Studenter som söker tjänstledighet från sitt universitet är i allmänhet skyldiga att fylla i en blankett. Ladda ner en ledighetsblankett som tillhandahålls av din universitetsinstitution på dess webbplats. Dessa blanketter ska också finnas tillgängliga på din avdelning. På blanketten får du information om ditt namn, universitetsnummer, universitet och fasta adresser samt utbildningsprogram.  Blanketten kommer sannolikt att fråga om ditt medborgarskap eller din visumstatus. Ledighetsledighet kan ha visumkonsekvenser för internationella studenter. Detta beror på att om du är internationell student har du beviljats visum för att studera. Om du drar dig ur studierna under en längre tid kan du bli ombedd att återvända till ditt hemland och du kan bli tvungen att ansöka om visum igen för att återvända. Ta reda på vad visumkonsekvenserna kan vara av tjänstledighet om du är en internationell student som studerar på studentvisum. Denna politik kan variera från land till land och bestäms av det berörda statsdepartementet. Vid amerikanska universitet, kommer formuläret också att fråga dig om du får federalt ekonomiskt stöd. Om du är student i USA får federalt ekonomiskt stöd, du är i allmänhet skyldig att gå på universitetet för att få ekonomiskt stöd. En tjänstledighet kan påverka ditt federala stöd behörighet, så det är viktigt att kontakta ditt ekonomiska bistånd kontor och tala med en ekonomisk hjälp rådgivare för råd om hur du bäst kan gå vidare med din tjänstledighet begäran. Begäran om ledighet ska i allmänhet åtföljas av styrkande handlingar som ditt universitet behöver för att godkänna din begäran. Om du begär militär ledighet, måste du foga dina militära order. Om du begär ledighet av medicinska skäl måste du bifoga ett brev som är skrivet av din läkare eller vårdgivare. Om du av personliga skäl begär ledighet, måste du dock skriva ett frånvarobrev som förklarar omständigheterna och skälen för din begäran. Om din begäran om frånvaro är av personliga skäl är det viktigt att vara så öppen som möjligt med din institution, så att din institution kan avgöra om din särskilda situation kvalificerar dig för ledighet. Du kan till exempel vara en forskarstuderande som ber om tillstånd att slutföra ditt forskningsprojekt utanför ditt campus på en avlägsen plats. Avancerade doktorander har normalt rätt till sådana ledigheter. De måste dock diskutera sina planer med sina fakultetsrådgivare innan ledigheten beviljas, så att rådgivaren kan intyga för institutionen att du (studenten) sannolikt kommer att uppfylla dina forskningsmål. Ange i din ledighet brev något arbete som du avser att slutföra medan bort.
Hitta en tjänstledig blankett. Fyll i formuläret. Skriv en ledighetsbrev som styrkande dokumentation. Var öppen om dina skäl. Nämn i brevet allt arbete som du har för avsikt att utföra medan du är borta.