Om din chef har bett dig att ta på dig lite extra arbete eller slutföra en uppgift som du antingen inte har tid för, eller är bortom din arbetsbeskrivning, kan det vara bra att skriva ner en lista över skäl till varför du måste säga nej till uppgiften. Lugnt och rationellt brainstorma problemet och organisera dessa anteckningar. De hjälper dig att förbereda ditt svar till din chef.  Det kan finnas enkla skäl till att du inte kan utföra en uppgift, till exempel åtaganden om barnomsorg eller bokad semester. Om du är osäker på om uppgiften är lämplig för dig, kontrollera den mot din arbetsbeskrivning.  Om du redan har en tung arbetsbörda och inte kan ta på dig mer, måste du tänka noga på hur du ska närma dig detta. Om ditt arbetsschema är problemet och du helt enkelt inte tror att du kan ta på dig de extra uppgifterna, ta lite tid att helt analysera dina prioriteringar. Väg den nya uppgiften upp mot de andra och utvärdera om du kan skifta runt ditt befintliga arbete. Bara att säga "Jag har inte tid" kan potentiellt leda till att din chef ifrågasätter din effektivitet och effektivitet, så om tiden är problemet du behöver för att visa att du kan prioritera uppgifter och slutföra dem i tid.  Gör upp en lista över dina uppgifter och beställa dem efter prioritet och deadline. Ta reda på hur lång tid var och en kommer att ta, och avgöra om det finns någon chans att du kan slutföra den nya uppgiften också. Gör ett snyggt och tydligt dokument som du kan använda när du pratar med din chef. Detta är ett sätt att "visa" din chef att du inte kan göra vad de ber, snarare än "berätta". Innan du närmar dig din chef är det viktigt att du tar dig tid att sätta dig i hennes skor och förstå henne och företagets prioriteringar. Att förstå hennes motiv kommer att hjälpa dig att bättre formulera ditt svar. Om du inte gör en viss uppgift kommer sannolikt att kosta företaget betydande intäkter då behöver du ett mycket övertygande argument och ett alternativ som innebär att företaget inte förlorar dessa intäkter.  Om du bara vill boka om ett möte på grund av ett tidigare åtagande, tänk på hur denna omläggning kommer att påverka din chef.  Att du tar dig tid att sätta dig i hennes skor kommer att hjälpa dig att förutse hur hon kommer att reagera på dig. Det är viktigt att du får tonen och språket rätt för att säga nej utan att säga nej. Kom ihåg att det är viktigt att du alltid använder neutralt språk och undviker att personifiera situationen. Det betyder inte att det handlar om dig eller din chef, eller det förhållande du har, vare sig det är bra eller dåligt. Hänvisa alltid till företaget och hur du når det bästa resultatet för verksamheten.  Säg något neutralt och objektivt som: "Om jag skulle slutföra denna uppgift, då skulle jag inte ha tid att avsluta huvudrapporten denna vecka". Undvik subjektiva och personliga reaktioner. Säg inte "jag kan inte göra det här, det är för mycket för mig".
Skriv ner en lista med skäl till varför du inte kan fylla i begäran. Analysera dina arbetsprioriteringar. Sätt dig i din chefs skor. Tänk på vilket språk du skall använda.