Enligt en undersökning, 69% av kunderna definierar  på good på kundservice som att ha sin fråga eller problem hanteras snabbt och effektivt. 72% av de intervjuade sade saker som att överföras från person till person eller att behöva förklara situationen flera gånger var stora frustrationer. Gör ansträngningar för att avgöra hur snabbt du kan ta itu med dina kunders problem. Du kan fråga om detta i en enkät. För telefonsamtal eller kundförfrågningar online via e-post eller chatt kan du använda en timer för att avgöra hur lång tid det tar att ta itu med problemet.  Dina anställda kanske inte alltid har kunskap eller behörighet att lösa en kunds problem. De bör dock utbildas för att omedelbart identifiera problemet och hitta någon som kan ta itu med problemet.  Tänk dig till exempel att du äger en skönhetsaffär och att en kund har ringt för att hon vill köpa ett särskilt märke av nagellack, som du inte bär. I stället för att berätta för kunden Vi har inte det, ska din anställd göra en omedelbar ansträngning för att ta reda på hur din butik kan få att polera för kunden och berätta för henne när problemet är löst. Denna typ av beteende är inte bara vänlig, det är hjälpsam och snabb, och det kommer sannolikt att öka kundlojalitet till ditt företag. De flesta kunder gillar att bli tillfrågade om feedback. Det visar att du bryr dig om deras erfarenhet och är villig att förbättra eller justera din inställning. Be om kundfeedback på ett personligt sätt, ansikte mot ansikte, eller via en personlig e-post. Bekräfta kundens svar med ett snabbt svar. Fråga om detaljer om kundens senaste inköp i din butik eller produkter från ditt företag som hon har använt eller har problem med. Uppmuntra kunden att förklara sin upplevelse i din butik eller arbetsplats och hur hon tror att du kan förbättra hennes upplevelse. Kundnöjdhet har flera viktiga komponenter, såsom känslomässig tillfredsställelse, lojalitet, tillfredsställelse med specifika egenskaper hos deras erfarenhet, och avsikt att återvända till ditt företag. Att skapa en enkät för kunder att ta efter varje serviceupplevelse hjälper dig att avgöra hur effektiv din tjänst är.  Spåra emotionell tillfredsställelse genom att ställa frågor som avgör den övergripande kvaliteten eller lycka kunden med sin erfarenhet. Spåra lojalitet genom att ställa frågor som avgör om personen skulle rekommendera ditt företag till andra. Människor är mer benägna att lita på ord av mun än någon annan form av reklam. Spåra tillfredsställelse med specifika delar av upplevelsen genom att ställa riktade frågor, såsom Hur nöjd var du med hastigheten på din tjänst i dag? och hur skulle du betygsätta längden på tiden du var tvungen att vänta?. Spåra avsikten att återvända genom att ställa frågor som  tillBased on today, would you return? eller  påTror du att ditt val att besöka vår butik var ett bra beslut? Ofta kommer missnöjda kunder helt enkelt inte att återvända till en plats där de kände sig missnöjda. Men om du erbjuder ett incitament för dem att slutföra undersökningen och återvända till ditt företag, såsom en gratis dessert med inköp av entree eller en rabatt på ett köp, kommer de att vara mer benägna att erbjuda feedback och göra affärer med dig igen. Ett sätt att spåra kvaliteten på tjänsten i ditt företag är att spåra eventuella kundproblem eller klagomål. Skapa en databas för all feedback från kunden och använd en skala för att ranka kundens upplevelse (5 är mycket nöjd, 1 är mycket otillfredsställd). Var noga med att också notera eventuella detaljerade kommentarer om service från kunder i databasen.  Du kan också använda en net promoter score. En nettopromotor poäng håller flikar på antalet kunder som skulle rekommendera ditt företag till sina vänner. En kund som svarar 9 eller 10 ses som en promotor, en kund som svarar 7 eller 8 betraktas som passiv, och en kund som ger ett företag en poäng på 6 eller lägre ses som en detraktor.  Genom att subtrahera antalet distraktorer från antalet promotors, ditt företag kan komma till en nettopromotor poäng. Ju högre din nettopromotor poäng är, desto bättre du gör på att behålla dina kunder och hålla dem nöjda. Både du och din anställd hanterade ett kundklagomål väl, och arbetade hårt för att lösa det. Men bara för att kunden lämnade glad, detta betyder inte att du helt enkelt gå vidare. Ta detta som ett tillfälle att förhindra framtida kvalitetsproblem. Fråga din medarbetare: Vad orsakade detta problem och vad kan vi göra för att se till att det aldrig händer igen?. Dokumentera de händelser som leder till kundklagomål eller problem, samt den lösning din anställd kom på för att hålla kunden nöjd. Till exempel, kanske en kund behövde en viss klänning den eftermiddagen, men det fanns ingen i lager i hennes storlek i butiken. I stället för att låta kunden lämna upprörd och tomhänt, den anställde ringde runt till flera andra platser i området för att försöka hitta en klänning i kundens storlek och har det satt på paus för kunden. Kunden lämnade sedan butiken glada över att få bra kundservice och kommer att vara mer benägna att återvända till butiken igen. En möjlig lösning för att förhindra att detta kundproblem händer igen är att ha fler klänningar i lager i en viss storlek och att alltid kontrollera aktielistan i början av arbetsdagen för att försöka förhindra låga lager. Undvik frestelsen att gömma sig bakom dina anställda. Kunderna älskar förmågan att nå ledningen enkelt med sina frågor, klagomål och bekymmer. Visa dig personligen i ditt företag minst en gång i veckan för att visa ditt engagemang för dina anställda och dina kunder. Under din personliga interaktion med anställda kan du också visa hur du kan utföra kundservice av hög kvalitet. Delta i din verksamhet dag för dag verksamhet. Att inte ha en fysisk närvaro på arbetsplatsen kan få dig att verka orörlig och ur kontakt med ditt företag.
Bestäm hur snabbt du kan lösa problem. Be om personlig feedback från kunder. Skapa en kundservice undersökning. Spåra eventuella problem eller klagomål. Sätta igång processer för att förhindra att problem uppstår igen. Prata med kunderna ansikte mot ansikte.