174.01 REGOLAMENTI DWAR IL-FINANZI ĠENERALI L-AVVIŻ LEGALI 100 tal-2017. L-AVVIŻ LEGALI 100 tal-2017. 1. It-titolu ta’ dawn ir-regolamenti hu r-Regolamenti tal-2017 dwar il-Finanzi Ġenerali. 2. F’dawn ir-regolamenti, kemm-il darba r-rabta tal-kliem ma teħtieġx xort’oħra- "l-Att " tfisser l-Att dwar l-Amministrazzjoni Finanzjarja u l-Verifika; "bank awtorizzat " tfisser kull bank li għal dak iż-żmien ikun inkarigat li jżomm il-flejjes pubbliċi kif imfisser fl-Att; "Kont Pubbliku " tfisser il-kont pubbliku miżmum mill-Gvern ta’ Malta mal-Bank Ċentrali ta’ Malta; "kontijiet taħt il-linja " tfisser dawk il-fondi speċjali u kontijiet, depożiti u avvanzi li l-ammonti riċevuti u l-ħlasijiet relattivi mhumiex akkreditati jew addebitati lill-Fond Konsolidat; " Segretarju Permanenti " tfisser is-Segretarju Permanenti tal-Ministeru responsabbli għall-Finanzi; "sistema ta’ kontabilità " tfisser l-istandards ta’ kontabilità, politiċi, u s-sistema ta’ kontabilità adottata jew awtorizzata mill-Ministeru responsabbli għall-Finanzi; "sistema ta’ kontabilità sussidjarja " tfisser kull sistema manwali jew elettronika, li tkun sussidjarja għas-sistema ta’ kontabilità u li fiha t-transazzjonijiet finanzjarji ta’ kull natura huma mniżżla; " uffiċjal ta’ kontijiet ", "Fond Konsolidat", "stimi", "sena finanzjarja", "Ministru", "flejjes pubbliċi", "dħul " u "vot" għandhom l-istess tifsir kif mogħti lilhom bl-artikolu 2 tal-Att; u "valur " tfisser il-valur oriġinali fid-data tal-akkwist. A. UFFIĊJALI TA’ KONTIJIET 3. Accountant General. L-Accountant General ikun l-uffiċjal prinċipali ta’ kontijiet tal-Gvernu, bla ħsara għal dawn ir-regolamenti u għal dawk l-istruzzjonijiet li jistgħu, bl-awtorità tal-Ministru, jinħarġu mis-Segretarju Permanenti, l-operazzjonijiet tal-kontijiet tal-Gvern huma taħt it-tmexxija ġenerali u sorveljanza tiegħu. Iżda jkun id-dmir tal-uffiċjali kollha ta’ kontijiet li jiżguraw li dawn ir-regolamenti jiġu mħarsa. 4. Dmirijiet tal-Accountant General. Ikun id-dmir tal-Accountant General fil-kariga tiegħu ta’ uffiċjal prinċipali ta’ kontijiet - (a) li jara li jiġi mwaqqaf f’kull dipartiment il-metodu xieraq għall-kontijiet u li jiżgura li jiġu maħruġa istruzzjonijiet għalhekk; (b) li jeżerċita sorveljanza fuq id-dħul tal-flejjes pubbliċi u sa fejn ikun possibbli li jiżgura l-ġbir puntwali tagħhom; (ċ) li jagħti kont minnufih, taħt il-kapi u sottokapi xierqa, tal-flejjes kollha, sew tad-dħul sew tal-flejjes oħra mdaħħla, imħallsa fit-Teżor jew li jkun ġie mogħtikont tagħhom lilu; (d) li jiżgura li jsir provvediment xieraq biex jinżammu fiż-żgur il-flejjes pubbliċi, bolli, biljetti tat-taxxa tad-divertiment, titoli u dokumenti kollha ta’ valur; (e) li jeżerċita sorveljanza fuq l-uffiċjali kollha tad-dipartiment tiegħu inkarigati mill-ammonti riċevuti jew minfuqa tal-flejjes pubbliċi, u fuq l-uffiċjali ta’ kontijiet, u li jieħu prekawzjonijiet, billi jżomm verifika effiċjenti, inklużi spezzjonijiet għal għarrieda, kontra l-frodi, approprjazzjoni indebita jew traskuraġni; (f) li jissorvelja n-nefqa u l-ħlasijiet l-oħra tal-Gvern; li jieħu ħsieb li ma jsirebda ħlas li ma jkunx hemm dwar u awtorità xierqa, espressa jew imsemmija fil-voucher li jirriferixxi għalih; u, fil-każ ta’ xi stra vaganza apparenti jew ta’ xi difett apparenti fil-provvediment għal addebitar minħabba li jkun spiċċa jew li ma jkunx hemm vot, li jiġbed l-attenzjoni tal-Gvern bil-miktub dwar il-kwistjoni; (g) lija ddebita minnufih fil-kontijiet tiegħu taħt il-kapi u l-parti ti xierqa l-ħlasijiet kollha tal-Gvern, sew nefqiet sew ħlasijiet oħra; u (h) li jagħti l-kontijiet għal verifika u li jipprepara l-prospetti u rendikontijiet finanzjarji. 5. Ir regolaritajiet f’kontijiet pubbliċi. L-Accountant General għandu jirrapporta lill-Gvern kull irregolarità sostanzjali li jkollha x’taqsam mal-kontijiet pubbliċi li tinġieb għall-konjizzjoni tiegħu. 6. Responsabbilta-jiet tal-uffiċjali ta’ komtijiet. (1) L-uffiċjali kollha ta’ kontijiet ikunu responsabbli personalment għall-qadi xieraq tad-dmirijiet finanzjarji tad-dipartimenti jew uffiċjali tagħhom, għall-ġbir u kustodja xierqa tal-flejjes pubbliċi kollha li għandhom jiġu mdaħħla minnhom, għan-nefqa u kull spiża oħra u għall-eżattezza tal-kontijiet mogħtija minnhom jew bl-awtorità tagħhom. (2) Ebda uffiċjal ma jiġi meħlus xi responsabbiltà jekk jiddelega lis-subordinati tiegħu l-qadi tad-dmirijiet li missu għamel huwa stess. (3) Ir-responsabbiltà tal-Awditur Ġenerali li jivverifika u jirrapportaxi nuqqasijiet dwar kontijiet jew finanzi pubbliċi ma teħles lil ebda uffiċjal mir-responsabbiltà milli jħares, jew jiżgura t-tħaris, ta’ istruzzjonijiet skont l-awtorità tiegħu. (4) L-uffiċjali kollha ta’ kontijiet, li joperaw jew li biħsiebhom joperaw sistemi ta’ kontabilità sussidjarja, manwali jew elettronika, huma obbligati jinfurmaw dwar dan lill-Accountant General. B. L-ESTIMI 7. Is-Segretarju Permanenti. Kap. 534. Is-Segretarju Permanenti jkun il-konsulent prinċipali finanzjarju tal-Gvern u jkun responsabbli għat-tħejjija tal-estimi annwali tad-dħul u tan-nefqa waqt li l-implimentazzjoni tagħhom tkun taħt ir-responsabbiltà tal-Ministeru li dwar u huma indikati l-estimi rispettivi, skont l-Att dwar ir-Responsabbiltà Fiskali. 8. Sottomissjoni ta’ estimi minn Kapijiet ta’ Dipartimenti. Kap. 534. L-estimi tad-dħul u l-estimi tan-nefqa ta’ kull dipartiment għandhom jiġu mħejjija mill-Kap tad-Dipartiment relattiv u mibgħuta permezz tal-Ministru responsabbli għad-dipartiment tiegħu lis-Segretarju Permanenti flimkien ma’ kull tagħrif li jista’ jkun meħtieġ inkluż dak li hu meħtieġ mill-artikolu 14 tal-Att dwar ir-Responsabbiltà Fiskali. 9. Diviżjoni u suddiviżjoni ta’ estimi. L-estimi għandhom jiġu diviżi f’dawk il-kapi u sottokapi u partitiki fil-Ministru jordna. Għandhom juru kontra kull partita tad-dħul u tan-nefqa l-ammont stmat għas-sena finanzjarja sussegwenti, l-ammont tal-estimi approvati tas-sena finanzjarja korrenti u n-nefqa attwali tal-aħħar sena finanzjarja li tkun għal qet. 10. Nefqa provduta b’liġi speċjali. (1) Meta n-nefqa ta’ dipartiment tkun provduta parti b’voti annwali u parti b’liġi speċjali, l-ammont provdut bil-liġi għandu jiġi muri kif jixraq sabiex l-esti mi juru taħt kull kap kull parti ta li tkun mistennija li tokkorri fil-kors ta’ ħlas ma tul is-sena tal-estimi, inklużi mhux biss dawk li jkunu sottomessi lill-Kamra tad-Deputati għad-diskussjoni u għall-approvazzjoni iżda wkoll dawk li, billi jkunuġà provduti, jkunu inklużi fl-estimi għall-informazzjoni biss. (2) Il-liġi li tawtorizza n-nefqa provduta għandha tiġi msemmija f’kull każ. 11. Estratti ta’ dħul u ta’ nefqa. L-estimi tad-dħul u l-estimi tan-nefqa għandu jkollhom qabilhom estratti li juru t-totali tal-kapijiet kollha fl-estimi. L-estratti għandhom juru f’kolonni separati- (a) id-dħul u n-nefqa attwali tal-aħħar sena finanzjarja li tkun għal qet; (b) l-estimi approvati għas-sena finanzjarja korrenti; (ċ) l-estimi riveduti għas-sena finanzjarja korrenti; u (d) id-dħul u n-nefqa stmati għas-sena finanzjarja ta’ wara. 12. L-estimi tad-dħul għandhom jinkludu d-dħul gross tal-Gvern, ħlief ħlas lura ta’ avvanzi, rikavati minn self a pproprjat b’liġi għal xogħlijiet speċjali, ammonti riċevuti minn bejgħ ta’ impieg ta’ flejjes, depożiti u rimessi. Għandhom jinkludu d-drittijiet, ammonti dovuti, multi ukirjiet li għandhom jitħallsu fit-Teżor. 13. Kapi ta’ dħul. Id-dħul għandu jiġi mqassam taħt kapikomprensivi. B’mod ġenerali, dan jaqa’ taħt erba’ gruppi: (a) dazji, taxxi, liċenzji, drittijiet u ammonti oħra riċevuti bħal dawn; (b) ammonti riċevuti għal, jew bħala għajnuna għal, servizzi speċifiċi tal-Gvern; (ċ) ammonti riċevuti akkont ta’ impriżi ta’ xorta kummerċjali; u (d) dħul minn proprjetà tal-Gvern bħal ma hija art, djar u investimenti. 14. Suddiviżjoni ta’ kapi ta’ dħul. Dawn il-gruppi jistgħu jiġu suddiviżi f’diversi kapi. Iżda ebda kapma għandu jikkomprendi partiti li jkunu taħt gruppi differenti u d-dħul miksub minn tassazzjoni għandu jintgħar af faċilment minn dħul ieħor. 15. L-estimi ta’ nefqa għandhom ikunu eżatti kemm jista’ jkun possibbli. L-estimi tan-nefqa għandhom jiġu hekk formulati li juru kemm jista’ jkun possibbli l-ammonti li jkunu mistennija li jintefqu attwalment matul is-sena finanzjarja. Kull kap tan-nefqa għandu jinkludi, kemm jista’ jkun possibbli, il-partiti kollha li jirriferixxu għal dak is-servizz partikolari sabiex juru b’mod ċar il-kost totali stmat ta’ dak is-servizz matul is-sena finanzjarja. 16. L-estimidi parti menta li ma għandhomx jinkludu provvedimenti mhux awtorizzati. Kull Kap ta’ Dipartiment għandu jiżgura li s-servizzi kollha li jistgħu jkunu raġonevolment previsti jkunu inklużi fl-estimidi parti menta li tiegħu u li ebda provvediment mhux awtorizzat ma jkun imdaħħal fih. 17. L-estimi ta’ nefqa għandhom jiġu suddiviżi taħt l-intestaturi "emolumenti personali", "spejjeż għat-tħaddim u għall-manutenzjoni", "programmi u inizjattivi" u "kontribuzzjonijiet għal entitajiet governattivi". 18. (1) Taħt "emolumenti personali" għandhom jidhru s-salarji bażiċi tal-uffiċjali pubbliċi, l-allowances għal dar, allowances u dawl, allowances Taħt "emolumenti personali" għandhom jidhru s-salarji bażiċi tal-uffiċjali pubbliċi, l-allowances kollha bħal dawk personali, għal xogħol, divertiment, kariga bħala aġent, espatrjazzjoni u allowances għal dar, allowancesmin flokpost ta’ residenza, fuel għal ħwejjeġ imħallsa bi flus kontanti, drittijiet, perċentwalijiet jew kummissjonijiet, u kontribuzzjonijiet tas-sigurtà soċjali li jitħallsu mill-Gvern bħala prinċipal. (2) Allowances għal traġitt u trasport li jiġu mogħtija minħabba spiża fis-servizz pubbliku ma għandhomx jiġu inklużi bħala partiti ta’ emolumenti personali. (3) L-emolumenti pensjonabbli għandhom ikunu distinti minn dawk mhux pensjonabbli b’asterisk jew b’marka oħra. 19. L-emolumenti għandhom ikunu inklużi. (1) Meta uffiċjal jirċievi emolumenti taħt aktar minn kap wieħed, il-fatt għandu jkun muribicross references jew b’nota spjegattiva fl-aħħar tal-paġna. (2) Kull pensjoni jew allowance ta’ kumpens, jew emolumenti oħra dwar servizz pubbliku, magħdud il-provvediment ta’ residenza uffiċjali, għandha tiġi murija wkoll. 20. Spejjeż għat-tħaddim u għall-manutenzjoni. Taħt "spejjeż għat-tħaddim u għall-manutenzjoni" għandhom jiġu inklużi s-servizzi kollha ta’ xorta rikorrenti li ma jkunux emolumenti personali li jistgħu jkunu mqassma kif imiss li d-dipartiment partikolari. 21. Spejjeż inċidentali. (1) L-emolumenti personali totali ta’ kull dipartiment għandhom jifformaw sottokap wieħed u parti tiżgħar taħt "spejjeż għat-tħaddim u għall-manutenzjoni " mhux ta’ karattru distint jistgħu jiġu raggruppati taħt sottokap ta’ "spejjeż inċidentali". Il-partiti mhuxhekkraggruppati għandhom jidhru bħala sottokapi separati. (2) Ma għandu jsir ebda provvediment għal "nefqa mhux prevista". 22. Kapmixxellanji. Ebda partita ta’ dħul jew nefqa ma għandha tiġi inkluża taħt il-kap"mixxellanji"li tista’ titqiegħed kif imiss taħt xikap ieħor, u, jekk ikun meħtieġ, sottokapi ġodda għandhom jiġu miftuħa għal kull parti tatali. 23. Kapi u sottokapi ġodda. Kapi jew sottokapi ġodda għandhom jiġu miftuħa għal partiti ta’ ammonti riċevuti jew minfuqa li ma jaqgħux kif imiss taħt xi waħda minn dawk liġà jidhru fl-estimi. 24. Proposti għal xogħlijiet jew servizzi ġodda jew persunal addizzjonali. Il-proposti kollha għal xogħlijiet jew servizzi ġodda jew persunal addizzjonali li jkun meħtieġ li jsir provvediment għalihom fl-estimi għandhom jiġu mibgħuta qabel l-estimi mill-Kapijiet tad-Dipartimenti lis-Segretarju Permanenti permezz tal-Ministru responsabbli għad-dipartiment tagħhom. 25. Tagħrif sħiħ u stima eżatta għandhom imorru mal-proposti. (1) Ebda proposta ma għandha tiġi mressqa mingħajr it-tagħrif sħiħ dwar l-aspetti finanzjarji tagħha u l-istima eżat takemm jista’ jkun tal-fondi li aktarx ikunu meħtie [a. (2) Provvediment ta’ fondi b’eċċess tal-istima. Il-provvediment ta’ fondi b’eċċess ta’ dawk stmati jista’ jiġi miċħudkemm-il darba jkun jista’ jiġi muri lid-dipartiment masetgħax ikun jaf bir-raġunijiet tal-eċċess jew jikkontrolla dak l-eċċess u li ma kien hemm ebda traskuraġni fil-preparazzjoni tal-estimi oriġinali. 26. Għandu jkun hemm spjegazzjonijet flimkien mal-estimi. L-estimi għandu jkollhom magħhom spjegazzjonijiet dwar kull parti ta mhux tas-soltu li jkun hemm fihom u ta’ kull differenza importanti taħt kull partita bejn in-nefqa proposta jew id-dħul antiċipat u l-estimi approvati għas-sena ta’ qabel, kif murija fil-kolonni paralleli. 27. Nefqa kapitali. L-estimi għal xogħlijiet u servizzi ta’ xorta kapitali għandhom jiġu magħmula skont dawk l-istruzzjonijiet li joħroġ minn żmien għal żmien il-Ministru. 28. Prospett tal-attiv u l-passiv u prospett dwar il-pożizzjoni finanzjarja stmata. L-estimi għandu jkollhom magħhom prospett tal-attiv u tal-passiv tal-Gvern fl-għeluq tal-aħħar sena finanzjarja kompletata, u prospett li juri l-pożizzjoni finanzjarja stmata tal-Gvern fil-bidu tas-sena finanzjarja li għaliha jirriferixxu l-estimi. 29. Estimiri veduti ta’ nefqa. (1) Is-Segretarju Permanenti jista’, kif u meta meħtieġ matul is-sena finanzjarja, jitlob lill-Kapijiet tad-Dipartimenti biex jissottomettu previżjonijiet dwar in-nefqa totali stmata li għandha tiġi addebitata matul is-sena finanzjarja taħt il-kapi ta’ nefqa taħt il-kontroll tagħhom. (2) Dawn il-previżjonijiet għandhom juru għal kull sottokap tal-estimi l-ammont provdut, in-nefqa antiċipata, u kull varjazzjoni mill-ammont provdut, flimkien ma’ spjegazzjoni dwar dawk il-varjazzjonijiet b’riferenza għal kull awtorizzazzjoni li setgħet inkisbet għalihom. 30. Eċċessi. (1) It-tqegħid f’dawk il-previżjonijiet ta’ eċċess antiċipat ma jikkostitwix fih innifsu xi awtorizzazzjoni biex isir. (2) Dik l-awtorizzazzjoni għandha f’kull każ tiġi mitluba separatament u għandhom jingħataw raġunijiet kompleti li jiġġustifikaw l-eċċess fin-nefqa. 31. Il-previżjonijiet ta’ dħul, fuq l-istess linji ta’ dawk tan-nefqa, jistgħu jiġu mitluba mis-Segretarju Permanenti kif u meta meħtieġa matul il-kors tas-sena finanzjarja. Ċ. RIĊEVUTI 32. Reġistrazzjoni-jiet ta’ riċevuti fil-kontijiet. Ir-reġistrazzjonijiet kollha tar-riċevuti fil-kontijiet għandhom jiġu dokumentati fil-formula preskritta minn jew skont xi liġi jew regolament. 33. Reġistrazzjoni u għoti ta’ rċevuta ta’ dħul. (1) Ħlief fejn ikun previst xort’oħra u f’każijiet fejn ma jkunux meħtieġa riċevuti jew il-Ministru jkun ordna xort’oħra, l-uffiċjali ta’ kontijiet għandhom jirreġistraw d-dħul kollu fis-sistema ta’ kontabilità. Meta d-dħul jiġi reġistrat minnufih fis-sistema ta’ kontabilità, għandha tinħareġ irċevuta. Meta l-irċevuta tinħareġ minn sistema ta’ kontabilità sussidjarja oħra jew manwalment, dawn l-irċevuti għandhom ukoll jiġu reġistrati fis-sistema ta’ kontabilità u għandha tinħareġ irċevuta minn hemm. Meta jinħarġu rċevuti manwali, dawn għandhom jinħarġu minn kotba ta’ formuli li jkollhom numri konsekuttivi stampati. (2) Il-ħruġ ta’ irċevuti tad-dħul, inkluża l-kustodja tal-irċevuti, għandha ssir kif jiġi ordnat mill-Accountant General. (3) Irċevuti mħassra għandhom jinżammu u jiġu reġistrati. 34. Liċenzji u permessi. Il-liċenzji u l-permessi kollha li jsir ħlas għalihom għandhom jiġu maħruġa minn counterfoilbooks stampati b’numri konsekuttivi. 35. Kemm-il darba ma jkunx awtorizzat mod ieħor mis-Segretarju Permanenti, kull somma ta’ mitteuro (€ 100) jew ogħla li tinżamm minn xi uffiċjal ta’ kontijiet, ħlief l-Accountant General, għandha tiġi depożitata kuljum f’bank awtorizzat jew fil-Kont Pubbliku: Iżda l-flejjes kollha riċevuti, żgħir kemm ikun żgħir l-ammont, għandhom jiġu depożitati f’bank awtorizzat jew fil-Kont Pubbliku kull nhar ta’ Ġimgħa u kull l-aħħar ġurnata tax-xogħol ta’ kull xahar. 36. Depożiti u rċevuti fil-Kont Pubbliku. Għandu jkun hemm irċevuta stampata, nota ta’ depożitu tal-Bank Ċentrali u kull dokumentazzjoni oħra li tista’ tkun mitluba mill-Accountant General għal kull dħul depożitat fil-Kont Pubbliku. 37. Meta uffiċjal li ma jkunx kollettur regolari ta’ dħul jirċievi flejjes pubbliċi. Kull meta uffiċjal pubbliku, li ma jkunx kollettur regolari ta’ dħul, jirċievi flejjes pubbliċi, huwa għandu jħallashom lill-Accountant General jew lill-uffiċjal ta’ kontijiet tad-dipartiment tiegħu mingħajr dewmien, u għandu jikseb riċevuta għall-ammonthekk imħallas. 38. Għoti ta’ kont ta’ dħul lit-Teżor. (1) Fil-każijiet kollha l-ammonti totali riċevuti għandhom jitħallsu fit-Teżor jew jingħata kont tagħhom lit-Teżor. (2) Bla ħsara għad-dispożizzjonijiet tar-regolament 46, dħul gross għandu jiġi akkreditat għas-sottokap xieraq ta’ Dħul li jidher fl-Estimi. 39. Użu ta’ flejjes pubbliċi. Bejn il-ħin li jiġu rċevuti u l-ħin tal-ħlas f’bank awtorizzat jew fil-Kont Pubbliku, jew lil uffiċjal ta’ kontijiet, maghandu jsir ebda użu mill-flejjes pubbliċi b’mod ikun li jkun; u anqas ma għandu ebda uffiċjal javvanza jew jislefxi somma li dwarha jkun responsabbli lejn il-Gvern. 40. Jekk f’xi żmien id-dħul pubbliku jsofri telf minħabba t-traskuraġni jew ħtija ta’ xi uffiċjal, huwa jkun responsabbli għar-rifużjoni tal-ammont. 41. Ħlasijiet b’cheque. (1) Jistgħu jiġu aċċettati cheques bi ħlas għal ammonti dovuti bla ħsara għad-dispożizzjonijiet li ġejjin: (a) cheques maħruġa f’isem persuni jew istituzzjonijiet barra minn Malta jistgħu jiġu aċċettati biss bl-awtorità preċedenti tal-Kap tad-Dipartiment; (b) eb da cheque ta’ data posterjuri ma għandu jiġi aċċettat; (ċ) il-validità tagħhom għandha tiddependi fuq il-verifika tal-bank. (2) L-uffiċjali ta’ kontijiet għandhom jibgħat u kuljum lill-bank awtorizzat indikat għal dan l-iskop mill-Accountant General kullcheque riċevut minnhom matul il-kors tal-ġurnata. (3) Iċ-cheques kollha riċevuti mid-dipartimenti, indipendentement minn liema bank ikunu maħruġa, għandhom jiġu akkreditati fil-Kont Pubbliku, jew bank awtorizzat. 42. Prospett minn uffiċjali ta’ kontijiet dwar id-dħul depożitat. (1) L-uffiċjali kollha ta’ kontijiet għandhom jibgħatu lill-Accountant General kull nhar ta’ Ġimgħa u fl-aħħar ġurnata tax-xogħol ta’ kull xahar, kif ukoll f’dawk il-ġranet li l-Accountant General jitlob, prospett li juri d-dħul totali miġbur, allokat u depożitat, flimkien mal-irċevuti tad-depożiti maħruġa mill-bank. (2) Meta ma jkun inġabar ebda dħul għandu jiġi mibgħut prospett "Nil" lill-Accountant General Meta ma jkun inġabar ebda dħul għandu jiġi mibgħut prospett "Nil. 43. Flejjes imdaħħla b’depożitu jew bi trust. Prospett fil-ġimgħa tal-flejjes imdaħħla b’depożitu jew bi trust għandu wkoll jintbagħat lill-Accountant General. 44. Meta ma jiġi mibgħut ebda prospett tal-ġim għa lill-Accountant General fil-ġranet xierqa fil-ħin biex jiġi inkluż fil-cashaccount, għandha tingħata spjegazzjoni soddisfaċenti mill-Kap tad-Dipartiment fejn jagħti r-raġuni għal dak in-nuqqas. 45. (1) L-Accountant General għandu jirrapporta lis-Segretarju Permanenti kull nuqqas min-naħa ta’ uffiċjal ta’ kontijiet milli jirċievi u jagħti kont kif imissdwarx isomma mdaħħla minnu. (2) L-Accountant General għandu jirrapporta wkoll is-Segretarju Permanenti kull każ li dwaru jista’ jkollu raġuni jaħseb li d-dħul qiegħed jaqa’ f’arretrat bla bżonn. (3) Il-Kapijiet tad-Dipartimenti għandhom bl-istess mod jirrapportaw f’ċirkostanzi simili lill-Accountant Generalu jibgħat u kopja tar-rapport lill-Awditur Ġenerali. 46. Ġbir ta’ ħlasijiet żejda. Għoti ta’ kont. Għandu jingħata kont tal-ammonti riċevuti ta’ flejjes pubbliċi permezz ta’ ġbir ta’ ħlasijiet żejda kif ġej, jiġifieri: (a) ammonti riċevuti dwar ħlasijiet żejda mill-Fond Konsolidat għandhom jiġu akkreditati- (i) lis-sottokap ta’ Dħul f’dawk il-każijiet meta sottokapadhoc ikun muri fl-estimi; (ii) f’każijiet oħra: (1) lill-kap u sottokap ta’ nefqa li fih il-ħlas żejjed kien addebitat, jekk magħmul min-nefqa ordinarja u miġbura matul l-istess sena finanzjarja tal-ħlas żejjed; (2) lid-Dħul taħt il-kap ta’ ammonti riċevuti mixxellanji jekk magħmula minn nefqa ordinarja f’xi sena finanzjarja qabel dik ta’ dak il-ġbir; (3) b’dak il-modki f l-Accountant Generaljordna, jekk magħmula min-nefqa kapitali f’xi sena finanzjarja; (b) Ammonti riċevuti dwar ħlasijiet żejda minn xifond jew minn xi kont taħt il-linja magħmula f’xi sena finanzjarja għandhom ikunu akkreditati lill-fond relattiv jew lill-kont taħt il-linja skond il-każ. 47. Rifużjonijiet ta’ dħul. Kap. 364. Ħlief fil-każ ta’ ħlas lura ta’ dazji tad-dwana u ta’ dazji tas-sisa, rimborżi ta’ dazju mħalla s żejjed u rimborżi ta’ taxxi miġbura skont l-Att dwar it-Taxxa fuq Dokumenti u Trasferimenti u liġijiet dwar taxxa fuq l-income, u ħlief meta l-Ministru jordna xort’oħra, ir-rifużjonijiet kollha ta’ dħul jeħtieġ u l-approvazzjoni preċedenti tas-Segretarju Permanenti qabel ma jsir il-ħlas. 48. (1) L-uffiċjali kollha inkarigati mis-sorveljanza tal-ġbir ta’ dħul jew flejjes oħra dovuti lill-Gvern għandhom jagħtu lill-Accountant General biex jiġu mibgħuta lill-Awditur Ġenerali rendikontijiet annwali f’duplikat li juru l-istat tal-arretrati fil-ġbir ta’ dawk is-somom, flimkien mar-raġunijiet għan-nuqqas ta’ ġbir. (2) Ir-rendikontijiet dwar arretrati ta’ dħul jew pretensjonijiet abbandunati għandhom jiġu sottomessi kemm jista’ jkun malajru f’kull każ mhux aktar tard mill-31 ta’ Marzu ta’ kull sena u għandhom jinkludu l-ammonti kollha li għandhom jinġabru sal-31 ta’ Diċembru, iżda li jkunu baqgħu ma tħallsux sal-aħħar ta’ Jannar ta’ wara. (3) Fil-każ li ma jkunx hemm arretrati bħal dawn għandu jiġi mibgħut rendikont "Nil". D. ĦLASIJIET 49. Ħlasijiet ta’ flejjes pubbliċi. (1) Il-ħlasijiet kollha tal-flejjes pubbliċi, kemm dawk miżmuma f’Maltakemm dawk ta’ barrammn Malta, għandhom isiru bl-awtorità tal-Ministru mill-Accountant General, li huwa l-uniku uffiċjal awtorizzat li jirtira kontijiet pubbliċi mill-Kont Pubbliku jew kontijiet oħra miftuħa bis-saħħa tal-artikolu 15 tal-Att. (2) Il-ħlasijiet f’kull pajjiż ieħor għandhom isiru permezz ta’ xi bank jew aġenzija oħra ki f l-Accountant General jqis xieraq f’dak iż-żmien. (3) L-ordnijiet għal ħlasijiet minn kontijiet imsemmija fis-sub regolament (1) għandhom ikunu ffirmati mill-Accountant General, jew minn xi uffiċjal ieħor li jaħdem fit-Teżor ta’ grad mhux anqas minn Prinċipal li l-Accountant General L-ordnijiet għal ħlasijiet minn kontijiet imsemmija fis-sub regolament (1) għandhom ikunu ffirmati mill-Accountant General jiddelega għalhekk. (4) Dawn l-ordnijiet għandhom ukoll f’kull każ ikunu iffirmati mill-uffiċjalli għal dak iż-żmien ikun qed jagħmilha ta’ kaxxier fit-Teżor. (5) L-ordnijiet għal ħlas minn kontijiet miżmuma għand l-Aġenti tal-Kuruna jew għand dik il-persuna jew persuni oħra li jistgħu jkunu maħtura kif intqal qabel għandhom ikunu ffirmati mill-Accountant General, l-Assistent Accountant General L-ordnijiet għal ħlas minn kontijiet miżmuma għand l-Aġenti tal-Kuruna jew għand dik il-persuna jew persuni oħra li jistgħu jkunu maħtura kif intqal qabel għandhom ikunu ffirmati mill-Accountant General jew minn xi Prinċipal li jkun qed jaħdem fit-Teżor li l-Accountant General jista’ jiddelega biex jiffirma dawk l-ordnijiet għan-nom tiegħu. 50. Warrant ta’ nefqa. Il-warrant imsemmi fl-artikolu 27(2) tal-Att għandu jiġi preparat mis-Segretarju Permanenti. 51. Ħlas b’vouchers. (1) Kull talba għall-ħlas ta’ flejjes pubbliċi għandha titqiegħed f’voucher jista’ jordna, u għandha tiġi addebitata kontra l-kap u sottokap jew kont xieraqu attestata mill-Kap tad-Dipartiment interessat jew minn xi uffiċjal ieħor mhux taħt il-grad ta’ assistent prinċipalli dak il-Kap tad-Dipartiment jista’ jiddelega biex jiffirma għan-nom tiegħu u li l-Accountant General Kull talba għall-ħlas ta’ flejjes pubbliċi għandha titqiegħed f’voucher f’dik il-forma li l-Accountant General ikun għaraf bħala l-uffiċjal xieraq għal dan l-iskop. (2) Il-vouchers kollha għandu jkollhom dettalji sħaħ ta’ kull materjal, xogħol jew servizz, bħal dati, numri, kwantitajiet, distanzi urati, sabiex ikunu jistgħu jiġu verifikati mingħajr riferenza għal ebda dokument ieħor, u għandu jkollhom magħhom il-fatturi indirizzati lid-dipartiment, sub-vouchers, kontijiet, ċertifikati relattivi u kull dokument ieħor ġustifikattiv. (3) (a) Mal-firma ta’ voucher, l-uffiċjal inkwistjoni għandu jikkonferma li d-dokumentazzjoni kollha tkun ġiet ippreżentata qabel ma jiġi pproċessat il-ħlas, li l-persuni msemmija fil-vouchers Mal-firma ta’ voucher huma dawk intitolati li jirċievu l-ħlas, li l-materjali, xogħlijiet u servizzi ġew meħuda u li l-kap u s-sottokapikkwotati jifilħu l-ħlas. (b) Id-dokumentazzjoni ppreżentata skont il-paragrafu (a) għandha tinkludi konferma mingħand l-uffiċjali li jkunu ordnaw il-materjali, xogħlijiet u sevizzi speċifikati. (4) Meta jiġu debitament provdut il-materjali, xogħlijiet u servizzi speċifikati, għandu jintehmeż ċertifikat mal-voucher li jiddikjara li l-ħlasijiet saru skont il-pattijiet tal-ftehim jew kuntratt, u li dak li ġie miftiehem ġie osservat. (5) Fil-każ ta’ ħlasa kkont ma għandux jintalab aktar mill-prezz tax-xogħol attestat li jkun sar. (6) Meta jsir tnaqqis mill-ammont li għandu jitħallas fuq kuntratt dwar penalità jew multa għandha titħallas is-somma netta biss. (7) Il-Kap ta’ Dipartiment għandu jara li jkun hemm biżżejjed qsim ta’ dmirijiet fil-proċessi tal-għemil tal-ordni, l-ħlas u dak ta’ aċċettazzjoni ta’ materjali, xogħlijiet u servizzi, kif l-Accountant General jista’ jordna. 52. Ħlasijiet mhux awtorizzati. Fil-każ li jsir ħlas mhux awtorizzat minħabba ċertifikat mhux korrett fuq voucher, l-uffiċjal li jkun iffirma ċ-ċertifikat għandu jinżamm responsabbli u l-ammont jista’ jintalab b’rifużjoni mingħandu. 53. Ħlasijiet minn dipartiment f’isem dipartiment ieħor. (1) Ħlasijiet magħmula minn dipartiment wieħed f’isem dipartiment ieħor għandhom jiġu mitluba kemm jista’ jkun malajr minn dak tal-ewwel lil dan tal-aħħar. (2) Dawn it-talbiet għandu jkollhom magħhom il-vouchers oriġinali. 54. (1) Il-ħlasijiet kollha għandhom isiru permezz tat-Teżor ħlief meta jkun awtorizzat xort’oħra. (2) Sakemm l-Accountant General għal ħlas permezz tat-Teżor għandhom jiġu ppreżentati kompleti fl-aspett i kollha kif ordnat mill-Accountant General Sakemm l-Accountant General ma jidhirlux xieraq li jagħmel xi arranġamenti oħra, il-vouchers. (3) Ħlasijiet sa mitteuro (€ 100) jistgħu jsiru direttament mid-dipartimenti. (4) Fil-każ ta’ dipartimenti li jkunu awtorizzati skont l-artikolu 13 tal-Att li jżommu kont tal-bank f’isimhom proprju, il-ħlasijiet ’il fuq minn mitt euro (€ 100) għandhom isiru b’cheque jew bi draft bankarju jew permezz ta’ ħlas elettroniku fuq dak il-kont. Dawn il-ħlasijiet għandhom jiġu ffirmati mill-Kap tad-Dipartiment interessat jew minn uffiċjal mhux taħt il-grad ta’ Prinċipal, delegat għalhekk minnu u minn uffiċjal ieħor mhux taħt il-grad ta’ Uffiċjal Esekuttiv, salv li dawn iż-żewġ uffiċjali jkunu magħrufa mill-Accountant General bħala uffiċjali xierqa għal dak l-iskop. (5) Il-Ministru jista’ jeżenta kulla mbaxxata, uffiċċju konsulari jew uffiċċju ieħor ta’ Malta li jkun barra minn Malta milli jħares id-dispożizzjonijiet tas-sub regolament (4), jekk ikun sodisfatt li ċ-ċirkostanzi tal-post fejn l-ambaxxata, uffiċċju konsulari jew uffiċċju ieħor ikunu hekk sitwati b’mod li dak it-tħaris ikun diffiċli ħafna jew impossibbli. (6) Dan ir-regolament ma għandux japplika għall-ħlas ta’ salarji. 55. (1) Fil-każ ta’ salarjimħallsa kull erba’ ġimgħat il-paylists jew il-vouchers relattivi għandhom jiġu preparati mill-uffiċċju tal-Prim Ministru jew minn xi di partiment jew aġenzija oħra tal-Gvern li tifforma parti jew li tkun direttament responsabbli lejn dan l-Uffiċċju għall-ħruġ ta’ salarji, minn tagħrif mogħti minn dip artimenti skont l-istruzzjonijiet maħruġa mill-Uffiċċju tal-Prim Ministru minn żmien għal żmien. (2) Il-ħasijiet għandhom isiru mill-vot rispettiv. (3) L-Uffiċċju tal-Prim Ministru jkun responsabbli għall-korrettezza tal-għadd tas-salarji skont ir-rati u r-regolamenti approvati, għat-tnaqqis xieraq mis-salarji akkont ta’ kontribuzzjonijiet jew obbligi oħra u għandu jiċċertifika kull paylist jew voucher skonthekk. (4) Il-Kap tad-Dipartiment interessat ikun responsabbli għall-korrettezza tat-tagħrif kollu li jista’ jkun mitlub jagħti lill-Uffiċċju tal-Prim Ministru jew lil dak id-dipartiment jew aġenzija tal-Gvern kif imsemmi fis-sub regolament (1), għall-iskop tal-għadd tas-salarji u għaż-żidiet u t-tnaqqis kollu. Huwa għandu jiċċertifika fuq il-paylist lis-salarji, żidiet u allowances Il-Kap tad-Dipartiment interessat ikun responsabbli għall-korrettezza tat-tagħrif kollu li jista’ jkun mitlub jagħti lill-Uffiċċju tal-Prim Ministru jew lil dak id-dipartiment jew aġenzija tal-Gvern kif imsemmi fis-sub regolament (1), għall-iskop tal-għadd tas-salarji u għaż-żidiet u t-tnaqqis kollu. Huwa għandu jiċċertifika fuq il-paylist jew voucher għall-perjodu msemmi fih huma dovuti għal servizzi mogħtija mill-persuni msemmija, li hemm fondi disponibbli u li l-inċidenza tal-ispiża hija korretta. 56. (1) Sabiex jagħmlu ħlasijiet bi flus kontanti, l-uffiċjali ta’ kontijiet għandhom jiġbdu mit-Teżor permezz ta’ formuli awtorizzati, li għandhom jiġu ppreżentati fit-Teżor mhux aktar tard minn tlettijiem utili qabel il-ġurnata li fiha l-flus kontanti huma meħtievouchers rispettivi għandhom ikunu debitament iffirmati u kompletati fl-aspetti kollha. Dawn il-formu li għandhom jittieħdu mid-dipartiment għall-Bank Ċentrali ta’ Malta biex jinġabru l-flus kontanti. Kopja tal-formuli rispettivi u tad-dokumenti oħra dwar il-ħlas għandha tinżamm mid-dipartiment. (2) Sabiex isiru ħlasijiet permezz ta’ draft ikun meħtieġ. Dawn il-formuli (f’duplikat) u l-vouchers Sabiex isiru ħlasijiet permezz ta’ draft bankarju barrani, l-uffiċjali ta’ kontijiet għandhom jagħmlu dan mit-Teżor permezz ta’ formuli awtorizzati, li għandhom jiġu ppreżentati lit-Teżor mill-anqas tlettijiem utili qabel il-ġurnata li fiha d-draft rispettivi għandhom ikunu debitament iffirmati u kompletati fl-aspetti kollha. Dawn id-drafts għandhom jinġabru mid-dipartiment mingħand il-Bank Ċentrali ta’ Malta. Kopja tal-formuli rispettivi u tad-dokumenti oħra dwar il-ħlas għandha tinżamm mid-dipartiment. 57. Ħlasijiet bidrafts. Fil-każ ta’ dipartimenti li jħallsu fuq il-kont ta’ bank tagħhom bi draft, in-numru tad-draft relattiv u meta d-drafts Fil-każ ta’ dipartimenti li jħallsu fuq il-kont ta’ bank tagħhom bi draft, in-numru tad-draft għandu jitniżżel dejjem fuq il-voucher jiġu mibgħuta lura mħallsa mill-bank għandhom jitwaħħlu mal-vouchers relattivi. 58. Drafts mhux preżentatri. Metacheques jew drafts jibqgħu mhux preżentati wara li jgħaddi l-perijodu tal-validità tagħhom, id-dipartiment interessat għandu jgħaddirendikont relattiv lill-Kont Pubbliku u t-transazzjoni għandha tiġi reġistrata fis-sistema tal-kontabilità. 59. Vouchers imħallsa u mhux imħallsa. (1) Vouchers imħallsa minn dip artimenti bi flus kontanti minn flejjes miġbuda mit-Teżor biskeda għandhom jiġu mibgħuta lura lit-Teżor bir-riċevuti. (2) Ri messa ta’ ammonti mhux imħallsa lil bank awtorizzat. L-ammonti li jibqgħu fl-idejn dwar vouchers mhux imħallsa għandhom jiġu mibgħuta minnufih lil bank awtorizzat għall-kreditu tal-kont pubbliku u għandu jingħata kont tagħhom li t-Teżor bħala rimessa ordinarja. 60. Preparazzjoni u preżentazzjoni ta’ vouchers. (1) Fl-aħħar ta’ kull xahar, l-uffiċjali ta’ kontijiet għandhom, kemm jista’ jkun possibbli, jitolbu lill-fornituri ta’ materjali, xogħlijiet u servizzi biex jibgħat u t-talbiet tagħhom. (2) Id-dipartimenti għandhom jibgħat u l-vouchers pagabbli fuq bażi ta’ kull ġurnata għall-ipproċessar eventwali. Dawn il-vouchers għandhom jiġu debitament konfermati mill-uffiċjal ta’ kontabilità. (3) Fl-aħħar xahar ta’ kull sena finanzjarja, il-vouchers kollha għal materjali, xogħlijiet u servizzi magħmula sal-15 ta’ Diċembru għandhom jiġu ppreżentati għall-ħlas kif jista’ jiġi stipulat mill-Accountant General. 61. Garanziji qabel il-ħlas. L-uffiċjal ta’ kontijiet involut ikollu r-responsabbiltà jivverifika li l-inċidenza tal-ispiża hija korretta, li l-ħlas ma jġibx eċċess fuq il-provvediment awtorizzat għas-servizz, li jkun ġie mogħti tagħrif xieraq fuq il-voucher dwar ix-xorta tal-materjal konsenjat, tax-xogħlijiet u tas-servizzi mogħtija, u li ċ-ċertifikat ikun ġie ffirmat mill-uffiċjal responsabbli. 62. (1) (a) Qabel ma jawtorizzax i ħlas, l-Accountant General ta’ ħlas ikun imniżżel għal xi servizz li mhux inkluż fl-estimi jew li jkun b’eċċess ta’ provvediment awtorizzat għas-servizz, jew jekk ikun b’xi modineżatt jew żbaljat, huwa għandu jżomm il-ħlas u jibgħat lura l-voucher(a) Qabel ma jawtorizzax i ħlas, l-Accountant General jista’ jivverifika li jkunu ġew imħarsa s-salvagwardji li hemm fir-regolament 61, u jekk ikun jidhirlu li xi voucher lid-dipartiment interessat. (b) L-għażla ta’ ħlasijiet għal finijiet ta’ verifika għandha tkun fid-diskrezzjoni tal-Accountant Generalli wkoll jirriserva d-dritt li jagħmel verifikikif u meta jkun meħtieġ, mingħajr ma jingħata avviż bil-quddiem lill-uffiċjali ta’ kontijiet. (2) Waqt il-proċess ta’ verifika, uffiċjali pubbliċi awtorizzati li tingħatalhom delega mill-Accountant General tal-kontijiet, kontijiet u vouchers Waqt il-proċess ta’ verifika, uffiċjali pubbliċi awtorizzati li tingħatalhom delega mill-Accountant General kifimiss, jistgħu jikkonduċu verifiki fil-post tal-ħlasijiet li jkunu qegħdin jiġu pproċessati u ta’ ħlasijiet oħra li jkunu diġà ġew ipproċessati u mħallsin. Dawk l-uffiċjali awtorizzati għandu jkollhom dritt ta’ aċċess f’kull waqt għar-records tad-dipartiment u jkollhom jedd jitolbu mingħand l-uffiċjali ta’ kontijiet dik l-informazzjoni li jikkunsidraw meħtieġa għat-twettiq ta’ dmirijiethom. Dik l-informazzjoni tista’ wkoll tingħata f’forma ta’ kopja miktuba jew elettronika skont ma jitqies li jkun adatt mill-uffiċjal delegat. (3) Kull uffiċjal li jkun assenjat jagħmel verifiki jkollu d-dmir li jiżvela minnufih lill-Accountant General kull xorta ta’ konflitt ta’ interess li jista’ jkollu f’xi verifika, sew jekk dak il-konflitt ikun dirett jew indirett, u jżomm ruħu lura għalkollox milli jinvolvi ruħu f’dak il-każ partikolari. (4) Jekk ikun jidher f’xi stadju waqt li tkun qegħda ssir il-verifika li l-ħlas ma jkunx wieħed li ġie awtorizzat, l-uffiċjal ta’ kontijiet involut ikollu r-responsabbiltà li jiġbor lura l-fondi. F’dak il-każ, l-Accountant General għandu jirrapporta lill-Gvern dwar dak li jirriżultalu. 63. Vouchers separati għal sottokapi separati. Vouchers separati għandhom, kemm jista’ jkun possibbli, jiġu wżati għal sottokapi separati u għall-ħlas ta’ servizzi differenti, b’mod speċjali f’każijiet meta kull servizz ikun ġie awtorizzat separatament. 64. Rimborżi ta’ spejjeż lil uffiċjali pubbliċi. (1) Kull meta uffiċjali pubbliċi jippreżentaw talbiet għal rimborż ta’ spejjeż magħmula minnhom għal servizz pubbliku, għandhom jiġu prodottisub-vouchers fil-forma ta’ riċevuti attwali. (2) Meta ma jkunux jistgħu jinkisbusu b-vouchers l-uffiċjal għandu jiċċertifika li l-ispejjeż ikunu saru biss għas-servizz pubbliku u attwalment imħallsa mill-uffiċjal skont regolamenti kurrenti. 65. Min jitħallas. (1) Il-ħlasijiet għandhom fiċ-ċirkostanzi kollha jsiru biss lill-persuni msemmija fil-vouchers jew lir-rappreżentanti debitament awtorizzati tagħhom. (2) Meta min jitħallas ma jkunx jista’ jiffirma l-irċevuta huwa għandu minflok jagħmel il-marka tiegħu quddiem persuna, li ma tkunx l-uffiċjal li jħallas, li tkun xhud tal-identità ta’ min jitħallas u l-ħlas magħmul lilu u f’dak is-sens għandu jiffirma r-riċevuta. (3) Meta ħlas isir lil persuni li ma jkunux dawk imsemmija fil-vouchers, l-awtorità li bis-saħħa tagħha jkun jista’ jsir il-ħlas lilhom għandha tiġi rreġistrata fid-dipartiment u innotata fuq il-vouchers Meta ħlas isir lil persuni li ma jkunux dawk imsemmija fil-vouchers jew paylists. 66. (1) Salv kif jista’ jkun provdut xort’oħra, il-ħlas tas-salarji għandu jsir jew billi jiġi akkreditat kont bankarju fuq istruzzjonijiet mogħtija mill-impjegat, jew f’ċirkostanzi partikolari, permezz ta’ cheque jew draft bankarju maħruġ f’isem l-impjegat li hu intitolat għalih. (2) Iċ-cheques jew id-drafts bankarji għandhom ikunu ffirmati minn uffiċjal mhux anqas mill-grad ta’ Uffiċjal Esekuttiv awtorizzat għal dan il-għan mill-Kap tad-Dipartiment u magħruf mill-Uffiċċju tal-Prim Ministru bħala uffiċjal xieraq għal dan l-iskop. Jekk iċ-ċirkostanzi jkunu hekk jitolbu, iċ-cheque jista’ jinħareġ u jiġi konsenjat qabel id-data murija fuqu. (3) Is-salarji jistgħu jitħallsu wkoll b’dak il-modu taħt dawk il-kondizzjonijiet li l-Ministru jista’ jawtorizza bil-miktub, u dik l-awtorità tista’ tingħata għal każi speċjali jew għal raġunijiet speċjali, jew għal klassijiet ta’ każi, u tista’ tingħata wkoll b’mod ġenerali. (4) F’dan ir-regolament xejn ma għandu jiftiehem li jolqot l-osservanza ta’ xi sentenza, digriet jew ordni ta’ xi qorti, dwar il-ħlas ta’ xi salarju. E. KLASSIFIKAZZJONI U KONTROLL 67. Meta l-estimi annwali jkunu finalment approvati u l-flejjes provduti fihom ikunu approprjati b’liġi, in-nefqa tas-sena finanzjarja għandha titqies li tkun definitivament limitata u rranġata. 68. L-estimi approvati għandhom jifformaw il-bażi tal-kontijiet tas-sena finanzjarja li għaliha jirreferixxu u l-klassifikazzjoni u s-suddiviżjoni tal-kontijiet tad-dħul u tan-nefqa għandhom jaqblu mad-dettalji tal-estimi. 69. Eċċessi antiċipati. (1) L-uffiċjali kollha ta’ kontijiet għandhom josservaw il-progress tan-nefqa matul il-kors ta’ sena finanzjarja u jirraportaw minnufih, permezz tal-Ministru responsabbli għad-dipartiment tagħhom, lill-Ministru kull meta jidhrilhom illi l-provvediment votat sejjer ikun insuffiċjenti biex jitħallsu l-ħtiġiet essenzjali ta’ servizzi approvati sal-aħħar tas-sena finanzjarja. (2) Ir-rapport għandu jkollu r-raġunijiet kollha dwar l-eċċess antiċipat kif ukoll iċ-ċirkostanzi validi li jeħtieġu xi provvediment addizzjonali. 70. Restrizzjonijiet dwar nefqa. Ħlief bl-awtorità speċifika tal-Ministru ebda uffiċjal ta’ kontijiet ma jista jagħmel xi xiri, kuntratt, ftehim jew arranġament li jolqot nefqa minn kap- (a) b’eċċess tas-somma provduta fis-sottokap xieraq; u (b) dwar xi materjali, xogħlijiet jew servizzi mhux inklużi fl-estimi. 71. Nefqa riservata. Il-Ministru jista’ jordnali xi nefqa, għalkemm provdut għaliha fl-estimi, ma ssirx mingħajr l-approvazzjoni tiegħu speċifika jew ġenerali. 72. Għoti ta’ kont dwar nefqa. (1) Nefqa li tiġi addebitata fl-estimi ta’ sena finanzjarja għandu kemm jista’ jkun jingħata kont tagħha matul dik is-sena. (2) Il-ħlas għal materjali, xogħlijiet jew servizzi miksuba matul sena finanzjarja ma għandux jiġi differit jew jitħalla għal xi sena sussegwenti sabiex jiġi evitat eċċess fuq il-provvediment approvat għas-servizz. 73. Sakemm ma jiġix xort’oħra awtorizzat bil-miktub mill-Ministru, ebda ħlas ma għandu jsir għal xi materjal, xogħol jew servizz qabel ma jsir dovut biex jiġi utilizzat kull bilanċ eżistenti qabel l-aħħar tas-sena finanzjarja u l-anqas ma jista’ jinġibed xibilanċ mhux minfuq ta’ provvediment eżistenti sabiex jiġu miżmuma flus f’riserva biex jitħallsu djun imminenti jew biex jiġu mgħoddija għal kont ta’ depożitu jew għal suspenseaccount: Iżda l-Ministru jista’ iktar minn hekk jawtorizza bil-miktub li l-fondi li jkunu ġew approprjati f’xi sena finanzjarja għal xi skop jitqiegħdu f’kont separat minn fejn dawk il-fondi jkunu jistgħu jinħarġu, wara tmiem dik is-sena finanzjarja li għaliha jkunu ġew approprjati dawk il-fondi, għall-iskopijiet li għalihom dawk il-fondi jkunu ġew oriġinarjament approprjati; iżda kull ammont żejjed li jibqa’ f’dan il-kont għandu, mal-għeluq ta’ dak il-kont, jiġi trasferit għall-Fond Konsolidat. 74. Għoti ta’ kont dwar bejgħ u xiri ta’ titoli. (1) Fl-għoti ta’ kont dwar il-bejgħ jew xiri ta’ titoli l-prezz tax-xiri jew tal-bejgħ tagħhom għandu jidħol taħt "Investimenti" jew "Investimenti Realizzati " taħt il-linja, jiġifieri, wara u divrenzjat mir-reġistrazzjonijiet relattivi għad-dħul u għan-nefqa a ddebitata lid-dħul. (2) Kull qligħ jew telf fuq bejgħ kif paragunat mal-valur li bih it-titoli mibjugħa jidhru fil-kontijiet għandu jiġi akkreditat jew addebitat skont il-każ lill-kont li għalih jappartjenu t-titoli, kemm-il darba ma jkunx provdut xort’oħra b’xi li [i. 75. Valutazzjoni ta’ titoli f’għeluq ta’ sena finanzjarja. (1) Mal-għeluq ta’ kull sena finanzjarja kull wieħed mit-titoli miżmuma f’kont pubbliku jew f’xi kont ieħor għandu jiġi valutat bil-prezz tas-suq tal-għeluq ippublikat mill-borża li fuqha t-titolu hu kkwotat fl-aħħar ġurnata ta’ negozju tas-sena finanzjarja, jew il-prezz medju tas-suq tat-titolu ppubblikat minn market maker skont liema jkun l-aktar reċenti. Il-valur mogħti lil kull titolu fil-kontijiet għandu jiġi hekk aġġustat sabiex jikkorrispondi ma’ dak il-prezz. (2) L-ammont li bih il-valur ġdid ikun iżjed jew ikun anqas mill-valur qadim għandu jiġi akkreditat jew addebitat lill-kont xieraq li għalih jappartjenu t-titoli, kemm-il darba ma jkunx provdut xort’oħra b’xi li [i. 76. Trasferiment ta’ titoli minn fond għal ieħor. Meta titoli jkunu trasferiti minn fond għal ieħor, għandhom ikunu hekk trasferiti bil-prezz tal-għeluq fis-suq ippubblikat mill-borza li fuqha t-titolu jkun ikkwotat fid-data tat-trasferiment. 77. Nefqa għal servizzi ta’ xorta konfidenzjali. Kull nefqa meħtieġa għal servizzi ta’ xorta konfidenzjali, li l-iskop u l-parti kolaritajiet tagħhom ma jistgħux isiru pubbliċi, għandha tkun ġustifikata fil-kontijiet b’ċertifikat ta’ ħlas mill-uffiċjal ta’ kontijiet inkwistjoni u b’dikjarazzjoni mill-Ministru lissodisfa ruħu illi l-flus ġew minfuqa kif imiss. 78. Tħassir ta’ telf ta’ flejjes pubbliċi. L-awtorità biex jitħassar xi telf ta’ flejjes pubbliċi għandha tingħata mis-Segretarju Permanenti jew minn dawk l-uffiċjali l-oħra maħtura mill-Ministru: Iżda- (a) fejn l-ammont f’xi każ wieħed ma jkunx iżjed minn għaxar telefeuro (€ 10,000), it-tħassir jista’ jkun awtorizzat ukoll mis-Segretarju Permanenti responsabbli għad-dipartiment interessat; (b) fejn l-ammont f’xi każ wieħed ma jkunx iżjed minnelfejn u ħames mitteuro (€ 2,500), it-tħassir jista’ jkun awtorizzat ukoll mill-Kap tad-Dipartiment interessat: Iżda wkoll, f’kull każ, kull sforz sar biex jiġi rkuprat kull ammont dovut u r-rakkomandazzjonijiet għat-tħassir għandhom jgħidu x’rimedji jkunu ttieħdu sabiex ikunu evitati rikorrenzi simili fil-futur. Il-Kapijiet tad-Dipartiment għandhom ikunu responsabbli biex jiżguraw li ebda ammont ta’ flus dovuti lill-Gvern ma jiġi preskritt skond il-li [i. (2) Ma jistax isir tħassir bl-ingross ta’ kategorija ta’ kull ammont dovut mingħajr awtorizzazzjoni tas-Segretarju Permanenti. (3) Kull tħassir għandu jiġi rrappurtat lis-Segretarju Permanenti u għandu jkun mgħarra fl-Awditur Ġenerali. 79. Kontijiet ta’ impriża amministrata minn dip artiment. Meta xi dipartiment jamministraxi impriża pubblika jew industrjali l-ammonti riċevuti u mħallsa għandu, ħlief meta jkun provdut espressament xort’oħra, jingħata kont tagħhom lill-Accountant Generalu jiġu inklużi fil-kontijiet tiegħu tax-xahar u tas-sena. 80. Reġistrazzjoni ta’ rċevuti u ħlasijiet. (1) Kull uffiċjal ta’ kontijiet li fil-kors tad-dmirijiet tiegħu jkun responsabbli għad-dħul, kustodja u ħlas ta’ fondi pubbliċi għandu jirreġistra kull irċevuta u ħlas fis-sistema ta' kontabilità. (2) F’każ li uffiċjal ta’ kontijiet m’għandux aċċess għas-sistema ta’ kontabilità jew kwalunkwe sistema ta’ kontabilità sussidjarja għandu jżommcashbook li fih jiġu reġistrati kull irċevuta u ħlasijiet immedjatament. (3) I rċevuti u ħlasijiet reġistrati fil-cashbook jew sistema ta’ kontabilità sussidjarja għandhom ukoll jiġu reġistrati fis-sistema ta’ kontabilità kuljum. (4) B’zjieda mad-dispożizzjonijiet tas-sub regolament (1), is-sistema ta’ kontabilità għandha wkoll tkun aġġornata sabiex tirreġistra: (a) kull dħul klassifikat taħt kapijiet differenti ta' dħul, li juri d-dati u l-ammonti ta’ ħlasijiet lit-Teżor; u (b) ħruġ, fejn kull ħlas għadu jindika s-sottokap ta’ spiża kif approvat fl-Istimi Ġenerali. Ir-rendikontijiet tal-ħruġ għandhom jinżammu b’tali mod li jindikaw taħt kull sotto-kap: (i) l-ammont totali ta’ ħruġ awtorizzat għall-materjali, xogħlijiet u servizzi matul is-sena; (ii) l-ammont ta’ ħruġ a ddebitat; u; (iii) il-bilanċi li jkun għad fadal għall-infieq sadata partikolari; (ċ) Di partimenti li jkollhom kont bankarju għandhom jippreżentaw rendikont fl-aħħar ta’ kull xahar biex jirrikonċiljaw il-bilanċ tal-kont bankarju kif jidher fil-kotba tad-diparartiment mal-bilanċ tar-rendikont tal-bank. Ir-rendikont għandu jinżamm mid-Dipartiment u jkun aċċessibbli fuq talba tal-Awditur Ġenerali. Dan ir-rendikont għandu, kull fejn hu possibili, jkollu miegħu rendikont bankarju u fejn mhux prattiku jkollu miegħu ċertifikat bankarju li juri l-bilanċ fl-aħħar tax-xahar. 81. Għeluq ta’ kontijiet minn uffiċjali ta’ kontijiet. (1) Kemm jista jkun malajr wara li jagħlaq kull xahar l-Accountant General għandu jibgħat lill-uffiċjali ta’ kontijiet prospetti dwar id-dħul u l-ħruġ kif ukoll prospetti dwar l-ammonti riċevuti u dwar il-ħlasijiet kollha taħt il-linja. L-uffiċjali ta’ kontijiet ikunu responsabbli qabel ma jgħalqu l-kontijiet tad-dipartiment tagħhom dwar kull xahar, li jaraw li l-figuri fil-kotba tagħhom jikkorrispondu realment ma’ dawk tal-imsemmija prospetti u fil-każ ta’ dipartimenti li jkollhom kont f’bank li jiżguraw li l-bilanċ fil-cashbook tagħhom jaqbel jew jiġi mqabbel mal-prospett dwar il-kont tal-bank. (2) Uffiċjali ta’ kontijiet għandhom fi żmien ġimgħa ji ċċertifikaw lit-Teżor l-eżattezza jew le ta’ dawk il-prospetti. F. FLUSA KKONT 82. Ħlasijiet minn flusa kkont. L-uffiċjali ta’ kontijiet li għalihom jiġu maħruġa flusa kkont skond l-artikolu 31 tal-Att ma għandhomx jagħmlu ħlasijiet a kkont minn dawk il-flusa kkont għal materjali, xogħlijiet u servizzi ħlief għal dawk imsemmija fil-warrant relattiv. 83. Għoti ta’ kont ta’ flusa kkont. (1) Għandu jinżamm kont separat għal kull flusa kkont, li fih għandu jiġi mniżżel, f’ordni ta’ dati, l-ammonti kollha ricevuti u mħallsa. (2) Il-kont għandu jiġi bilanċjat fil-ġurnata li fiha l-flusa kkont għandu jingħata kont tagħhom lit-Teżor. 84. Għoti ta’ kont lit-Teżor ta’ flusa kkont. Il-flejjes kollha miġbuda bħala flusa kkont għandu jingħata kont tagħhom li t-Teżor fil jew qabel l-aħħar tax-xahar li fih ikunu maħruġa kemm-il darba l-kondizzjonijiet tal-warrant ma jeħtieġux xort’oħra. G. AVVANZI SPEĊJALI 85. Għoti ta’ kont ta’ avvanzi. Kull meta xi ħlasijiet kif hemm provdut għalihom fl-artikolu 35 tal-Att isiru kontra rimborżi, għandu jinfeta ħ kont separat li fih għandhom jiġu addebitati l-ispejjeż kollha li għandhom jitħallsu mill-kontuli fih għandhom jiġu akkreditati r-rimborżi kollha. 86. Skadenza ta’ awtotità taħt warrant. L-awtorità ghall-ħruġ ta’ fondi espressa bil-warrant taht il-firma tal-Ministru għandha tiskadi fl-aħħar tas-sena finanzjarja li għaliha tirreferixxi. 87. Ammont awtorizzat b’warrant ma għandux jiġi eċċedut. In-nefqa li tiġi addebitata lil xi wieħed mill-kontijiet imsemmija fir-regolament 85 ma għandha fl-ebda każ tkun iżjed mill-ammont awtorizzat b’warrant u l-uffiċjali ta’ kontijiet huma obbligati lijaraw li dawn il-kontijiet jiġu mħallsa lura kemm jista’ jkun malajr bil-mod speċifikat fil-warrant. 88. Bilanċjar ta’ kontijiet ta’ avvanz. Dawn il-kontijiet għandhom jiġu bilanċjati fl-aħħar ta’ kull sena finanzjarja u meta kont ma jkunnx imħallas lura għalkollox sa dik id-data l-bilanċ tad-debitu għandu jitniżżel fis-sena finanzjarja ta’ wara. H. KUSTODJA TA’ FLEJJES PUBBLIĊI 89. Il-Kapijiet tad-Dipartimenti għandhom jinfurmaw lill-Accountant Generalu lill-Awditur Ġenerali dwar l-ismijiet tal-uffiċjali kollha inkarigati mid-dħul u mill-kustodja ta’ flejjes pubbliċi kif ukoll dwar l-uffiċjali kollha inkarigati mill-kontroll tal-kontijiet u tan-nefqa tad-dipartiment, kif jista’ jordna l-Accountant General. 90. Il-prospetti jew rendikontijiet kollha li jiċċertifikaw l-eżattezza tal-ġbir ta’ dħul jew flejjes pubbliċi oħra għandhom ikunu ffirmati mill-Kap tad-Dipartiment interessat jew minn xi uffiċjal ieħor mhux taħt il-grad ta’ assistent prinċipall il-Kap tad-Dipartiment jista’ jiddelega biex jiffirma għan-nom tiegħu u l-Accountant General ikun għaraf bħala l-uffiċjal xieraq għal dan. 91. Ebda flejjes pubbliċi f’kontijiet privati. Il-flejjes pubbliċi ma għandhom f’ebda każ jitqiegħdu f’kont privat f’xi bank. 92. Strongroomsu kaxxaforti għall-kustodja ta’ flejjes pubbliċi. (1) Għandhom jiġu provduti strongrooms jew kaxxiforti għall-kustodja ta’ flejjes pubbliċi fl-uffiċċji kollha fejn ikun meħtieġ li jinżammu flejjes pubbliċi għal-lejl. (2) L-istrongrooms għandhom ikunu msakkra sewwa b’żewġ serraturi differenti jew iżjed, li ċ-ċwievet tagħhom għandhom jinżammu minn żewġ jew aktar uffiċjali awtorizzati differenti, liema uffiċjali għandu jkollhom awtorizzazzjoni li jkollhom aċċess mill-Kap tad-Dipartiment. 93. L-uffiċjali awtorizzati li jaħdmu fuq kontijiet tal-Gvern f’bank jew li jużaw strongrooms għandhom iżommu fil-kura immedjata tagħhom dawk is-somom ta’ flus biss li jistgħu jkunu meħtieġa biex jitħallsu ħtiġijiet korrenti b’kontanti. 94. Disponiment ta’ flus kontanti riċevuti. (1) Il-flus kontanti kollha riċevuti minn uffċjali pubbliċi għandhom jiġu depożitati kemm jista’ jkun malajr fil-kaxxa forti jew fl-istrongroomipprovduta għalhekk, jew jiġu mħallsa f’bank awtorizzat. L-uffiċjal inkwistjoni jinżamm responsabbli personalment għal kull telf li jiġri b’negliġenza. (2) Ebda uffiċjal ma għandu jżomm jew jippermetti li jinżammu f’xi kaxxaforti jew strongroom tal-Gvern taħt il-kura tiegħu ebda flus ħlief flejjes pubbliċi jew dawk li bis-saħħa tal-kariga tiegħu huwa għandu jirċievi u jagħti kont tagħhom; lanqas ma jistgħu jiġu inklużi flejjes privati f’xi kont tal-Gvern f’bank. 95. L-istock, għandu jinżamm fil-kaxxa forti jew strongroom L-istock prinċipali tal-bolli, sew tal-pustaġġ sew tar-revenue stabbilita għal dak l-iskop. 96. Il-Bordijiet ta’ Spezzjoni, li jinżammu wara għeluq ix-xogħol fl-aħħar ġurnata tax-xogħol ta’ kull sena finanzjarja, jew qabel il-bidu tax-xogħol fl-ewwel ġurnata tas-sena finanzjarja ġdida, għandhom jiġu maħtura mill-Prim Ministru biex jeżaminaw il-flus kontanti tat-Teżor, il-bilanċi fil-bank, u l-bolli. 97. Telf ta’ flus kontanti u ammonti b’eċċess. (1) Kull nuqqas ta’ flus li jiġi mikxuf għandu jagħmel tajjeb għalih minnufih l-uffiċjal interessat. (2) L-ammonti kollha misjuba b’eċċess għandhom jitqegħdu temporanjament f’Kont għal Depożiti Oħra għal żmien tliet xhur sakemm issir il-verifika tal-kontijiet, u wara dan, jekk ma jinstab l-ebda żball li jkun jiġġustifika ħlas lura, dawk l-ammonti għandhom jitqegħdu fil-Fond Konsolidat. 98. Recorddettaljat ta’ diskrepanzi ta’ flus. Għandu jinżamm fid-Dipartiment recorddettaljat ta’ diskrepanzi ta’ flus matul kull sena finanzjarja. 99. Stħarriġ, ħlas lura, tħassir ta’ diskrepanzi ta’ flus. (1) Kull diskrepanza ta’ flus għandha tkun investigata mill-Kap tad-Dipartiment interessat fi żmien xahar minn meta tiġri. (2) Hlief f’każ ta’ negliġenza, jistgħu jiġu awtorizzati għal ħlas lura jew tħassir mill-Kap tad-Dipartiment ammonti sa mitejn u ħamsin euro (€ 250). Fil-każijiet l-oħra kollha, l-awtorità għal ħlas lura jew tħassir għandha tingħata mis-Segretarju Permanenti responsabbli għad-dipartiment interessat: Iżda, f’kull każ, ir-rakkomandazzjonijiet għandhom jindikaw iċ-ċirkostanzi li jkunu wasslu għat-telf tal-flus u liema rimedju, skont il-ħtieġa, jkun ittieħed, biex ikunu evitati rikorrenzi simili. 100. Dikjarazzjoni-jiet dettaljati dwar telf ta’ flus. (1) Il-Kapijiet tad-Dipartiment għandhom jgħaddu lis-Segretarju Permanenti tagħhom dikjarazzjonijiet ta’ kull sitt xhur li jelenkaw, taħt kull kategorija, l-każijiet tat-tħassir dip arti mentali ta’ telf ta’ flus, b’dan li jispeċifikaw fid-dikjarazzjoni x’rimedji jkunu ttieħdu. (2) Il-Kapijiet tad-Dipartiment għandhom jgħaddu lis-Segretarju Permanenti tagħhom, lill-Accountant Generalu lill-Awditur Ġenerali, dikjarazzjoni ta’ kull sena dwar it-telf kollu ta’ flus li jkun ġara minħabba f’serq, frodi, jew negliġenza, u ta’ kull tħassir dip arti mentali li jkun ġie awtorizzat matul dik is-sena finanzjarja. 101. Ktieb tal-istock ta’ bolli. L-uffiċjali li jkunu meħtieġa jżommu stock ta’ bolli għandhom iżommuktieb ta’ stock li jkollu n-numru u l-valur tal-bolli ta’ kull denominazzjoni riċevuti u maħruġa flimkien mad-data ta’ kull transazzjoni. J. ĦAŻNIET 102. Ħażniet. Għall-finijiet ta’ din fit-Taqsima, "ħażniet" għandha tinkludi provvisti ta’ xorta ġenerali meħtieġa għal xogħlijiet u servizzi ordinarji li jsiru matul il-kors ta’ sena finanzjarja, oġġetti jew apparat li jitqiesu li jkunu żejda, u oġġetti li ma jkunx prattikabbli li jiġu msewwijin jew li ma jistgħux jittejbu. 103. Stocktaking minn dip artimenti u nuqqasijiet li jiġu rappurtati. (1) Kapijiet tad-Dipartimenti għandhom jiżguraw permezz ta’ stocktaking kull tant żmien, u matul l-ewwel xahar tas-sena finanzjarja f’kull każ, li l-bilanċi ta’ ħażniet akkreditati jkunu tabilħaqq jeżistu, u għandhom jgħaddu rapport lis-Segretarju Permanenti tagħhom dwar kull verifika materjali li ssir dwar ħażniet, fejn tissemma d-data ta’ meta saret il-verifika, il-ħażniet verifikati u r-riżultati miksuba. Dak ir-rapport għandu jiġi kkupjat lill-Awditur Ġenerali. (2) Diskrepanzi bejn il-bilanċi fil-kotba u l-ħażniet attwali li jirriżultaw minn stocktaking għandhom jiġu rrappurtati minnufih mill-Kap tad-Dipartiment lis-Segretarju Permanenti tiegħu. 104. Ħwejjeġ ta’ valur mogħtija lil Kapijiet ta’ Dipartimenti. (1) Kapijiet ta’ Dipartiment li jirċievu ħwejjeġ ta’ valur b’donazzjoni fil-kapaċità uffiċjali tagħhom għandhom jiddikjaraw dawk id-donazzjonijiet f’rapport li jagħmlu lis-Segretarju Permanenti tagħhom. (2) Kull donazzjoni bħal dik għandha tiġi dejjema ddebitata fil-ledger tal-ħażniet jew fil-lista tal-inventarju skont il-każ. 105. Verifika ta’ ħażniet mill-Uffiċċju Nazzjonali tal-Verifika. Il-ħażniet kollha tal-Gvern, ħlief dawk li għalihom ikun hemm regoli speċjali mill-Gvern, jistgħu jiġu verifikati tal-inqas darba fis-sena minn uffiċjal tal-Uffiċċju Nazzjonali tal-Verifika. 106. (1) Il-kundanna ta’ ħażniet, imsemmijin fir-regolament 102, jew oġġetti oħra billi ma jistgħux jintużaw aktar u t-tħassir tagħhom għandhom ikunu awtorizzati mis-Segretarju Permanenti responsabbli għad-dipartiment interessat skont rapport ta’ Bord ta’ Spezzjoni, liema bord ma għandux jinkludi fih impjegati tad-dipartiment interessat. (2) Meta, fid-diskrezzjoni tal-Kap tad-Dipartiment, l-oġġetti inkwistjoni għandhom valur oriġinali ta’ mhux aktar minnelfejn u ħames mitteuro (€ 2,500), għandha tintalab awtorizzazzjoni mis-Segretarju Permanenti tiegħu li jiddispensa minn Bord, u dan sakemm li l-valur totali tal-oġġetti li jridu jiġu dispensati f’sena kalendarja waħda ma jeċċedix il-valur ta’ għaxar telefewro (€ 10,000). 107. Reġistrazzjoni ta’ riċezzjoni u tneħħija ta’ ħażniet. (1) Kull uffiċjal li jkollu taħt il-kura tiegħu xi ħażniet għandu jżomm reġistrazzjoni tar-riċezzjoni u tneħħija jew konsum tagħhom f’forma aċċettabbli mill-Awditur Ġenerali. (2) Id-dipartimenti awtorizzati li jżommu stock ta’ ħażniet mhux allokati għandhom iżommu reġistrazzjoni tal-kwantità u tal-valur ta’ dawk il-ħażniet. 108. Ħlief meta s-Segretarju Permanenti responsabbli għad-dipartiment interessatjordna mod ieħor, oġġetti ta’ ħażniet żejda msemmija taħt ir-regolament 102 għandhom jitneħħew mid-Direttur tal-Kuntratti wara li dan ikun ħareġ sejħa pubblika għall-offerti: Iżda: (a) oġġetti ta’ ħażna li meta jiġu raggruppati skont il-kategorija li lilha jappartjenu jkollhom valur stmat li ma jaqbiżx sebgħa u erbgħin elfeuro (€ 47,000) għal kull grupp jistgħu jitneħħew diparti mentalment hekk kif jista’ jiġi approvat mis-Segretarju Permanenti responsabbli għad-dipartiment interessat wara sejħa pubblika jew diparti mentali għall-offerti; (b) oġġetti ta’ ħażna li meta jiġu raggruppati skont il-kategorija kif imfisser mill-Accountant General jkollhom valur stmat li ma jaqbiżx għaxar telefeuro (€ 10,000) għal kull grupp jistgħu wkoll jitneħħew diparti mentalment fid-diskrezzjoni tas-Segretarju Permanenti responsabbli għad-dipartiment interessat wara li jkunu nġabru mhux anqas minn tliet stimi mis-suq miftuħ, u fin-nuqqas ta’ dawn l-istimil-Kap tad-Dipartiment jista’ jiddisponi minn dawn l-oġġetti tal-ħażna wara li ssir offerta tkun xi tkun; (ċ) oġġetti ta’ ħażna li meta jiġu raggruppati skont il-kategorija li lilha jappartjenu jkollhom valur stmat li ma jaqbiżxelfejn u ħames mitteuro (€ 2,500) għal kull grupp jistgħu wkoll jitneħħew diparti mentalment fid-diskrezzjoni tal-Kap tad-dipartiment interessat: Iżda wkoll, f’kull każ, ebda uffiċjal pubbliku m’għandu jitħalla jikkwota jew jitfa’ offerti biex jakkwista oġġetti bħal dawk sew direttament sew indirettament. 109. Donazzjonijiet lil istituzzjonijiet u organizza z-zjonijiet. Oġġetti ta’ ħażniet jew ta’ inventarju mhux meħtieġa għall-għanijiet tal-Gvern jistgħu jingħataw b’donazzjoni lil istituzzjonijiet jew organizzazzjonijiet, b’dan li tingħata riċevuta formali, wara rakkomandazzjonijiet għal dak l-iskop mill-Kap tad-Dipartiment u kif awtorizzat mis-Segretarju Permanenti interessat: Iżda l-Kapijiet ta’ Dipartimenti għandhom, fi tmiem kull sena finanzjarja, iressqu quddiem is-Segretarju Permanenti permezz tas-Segretarju Permanenti tagħhom, lista ta’ dawn id-donazzjonijiet li turi l-benefiċjarji u li tikkonferma li r-reġistri tal-ħażniet u tal-inventarji tagħhom ikunu ġewhekk aġġornati. 110. Self lil dipartimenti oħra. Ħlief bl-awtorità tas-Segretarju Permanenti interessat, jew delegat tiegħu, oġġetti ta’ ħażniet m’għandhomx jinħarġu b’self minn Kap ta’ Dipartiment ħlief lil dipartiment ieħor tal-Gvern jew lil xi organizzazzjoni tal-Gvern. 111. Tħassir ta’ telf ta’ ħażniet. (1) Każijiet ta’ telf jew nuqqas ta’ ħażniet għandhom ikunu investigati minn Bord ta’ Spezzjoni li jkun imwaqqaf mis-Segretarju Permanenti responsabbli għad-dipartiment interessat. Dak il-Bord, li m’għandux jinkludi xi impjegat ta’ dak id-dipartment li jkun responsabbli għall-ħażniet, għandu jagħmel rapport ta’ dak li jsibu jagħmel ir-rakkomandazzjonijiet relattivi lis-Segretarju Permanenti, li jkun awtorizzat li jaġixxi skont dawk ir-rakkomandazzjonijiet. (2) Is-Segretarju Permanenti jista’ jiddispensa milli jkun hemm Bord ta’ Spezzjoni fid-diskrezzjoni tiegħu meta l-Kap tad-Dipartiment interessat jiċċertifika li prima facie ma jkun hemm ebda indikazzjoni ta’ xi frodi jew negliġenza, u li l-valur ta’ xi oġġett wieħed partikolari ma jkunx ta’ aktar minnelfejn u ħames mitteuro (€ 2,500). (3) F’kull każ, l-awtorità għat-tħassir tat-telf jew nuqqas ta’ ħażniet tkun vestita fis-Segretarju Permanenti: Iżda- (a) ħażniet b’valur stmat li ma jkunx aktar minn għaxar telefeuro (€ 10,000) jistgħu wkoll jitħassru bl-awtorità tas-Segretarju Permanenti responsabbli għad-dipartiment interessat; u (b) ħażniet b’valur stmat li ma jkunx aktar minnelfejn u ħames mitteuro (€ 2,500) jistgħu wkoll jitħassru bl-awtorità tal-Kap tad-Dipartiment interessat. 112. Revoka u Riżerva. L.S.174.01.