440.09 REGOLAMENTI DWAR L-IPPROĊESSAR TA’ DATA PERSONALI FIS-SETTUR TAL-EDUKAZZJONI L-AVVIŻ LEGALI 19 tal-2015, kif emendat bl-Att XXVII tal-2016. L-AVVIŻ LEGALI 19 tal-2015, kif emendat bl-Att XXVII tal-2016. 1. It-titolu ta’ dawn ir-regolamenti hu r-Regolamenti dwar l-Ipproċessar ta’ Data Personali fis-Settur tal-Edukazzjoni. 2. Tifsir. Emendat: XXVII.2016.6. (1) F’dawn ir-regolament ikemm-il darba r-rabta tal-kliem ma teħtieġx xort’oħra: "l-Att " ifisser l-Att dwar il-Protezzjoni u l-Privatezza tad-Data; Kap. 440. Kap. 440. " awtoritajiet edukattivi " tfisser id-Direttorati stabbiliti skont it-termini tat-Taqsima II tal-Att dwar l-Edukazzjoni, kif ukoll il-Kummissjoni Nazzjonali għal Edukazzjoni Avvanzata u Ogħla kif stabbilita skont it-termini tat-Taqsima VI tal-Att dwar l-Edukazzjoni; "data dwar il-benesseri ta’ student " tfisser rekords relatati mal-benesseri u l-imġiba soċjali tal-istudent, inkluż f’inġunzjoni rigward il-kustodja ta’ minuri, informazzjoni miġbura mis-servizzi li jipproteġu li t-tfal li tinkludi ukoll dawk ta’ gwida u ta’ dawk li jagħtu l-pariri, kif ukoll informazzjoni oħra miġbura mill-istudent, il-ġenitur, it-tutur legali, uffiċjali tal-infurzar tal-liġi jew aġenziji oħra li jipprovdu appoġġ; "data psewdonima " tfisser data personali li m’għadhiex tista’ tiġi attribwita b’xi mod jew ieħor għal xi suġġett ta’ data speċifiku mingħajr l-użu ta’ informazzjoni addizzjonali li għandha tinżamm separatabiex jiġi assigurat in-nuqqas ta’ attribuzzjoni; "entitajiet tal-eżamijiet " tfisser kull entità, minbarr istituzzjonijiet edukattivi, awtorizzata li tagħmel assessjar nazzjonali; "istituzzjonijiet edukattivi " tfisser kull skola liċenzjata jew istituzzjoni oħra jew entità li toffri servizzi edukattivi, kemm dak ta’ qabel il-primarja (kindergarten), primarja, sekondarja, post-sekondarja jew ta’ livell terzjarju u tinkludi wkoll istituzzjonijiet ta’ edukazzjoni avvanzata u ogħla, istituzzjonijiet li joffru tagħlim formali u mhux formali u edukazzjoni vokazzjonali; " kontrollur tad-data " tfisser awtoritajiet edukattivi, istituzzjonijiet edukattivi, entitajiet tal-eżamijiet u l-Korporazzjoni; " il-Korporazzjoni " tfisser Jobsplus kif stabbilita fl-Att dwar is-Servizzi ta’ Impjieg u Taħriġ; "student " tfisser kull suġġett ta’ data reġistratu, jew li jattendi xi istituzzjoni edukattiva u, jew li hu reġistrat ma’ entità tal-eżamijiet. (2) It-tifsiriet li jinsabu fl-artikolu 2 tal-Att, għandhom, bla ħsara għad-dispożizzjonijiet tas-sub regolament (1), jgħoddu għal dawn ir-regolamenti. 3. Iċċekkjar minn qabel. Għall-għanijiet ta’ dawn ir-regolamenti, għandha tintbagħat notifika lill-Kummissarju għall-iċċekkjar minn qabel, fejn dan ikun applikabbli skont l-artikolu 34 tal-Att, inkluż fil-każijiet li ġejjin: (a) l-ipproċessar ta’ operazzjonijiet magħmula abbażi tal-aħjar interess tal-istudent; (b) l-ipproċessar ta’ operazzjonijiet magħmula fl-interess pubbliku; (ċ) l-ipproċessar ta’ operazzjonijiet magħmula għal raġunijiet ta’ rikonċiljazzjoni skont ir-regolament 4(4)(a); (d) l-ipproċessar ta’ operazzjonijiet magħmula skont ir-regolament 4(8). 4. Ipproċessar mill-awtoritajiet edukattivi. Kap. 327. (1) L-awtoritajiet edukattivi jistgħu jipproċessaw data personali fir-rigward ta’ studenti u, fejn ikun meħtieġ speċifikament għall-aħjar interess tal-istudenti, data personali tal-ġenituri u tuturi legali tista’ tiġi pproċessata wkoll biex dawn jaqdu l-funzjonijiet tagħhom kif previst fl-Att dwar l-Edukazzjoni. (2) (a) Waqt li jkunu qegħdin jaqdu l-funzjonijiet tagħhom skont is-sub regolament (1), l-awtoritajiet edukattivi jistgħu, minn żmien għal żmien, permezz ta’ talba bil-miktub, jitolbu lill-istituzzjonijiet edukattivi biex jipprovdu, b’dak il-mod li jista’ jiġi mitlub u fi żmien raġonevoli, data personali fir-rigward tal-istudenti li jattendu dawk l-istituzzjonijiet edukattivi, u tal-ġenituri tagħhom u, jew tat-tuturi legali tagħhom. (b) Data personali sensittiva tista’ tiġi mitluba biss bil-kunsens espliċitu tal-ġenitur jew tat-tutur legali. (3) Cap. 327. Cap. 327. Meta data li tista’ tidentifika persuna għal data Meta data li għandha x’taqsam ma’ kisbiet edukattivi u ma’ abbiltà tal-istudent li tkun f’idejn istituzzjonijiet edukattivi tkun meħtieġa mill-awtoritajiet edukattivi sabiex jaqdu l-funzjonijiet tagħhom kif stabbilit fl-Att dwar l-Edukazzjoni, l-istituzzjonijiet edukattivi għandhom jibdlu data psewdonima, hekk iżda li kull azzjoni sussegwenti għandha titwettaq mill-istituzzjonijiet edukattivi li jkunu għaddew id-data kif mitluba mill-awtoritajiet edukattivi. (4) Waqt il-monitoraġġ tal-parteċipazzjoni ta’ studenti f’assessjar nazzjonali, fejn hemm xi diskrepanzi bejn l-awtoritajiet edukattivi u l-entitajiet tal-eżamijiet fir-rigward ta’ studenti li joqogħdu għall-assessjar nazzjonali, l-awtoritajiet edukattivi jistgħu jitolbu lill-entitajiet tal-eżamijiet biex jipprovdu data, hekk iżda li: (a) din id-data personali tiġi użata biss għal skopijiet rikonċiljatorji; (b) ma jiġux mitluba riżultati li jkunu assoċjati ma’ studenti li jistgħu jiġu identifikati, u (ċ) kull data personali li tista’ tidentifika persuna tinqaleb għal waħda anonima, titħassar jew tinqered minnufih wara li l-eżerċizzjuri konċiljatorju jitlesta. (5) Bla ħsara għad-dispożizzjonijiet tar-regolament 8, l-awtoritajiet edukattivi jistgħu jipproċessaw data personali għal raġunijiet ta’ riċerka u ta’ statistika biex jagħmlu xogħol għall-interess pubbliku u biex jeżerċitaw il-funzjonijiet tagħhom skont l-Att dwar l-Edukazzjoni. (6) Fl-implimentazzjoni ta’ politika mmirata u, jew inizjattivi biex jgħinu studenti li ma jilħqux il-livelli meħtieġa fl-assessjar nazzjonali għal aċċess f’edukazzjoni avvanzata u ogħla, jew għall-parteċipazzjoni attiva f’opportunitajiet ta’ impjieg, l-awtoritajiet edukattivi jistgħu jitolbu lill-entitajiet tal-eżamijiet u, jew istituzzjonijiet edukattivi biex jagħtu kull komunikazzjoni maħruġa mill-awtoritajiet edukattivi biex jinfurmaw lill-istudenti li huma eliġibbli li jibbenefikaw mill-politika mmirata u, jew inizjattivi bħal dawn. Meta l-imsemmija istruzzjonijiet ma jkunux jistgħu jiġu milħuqa mill-entitajiet tal-eżamijiet u, jew mill-istituzzjonijiet edukattivi, id-data personali tal-istudenti eliġibbli li għandhom ikunu indirizzati bil-politika mmirata u, jew bl-inizjattivi kkonċernati għandha tinbagħat lill-awtoritajiet edukattivi sabiex jikkomunikaw direttament mal-istudenti kkonċernati, hekk iżda li d-dettalji li jistgħu jidentifikaw lill-istudenti li jagħżlu li jużaw l-imsemmija servizzi speċjalizzati biss jiġu pproċessati mill-awtoritajiet edukattivi fil-kuntest tal-politika mmirata u, jew inizjattiva. (7) B’konformità mas-sub regolament (6), kull data personali li tista’ tidentifika lil xi persuna għandha tinqaleb għal waħda anonima, tiġi mħassra jew tinqered, wara li s-servizzi speċjalizzati konformi mal-politika mmirata u, jew l-inizjattivi kkonċernati jkunu ingħataw, sakemm ma jinkisibx il-kunsens speċifiku mill-istudenti infushom fejn applikabbli jew mill-ġenituri jew mit-tuturi legali. (8) Mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tas-sub regolamenti), u tar-regolament 8, kull meta l-awtoritajiet edukattivi jkunu involuti f’inizjattivi nazzjonali rigward opportunitajiet ta’ impjieg, u, jew li jinstabu impjiegi relatati mal-istudji u mal-kwalifiki li għandhom l-istudenti, l-awtoritajiet edukattivi jistgħu jitolbu lill-entitajiet tal-eżamijiet u, jew lill-istituzzjonijiet edukattivi biex jipprovdulhom dak it-tip ta’ data li hi meqjusa neċessarja għall-inizjattiva nazzjonali, hekk iżda li: (a) data li tista’ tidentifika persuna tiġi mitluba biss jekk strettament meħtieġa biex jittieħdu l-miżuri neċessarji fl-interess tal-istudenti fl-implimentazzjoni ta’ inizjattivi nazzjonali; (b) data ta’ studenti ta’ età ogħla mill-età tal-iskola obbligatorja biss tista’ tiġi mitluba; (ċ) data li tistatidentifika studenti li eventwalment ma jipparteċipawx f’inizjattivi nazzjonali ta’ dan it-tip għandha tiġi mħassra, meqruda jew tinqaleb għal waħda anonima. 5. Ipproċessar minn istituzzjonijiet edukattivi. Kap. 327. (1) Istituzzjonijiet edukattivi jistgħu jipproċessaw data personali li tirrigwarda studenti, ġenituri u tuturi legali għal raġunijiet ta’ amministrazzjoni u għall-operat ta’ kuljum u għall-ħidma effiċjenti ta’ dan it-tip ta’ istituzzjonijiet għall-iskop li jipprovdu lill-istudenti tagħhom is-servizzi tal-edukazzjoni neċessarji hekk kif meħtieġa mill-Att dwar l-Edukazzjoni. (2) Data personali li għandha x’taqsam mal-istudenti tista’ tiġi pproċessata wkoll għall-għanijiet li ġejjin: (a) il-monitoraġġ tal-progress a kkademiku li jinkludi data dwar l-avvanza kkademiku, tal-eżamijiet u, jew riżultati tal-assessjar assoċjati mal-istudenti; (b) l-organizzazzjoni ta’ funzjonijiet u, jew attivitajiet li jistgħu jkunu parti minn ħtiġiet kurrikulari u extra-kurrikulari, hekk iżda li fejn l-ipproċessar ikun relatat ma’ attivitajiet informali, għandu jinkiseb il-kunsens mill-istudent i nnifishom fejn applikabbli jew mingħand il-ġenituri jew it-tuturi legali tagħhom. (3) Data medika li għandha x’taqsam mal-attendenza tal-istudenti fl-istituzzjonijiet, mogħtija minn professjoni stimediċi u, jew mill-ġenituri jew tuturi legali, u, jew mill-istudent i nnifishom fejn applikabbli, tista’ ukoll tiġi pproċessata mill-istituzzjonijiet edukattivi għall-ahjarinteress tal-istudenti tagħhom, u hekk iżda li: (a) din id-data tinżamm f’files separati u differenti minn xulxin b’mod sikur; u (b) jekk l-istudenti jkunu qegħdin jattendu edukazzjoni obbligatorja, din id-data tista’ tingħata biss għall-aħjar interess tal-istudenti, lil xi istituzzjoni edukattiva oħra li għaliha l-istudenti jkunu ser jiġu trasferiti; u (ċ) din ix-xorta ta’ data tinqered la darba l-istudenti jieqfu milli jattendu l-istituzzjoni kkonċernata. (4) Id-data dwar il-benesseri ta’ student tista’ tiġi pproċessata mill-istituzzjonijiet edukattivi għall-aħjar interess tal-istudenti tagħhom, hekk iżda li: (a) din id-data tinżamm f’files separati u differenti minn xulxin b’mod sikur; u (b) jekk l-istudenti jkunu qegħdin jattendu edukazzjoni obbligatorja, din id-data tista’ tingħata biss għall-aħjar interess tal-istudenti, lil xi istituzzjoni edukattiva oħra li għaliha l-istudenti jkunu ser jiġu trasferiti; u (ċ) din ix-xorta ta’ data tinqered la darba l-istudenti jieqfu milli jattendu l-istituzzjoni kkonċernata. (5) L-istituzzjonijiet edukattivi jistgħu jipproċessaw immaġini viżivi sakemm ikun hemm il-kunsens mill-istudent i nnifishom, fejn applikabbli, jew mill-ġenituri jew tuturi legali. (6) L-istituzzjonijiet edukattivi jistgħu jżommu rekords tal-istudenti tagħhom għal skopijiet storiċi sakemm l-ebda data sensittiva u data fuq il-benesseri tal-istudent ma tinżamm għal skopijiet bħal dawn. (7) Bla ħsara għad-dispożizzjonijiet tar-regolament 8, istituzzjonijiet edukattivi jistgħu jipproċessaw data personali għal skopijiet ta’ riċerka u ta’ statistika u biex jaqdu kompiti li huma meħtieġa mill-awtoritajiet edukattivi skont ir-regolament 4, jew għall-interess leġittimu tal-istituzzjoni edukattiva biex tipprovdi l-edukazzjoni neċessarja lill-istudenti tagħha. (8) Il-kunsens meħtieġ skont dan ir-regolament għandu jingħata mill-istudent i nnifishom, fejn applikabbli, jew mill-ġenituri jew it-tuturi legali tagħhom, qabel ma tiġi żvelata data personali lil terzi persuni sakemm dawn it-terzi persuni ma jkunux dawn li ġejjin: (a) awtoritajiet edukattivi li jipproċessaw data personali skont ir-regolament 4; (b) istituzzjoni edukattiva oħra fejn l-istudent jiġi trasferit; (ċ) entitajiet tal-eżamijiet bħala parti mill-proċess tal-eżamijiet u, jew assessjar nazzjonali; (d) awtoritajiet tas-saħħa bħala parti mill-qadi tal-funzjonijiet tagħhom taħt l-Att dwar is-Saħħa Pubblika; (e) sptarijiet, kliniċi u professjoni sti mediċi oħra fil-każ ta’ studenti li għandhom bżonn attenzjoni medika; (f) il-Pulizija f’każijiet ta’ investigazzjonijiet kriminali; (g) ħaddiema soċjali jew aġenziji li jagħtu appoġġ jew awtoritajiet fejn hemm suspetti jew allegazzjonijiet li mhux qed jiġi protett il-benesseri tal-istudent; (h) Kap. 452. Kap. 452. il-Korporazzjoni skont l-Att dwar is-Servizzi ta’ Impjieg u Taħriġ fit-termini tar-regolament 4 ta’ dawn ir-regolamenti; (i) kull qorti, kif meħtieġ fi proċeduri ġudizzjarji. (9) Kap. 452. Kap. 452. Mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tar-regolament 8, il-Korporazzjoni, fil-qadi tal-funzjonijiet tagħha statutorji u skont l-Att dwar is-Servizzi ta’ Impjieg u Taħriġ, tista’ titlob lill-istituzzjonijiet edukattivi biex jgħaddulha data li jkollhom hekk iżda li l-istudenti li d-data Mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tar-regolament 8, il-Korporazzjoni, fil-qadi tal-funzjonijiet tagħha statutorji u skont l-Att dwar is-Servizzi ta’ Impjieg u Taħriġ, tista’ titlob lill-istituzzjonijiet edukattivi biex jgħaddulha data personali ta’ studenti li qegħdin jistudjaw f’dawk l-istituzzjonijiet. Għal dan il-għan, l-istituzzjonijiet edukattivi għandhom jipprovdu dan it-tip ta’ data tagħhom tkun qed tinbagħat jkunu għalqu l-età ta’ erba tax-il sena meta tiġi mitluba d-data. 6. (1) Mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tal-artikolu 26 tal-Att, l-aċċess għal data personali li tirrigwarda studenti u l-ġenituri jew tuturi legali għandha tkun ristretta għal dawk l-impjegati li minħabba l-irwoli u r-responsabbiltajiet tagħhom huma meħtieġa li jipproċessaw data ta’ dan it-tip u: (a) Kap. 377. Kap. 377. huma suġġetti għall-Att dwar Segretezza Professjonali; jew (b) jiffurmaw parti minn professjoni regolata, u, jew ikunu ħadu l-ġurament tal-kunfidenzjalità għall-qadi ta’ dmirijiethom. (2) Għall-finijiet ta’ dan ir-regolament, l-impjegati li" jiffurmaw parti minn professjoni regolata" għandhom ukoll jinkludu kull persuna li taħdem taħt id-direzzjoni diretta u s-superviżjoni ta’ professjoni sthekk regolat. 7. Kunsens. (1) Għall-għanijiet ta’ dawn ir-regolamenti kull student li għalaq is-sit tax-il sena għandu jkun eliġibbli li jagħti l-kunsens, kif meħtieġ b’dawn ir-regolamenti, u biex jeżerċita d-drittijiet kollha taħt l-Att. (2) Kull kunsens għandu jingħata bil-mik tub u fil-każ ta’ applikazzjoni online, għandu jingħata b’indikazzjoni ċara jekk jagħżel li jagħmel hekk. Kull kunsens mogħti mill-istudent, fejn applikabbli, jew mill-ġenitur jew tutur legali, jista’ jiġi rtirat bil-miktub, u l-kontrollur tad-data Kull kunsens għandu jingħata bil-mik tub u fil-każ ta’ applikazzjoni online għandu jneħħi dan il-kunsens u jwaqqaf l-operat tal-ipproċessar li għalih il-kunsens ikun ġie rtirat u d-data kkonċernata għandha tiġi mħassra jew meqruda. 8. Ipproċessar għal għanijiet ta’ riċerka u statistika. (1) Meta l-ipproċessar ta’ data li tista’ tidentifika persuna għandha tinqaleb għal waħda anonima, sakemm fil-każ tar-riċerka, l-identifikazzjoni tas-suġġett tad-data Meta l-ipproċessar ta’ data personali hu meħtieġ għal għanijiet ta’ riċerka u ta’ statistika, kull data ma jkunx meħtieġ għall-iskop ta’ dan it-tip ta’ riċerka. (2) Fil-limiti ta’ dawn ir-regolamenti, fejn għall-finijiet tal-implimentazzjoni ta’ politika mmirata speċifika, ir-riċerka li tkun qiegħda ssir teħtieġ id-dettalji li jidentifikaw lill-istudenti, il-kontrolluri tad-data ta’ din ix-xorta billi jibdlu data Fil-limiti ta’ dawn ir-regolamenti, fejn għall-finijiet tal-implimentazzjoni ta’ politika mmirata speċifika, ir-riċerka li tkun qiegħda ssir teħtieġ id-dettalji li jidentifikaw lill-istudenti, il-kontrolluri tad-data għandhom jipproċessaw data li tidentifika persuna ma’ data psewdonima, u eventwalment ikunu qegħdin jillimitaw l-identifikazzjoni mill-ġdid ta’ studenti għal dawk il-każijiet biss li jaqgħu speċifikament fil-parametri tal-politika mmirata: Iżda l-proċess li jibdel id-dettalji li jidentifikaw persuna ma’ data psewdonima għandu jitwettaq minn kontrollur tad-datali oriġinarjament kien fil-pussess tad-dettalji li jidentifikaw persuna: Iżda wkoll fejn l-identifikazzjoni tkun meħtieġa skont is-sub regolamenti preċedenti, din id-data m’għandhiex tiġi użata għal xi deċiżjoni li tikkonċerna s-suġġett tad-data. (3) Fejn ir-riċerka tkun meħtieġa minn entitajiet oħra li mhumiex l-awtoritajiet edukattivi skont ir-regolament 2, u d-dettalji li jidentifikaw studenti huma meħtieġa għal skopijiet tar-riċerka inkwistjoni, il-kunsens speċifiku għandu jinkiseb mill-istudent i nnifishom fejn applikabbli, jew mill-ġenituri jew mit-tuturi legali kkonċernati. (4) Meta, għall-għanijiet tas-sub regolamenti preċedenti, data psewdoni ma tiġi pproċessata, il-kontrolluri tad-data għandhom jiżguraw li: (a) data persona li ma tiġix ipproċessata għal ebda skop li hu in kompatibbli mal-għan speċifiku tal-politika mmirata u, jew inizjattiva, u b’mod partikolari li ma tiġix ipproċessata għall-għan ta’ miżuri ta’ appoġġ jew deċiżjonijiet li jirrigwardaw l-istudent, kemm jekk speċifikament relatati mal-politika mmirata u, jew mal-inizjattiva jew xi mod ieħor; (b) data identifikat jew jista’ jiġi identifikat għandha tinżamm separata minn kull data data li tagħmel possibbli l-attribuzzjoni ta’ informazzjoni għal suġġett tad-data oħra; (ċ) ikunu fis-seħħ salvagwardji adegwati organizzattivi u tekniċi biex jipproteġu d-data personali minn kull tipi ta’ ipproċessar illegali; (d) data personali m’għandhiex tinżamm għal żmien itwal minn dak neċessarju u kull dettall li jista’ jidentifika persuna għandu jinqaleb għal wieħed anonimu, jitħassar jew jinqered, wara li titlesta l-implimentazzjoni tal-politika u, jew tal-inizjattiva. (5) Fejn ir-riċerka tinvolvi l-ipproċessar ta’ data sensittiva, dak l-ipproċessar għandu jiġi approvat mill-Kummissarju għall-Informazzjoni u l-Protezzjoni tad-Data skont l-artikolu 16(2)(b) tal-Att.