I varje skede av den disciplinära processen bör du alltid granska den information som finns till hands och överväga om den anställde faktiskt har fel eller inte. Vissa företag erbjuder helt enkelt en sista skriftlig varning som det tredje steget i en progressiv disciplinplan. Andra kan välja att avstänga arbetstagaren utan lön. Detta steg kommer att variera beroende på företagets policy och den anställdes specifika åtgärder. Oavsett vilket handlingssätt du väljer, se till att du genomför det tillvägagångssättet rättvist och opartiskt mot alla anställda på arbetsplatsen. Oavsett om du erbjuder en sista skriftlig varning eller avser att avstänga en anställd, måste du skriva ett professionellt brev som kommunicerar dessa åtgärder till den anställde.  Redogör för vad den anställde har gjort fel och hur hans handlingar bryter mot företagets policy. Hänvisa till tidigare varningar (skriftliga och muntliga), samt alla tidigare disciplinära utfrågningar som den anställde har varit en del av.  Om du skriver ett avstängningsbrev, gör det tydligt på ett säkert sätt att den anställde kommer att drabbas av ytterligare avstängningar utan lön eller uppsägning om hans beteende eller prestation fortsätter att inte förbättras tillräckligt. Än en gång måste du lämna brevet till din anställda, och låta honom underteckna en kopia för att intyga att han har tagit emot och läst brevet. Erbjud den anställde en chans att förklara sin sida av frågan, och ge konkret feedback på hur han kan förbättra sin prestation. Bibehåll din korrespondens med den anställde och spara alla kopior av korrespondensen i den anställdes personalakt. Radera inte någon e-post som du har skickat till eller fått från den anställde, och se till att den anställdes fil är uppdaterad.
Granska fakta. Bestäm lämpligt straff. Skriv en korrespondens. Ge mig brevet. Behåll och arkivera en kopia.