Så länge du håller den grundläggande information som beskrivs ovan, bör du vara okej. Du vill verkligen undvika att vandra i andra områden bara marginellt relaterade till projektet, intressant även om de kan vara. Till exempel: om ditt projekt handlar om att återuppliva en lokal, ideell konstorganisation, kan det vara frestande att gå ut i en diskussion om det bedrövliga tillståndet av konstfinansiering, men det kommer inte riktigt att hjälpa detaljer hur ditt projekt kommer att gå. Poängen med en framstegsrapport är att komma över de framsteg ni gör, utan att överväldiga er publik med ord och idéer. Allt ni behöver fokusera på är hur ett visst projekt kommer, vad som fortfarande behöver arbetas på, och vilka förändringar som behöver göras. Beroende på vem du skriver rapporten för dig kan skäras ner till en viss sida gräns. En bra tumregel är att hålla den så kort som möjligt, samtidigt som du ser till att passa in i lämplig information. Du måste se till att du ger specifika detaljer om var du befinner dig i ditt projekt. Till exempel: du skulle vilja undvika att säga något som "Vi gör goda framsteg på att få vår konst finansiering" och istället säga "med de två $ 5000 bidrag från dessa olika stiftelser, vi är bara $ 2 000 under vårt $ 12 000 mål." Återigen vill ni att ert betänkande skall vara klart och koncist. Du vill inte överväldiga din publik med formuleringar som inte tillför något till rapporten. Till exempel, fraser som fullständig katastrof eller giddy framgång är alltför emotionella och för vaga för att vara till nytta för kunder eller tillsynsmyndigheter. All information du använder som kommer från en extern källa, alla grafer eller data, måste anges korrekt. Du kan lägga till ytterligare en citerad sida i din lägesrapport.
Se till att du håller dig till ämnet. Gör det enkelt. Försök undvika att vara för vag. Skär ner på uttrycklig formulering. Bit ihop dina källor.