Fixa datum, plats, (huvudgäst), personal, namn på evenemanget och tagg-rad. Är det något som kan gå fel? Några sista-minuten-byten som kan visa sig? Vid denna tidpunkt bör allt skrivas med permanent bläck. Få godkännande för din budget, schema, etc., från teammedlemmar samt handledare. Just nu är det ett bra tillfälle att få ut alla frågor. Känner alla till sina skyldigheter? Är de bekväma med alla problem?  Än en gång, träffa teammedlemmar och volontärer för att brainstorma eventuella problem som kan uppstå.  Detta är också den perfekta tidpunkten för att skapa en handlingsplan. Se till att laget inte har några interna problem.  Håll kontakten med alla teamledare samt teammedlemmar och volontärer. Om händelsen är en mega-händelse, låt olika människor samordna olika aktiviteter, under överinseende av en person. Teamledaren bör vara betrodd av lagets medlemmar. Det är en bra idé att ha en eller två personer ägna sin tid till möte och hälsning och prata upp händelsen som människor filtrerar in och händelsen kommer igång. I grund och botten är de en mottagningskommitté som ökar moralen och låter folk veta att de är i goda händer. Du är förmodligen på Facebook och Twitter, men det finns massor av andra webbplatser du kan använda, också, som kan hjälpa dig att få ut ordet. Eventbrite, Evite och Meetup Om du inte har hört talas om dessa, gör lite surfing nu! Och om du vill sälja biljetter på nätet, är Ticketbud ganska bra.  Och naturligtvis din hemsida/blogg/Facebook sida, om du har en. Du kan skicka ut påminnelser, ställa in bilder och övervaka RSVP. Ju aktivare du är, desto mer kommer din närvaro att bli känd. Om du gör en händelse baserad på trädgårdsarbete eller heminredning eller något annat kreativt, kan du också använda Pinterest. Det kommer att bli en hel del utgifter som uppstår under de kommande veckorna och du vill inte att de alla ska komma ur din egen ficka! Samla åtminstone en del av pengarna för att täcka de första avgifterna -- lokalen, utrustningen, catering, kanske? Några av dessa personer / platser / saker kan kräva betalning innan händelsen ens börjar krypa. Se till att ha ett system för kvitton, bekräftelser, fakturor, och allmänna pappersarbete. Du måste behålla allt och hänvisa till det senare, så ju mer organiserad du är från början desto bättre. Särskilt om ett företag du arbetar med ger dig guff. Förbered broschyrer, annonser, informera media, skicka utskick, ringa telefonsamtal, skicka meddelanden till e-grupper och besök potentiella deltagare eller sponsorer. Hur ska folk annars veta att de kommer? Se till att informationen du lägger ut där är helt komplett, och lämna dem med bara några frågor -- de behöver några för att bli fascinerade, trots allt! Tänk på din målgrupp. Om du försöker nå äldre medborgare, kommer du inte att spendera din tid att skicka ut väl tiders Snapchats. Gå till platserna och använd de verktyg som publiken använder. Dessa objekt kan omfatta medaljer, spel, minnessaker, priser eller certifikat. Det finns en hel del små bitar och doodader som kan gå obemärkt förbi det otränade ögat, men du vet varje vrå, vrånghet, och vad som fyller det. Och glöm inte bord, stolar, ljudutrustning, skyltar, dukar, och allt det viktiga, stora grejer! Detta är en annan sak du borde sätta dig ner och tänka på. Sluta inte tänka på det förrän du har hittat fem saker du har glömt -- allt ner till pennor, ett första hjälpen kit, batterier, is, och förlängning sladdar. Du vill veta att vad som än händer, så har du det under kontroll. Gör arrangemang för foton och videor. Gör anordningar för gästernas transport. Gör anordningar för mat till uppstädningspersonalen. Listan kan fortsätta och fortsätta, men då kommer du aldrig att kunna organisera ditt evenemang!  Gör anordningar för mat och förfriskningar.  Det här är också ett bra tillfälle att förbereda sig för ett speciellt boende som till exempel för personer med funktionsnedsättningar etc.  Kontrollera för deltagare som är vegetariska eller har andra specifika kostbehov. Många evenemang biljettsajter som de listade har alternativ för "tullfrågor" som kommer att hjälpa dig att bättre bedöma eventuella särskilda behov. Gör arrangemang för stolar, bord, bakgrunder, mikrofoner, högtalare, datorer, LCD-projektorer, podier -- allt som behöver sättas upp på plats. Du behöver alla relevanta telefonnummer, adresser och e-postmeddelanden från teammedlemmar. Gör också en liknande kontaktlista för VIPs och leverantörer av alla varor eller tjänster. När någon inte dyker upp eller är försenad, kommer detta att vara vad du refererar till.  Låt oss säga att cateringfirman inte är där i tid. Vad gör du? Ta fram ditt fina lakan och ring dem. De trodde att du skulle hämta 200 kilo draget fläsk? Tja, vad som helst. Du ger lakanet till Stu och han tar sin bil och går till adressen som står på pappret. Krisen avvärjdes. Och nu vet du antingen att aldrig boka med dem igen eller vara mer tydlig i dina anvisningar! Titta runt på platsen och utvärdera parkering, toaletter, gröna rum, arrangemang, olika ingångar och utgångar. Leta efter närliggande platser där du kan ta fotokopior, ringa telefonsamtal och köpa allt i nödfall. I grund och botten, lär känna din terräng som baksidan av din hand. Prata med kontaktpersonen också. De borde ha bättre kunskap om platsen än någon annan. Finns det några problem du bör känna till? Några tidsbegränsningar? Är dörrarna låsta vid vissa tillfällen? Gud förbjude, planerade brandlarmskontroller?
Se till att allt är klart. Träffa ditt team. Delegera arbete till olika människor och låt en erfaren person samordna alla aktiviteter. Se till att uppdatera alla webbplatser som är anslutna till händelsen. Samla sponsorer och andra källor till pengar från delegater. Marknadsför evenemanget. Samla ihop föremål som behövs för evenemanget. Gör anordningar för allt. Förbered en kontaktlista. Besök platsen med dina teammedlemmar.