När du skapar en Pivottabell sorterar du i huvudsak dina data efter rader och kolumner. Vad du lägger till där bestämmer strukturen på tabellen. Dra ett fält från fältlistan till höger på raden Radfält i pivottabellen för att infoga informationen.  Ditt företag säljer till exempel två produkter: bord och stolar. Du har ett kalkylblad med numret (Sales) för varje produkt (produkttyp) som säljs i dina fem butiker (Store). Du vill se hur mycket av varje produkt som säljs i varje butik. Dra fältet Store från fältlistan till fältet Radfält i tabellen Pivot. Din lista över butiker kommer att visas, var och en som sin egen rad. Liksom raderna låter kolumnerna dig sortera och visa dina data. I exemplet ovan lades fältet Butik till i avsnittet Radfält. För att se hur mycket av varje typ av produkt som såldes, dra fältet Produkttyp till avsnittet Kolumnfält. Nu när du har organisationen utlagd, kan du lägga till de data som ska visas i tabellen. Klicka och dra in försäljningsfältet i avsnittet Värdefält i Pivottabellen. Du kommer att se din tabell visa försäljningsinformation för båda dina produkter i var och en av dina butiker, med en Total kolumn till höger. För alla ovanstående steg kan du dra in fälten i motsvarande rutor under listan Fält till höger om fönstret istället för att dra dem till bordet. Pivottabeller låter dig lägga till flera fält i varje avsnitt, vilket möjliggör mer minut kontroll över hur data visas. Med hjälp av ovanstående exempel, säg att du gör flera typer av bord och flera typer av stolar. Ditt kalkylblad är poster om objektet är en tabell eller stol (produkttyp), men också den exakta modellen av tabellen eller stolen säljs (modell). Dra modellfältet till avsnittet Kolumnfält. Kolumnerna kommer nu att visa uppdelningen av försäljningen per modell och övergripande typ. Du kan ändra ordningen som dessa etiketter visas genom att klicka på pilknappen bredvid fältet i rutorna i det nedre högra hörnet av fönstret. Välj "Flytta upp" eller "Flytta ner" för att ändra ordningen. Du kan ändra hur värden visas genom att klicka på pilikonen bredvid ett värde i rutan Värden. Välj "Värdefältsinställningar" för att ändra hur värdena beräknas. Till exempel kan du visa värdet i form av en procent istället för en total, eller genomsnitt värden i stället för summering dem. Du kan lägga till samma fält i rutan Värde flera gånger för att dra nytta av detta. I exemplet ovan visas försäljningssumman för varje butik. Genom att lägga till säljfältet igen kan du ändra värdeinställningarna för att visa den andra försäljningen i procent av den totala försäljningen. När du ändrar hur värdena beräknas har du flera alternativ att välja mellan beroende på dina behov.  Summa - Det här är standardvärdet för värdefält. Excel kommer att summera alla värden i det markerade fältet. Räkna - Detta kommer att räkna antalet celler som innehåller data i det markerade fältet. Genomsnitt - Detta kommer att ta genomsnittet av alla värden i det valda fältet. Området "Rapportera filter" innehåller de fält som gör att du kan söka igenom datasammanfattningarna som visas i pivottabellen genom att filtrera ut uppsättningar av data. De fungerar som filter för rapporten. Om du till exempel ställer in ditt Store-fält som filter istället för radetikett kan du välja varje butik för att se enskilda försäljningssummor, eller se flera butiker samtidigt.
Lägg till ett radfält. Lägg till ett kolumnfält. Lägg till ett värdefält. Lägg till flera fält i ett avsnitt. Ändra sättet som data visas. Lär dig några av de sätt på vilka värderingar kan manipuleras. Lägg till ett filter.