Medan de flesta styrelser leds enligt någon version av Roberts ordningsregler, vissa styrelser kan ha sina egna särdrag. Att förstå de specifika reglerna för din grupp är viktigt om du vill att ditt förslag ska höras och tas på allvar.  De flesta grupper har en skriftlig kopia av sina regler. De kan publiceras på gruppens webbplats. Om inte, tala med den person som tar protokollen från styrelsemötena – de brukar ha en kopia. Ta reda på om du måste berätta för någon om ditt förslag innan du presenterar det, och om du är skyldig att lämna in någon skriftlig dokumentation av ditt förslag. Om du aldrig har varit på ett styrelsemöte, gör det till en punkt att gå till en innan du lägger fram ditt förslag, om möjligt. Du kan se andra göra rörelser för att bli mer förtrogen med förfarandet. Om du är skyldig att lämna in din motion skriftligen, din grupp kan ha en specifik form som du ska använda. Vissa grupper kan ha grundläggande mallar för att vägleda dig, även om du inte behöver använda dem.  Formuläret kan publiceras på gruppens webbplats. Sekreteraren eller någon annan person som tar protokollen från styrelsemötena kan också hjälpa dig. I avsaknad av ett formulär eller mall, strukturera ditt skriftliga förslag så att det innehåller en titel, utrymme för en kort beskrivning av förslaget, och en föreslagen resolution. Det finns fyra grundläggande typer av rörelser: huvud, dotterbolag, privilegierade och tillfälliga rörelser. Den typ av rörelse du vill göra avgör delvis hur din rörelse är formulerad och strukturerad.  Huvudförslag och privilegierade förslag är båda orelaterade till någon annan verksamhet och måste tas med på egen hand. Subsidiära och tillfälliga förslag relaterar till en annan fråga om affärer redan innan styrelsen, så du normalt inte skulle ha möjlighet att skriva ut dessa i förväg. Er grupp kan ha särskilda regler för att införa ett huvudförslag. Du kan till exempel behöva meddela ordföranden om ditt förslag inom 24 timmar innan mötet äger rum. Förslagen är vanligtvis korta och beskriver exakt vilka åtgärder du vill att styrelsen ska vidta, eller vilken position du vill att styrelsen ska bekräfta. Använd aktivt språk och gör varje ord räknas.  Å ena sidan vill du inkludera alla relevanta detaljer. Å andra sidan vill man inte vara för ordfull. Försök att slå en glad medium men se till att du har inkluderat allt viktigt. Om du har tillräckligt med tid att förbereda dig, kan det vara till hjälp att låta någon annan titta över din rörelse och se om något kan skäras ut ur den. Om din rörelse är vag, kan du avsevärt minska sannolikheten för att rörelsen kommer att passera. Det är osannolikt att styrelseledamöterna röstar för ett förslag om de inte förstår vad det innebär, eller om det kan tolkas på flera sätt. I allmänhet vill du lämna så lite utrymme för tolkning som möjligt. Till exempel, om du vill flytta att dina husägare förening byter från ABC Landscaping till XYZ Landscaping, du vill lista dessa företag specifikt.
Granska din grupps regler. Kontrollera om det finns ett formulär eller en mall. Bestäm vilken typ av rörelse du vill göra. Använd en tydlig och koncis formulering. Var så specifik som möjligt.