Kwittanza 2019: Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Ażil Kumitat għall-Kontroll tal-Baġit Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew tat-28 ta' April 2021 dwar il-kwittanza għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Ażil għas-sena finanzjarja 2019 (2020/2180(DEC)) Il-Parlament Ewropew, – wara li kkunsidra l-kontijiet annwali finali tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Ażil għas-sena finanzjarja 2019, – wara li kkunsidra r-rapport annwali tal-Qorti tal-Awdituri dwar l-aġenziji tal-UE għas-sena finanzjarja 2019, flimkien mar-risposti tal-aġenziji, – wara li kkunsidra d-dikjarazzjoni ta' assigurazzjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet u l-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta' bażi, ipprovduta mill-Qorti tal-Awdituri għas-sena finanzjarja 2019 skont l-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, – wara li kkunsidra r-rakkomandazzjoni tal-Kunsill tal-1 ta' Marzu 2021 dwar il-kwittanza li għandha tingħata lill-Uffiċċju fir-rigward tal-implimentazzjoni tal-baġit għas-sena finanzjarja 2019 (05793/2021 – C9-0077/2021), – wara li kkunsidra l-Artikolu 319 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, – wara li kkunsidra r-Regolament (UE, Euratom) Nru 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Lulju 2018 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni, li jemenda r-Regolamenti (UE) Nru 1296/2013, (UE) Nru 1301/2013, (UE) Nru 1303/2013, (UE) Nru 1304/2013, (UE) Nru 1309/2013, (UE) Nru 1316/2013, (UE) Nru 223/2014, (UE) Nru 283/2014, u d-Deċiżjoni Nru 541/2014/UE u li jħassar ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, u b'mod partikolari l-Artikolu 70 tiegħu, – wara li kkunsidra r-Regolament (UE) Nru 439/2010 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tad-19 ta' Mejju 2010 li jistabbilixxi Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Ażil, u b'mod partikolari l-Artikolu 36 tiegħu, – wara li kkunsidra r-Regolament Delegat tal-Kummissjoni (UE) 2019/715 tat-18 ta' Diċembru 2018 dwar ir-regolament finanzjarju qafas għall-korpi mwaqqfin skont it-TFUE u t-Trattat Euratom u msemmija fl-Artikolu 70 tar-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, u b'mod partikolari l-Artikolu 105 tiegħu, – wara li kkunsidra l-Artikoli 32 u 47 tar-Regolament ta' Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013 tat-30 ta' Settembru 2013 dwar ir-regolament finanzjarju ta' qafas għall-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, – wara li kkunsidra l-Artikolu 100 u l-Anness V tar-Regoli ta' Proċedura tiegħu, – wara li kkunsidra l-opinjoni tal-Kumitat għal-Libertajiet Ċivili, il-Ġustizzja u l-Intern, – wara li kkunsidra r-rapport tal-Kumitat għall-Kontroll tal-Baġit (A9-0068/2021), Jagħti l-kwittanza lid-Direttur Eżekuttiv tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Ażil għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-Uffiċċju għas-sena finanzjarja 2019; Jippreżenta l-kummenti tiegħu fir-riżoluzzjoni t'hawn taħt; Jagħti istruzzjonijiet lill-President tiegħu biex jgħaddi din id-deċiżjoni, kif ukoll ir-riżoluzzjoni li hija parti integrali minnha, lid-Direttur Eżekuttiv tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Ażil, lill-Kunsill, lill-Kummissjoni u lill-Qorti tal-Awdituri, u biex jiżgura li jiġu ppubblikati f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea (serje L). Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew tat-28 ta' April 2021 dwar l-għeluq tal-kontijiet tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Ażil għas-sena finanzjarja 2019 (2020/2180(DEC)) Il-Parlament Ewropew, – wara li kkunsidra l-kontijiet annwali finali tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Ażil għas-sena finanzjarja 2019, – wara li kkunsidra r-rapport annwali tal-Qorti tal-Awdituri dwar l-aġenziji tal-UE għas-sena finanzjarja 2019, flimkien mar-risposti tal-aġenziji, – wara li kkunsidra d-dikjarazzjoni ta' assigurazzjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet u l-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta' bażi, ipprovduta mill-Qorti tal-Awdituri għas-sena finanzjarja 2019 skont l-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, – wara li kkunsidra r-rakkomandazzjoni tal-Kunsill tal-1 ta' Marzu 2021 dwar il-kwittanza li għandha tingħata lill-Uffiċċju fir-rigward tal-implimentazzjoni tal-baġit għas-sena finanzjarja 2019 (05793/2021 – C9-0077/2021), – wara li kkunsidra l-Artikolu 319 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, – wara li kkunsidra r-Regolament (UE, Euratom) Nru 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Lulju 2018 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni, li jemenda r-Regolamenti (UE) Nru 1296/2013, (UE) Nru 1301/2013, (UE) Nru 1303/2013, (UE) Nru 1304/2013, (UE) Nru 1309/2013, (UE) Nru 1316/2013, (UE) Nru 223/2014, (UE) Nru 283/2014, u d-Deċiżjoni Nru 541/2014/UE u li jħassar ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, u b'mod partikolari l-Artikolu 70 tiegħu, – wara li kkunsidra r-Regolament (UE) Nru 439/2010 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tad-19 ta' Mejju 2010 li jistabbilixxi Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Ażil, u b'mod partikolari l-Artikolu 36 tiegħu, – wara li kkunsidra r-Regolament Delegat tal-Kummissjoni (UE) 2019/715 tat-18 ta' Diċembru 2018 dwar ir-regolament finanzjarju qafas għall-korpi mwaqqfin skont it-TFUE u t-Trattat Euratom u msemmija fl-Artikolu 70 tar-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, u b'mod partikolari l-Artikolu 105 tiegħu, – wara li kkunsidra l-Artikoli 32 u 47 tar-Regolament ta' Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013 tat-30 ta' Settembru 2013 dwar ir-regolament finanzjarju ta' qafas għall-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, – wara li kkunsidra l-Artikolu 100 u l-Anness V tar-Regoli ta' Proċedura tiegħu, – wara li kkunsidra l-opinjoni tal-Kumitat għal-Libertajiet Ċivili, il-Ġustizzja u l-Intern, – wara li kkunsidra r-rapport tal-Kumitat għall-Kontroll tal-Baġit (A9-0068/2021), Japprova l-għeluq tal-kontijiet tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Ażil għas-sena finanzjarja 2019; Jagħti istruzzjonijiet lill-President tiegħu biex jgħaddi din id-deċiżjoni lid-Direttur Eżekuttiv tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Ażil, lill-Kunsill, lill-Kummissjoni u lill-Qorti tal-Awdituri, u biex jiżgura li tiġi ppubblikata f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea (serje L). Riżoluzzjoni tal-Parlament Ewropew tad-29 ta' April 2021 li tinkludi l-kummenti li jagħmlu parti integrali mid-deċiżjoni dwar il-kwittanza għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Ażil għas-sena finanzjarja 2019 (2020/2180(DEC)) Il-Parlament Ewropew, – wara li kkunsidra d-deċiżjoni tiegħu dwar il-kwittanza għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Ażil għas-sena finanzjarja 2019, – wara li kkunsidra l-Artikolu 100 u l-Anness V tar-Regoli ta' Proċedura tiegħu, – wara li kkunsidra l-opinjoni tal-Kumitat għal-Libertajiet Ċivili, il-Ġustizzja u l-Intern, – wara li kkunsidra r-rapport tal-Kumitat għall-Kontroll tal-Baġit (A9-0068/2021), A. billi, skont id-dikjarazzjoni tad-dħul u l-infiq tiegħu, il-baġit finali tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Ażil (l-"Uffiċċju") għas-sena finanzjarja 2019 kien EUR 102 936 916,68, li jirrappreżenta żieda ta' 5,40 % meta mqabbel mal-2018; billi l-baġit tal-Uffiċċju huwa prinċipalment derivat mill-baġit tal-Unjoni; B. billi l-Qorti tal-Awdituri (il-"Qorti"), fir-rapport tagħha dwar il-kontijiet annwali tal-Uffiċċju għas-sena finanzjarja 2019 (ir-"rapport tal-Qorti"), tiddikjara li hija kisbet aċċertament raġonevoli li l-kontijiet annwali tal-Uffiċċju huma affidabbli u li kisbet evidenza suffiċjenti għall-awditjar dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet; billi, madankollu, il-Qorti ħarġet opinjoni kwalifikata b'rabta mas-sejbiet tagħha rrappurtati għas-snin finanzjarji 2016, 2017 u 2018 dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti; billi, għas-sena finanzjarja 2019, l-awditu tal-Qorti sab żball ieħor u pagamenti assoċjati; billi, ħlief għall-effetti tas-snin finanzjarji 2016, 2017, 2018 u l-pagamenti relatati mas-sejba tal-2019, il-Qorti hija tal-opinjoni li l-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet annwali għas-sena li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2019 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha; Segwitu għar-rapport ta' kwittanza tal-2018 Jilqa' l-ħatra ta' direttur eżekuttiv ġdid fis-16 ta' Ġunju 2019; jilqa' r-rapport dettaljat ta' segwitu mill-Uffiċċju dwar l-osservazzjonijiet tal-Parlament għas-sena finanzjarja 2019, b'mod partikolari l-passi li saru fil-qasam tal-akkwist bil-konklużjoni b'suċċess tal-kuntratt qafas għall-ħaddiema temporanji tal-aġenziji fl-Italja li ngħata fl-2019 u l-konformità sħiħa tiegħu mar-regoli tal-Unjoni dwar l-akkwist; jinnota l-miżuri korrettivi introdotti sabiex tittejjeb l-istruttura ta' governanza u biex jerġgħu għal li kienu t-trasparenza u r-reputazzjoni tal-Uffiċċju; Jinnota b'sodisfazzjon li fl-2019 l-Uffiċċju kompla t-titjib lejn sistema ta' kontroll intern kompletament effettiva u effiċjenti li tindirizza l-ambjenti ta' kontroll, il-ġestjoni tar-riskju, l-attivitajiet ta' kontroll, l-attivitajiet ta' informazzjoni u komunikazzjoni u dawk ta' monitoraġġ; jilqa' l-konklużjoni tal-awtovalutazzjoni tal-kontroll intern li kkonkludiet li, meta mqabbel mal-2018, l-istatus ġenerali tas-sistemi ta' kontroll intern fl-2019 kien tjieb b'mod sinifikanti; L-eżitu tal-investigazzjoni tal-Uffiċċju Ewropew ta' Kontra l-Frodi (OLAF) Jinnota li, wara li rċieva rapport tal-Uffiċċju Ewropew ta' Kontra l-Frodi fi tmiem l-2018, li kien kopert b'mod estensiv fir-rapport ta' kwittanza għall-2018, l-Uffiċċju beda tliet proċeduri dixxiplinari, li bħalissa għadhom għaddejjin; jistieden lill-Uffiċċju jirrapporta lill-awtorità ta' kwittanza dwar l-eżitu ta' dawk il-proċeduri dixxiplinari ladarba jitlestew; Ġestjoni baġitarja u finanzjarja Jinnota li l-isforzi ta' monitoraġġ tal-baġit tul is-sena finanzjarja 2019 irriżultaw f'rata ta' implimentazzjoni tal-baġit ta' 95,22 %, f'bejn wieħed u ieħor l-istess livell tal-2018 (95,02 %); jinnota li r-rata ta' eżekuzzjoni tal-approprjazzjonijiet ta' pagament kienet 89,86 %, liema rata tirrappreżenta żieda ta' 1,78 % meta mqabbla mas-sena preċedenti (88,08 %); Ifakkar li, skont ir-rapporti tal-Qorti għas-snin finanzjarji 2016 u 2017, il-proċeduri ta' akkwist tal-Uffiċċju għall-ħaddiema interim fil-Greċja u għall-bini mikri tal-Uffiċju f'Lesbos kienu irregolari; ifakkar li, skont ir-rapport tal-Qorti għas-sena finanzjarja 2018, il-Qorti kkonkludiet li l-proċeduri ta' akkwist tal-Uffiċċju għall-ħaddiema interim fl-Italja kienu irregolari, għalkemm ma sar l-ebda pagament fuq dawk il-kuntratti; jinnota bi tħassib li, skont ir-rapport tal-Qorti għas-sena finanzjarja 2019, il-proċeduri tal-Uffiċċju għas-selezzjoni u għall-ikkuntrattar ta' esperti esterni kienu sistematikament nieqsa minn rekord ta' awditjar sod, li min-naħa tiegħu rriżulta f'nuqqas ta' provi li l-Uffiċċju kien ittratta lill-esperti bl-istess mod fil-proċeduri ta' selezzjoni tiegħu; jinnota li, skont l-opinjoni tal-Qorti, ħlief għall-effetti tal-opinjoni kwalifikata dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti għas-snin finanzjarji 2016, 2017 u 2018, li jammontaw għal EUR 13 868 576, u l-iżball li nstab fl-2019, li jammonta għal EUR 111 304, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2019 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha; jiddeplora l-fatt li, kif ġie konkluż mill-Qorti, il-pagamenti tal-Uffiċċju lill-ħaddiema interim fl-Italja u fil-Greċja kienu irregolari; jilqa' l-fatt li fl-2019 ġew implimentati azzjonijiet korrettivi mill-Uffiċċju biex jiġu indirizzati dawk l-irregolaritajiet; Ifakkar fl-importanza tal-Uffiċċju għall-iżvilupp tas-Sistema Ewropea Komuni tal-Ażil u jenfasizza l-kontribut pożittiv tal-Uffiċċju biex itejjeb il-koerenza tal-ipproċessar tal-każijiet ta' ażil, isaħħaħ il-kooperazzjoni prattika tal-Istati Membri dwar l-ażil fl-Ewropa, jassisti lill-Istati Membri biex jonoraw l-obbligi tagħhom fir-rigward tal-għoti ta' protezzjoni lill-persuni fil-bżonn, u jaġixxi bħala ċentru ta' għarfien espert dwar l-ażil; ifakkar li, fl-2019, ġew ippreżentati madwar 17 700 applikazzjoni għall-protezzjoni internazzjonali minn minorenni mhux akkumpanjati fil-pajjiżi tal-UE+; jisħaq fuq l-importanza li tiġi pprovduta sistema ta' akkoljenza speċifika għall-minorenni li tipproteġi l-kundizzjoni tagħhom; Jilqa' l-fatt li mill-2018, l-Uffiċċju ta segwitu għall-osservazzjonijiet kollha tal-Qorti u jilqa' r-rikonoxximent tal-Qorti li, mill-61 miżura fil-pjan ta' azzjoni, 30 miżura tlestew filwaqt li 31 kienu għadhom għaddejjin; jisħaq li trattament ġust u uman tal-applikazzjonijiet tal-persuni li jfittxu ażil huwa prijorità tal-Unjoni; jinnota s-sejba tal-Qorti fl-2019 li l-fondi ta' kontinġenza fil-baġit tal-Uffiċċju biex ikopru bżonnijiet operattivi mhux previsti u urġenti kienu nieqsa; jilqa', f'dan ir-rigward, il-fatt li dan l-aħħar inħolqot partita baġitarja biex talloka fondi ta' kontinġenza meħtieġa biex ikopru n-nefqa li tirriżulta minn attivitajiet operattivi mhux previsti u urġenti b'appoġġ għall-Istati Membri; Prestazzjoni Jinnota b'dispjaċir li l-Uffiċċju eżegwixxa total ta' 9 871 pagament fl-2019, li 1 312 minnhom (13,29 %) kienu tard; jinnota li mgħax li jammonta għal EUR 25 652,34 tħallas għal 46 fattura; jinnota t-titjib fil-pagamenti f'waqthom tal-fatturi f'Novembru u f'Diċembru 2019; iħeġġeġ lill-Uffiċċju jżomm u jtejjeb il-prestazzjoni tiegħu f'dak ir-rigward u jkompli jirrapporta dwar dik il-kwistjoni fir-rapport annwali tiegħu tal-attività; Jinnota b'apprezzament il-progress li għamel l-Uffiċċju fl-2019 fl-implimentazzjoni tal-programm ta' ħidma annwali tiegħu; jinnota li l-Uffiċċju kiseb b'suċċess 82 % tat-347 objettiv annwali stabbiliti minn qabel, qabeż l-aspettattivi fir-rigward ta' 43 % tal-Indikaturi Ewlenin tal-Prestazzjoni (KPIs), kiseb 31 % tal-KPIs, kważi kiseb 8 % tal-KPIs u ma kisibx 8 % tal-KPIs; Jinnota li, fis-7 ta' Ġunju 2019, il-Bord ta' Tmexxija adotta indikaturi addizzjonali, li sussegwentement ġew emendati fit-18 ta' Frar 2020, u li jitolbu li l-Bord ta' Tmexxija jirrapporta kull tliet xhur rigward l-oqsma li ġejjin: l-implimentazzjoni tal-programm ta' ħidma tal-Uffiċċju, il-baġit u l-finanzi, ir-riżorsi umani, l-involviment tal-persunal, il-kontrolli interni, u l-akkwist; Politika dwar il-persunal Jinnota li, fil-31 ta' Diċembru 2019, 75,35 % tat-tabella tal-persunal ġiet eżegwita, b'214-il aġent temporanju maħtura minn total ta' 284 aġent temporanju awtorizzati mill-baġit tal-Unjoni (meta mqabbel ma' 214-il post tax-xogħol awtorizzati fl-2018); jinnota li, barra minn hekk, 72 aġent kuntrattwali u 9 esperti nazzjonali sekondati kienu jaħdmu għall-Uffiċċju fl-2019; jinnota b'sodisfazzjon li l-pjan ta' reklutaġġ tal-Uffiċċju jipprevedi total ta' persunal ta' 500 sal-2020; jirrimarka l-fatt li l-Uffiċċju ma jkunx f'pożizzjoni li jipprovdi lill-Istati Membri appoġġ kritiku għas-sistemi tal-ażil tagħhom mingħajr ma jirrikorri għall-użu ta' aġenti temporanji u esperti nazzjonali sekondati mill-Istati Membri; jirrikonoxxi l-proposta tal-Uffiċċju li tissuġġerixxi riżerva ta' intervent għall-ażil ta' 500 espert mill-Istati Membri; jistieden lill-Istati Membri u lill-Kummissjoni jivvalutaw u jindirizzaw dik il-kwistjoni b'mod urġenti, biex b'hekk l-Uffiċċju jkun jista' jwettaq bis-sħiħ il-mandat tiegħu; jilqa' l-fatt li s-sitwazzjoni tar-reklutaġġ tjiebet b'mod sinifikanti; jisħaq li l-Uffiċċju jeħtieġlu jkompli jirreġistra progress fir-reklutaġġ; jistieden lill-Uffiċċju jirrapporta lill-awtorità ta' kwittanza dwar l-istatus ta' implimentazzjoni; Jiddispjaċih dwar id-dipendenza kontinwa tal-Uffiċċju fuq ħaddiema interim biex jikkumpensa għan-nuqqas ta' esperti nazzjonali mibgħuta; jistieden lill-Istati Membri jikkonformaw mal-obbligi tagħhom fir-rigward tal-esperti nazzjonali, peress li jekk dan ma jsirx, l-Uffiċċju jkun imġiegħel jiddependi fuq kuntratturi esterni; Jinkoraġġixxi lill-Uffiċċju jaħdem għall-iżvilupp ta' qafas ta' politika fit-tul dwar ir-riżorsi umani li jindirizza l-bilanċ bejn ix-xogħol u l-ħajja privata, il-gwida tul il-ħajja u l-iżvilupp tal-karriera, il-bilanċ bejn il-ġeneri, it-telexogħol, il-bilanċ ġeografiku kif ukoll ir-reklutaġġ u l-integrazzjoni ta' persuni b'diżabbiltà; Jinnota bi tħassib li fl-2019 il-maniġment superjuri kien magħmul minn tmien irġiel u tliet nisa; jinnota b'sodisfazzjon li nkiseb bilanċ tajjeb bejn il-ġeneri fir-rigward tal-Bord ta' Tmexxija (16-il raġel u 16-il mara); jitlob lill-Uffiċċju jiżgura li fil-futur ikun hemm bilanċ bejn il-ġeneri fil-livell maniġerjali superjuri u tal-persunal; Jinnota li, fl-2019, l-Uffiċċju adotta politika dwar il-protezzjoni tad-dinjità tal-persuna u l-prevenzjoni tal-fastidju; Jinnota r-risposta tal-Uffiċċju li 81 % tal-postijiet imtlew fl-2019 (li jirrappreżentaw żieda ta' 7 % meta mqabbla mal-2018) u li d-dawran tal-impjegati naqas minn 10 % fl-2018 għal 7 % fl-2019; Jinnota l-kawża pendenti quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja (C-948/19, Manpower Lit.) fir-rigward tal-użu ta' ħaddiema interim, li tindirizza diversi kwistjonijiet dwar l-applikazzjoni tad-Direttiva 2008/104/KE għall-aġenziji tal-Unjoni; Jilqa' l-adozzjoni tal-Proċeduri Operattivi Standard tal-Uffiċċju dwar ir-Regoli tal-Akkwist u l-Ġestjoni tal-Kuntratti fil-15 ta' Frar 2019 u l-passi meħuda fir-rigward tat-taħriġ u l-komunikazzjoni mal-uffiċċji fuq il-post dwar kwistjonijiet ta' akkwist; Prevenzjoni u ġestjoni tal-kunflitti ta' interess, etika u trasparenza Jinnota s-sejba tal-Qorti li r-rispett tal-Uffiċċju tal-objettiv ta' tnaqqis ta' 5 % tal-persunal wasslet għal nuqqasijiet fil-qasam tas-servizzi tal-IT, kemm fil-Greċja kif ukoll fl-Italja biex ibassru t-twaqqit u d-durata ta' kuntratti rilevanti, u jilqa' l-fatt li l-Uffiċċju rriformula l-mudelli tiegħu għall-kuntratti biex jinkludi lista ta' riżultati tanġibbli li għandhom jitwettqu fl-ambitu tal-kuntratt; jistieden lill-Uffiċċju joqgħod attent biex jiżgura li ma jkun hemm l-ebda ambigwità jew kunċett żbaljat fir-rigward tar-relazzjoni ta' ħaddiem temporanju jew relazzjoni ta' impjieg bejn l-Uffiċċju u l-konsulenti tal-ICT; Jinnota r-risposta tal-Uffiċċju lill-awtorità ta' kwittanza dwar id-dikjarazzjoni ta' interessi, li ddikjarat li l-persunal kollu jiffirma dikjarazzjoni ta' interessi mad-dħul fis-servizz; jinnota li d-dikjarazzjoni ta' interessi u s-CVs tal-membri kollha tal-Bord ta' Tmexxija u tad-Direttur Eżekuttiv ġew ippubblikati fuq is-sit web tal-Uffiċċju; jistieden lill-Uffiċċju jippubblika b'mod urġenti d-dikjarazzjonijiet ta' interessi u s-CVs tal-membri l-oħra tal-maniġment superjuri fuq is-sit web tiegħu u jirrapporta lill-awtorità ta' kwittanza dwar il-miżuri meħuda f'dak ir-rigward; jisħaq fuq il-fatt li tali dikjarazzjonijiet għandhom jiġu stabbiliti b'mod indipendenti u m'għandhomx jiddependu biss fuq awtodikjarazzjonijiet; Jilqa' r-reviżjoni tal-politiki tal-Uffiċċju għall-prevenzjoni u l-ġestjoni tal-kunflitti ta' interess, abbażi tal-aħħar linji gwida tal-Kummissjoni; jirrakkomanda l-integrazzjoni ta' dawn il-politiki fl-attivitajiet kollha tal-Uffiċċju, bħat-taħriġ, l-akkwist u r-reklutaġġ tal-persunal; Jenfasizza l-fatt li l-qafas etiku attwali li japplika għall-istituzzjonijiet u l-aġenziji tal-Unjoni jbati minn żvantaġġi konsiderevoli minħabba l-frammentazzjoni tiegħu u n-nuqqas ta' koordinament bejn id-dispożizzjonijiet eżistenti; jenfasizza li dawn il-kwistjonijiet għandhom jiġu indirizzati billi jiġi stabbilit qafas etiku komuni, li jiżgura l-applikazzjoni ta' standards etiċi għoljin għall-istituzzjonijiet u l-aġenziji kollha tal-Unjoni; Jissottolinja li ċerti uffiċjali jimlew dikjarazzjonijiet ta' nuqqas ta' kunflitti ta' interess u jipprovdu awtovalutazzjonijiet fir-rigward tar-rispett tal-istandards etiċi; jenfasizza, madankollu, li tali awtodikjarazzjonijiet u awtovalutazzjonijiet mhumiex biżżejjed u li għalhekk huwa meħtieġ skrutinju addizzjonali; Jinnota b'apprezzament li l-proċessi tal-etika u l-integrità ġew imsaħħa, inklużi miżuri ta' sensibilizzazzjoni; jilqa' l-adozzjoni mill-Bord ta' Tmexxija ta' politika dwar il-protezzjoni tad-dinjità tal-persuna u l-prevenzjoni tal-fastidju psikoloġiku u sesswali, kif ukoll l-implimentazzjoni ta' proċedura għan-nomina ta' konsulenti kunfidenzjali, flimkien man-nomina ta' korrispondent tal-etika bħala parti mit-tim tar-riżorsi umani; jistieden lill-Uffiċċju jirrapporta lura lill-awtorità ta' kwittanza dwar l-implimentazzjoni u l-effettività ta' dawk il-miżuri; Jilqa' l-adozzjoni ta' linji gwida dwar l-iżvelar ta' informazzjoni protetta permezz tad-deċiżjoni tal-Bord ta' Tmexxija tal-20 ta' Settembru 2019 u jinnota li t-tim tar-riżorsi umani tal-Uffiċċju informa lill-persunal b'email dwar dawn l-iżviluppi; jistieden lill-Uffiċċju jirrapporta lill-awtorità ta' kwittanza dwar l-implimentazzjoni u l-effettività ta' dik il-miżura; Jilqa', kif innutat mill-Qorti, l-istabbiliment mill-ġdid tas-servizz legali intern, ir-reklutaġġ ta' uffiċċju legali superjuri, bil-ħsieb li tkompli tissaħħaħ din il-funzjoni, ir-reklutaġġ ta' kontrollur ex post u l-istabbiliment ta' servizz ta' kontroll intern u ex post ġdid; jinnota li l-istabbiliment ta' kapaċità ta' awditjar intern għadu qed jiġi kkunsidrat, u dan qed jistenna l-implimentazzjoni ta' analiżi tal-kosteffettività; Jilqa' d-deċiżjoni tad-direttur eżekuttiv tat-30 ta' Settembru 2019 dwar l-identifikazzjoni u l-ġestjoni ta' funzjonijiet sensittivi fl-Uffiċċju; jistieden lill-Uffiċċju jiddokumenta l-kontrolli ta' mitigazzjoni meta jkunu meħtieġa eċċezzjonijiet għal-lista; Jinnota, fir-rigward tal-isfidi ffaċċjati minħabba l-fatt li l-Uffiċċju jinsab f'diversi lokalitajiet, l-isforzi li saru mill-Uffiċċju biex jikkonforma mar-regoli applikabbli meta jiġu ffirmati l-kuntratti għall-kiri tal-uffiċċji; jinnota li l-Uffiċċju huwa mistenni li jkollu politika għall-ġestjoni tal-bini u s-servizzi relatati sal-ewwel kwart tal-2021; jistieden lill-Uffiċċju jkompli jibbilanċja l-ħtiġijiet operattivi mal-ħtieġa li jkun hemm konformità mar-regoli applikabbli; Kummenti oħra Jinnota l-adozzjoni ta' organigramma ġdida mill-Bord ta' Tmexxija tal-Uffiċċju fis-26 ta' Novembru 2019; jirrikonoxxi t-tisħiħ tal-istrutturi ta' governanza tal-Uffiċċju, inklużi r-responsabbiltajiet tal-uffiċċju eżekuttiv; jisħaq fuq l-importanza li tissaħħaħ aktar il-funzjoni tal-akkwist fid-dawl tas-sejbiet li għaddejjin tal-Qorti dwar il-proċeduri irregolari u l-pagamenti assoċjati; jinnota r-risposta tal-Uffiċċju għas-sejba tal-Qorti u l-miżuri meħuda minnu biex jipprevjeni li dawn in-nuqqasijiet jerġgħu jseħħu; Jenfasizza r-rapporti tal-midja li l-Uffiċċju illegalment ġabar data personali dwar il-migranti, mingħajr ma informa lill-persuni soġġetti għal dak il-ġbir ta' data; jinnota l-ittra mibgħuta mill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPS) lill-Uffiċċju dwar il-monitoraġġ tal-midja soċjali, li fiha kkonkluda li l-attivitajiet tal-Uffiċċju f'dak ir-rigward kienu qed jiksru r-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data (GDPR); jilqa' d-deċiżjoni tal-Uffiċċju, wara l-ittra mibgħuta mill-EDPS, li jwaqqaf l-attivitajiet tiegħu ta' monitoraġġ tal-midja soċjali b'mod indefinit; Jisħaq fuq l-importanza li tiżdied id-diġitalizzazzjoni tal-Uffiċċju f'termini ta' proċeduri ta' operazzjonijiet u ġestjoni interni; jisħaq fuq il-ħtieġa li l-Uffiċċju jkompli jkun proattiv f'dak ir-rigward sabiex jiġi evitat distakk diġitali bejn l-aġenziji tal-Unjoni akkost ta' kollox; jisħaq, madankollu, fuq il-ħtieġa li jittieħdu l-miżuri ta' sigurtà meħtieġa kollha biex jiġi evitat kwalunkwe riskju għas-sigurtà online tal-informazzjoni pproċessata; Iħeġġeġ lill-Uffiċċju jkompli jippromwovi l-ħidma u l-attivitajiet tiegħu biex iżid il-viżibbiltà pubblika tiegħu; Jistieden lill-Uffiċċju jkompli jżid il-kooperazzjoni u l-iskambju tal-aħjar prattiki ma' aġenziji oħra tal-Unjoni bil-għan li jtejjeb l-effiċjenza (ir-riżorsi umani, il-ġestjoni tal-bini, is-servizzi tal-IT u s-sigurtà). Jirreferi, rigward kummenti oħrajn ta' natura orizzontali li jakkumpanjaw id-deċiżjoni tiegħu dwar il-kwittanza, għar-riżoluzzjoni tiegħu tad-29 ta' April 2021 dwar il-prestazzjoni, il-ġestjoni finanzjarja u l-kontroll tal-aġenziji.
Extracted from TA-9-2021-0204_MT.docx