De flesta brev, särskilt formella brev som rekommendationsbrev, bör innehålla en rubrik. Om du skriver ett rekommendationsbrev för en student, inkludera en rubrik en till en och en halv tum från toppen av sidan.  Skriv ut din fullständiga adress i högra hörnet. Ord som "street" och "aveny" bör redas ut. Du kan förkorta ditt statsnamn med amerikanska förkortningar av postnummer. I motsvarande vänstra hörn, skriv datumet bokstaven skrivs. Se till att stava ut månaden istället för att använda en förkortning. Det är bäst att inkludera ett specifikt namn i din hälsning, så försök att hitta namnet på chefen för antagningar. Att personanpassa ett brev verkar alltid vara det mest professionella.  Ditt bästa alternativ är att fråga den studerande som begärde att du skulle skriva brevet. Den skola som din elev söker till kan ha försett honom eller henne med specifik information om adressering av rekommendationsbrev. Det är alltid bäst att fråga den studerande först innan du försöker skriva din hälsning på egen hand. Du kan också hitta namnet på antagningschefen på nätet. Se dock till att informationen är aktuell. Du vill inte rikta brevet till någon som inte längre är ansluten till en viss skola. Om du inte kan hitta den specifika informationen, använd en allmän term. Du kan till exempel skriva: "Kära collegeföreträdare." Kom ihåg, att vara specifik är viktigt, så det är bäst att undvika saker som, "Till vem det kan oroa."
Skapa en rubrik för ditt brev. Försök att räkna ut rätt namn att använda i din hälsning. Välj en allmän term om du inte kan hitta ett specifikt namn.