Som facilitator bör du vara där för att välkomna alla som kommer till mötet. Antingen skaka hand när de går in i rummet eller hälsa på dem när de loggar in på telekonferensen. Detta kommer att skapa en varm miljö på mötet samtidigt som det visar att du är seriös och redo att diskutera. Medan alla på mötet kommer att ha fått dagordningen, genom att återinföra målen, kommer alla deltagare att börja på samma sida. Det kommer också att hjälpa till att sätta tonen för mötet och sätta människor på rätt spår omedelbart.  Du kan också göra tillkännagivanden om städning i början av mötet, inklusive information om rasttider, brandutgångar och toalettplatser. Du kan också fundera på att fastställa regler för interaktion beroende på vem som är med på mötet. Regler skulle kunna omfatta att visa varandra ömsesidig respekt, att hålla sig till ämnet, att angripa problemet snarare än personen, att få ett avslut att diskuteras och att inte avbryta andra. Alla har en annan metod för att leda ett möte och hålla talare i ämnet. En viktig metod är att se till att samtal och samtal inte domineras av en eller två personer. Se till att du är på jakt efter alla som kanske vill göra en poäng och ge dem möjlighet att tala genom att fråga dem sina tankar. Säg att en kollega vid namn Samantha ser intresserad ut men har ännu inte bidragit. Du kan försöka säga: "Samantha, hur påverkar den aktuella frågan din avdelning och dig specifikt?" Handläggarens jobb är att hålla alla deltagare eller talare i ämnet. Att tillåta tangenter utanför målet kommer att kasta ditt schema och kan innebära att mötet inte kommer att nå sitt avsedda resultat. Om du känner att diskussionen rör sig bort från ämnet, omdirigera samtalet genom att ställa frågor som direkt relaterar till ämnet.  Om dialogen har börjat glida iväg skulle man kunna säga: "Men hur påverkar detta den fråga som vi diskuterar i dag?" Eller: "Det här är mycket intressanta punkter. Vi bör diskutera dessa vid ett senare tillfälle, men låt oss för tillfället fokusera på den aktuella frågan." Du kanske också vill flagga de idéer som togs upp och ta upp dem vid ett senare möte eller på något annat sätt. På så sätt kan du med rätta hedra dessa tangerande idéer och inte förolämpa någon av deltagarna. Om du känner att deltagarna är på väg att komma in i en hetsig debatt, ta in en annan person som du vet kommer att tala till frågan. I grund och botten kommer ni att vilja desarmera en debatt genom att föra in mer dialog. I händelse av en konflikt kan du också lyssna på båda sidor och identifiera en gemensam grund för att föra samman de motsatta parterna. I händelse av en svår situation skulle man kunna säga: " Det är tydligt att ni båda kommer från olika håll. Men ni är naturligtvis överens om vikten av denna fråga så låt oss försöka fokusera vår energi på att hitta ett ömsesidigt fördelaktigt resultat." Som kontaktperson kan du ta frågor från deltagarna så länge du är i stånd att svara korrekt. Om inte, bör du hänvisa frågan till någon på mötet som är i en bättre position för att svara korrekt. Om du inte vet svaret på en fråga, kan du säga: "Det är en utmärkt fråga. Jag anser dock att Samantha är bättre informerad om detta ämne. Samantha, vad är dina tankar?" Ta anteckningar under mötet och se till att du skriver ner alla de viktigaste idéerna och åsikterna. Vid avslutningen av en diskussion om ett visst ämne är det till hjälp om kontaktpersonen ger en översikt över vad som sades och de slutsatser som drogs. Gör ditt bästa för att sammanfatta de viktigaste punkterna som varje person som är närvarande gör. Låt oss också lyfta fram vilka resolutioner som än fattades i de frågor som togs upp. Återkoppling är viktigt för dig att förbättra som mötesmedlare. Du kanske funderar på att fråga dig: Har dagordningen delats ut i god tid? Hur väl förberedda var deltagarna? Har den tid som avsatts för varje ämne fungerat? Fanns det tillräckligt med tid för diskussion? Hur skulle rummet kunna förbättras?  Återkoppling kan också samlas in genom en e-postundersökning som skickas till deltagarna kort efter mötet. Se till att se över resultatet och göra eventuella ändringar inför nästa möte.
Kom tidigt till mötet. Starta mötet i tid och tydliggöra målen. Guide mötet genom att låta alla deltagare tala. Håll dig till ämnet. Ha en plan för svåra situationer och desarmera dem. Svara och omdirigera frågor. Sammanfatta och förenkla resultaten. Fråga hur mötet gick när det avslutades.