Du vill att din chef omedelbart ska förstå din begäran utan att ens öppna e-post. Ange specifikt att du begär ledighet, och ange datum du begär i ämnesraden. Till exempel kan en ämnesrad vara: "Pat Smith begärt semesterdagar 10/10/2020 till 10/25/2020." Tilltala din handledare direkt vid namn och inkludera en hälsning. Det kan verka som en onödig eller oviktig sak, men sätter en varm ton och gör e-post ser mer professionell.  Din hälsning behöver inte vara något tjusigt. Att säga något så enkelt som "Hej Jane", "Hej Dave" eller "Grattis Aden" är helt okej. Var medveten om din handledares titlar och preferenser för hur de behandlas. Om din arbetsplats vanligtvis använder efternamn i kommunikation, med hjälp av din chefs förnamn i ett e-postmeddelande kan tyckas respektlöst. På liknande sätt, om din handledare använder en titel prefix (som läkare, professor, domare, etc.), bör du använda den i din hälsning. Även om du redan har lagt de datum du vill ha bort i e-post ämnesraden, bör du upprepa dem i den första raden i din e-post. Ange denna information i form av en begäran. Till exempel kan du skriva: Jag skulle vilja begära semester från onsdag, 10 oktober till torsdag, 25 oktober." Omedelbart efter att du anger dina datum som du vill ha bort, ange anledningen till att du gör begäran. Du bör vara ärlig om varför du vill ha ledigt, även om du tror att ditt skäl inte kommer att få ett positivt svar. Om du ljuger om varför du behöver ledigt kan det få allvarliga konsekvenser, och det kommer att bli mycket svårare att begära ledighet i framtiden.  Du kan till exempel skriva: "Jag begär dessa dagar ledigt eftersom min familj ska åka på semester till Hawaii." Om du begär ledighet på grund av en nödsituation eller en oväntad händelse, se till att du betonar detta i din förklaring. Begravningar, medicinska frågor, eller till och med överraskning bröllop är några exempel på oväntade händelser som skulle göra din chef mer sannolikt att bevilja en sista minuten begäran. Meddela din arbetsgivare att du noga har övervägt hur din frånvaro kan påverka arbetsplatsen. Om du behöver ordna så att någon kan täcka upp för dig eller om befintliga projekt och klienter kan behöva din uppmärksamhet under din ledighet, förklara detaljerna i hur du kommer att lösa dessa frågor. Ju mer arbete och frustration du kan rädda din chef, desto bekvämare kommer de att vara med dig ta ledigt.  Du kan till exempel skriva: " Jag har sett till att mitt ansvar kommer att skötas när jag är borta. Jag har ordnat så att Charlie kan ta hand om mina klienter. Dessutom har jag redan avslutat alla pappersarbete jag skulle behöva göra under min frånvaro." Det är alltid en bra idé att berätta för din chef hur du kan kontaktas när du är borta. Om du inte kan, eller inte vill, lämna ett telefonnummer eller e-post där du kan nås under din ledighet, måste du ange denna information i din begäran. Den sista raden i din e-post bör fråga om begäran du har lagt ut är bra med din arbetsgivare. Du bör också tacka din chef innan du skriver på med ditt namn. Detta bibehåller den vänliga och professionella tonen som började med din hälsning. Till exempel, den avslutande delen av din e-post kan läsa: Gör detta allt låter OK? Tack, Pat.
Lägg din begäran i e-post ämnesraden. Öppna med en vänlig hälsning. Ange dina semesterdatum. Förklara varför du vill ha ledigt. Försäkra din chef om att du har en plan för din frånvaro. Slut på en positiv anmärkning.