РЕШЕНИЕ НА УПРАВИТЕЛНИЯ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ
от 4 юни 2009 година
относно условията, свързани с обработката на данни въз основа на член 10, параграф 4 от Решението за Европол
(2009/1010/ПВР)
УПРАВИТЕЛНИЯТ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ,
като взе предвид Решението на Съвета за създаване на Европейска полицейска служба (Европол) от 6 април 2009 г. (1) (наричано по-нататък „Решението за Европол“), и по-специално член 10, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
Задача на Управителния съвет, действайки по предложение на директора и след консултация със съвместния надзорен орган, е да определя условията за обработка на данните, за да определи дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в една от неговите системи за обработка на информация, по-конкретно що се отнася до достъпа до данните и използването им, както и до сроковете за съхранението и заличаването им.
(2)
Като приема настоящото решение Управителният съвет трябва да вземе предвид принципите на Конвенцията на Съвета на Европа за защита на лицата по отношение на автоматичната обработка на лични данни от 28 януари 1981 г. и Препоръка № R(87)15 на Комитета на министрите на Съвета на Европа от 17 септември 1987 г., уреждаща използването на лични данни в полицейския сектор.
(3)
Решението на Управителния съвет се представя на Съвета за одобрение,
ПРИЕ СЛЕДНОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Определения
По смисъла на настоящото решение:
а)
„лични данни“ означава всяка информация за идентифицирано или подлежащо на идентифициране физическо лице: подлежащо на идентифициране физическо лице е лице, което може да бъде идентифицирано пряко или непряко, по-специално чрез идентификационен номер или един или повече специфични признаци, отнасящи се до неговата физическа, физиологическа, психологическа, умствена, икономическа, културна или социална самоличност;
б)
„обработка на лични данни“ означава всяка операция или набор от операции, извършвани със или без автоматични средства по отношение на лични данни, като събиране, запис, организиране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друга форма на предоставяне на данните, актуализиране или комбиниране, блокиране, изтриване или унищожаване;
в)
„системи за обработка на информацията“ означава информационната система на Европол, аналитичните работни досиета и други системи за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1 от Решението за Европол;
г)
„информационна система на Европол“ означава системата, посочена в член 11, параграф 1 от Решението за Европол;
д)
„аналитично работно досие“ означава досие, открито за целите на анализа, както е посочено в член 14 от Решението за Европол;
е)
„органи на ЕС“ означава институции, органи, служби и агенции, създадени от или въз основа на Договора за Европейския съюз и договорите за създаване на Европейските общности, както е посочено в член 22, параграф 1 от Решението за Европол;
ж)
„трети страни“ означава трети държави и организации, както е посочено в член 23, параграф 1 от Решението за Европол;
з)
„надлежно упълномощени служители на Европол“ означава служителите на Европол, определени от директора да обработват лични данни в съответствие с настоящото решение.
Член 2
Обхват
Настоящото решение се прилага към личните данни, съобщени на Европол за целите на определяне дали тези данни са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация, с изключение на:
а)
личните данни, въведени в информационната система на Европол съгласно член 13, параграф 1 от Решението за Европол;
б)
личните данни, предложени от държава-членка, орган на ЕС или трета страна за включване в конкретно аналитично работно досие, както и личните данни, въведени в аналитично работно досие съгласно член 14 от Решението за Европол;
в)
личните данни, предоставени на Европол за включване в друга конкретна система за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1, последно изречение от Решението за Европол.
Член 3
Достъп и използване
1. Достъпът до лични данни, обработвани от Европол в съответствие с настоящото решение, се ограничава до надлежно упълномощените служители на Европол.
2. Без да се засяга член 17 от Решението за Европол, личните данни, обработвани от Европол съгласно настоящото решение, се използват само за целите на определяне дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация.
3. Когато Европол определи, че данните са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в информационната система на Европол, Европол предлага на държавата-членка, предоставила данните, да въведе данните в информационната система на Европол в съответствие с член 13, параграф 1 от Решението за Европол. Ако държавата-членка не изпълни предложението на Европол, се прилага член 5 от настоящото решение.
Член 4
Правила за защита на личните данни и сигурност на данните
1. При обработката на лични данни съгласно настоящото решение Европол трябва да прилага правилата за защита на личните данни и сигурност на данните, изложени в Решението за Европол, по-специално членове 18, 27 и 35, както и правилата, приети при тяхното прилагане.
2. В случай че Европол реши да включи такива данни в системите за обработка на информация или да ги заличи или унищожи, той информира предоставилата ги държава-членка, органа на ЕС или съответната трета страна.
Член 5
Срок за съхранение на лични данни
1. Решението за използване на личните данни в съответствие с член 3, параграф 2 се взема възможно най-скоро и във всички случаи не по-късно от шест месеца след като тези данни са били получени от Европол.
2. При липса на такова решение след изтичане на шестмесечния срок въпросните лични данни се заличават или унищожават, като предоставящата държава-членка, орган на ЕС или трета страна се уведомяват за това.
Член 6
Отговорност
Европол е отговорен за осигуряване на спазването на членове 3, 4 и 5 от настоящото решение.
Член 7
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в същия ден, в който е датата за прилагане на Решението за Европол.
Хага, 4 юни 2009 година.
Одобрено от Съвета на 30 ноември 2009 година.
BESLUT AV EUROPOLS STYRELSE
av den 4 juni 2009
om villkoren för behandling av personuppgifter på grundval av artikel 10.4 i Europolbeslutet
(2009/1010/RIF)
EUROPOLS STYRELSE HAR ANTAGIT DETTA BESLUT
med beaktande av rådets beslut om inrättande av Europeiska polisbyrån (Europol) av den 6 april 2009 (1) (hädanefter kallat ”Europolbeslutet”), särskilt artikel 10.4 i detta, och
av följande skäl:
(1)
Det är styrelsens uppgift att på förslag av direktören och efter att ha rådfrågat den gemensamma tillsynsmyndigheten besluta om villkoren för behandling av personuppgifter i syfte att fastställa huruvida dessa uppgifter är relevanta för Europols arbetsuppgifter och kan föras in i något av Europols informationsbehandlingssystem, särskilt när det gäller tillgång till och användning av uppgifterna samt tidsgränser för lagring och utplåning av uppgifterna.
(2)
Styrelsen ska när den antar detta beslut beakta principerna i Europarådets konvention av den 28 januari 1981 om skydd av individer med avseende på automatisk behandling av personuppgifter och Europarådets ministerkommittés rekommendation R(87) 15 av den 17 september 1987 om polisens användning av personuppgifter.
(3)
Styrelsens beslut ska föreläggas rådet för godkännande.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
Artikel 1
Definitioner
I detta beslut avses med
a) personuppgifter: all slags information som rör en identifierad eller identifierbar fysisk person. Med en identifierbar person avses en person som direkt eller indirekt kan identifieras, till exempel genom ett personnummer eller med hjälp av ett eller flera särskilda kännetecken på hans eller hennes fysiska, fysiologiska, mentala, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.
b) behandling av personuppgifter: varje åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej, såsom insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, spärrning, radering eller förstöring.
c) informationsbehandlingssystem: Europols informationssystem, analysregister och andra system som behandlar personuppgifter i enlighet med artikel 10.1 i Europolbeslutet.
d) Europols informationssystem: det system som avses i artikel 11.1 i Europolbeslutet.
e) analysregister: de register som upprättas för analysändamål i enlighet med artikel 14 i Europolbeslutet.
f) EU-organ: de institutioner, organ, myndigheter och byråer som avses i artikel 22.1 i Europolbeslutet och som inrättats genom eller på grundval av fördraget om Europeiska unionen och fördragen om upprättandet av Europeiska gemenskaperna.
g) tredje parter: de tredjestater och organisationer som avses i artikel 23.1 i Europolbeslutet.
h) bemyndigad personal vid Europol: personal vid Europol som utsetts av direktören för att behandla personuppgifter i enlighet med detta beslut.
Artikel 2
Tillämpningsområde
Detta beslut ska tillämpas för personuppgifter som översänds till Europol för att fastställa huruvida uppgifterna är relevanta för Europols arbetsuppgifter och kan föras in i Europols informationsbehandlingssystem, med undantag av
a)
personuppgifter som förs in i Europols informationssystem i enlighet med artikel 13.1 i Europolbeslutet,
b)
personuppgifter som erbjuds av en medlemsstat, ett EU-organ eller en tredje part för införande i ett särskilt analysregister samt personuppgifter som förs in i ett analysregister i enlighet med artikel 14 i Europolbeslutet,
c)
personuppgifter som översänds till Europol för införande i ett annat särskilt system för behandling av personuppgifter i enlighet med artikel 10.1 sista meningen i Europolbeslutet.
Artikel 3
Tillgång och användning
1. Tillgången till personuppgifter som behandlas av Europol i enlighet med detta beslut ska vara begränsad till bemyndigad personal vid Europol.
2. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 17 i Europolbeslutet, ska personuppgifter som behandlas av Europol i enlighet med detta beslut endast användas för att fastställa huruvida dessa uppgifter är relevanta för Europols arbetsuppgifter och kan föras in i Europols informationsbehandlingssystem.
3. Om Europol fastställer att uppgifterna är relevanta för dess arbetsuppgifter och kan föras in i Europols informationssystem, ska Europol föreslå att den överförande medlemsstaten för in uppgifterna i Europols informationssystem i enlighet med artikel 13.1 i Europolbeslutet. Om medlemsstaten inte följer Europols beslut ska artikel 5 i detta beslut tillämpas.
Artikel 4
Bestämmelser om skydd av personuppgifter och datasäkerhet
1. När Europol behandlar personuppgifter enligt detta beslut ska bestämmelserna om skydd av personuppgifter och om datasäkerhet i Europolbeslutet följas, särskilt artiklarna 18, 27 och 35 samt de bestämmelser som antagits för deras tillämpning.
2. Om Europol beslutar att föra in dessa uppgifter i informationsbehandlingssystemen eller att radera eller förstöra dem ska den medlemsstat, det EU-organ eller den tredje part som har lämnat uppgifterna informeras om detta.
Artikel 5
Tidsgräns för lagring av uppgifter
1. Ett beslut om användning av personuppgifter i enlighet med artikel 3.2 ska fattas så snart som möjligt och i alla händelser inte senare än sex månader efter det att uppgifterna mottogs av Europol.
2. I avsaknad av ett sådant beslut efter sexmånadersperioden ska personuppgifterna raderas eller förstöras och den medlemsstat, det EU-organ eller den tredje part som har lämnat uppgifterna ska underrättas om detta.
Artikel 6
Ansvar
Europol ska ansvara för att se till att artiklarna 3, 4 och 5 i detta beslut följs.
Artikel 7
Ikraftträdande
Detta beslut träder i kraft den dag då Europolbeslutet börjar tillämpas.
Utfärdat i Haag den 4 juni 2009.
Beslutet antogs av rådet den 30 november 2009.