Vissa frågor kan vara känsligare att tala om än andra. Oavsett, om du intervjuar en anställd är det viktigt att se till att den anställde känner sig bekväm med att prata med dig om de frågor som är inblandade i utredningen.  Försäkra anställda du intervjuar att allt som sägs kommer att hållas konfidentiellt, och att det inte kommer att bli några återverkningar eller vedergällning som ett resultat av allt de säger. Om de är obekväma att prata med dig, fråga om det finns någon annan de skulle vara mer bekväm med. Om du tror att den personen är kvalificerad att genomföra intervjun, kanske du vill tillåta dem att genomföra intervjun istället. Innan du börjar intervjun måste alla medarbetare du pratar med förstå att de frågor som diskuteras bör hållas konfidentiella. För allvarligare saker, få deras samtycke att hålla saker och ting konfidentiella skriftligen.  Låt alla anställda veta att de inte kommer att hämnas för att ha avslöjat information. Detta är särskilt viktigt om den anställde anklagas är en övervakande anställd med viss auktoritet. Förklara den aktuella bolagspolicyn och det disciplinära förfarandet för att bryta mot denna policy. Om det finns några lagar inblandade, kan du nämna dem också. Även om du vill vara försiktig så att du inte bryter mot sekretessen eller inkräktar på integriteten hos den anställda som lämnat in klagomålet, måste du förklara för varje anställd du intervjuar varför du pratar med dem. Förklara för dem att du inte kan namnge den anställde som lämnat in klagomålet, och betona varför. De flesta anställda kommer att uppskatta detta om de kan försätta sig i samma situation som den anställde som lämnat in klagomålet. Börja med grundläggande, vänliga frågor som kommer att öka den anställdes komfort. Om du har särskilt svåra, stridslystna eller pinsamma frågor, spara dem till slutet av intervjun.  Uppmuntra den anställde att prata genom att ställa frågor utan tidsbegränsning. Be om en kronologisk beskrivning av de händelser som ledde fram till händelsen, om de var där. Få en förståelse för händelsen ur deras perspektiv. Försök inte leda den anställde, utan ställ objektiva frågor som gör det möjligt för dem att tala öppet ur sitt perspektiv. Du kanske till exempel frågar "Vad hände på kopieringsmaskinen på måndag morgon?" Detta leder den anställde till den plats och tid du vill diskutera, utan att leda dem i någon särskild riktning. Ställ frågor om de aktuella policyerna eller förfarandena så att du förstår den anställdes perspektiv. Till exempel, om du har att göra med ett klagomål om sexuella trakasserier, kanske du frågar "Vad, i dina ögon, utgör olämpligt flirtande på arbetsplatsen?" När den anställde svarar på dina frågor, anteckna bara fakta, inte den enskilde arbetstagarens tankar eller känslor. Efter intervjuns slut ska du lägga till anteckningar om arbetstagarens uppträdande under intervjun. För särskilt allvarliga situationer kanske du vill spela in intervjun. Om du bestämmer dig för att göra detta ska du meddela arbetstagaren att intervjun endast spelas in om du enligt lag är skyldig att göra det. Rådgör med en advokat om du ska göra en ljudinspelning eller till och med videoinspelning av intervjun för framtida referens. Kroppsspråket hos den du intervjuar kan ge dig en inblick i deras trovärdighet. Begrunda deras uppförande och om de verkar undvikande när de svarar på frågor. Tänk på att de anställda ofta kommer att vara nervösa, särskilt i en formell intervjumiljö. Var särskilt försiktig med anställda som verkar uttråkad eller nonchalant. Det är naturligt att vara nervös, men att låtsas att intervjun är slöseri med tid kan vara undvikande beteende. Särskilt sent i utredningen kan du redan ha bildat dig en egen uppfattning om händelsen. Att agera aggressivt mot anställda, särskilt den anklagade arbetstagaren, kan utsätta ditt företag för sanktioner.  Sitt i en stol på samma nivå som den anställde, några meter bort. Inte komma i deras ansikte eller trängs deras personliga utrymme, som kan vara skrämmande. Var försiktig med att ställa samma fråga om och om igen, även om du tror att den anställde ljuger eller inte ger dig hela historien. Om du inte är nöjd med den anställdes svar, kan du säga något i stil med "Jag skulle vilja gå tillbaka till ögonblicket vid kopieringsmaskinen för en minut. Jag kände att det kan finnas något annat om den händelsen som du kan dela med mig." Detta är särskilt viktigt om det finns en risk att klagomålet kan trappas upp till en stämning. Information som erhållits under utredningens gång kan inte tillåtas i domstol om det har bevisats att du ägnar dig åt mobbning eller hotfull taktik för att få den informationen.
Börja med att bekräfta att den anställde är bekväm med intervjuaren. Förklara grundreglerna för den anställde som intervjuas. Tala om för den anställde vad utredningen syftar till. Samla alla fakta och bevis du kan. Gör detaljerade anteckningar. Håll koll på kroppsspråket noga. Undvik aggressiv taktik.