Även om många människor tror att kundservice bara handlar om att hantera klagomål, är det ännu viktigare att hålla din kund från att bli olycklig i första hand. Det är mycket svårare att göra någon lycklig efter att ha blivit besviken. Designa din kundupplevelse på ett sådant sätt att du förhindrar att kunden blir olycklig. Det skulle vara tidskrävande och kostsamt att skräddarsy din kundupplevelse till varje unik individ. Tänk istället noga på vem din ideala, typiska kund är. Designa din policy med din ideala kund i åtanke. Fråga dig själv: Vilken tjänst eller produkt kommer mitt ideala kundköp? Hur snabbt kommer min ideala kund att behöva produkten eller tjänsten? Vilken teknisk support kommer min ideala kund att behöva?  Vad vill min kund uppnå med denna transaktion?  Hur kan jag hjälpa min kund att utföra denna uppgift? I stället för att ge dem ett minimum, gör dina kunder särskilt glada genom att möta och sedan överträffa sina behov. Detta kommer att imponera på din kund och uppmuntra dem att förbli lojala mot ditt företag. Att försöka överträffa kundernas förväntningar kommer att bygga goodwill och kan ge dig möjlighet att korrigera eventuella underskott innan det blir ett betydande problem. Till exempel, om din ideala kund kommer att kräva en tjänst inom 10 timmar, försök att se till att du ger den till dem inom 8 timmar. Ditt kontor eller butik bör vara en bekväm, ren och välkomnande miljö för din kund. Ditt kontor måste också läggas ut på ett förnuftigt och logiskt sätt som kommer att vara lätt för din kund att navigera.  Tänk på sådant som: Att ha parkeringsplatser avsedda endast för dina kunder. Se till att dina kontor är tillgängliga för kunder med funktionshinder och skador. Lägga upp effektiv skyltning för att styra dina kunder dit de behöver gå. Placera kataloger, informationsbroschyrer eller lagra kartor på viktiga platser som ingångar och trapphus. Stationera en anställd nära entréer för att styra kunder vid behov. Kunderna reagerar väl på individualiserad uppmärksamhet. Se till att filosofin i ditt företag placerar kunden först och behandlar dem som människor i stället för siffror. Kunderna uppskattar till exempel när du: Introducera dig själv vid namn. Fråga din kunds namn. Lägg några minuter på att lyssna på deras specifika behov. Hjälp dem med vad de har begärt: starta inte bara in i ett generiskt, memorera spiel. Sätt dig i skorna på dina kunder eller kunder. Testa sedan kundens upplevelse i ditt företag för att avgöra om några andra förbättringar kan göras. Några sätt som du kan testa användarupplevelsen inkluderar: Ringa kontoret för att se till att telefonsystemet är lätt att navigera. Skickar ett testmail för att se hur lång tid det tar att få ett svar. Promenader genom din butik för att kontrollera att föremålen är tydligt märkta, logiskt ordnade och fullt lagrade så att kunderna hittar de produkter de söker. Använda ditt företags livechatt funktion för att se hur snabbt ett klagomål kan lösas. Självbetjäningsalternativ som självutcheckningslinjer i butiker, serviceforum med felsökningstips och automatiserade tjänster kan hjälpa dig att möta dina kunders behov mer effektivt. Många kunder gillar att ha dessa alternativ, eftersom de kan användas när som helst på dagen, även under icke-business timmar. Kunderna är särskilt nöjda med självbetjäningsalternativ när de löper smidigt och logiskt. Många kunder blir dock frustrerade av dåligt fungerande självbetjäningsstationer. Se till att du har tydliga instruktioner om hur du använder självbetjäningsalternativ, och du bör överväga att stationera en anställd i närheten för att felsöka om möjligt. Håll koll på när det är troligt att du har bråttom med kunder och när affärerna är mer benägna att gå långsamt. Se till att du har tillräckligt med kundsupport under kristider. Beroende på din verksamhet, kan du vara särskilt upptagen under semestern, under lunchen timme, eller under kvällar och helger. Dina kunder kommer att vara lyckligast om du har tillräckligt med personal för att ta hand om dem under dessa hektiska tider. Se till att priset på dina varor och tjänster är rättvist som är i linje med dina konkurrenters prissättning. Effektiv försäljning, lojalitetsrabatter och klareringssektioner är några bra sätt att få dina kunder att känna sig belönade för sin lojalitet. I alla fall, se till att dina priser är tydligt märkta för att undvika frustrerande dina kunder.  Tänk på att människor förknippar pris med kvalitet, så om din målkund är i skala och letar efter bekvämlighet, priset är mindre av en faktor och du kanske kan ta lite mer. Var försiktig så att du inte underprissätter dina varor och tjänster så att du förlorar pengar. Försätta inte ditt företag i konkurs för kundnöjdhetens skull.
Vänligen din kund första gången runt. Definiera din idealiska kund. Överskrid kundernas förväntningar. Designa din verksamhet utrymme med din kund i åtanke. Ge individuell uppmärksamhet till kunder för att få dem att känna sig speciella. Dubbelkolla kundservicen på ditt kontor. Ge dina kunder självbetjäningsalternativ. Vet när dina hektiska tider är. Se till att dina priser är konkurrenskraftiga och överensstämmer med dina riktade kunders förväntningar.