Eventrapporter kan vara bundna, häftade, e-postade PDF-filer, PowerPoint-presentationer och så vidare.   Se till att händelserapporten är organiserad i tydliga avsnitt. Du vill bestämma hur resultatet av händelsen jämfört med målen för den. Sammanfatta de viktigaste resultaten av händelsen. Skräddarsy händelserapporten för varje sponsors och publiks behov och intressen. Tänk på sponsorernas mål. I viss mån är sponsorer den viktigaste målgruppen för en händelserapport. De vill veta om det var värt att sponsra evenemanget. Så tänk på vad de vill veta och vad deras heta knappar är. Skräddarsy händelserapporten för att även möta de specifika behoven hos evenemangets och sponsorernas unika karaktär. Skriv inte en rapport om färg för nummer. Andra målgrupper för eventrapporten är ledande befattningshavare och ekonomichefer. Du vill inte behöva lita på ditt minne.  Att spåra viktig information före, under och efter evenemanget kommer att möjliggöra en mer specifik och i slutändan effektivare rapport. Det kommer också att göra det möjligt för dig att sammanställa allt på ett tidigare sätt.   Betrakta datainsamlingen som kontinuerlig, med användning av flera personer vid behov (inklusive eventuella praktikanter) för att samla in data. Slutsatsen är att du inte bör vänta med att skapa rapporten till slutet av händelsen. Ett problem med vissa händelserapporter är att de inte gör mycket mer än att ta upp dagordningen eller fokusera på att känna sig bra, booster-ish uttalanden. Gör inte så. Markera i stället de viktigaste punkterna med ett klart, analytiskt öga.  Välj ut några av höjdpunkterna för att diskutera i detalj. Tänk på vilka tre saker som fungerade bäst, och vilka tre punkter som var mest förvånande.  Undvik att packa artikeln med vardagliga detaljer, såsom lunchmenyn eller en detaljerad sammanfattning av hela presentationen av huvudtalaren. Du vill ta fram det viktiga.
Bestäm presentationsstil och format för varje publik. Skapa en process för att spåra information som du kommer att behöva under hela evenemanget. Koka ner det till de viktigaste punkterna.