Se till att skriften på fliken är stor, läslig och vettigt för dig och andra på ditt kontor eller din familj. Använd en etiketttillverkare för extra klarhet. Dela dina filer mellan lådor på ett sätt som är vettigt för dig, med varje låda som innehåller en distinkt kategori. Varje kategori bör innehålla relaterade filer, vilket hjälper dig att hitta saker lättare.  Finansiell information som skattedokument, investeringsfiler och låneutdrag kan hamna i en låda. Personliga dokument som födelseattester, pass och journaler kan hamna i en annan låda. Instruktionsmanualer för olika objekt kan gå i en annan. Om du förbinder motsvarande färg till minne, kommer det att göra dina papper mycket lättare att hitta. Om du redan har manilla mappar, lägga till färg till dem med highlighters eller färgade markörer. Färgade etiketter kan användas mer subtilt för samma ändamål. En informationslåda, till exempel, kan delas in i mappar som "Electronics Manuals", "Power Tool Manuals" och "Cleaning Supply Manuals". Efter en månad eller två av användning, var inte rädd för att ändra saker som inte fungerar för dig. Flytta olika filer till framsidan, eller dela upp kategorier som är svåra att skilja åt. Kom ihåg att ditt arkivskåp är ett system för dig, och det måste anpassas till ditt arbetsflöde.
Märk tydligt varje mapp. Låt varje låda hålla sin egen kategori, och märka den tydligt också. Överväg att använda färgade mappar. Använd färgsystemet för att skapa underkategorier i lådorna. Ändra ditt system om det inte är vettigt.