जब एक कार्यपालक अपने निजी सचिव को अपनी यात्रा का संपूर्ण ब्यौरा प्रस्तुत करता है तो निजी सचिव का यह दायित्व होता है कि वह कार्यपालक का यात्राक्रम तैयार करे तथा सभी संबंधित पक्षों को इसे परिपत्रित करे।