Generellt sett bör ditt språk vara enkelt och enkelt, men ändå professionellt. Du bör undvika att ta för konversation av en ton i ditt memo.  Till exempel, undvik att skriva saker som "Hej killar! TGIF, har jag rätt? Hur som helst, Jag ville berätta om en viktig affärsangelägenhet.. istället, gå rakt på sak:  på att jag skriver för att ge alla med en framstegsrapport för Projekt Z på. Det är också bäst att försöka ta en neutral ton när du skriver och undvika att använda känslomässigt laddat språk. Gör ditt bästa för att hänvisa till fakta och bevis för att stödja dina påståenden.  Till exempel, undvika påståenden som "Jag tror att vi alla kommer att vara så mycket gladare om vi får klä sig nonchalant på fredag." Istället, forskning för att se om det finns några studier om huruvida kontor moral ökar när anställda tillåts mer självständighet i deras val av klädsel, och citera det i ditt PM. När du är på väg att citera bevis eller hänvisa till en källa, se till att använda språk som låter läsaren veta vad du gör. Till exempel, prova följande: Enligt våra upptäckter,... på grund av forskning som slutförts av EPA har indikerat att.... Ditt memo bör vara lätt att läsa, så du bör undvika att använda överdrivet små teckensnitt-11 eller 12 poäng är standard. Du bör också välja en enkel typsnittsstil som Times New Roman. Detta är inte rätt tid att spela runt med roliga teckensnitt som Comic Sans (du kommer att göras narr av om du väljer den här!). 1-tums marginaler är typiska för företagsmemos, även om vissa ordbehandlingsprogram kan innehålla förformaterade memo mallar med något bredare marginaler (till exempel 1,25 tum). Affärsmemos är vanligtvis inte dubbelrymda. För att hålla sidnumret nere, överväga enstaka steg, men lämna mellanslag mellan enskilda stycken eller sektioner. Det finns vanligtvis ingen anledning för dig att indentera dina stycken.
Undvik språk som är alltför avslappnad. Undvik att använda känslomässigt språk. Använd signalfraser. Välj en lämplig typsnittsstil och storlek. Använd standardmarginaler för ditt memo. Ett enda utrymme ditt dokument.