Var omedelbart uppmärksam på post och dokument som de kommer in, och när du har behandlat dem, arkivera dem direkt. Titta igenom din inkommande post en gång om dagen. Du kommer inte att tappa bort något på det här sättet, och det kommer inte att stapla upp. Filing kommer inte att verka som en sådan uppgift det har gjorts lite åt gången. Årlig omorganisation rekommenderas, och du kan även rensa ut det kvartalsvis om du har ett stort antal filer. Den viktigaste källan till skräp i arkivskåp är gamla dokument som du inte längre behöver, så rensa och strimla de gamla sakerna som nödvändigt. Ju fler dokument du kan hålla i digitalt format, desto mindre fysisk skräp du kommer att ha i ett arkivskåp. Bra kandidater för skanning inkluderar kvitton, donationsbevis eller bankutdrag. Vissa kan redan vara tillgängliga på nätet. Förklara i dokumentet hur ditt registreringssystem fungerar och var saker och ting finns. I händelse av en nödsituation eller oförutsedda problem, andra kan behöva veta hur man letar efter dina filer.
Var proaktiv för att hålla ordning. Sätt upp en inkorg på ditt hem eller kontor. Omorganisera skåpet ofta. Överväg att konvertera några av dina filer till digitala medier. Gör ett huvuddokument.