Inledningsbokstäver bör om möjligt riktas till den person som kommer att läsa dem. Om du skickar till ett allmänt konto eller ett uthyrningsföretag och du inte är säker på det, är det också lämpligt att skicka ett brev till "Allt berört" eller skicka ett brev till den anställde chefen eller den befattningen. Börja ditt brev med att ange din befattning, titel eller roll och förklara varför du skriver. Du behöver vanligtvis inte skriva in ditt namn i brevet, eftersom ditt namn kommer att finnas med i din signatur. Så tidigt som möjligt i ett introduktionsbrev måste du ange din anledning till att skriva. Vad vill du? Varför skriver du? Om dessa frågor ens uppstår för en arbetsgivare eller företag, ditt brev är mer sannolikt att hamna i soporna än att hamna få dig en intervju. Klipp till jakten: "Jag skriver idag för att fråga om öppningar för en ny comptroller" eller "Jag skriver för att beskriva egenskaperna hos en ny produkt som nyligen presenterats av mitt företag" är helt effektiva uttalanden av syfte, vilket bör vara en av de tidigaste meningarna i brevet. När du skriver ett introduktionsbrev är det bra att ha en konsekvent, kompetent stil som inte går för långt mot förtrogenhet eller slutar med att låta för stel eller teknisk. För ett introduktionsbrev bör din ton vara professionell, men inte kall eller robotisk. Det är viktigt att ha någon del av mänsklig värme i brevet, samtidigt som det övergripande innehållet professionell.  Ett vanligt misstag som oerfarna författare gör är att till varje pris undvika sammandragningar, till en sådan grad att brevet till slut låter som om det översattes i stället för att skrivas. Använd sammandragningar, låta brevet ljud konversation, men också professionell. Låt brevet representera dig. Försök inte låta smart genom att ersätta saurus ord med ord som du normalt skulle använda. Det här är inte en masteruppsats, det här är ett introbrev. Använd lämpliga ord och var koncis. Förklara hur du kom att lära dig om positionen, möjligheten, eller företaget som du skriver till, och beskriva din koppling till det. När arbetsgivaren eller koordinatorn läser ett introduktionsbrev bör de ha en tydlig känsla för vem du är, varför du vill ha jobbet och om du skulle passa för tjänsten eller inte. Om denna koppling är tillräckligt kraftfull, kommer du att få en intervju och ge dig själv chansen att få jobbet. Om du har någon koppling till någon som arbetar på företaget, eller om du har blivit hänvisad till att ansöka, eller om du känner någon som tidigare har beviljats bidrag från din institution för sitt arbete, är det bra att notera det tidigt i introduktionen. Detta kan vara ett sätt att jogga någons minne ("Åh, detta är vem Jim berättade om!"), eller etablera det för första gången.
Adressera ditt brev till en viss person, om möjligt. Uppge ditt syfte tydligt. Upprätta en lämplig ton eller stil för bokstaven. Upprätta en personlig förbindelse.