चूंकि एक व्यवसाय में दिनभर में किए जाने वाले सभी कार्यों को याद रख पाना संभव नहीं होता है, इसलिए, उस दिन किए जाने वाले कार्यों की फाइलों को कालानुक्रम के आधार पर व्यवस्थित कर लेना चाहिए और प्रतिदिन उनकी जांच कर लेनी चाहिए जिससे कि सही समय पर उचित कार्रवाई की जा सके।