Om det finns en sak att tänka på när man skriver problem uttalanden, det är detta. Problemuttalande bör inte vara längre än de behöver vara för att utföra sin uppgift att lägga fram problemet och dess lösning för läsaren. Ingen mening får slösas bort. Alla meningar som inte direkt bidrar till problemuttalandets mål bör tas bort. Använd tydligt, direkt språk. Låt dig inte fastna i små detaljer — problemförklaringar bör bara behandla det väsentliga i ditt problem och din lösning. I allmänhet, hålla ditt problem uttalande så kort som möjligt utan att offra sin informativhet. Ett problem uttalande är ingen plats att lägga till din egen personliga kommentar eller "smak", eftersom detta gör problemet uttalande längre för inget praktiskt syfte. Du kanske har möjlighet att bli mer utdragen i ditt dokument, beroende på hur allvarligt ditt ämne och din publik är. När du gör ett problem uttalande, är det viktigt att komma ihåg att du skriver för någon annan, inte för dig själv. Olika målgrupper kommer att ha olika uppsättningar av kunskap, olika orsaker till läsning, och olika attityder till ditt problem, så försök att hålla din avsedda publik i åtanke när du skriver. Du vill att ditt problem uttalande ska vara så tydlig och enkel för din publik att förstå som möjligt, vilket innebär att du kan behöva ändra din ton, stil och diktamen från en publik till en annan. När du skriver, försök att ställa dig själv frågor som: "Vem, specifikt, skriver jag för?" "Varför vänder jag mig till den här publiken?" "Kan denna publik alla samma termer och begrepp som jag?" "Har denna publik samma inställning som jag till detta problem?" "Varför skulle min publik bry sig om detta problem?" Som nämnts ovan, ditt problem uttalande bör skrivas så att det är så lätt för din publik att förstå som möjligt. Detta innebär att, om du inte skriver för en teknisk publik som sannolikt kommer att vara kunnig i terminologin inom det område du skriver om, du kommer att vilja undvika att använda teknisk jargong för mycket och att se till att du definierar alla bitar av jargong som du använder. Gör aldrig antagandet att din publik automatiskt har all teknisk kunskap som du gör eller du riskerar att alienera dem och förlora läsare så snart de möter villkor och information de inte är bekanta med. Till exempel, om vi skriver för en styrelse av högt utbildade läkare, kan det vara okej att anta att de kommer att veta vad termen "metacarpal" betyder. Men om vi skriver till en publik som består av både läkare och rika sjukhus investerare som kan eller kanske inte är medicinskt utbildad, är det en bra idé att introducera ordet "metacarpal" med sin definition - benet mellan de två första lederna av fingret. De bästa problematikerna är inte spretiga. Istället fokuserar de på ett enda, lättidentifierat problem och dess lösning. Generellt, smala, definierade ämnen är lättare att skriva övertygande om än stora, vaga sådana, så när det är möjligt, du kommer att vilja hålla omfattningen av ditt problem uttalande (och därmed kroppen av ditt dokument) väl fokuserad. Om detta gör ditt problemuttalande (eller innehållet i ditt dokument) kort, är detta vanligtvis en bra sak (utom i akademiska situationer där du har minimala sidgränser för ditt uppdrag).  En bra tumregel är att bara ta itu med problem som man definitivt kan lösa bortom en skugga av tvivel. Om du inte är säker på en definitiv lösning som kan lösa hela ditt problem, kanske du vill begränsa omfattningen av ditt projekt och ändra ditt problem uttalande för att återspegla detta nya fokus. För att hålla omfattningen av en problembeskrivning under kontroll, kan det vara bra att vänta tills efter slutförandet av dokumentet eller förslaget att skriva problemet uttalande. I detta fall, när du skriver ditt problem uttalande, kan du använda vårt faktiska dokument som en riktlinje så att du inte behöver gissa om marken du kan täcka när du skriver det. Problemuttalandena ska vara så informativa som möjligt med så få ord som möjligt, men ska inte gå in på detaljer i minuten. Om du någonsin tvivlar på vad du ska inkludera i ditt problem uttalande, är en smart idé att försöka svara de fem Ws (vem, vad, var, när, och varför), plus hur. Att ta itu med de fem Ws ger din läsare en bra basnivå av kunskap för att förstå problemet och lösningen utan att trampa in i onödiga nivåer av detaljer. Till exempel, om du skriver ett problem uttalande för att föreslå en ny byggnad utveckling till din lokala kommunfullmäktige, kan du tala om de fem Ws genom att förklara vem utvecklingen skulle gynna, vad utvecklingen skulle kräva, var utvecklingen bör vara, när byggandet bör börja, och varför utvecklingen är i slutändan en smart idé för staden. Problemförklaringar används nästan alltid för seriösa förslag och projekt. På grund av detta, kommer du att vilja använda en formell, värdig skrivstil (samma som den stil förhoppningsvis används för dokumentets kropp) i problemet uttalande. Håll ditt skrivande klart, tydligt och rakt. Försök inte att vinna din läsare över genom att ta en vänlig eller avslappnad ton i ditt problem uttalande. Använd inte humor eller skämt. Inkludera inte meningslösa åt sidan eller anekdoter. Använd inte slang eller colloquialism. Bra problem uttalanden vet att de har ett jobb att utföra och inte slösa någon tid eller bläck på onödigt innehåll. Det närmaste du vanligtvis kan komma att inkludera rent "underhållande" innehåll i akademiskt skrivande i humaniora. Här, ibland, är det möjligt att stöta på problem uttalanden som börjar med ett citat eller epigraf. Även i dessa fall har dock citatet en viss betydelse för det problem som diskuteras och resten av problemförklaringen är skriven med en formell röst. Detta är ett måste för alla former av allvarligt skrivande – inget första utkast har någonsin existerat som inte skulle ha kunnat dra nytta av en god korrekturläsares omsorgsfulla öga. När du är klar med ditt problem uttalande, ge det en snabb läsning. Verkar det "flyta" ordentligt? Lägger den fram sina idéer på ett konsekvent sätt? Verkar det logiskt sett vara organiserat? Om inte, gör dessa förändringar nu. När du äntligen är nöjd med strukturen på ditt problem uttalande, dubbelkolla det för stavning, grammatik, och formatering fel. Du kommer aldrig att ångra att du läste ditt problemuttalande innan du lämnar in det. Eftersom problemet till sin natur oftast är den första delen av ett förslag eller en rapport som någon kommer att läsa, kommer eventuella fel här att vara särskilt pinsamt för dig och kan även reflektera negativt på hela ditt dokument.
Var kortfattad. Skriv till din publik. Använd inte jargong utan att definiera den. Håll dig till ett smalt, definierat problem. Kom ihåg "fem Ws". Använd en formell röst. Alltid korrekturläs för fel.