Om du utvecklar en kundservice policy, är chansen att du antingen startar ett nytt företag eller orolig för din nuvarande tjänst. Om det är den senare, måste du börja med att bedöma var din nuvarande tjänst är svag. För att bestämma dig kund servicekvot ", ranka din verksamhet på en skala på 1 (inte alls) till 5 (hela tiden) för var och en av följande uttalanden, anpassade från Forum Corporations Självtest för ett Customer-Driven Company: Sätter du kunden först, eller är du mer intresserad av dina egna interna affärer? Rank ditt företag på följande för att ta reda på: Vi är fast beslutna att göra vad som krävs för att skapa nöjda kunder. Vi försöker göra saker rätt första gången. Som ägare är jag ett exempel på att kundservice är viktigt. Att tillgodose våra kunders behov prioriteras framför våra interna behov. Totalt din poäng och dividera med 4. Om du tror att en bra produkt kommer att sälja sig själv, har du fel. Du måste skräddarsy dina produkter till dina kunders önskemål. Betygsätt följande: När vi säljer siktar vi på en partnerskapsstrategi. I vårt reklammaterial, vi lovar inte vad vi inte kan leverera. Vi känner till de funktioner och fördelar som är viktigast för våra kunder. Vi designar nya produkter/tjänster baserat på information från våra kunder. Totalt din poäng och dividera med 4. Särskilt om du är i en tjänsteindustri, är det mycket viktigt att dina kunder känner att de blir hörda och deras klagomål behandlas snabbt. Deras feedback är gratis och extremt värdefull, så ignorera inte det. Betygsätt följande: Vi granskar kundklagomål. Vi ber ständigt våra kunder om feedback. Vi letar regelbundet efter sätt att eliminera fel baserat på kundinmatning. Summa din poäng och dividera med 3. Ju bättre du känner dem, desto bättre kan du skräddarsy din tjänst efter deras behov. Betygsätt följande: Vi har bestämt vad våra kunder förväntar sig av oss. Vi interagerar ofta med våra kunder. Alla medarbetare vet vad som är viktigt för våra kunder. Summa din poäng och dividera med 3. I genomsnitt, för varje kund som klagar, finns det 26 som förblir tyst. Ju svårare det är att få tag i dig, desto värre blir förhållandet, vilket är oroande när du tänker på att 91% av olyckliga kunder kommer att lämna utan klagomål och aldrig komma tillbaka. Att göra det lättare för dem att klaga kan rädda er kunder. Hur väl gör du var och en av följande: Vi gör det enkelt för våra kunder att hantera oss. Vi strävar efter att lösa alla kundklagomål. Vi uppmuntrar till att "viga kunden". Summa din poäng och dividera med 3. Din personal är gränssnittet mellan dig och dina kunder. Ju bättre utbildade de är, desto bättre service kan de erbjuda. Betygsätt följande: Jag respekterar mina anställda. Alla medarbetare har full förståelse för vår produkt/tjänst. Alla anställda har rätt verktyg och färdigheter för att utföra sina jobb väl. Alla medarbetare uppmuntras att lösa kundproblem. Alla anställda känner att kundnöjdhet är en del av deras jobb. Totalt din poäng och dividera med 5. Den sista delen av kundservicen strävar ständigt efter att producera en bättre produkt som uppfyller eller ens förutser konsumenternas behov. Betygsätt följande: Vi arbetar ständigt med att förbättra våra processer och produkter. Vi samarbetar med andra grupper för att lära av deras styrkor och svagheter. När vi upptäcker problem försöker vi lösa dem snabbt. Summa din poäng och dividera med 3. De möjliga poängen varierar från 7 i den låga änden till 35 i den höga änden. Fokusera både på din totala poäng, och på de särskilda områden där du behöver förbättra.  28 och upp – Dessa poäng indikerar att din kundservice är en tillgång. Du har responsiv service anpassad till dina kunders behov. Fokusera på särskilda områden för förbättring. 21-27 – Din kundservice är tillräcklig, men kräver övergripande förbättring. 20 eller lägre – Du förlorar sannolikt kunder på grund av dålig kundservice.
Ställ in en baslinje för att se hur responsiv din nuvarande kundservice program är. Tänk på hur kundorienterat ditt företags kultur är. Fråga dig själv hur väl dina produkter och försäljningsmaterial är inriktade på kunder. Betygsätt hur väl du svarar på feedback från kunden. Tänk på hur väl ditt företag och dina anställda känner dina kunder. Vet hur lätt det är för kunderna att komma i kontakt med ditt företag. Utvärdera hur kvalificerad din personal är. Tänk på hur aktivt du försöker förbättra dina produkter. Lägg till dina poäng.