Medan skicka ett e-postmeddelande kan kännas mer bekväm för dig, eftersom det tar bort alla chanser för en obekväm konversation, är det mer artigt och professionellt att tala med kandidaten över telefonen. Gör detta för var och en av kandidaterna som kom in för en personlig intervju. Ring under normala öppettider, så personen inte kommer att äta middag när du ringer. Planera att hålla samtalet kort, helst under 5 minuter. Att identifiera dig själv sedan få direkt till punkten visar också den person du pratar med att du respekterar deras tid och inte vill hålla dem. Fråga inte om personens privatliv, knäcka ett skämt, eller fråga om vädret. Det skulle till exempel vara olämpligt att säga "Hej, Ben"? Det här är Susan från Vitamin World. Kul att se dig för intervjun! Vill fråga dig, hur vädret är där du är? Hörde att det har funnits ett par tornado varningar; någon av dem på väg din väg?.Polt uttrycka att du var glad att träffa kandidaten under deras intervju och att du har allvarligt övervägt dem för tjänsten men beslutat att förlänga ett erbjudande till någon annan i stället. Det är bäst att få detta ur vägen, så gör detta uttalande direkt efter att du har båda sagt "hejello." Säg något liknande, "Hej, Ruth, detta är Mike Fritz på AAA Tech Services. Tack igen för att du kom in för intervjun förra veckan. Vi tyckte alla om att träffa dig och tyckte att ditt CV var imponerande. Jag ville låta dig veta, dock, att vi har beslutat att förlänga jobberbjudandet till en annan individ. och många avvisade jobb kandidater verkligen vill veta varför den anställde kandidaten lyckades få jobbet och de gjorde det inte. Även om det skulle vara opraktiskt att erbjuda en punkt-för-punkt uppdelning av deras CV och intervju prestanda, är det lämpligt att nämna ett par fördelar som den anställde kandidaten hade över den person du talar med.  Till exempel, säga något i stil med, Även om vi uppskattade dina år av erfarenhet, den kandidat som vi valde hade en magisterexamen, och att utbildningsnivån är mycket viktigt för oss. på grund av att den individ som vi valde att anställa har arbetat i denna exakta position på ett annat företag, så vi visste att de skulle göra en sömlös övergång. på grund av kvalificerade jobb kandidater kan kännas som om de har blivit lurade när ett jobb nekas dem, eller som om de på något sätt misslyckats personligen. I dessa fall kan det bidra till att påminna den sökande om att de konkurrerade med ett stort antal andra kvalificerade personer. Säg något i stil med, Även om du var en stark kandidat för jobbet, Vi hade några hård konkurrens om detta jobb öppnande. Jag är ledsen att säga att du inte vann den tävlingen.. detta kan vara ett svårt samtal för den person du pratar med. Så, lätta samtalet genom att bjuda in dem att ansluta sig till företaget professionellt på nätet. Detta kommer också att visa att det inte finns några hårda känslor.  Så, säg något i stil med, Vi skulle älska att hålla dig i åtanke ifall några positioner öppnas i vår organisation i framtiden. Kan du skicka en LinkedIn-inbjudan till HR-avdelningen? Eller säga: "Vi vill gärna hålla dig uppdaterad; företaget har en hel del spännande program på gång. Kolla in oss på Facebook och Twitter för att se vad vi kommer att vara upp till nästa!.I vissa fall, kandidater kan säga, Ge mig en andra intervju och jag kommer att ändra din uppfattning! eller, Det här är ett misstag; Jag vet att jag var den bästa kandidaten. och om detta händer, inte komma in i en punkt-för-punkt diskussion om vad kandidaten kunde ha gjort bättre i intervjun eller styrkor och svagheter i deras CV. Att artigt koppla ur, säga något i stil med, Även om vi anställer någon annan, inte känna som om du gjorde något fel. Jag är säker på att du kommer att hitta ett jobb som är rätt för dig snart. ska bara för att en kandidat var inte den bästa passar för ett jobb betyder inte att det inte kommer att finnas en plats för dem på ditt företag i framtiden. För att undvika att slösa en redan smidd relation, förklara för bra kandidater som, även om de inte var bäst lämpad för detta jobb, du vill att de håller kontakten. Förklara att det kan finnas bättre möjligheter till arbete för dem i framtiden. Så, säg något i stil med, Tveka inte att ansöka om vårt företag lägger ett annat jobb i framtiden! Du var nästan utvalda för denna tjänst, och bör definitivt ansöka om att arbeta här igen.
Ring upp kandidaten på telefon. Prata inte och småprata inte. Förklara att företaget förlängde ett erbjudande till en annan kandidat. Nämn några specifika styrkor som den anställde kandidaten hade. Förklara att många andra kvalificerade personer ansökte. Bjud in dem att komma i kontakt med företaget på sociala medier. Koppla ur om kandidaten vill argumentera för sitt fall. Uppmuntra starka kandidater att ansöka igen i framtiden.