Det finns en mängd olika skäl till att någon ber dig skriva en lägesrapport. Uppenbarligen för någon av dem är det för att visa vilken typ av framsteg du har gjort på ett specifikt projekt. Men det finns några olika typer av förslag som du måste överväga.  Framstegsrapport för ett forskningsprogram eller projekt kommer att vara något annorlunda än för ett projekt på jobbet. I detta fall är det mer sannolikt att du behöver citera information och är mindre benägna att behöva överväga saker som kostnad (även om inte alltid). En arbetsrapport för en kund kommer att läsa något annorlunda än för en överordnad på jobbet. Du måste fundera på varför du skriver rapporten åt dem. När du har sorterat ut syftet med att skriva din framstegsrapport, måste du överväga de typer av saker som din publik kommer att behöva veta i rapporten. Medan alla framstegsrapporter har allmänna saker som de tenderar att inkludera, behöver du ta hänsyn till detaljerna: Hur är dina läsare kopplade till projektet? Hur kommer resultatet av projektet att påverka dem? (Anslutningen och hur de påverkas kommer att vara annorlunda för din överordnade än för kunden, till exempel.) Tänk på vilket beslut dina läsare kommer att behöva fatta efter att ha läst framstegsrapporten (vad stöd, pengar, tid de investerar, till exempel. Tänk på den information som din läsare kommer att behöva veta för att kunna övervaka och delta i projektet på ett effektivt sätt. Vilka tekniska aspekter av projektet kommer de att behöva veta. Är de bekväma med teknisk jargong? En framstegsrapport är inte bara ett skriftligt dokument som du skickar till din chef eller din professor. Det kan ta ett antal former beroende på vad som behövs.  En lägesrapport kan vara en kortfattad muntlig rapport vid personalmötena varje vecka eller varje månad. Det kan vara regelbundna e-postmeddelanden till kollegor. Det kan vara formella eller informella PM till tillsynsmyndigheter. Det kan också vara formella rapporter för klienter eller myndigheter. Om du inte har skrivit denna specifika typ av lägesrapport tidigare (i vilket fall, varför är du på här?), kommer du att vilja få så mycket vägledning från dina överordnade. Det kan finnas ett specifikt format som ditt företag använder, i vilket fall du vill vara säker på att du följer reglerna för det. Alla lägesrapporter behöver inte vara formella. I själva verket tenderar interna rapporter för kollegor eller tillsynsmyndigheter ofta att vara mer informella i tonen. Det är därför det är så viktigt att kolla med din chef för vad de sannolikt letar efter.  När det gäller information till en klient eller myndighet, eller avhandlingsgranskning styrelse, felar du på sidan av formalitet. Oavsett formalitet eller informellhet i din ton vill du att den ska vara tydlig, fokuserad och ärlig.
Ta reda på vad ditt syfte är med förslaget. Tänk på din publik. Bestäm dig för det bästa sättet att kommunicera med din publik. Kolla med din chef. Tänk på din ton.