UFFIĊĊJU TAL-PRIM MINISTRU L-UFFIĊĊJU TAS-SEGRETARJU PERMANENTI (STRATEĠIJA U IMPLIMENTAZZJONI) L-Uffiċċju tas-Segretarju Permanenti (Strateġija u Implimentazzjoni) fi ħdan l-Uffiċċju tal-Prim Ministru huwa responsabbli għall-implimentazzjoni ta' proġetti kbar, formulazzjoni u direzzjoni tal- politika, żvilupp strateġiku settorjali u ta' pjan tan-negozju u l-emendar u l-abbozzar tal- leġiżlazzjonijiet. Dan l-Uffiċċju ġie inkarigat mis-Segretarju Permanenti Ewlieni b'bosta proġetti, fosthom dawn li ġejjin: Ir-Rapport tal-Awditur Ġenerali dwar it-Tħaddim tal-Finanzi Ir-Rapport tal-Ombudsman dwar il-Governanza Is-Simplifikazzjoni tal-Formoli (eForms) Is-Simplifikazzjoni tar-Regolamenti tal-Finanzi u Riforma fix-Xiri Pubbliku Il-Unit tal-Implimentazzjoni (Il-Monitoraġġ tal-Implimentazzjoni tal-Miżuri (Baġit u Simplifikazzjoni u KPIs)  Kordinament tal-Ispezzjonijiet   It-Taqsima tar-Riċerka Il-Management Efficiency Unit Ir-Rapport tal-Awditur Ġenerali dwar it-Tħaddim tal-Finanzi Fl-2018 is-Servizz Pubbliku ppubblika r-reazzjoni uffiċjali tiegħu għar-rapport annwali tal-Uffiċċju Nazzjonali tal-Verifika. F'din il-pubblikazzjoni hemm miġbur dak li ġie implimentat s'issa sabiex jiġu indirizzati r-rakkomandazzjonijiet maħruġa mill-Uffiċċju Nazzjonali tal-Verifika (NAO), kif ukoll sa meta se jiġu implimentati dawk ir-rakkomandazzjonijiet li għadhom pendenti. Għalhekk ġie implimentat proċess fejn l-Uffiċċju tal-Awditjar Intern (IAID) ġie inkarigat biex iwettaq eżerċizzju ta' verifika biex jara jekk kinux ġew implimentati l-azzjonijiet li s-Segretarji Permanenti tal- Ministeri kkonċernati kienu kommessi li jwettqu skont ir-Rapport ta' Governanza li ħareġ f'April 2017. L-istess IAID wettaq ukoll eżerċizzju ta' verifika b'rabta mal-azzjonijiet korrettivi li kienu ġew ippreżentati mis-Segretarji Permanenti biex jimplimentaw ir-rakkomandazzjonijiet li l-NAO ressaq fir- Rapport Annwali tiegħu ta' Novembru 2017. Wara li ġie riċevut il-feedback mill-IAID ġew organizzati exit meetings mill-Uffiċċju tas-Segretarju Permanenti (Strateġija u Implimentazzjoni) mal-Ministeri kkonċernati u bil-parteċipazzjoni tal-IAID fejn ġie diskuss l-eżitu tal-verifika tal-IAID u saret enfasi fuq l-oqsma ta' tħassib li kienu jeħtieġu azzjoni min-naħa tal-Ministeri. Ir-riżultati ta' dawn l-eżerċizzji finalment ġew ippubblikati f'Ġunju 2018 fit-tielet Rapport ta' Governanza, fejn ġie indikat li fost l-oħrajn kienu ġew implimentati 80% tar-rakkomandazzjonijiet u fil-ftit ċirkostanzi fejn dawn ma ntlaqgħux, ingħatat ġustifikazzjoni għal dan. Dan il-proċess ser ikompli jsir kull sena. Ir-Rapport tal-Ombudsman dwar il-Governanza Is-Servizz Pubbliku ppubblika għall-ewwel darba rapport b'reazzjoni uffiċjali għar-Rapport Annwali tal-Ombudsman Parlamentari. F'din il-pubblikazzjoni l-Amministrazzjoni Pubblika wriet serjetà u impenn sħiħ u pprovdiet kontabbiltà u trasparenza fuq l-ilmenti mressqa, ir-rakkomandazzjonijiet, u l- azzjonijiet meħuda għal kull każ rapportat. Matul is-sena 2017, l-Ombudsman Parlamentari u l- Kummissarji kkonċernati investigaw 291 każ ġdid. B'ħidma intensiva l-Amministrazzjoni waslet biex għalqet 223 minn dawn il-każijiet kif ukoll 30 każ ieħor pendenti minn snin preċedenti. L-analiżi wriet biċ-ċar li fl-ebda każ ma kien hemm ħjiel ta' ksur tal-liġi jew ta' abbuż ta' poter mill-Amministrazzjoni, kif dikjarat ukoll mill-Ombudsman fir-rapport tiegħu. F'149 każ kien biżżejjed li l-Ombudsman jagħlaq il-każijiet wara li aċċetta l-ispjegazzjoni li ngħatatlu, u ma kienx hemm il-ħtieġa li jagħmel rakkomandazzjoni lill-Amministrazzjoni. Kien hemm diversi każijiet fejn wara azzjoni immedjata mill- Amministrazzjoni Pubblika, irriżulta li ma kienx hemm il-ħtieġa li l-Ombudsman jinvestiga iżjed. L- analiżi wriet ukoll li l-maġġoranza tal-każijiet setgħu faċilment jiġu solvuti kieku ċ-ċittadin mar direttament fil-Ministeri u l-Entitajiet rispettivi li huma attrezzati biex jgħinu bl-aħjar mod possibbli lil kull ċittadin. Din il-pubblikazzjoni pprovdiet ukoll evidenza għal numru ta' fatti importanti, fosthom: li t-322 każ, li minnhom ġew investigati 291 għas-sena 2017 mill-Uffiċċju tal-Ombudsman u mill-Kummissarji, jirrappreżentaw parti kważi insinifikanti mit-tranżazzjonijiet kollha trattati mill-Amministrazzjoni Pubblika jew l-entitajiet pubbliċi. Eżempji relatati nsibu: o ARMS - Madwar 277,093 ilment kemm b'telefonati, ittri elettroniċi jew b'mod dirett fl-uffiċini tal-ARMS filwaqt li lmenti ta' din it-tip investigati mill-Ombudsman rigward l-ARMS kien hemm biss 16-il każ. o Saħħa - 138,406 pazjenti intitolati skont l-iskedi 2 u 5 għall-mediċini b'xejn jiġġeneraw mill-inqas nofs miljun tranżazzjoni; - 950 sodda fl-Isptar Mater Dei, servuti fuq bażi ta' 24/7, ilaħħqu għal miljuni ta' interazzjonijiet diretti mal-pazjenti matul is-sena. o MFCS - Madwar 92,000 pensjoni maħruġa fix-xahar, kif ukoll l-ipproċessar ta' madwar 143,000 talba għall-benefiċċji varji u 229,000 ċertifikat mediku. l-Uffiċċju Fir-rapport tal-Ombudsman Parlamentari ġiet enfasizzata l-ħtieġa li titjieb il-kollaborazzjoni bejn l- Amministrazzjoni Pubblika, l- investigazzjonijiet jiġu magħluqa fl-iqsar żmien possibbli. Biex dan ikun possibbli, numru ta' Liaison Officers ġew maħtura fil-Ministeri u l-entitajiet pubbliċi rispettivi. Dawn l-uffiċjali jaħdmu kontinwament biex isaħħu r-relazzjonijiet mal-Uffiċċju tal-Ombudsman u l-Kummissarji tiegħu biex jiġi eliminat kwalunkwe dewmien mhux ġustifikat u l-informazzjoni mitluba tiġi pproċessata u mwassla fl-iqsar żmien possibbli. l-Kummissarji tiegħu, biex L-Inizjattiva IDEA L-inizjattiva IDEA hija proġett kontinwu li tnieda f'Ottubru tal-2014 bil-għan li l-uffiċjali pubbliċi jkollhom l-għodda sabiex ikunu jistgħu jwasslu s-suġġerimenti tagħhom għat-titjib tas-Servizz Pubbliku – ideat li jwasslu għas-simplifikazzjoni ta' xi proċess jew għat-twettiq ta' xi bidla neċessarja. Il-Kunsill tal-IDEA, li ilu maħtur mill-2017, jiltaqa' kull xahrejn biex jevalwa l-ideat proposti fuq l- oriġinalità tagħhom u l-impatt pożittiv li se jħallu jekk jiġu mwettqa. Matul l-2018 daħlu 49 idea. Fejn inħasset il-ħtieġa, il-Kunsill iltaqa' wkoll ma' min ippropona l-idea sabiex jagħti preżentazzjoni iktar fid-dettall dwar is-suġġeriment tiegħu. L-Ex-Ante Conditionalities huma stabbiliti fir-regoli speċifiċi għall-fondi u jirriflettu l-impenji u l- obbligazzjonijiet eżistenti li jridu jiġu mwettqa mill-Istati Membri rispettivi. Fil-każ ta' Malta, l-oqsma ta' importanza prinċipali kienu:  L-istrateġija tar-riżorsi umani  Governanza aħjar  Simplifikazzjoni  Żvilupp ta' Quality Management Systems Għal dan il-għan saret evalwazzjoni dwar l-iżvilupp tal-Ex-Ante Conditionality 11 fuq l-oqsma ta' governanza u simplifikazzjoni ta' proċessi. Ġie kkummissjonat u nkiteb abbozz ta' rapport bil-ħsieb li fl-2019 isiru sett ta' workshops u jinkiteb ir-rapport finali. Il-Proġett CONvErGE Fl-2018 il-proġett 'ERDF 02.035 CONVErGE' irnexxielu jilħaq u jeċċedi l-miri kollha stabbiliti fil- ftehim preliminari li hemm fis-seħħ bejn l-Uffiċċju tas-Segretarju Permanenti (Strateġija u Implimentazzjoni) fi ħdan l-Uffiċċju tal-Prim Ministru u l-Awtorità ta' Ġestjoni tal-fondi tal-Unjoni Ewropea. Permezz ta' mmaniġġjar għaqli u miżuri strateġiċi li daħlu fis-seħħ matul l-2018, il-proġett 'ERDF 02.035 CONvErGE' irnexxielu jilħaq investiment totali ta' fondi eliġibbli ta' €16.2 miljun, nefqa ta' €3.3 miljun aktar fuq il-mira stabbilita. Bl-istess mod, il-miri fuq l-indikaturi tal-prestazzjoni ġew milħuqa b'total ta' ħames servizzi elettroniċi ġodda, żieda ta' tlieta fuq il-mira stabbilita. Prestazzjoni tan-nefqa Prestazzjoni tal-Indikaturi (servizzi ġodda) Servizzi ġodda Matul l-2018 ħarġu numru sostanzjali ta' sejħiet fis-suq għall-akkwist ta' prodotti u servizzi biex sussegwentement beda x-xogħol ta' implimentazzjoni. Dan ix-xogħol qiegħed ikopri żvilupp ta' servizzi elettroniċi ġodda mifruxa u mmirati lejn iċ-ċittadin, in-negozji u l-amministrazzjoni pubblika nnifisha. Il-proġett huwa maqsum f'għadd ta' servizzi elettroniċi bbażati fuq setturi speċifiċi u żvilupp ta' teknoloġija infrastrutturali orizzontali li tippermetti d-disponibbiltà u l-użu tas-servizzi elettroniċi settorjali. Is-servizzi elettroniċi settorjali li bdew jiġu żviluppati fl-2018 jinkludu: Prestazzjoni attwali Prestazzjoni attwali  Sistema Onlajn tal-Ispezzjonijiet - Uffiċċju tal-Prim Ministru  Sistema għall-Ġestjoni tal-Finanzi tas-Servizz Pubbliku - Ministeru għall-Finanzi  Sistema ta' eAuthorisation għad-Dwana - Ministeru għall-Finanzi  Modernizzazzjoni tas-sistema tat-Tassazzjoni fuq id-Dħul Intern -Ministeru għall-Finanzi  Sistema għal għajnuna fil-forensika - 'SpaceForEnsiCS' - Ministeru għall-Affarijiet Interni u Sigurtà Nazzjonali  Servizzi Elettroniċi tas-Saħħa Nazzjonali - Ministeru għas-Saħħa  Sistema għall-programm nazzjonali ta' screening għal tfal bl-awtiżmu - 'LENTI' - Ministeru għall-Edukazzjoni u x-Xogħol  Sistema ta' ġestjoni ta' dejta minn diversi repożitorji tas-Servizzi Soċjali - Ministeru għall- Familja, Drittijiet tat-Tfal u Solidarjetà Soċjali  Modernizzazzjoni tas-sistema għall-Amministrazzjoni tal-Benefiċċji Soċjali - Ministeru għall- Familja, Drittijiet tat-Tfal u Solidarjetà Soċjali  Sistema ta' Informazzjoni għad-Dipartiment tal-Anzjani u Kura fil-Komunità - Ministeru għall-Familja, Drittijiet tat-Tfal u Solidarjetà Soċjali  Sistema ta' Reġistru tal-Artijiet - pLotteR - Ministeru għat-Trasport, Infrastruttura u Proġetti  Studju għall-Portal tan-Negozju u Reġistru Elettroniku - Ministeru għall-Ekonomija, Investiment u n-Negozji ż-Żgħar Identifikatur tal-Leġiżlazzjoni Ewropea - Ministeru għall-Ġustizzja, Kultura u Gvern Lokali   Sistema għall-Arkivji Nutarili - Ministeru għall-Ġustizzja, Kultura u Gvern Lokali Barra minn hekk il-MITA, fir-rwol tagħha bħala aġenzija tal-IT tal-Gvern, kompliet bl- implimentazzjoni ta' numru ta' servizzi orizzontali, fosthom:   Workflow Engine  Soluzzjoni ta' ġestjoni tal-aċċessi  Estensjoni tad-Data Centre f'Mater Dei  Portal Nazzjonali tar-Reġistri tad-Dejta Servizzi elettroniċi żviluppati fl-2018  Wieħed mis-servizzi fi ħdan il-pjattaforma tat-Turiżmu Diġitali - Ministeru għat-Turiżmu Il-Ministeru għat-Turiżmu, flimkien mal-Awtorità tat-Turiżmu f'Malta, għaddejjin bl- implimentazzjoni tas-Sistema tat-Turiżmu Diġitali li ser tinkludi applikazzjoni mobbli, sistema ta' Servizz Elettroniku għall-Uffiċċji Turistiċi ta' Informazzjoni u aċċess għal informazzjoni turistika permezz ta' teknoloġija diġitali. Fl-2018, ġiet żviluppata l-bażi teknoloġika ta' dan il- portal u beda jiġi pprovdut l-ewwel servizz ta' aċċess għall-informazzjoni fuq bażi pilota lill- uffiċċji tal-informazzjoni turistika.  Portal għall-Edukaturi fi ħdan l-Istitut għas-Servizzi Edukattivi - Ministeru għall-Edukazzjoni u x-Xogħol Dan il-portal ta' tagħlim onlajn jiffaċilita l-proċess għall-ħolqien ta' għarfien sinifikanti fost il- parteċipanti ta' korsijiet edukattivi u joħloq komunità fost l-edukaturi biex wieħed jaqsam u jirrifletti fuq l-esperjenzi personali ffaċċjati fil-klassi. Il-portal jiffaċilita wkoll l-aċċess għas- servizzi li joffri l-Istitut billi jippermetti lill-parteċipanti jaċċessaw is-servizzi onlajn permezz ta' portal sigur. Il-benefiċċju għall-parteċipanti/studenti huwa s-simplifikazzjoni ta' kif wieħed jaċċessa l-informazzjoni kif ukoll l-użu tar-riżorsi disponibbli, informazzjoni essenzjali, korsijiet akkreditati u ċertifikazzjonijiet. Il-portal huwa meħtieġ li jipprovdi funzjonalità li tinkludi iżda ma tkunx limitata għal: • Reklutaġġ ta' żviluppaturi ta' programmi edukattivi u/jew ta' min iħarreġ • Reġistrazzjoni ta' studenti biex jattendu webinars • Provvista ta' ċentri ta' riżorsi elettroniċi għall-edukaturi • Provvista ta' diversi korsijiet ta' Żvilupp Professjonali Kontinwu • Ċertifikazzjoni u Akkreditazzjoni ta' studenti u korsijiet • Provvista ta' klassijiet virtwali • Pubblikazzjoni ta' webinars u newsletters  Sistema ta' ġestjoni għal diżastri nazzjonali u kriżi tan-nirien - Ministeru għall-Affarijiet Interni u Sigurtà Nazzjonali Din is-sistema ta' ġestjoni għal diżastri nazzjonali u kriżi tan-nirien inbniet fuq is-sistema tal- 112 permezz ta' proċessi bbażati fuq standards u protokolli internazzjonali. L-għan ewlieni tagħha huwa li jitnaqqsu l-perjodi ta' ħin ta' rispons, li jirriżultaw f'sitwazzjonijiet ta' salvataġġ tal-ħajja permezz ta' kordinazzjoni effettiva ma' diversi aġenziji waqt kriżijiet nazzjonli u/jew emerġenzi.  Pjattaforma ta' rappurtar tal-awtorità għar-regolazzjoni tal-logħob f'Malta - Awtorità Maltija tal-Gaming Dan il-proġett involva l-installazzjoni ta' apparat 'IoT' f'kull magna tal-logħob f'Malta (casinos u swali tal-logħob) biex b'hekk kull magna issa għandha l-faċilità li tibgħat id-dejta ċentrali lill-MGA u telimina r-rekwiżit li tissottometti dokumenti fiżiċi lir-Regolatur. Barra minn hekk ġiet implimentata pjattaforma diġitali li tiġbor u tanalizza d-dejta li tidħol minn kull magna tal-logħob f'Malta biex b'hekk ir-regolatur issa għandu dejta ċentralizzata, b'aċċess effettiv għat-teħid ta' deċiżjonijiet.  Servizzi elettroniċi tal-Qorti - Ministeru għall-Ġustizzja, Kultura u Gvern Lokali Dan il-proġett involva l-akkwist ta' hardware għall-Qrati tal-Ġustizzja u l-provvista ta' servizzi diġitali offruti mill-Qrati. Dawn is-servizzi diġitali se jkunu parti mill-proġett tas-Servizzi tal- eCourts u jinkludu:  Użu tas-Swali - https://ecourts.gov.mt/onlineservices/HallUsage  Irkantijiet - https://ecourts.gov.mt/onlineservices/JudicialSales  Ħlas tar-Reġistru tal-Qorti - https://ecourts.gov.mt/onlineservices/Claims  Sentenzi - https://ecourts.gov.mt/onlineservices/judgements  Applikazzjoni Onlajn - Qrati Kummerċjali - https://ecourts.gov.mt/onlineservices/JForms/StartForm/1 (trid tkun irreġistrat bħala prokuratur legali għal dan is-servizz) irreġistrat bħala professjonist legali għal dan is-servizz) Lejn Servizz Pubbliku bi proċessi diġitali li jilħqu l-aspettattivi tal-klijent – BPR Toolkit  F'konformità mal-prijorità tal-Amministrazzjoni Pubblika sabiex jiġi massimizzat l-użu tat- teknoloġija sabiex insaħħu l-proċessi li jiffurmaw parti mis-servizzi offruti liċ-ċittadini, in- negozji u l-amministrazzjoni nnifisha, fl-2018 beda x-xogħol sabiex jiġi żviluppat Business Process Re-Engineering Toolkit biex jgħin lil uffiċjali fi grad ta' tmexxija fi ħdan is-Servizz Pubbliku sabiex jagħrfu jidentifikaw proċessi li jirrikjedu bidla jew tisħiħ. Permezz ta' proġett li ġie magħżul wara s-sejħa tal-SRSP 2017 fi ħdan il-Kummissjoni Ewropea, beda x-xogħol biex tinġabar l-informazzjoni neċessarja dwar il-bżonnijiet u l-ħiliet li l-uffiċjali pubbliċi għandhom bżonn biex jintlaħaq dan l-għan. Sal-aħħar tal-2019, għall-ewwel darba, l- Amministrazzjoni Pubblika se jkollha toolkit li jħares lejn it-tisħiħ tal-proċessi biex issir il- qabża minn klijent li jfittex is-servizz lejn servizz li jmur għand il-klijent fl-iqsar ħin. Tnedija ta' aktar mServices F'April 2018 ġie varat it-tieni sett ta' mServices, li kien jinkludi kemm mobile apps kif ukoll responsive websites. Permezz ta' dawn l-mServices il-ġodda, wieħed jista' jaċċessa informazzjoni dwar reklutaġġ fis-Servizz Pubbliku, japplika għaċ-ċertifikat tal-kondotta tal-Pulizija, japplika għal grants diversi, u jaċċessa informazzjoni relatata ma' benefiċċji soċjali, fost oħrajn. L-enfasi ta' dawn it-23 servizz ġdid kienet fuq mTransactions, fejn l-utenti issa setgħu jidħlu fil-kont personalizzat tagħhom u b'hekk jużaw servizzi personalizzati għalihom bħal pagamenti u tranżazzjonijiet oħra. Aktar kmieni fl-2018 saret ukoll is-soft launch ta' 10 siti elettroniċi oħra. F'Novembru tal-istess sena ġew varati 26 mService ġodda, li fosthom kien hemm servizzi relatati mal- qrati, l-edukazzjoni, l-ARMS, u s-servizzi soċjali. Barra minn hekk, ġew varati wkoll 3 mServices oħra relatati ma' mAdministration li jintużaw minn uffiċjali pubbliċi, bħas-sistema għall-Uffiċjali tad- Dwana u sistema li tintuża mill-edukaturi. Is-Simplifikazzjoni tal-Formoli (eForms) L-Uffiċċju tas-Segretarju Permanenti (Strateġija u Implimentazzjoni) kompla jikkordina dan il-proġett li beda fl-2017 u li tlesta f'Ottubru tal-2018, fejn il-ministeri kienu inkarigati biex jissimplifikaw dawk il-formoli kollha li ma kinux eForms, biex b'hekk iċ-ċittadin ikun jista' jimla u jissottometti formola ta' applikazzjoni onlajn. Kif sar fl-2017, dawn l-eForms il-ġodda saru kemm bl-Ingliż kif ukoll bil-Malti, biex b'hekk iċ- ċittadin ikollu l-possibbiltà li jagħżel b'liema lingwa jimla u jissottometti l-formola. Is-Simplifikazzjoni tar-Regolamenti tal-Finanzi u riforma fix-Xiri Pubbliku Matul l-2018 kompliet il-ħidma ta' dan l-Uffiċċju biex jitwettqu numru ta' bidliet kemm fix-Xiri Pubbliku kif ukoll fl-aspett tal-Finanzi, b'mod partikolari fl-aspett ta' tfassil tal-politika u leġiżlazzjoni. Fost l-għanijiet ewlenin ta' dawn ir-riformi nsibu t-tnaqqsis ta' burokrazija żejda u simplifikazzjoni. Liġijiet Finanzjarji Il-ħidma sfiqa tal-Working Group Financial Legislation Reform kienet prinċipalment marbuta biex jitlesta l-abbozz ta' liġi ġdida biex tinbidel dik attwali - Kapitlu 174, Att Dwar l-Amministrazzjoni Finanzjarja u l-Verifika tal-1962. Saret konsultazzjoni wiesgħa mal-Ministeru għall-Finanzi li taħtu taqa' din il-liġi, partikolarment mal-Uffiċċju tal-Baġit u t-Teżor, kif ukoll ma' dipartimenti u istituzzjonijiet li jmissu ma' din il-leġiżlazzjoni. Fost dawn insibu lill-Uffiċċju tal-Awditur Ġenerali, id-Dipartiment tal-Investigazzjonjiet Interni u Awditjar u d-Dipartiment tal-Kuntratti, kif ukoll l- Uffiċċju tal-Istatistika. Din il-liġi l-ġdida taħseb biex tara li jkun hemm konsistenza bejn li tippromovi governanza tajba fl-immaniġġjar finanzjarju tal-Gvern u li jkun hemm prattiki moderni ta' tmexxija. Pilastru importanti ieħor ta' din il-liġi hu li tiżgura l-immaniġġjar effettiv u effiċjenti tal-assi u l- obbligazzjonijiet kollha, in-nefqa u d-dħul tal-flus tal-Gvern kif ukoll li tagħmel tajjeb għall- introduzzjoni tal-accruals accounting. Bidla importanti li qed tipproponi din il-liġi hija li tirregola kemm il-ministeri u d-dipartimenti kif ukoll l-entitajiet governattivi sakemm ma jkunx hemm diġà liġi oħra li tirregola speċifikament dik l-entità. Il-Working Group ikkunsidra l-iżviluppi u t-tendenzi fil-politika tat-tmexxija finanzjarja, il-ħarsien u l- kontroll tal-fondi pubbliċi, il-kontabbiltà, il-verifika u r-riformi amministrattivi implimentati minn żmien għal żmien kemm fuq livell nazzjonali kif ukoll fuq livell internazzjonali. L-abbozz ta' din il-liġi qed jipproponi dawn it-taqsimiet: Amministrazzjoni tal-Att Funzjonijiet u Responsabbiltajiet Estimi u Approprjazzjoni Ġbir, Ħlasijiet ta' Flejjes u Arranġamenti Bankarji Kontijiet u Rappurtar Taqsima VII Kontroll Finanzjarju Taqsima VIII Verifika u Assigurazzjoni Ġestjoni u Kontroll tal-Assi Dispożizzjonijiet Ġenerali Kompliet ukoll il-ħidma mill-Kap ta' dan l-Uffiċċju bħala parti mill-Bord ta' Implimentazzjoni tas- sistema l-ġdida tal-Accounts, Corporate Financial Management Solution (CFMS) li ser twassal għal bidla radikali ta' kif il-Gvern jippubblika ċ-ċifri finanzjarji u l-fondi pubbliċi. Dan il-proġett ambizzjuż ta' sittax-il miljun ewro huwa l-ikbar investiment fil-proġett CONvErGE taħt fondi tal-Unjoni Ewropea. Matul din is-sena ġew ukoll konlużi żewġ sejħiet pubbliċi marbuta ma' dan il-proġett - Quality Assurance Services for the Corporate Financial Management Solution for the Government of Malta u Implementation Support Services and Reviews of Subsidiary IT Systems for the CFMS contract. Dan l-Uffiċċju, f'ħidma kontinwa mad-Dipartiment tal-Kuntratti, kompla jixpruna r-riforma fix-Xiri Pubbliku. Fost il-bidliet ta' valur li twettqu nsibu t-twaqqif ta' żewġ Ministerial Procurement Units (MPUs) oħra, preċiżament fil-Ministeru għall-Ambjent, Żvilupp Sostenibbli u Tibdil fil-Klima u fil- Ministeru għat-Trasport, Infrastruttura u Proġetti Kapitali. B'hekk issa t-total ta' MPUs huwa ta' sebgħa u saru taħditiet ma' ministeri oħra biex fil-qrib din ir-riforma tkompli tinfirex. B'rabta ma' dan il- proġett, dan l-Uffiċċju kontinwament jiġbor statistika tas-sejħiet tal-offerti li joħorġu mill-MPUs. Dan jiswa biex jiġi segwit iċ-ċiklu tax-xiri pubbliku fi ħdan l-MPUs rispettivi u filwaqt li jsegwi s-suċċess f'dan il-qasam, jixpruna lil dawk l-MPUs li jkollhom ċiklu itwal minn dak mistenni minnhom. Biex jitwaqqfu l-MPUs u jseħħu dawn il-bidliet, ikun sar taħriġ intensiv lil dawk l-uffiċjali li jkunu ser jiffurmaw parti minn dawn il-units. Dan it-taħriġ iżid fuq il-korsijiet marbuta max-xiri pubbliku li joffri l-Istitut għas-Servizzi Pubbliċi u li jsiru b'mod regolari minn uffiċjali tad-Dipartiment tal-Kuntratti. F'dan il-qasam matul l-2018 ġie varat kors ġdid ta' taħriġ addizzjonali – Follow-up to the National Public Procurement Regulations. Dan huwa kors li jkompli jibni mal-kors dwar ir-Regolamenti Nazzjonali tal-Akkwist Pubbliku u li huwa akkreditat mill-NCFHE. L-għan ewlieni ta' dan it-taħriġ kollu huwa li s-Servizz Pubbliku u s-Settur Pubbliku jkunu mgħammra b'uffiċjali mħarrġa sew f'dan il-qasam tant importanti għall-Aministrazzjoni Pubblika. Madwar 250 uffiċjal ġew imħarrġa fil-qasam tax-xiri pubbliku. Flimkien mad-Dipartiment tal-Kuntratti saret konsultazzjoni biex ikompli jiġi aġġornat il-Manwal tal- Proċeduri, jiġu ppubblikati Ċirkularijiet, Linji Gwida u Procurement Policy Notes filwaqt li jiġu riveduti dawk attwali. Twettqet ukoll ħidma biex jiġi abbozzat manwal ta' proċeduri speċifikament għall-użu tal-MPUs biex ikun hemm iktar konformità bejniethom. Dan l-Uffiċċju kompla jistinka biex kemm id-Dipartiment tal-Kuntratti kif ukoll entitajiet ċentrali għax- xiri pubbliku bħall-MITA jżidu s-sejħiet taħt Framework Agreements u jibdew jagħmlu użu mid- Dynamic Purchasing System. Dan tal-aħħar huwa proċess li jista' jintuża f'xiri ta' servizzi, xogħlijiet u prodotti li jsiru b'mod qawwi u regolari fejn l-ispeċifikazzjoni qajla jinbidlu. Id-DPS jippermetti li l- operaturi ekonomiċi jkunu jistgħu jipparteċipaw matul il-perjodu kollu tas-sejħa. Fil-fatt matul l-2018 kemm id-Dipartiment tal-Kuntratti u l-MITA ħarġu l-ewwel sejħiet taħt dan il-proċess. Id-Dipartiment tal-Kuntratti ħa wkoll l-inizjattiva li jippubblika diversi Framework Agreements għall-Għoti ta' Servizzi Professjonali li jistgħu jintużaw mill-entitajiet kontraenti. Dan huwa żvilupp importanti anke mill-aspett ta' simplifikazzjoni. Proġett taħt il-Fondi tas-Servizz ta' Sostenn għar-Riforma Strutturali Ċertament li l-qofol tal-ħidma ta' dan l-Uffiċċju matul l-2018 kien ir-rwol fundamentali li kellu biex dan il-proġett jiġi maħsub, sottomess u magħżul mill-Kummissjoni Ewropea (KE). Fil-fatt il-proġett Public Procurement in Malta – Re-engineering the Department of Contracts, b'fondi ta' €90,000, ġie magħżul mill-KE u wara diversi konsultazzjonijiet mal-istess KE ntgħażlet l-Organizzazzjoni għall- Koperazzjoni u l-Iżvilupp Ekonomiku (OECD) biex twettaq dan l-istudju biex b'hekk ikollna perspettiva internazzjonali li tisboq kull studju ieħor li sar qabel f'dan is-settur. L-OECD, bi sħab mal- kumpanija Maltija ta' konsulenza IDEA Management Consulting Services Limited, wettqu studju profond tas-sitwazzjoni preżenti fil-qasam tal-akkwist u x-xiri pubbliku. Dan kien jitlob laqgħat mal-partijiet interessati, fosthom istituzzjonijiet ċentrali bħall-Uffiċċju tal- Awditur Ġenerali, id-Dipartiment tal-Kuntratti, MPUs, entitajiet kontraenti kbar bħall-Enemalta, Transport Malta, il-Korporazzjoni għal Servizzi tal-Ilma, Wasteserv u CPSU. Ġew ukoll konsultati rappreżentanti tal-Kamra tal-Kummerċ. Uffiċjali għolja mill-OECD wettqu diversi żjajjar biex jitkellmu mal-partijet kollha. Saru wkoll numru ta' workshops mal-uffiċjali ewlenin tad-Dipartiment tal-Kuntratti flimkien mal-Uffiċċju tas-Segretarju Permanenti (Strateġija u Implimentazzjoni) biex jiġi diskuss l-istudju u l-abbozz tar-rapport imħejji. Dan l-Uffiċċju kkordina wkoll ix-xogħol kollu marbut ma' dan il-proġett inkluża ħafna informazzjoni li ntalbet mill-OECD tul dan il-proġett. Il-Unit tal-Implimentazzjoni (Il-Monitoraġġ tal-Implimentazzjoni tal-Miżuri - Baġit u Simplifikazzjoni u KPIs) Sistema Kordinata ta' Monitoraġġ tal-Implimentazzjoni fl-Amministrazzjoni Pubblika Fl-2018 l-Implementation Unit, fi ħdan l-Uffiċċju tal-Prim Ministru, kompla jwettaq ir-rwol tiegħu - dak li jimplimenta eżerċizzju kordinat li permezz tiegħu l-amministrazzjoni pubblika tkun tista' tara u ssegwi dak li jkun qed jitwettaq matul is-sena. Is-sistema mwettqa mill-Unit tal-Implimentazzjoni hija msejsa fuq l-erba' pilastri li jħaddan is-Servizz Pubbliku bil-għan li joffri servizz dejjem aktar ta' kwalità. L-erba' pilastri huma l-vuċi għall- istakeholder, id-disinn tal-policies, il-pakkett tas-servizzi u l-kontabbiltà. Permezz ta' din is-sistema, il-Unit dwar l-Implimentazzjoni jara li jitwettaq il-pjan ta' ħidma għas-sena rispettiva, fejn kulħadd huwa kontabbli u fejn huwa mistenni titjib fil-kwalità tas-servizz mogħti. Is- sistema ta' monitoraġġ turi r-riżultati: turi fejn sejjer tajjeb u wkoll fejn hemm il-ħtieġa ta' attenzjoni. L-implimentazzjoni hija msejsa fuq il-prinċipju ta' ppjanar 3D – jiġifieri Define, Design u Deliver. Issir enfasi fuq ippjanar tajjeb (Define) fejn min ser jimplimenta jrid jifhem eżattament x'inhu meħtieġ u kif ser titwettaq il-miżura. Wara ssir evalwazzjoni dwar x'riżorsi huma meħtieġa (Design) matul il-fażi tat- twettiq u anke wara li l-miżura tkun imwettqa. Bażi soda u ppjanar tajjeb jippermettu li l- implimentazzjoni tkun waħda mingħajr skossi (Deliver) u għaldaqstant, permezz ta' din is-sistema, jingħata rendikont dwar x'ġie implimentat u fejn għad fadlilna naħdmu. Miżuri tal-Baġit Ta' kull sena l-Baġit jelenka l-miżuri li jkunu se jitwettqu s-sena ta' wara. Fil-Baġit jitfassal il-pjan għas-sena li jkun imiss fejn l-ippjanar huwa l-mod kif dak il-pjan ikun se jitwettaq u fil-fatt jitwettaq. Matul l-2018 ir-rata tal-implimentazzjoni tal-miżuri tal-Baġit 2018 kienet ta' 79%. Tkompla wkoll monitoraġġ ta' miżuri oħra tal-Baġits passati sabiex jiġi żgurat li kull miżura u proġett jiġu implimentati. Miżuri ta' Simplifikazzjoni Is-simplifikazzjoni tal-proċessi hija mżewġa mat-tiġdid li għaddej minnu kontinwament is-Servizz Pubbliku li l-miri tiegħu huma: deċiżjonijiet fil-ħin u bi proċessi iqsar. Dan ifisser li s-servizz li jingħata mis-Servizz Pubbliku jkun aħjar b'inqas proċessi burokratiċi u b'iktar effiċjenza. Matul l-2018 twettqu diversi miżuri oħra ta' simplifikazzjoni. Kien hemm firxa ta' miżuri ta' simplifikazzjoni f'kull qasam. B'mod ġenerali l-miżuri li ġew implimentati jistgħu jinqasmu f'żewġ kategoriji partikolari: dawk meħuda ċentralment li laqtu lis-Servizz Pubbliku kollu u oħrajn li laqtu setturi speċifiċi. Key Performance Indicators Wara l-introduzjoni tal-ewwel KPIs fl-2017, fejn kellna tnax-il KPI li ġew implimentati f'100 jum, fl- 2018 ġew stabbiliti numru ta' KPIs oħra. Dawn kienu jittrattaw l-oqsma tal-edukazzjoni; it-twaqqif ta' uffiċċju ġdid ta' Identity Malta fl-Isptar Mater Dei; il-ftuħ ta' One-Stop-Shops tekniċi għas-servizzi edukattivi, taxxa u VAT u għas-servizzi soċjali; il-merger ta' numru ta' proċessi amministrattivi tal- VAT u tal-income tax; l-introduzzjoni tal-kunċett tan-New Departmental Working Hours; tranġar u titjib fil-ħidma tal-ħruġ tas-salarji tal-uffiċjali pubbliċi; u l-introduzzjoni ta' One-Stop-Shop għall- uffiċjali pubbliċi, fost oħrajn. Rapporti Annwali dwar it-Twettiq ta' Miżuri Kull sena jiġu ppubblikati rapporti li jelenkaw it-twettiq tal-miżuri tal-Baġit kif ukoll dawk ta' Simplifikazzjoni. Dawn ir-rapporti huma msejsa fuq il-prinċipju li dejjem ikun hemm aktar trasparenza u kontabbiltà. Permezz ta' dan ir-rapport jingħata rendikont ta' dak li jkun twettaq matul is-sena kif ukoll dak li jkun għadu pendenti. Dan ir-rapport annwali dwar l-implimentazzjoni tal-miżuri jpoġġi l-ħidma tas-Servizz Pubbliku għall- Permezz ta' dan l-iskrutinju jkun possibbli li jsir aktar titjib fl-operat u fil-ħidma sabiex b'hekk jintlaħqu l-aspettattivi taċ-ċittadin. Kordinament tal-Ispezzjonijiet L-Uffiċċju ta' Kordinament tal-Ispezzjonijiet kompla jaħdem biex itejjeb l-operat tal-ispezzjonijiet, filwaqt li jidentifika u jnaqqas xi ambigwitajiet fil-proċessi tax-xogħol sabiex b'hekk ir-riżorsi, kemm materjali u dawk umani, jiġu utilizzati dejjem b'mod iktar effiċjenti. Permezz ta' din ir-riforma, il-piż li kellu fuqu n-negozjant minħabba diversi spezzjonijiet varji, jinbidel f'eżerċizzju ta' edukazzjoni u komunikazzjoni fejn standards mitluba mil-liġijiet varji jintlaħqu b'mod iktar kostruttiv. L-Uffiċċju ta' Kordinament tal-Ispezzjonijiet għamel lista estensiva ta' negozji fejn isiru spezzjonijiet minn spettorati varji. Wara dan l-eżerċizzju ġew identifikati l-ispettorati primarji fejn ikun hemm spetturi minn entità, awtorità jew direttorat wieħed li jmur fuq il-post u jiġbor l-informazzjoni meħtieġa mingħand in-negozjant. L-informazzjoni li tinġabar tintuża mill-ispettorat ewlieni kif ukoll tintbagħat lill-ispettorati sekondarji. L-ispettorati sekondarji huma fid-dmir li jevalwaw l-informazzjoni li tkun ingħatat lilhom immedjatament u jekk standards ma jkunux qed jintlaħqu terġa' ssir spezzjoni oħra ta' infurzar. Żieda ta' Aktar Negozji fir-Riforma L-uffiċċju nieda l-proċess tar-riforma fost diversi negozji oħra. Flimkien mal-ispezzjonijiet li kienu diġà għaddejjin b'mod sħiħ, fosthom fil-ħwienet tal-laħam u pet shops, matul l-2018 ġew introdotti iktar negozji li kienu jinkludu ħwienet tax-xagħar, ħwienet tas-sbuħija, garden centres, furnara, spiżeriji, artisti li jagħmlu tattoos, zoos u kennels tal-klieb u boarding, ħwienet tal-merċa u ħwienet tal-ħelu. In- negozji kienu diversi sabiex spettorati differenti jinvolvu ruħhom b'mod sħiħ fir-riforma. Permezz tar- riforma, negozji li fil-passat kienu qegħdin jaffaċċjaw 4 jew 6 spettorati f'mumenti differenti, issa qegħdin jesperjenzaw metodu iktar effiċjenti permezz ta' spezzjoni waħda. L-iktar spettorat li ħadem b'mod sħiħ mal-Uffiċċju ta' Kordinament tal-Ispezzjonijiet kien dak tad- Direttorat għas-Saħħa Ambjentali fejn ġew imnedija total ta' sitt negozji, filwaqt li d-Direttorat għar- Regolazzjoni Veterinarja nieda tliet negozji. Dawn l-ispezzjonijiet ġew ibbażati fuq eżerċizzju ta' riskju, filwaqt li oħrajn ġew ibbażati fuq liċenzji annwali. Negozju wieħed ġie mniedi mid-Direttorat għall-Ħarsien tal-Pjanti u ieħor mid-Direttorat għall-Istandards tas-Saħħa. L-Uffiċċju ta' Kordinament tal-Ispezzjonijiet baqa' jaħdem ma' diversi spettorati biex jifformulaw ir- rekwiżiti kollha fuq negozji diversi biex b'hekk jitkompla l-proċess ta' amalgamazzjoni ta' awtoevalwazzjoni u b'hekk iktar negozji jkunu jistgħu jibbenefikaw minn din ir-riforma. Huwa ppjanat li aktar negozji ġodda jiġu imnedija fis-sena 2019 bil-proċessi l-ġodda. Dawn in-negozji qegħdin jiġu spezzjonati minn spettorat primarju b'formoli ġodda li jikkorrispondu ma' formoli li ġew provduti lin- negozjanti minn qabel biex issir awtovalutazzjoni. Fil-formoli hemm ir-rekwiżiti kollha li għandhom bżonn l-ispettorati li jidħlu fin-negozji kkonċernati. Sistema Elettronika għall-Kordinament tal-Ispezzjonijiet Biex dan il-proċess ma jibqax wieħed bil-karti u jkun iktar effiċjenti, ġiet imfassla sistema elettronika biex isir dan kollu. Il-ħidma fuq din is-sistema ser tissaħħaħ fl-2019. Matul l-2018 l-Uffiċċju li Jikkordina l-Ispezzjonijiet (ICO), il-MITA u l-IMU komplew bil-ġbir ta' rekwiżiti u l-kumpilazzjoni tad-dokument tal-offerta. Dan il-proċess inkluda t-taqsimiet kollha tad-dokument tal-offerta, inklużi t- tfassil tal-ispeċifikazzjonijiet tekniċi. Qabel ġie konkluż id-dokument tas-sejħa għall-offerti, l-ICO, l- IMU u l-MITA organizzaw erba' laqgħat mal-ispettorati kollha involuti fir-riforma. Dettalji dwar ir- riforma, skedi ta' żmien (timeframes), proċessi u l-funzjonijiet ewlenin tas-sistema ġew diskussi bir- reqqa ma' kulħadd u kienet opportunità fejn għadd ta' parteċipanti minn spettorati differenti ddiskutew u għaddew is-suġġerimenti tagħhom dwar il-funzjonalità tas-sistema. Is-suġġerimenti ġew analizzati aktar tard mill-ICO u dawk applikabbli ġew inklużi fid-dokument tas-sejħa għall-offerti. Wara dawn il-laqgħat, il-MITA, l-IMU u l-ICO ffinalizzaw il-kumpilazzjoni tad-dokument tas-sejħa għall-offerti. Id-dokument intbagħat lid-Dipartiment tal-Kuntratti għall-ivvettjar, u wara li dan il- proċess ġie konkluż, l-offerta ġiet ippubblikata fis-27 ta' April, 2018. Saret laqgħa ta' kjarifika mal- offerenti interessati fit-8 ta' Mejju fiċ-Ċentru tad-Dejta tal-MITA. Il-laqgħa kienet maqsuma fi tliet fażijiet. L-ewwel parti kienet tikkonsisti fi preżentazzjoni dwar kif għandhom jitressqu l-offerti permezz tal-ePPS. It-tieni parti kienet preżentazzjoni mogħtija mill-IMU dwar il-funzjonijiet ewlenin tas- sistema, u t-tielet parti ddedikata għall-offerenti biex iressqu kwalunkwe mistoqsija jew kjarifika kif meħtieġ. L-iskadenza għas-sottomissjonijiet tal-offerti kienet fit-28 ta' Ġunju, 2018. Il-kumitat ta' evalwazzjoni beda janalizza t-tliet offerti sottomessi. Is-sottomissjonijiet ġew analizzati fuq il-kriterji kif elenkati fis- sejħa għall-offerti. Il-proċess tax-xiri tas-sistema ngħalaq bl-għażla tal-offerent preferut fl-20 ta' Awwissu, 2018. Il-kuntratt mal-kuntrattur ġie ffirmat fis-7 ta' Settembru, 2018. Il-kuntrattur beda x- xogħol tiegħu billi bagħat skeda ta' kif ix-xogħlijiet ser isiru. Wara l-kuntrattur iltaqa' mal-Uffiċċju ta' Kordinament tal-Ispezzjonijiet fejn saru numru ta' workshops sabiex id-dettalji tal-proġett ġew diskussi u b'hekk il-kuntrattur ingħata iktar viżibbiltà u kjarifiki fuq il-proċessi li jridu jinbnew. Dan il-proġett għas-sistema elettronika huwa kofinanzjat minn fondi Ewropej bħala parti minn proġett ieħor kbir li qed jitwettaq mill-Gvern – dak tal-CONvErGe – Connected eGovernment – ERDF 02.035. Riżorsi Umani L-Uffiċċju ta' Kordinament tal-Ispezzjonijiet laqa' żewġ membri ġodda fit-tim. Din iż-żieda fit-tim kienet ta' benefiċċju għall-progress tax-xogħol fir-riforma. Huwa ta' importanza kbira li t-tim ikompli jikber aktar biex b'hekk ix-xogħol jibqa' għaddej b'ritmu tajjeb. F'dan ir-rigward, dan l-uffiċċju ser jibqa' għaddej b'mod sħiħ sabiex ir-riforma tibqa' għaddejja b'ritmu mexxej. Iktar negozji ser jesperjenzaw l-effetti pożittivi tar-riforma, filwaqt li l-ispettorati involuti għandhom isiru iktar effettivi, trasparenti u effiċjenti fix-xogħol tagħhom b'aktar kollaborazzjoni bejniethom. Din ir-riforma għandha ġġib iktar għarfien fin-negozji dwar l-istandards li jridu jintlaħqu għall-benefiċċju tal-poplu Malti u Għawdxi. It-Taqsima tar-Riċerka tar-Riċerka It-Taqsima tas-Segretarju Permanenti (Strateġija u Implimentazzjoni) biex tagħmel riċerka fuq materji marbutin mal-organizzazzjoni u l-immaniġġjar tal- amministrazzjoni pubblika u tagħti kontribut fl-iżvilupp ta' policies f'dan il-qasam. twaqqfet fi ħdan l-Uffiċċju Matul l-2018 it-Taqsima tar-Riċerka kienet impenjata primarjament biex tappoġġja u tagħti sehem fit- tfassil ta' abbozz ta' liġi dwar l-amministrazzjoni pubblika. Dan l-abbozz ġie ppubblikat bħala l-Abbozz Nru 63 fit-23 ta' Ottubru, 2018, u kien intiż biex jissostitwixxi l-Att tal-2009 dwar l-Amministrazzjoni Pubblika. It-Taqsima kompliet tappoġġja l-proċess leġiżlattiv li wassal biex l-abbozz isir liġi. Hija u taqdi dan il-kompitu, it-Taqsima ħarġet rapporti dwar: is-Servizz Eżekuttiv Anzjan; ir-rwoli u r-responsabbiltajiet tas-Segretarji Permanenti; l-aġġornament tat-tieni skeda tal-Att dwar l-Amministrazzjoni Pubblika; l-aġenziji taħt l-Att dwar l-Amministrazzjoni Pubblika; u      policies dwar revolving doors (mekkaniżmi li permezz tagħhom uffiċjali pubbliċi li jirriżenjaw mill-kariga tagħhom ma jkunux jistgħu, għal perjodu ta' żmien magħruf bħala cooling-off period, jaċċettaw impjieg ma' kumpaniji li kienu jittrattaw magħhom f'kapaċità uffiċjali). Barra minn hekk, il-Kap tat-Taqsima serva bħala membru ta' working group li kien inkarigat biex iħejji l-abbozz tal-Att il-ġdid. Inkonnessjoni mal-abbozz dwar l-amministrazzjoni pubblika, it-Taqsima ħadet ħsieb ukoll: il-kumpilazzjoni tas-sitt skeda tal-abbozz (karigi meqjusa bħala postijiet ta' riskju għoli); il-preparazzjoni ta' briefing documents għall-użu ta' min kien qiegħed imexxi l-abbozz fil- Parlament waqt il-proċess leġiżlattiv; u stħarriġ dwar emendi konsegwenzjali li kellhom isiru f'liġijiet oħra meta l-abbozz il-ġdid isir liġi. Matul l-2018 it-Taqsima ħadmet ukoll fuq proġetti oħra, fosthom: l-aġġornament tal-iskeda tal-Att dwar it-Tqassim ta' Responsabbiltajiet Statutorji Ministerjali (l-iskeda aġġornata saret parti mill-Att fis-7 ta' Awwissu, 2018, permezz tal-Avviż Legali Nru 265); it-tħejjija ta' rapport dwar l-użu ta' penali amministrattivi minflok kriminali fil-liġijiet dwar l- ispezzjonijiet; l-aġġornament ta' manwal dwar ir-riċerka u l-kitba ta' rapporti; it-tħejjija ta' rapport dwar l-użu tas-social media għal skopijiet uffiċjali fl-amministrazzjoni pubblika; u it-tħejjija ta' rapport dwar id-devoluzzjoni ta' setgħat ministerjali li joħorġu mil-liġi. Servizz.gov Servizz.gov joffri servizzi governattivi fil-qalba tal-komunità biex individwu jiffranka l-ħin u l-iskariġġ li jmur f'postijiet ċentrali, bħall-Belt Valletta, biex jinqeda. Matul is-sena 2018 il-freephone 153 kompla jżid is-servizzi tiegħu billi kkonsolida s-servizzi individwali fil-qasam tad-Dipartiment tas-Sigurtà Soċjali, dak tal-Income Tax, dak tal-VAT u dak tal- Jobsplus, kif ukoll bl-introduzzjoni tas-servizzi tal-Ministeru għall-Edukazzjoni u x-Xogħol (MEDE). Permezz tal-provvediment ta' dawn is-servizzi taħt qafas wieħed, dak tal-153, iċ-ċittadin jista' jinqeda wkoll minn dawn is-servizzi b'telefonata waħda. Servizz.gov kompla jimplimenta l-kunċett tal-Visiting Expert fil-hubs, fejn hemm il-possibbiltà li jsiru appuntamenti mal-esperti tad-dipartmenti tal-Income Tax u tal-VAT f'lokalitajiet differenti. Servizz.gov kien ta' għajnuna biex jitwaqqaf it-technical one-stop-shop tal-MEDE, edu servizz.gov, sabiex is-servizzi li jingħataw minn dan il-lok jikkumplimentaw dak mogħti minn servizz.gov. Is-servizzi onlajn fuq is-sit elettroniku servizz.gov.mt komplew jiżdiedu wkoll. Bħala parti mit-twettiq tal-viżjoni Gvern 24/7, f'Diċembru tnedew numru ta' mobile apps oħra għas- servizzi governattivi. It-tabella t'hawn taħt tagħti rendikont tas-servizz ipprovdut minn servizz.gov u Business 1st fl-2018. Servizzi pprovdut minn servizz.gov matul is-sena 2018 Jannar Frar Marzu April Mejju Ittri elettroniċi 1,485 924 804 897 522 Ġunju Lulju Awwissu Settembru Ottubru Novembru Diċembru Total Matul l-2018, il-Management Efficiency Unit kompliet bil-ħidma tagħha li tipprovdi appoġġ professjonali ta' konsulenza maniġerjali lill-Amministrazzjoni Pubblika. Il-proġetti ta' konsulenza tal- MEU ġeneralment kienu jinkludu element ta' wieħed jew aktar minn dawn li ġejjin: policy development, ippjanar strateġiku, reviżjonijiet operattivi, immaniġġjar ġenerali, immaniġġjar ta' proġetti, immaniġġjar ta' riżorsi umani, immaniġġjar finanzjarju, change management, ippjanar organizzattiv, management ta' awditjar, pre-IT business analysis, inizjattivi ta' joined-up Government, studji ta' fattibbiltà, u l-ippjanar ta' azzjoni ta' implimentazzjoni. Bħal fis-snin ta' qabel, l-MEU wettqet din il-ħidma f'kollaborazzjoni sħiħa mal-ogħla livelli tal- Amministrazzjoni Pubblika u dan permezz tal-għoti ta' pariri infurmati bbażati fuq riċerka estensiva ta' sitwazzjonijiet lokali kif ukoll analiżi ta' best practice. It-tema ġenerali għall-ħidma tal-MEU matul l-2018 kienet iggwidata mill-enfasi li qiegħda ssir mill- amministrazzjoni fuq l-importanza ta' qabża fil-kwalità li biha jingħataw is-servizzi pubbliċi. Dan mhux mistenni li jinbidel fis-snin li ġejjin u matul din is-sena l-MEU kienet strumentali biex ġie mniedi programm li għandu jwassal għall-ħruġ ta' Quality Service Charters lil kull dipartiment li hu client facing. B'mod speċifiku matul l-2018 l-MEU ħadmet fuq: Razzjonalizzazzjoni tal-proċessi tal-VAT u IRD Reviżjoni tas-servizzi għall-persuni b'diżabbiltà Reviżjoni tal-uffiċċji distrettwali tas-Sigurtà Soċjali Charter ta' Servizz ta' Kwalità fid-Dipartiment tar-Relazzjonijiet Industrijali u tal-Impjieg Konsolidament tal-Funzjonijiet Amministrattivi fil-Ministeru għall-Finanzi Reviżjoni tal-Operat tar-Reġistru tal-Qorti Żvilupp ta' templates għaċ-Charters ta' Servizz ta' Kwalità Kumpilazzjoni ta' lista ta' Dipartimenti u Entitatijiet li jipprovdu servizz Rakkomandazzjonijiet fuq l-implimentazzjoni taċ-Ċentru Servizz Familja (għadu għaddej) Assistenza lill-Ministeri u d-Dipartimenti fl-implimentazzjoni tal-KPIs tas-sena 2017/2018 Assistenza lill-Ministeri u d-Dipartimenti fl-identifikazzjoni u l-implimentazzjoni ta' KPIs għas-sena 2019 (għadu għaddej) Assistenza lill-Ministeri u d-Dipartimenti fil-kumpilazzjoni taċ-Charters ta' Servizz ta' Kwalità (għadu għaddej) QSC ta' Business 1st - imfassal u qiegħed fil-fażijiet finali tiegħu Proġetti ta' simplifikazzjoni u tiġdid ta' proċessi f'Ministeri u Entitatjiet tal-Gvern: a. Ir-Reviżjoni tal-Proċeduri tal-Liċenzji tat-Turiżmu fi ħdan il-Malta Tourism Authority (MTA) (għadu għaddej) Dwana – Simplifikazzjoni ta' proċessi fil-Parcel Post Office u l-Express Freight Office (għadu għaddej) Proġett biex jinħoloq Quality Service Charter għall-One-Stop-Shop fil-MEDE (edu.servizz.gov) (għadu għaddej) Proġett ta' reviżjoni f'16-il servizz li joriġinaw mill-MFTP (għadu għaddej) o MGOZ Corporate KPI #25a - Gozo Back Office: Reviżjoni tal-Operat o MGOZ KPI #25b - Twaqqif ta' Identity Malta Service Centre konsolidat f'Għawdex o MGOZ KPI #25b - Assessjar tal-fattibbiltà tal-proposti sottomessi o MGOZ KPI 2019 - Proposta għal KPI KPI28 MFIN/Perm Sec S&I OPM Skemi tal-VAT - Testijiet finali, irranġar u tiswija ta' bug fuq skemi tal-VAT għal tiġijiet, funerali, ordinazzjoni saċerdotali, roti u strumenti mużikali Perm Sec S&I OPM – Spejjeż tal-Ivvjaġġar o MFTP - Taħriġ Schengen KPI 11 Perm Sec S&I OPM - Traċċar ta' Dokumenti Perm Sec S&I OPM - KPIs għall-Futur o MGOZ KPI #25b - Xogħol f'Għawdex għall-Għawdxin ISF 7.01 - Taħriġ Schengen għal Livell tal-MQF o MEIB Dipartiment tal-Kummerċ Awtorità Maltija għat-Turiżmu - Riżorsi Umani: Tissawwar struttura għal dan id-Direttorat fi ħdan l-Awtorità Maltija għat-Turiżmu o MEDE - Reviżjoni tad-Dipartiment tar-Riżorsi Umani tal-Ministeru Awtorità tal-Mediċini (MA)/MSDC - Nominazzjoni tal-proġett Malta Laboratories Network (MLN) għal EPSA Award fuq livell Ewropew Awtorità tal-Mediċini/MSDC - Twaqqif ta' wirja permanenti dwar il-farmaċija għall-użu tal- Awtorità għal għanijiet ta' tagħlim o MHAS Pjan għall-Immaniġġjar ta' Diżastri fuq Skala Nazzjonali o MFTP Reviżjoni strateġika tal-proċessi kollha li jiġu f'kuntatt mal-pubbliku ġenerali, sew f'Malta kif ukoll permezz tal-Uffiċċji Konsolari/Ambaxxati Maltin barra mill-Gżejjer Maltin. Reviżjoni tal-operat tal-Address Management Unit fi ħdan l-Uffiċċju tal-Kummissjoni Elettorali Ta' min wieħed jinnota li din is-sena diġà ġie eżaminat l-operat ta' 4 servizzi differenti li minnhom 3 ġew identifikati bħala adattati biex jingħataw charter. Din il-ħidma hi mistennija li tintensifika fis-snin li ġejjin, bil-qofol tax-xogħol tal-MEU jiġi dirett lejn dawk id-dipartimenti fejn jiġu identifikati xi nuqqasijiet fl-għoti tas-servizz, ibbażati fuq feedback mingħand klijenti kif ukoll il-mystery shopper programme tal-amministrazzjoni pubblika. Inizjattivi ta' Continuous Professional Development fl-MEU Matul is-sena 2018, fl-MEU ġew iffaċilitati dawn l-attivitajiet ta' stħarriġ u żvilupp b'rabta ma' Continuous Professional Development: Nru ta' parteċipanti MEU Imħallas totalment mill-organizzaturi Ċiniżi. Imħallas totalment mill-organizzaturi. L-14-il Konferenza Annwali tal- NCPE Guardian of Future Generations: Konferenza ta' nofstanhar dwar realtajiet soċjali f'Malta It-Tielet Konferenza Nazzjonali fuq Wellbeing Food Rights, Privilege and Security Taħriġ f'Corporate Spending Reviews (CSR) Uffiċjali tal-MEU ġew nominati. Se jingħata taħriġ matul is-sena 2019 Attendew ukoll xi membri ta' staff oħrajn Kulħadd Minn espert intern Kulħadd Minn espert intern Kulħadd Tisħiħ fl-ambjent u l-operat intern tal-MEU Matul is-sena 2018, l-MEU tejbet l-operat u l-ambjent intern tagħha b'numru ta' inizjattivi li kienu jinkludu: Inxtraw numru ta' kotba u kompla l-iscanning ta' rapporti antiki tal-MEU. Il-kotba mixtrija kienu: o Sottomissjoni ta' proposti għal SOPs interni godda o Upgrading ta' laptops (eċċ.) li ġie mwettaq matul is-sena o Upgrading ta' software, inkluż: Installazzjoni ta' MS Power BI fil-laptops tal-konsulenti kollha Installazzjoni tal-verżjoni aħħarija tal-MS Visio u MS Project fil-laptops tal- konsulenti kollha  Saru l-preparazzjonijiet meħtieġa biex issir il-migrazzjoni tal-MEU għal fuq is- Il-proċess għandu jintemm matul l-2019.  Titjib fil-motivazzjoni tal-istaff tal-MEU b'numru ta' attivitajiet soċjali u team building intern. DIVIŻJONI PEOPLE & STANDARDS (P&SD) L-Uffiċċju tas-Segretarju Permanenti Matul is-sena 2018 il-People & Standards Division (P&SD) kompliet bil-ħidma tagħha fil-qasam tan- nies fi ħdan is-Servizz Pubbliku, waqt li żammet bħala l-għan prinċipali dak li jissaħħu jdejn il- ħaddiema, lejn il-kisba ta' Servizz ta' Eċċellenza matul is-Servizz kollu. F'dan il-kuntest, id-Diviżjoni baqgħet tħares lejn il-ħaddiem kemm bħala uffiċjal li qed jipprovdi servizz u fl-istess ħin bħala klijent li qed jiġi moqdi. Fil-perspettiva tad-Diviżjoni, is-Servizz ta' Eċċellenza huwa mmirat biex jiġi pprovdut kemm lill-klijent estern (il-pubbliku) u kemm lill-klijent intern (impjegati pubbliċi). Issokta matul dan il-perjodu t-tħaddim u monitoraġġ tal-Istandards ta' Kwalità, fuq disinn ta' erba' pilastri li huma l-Vuċi (li nisimgħu lill-klijent); id-Disinn (niffurmaw policies u proċessi li jilħqu l- livelli mixtieqa mill-klijenti); il-Pakkett (fejn is-servizz jingħata f'waqtu u ta' livell li jilħaq l- aspettattivi tal-klijenti), u l-Kontabbiltà (servizz ta' min joqgħod fuqu, onest, u li jinkludi rispett u lealtà lejn il-klijent innifsu). Id-Diviżjoni tħares lejn dawn il-pilastri bħala għanijiet strateġiċi u ħolistiċi li, flimkien mal-mudell ta' kwalità tas-Servqual, jagħtu stampa ċara lill-Ministeri kollha ta' fejn irridu naslu. Inizjattiva ġdida li bdiet titfassal lejn l-aħħar tas-sena 2018 bi preparazzjoni għall-2019 kienet il-proġett tal-Quality Label, fejn dipartimenti jew units minn fejn regolarment jingħata servizz ta' kwalità lill- pubbliku se jiġu rikonoxxuti billi jingħataw label li tindika l-kwalità għolja tas-servizz tagħhom lin- nies. Sadanittant id-Diviżjoni tal-People & Standards kompliet ukoll il-ħidma tagħha marbuta mal-istrateġija tal-immaniġġjar tan-nies billi ma hedietx isservi ta' tmun għall-Ministeri kollha fit-tmexxija tan-nies, waqt li ssoktat tiddelega aktar awtorità f'dak li jirrigwarda performance tan-nies, dixxiplina, immaniġġjar ta' riżorsi umani, negozjati dwar relazzjonijiet industrijali, u tisħiħ ta' taħriġ għal prodott aħħari ta' kwalità ogħla. Id-Diviżjoni tibqa' kommessa li twettaq il-ġirja lejn il-miri tagħha hija u tħaddan il-valuri magħżula għal dan il-għan: servizz ta' kwalità, assistenza effettiva kontinwa, u servizz mogħti b'serjetà, responsabbiltà u integrità. Id-Direttorat tal-Kwalità u l-Istandards Imwaqqaf f'Diċembru 2017, id-Direttorat tal-Kwalità u l-Istandards għandu fi ħdanu t-tħaddim tal- viżjoni tad-Diviżjoni dwar servizz ta' eċċellenza. Il-proġetti ta' dan id-Direttorat fil-fatt huma kollha mmirati lejn dan is-servizz ta' eċċellenza, b'mod partikolari kif artikulat permezz tad-Direttiva 4.1 (April 2017) li telenka l-proċeduri mudelli li kull ħaddiem fis-servizz għandu jfassal ruħu fuqhom biex jasal itejjeb il-kwalità tas-servizz li huwa jagħti kemm lill-klijenti esterni kif ukoll lil dawk interni. proġetti mwaqqfa biex flimkien jixprunaw it-titjib tas-servizz lill-klijenti jinkludu: l-assessjar ta' kwalità fid-dipartimenti tas-Servizz Pubbliku, il-proġett tal-Mystery Shopper, l-iċċekkjar kontinwu tas- servizz permezz tas-Survey Kiosks u l-app tal-mowbajl Rate the Public Service, u t-taħriġ dwar Servizz ta' Eċċellenza. Bit-tħaddim strateġiku ta' dawn il-proġetti, id-Direttorat jagħraf jevalwa postijiet fejn jinqeda l-pubbliku regolarment, u jgħolli l-livell ta' servizz skont il-bżonn partikolari. Fil-kuntest tal- mira ewlenija tad-Direttorat, li hija dik ta' titjib kontinwu tas-servizz lill-pubbliku, il-klijent - inkluż dak intern - jingħata l-post ċentrali. Il-proġett tal-Mystery Shopper Il-proġett tal-Mystery Shopper tnieda uffiċjalment f'Ġunju 2016 bil-pubblikazzjoni tal-Framework Agreement għall-Provvista ta' Mystery Shopper fl-Amministrazzjoni Pubblika, u f'April 2018 ġew approvati l-fondi tal-Unjoni Ewropea għall-istess proġett (ESF.04.0078) bit-titlu: Mystery Shopper - Enhanced performance in the Public Administration leading to a Service of Excellence. L-għan prinċipali tal-proġett huwa dak li jevalwa s-servizzi li jagħtu kontinwament id-dipartimenti tal-gvern u l-entitajiet direttament lill-pubbliku, bil-ħsieb li jsir titjib skont il-bżonn. Il-mudell ta' evalwazzjoni użat mid-Direttorat għall-mystery shopping huwa dak tas-Servqual li hu bbażat fuq l-10 kriterji ta' servizz ta' kwalità li huma: Aċċess, Komunikazzjoni, Nifhmu lill-Klijent (Empatija), Kompetenza, Kortesija, Kredibbiltà, Affidabbiltà, Tweġibietna, Sigurtà u Aspetti Tanġibbli. L-osservazzjonijiet li jagħti l-mystery shopper fuq l-istandard tas-servizz li jkun eżamina huma ta' valur kbir għax miksuba b'mod l-aktar oġġettiv. Abbażi tal-istampa mogħtija mill-mystery shopper, id- Direttorat jagħmel analiżi tas-sitwazzjoni u permezz ta' pjanijiet ta' azzjoni mfassla apposta (Action Plans) id-dipartiment konċernat jingħata lista ta' rakkomandazzjonijiet dwar kif jista' jtejjeb is-servizz. Issegwi ħidma ta' monitoraġġ sakemm ir-rakkomandazzjonijiet jiġu implimentati. Matul is-sena 2018 id-Direttorat mexxa l-operat ta' dan il-proġett billi tkompla l-mystery shopping fuq numru ta' dipartimenti, kemm fis-Servizz Pubbliku kif ukoll fis-Settur Pubbliku, ta' diversi servizzi li jirrigwardaw oqsma varji, fosthom is-saħħa, l-ekonomija u l-kummerċ, l-impjieg, u s-servizzi soċjali. Dan kollu involva ħidma mill-viċin ma' ħames Ministeri differenti sabiex jittieħdu l-passi meħtieġa biex jittejjeb is-servizz lill-pubbliku. Assessjar ta' Kwalità fid-Dipartimenti tas-Servizz Pubbliku Il-proġett tal-assessjar tas-servizzi li qed jingħataw lill-pubbliku minn dipartimenti varji tal-gvern kien wieħed mill-KPIs tad-Direttorat matul is-sena 2018. Din l-evalwazzjoni ssir minn assessuri mibgħuta mid-Direttorat tal-Kwalità u l-Istandards, sabiex tittieħed stampa ċara tal-livell tas-servizz li qed jingħata minn dipartiment partikolari, abbażi ta' numru ta' kriterji li fuqhom jingħata rating tad- dipartiment ikkonċernat. Bħal fil-każ tal-mystery shopper, dawn il-kriterji huma mfassla fuq il-mudell tas-SERVQUAL u l-10 kriterji ta' servizz ta' kwalità msemmija diġà hawn fuq. Isir ukoll assessjar tal- applikazzjoni ta' Direttiva 4-1. Wara li ssir l-evalwazzjoni min-naħa tad-Direttorat, issir ukoll l-analiżi rilevanti tas-sitwazzjoni. Ir-rapport ta' evalwazzjoni jintbagħat lill-kapijiet tad-dipartiment/sezzjoni tal- post ikkonċernat, flimkien ma' Pjan ta' Azzjoni magħmul minn numru ta' rakkomandazzjonijiet bi żmien stabbilit ta' meta għandhom jiġu mwettqa. Dawn jiġu segwiti sakemm jiġu mwettqa fiż-żmien stipulat - ħidma li tinvolvi interazzjoni kontinwa bejn id-Direttorat u l-Ministeri kkonċernati. 2018 ġew evalwati 33 dipartiment, u mir-rakkomandazzjonijiet għal titjib fis-servizz tas-sena 2017 u 2018 ġew implimentati 118. Ir-rakkomandazzjonijiet li jieħdu fit-tul ser jibqgħu jiġu segwiti. Dan il-proġett ta' assessjar ta' dipartimenti jifforma parti mill-istrateġija ħolistika tad-Direttorat, bil- mira li l-impjegati tal-Amministrazzjoni Pubblika joffru lill-klijent servizz ta' eċċellenza. Rikonoxximent tas-Servizz ta' Kwalità (Quality Label) Fil-kuntest tal-istrateġija tad-Direttorat dwar titjib kontinwu tas-servizzi pubbliċi li jiġu offruti lill- membri tal-pubbliku b'mod regolari, u marbut mal-proġetti tal-mystery shopper u tal-assessjar tad- dipartimenti kif fuq deskritti, din is-sena bdew tħejjijiet sabiex fl-2019 jitwaqqaf il-programm tal- Quality Label marbut mal-istrateġija xprunata mill-Uffiċċju tas-Segretarju Permanenti Ewlieni. F'April 2018 tnieda l-proġett pilota Rate the Public Service, li permezz tiegħu l-pubbliku qed jingħata ċans jagħti l-evalwazzjoni tiegħu dwar xi servizz li jkun għadu kif aċċessa. L-app li jġib dan l-isem, u li faċilment jista' jiġi mniżżel fuq il-mowbajl, huwa ddisinjat bl-iskop speċifiku ta' aktar titjib fis- Servizz Pubbliku għall-membri tal-pubbliku. Id-Diretorat jagħmel monitoraġġ rilevanti tar-ratings li jingħataw. Sa issa l-pubbliku jista' jevalwa 50 dipartiment li jagħmlu parti minn 10 Ministeri. Sadanittant tkompliet il-ħidma fuq il-proġett tas-Survey Kiosks li permezz tiegħu wkoll, il-pubbliku jista' jindika jekk iħossux moqdi jew le wara li jkun aċċessa xi ser vizz. Dan isir billi jimmarka stampa ta' wiċċ jidħaq jew bil-geddum, fuq monitor apposta li jsib fil-post fejn ikun ingħata s-servizz. Sa issa dawn il-monitors jinsabu fi 15-il dipartiment fejn jinqeda l-pubbliku regolarment, u jinvolvu 7 Ministeri differenti. Id-dipartiment janalizza l-evalwazzjonijiet tal-pubbliku, kif ikunu ġew immarkati fuq il- monitors, u jintbagħtu rapporti mensili b'dawn ir-ratings lid-dipartimenti konċernati. Waqt il- monitoraġġ ta' dawn ir-ratings tas-Survey Kiosks, id-Direttorat jiġbed l-attenzjoni tad-dipartimenti konċernati meta jirriżultaw ratings pjuttost negattivi. Taħriġ Matul l-2018 kompla t-taħriġ min-naħa tad-Direttorat, dwar Servizz ta' Kwalità u skont it-talbiet li jiġu mil-IPS, inkluż dak fil-programm tal-Public Management Toolkit. Industrial Relations Unit L-għan prinċipali tal-Industrial Relations Unit (IRU) huwa li jara li l-proċess tan-negozjati kollettivi rigward il-kundizzjonijiet tal-ħaddiema li jaqgħu fi ħdan l-Amministrazzjoni Pubblika jirrifletti l-linji gwida maħruġa mill-Amministrazzjoni minn żmien għal żmien. Dan tagħmlu billi primarjament tassisti lill-Ministeri, Dipartimenti u Entitajiet Pubbliċi f'dak kollu li għandu x'jaqsam man-negozjati dwar kundizzjonijiet ta' impjieg, u wkoll fuq oqsma oħra fejn l-Amministrazzjoni ċentrali tħoss li għandha tieħu pożizzjoni komuni għall-ġid tal-impjegat, kif ukoll tal-klijent li jirċievi s-servizz. Entitajiet Pubbliċi Matul l-2018, l-IRU kien involut f'diskussjonijiet mal-Entitajiet Pubbliċi u l-Unions li jirrappreżentaw il-ħaddiema tal-entità partikolari, liema diskussjonijiet iffukaw primarjament fuq il-Ftehim Kollettiv rispettiv. L-IRU, flimkien mal-maniġment tal-entità partikolari, ikkonkludew in-negozjati fuq il- Ftehimiet Kollettivi ta' dawn l-entitajiet li ġew iffirmati matul l-2018. period 2017-2021, iffirmat nhar il-31 ta' Jannar, 2018 General Workers' Union (GWU), iffirmat nhar it-8 ta' Frar, 2018 Executive) 2016-2020, iffirmat nhar id-9 ta' Frar, 2018 iffirmat nhar il-15 ta' Frar, 2018 2020, iffirmat nhar it-23 ta' Frar, 2018 2016-2020, iffirmat nhar it-23 ta' Frar, 2018 Ftehim Kollettiv bejn l-Awtorità ghat-Trasport u UĦM - Voice of the Workers, iffirmat nhar it-23 ta' Frar, 2018 Ftehim Kollettiv 2017-2021 bejn l-Awtorità tad-Djar u l-UĦM - Voice of the Workers (General Grades), iffirmat nhar is-26 ta' Frar, 2018 Staff) 2017-2021, iffirmat nhar it-8 ta' Marzu, 2018 and Industrial Staff), 2017-2021, iffirmat nhar l-20 ta' Marzu, 2018 2021, iffirmat nhar l-4 ta' Mejju, 2018 (NCFHE) and UĦM (General), 2017-2019, iffirmat nhar il-21 ta' Mejju, 2018 Ftehim Kollettiv bejn il-Korporazzjoni tal-Port Ħieles ta' Malta u l-General Workers' Union, 2017-2021, iffirmat nhar it-23 ta' Mejju, 2018 Academic Staff, 2017-2021, iffirmat nhar it-28 ta' Ġunju, 2018 Fondazzjoni għal Servizzi ta' Ħarsien Soċjali u l-UĦM - Voice of the Workers, 2017-2021, Ftehim Kollettiv bejn l-Awtorità tax-Xandir u l-UĦM - Voice of the Workers, iffirmat nhar iffirmat nhar is-27 ta' Lulju, 2018 il-31 ta' Lulju, 2018 (PFS Section), 2017-2020, iffirmat nhar il-25 ta' Settembru, 2018 Workers, 2017-2022, iffirmat nhar il-15 t'Ottubru, 2018 Grades), iffirmat nhar is-16 t'Ottubru, 2018 Ambjent u fl-Ippjanar (UPAP) 2017-2023, iffirmat nhar id-9 ta' Novembru, 2018 Ftehim Kollettiv bejn l-Awtorità tad-Djar (Periti) u l-UĦM (Voice of the Workers), 2017- 2021, iffirmat nhar il-21 ta' Diċembru, 2018 Ministeri u Dipartimenti tas-Servizz Pubbliku Matul l-2018, l-Industrial Relations Unit kien involut ukoll f'numru ta' laqgħat flimkien mal-Ministeri u l-Unjins fejn id-diskussjonijiet iffukaw primarjament fuq reviżjonijiet fil-kundizzjonijiet tal-impjieg kif stabbiliti fil-ftehimiet settorali rispettivi.L-IRU flimkien mal-maniġment tal-Ministeru u/jew Dipartiment rispettiv qablu u ffirmaw dawn id-dokumenti: iffirmat nhar it-23 ta' Mejju, 2018 Psychologists, iffirmat fl-1 t'Ottubru, 2018 Matul l-2018, l-IRU kien mitlub minn Dipartimenti tal-Gvern, Entitajiet Pubbliċi, Awtoritajiet u Aġenziji biex jassisti u jagħti pariri dwar kwistjonijiet li jqumu minn żmien għal żmien fuq kundizzjonijiet tal-impjieg hekk kif stabbiliti fil-ftehim kollettiv jew dak settorali, fuq l- implimentazzjoni ta' klawsoli partikolari li joħorġu minn xi ftehim, kif ukoll fuq kwistjonijiet oħra ta' natura ġenerali fil-qasam tar-relazzjonijiet industrijali. L-IRU se jkompli jagħti l-assistenza mitluba minnu lill-Maniġment tal-Amministrazzjoni Pubblika waqt tilwim industrijali li jista' jinqala' minn żmien għal żmien. Dan isir ukoll permezz ta' laqgħat ta' konċiljazzjoni li l-IRU jorganizza kull meta tinqala' xi tilwima. Dawn il-laqgħat dejjem servew ta' sfog fejn jistgħu jiġu diskussi kwistjonijiet li jkunu nqalgħu. Fuq livell Ewropew, l-IRU jipparteċipa bħala official observer għan-nom tal-Amministrazzjoni Pubblika Maltija fis-Sectoral Social Dialogue Committee on Central Government Administration. Rappreżentanti tal-IRU jattendu għal-laqgħat li jsiru fi Brussell bil-parteċipazzjoni tal-Kummissjoni Ewropea. L-IRU jassigura li l-Amministrazzjoni Pubblika Maltija tkun infurmata bl-aħħar żviluppi u andamenti f'dak li għandu x'jaqsam mar-relazzjonijiet industrijali u żviluppi fil-kundizzjonijiet tal- impjieg fi ħdan l-Amministrazzjoni Pubblika. Il-One-Stop-Shop għall-Uffiċjali Pubbliċi u l-Grievances Board Il-One-Stop-Shop għall-Uffiċjali Pubbliċi (OSS) fi ħdan il-People & Standards Division ġie mwaqqaf fl-2017, bl-għan illi jipprovdi għajnuna u gwida kif ukoll iservi bħala punt ta' kuntatt għall-impjegati kollha tas-Servizz Pubbliku. L-istrateġija u l-operat tal-OSS huma f'konformità mal-prinċipji tas- Servizz Pubbliku, notevolment il-ħtieġa li, bħala Amministrazzjoni, nipprovdu servizz ta' eċċellenza u kwalità lill-uffiċjali pubbliċi. L-OSS jieħu ħsieb kwalunkwe aspett li jirrelata mal-kundizzjonijiet tax-xogħol tal-uffiċjali pubbliċi u għaldaqstant is-servizzi provduti huma vasti. Dawn it-talbiet jiġu riveduti u, fejn applikabbli, l-OSS jagħmel ix-xogħol neċessarju sabiex jirregola u jsolvi s-sitwazzjoni li persuna tista' tkun għaddejja minnha. L-OSS joffri wkoll il-possibbiltà li l-uffiċjali pubbliċi jressqu talbiet ta' allegati inġustizzji fil-konfront tax-xogħol tagħhom mas-Servizz Pubbliku. Dawn jiġu riveduti b'mod rett mill-Grievances Board. Il- Bord ġie stabbilit taħt il-parametri taċ-Ċirkulari UPM 24/2017 sabiex jinvestiga każijiet aktar serji li jeħtieġu reviżjoni għall-fini ta' soluzzjonijiet ġusti u raġonevoli. Matul is-sena 2018 saru diversi focus groups f'kull Ministeru biex dawn iservu bħala outreach u permezz tagħhom aktar impjegati jsiru jafu bl-OSS u dak li huma għandhom dritt għalih. L-OSS ġie aċċessat minn 'il fuq minn 1,900 klijent. Dan sar permezz tat-telefown, ittri elettroniċi, jew direttament mill-uffiċjali pubbliċi billi żaru l-OSS ġewwa l-People & Standards Division. Employee Support Programme (ESP) Konferenza bit-tema 'Għajnuna fil-Waqt' fil-Ġimgħa għas-Servizz Pubbliku Din il-konferenza saret bl-għan li jitqajjem għarfien fost il-management dwar kif wieħed jidentifika u jassisti impjegati li qed jesperjenzaw diffikultajiet. F'din il-konferenza wkoll ġie mwassal iżjed tagħrif dwar is-servizz li jiġi pprovdut mill-Employee Support Programme. Attivitajiet fil-Jum Dinji dwar is-Saħħa Mentali L-ESP stieden lill-impjegati pubbliċi biex jilbsu xi ħaġa ta' kulur aħdar fil-Jum Dinji dwar is-Saħħa Mentali u jibagħtu ritratti mal-kollegi tagħhom lill-ESP Unit, bl-għan li jqajmu kuxjenza dwar l- importanza tas-saħħa mentali. Ir-ritratti li rċevejna ġew ippubblikati fl-ESP News li hija n-newsletter tas-servizz. Ġew organizzati wkoll tliet laqgħat ta' għarfien dwar is-saħħa mentali għall-impjegati pubbliċi b'kollaborazzjoni mal-Uffiċċju tal-Kummissarju għas-Saħħa Mentali u mal-kampanja #stopstigma, li hija kampanja nazzjonali mnedija mid-Dipartiment tas-Saħħa Mentali fil-Fakultà tax- Xjenzi tas-Saħħa fl-Università ta' Malta. Ktejjeb u Filmat dwar l-ESP Ġie ppubblikat ktejjeb ta' informazzjoni kif ukoll ġie żviluppat filmat dwar is-servizzi offruti mill-ESP. Dawn ittellgħu fis-sit elettroniku tas-Servizz Pubbliku. Kopji tal-ktejjeb tqassmu lill-impjegati li m'għandomx aċċess elettroniku. Sehem fis-Servizzi Mediċi tal-Parlament Ewropew L-Employee Support Programme kien mistieden mis-Servizzi Mediċi tal-Parlament Ewropew biex jagħti preżentazzjoni dwar is-servizz tal-ESP. Il-Parlament Ewropew jinsab fi proċess li jibda joffri servizzi simili ta' sapport, relatat mas-saħħa mentali, lill-impjegati tiegħu. Għaldaqstant, l-ESP Unit intalbet tagħti din il-preżentazzjoni biex taqsam l-esperjenza Maltija fit-twaqqif ta' dan is-servizz kif ukoll biex turi kif każijiet bħal dawn jiġu indirizzati mill-Amministrazzjoni Pubblika. Taħriġ dwar l-Użu Ħażin ta' Sustanzi fuq il-Post tax-Xogħol L-ESP organizza laqgħa ta' taħriġ dwar l-abbuż mis-sustanzi fuq il-post tax-xogħol. Din il-laqgħa saret b'kollaborazzjoni mas-Sedqa bl-għan li l-parteċipanti jkollhom l-opportunità li jiddiskutu l-effetti tad- droga u s-sustanzi, kemm fuq livell fiżiku kif ukoll fuq livell psikoloġiku, kif ukoll ir-riskji marbutin mat-twettiq tax-xogħol taħt l-influwenza tad-droga. Kampanja dwar il-Benesseri tal-Għalliema Matul din is-sena, bi ftehim mal-Ministeru għall-Edukazzjoni u x-Xogħol, l-ESP nieda kampanja ta' informazzjoni fost l-għalliema fl-iskejjel. Il-kampanja kienet tikkonsisti f'ittra personali li ntbagħtet mill-Ministeru biex tinkoraġġixxi lill-għalliema jużaw dawn is-servizzi kif ukoll biex l-għalliema jiġu infurmati li l-ESP se jkun qed joffri laqgħa ta' taħriġ lil kull skola dwar l-importanza tal-benesseri. Kundizzjonijiet dwar l-Impjieg mas-Servizz Pubbliku Rilaxx ta' Impjegati Pubbliċi biex jattendu seminars organizzati mit-Trade Unions, kemm lokalment u barra minn Malta Bl-għan li l-proċessi amministrattivi jkunu iktar simplifikati, il-leave biex wieħed jattendi għal seminars u konferenzi organizzati mit-Trade Unions ġie delegat lid-Diretturi responsabbli għar-riżorsi umani. Sar forum għad-Diretturi biex tiġi spjegata din il-proċedura ġdida. Applikazzjonijiet għall-Allowances Bħala miżura ta' simplifikazzjoni u biex tiġi żgurata l-konsistenza, l-applikazzjonijiet għal talbiet ta' allowances, bħal deputising allowance, stand-by allowance u ad hoc allowances, issa jinsabu disponibbli onlajn. Permezz ta' din l-applikazzjoni standard, qed jiġi żgurat li d-dettalji kollha neċessarji jkunu pprovduti mill-ewwel u b'hekk r-rikjesta tkun tista' tiġi pproċessata b'mod iżjed mgħaġġel. Rilaxx ma' Organizzazzjonijiet Volontarji Il-politika dwar ir-rilaxx ta' impjegati pubbliċi ma' Organizzazzjonijiet Volontarji ġiet imwessgħa sabiex tinkorpora Għaqdiet Nazzjonali mhux Governattivi (NGOs) li jkollhom xi proġett jew attivitajiet fuq bażi nazzjonali. Skont din jew Organizzazzjonijiet mhux Governattivi jistgħu jiġu kkunsidrati kemm-il darba jipprovdu servizz li huwa diġà pprovdut mill-gvern jew servizz relatat mal-politika tal-gvern u li bħalissa mhux ipprovdut mill-gvern. l-ġdida, Organizzazzjonijiet Volontarji il-politika Sabiex id-Direttorat ikompli jwettaq il-funzjonijiet tiegħu bħala gwida u punt ta' riferiment għad- dipartimenti, sar bosta taħriġ rigward il-qasam tad-dixxiplina, liema taħriġ kien immirat lejn il-Kapijiet tad-Dipartimenti kif ukoll lejn l-uffiċjali li jaħdmu fit-Taqsima tar-Riżorsi Umani. Barra minn hekk, id- Diviżjoni kompliet tagħmel il-monitoraġġ u l-awditjar tal-każijiet tad-dixxiplina fil-Ministeri, sabiex tiżgura li l-proċedimenti tad-dixxiplina jkunu qegħdin jiġu trattati skont ir-Regolamenti tal- Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku. Id-Direttorat tar-Research and Personnel Systems Il-funzjonijiet prinċipali tad-Direttorat tar-Research and Personnel Systems għas-sena 2018 kienu:  L-immaniġġjar u l-manutenzjoni tas-sistema tas-salarji tas-Servizz Pubbliku, kif ukoll il-ħlas f'ħinhom tas-salarji, bonuses, sahra u allowances lill-persuni kollha li jitħallsu minn din is-sistema; Id-disinn, l-implimentazzjoni u l-monitoraġġ tas-sistema ġdida tal-prestazzjoni tal-impjegati tas- Servizz Pubbliku biex il-prestazzjonijiet tal-impjegati jkunu mkejla b'mod aktar adegwat u effiċjenti, kif ukoll ta' moduli tar-riżorsi umani għas-Servizz Pubbliku, flimkien mas-sapport meħtieġ fuq dawn is-sistemi;  L-organizzazzjoni ta' fora regolari mad-Diretturi tas-Servizzi Korporattivi, Diretturi tal-People Management u Maniġers tar-Riżorsi Umani, biex dejjem itejbu l-kompetenzi tagħhom f'dan il- qasam u jkunu aġġornati bi żviluppi ġodda u policies fil-qasam tar-riżorsi umani;  L-immaniġġjar u ż-żamma ta' dettalji tal-impjegati tal-Amministrazzjoni Pubblika, biex permezz ta' dawn tkun tista' tingħata informazzjoni regolari, eżatta, f'ħinha u kwalitattiva għal pjanar aħjar u biex ikunu jistgħu jittieħdu deċiżjonijiet għaqlin. Is-Sistema tas-Salarji tas-Servizz Pubbliku Is-sistema kompjuterizzata tas-salarji tal-Gvern ġiet imsaħħa u komplew isirulha numru ta' upgrades matul is-sena biex tkun aktar effiċjenti u sigura, filwaqt li jkun żgurat li s-sistema tkun dejjem aġġornata bl-aktar ħtiġiet riċenti, speċjalment dawk li joħorġu mid-Diskors tal-Baġit. Matul is-sena 2018, id-Direttorat ipproċessa tlettax-il pagament ta' salarju lill-impjegati tas-Servizz Pubbliku flimkien ma' pagamenti ta' stipendji għall-istudenti. Fi Frar intbagħtu wkoll il-formoli tal- FS3 lill-impjegati u l-istudenti. Ir-rapporti, payslips u FS3s iġġenerati minn din is-sistema huma kważi kollha f'format elettroniku, u jitqassmu b'ittra elettronika. B'hekk is-Servizz Pubbliku rnexxielu jnaqqas konsiderevolment il-carbon footprint tiegħu, kif ukoll il-ħela fl-użu tal-karta u tal-linka tal- istampar. Matul l-istess żmien, id-Direttorat kien involut ukoll fl-implimentazzjoni ta' numru ta' ftehimiet settorali, fosthom dawk tal-Għalliema, tal-Pulizija u tal-Infermiera. Portal Ġdid tar-Reklutaġġ Fl-ewwel ġimgħa ta' Jannar tas-sena 2018 ġie varat u beda jintuża Portal ġdid tar-Reklutaġġ tas-Servizz Pubbliku. Ix-xogħol fuq dan is-sit kien ilu għaddej sa mill-bidu tas-sena 2017. Is-sit ta' qabel kien ilu jintuża mis-sena 2006, u b'hekk inħasset il-ħtieġa ta' bidla fit-teknoloġija sabiex is-sit ikun aġġornat mas-sistemi moderni tal-lum. Dan is-sit issa joffri wkoll il-faċilità li wieħed ifittex impjieg li jinterassah minn għażla ta' kategoriji ta' impjieg. Barra minn hekk, wieħed ikun jista' wkoll jimmarka (bookmark) xi sejħa li tinteressah biex qabel tagħlaq tfakkru li jrid japplika għal dik is-sejħa partikolari. Fil-Portal il-ġdid tar-Reklutaġġ inbidel ukoll kompletament il-backend tas-sistema, jiġifieri dik il-parti fejn id-dipartimenti jtellgħu s-sejħiet vakanti biex kandidati prospettivi jkunu jistgħu japplikaw għalihom. B'kollaborazzjoni mal-MITA u d-Dakar, id-Direttorat fassal programm ta' taħriġ fuq il- backend għal madwar 87 impjegat li għandhom ir-rwol li jtellgħu dawn is-sejħiet u li jżommu elenku tal-applikanti. Biex inkomplu nestendu l-viżjoni tal-amministrazzjoni fejn jidħlu sistemi aktar aċċessibbli għall- pubbliku onlajn, f'April tas-sena 2018 tnediet ukoll mobile application ġdida marbuta mal-Portal tar- Reklutaġġ, imsejħa Join the Public Service. Din il-mobile app tipprovdi vetrina tal-postijiet vakanti kollha li jkun hemm minn żmien għal żmien fis-Servizz Pubbliku u toffri informazzjoni għal dawk kollha li jixtiequ jingħaqdu mas-Servizz Pubbliku f'Malta. Permezz ta' sistema ta' notifiki mibgħuta minn din l-app, wieħed iżomm ruħu aġġornat dwar il-vakanzi ġodda li joħorġu. Responsive website ġdida - https://mypersonalkiosk.gov.mt/ F'Novembru tas-sena 2018, id-Direttorat tar-Research and Personnel Systems, f'kollaborazzjoni mal- Uffiċċju taċ-Chief Information Officer fl-Uffiċċju tal-Prim Ministru, varaw responsive website ġdida, https://mypersonalkiosk.gov.mt/. Kull impjegat imħallas mis-sistema tas-salarji tas-Servizz Pubbliku issa jista' jaċċessa dan is-sit elettroniku permezz tal-eID u fih isib id-dettalji bażiċi personali tiegħu, hekk kif miżmuma fis-sistema tas-salarji, bilanċi ta' kull tip ta' leave li bbenefika minnu u wkoll il- payslips ta' dawn l-aħħar tliet snin. B'din l-inizjattiva, l-impjegat ingħata aktar viżibbiltà għar-rekords personali tiegħu u jista' jaċċessahom b'mod aktar faċli. Huwa ppjanat li matul is-sena 2019 inkomplu nestendu aktar dan is-sit elettroniku billi nżidu wkoll id-dokument tal-FS3 u rekords tal-ħiliet u l- kwalifiki tal-impjegati. HR Corporate Data Protection Procedures u Retention Policy Bl-avvanzi teknoloġiċi li saru matul iż-żmien u bid-dħul fis-seħħ tal-General Data Protection Regulation (GDPR), inħasset il-ħtieġa li d-Direttorat jirrevedi l-manwal tal-HR Corporate Procedures. Dan il-manwal iservi ta' linji gwida għall-Ministeri u Dipartimenti fejn tidħol retenzjoni tad-data u dokumenti personali relatati mal-impjegati. Bi tħejjija għal dan l-eżerċizzju, id-Direttorat identifika persuni mis-Servizz Pubbliku u mis-Settur Pubbliku sabiex jifformaw parti minn working group u flimkien jiddiskutu t-tibdil meħtieġ biex jiġi aġġornat il-manwal tal-HR Corporate Procedures. Ladarba jkun finalizzat, dan il-manwal għandu jservi ta' referenza għall-Amministrazzjoni Pubblika sabiex il- data tal-impjegati tkun imħarsa kif mistenni u skont il-parametri stabbiliti minn dan ir-regolament. Tkomplew il-Compliance Audits li l-People & Standards Division qed tagħmel fil-Ministeri u Dipartimenti. Matul l-2018 saru ħdax-il Compliance Audits u d-Direttorat tar-Research and Personnel Systems ħa ħsieb il-parti tal-allowances. F'kull każ ġie verifikat il-proċess ta' kif ingħatat l-allowance sabiex jiġi determinat jekk din ġietx approvata mill-awtorità kompetenti u sabiex ikun żgurat li hemm id-dokumentazzjoni kollha meħtieġa. Lejn l-aħħar tas-sena 2018, id-Direttorat kien mitlub jestendi l- audits ukoll fuq il-miżuri favur il-familja biex jiġi determinat jekk Direttiva 8 hux qiegħda tiġi mħarsa, u fuq leave minħabba mard. F'każ ta' nuqqasijiet identifikati, il-Ministeri u d-Dipartimenti ġew mgħarrfa u kienu mitluba jieħdu miżuri korrettivi sabiex is-sitwazzjoni tiġi rettifikata fi żmien stipulat. Laqgħat dwar ir-Riżorsi Umani organizzati mid-Direttorat Matul is-sena 2018, id-Direttorat organizza disa' laqgħat għad-Diretturi tas-Servizzi Korporattivi u Diretturi tal-People Management. Dawn il-laqgħat isiru sabiex dejjem jitjiebu l-kompetenzi ta' dawn il-persuni f'dan il-qasam, u biex ikunu konxji ta' żviluppi ġodda u policies fil-qasam tar-riżorsi umani. Iservu wkoll biex ikunu diskussi policies ġodda li l-People & Standards Division tkun qed tħejji u tevalwa qabel ikunu implimentati. L-Istitut għas-Servizzi Pubbliċi (IPS) Il-ħidma ġenerali Is-sena 2018 kienet sena impenjattiva għall-Istitut għas-Servizzi Pubbliċi, kemm fit-twettiq tal- funzjonijiet li joħorġu mill-miri tal-gvern kif ukoll bi proġetti u inizjattivi ġodda. Fil-fatt, l-Istitut organizza 'l fuq minn 500 kors tul din is-sena, ħafna minnhom immirati lejn pożizzjonijiet ta' tmexxija. Minbarra t-taħriġ li jsir skont il-prospett ippubblikat ta' kull sena, kien hemm ukoll numru ta' programmi li kienu mitluba minn ministeri, dipartimenti u entitajiet governattivi. L-2018 kienet ukoll sena fejn il-kollaborazzjoni mal-Università ta' Malta u l-MCAST bdew dejjem aktar iħallu l-frott. Fil-fatt, fl-aħħar kwart tal-2018 ġie ddisinjat kors ġdid bi sħab mal-Università, u akkreditat mill-istess Università, fuq Relazzjonijiet Industrijali kif ukoll kors ġdid fuq Leadership. Kien hemm ukoll korsijiet ġodda li saru bi sħab ma' dawn l-istituzzjonijiet, bħal Baċellerat fil-Procurement and Finance, u oħrajn. Barra minn hekk baqgħu jiġu offruti programmi li huma wkoll akkreditati man- National Commission for Higher Education (NCFHE). It-taħriġ kien jinkludi oqsma bħal dak tal- governanza, strateġija u żvilupp ta' policies, financial management, riżorsi umani, lingwi, u oħrajn. Tajjeb li wieħed isemmi wkoll in-numru ta' boroż ta' studju li ngħataw f'diversi suġġetti u li pprovdew opportunitajiet lil ħafna impjegati biex setgħu jkomplu kemm l-istudji tagħhom f'livell akkademiku kif ukoll jieħdu esperjenzi barra minn Malta fejn setgħu jattendu għal seminars u workshops qosra biex itejbu l-għarfien dwar x'qed isir fil-qasam tax-xogħol tagħhom f'pajjiżi oħra. Dan kollu qed iseħħ f'qafas ta' kompetenzi li d-Direttorat żviluppa biex jistruttura t-taħriġ għas-Servizz Pubbliku u jgħin lill-managers u l-impjegati kollha jidentifikaw it-taħriġ li għandhom bżonn fl-iżvilupp personali tagħhom, kif ukoll biex javvanzaw fil-karriera. Taħriġ Matul l-2018 kompliet ukoll il-kollaborazzjoni bejn l-IPS u l-Jobsplus fejn ġew imnedija numru ta' programmi fosthom korsijiet dwar Managing Change. Komplew ikunu organizzati wkoll programmi ta' taħriġ għal diversi uffiċjali pubbliċi minn Ministeri differenti, fosthom programmi għall-infermiera kollha tal-Isptar Mater Dei dwar Managing Performance and Emotional Intelligence, programm ta' taħriġ fuq Performance Management għal infermiera u qwiebel, kors ta' Train the Trainer għal infermiera tal-Isptar Mater Dei li se jkunu qed jagħtu taħriġ lill-kollegi tagħhom, u tnejn oħra għall- Akkademja tal-Korpi Dixxiplinati. Programmi oħra ta' taħriġ ad hoc li ġew organizzati kienu Change Management għad-Dipartimet tal-Quality Assurance, MEDE; Creating High Performance Teams għal uffiċjali li jaħdmu fil-qasam tal-Mental Health Rehabilitation; u Data Protection u Freedom of Information għal uffiċjali tal-Malta Competition and Consumer Affairs Authority. Kompla t-taħriġ tal-induction għal Uffiċjali Prinċipali Anzjani, li jikkonsisti fil-Public Management Toolkit kif ukoll sessjoni dwar Principles of Service of Excellence. F'Jannar u Mejju ġew organizzati żewġ sessjonijiet tal-Principles of Service of Excellence. Ġew organizzati wkoll xi sessjonijiet tal- induction għal dawk l-Uffiċjali Prinċipali li kienu fallew xi sessjoni biex b'hekk l-Uffiċjali Prinċipali kollha lestew it-taħriġ kollu tal-induction. Saru numru sostanzjali ta' Induction Courses, fosthom għal Assistenti Prinċipali u Uffiċjali Eżekuttivi kif ukoll għall-uffiċjali li ġew ingaġġati minn barra s-Servizz Pubbliku, policy officers u ICT officers. Dan it-taħriġ tal-Induction kien jinkludi sessjonijiet fuq Values and Conduct in the Public Service, Performance Appraisal, Social Media Policy, Employee Support Programme, Customer Care, Equality, Data Protection, Reporting Relationships, Role of Principal, PSMC, Public Administration Act u How Government Works. Is-Sezzjoni tat-Taħriġ tal-Informatika, Komunikazzjoni u Teknoloġija kkordinat ukoll taħriġ għall-impjegati tal-gvern kif ippubblikat fil-leaflet tal-Istitut u fis-sit elettroniku, kif ukoll għamlet taħriġ għad-Diretturi Ġenerali u Diretturi fl-ICT & Business. Ġie mniedi wkoll abozz ta' programm ġdid intensiv għall-ICT Class, fejn uffiċjali li jagħmlu parti minn din il-klassi ta' impjegati huma obbligati jsegwu taħriġ strutturat ibbażat fuq ir-responsabbiltajiet li huma mistennija jassumu skont kull grad. Dan il-programm ġie diskuss maċ-Chief Information Officers kollha. Matul din is-sena sar ukoll taħriġ estensiv f'diversi oqsma bħal Data Protection, Customer Care, Finanzi, Procurement, Governanza, Policy, u How to Organise and Minute Meetings. Diversi talbiet minn dipartimenti differenti biex jiġu organizzati programmi ta' taħriġ ġew milqugħa u saru dawn il- korsijiet. Ġiet ukoll organizzata skeda ta' taħriġ għal uffiċjali pubbliċi wara li ġiet introdotta l-liġi l- ġdida hekk imsejħa General Data Protection Regulations (GDPR). Barra minn hekk, saru diversi korsijiet fil-lingwi, fosthom biex tkompli tissaħħaħ il-kitba fil-lingwa Maltija. Flimkien mal-Kunsill Nazzjonali tal-Ilsien Malti ġew organizzati erba' korsijiet bit-tema Tisħiħ fil-Kitba Tajba bil-Malti. Sar ukoll kors fl-użu tal-Malti għall-barranin li għandhom professjoni fis-settur tas-saħħa. Ma' dan wieħed irid isemmi wkoll il-kors fil-Malti għat-tobba barranin. Uffiċjali pubbliċi jistgħu jitgħallmu wkoll lingwi bħall-Franċiż, il-Ġermaniż jew l-Ispanjol. Kien hemm numru ta' uffiċjali li ġew sponsorjati biex jitħarrġu f'dawn il-lingwi. Matul l-2018 ġew organizzati diversi korsijiet tal-Public Management Toolkit, fejn kienu mistiedna jattendu dawk l-uffiċjali li huma marbutin li jlestu t-Toolkit sal-aħħar ta' Settembru, jiġifieri Diretturi, Diretturi Ġenerali u Senior Principal Officers. Ġew mistiedna wkoll uffiċjali oħra li riedu jlestu t- Toolkit biex il-ħatra tagħhom tkun konfermata. Numru ta' korsijiet li jagħmlu parti mill-Public Management Toolkit ġew organizzati f'Għawdex ukoll. Kien hemm 139 uffiċjal li lestew il-Public Management Toolkit matul l-2018. Ċerimonja ta' Gradwazzjoni Fil-5 t'Ottubru ġiet organizzata ċerimonja ta' gradwazzjoni għal dawk l-uffiċjali li temmew b'suċċess il-Public Management Toolkit, Continuous Development Award in Public Procurement Regulations u l-Foundation Course in Customer Care. Ingħata wkoll rikonoxximent lil dawk l-uffiċjali li kienu sponsorjati mill-IPS u kisbu BA Public Projects (MCAST), BA Public Administration (Università ta' Malta), kif ukoll Ċertifikat tas-Snajja'. Numru ta' Gradwati Ċertifkat fis-Snajja' Ħidma Internazzjonali European Institute for Public Administration (EIPA) Ġew ipproċessati 10 stediniet mill-EIPA. Structure Traineeship with EU Institutions (NEPT) Fl-1 ta' Ottubru, 2018, żewġ uffiċjali bdew l-esperjenza tagħhom taħt din l-iskema. Short Term Traineeship Programme with the European Institutions L-IPS oriġinalment irċieva 36 applikazzjoni li ħafna minnhom attendew fis-snin ta' qabel. Il-kwota għal Malta għas-sena 2018 kienet ta' 2. Attenda wieħed bejn is-6 u s-16 ta' Marzu, 2018, u waħda bejn s-16 u s-26 ta' Ottubru, 2018. Hungarian National Institute of Public Administration (NIPA) Internship Tul l-2018 tliet studenti Ungeriżi li qegħdin jitħarrġu biex jidħlu fiċ-Ċivil Ungeriż bħala managers għamlu esperjenzi ta' ftit xhur f'dipartimenti relatati mal-qasam fejn huma qed jispeċjalizzaw. Fil-fatt kien hemm student mal-PPCD, waħda mal-MESDC u oħra fl-Education Programme Centre (Il-Gżira). Iċ-Ċina Sponsorships Akkademiċi L-Istitut għas-Servizzi Pubbliċi ngħata l-inkarigu mis-Segretarju Permanenti Ewlieni li jaħdem mill- qrib mal-Università ta' Malta u l-Kulleġġ Malti tal-Arti, ix-Xjenza u t-Teknologija (MCAST) sabiex jiġu varati korsijiet speċjalizzati indirizzati lejn l-amministrazzjoni pubblika. Diversi uffiċjali pubbliċi segwew dawn il-korsijiet fl-2018: Id-Direttorat Resourcing and Compliance Governanza fis-sistemi pubbliċi Il-programm ta' monitoraġġ u verifika tal-funzjonijiet delegati ta' HR ġie intensifikat u konsolidat biex tkun żgurata konformità mad-Direttivi 7, 9, 10.1 u 12 madwar is-Servizz Pubbliku u l-Entitajiet Pubbliċi. B'dan l-għan, b'konsultazzjoni mad-Direttorat tar-Research and Personnel Systems u l-IRU, id-Direttorat kompla bl-eżerċizzju ta' monitoraġġ u twettiq ta' compliance payroll inspections kif ukoll monitoraġġ ta' proċessi li huma delegati fil-ministeri u entitajiet pubbliċi. Dan il-programm estensiv jaħseb sabiex iwassal għal governanza mtejba fl-oqsma ta' salarji mħallsa, strutturi approvati u regolamenti fis-seħħ li joħorġu minn dawn id-Direttivi. Ftehim Ġdid dwar il-Klassi Maniġerjali Id-Direttorat ikkontribwixxa għall-abbozzar u l-ħruġ tal-Manwal dwar il-Kundizzjonijiet tax-Xogħol għall-Uffiċjali fi ħdan il-Klassi Maniġerjali għal Persunal Kwalifikat. Il-manwal jistabbilixxi l-istruttura tal-gradi għall-klassi maniġerjali fi ħdan is-Servizz Pubbliku, flimkien mar-rekwiżiti għar-reklutaġġ, il- progressjoni u l-għotja ta' allowances. Il-manwal jikkontempla wkoll l-assimilazzjoni ta' uffiċjali eżistenti li kienu ġew maħtura f'pożizzjoni maniġerjali permezz tal-manwal preċedenti, il-Manwal dwar il-Pożizzjonijiet ta' Assistent Direttur, Maniġer Anzjan, Maniġer u Assistent Maniġer, datat April 2016. Dan id-Direttorat mexxa l-eżerċizzju sabiex jiġu identifikati tali uffiċjali u sabiex issir l-assimilazzjoni tagħhom fl-istruttura l-ġdida. Id- Direttorat ħa ħsieb ukoll sabiex il-manwal preċedenti t'April 2016 jiġi sostitwit bil-Manwal dwar il- Pożizzjonijiet ta' Assistent Direttur fis-Servizz Pubbliku ta' Malta, li issa huwa manwal komprensiv u ffukat biss fuq din il-pożizzjoni. B'riżultat ta' Memorandum of Understanding sussegwenti, saret assimilazzjoni ta' uffiċjali fuq pożizzjoni ta' riċerka fi ħdan dawn il-gradi maniġerjali. L-għan wara dan il-Manwal kien ukoll biex jinħolqu career pathways li jaraw is-Servizz Pubbliku attraenti biex jikbru fil-karrieri rispettivi tagħhom. Barra minn hekk jinkoraġġixxi aktar uffiċjali pubbliċi jinvestu fihom infushom fi żvilupp akkademiku. Dan kollu jifforma parti minn pjan ħolistiku ta' suċċessjoni għal ċerti pożizzjonijiet ta' tmexxija kif ukoll oħrajn kruċjali u teknokratiċi fis-sistema tas-Servizz Pubbliku. Miżuri li joħorġu mill-Ftehim Kollettiv Dan id-Direttorat:  estenda l-provvedimenti ta' Klawsola 18.2 tal-Ftehim Kollettiv kurrenti, sabiex servizz preċedenti jkun jgħodd għal skopijiet ta' progressjonijiet u promozzjonijiet dipendenti fuq numru ta' snin ta' servizz sodisfaċenti, f'każ ta' uffiċjali li jkunu rriżenjaw u reġgħu daħlu mal-Gvern; u  ħareġ kjarifiki konnessi ma' Klawsola 18.3 tal-Ftehim Kollettiv, li sejħiet għal applikazzjonijiet qatt m'għandhom jinħarġu b'salarju marbut mal-punt massimu tal-iskala rispettiva iżda għandhom jinħarġu bi skala marbuta ma' punt inkrimentali wieħed inqas mill-massimu, bil-punt massimu jintlaħaq mal-konferma tal-ħatra, jew it-tlestija ta' servizz ta' sena, skont liema hu l-aktar tard. Tisħiħ ta' Proċessi Il-Kumitat Kordinattiv, stabbilit permezz tad-Direttiva 10.1, ħareġ struzzjonijiet u kellu laqgħat fuq bażi regolari matul l-2018 biex jiddiskuti l-Pjanijiet tal-HR tal-ministeri u tal-entitajiet pubbliċi permezz tad- Direttiva 7.2. Id-diskussjonijiet iffukaw fuq it-talbiet u fuq kunsiderazzjonijiet ċentrali bħalma huma n-numru tal-impjegati u l-aspett finanzjarju. Dan id-Direttorat, f'kollaborazzjoni mad-Direttorat tal-Personnel and Research Systems, ipprovda appoġġ kif meħtieġ lill-iżviluppatur tas-software responsabbli mill-Portal tar-Reklutaġġ tal-Gvern, fuq kwistjonijiet ta' natura ta' Resourcing, b'konnessjoni mal-iżvilupp tat-tieni fażi tal-Portal dwar l- awtomazzjoni tal-proċess tal-għażla. Meta titlesta t-tieni fażi fl-2019, ikun possibbli li l-proċess kollu, inkluż xogħol back office u xogħol li jsir waqt il-proċess tal-għażla nnifisha, isir permezz tas-sistema tal-Portal. Għal raġuni ta' simplifikazzjoni, l-approvazzjoni ta' talbiet għall-estensjoni tas-servizz lil hinn mill-età statutorja tal-irtirar, minn uffiċjali pubbliċi u minn impjegati tas-settur pubbliku li jaqgħu taħt id- Direttiva 7, ġiet delegata lis-Segretarju Permanenti rispettiv (jew lid-delegat tiegħu/tagħha) jew lill-Kap tal-Entità, kif applikabbli. Tisħiħ ta' Politiki Ġie kjarifikat li rekluti esterni li jkunu tqal, u li jikkwalifikaw għal-Leave tal-Maternità fl-istess ħin li jikkwalifikaw għall-ħatra mas-Servizz Pubbliku, għandhom jingħataw il-ħatra dovuta tagħhom, anke jekk ma jkunux jistgħu jibdew ix-xogħol ġdid tagħhom waqt il-perjodu tal-validità tar-riżultat. B'konsultazzjoni mal-Kap, Finance and Procurement Reform, in-NAO u l-IAID, ħarġu kjarifiki li Contracts for Service huma soġġetti għall-Public Procurement Regulations u jista' jsir rikors għalihom meta m'hemmx riżorsi eżistenti biex jiġi pprovdut is-servizz. Bħala regola ġenerali, is-servizz għandu jiġi pprovdut fi żmien partikolari u l-fornitur tas-servizz għandu jikkonforma mal-obbligi fiskali. Ġiet approvata politika, b'konsultazzjoni mal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku, sabiex uffiċjali pubbliċi li jiġu eletti fil-Parlament, maħtura Ministri/Segretarji Parlamentari għal kemm iddum leġiżlatura, u sussegwentement ma jkollhomx ħatra Ministerjali/ta' Segretarju Parlamentari imma xorta jżommu s-siġġu tagħhom fil-Parlament, ikunu intitolati għal mandat bħala Uffiċjal fi Grad 4/5, jew ekwivalenti, kif applikabbli. Dawn l-arranġamenti huma intenzjonati wkoll għal uffiċjali pubbliċi li bħalissa għandhom siġġu fil-Parlament u li fil-passat kellhom ħatra Ministerjali/ta' Segretarju Parlamentari għal leġiżlatura sħiħa, liema arranġamenti huma estiżi għall-impjegati tas-settur pubbliku. Aġġornament ta' Direttivi 7 u 9 It-tmexxija tal-proċess tar-Relazzjonijiet Industrijali, kemm fis-Settur Pubbliku kif ukoll fis-Servizz Pubbliku, ġiet iddelegata lill-Kapijiet tal-Entitajiet/Kapijiet tad-Dipartimenti. Dawn jistgħu jagħżlu li jinvolvu, jew ma jinvolvux, lill-Industrial Relations Unit (IRU) fil-proċess tan-negozjar, bil-kundizzjoni li s-sanzjonar tal-IRU jkun dejjem jorbot. Għaldaqstant, dan id-Direttorat ipprovda l-kontribut neċessarju għall-abbozzar u l-ħruġ ta' (i) Direttiva 7.2, intitolata "Delegazzjoni tal-Awtorità biex Isir Reklutaġġ, Promozzjonijiet u Relazzjonijiet Industrijali fl-Entitajiet tas-Settur Pubbliku" u (ii) il-Manwal għall-Entitajiet tas-Settur Pubbliku: Delegazzjoni ta' Awtorità biex isir Reklutaġġ, Promozzjonijiet u Relazzjonijiet Industrijali (Verżjoni 6). Id-Direttiva tiddefinixxi mill-ġdid ir-rwol tal-IRU u tfassal il-proċess li għandu jiġi segwit għas- sottomissjoni tal-Pjanijiet ta' Riżorsi Umani fil-każ ta' Entitajiet tas-Settur Pubbliku. Id-Direttorat ipprovda wkoll il-kontribut neċessarju għall-abbozzar u l-ħruġ ta' (i) Direttiva 9.1, intitolata "Delegazzjoni tal-Awtorità biex Jitmexxew Relazzjonijiet Industrijali u biex jitmexxa l- Proċess tal-Għażla u tal-Ħatriet fis-Servizz Pubbliku ta' Malta" u (ii) il-Manwal dwar ir-Relazzjonijiet Industrijali u l-Proċess tal-Għażla u l-Ħatra taħt Awtorità Delegata fis-Servizz Pubbliku ta' Malta (Verżjoni 4). Id-Direttiva żżid mad-delega mogħtija permezz ta' Direttiva 9, l-awtorità li jitwettqu r- Relazzjonijiet Industrijali mill-Kap tad-Dipartiment. Standard Operating Procedure (SOP) ġdid Bħala miżura sabiex titjieb l-effiċjenza u biex jiġi żgurat li ż-żmien miftiehem għall-ipproċessar ta' talbiet għall-ħruġ ta' sejħiet għall-applikazzjonijiet ikun osservat, ġie ppubblikat SOP rigward Skedi ta' Żmien għall-Approvazzjoni u l-Pubblikazzjoni ta' Sejħiet għall-Applikazzjonijiet Interni u Esterni. Dan l-SOP ġie ppreparat wara konsultazzjoni mal-partijiet interessati pertinenti. L-SOP jagħti proċess dettaljat pass pass tal-approvazzjoni u l-ħruġ ta' sejħiet għal applikazzjonijiet, flimkien mal-iskedi ta' żmien rispettivi li għandhom jiġu segwiti mill-P&SD, mid-DOI u mill-Ministeru rispettiv. Sejħiet u Eżerċizzji Ċentrali Is-Sezzjoni tal-Operazzjonijiet tad-Direttorat ħarġet u pproċessat sejħiet għall-applikazzjonijiet għal postijiet/pożizzjonijiet ta' EU Fund Manager, EU Fund Officer u Assistent Maniġer/Trainee Assistent Maniġer (Rekords); qassmet, fi ħdan diversi ministeri, 520 Operattiv Anzjan Grupp IV, 15-il ICT Support Assistants, 36 Uffiċjal tal-Politika Anzjani, 24 Uffiċjal tal-Politika u Uffiċjal ta' Appoġġ għall- Politika, u ħarġet ħatriet lil 267 Assistent Prinċipal u 151 Uffiċjal Eżekuttiv. Is-sezzjoni, flimkien mal- Istitut għas-Servizzi Pubbliċi u Ministeri, ħadet ħsieb it-taħriġ ta' introduzzjoni ta' Assistenti Prinċipali, Uffiċjali Eżekuttivi, Uffiċjali Anzjani tal-Politika, Uffiċjali tal-Politika, Uffiċjali ta' Appoġġ għall- Politika u ICT Support Assistants. ID-DIVIŻJONI TAS-SUPPORT SERVICES Introduzzjoni Matul l-2018 id-Diviżjoni tas-Support Services fi ħdan l-Uffiċċju tal-Prim Ministru kompliet tagħti pariri u appoġġ lis-Segretarju Permanenti Ewlieni f'oqsma relatati mal-Amministrazzjoni Pubblika. Id-Diviżjoni hija magħmula minn dawn id-Dipartimenti u Direttorati: Id-Direttorat tal-Finanzi u l-Amministrazzjoni Id-Direttorat għall-Iżvilupp tal-Politika u Implimentazzjoni tal-Programmi Id-Dipartiment tal-Informazzjoni Saru laqgħat fuq bażi regolari fejn ġew diskussi punti ta' natura amministrattiva u finanzjarja kif ukoll l-inizjattivi tal-Gvern, partikolarment dawk relatati ma' regolamenti u direttivi u kif dawn jolqtu l- operat ta' kull Dipartiment u Direttorat. F'dawn il-laqgħat saru diskussjonijiet li kienu jinvolvu miżuri li ġew, u li se jkunu ġejjin, fis-seħħ. Delegazzjoni ta' Awtorità Id-Diviżjoni għandha d-delega ta' awtorità f'oqsma u responsabbiltajiet varji li l-maġġoranza tagħhom jirreferu għal funzjonijiet taħt il-Public Service Management Code. Dawn ir-responsabbiltajiet jinkludu dawk marbuta mal-bilanċ bejn ix-xogħol u l-ħajja. Estimi Annwali u Ġbir ta' Arretrati Matul din is-sena, id-Diviżjoni kellha l-inkarigu li tieħu ħsieb li jsiru l-Business and Financial Plans annwali kif ukoll li jiġu kkonsolidati f'dokument wieħed u jiġu ppreżentati lill-Ministeru għall- Finanzi. Saru numru ta' laqgħat relatati ma' dawk finanzjarji kif ukoll dawk relatati mar-riżorsi umani. Fil-preżentazzjoni tal-Baġit għal kull sena ġie inkluż il-provvediment li hemm taħt l-Att tar- Responsabbiltà Fiskali fuq il-ġbir tal-arretrati minn Dipartimenti. Għaldaqstant, din id-Diviżjoni kellha r-responsabbiltà li tiżgura li d-Dipartimenti taħt dan l-Uffiċċju qegħdin jilħqu l-miri kif imniżżla fl-Estimi Ġenerali għall-2018. Il-Kumitat tal-Kuntratti Dipartimentali Il-Kumitat tal-Kuntratti Dipartimentali kompla jiltaqa' fuq bażi regolari. Il-Kumitat kellu rwoli importanti fosthom biex jiżgura li r-rakkomandazzjonijiet tal-Kumitati ta' Evalwazzjoni jsiru skont ir- regoli tax-xiri pubbliku. Direttur Ġenerali (Support Services) ID-DIPARTIMENT TAL-INFORMAZZJONI Relazzjonijiet mal-Midja Fl-2018 id-Dipartiment ħareġ 2,784 stqarrija (b'ritratti rilevanti skont il-każ u marbutin mal-kontenut tal-istqarrija) f'isem id-diversi ministeri, segretarjati parlamentari, dipartimenti u entitajiet oħra tal- Gvern. Id-Dipartiment ipproċessa wkoll 49 accreditation card, 57 card temporanja u card għat-tekniki, jiġifieri total ta' 107. Ta' min jgħid li l-accreditation cards li joħroġ id-Dipartiment huma mezz ta' identifikazzjoni biex dak li jkun jidentifika ruħu għal avvenimenti governattivi biss. Biex inaqqas l- aspett burokratiku, id-Dipartiment kompla jadotta wkoll politika li biha l-accreditation cards jiġġeddu darba kull sentejn u mhux aktar darba kull sena. Il-Midja Soċjali Il-profil tal-Facebook tad-DOI matul l-2018 kompla jiġi kkonsolidat u msaħħaħ tant li l-likes żdiedu b'aktar minn 2,707 oħra fuq is-sena ta' qabel u għandu aktar minn 59,000 follower. Il-paġna kellha medja ta' 20,973 żjara ta' kuljum, bl-ogħla waħda tkun fil-31 ta' Awwissu b'120,983 impression. Minn Jannar tal-2018 beda jiġi kkompilat pjan ta' erba' xhur bil-quddiem tal-posts li jkunu se jittellgħu, li jiġi aġġornat minn ġimgħa għal ġimgħa. Il-paġna tal-Facebook qed tkompli tkun aġġornata b'tagħrif u ritratti utli u interessanti filwaqt li qed tinbidel fi pjattaforma fejn il-pubbliku jibgħat mistoqsijiet għal tagħrif fuq diversi servizzi li jingħataw mill-Gvern u entitajiet pubbliċi oħra. It-tweġibiet mid- Dipartiment jingħataw fil-pront: kellha response rate ta' mija fil-mija, b'risposti għall-mistoqsijiet jingħataw fi tliet minuti biss, u l-paġna rnexxielha tikseb il-very responsive badge. Il-paġna tal- Facebook tad-DOI serviet ukoll b'suċċess bħala vetrina tar-ritratti ta' avvenimenti ewlenin meħudin mill-fotografi tad-DOI. Fl-2018 l-abbonati fuq it-Twitter tad-DOI żdiedu bi kważi 600 u laħħqu mas- 7,754. Servizz ta' Informazzjoni Fl-2018 is-servizz ta' informazzjoni tad-Dipartiment tal-Informazzjoni waslulu aktar minn 4,235 telefonata u 3,110 emails b'mistoqsijiet varji. Uffiċjali tal-Informazzjoni kellhom mal-2,800 persuna li ġew fiżikament id-Dipartiment sabiex jiksbu xi forma ta' tagħrif. Minbarra dan, is-servizz ta' informazzjoni ħa ħsieb ukoll jaqdi 312-il mistoqsija li daħlu fuq il-Facebook tad-DOI. Is-servizz ħadem ukoll mill-qrib ma' servizz.gov li huwa s-sies tal-informazzjoni li tingħata liċ-ċittadini mill- amministrazzjoni pubblika. Il-Portal gov.mt Matul l-2018, bl-għajnuna tal-IMU (UPM), saret il-migrazzjoni tal-portal tal-Gvern gov.mt, l-akbar portal f'Malta, għal pjattaform ġdida li hija Sharepoint 2013. Dan kien jinvolvi disinn ġdid tas-sit kif ukoll ħidma biex issir il-migrazzjoni tal-kontenut mill-portal ta' qabel għal dak ġdid. Fit-23 ta' Novembru, 2018, saret it-tnedija tas-sit b'mod diskret fejn it-tim ħadem sabiex jiċċekkja li kollox jaħdem skont ir-rekwiżiti mitluba. Il-portal tal-Gvern gov.mt baqa' jiġi aġġornat kuljum u b'mod regolari fejn jidħlu stqarrijiet, ritratti għall-midja, il-Gazzetta tal-Gvern u avviżi. Il-portal baqa' joffri varjetà sħiħa ta' suġġetti biex ikun pjattaforma ta' informazzjoni għall-pubbliku u fl-istess waqt jimxi skont iż-żminijiet. Is-servizz tal-RSS ukoll qed jiġi promoss bħala mezz alternattiv ta' kif wieħed jabbona għal stqarrijiet li joħorġu, opportunitajiet ta' impjiegi ġodda mas-Servizz Pubbliku, boroż ta' studju li jkunu ħarġu u L-Intranet tal-Gvern Id-Dipartiment kompla jopera l-intranet biex jgħaddi lill-ħaddiema tas-Servizz Pubbliku ċirkularijiet uffiċjali, aħbarijiet u avvenimenti li joħorġu minn żmien għal żmien. Dan is-servizz jiġi mħaddem kuljum filwaqt li kull nhar ta' Ġimgħa jkun hemm servizz apposta li bih l-impjegati jintbagħtulhom l- aħħar opportunitajiet ta' xogħol u ta' avvanz fil-karriera fis-Servizz. Matul is-sena żdiedet ukoll taqsima ġdida fil-menu, 'mAdmin Services'. Your Europe Id-Dipartiment tal-Informazzjoni baqa' membru attiv ħafna fil-bord editorjali ta' Your Europe, u kompla jipprovdi tagħrif nazzjonali biex jixxandar fuq dan il-portal. Il-kontenut tat-tagħrif jintbagħat lill-entitajiet nazzjonali sabiex jiġi verifikat qabel ma jgħaddi għand it-tim tal-Your Europe għall- pubblikazzjoni. Fotografija Matul l-2018, is-sezzjoni tal-Fotografija ħadmet fuq aktar minn 1,934 avveniment uffiċjali lokali f'Malta u aktar minn 30 żjara mill-President u mill-Prim Ministru f'pajjiżi barranin, kif ukoll kienet impenjata waqt żjarat ta' Kapijiet ta' Stat u ta' Gvern minn pajjiżi barranin f'pajjiżna - mill-Albanija, il-Maċedonja, l-Indja, ir-Repubblika Ċeka, il-Finlandja u d-Duka ta' Kent. Il-fotografi tad-Dipartiment jiġbdu, jeditjaw u jarkivjaw ir-ritratti skont il-ħtieġa. Id-Dipartiment kompla jinvesti wkoll fit-tagħmir fotografiku biex jiżgura li l-ħaddiema jkunu attrezzati bl-aqwa cameras tar-ritratti u lentijiet professjonali fil-pajjiż, kif ukoll fi drone. It-Taqsima Pubblikazzjonijiet Matul l-2018 ġew ippubblikati 184 edizzjoni tal-Gazzetta tal-Gvern (b'total ta' aktar minn 12,000 paġna) minbarra avviżi legali, atti u abbozzi ta' liġijiet. Fl-2018 it-Taqsima Pubblikazzjonijiet tad-DOI kompliet ukoll tippubblika edizzjoni kull nhar ta' Erbgħa ta' kull ġimgħa fejn l-Awtorità tal-Ippjanar telenka l-applikazzjonijiet għall-iżvilupp li jkunu saru, kif ukoll liema permessi ġew approvati u rifjutati. It-taqsima bdiet tagħti servizz ta' qari tal-provi bil-Malti lid-diversi entitajiet governattivi. Din it-taqsima ħadet ukoll ħsieb tal-pubblikazzjoni ta' diskors mill-President ta' Malta kif ukoll tal-ktejjeb taċ-ċerimonja tal-investitura ta' Jum ir-Repubblika. Bdiet ukoll diskussjoni bejn il-partijiet konċernati dwar il-possibbiltà li l-verżjoni onlajn tal-Gazzetta tal-Gvern tiġi rikonoxxuta b'mod uffiċjali. L-Arkivji u l-Librerija L-arkivji tad-Dipartiment komplew jaqdu lid-diversi ministeri, dipartimenti, entitajiet pubbliċi u privati kif ukoll lill-pubbliku fit-talbiet li jsiru għal ritratti li hemm fl-arkivji tad-DOI. It-taqsima kompliet bil- proċess galbat tagħha biex tagħmel f'format diġitali r-ritratti li hemm fuq il-pellikola u matul is-sajf id- Dipartiment kellu erba' studenti universitarji li għenu f'dan il-proċess. Matul l-2018 madwar nofs il- pellikoli bil-filmati ntbagħtu l-Olanda sabiex jiġu maqluba f'format diġitali. Dan huwa proġett iffinanzjat mill-Unjoni Ewropea u mħaddem mill-PBS Ltd. It-taqsima kompliet ukoll tipprovdi recordings tal-aħbarijiet tat-tliet stazzjonijiet ewlenin tat-televiżjoni lill-klijenti interni tas-Servizz Ir-Reġistru tal-Istampa Matul l-2018 kien hemm tnax-il reġistrazzjoni ta' pubblikazzjonijiet ġodda li waslu għand ir-Reġistratur filwaqt li tressqu 12-il emenda. Inħarġu żewġ ċertifikati b'rabta ma' konfermi ta' min kienu l-edituri f'każijiet ta' libelli quddiem il-Qrati Maltin. Matul l-2018 inħarġu 35 dritt ta' tweġiba f'isem id-diversi Inizjattivi oħra Matul l-2018 id-Dipartiment kompla jaħdem fuq kampanja aggressiva sabiex l-arretrati tal-avviżi tal- Gazzetta tal-Gvern u overtime ta' xogħlijiet għal terzi persuni jinġabru kemm jista' jkun malajr. Ir-rata ta' ġbir sal-aħħar tas-sena kienet dik ta' aktar minn 93% tal-invoices maħruġa. Fil-25 ta' Mejju daħlet fis-seħħ ir-regolamentazzjoni dwar il-GDPR u d-Dipartiment ħadem sabiex jiżgura li jittieħdu l-miżuri neċessarji biex id-Dipartiment ikun konformi ma' dawn ir-regolamenti kemm fuq il-portal l-antik kif ukoll fil-portal il-ġdid tal-gov.mt. Tfasslet u bdiet tiġi implimentata wkoll policy tad-Dipartiment dwar kemm għandha tinżamm id-data miġbura mid-Dipartiment. Paul Azzopardi Direttur, Informazzjoni ID-DIRETTORAT TAL-FINANZI U AMMINISTRAZZJONI Dan id-Direttorat jamministra oqsma varji maqsumin fuq tliet taqsimiet taħt l-Uffiċċju tal-Prim Ministru. Dawn huma t-Taqsimiet tar-Riżorsi Umani, tal-Finanzi u tas-Sapport Loġistiku. Matul l- 2018, id-Direttorat issokta bl-impenn fl-amministrazzjoni u mmaniġġjar tal-oqsma ta' servizzi korporattivi fis-sostenn lil diversi uffiċċji, dipartimenti, sezzjonijiet u segretarjati fl-Uffiċċju tal-Prim Ministru. It-Taqsima tar-Riżorsi Umani Din it-taqsima hija l-punt ta' referenza ewlieni fir-riżorsi umani tal-Uffiċċju tal-Prim Ministru. Bħala parti mill-funzjoni tagħha, it-taqsima toffri appoġġ lid-dipartimenti f'dan id-dekasteru kif ukoll lill- impjegati fi ħtiġiet jew mistoqsijiet li jista' jkollhom. It-taqsima kontinwament tassigura li l-liġijiet, direttivi, policies u proċeduri fuq id-diversi oqsma li jirrigwardjaw ir-riżorsi umani jkunu mħarsa. Matul l-2018, it-taqsima pproċessat numru ta' sejħiet għall-applikazzjonijiet u ħatriet skont l-HR Plans li l-istess taqsima tikkordina. Is-sejħiet għall-applikazzjonijiet ikkonċernaw kemm lis-Servizz Pubbliku kif ukoll lis-Settur Pubbliku. Funzjonijiet oħra li t-taqsima kompliet twettaq kienu ż-żamma korretta u aġġornata tar-rekords kif ukoll l-amministrazzjoni tal-payroll tal-Vot 5. Din is-sena rat l-introduzzjoni tal-GDPR u t-taqsima rat li r-regolamenti l-ġodda jiġu segwiti. It-Taqsima tal-Finanzi It-Taqsima tal-Finanzi hija responsabbli għall-amministrazzjoni ta' fondi pprovduti lill-Uffiċċju tal- Prim Ministru taħt il-voti relatati ma' Dħul, Rikorrent u Kapital, kif ukoll għas-safar u xiri li jsir taħt Vot 5, li huwa l-akbar vot taħt l-Uffiċċju tal-Prim Ministru. It-taqsima tikkordina wkoll il-funzjoni tal- Green Public Procurement tal-Uffiċċju tal-Prim Ministru. Fost xogħol li wettqet it-taqsima matul l-2018 hemm:  Tħejjija ta' rapport tal-voti tad-Dħul, Rikorrent u Kapital li jintbagħtu l-Uffiċċju tal-Baġit fil-  Preparazzjoni tal-Accrual Accounting kull tliet xhur kif mitlub mit-Teżor;  Tħejjija ta' rapporti finanzjarji oħra li jintalbu minn żmien għal żmien mill-Ministeru għall- Ministeru tal-Finanzi; Finanzi u mit-Teżor;  Monitoraġġ ta' VAT defaulters u t-tħejjija ta' rapport li jintbagħat lid-Dipartiment tal-VAT;  L-inventarju tal-Vot 5;  Għadd ta' pagamenti lil u mingħand dipartimenti u ministeri oħra. It-Taqsima għas-Sapport Loġistiku It-Taqsima għas-Sapport Loġistiku għandha diversi responsabbiltajiet, fosthom il-manutenzjoni tal- binjiet li jiffurmaw parti mid-dekasteru tal-Uffiċċju tal-Prim Ministru u s-saħħa u s-sigurtà. It-taqsima tmexxi wkoll is-sezzjoni tat-trasport, li tinkludi wkoll il-manutenzjoni tal-vetturi kif ukoll tagħti l-għajnuna loġistika meħtieġa meta jiġu organizzati attivitajiet f'Kastilja bħan-Notte Bianca, fil- Palazz tal-Girgenti u f'Villa Francia. It-taqsima hija wkoll responsabbli mill-immaniġġjar u l-monitoraġġ ta' diversi kuntratti skont kif miftiehma bejn id-Direttorat u l-aġent, fosthom kuntratti tat-tindif u sigurtà. It-taqsima għandha wkoll taħt ir-responsabbiltà tagħha r-registry tal-Uffiċċju tal-Prim Ministru. Matul l-2018 saru diversi taħditiet mal-MITA sabiex tiġi varata sistema aktar aġġornata ta' mmaniġġjar ta' fajls. It-taħditiet se jkomplu matul is-sena 2019, fejn ir-registry qed ikompli jagħti l-appoġġ meħtieġ sabiex jintlaħqu l-miri neċessarji. Sar ukoll xogħol biex jiddaħħlu u jiġu sostnuti miżuri ambjentali, ewlenija fosthom is-separazzjoni tal-iskart matul l-2018. Direttur L-ISTAMPERIJA TAL-GVERN L-Istamperija tal-Gvern żammet il-progress kostanti għas-sena 2018 fl-aspetti kollha tal-operat tagħha. L-investiment fil-makkinarju, it-titjib fl-infrastruttura u żieda fl-impjegati għenu biex l-Istamperija tal- Gvern tikseb riżultati pożittivi. L-operat L-istampar ta' pubblikazzjonijiet tradizzjonali baqa' kostanti għas-sena 2018. It-tabella ta' hawn taħt turi l-pubblikazzjonijiet diversi li saru f'din is-sena: Gazzetta tal-Gvern Avviżi Legali Abbozzi ta' Liġijiet Fis-sena 2018 ġew ippubblikati wkoll diversi Reġistri Elettorali. Il-pubblikazzjonijiet kollha b'konnessjoni mal-Baġit Annwali ġew ippubblikati b'mod effiċjenti u fil- ħin. L-Istamperija tal-Gvern kellha żieda sostanzjali fix-xogħol kummerċjali li toffri lill-ministeri, dipartimenti u entitajiet tal-Gvern meta mqabbel mas-snin ta' qabel. In-numru ta' xogħlijiet għal din is- sena laħħqu l-elfejn, sitt mija u ħamsa u sittin (2,665), minbarra dawk imsemmija aktar qabel. Investiment fil-Makkinarju Fis-sena 2018 ġiet installata sistema ġdida ta' Computer to Plate Machine li tant kienet meħtieġa. Wara proċess ta' sejħa għall-offerti, il-magna biex jiġu proċessati l-plates għall-istampar ġiet installata fl- ewwel kwart tas-sena 2018. Il-Computer to Plate Machine ġabet magħha livell għoli ta' effiċjenza fil- proċeduri tal-istampar fl-Istamperija tal-Gvern. Barra minn hekk, minħabba l-fatt li l-ebda kimika ma tintuża fil-proċess, dan għen biex l-Istamperija tal-Gvern kompliet issaħħaħ il-proċeduri tagħha favur l-ambjent. Fl-istess sena nxtrat ukoll High Volume Black Only Printing Machine kif ukoll żewġ magni oħra li jistampaw bl-iswed biss. L-akkwist ta' dawn il-magni kien ta' importanza kbira biex ikun jista' jingħata servizz komplut lil numru kbir ta' kulleġġi li jaqgħu taħt id-Dipartiment tal-Edukazzjoni. F'din is-sena wkoll l-Istamperija tal-Gvern investiet f'Mail Insertor. Dan ix-xiri sar primarjament biex jgħin fit-twettiq tal-miżura tal-Baġit numru 5, hekk kif tħabbar mill-Ministru għall-Finanzi fil-Baġit Annwali 2018 (l-għotja ta' rifużjoni tat-taxxa għal kull min jaħdem). High Volume Creaser u Industrial Spiral Machine kienu wkoll miżjuda mal-inventarju tal-Istamperija tal-Gvern biex ikomplu jtejbu l-preċiżjoni fil-produttività, kif ukoll jiġi milħuq iż-żmien miftiehem biex jitwassal il-prodott finali. Wara ż-żieda fl-ammont ta' xogħol li kien hemm fis-Sezzjoni Diġitali, inxtraw żewġ iMacs bil-għan li titjieb il-produttività kif ukoll għenu biex il-prodott ikun iktar professjonali. Inxtara wkoll makkinarju għall-imħażen u d-Delivery Section fl-Istamperija tal-Gvern. Dan jinkludi fork lifters u palletizers elettriċi. Ġiet immodernizzata wkoll is-sistema tat-tifi tan-nar biex tkun konformi mal-pjan li qiegħed jiġi implimentat rigward is-saħħa u s-sigurtà fuq il-post tax-xogħol fl- Istamperija tal-Gvern. Dan għen biex dawn iż-żewġ sezzjonijiet ikunu iktar siguri, organizzati u effiċjenti. Ftehimiet Ġodda Bis-saħħa ta' dan il-makkinarju ġdid li nxtara fis-sena 2018, l-Istamperija tal-Gvern irnexxielha tistabbilixxi ftehimiet ġodda sabiex toffri s-servizzi tagħha ma' diversi ministeri, dipartimenti u entitajiet tal-Gvern. Din is-sena sar ukoll ftehim mas-sezzjoni tal-Karta Ewropea tal-Assigurazzjoni li taqa' fi ħdan id-Dipartiment tas-Saħħa. L-Istamperija tal-Gvern ħadet f'idejha l-proċess kollu, fejn informazzjoni ta' kull applikant tiġi stampata fuq EHIC Card flimkien ma' ittra b'informazzjoni ġenerali, u titwassal il-posta. B'dan it-tibdil, l-applikant qiegħed jirċievi l-EHIC Card fi żmien jumejn, fejn qabel kien ikollu jistenna għaxart ijiem biex dan il-proċes jiġi komplut. Qegħdin jittieħdu ukoll miżuri stretti fejn tidħol protezzjoni tal-informazzjoni assoċjata ma' dawn il-cards. Sar ukoll ftehim mal-Ministru għall-Edukazzjoni u x-Xogħol biex parti kbira tal-istampar li jkollu bżonn il-Ministeru jsir mill-Istamperija tal-Gvern. Dan jinkludi stampar tad-djarju li jintuża mill- istudenti, magazines u l-eżamijiet ta' nofs is-sena għall-iskejjel sekondarji għall-kulleġġi kollha. Inħolqot Chemical Room bħala parti mill-implimentazzjoni tal-pjan għas-saħħa u s-sigurtà fuq il-post tax-xogħol, u ġiet allokata wkoll Electrical Charging Area biex b'hekk jitnaqqas il-periklu. Matul din is-sena ġiet attrezzata klinika b'dak kollu meħtieġ fosthom Defibrillator. Numru ta' ħaddiema ġew mogħtija korsijiet fl-Ewwel Għajnuna u tifi tan-nar biex b'hekk ikun hemm min jista' jgħin fl- eventwalità ta' xi inċident. Ġiet ukoll modernizzata d-daħla tal-Istamperija tal-Gvern biex tkompli ttejjeb il-possibbiltà li tattira iktar klijenti. Matul din is-sena ġiet immodernizzata s-sistema tan-network kif ukoll ġiet installata sistema ta' WIFI. Fl-2018 l-Istamperija wettqet ristrutturar u pprovdiet taħriġ lill-ħaddiema bil-għan li r-riżorsi umani jkunu valorizzati aħjar u toktor il-produttività li twassal għal tkabbir fil-profit fuq is-snin ta' qabel. Elezzjonijiet Fis-sena 2018 saru ħafna preparamenti għall-elezzjonijiet li ser isiru fis-sena 2019 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsilli Lokali. Saru ħafna laqgħat mal-Kummissjoni Elettorali. F'din is-sena saret ukoll elezzjoni bi prova għas-sistema l-ġdida (skennjar tal-voti) li ser tintuża għall-għadd tal-voti għall- ewwel darba fl-elezzjonijiet li ser isiru f'Mejju 2019. L-Istamperija tal-Gvern kienet strumentali biex tgħin lill-Kummissjoni Elettorali fit-tfassil tal-polza biex tkun konformi mas-sistema l-ġdida tal-għadd tal-voti permezz ta' skennjar. Barra minn hekk, għall-ewwel darba fl-istorja tal-elezzjonijiet f'Malta, il-proċess tad-dokument tal-vot ser isir kollu mill-Istamperija tal-Gvern. Apparti li d-dokument tal-vot ser ikollu iktar karatteristiċi tas- sigurtà, dan ser ikollu wkoll stampat fuqu r-ritratt tal-votant bil-kulur. Twettqu wkoll testijiet estensivi biex jiġi stabbilit l-iktar kulur adattat għal kull partit politiku biex eventwalment jiġi stampat fuq il-polza tal-votazzjoni. Profittabbiltà In-numru ta' kuntratti ġodda li ġew iffirmati bejn l-Istamperija tal-Gvern u diversi ministeri u dipartimenti, flimkien mal-investiment fil-makkinarju u r-ristrutturar li sar fis-sena 2018, wasslu biex ikun hemm żieda sostenibbli fil-bejgħ fis-sena 2018 meta mqabbel mas-sena 2017. Dan it-tkabbir ilu għaddej mis-sena 2017. Fil-fatt, il-bejgħ fl-2018 żdied b'45%, minkejja li diġà kien hemm żieda fil- bejgħ fl-2017. ID-DIRETTORAT GĦALL-IŻVILUPP TAL-POLITIKA U IMPLIMENTAZZJONI TAL-PROGRAMMI (PDPI) Introduzzjoni Matul l-2018, id-Direttorat għall-Iżvilupp tal-Politika u Implimentazzjoni tal-Programmi kien responsabbli għall-iżvilupp tal-politika b'konnessjoni mal-oqsma li jaqgħu taħt il-kompetenza tal- Uffiċċju tal-Prim Ministru (UPM), l-Affarijiet tal-Unjoni Ewropea (UE) u proġetti kofinanzjati mill- UE għall-perjodu 2014-2020. L-attivitajiet ewlenin għat-tliet oqsma ġestiti minn dan id-Direttorat huma dawn li ġejjin: Żvilupp ta' Politika Id-Direttorat kien responsabbli mill-monitoraġġ tar-riformi tal-politika, b'mod partikolari dik relatata mal-impenji tal-Unjoni Ewropea (UE), jew prijoritajiet nazzjonali. Fl-2018, id-Direttorat kompla jsegwi mill-qrib l-iżviluppi fuq Brexit u għamel laqgħat mal-entitajiet li huma maħsuba li se jintlaqtu prinċipalment mill-Brexit, b'mod partikolari dwar l-aspetti ta' ċittadinanza u residenza fir-Renju Unit. Id-Direttorat ikkordina konsultazzjonijiet fuq għadd ta' aspetti importanti għal Malta f'dan ir-rigward u żamm lill-entitajiet tal-UPM infurmati dwar Brexit u l-konsegwenzi mistennija fil-każ ta' xenarji ta' ftehim jew ebda ftehim mal-UE. Id-Direttorat segwa numru ta' proċessi li żviluppaw jew implimentaw riformi ta' politika li kienu ta' prijorità għolja għall-UPM bħal dak li waqqaf il-qafas regolatorju għall-Blockchain u Cryptocurrency permezz tal-liġijiet li jirregolaw is-settur li ġew ippreżentati fil-Parlament. Kien responsabbli wkoll li jsegwi l-istima tal-impatt ta' numru ta' liġijiet li ġew ippreżentati minn entitajiet tal-UPM. Barra minn hekk, id-Direttorat kien responsabbli li jikkordina l-politika għall-pjanijiet ta' żvilupp sostenibbli u jirrappreżenta lill-UPM fil-laqgħat interministerjali dwar żvilupp sostenibbli. Id-Direttorat ikkordina proċessi ta' konsultazzjoni fuq kwalunkwe politika ġdida jew fuq politika li kienet diġà fis-seħħ, fejn matul dawn il-proċessi ġie pprovdut rispons sabiex jiġi assigurat li l-azzjoni ta' politika u diskussjonijiet f'livell politiku għoli jkunu riflessi fuq livell nazzjonali u dak Ewropew. Id-Direttorat jieħu ħsieb ukoll kwalunkwe konsultazzjoni pubblika meħtieġa u maħruġa taħt l-istess Ministeru u jiżgura li dawn il- liġijiet jitpoġġew onlajn għal konsultazzjoni pubblika. Id-Direttorat kien parti mill-grupp tan-network lokali dwar l-elezzjonijiet tal-Membri tal-Parlament Ewropew, bl-għan li jiddiskuti l-preparazzjoni għall-elezzjonijiet li jmiss f'Mejju 2019 u kwistjonijiet relatati, bħal modi biex jiġu evitati attakki fuq is-sistemi elettroniċi ta' Malta waqt l-elezzjonijiet u l- għadd tal-voti li se jsir b'mod elettroniku. Id-Direttorat ta l-appoġġ meħtieġ matul iż-żjarat li Malta rċeviet mill-istituzzjonijiet Ewropej biex jiġu diskussi aspetti tal-amministrazzjoni pubblika u s-servizz ċivili, u pprovda l-pożizzjoni tal-UPM fuq għadd ta' aspetti importanti għal Malta f'dan ir-rigward. Dan id-Direttorat segwa mill-qrib u ħa sehem b'mod kontinwu fil-konsultazzjonijiet b'mod partikolari dwar dossiers li jikkonċernaw servizzi finanzjarji u s-settur tal-gaming. Is-sena 2018 ġabet magħha wkoll id-dossier ġdid dwar it-teknoloġiji ġodda bħall-Intelliġenza Artifiċjali u Blockchain. Id-Direttorat segwa mill-qrib inizjattivi ġodda li qed jiġu żviluppati fuq livell Ewropew f'dawn l-oqsma, u kkordina l-pożizzjoni tal-UPM, fejn ġie mitlub rispons minn Ministeri oħra għal laqgħat fuq livell Ewropew u internazzjonali. Affarijiet tal-Unjoni Ewropea Dan il-qasam ta' responsabbiltà jinkludi l-kordinazzjoni tal-proċessi kollha relatati mal-UE għad- dossiers kollha fi ħdan il-portafoll tal-UPM. Ir-responsabbiltajiet jinkludu l-monitoraġġ tal-abbozz tal- leġiżlazzjoni tal-UE li għandha tiġi adottata u trasposta fil-liġi Maltija u t-fassil ta' pożizzjonijiet relatati mal-leġiżlazzjoni tal-UE f'konformità mal-politika tal-Gvern. Id-Direttorat ipprovda appoġġ lid- Dipartimenti tal-UPM dwar il-kwistjonijiet kollha relatati mal-UE u kkontribwixxa wkoll għall- pożizzjonijiet dwar il-proposti tal-UE fi ħdan il-kompetenza ta' Ministeri oħra. Matul l-2018, id-Direttorat ikkordina r-rwol tal-UPM fid-diskussjonijiet f'livell Ewropew dwar id- dossier tar-Riċerka. Dan id-Direttorat ħadem mill-qrib mal-Kunsill Malti għax-Xjenza u t-Teknoloġija sabiex tiġi kkordinata l-pożizzjoni ta' Malta fuq il-programm Orizzont Ewropa – il-Programm Qafas għar-Riċerka u l-Innovazzjoni u li jistabbilixxi r-regoli għall-parteċipazzjoni fih u t-tixrid tiegħu. Id- Direttorat organizza numru ta' laqgħat ta' kordinazzjoni fuq dan il-programm, fosthom mal-Ministeru għas-Saħħa u entitajiet oħra li jaqgħu fi ħdanu. Dawn il-laqgħat ġew organizzati sabiex tiġi diskussa l- pożizzjoni ta' Malta fuq dan il-programm, primarjament fuq il-vot li pajjiżna għandu jieħu matul in- negozjati tal-programm minħabba l-inklużjoni ta' artikli li jiffinanzjaw ir-riċerka fuq embrijuni umani. B'konsultazzjoni kontinwa mal-Ministeru għas-Saħħa, dan id-Direttorat laħaq qbil li Malta tivvota favur il-programm sabiex xorta tibqa' tibbenefika minn fondi, iżda b'dikjarazzjoni politika ċara li Malta tibqa' kontra kull tip ta' finanzjament għal attivitajiet li jinvolvu r-riċerka fuq ċelloli staminali tal- embrijuni umani. Matul is-sena 2018, dan id-Direttorat ħadem ukoll fuq il-proposta għal regolament tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill li jistabbilixxi l-programm spazjali tal-Unjoni u l-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Programm Spazjali. B'kordinament mal-entitajiet responsabbli, dan id-Direttorat ta sehem attiv sabiex il-pożizzjoni ta' Malta tiġi mfassla tul in-negozjati. Dan spikka b'mod partikolari fil-komponent tal-GOVSATCOM, tal- komunikazzjonijiet bis-satellita. Kwistjoni partikolari għal Malta kienet dwar is-servizz militari, li għaliha għandha tikkontribwixxi t-tali komunikazzjoni bis-satellita. Dan id-Direttorat ikkonsulta r- rappreżentanti mill-Uffiċċju tal-Avukat Ġenerali fid-diskussjonijiet li ġew organizzati sabiex jiġi assigurat li n-newtralità ta' Malta ma tiġix kompromessa tul in-negozjati kollha. il-ħtiġiet ċivili u militari fir-rigward tippromovi sinerġiji bejn fosthom dwar tat-Telekomunikazzjoni, Id-Direttorat kompla jikkordina l-pożizzjonijiet ta' Malta fid-diskussjonijiet fuq livell Ewropew dwar il-Kodiċi Ewropew għall-Komunikazzjoni id-dossier Elettronika, sakemm ingħalaq il-fajl. Fajl ieħor li ngħalaq lejn nofs is-sena kien dak fuq il-proposta biex jiġi ffurmat il-Korp ta' Regolaturi Ewropej tal-Komunikazzjonijiet Elettroniċi. Il-ħsieb wara t-twaqqif ta' dan il-Korp huwa sabiex jiżgura livell għoli ta' investiment, innovazzjoni u protezzjoni tal- konsumaturi permezz ta' tisħiħ fil-kompetizzjoni. Fajls oħra li ġew konklużi huma r-riformulazzjoni għall-użu mill-ġdid tal-informazzjoni tas-settur pubbliku kif ukoll il-proposta li tirregola l-qafas għall- moviment liberu ta' data mhux personali fl-Unjoni Ewropea. Fost il-fajls li bdew jiġu diskussi fl-2018, iżda li għadhom mhumiex konklużi, kien hemm il-proposta li tistabbilixxi l-programm Ewropa Diġitali għall-perjodu 2021-2027. Din il-proposta se tipprovdi għodda ta' nfiq għall-fini tal-bini ta' kapaċità sabiex jintlaħqu l-miri lejn trasformazzjoni diġitali. Id-Direttorat kellu sehem ewlieni fuq dawn il-fajls sabiex jikkonsulta Ministeri u entitajiet differenti, u jgħaqqad il-pożizzjoni ta' Malta dwarhom. Kompliet il-ħidma fuq it-traspożizzjoni tad-direttiva dwar l-aċċessibbiltà tas-siti elettroniċi u tal- applikazzjonijiet mobbli tal-korpi tas-settur pubbliku. Id-Direttorat ikkordina wkoll laqgħat ta' monitoraġġ mill-Kummissjoni Ewropea dwar il-qafas regolatorju fis-settur tat-telekomunikazzjoni u ta sehem f'laqgħat ta' monitoraġġ f'setturi oħra. Id-Direttorat kellu sehem ewlieni fil-kumpilazzjoni ta' diversi kwestjonarji li jikkontribwixxu għar-Rapport dwar il-Progress Diġitali Ewropew, fejn ikkonsulta ma' diversi entitajiet u Ministeri oħra, u kkonsolida t-tweġibiet sabiex tinħareġ pożizzjoni waħda. Id-Direttorat segwa b'mod attiv id-dossier tal-identità u viża. Kellu sehem ewlieni fil-preparamenti għall-implimentazzjoni tar-Regolament tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar il-promozzjoni tal- moviment liberu taċ-ċittadini permezz tas-simplifikazzjoni tar-rekwiżiti għall-preżentazzjoni ta' ċerti dokumenti pubbliċi fl-Unjoni Ewropea, fejn ħadem mill-qrib mar-Reġistru Pubbliku u entitajiet oħra sabiex jiġi aċċertat li Malta qed timplimenta l-miżuri kollha neċessarji. Id-Direttorat ħadem flimkien mal-aġenzija Identity Malta fuq bosta fajls li jittrattaw suġġetti relatati mal-viżi. Fost il-fajls li bdew jiġu diskussi fl-2018 kien hemm il-proposta dwar it-tisħiħ tas-sigurtà tal- karti tal-identità taċ-ċittadini tal-Unjoni u tad-dokumenti ta' residenza maħruġa liċ-ċittadini tal-Unjoni u lill-membri tal-familja tagħhom li jeżerċitaw id-dritt ta' moviment liberu. L-għan ewlieni wara din il- proposta huwa biex fost l-oħrajn ittejjeb l-ispeċifikazzjonijiet tad-dokumenti f'format uniku għall-istati membri. F'Ġunju l-Kunsill approva l-mandat sabiex jinbdew in-negozjati mal-Parlament Ewropew dwar il- proposta li temenda l-Kodiċi Komunitarju dwar il-viżi. Din ir-reviżjoni se twassal biex fost oħrajn jiġu ċċarati l-proċeduri sabiex tinħareġ il-viża u fl-istess ħin tiżgura iżjed sigurtà fil-proċeduri. Proposta oħra li ġiet diskussa hija s-Sistema tal-Informazzjoni dwar il-Viża li se ssaħħaħ is-sigurtà interna u l- koperazzjoni bejn l-istati membri għal dawk il-viżi li jkunu nħarġu għal perjodu qasir. Ir-rwol ta' dan id-Direttorat kien wieħed fundamentali fuq dawn il-fajls, fejn fassal il-pożizzjoni flimkien mal- Aġenzija. Barra minn hekk, membri mid-Direttorat b'mod regolari marru jsegwu d-diskussjonijiet fi ħdan il-grupp ta' ħidma tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea. L-Implimentazzjoni tal-Programmi Matul l-2018, id-Direttorat kompla jaqdi l-funzjoni ta' Line Ministry fir-rigward ta' proġetti kofinanzjati mill-Unjoni Ewropea (UE) li huma implimentati minn dipartimenti u entitajiet li jaqgħu taħt il-kappa tal-Uffiċċju tal-Prim Ministru (UPM). Din il-funzjoni hija parti kbira mir-responsabbiltà tad-Direttorat. Id-Direttorat assigura li l-informazzjoni relatata mal-fondi tal-Unjoni Ewropea tiġi ċċirkolata dejjem fil-ħin filwaqt li ħa ħsieb li jsegwi l-implimentazzjoni f'waqtha tal-proġetti permezz ta' monitoraġġ kontinwu. L-uffiċjali inkarigati mit-tmexxija tal-proġetti dejjem ġew assistiti matul l- implimentazzjoni tal-proġetti rispettivi tagħhom filwaqt li ngħataw appoġġ kontinwu fir-rigward ta' proposti għal proġetti ġodda. Id-Direttorat iċċirkola kontinwament informazzjoni relatata ma' sejħiet miftuħa, seminars, sessjonijiet ta' taħriġ u informazzjoni, kif ukoll avvenimenti oħra lokali lill-istess dipartimenti u entitajiet bħala benefiċjarji attwali jew prospettivi ta' fondi mill-Unjoni Ewropea taħt diversi programmi. Id-Direttorat kien dejjem lest li jiddiskuti u jagħti l-aħjar pariri fir-rigward ta' applikazzjonijiet għal diversi sejħiet miftuħa filwaqt li żamm kuntatt kontinwu mal-applikanti u l-benefiċjarji rispettivi. Il-ħsieb wara l- proġetti magħżula jikkumplimenta l-ħidma kontinwa fil-miri tal-Gvern sabiex is-Servizz Pubbliku jkompli jiġġedded u joffri servizz ta' kwalità dejjem aħjar bl-għan li jilħaq servizz ta' eċċellenza. Dan id-Direttorat kien f'kuntatt ma' entitajiet oħra involuti fl-implimentazzjoni ta' proġetti, fosthom l- Awtorità għall-Immaniġġjar tal-Fondi Ewropej, id-Diviżjoni tal-Fondi u l-Programmi, u d-Diviżjoni tal-Istrateġija u l-Implimentazzjoni fi ħdan il-Ministeru għall-Affarijiet Ewropej u l-Ugwaljanza, id- Dipartiment tat-Teżor u d-Dipartiment tal-Kuntratti fi ħdan il-Ministeru għall-Finanzi, u d-Direttorat tal-Finanzi u l-Amministrazzjoni fi ħdan l-Uffiċċju tal-Prim Ministru. Matul l-2018, ġew organizzati laqgħat tal-Ministerial Projects Steering Committee (MPSC) bl-għan li jiġi msaħħaħ il-monitoraġġ tal-proġetti. Uffiċjali minn dan id-Direttorat kienu preżenti wkoll f'numru minn dawn il-laqgħat tal- Monitoring Committee, laqgħat bilaterali u laqgħat oħra relatati mal- Programmi Operattivi I u II tal-perjodu 2014-2020. Kordinazzjoni tal-Fondi ta' Koeżjoni Funzjonijiet oħra ta' dan id-Direttorat kienu jikkonsistu fl-ivvettjar u l-ipproċessar ta' pagamenti fuq sistema onlajn magħrufa bħala Structural Funds Database (SFD) u dokumentazzjoni oħra bħal kuntratti u garanziji bankarji. Id-Direttorat iggwida entitajiet fl-UPM fil-preparazzjoni ta' rapporti meħtieġa u marbuta mal- implimentazzjoni ta' proġetti taħt il-programm 2014-2020. Matul l-2018 dan id-Direttorat kien responsabbli għall-monitoraġġ ġenerali ta' tmien proġetti b'total ta' baġit eliġibbli li jlaħħaq madwar €52,893,812 kif indikat fit-tabelli ta' hawn taħt: Programm Operattiv I Politika ta' Koeżjoni 2014-2020 Fond Ewropew ta' Żvilupp Reġjonali (ERDF) Proġetti Approvati L-Uffiċċju tal-Prim Ministru Total Eliġibbli: c. €44,000,0001 L-Awtorità Maltija għall- Komunikazzjoni (MCA) Total Eliġibbli: €485,266 Programm Operattiv II Politika ta' Koeżjoni 2014-2020 Fond Soċjali Ewropew (ESF) Proġetti Approvati L-Awtorità Maltija għall- Komunikazzjoni (MCA) L-Awtorità Maltija għall- Komunikazzjoni (MCA) Total Eliġibbli: €476,877 Total Eliġibbli: €321,410 L-Aġenzija ta' Malta għall- Informazzjoni u t-Teknoloġija (MITA) Total Eliġibbli: €661,325 Total Eliġibbli: €1,111,434 Id-Diviżjoni dwar Nies u Standards - PSD Total Eliġibbli: €2,150,000 1 Dan l-ammont jista' jvarja peress li l-proċess sabiex jiġu aġġudikati ċerti kuntratti relatati mal-akkwist pubbliku għadu għaddej. L-Istitut għas-Servizzi Pubbliċi - IPS Total Eliġibbli: €3,687,500 Fondi Oħra tal-UE Id-Direttorat offra l-assistenza tiegħu lill-entitajiet fi ħdan l-UPM biex potenzjalment jieħdu sehem fi proġetti ffinanzjati direttament mill-UE, fosthom taħt l-iStructural Reform Support Programme (SRSP). Taħt it-tieni sejħa ta' dan il-programm kienu approvati tliet proġetti:  18MT07 Public Procurement Reform - baġit totali: €90,000 Id-Direttorat għen ukoll biex fis-sejħa li għalqet f'Ottubru 2018 taħt l-istess programm (SRSP) kienu sottomessi erba' applikazzjonijiet oħra minn entitajiet u dipartimenti li jaqgħu taħt id-dekasteru tal- UPM. Fir-responsabbiltà ta' National Contact Point għal programm ieħor ta' fondi amministrati direttament mill-Unjoni Ewropea bl-isem ta' Connecting Europe Facility (Telecom), dan id-Direttorat ipparteċipa fi tliet laqgħat tal-kumitat fi Brussell. Id-Direttorat ikkontribwixxa wkoll billi daħħal informazzjoni relatata ma' sejħiet tas-CEF Telecom fis-sistema onlajn magħrufa bħala d-Direct Funds Management System (DFMS). Kull sejħa li ħarġet taħt dan il-programm ġiet iċċirkolata lill-Ministeri rispettivi. Matul l-2018 id-Direttorat ta s-sehem tiegħu wkoll fil-preparazzjoni ta' żewġ proposti għal proġetti taħt is- CEF Telecom filwaqt li kompla jassisti l-entitajiet u l-Ministeri li qed jimplimentaw proġetti taħt l- istess programm, fosthom: Baġit ta' €576,607. Baġit ta' €964,173. Baġit ta' €1,333,333. Baġit ta' €250,000. Baġit ta' €801,728. Baġit ta' €534,266. Irid jingħad ukoll li taħt dan il-programm, Malta applikat għall-inizjattiva tal-WiFi4EU. Permezz ta' din l-inizjattiva, 19-il Kunsill Lokali ser jingħataw għotja ta' €15,000 kull wieħed sabiex ikunu jistgħu jinstallaw sistema ta' Wi-Fi fi spazji pubbliċi. Għaldaqstant Malta se tkun qed tgawdi minn fondi li jammontaw għal €285,000 minn din l-inizjattiva taħt il-Connecting Europe Facility (Telecom). Proġett ieħor li kien approvat matul l-2018 iġib l-isem ta' Equal: A gender-sensitive Parliament: Advancing women's engagement in Maltese political structures, taħt il-programm Rights, Equality and Citizenship Programme (REC-Equal) li l-baġit totali tiegħu jilħaq €348,246.80. Id-Direttorat żamm laqgħat preliminari u pprovda l-assistenza meħtieġa fil-mili tal-applikazzjoni li kienet sottomessa f'dan ir-rigward b'suċċess. Uffiċjali minn dan id-Direttorat attendew sessjonijiet ta' informazzjoni li jikkonċernaw diversi programmi għall-fondi mill-Unjoni Ewropea. Informazzjoni relatata ma' attivitajiet u sejħiet miftuħa fir-rigward ta' EEA and Norway Grants Fund for Regional Cooperation, Interreg Mediterranean Programme (2014 - 2020), Italia-Malta Programme, Interreg Europe Programme, u European Neighbourhood Instrument Cross Border Cooperation in the Mediterranean ENI CBC Med Programme għall-perjodu 2014-2020, kienet iċċirkolata lid-dipartimenti u l-entitajiet kollha li jaqgħu taħt l-Uffiċċju tal-Prim Ministru. Dan dejjem isir bl-għan li jiġu sottomessi proposti għal proġetti li jistgħu jagħmlu differenza filwaqt li jiġu indirizzati l-ħtiġiet tal-pajjiż li jkunu jirriflettu proposti kif imħabbra fil- manifest elettorali ta' dan il-Gvern. Direttur, Żvilupp tal-Politika u Implimentazzjoni tal-Programmi Daħla Il-missjoni tal-Information Management Unit (IMU) hija li toffri appoġġ u konsulenza lid-dipartimenti, l-entitajiet u s-sezzjonijiet kollha li jaqgħu taħt id-dekasteru tal-Uffiċċju tal-Prim Ministru (UPM) fil- qasam tal-ICT u tmexxi 'l quddiem il-proġetti kollha relatati ma' dan il-qasam. Bla dubju dan huwa wieħed mill-aktar ministeri dinamiċi u esiġenti u n-natura tiegħu tirrikjedi azzjoni immedjata u kemm jista' jkun proattiva minflok reattiva, flessibbiltà assoluta fid-disponibbiltà tal-membri tal-persunal, u sens ta' inizjattiva. Il-ħidma ta' dan il-Unit hija maqsuma fi tliet oqsma prinċipali li huma bażikament ir-responsabbiltajiet orizzontali ta' kuljum, ir-responsabbiltajiet vertikali li jinkludu proġetti, u r- responsabbiltajiet ta' governanza li jinvolvu attivitajiet skedati ta' verifika. Ir-responsabbiltajiet orizzontali, fil-qosor ħafna, jinkludu appoġġ ta' kuljum, pariri teknċi, xiri ta' tagħmir teknoloġiku, software u liċenzji, manutenzjoni ta' inventarji rispettivi, immaniġġjar tal-vot kapitali tal-ICT, tfassil tal-baġit għall-ICT, applikazzjonijiet għal servizzi tal-ICT, immaniġġjar taċ- ċentru tad-data ġewwa Kastilja, immaniġġjar ta' kuntratti, evalwazzjonijiet ta' software, taħriġ fl-użu ta' software u applikazzjonijiet, immaniġġjar tan-networks fil-binjiet kollha tal-Ministeru u mmaniġġjar tas-siti elettroniċi kollha li jaqgħu taħt it-responsabbiltà tal-UPM. Biex l-IMU jassigura li għandu struttura ta' prassi tajbin sabiex jaċċerta governanza kontinwa, effettiva u effiċjenti, isegwi skeda ta' kif u meta jsiru eżerċizzji ta' verifika dwar servizzi, aċċessi għad-data u inventarju. Dan ir-rapport annwali jiffoka fuq ir-responsabbiltajiet vertikali, cioè l-proġetti li twettqu matul l-2018, u hawn taħt se jingħata sommarju ta' dawn. Lista ta' Proġetti - 2018 Bħala parti mill-istrateġija relatata ma' Mobile Government, ġew imnedija żewġ native apps ġodda: waħda jisimha Join the Public Service, fejn iċ-ċittadin għandu aċċess għall-opportunitajiet kollha ta' sejħiet ta' impjieg ġodda fis-Servizz Pubbliku biċ-ċans li jżomm ruħu aġġornat b'mod awtomatiku dwar dawk l-opportunitajiet li jinteressawh, u Rate the Public Service, fejn iċ-ċittadin għandu l-opportunità li jesprimi l-livell ta' sodisfazzjon wara li jkun irċieva servizz minn wieħed minn aktar minn 50 dipartiment magħżula mid-Diviżjoni People and Standards. Fl-aħħar ta' Novembru ġie mniedi sit elettroniku ġdid, mypersonalkiosk.gov.mt, servizz li jaqa' taħt il-kappa mAdministration. Dan is-sit joffri l-opportunità lill-ħaddiema tas-Servizz Pubbliku li jitħallsu mis-sistema tal-Payroll ċentrali tal- Gvern sabiex jaraw il-bilanċ tal-leave (kwalunkwe tip ta' leave), il-kalendarju tal-leave, l-informazzjoni bażika relata ma' HR li qiegħda tinżamm dwar l-impjegat, kopja tal-payslip tal-aħħar 3 snin u kopja tal- FS3 tal-aħħar 3 snin. Ġiet imnedija sistema tal-informatika ġdida għall-One-Stop-Shop għas-Servizz Pubbliku. Is-sistema ġiet implimentata fuq il-pjattaforma tas-sistema elettronika eżistenti ta' servizz.gov. Inħarġet sejħa għall-offerti permezz ta' tender kofinanzjat minn fondi tal-Unjoni Ewropea taħt il-proġett CONvErGE sabiex tiġi żviluppata sistema tal-informatika għall-Inspections Coordination Office. Beda jinkiteb it-tender li permezz tiegħu matul l-2019 l-Istamperija tal-Gvern ikollha sistema ġdida tal- informatika li tibdel is-sistema antika li hemm preżenti u tibda wkoll toffri l-possibbiltà lill-impjegati tas-Servizz Pubbliku biex kull ordni mill-istamperija tkun tista' ssir onlajn. Tlesta t-trasferiment tal-istqarrijiet kollha mis-sena 1996 mis-sit elettroniku l-antik tad-Dipartiment tal- Informazzjoni għas-sit kurrenti. Bis-saħħa t'hekk, is-sit l-antik seta' jintefa darba għal dejjem. Is-siti elettroniċi gov.mt u doi.gov.mt ġew mogħtija dehra ġdida permezz ta' branding ġdid. Dan il- proġett massiv kien jinvolvi t-trasferiment tad-data kollha mis-sit kurrenti għal sit kompletament ġdid. L-element ta' kordinazzjoni mal-partijiet kollha involuti kien kruċjali fis-suċċess aħħari. Parti minn dan il-proġett wassal ukoll sabiex il-pjattaforma eForms, li kienet tagħmel parti mis-sit l-antik tal-gov.mt u li tinkludi madwar 150 servizz elettroniku, issa ġiet trasferita għal fuq sit temporanju, forms.gov.mt, sakemm dawn is-servizzi elettroniċi jiġu maqluba fuq pjattaforma ġdida u aktar aġġornata, proġett li hu ppjanat li jitwettaq sa tmiem l-2020. Permezz ta' dan l-eżerċizzju, sar proċess li r-riżultat tiegħu wassal sabiex l-informazzjoni dwar dawn il-150 servizz li kienet imtellgħa fuq is-sit l-antik tal-gov.mt ġiet ikkonsolidata mal-informazzjoni dwar dawn l-istess servizzi li tinsab fuq is-sit elettroniku servizz.gov.mt. B'hekk iċ-ċittadin għandu sors wieħed ta' informazzjoni dwar dawn is-servizzi. Ġie mniedi sit elettroniku ġdid, reforms.gov.mt, għas-Segretarjat Parlamentari għar-Riformi, Ċittadinanza u Simplifikazzjoni tal-Proċessi Amministrattivi. Ġie mniedi wkoll sit elettroniku ġdid għan-National Development Social Fund. Is-siti opm.gov.mt, meu.gov.mt, psc.gov.mt u iaid.gov.mt kollha ġew imtellgħin mill-ġdid sabiex intlaħaq l-għan li ma jibqax aktar sub sites fl-UPM u s-sit opm.gov.mt wiret il-branding komuni li għandhom is-siti l-oħra kollha tal-ministeri (qabel, dan is-sit kellu branding differenti). Qabel ma daħlet fis-seħħ il-liġi l-ġdida tal-Protezzjoni tad-Data matul l-2018, saret ħidma biex is- sistemi u s-siti elettroniċi kollha taħt l-UPM jiġu konformi mal-liġi. Inbidlu l-kompjuters kollha ta' utenti fl-UPM li kienu nxtraw fis-snin 2008, 2009 u 2010 u minflok ingħataw laptops ġodda. Sar ukoll upgrade ta' software Microsoft Office li permezz tiegħu ma baqax aktar verżjonijiet 2007 fl-UPM. Ġie installat tagħmir elettroniku ġdid fl-entratura tal-binja fejn hemm id-Dipartiment tal-Informazzjoni u d-Diviżjoni tal-People and Standards sabiex kull persuna li tkun se tidħol fil-binja tagħmel reġistrazzjoni elettronika. Sar ukoll titjib tan-network u tat-tagħmir kollu awdjoviżiv li jinsab fiċ-ċentru SITCEN ġewwa l-binja ta' Kastilja u titjib tan-network kollu li jinsab fil-ground floor ta' 3, Pjazza Kastilja. Twettaq b'suċċess eżerċizzju ta' riorganizzazzjoni sħiħa fin-network ta' Kastilja. Dan kien proġett kbir ieħor li kien jirrikjedi element kbir ta' kordinament ma' ħafna partijiet. L-IMU tal-UPM ikkordina proġett mal-IMUs kollha fis-Servizz Pubbliku li permezz tiegħu għadd kbir ta' formoli għal servizzi li jinsabu fuq is-sit elettroniku servizz.gov.mt ġew maqluba minn format li biex jintuża ċ-ċittadin kellu bilfors jipprintja l-formola, għal format li permezz tiegħu ċ-ċittadin jista' jimla l-formola b'mod elettroniku onlajn. L-istess software qiegħed jintuża sabiex formoli użati mid- Diviżjoni People and Standards jinqalbu onlajn ukoll. Ġew installati numru ta' monitors f'għadd ta' siti fejn is-Servizz Pubbliku jilqa' ċittadini li jiġu biex jieħdu xi tip ta' servizz. L-iskop ta' dawn il-monitors hu biex iċ-cittadin ikun jista' jesprimi l-livell ta' sodisfazzjon wara li jingħata s-servizz, u s-Servizz Pubbliku jkun jista' jieħu stampa tal-kwalità ta' servizz li qiegħed jingħata. Sa tmiem is-sena 2018 ġiet imnedija sistema ġdida tal-informatika għall-Istitut għas-Servizzi Pubbliċi. L-iskop ta' din is-sistema hu li tiċċentralizza l-operat kollu ta' dan l-istitut f'sistema waħda, tieħu post il-ħafna sistemi antiki u rudimentali li qed jintużaw u tibda twassal biex numru ta' proċessi jsiru awtomatiċi. L-utenti tas-sistema qed jingħataw it-taħriġ meħtieġ sabiex is-sistema tibda tintuża mill- aktar fis possibbli. Matul is-sena kompla jsir ħafna xogħol fuq il-moduli tar-reklutaġġ u dixxiplina marbuta mas-sistema tal-informatika DAKAR li tintuża fis-Servizz Pubbliku għall-għanijiet ta' payroll u HR. Il-proċess kollu ta' reklutaġġ fis-Servizz Pubbliku se jsir wieħed kompletament diġitali. Wara jibda pjan ta' taħriġ. Sadanittant sar backup tas-sit elettroniku l-antik tar-reklutaġġ fis-Servizz Pubbliku sabiex dan is-sit seta' jintefa darba għal dejjem. L-uffiċċju tal-IMU ħa dehra ġdida wara li sar proġett ta' tisbiħ fil-binja kollha permezz ta' installazzjoni ta' gypsum fil-kmamar kollha. Sar ukoll eżerċizzju biex jiġu identifikati nuqqasijiet relatati ma' saħħa u sigurtà u ħafna min-nuqqasijiet ġew indirizzati. Proġetti ta' Natura Aktar Wiesgħa Wara diversi konsultazzjonijiet ma' bosta partijiet konċernati, ġie mfassal pjan fuq talba tas-Segretarju Permanenti Ewlieni sabiex jiżdied l-użu tas-servizzi onlajn. Minkejja li Malta ilha għal diversi snin tiġi fl-ewwel post fl-eGovernment fost il-pajjiżi tal-Unjoni Ewropea, għad hemm potenzjal biex l-użu tas- servizzi onlajn jiżdied. Il-pjan ġie approvat u ġie ppreżentat lis-Segretarji Permanenti kollha mis-CIO tal-UPM. L-għan prinċipali ta' dan id-Dipartiment hu li jattira investiment fis-settur taż-żejt u l-gass sabiex isir tiftix għar-riżorsi naturali b'mod sigur u ambjentalment sostenibbli. Tiftix għaż-żejt Matul is-sena 2018, tlestiet l-interpretazzjoni ta' 750 km2 ta' informazzjoni siżmika 3D ġdida fil-Lbiċ ta' Malta. Tkomplew l-studji kemm reġjonali kif ukoll speċifiċi għal Area 2 u Area 7 fil-Lvant ta' Malta. Id-Dipartiment ipparteċipa f'diversi fieri u konferenzi internazzjonali sabiex jippromovi opportunitajiet għat-tiftix għaż-żejt u l-gass. Database għal Informazzjoni Ġeoloġika u Ġeofiżika L-informazzjoni li nġabret mit-tiftix għaż-żejt li sar fil-passat ġiet maqluba f'forma diġitali u din l- informazzjoni issa hija aċċessibbli għall-kumpaniji taż-żejt b'mod aktar faċli. Parteċipazzjoni fil-Proġetti EMODnet u GeoERA Id-Dipartiment ipparteċipa flimkien ma' sitta u tletin entità oħra minn tletin pajjiż differenti fil-proġett tal- Ewropa EMODnet. L-għan prinċipali ta' dan il-proġett hu li jippreżenta informazzjoni marittima minn diversi sorsi sabiex din l-informazzjoni tkun aċċessibbli għall-pubbliku. It-tielet fażi ta' dan il-proġett bdiet fl-2017 u l-parti tax-xogħol li kien responsabbli għaliha dan id-Dipartiment tlestiet fl-aħħar tal-2018. Fl- 2018, id-Dipartment beda l-parteċipazzjoni tiegħu fil-proġett GeoERA. Dan hu proġett ieħor tal-Ewropa li jinkludi diversi temi bħall-enerġija u l-ilma u hu mifrux fuq tliet snin. Riċerka Xjentifika Marittima Id-Dipartiment ħareġ diversi permessi għar-riċerka xjentifika matul is-sena 2018. Din ir-riċerka tipprovdi informazzjoni ġeo-xjentifika u għalhekk hi importanti sabiex jiżdied l-għarfien fuq l-ibħra, qiegħ il-baħar u s-sottoswol madwar Malta. Konsultazzjonijiet ma' Entitajiet Oħra tal-Gvern Id-Dipartiment ipprovda servizz lil diversi dipartimenti u entitajiet tal-Gvern fuq rapporti jew minuti ta' laqgħat sabiex ikun aċċertat li dawn id-dokumenti ma jippreġudikawx id-drittijiet sovrana ta' Malta. Dr Albert Caruana Direttur Ġenerali