Att skriva en kontorsmanual är ett enormt jobb, så du måste ha någon som tar ansvar för det. Beroende på storleken på din organisation, kan du tilldela en individ eller ett team till projektet.  HR är vanligtvis ansvarig för att skriva en personalhandbok, men avdelningschefer skulle förmodligen vara ett bättre val för en policy och rutiner handbok. Om du är ägare till ett litet företag, kan du ta på dig uppgiften själv, så länge du har tid att engagera dig i det. Se till att den som ansvarar för att skriva manualen har starka skrivfärdigheter. Det är mycket viktigt att manualen är tydlig och lättläst. Din manual måste kommunicera policyer till alla dina anställda så effektivt som möjligt, så att det ska vara enkelt och lätt att läsa.  Var försiktig med att använda för mycket industri jargong, särskilt om du har några anställda som kanske inte är bekant med det alls. Använd akronymer sparsamt och förtydliga alla som du använder. Se till att språket i din manual passar in i ditt företags kultur. Formatering är också viktigt. Se till att dina rubriker är djärva, du har en tydlig innehållsförteckning, och det finns tillräckligt med blanktecken så att anställda enkelt kan skumma dokumentet för att hitta den information de behöver. Beroende på vilken typ av verksamhet du har och vilken typ av handbok du sätter ihop, kan du verkligen dra nytta av samarbetet med hela ditt team. För att se till att du får ut det mesta av alla, se till att kommunicera till alla dina anställda syftet med handboken och vikten av deras insats. Försök att betona de fördelar som handboken kommer att ge dina anställda, såsom att klargöra förvirrande förfaranden eller minska mängden tid det kommer att ta nya medarbetare att komma i ordning. Annars kan de bara se handboken som ett disciplindokument. Innan du kommer igång med ditt projekt bör du ha en tydlig förståelse för vem som kommer att arbeta med det och i vilken egenskap. Det är särskilt viktigt att bestämma vem som ska ansvara för den slutliga granskningen innan handboken distribueras. Din kontorshandbok kommer att vara ett ständigt föränderligt dokument, så du måste planera för att uppdatera det ofta. Du måste redan från början bestämma vem som ska ansvara för att uppdatera handboken och hur ofta revideringar ska göras.  Du kan också uppmuntra anställda att meddela en punktperson när de märker en ändring som behöver göras i manualen. Beroende på din organisation, kan du välja att skriva ut papperskopior av din manual, eller du kan välja att ha en elektronisk manual, som kommer att vara mycket lättare att uppdatera ofta.
Tilldela en projektledare. Använd lämpligt språk. Uppmuntra de anställdas bidrag. Känn till granskningsprocessen. Planerar att uppdatera den ofta.