Bas är en annan användbar som gör databaser, men det är ganska svårt att få det att fungera med MS Access.  För Microsoft Office och Microsoft Works; Word använder.doc, Excel använder.xls och Powerpoint använder.ppt. Google Office använder Open Document Format. Om du inte vet, chanserna är rika textformat (.rtf) kommer att fungera på de flesta ordprocessorprogram och komma separerade värden (.csv) format på de flesta kalkylprogram. PDF är en öppen enhet-oberoende fast layout dokumentformat. Varje PDF-fil innehåller en fullständig beskrivning av ett 2-D-dokument som innehåller text, teckensnitt, bilder och 2-D vektorgrafik som utgör dokumentet. Så det kommer att visa korrekt, oavsett vilken systemprogramvara mottagaren använder (Adobe Reader, Sumatra, Foxit etc.) eller vilka typsnitt de har. PDF tenderar att inte vara redigerbar.
Gå till OpenOffice.org och ladda ner senaste OpenOffice. Installera den och använd sedan Writer för ordbehandling, Calc för kalkylblad och Impress för bildspel. Skapa ett dokument. Gå till Arkiv > Spara som, och välj en filtyp baserat på mottagarens programvara. Om du misstänker att mottagaren inte har någon kontorsprogramvara, kanske du vill gå till Arkiv > Exportera som PDF. Om du planerar att redigera filen senare på din dator, spara en kopia av filen i Open Document Format till din hårddisk också.