Kwittanza 2018: L-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil Kumitat għall-Kontroll tal-Baġit Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew tat-13 ta' Mejju 2020 dwar il-kwittanza għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil għas-sena finanzjarja 2018 (2019/2096(DEC)) Il-Parlament Ewropew, – wara li kkunsidra l-kontijiet annwali finali tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil għas-sena finanzjarja 2018, – wara li kkunsidra r-rapport annwali tal-Qorti tal-Awdituri dwar l-aġenziji tal-UE għas-sena finanzjarja 2018, flimkien mar-risposti tal-aġenziji, – wara li kkunsidra d-dikjarazzjoni ta' assigurazzjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet u l-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta' bażi, ipprovduta mill-Qorti tal-Awdituri għas-sena finanzjarja 2018 skont l-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, – wara li kkunsidra r-rakkomandazzjoni tal-Kunsill tat-18 ta' Frar 2020 dwar il-kwittanza li għandha tingħata lill-Uffiċċju fir-rigward tal-implimentazzjoni tal-baġit għas-sena finanzjarja 2018 (05761/2020 – C9-0063/2020), – wara li kkunsidra l-Artikolu 319 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, – wara li kkunsidra r-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta' Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002, u b'mod partikolari l-Artikolu 208 tiegħu, – wara li kkunsidra r-Regolament (UE, Euratom) Nru 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Lulju 2018 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni, li jemenda r-Regolamenti (UE) Nru 1296/2013, (UE) Nru 1301/2013, (UE) Nru 1303/2013, (UE) Nru 1304/2013, (UE) Nru 1309/2013, (UE) Nru 1316/2013, (UE) Nru 223/2014, (UE) Nru 283/2014, u d-Deċiżjoni Nru 541/2014/UE u li jħassar ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, u b'mod partikolari l-Artikolu 70 tiegħu, – wara li kkunsidra r-Regolament (UE) Nru 439/2010 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tad-19 ta' Mejju 2010 li jistabbilixxi Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil, u b'mod partikolari l-Artikolu 36 tiegħu, – wara li kkunsidra r-Regolament ta' Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013 tat-30 ta' Settembru 2013 dwar Regolament Finanzjarju qafas għall-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, u b'mod partikolari l-Artikolu 108 tiegħu, – wara li kkunsidra r-Regolament Delegat tal-Kummissjoni (UE) 2019/715 tat-18 ta' Diċembru 2018 dwar ir-regolament finanzjarju qafas għall-korpi mwaqqfin skont it-TFUE u t-Trattat Euratom u msemmija fl-Artikolu 70 tar-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, u b'mod partikolari l-Artikolu 105 tiegħu, – wara li kkunsidra l-Artikolu 100 u l-Anness V tar-Regoli ta' Proċedura tiegħu, – wara li kkunsidra l-opinjoni tal-Kumitat għal-Libertajiet Ċivili, il-Ġustizzja u l-Intern, – wara li kkunsidra r-rapport tal-Kumitat għall-Kontroll tal-Baġit (A9-0077/2020), Jagħti l-kwittanza lid-Direttur Eżekuttiv tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-Uffiċċju għas-sena finanzjarja 2018; Jippreżenta l-kummenti tiegħu fir-riżoluzzjoni t'hawn taħt; Jagħti istruzzjonijiet lill-President tiegħu biex jgħaddi din id-deċiżjoni, kif ukoll ir-riżoluzzjoni li hija parti integrali minnha, lid-Direttur Eżekuttiv tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil, lill-Kunsill, lill-Kummissjoni u lill-Qorti tal-Awdituri, u biex jiżgura li jiġu ppubblikati f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea (serje L). Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew tat-13 ta' Mejju 2020 dwar l-għeluq tal-kontijiet tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil għas-sena finanzjarja 2018 (2019/2096(DEC)) Il-Parlament Ewropew, – wara li kkunsidra l-kontijiet annwali finali tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil għas-sena finanzjarja 2018, – wara li kkunsidra r-rapport annwali tal-Qorti tal-Awdituri dwar l-aġenziji tal-UE għas-sena finanzjarja 2018, flimkien mar-risposti tal-aġenziji, – wara li kkunsidra d-dikjarazzjoni ta' assigurazzjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet u l-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta' bażi, ipprovduta mill-Qorti tal-Awdituri għas-sena finanzjarja 2018 skont l-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, – wara li kkunsidra r-rakkomandazzjoni tal-Kunsill tat-18 ta' Frar 2020 dwar il-kwittanza li għandha tingħata lill-Uffiċċju fir-rigward tal-implimentazzjoni tal-baġit għas-sena finanzjarja 2018 (05761/2020 – C9-0063/2020), – wara li kkunsidra l-Artikolu 319 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, – wara li kkunsidra r-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta' Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002, u b'mod partikolari l-Artikolu 208 tiegħu, – wara li kkunsidra r-Regolament (UE, Euratom) Nru 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Lulju 2018 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni, li jemenda r-Regolamenti (UE) Nru 1296/2013, (UE) Nru 1301/2013, (UE) Nru 1303/2013, (UE) Nru 1304/2013, (UE) Nru 1309/2013, (UE) Nru 1316/2013, (UE) Nru 223/2014, (UE) Nru 283/2014, u d-Deċiżjoni Nru 541/2014/UE u li jħassar ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, u b'mod partikolari l-Artikolu 70 tiegħu, – wara li kkunsidra r-Regolament (UE) Nru 439/2010 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tad-19 ta' Mejju 2010 li jistabbilixxi Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil, u b'mod partikolari l-Artikolu 36 tiegħu, – wara li kkunsidra r-Regolament ta' Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013 tat-30 ta' Settembru 2013 dwar Regolament Finanzjarju qafas għall-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, u b'mod partikolari l-Artikolu 108 tiegħu, – wara li kkunsidra r-Regolament Delegat tal-Kummissjoni (UE) 2019/715 tat-18 ta' Diċembru 2018 dwar ir-regolament finanzjarju qafas għall-korpi mwaqqfin skont it-TFUE u t-Trattat Euratom u msemmija fl-Artikolu 70 tar-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, u b'mod partikolari l-Artikolu 105 tiegħu, – wara li kkunsidra l-Artikolu 100 u l-Anness V tar-Regoli ta' Proċedura tiegħu, – wara li kkunsidra l-opinjoni tal-Kumitat għal-Libertajiet Ċivili, il-Ġustizzja u l-Intern, – wara li kkunsidra r-rapport tal-Kumitat għall-Kontroll tal-Baġit (A9-0077/2020), Japprova l-għeluq tal-kontijiet tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil għas-sena finanzjarja 2018; Jagħti istruzzjonijiet lill-President tiegħu biex jgħaddi din id-deċiżjoni lid-Direttur Eżekuttiv tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil, lill-Kunsill, lill-Kummissjoni u lill-Qorti tal-Awdituri, u biex jiżgura li tiġi ppubblikata f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea (serje L). Riżoluzzjoni tal-Parlament Ewropew tal-14 ta' Mejju 2020 li tinkludi l-kummenti li jagħmlu parti integrali mid-deċiżjoni dwar il-kwittanza għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil għas-sena finanzjarja 2018 (2019/2096(DEC)) Il-Parlament Ewropew, – wara li kkunsidra d-deċiżjoni tiegħu dwar il-kwittanza għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil għas-sena finanzjarja 2018, – wara li kkunsidra l-Artikolu 100 u l-Anness V tar-Regoli ta' Proċedura tiegħu, – wara li kkunsidra l-opinjoni tal-Kumitat għal-Libertajiet Ċivili, il-Ġustizzja u l-Intern, – wara li kkunsidra r-rapport tal-Kumitat għall-Kontroll tal-Baġit (A9-0077/2020), A. billi, skont id-dikjarazzjoni tad-dħul u l-infiq tiegħu, il-baġit finali tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil (l-"Uffiċċju") għas-sena finanzjarja 2018 kien ta' EUR 97 665 322, li jirrappreżenta żieda ta' 12,52 % meta mqabbel mal-2017; billi ż-żieda kienet relatata mat-tisħiħ tal-attivitajiet operattivi; billi l-baġit tal-Uffiċċju huwa prinċipalment derivat mill-baġit tal-Unjoni; B. billi l-Qorti tal-Awdituri (il-"Qorti"), fir-rapport tagħha dwar il-kontijiet annwali tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil għas-sena finanzjarja 2018 (ir-"rapport tal-Qorti"), tiddikjara li hija kisbet aċċertamenti raġonevoli li l-kontijiet annwali tal-Uffiċċju huma affidabbli u li kisbet evidenza suffiċjenti għall-awditjar dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet; billi, madankollu, il-Qorti ħarġet bażi għal opinjoni kwalifikata b'relazzjoni mas-sejbiet tal-Qorti rrappurtati għas-snin finanzjarji 2016 u 2017 dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti; billi, ħlief għall-effetti tas-snin finanzjarji 2016 u 2017, il-Qorti hija tal-opinjoni li l-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet annwali għas-sena li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2018 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha; Segwitu għar-rapport ta' kwittanza tal-2017 Jinnota d-deċiżjoni tas-6 ta' Ġunju 2018 tal-bord ta' tmexxija tal-Uffiċċju li jeżonera lid-direttur eżekuttiv preċedenti mid-dmirijiet tiegħu b'effett immedjat; jinnota n-nomina ta' direttur eżekuttiv ad interim fis-6 ta' Ġunju 2018 u l-ħatra ta' direttriċi eżekuttiva ġdida fis-16 ta' Ġunju 2019; jilqa' r-rapport ta' segwitu min-naħa tal-Uffiċċju dwar l-osservazzjonijiet tal-Parlament għas-sena finanzjarja 2017, b'mod partikolari l-miżuri korrettivi meħuda mill-bord ta' tmexxija tal-Uffiċċju, id-direttur eżekuttiv ad interim u d-direttriċi eżekuttiva l-ġdida sabiex isir titjib fl-istruttura ta' governanza u l-effiċjenza tal-Uffiċċju, tinġieb lura t-trasparenza u tissaħħaħ il-fiduċja; jappoġġja u japprezza l-miżuri definiti fil-Pjan ta' Azzjoni dwar il-Governanza tal-EASO għall-2019; jinnota l-messaġġ pożittiv u l-intenzjoni favur kooperazzjoni mill-qrib fil-futur li esprimiet id-direttriċi eżekuttiva l-ġdida fis-seduta ta' smigħ pubbliku tal-4 ta' Settembru 2019 u s-seduta ta' smigħ tal-aġenziji fi ħdan il-Kumitat għall-Kontroll tal-Baġit tal-Parlament tal-4 ta' Diċembru 2019; L-eżitu tal-investigazzjoni tal-Uffiċċju Ewropew ta' Kontra l-Frodi (OLAF) Jiddeplora l-irregolaritajiet li sab l-OLAF b'rabta ma' ksur tal-proċeduri ta' akkwist, approprjazzjoni indebita ta' fondi tal-Unjoni, amministrazzjoni ħażina, abbuż tal-pożizzjoni fi kwistjonijiet relatati mar-riżorsi umani, ksur tar-regoli dwar il-protezzjoni tad-data, fastidju u mġiba mhux xierqa fil-konfront tal-persunal fl-2017; itenni l-appell tiegħu lill-Uffiċċju biex jinforma lill-awtorità ta' kwittanza dwar is-segwitu tal-miżuri proposti mill-OLAF; jifhem it-talba tal-Uffiċċju li jirrapporta f'aktar dettall fil-kuntest opportun minħabba kwistjonijiet ta' kunfidenzjalità u ta' protezzjoni tad-data; Jinnota d-deċiżjoni tas-6 ta' Ġunju 2018 tal-bord ta' tmexxija tal-Uffiċċju li jeżonera lid-direttur eżekuttiv mid-dmirijiet tiegħu b'effett immedjat; jenfasizza, madankollu, li l-baġit għas-sena finanzjarja 2017 ġie implimentat taħt is-superviżjoni tal-maniġment preċedenti tal-Uffiċċju; jenfasizza li r-rapport jirrigwarda l-proċedura ta' kwittanza għas-sena finanzjarja 2017; jirrikonoxxi l-impenn tad-direttriċi eżekuttiva l-ġdida li twettaq riformi sinifikanti li jiżguraw governanza solida; Bażi għal opinjoni avversa dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena finanzjarja 2017 Jinnota, fid-dawl tal-kummenti u l-osservazzjonijiet mill-awtorità ta' kwittanza relatati mad-dipendenza qawwija tal-Uffiċċju fuq riżorsi suffiċjenti, prinċipalment fuq l-esperti li jiġu magħmula disponibbli mill-Istati Membri, li l-każijiet ta' nuqqas ta' esperti jiġu rrappurtati lill-Istati Membri u lill-Kummissjoni f'livelli differenti; jinnota, barra minn hekk, li, sabiex jikkumpensa għan-nuqqasijiet marbuta man-nomini u mas-sekondar tal-Istati Membri, l-Uffiċċju żied l-istazzjonament ta' persunal temporanju reklutat lokalment u li, fl-2018, 26 % biss tal-istazzjonamenti tal-ħtiġijiet operattivi ġew koperti minn esperti tal-Istati Membri; jinnota l-fatt li l-Uffiċċju ma jkunx f'pożizzjoni li jipprovdi lill-Istati Membri b'appoġġ kritiku għas-sistemi tal-asil tagħhom mingħajr l-użu ta' aġenti temporanji; jirrikonoxxi l-proposta tal-Uffiċċju li tissuġġerixxi Riżerva ta' Intervent għall-Asil ta' 500 espert mill-Istati Membri; jistieden lill-Istati Membri u lill-Kummissjoni jivvalutaw u jindirizzaw din il-proposta b'mod urġenti; Ġestjoni baġitarja u finanzjarja Jiddispjaċih li l-baġits annwali limitati u l-assenza parzjali ta' fondi ta' kontinġenza fil-baġit tal-Uffiċċju biex ikopru l-finanzjament ta' ħtiġijiet operattivi urġenti mhux previsti joħolqu inċertezzi baġitarji u jxekklu l-ippjanar f'każ ta' emerġenza; jinnota li l-Uffiċċju jinsab fi djalogu kostanti mal-Kummissjoni u mal-awtoritajiet baġitarji fir-rigward tal-ippjanar operattiv u l-allokazzjoni tar-riżorsi tiegħu; jirrikonoxxi li l-Uffiċċju jagħmel użu parzjali mill-kontribuzzjonijiet minn pajjiżi assoċjati bħala kontinġenza għan-nefqa operattiva, b'mod partikolari sabiex jittratta t-talbiet mhux ippjanati għal appoġġ mill-Istati Membri; jistieden lill-Uffiċċju jkompli jindirizza r-restrizzjonijiet baġitarji b'konsultazzjoni mill-qrib mal-Kummissjoni u mal-awtoritajiet baġitarji; Jenfasizza l-fatt li t-tnaqqis propost fil-baġit jista' jxekkel l-kapaċità tal-Uffiċċju li jkompli jaqdi l-funzjonijiet tiegħu b'mod xieraq biex jagħti l-appoġġ meħtieġ lill-Istati Membri, kif fdat lilu bis-saħħa tal-mandat tiegħu; ifakkar fil-fatt li t-tisħiħ tal-mandat tal-Uffiċċju u ż-żieda fil-volum ta' xogħol għandhom ikunu akkumpanjati minn allokazzjonijiet baġitarji adegwati; Jilqa' l-istrateġija ta' kooperazzjoni mġedda tal-bord ta' tmexxija konġunt EASO-Frontex; jinnota, barra minn hekk, b'apprezzament li l-Uffiċċju jiżvolġi rwol attiv fin-Netwerk tal-Aġenziji fis-simplifikazzjoni ta' azzjonijiet komuni bħas-sejħa għar-reklutaġġ ta' esperti fl-assistenza psikoloġika kunfidenzjali, parteċipazzjoni fi proċeduri ta' akkwist konġunti għall-kuntratti qafas u programmi ta' mobilità tal-persunal; iħeġġeġ bil-qawwa lill-Uffiċċju jfittex b'mod attiv aktar kooperazzjoni u kooperazzjoni aktar mifruxa mal-aġenziji kollha tal-Unjoni; jindika r-rakkomandazzjoni fir-Rapport Speċjali tal-Qorti dwar il-Ġestjoni tal-Migrazzjoni biex jiġu żgurati komplementarjetà u koordinament aħjar bejn il-Fond għall-Asil, il-Migrazzjoni u l-Integrazzjoni u l-Uffiċċju; iħeġġeġ lill-Uffiċċju jaħdem fuq il-kunċett tal-kondiviżjoni tar-riżorsi mal-aġenziji l-oħra li l-attivitajiet tagħhom huma simili f'dak li għandu x'jaqsam mal-kompiti li jikkoinċidu; Prestazzjoni Jinnota li, fil-31 ta' Diċembru 2018, 68,22 % tat-tabella tal-persunal ġiet eżegwita, b'146 aġent temporanju maħtur minn total ta' 214 -il aġent temporanju awtorizzat fil-qafas tal-baġit tal-Unjoni (meta mqabbla ma' 155 post awtorizzat fl-2017); jinnota li, barra minn hekk, 61 aġent kuntrattwali u 3 esperti nazzjonali sekondati kienu jaħdmu għall-Uffiċċju fl-2018; jinnota b'sodisfazzjon li l-pjan ta' reklutaġġ tal-Uffiċċju jipprevedi 500 membru tal-persunal sal-2020; Jinnota n-nuqqas ta' maniġers fid-dipartiment tal-amministrazzjoni, peress li erbgħa minn ħames postijiet maniġerjali kienu jew vakanti jew kellhom lill-persuni li okkupawhom sospiżi minn dmirijiethom, iżda jirrikonoxxi r-risposta mogħtija mill-Uffiċċju li l-avviż ta' post vakanti ta' kap tal-Unità tar-riżorsi umani u tas-sigurtà se jiġi ppubblikat fl-ewwel trimestru tal-2020; jinnota wkoll li, minħabba l-fatt li l-Uffiċċju kien affettwat minn riorganizzazzjoni, ir-reklutaġġ tal-kap tal-Unità tal-finanzi u tal-akkwist għadu għaddej u l-kap tal-Unità tal-ICT imtela fl-2019; jistieden lill-Uffiċċju jagħmel sforzi addizzjonali biex jimla l-postijiet vakanti, b'kollaborazzjoni mal-Kummissjoni u l-Istati Membri u jżomm l-awtorità ta' kwittanza infurmata dwar il-miżuri korrettivi meħuda biex dak ir-riskju jittaffa; Jiddispjaċih jinnota li, skont ir-rapport tal-Qorti, sa minn tmiem l-2017, is-sitwazzjoni tar-riżorsi umani fl-Uffiċċju marret lura b'mod esponenzjali; jinnota li, sa tmiem l-2018, l-Uffiċċju kellu 216-il membru tal-persunal, intbagħtu 89 ittra ta' offerta u ġew iffirmati 60 kuntratt; josserva, madankollu, li kien għad hemm 78 post vakanti li kellhom jimtlew sa tmiem l-2018; jesprimi tħassib serju ħafna dwar il-fatt li din is-sitwazzjoni ġġib magħha riskju sinifikanti għall-kontinwazzjoni tal-operazzjonijiet tal-Uffiċċju fil-livell attwali; jinnota l-impenn espress mit-tmexxija eżekuttiva għat-twettiq trasparenti u effiċjenti tal-pjan ta' reklutaġġ tal-Uffiċċju; Jinnota bi tħassib li fl-2018 il-maniġment superjuri kien magħmul minn irġiel biss (disa' membri), iżda l-bilanċ negattiv bejn is-sessi nbidel bil-ħatra, fl-2019, ta' mara bħala direttur eżekuttiv; jinnota b'sodisfazzjon li nkiseb bilanċ tajjeb bejn is-sessi fir-rigward tal-bord ta' tmexxija (16-il raġel u 15-il mara); Jinnota l-preżentazzjoni ta' organigramma ġdida mid-direttriċi eżekuttiva lill-bord ta' tmexxija, fis-26 ta' Novembru 2019; iqis li riorganizzazzjoni tal-persunal għandha tikkontribwixxi għal kontroll intern, aċċertament tal-kwalità u ġestjoni tar-riskju msaħħa, u għal konformità ma' azzjonijiet rikjesti mill-Qorti u mis-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni. Politika tal-persunal Jinnota bi tħassib li, fil-31 ta' Diċembru 2018, it-tabella tal-persunal imtliet fil-livell ta' 68,22 % biss, u li kienu nħatru 146 aġent temporanju minn 214-il aġent temporanju awtorizzat fil-qafas tal-baġit tal-Unjoni (meta mqabbla ma' 155 post awtorizzat fl-2017); jinnota li, barra minn hekk, 61 aġent kuntrattwali u 3 esperti nazzjonali sekondati kienu jaħdmu għall-Uffiċċju fl-2018; Jinnota b'sodisfazzjon li, fir-rigward tal-arranġamenti tal-alloġġi dwar l-akkomodazzjoni ta' timijiet ta' appoġġ fil-qasam tal-asil u forzi oħra tal-Uffiċċju fl-Istati Membri (eż. fir-rigward tal-privileġġi u l-immunitajiet għall-persunal tal-Uffiċċju stess, l-esperti tal-Istati Membri u l-esperti kkuntrattati), l-Uffiċċju ffirma arranġament ta' akkoljenza ma' Ċipru f'Lulju 2019, kellu jiffirma ftehim ta' akkoljenza mal-Greċja f'Jannar 2020, u jinsab fil-proċess li jikkonkludi ftehim ġdid mal-Italja biex jirrispetta bis-sħiħ ir-Regolament (UE) Nru 439/2010 u f'konformità ma' arranġamenti oħra ta' akkoljenza tal-Uffiċċju; jistieden lill-Uffiċċju biex, flimkien mal-Kummissjoni, ikompli jfittex arranġamenti effettivi mal-Istati Membri rigward l-akkomodazzjoni ta' timijiet ta' appoġġ fil-qasam tal-asil u ta' forzi oħra tal-Uffiċċju; Jinnota r-risposti tal-Uffiċċju għall-osservazzjonijiet tal-Qorti u l-isforzi tiegħu biex jindirizzahom taħt id-direttriċi eżekuttiva l-ġdida, fost l-oħrajn billi jagħti prijorità lill-konklużjoni ta' arranġamenti ta' akkoljenza mal-Italja, mal-Greċja u ma' Ċipru rigward l-akkomodazzjoni ta' timijiet ta' appoġġ fil-qasam tal-asil u forzi oħra tal-Uffiċċju fl-Istati Membri, billi jżid it-trasparenza tal-proċeduri ta' reklutaġġ u billi jsaħħaħ il-servizz legali matul l-2019; Jinnota li l-Qorti identifikat tendenza orizzontali fost l-aġenziji fir-rigward tal-użu ta' persunal estern impjegat fi rwoli ta' konsulenza tal-IT; jitlob li titnaqqas kemm jista' jkun id-dipendenza mir-reklutaġġ estern f'qasam importanti u sensittiv bħal dan, biex jiġi limitat kwalunkwe riskju potenzjali; Jinnota li, skont ir-rapport tal-Qorti, fl-2018 l-Uffiċċju kien nieda proċedura ta' akkwist pubbliku miftuħa biex jistabbilixxi kuntratti qafas għall-forniment ta' servizzi ta' ħaddiema temporanji fl-Italja; jinnota li l-Uffiċċju waqqaf il-proċedura għaliex ġiet riċevuta offerta waħda biss, u l-Uffiċċju kkunsidra l-offerta inaċċettabbli, peress li l-offerta finanzjarja qabżet il-baġit massimu stmat; josserva li l-Qorti sabet li l-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta kien fihom żball sinifikanti li kien jammonta għal EUR 25 000 000; jinnota, madankollu, li l-Uffiċċju aċċetta dawn is-sejbiet u adotta u implimenta azzjonijiet korrettivi li jinkludu: it-terminazzjoni tal-kuntratt qafas għas-servizzi ta' ħaddiema temporanji permezz ta' aġenzija fl-Italja; it-tnedija ta' proċedura ta' akkwist ġdida għas-servizzi ta' ħaddiema temporanji permezz ta' aġenzija fl-Italja; it-tnedija ta' sejħa addizzjonali għall-esperti tal-Istati Membri u, fejn possibbli, l-użu ta' arranġamenti alternattivi għall-istazzjonament ta' esperti biex ikopru l-perjodu sad-dħul fis-seħħ ta' kuntratt qafas ġdid; it-tnaqqis temporanju sinifikanti fin-numru ta' ħaddiema temporanji permezz ta' aġenzija tal-Uffiċċju stazzjonati l-Italja u, flimkien mal-awtoritajiet Taljani, iż-żamma tal-livell ta' kontinwità tal-attività għal miżuri essenzjali ta' appoġġ; jinnota wkoll li l-proċedura ta' akkwist ġdida ġiet konkluża u li l-kuntratt qafas il-ġdid ingħata f'Diċembru 2019 sabiex il-kontinwità tal-attività tiġi żgurata matul il-proċedura kollha; jistieden lill-Uffiċċju japplika r-regoli tal-akkwist pubbliku tal-Unjoni b'mod rigoruż; Jinnota li l-Uffiċċju juża kuntratti ta' servizz ma' kumpaniji tal-IT li ġew ifformulati b'mod li jista' jimplika l-assenjazzjoni ta' ħaddiema temporanji permezz ta' aġenzija, minflok servizzi jew prodotti tal-IT iddefiniti b'mod ċar; ifakkar li l-forniment ta' ħaddiema temporanji permezz ta' aġenzija biex iwettqu kompiti preċiżi għal tul ta' żmien speċifiku huwa soġġett għad-Direttiva 2008/104/KE u għal regoli speċifiċi adottati mill-Istati Membri; jinnota li l-użu ta' kuntratti ta' servizzi tal-IT għall-forniment ta' ħaddiema la huwa konformi mar-Regolamenti tal-Persunal tal-Unjoni u lanqas mar-regoli soċjali tal-Unjoni u ma' dawk dwar l-impjiegi; jinnota b'sodisafzzjon li l-Uffiċċju rreveda l-mudell tiegħu għall-kuntratti tat-tip "times and means" sabiex jinkludi f'kull kuntratt lista ta' riżultati tanġibbli li għandhom jitwettqu skont il-kuntratt; jistieden lill-Uffiċċju jkompli jkun diliġenti u jiżgura li l-mod li bih jiġu fformulati l-kuntratti jipprekludi kwalunkwe konfużjoni bejn l-akkwist ta' servizzi tal-IT u ta' ħaddiema interim; Jirrikonoxxi mill-Uffiċċju li, fl-2018, beda jimplimenta d-deċiżjoni tal-Kummissjoni rigward l-iżvelar ta' informazzjoni protetta u żviluppa gwida prattika għall-ġestjoni u l-prevenzjoni ta' kunflitti ta' interess, b'kalendarju ta' adozzjoni mill-bord ta' tmexxija sat-tielet trimestru tal-2019, kif ukoll regoli għall-protezzjoni tal-informaturi; jinnota b'apprezzament li l-Uffiċċju organizza sensiela ta' sessjonijiet ta' taħriġ iddedikati għall-persunal dwar l-etika, b'enfasi speċifika fuq il-prevenzjoni tal-kunflitti ta' interess u b'module speċjali mfassal apposta għall-maniġers; jinnota b'sodisfazzjon li r-regoli rilevanti dwar il-kunflitti ta' interess ġew trasposti wkoll fil-proċeduri u l-politiki operattivi standard rilevanti; jistieden lill-Uffiċċju jkompli jagħti attenzjoni partikolari lill-prevenzjoni ta' kunflitti ta' interess u l-implimentazzjoni xierqa tar-regoli u l-proċeduri dwar l-iżvelar ta' informazzjoni protetta; Jinnota bi tħassib li, għalkemm l-Uffiċċju jippubblika d-dikjarazzjonijiet ta' interess u s-CVs tal-membri tal-bord ta' tmexxija tiegħu fuq is-sit web tiegħu, għadu ma jippubblikax id-dikjarazzjonijiet ta' interess tal-maniġment superjuri u jistieden lill-Uffiċċju biex immedjatament jieħu azzjoni f'dan ir-rigward; Prevenzjoni u ġestjoni tal-kunflitti ta' interess u tat-trasparenza Huwa konxju tal-fatt li, fi tmiem l-2018, l-Uffiċċju ma kellux kapaċità tal-awditjar intern, u li, minn Jannar 2018, ma nħareġ ebda rapport komprensiv ta' awditjar tas-Servizz tal-awditjar intern; jinnota, barra minn hekk, li l-ħolqien ta' kontrolli ex post għall-verifika tal-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet kien għadu fil-fażi inizjali tiegħu; jilqa' r-risposta tal-Uffiċċju fis-sens li huwa qabel mal-miżuri korrettivi dwar is-sistemi ta' kontroll intern u ddokumentahom, inkluż il-ħolqien ta' kapaċità ta' awditjar sar-raba' trimestru tal-2019 u kapaċità ta' kontroll intern ex post sat-tielet trimestru tal-2019; jinnota b'soddisfazzjon li l-Uffiċċju qed jibni l-kapaċità ta' kontroll ex post tiegħu bl-ewwel uffiċjal ta' kontroll ex post irreklutat fir-raba' trimestru tal-2019, filwaqt li se jiġu reklutati uffiċjali addizzjonali matul l-ewwel nofs tal-2020; jirrikonoxxi li l-Uffiċċju jinsab fil-proċess li jibni kapaċità ta' awditjar intern u bħalissa jinsab f'taħditiet ma' aġenzija oħra tal-Unjoni li għandha esperjenza estensiva fil-qasam sabiex jidentifika l-aħjar mudell għall-Uffiċċju; jistieden lill-Uffiċċju jinforma lill-awtorità tal-kwittanza bil-miżuri meħuda f'dan ir-rigward; Jilqa' l-fatt li l-Uffiċċju, skont ir-rapport annwali tal-Qorti dwar l-aġenziji tal-Unjoni għas-sena finanzjarja 2018, ħa passi konkreti u pożittivi mmirati lejn it-titjib tal-governanza organizzattiva; jinnota li, mill-61 miżura fil-pjan ta' azzjoni, 48 ġew ikkompletati, filwaqt li 13 kienu fi stat pendenti fil-mument tal-awditu tal-Qorti; Jilqa' l-adozzjoni, f'Settembru 2019, tal-politika l-ġdida tal-Uffiċċju dwar il-postijiet sensittivi, li tipprovdi l-linji gwida u l-kriterji għat-tim ta' ġestjoni biex jiġu implimentati l-valutazzjonijiet tar-riskju, jiġu identifikati u ddokumentati l-funzjonijiet sensittivi fl-Uffiċċju flimkien mal-kontrolli ta' mitigazzjoni miftiehma u, barra minn hekk, biex tiġi vvalutata l-funzjoni sensittiva u jiġu ddokumentati l-kontrolli ta' mitigazzjoni sal-ewwel trimestru tal-2020; Ifakkar fil-fatt li, fi tmiem l-2017, ma kien hemm ebda servizz legali intern fl-Uffiċċju u li diversi ditti legali kienu ġew ingaġġati taħt il-kontroll tad-direttur eżekuttiv preċedenti; josserva, madankollu, li fl-2018, l-Uffiċċju ħoloq lista tal-kuntratti kollha li ntużaw għal konsulenza legali, u li, fl-2019, konsulenta legali ġdida ta' livell għoli bdiet il-funzjonijiet tagħha fl-Uffiċċju, u l-kuntratt qafas ġdid għal konsulenza legali biex jieħu post il-kuntratti preċedenti ġie ffirmat, filwaqt li fl-2020 bosta konsulenti legali oħra se jiġu rreklutati; jinnota, madankollu, li kien għad m'hemmx stabbilit rieżami intern sistematiku tad-dokumenti ġuridiċi, filwaqt li bosta inkonsistenzi ġew innotati fl-aspetti ġuridiċi tal-proċeduri ta' akkwist pubbliku fl-2018; jistieden lill-Uffiċċju jiżgura servizz legali b'saħħtu u ġestjoni effettiva tal-proċeduri ġuridiċi; jinnota b'sodisfazzjon l-objettiv tal-Uffiċċju li jibni l-qafas ta' governanza u ta' kontroll intern bil-ħolqien ta', fost l-oħrajn, settur ġuridiku u tal-protezzjoni tad-data u settur tal-kontroll intern u l-ġestjoni tar-riskju biex jiżgura li fil-futur isir rieżami sistematiku tad-dokumenti ġuridiċi, inkluż għall-akkwist; jilqa' wkoll l-inizjattiva tal-Uffiċċju li jistabbilixxi kapaċità ta' awditjar intern fi ħdan l-Uffiċċju filwaqt li jorganizza kapaċità ta' awditjar konġunt mal-Aġenzija tal-UnjoniEwropea għall-Immaniġġjar Operattiv tas-Sistemi tal-IT fuq Skala Kbira fl-Ispazju ta' Libertà, Sigurtà u Ġustizzja; Jiddispjaċih li għad m'hemmx politika dwar postijiet sensittivi fl-Uffiċċju, fatt li mhuwiex konformi mal-istandards ta' kontroll intern tal-Uffiċċju fejn il-funzjonijiet sensittivi għandhom jiġu definiti b'mod ċar, jiġu rreġistrati u jinżammu aġġornati; jinnota r-risposta tal-Uffiċċju li kienet qed tiġi finalizzata politika ta' postijiet sensittivi u li kienet mistennija li tiġi approvata sat-tielet trimestru tal-2019 u li tiġi implimentata sar-raba' trimestru tal-2019; jistieden lill-Uffiċċju jinforma lill-awtorità tal-kwittanza dwar l-żviluppi dwar din il-kwistjoni; Japprezza l-progress li sar fl-implimentazzjoni tas-sistemi ta' kontroll intern, inklużi l-kontrolli fuq l-operazzjonijiet relatati mal-akkwist u mal-infiq; jappoġġja d-deċiżjoni li l-esternalizzazzjoni tal-konsulenza legali tonqos u tispiċċa malajr, kif ukoll l-istabbiliment ta' servizz legali intern; jappoġġja l-osservazzjonijiet tal-Qorti dwar il-bżonn tal-introduzzjoni ta' aktar azzjonijiet korrettivi; Jinnota, wara kummenti u osservazzjonijiet mill-awtorità tal-kwittanza relatati mal-fatt li l-Uffiċċju huwa wieħed mill-ftit aġenziji tal-Unjoni b'diversi sedi, li l-Uffiċċju daħal f'kuntratti ta' kera f'diversi postijiet mingħajr ma wettaq analiżi adegwata tas-suq lokali; u jinnota li, fir-rigward tal-uffiċċju f'Ruma, dalwaqt se toħroġ offerta ġdida, preċeduta minn analiżi xierqa tas-suq għall-kiri ta' uffiċċju, sabiex is-sitwazzjoni attwali tiġi regolarizzata; josserva, barra minn hekk, fil-każ tal-uffiċċju f'Ateni, li l-kuntratt attwali ta' kiri ntemm f'Jannar 2020 u li bħalissa qed titħejja proċedura ta' akkwist ġdida li tinkludi analiżi xierqa tas-suq; jinnota, barra minn hekk, li l-faċilità tal-ipproċessar f'Pagani (Lesvos) mexxiet il-postijiet tax-xogħol operattivi fi ħdan il-hotspots barra miċ-ċentri; jinnota li, fir-rigward tal-uffiċċju ta' Ċipru, f'nofs l-2018 ġie ffirmat kuntratt ġdid mas-sid tal-bini wara sejħa għall-offerti mmirata biex tirregolarizza l-ftehim inizjali, u tinkludi l-possibbiltà ta' espansjoni jekk ikun hemm aktar ħtiġijiet; jilqa' l-proċeduri operattivi standard ta' akkwist ġodda adottati fil-15 ta' Frar 2019 li jipprovdu gwida dwar aspetti sensittivi tal-proċedura ta' akkwist u ta' ġestjoni tal-kuntratti, inklużi dispożizzjonijiet dettaljati dwar eżerċizzji ta' stħarriġ tas-suq; jinnota l-isforz tal-Uffiċċju biex jallinja l-proċeduri ta' akkwist tiegħu mal-"metodoloġija li għandha tiġi segwita mis-servizzi tal-Kummissjoni għall-ipprospettar u n-negozjar għall-bini" u biex jippubblika avviżi dwar prospettivi tas-suq għall-kuntratti tal-bini previsti kollha sabiex jiżdiedu t-trasparenza u l-kompetizzjoni; Jinnota bi tħassib li n-nuqqas ta' responsabbiltajiet u rwoli ċari rigward il-ġestjoni ta' bini mikri u servizzi u x-xogħlijiet relatati jista' jxekkel mitigazzjoni effiċjenti tar-riskji relatati mal-binjiet; jistieden lill-Uffiċċju jistabbilixxi politika effettiva għall-ġestjoni ta' bini mikri u servizzi relatati; Kummenti oħra Jilqa' li fatt li, fid-dawl tal-kummenti mill-awtorità tal-kwittanza relatati mal-ħatra tad-direttur eżekuttiv ad interim il-ġdid, li assuma l-kariga fis-6 ta' Ġunju 2018, it-trasparenza ngħatat prijorità assoluta ma' din il-bidla fil-maniġment bħala l-prinċipju fundamentali tal-pjan ta' azzjoni tal-governanza taħt it-tmexxija tad-direttriċi eżekuttiva l-ġdida tagħha li hija impenjata li tkompli b'dan l-approċċ fil-futur; Jistieden lill-Uffiċċju jiffoka fuq it-tixrid tar-riżultati tar-riċerka tiegħu lill-pubbliku u biex jikkomunika mal-pubbliku permezz tal-midja soċjali u mezzi oħra tal-midja; Jinnota, fid-dawl tal-kummenti u l-osservazzjonijiet mill-awtorità tal-kwittanza relatati mal-fatt li l-Uffiċċju kabbar l-ispazju għall-uffiċċji tiegħu f'Malta bi blokk addizzjonali tal-bini fejn tinsab is-sede tiegħu, li l-Uffiċċju ffinalizza ftehim ta' kiri f'Ottubru 2018, li l-kostijiet tiegħu huma kompletament koperti mill-baġit tal-Uffiċċju, bil-għan li jokkupa l-kumpless sħiħ; Jirreferi, rigward kummenti oħrajn ta' natura trasversali li jakkumpanjaw id-deċiżjoni tiegħu dwar il-kwittanza, għar-riżoluzzjoni tiegħu tal-14 ta' Mejju 2020 dwar il-prestazzjoni, il-ġestjoni finanzjarja u l-kontroll tal-aġenziji.
Extracted from TA-9-2020-0083_MT.docx