Vi kommunicerar mycket information genom ton, gest och ansiktsuttryck. Allt detta går förlorat i e-post. Därför kan något som är menat att vara roligt komma fram som fientligt i ett e-postmeddelande. Om möjligt, försök att kommunicera personligen eller via telefon. Lämna e-post för mycket kort kommunikation – tre meningar eller mindre. Behåll e-post fakta. Effektivt lyssnande kan minska spänningen. Det kommer också att hjälpa dig att hitta likhet med en svår kollega. För att vara effektiv måste lyssnandet vara aktivt. Du kan inte passivt sitta medan någon pratar. Försök i stället med följande: Återge vad någon just har sagt. Detta kommer att bekräfta att du lyssnar på personen. Fråga om du förstår dem rätt. Hörde jag rätt? Sitt med en öppen kroppsstil. Korsa inte armar eller ben. I stället bör du ta itu med den person du talar med. Förstå att du inte stöder någons åsikt bara genom att erkänna det. När du har visat att du förstår den andra personen, kan de vara mer villiga att lyssna till dig. Om din kollega gör något speciellt som du inte gillar, bör du berätta för dem. Var ärlig. Någon kan till exempel skämta om att du är rödhårig. Du borde säga till dem att det gör dig upprörd.  Kalla inte ut dem inför andra människor, vilket bara kan få dem att förneka vad de har gjort. Gå i stället till deras kontor under en lugn tid på dagen. Försök att hålla dig lugn när du pratar. Människor kan bli defensiva om de känner sig attackerade. Gå rakt på sak. Säg, Jeff, jag hatar när du gör rödhåriga skämt. Kan du skämta om något annat? du kan vara livrädd för att konfrontera personen. Tyvärr är det osannolikt att de stannar på egen hand. Du bör undvika att anklaga någon för dåligt uppförande. Fokusera i stället på hur någon får dig att känna dig. Det är svårare för någon att vara oense med dig när du fokuserar på dina känslor.  Säg till exempel inte, Jeff, att du alltid är så fientlig. Varför börjar du inte att vara trevligare?. Istället kan du säga, Jeff, jag känner mig sex tum lång när du talar till mig så där. Identifiera personens goda egenskaper. Vanligtvis har en medarbetare åtminstone några få goda egenskaper. Genom att berömma dem för deras goda egenskaper kan du uppmuntra dem att minimera dåliga uppföranden.  Megan kan till exempel vara slipande men får alltid sitt arbete gjort i tid. Du kan säga, Megan, tack gode Gud att du är här! Jag vet att jag kan räkna med att du gör det här klart i tid! på samma sätt, Jeff kan bryta ut i ilska om du inte avslutar något i tid. Men han kan vara bra när han har att göra med arga kunder. Du kan säga, Jeff, jag önskar att jag hade ditt tålamod med människor. Vi borde prata om hur du håller dig så lugn.. denna typ av uttalande kan få Jeff tänka innan han bryter ut i ilska igen. När du har ett samtal med någon du inte står ut med, låt dem komma i sista ordet. Detta låter dem tro att de har kontroll, vilket kan göra dem lättare att hantera.
Prata personligen, om möjligt. Lyssna på ett aktivt sätt. Förklara vad som gör dig upprörd. Undvik aggressivt språk. Hälsningar personen. Låt din medarbetare få sista ordet.