Med ett personligt brev ger du vanligtvis en del bakgrundsinformation om varför du gör din begäran, och anger sedan din begäran direkt. En fras som "skulle du" eller "skulle du" låta mottagaren veta att du inte tar det för givet att de kommer att uppfylla din begäran. Du kan till exempel skriva: "Vill du följa med min syster till insamlingen så att hon inte behöver gå ensam?" Om du behöver ett svar från mottagaren senast ett visst datum, eller behöver göra något annat i samband med begäran, håll det åtskilt från huvudbegäran. Detta låter mottagaren veta att den uppföljande begäran är underordnad den huvudsakliga begäran. För att fortsätta med det tidigare exemplet, kan en uppföljande begäran vara "Vi skulle också vara tacksamma om du var villig att köra henne till evenemanget och ta med henne hem efteråt." Efter att du har angett din begäran, inkludera ett enkelt uttalande tacka mottagaren. Du kan också skriva en mening om hur mycket deras hjälp skulle betyda för dig. Du kan till exempel skriva "Tack i förväg för att du hjälper oss här. Det skulle betyda världen för min syster att delta i insamlingen." Om begäran behöver uppfyllas på ett specifikt sätt, eller vid en viss tidpunkt och plats, gå vidare och inkludera denna information efter ditt tack. Du kan också inkludera kontaktinformation, om du förväntar dig att mottagaren vill prata med dig först. Till exempel kan du skriva "Min syster skulle vilja komma till insamlingen minst en timme tidigare så att hon kunde tala med arrangörerna." En enkel avslutning som "Hälsa din" fungerar bra för personliga brev. Beroende på hur väl du känner mottagaren och vilken typ av relation du har, kan du välja något varmare, såsom "Kärlek" eller "Kärlek alltid". Skriv ett kommatecken efter din stängning och lämna ett dubbelt utrymme för din signatur. Skriv sedan ditt namn nedan.
Använd artigt språk för att formulera din begäran. Starta ett nytt stycke för eventuella uppföljningsförfrågningar. Tacka mottagaren i förväg för att du uppfyller din begäran. Inkludera eventuell ytterligare information som mottagaren kan behöva. Lägg till en gratis stängning innan ditt namn.