Du hittar detta i Start-menyn. Du ser fliken i bandet ovanför inkorgen, tillsammans med Arkiv, Skicka/Ta emot, Mapp, Visa och Grupper. Ett tomt e-postmeddelande öppnas. Lämna till... och CC... raderna tomma.  Skriv ett ämne för e-post, som "Ut ur kontoret" så att folk vet att de får ett automatiskt svar från dig. Skriv det svar du vill ha automatiskt skickas till dem som e-postar dig i kroppen av e-postmeddelandet. Detta meddelande kommer att användas som din mall utanför kontoret. Det här kommer att öppna dialogrutan Spara som.  Denna mall kan nu användas när du inte är tillgänglig via e-post på ditt personliga Outlook-konto. För att få din mall automatiskt skickas till användare medan du inte är tillgänglig, måste du skapa en regel som instruerar Outlook att automatiskt svara på e-post med denna mall. Du ser detta under fliken E-postregler. Dialogrutan Rule Wizard dyker upp för att följa dig genom att skapa en regel. Du kommer att se detta under "Börja från en blank regel" rubrik. Klicka på Nästa två gånger för att fortsätta skapa regeln. Du kommer att klicka på Nästa på en sida med alternativ, men du vill lämna rutorna tomma för steg 1 och 2 tomt för din regel att fungera. Vad vill du göra med meddelandet?" En låda kommer att dyka upp. Dubbelklicka för att välja mallen du skapade tidigare för att använda som ditt automatiska svar utanför kontoret. Du är riktad till det sista steget i Regler Trollkarlen där du kan namnge din regel, ange undantag, och granska det. Skriv ett namn på den automatiska svarsregeln du skapade. Alla användare som e-post du nu kommer att få automatiskt svar du skapat med hjälp av mallen.
Starta Microsoft Outlook på din personliga dator. Klicka på ny e-post under fliken Hem. Redigera e-posten utanför kontorets mall. Klicka på fliken Arkiv och klicka på Spara som. Klicka på Outlook-mallen från menyn "Spara som typ" i rullgardinsmenyn. Skriv ett namn på meddelandemallen och klicka sedan på Spara. Klicka på fliken Arkiv och hantera regler och varningar. Klicka på Ny regel. Klicka för att välja tillämpningsregler för meddelanden jag får. Klicka på rutan bredvid "reply" med hjälp av en specifik mall. Klicka på länken "En specifik mall" i steg 2. Välj Användarmallar i filsystemet i rullgardinsmenyn "Titta in". Klicka på Nästa. Klicka på Avsluta.