Receptionister är de människor som representerar företagets ansikte - de är de som kunderna först talar med dem och de människor och medarbetare går till för information och evenemang planering. Förutom att ta emot samtal och regissera besökare hanterar de ofta klienter, organiserar evenemang, ordnar möten osv. Med alla dessa skyldigheter måste receptionisterna verkligen vara organiserade samtidigt som de hanterar flera krav på en gång. En person kommer inte att hålla så länge som en receptionist om han eller hon inte kan jonglera mer än en sak i taget och hantera dem på ett ordnat sätt.  Ett bra sätt att hålla sig organiserad är att investera i ett arkiveringssystem som fungerar bäst för dig. Det är viktigt att veta vilka papper och information din chef, dina medarbetare och dina kunder kan behöva. Håll all denna information i separata mappar - vare sig de på datorn skrivbordet eller i papperskopia. Organisera ditt arkivsystem på ett sätt som fungerar bäst för dig - om det kräver neon klibbiga anteckningar fästa vid allt, så må det vara det. Att vara organiserad innebär också att vara självmotiverad - du behöver inte någon annan att tala om för dig hur du ska göra något, eller hålla dig på rätt spår. Om du är organiserad, kommer du att veta vilka uppgifter du behöver för att slutföra varje dag, och vilka uppgifter är prioriteringar. Ha telefonnummer till hands. (partier och partier) d.v.s. Medarbetare, arbetsgivare, entreprenörer, leverantörer, nödanropsnummer m.m. Du kommer att behöva dem alla på en eller annan punkt. Håll telefonnumren organiserade på ett Rolodex eller lämpligt datorprogram. Den främsta delen av teknik receptionister måste ta itu med är telefonen - och alla knappar och separata linjer som det kommer med. Datorkunskaper är också ett måste – de flesta receptionister måste veta hur man använder e-post och måste vara skicklig på ordbehandling. Det är också bra att veta hur man skapar kalkylblad, och använda alla branschspecifika program. Tänk på att om kopiatorn, skannern eller skrivaren är nära ditt skrivbord, kommer du troligen att vara beroende av att använda dem (och felsöka för medarbetare som stöter på problem när du använder dem.) När du vet vilken typ av maskin som används på ditt kontor, borsta upp sina viktigaste funktioner och sätt att fixa vanliga problem. En receptionist räknas på att man skrivbordet hela tiden - det reflekterar dåligt på företaget om ingen plockar upp telefonen, eller det finns en rad människor som väntar på att få hjälp. Gör att vara pålitlig en prioritet - om din chef vet att du är pålitlig och alltid finns där för att hjälpa, du blir oumbärlig. En stor del av att vara receptionist är att lyssna på människor – oavsett om det är på telefonen, en fråga en klient ställer, eller information som förmedlas till dig. Att kunna lyssna bra kommer att göra dig mer effektiv - du kommer att kunna lösa problem snabbare när du förstår vad personen frågar första gången runt, och du kommer att ansluta kunder till personen de försöker nå snabbt. Om en chef ber dig göra något, antecknar du detaljerna. Om en kund ringer, se till att skriva ner sin information (namn, kontaktuppgifter, vad de vill etc.) Noter är ett bra sätt att hålla sig organiserad och påminna dig om alla de små saker som kommer upp under dagen. Håll dina anteckningar i en anteckningsblock och ha dem med dig hela tiden. Du kommer att bli förvånad över hur hjälpsamma de är, särskilt när du försöker komma ihåg vad personen som ringde för fem timmar sedan ville ha. Se till att du skriver ut meddelanden i detalj och läsa över vad du har skrivit och viktigast av allt när du tar ett meddelande, upprepa tillbaka meddelandet och kontaktinformation som du fick så att du kan se till att innan du lägger på att du har rätt information att förmedla. Se till att telefonen besvaras på den första eller andra ringen. Det är inte bra att hålla folk kvar i mer än en minut.  (Det är längre än du tror.)  Lyssna noga på namnet på den person som besökaren ber om.  Upprepa tillbaka till anroparen om det behövs.  Mobiltelefoner förvränger ofta ljud.  Skriv personens namn som samtalet riktas till om uttalet är svårt. Rikta samtalet artigt med en vanlig fras som "Ett ögonblick tack för Mr. "Smith." Jag är ledsen.  Eller om den personen är i telefon, "Jag är ledsen, Mr Smith är i telefon just nu.  Vill du vänta eller vill du lämna ett meddelande?"  Tacka dem ivrigt och rikta samtalet därefter. Du kan bli tvungen att skriva under för leveranser. Se till att din signatur är läsbar. Leveranspersonal kan behöva anvisningar var man ska lämna paket. Se till att du kontaktar lämpliga medarbetare för sådana frågor. Efter att besökarna identifierat vilka de är och vem de letar efter, kontakta den personen och låt henne/hon veta vem som är där. En vanlig fras är: "Mr Smith, Mr Jones från XYZ Corporation är här för att träffa er för hans två-tidens möte." Få alltid ett för- och efternamn och namnet på den organisation de kommer från. Det är bra att fråga om de har ett möte med mr Smith. Mr Smith ger dig instruktioner om var besökaren ska vänta och hur länge. Du kan då säga till besökaren: "Mr Smith kommer att vara med dig om ett ögonblick." Eller "Mr Smith sa att han avslutar ett möte och kommer att vara med dig om 5 minuter.  Du kan sätta dig ner. Tack."
Ha bästa möjliga organisatoriska färdigheter. Ha lite kunskap om teknik under bältet. Var pålitlig. Har utmärkta hörförmågor. Anteckna allt. Svara artigt i telefonen med en vanlig hälsning som "God morgon, Tack för att du ringde vårt företag, mitt namn är ____, hur kan jag hjälpa dig? Hälsningspersonal med samma professionalism och artighet som alla andra besökare. Hantera kunder som kommer till ditt företag med effektivitet och artighet.