Innan du delar ut information om mötet till all relevant personal bör du se till att alla logistiska uppgifter du har är korrekta.  Misslyckas göra så kan innebära att du måste offentliggöra korrigeringar senare, något som gör både du och ditt kontor ser deorganiserade och oprofessionella.  Du kanske vill arbeta upp ett utkast till mötesmeddelandet eller e-post och visa detta för din chef.  På så sätt kan chefen granska inte bara den logistiska informationen inom, utan också formatet och ordalydelsen. Se också till att bekräfta vem som ska få meddelandet.  Du kanske redan vet vilka som kommer att delta, men din chef kanske vill att andra, icke-attending arbetstagare eller kunder att veta om mötet också. Dagordningen är ett viktigt dokument för alla möten, eftersom den informerar deltagarna om målen och syftet med mötet samt håller själva mötet fokuserat, effektivt och på rätt spår.  För att upprätta en dagordning, be din chef ge dig en kort lista över mål och planerade ämnen för mötet.  Från denna lista kan du skapa en agenda som du kommer att skicka ut tillsammans med anmälan av mötets tid, datum och plats.  En bra dagordning bör omfatta ämnen som ska behandlas och deras syften samt talare eller personal som ska lägga fram dem i varje ämne.  Alla ämnen och presentationer bör placeras i en logisk sekvens, samt segmenteras enligt den tid din chef vill spendera på varje steg.  Om du har aldrig skapat en agenda tidigare, eller om du fortfarande känner dig osäker på ditt valda format, kontrollera mallar som tillhandahålls av ordbehandlingsprogram som Microsoft Word och OpenOffice. Utöver en kort anmälan av det kommande mötet och en dagordning bör du bifoga eventuella protokoll från tidigare möten som är relevanta för de planerade ämnena.  Om ditt företag eller grupp inte tar några minuter, dubbelkolla med din chef för att ta reda på om det finns några ytterligare uppgifter eller bakgrundsinformation de vill skicka ut med anmälan. Om det inte är företag eller grupp policy att ta minuter-kanske det finns ingen tillgänglig att ta protokollet, till exempel-överväga att ändra denna policy för framtiden, eller åtminstone ha mötesljud inspelad för framtiden.  Dokumentationen kommer att hjälpa personalen att hänvisa tillbaka till idéer och överenskommelser som diskuterats, samt ta reda på vad som hände på mötet Om de inte kunde delta. Minst en vecka innan mötet i fråga planeras, skicka ut de nödvändiga dokumenten till alla deltagare och annan relevant personal.  Gör detta enligt företagets protokoll: för mer formella möten eller större företag, kan du behöva skicka ut papperskopior, medan mindre företag eller mer informella, teammöten kan ofta ordnas via e-post.  Vissa program och e-postplattformar som Outlook kan bidra till att underlätta möte schemaläggning, så kolla in dessa alternativ om du är ute efter ett sätt att effektivisera och modernisera kontorets möteskalender. Denna tidsram överensstämmer med allmän kontor etikett, men du bör vara medveten om att vissa organisationer och professionella protokoll anger specifika tidsfrister och villkor.  Vissa länder och stater kräver till exempel att mötesmeddelanden till bostadsföreningens styrelsemöten skickas minst en månad före det planerade mötet. Många möten kommer att kräva lite mer utrustning och material än ett bord, stolar, och några lösa papper och pennor för anteckning.  Vissa möten – särskilt de på större företag eller som inkluderar data- och multimedia-tunga presentationer – kommer att behöva särskild utrustning, såsom projektorer, skärmar, laserpekare, mikrofoner, kabel-anslutningar, eller ljudhögtalare.Du bör samla in och montera alla dessa material långt före mötet för att se till att allt fungerar och är redo i tid. Om en eller flera medarbetare eller teammedlemmar planerar att presentera på mötet, kontakta dem i förväg för att fråga om de behöver någon specifik teknik eller utrustning för sin presentation. Förutom att ställa in all nödvändig utrustning för mötet i förväg, bör du också se till att rummet är välutrustade för allas komfort och uppmärksamhet.  Se till exempel till att det finns tillräckligt med stolar i rummet, att vattenflaskor är fyllda och synliga, och att temperaturen och luftcirkulationen i rummet är acceptabla.  Sådana överväganden kan tyckas vara detaljer, men studier har visat att små saker som rumstemperatur kan få stor inverkan på människors humör och uppmärksamhet. Beroende på ditt företags vanliga protokoll, kanske du också vill ge någon form av mellanmål eller varm dryck för deltagarna.  Kontrollera alltid med din chef i förväg för att se till att du levererar allt de vill.
Bekräfta mötets tid, plats och varaktighet med en chef. Förbered en dagordning för mötet. Samla protokoll från tidigare möten. Fördela alla dokument. Samla ihop nödvändig utrustning. Samla ihop rummet.