इस विषय से संबंधित सभी दस्तावेजों को फाइल में लगाया जाता है और इस मुद्दे की समाप्ति पर अर्थात जब सभी विषयों को निपटा लिया जाता है तो फाइल को सिलकर बंद किया जाता है, रिकार्ड किया जाता है और रिकार्ड अनुभाग में भेज दिया जाता है।