eller de berörda medlemsstaterna se till att de elektroniska uppgifterna överförs fysiskt i fullständigt krypterad form på ett elektroniskt lagringsmedium från den externa tjänsteleverantören till myndigheterna i den eller de berörda medlemsstaterna av en medlemsstats konsulära tjänstemän eller, om en sådan överföring skulle kräva oproportionerliga eller orimliga åtgärder, på något annat säkert sätt, t.ex. med hjälp av etablerade aktörer med erfarenhet av att transportera handlingar och uppgifter i det berörda tredjelandet.
I samtliga fall ska säkerhetsnivån för överföringen anpassas till uppgifternas känslighet.
Medlemsstaterna eller gemenskapen ska sträva efter att nå en överenskommelse med de berörda tredjeländerna i syfte att upphäva förbudet mot kryptering av uppgifter som ska överföras elektroniskt från den externa tjänsteleverantören till myndigheterna i den eller de berörda medlemsstaterna.
Den eller de berörda medlemsstaterna ska utbilda den externa tjänsteleverantören så att denne får de kunskaper som behövs för att erbjuda lämpliga tjänster och tillräcklig information till sökandena.
Den eller de berörda medlemsstaterna ska se till att det finns möjlighet att kontrollera fingeravtryck på de diplomatiska eller konsulära beskickningarna om det råder tveksamhet om fingeravtrycken när de har tagits hos den externa tjänsteleverantören.
Behandlingen av ansökningar, i förekommande fall intervjuer, beslutsförfarandet samt utskriften och insättandet av viseringsmärken får endast utföras av diplomatiska eller konsulära beskickningar.
Externa tjänsteleverantörer får inte under några omständigheter ha tillgång till VIS. Tillgång till VIS ska uteslutande vara reserverad för vederbörligen bemyndigad personal på diplomatiska eller konsulära beskickningar.
Den eller de berörda medlemsstaterna ska noga övervaka genomförandet av det rättsliga instrument som avses i punkt 1.4, inbegripet
a)
den allmänna information om viseringskrav och formulär för viseringsansökan som lämnas av den externa tjänsteleverantören till sökande,
b)
alla de tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som krävs för att skydda personuppgifter mot förstöring genom olyckshändelse eller olaglig förstöring, eller förlust genom olyckshändelse samt mot ändringar, otillåten spridning av eller otillåten tillgång till uppgifterna, särskilt om samarbetet innefattar överföring av register och uppgifter till den eller de berörda medlemsstaternas diplomatiska eller konsulära beskickningar, samt mot alla andra olagliga former av behandling av personuppgifter,
c)
upptagning och överföring av biometriska kännetecken,
d)
åtgärder som vidtagits för att se till att bestämmelserna om uppgiftsskydd följs.
I detta syfte ska den eller de berörda medlemsstaternas diplomatiska eller konsulära beskickningar regelbundet genomföra oanmälda kontroller i den externa tjänsteleverantörens lokaler.
1.7 Serviceavgift
Externa tjänsteleverantörer får ta ut en serviceavgift utöver den avgift som ska tas ut enligt bilaga 12. Serviceavgiften ska stå i proportion till de kostnader som den externe tjänsteleverantören ådrar sig vid utförandet av en eller flera av de uppgifter som anges i punkt 1.5.
Denna serviceavgift ska specificeras i det rättsliga instrument som anges i punkt 1.4.
Inom ramen för det lokala konsulära samarbetet ska medlemsstaterna se till att den serviceavgift som tas ut från en sökande vederbörligen återspeglar de tjänster som tillhandahålls av den externa tjänsteleverantöreren och är anpassad till lokala omständigheter. De ska dessutom sträva efter att harmonisera den gällande serviceavgiften.
Serviceavgiften får inte vara högre än halva viseringsavgiften enligt bilaga 12, oberoende av eventuella undantag från viseringsavgiften enligt bilaga 12.
Den eller de berörda medlemsstaterna ska bibehålla möjligheten för samtliga sökande att inge ansökningar direkt till dess konsulat eller diplomatiska eller konsulära beskickningar.
1.8 Information
Exakt information om hur tidsbeställning ska göras och ansökningar lämnas in, ska meddelas allmänheten genom medlemsstaternas diplomatiska eller konsulära beskickningars försorg.
1.9 Kontinuitet i tjänsterna
Om samarbetet med andra medlemsstater eller någon typ av extern tjänsteleverantör skulle avbrytas, ska medlemsstaterna säkerställa att fullständiga tjänster upprätthålls.
1.10 Beslut och offentliggörande
Medlemsstaterna ska informera kommissionen om hur de avser att organisera mottagandet och behandlingen av ansökningar på varje plats där det finns en utlandsbeskickning. Kommissionen ska se till att informationen offentliggörs på lämpligt sätt.
Medlemsstaterna ska tillhandahålla kommissionen ett exemplar av det rättsliga instrument som avses i punkt 1.4.
4.
Punkt 5.2 i del VIII ska ändras på följande sätt:
a)
Rubriken ska ersättas med följande:
b)
Följande mening ska införas mellan rubriken och punkt 5.2 a:
”Vid efterföljande ansökningar i den mening som avses i del III punkt 1.2 får medlemsstaterna tillåta sina diplomatiska eller konsulära beskickningar att samarbeta med kommersiella mellanhänder (dvs. privata administrativa byråer, transportbolag eller resebyråer, t.ex. researrangörer och detaljhandlare).”
5.
Följande bilaga ska läggas till:
”BILAGA 19
Förteckning över minimikrav som ska införas i det rättsliga instrumentet vid samarbete med externa tjänsteleverantörer
A.
När det gäller uppgiftsskydd ska den externa tjänsteleverantören i sin verksamhet iaktta följande:
a)
Alltid förhindra att uppgifter obehörigen läses, kopieras, ändras eller raderas, särskilt under deras överföring till den diplomatiska eller konsulära beskickningen i den eller de medlemsstater som är ansvariga för att behandla en ansökan.
b)
I enlighet med instruktionerna från den eller de behöriga medlemsstaterna överföra uppgifterna
-
elektroniskt, i krypterad form, eller
-
fysiskt, på ett säkert sätt.
c)
Överföra uppgifterna så snabbt som möjligt:
-
Beträffande fysiskt överförda uppgifter, minst en gång i veckan.
-
Beträffande elektroniskt överförda krypterade uppgifter, senast i slutet av den dag de samlades in.
d)
Omedelbart radera uppgifterna efter deras överföring och säkerställa att de enda uppgifter som får behållas ska vara sökandens namn och kontaktuppgifter för tidsbeställningen samt, i förekommande fall, passnumret fram till dess att passet återlämnas till sökanden.
e)
Säkerställa att alla de tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som krävs för att skydda personuppgifter mot förstöring genom olyckshändelse eller olaglig förstöring, eller förlust genom olyckshändelse samt mot ändringar, otillåten spridning av eller otillåten tillgång till uppgifterna, särskilt om samarbetet innefattar överföring av register och uppgifter till den eller de berörda medlemsstaternas diplomatiska eller konsulära beskickningar, samt mot alla andra olagliga former av behandling av personuppgifter.
f)
Behandla uppgifterna endast i syfte att behandla sökandenas personuppgifter för den eller de berörda medlemsstaternas räkning.
g)
Tillämpa dataskyddsstandarder som minst motsvarar de standarder som fastställs i direktiv 95/46/EG.
h)
Ge sökanden den information som krävs enligt artikel 37 i VIS-förordningen.
B.
När det gäller personalens uppträdande ska den externa tjänsteleverantören i sin verksamhet iaktta följande:
a)
Se till att personalen har lämplig utbildning.
b)
Se till att den externa tjänsteleverantörens personal i samband med utförandet av sina uppgifter
-
tar emot sökandena på ett hövligt sätt,
-
visar respekt för sökandens mänskliga värdighet och integritet,
-
inte diskriminerar människor på grund av kön, ras eller etniskt ursprung, religion eller övertygelse, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning, samt
-
respekterar de sekretessbestämmelser som också ska gälla efter det att personalen har lämnat sitt arbete eller efter det att det rättsliga instrumentet tillfälligt har upphört eller sagts upp.
c)
När som helst kunna lämna identitetsuppgifter på den personal som arbetar i företaget.
d)
Kunna visa att personalen inte har några anteckningar i belastningsregistret och har erforderlig sakkunskap.
C.
När det gäller kontroll av verksamhetsutövandet ska den externa tjänsteleverantören iaktta följande:
a)
Sörja för att personal som har getts behörighet av den eller de berörda medlemsstaterna när som helst får tillgång till den externa tjänsteleverantörens lokaler utan föregående anmälan, särskilt i inspektionssyfte.
b)
Se till att det i inspektionssyfte finns möjlighet till distanstillträde till den externa tjänsteleverantörens system för tidsbeställning.
c)
Se till att relevanta övervakningsmetoder används (t.ex. testsökande, Webcam).
d)
Se till att det finns tillgång till bevis för iakttagande av dataskydd, bl.a. rapporteringsskyldighet, externrevision och regelbundna kontroller på plats.
e)
Till den eller de berörda medlemsstaterna utan dröjsmål rapportera eventuella säkerhetsproblem eller klagomål från sökande om missbruk av uppgifter eller obehörig tillgång samt samordna med den eller de berörda medlemsstaterna i syfte att finna en lösning och snabbt ge svar med förklaring till sökande som klagat.
D.
När det gäller allmänna krav ska den externa tjänsteleverantören iaktta följande:
a)
Handla enligt instruktionerna från den eller de medlemsstater som är ansvariga för att behandla ansökan.
b)
Vidta lämpliga åtgärder mot korruption (t.ex. bestämmelser om ersättning till personal, samarbete vid val av personal som används för uppgiften, tvåmansregeln, rotationsprincipen).
c)
Fullt ut följa bestämmelserna i det rättsliga instrumentet, som ska innehålla en klausul om tillfälligt upphörande eller uppsägning, särskilt om de fastställda bestämmelserna överträds, samt en översynsklausul för att säkerställa att bästa praxis återspeglas i det rättsliga instrumentet.”
Artikel 2
Rapporter
Tre år efter det att VIS börjat tillämpas, och därefter vart fjärde år, ska kommissionen lägga fram en rapport för Europaparlamentet och rådet om tillämpningen av denna förordning, vilken innefattar införandet av upptagning och användning av biometriska kännetecken, lämpligheten av den Icao-standard som valts, efterlevnaden av dataskyddsreglerna, erfarenheterna av externa tjänsteleverantörer, särskilt med tanke på upptagningen av biometriska uppgifter, genomförandet av ”59 månaders-regeln” för upptagande av fingeravtryck, samt organiserandet av mottagandet och behandlingen av ansökningar. Rapporten ska även, i enlighet med artiklarna 17.12, 17.13, 17.14 och 50.4 i VIS-förordningen, omfatta sådana fall där fingeravtryck faktiskt inte kunnat tas eller inte krävts av rättsliga skäl jämfört med det antal fall där fingeravtryck tas. Rapporten ska innefatta information om fall där personer som faktiskt inte kunnat lämna fingeravtryck fått avslag på sin viseringsansökan. Rapporten ska vid behov åtföljas av lämpliga förslag till ändring av denna förordning.
I den första rapporten ska även frågan om tillräcklig tillförlitlighet när det gäller identifiering och verifiering av fingeravtryck av barn under 12 år tas upp, särskilt hur fingeravtryck utvecklas med åldern, på grundval av resultaten av en studie som genomförts under kommissionens ansvar.
Artikel 3
Ikraftträdande
Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i medlemsstaterna i enlighet med fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.
Utfärdad i Strasbourg den 23 april 2009.