Om du svarar på ett meddelande och sedan CC: en tredje part som den ursprungliga avsändaren inte inkluderade, vara säker i ditt sinne på att den ursprungliga avsändaren inte kommer att bli upprörd över det. Denna information kan ha varit "endast för dina ögon". Detta är särskilt viktigt om den ursprungliga avsändaren är din arbetsledare. Var försiktig med att använda BCC:. Detta kan slå tillbaka om personen som är BCC:' skulle svara tillbaka, inte ha sett att deras kopia var en blind. E-post som skickas till dig kräver endast i allmänhet att du svarar endast på avsändaren, men för e-post som skickas till flera personer, kan du behöva välja alternativet "Reply to All" för att skicka ditt svar till alla. Var förståndig; att använda "Reply All" hela tiden skapar avkastning i överflöd och lämnar meddelanden försmäktande i många människors inkorgar. Överväg konsekvenserna av att ta emot ett e-postmeddelande, slå svar alla och det går ut till tjugo personer och sedan de tjugo människor slog svar till alla; det kan förena mycket snabbt i hundratusentals e-postmeddelanden och alla känner sig tvungna att slå "svara alla" som ett sätt att hålla alla i loopen eftersom ingen vet vem som är tänkt att läsa det och vem som inte är det. Vissa vill inte ha ett mejl som säger "Tack". Detta tar ytterligare tid att öppna e-postmeddelandet och läsa det bara för att läsa det du redan vet. En del människor inkluderar en rad som säger "NTN" – "No Thanks Needed."Skrolla genom sidor av svar för att förstå en diskussion är irriterande. Istället för att fortsätta att vidarebefordra en meddelandesträng, ta en minut för att sammanfatta det för din läsare. Många människor, och företag, skriver och svarar på hundratals e-postmeddelanden varje dag. Undvik att skicka ett otydligt e-postmeddelande som bara säger "Ja". Inkludera frågan som mottagaren ställde så att de vet vad du svarar på. Undvik att göra mottagaren rulla ner mer än ett enda meddelande i historien. Om du behöver göra lite forskning eller tänka innan du svarar på ett e-postmeddelande, eller om du är för upptagen för att skriva ett fullständigt svar snabbt, skicka ett kort svar låta avsändaren veta att du fick e-postmeddelandet och råda när du kommer att svara. När du svarar på ett e-postmeddelande, kan du spara alla lite tid genom att förutse eventuella frågor eller problem ditt svar kan framkalla. Adressera dessa i ditt svar innan någon måste skicka ett nytt e-postmeddelande för att fråga om dem.
Var försiktig med vem du kopierar på svar. Bestäm dig för vem du skall svara. Tänk efter innan du svarar för att bara säga tack. Sammanfatta långa diskussioner. Var noga med att inkludera information som du svarar på. Svara snabbt. Var proaktiv.