Dina kunder behöver veta hur man kommer i kontakt med dig. De kommer att vara mer benägna att förbli lojala kunder om de tror att du är villig att kommunicera direkt med dem.  Gör det enkelt för dina kunder att hitta dina kontaktuppgifter: skriv ut dem på dina kvitton och gör det enkelt att hitta dem på din webbplats. Beroende på problemets komplexitet tenderar konsumenterna att ha olika preferenser när det gäller att hantera problem med ett företag.  Till exempel verkar många kunder föredra att kunna använda e-post eller företagets webbplats för små frågor som att söka efter en produkt. De föredrar ofta detta framför att tvingas prata i telefon eller resa till en affärsplats och träffa en anställd. I svårare situationer (som att bestrida en avgift) blir många kunder frustrerade över automatiserade system och vill prata med en riktig person. Se till att om dina kunder ringer ditt företag, de kan snabbt ansluta med en levande person. Om de kommer in i affären, se då till att de omedelbart riktas till den person som kan ta hand om deras bekymmer. Det är viktigt att du och dina anställda är konsekvent artiga mot dina kunder, och det är särskilt viktigt att de behandlas med respekt när de kommer till din kännedom med sina bekymmer eller klagomål. De största klagomål som konsumenterna har som skulle leda dem att lämna dig för ett annat varumärke eller tjänst är oförskämda och oemottaglig kundservice representanter och blandas bland anställda utan att lösa frågan. Medan du strävar efter att köra en smidig drift och göra ditt bästa för att förutse dina kunders behov, är det oundvikligt att det kommer att finnas problem som du måste ta itu med. När ett problem kommer till din kännedom, är det viktigt att du löser det så snart som möjligt.  Låt kunden veta att det är din omedelbara prioritet.  Till exempel kanske fel diskmaskinsmodell levererades och installerades på Chen hushållet på fredag. Försäkra dem om att du personligen kommer att övervaka korrigeringen av problemet och att det kommer att hanteras på lördag, även om din besättning normalt inte arbetar på helgerna.
Var tillgänglig. Ge kunderna tillgång till dig via dator och/eller telefon för att lösa mindre problem. Se till att dina kunder har någon att tala med. Träna dina anställda att vara lyhörda och hänsynsfulla. Lös problem snabbt och effektivt.