Du måste överväga om mötet kommer att vara ansikte mot ansikte, ett virtuellt möte genom skärmar, eller en kombination av de två. Beroende på mötesformatet måste du se till att alla möbler och hårdvara finns på plats, inklusive stolar, bord och projektorskärmar. Det finns flera möjliga sätt att sätta upp möbler för ett möte.  En rundabordskonferens kommer att bidra till diskussionsorienterade möten. En inställning med stolar i rad är bra för att etablera en högtalare som huvudfokus. Denna uppsättning fungerar bra när det huvudsakliga syftet är att förmedla information snarare än att söka diskussion. En teater uppsättning har ett bord på framsidan av rummet och gör det möjligt för en panel av högtalare att sitta fram. Deltagarna kommer att sitta i rader framför panelhögtalarna som i ett föreläsningsformat. En klassrumsuppställning har bord framför stolsraderna så att deltagarna kan anteckna medan talaren fortfarande står i fokus för mötet. Använd den U-formade uppsättningen för möten där du vill att deltagarna ska se varandra och interagera när det behövs. Sätt upp stolar i en cirkel med dig i centrum för möten avsedda som öppna och deltagande. En fullt förberedd kontaktperson kommer att förse deltagarna med pennor, anteckningsblock, arbetsböcker, allmosor och andra verktyg som behövs för mötet. Tänk också på om du kommer att behöva tillhandahålla någon inloggningsinformation i förväg för virtuella möten. Det bör finnas en styrelse som gör det möjligt för människor och presentatörer att ta anteckningar för alla att se, kanske en flip diagram eller whiteboard. Detta gör att mötet flyter smidigare, vilket gör det möjligt för deltagarna att få sina frågor besvarade vid bestämda tidpunkter under mötet. Beroende på mötets längd, fundera på att förse dina deltagare med drycker (kaffe), snacks, vatten och/eller godis. Människor är upptagna, och utan påminnelser är det möjligt att de kommer att glömma ett kommande möte. Försök att skicka ut påminnelser till dem som kommer att vara närvarande två dagar innan mötet planeras äga rum.  Om du frågade inbjudningar till RSVP, kan du skicka en påminnelse om att de behöver RSVP innan tidsfristen. I din påminnelse e-post vara säker på att fråga om någon har ändrat planer.
Planera platsen och ordna möblerna. Ge förnödenheter åt dem som är med vid mötet. Skicka en påminnelse via e-post om mötet när det närmar sig.