Även om en facilitator bör smälta in i möten och göra sitt arbete lätt, är det viktigt att de förbereder sig i stor utsträckning för möten. Börja med att skriva en agenda. En bra dagordning kommer att innehålla viktiga punkter om mötet och ge tillräckligt med detaljer så att deltagarna vet var de ska vara och vad de kan förvänta sig.  Observera sessionernas start- och sluttider, samt realistiska tidsgränser för varje session, för att säkerställa att mötet kommer att löpa i tid. Välj ämnen som påverkar alla som deltar i mötet. Försök att få in synpunkter från dem som är närvarande vid mötet om de ämnen som förtjänar att diskuteras. Försök att ställa frågorna som frågor som behöver besvaras för att stimulera dialogen på mötet. Lägg märke till vad syftet med diskussionen är. Är det för information, för att lösa ett problem eller för att fatta ett beslut? Ange hur deltagarna ska förbereda sig inför mötet. Detta kräver en känslig balans. Om det är för få eller för många närvarande löper du risken att få ett improduktivt möte. Du kommer att vilja bjuda in endast personer som hjälper dig att nå målet för mötet. Fråga dig själv följande.  Vilka är de viktigaste beslutsfattarna i frågan? Vem är mest känd om den information som diskuteras? Vem har ett egenintresse i ämnena? Vem måste genomföra de beslut som fattas? Vissa experter föreslår att 8 personer inbjuds till möten där ett beslut måste fattas. Däremot föreslår de 18 personer när syftet med mötet är att brainstorma. Att skicka ett e-postmeddelande är det enklaste sättet att bjuda in dina deltagare. Din e-post bör ge en kort introduktion till mötet. Den bör också innehålla datum, tid och eventuellt en tidsfrist för RSVP. Dagordningen ska bifogas e-postmeddelandet. Kräva en RSVP är valfritt, men det gör att du kan förbereda en lämplig mängd material för alla deltagare. Genom att reflektera över vad en facilitator gör under ett möte, kommer du att vara i en god position att veta vad som förväntas av dig när det är din tur att utföra jobbet. En bra facilitator kommer att ha ett antal egenskaper som hjälper honom eller henne att hantera tid, människor och olika åsikter. Det är bäst att utveckla dessa egenskaper tidigt.  Värdera människor och deras idéer. En bra kontaktperson kommer att framföra sina egna komplimanger efter att en deltagare har presenterat en idé. Säg något i stil med "Tack Samantha, det är mycket användbara punkter som hjälper oss att tänka på frågan på ett annat sätt." Genom att göra detta kommer du att se till att varje person och idé blir hörda och också att andra kommer att vara säkra på att tala. Var på tårna. Du måste svara på ett antal olika situationer under mötena. Du måste tänka och reagera snabbt på dessa olika situationer. Om någon till exempel ger meningsfulla råd, var då snar att lovprisa dem, leta då omedelbart efter en annan deltagare som försöker bygga vidare på denna tankegång. Om någon höjer en dålig punkt som är utanför ämnet, gör dock ditt bästa för att belysa det goda i kommentaren och söka efter en annan deltagare som kommer att bygga på vad du tyckte var bra. Var väl talat. Det är viktigt att alla i rummet förstår dig. Du kommer att vilja tala i en rimlig volym så att alla kan höra. Artikulera klart och inte mumla eller mumla. Var noga med att använda jargong endast om alla på mötet är bekanta med terminologin.
Förberedelse är nyckeln, så börja med en agenda. Planera inbjudningslistan. Skicka ut inbjudningarna via e-post. Börja tänka på vad en bra facilitator gör.