I 1994 års lag om skydd av förarens privatliv beskrivs både arbetsgivares och arbetstagares rättigheter när det gäller tillgång till förarjournaler. Denna lag förbjuder bland annat varje stats licensmyndighet att lämna personuppgifter om förare utan deras samtycke. Statliga stadgar kan styra denna praxis där du bedriver din verksamhet. Det är en bra idé att ta reda på innan du begär några uppgifter. Denna information bör finnas tillgänglig på webbplatsen för din stats regering. Att få samtycke skyddar dig från potentiellt juridiskt ansvar om en anställd någonsin försöker stämma dig för brott mot deras integritet.Dokumentering kan krävas för att faktiskt få register, och skriftligt samtycke är ett starkare rättsligt skydd än muntligt samtycke.  Ett enkelt sätt att göra detta är att helt enkelt ange på ansökan att det är ett villkor för anställning att du kan kontrollera potentiella anställdas körjournaler. Du kan också använda ett formulär för release av körrekord. Blanketten ska innehålla information som följande: Jag förstår att körning av ett företag fordon (eller mitt eget fordon) krävs för denna position. Dessutom erkänner jag att det är ett villkor för sysselsättningen att ha och upprätthålla ett tillfredsställande körresultat och det kommer att förbli ett villkor. Därför går jag med på att tillåta [ange firmanamn] att kontrollera mitt förarkort, både innan jag fattar ett anställningsbeslut och periodvis därefter. Jag förstår att företaget kommer att använda denna information i anställningssyfte och inte kommer att lämna informationen till tredje part utan mitt skriftliga medgivande. Dessutom går jag med på att frige [ange företagsnamn] och dess anställda och agenter från ansvar för skador som kan uppstå till följd av att de begärda uppgifterna lämnas ut. och sedan inkludera ett signaturblock för den anställde att skriva ut namn och födelsedatum, körkortsnummer, och underskrift och datum. Precis som är fallet för att visa dina egna körjournaler, måste du veta dina anställdas fullständiga namn, körkortsnummer, och möjligen en mängd annan information inklusive deras socialförsäkringsnummer, adresser, födelsedatum, etc. Återigen, att använda jobbansökan för att samla in denna information är ett effektivt sätt att se till att du har all information du behöver. Du kan begära anställdas körjournaler genom ditt tillstånd, som beskrivs i metod 1 ovan. Detta kan dock vara en långsam process, särskilt om du behöver ett stort antal poster. Om tid är ett problem, kan du vilja använda ett privat företag för att få de uppgifter du behöver.  DMV.org föreslår att man använder drivingrecords.com för att kontrollera anställdas register, men det finns också många andra tjänster tillgängliga. Till exempel är http://www. drivingrecord.net/ specialiserat på att köra registertjänster för företag.  Om du driver ett företag som utför 7 eller färre körrekord kontroller per månad, kommer denna webbplats att ge dig samma dag tillgång till den information du behöver för anställning screening ändamål. Ytterligare en webbplats som låter dig kontrollera både dina egna och dina anställdas register är http://www.4safedrivers.com/. Denna webbplats ger också information om ytterligare dokument som krävs av vissa stater för att få tillgång till andras register. Den informationen finns här.
Lär dig lagen. Få samtycke. Samla in de anställdas personuppgifter. Begär anställdas journaler.