Om sekreteraren förväntas ta formella protokoll, fråga om gruppen följer Roberts orderregler eller en annan guide. I mer informella miljöer, fråga vad som ska ingå i protokollet eller hur de kommer att användas.  Som protokolltagare behöver du inte bekanta dig med de fullständiga ordningsreglerna. Men att skaffa sig ett exemplar (eller låna ordförandens) kan vara användbart för att besvara specifika frågor. Känn till din roll också. Några minutsekreterare deltar inte i mötet, medan andra tar några minuter medan de bidrar till diskussionen. I båda fallen bör sekreteraren inte vara någon som har en annan viktig roll, t.ex. ordförande eller kontaktperson. Varje mötes protokoll kommer att innehålla mycket av samma information. En mall skapar ett enhetligt format för enkel referens. Inkludera utrymme för minst följande information.  Organisationens namn. Typ av möte. Är detta ett regelbundet vecko- eller årsmöte, ett mindre kommittémöte eller ett möte som sammankallas för ett särskilt ändamål? Datum, tid och plats. Lämna utrymme för start och sluttider (sammankallande och ajournering). Namn på ordförande eller mötesledare och sekreterare (eller deras ersättare). Förteckning över "bevakare" och "frånvarons ursäkter". Det här är en fin term för närvarolistan. Observera om beslutförhet föreligger (antalet personer som är tillräckligt många för att genomföra omröstningar). Plats för din signatur. Som minutplockare kommer du alltid att skriva under ditt arbete. Ytterligare en underskrift kan krävas när protokollet godkänns, enligt din organisations policy. En agenda, om en sådan tillhandahålls. Om ordföranden eller kontaktpersonen inte har bett dig att utarbeta dagordningen, bör de ha en tillgänglig på begäran. Att ha en att hänvisa till hjälper dig att organisera dina mötesanteckningar. Se till att vad du än tar med dig är något du är bekväm med. Om du kommer att skriva minuter ofta, ställa undan en anteckningsbok för detta ändamål, eller skapa en mapp på din dator.  Om du tog protokoll vid ett tidigare möte och de inte har lämnats in för godkännande, se till att ta med dig dem också. Medan en ljudinspelare kan hjälpa dig att transkribera minuterna senare, är det inte en ersättning för not ta. Om du spelar in mötet, se till att alla presenterar samtycken och ge inte efter för frestelsen att skapa en ord-för-ord utskrift. Att lära sig en shorthand kommer att påskynda nottagning, men du behöver inte kunna ta ner varje ord för att ta några minuter. Du bör i själva verket undvika att göra det. Om du blir ombedd att göra anteckningar offentligt under mötet, använd en overhead projektor eller presentation staffel. Se till att du kan ta anteckningarna hem efteråt utan att smeta dem så att du kan använda dem för att skriva upp minuter.
Känn till din organisations mötespolicy. Förbered en mall i förväg. Ta med dig en anteckningsbok eller bärbar dator.