Om du har anställda, kanske du vill säkra din inventering mot stöld eller missbruk. Den kontrollnivå du fastställer bör baseras på värdet och risken i samband med ditt lager. Om ditt lager innehåller receptbelagda läkemedel, ammunition eller annat farligt gods, bör du utveckla starka kontroller. Om ditt lager är mat, dryck eller andra lågkostnadsposter, kan dina kontroller vara mindre stränga eftersom ditt lager inte är lika riskfyllt. Kom ihåg att det är möjligt att överkontrollera ditt lager – ju mer komplexa dina kontroller är, desto högre är kostnaden för arbete i samband med att utföra dem. Dina kontroller bör återspegla dina affärsbehov. Genom att lagra ditt lager på en annan plats än där du gör affärer ser du till att det inte alltid är lätt tillgängligt eller synligt. Du kan till exempel ha ett stort kylskåp och frys i den bakre delen av ditt kafé, och anställda kan ta med sig mjölk från det kylskåpet till baren när de behöver det. Att ha en separat förvaringsyta kan göra det lättare att hålla koll på ditt lager. Detta kan vara lika enkelt som att ha en "endast anställda" skylt utanför ditt lager, eller så komplext som kräver en nyckel eller anställd bricka för att komma in. Nivån på begränsad tillgång till ditt lager bör återspegla de risker som är förknippade med de objekt du har till hands. Många lagersystem för försäljning ger begränsad tillgång genom att kräva ett lösenord eller en bricka sveper till en tillgång ett låst lagerrum. Du kan kräva att anställda loggar när de tar ett objekt ur lager för användning i ditt företag. En enkel form av inspelning är en utcheckning blad, så anställda skriva ner sitt namn, datum, och mängden inventering de tar bort. En mer komplex form av inspelad användning av inventarier är datoråtkomstsystem, där anställda måste logga in med sitt unika ID och skanna varje inventarieobjekt de drar. Inspelning är särskilt viktigt när ditt lager är farligt eller högt värde. Att hålla en logg över när saker och ting togs bort kan minska stöld och se till att du har ett register över vem som tog vad när. Om du använder ett inventeringssystem som automatiskt uppdaterar din lagervolym varje gång du gör en försäljning, kan du utföra slumpmässiga inventeringsrevisioner och jämföra antalet vid revision med det belopp som registrerats i ditt lagersystem. Regelbundna fysiska räkningar är nödvändiga för att säkerställa att bokföringen och det fysiska inventariet kommer överens. För att vara effektiv behöver du inte granska varje inventeringsgrupp, du kan bara välja några olika grupper att granska varje gång. Notera poster som konsekvent omfattas av revisionen och överväga ytterligare begränsningar av tillgången till dessa poster. Vad du än använder för att registrera dina lagernivåer bör kontrolleras, för att förhindra någon från att felaktigt eller av misstag ändra dina poster. Om du använder ett elektroniskt inventeringssystem, se till att du ställer in ett säkert användarnamn och lösenord som bara du känner till. Tillhandahålla andra anställda som får tillgång till systemets unika inloggningsinformation. Om du använder ett excelkalkylblad för att hålla reda på lager, lagra kalkylbladet på en säker dator som bara du har tillgång till. Om du också använder en anteckningsbok, håll då anteckningsboken på en säker plats. Detta kommer att förhindra anställda från att stjäla inventarier och sedan ändra dina inventarier register för att dölja stölden. Om dina anställda vet att du är seriös om inventering noggrannhet och kommer att undersöka avvikelser, de kommer att vara mer benägna att ta ditt system på allvar och följa det. För att klargöra detta, ge lämplig utbildning till alla dina anställda på ditt lagersystem, och hålla dina anställda ansvariga för att följa dessa instruktioner. Informera medarbetarna om de kontroller du har över inventering och berätta för dem att du planerar att övervaka lagernivåer för stöld och missbruk. Framför allt bör du själv ta inventeringsnoggrannheten på allvar. Det värsta du kan göra är modell för anställda en avslappnad attityd när det gäller din inventering — om du inte tar det på allvar, kommer de verkligen inte.
Bestäm dina lagerkontrollbehov. Separera ditt lager från affärsverksamhet. Begränsa tillgången till ditt lagerutrymme. Användning av registerinventering. Utföra inventeringsrevisioner och cykelräkningar. Upprätta systemkontroller för inventering. Gå och prata.