32001R1049
L 145/43
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 1049/2001 НА EВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА
от 30 май 2001 година
относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност, и по-специално член 255, параграф 2 от него,
като взеха предвид предложението на Комисията (1),
съгласно процедурата, посочена в член 251 от Договора (2),
като имат предвид, че:
(1)
Член 1, втора алинея от Договора за създаване на Европейския съюз е посветен на понятието за откритост, като посочва, че Договорът отбелязва нов етап в процеса на създаване на все по-тесен съюз между народите на Европа, в който решенията се вземат възможно най-открито и възможно най-близо до неговите граждани.
(2)
Откритостта дава възможност на гражданите да участват в процеса на вземане на решения и е гаранция за по-голяма законност, ефективност и отговорност на управление на гражданите в демократична система. Откритостта допринася за засилване на принципите на демокрация и за спазването на основните права, както е определено в член 6 от Договора за създаване на ЕС и в Хартата за основните права на Европейския съюз.
(3)
Заключенията от заседанията на Европейския съвет от Бирмингам, Единбург и Копенхаген подчертаха необходимостта от въвеждане на по-голяма прозрачност в работата на институциите на Съюза. Настоящият регламент консолидира вече предприетите от институциите инициативи за подобряване на прозрачността в процеса на вземане на решения.
(4)
Настоящият регламент цели да даде възможно най-голяма гласност на правото на публичен достъп до документите и да установи основните принципи и ограничения съгласно член 255, параграф 2 от Договора за ЕО.
(5)
Тъй като въпросът за достъпа до документи не се разглежда в Договора за създаване на Европейската общност за въглища и стомана и в Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия, Европейският парламент, Съветът и Комисията следва, в съответствие с Декларация № 41 към Заключителния акт от Договора от Амстердам, да изготвят насоки от настоящия регламент по отношение на документи в областите, разглеждани в тези два договора.
(6)
По-широк достъп до документи следва да бъде предоставен в случаите, когато институциите функционират като законодатели, включително съгласно чужди пълномощия, като се следи за запазването на ефективността на процеса на вземане на решения от институциите. До тези документи следва да бъде осигурен пряк достъп във възможно най-голяма степен.
(7)
В съответствие с член 28, параграф 1 и член 41, параграф 1 от Договора за създаване на ЕС правото на достъп се прилага също така за документи, свързани с общата външна политика и политиката на сигурност и с полицейското и съдебното сътрудничество по наказателноправни въпроси. Всяка институция следва да спазва тези правила за сигурност.
(8)
С цел да се гарантира пълното прилагане на настоящия регламент във всички области на дейност на Съюза, всички създадени от институциите агенции следва да прилагат принципите, установени в настоящия регламент.
(9)
Някои документи, поради изключително чувствителния им характер, следва да бъдат обект на специална обработка. Договореностите за информиране на Европейския парламент за съдържанието на такива документи следва да се уреждат чрез споразумения между институциите.
(10)
За да се допринесе за по-голяма откритост в работата на институциите, Европейският парламент, Съветът и Комисията трябва да предоставят достъп не само до документите, изготвени от институциите, но и до получените от тях документи. В този контекст е препоръчително да се припомни, че Декларация № 35 към Заключителния акт на Договора от Амстердам предвижда, че една държава-членка може да изиска от Комисията или от Съвета да не предоставя на трети страни документ, издаден от тази държава, без предварителното ѝ съгласие.
(11)
По принцип до всички документи на институциите следва да бъде осигурен публичен достъп. Въпреки това следва да се защитават някои публични и частни интереси, като се използва режимът на изключенията. На институциите следва да бъде предоставена възможност да защитят своите вътрешни консултации и преговори, когато това е необходимо предвид запазване на възможност за изпълнение на задачите им. При оценка на изключенията институциите следва да отчитат принципите на законодателството на Общността по отношение на защитата на личните данни във всички области на дейност на Съюза.
(12)
Всички правила относно достъпа на документи до институциите следва да бъдат в съответствие с настоящия регламент.
(13)
С цел гарантиране на пълното спазване на правото на достъп следва да се предвиди прилагането на двуетапна административна процедура, съчетана с допълнителна възможност за обжалване пред съда или подаване на жалба пред омбудсмана.
(14)
Всяка институция следва да предприема необходимите мерки за информиране на обществеността за новите разпоредби, които са в сила, и да обучава своя персонал за подпомагане на гражданите при упражняването на техните права съгласно настоящия регламент. С цел да улесни гражданите при упражняването на правата си всяка институция следва да предостави достъп до регистър с документи.
(15)
Въпреки че настоящият регламент няма за предмет, нито цели изменение на националното законодателство в областта на достъпа до документи, очевидно е все пак, че по силата на принципа за лоялно сътрудничество в отношенията между държавите-членки и институциите държавите-членки следва да следят да не бъде засегнато правилното прилагане на настоящия регламент и следва да бъдат спазени правилата за сигурност на институциите.
(16)
Настоящият регламент не засяга съществуващите права на достъп до документи за държавите-членки, съдебните или следствените органи.
(17)
В съответствие с член 255, параграф 3 от Договора за ЕС всяка институция в своя процедурен правилник определя специални разпоредби относно достъпа до нейните документи. Решение 93/731/ЕО на Съвета от 20 декември 1993 г. относно публичния достъп до документи на Съвета (3), Решение 94/90/ЕОВС, ЕО, Евратом на Комисията от 8 февруари 1994 г. относно публичния достъп до документи на Комисията (4), Решение 97/632/ЕО, ЕОВС, Евратом на Европейския Парламент от 10 юли 1997 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент (5), както и правилата относно поверителния характер на Шенгенските документи следва, ако е уместно, да бъдат изменени или отменени,
ПРИЕХА НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Цел
Целта на настоящият регламент е:
а)
да определи принципите, условията и границите, на базата на съображения за обществен или частен интерес, които регулират правото на достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (наричани по-долу „институциите“), посочени в член 255 от Договора за ЕО, с цел гарантиране на възможно най-широк достъп до документите;
б)
да установи правилата, гарантиращи възможно най-лесно упражняване на това право; и
в)
да насърчава добрите административни практики относно достъпа до документи.
Член 2
Бенефициери и приложно поле
1. Всеки гражданин на Съюза и всяко физическо или юридическо лице, пребиваващо или чието седалище според учредителния акт е в държава-членка, има право на достъп до документите на институциите, при условие че са спазени принципите, условията и ограниченията, определени в настоящия регламент.
2. Институциите могат, при спазване на същите принципи, условия и ограничения, да разрешат достъп до документите на всяко физическо или юридическо лице, което не пребивава или няма седалище според учредителния акт в държава-членка.
3. Настоящият регламент се прилага за всички документи, държани от институцията, т.е. които са изготвени или получени от нея и са нейно притежание, във всички области на дейност на Европейския съюз.
4. Без да се засягат членове 4 и 9, документите се предоставят за достъп на обществеността било въз основа на писмено заявление, било пряко в електронна форма или чрез използването на регистър. По-конкретно документи, изготвени или получени в хода на законодателна процедура, са пряко достъпни в съответствие с член 12.
5. Документи, квалифицирани като чувствителни съгласно определението в член 9, параграф 1, са предмет на специална обработка в съответствие с този член.
6. Настоящият регламент не засяга правата на публичен достъп до документи, притежание на институциите, които евентуално са на базата на инструменти на международното право или актове на тези институции, към които се прилагат тези данни.
Член 3
Определения
По смисъла на настоящия регламент:
а)
„документ“ означава всякаква информация, която се съдържа на независимо какъв информационен носител (на хартиен носител или в електронна форма, звукозапис, видео- или аудио-визуален запис) и касаеща области, свързани с политиките, дейностите и решенията, които попадат в сферата на компетенциите на съответната институция;
б)
„трети страни“ е всяко физическо или юридическо лице или образувание, което се явява външно за съответната институция, включително държавите-членки, другите институции или органи на Общността или институции и органи извън Общността, както и трети страни.
Член 4
Изключения
1. Институциите отказват достъп до документи в случаите, когато оповестяването им засяга защитата на:
а)
обществения интерес по отношение на:
-
обществената сигурност,
-
отбраната и военните въпроси,
-
международните отношения,
-
финансовата, валутната или икономическата политика на Общността или на държава-членка;
б)
частния живот и личната неприкосновеност, и по-специално в съответствие със законодателството на Общността относно защитата на личните данни.
2. Институциите отказват достъп до документи в случаите, когато оповестяването би засегнало защитата на:
-
търговските интереси на физическо или юридическо лице, включително по отношение на интелектуалната собственост,
-
съдебните процедури и правни становища,
-
целите на дейности по инспектиране, разследване и одит,
освен ако по-висш обществен интерес не диктува оповестяването на посочения документ.
3. Достъпът до документ, изготвен от дадена институция за вътрешно ползване или получен от институция и третиращ въпрос, по който тя все още не е взела решение, се отказва в случаите, когато оповестяването на документа би засегнало сериозно процеса на вземане на решение на тази институция, освен ако по-висш обществен интерес не диктува оповестяването на посочения документ.
Достъпът до документ, съдържащ становища, които са за вътрешно ползване, като част от предварителни обсъждания и консултации на въпросната институция, се отказва, дори и след вземането на решение, когато разпространението на документа би засегнало сериозно процеса на вземане на решения от институцията, освен ако по-висш обществен интерес не диктува оповестяването на посочения документ.
4. По отношение на документи на трета страна институцията се консултира с третата страна, за да определи дали е приложимо някое от изключенията, предвидени в параграф 1 или 2, освен ако не става ясно, че документът се оповестява или не.
5. Една държава-членка може да поиска от институция да не оповестява документ, издаден от тази държава, без да има предварителното ѝ съгласие.
6. Ако само част от искания документ е обект на едно или няколко от горепосочените изключения, останалите части на документа се разпространяват.
7. Изключенията, както са установени в параграфи 1, 2 и 3, се прилагат само за периода, през който защитата по отношение на съдържанието на документа е обоснована. Изключенията могат да се прилагат за максимален период от тридесет години. В случаите на документи, които са предмет на изключение във връзка със защита на лична неприкосновеност или търговски интереси, и в случай на чувствителни документи може при необходимост този период да е по-голям от определения по-горе.
Член 5
Документи в държавите-членки
Когато държава-членка получи заявка за достъп до документ, който е нейно притежание и е оповестен от определена институция, държавата-членка се консултира със съответната институция преди вземане на решение, за да не застраши постигането на целите на настоящия регламент.
Вместо това държавата-членка може да предостави искането на самата институция.
Член 6
Заявления за достъп
1. Заявленията за достъп до документ се формулират в писмена форма, включително и с електронни средства, на един от езиците, посочени в член 314 от Договора за ЕС, и се изготвят достатъчно точно, за да могат институциите да идентифицират документа. Заявителят не е длъжен да мотивира заявката си.
2. Ако дадена заявка не е достатъчно точна, институцията приканва заявителя да внесе разяснения и му помага за това, като например му предоставя информация за употребата на публичните документални регистри.
3. В случай на заявление за много голям документ или за голям брой документи въпросната институция може да се съгласува неофициално със заявителя за намиране на справедливо решение.
4. Институциите предоставят информация и съдействие на гражданите за условията на подаване на заявления за достъп до документи.
Член 7
Обработване на първоначални заявления
1. Заявление за достъп до документ се разглеждат по най-бързия начин. Уведомление за получаване се изпраща на заявителя. В рамките на петнадесет работни дни от регистрацията на заявлението институцията или разрешава достъп до искания документ и го предоставя в същия срок, в съответствие с член 10, или в писмен отговор съобщава на заявителя мотивите за пълния или частичния отказ, като го информира и за правото му да представи потвърждение на заявката в съответствие с параграф 2 от настоящия член.
2. В случай на пълен или частичен отказ заявителят може в срок петнадесет работни дни след получаване на отговора на институцията да внесе потвърждение на заявлението с цел тя да преразгледа своята позиция по въпроса.
3. По изключение, например когато едно заявление се отнася до много голям документ или до голям брой документи, срокът, предвиден в параграф 1, може да бъде удължен с петнадесет работни дни, като предварително се нотифицира заявителят и като се предостави мотивирано описание на причините.
4. Липсата на отговор на институцията в съответния срок дава право на заявителя да депозира потвърждение на заявлението.
Член 8
Обработване на потвърдителни заявления
1. Потвърдителните заявления се разглеждат по най-бързия начин. В рамките на петнадесет работни дни от регистрирането на такова заявление институцията разрешава достъп до искания документ и го предоставя в същия срок, в съответствие с член 10, или в писмен отговор излага мотивите за пълния или частичния отказ на достъп. В случай на пълен или частичен отказ на достъп до документа институцията информира заявителя за начините на обжалване, на които има право, а именно обжалване пред съда и/или подаване на жалба до омбудсмана, съгласно условията, установени в членове 230 и 195 от Договора за създаване на ЕО.
2. По изключение, например при заявления, отнасящи се до твърде голям документ или до голям брой документи, срокът, предвиден в параграф 1, може да бъде удължен с петнадесет работни дни, като заявителят е нотифициран предварително за това и са предоставени подробно причините.
3. Липсата на отговор на институцията в рамките на съответния срок се счита за отрицателен отговор и дава право на заявителя да образува съдебно производство срещу институцията и/или да подаде жалба до омбудсмана съгласно прилаганите разпоредби от Договора за създаване на ЕО.
Член 9
Обработка на чувствителни документи
1. Чувствителни документи са документите, издадени от институции или създадени от тях агенции от държавите-членки, от трети страни или от международни организации, класифицирани като „TRÈS SECRET/TOP SECRET“, „SECRET“ или „CONFIDENTIEL“ в съответствие с правилата на съответната институция, които защитават основните интереси на Европейския съюз или на една или няколко от тези държави-членки в областите, уредени в член 4, параграф 1, буква а), конкретно по отношение на обществената сигурност, отбраната и военните въпроси.
2. Заявленията за достъп до чувствителните документи съгласно процедурите, предвидени в членове 7 и 8, се разглеждат предимно от оторизирани за запознаване с тези документи. Без да се засяга член 11, параграф 2, тези лица трябва също така да преценят позоваванията на тези чувствителни документи, които биха могли да фигурират в публичния регистър.
3. Чувствителните документи се вписват в регистъра или се предоставят, при условие че има съгласие на органа, който ги е издал.
4. Всяко решение на определена институция да откаже достъп до чувствителен документ се основава на мотиви, които не нарушават интересите, чиято защита е предвидена в член 4.
5. Държавите-членки предприемат необходимите мерки, за да гарантират, че когато обработват заявления за чувствителни документи, ще спазват принципите, оповестени в настоящия член и в член 4.
6. Правилата на институциите по отношение на чувствителните документи се оповестяват публично.
7. Комисията и Съветът информират Европейския парламент относно чувствителните документи в съответствие с разпоредбите, договорени между институциите.
Член 10
Достъп в резултат на заявление
1. Заявителят има достъп до документи като консултира документите на място или като получи копие, включително, когато е необходимо, електронно копие, в зависимост от предпочитанията на заявителя. Разходите за изпълнението и изпращането на копията може да бъдат за сметка на заявителя. Дължимата сума не може да надхвърля реалния разход за издаване и изпращане на копията. При консултация на място или когато броят на копията не надхвърля 20 страници формат А4, както и при директен достъп в електронен формат или в регистър е задължително достъпът да е безплатен.
2. Ако определен документ вече е бил издаден от съответната институция и е леснодостъпен за заявителя, институцията може да изпълни своето задължение и да разреши достъп до документа, като информира заявителя как да получи искания документ.
3. Документите се доставят в съществуващата версия и формат (включително електронна или в друг формат: брайлово писмо, едър шрифт или запис), като се отчита изцяло предпочитанието на заявителя.
Член 11
Регистри
1. За да могат гражданите ефективно да се ползват от правото си, произтичащо от настоящия регламент, всяка институция осигурява достъп до документалния си регистър. Достъпът до регистъра следва да бъде предоставен в електронен формат. Позоваванията на документите се вписват незабавно в регистъра.
2. За всеки документ регистърът съдържа референтен номер (когато е приложимо, включително и позоваване на междуинституционално ниво), като разглежданата тема и/или кратко описание на съдържанието на документа, както и датата, на която документът е получен или изготвен, също се вписват в регистъра. Позоваванията се изготвят по начин, който не предполага защита на интересите в член 4.
3. Институциите незабавно вземат необходимите мерки за съставяне на регистъра, който трябва да действа преди 3 юни 2002 г.
Член 12
Пряк достъп в електронен формат или чрез регистър
1. Институциите следва, доколкото е възможно, да правят документите пряко достъпни за обществото в електронен формат или чрез регистър в съответствие с правилата на въпросните институции.
2. По-конкретно, законодателните документи, т.е. документите, които са изготвени или получени по време на процедурите по приемане на актове, които са правно обвързващи във или за държавите-членки, следва съгласно членове 4 и 9 да бъдат пряко достъпни.
3. Когато е уместно, останалите документи, а именно документите, свързани с изграждането на политика или стратегия, следва да бъдат пряко достъпни.
4. Когато прекият достъп не се предоставя чрез регистър, регистърът максимално точно посочва къде се намира документът.
Член 13
Публикуване в Официален вестник
1. В Официален вестник се публикуват освен актовете, посочени в член 254, параграфи 1 и 2 от Договора за създаване на ЕО и в член 163, първи параграф от Договора за Евратом, при условията на членове 4 и 9 от настоящия регламент и следните документи:
а)
предложенията на Комисията;
б)
приетите от Съвета общи позиции в съответствие с процедурите, посочени в членове 251 и 252 от Договора за създаване на ЕО, както и мотивите, подчертаващи тези общи позиции, както и позициите на Европейския парламент в тези процедури;
в)
рамковите решения и решенията, посочени в член 34, параграф 2 от Договора за създаване на ЕС;
г)
конвенциите, изготвени от Съвет, в съответствие с член 34, параграф 2 от Договора за създаване на ЕС;
д)
конвенциите, подписани между държавите-членки на основата на член 293 от Договора за създаване на ЕО;
е)
сключените от Общността или съгласно член 24 от Договора за създаване на ЕС международни споразумения.
2. Доколкото е възможно, в Официален вестник се публикуват следните документи:
а)
инициативите, представени на Съвета или на държава-членка по силата на член 67, параграф 1 от Договора за създаване на ЕО или съгласно член 34, параграф 2 от Договора за ЕС;
б)
общите позиции, посочени в член 34, параграф 2 от Договора за ЕС;
в)
директиви, различни от тези, посочени в член 254, параграфи 1 и 2 от Договора за създаване на ЕО, решения, различни от тези, посочени в член 254, параграф 1 от Договора за ЕО, препоръки и становища.
3. Всяка институция е свободна да определи свой собствен процедурен правилник, като останалите документи се публикуват в Официален вестник.
Член 14
Информация
1. Всяка институция предприема исканите мерки да информира обществото за правата, от които то може да се ползва по силата на настоящия регламент.
2. Държавите-членки си сътрудничат с институциите при предоставянето на информация на гражданите си.
Член 15
Административна практика в институциите
1. Институциите разработват добри административни практики, за да се улесни упражняването на правото на достъп, гарантирано от настоящия регламент.
2. Институциите създават междуинституционален комитет, който да проучва най-добрите практики, разрешаване на евентуални спорове и обсъждане на бъдещо развитие в областта на публичния достъп до документи.
Член 16
Възпроизвеждане на документи
Настоящият регламент не засяга други действащи правила в областта на авторското право, които биха могли да ограничат правото на трети страни да възпроизвеждат или използват разпространените документи.
Член 17
Отчети
1. Всяка институция публикува годишен отчет за изтеклата година, в който се посочва броят на отказите за разрешаване на достъп от институциите и мотивите за тези откази, както и броят на чувствителни документи, които не са вписани в регистъра.
2. Най-късно до 31 януари 2004 г. Комисията публикува отчет за прилагането на принципите на настоящия регламент и формулира препоръки, включително и предложения за преразглеждането на настоящия регламент, ако е уместно, както и програма за действие, включваща мерките, които да се предприемат от институциите.
Член 18
Мерки за прилагане
1. Всяка институция адаптира своя процедурен правилник към разпоредбите на настоящия регламент. Адаптациите влизат в сила от 3 декември 2001 г.
2. В срок шест месеца от влизането в сила на настоящия регламент Комисията разглежда съвместимостта с настоящия регламент на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 на Съвета от 1 февруари 1983 г. относно отварянето за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия (6), с цел да се гарантират запазването и архивирането на документите във възможно най-голяма степен.
3. В срок шест месеца от влизането в сила на настоящия регламент Комисията разглежда съвместимостта на настоящия регламент с действащите правила относно достъпа до документи.
Член 19
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на третия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейските общности.
Той се прилага от 3 декември 2001 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 30 май 2001 година.
Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001
av den 30 maj 2001
om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar
EUROPAPARLAMENTET OCH EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 255.2 i detta,
med beaktande av kommissionens förslag(1),
i enlighet med förfarandet i artikel 251 i fördraget(2), och
av följande skäl:
(1) I artikel 1 andra stycket i Fördraget om Europeiska unionen stadfästs principen om öppenhet genom att det anges att fördraget markerar en ny fas i processen för att skapa en allt fastare sammanslutning mellan de europeiska folken, där besluten skall fattas så öppet och så nära medborgarna som möjligt.
(2) Öppenhet ger medborgarna bättre möjligheter att delta i beslutsförfarandet och garanterar att förvaltningen åtnjuter större legitimitet och är effektivare och har ett större ansvar gentemot medborgarna i ett demokratiskt system. Öppenhet bidrar till att stärka de principer om demokrati och respekt för grundläggande rättigheter som avses i artikel 6 i EU-fördraget och i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna.
(3) I de slutsatser som antogs av Europeiska rådet vid dess möten i Birmingham, Edinburgh och Köpenhamn underströks nödvändigheten av att göra arbetet vid unionens institutioner öppnare. Denna förordning konsoliderar de initiativ som institutionerna redan tagit för att förbättra öppenheten i beslutsförfarandet.
(4) Syftet med denna förordning är att ge allmänhetens rätt till tillgång till handlingar största möjliga effekt och att fastställa allmänna principer och gränser för denna rätt i enlighet med artikel 255.2 i EG-fördraget.
(5) Eftersom Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och stålgemenskapen och Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen inte innehåller några bestämmelser om tillgång till handlingar bör Europaparlamentet, rådet och kommissionen söka ledning i denna förordning, i enlighet med förklaring nr 41 som fogas till slutakten till Amsterdamfördraget, beträffande handlingar som gäller verksamhet som omfattas av dessa båda fördrag.
(6) Större tillgång till handlingar bör ges i de fall där institutionerna agerar i egenskap av lagstiftare, även när det rör sig om delegerade befogenheter, samtidigt som effektiviteten i institutionernas beslutsförfarande bevaras. Sådana handlingar bör göras direkt tillgängliga i så stor utsträckning som möjligt
(7) I enlighet med artikel 28.1 och artikel 41.1 i EU-fördraget är rätten till tillgång till handlingar tillämplig också på handlingar som gäller den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitiken samt polisiärt och straffrättsligt samarbete. Varje institution bör respektera sina säkerhetsbestämmelser.
(8) För att säkerställa att denna förordning tillämpas fullt ut i samband med all unionens verksamhet bör alla organ som inrättas av institutionerna tillämpa de principer som fastställs i denna förordning.
(9) Vissa handlingar bör på grund av sitt mycket känsliga innehåll vara föremål för särskild behandling. En ordning för hur Europaparlamentet skall informeras om innehållet i sådana handlingar bör fastställas i ett interinstitutionellt avtal.
(10) För att öka öppenheten i institutionernas arbete bör Europaparlamentet, rådet och kommissionen bevilja tillgång såväl till handlingar som upprättats av institutionerna själva som till sådana de mottagit. Det skall i detta sammanhang påpekas att en medlemsstat, enligt förklaring nr 35 som fogas till slutakten till Amsterdamfördraget, kan begära att kommissionen eller rådet inte vidarebefordrar en handling som härrör från den staten till tredje part, utan att medlemsstaten dessförinnan har lämnat sitt medgivande.
(11) I princip bör institutionernas samtliga handlingar göras tillgängliga för allmänheten. Vissa allmänna och privata intressen bör emellertid skyddas genom undantagsbestämmelser. Institutionerna bör ges möjlighet att skydda sina interna samråd och överläggningar då detta krävs för att de skall kunna utföra sina uppgifter. Vid fastställandet av dessa undantag bör institutionerna, på unionens samtliga verksamhetsområden, beakta gemenskapslagstiftningens principer om skydd för personuppgifter.
(12) Samtliga bestämmelser om tillgång till institutionernas handlingar bör vara i överensstämmelse med denna förordning.
(13) För att säkerställa att rätten till tillgång till handlingar respekteras fullt ut bör ett administrativt förfarande med två steg tillämpas, där det dessutom skall vara möjligt att begära domstolsprövning eller framföra klagomål till ombudsmannen.
(14) Varje institution bör vidta nödvändiga åtgärder för att informera allmänheten om de nya bestämmelser som skall gälla och för att utbilda sin personal i att bistå medborgare som önskar utöva sina rättigheter i enlighet med denna förordning. För att medborgarna lättare skall kunna utöva sina rättigheter bör varje institution ge tillgång till ett register över handlingar.
(15) Denna förordning har varken till syfte eller effekt att ändra nationell lagstiftning om tillgång till handlingar; på grund av den princip om lojalt samarbete som styr förbindelserna mellan institutionerna och medlemsstaterna, är det dock uppenbart att medlemsstaterna bör se till att inte hindra en korrekt tillämpning av denna förordning och respektera institutionernas säkerhetsbestämmelser.
(16) Denna förordning påverkar inte tillämpningen av den rätt till tillgång till handlingar som medlemsstaterna, rättsliga myndigheter eller utredande organ redan har.
(17) I enlighet med artikel 255.3 i EG-fördraget skall varje institution i sin arbetsordning utarbeta särskilda bestämmelser om tillgång till institutionens handlingar. Rådets beslut 93/731/EG av den 20 december 1993 om allmänhetens tillgång till rådets handlingar(3), kommissionens beslut 94/90/EKSG, EG, Euratom av den 8 februari 1994 om allmänhetens tillgång till kommissionens handlingar(4) och Europaparlamentets beslut 97/632/EG, EKSG, Euratom av den 10 juli 1997 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets handlingar samt bestämmelserna om sekretess för Schengenhandlingar bör därför vid behov ändras eller upphävas(5).
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
Artikel 1
Syfte
Syftet med denna förordning är
a) att fastställa principer, villkor och gränser, under hänsynstagande till allmänna eller enskilda intressen, för rätten till tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens (nedan kallade institutionerna) handlingar i enlighet med artikel 255 i EG-fördraget på ett sätt som garanterar största möjliga tillgång till handlingar,
b) att fastställa bestämmelser som garanterar att det blir så enkelt som möjligt att utöva denna rätt, och
c) att främja goda förvaltningsrutiner när det gäller tillgång till handlingar.
Artikel 2
Tillgångsberättigade och tillämpningsområde
1. Varje unionsmedborgare och varje fysisk eller juridisk person som är bosatt eller har sitt säte i en medlemsstat skall ha rätt till tillgång till institutionernas handlingar, med beaktande av de principer, villkor och gränser som fastställs i denna förordning.
2. Institutionerna får med beaktande av samma principer, villkor och gränser bevilja fysiska eller juridiska personer som inte är bosatta eller har sitt säte i en medlemsstat tillgång till handlingar.
3. Denna förordning skall tillämpas på alla handlingar som finns hos en institution, det vill säga handlingar som upprättats eller mottagits och som innehas av institutionen, inom samtliga Europeiska unionens verksamhetsområden.
4. Utan att det påverkar tillämpningen av artiklarna 4 och 9 skall handlingar göras tillgängliga antingen efter en skriftlig ansökan eller direkt i elektronisk form eller genom ett register. Särskilt handlingar som upprättats eller mottagits under ett lagstiftningsförfarande skall göras direkt tillgängliga i enlighet med artikel 12.
5. Känsliga handlingar enligt definitionen i artikel 9.1 skall vara föremål för särskild behandling i enlighet med den artikeln.
6. Denna förordning skall inte påverka allmänhetens rätt till tillgång till handlingar som finns hos institutionerna, vilken kan följa av folkrättsliga instrument eller av rättsakter som institutionerna antagit för att genomföra dessa instrument.
Artikel 3
Definitioner
I denna förordning avses med
a) handling: allt innehåll, oberoende av medium (på papper eller lagrat i elektronisk form, ljud- och bildupptagningar samt audiovisuella upptagningar) som har samband med den policy, de åtgärder och de beslut som omfattas av institutionens ansvarsområde,
b) tredje part: varje fysisk eller juridisk person eller enhet utanför den berörda institutionen, däribland medlemsstaterna, övriga gemenskapsinstitutioner och gemenskapsorgan eller andra institutioner och organ samt tredje länder.
Artikel 4
Undantag
1. Institutionerna skall vägra att ge tillgång till en handling om ett utlämnande skulle undergräva skyddet för
a) det allmänna samhällsintresset i fråga om
- allmän säkerhet,
- försvar och militära frågor,
- internationella förbindelser,
- gemenskapens eller en medlemsstats finansiella, monetära eller ekonomiska politik,
b) den enskildes privatliv och integritet, särskilt i enlighet med gemenskapslagstiftningen om skydd av personuppgifter.
2. Institutionerna skall vägra att ge tillgång till en handling om ett utlämnande skulle undergräva skyddet för
- en fysisk eller juridisk persons affärsintressen, inklusive immateriella rättigheter,
- rättsliga förfaranden och juridisk rådgivning,
- syftet med inspektioner, utredningar och revisioner,
om det inte föreligger ett övervägande allmänintresse av utlämnandet.
3. Tillgång till en handling som upprättats av en institution för internt bruk eller mottagits av en institution, och som gäller en fråga där institutionen inte fattat något beslut, skall vägras om utlämnande av handlingen allvarligt skulle undergräva institutionens beslutsförfarande, om det inte föreligger ett övervägande allmänintresse av utlämnandet.
Tillgång till en handling som innehåller yttranden för internt bruk och som är en del av överläggningar och inledande samråd inom den berörda institutionen skall vägras även efter det att beslutet fattats, om utlämnande av handlingen allvarligt skulle undergräva institutionens beslutsförfarande, om det inte föreligger ett övervägande allmänintresse av utlämnandet.
4. För handlingar som härrör från tredje part skall institutionen samråda med den berörda tredje parten för att bedöma om de undantag som anges i punkterna 1 och 2 skall tillämpas, om det inte är uppenbart att handlingen skall eller inte skall lämnas ut.
5. En medlemsstat får begära att institutionen inte skall lämna ut en handling som härrör från denna medlemsstat utan att medlemsstaten dessförinnan har lämnat sitt medgivande.
6. Om enbart delar av den begärda handlingen omfattas av något av undantagen, skall övriga delar av handlingen lämnas ut.
7. De undantag som anges i punkterna 1-3 ovan skall enbart tillämpas under den period då skyddet är motiverat på grundval av handlingens innehåll. Undantagen får gälla i högst 30 år. För handlingar som omfattas av undantagen gällande privatliv eller affärsintressen och för känsliga handlingar får undantagen om det är nödvändigt fortsätta att gälla även efter denna period.
Artikel 5
Handlingar i medlemsstaterna
När en medlemsstat tar emot en begäran om tillgång till en handling som medlemsstaten innehar och som härrör från en institution skall medlemsstaten, om det inte är uppenbart att handlingen skall eller inte skall lämnas ut, rådgöra med institutionen i fråga för att fatta ett beslut som inte äventyrar att syftena med denna förordning uppnås.
En medlemsstat kan i stället hänskjuta en sådan begäran till institutionen.
Artikel 6
Ansökningar
1. En ansökan om tillgång till en handling skall inges i skriftlig form på valfritt sätt, inklusive i elektronisk form, på ett av de språk som anges i artikel 314 i EG-fördraget och vara tillräckligt utförlig för att institutionen skall kunna identifiera handlingen. Sökanden är inte skyldig att ange några skäl för sin ansökan.
2. Om en ansökan inte är tillräckligt utförlig skall institutionen uppmana sökanden att förtydliga sin ansökan och bistå sökanden med detta, t.ex. genom att tillhandahålla information om användning av de offentliga registren över handlingar.
3. Om en ansökan avser en mycket omfattande handling eller ett mycket stort antal handlingar får den berörda institutionen informellt samråda med sökanden för att finna en rimlig lösning.
4. Institutionerna skall ge medborgarna information om och hjälp med på vilket sätt en ansökan skall göras och var den skall ges in.
Artikel 7
Behandling av ursprungliga ansökningar
1. En ansökan om tillgång till en handling skall behandlas skyndsamt. En bekräftelse om mottagande skall skickas till sökanden. Institutionen skall inom 15 arbetsdagar efter det att en ansökan registrerats antingen bevilja tillgång till den begärda handlingen och ge tillgång till den i enlighet med artikel 10 inom samma tidsfrist, eller skriftligen ange skälen för att ansökningen helt eller delvis har avslagits och upplysa sökanden om dennes rätt att göra en bekräftande ansökan i enlighet med punkt 2 i den här artikeln.
2. Om ansökningen helt eller delvis avslås får sökanden inom 15 arbetsdagar efter att ha mottagit institutionens besked ge in en bekräftande ansökan till institutionen med begäran om omprövning.
3. I undantagsfall, t.ex. om en ansökan avser en mycket omfattande handling eller ett mycket stort antal handlingar, får den tidsfrist som anges i punkt 1 förlängas med 15 arbetsdagar, förutsatt att sökanden underrättas på förhand och att utförliga skäl anges.
4. Om inget besked ges av institutionen inom den föreskrivna tidsfristen skall sökanden ha rätt att inge en bekräftande ansökan.
Artikel 8
Behandling av bekräftande ansökningar
1. En bekräftande ansökan skall behandlas skyndsamt. Institutionen skall inom 15 arbetsdagar efter det att en sådan ansökan registrerats antingen bevilja tillgång till den begärda handlingen och ge tillgång till den i enlighet med artikel 10 inom samma tidsfrist, eller skriftligen ange skälen för att ansökan helt eller delvis har avslagits. Om en ansökan helt eller delvis avslås skall institutionen underrätta sökanden om de rättsmedel som finns, nämligen att väcka talan mot institutionen och/eller framföra klagomål till ombudsmannen enligt de villkor som anges i artikel 230 respektive 195 i EG-fördraget.
2. I undantagsfall, t.ex. om en ansökan avser en mycket omfattande handling eller ett mycket stort antal handlingar, får den tidsfrist som anges i punkt 1 förlängas med 15 arbetsdagar, förutsatt att sökanden underrättas på förhand och att utförliga skäl anges.
3. Om inget besked ges av institutionen inom den föreskrivna tidsfristen, skall ansökan anses ha avslagits och sökanden skall ha rätt att väcka talan mot institutionen och/eller framföra klagomål till ombudsmannen i enlighet med relevanta bestämmelser i EG-fördraget.
Artikel 9
Behandling av känsliga handlingar
1. En känslig handling är en handling som härrör från institutionerna eller organ som har upprättats av dem eller från medlemsstaterna, tredje länder eller internationella organisationer och som i enlighet med den berörda institutionens bestämmelser klassificerats som "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" eller "CONFIDENTIEL" och som skyddar Europeiska unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters väsentliga intressen på de områden som omfattas av artikel 4.1 a, i synnerhet allmän säkerhet, försvar och militära frågor.
2. En ansökan om tillgång till en känslig handling i enlighet med de förfaranden som anges i artiklarna 7 och 8 skall behandlas enbart av personer som har rätt att befatta sig med sådana handlingar. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 11.2 skall dessa personer även avgöra vilka hänvisningar till känsliga handlingar som kan göras i det offentliga registret.
3. Känsliga handlingar skall registreras eller lämnas ut endast om den varifrån handlingen härrör givit sitt samtycke.
4. En institution som beslutar att vägra tillgång till en känslig handling skall ange skälen för sitt beslut på ett sådant sätt att de intressen som skyddas i artikel 4 inte skadas.
5. Medlemsstaterna skall vidta lämpliga åtgärder för att se till att principerna i den här artikeln och i artikel 4 respekteras vid behandling av ansökningar om tillgång till känsliga handlingar.
6. Institutionernas bestämmelser om känsliga handlingar skall offentliggöras.
7. Kommissionen och rådet skall informera Europaparlamentet om känsliga handlingar i enlighet med en ordning om vilken institutionerna skall komma överens.
Artikel 10
Tillgång efter en ansökan
1. Sökanden skall få tillgång till en handling antingen genom att få ta del av den på stället eller genom att erhålla en kopia, inklusive en kopia i elektronisk form, om handlingen finns i sådan form, i enlighet med sökandens önskemål. Kostnaden för framställning och utskick av kopior får åläggas sökanden. Avgiften får inte vara högre än den faktiska kostnaden för att framställa och skicka kopiorna. Att ta del av en handling på stället, erhålla kopior på färre än 20 A4-sidor och ges direkt tillgång i elektronisk form eller via registret skall vara kostnadsfritt.
2. Om en handling redan har offentliggjorts av den berörda institutionen och är lätt tillgänglig för sökanden, får institutionen fullgöra sitt åliggande att ge tillgång till handlingen genom att upplysa sökanden om hur denne kan få tillgång till den begärda handlingen.
3. Handlingen skall ställas till förfogande i en befintlig version och i ett befintligt format (inklusive i elektroniskt eller i ett alternativt format såsom blindskrift, stor stil eller bandupptagning), med fullständigt beaktande av sökandens önskemål.
Artikel 11
Register
1. För att medborgarna effektivt skall kunna utnyttja sina rättigheter enligt denna förordning, skall varje institution ställa ett register över handlingar till allmänhetens förfogande. Tillgång till registret bör ges i elektronisk form. Hänvisningar till handlingar skall omgående föras in i registret.
2. Registret skall för varje handling innehålla ett referensnummer (inklusive i förekommande fall den interinstitutionella referensen), ämnet och/eller en kort beskrivning av innehållet i handlingen och det datum då handlingen mottogs eller upprättades och registrerades. Hänvisningarna skall göras på ett sätt som inte undergräver skyddet för intressena i artikel 4.
3. Institutionerna skall omedelbart vidta de åtgärder som är nödvändiga för att upprätta ett register som skall vara i bruk senast den 3 juni 2002.
Artikel 12
Direkt tillgång i elektronisk form eller via ett register
1. Institutionerna skall i största möjliga utsträckning ge allmänheten direkt tillgång till handlingar i elektronisk form eller via ett register, i enlighet med den berörda institutionens bestämmelser.
2. Särskilt lagstiftningshandlingar, det vill säga handlingar som upprättats eller mottagits i samband med ett förfarande för att anta rättsakter som är juridiskt bindande i eller för medlemsstaterna, bör göras direkt tillgängliga, om inte annat följer av artiklarna 4 och 9.
3. Om möjligt bör andra handlingar, i synnerhet handlingar som rör utformning av policy eller strategier, göras direkt tillgängliga.
4. Om direkt tillgång inte ges via registret skall registret i största möjliga utsträckning ange var handlingen finns.
Artikel 13
Offentliggörande i Officiella tidningen
1. Utöver de akter som avses i artikel 254.1 och 254.2 i EG-fördraget och artikel 163 första stycket i Euratomfördraget skall följande handlingar offentliggöras i Officiella tidningen, om inte annat följer av artiklarna 4 och 9 i denna förordning:
a) Förslag från kommissionen.
b) Gemensamma ståndpunkter som antagits av rådet enligt förfarandena i artiklarna 251 och 252 i EG-fördraget samt motiveringarna för dessa ståndpunkter och Europaparlamentets ståndpunkter i dessa förfaranden.
c) De rambeslut och de beslut som avses i artikel 34.2 i EU-fördraget.
d) Konventioner som har utarbetats av rådet enligt artikel 34.2 i EU-fördraget.
e) Konventioner undertecknade mellan medlemsstater på grundval av artikel 293 i EG-fördraget.
f) Internationella avtal som ingåtts av gemenskapen eller i enlighet med artikel 24 i EU-fördraget.
2. I största möjliga utsträckning skall följande handlingar offentliggöras i Officiella tidningen:
a) Initiativ som lagts fram för rådet av en medlemsstat i enlighet med artikel 67.1 i EG-fördraget eller i enlighet med artikel 34.2 i EU-fördraget.
b) Gemensamma ståndpunkter enligt artikel 34.2 i EU-fördraget.
c) Andra direktiv än sådana som avses i artikel 254.1 och 254.2 i EG-fördraget, andra beslut än de som avses i artikel 254.1 i EG-fördraget samt rekommendationer och yttranden.
3. Varje institution får i sin arbetsordning fastställa vilka övriga handlingar som skall offentliggöras i Officiella tidningen.
Artikel 14
Information
1. Varje institution skall vidta nödvändiga åtgärder för att upplysa allmänheten om de rättigheter som följer av denna förordning.
2. Medlemsstaterna skall samarbeta med institutionerna när det gäller att ge medborgarna information.
Artikel 15
Förvaltningsrutiner inom institutionerna
1. Institutionerna skall utveckla goda förvaltningsrutiner för att underlätta utövandet av den rätt till tillgång till handlingar som garanteras genom denna förordning.
2. Institutionerna skall inrätta en interinstitutionell kommitté som skall undersöka de bästa rutinerna, ta upp eventuella meningsskiljaktigheter och diskutera den framtida utvecklingen i fråga om allmänhetens tillgång till handlingar.
Artikel 16
Mångfaldigande av handlingar
Denna förordning skall inte påverka tillämpningen av befintliga bestämmelser om upphovsrätt som kan begränsa tredje parts rätt att mångfaldiga eller utnyttja handlingar som lämnats ut.
Artikel 17
Rapporter
1. Varje institution skall årligen offentliggöra en rapport för föregående år, vilken skall ta upp det antal fall då institutionen har avslagit ansökningar om tillgång till handlingar, skälen för dessa avslagsbeslut samt antalet känsliga handlingar som inte har registerförts.
2. Kommissionen skall senast den 31 januari 2004 offentliggöra en rapport om genomförandet av principerna i denna förordning och ge rekommendationer som, om det är lämpligt, även innehåller förslag om översyn av denna förordning och ett handlingsprogram med åtgärder som institutionerna skall vidta.
Artikel 18
Tillämpningsåtgärder
1. Varje institution skall anpassa sin arbetsordning i enlighet med bestämmelserna i denna förordning. Dessa anpassningar skall gälla med verkan från och med den 3 december 2001.
2. Senast sex månader efter det att denna förordning trätt i kraft skall kommissionen undersöka hur rådets förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 av den 1 februari 1983 om öppnandet för allmänheten av Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens historiska arkiv(6) överensstämmer med denna förordning, för att säkerställa att handlingar i största möjliga utsträckning bevaras och arkiveras.
3. Senast sex månader efter det att denna förordning trätt i kraft skall kommissionen undersöka hur de befintliga bestämmelserna om tillgång till handlingar överensstämmer med denna förordning.
Artikel 19
Ikraftträdande
Denna förordning träder i kraft den tredje dagen efter det att den offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.
Den skall tillämpas från och med den 3 december 2001.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
Utfärdad i Bryssel den 30 maj 2001.