इस प्रयोजन के लिए संगठन की नीति के अनुसार रिकार्डों को फाइलिंग की किसी भी पद्धति यथा क्षैतिज पद्धति या समानान्तर पद्धति तथा वर्गीकरण की अपनाई गई तकनीक यथा वर्णात्मक, संख्यात्मक, भौगोलिक या रिकार्ड की विषय वस्तु के आधार पर, द्वारा संग्रहित किया जाता है।