Orientera dina läsare så snabbt som möjligt genom att ange namn och datum på artikeln som du svarar på. Lägg också till artikelns argument. Du kan göra detta i bara en eller två meningar. Till exempel: "Som litteraturprofessor måste jag ifrågasätta er ledarartikel ("Varför Novels no Longer Matter in the Classroom," 18 mars)." Efter att du har uttalat argumentet du svarar på, bör du tydligt ange den ståndpunkt du tar i frågan och varför du känner ett visst sätt. Om din myndighet på något sätt har med saken att göra, ange då också ditt yrke. Ta den här tiden till att visa varför frågan är relevant och viktig, men kom ihåg att vara kortfattad. Till exempel: " I artikeln sägs det att collegestudenter inte längre tycker om att läsa, men allt jag har sett i mitt klassrum är bevis på motsatsen. Artikeln är inte bara felaktig, utan ger en mycket flyktig förklaring till de många orsakerna till att elever kan utmanas genom att läsa fiktion i en collegemiljö. Eleverna blir inte "bored" med fiktion eftersom romanen inte längre är relevant; snarare, deras entusiasm avtar på grund av professorer som förlorar intresset för sitt eget ämne. Ditt brev är för kort för att täcka mycket mark. Ge ditt brev mer kraft genom att fokusera på en fråga och tillhandahålla bevis för den frågan. Detta hjälper din läsare att identifiera exakt vad du argumenterar från början. Om ditt brev redigeras kommer det att klippas nedifrån och upp. Om din viktigaste punkt är i början, kommer det inte att gå förlorat i redigeringen. Nu när du har sagt din ståndpunkt i en fråga, måste du backa upp det med några fakta. Om du vill att ditt brev ska väljas, då måste du visa att du har lagt lite tanke och forskning på att formulera ditt brev. Även om du inte har mycket utrymme, bara ge några viktiga fakta kan göra stor skillnad. Här är några bra sätt att ge bevis: Använd de senaste händelserna i din stat eller gemenskap som bevis. Använd statistik, data eller undersökningsresultat. Berätta en personlig historia som ger en större poäng. Använd aktuella händelser i politiken för stöd. För att göra din poäng relevant, använd en personlig berättelse. Läsarna kan lättare inse den inverkan som nyheter kan ha på en person när den personen delar med sig av en personlig berättelse. När du har lagt fram bevis för din åsikt, avsluta brevet med att säga vad som kan göras för att ta itu med problemet. Kanske räcker det med att bara öka medvetenheten om frågan i samhället, men det kan finnas andra saker som människor kan göra för att ta itu med frågan och engagera sig.  Rikta läsarna mot åtgärder som de kan vidta för att bli mer delaktiga i frågan i sina lokala samhällen. Rikta läsarna till en webbplats eller organisation som kan främja deras mål. Ge läsarna ett sätt att hitta mer information om ämnet. Undervisa läsarna direkt. Säg åt dem att göra något, vare sig det är att kalla sin lokala kongressledamot, rösta, återvinna, eller volontär i sina samhällen. Om ditt brev är avsett att påverka en lagstiftare eller ett företag att vidta en specifik åtgärd, namnge den personen eller företaget. Den personal som arbetar för lagstiftaren samlar nyheter om lagstiftaren. Företag gör samma sak. Dessa personer kommer att vara mer benägna att läsa ditt brev om du namnger dem specifikt. Ha en mening som sammanfattar din åsikt i frågan så att dina läsare får en tydlig påminnelse om ditt huvudbudskap. I slutet av ditt brev, inkludera en enkel  på Uppvaktning, eller bästa hälsningar, att avsluta ditt brev. Ta då med ditt namn och din stad. Inkludera ditt tillstånd om tidningen inte är din lokala publikation. Om din professionella expertis är relevant för din artikel, inkludera denna information mellan ditt namn och din bostad. Om du bifogar ditt företags namn till ditt brev, du underförstått anger att du talar på uppdrag av organisationen. Om du skriver på egen hand, utelämna då ditt företagsnamn. Du kan fortfarande använda din yrkestitel om den är relevant för den fråga som tas upp i ditt brev. Följande är ett exempel som använder en organisationstillhörighet: Dr Barbara Smith Professor i litteratur Humanistiska institutionen Sparrow University Springfield, NY.
Ange artikeln du svarar på. Uppge din position. Fokusera på en viktig punkt. Gör din viktigaste poäng på framsidan. Lämna bevis. Använd ett personligt exempel. Säg vad som ska göras. Namn i ditt brev. Ha en enkel avslutning. Inkludera en avslutande fras tillsammans med ditt namn och din stad. Inkludera din anknytning om du skriver i din yrkesroll.