Innan du skickar brevet, fundera då över om denna regeringstjänsteman kommer att kunna handla på ett meningsfullt sätt i enlighet med ditt brev. Undvik att be om orealistiska saker. Be inte statstjänstemannen att göra mer än vad hans/hennes arbete tillåter. Ta ett steg tillbaka och fundera på om det finns en bättre kanal för ditt klagomål. Framställningar och formulärbrev är vanligtvis välskrivna och genomförbara. Se dock till att de åtgärder som krävs omfattas av denna tjänstemans uppgifter. Beroende på rang kan regeringstjänstemän få tiotals till hundratals brev varje dag. Han eller hon kan till och med anlita professionella brevsorterare för att avgöra vilka utvalda få meddelanden som faktiskt hamnar i händerna på tjänstemannen. Gör ditt brev artigt, koncist och aktuellt. I första meningen eller ämnesraden hänvisas till en fråga som står högst upp på tjänstemannens dagordning. Är det nödvändigt, eller ventilerar du bara? Skicka en begäran som är artig, koncis och realistisk. Svär inte eller släpp förolämpningar. Respekten får respekt. Hota inte en regeringstjänsteman. Brevet kan spåras tillbaka till dig. Utöver alla risker, kommer dina hot inte nödvändigtvis att inspirera produktiva åtgärder.
Be om något möjligt. Få ditt brev till toppen av högen. Se till att ditt brev är passande.