Börja med att komma på en lista med uppgifter som varje institution på din organisation ansvarar för. Du kan tilldela denna uppgift till en enda person eller till en individ på varje institution. Om det faller på en person, se till att han eller hon har stöd av avdelningscheferna. När du vet vad varje institution ansvarar för, avgöra exakt vilka uppgifter varje anställd gör inom varje avdelning. Detta kommer att hjälpa dig att jämnt fördela arbetsbelastningen och kommer att lämna dig bättre förberedd att anställa nya medarbetare när tiden är inne. Det kan vara till hjälp att skapa ett organisatoriskt diagram som beskriver vem varje anställd ska rapportera till, särskilt om detta för närvarande är oklart i din organisation. När du har en lista över uppgifter som varje anställd ansvarar för, är det dags att gräva djupare i varje uppgift och skriva steg-för-steg instruktioner för hur man slutför dem. Syftet med detta är att hjälpa till med utbildning av nya medarbetare och att göra det lättare för befintliga anställda att täcka varandras arbete under frånvaro.  Se till att beskriva detaljer som var dokument sparas, där vissa leveranser förvaras, och hur man kontaktar leverantörer och kunder. Det är en bra idé att ha någon granska varje uppgift genom att försöka slutföra det genom att följa instruktionerna exakt. Se till att recensenten inte är samma person som vanligtvis slutför uppgiften. Det kommer snabbt att bli uppenbart om det saknas åtgärder eller ineffektivitet. Förutom att beskriva de rutiner för dagliga uppgifter som dina anställda utför, se till att redogöra för större projekt som förekommer sällan, såsom kvartalsöversikter eller årliga presentationer. Försök att fastställa ett schema för var och en av dessa uppgifter så att nya medarbetare förstår när de ska börja förbereda sig för dem. Förutom att ge detaljer om hur du kan utföra de uppgifter som krävs för jobbet, kanske du vill ge dina nya medarbetare några extra tips för att hjälpa dem att bekanta sig med kontoret. Detta kommer att minska deras beroende av andra anställda, och förhoppningsvis få dem att känna sig bekväma snabbare. Du kanske vill inkludera information om saker som: Platsen för badrum, rastrum och postrum Hur man använder telefonen, skrivare, dator och annan utrustning Var man kan parkera Hur man beställer förnödenheter
Delas upp efter avdelning. Skriv jobbbeskrivningar. Översiktsrutiner. Överväga månatliga och årliga uppgifter. Ge användbar information till nya medarbetare.