När du närmar dig en professionell e-post, är det viktigt att hålla det rent, kort och klart. Säg vad som behöver sägas och behåll det på det. Du kan utveckla din egen struktur som fungerar bäst för dig. Här är en grundläggande struktur att tänka på: Din hälsning Ett trevligt syfte Ett samtal till handling Ett avslutande meddelande Din signatur För att hålla saker professionella och sofistikerade, alltid öppna din e-post med en formell hälsning, som "Kära Mr Lu". Beroende på din relation med mottagaren, kan du adressera dem som förväntat, antingen med hela deras namn och titel, eller bara deras förnamn.  Om din relation är väldigt avslappnad, kan du till och med säga "Hi Gabe". Om du inte känner till mottagarens namn kan du använda: "Till vem det kan beröra" eller "Kära Sir/Madam". Om du skriver ett e-postmeddelande till en grupp mottagare som du har inkluderat i fältet Till och kräver ett svar från, hälsa dem som en grupp (om antalet mottagare är fyra eller fler) eller inkludera vart och ett av deras namn i hälsningen. Om du skickar ett e-postmeddelande med Cc: s, helt enkelt adress gruppen som helhet om du har ett stort antal mottagare, annars inkludera varje mottagares namn i hälsningen. Om du skickar ett e-postmeddelande med BCC:er, tilltala gruppen som helhet genom att öppna med något som, "Hej alla". Om du mejlar någon för första gången, håll introduktioner korta och låt dem veta vem du är i en mening. Till exempel: "Det var trevligt att träffa dig på [X händelse]." Om du inte är säker på om en introduktion är nödvändig och du har kontaktat mottagaren tidigare, men du är inte säker på om de kommer ihåg dig, kan du lämna dina referenser i din e-signatur. Om du initierar kommunikationslinjen är du ansvarig för att berätta för dina mottagare vad e-postmeddelandet gäller. Det är viktigt att du anger ditt syfte tidigt. Affärspartners kommer att vilja kunna läsa din e-post snabbt och komma till poängen. Ta en minut och fråga dig själv varför du skriver det och varför du behöver din mottagare för att se det. Detta kommer att hjälpa dig att undvika sysslolös prat och klippa rätt till jakten efter en mer professionell e-post. Detta är också ett bra tillfälle att fråga dig själv: "Är detta e-postmeddelande verkligen nödvändigt?" Återigen, bara skicka e-postmeddelanden som är absolut nödvändiga visar respekt för personen du mejlar. När du är redo att komponera din e-post, prova att börja med något i stil med: Jag skriver för att fråga om... och jag skriver i referens till... till "Ta dig tid att titta över dessa ändringar och erbjuda mig din feedback..." Om du svarar på en kunds förfrågan, eller om någon har svarat på en av dina e-postmeddelanden, bör du börja med en rad tack. Till exempel: "Tack för att du kom tillbaka till mig..." "Tack för din uppmärksamhet i denna fråga..." "Tack för att kontakta Ocean Safari Scuba..." Tack läsaren är ett bra sätt att vara artig, professionell, och på bra villkor med din mottagare. Med e-post från företag, ju mindre du inkluderar desto bättre. Gör varje e-post du skickar ut ungefär en sak. Om du behöver kommunicera om ett annat projekt, komponera ett annat e-postmeddelande.  Försök att kommunicera allt du behöver i bara fem meningar. Säg allt du behöver säga, och inget mer. Ibland kommer det att vara omöjligt att begränsa din e-post till bara fem meningar. Oroa dig inte om du behöver inkludera mer information. I innehållet i din e-post, inkludera all relevant information och allt du kan begära från dina mottagare. Om du behöver din mottagare för att göra något, anta inte bara att de vet vad de ska göra eller när. Hjälp dem genom att tydligt beskriva vad du behöver. Säg nåt i stil med: "Kan du skicka filerna till mig på torsdag?" "Kan du skriva upp det de kommande två veckorna?" "Skriv till Thomas om det här och säg till när du har gjort det." Att strukturera din begäran som en fråga uppmuntrar ett svar. Du kan säga: "Säg till när du har gjort det." För att hålla din e-post professionell, avsluta din e-post med en annan tack till din läsare eller ett formellt farväl såsom: "Tack för ditt tålamod och samarbete  på Tack för din omtanke  på Om du har några frågor eller bekymmer, tveka inte att låta mig veta.Jag ser fram emot att höra från dig. Avsluta din e-post med en riktig stängning innan ditt namn, som  på bästa hälsningar eller  på Uppmärksamhet Undvik casual stängningar som "Cheers" om du inte är goda vänner med läsaren, eftersom dessa typer av stängningar är mindre professionella. I ett professionellt e-postmeddelande bör din signatur innehålla följande: Ditt namn. Din jobbtitel. En länk till din webbplats. Länkar till sociala mediers konton (frivilligt). Nödvändig kontaktinformation.
Håll dig till en standardstruktur. Skriv din hälsning. Ange orsaken till din e-post. Tacka mottagaren (valfritt). Håll kroppen på din e-post kort. Inkludera en uppmaning till handling (valfritt). Lägg till din stängning. Skriv på ditt namn.