När du begär tjänstledighet från din arbetsgivare är det viktigt att du ger en tidig varning. Att ge en tidig varning kan naturligtvis inte vara möjligt under vissa omständigheter, till exempel den oväntade förlusten av en kär anförvant. Om det emellertid är möjligt att ge en tidig varning (t.ex. den ledighet du söker är flera veckor eller månader bort), sedan försöka skriva brevet så tidigt som möjligt så att din arbetsgivare och teammedlemmar på arbetet kan planera därefter. Ett bra sätt att ge en tidig varning kan vara att diskutera den föreslagna ledigheten med din chef innan du lämnar din ledighet brev. På så sätt kan din första mening hänvisa till din tidigare diskussion och brevet kommer inte till din chef som en överraskning. Ange exakt datum som du planerar att vara borta. Försök att inte vara vag om hur mycket tid du behöver för att vara borta. I vissa fall är det kanske inte möjligt att vara specifik om datum, men att vara specifik om datum kommer att hjälpa din arbetsgivare och kollegor planera framåt om hur de kommer att hantera ditt arbete i din frånvaro. Om det över huvud taget är möjligt, försök därför att vara så specifik som möjligt i ditt brev om de datum som du planerar att tillbringa bort från arbetet. Var så öppen som möjligt om varför du behöver ledigt. Det betyder inte att du bör avslöja varje liten detalj om varför du behöver vara borta. I många fall har din arbetsgivare kanske inte rätt att få reda på vissa detaljer om ditt privatliv. Men att vara så öppen och ärlig som du kan med din arbetsgivare om varför du behöver ledigt minimerar risken för konflikter med ledningen. I ditt brev bör det anges att du är medveten om ditt ansvar och förstår att du innan du ger dig av skulle vilja diskutera hur ditt arbete skulle skötas i din frånvaro. Du kan i ditt brev ange hur du tror att ditt arbete kommer att skötas (t.ex. genom att lämna detaljerade anteckningar för dina teammedlemmar om pågående projekt som kommer att ske under din frånvaro, lämna kontaktinformation så att teammedlemmarna kan nå dig i en nödsituation). Vet att du har laglig rätt till vissa typer av frånvaro. Det är viktigt att skilja mellan dessa frånvaror som du har rätt till och de frånvaror som endast kan beviljas efter arbetsgivarens gottfinnande.  I USA har du till exempel rätt till upp till 12 veckors oavlönad ledighet per år för födelse och vård av ett barn eller för adoption av ett barn enligt lagen om familje- och läkarledighet. Bestäm om du uppfyller behörighetskraven enligt lagen. Kraven är bland annat att du har arbetat för din arbetsgivare i minst 12 månader före ledighetens början och har arbetat minst 1250 timmar under den tolvmånadersperioden. Din arbetsgivare måste också anställa minst 50 anställda på din arbetsplats eller på en plats inom 75 miles från den platsen, och din arbetsgivare måste vara en "täckt arbetsgivare" enligt villkoren i lagen.  Om du skriver ett brev med begäran om frånvaro som du har laglig rätt till, kan du formulera begäran i enlighet med detta. Som vi båda vet har jag laglig rätt att ta ledigt den här gången. Jag hoppas kunna ta ledigt mellan (enter dates). Hur kan vi se till att produktiviteten fortsätter?. Dessutom, fråga din arbetsgivare hur produktiviteten kan upprätthållas visar en oro för din arbetsgivares välbefinnande och kan förbättra din ställning på din arbetsplats.  Om du ber om ledighet som inte är kontraktsenligt skyldig dig, justera din ton för att be om ursäkt för besväret och lova att kompensera den förlorade tiden till det bästa av dina förmågor. Meddela din chef om du har någon upplupen semestertid eller sjukdagar. Att inkludera denna information i brevet kommer också att göra det tydligare för befälsordningen i personalavdelningen om din chef väljer att neka din begäran och du måste överklaga beslutet. Även om din chef sannolikt kommer att ha sista ordet om detta, försök att ge användbara förslag om vilka av dina medarbetare du tror skulle vara bäst lämpade att täcka olika aspekter av ditt arbete i din frånvaro. Försök dock att inte lägga hela bördan på en persons axlar, eftersom det skulle vara orättvist mot just den kollegan. Oavsett omständigheterna är det viktigt att du artigt begär tjänstledighet. Du bör med andra ord begära i stället för att kräva en frånvaro, även om du har laglig rätt till den. Att be snällt kan minimera konfrontationen med ledningen.
Ge en tidig varning till din chef. Var specifik om datum. Var transparent med din arbetsgivare. Diskutera hur ditt arbete kommer att hanteras i din frånvaro. Vet vilka typer av frånvaro du har rätt till. Inkludera idéer om hur man delegerar arbete medan du är borta. Skriv i en respektfull ton.