संगठन के सभी कर्मचारियों को उस सुविधा से अवगत होना चाहिए क्योंकि जब आप किसी व्यक्ति से मिलने में सक्षम नहीं होते हैं या किसी व्यक्ति से संपर्क करने में सक्षम नहीं होते हैं और यदि आवश्यकता हो जाती है, तो संदेश को वॉइस मेल के माध्यम से छोड़ना बेहतर होता है।