Din titel borde säga till läsaren att de läser en agenda. Den bör också ta upp ämnet för mötet. När du har fattat ett beslut, placera din titel högst upp i ditt tomma dokument. Håll din titel enkel och till punkt och pricka.  Till exempel kan din titel vara "Juli Meeting Agenda: Diskutera nya projektidéer" eller "August 2019 Meeting Agenda: Moving Project Deadlines Up". Håll dig till ett vanligt affärsteckensnitt som Times New Roman eller Calibri. Den här delen av mötet ger folk en chans att säga hej. Det är också ett utrymme för dig eller andra mötesledare att öppna mötet och diskutera de viktigaste sakerna du kommer att behandla.  Du kan också behöva en isbrytare om mötet inkluderar många människor som inte känner varandra. Om du skriver en agenda för ett stort möte, säg på en konferens, den tid som behövs för denna del kan vara betydande. Vid ett litet kontorsmöte kan den här delen bara ta några minuter. Du kan också lämna ett utrymme för agendaändringar i början. När ni bara sätter några ord på dagordningen kan det göra era kolleger förvirrade. En fråga hjälper till att ge sammanhang, och det ger dem en chans att tänka på det i förväg.  Istället för att skriva "Project Deadlines" kan du till exempel skriva: "Kan projektdeadlines flyttas upp för att möta den växande efterfrågan?" Om det behövs, lägg till en kort beskrivning under frågan. Även om du inte nödvändigtvis behöver inkludera tider, kan det hjälpa människor att förbereda sig. Det kommer att ge dem möjlighet att begära mer tid vid behov, till exempel. Det ger också människor en chans att förkorta sina kommentarer om tidpunkten är kort. Processen fastställer hur du kommer att närma dig varje punkt på dagordningen. Till exempel, om du talar om att flytta projekt deadlines, kommer varje person att komma på ämnet från en annan punkt i processen. Genom att etablera en process, får du alla på samma sida. Säg till exempel punkt på dagordningen: "Kan projekttiderna flyttas upp för att möta den växande efterfrågan?" Din process kan vara "10 minuter för att diskutera aktuella framsteg. 15 minuter för att fastställa vad det skulle ta att öka produktiviteten. 10 minuter för att väga för- och nackdelar. 5 minuter för att rösta om huruvida tidsfristerna bör flyttas fram." Notera vem som ska leda varje del av mötet. Låt inte detta komma som en överraskning för personen. Ni bör reda ut detta i förväg och sedan skriva upp det på dagordningen. Om du leder hela mötet kan du notera det högst upp på dagordningen. Om några gäster kommer till ditt möte för att diskutera viktiga ämnen, kommer du att vilja ägna en del av mötestiden åt dessa människor. Planera på att tilldela varje gäst en enda post på dagordningen även om de har mer än ett ämne för diskussion.På så sätt kommer de att kunna organisera sina ämnen som de anser lämpligt. Det är bäst att kontakta gästerna i förväg för att ta reda på hur mycket tid var och en kommer att behöva för sitt diskussionsämne. Detta bidrar till att undvika pinsamma schemaläggning konflikter. Denna del av föredragningslistan bör komma i slutet. Det ger dig bara en chans att fråga andra om något annat behöver tas upp på mötet. Dessutom ger det medlemmarna en chans att gå tillbaka till något som kan ha blivit översvallat tidigare.  När du tar med på agendan, så låter det medlemmarna veta att de har en chans att bidra även om det de behöver prata om inte täcks av din agenda. Du kan också inkludera tid för frågor och svar i detta avsnitt.
Börja med en titel på din agenda och ditt möte. Avsätt tid vid mötet för hälsningar och hälsningar. Frasera dina agendapunkter som frågor för att locka dina teammedlemmar. Skriv i beräknade tider bredvid varje dagordningsämne. Skapa en process för varje objekt i listan. Fastställa vem som kommer att leda varje avsnitt på dagordningen. Tilldela tid i schemat för alla speciella gäster. Lämna en öppning för andra affärer.