Det finns många typer av konferenser, inklusive akademiska, religiösa och industriella, och var och en av dessa typer skiljer sig åt i olika typer av deltagare. Du måste vara säker på att det finns tillräckligt intresse för det segment du siktar på innan du fortsätter med planeringen. Om du bara riktar in dig på en liten grupp, till exempel anställda i ditt företag eller medlemmar i din kyrka, behöver du inte ta så många steg för att offentliggöra konferensen. En enkel e-post eller två, tillsammans med ett omnämnande i nyhetsbrevet och / eller vid administrativa möten bör vara tillräckligt för att offentliggöra konferensen. Du behöver en stor rubrik eller huvudtalare för att övertyga andra människor i branschen. När du har bekräftat att stora namn i fältet kommer att delta, kan du inkludera denna information i ditt konferensmaterial, såsom dina samtal för deltagare. Idag är det nästan obligatoriskt att ha en digital närvaro för en lyckad konferens. Hitta en tillgänglig webbadress som innehåller konferensnamnet eller ett logiskt derivat av det, så att det blir lätt att hitta. Inkludera all viktig information om konferensen på webbplatsen, och se till att lista webbadressen på alla tryckmaterial och annonser relaterade till konferensen.  På webbplatsen, se till att inkludera datum, tid och adress för konferenslokalen, och namn på alla framstående talare. Du kan också inkludera information om transport, logi, sevärdheter i området, och du kan bifoga konferensschemat när det är tillgängligt, om så önskas. Du kan också uppdatera webbplatsen med en länk för att registrera dig när du är redo att öppna registreringen. Börja tidigt (upp till ett år i förväg) så att presentatörer kan börja lägga fram förslag till sessionsidéer. Beroende på storleken på din konferens och din målgrupp kommer din strategi att skilja sig åt. Tänk på var medlemmar i din målgrupp får sin information om denna bransch eller grupp. Dessa kan inkludera: Sociala medier, såsom sponsororganisationen Facebook-sida och Twitter feed Listservs och e-post kontaktlistor Handel bloggar, tidskrifter, nyhetsbrev, eller tidskrifter Affischer, flygblad, eller andra meddelanden skickas till relevanta grupper, organisationer, eller företag I ditt reklammaterial, bör du också inkludera en "Call for Deltagare" eller en "Call for Promotions" ber individer eller grupper att lämna in papper, panel, eller workshop förslag.  Beroende på bransch kan du be om en viss längd på förslaget. Inom akademin brukar mindre konferenser be om en sammanfattning av några hundra ord; större konferenser ber om hela manuskript. Det är en bra idé att ha ett sätt för deltagarna att registrera sig innan konferensen, även månader i förväg, för att ge dig en uppfattning om hur många människor kommer att dyka upp.   Skapa en registreringswebbplats som är länkad till konferensens webbplats. Det finns flera sätt att göra detta med hjälp av befintliga tjänster om du inte har de tekniska färdigheterna att skapa din egen. Till exempel kan du betala en avgift för att använda tjänsterna i RegOnline, ett företag som är värd online registreringar för händelser, sammanställa dem, och skickar dem till dig på ett användarvänligt sätt. Du kan också tillåta deltagare att ringa eller faxa i sina registreringar om du har ett sätt att hantera betalning med kreditkort. Om du inte vill göra en online eller telefon metod, skapa en registreringsblankett och ladda upp den till din webbplats som en PDF, sedan låta deltagarna skriva ut den och fylla i den och posta den, tillsammans med en check, till din affärsadress. För att uppmuntra tidig registrering, erbjuda en rabatterad avgift för dem som registrerar sig en månad eller mer i förväg, en något högre avgift för att vänta på att registrera sig månaden före konferensen, och en något högre avgift för registreringar vid dörren.
Bestäm vem som ska delta. Hitta branschledare att delta. Skapa en konferenswebbplats. Annonsera. Solitförslag. Börja ta emot registreringar.