363.02 REGOLAMENTI DWAR KUNSILLI LOKALI (VERIFIKA) L-AVVIŻ LEGALI 156 ta’ l-1993, kif emendat bl-Avviż Legali 135 ta’ l-2007. L-AVVIŻ LEGALI 156 ta’ l-1993, kif emendat bl-Avviż Legali 135 ta’ l-2007. TAQSIMA I Disposizzjonijiet Ġenerali 1. Titolu. It-titolu ta’ dawn ir-regolamenti hu Regolamenti dwar Kunsilli Lokali (Verifika). Tifsir. Emendat: A.L.135 ta’ l-2007. Kap. 363. 2. F’dawn ir-regolamenti, kemm-il darba r-rabta tal-kliem ma teħtieġx xort’oħra- " Att " tfisser l-Att dwar Kunsilli Lokali; " id-Direttur " tfisser id-Direttur responsabbli għall-Gvern Lokali; "Kunsill", "Kunsillier", "Awditur Ġenerali", "sena finanzjarja", ""lokalità", "Sindku", "Ministru " u"Segretarju" għandhom l-istess tifsir kif mogħti lilhom bl-artikolu 2 ta’ l-Att; " proċeduri finanzjarji " tfisser il-proċeduri finanzjarji għal Kunsilli Lokali maħruġa mill-Ministru u li għandhom jitħarsu mill-Kunsilli fil-qadi tad-dmirijiet u responsabbiltajiet finanzjarji tagħhom taħt l-Att u skond ir-Regolamenti dwar Kunsilli Lokali (Finanzi); L.S.363.01 " proċeduri ta’ verifika " tfisser il-proċeduri ta’ verifika għal Kunsilli Lokali maħruġa mill-Ministru; " u dituri " tfisser l-udituri tal-gvern lokali maħtura taħt l-artikolu 65 ta’ l-Att; " uffiċċju amministrattiv tal-Kunsill " għandha l-istess tifsir kif mogħti fl-artikolu 48 ta’ l-Att. TAQSIMA II Verifika Finanzjarja 3. Verifika annwali. (1) Il-kontijiet u l-operazzjonijiet finanzjarji ta’ kull Kunsill għandhom ikunu verifikati minnudituri fl-aħħar ta’ kull sena finanzjarja. (2) Wara li jtemmu kull verifika annwali, l-udituri għandhom iħejju rapport annwali tal-verifika fuq id-dikjarazzjonijiet finanzjarji tal-Kunsill, fejn jagħtu l-fehma tagħhom dwar jekk - (a) il-kontijiet tal-Kunsill jippreżentawx jew le b’mod xieraq, skond il-prattika ta’ accounting applikabbli għal Kunsilli, id-dħul u l-infieq u l-fondi miżmuma mill-Kunsill; u (b) id-dikjarazzjonijiet finanzjarji tal-Kunsill kienux jew le mħejjija skond l-Att, dawn ir-regolamenti u l-proċeduri ta’ verifika. (3) Ir-rapport annwali tal-verifika għandu jingħata lill-Awditur Ġenerali mhux iktar tard minn tnax-il ġimgħa wara t-tmiem tas-sena finanzjarja għall-ewwel sena u sussegwentement mhux iktar tard mit-30 ta’ Ġunju ta’ kull sena. (4) Kopja tar-rapport annwali tal-verifika għandha titqiegħed għall-wiri pubbliku fl-uffiċċju amministrattiv tal-Kunsill matul il-hinijiet normali ta’ l-uffiċċju tal-Kunsill. 4. Verifika mid-term. Miżjud: A.L.135 ta’ l-2007. (1) L-Udituri għandhom jagħmlu verifika mid-term kull meta jkun hemm bdil ta’ Segretarju Eżekuttiv. Is-Sindku għandu jinforma lill-Awditur Ġenerali u lid-Direttur kull meta s-Segretarju Eżekuttiv jitfa’ r-riżenja tiegħu mix-xogħol jew meta l-Kunsill Lokali ma jkunx biħsieb u jġedded il-kuntratt tas-Segretarju Eżekuttiv. (2) L-Awditur Ġenerali għandu jaħtar individwu jew soċi sa biex jagħmlu verifika mid-term. Il-ħlas għal din il-verifika, li għandu jitħallas mill-Kunsill Lokali involut, jiġi miftiehem minn qabel bejn l-Awditur Ġenerali u l-Uditur tal-Gvern Lokali maħtur biex jagħmel il-verifika ta’ dak il-Kunsill partikolari. Il-ħlas m’għandux ikun aktar minn dak li jitħallas meta jsir l-awditjar tas-Sena Finanzjarja. (3) Meta titlesta l-verifika mid-term l-awdituri għandhom jippreżentaw lill-Awditur Ġenerali l-financial statements għall-perjodu mill-1 ta’ April sal-aħħar jum tax-xogħol ta’ dak is-Segretarju Eżekuttiv li jkun ser itemm l-impjieg tiegħu, kif ukoll Rapport ta’ Verifika. L-udituri għandhom ukoll iħejju Ittra ta’ Direzzjoni dwar il-qagħda finanzjarja tal-Kunsill, fejn għandhom jindikaw żbalji, omissjonijiet, u, dgħjufijiet u nuqqasijiet li jkunu ltaqgħu magħhom. L-Udituri għandhom jissorveljaw kull aġġustament u korrezzjoni li jista’ jkun hemm bżonn. (4) Iż-żmien li għandu jittieħed sabiex id-dokumenti msemmija fis-sub regolament (3) jiġu ppreżentati lill-Awditur Ġenerali għandu jiġi maqbul bejn l-Awditur Ġenerali u l-udituri maħtura sabiex jagħmlu dik il-verfika. 5. (1) L-udituri għandhom jagħmlu verifiki interim matul is-sena finanzjarja jekk hekk mitlubin mill-Awditur Ġenerali u fuq suġġetti msemmija minnu. (2) Mal li jispiċċaw kull verifika interim l-udituri għandhom iħejju rapport tal-verifika interim fuq is-suġġett tal-verifika. (3) Ir-rapport tal-verifika interim għandu jingħata lill-Awditur Ġenerali mhux iktar tard minn tmien ġimgħat wara li tkun intemmet il-verifika interim jew sa dik id-data l-oħra mitluba mill-Awditur Ġenerali, skondliema tkun l-ewwel data. (4) Kopja tar-rapport tal-verifika interim għandha titqiegħed għall-wiri pubbliku fl-uffiċċju amministrattiv tal-Kunsill Lokali matul il-ħinijiet normali ta’ l-uffiċċju tal-Kunsill. 6. Koperazzjoni ma’ l-udituri. Emendat: A.L.135 ta’ l-2007. (1) Il-Kunsillieri, is-Segretarju u l-impjegati l-oħra għandhom jikkoperaw ma’ l-udituri u ma’ l-assistenti tagħhom u jagħtuhom l-ispjegazzjonijiet orali u bil-miktub, kif jeħtieġ u l-uditri, kif ukoll aċċess għall-proprjetà, għad-dokumenti u għall-beni kollha tal-Kunsill. (2) Il-Kunsillieri, is-Segretarju u l-impjegati l-oħra għandhom ukoll jagħtu l-faċilitajiet kollha lill-udituri biex dawn ikollhom aċċess għat-tagħrif, records u rapporti kollha tal-Kunsill li l-udituri jkunu jeħtieġu fit-twettiq tad-dmirijiet u tar-responsabbiltajiet tagħhom. 7. Rapporti speċjali. Emendat: A.L.135 ta’ l-2007. (1) Jekk l-udituri- (a) jinnutaw xi dgħjufija serja fl-operazzjonijiet ta’ accounting jew finanzjarji tal-Kunsill, li fil-fehma tagħhom, jistgħu jwasslu għat-twaqqif ta’ dawk l-operazzjonijiet; jew (b) ikollhom suspett ta’ frodi, approprjazzjoni indebita jew abbuż tal-kariga minn xi Kunsillier jew impjegat; jew (ċ) jinnutaw xi ħaġa li tista’ tolqot il-fehma tagħhom dwar jekk kienu xxierqa kontijiet u d-dikjarazzjonijiet finanzjarji tal-Kunsill, dawn għandhom jirreġistraw dak li jsibu f’rapport speċjali li jingħata lill-Ministru u lill-Awditur Ġenerali. (2) L-Awditur Ġenerali għandu jeżamina r-rapport speċjali u għandu jagħmel rakkomandazzjonijiet lill-Ministru u lill-Ministru responsabbli għall-finanzi dwar kull azzjoni li tkun xierqa fiċ-ċirkostanzi. (3) L-Awditur Ġenerali jista’ jitlob lill-udituri sabiex jippreżentaw rapport speċjali dwar kull materja oħrali fil-fehma tiegħu tkun teħtieġ aktar konsiderazzjoni. 8. Ittra ta’ direzzjoni. Sostitwit: A.L.135 ta’ l-2007. (1) Wara li jtemmu kull verifka, l-udituri għandhom jippreżentaw lill-Awditur Ġenerali l-financial statements kif imħejjija mis-Segretarju Eżekuttiv tal-Kunsill, ir-Rapport tal-Verifika li jkun sar u l-Ittra ta’ Direzzjoni sa mhux aktar tard mit-30 ta’ Ġunju ta’ kull sena, jew f’każ li dan il-jum ma jkunx jum ta’ xogħol, l-ewwel jum ta’ xogħol li jkun jaħbat minnufih wara: Iżda jekk ikun hemm il-ħtieġa li jsiru xi aġġustamenti, l-udituri għandhom jgħarrfu b’dan lill-Kunsill Lokali u jibagħtu lura l-financial statements riveduti. Il-financial statements Iżda jekk ikun hemm il-ħtieġa li jsiru xi aġġustamenti, l-udituri għandhom jgħarrfu b’dan lill-Kunsill Lokali u jibagħtu lura l-financial statements sabiex isiru l-aġġustamenti meħtieġa bl-approvazzjoni tal-Kunsill Lokali u wara jsiru financial stat ements finali kif approvati, u ffirmati mis-Segretarju Eżekuttiv u mis-Sindku, għandhom jintbagħtu lura lill-udituri u dawn ta’ l-aħħar għandhom jehmżuhom mar-Rapport ta’ Verifika u l-Ittra ta’ Direzzjoni u jibagħtuhom lill-Awditur Ġenerali sa mhux aktar tard mit-30 ta’ Ġunju ta’ kull sena, jew f’każ li dan il-jum ma jkunx jum ta’ xogħol, l-ewwel jum ta’ xogħol li jkun jaħbat minnufih wara. (2) L-Awditur Ġenerali għandu wara jibgħat il-financial statements, ir-Rapport ta’ Verifika u l-Ittra ta’ Direzzjoni lill-Kunsill Lokali. Is-Sindku u s-Segretarju Eżekuttiv wara għandhom jippreżentaw it-tweġiba tal-Kunsill lid-Direttur, li Il-Awditur Ġenerali u lill-udituri sa mhux aktar tard mill-14 ta’ Awissu ta’ kull sena jew f’każ li dan il-jum ma jkunx jum ta’ xogħol, l-ewwel jum ta’ xogħol li jkun jaħbat minnufih wara, jew sitt ġimgħat wara li jkun irċieva l-Ittra ta’ Direzzjoni mill-Awditur Ġenerali, wara li tinkiseb l-approvazzjoni tal-Kunsilli Lokali. (3) Il-Kunsill u s-Segretarju Eżekuttiv għandhom: (a) jimplimentaw ir-rakkomandazzjonijiet ta’ l-udituri dwar nuqqas ta’ konformità ma’ l-Att, ma’ dawn ir-regolamenti u ma’ regolamenti jew proċeduri oħrajn maħruġa taħt l-Att; u (b) jikkunsidraw b’mod xieraq l-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijet magħmulin mill-udituri biex jikkoreġuxi dgħjufijiet fl-operazzjonijiet ta’ accounting jew dawk finanzjarji. TAQSIMA III Valur għal Flus (Valuefor Money)-li Jiżgura Kost, Ekonomija, Effiċjenza u Effettività 9. Paragun ta’ indikaturi biex ikejlu xogħol. Emendat: A.L.135 ta’ l-2007. (1) Fit-tmiem ta’ kull sena finanzjarja l-udituri għandhom janalizzaw u jipparagunaw l-indikaturi tal-Kunsill biex ikejlu kost, ekonomija, effiċjenza u effettività għas-sena kurrenti ma’ - (a) l-indikaturi tal-Kunsill fit-tliet snin ta’ qabel; (b) il-medja ta’ l-indikaturi jew kejl għall-Kunsilli Lokali fis-sena ta’ qabel; (ċ) l-indikaturi standard, meta applikabbli, li huma speċifiċi għall-Kunsill; (d) kull indikatur jew kejl ieħor meqjus xieraq mill-udituri jew stipulati bil-proċeduri finanzjarji. (2) L-udituri għandhom jirrapportaw lill-Kunsill dwar l-analiżi u l-paraguni magħmula skond is-sub regolament (1). Is-Sindku għandu jagħti kopja lill-Ministru u lill-Awditur Ġenerali flimkien ma’ l-ittra ta’ direzzjoni speċifikata fir-regolament 7(3). (3) Is-Segretarju għandu jinkludi l-paragun ta’ l-indikaturi tal-kejl ta’ xogħol fir-rapport annwali amministrattiv imsemmi fl-artikolu 52 ta’ l-Att. 10. (1) Fuq it-talba tad-Direttur tal-Verifika jew kif stipulat fil-proċeduri ta’ verifika, l-udituri għandhom jagħmlu verifika ta’ valur għal flus dwar jekk il-Kunsill ikunx għamel arranġamenti xierqa biex jiżgura ekonomija, effiċjenza u effettività dwar dawn kollha li ġejjin jew uħud minnhom: (a) struttura ta’ l-organizzazzjoni tal-Kunsill; (b) kull policy u prattika; (ċ) sistemi u proċeduri; (d) riżorsi umani, finanzjarji u fiżiċi; (e) indikaturi li jkejlu xogħol b’relattività ma’ kost, ekonomija, effiċjenza u effettività. (2) Fuq dak li jirriżultalhom mill-verifika ta’ valur għal flus, l-udituri għandhom jagħmlu rakkomandazzjonijiet lill-Kunsill bil-għan li b’mod ġenerali jitjieb ix-xogħol u l-valur operattiv tal-Kunsill lejn il-pubbliku. (3) Is-Sindku għandu jagħti kopja tar-riżultanzi u tar-rakkomandazzjonijiet tal-verifika ta’ valur għal flus lill-Ministru u lill-Awditur Ġenerali fi żmien ġimagħtejn minn meta jirċevihom. 11. Verifika adhoc. Miżjud: A.L.135 ta’ l-2007. Il-Ministru jew l-Awditur Ġenerali jistgħu jitolbu li ssir verifika adhoc ta’ l-operat ta’ Kunsill Lokali, minn kull entità oħra li jkollha s-setgħa li tagħmel dan bis-saħħa tal-li [i.