Vid köp eller användning av royalties, se till att royaltyprocenten bokförs i ett system med dubbel bokföring. Granska ditt eget system för att vara säker på att det är redovisning för royalty kostnader korrekt. Du kan hyra en revisor eller auktoriserad revisor (CPA) för att göra detta på en gång också. Allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP) föreskriver att kostnader (royalties i detta fall) ska bokföras när de uppstår. Så, royalty kostnader bör uppstå när försäljningen av den licensierade posten görs. I många fall kommer ett royaltieskontrakt att kräva en förskottsbetalning till en licensgivare. I detta fall bör licenstagaren registrera två poster till hela förskottsbeloppet: en debitering av förbetalda royalties och en kredit till kontantkontot. Detta återspeglar utbetalningen av ett förskott som royalties som betalas ut i förtid för framtida leverans av immateriella rättigheter. Alla betalningar som detta skulle också innebära att betala ut kontanter från ditt kontantkonto, vilket återspeglas i ovanstående kreditering post. En förskottsbetalning på 10 000 dollar skulle till exempel bokföras som en debitering på 10.000 dollar till förbetalda royalties och en kredit på 10.000 dollar till kontantkontot. I vissa avtal föreskrivs att licenstagaren betalar licensgivaren en procentandel av nettoinkomsten för varje kvartal, månad eller annan angiven period. Dessa betalningar kommer att bokföras som minskningar till det förbetalda royaltykontot till dess att kontot är uttömt. Därefter bokförs de som royaltykostnader och sänkningar till kontantkontot.  Tänk dig till exempel att den licenstagare som distribuerade förskottsbetalningen på 10.000 dollar i exemplet ovan är skyldig licensgivaren 7 procent av nettoinkomsten, som uppgick till 100000 dollar för den innevarande perioden. Den totala royaltybetalningen, 7 procent av 100.000 eller 7.000 dollar, skulle debiteras royaltykontot och krediteras det förbetalda royaltykontot. Om nettointäkterna förblev desamma för nästa period, skulle en annan uppsättning poster göras. För det första skulle royaltykontot debiteras för hela royaltybeloppet, 7 000 dollar. Det förbetalda royaltykontot uppgår nu bara till 3 000 dollar (10 000 dollar i original minus 7 000 dollar från förra perioden). Så, dessa $ 3000 skulle krediteras förbetalda royalties och det kontot skulle stängas. De återstående 4 000 dollarna skulle krediteras kontantkontot. Andra royaltyavtal skapar avtal där licensgivaren får en större royaltybetalning vid olika försäljningsnivåer. Detta kallas ett stegvist royaltiesavtal och bokförs på ett annat sätt än en regelbunden royaltybetalning. Det bokförs i liggaren som en debitering av royaltykostnader och en kredit till upplupna royalties (förutsatt att royalties ska betalas i slutet av perioden). Till exempel, en författare kan få $ 1 per bok för de första 10.000 sålda, sedan $ 1,50 per bok för någon försäljning efter det. Om 20.000 böcker säljs inom denna period, då författaren skulle få totalt $ 25,000 i royaltybetalningar (10,000 x $1 + 10 000 x $1,50). Detta skulle registreras som en debitering på 25 000 dollar på royaltykostnader och en kredit på 25 000 dollar på upplupna royalties. Eventuella upplupna skulder minskas vid utgången av perioden och royalties betalas ut.
Registrera royalties med hjälp av korrekta redovisningsmetoder. Var säker på att du registrerar royaltybetalningar vid rätt tidpunkt. Konto för förskottsbetalningar. Konto för regelbundna betalningar. Redogörelse för ökade royaltyavtal.