Innan du skriver din edsvurna deklaration, behöver du veta vilken information personen behöver kompletterande dokumentation för.  Vissa personliga handlingar som födelseattest måste tillhandahållas när någon ansöker om invandring till USA. I vissa fall kan dessa dokument dock vara otillgängliga eller omöjliga att få tag på. Till exempel kan den anläggning där födelsebevis förvarades ha brunnit ner, eller invandraren kan bo i ett krigshärjat område där myndighet inte fanns när han eller hon föddes och sådana dokument aldrig skapades.  Om en sökande inte kan erhålla vissa typer av erforderliga handlingar kommer USCIS att godta edsvurna deklarationer som ersättning. Den sökande ska också innehålla en försäkran om varför originalhandlingen inte är tillgänglig.  En immigrationssökande kan behöva en edsvuren försäkran från dig eftersom du har förstahandskunskap om de fakta som skulle bevisas av dokumentet. Du kan till exempel bekräfta personens födelsedatum eller födelseort.  Om du dessutom är en statlig arbetstagare i personens hemland, kan du bli ombedd att skriva en edsvuren förklaring som förklarar varför den ursprungliga handling som krävs för personens invandringsansökan inte finns tillgänglig. Innan du skriver din edsvurna deklaration, planera det så att informationen är organiserad och flyter väl i ditt slutdokument.  De uppgifter du inkluderar beror på syftet med din deklaration. Generellt bör du inte inkludera fakta som du inte har egen kunskap om. Till exempel, om du vet personen du skriver deklarationen för föddes den 4 juli 1984 eftersom han berättade för dig så är detta inte tillräcklig kunskap för att bevisa riktigheten av hans födelsedatum. Men om du var närvarande vid hans födelse – kanske du var sjuksköterska eller den läkare som gav honom – att förstahandskunskap skulle stödja hans påstående om hans födelsedatum. Inkludera så många detaljer som möjligt. Särskilda detaljer om de nödvändiga fakta som stöder personens ansökan är viktigare än någon formell formulering, juridiska termer, eller tjusig formatering. Du kan skriva en edsvuren deklaration antingen i affärsbrevsformat, eller använda det traditionella formatet för en juridisk försäkran.  Om den person för vilken du skriver deklarationen har en advokat, kan det finnas ett visst format som han eller hon föredrar. Dessutom kan du hitta provdeklarationer online som du kan använda som guider. Du bör dock vara försiktig med att kopiera språk från urvalsdeklarationer som inte gäller för din speciella situation. Oavsett vilket format du använder, är en edsvuren deklaration inte tekniskt en försäkran eftersom du inte kommer att behöva underteckna dokumentet i närvaro av en notarie. Din underskrift verifierar dock fortfarande under mened att informationen i deklarationen är sann och korrekt så vitt du vet.  I båda formaten är texten enkelrymd med ett dubbelutrymme mellan styckena. Använd ett grundläggande, läsbart teckensnitt som standardteckensnitt för ditt ordbehandlingsprogram. Titeln talar om för USCIS-tjänstemannen vad dokumentet är och namnet på den invandrare som det gäller.  Till exempel kan din titel vara "Förklaring till stöd för tillämpning av..." med den sökandes fullständiga juridiska namn som det står på hans eller hennes ansökan om invandring.  Om du skriver ett affärsbrev, titeln blir ämnesraden i ditt brev, men det bör innehålla samma information. Du måste börja din deklaration genom att ange ditt fullständiga juridiska namn och hemvist tillsammans med ditt födelsedatum och födelseort.  Inkludera ditt telefonnummer eller annan kontaktinformation om den USCIS-tjänsteman som granskar din deklaration behöver kontakta dig för ytterligare information eller vill schemalägga en intervju för att diskutera din deklaration.  Du bör nu identifiera hur du vet vilken information du ska lägga fram för den sökandes räkning. Vad du skriver här beror på din situation. Till exempel, om du skriver för att stödja den sökandes födelsedatum eftersom du var läkaren som levererade henne, skulle du ange att du var läkare i den stad där hon föddes. Du kan också inkludera information om hur länge du har varit läkare eller sjukhus där du har arbetat. All information som stöder din auktoritet och kunskap är relevant. Om du använder det traditionella juridiska formatet för ett intyg ska punkterna numreras. Men om du använder ett affärsbrevsformat kan du presentera dina fakta i en grundläggande berättande stil.  Hur länge din deklaration är beror på de fakta du blir ombedd att verifiera. En enkel förklaring som bekräftar någons födelsedatum får endast vara ett stycke eller två. Men om du blir ombedd att skriva en förklaring till stöd för det faktum att den sökande inte längre är gift på grund av att hans fru dog, kan du behöva skriva en betydligt längre deklaration för att inkludera alla detaljer och relatera hur du har förstahandskunskap om dessa fakta.  Om du beskriver fakta och omständigheter ökar sannolikheten för att ditt uttalande accepteras som sanning i den information som sökanden har begärt. Därför bör du inkludera så många detaljer som du kan komma ihåg, oavsett om du anser att de är relevanta. Du måste avsluta din deklaration med ett uttalande om att deklarationen har undertecknats under ed.  Standardformuleringen är: "Jag svär, under straff för mened, att det ovanstående är sant och korrekt så vitt jag vet."  Hoppa över några rader under detta uttalande för din signatur, skriv sedan ditt fullständiga juridiska namn och lämna ett annat utrymme för att ange datum för hand när du skriver under din deklaration. När du har slutfört din deklaration, kanske du vill skriva ut en kopia för dina register. Då brukar du lämna in den antingen till den person för vilken du skrev deklarationen eller deras advokat. Om sökanden företräds av en advokat kan advokaten vilja se över din deklaration och föreslå ändringar som skulle göra den mer stödjande för invandringsansökan.
Tala med personen som emigrerar till USA:s fakta. Formatera ditt dokument. Berättiga er förklaring. Identifiera dig själv. Presentera dina fakta i numrerade stycken. Stäng din deklaration. Skriv ut och underteckna din deklaration.