कुछ जानकारी का उपयोग परियोजना की प्रगति या उस परियोजना की प्रगति का आकलन करने के लिए किया जाता है जिसे नियमित रूप से एकत्र किया जाना चाहिए, जबकि कुछ अन्य जानकारी को विशिष्ट घटनाओं द्वारा ट्रिगर किया जाएगा।