Paġna Għall-finijiet ta' dawn id-dispożizzjonijiet ta' implimentazzjoni: "istituzzjoni" tfisser istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija tal-Unjoni Ewropea; l-"Ombudsman" huwa l-persuna eletta mill-Parlament Ewropew skont l-Artikolu 228 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea; is-"Segretarjat" jinkludi l-uffiċjali u l-aġenti l-oħra li jassistu lill-Ombudsman; "dokument" tfisser kull kontenut, ikun liema jkun il-mezz ta' komunikazzjoni tiegħu (miktub fuq karta jew maħżun f'forma elettronika jew bħala reġistrazzjoni awdjo, viżiva jew awdjoviżiva). L-Ombudsman jenħtieġ li jaċċetta l-ilmenti li jiġu ppreżentati bil-miktub, b'mod elettroniku jew stampati. L-Ombudsman jenħtieġ li jieħu miżuri xierqa favur persuni b'diżabbiltà sabiex jeżerċitaw id-dritt tagħhom li jippreżentaw ilment lill-Ombudsman. Ilmentatur jenħtieġ li jidentifika kull informazzjoni fl-ilment li l-ilmentatur iqis bħala kunfidenzjali. L-identifikazzjoni ta' din l-informazzjoni bħala kunfidenzjali minn ilmentatur ma jenħtieġx li tipprevjeni lill-Ombudsman, għall-finijiet tat-twettiq ta' investigazzjoni, milli jikkomunika l-informazzjoni lill-istituzzjoni kkonċernata. L-Ombudsman jenħtieġ li jitratta petizzjoni li ġiet trasferita lill-Ombudsman mill-Parlament Ewropew bil-kunsens tal-petizzjonant bħala lment. F'każijiet xierqa, u bil-kunsens tal-ilmentatur, l-Ombudsman jista' jittrasferixxi lment lil awtorità kompetenti oħra. L-Ombudsman jenħtieġ li jistabbilixxi jekk ilment jaqax taħt il-mandat u, jekk ikun hekk, jekk ikunx ammissibbli skont l-Artikolu 2 tal-Istatut. Is-Segretarjat jista' jitlob lill-ilmentatur sabiex jipprovdi aktar informazzjoni jew dokumenti biex l-Ombudsman ikun jista' jiddetermina kif xieraq. Jekk ilment ma jaqax taħt il-mandat tal-Ombudsman, jew ikun inammissibbli, l-Ombudsman jenħtieġ li jagħlaq il-fajl dwar l-ilment. L-Ombudsman jenħtieġ li jiddeċiedi jekk hemmx raġunijiet sabiex jiġi investigat ilment ammissibbli. Jekk l-Ombudsman iqis li ma hemmx raġunijiet sabiex issir investigazzjoni, l-Ombudsman jenħtieġ li jagħlaq il-fajl dwar l-ilment. Meta l-Ombudsman isib raġunijiet biex jiftaħ investigazzjoni, l-Ombudsman jenħtieġ li jidentifika l-allegazzjonijiet magħmula mill-ilmentatur li jaqgħu fil-kamp ta' applikazzjoni tal-investigazzjoni. L-Ombudsman jista' jitlob lill-istituzzjoni kkonċernata sabiex tipprovdi tweġiba marbuta ma' dawk l-allegazzjonijiet. L-Ombudsman jista' wkoll jitlob lill-istituzzjoni kkonċernata sabiex fit-tweġiba tagħha tagħti l-fehmiet tagħha dwar aspetti speċifiċi tal-allegazzjonijiet u dwar kwistjonijiet speċifiċi maħluqa mill-ilment jew marbuta miegħu. L-Ombudsman jista' jitlob lil istituzzjoni biex tibgħat informazzjoni jew dokumenti lill-Ombudsman. L-Ombudsman jista' wkoll, wara konsultazzjoni mal-istituzzjoni kkonċernata, iħejji spezzjoni tad-dokumenti rilevanti. It-tweġibiet tal-istituzzjoni dwar il-kwistjonijiet imsemmija fil-paragrafi 4.2. u 4.3. jenħtieġ li jsiru fiż-żmien speċifikat mill-Ombudsman, li normalment ma jenħtieġx li jaqbeż it-tliet xhur. Iż-żmien preċiż għall-għoti ta' tweġiba jenħtieġ li jkun raġonevoli, filwaqt li jitqiesu l-kumplessità u l-urġenza tal-investigazzjoni. Jekk l-Ombudsman iqis li l-investigazzjoni tkun ta' interess pubbliku, iż-żmien għall-għoti ta' tweġiba jenħtieġ li jkun qasir kemm jista' jkun possibbli. Jekk istituzzjoni kkonċernata ma tkunx f'pożizzjoni li tipprovdi tweġiba lill-Ombudsman fiż-żmien stabbilit, din għandha tagħmel talba motivata għal estensjoni. L-Ombudsman jista' jitlob lill-istituzzjoni kkonċernata sabiex torganizza laqgħa mal-Ombudsman biex jiġu ċċarati l-kwistjonijiet li jaqgħu fil-kamp ta' applikazzjoni tal-investigazzjoni. L-Ombudsman jista' jitlob lill-uffiċjali jew lill-aġenti oħra ta' istituzzjoni sabiex jixhdu f'konformità mar-regoli stabbiliti fl-Istatut. L-Ombudsman jista' jiddeċiedi li l-persuna li tkun se tixhed jenħtieġ li tagħmel dan b'mod kunfidenzjali. L-Ombudsman jista', għall-finijiet tat-twettiq ta' investigazzjoni, jitlob lil Stat Membru, permezz tar-Rappreżentanza Permanenti tiegħu, sabiex jipprovdi informazzjoni jew dokumenti marbuta mal-amministrazzjoni ħażina allegata minn istituzzjoni, f'konformità mar-regoli stabbiliti fl-Istatut. Meta istituzzjoni jew Stat Membru jipprovdu informazzjoni jew dokumenti lill-Ombudsman skont il-paragrafi 4.2., 4.3., 4.5. jew 4.7., dawn jenħtieġ li jidentifikaw b'mod ċar kull informazzjoni li huma jqisu bħala kunfidenzjali. L-Ombudsman mhu se jiżvela xejn minn din l-informazzjoni kunfidenzjali, kemm lill-ilmentatur kif ukoll lill-pubbliku, mingħajr il-qbil minn qabel tal-istituzzjoni jew tal-Istat Membru kkonċernati. Jekk istituzzjoni jew Stat Membru ma jipprovdux lill-Ombudsman bl-assistenza deskritta fil-paragrafi 4.2., 4.3., 4.5. jew 4.7., l-Ombudsman għandu jfakkar lill-istituzzjoni jew lill-Istat Membru kkonċernati għaliex dik l-assistenza hija meħtieġa. Jekk, wara diskussjoni mal-istituzzjoni jew mal-Istat Membru kkonċernati, il-kwistjoni ma tistax tiġi solvuta għas-sodisfazzjon tal-Ombudsman, l-Ombudsman jenħtieġ li jinforma lill-Parlament Ewropew u jitolbu jieħu kwalunkwe azzjoni li huwa jqis xierqa. L-Ombudsman jista', għall-finijiet tat-twettiq ta' investigazzjoni, jitlob lill-ilmentatur jew lil kwalunkwe parti terza sabiex jipprovdu lill-Ombudsman b'informazzjoni jew dokumenti, jew biex jiċċaraw informazzjoni jew dokumenti diġà pprovduti lill-Ombudsman. L-Ombudsman jista' jitlob ukoll laqgħa mal-ilmentatur sabiex jiġu ċċarati kwistjonijiet li jaqgħu fil-kamp ta' applikazzjoni tal-investigazzjoni. L-Ombudsman jista' jikkummissjona kwalunkwe studju jew rapport ta' espert li huwa jew hija jqis/tqis rilevanti għall-investigazzjoni. Jekk l-Ombudsman iqis li lment ikun jista' jissolva, l-Ombudsman jenħtieġ li jfittex soluzzjoni mal-istituzzjoni kkonċernata. L-istituzzjoni kkonċernata jenħtieġ li twieġeb għall-proposta għal soluzzjoni tal-Ombudsman fiż-żmien speċifikat, li normalment ma jenħtieġx li jaqbeż it-tliet xhur. Iż-żmien preċiż għall-għoti ta' tweġiba jenħtieġ li jkun raġonevoli, filwaqt li jitqiesu l-kumplessità u l-urġenza tal-investigazzjoni. Jekk l-Ombudsman iqis li l-investigazzjoni tkun ta' interess pubbliku, iż-żmien għall-għoti ta' tweġiba jenħtieġ li jkun qasir kemm jista' jkun possibbli. Jekk istituzzjoni kkonċernata ma tkunx f'pożizzjoni li tipprovdi tweġiba lill-Ombudsman fiż-żmien stabbilit, din jenħtieġ li tagħmel talba motivata għal estensjoni. L-Ombudsman jenħtieġ li jipprovdi lill-ilmentatur b'kopja tal-proposta għal soluzzjoni u bit-tweġiba tal-istituzzjoni għal dik il-proposta wara li tkun kisbet it-tweġiba tal-istituzzjoni kkonċernata. L-ilmentatur jista' jippreżenta l-kummenti lill-Ombudsman fi żmien xahar. L-Ombudsman jista' jagħmel suġġerimenti rigward titjib relatat ma' kwistjonijiet relatati mal-investigazzjoni matul l-investigazzjoni. Meta l-Ombudsman ma jsib l-ebda amministrazzjoni ħażina, li tkun instabet soluzzjoni jew li l-ebda investigazzjoni oħra ma hi ġġustifikata, l-investigazzjoni jenħtieġ li tingħalaq b'deċiżjoni li tistabbilixxi s-sejbiet. L-Ombudsman jenħtieġ li jibgħat id-deċiżjoni lill-ilmentatur u lill-istituzzjoni kkonċernata. Meta l-Ombudsman isib amministrazzjoni ħażina, l-Ombudsman jenħtieġ li jagħmel kwalunkwe rakkomandazzjoni xierqa lill-istituzzjoni kkonċernata f'konformità mal-Artikolu 3(6) tal-Istatut u jitlob lill-istituzzjoni kkonċernata sabiex tipprovdi opinjoni dwar ir-rakkomandazzjoni(jiet) fi żmien tliet xhur. L-opinjoni għandha tiddikjara jekk u, jekk ikun il-każ, kif l-istituzzjoni implimentat jew beħsiebha timplimenta r-rakkomandazzjoni(jiet). L-Ombudsman jenħtieġ li jibgħat l-opinjoni lill-ilmentatur, li jista' jippreżenta l-kummenti dwarha fi żmien xahar. Meta l-Ombudsman isir konxju li l-kwistjoni li tkun qed tiġi investigata mill-Ombudsman tkun saret soġġetta għal proċedimenti legali, l-Ombudsman jenħtieġ li jagħlaq l-investigazzjoni u jinforma lill-ilmentatur u lill-istituzzjoni. L-Ombudsman, wara li janalizza l-opinjoni tal-istituzzjoni kkonċernata u kull kumment ippreżentat mill-ilmentatur f'konformità mal-Artikolu 6.3. ta' din id-Deċiżjoni, jista' jagħlaq l-investigazzjoni li tistabbilixxi sejbiet definittivi. L-Ombudsman jenħtieġ li jirrapporta lill-Parlament Ewropew dwar l-investigazzjonijiet tiegħu jew tagħha fuq bażi regolari, inkluż permezz ta' rapport annwali. L-Ombudsman jista' jippreżenta Rapport Speċjali lill-Parlament Ewropew dwar kull investigazzjoni li fiha l-Ombudsman ikun sab amministrazzjoni ħażina u li l-Ombudsman iqis bħala ta' interess pubbliku sinifikanti. L-Ombudsman jenħtieġ li jwettaq investigazzjonijiet fuq inizjattiva proprja li għalihom l-Ombudsman ikun sab raġunijiet. Il-proċeduri applikabbli għal investigazzjonijiet miftuħa wara lment jenħtieġ li japplikaw, sal-punt li jkunu rilevanti, għal investigazzjonijiet fuq inizjattiva proprja. Jekk l-Ombudsman iqis li jkun xieraq li jagħmel dan, l-Ombudsman jista' jieħu l-passi sabiex jiżgura li lment jiġi trattat bħala kwistjoni ta' prijorità, filwaqt li jitqiesu l-objettivi strateġiċi. L-Ombudsman jenħtieġ li, sa fejn ikun meħtieġ, iżomm lill-ilmentatur infurmat dwar il-progress ta' investigazzjoni. Jekk l-Ombudsman iqis li jkun hemm bżonn li jiġi ċċarat mal-ilmentatur xi aspett minn tweġiba ta' istituzzjoni lill-Ombudsman, l-Ombudsman jista' jiddeċiedi li jipprovdi lill-ilmentatur bit-tweġiba tal-istituzzjoni kkonċernata. Jekk l-Ombudsman jiddeċiedi li jagħmel dan, l-Ombudsman jista' jipprovdi wkoll lill-ilmentatur b'kopja tal-ittra tal-Ombudsman lill-istituzzjoni li tkun qed titlob tweġiba. L-Ombudsman jista' jagħmel pubblika informazzjoni li ma tkunx kunfidenzjali dwar il-progress ta' investigazzjoni. B'mod partikolari, f'investigazzjonijiet ta' interess pubbliku, l-Ombudsman jista' jippubblika l-ittri li l-Ombudsman jibgħat lill-istituzzjonijiet jew lill-Istati Membri, u t-tweġibiet tagħhom. L-Ombudsman jenħtieġ li jżomm fil-pussess tiegħu dokumenti miksuba minn istituzzjoni jew Stat Membru matul investigazzjoni, u li jkunu ddikjarati bħala kunfidenzjali minn dik l-istituzzjoni jew Stat Membru, biss sakemm tkun għaddejja l-investigazzjoni u sakemm ma jkunx skada l-perjodu ta' żmien li fih tiġi trattata kwalunkwe talba għal rieżami. L-Ombudsman jista' jitlob lil istituzzjoni jew lil Stat Membru biex iżżomm/iżomm dawn id-dokumenti għal perjodu ta' mill-inqas ħames snin wara li tkun saritilhom notifika li l-Ombudsman ma għadux iżomm id-dokumenti. L-ilmentatur jenħtieġ li jkun intitolat li jara l-fajl tal-Ombudsman dwar l-ilment meta jagħmel talba għal rieżami skont l-Artikolu 10 ta' din id-Deċiżjoni, bl-eċċezzjoni ta' dokumenti li jkunu ddikjarati kunfidenzjali minn istituzzjoni, Stat Membru jew l-Ombudsman, u ta' kull informazzjoni kunfidenzjali oħra fil-fajl. L-Ombudsman jista', għall-ħarsien tal-interessi leġittimi tal-ilmentatur jew ta' parti terza, jikklassifika informazzjoni f'ilment jew f'dokumenti oħra bħala kunfidenzjali fuq inizjattiva proprja tal-Ombudsman. L-Ombudsman jenħtieġ li jittratta komunikazzjonijiet abbużivi u lmenti li jammontaw għal abbuż ta' proċess f'konformità mal-linji gwida adottati mill-Ombudsman għal dan il-għan. L-Ombudsman jista' jiddeċiedi li jwaqqaf investigazzjoni fuq talba tal-ilmentatur. Dan ma jenħtieġx li jipprevjeni lill-Ombudsman milli jiftaħ investigazzjoni fuq inizjattiva proprja dwar is-suġġett tal-ilment. L-Ombudsman jista' jagħlaq investigazzjoni fil-każ fejn l-ilmentatur ikun naqas milli jipprovdi kwalunkwe informazzjoni mitluba jew kwalunkwe kumment mitlub. L-ilmentatur jenħtieġ li jkollu d-dritt li jitlob rieżami ta' deċiżjoni meħuda skont l-Artikoli 3.2. u 3.3. ta' din id-Deċiżjoni, u ta' kwalunkwe sejba f'deċiżjoni li tagħlaq investigazzjoni bl-eċċezzjoni ta' sejba ta' amministrazzjoni ħażina. Ir-regoli dettaljati dwar kif l-Ombudsman jittratta talbiet għal rieżami jenħtieġ li jiġu stabbiliti f'deċiżjoni tal-Ombudsman. L-Ombudsman jista' jiddelega lis-Segretarjat partijiet mill-proċess tal-ġestjoni tal-ilment. Is-Segretarjat jenħtieġ li jinforma lill-ilmentatur bid-dritt li jitlob lill-Ombudsman għal rieżami ta' kwalunkwe deċiżjoni meħuda mis-Segretarjat. L-Ombudsman jista' jikkoopera mal-ombudsmen u ma' korpi simili fl-Istati Membri, inkluż permezz tan-Netwerk Ewropew tal-Ombudsmen. Kull persuna tista' tikteb lill-Ombudsman f'kull lingwa tat-Trattat, dwar kull kwistjoni li taqa' fil-kompetenza tal-Ombudsman. L-Ombudsman jenħtieġ li jabbozza t-tweġiba f'dik il-lingwa tat-Trattat. Ilment jista' jiġi ppreżentat lill-Ombudsman f'kull lingwa tat-Trattat. L-Ombudsman jenħtieġ li jikkomunika ma' ilmentatur f'dik il-lingwa. F'ċirkostanzi ta' eċċezzjoni, l-Ombudsman jista' jitlob lill-istituzzjonijiet sabiex jipprovdu kopji tad-dokumenti rilevanti fil-lingwa tal-ilment. Meta ssir tali talba, l-Ombudsman jenħtieġ li jaġixxi b'mod proporzjonat għall-ħtiġijiet tal-ilmentatur u b'mod raġonevoli fir-rigward tar-riżorsi tal-istituzzjonijiet. L-Ombudsman iħassar id-dispożizzjonijiet ta' implimentazzjoni adottati fit-8 ta' Lulju 2002, kif emendati fil-5 ta' April 2004 u fit-3 ta' Diċembru 2008. Din id-Deċiżjoni jenħtieġ li tidħol fis-seħħ fl-1 ta' Settembru 2016. Din jenħtieġ li tapplika għall-investigazzjonijiet kollha li jkunu għaddejjin f'dik id-data, l-investigazzjonijiet kollha miftuħa f'dik id-data u kull ilment li dwaru l-Ombudsman, f'dik id-data, ikun għadu ma ħax pożizzjoni. L-Ombudsman jenħtieġ li jinforma lill-President tal-Parlament Ewropew b'din id-Deċiżjoni. L-Ombudsman jenħtieġ li jippubblika din id-Deċiżjoni f' Il-Ġurnal Uffiċjali u fuq is-sit web tal-Ombudsman. Magħmul fi Strasburgu, l-20 ta' Lulju 2016.