इस बैठक में विभिन्न राज्यों और केंद्र शासित प्रदेशों के 15 प्रतिनिधि , भारतीय पुरातत्व सर्वेक्षण (एएसआई) के 4 पूर्व महानिदेशक, भारतीय पुरातत्व सर्वेक्षण के महानिदेशक के साथ-साथ संस्कृति मंत्रालय तथा भारतीय पुरातत्व सर्वेक्षण के अन्य अधिकारी भी उपस्थित थे।