इन बैठकों में देश के हर हिस्से से भारतीय पुरातत्व सर्वेक्षण के महानिदेशक और विशेष रूप से पूर्वी, मध्य और उत्तर भारत से विभिन्न अन्य क्षेत्रीय निदेशकों के साथ ही सर्वेक्षक पुरातत्वविदों को आमंत्रित करना भी शामिल था और जिसके परिणामस्वरूप अंततोगत्वा सर्वेक्षण मानचित्रों का सुचारू प्रवाह और एचबीएल का मसौदा तैयार हो पाया।