Även om kraven kan variera mellan organisationer, det finns några gemensamma element som du kommer att vilja inkludera i din skriftliga varning.  Granska följande punkter av information för att bygga en informativ och effektiv skriftlig varning: Inkludera namnen på alla berörda parter. Typen av brott. Datum och tidpunkt då brottet begicks. Närmare uppgifter om varningen och den tidsperiod som varningen gäller. Instruktioner för den anställde om hur man kan råda bot på situationen. Konsekvenser av denna överträdelse och konsekvenserna av framtida frågor. När du skriver din varning måste du vara så specifik och detaljerad som möjligt.  Genom att inkludera tydliga och koncisa detaljer i din varning kan du förmedla den exakta frågan och låta din medarbetare göra bättre korrigeringar och undvika ytterligare brott i framtiden.  Inkludera tydliga uttalanden som beskriver den aktuella frågan.  Till exempel "Den 23 juni rapporterades du ha varit inblandad i en fysisk dispyt med en annan anställd". Varningar bör klargöra vad som kommer att hända om den anställdes beteende inte korrigeras.  Till exempel "Om en annan överträdelse inträffar, kommer vi att utfärda endast en sista varning innan uppsägning." Även om varningen är skriven, kommer du inte att skicka den via företagets e-post eller e-post.  En skriftlig varning måste ges personligen under ett privat möte med den berörda arbetstagaren.  Detta kommer att möjliggöra direkta samtal mellan båda parter och en tydlig kommunikation om den aktuella frågan.  Gör mötet för tidigaste datum tillgängligt. Ge lite positiv feedback också.  Fokusera inte bara på det negativa under mötet. När du har skrivit varningen och levererat den till den anställde, kommer du att vilja se till att den anställde förstår varningen. Diskutera villkoren för varningen, hur länge den kommer att pågå, varför de får den och hur de kan arbeta för att rätta till sitt handlingssätt i framtiden.   De flesta skriftliga varningar kommer att ha en plats för underskrifter.  Låt din anställd underteckna varningen och förklara att de förstår och håller med om det.  Ge arbetstagaren rätt att bestrida fordran också.  Vissa uppgifter kanske inte är korrekta och de bör ha rätt att ifrågasätta varningen.
Inkludera nödvändig information. Var så specifik som möjligt. Lämna den skriftliga varningen personligen. Se till att arbetstagaren förstår varningen.