Vanligtvis behöver du inte börja med ordet "Kära" i hälsningen av ett formellt affärsbrev. Skriv helt enkelt namnet på den person eller institution som får brevet.  Till exempel, om du skriver ett intygsbrev som intygar att du har uppfyllt kraven på vidareutbildning för en licens, kan du adressera det "Licensnämnd" följt av en kolon. Använd namnet på den specifika avdelningen eller styrelsen när det är möjligt, snarare än att rikta det "Till vem det kan oroa." Om du skriver ett intygsbrev för en annan persons räkning, t.ex. en tidigare anställd, försök att rikta det till mottagaren vid namn om det är möjligt. Särskilt om du skriver ett intygsbrev för någon annans räkning, använd första stycket i ditt brev för att förklara vem du är. Inkludera din relation till personen och eventuella tillämpliga certifieringar du har.  Till exempel, om du skriver ett intyg brev för en tidigare anställd, kan du börja med att beskriva din jobbtitel i företaget och hur länge du har arbetat där. Om du skriver brevet själv kanske du inte behöver någon annan introduktion än ditt namn. Du kan till exempel skriva "Jag, Sally Sunshine, intygar att jag avslutat helgseminariet i Sunny Valley den 3-7 oktober". För denna typ av intygsbrev skulle bokstaven normalt bara vara en mening eller två. Om du skriver ett intygsbrev för någon annans räkning, bör du uppge deras namn kort efter att du presenterat dig. Du kan välja att inkludera det i den första meningen, sedan fortsätta att presentera dig själv.  Om du till exempel skrev ett intygsbrev till en tidigare anställd, skulle du kunna skriva: " Jag är Holly Henderson, ordförande för Henderson Motors. Jag skriver för att intyga Sally Sunshines mekaniska expertis." Huvuddelen av ditt brev består av all information du vill intyga genom brevet. Beroende på dina skäl för att skriva, kan detta vara en mening, eller det kan sträcka sig till flera sidor.  Håll dig till fakta och håll ditt skrivande så tydligt och koncist som möjligt med hjälp av aktiv röst. Om du skriver ditt brev till en organisation eller enhet för att intyga något om dig själv, du vanligtvis avsluta ditt brev med ett uttalande om att allt i brevet är sant och korrekt till det bästa av din kunskap.  Till exempel kan din sista mening lyda: "Genom att skriva under nedan förklarar jag att all ovanstående information är sann och korrekt så vitt jag vet." Denna typ av deklaration är särskilt viktigt om du planerar att få din signatur notarized.
Adressera brevet till den berörda personen eller enheten. Introducera dig själv om det är lämpligt. Identifiera personen som du skriver brevet för. Ange de fakta eller upplysningar som du intygar. Inkludera en deklaration om du skriver brevet själv.