Var uppriktig och uttrycka dig naturligt med dina egna ord, som om du talade med en nära vän. Tänk inte för mycket på vad det är du försöker säga. Försök att förmedla en älskvärd attityd utan att nedvärdera eller överdriva omfattningen av mottagarens handlingar.  Se till att mottagaren vet att deras insatser är uppskattade. Det finns ingen mening med att ta sig tid att skriva ett tackbrev om du inte faktiskt låter tacksam. Alltför mycket entusiasm kan få ditt brev att verka påtvingat, medan alltför lite kan få det att uppfattas som en perfunctory gest. I allmänhet är det bäst att begränsa ditt meddelande till ett par hundra ord eller mindre. Annars riskerar du att förlora din läsares uppmärksamhet. Korta bokstäver är lättare att smälta, vilket är viktigt, eftersom de kan läsas flera gånger. Säg vad du behöver säga, önska personen lycka till, och skriv sedan under.  Sträva i regel efter att 5-7 meningar ska tjäna som bokstavens helhet. Koncentrera ditt meddelande till ett anteckningskort eller en liten bit brevpapper så att du inte slutar med att babbla i ett försök att fylla upp utrymme. Som bonus kan du ta en stund för att stärka din beundran för mottagaren på ett sätt som kommer att sticka ut för dem. Lägga till en liten sida not som  och det var en riktig behandling att se dig föreläsa på Berkeley några veckor tillbaka eller du och Mark göra en sådan snygg par! och kan vara mycket glädjande för din läsare och indikerar att du håller jämna steg med detaljerna i deras liv samt din egen. Det kan tyckas olämpligt att göra observationer om någon du inte har gjort eller inte vet personligen.
Slå till en uppriktig ton. Håll brevet kort. Inkludera en personlig touch.