Förklara i texten varför du skickar e-postmeddelandet. Visa läsaren vad som gör detta e-postmeddelande brådskande och varför de bör svara på det så snart som möjligt. Var så specifik som möjligt för att föreslå vad den andra personen får ut av att läsa din e-post.  Till exempel, kan du säga något i stil med, Trött på att gå runt på utslitna skor? Vår försäljning har märkesnamn skor till rock-bottom prices. och du kanske skriver, ring kunden idag för att komma in under deadline. och undvika att göra en brådskande e-post lång och förvirrande. Begränsa dig till ett par korta meningar eller stycken. Föra ditt meddelande på ett sätt som är lätt att förstå och grammatiskt korrekt.  För att undvika att göra ditt budskap för länge, försök att göra en lista över de viktigaste punkter du behöver göra. Många företag inkluderar en bild i e-postmeddelandet. En försäljningsannons förklarar e-postens syfte effektivt. Genom att försöka låta brådskande kan du bli påträngande eller skrämmande. Undvik att kräva att läsaren ägnar uppmärksamhet och ger gensvar, eftersom detta slår tillbaka oftare än inte. I stället par tidsrelaterade ord med förslag på åtgärder läsaren bör ta.  Till exempel, låt oss säga att det finns 5 platser kvar på planet. Vänligen ring idag för att reservera din plats. ska för att undvika att låta skrämmande, vara lite indirekt. Till exempel, låt oss säga att ID-stölden ökar med 5% varje år, vilket gör det viktigare än någonsin att skydda din personliga information..Använd den sista meningen i din e-post för att vägleda läsaren mot den åtgärd du vill att de ska vidta. Detta måste vara specifikt, så inkludera all information de behöver för att svara på din e-post. Detta kan vara en knapp för att trycka på, en webbplats länk, eller ett telefonnummer.  Till exempel, om du vill att någon ska ringa ett samtal, säg, "Var snäll och ring mig idag och följ upp med ditt telefonnummer. Ange den exakta webbplatslänken. Om du vill att en person ska se en viss produkt, posta länken till produktsidan, inte den övergripande webbplatsen. Om du vill leda någon till en fysisk plats, hjälper det till att ge anvisningar, kartor och andra referenser.
Led med en lösning på ett relevant problem. Beskriv e-postens syfte i koncisa meningar. Använd en mild och icke-konfronterande ton. Inkludera en uppmaning till handling i slutet.