Om du är hyresvärd är syftet med brevet att kontrollera dina hyresgästers residens. Se till att inkludera det fullständiga juridiska namnet på dina boende.  Detta brev är för att bekräfta att INSERT TENANT NAMES... Jag är hyresvärd till INSERT NAME OF COMPLEX och skriver för att verifiera residenset för min hyresgäst INSERT NAME. Nästa sak du vill inkludera är hela adressen till fastigheten. Detta är den näst viktigaste informationen i brevet.  Jag skriver för att bekräfta att INSERT TENANT NAMES är boende på 123 Street Road, City, State, Zip Code.  Jag skriver för att bekräfta att INSERT TENANT NAMES för närvarande bor som hyresgäster på min fastighet på 123 Street Road, City, State, Zip Code. Detta måste vara så exakt som möjligt. Ge månad, dag och år om möjligt. Om du inte vet dagen, ge månad och år.  INSERT TENANT NAMN har vistats i fastigheten från MM/DD/YYYY till MM/DD/YYYY. Du kanske bara måste säga att de bor på din egendom. Se till att du vet om du måste ange varaktigheten. Vissa bevis på bostadsbrev kräver att du inkluderar den månatliga hyran. Ta reda på om detta krävs för ditt brev. Du kan också behöva inkludera om verktygen ingår i hyran. Ange i sista stycket att du är villig att svara på ytterligare frågor. Du kan ange ditt telefonnummer eller e-postadress igen så att den person som läser brevet vet hur man kontaktar dig. Placera två enkelrymdslinjer under sista meningen i intyget. Skriv "Hälsa", "Hälsningar", eller någon annan avslutande anmärkning. Sedan, tre eller fyra rader under det skriva ut ditt fullständiga namn. Skriv inte smeknamn, förkortade former av ditt namn, eller andra namn du går efter. Skriv ut brevet och skriv under det.
Börja med syftet med brevet. Inkludera adressen. Ange hur länge de har varit bosatta i bosättningsorten. Inkludera hyresbeloppet. Erbjuda att svara på följdfrågor. Följ med en avslutande fras och ditt namn. Skriv på brevet.