Innan du får arbeta på brevet tänk på vad du försöker uppnå genom att skriva det. Ett följebrev till Personalavdelningen bifogas oftast ditt CV eller CV när du söker jobb. Det finns tillfällen då du kan skriva till ett företag för att uttrycka ditt intresse för att arbeta där, även om du inte ansöker om en viss annonserad tjänst. Gör dina motiv tydliga.  Om du ansöker om en viss tjänst måste ditt brev vara starkt fokuserat för att förklara din lämplighet för det jobbet. Om du skriver ett mer allmänt introduktionsbrev kommer du att belysa ditt bredare utbud av färdigheter och deras potentiella tillämpning. I båda fallen bör du alltid fokusera på att förklara vad du kan göra för företaget inte vad de kan göra för dig, och du bör vara koncis och till punkt och pricka. När du förbereder ditt brev tänk på vem du skriver till. Om du söker en tjänst kan personalresurser vara de första som läser den innan den vidarebefordras till den berörda chefen som har en ledig tjänst. Människor som arbetar med personal och rekrytering kommer sannolikt att ha en hel del erfarenhet av cover brev, så det är viktigt att du gör ett bra intryck i början.  Om du inte har namnet på någon i HR att adressera brevet till, gör lite forskning på nätet för att försöka hitta namnet på HR-chefen. Till synes obetydliga saker som att rikta brevet till en verklig person kan bidra till att skapa ett gott intryck. Om du inte hittar ett namn, kan du till och med ringa kontoret och fråga vem som är rätt person att adressera brevet till. Om det är oklart av namnet om adressaten är en man eller en kvinna, använd det fullständiga namnet när du skriver ditt brev, till exempel skriv "Kära Chris Sharpe". Namn som Dylan och Ryan kan också användas för flickor, så gör lite forskning på företagets webbplats för att försöka bestämma kön och undvika potentiella förlägenhet. Om du skriver ett följebrev för en viss befattning, är det mycket viktigt att du noggrant skräddarsyr ditt brev till det jobbet. Titta noga på arbetsbeskrivningen och annonsen och dra ut alla nyckelord, uppgifter och ansvar. Du bör använda följebrevet som ett sätt att flytande förklara hur du uppfyller kraven för jobbet och vilka särskilda färdigheter och erfarenheter du kommer att föra med dig. Notera de krav som beskrivs i annonsen och prioritera dem enligt vilka är väsentliga, önskvärda och ytterligare. När du har identifierat vad du behöver täcka i brevet gör en plan för hur du ska göra det. Försök att skriva korta avsnitt för var och en av de nyckelpunkter du vill täcka. Kom ihåg att det är viktigt att vara så tydlig och koncis som möjligt. Försök att dela upp ditt brev i en rad stycken. Du kan strukturera brevet på följande sätt: Öppning: förklara kortfattat varför du skriver. Till exempel, "Jag skriver i ansökan om anställning som..." Andra stycket: förklara varför du är lämpad att arbeta med hänvisning till dina akademiska och yrkesmässiga kvalifikationer, och de färdigheter som anges i arbetsbeskrivningen eller personspecifikation. Tredje stycket: ange vad du skulle ge företaget och dina bredare karriärmål. Fjärde stycket: upprepa varför du vill ha jobbet och sammanfatta varför du skulle vara en bra tid. Ange kort att du vill bli intervjuad. Skriv på med ditt namn och namnteckning.
Bestäm syftet med brevet. Tänk på vem du skriver till. Undersök arbetsbeskrivningen och annonsen. Skriv en plan för brevet.