Om du har ett utomhusevenemang i en park, kan du behöva reservera softball fält, volleybollbanor, eller grillmöjligheter.  Du kanske också vill reservera uthyrningsutrustning såsom podi, mikrofon, bord eller stolar.  Kontrollera med lokala centra och kyrkor för bord, stolar och annan utrustning du kan låna eller hyra till en låg kostnad. Det är bäst att göra detta en månad i förväg så att objekt du beställer online kommer att ha tid att anlända.  Om du äter en potluck måltid, glöm inte engångsutrustning och redskap.  För en stor samling, inköp leveranser på lagerklubbar, restaurang levererar butiker, och grossister för att dra nytta av bulkprissättning. Om flera personer köper förnödenheter, kan det vara användbart att spåra inköp i ett delat kalkylblad eller liknande dokument. Du kan köpa billiga duk tote väskor på nätet och anpassa dem med iron-on överföringar.  Inkludera ett schema, kartor och broschyrer för gäster utanför staden, en gästlista med telefonnummer och namntaggar.  Om din budget tillåter, kan du lägga till roliga extramaterial som personliga t-shirts, påfyllningsbara vattenflaskor, och en tema eller regional gåva baserat på återföreningen plats. För barn, inkluderar dollar butik prydnadssaker såsom bubblor, glöd pinnar, jojo och klistermärken. För att spara pengar, köpa objekt grossist eller be om volymrabatt. Om du använder en cateringfirma, måste du ge en sista gäst räkna.  Du bör också checka in med din plats och uthyrningsföretag. Du kanske också vill kontrollera med en lokal mathylla eller soppkök för att se om de kommer att acceptera en donation av någon överbliven mat. Plocka upp eventuell uthyrning utrustning och se till att det fungerar.  Du kanske vill sätta upp ett välkomstbord för att välkomna människor till evenemanget. Om tillämpligt, förbereda slutbetalningar och tips för leverantörer, som catering och servitör.
Reservera faciliteter och utrustning minst två månader före. Köp förnödenheter för aktiviteter och dekorationer. Gör välkomstpåsar med användbara föremål för deltagare. Bekräfta arrangemang med leverantörer två veckor innan. Ställ upp och dekorera platsen dagen för återföreningen.