मान लीजिए कि कोई भी बिक्री क्रेडिट पर की जाती है, तो इसे एक अलग डायरी में दर्ज किया जाएगा, लेकिन यदि बिक्री केवल तभी दर्ज की जाएगी जब कैश प्राप्त किया जाता है इसे लेखांकन का कैश सिस्टम कहा जाता है, पहले की सरकारी प्रणाली ज्यादातर नकद आधार पर हुआ करती थी।