Ibland är det vettigt att fila objekt baserat på nyckelord, oberoende av den ordning som ord i en titel eller ett namn visas. Detta säkerställer att en fil kan indexeras och lokaliseras med hjälp av den mest logiska termen. Till exempel kan First Bank of Chicago och arkiveras som  påChicago, First Bank of. på Chicago, är nyckelbegreppet i denna post, snarare än  på First och Bank, eller särskilt om du kan ha andra objekt med liknande namn, såsom  på First Bank i Tulsa, eller påChicago Bank och Trust., eftersom efternamnet anses vara den betydande termen.  Således skulle Jane A. Doe på detta sätt indexeras och arkiveras som "Doe", " Jane A." Sätt titlar (Dr., Mrs., Major, etc.) I slutet. - Dr. - Vad är det? Jane A. Doe, till exempel, skulle indexeras och arkiveras som "Doe", Jane A., Dr., Generellt, ordernamn som de stavas, brev för brev. Till exempel, skulle MacDonald en gång komma före  på McDonald. på samma sätt, Odds, Odds, Odds, Odds, Odds, Odds, etc. betraktas som en del av namnet, inte som separata enheter. Till exempel, beställningsfiler  på Heinlein, på Le Guin på L på engle, och Wolfe, i den ordningen (och inte som  på L.Engle, E.L. Guin, eller Heinlein, på engelska). Ett vanligt undantag från dessa regler om namn är när en individs namn ingår i ett företag eller organisationsnamn. I dessa fall, behandla individens namn som enheter inom företagets namn. Till exempel skulle "Jane A. Doe Pest Control" arkiveras under "J", och inte indexeras som "Doe", Jane A. Pest Control. Detta är fallet även när de utgör början av ett objekts namn. Till exempel: En undersökning av Emu Feeding Practices skulle vara in filed under  på E, för  på Emu på (det betydelsefulla ordet i denna artikels titel), snarare än  på  på A för  på en. på Doe och Smith Pest Control skulle vara arkiverad efter  på Doe, Jane A. på båda indexerade namn börjar med ordet  på Doe, så du går vidare till nästa betydande term i varje (på engelska) för att bestämma filordningen. Ignorera ordet "och", eftersom det inte är viktigt. När du indexerar och arkiverar objekt, kan du stöta på förkortningar som t.ex. Generellt bör du indexera och fila objekt som om dessa förkortningar var stavade, snarare än helt enkelt som strängar av bokstäver. Till exempel skulle Jane A. Doe Mining Company att arkiveras efter  på Jane A. Doe Mfg. och samtidigt arkivera objekt alfabetiskt, kan du stöta på siffror i deras titlar. I allmänhet, filnummer normalt, snarare än som om de stavades ut. Siffrorna arkiveras också före bokstäverna.  T.ex. skulle företaget 3M lämnas in före 100 Stora Affärsidéer (eftersom  på 3 ska komma före 100). Stora affärsidéer och stora företagsledare skulle lämnas in efter 100 Stora affärsidéer, eftersom siffror arrangeras innan brev. Siffror som redan är utskrivna behandlas som ord, snarare än siffror. Till exempel, filobjekt  på 100 Great Business Leaders, eller stora affärsidéer, och två hundra stora affärsidéer i den ordningen. Om det tjänar dina arkiveringssyften, kan du dock göra ett undantag och alltid fila siffror som om de stavades ut. Alla icke-alfabetiska eller icke-numeriska tecken som du stöter på vid indexering och arkivering av objekt måste beaktas. Vad man ska göra med dessa tecken beror dock på deras typ: Punktering (såsom apostrophes, perioder och kommatecken) ignoreras i allmänhet när indexering och arkivering objekt. Till exempel, filen Washingtons bästa kaffe, och Washington State Fair på den ordern. Diakritiker behandlas som motsvarande bokstav, utan det diakritiska märket. Till exempel, filen  på Eclair som  på Eclair, och  på Uber, som  på Uber. och undantaget till detta är när du arkiverar enligt alfabetet av ett språk som använder diacritics, i vilket fall du bör följa den normala alfabetiska ordningen av det språket. I allmänhet ignoreras mellanslag (inklusive interpunktion och andra element som hoppar över) när de arkiveras alfabetiskt. I de fall då du har föremål som börjar på samma sätt, använd dock ett utrymme eller regeln "inget före något" för att bestämma registreringsordern.  Till exempel, file  på North East Bank, eller North East Manufacturing eller North East Bank, i den ordningen. På samma sätt: "Doe, Jane A." I sällsynta fall räcker det inte med alfabetisk information för att avgöra filernas ordning. I dessa fall måste du använda ytterligare information för att indexera och beställa objekt. Markera denna ytterligare information på respektive filer för att hjälpa dig att särskilja dem. Till exempel: Om du hade saker för två olika personer som heter Jane A. Doe, kan du beställa dem efter födelsedatum. Det här är Jane A. Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater. 1853) skulle således komma före filen  på Doe, Jane A. Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater. Detta är en av de viktigaste frågorna som togs upp i resolutionen av den 19 december 1967. Du kan också beställa objekt enligt geografi när du behöver göra distinktioner. Om du har filer för tre olika banker på tre olika platser, och varje bank kallas  på First United Bank and Trust, kan du beställa dem alfabetiskt i ordningen "First United Bank and Trust (Georgia)" (Georgia), "First United Bank and Trust (Oklahoma)," och "First United Bank and Trust (South Dakota)" (South Dakota). och, om du hade objekt för två olika björnar eller typer av björnar, skulle du skilja dem ytterligare, baserat på arter, geografiskt läge, etc. Till exempel, du kan ha filer på "Bear, Brown" och "Bear, Grizzly" (i den ordningen), eller filer på "Bears (Europeisk)" och "Bears (Nordamerikan)" (i den ordningen). Se till att alla som använder dina filer känner till eventuella undantag från standardriktlinjer som räknas in i ditt arkiveringssystem. Detta kommer att bidra till att alla kan använda registreringssystemet på ett korrekt och effektivt sätt.
Arkivera objekt under deras viktiga term. Ordernamn efter efternamn. Ignorera artiklar, associationer och prepositioner. Behandla förkortningar som om de var stavade. Arkivera siffror normalt. Ta hand om alla speciella karaktärer. Använd den allmänna regeln "inget före något" när det behövs. Skilj filer genom mer detaljerad information, när det behövs. Publicera undantag och särskilda regler.