Karaktärsreferenser bör alltid vara respektfulla och formella i tonen. Tala ärligt, men nedvärdera inte läsarens förmåga att avkunna ett effektivt domslut. Din läsare kommer förmodligen att vara en domare, professor eller någon annan person av aktning. Ta upp domare och domare som "Ers nåd", professorer som "Doktor" eller "Professor", och befälhavande officerare i militären efter deras rang (till exempel, "General" eller "Sergeant"). Referensbrev behövs ofta för jobbansökningar och i domstolsmål för att fastställa att en individs olagliga beteende är utanför normen för dem. Andra fall där en karaktärsreferens kan krävas är potentiella hyresvärdar, studenter som ansöker till högskolan och invandrare som ansöker om medborgarskap.  Om du skriver för ett domstolsmål, se till att du vet de exakta detaljerna om brottet personen du skriver för begått, och prata med dem om sina känslor om fallet.  Visa personen du skriver till att du förstår allvaret i fallet, och om den anklagade verkar verkligen ångra vad de gjorde, betona detta i ditt brev.  Skriv inte ett brev för någon du inte känner väl, eller som tvekar att ge dig alla nödvändiga bakgrundsinformation om varför de behöver en karaktär referens från dig. Känna till namn och position för den person du skriver till.  Till exempel, om du skriver en karaktär referens på uppdrag av en vän som ansöker till en akademisk utstationering, se till att du vet vilken skola de har sökt till, vad tjänsten är, och vem som kommer att läsa brevet. På så sätt kan du personifiera det och visa att du - och i förlängningen din vän - har lagt ner seriös energi på karaktärsreferensen. Om du skriver till en grupp av människor som en akademisk granskningsnämnd eller en anonym styrelse av invandrings- och naturaliseringstjänstemän, rikta brevet med "Kära Sir eller Madam".
Anta en lämplig ton. Ta reda på varför personen du skriver för behöver brevet. Identifiera vem som ska läsa brevet.