När du har skapat ditt fyllningssystem, kommer du att vilja fortsätta använda det som du tänkt dig.  Att komma för långt efter, ignorera objekt som behöver arkiveras eller felaktigt arkivera objekt kan alla ångra hårt arbete du har lagt in.  Se till att du håller koll på ditt arkivsystem för att få det att fungera för dig.  Ibland letar du efter filer som är felplacerade kan hjälpa till att hålla systemet i ordning. Försumma inte att arkivera dina aktiva dokument i arkivets dokumentlagring. Vissa filer är nödvändiga för att lagra bort under en lång tid.  Men ditt arkivsystem kommer att vara ändligt i storlek och kommer att kräva att du regelbundet tar bort filer som inte längre behövs.  Regelbunden ogräsrensning av ditt filsystem kommer att hjälpa till att hålla systemet i ordning och fungera korrekt.  Många gamla finansiella dokument kommer att behöva lagras i åratal. Gamla budgetar, årsredovisningar eller årsredovisningar kan behöva lagras i endast ett år. Att ta bort gamla filer skapar utrymme för inkommande dokument. Att bli av med filer som inte är nödvändiga kommer att göra det lättare att hitta dokument som du behöver. Detsamma gäller elektroniska filer. Stryk eventuella dubbleringar, föråldrade eller onödiga dokument från tidigare projekt. Gamla filer som fortfarande är relevanta eller en dag kan återförvisas tillbaka till kan arkiveras. Detta innebär att lagra dem bort från din standard filsystem men hålla dem organiserade och tillgängliga. Överväg att inrätta ytterligare en bred kategori för arkiverade filer. Flytta oanvända filer till den här mappen med deras undermapp formatering intakt. Om du vill hålla arkiverade filer borta från din filskärm, försök placera ett "z" framför filnamnet så att det går till botten av din alfabetiska filordning. Till exempel kan man kalla det "z_archive" eller något liknande. Att få dina filer i ordning och hålla dem på det sättet kan båda vara till hjälp när det gäller din personliga organisering.  Det kommer dock alltid att finnas utrymme för förbättringar i ditt arkiveringssystem.  När du fortsätter att arbeta med ditt arkiveringssystem, håll utkik efter eventuella förbättringar som du kan göra för att göra det ännu mer effektivt.  Du kanske vill bli av med kategorier som du inte verkar använda. Kategorier som verkar vara alltför använda kan behöva delas upp i mindre kategorier.
Håll jämna steg med ditt system. Ta bort gamla filer. Arkivera gamla elektroniska filer. Strömlinjeforma ditt arkiveringssystem.