Detta är en gemensam fråga, så det är bäst att vara förberedd. I stort sett är förseningar svårt att undvika (t.ex. oförutsedda trafikproblem) och blir förlåtna av gäster som kom i tid. Med detta sagt, här är några saker du kan göra för att göra ditt bästa för att hålla det från att hända: Se till att inbjudningar är tydliga när det gäller tidpunkten för händelsen och om du begär en RSVP, se till att tiden bekräftas. Kommunicera med (via ditt kontaktblad) MC, relevanta gäster (ofta ledarna för partimedlemmarna), underhållare och kökspersonal så snart du är medveten om en fråga du inte kan lösa lätt.  Om de försenade gästerna är i fokus (t.ex. bruden och brudgummen), är de vanliga metoderna: Kontakta de försenade gästerna direkt för att kontrollera en uppskattning. Råda köket omedelbart om alla förändringar så att de kan sakta ner eller snabba upp för att hålla tiden. Avstå från att göra det offentligt att händelsen försenas på grund av vissa gäster (eftersom partiet kommer att lösa detta på egen hand), men meddela viktiga värdar eller medlemmar av partiet att du har gjorts medveten om det faktum. Låt dem veta vad ni tänker göra, men låt värdarna komma med ett förslag som de känner medlemmarna i deras parti och vad som skulle vara lämpligt i sammanhanget. Håll noggrann uppsikt över tiden i förhållande till talen. Om viktiga gäster är sena, servera en extra aptitretare (första kursen) och / eller dryck tidigt eftersom detta kommer att förhindra gäster som kom i tid från att bli uttråkad och kommer att hålla dem upptagna. För gäster som kommer att bli försenade för mer än är rimligt eller möjligt (såsom när servering mat som helt enkelt inte kan vänta, såsom souffles), starta evenemanget som planerat och när de försenade gästerna anländer, starta dem vid nästa måltid (även om detta är dessert). Organisera ytterligare dans, spel, tal eller annan form av underhållning (särskilt musik), och se till att extra distraktioner, såsom grupp- eller partifotografier, görs tills de anländer och denna reservstrategi bör övervägas dagen i förväg. För gäster som medvetet anländer sent, bör det ses som den gästens val, inte ditt fel som chef, så din plikt är först till de gäster som redan är närvarande och att se till att de tas om hand. I ett nötskal, agera som om det inte finns några problem och fortsätta oavsett. Detta är ovanligt om du har planerat saker noggrant, hur olyckor än händer (såsom en gäst eller ett litet barn som gör en röra av ett matbord, eller en olycka i köket). Tidigt bör du vara medveten om vilken typ av gäster så att du kan ta hänsyn till när och var maten visas (t.ex. för en buffé) och var sådana gäster sitter.   Varje spill av säkerhetsskäl måste rengöras omedelbart, även om det innebär att man tar bort en röd matta eller önskad inredning och möbler för att kunna göra det. Om det är omöjligt att dölja en fläck utan att påverka utseendet eller integriteten av objektet (såsom en antik), då avlägsnande är klokt. Om du har en reserv, använd då den; om inte, flytta befintliga möbler eller inredning subtilt så att det inte känns saknas. En mjuk repbarriär, gardin eller skärm rekommenderas när du behöver dölja matområdet (t.ex. en buffé med chafing rätter, eller när du organiserar en "avslöjning" av nästa kurs), eftersom vissa gäster kan känna att om mat är i matsalen, är det gratis, när de vill - vilket inte alltid är fallet. Blanda menyn. Om en del av en maträtt inte är möjlig att inkludera (t.ex. en sidorätt som brändes), antingen utesluta den helt, hitta ett alternativ, minska portionsstorlekarna för att stretcha livsmedel, men öka portioner av andra livsmedel för att balansera. Råd bord värdar som krävs. Oväntade vegetarianer, teetotallers, de med matallergier, religiösa eller speciella dieter –– ingen överraskning ska någonsin inträffa med ordentlig planering –– men gästerna tar ibland med sig ytterligare familjemedlemmar, partners eller nära vänner utan att ge dig råd, särskilt om det inte är en strikt inbjudan-endast händelse. Detta är vanligtvis lätt att lösa. Håll en headcount när gästerna anländer och när de anländer till dörren, fråga om det finns några matkrav och råd köket och servicepersonal omedelbart. För stora oväntade grupper som inte är grindkraschare, skicka en teammedlem till köket för att göra en inventering och, om nödvändigt, köra ut för att samla mer förnödenheter. Kök som vanligtvis är för stora för att täcka för olyckor och oftare är det fler avbokningar än oväntade gäster. Begränsade portioner kan sträckas när du ger ytterligare fyllmedel, såsom brödrullar, sallad eller grönsaker portioner, ingredienser som snabbt kan hämtas från lokala stormarknader. Det är klokt att komma ihåg att många chefer har gjort allvarliga misstag i att underskatta intelligensen eller glömma barns behov och önskemål vid händelser, eftersom de har samma behov och vill som vuxna - att ha en bra tid och inte vara uttråkad. Kom ihåg att deras föräldrar också ofta blir förolämpade om händelsen inte tar hand om deras barn. I praktiken är det bäst att begära en RSVP för varje barn som kan komma.   Små barn (under 10 år) får bäst mat eller snacks tidigt så många middagsevenemang har måltiderna börjar så sent som kl. 20, vilket är långt senare än de flesta barn är vana vid. Maten ska vara rolig och hälsosam men lika speciell som den vuxna menyn som föräldrar uppskattar speciella touchs för sina barn - det gör deras jobb lättare så att de kan ha kul som gäster i sin egen rätt. Över 10-talet brukar vara bra att serveras vuxen mat och portioner, även om de inte äter allt, men erbjuda barnens meny till dem (med deras föräldrars tillåtelse) om de inte verkar angelägna om alternativen. Det har också varit känt för unga vuxna 13-18 att ofta begära samma mat som ungdomar, såsom en hamburgare och pommes frites i motsats till mer formella restaurangmat och det har varit ett ofta använt trick att åter-märka barnens meny som en "Alternativ meny" för denna åldersgrupp av gäster. Det är mycket klokt att spela säkert och diskutera med viktiga gäster om dina planer att hålla unga och gamla engagerade, i god tid före datumet. Ett diskret område bör finnas för mödrar med små barn för deras behov, t.ex. raster i toalett/badrum, amning (t.ex.), och en plats för mycket små barn att sova på om de är trötta. Helst skulle detta aldrig hända, men det gör det – – familje- eller företagsevenemang båda. Politik och drama kommer ofta ut vid händelser som du som utomstående inte alltid skulle vara medveten om. Förbered dig själv.   Fråga kunden eller viktiga gäster innan händelsen av sannolikheten för sådana frågor, eller med utvalda hosting gäster om det inte är lämpligt att diskutera dessa frågor med nyckelgäster, så att du kan se till att människor sitter på platser som inte kommer att orsaka problem. Enlist servicepersonal eller nyckelpersoner att fungera som inofficiella övervakare, att hålla utkik efter frågor och att kliva in när det behövs. Strängt taget är din plikt att se till att händelsen går smidigt, men bara där det är lämpligt, och att hålla sig borta från frågor som är en privat angelägenhet. Därför bör ni vara medvetna om vilka inom partiet som är "fredsstiftarna" i gruppen. Eftersom det kan vara ett svårt jobb att vägra alkohol till en berusad gäst, eller att ta itu med en berusad gäst som lutar mot ilska eller våld, är det klokt att anlita en fredsstiftare gäst och endast involvera brottsbekämpning när det är nödvändigt efter samråd med de viktigaste gästerna. Även i små evenemang eller bakgårdsevenemang när alkohol ofta lagras i en islåda för gäster att tjäna sig själva, är det lika viktigt att vara medveten. Gatecrashers är svåra. Om det skulle hända, diskret vräka dem om det är lämpligt - rådfråga dina viktiga gäster för att kontrollera att de är ovälkomna. För storskaliga och bråkiga eller missbrukande grindkraschare är din plikt att skydda de befintliga gästerna när så är lämpligt och att ringa vakten eller polisen om de inte lämnar efter artigt ombads att göra det av dig själv och / eller nyckelgästerna. Gäster blandar ofta namnkort om i början där de sitter, så att de hamnar bredvid människor de vill ha, eller vid ett bord de vill ha. Det är klokt att kontrollera med nyckelgästerna hur långt detta är tillåtet enligt dem. Vanligtvis bör du ha organiserat tabellplaner i förväg och har fått godkännande från nyckelgästerna. Om det är så att människor måste vara vid vissa bord, då är det klokt att hålla människor ute ur matsalen helt och hållet tills tiden. Ofta tjänar lobbyn, foajén eller baren detta syfte och om det är mycket viktigt på grund av familjefrågor, är det klokt att gruppera människor tillsammans och flytta dem en masse till de separata borden av varje värdgäst och servicepersonal att sätta dem i sin rätta ordning. Plötsligt, oväntat regn eller snö kan vara vanligt i delar av världen; likaså kan en värmebölja eller en kall front också utgöra ett problem. Även om väderlekshändelser vanligtvis inte är något problem om du är inomhus, gör det svårt att vara utomhus. Om dåligt väder förväntas, sedan överväga att flytta händelsen plats. Om evenemanget inte kan flyttas eller bokas om kan du hyra ett stort tält eller paviljong (medtagligen kan detta vara dyrt med kort varsel). Att hålla ett öga på väderutvecklingen som du går är viktigt; mycket lite kan göras för att rädda en händelse som påverkas av vädret, så gör det bästa av vad du har. Många delar av världen har nu försäkringar i händelse av hårt väder eller andra problem. Om du befinner dig i ett område som är känt för oväntat föränderligt väder, rekommenderas att du hämtar en offert om det kan finnas en chans att evenemanget måste bokas om eftersom det åtminstone kommer att täcka kunden kostnaden för att utöka hyra av utrustning, plats och service personal.
Vet hur man hanterar sena gäster och andra gästproblem. Vet hur man hanterar matfrågor. Vet hur man handskas med barn. Vet hur man hanterar bråkiga eller berusade gäster, grindkraschare och andra gästproblem. Vet hur man hanterar dåligt väder.