Engagera kunder via e-post betonar vikten av hur ord används för att uttrycka lämplig attityd. Färska studier visar att casual tone föredras bland majoriteten av kunderna (65%) utom när de nekas en begäran, då en mer formell ton föredras. Därför bör du i de flesta fall sträva efter att använda en artig, personlig och professionell ton.   Undvik att använda slang eller smilisar, alla stora bokstäver, och överdriven interpunktion eftersom dessa anses olämpliga även för nonchalant tonade e-postmeddelanden. Även om det är lämpligt att göra det, anses de ofta vara alltför formella. Försök att vara empatisk till kunden har behov när du svarar på deras problem. Ersätt positivt för negativa ord. Positiva ord har ett kraftfullt sätt att påverka hur dina kunder läser din e-post. Det är alltid en bra idé att avsluta med ett tack för att du använder din produkt eller tjänster. Tillhandahåll en personlig signatur och avsluta e-posten med  på Uppmärksamhet, eller  på Best Regards. på grund av att det är lätt att hoppa över denna process eftersom så många e-postmeddelanden svarar på samma eller liknande frågor. På en hektisk dag är det lätt att utelämna ord, missa skrivfel, upprepa ord eller använda fel punktering. Förutom grammatik och ordval, försök att göra din e-post ser tilltalande genom att öppna sidan upp med inställda marginaler, korta och lättlästa stycken, och kul poäng för flera steg.
Tänk på tonen i mejlet. Avsluta gärna din e-post. Korrekturläs din e-post.