संबंधित कंपनियों द्वारा जारी किए जाने वाले सार्वजनिक नोटिस में यह निर्दिष्ट करने की भी आवश्यकता होगी कि वे सदस्य जिनके पास भौतिक या कागजी रूप में शेयर उपलब्ध हैं या जिन्होंने कंपनी में अपने ईमेल एड्रेस पंजीकृत नहीं किए हैं, वे रिमोट या दूरस्थ ई-वोटिंग के माध्यम से या बैठक के दौरान ई-वोटिंग प्रणाली के जरिए अपना वोट किस तरीके से डाल सकते हैं।