Det är viktigt att du svarar på ett e-postmeddelande i rätt tid som en fråga om artighet och professionalism. Du behöver inte svara omedelbart, men du bör svara inom minst 2 dagar. Även om e-postmeddelandet inte var relaterade till dig eller skickades felaktigt, svara på avsändaren så att de vet att du inte är rätt person. E-postmeddelanden är ofta mer formella än ett sms eller ett telefonsamtal. Starta ditt e-postsvar med en "Hej" eller en "Hi" innan personens namn för att starta e-postmeddelandet på höger fot. Om personen du svarar på föredrar en viss hälsning eller om de ber dig att kalla dem vid deras namn, sedan göra vad de ber. Till exempel, om de föredrar att du kallar dem med en förkortad version av deras namn, som  tillBob på stället för  tillRobert, använd då det smeknamnet. Ditt e-postsvar bör använda bra grammatik, stavning och interpunktion. Att du överdriver utropspunkten kan emellertid få dig att verka oärlig eller alltför uppspelt. Undvik att använda dem om det inte är lämpligt. En utropspunkt är ett bra sätt att gratulera någon eller förmedla spänning, men om du överanstränger dem, förlorar de sin effekt. Håll dina teckensnitt val till en klassisk typsnitt så din e-post verkar professionell. Använd inte flerfärgsteckensnitt eller ett typsnitt som Comic Sans när du skickar ett e-postmeddelande. Ett klassiskt val är att använda en 10 eller 12 punkt typ med ett teckensnitt som Arial eller Times New Roman. Det kan ofta vara bra att kopiera en annan person på ett svar så att du kan inkludera dem i en diskussion. Men att kopiera en handledare eller medarbetare i onödan kan verkligen upprörda eller ilska personen du svarar på. Om det är nödvändigt för dig att inkludera någon annan i e-postkedjan, kan du använda möjligheten att blint kopiera eller BCC på dem. Om rätt svar är att svara alla i gruppmeddelandet, välj då att svara alla när du skickar ditt svar. Men om du behöver fråga eller förklara ett specifikt ämne eller fråga till en person, svara då direkt på den personen. Om det finns en stor grupp av människor som ingår på e-post men du behöver bara svara på några, bara välja de människor att svara på. Korta e-postmeddelanden som inte lägger till en konversation är inte nödvändiga. Om inte avsändaren ber dig att bekräfta att du har fått och förstå ett e-postmeddelande, skicka ett e-postmeddelande som säger "Tack" är onödigt och irriterande. Ett stavningsfel eller grammatiskt fel kan få din e-post att verka oprofessionell. Innan du klickar på skicka, ta en stund att läsa över ditt svar. Kontrollera rätt stavning och grammatik och se till att du skickar den till rätt person.  Lita inte på stavningskontroll för att fånga allt! Försök att läsa din e-post högt innan du skickar den så att du kan höra hur det låter. E-postappar eller program fyller ofta i e-postadresser automatiskt när du skriver i mottagarraden, vilket kan leda till att du av misstag skickar ett e-postmeddelande till fel person.
Svara på ett mail inom 48 timmar. Använd en professionell hälsning i ett e-svar. Använd utropspunkter sparsamt. Undvik knasiga teckensnitt när du använder e-post. Var uppmärksam på vem du kopierar i ditt svar. Bestäm vem du vill svara på på ett gruppmejl. Undvik att skicka ett e-postmeddelande för att säga tack om det inte är nödvändigt. Korrekturläs din e-post och bekräfta mottagaren innan du skickar den.