Börja stycket med att tala om för mottagaren att du ser fram emot att få höra deras svar på ditt klagomål. Detta kommer att påminna mottagaren om att du förväntar dig ett svar från dem om din oro. Till exempel kan du skriva, Jag ser fram emot ditt svar på mitt klagomål eller jag litar på att du kommer att svara på mitt klagomål in natura. på Om du har handlat med företaget i det förflutna och är en hängiven kund, notera detta i det avslutande stycket. Att göra detta kommer att låta mottagaren veta att ditt företag är värdefullt för dem. Till exempel, du kan skriva, Som en dedikerad kund, Jag hoppas att du kommer att arbeta för att lösa mitt problem och hitta en lösning på eller jag har varit en hängiven kund i ditt företag i åratal nu och jag hoppas att du kommer att ta mitt klagomål på allvar.. Sätt press på företaget eller organisationen att svara genom att sätta en tidsfrist för dem att svara på ditt brev. Observera att om du inte hör tillbaka inom tidsramen, kommer du att få hjälp från en konsumentskyddsbyrå eller Better Business Bureau i ditt område. Till exempel, du kan skriva, Jag kommer att vänta en vecka för att höra tillbaka från dig om denna fråga, och sedan kommer jag att söka hjälp från en konsumentskyddsbyrå eller min lokala Better Business Bureau.... Om du innehåller några dokument eller kvitton som bevis på inköp, notera dem i slutet av brevet så mottagaren vet att de är bifogade. Tillhandahålla dokument eller kvitton kan bidra till att stärka ditt klagomål och visa företaget du lämnar in ett legitimt klagomål. Till exempel, du kan skriva,  och hitta bifogad en kopia av min mottagare som bevis på köpet av objektet för dina poster.. Avsluta stycket genom att ge mottagaren din adress, e-post, eller telefonnummer. Skriv riktnumret och ditt hem- eller kontorsnummer. Du kan till exempel skriva, kontakta mig per telefon på (305) 123-4567.
Säg att du ser fram emot deras svar. Lägg märke till ditt engagemang som kund. Sätt en tidsgräns för deras svar. Notera alla handlingar eller kvitton som bifogas brevet. Ange dina kontaktuppgifter för ett svar.