इसके अतिरिक्त, उपस्थिति, मध्याहन भोजन, स्टॉक रजिस्टर, आय-व्यय अभिलेखों जैसे अभिलेखों से भी आपको संबद्ध व्यक्तियों ( अर्थात् अभिभावक और समुदाय, विभाग के उच्च अधिकारी वर्ग और नियोजक) को तुरंत और उचित समय पर सूचना देने में सहायता मिलती है।