För att börja skissa ut din kommunikationsplan, behöver du ett par bitar av skraplotter tillsammans med en tom tidslinje eller kalender, som du kommer att använda för att organisera dina olika initiativ. Som du brainstorm och begränsa dina idéer, kommer du att börja ange dem i din kalender eller tidslinje. Just nu, ställ bara in kalendern bredvid dig så att du kan hålla timing och schemaläggning på ditt sinne när du skapar din plan.  Du kan använda en papperskalender för att hålla på väggen eller skrivbordet, eller gå med en datorkalender, som kan ge dig påminnelser när deadlines närmar sig. Innan du börjar rita ut dina idéer för ditt företag eller projekt, måste du få en bra uppfattning om vad den nuvarande statusen är. Prata med dina medarbetare, medarbetare eller intressenter och sedan analysera och kartlägga den nuvarande situationen så gott du kan. Skriv ner dessa punkter när du brainstormar.  Tänk på situationen på din marknad och företaget eller projektet som helhet. Fråga dig själv vad ditt företag eller projekt gör rätt, och vad det kan förbättras på. Till exempel kan du detalj ditt företag har nuvarande försäljning, dess budgetutsikter, och dess beräknade tillväxt. Du kan också prata om saker som anställda och kundnöjdhet och bevarande. För att fastställa exakt det mål du siktar på, fråga dig själv vad du behöver göra och varför du behöver göra det. Vad är ditt företag eller projekts mål? Vilka idéer har du att förbättra samtidigt som du håller fast vid denna slutsats? Tänk på vad som kommer att vara annorlunda i ditt företag eller projekt när dina idéer har genomförts.  Skriv ner ditt breda mål i stora, djärva bokstäver. Du kommer att vilja fortsätta att hänvisa till det som du fortsätter att skapa din kommunikationsplan. Till exempel, om du vill flytta ditt företag bort från butiksbranschen och mot digitala kunder, kan du rama in det som ett sätt att fortsätta att göra en lönsam vinst i ett föränderligt affärslandskap. När du har identifierat ditt övergripande mål, planera ut några delmål som hjälper dig att komma dit. Till exempel, om du går över till en digital butiksfront, ett mål kan vara att skapa en webbplats, medan en annan kan vara att skifta till webbreklam. Följ SMART-metoden för att göra dessa mål så specifika och genomförbara som möjligt. På din brainstorming ark, skriv ner dina undermål under ditt bredare mål. När du har bestämt dig för ditt mål, tänk på vem du i slutändan vill prata med och påverka. Fråga dig själv vem som kommer att hjälpa dig att nå dina mål, vem som kommer att vara ansvarig för att genomföra förändringar och, om tillämpligt, vem som kommer att tillhandahålla medel till dem. Börja fundera på hur du bäst kan kommunicera dina mål till just den publiken och skriva ner anteckningar för varje.  Om du till exempel kommunicerar med ett stort företag och konsumentbas, kan du dela upp din publik i anställda, intressenter och kunder. Om du kommunicerar med olika målgrupper, kan du behöva komma med olika strategier för varje, eftersom en taktik som fungerar för en grupp kanske inte är lika effektiv för en annan. Till exempel, kommunikation med kunden kan fungera bäst med en image-baserad strategi, medan intressenter kan föredra mer data och analys.
Skapa en tidslinje eller kalender för att hålla ihop din plan. Beskriv företagets eller projektets tillstånd i dess nuvarande form. Ange ditt bredare mål att hålla din plan fokuserad. Gör mindre delmål som följer SMART-layouten. Pinpoint publiken du kommer att prata med.