Att planera i förväg kommer att hjälpa dig att få en realistisk uppfattning om hur mycket du kan göra på en dag. Tänk på alla de saker som du behöver göra, och skriv ner dem i en uppgiftslista, eller ha en pågående lista på telefonen.  För vissa människor är det till större hjälp att ha en skriftlig lista eftersom de kan korsa varje uppgift när de avslutar den. Om du inte blir distraherad av telefonen, kan du använda en påminnelse eller att göra lista app för att göra en virtuell lista. Sedan kan du ta bort varje uppgift när du avslutar den, och du behöver inte oroa dig för att förlora din lista. Ge dig själv tillräckligt med tid att avsluta uppgiften, men överskatta inte hur lång tid det kommer att ta. Försök tilldela varje uppgift en 15, 30 eller 60 minuters block av tid för att utföra den uppgiften. Alla dina uppskattningar bör motsvara den mängd arbete som går till varje uppgift.  Till exempel kan det ta 15 minuter att dammsuga huset, beroende på hur många rum du måste dammsuga. Att skriva en affärsrapport kan ta längre tid, som 60 minuter, eftersom det kräver forskning och skrivande. Saker som att ringa telefonsamtal eller skicka e-post kan bli mycket tidskrävande. När du gör ditt dagliga schema, ägna en kort tid åt att utföra så många små uppgifter som möjligt i det fönstret av tid. Detta kommer att hindra dem från att ta upp större delen av din dag.  Till exempel, om du har en hel del telefonsamtal och e-post att skicka, ägna 10 minuter åt att göra så många telefonsamtal som möjligt, med fokus på de viktigaste samtalen först. Om du har en hel del e-post att svara på, avsätta 10 minuter för att svara på de mest pressande e-postmeddelanden, och sedan lämna resten för en dag när du har mer ledig tid. Ställ in en timer på telefonen eller använd ett stoppur för att påminna dig hur länge du tar på dig en uppgift. Om du tilldelade 30 minuter för en aktivitet, ställ in timern i 30 minuter och kontrollera dina framsteg när timern går av. Om du är nära att avsluta, använd en extra 5 eller 10 minuter för att få uppgiften gjord.  Om du är mindre än 3/4 av vägen klar med uppgiften, konsultera ditt schema för att se vilka uppgifter kan skjutas upp så att du kan avsluta. Alternativt kan du sluta arbeta på uppgiften om det inte behöver slutföras den dagen Om du råkar bli distraherad under dagen, oroa dig inte! Konsultera ditt schema för att se hur mycket tid du spenderade, och bli av med uppgifter som inte är viktiga. Prioritera uppgifter som måste slutföras i dag, och skjuta upp allt som kan vänta. Om du behöver be om en förlängning inom tidsfristen för ett uppdrag, se till att förklara situationen. Förvänta dig inte att beviljas en förlängning, och använd inte förlängningen för att skjuta upp till den nya tidsfristen! Ibland, att ha en deadline kan få dig att arbeta snabbare för att slå klockan.. Detta kommer också att hjälpa dig att organisera ditt arbete för att få det gjort i tid. Om din deadline är långt borta kan du dela upp ditt arbete under många dagar. Men om det är närmare, kan du behöva ägna några dagar bara för att arbeta på att slutföra projektet.
Skriv ner alla uppgifter som du behöver för att utföra. Räkna ut hur lång tid det kommer att ta dig att göra varje uppgift. Ställ in en tidsfrist på 5 eller 10 minuter för mindre uppgifter. Använd en timer för att se till att du bor inom dina tidsfrister. Återgå till schemat efter en distraktion. Var uppmärksam på din kalender och deadline.