Oavsett innehållet i ditt brev, finns det några affärsnormer att följa när det gäller hur det ser ut. Affärsbrev bör skrivas och komponeras i ett konservativt och vanligt teckensnitt som Helvetica, Myriad eller Times New Roman. Anlita blockpunktning. Detta innebär att du startar ett nytt stycke genom att slå "återvända" två gånger. Använd inte indentering för blockpunkter.  Använd en tums marginaler på alla sidor. Ett e-postmeddelande med affärsbrev bör också vara sammansatt i ett gemensamt teckensnitt. Använd inte manus eller andra färger än svartvitt i ett e-postmeddelande. Brevet ska tryckas på 8.50 av 11.00 (känd som bokstavsstorlek). Om du är utanför USA, kan du använda storlek A4-papper. Vissa långa kontrakt kan skrivas ut på 8,5 till x 14 eller 14 (en juridisk storlek). Om du skriver ut brevet att skicka, överväga att skriva ut brevet på företagets brevhuvud. Detta ger den en mer professionell luft och ger ditt företags logotyp och kontaktuppgifter. Ange ditt företagsnamn och företagets adress, med varje del av adressen skriven på en annan rad. Om du är egenföretagare eller en oberoende entreprenör, lägg till ditt namn antingen i stället för företagets namn eller ovanför det.  Om ditt företag har ett fördesignat brevhuvud kan du använda detta istället för att skriva ut ditt företag och din adress. Om du skriver ut adressen ska den visas antingen höger eller vänsterjusterad högst upp på sidan, beroende på dig och ditt företags önskemål. Om du skickar brevet till en internationell plats, skriv ut landet med versaler. Att skriva ut hela datumet är det mest professionella valet. Skriv till exempel antingen "1 april 2012" eller "1 april 2012". Detta bör visas till vänster motiverat några rader under avsändarens adress. Om du har skrivit ditt brev under flera dagar, använd då det datum då du avslutade brevet. Skriv upp mottagarens fullständiga namn, titel (i förekommande fall), företagsnamn och adress i den ordningen, med varje uppgift på en separat rad. Om det är nödvändigt, ange ett referensnummer. Mottagarens information ska vara vänsterjusterad några rader under datumet. Det är bäst att rikta brevet till en viss person. På så sätt kommer en verklig person att kunna svara på ditt brev. Om du inte vet namnet på personen som du ska skicka brevet till, gör lite efterforskningar. Ring företaget för att ta reda på personens namn och titel. Hälsningen är en viktig indikator på respekt, och vilken du använder beror på om du känner personen du skriver till, hur väl du känner dem och graden av formalitet i ditt förhållande. Fundera på följande alternativ: Anställ "Till vem det kan beröra" endast om du inte vet vem, specifikt, du riktar dig. Om du inte känner mottagaren väl är "Kära Sir/Madam" ett säkert val. Du kan också använda mottagarens titel och efternamn, t.ex. "Kära dr. "Smith." Jag är ledsen. Om du känner mottagaren väl och har en informell relation till honom eller henne, kan du överväga en förnamnsadress, t.ex. "Kära Susan." Om du är osäker på mottagarens kön, skriv helt enkelt hela namnet, t.ex. "Kära Kris Smith." Glöm inte ett kommatecken efter en hälsning eller ett tjocktarm efter Vem det kan oroa.
Känn till formatet. Välj rätt typ av papper. Inkludera information om ditt företag. Inkludera datumet. Lägg till mottagarens information. Välj en hälsning.