Med hjälp av personligt brevhuvud eller företagsbrevhuvud, rikta ditt brev till din direkt manager eller handledare. Inkludera några stycken, men håll det till mindre än en sida. Lämna plats för en formell stängning och underskrift. Även om du skickar brevet via e-post, behåll det formella formatet för affärsbrev. Öppna ditt brev med ett kort uttalande om att du avser att avgå från din tjänst, med verkan från och med den sista dagen av den föreskrivna uppsägningstiden.  Du kanske vill ange din arbetstitel, om så är lämpligt, eller namnet på företaget. Till exempel kan du skriva "Jag avgår från min position som Cupcake Connoisseur, med verkan den 31 juli 2018." Du kanske vill lista den verkliga anledningen till att du lämnar, eller du kan använda den vaga "behöver en bättre möjlighet." Ditt avskedsbrev är inte rätt plats att gå in på detaljer, att förstöra din arbetsgivare, eller att komma med hot eller anklagelser.  Om orsaken till din avgång är neutral (du flyttar till ett annat land, till exempel, eller går tillbaka till skolan), gå vidare och ange det explicit. Det kan förhindra rykten från att sprida sig. Om du har ett nytt jobb behöver du inte gå in på detaljer om du inte vill. Om du ska arbeta för en konkurrent, är det nog bäst att hålla den informationen för dig själv. Avsluta ditt avskedsbrev på ett positivt sätt – även om du har få positiva känslor för din arbetsgivare. Du kan också lägga märke till alla viktiga prestationer eller lärdomar du har lärt dig på vägen. Gå inte överbord eller säg något du inte menar eller tänker fullfölja. Om du hade en dålig upplevelse och aldrig vill höra från någon i företaget igen efter att du gått, säg inte att du ser fram emot att hålla kontakten med dem. Alla fel eller fel i ditt avskedsbrev kommer att reflektera dåligt över dig, och kan komma tillbaka för att hemsöka dig. Läs igenom ditt brev flera gånger för fel. Du kanske också vill få en pålitlig vän eller familjemedlem att titta över det. Håll ditt språk enkelt, professionellt och oemotionellt. Undvik att göra några personliga kommentarer (positiva eller negativa) om din chef eller medarbetare. Beroende på storleken och strukturen på företaget du lämnar, kan du behöva skicka ditt brev till flera personer. Du vill också behålla en kopia för dina egna register. Ge det ursprungliga brevet till din direkt manager. Du kan också behöva lämna en kopia av brevet till chefen för din avdelning, eller till personalavdelningen.
Formatera ditt brev som ett formellt affärsbrev. Ange att du avgår och när din avgång är effektiv. Ge en enkel anledning till din avskedsansökan. Tacka din chef och företaget för möjligheten. Redigera ditt brev noggrant. Gör kopior av ditt sista brev.