Du bör börja tidigt med att planera konferensen minst åtta månader i förväg, ännu längre om konferensen kommer att ha många deltagare eller är stor i omfattning.  Kom ihåg att många lokaler och cateringtjänster måste reserveras månader i förväg, och många deltagare måste resa och göra schemaläggning arrangemang för att vara närvarande. Dessutom kan du behöva sponsorer och stora företag förbereda sina årliga budgetmånader i förväg så all finansiell eller icke-ekonomisk hjälp måste förhandlas med dem i förväg. En konferenskommitté fattar alla beslut inför konferensen, och att ha mer än en person ser till att du har tillräckligt med perspektiv för att fatta beslut i viktiga frågor och att du har tillräckligt med folk för att faktiskt klara av detaljerna.  Du kommer att behöva en konferenskoordinator, som är rätt person för alla viktiga beslut och som kommer att ge mest tid till att dra ihop allt.  Du kan också hyra en eventplanerare om du har en tillräckligt stor budget, och bespara dig huvudvärk. Om denna konferens är en upprepning av en konferens som har hållits tidigare, försök att få in föregående års samordnare i utskottet. Om han eller hon inte kan delta, be åtminstone om material från föregående år för att hjälpa till att effektivisera planeringen. Ni måste tydligt definiera vad ni hoppas åstadkomma med denna konferens eftersom detta kommer att forma resten av era beslut.  Att veta vad du vill förmedla och till vem innan du börjar någon annan konferens organisering lindrar stressen av att gå framåt. Om du aldrig har planerat en konferens är det klokt att hålla sig till en liten och relativt okomplicerad plan första gången du försöker. Praktiskt taget innebär det en konferens på högst en eller två dagar, med högst 250 till 300 personer. Även om du kanske inte kan välja den specifika datum och plats utan mer planering, är det viktigt att du har en god uppfattning om hur mycket tid du har att planera.  Det finns sannolikt en hel del begränsningar på det datum som du väljer på grund av din särskilda situation, men i allmänhet hålls konferenser vanligtvis under särskilda tider på året och särskilda dagar i veckan. I Europa, till exempel, hålls vanligtvis konferenser mellan mars och juni eller mellan september och november; varje annan gång och människor är mindre benägna att dyka upp. På liknande sätt brukar konferenser hållas från torsdag till fredag eller måndag till tisdag. Ta reda på vilka branschnormer som finns i ditt område innan du väljer månad och dagar. Längden på en konferens beror på hur många människor du tror kommer att delta, och vad alla behöver åstadkommas på en konferens. För en konferens på 250-300 personer, planera för ca två hela dagar.  I allmänhet bör du bara försöka organisera en konferens i din egen stad, och staden behöver ha tillgång till en närliggande flygplats, hotell, och ett godtagbart val av platser. Det är också bäst, om staden är ett stort storstadsområde som människor skulle vilja besöka i alla fall; människor på staketet om att delta i en konferens är mer benägna att gå om det är i ett turistmål. Detta kommer att hjälpa när du börjar publicera, men också hjälpa till att planera eftersom du kan hålla ditt material konsekvent och börja bygga en social media närvaro för konferensen. Välj ett namn som tipsar om konferensens mål och/eller publik. Slå upp namn på liknande konferenser för att få idéer, men se till att din är originell och inte låter som en annan händelse, särskilt en relaterad till din nisch.
Börja tidigt. Bilda en kommitté. Skriv ner dina mål och agenda. Välj stad och datum. Nämn konferensen.