Dålig grammatik och felstavade ord ger ett dåligt första intryck. Du vill att läsaren ska fokusera på dina idéer och din begäran, inte felen i ditt brev. Läs om brevet flera gånger innan du skickar det. Läs brevet högt för att höra hur det låter. Om det behövs, be någon kontrollera ditt skrivande för stavning (eller använda din stavningskontroll i programvaran). Om du skickar brevet istället för att skicka ett e-postmeddelande måste du signera brevet. Detta både personifierar och autentiserar ditt brev. Om det finns andra personer i företaget eller i en annan organisation som behöver se brevet, skicka dem en kopia. Detta innebär att skriva ut och skicka mer än en bokstav, med originalsignaturer. Behåll alltid ett brev för dina egna register, tillsammans med när du skickade brevet och vem du skickade det till. Skriv anteckningar om dina uppföljningsinsatser tills saken är löst.
Kolla efter fel. Skriv under med din egen underskrift. Kopiera andra nyckelpersoner i ett formellt brev om det behövs. Behåll en kopia själv.