Denna beskrivning bör finnas i ämnesfältet för din e-post, inte i själva e-postmeddelandet. Om din e-post förväntas av mottagaren kan denna beskrivning helt enkelt referera till ämnet. Om e-postmeddelandet inte förväntas kan den här beskrivningen vara lite knepigare. Målet bör vara att läsaren ska veta vad som väntar när de öppnar din e-post. Detta innebär att det måste motivera din läsare att faktiskt öppna den. Detta börjar vanligtvis med "Kära" och följs av den formella titeln på individen eller företaget som du skriver till.  Adressera brevet till en viss mottagare när det är möjligt. Undvik att skicka brevet till namnlösa mottagare. Använd bara "Till vem det kan oroa" som en sista utväg. Strikt talat, den mest korrekta interpunktion att använda efter hälsningen är fortfarande ett kolon. Som sagt, nuförtiden använder de flesta ett kommatecken efter hälsningen av en formell e-post brev. Om du är osäker på om mottagaren ska tilltalas som "Ms" eller "Mr", skriv istället ut personens fullständiga namn. Följ den formella hälsningen med en blank linje. Som med alla brev bör huvudtexten innehålla en inledning, ett organ och en slutsats. Håll hela saken, inklusive kroppsdelen, så kort och till punkt och pricka som möjligt.  Högerjustera huvudtexten. Använd inga indenteringar. Huvudtexten med ett enda mellanrum, men lämna en tom rad mellan varje stycke och efter det sista stycket. Skriv "Hälsa" eller någon annan lika artig avslutning efter huvudtexten i ditt brev och följ den med ett kommatecken.  Kom ihåg att vänsterjustera stängningen och bara kapitalisera första bokstaven i första ordet. Andra potentiella formella avslutningar inkluderar "Tack", "Dina verkligen", och "Bästa lyckönskningar." Till skillnad från ett brev som levereras på papper, kommer du inte att kunna signera din e-post brev för hand. Vänsterjustera ditt namn. Hoppa över en rad efter ditt namn, skriv sedan ut din fysiska adress, telefonnummer, e-postadress och hemsida eller blogg när det är tillämpligt. Vänster-allians och enkelrum all denna information. Ge varje ny information sin egen separata rad.
Börja med en kort men korrekt beskrivning av syftet med din e-post. Börja den faktiska e-post med en formell hälsning. Skriv brevet och håll det kort men ändå informativt. Använd en artig stängning. Skriv ditt namn direkt under stängningen. Ange dina kontaktuppgifter längst ner.