Innan du sätter upp något, se över organisationens regler och föreskrifter gällande årsstämman. Medan de flesta organisationer följer samma allmänna struktur, kan vissa detaljer variera.  Uppgifter som du kan behöva ägna särskild uppmärksamhet åt att inkludera den typ av kallelse du ska lämna till ledamöterna angående stämman, förfarandet för val av nya styrelseledamöter samt vilken typ av information som ska granskas vid varje årsstämma. Du bör också kontrollera hur många personer som måste vara närvarande för att mötet ska betraktas som officiellt och hur nya ändringar av organisationens konstitution ska presenteras och röstas om. Fastställ datum och tid för årsstämman så tidigt som möjligt. Meddela nyckelmedlemmar omedelbart.  Icke-väsentliga medlemmar bör informeras när detaljerna är klara. När alla har informerats om datumet, bör du skicka ut regelbundna påminnelser för att förhindra att någon glömmer. Om du inte har din egen lokal måste du välja en plats som kan hålla din årsstämma och säkra den så snart som möjligt.  Även om du har egna lokaler kan stämman på en separat plats få tillfället att verka mer betydelsefullt och därmed locka fler deltagare. Välj en plats som kan rymma alla inblandade. Se till att rummet är tillräckligt stort för att hålla alla bekvämt. Om du har medlemmar eller andra deltagare som behöver särskild logi (som breda dörrar och ramper för rullstolsbundna medlemmar), kontrollera att lokalen kan matcha dessa behov innan du bokar den.  När du har bestämt dig för rätt plats, boka den så snart du har fastställt datum och tid. Dagordningen är i huvudsak en lista eller en översikt över de uppgifter som kommer att behandlas vid årsstämman.  Förbered denna dagordning i förväg. Du kan behöva skicka ut det till deltagarna med kallelsen till mötet, men även om du inte gör det, måste du ha det redo att svimma vid själva mötet. Lista diskussionsämnen i den ordning du förväntar dig att ta itu med dem. Vanligtvis räcker det med att sätta upp titeln på varje ämne på en dagordning. Du behöver nog inte ge några detaljer om varje ämne. En urvalsagenda kan se ut ungefär som: AGENDA 1) Välkommen 2) Ursäkter för frånvaro 3) Föregående årsstämma protokoll 4) Ärenden som uppstår från protokoll 5) Ordförandens årsredovisning 6) Sekreterarens årsredovisning 7) Skattarens årsredovisning 8) Val av tjänstemän 9) Allmän verksamhet 10) Datum för nästa möte 11) Avslutande av möte Det tar tid att förbereda alla de olika uttalanden, rapporter och dokument du kommer att behöva inför årsstämman, så börja tidigt.  Ta hand om alla dokument och rapporter du ansvarar för så tidigt som möjligt. Påminn andra kommittémedlemmar att förbereda informationen de ansvarar för, också. Handlingar som du kan behöva utarbeta kan inkludera månatliga finansiella rapporter och andra bokslut, föregående årsstämmas protokoll, ordförandens rapport, sekreterarens rapport och kassörens rapport. Om styrelseval kommer att diskuteras på stämman bör du söka efter ledamöter som kan passa de nödvändiga rollerna före själva stämman.  Tala med medlemmarna du har ögonen på och fråga om de är villiga att ta på sig rollen. Om extra utbildning kommer att krävas, ge dessa medlemmar den utbildning de behöver. Du måste skicka ett formellt mötesmeddelande till alla medlemmar. Följ de regler som fastställs i din organisations regler när du bestämmer när och hur du ska göra detta.  Du kan också behöva bjuda in sponsorer, livstidsmedlemmar och alumner samt andra intressenter eller närstående parter. Kallelse till stämman ska normalt innehålla datum, tid, varaktighet och plats för stämman. Du måste ange att val hålls när så är tillämpligt. Du kan inkludera hela dagordningen för mötet, eller du kan välja att nämna en eller två viktiga punkter. Kontrollera organisationens konstitution för att fastställa rätt förfarande. På stämmans dag anländer du flera timmar tidigt så att du kan ställa in rummet. Kom ihåg att en del deltagare kan komma 30 minuter tidigt eller så. Försök att få alla platser och förfriskningar färdiga innan det händer.
Se över organisationens regler. Planera mötet tidigt. Säkra platsen. Gör upp en agenda. Ta den tid som behövs för att förbereda dokument och rapporter. Kommunicera med medlemmar om ledarskapsroller. Skicka meddelandet. Sätt upp utrymmet före mötet.