Poängen med att skapa ett arkiveringssystem är att göra det lättare för dig själv.  Du vill undvika att göra ditt system alltför komplicerat eller förvirrande.  Hålla ditt system så enkelt som du kan hjälpa dig att enkelt fila eller hämta vilka dokument du kan behöva arbeta med.  Skicka bara bort det du behöver.  Att lagra för mycket kan göra ditt system klumpigt och svårt att använda. Undvik onödig komplexitet i ditt filsystem. Kasta bort filer som du är säker på att du inte längre behöver. Det kan vara frestande att skapa en massa olika kategorier och underkategorier för dina filer att passa in.  Men det är en bra idé att bara göra breda nivåer kategorier och att använda bara så många som du absolut behöver.  Att skapa för många kategorier kan resultera i ett klumpigt och ineffektivt arkiveringssystem.  Se till att du skapar rätt mängd organisatoriskt djup i ditt system för att hålla det fungerar smidigt.  Undvik att göra alltför detaljerade underkategorier för ditt system.  Till exempel,  tillgodohavanden, Mat, Bröd skulle vara alldeles för detaljerad för att vara användbar. Att bara ha en kategori för månatliga eller veckovisa kvitton kan vara mer lämpligt för ditt registreringssystem. Att ha en avdelning för klienter och sedan arrangera dem i alfabetisk form är ett exempel på en effektiv nivå av djup. Ditt arkiveringssystem kommer att ha stor nytta av att ha tydliga visuella signaler som låter dig veta exakt var något lagras.  Att göra avsnitten i ditt filsystem uppenbara hjälper dig snabbt att hitta ett objekt eller en fil bort.  Håll några av dessa tips i åtanke när du gör dina filer sticker ut: Använd färgade mappar för att ange vissa kategorier eller sektioner. Försök att hålla en praktisk lista över färgerna och de kategorier du har tilldelat dem. Använd en etiketttillverkare för att tydligt märka dina filer. Håll koll på klippningen av dina mappar.  Försök att bara använda en mapp cut för varje kategori eller sektion. Innan du kan organisera dina filer, måste du hitta något att lägga dem.  Exakt vilken typ av filbehållare du använder beror på hur många filer du måste lagra, hur viktiga de är, storleken på dokumenten och hur ofta du behöver komma åt dem. Ta en titt på några av dessa tips för att få en uppfattning om vilka behållare kan vara rätt för dig: Om du behöver lagra mycket viktiga dokument, överväga att köpa en brandsäker förvaringsbehållare. Att hitta Underwriters' Laboratory tätning på en behållare kan indikera att behållaren kommer att skydda dina filer i cirka en timme i en brand med temperaturer på 1700 grader Fahrenheit. För vanliga filer, kanske du vill köpa en grundläggande arkivskåp. För känsliga eller konfidentiella filer, överväga att köpa en säkrare arkivskåp eller ett kassaskåp. Du vill se till att din arkivbehållare har tillräckligt med utrymme för att hålla alla dina filer. Om du har några ovanligt stora dokument, kontrollera att de kommer att kunna passa i din förvaringsbehållare. Till exempel, juridiska-stora dokument kan påverka storleken på mappen som behövs samt storleken på lagring.
Gör det enkelt. Använd rätt mängd djup i ditt system. Gör dina filer lätta att hitta. Tänk på vilka typer av behållare du behöver.