Kontrollera personalkatalogen och se om det finns en person tilldelad för att hantera den typ av problem du behöver adresseras. Det kan också finnas en kontaktpunkt som anvisas till din avdelning i företaget. Om du är orolig för att din fråga tas på allvar, kan du också nå ut direkt till chefen för mänskliga resurser. Dubbelkolla att endast den person du vill kontakta är adresserad i e-postmeddelandet. Speciellt om detta är en privat eller känslig fråga, du inte vill skicka den till fel person av misstag. Var särskilt noga med att ta bort alla listor som skulle skicka e-post till en uppsättning anställda. En tydlig ämneslinje som kommunicerar både ditt problem och den nivå av brådska du tilldelas det kommer att hjälpa mänskliga resurser prioritera ditt problem. Om du lämnar denna rad tom eller oklar, din korrespondens kan bli begravd i någons inkorg. Använd rader som:  med juridiska problem - åtgärder som krävs, eller personliga omständigheter ändra - omedelbar uppmärksamhet behövs, eller brådskande politiska fråga, eller  tillRecent Intervju - Tack Du vill sätta en formell och professionell ton tidigt i detta samtal. Detta kommer att hjälpa mänskliga resurser vet att du behandlar frågan på allvar. Även om du känner representanten personligen, kom ihåg att det här är ett professionellt samtal, inte bara ett vänligt samtal. Börja med "Kära [fullständigt namn på företrädaren]" och avsluta med "Hälsningar" eller "Tack för din tid, [Ditt fullständiga namn]." Håll dina meningar korta och till punkt och pricka. Ge inte mer information än vad som är nödvändigt, eftersom du inte vill att läsaren kommer fast i e-post. Inkludera inte några detaljer som kan förvirra mänskliga resurser om din fråga. Du kan ta upp komplicerade detaljer personligen. Förklara exakt vilken typ av problem du har. Ange en tidslinje för när problemet började, eller kommer att börja. Klargöra om du anser att detta är ett rättsligt problem eller en fråga som kan hanteras av företaget självt. Om du kontaktar mänskliga resurser för att fråga om arbetstillfällen, kommer du inte att införa ett problem. I stället, presentera dig själv, och förklara din tidigare kontakt med företaget. Var tydlig med vilka åtgärder du förväntar dig eller vill att företrädaren ska vidta. Mänskliga resurser kommer genast att vilja veta hur de rättsliga eller politiska problemen skall hanteras. Din dokumentation kan påverka deras svar, eftersom det kommer att bidra till att klargöra både allvaret i frågan och de rättsliga konsekvenser en viss anställd kan möta. Gör din representant medveten om alla och alla Otrygga du har i din ägo, och erbjuda dig att ta den till ett personligt möte.  Om möjligt vill du ha bevis på några juridiska problem att presentera för mänskliga resurser. Tyvärr kommer de flesta personalavdelningar att försöka skydda företaget om de kan.  Om du upplever trakasserier eller diskriminering, håll ett register över datumen för incidenterna och spara eventuell skriftlig korrespondens som inkluderar kränkande språk. Behålla både elektroniska och papperskopior av all dokumentation som du tillhandahåller till personalresurser. Du bör behålla originalet, och förse personalresurser med kopior. Du kanske redan har försökt lösa problemet innan du kontaktade personalavdelningen. Kanske du hade ett samtal med din chef eller medarbetare, eller ens meddelade dem att du skulle kontakta mänskliga resurser. Representanten kommer att uppskatta att ha denna information, eftersom det kommer att hjälpa dem att förstå vem som redan är medveten om problemet. När det gäller frågor som rör förändrade personliga omständigheter kan detta kommunicerande kännas mindre formellt. Om du ska på mamma- eller pappaledighet, till exempel, har du förmodligen redan informerat din chef om din status och helt enkelt följer med mänskliga resurser. Ett möte där du sitter ansikte mot ansikte med din representant kommer att hjälpa dig att diskutera problemet i detalj. Detta kommer att ge företrädaren möjlighet att ställa eventuella frågor om uppföljning eller förtydligande. Din e-post är den perfekta platsen att börja schemalägga det kritiska mötet. Informera dem om block i ditt schema, och be dem att planera därefter. Personalen kanske vill kontakta dig via telefon, så inkludera flera kontaktmetoder längst ner i e-postmeddelandet. Denna information kan gå direkt under ditt namn efter att du skrivit under från korrespondensen. Dubbelkolla exaktheten i de telefonnummer och e-postmeddelanden du har tillhandahållit. De flesta e-posttjänster har en stavningskontrolltjänst. Läs sedan igenom din e-post för att fånga grammatiska misstag, saknade ord och frågor om klarhet.
Adressera din e-post till rätt person. Skriv en specifik ämnesrad som anger att åtgärder behövs. Använd formella hälsningar i början och slutet av din e-post. Skriv klart, direkt och specifikt innehåll. Beskriv problemet exakt. Observera om du har dokumentation av ditt problem. Förklara vad du har gjort för att ta itu med problemet. Be om ett personligt möte. Försäkra dig om att dina kontaktuppgifter ingår. Redigera din e-post för skrivfel, stavning och grammatikfel.