När du börjar skriva din rapport har du redan listat ut vad tonen behöver vara och poängen med rapporten. Nu måste du bestämma det bästa sättet eller sätt att presentera den informationen.  Du kanske väljer att göra en lista. Det är ett mycket tydligt sätt att presentera materialet och det är lätt att skumma och ändå få den information som behövs. Det kan dock vara ett något mindre formellt sätt att skriva en lägesrapport så det kan vara bättre att använda den för memos till handledare och e-post till kollegor. Du kan också överväga att lägga till diagram eller tabeller. Detta kan vara särskilt bra om du skriver en lägesrapport för ett projekt där du försöker få finansiering, eller visa varför du förtjänar den finansiering du har fått. För att skriva en framgångsrik lägesrapport vill ni att den ska vara så tydlig som möjligt. Att dela upp din rapport i underavdelningar är ett bra sätt att samla ihop allt relevant material. Att lägga till underrubriker i din kan göra detta ännu tydligare, eftersom det låter dina läsare eller publik veta vad de kan förvänta sig i varje underavsnitt. Om det finns material som de är särskilt intresserade av kommer de att kunna hoppa direkt till den delen. Detta går vanligtvis över toppen av papperet, om du använder ett sidformat. Återigen, det beror på vad ditt företag eller universitet föredrar, så se till att du checka in med dem. Rubriken bör innehålla datum, när rapporten lämnades in, mottagarens namn och ställning, författarens namn och befattning samt ämnet för rapporten. Inledningsavsnittet går under rubriken. Den kan ofta skiljas från resten av materialet genom kursiv stil. Den ger en kort översikt över projektet och sammanfattar dess status. Ni kommer att fastställa vilka framsteg som har gjorts och om vissa mål har uppnåtts. Se till att inkludera: syftet med rapporten, introducera projektet, påminna om att detta är en uppdatering om projektets utveckling. Förslagets innehåll, vare sig det är uppdelat i sektioner och underavsnitt, är i princip bara en mer detaljerad version av inledningen. Överväg den information du har lagt in i introduktionen och se till att expandera på den informationen.  Ange uppgifter som har utförts sedan den senaste rapporten och vilka uppgifter som pågår. Diskutera problem som du har stött på, frågor som behöver åtgärdas, och potentiella lösningar för dessa problem och frågor. Ta itu med förändringar som har hänt och varför de behövde göras. Du kan också inkludera saker som personalförändringar, svårigheter att få material, vilka kostnadsöverskridanden du kan ha stött på, eventuella förseningar eller problem med teknik eller säkerhet. Även om detta fortfarande i princip är en del av rapporten, vill du se till att din publik förstår vart du ska med projektet. Se till att du anger vilka problem som kan påverka tidsfristen för slutförandet, budgeten eller förvaltningsstrukturen.  Du vill verkligen se till att säga om tidsfristen för projektet har ändrats eller inte. Undvik sockerbeläggning eventuella problem för din publik, men inte oroa dem i onödan eller lova något du inte kan leverera. Du måste visa hur mycket arbete du och ditt team (om du har en) har lagt in i projektet. Detta kommer att visa din publik (vare sig det är din chef, dina kunder, eller en statlig myndighet som kan ge dig pengar) att du har arbetat hårt.
Bestäm hur du vill presentera ditt material. Överväg att använda underavsnitt. Skriv rubriken. Skriv det inledande avsnittet. Gör som det står i förslaget. Adressera vad som står på tur för ditt projekt. Lägg till totalt arbetade timmar.