Att skriva ditt brev i rätt, professionellt format på ett affärsbrev är ett bra sätt att göra ett positivt första intryck.  I det övre vänstra hörnet, bör du inkludera först, din fullständiga adress, andra, datum, och tredje, den fullständiga adressen till avsändaren. Det bör finnas en rad av utrymme mellan var och en av dessa. Du kan också inkludera en ämnesrad efter mottagarens adress, men detta är frivilligt. Börja huvudtexten i ditt brev med en riktig, respektfull hälsning.  Om du känner personen du skriver till, kan du använda deras förnamn, t.ex. "Kära Tim." Annars bör du använda personens efternamn och rätt titel, (t.ex. Dr., Mr., Ms. eller Mrs.).  Om du inte vet namnet på den person du skriver till, använd en hälsning som "Kära herre eller fru" eller "Till vem det kan beröra." I första stycket i en begäran måste du presentera dig själv och tydligt men kortfattat ange syftet med brevet, t.ex. "Jag skriver i hopp om att ni ska överväga att bidra till Boston Citizen's Charity Fund.  Om du har haft någon tidigare interaktion med mottagaren av ditt brev, är öppningsparagrafen också en bra plats att påminna dem om naturen eller din förening eller den kontakt du haft tidigare.  Till exempel: "Jag är en student i ditt drama 101 klass," eller "Jag är ordförande för Boston Citizens Charity Fund, en organisation som du generöst har donerat till under de senaste 10 åren," eller "Jag kontaktade dig förra månaden om möjligheten av en klass resa till din nöjespark." Att upprätta en förbindelse är inte bara till hjälp för mottagaren, men kan också främja känslor av samhörighet med dig som kan öka chanserna för att din begäran beviljas. Din kropp stycke (eller stycken) bör ge ytterligare sammanhang och information och mer specifika uppgifter om din begäran. Detta är din möjlighet att klargöra exakt vad du ber om och framföra ditt argument för varför din begäran bör beviljas.  Var noggrann men kortfattad. Du bör tydligt förklara vad det är du begär och varför saken är värd att begrunda, men din läsare kommer inte att vilja läsa din livshistoria.  Var rättfram och specifik om vad du begär. Mottagaren bör lämnas utan tvivel om vad du vill. Till exempel: "Jag hoppas att du kommer att överväga att upprepa ditt generösa bidrag i år," eller "Jag vill respektfullt be om en möjlighet att åter lämna in denna uppsats." Var artig och använd en ton som passar dig som läsare.  Var saklig och håll dina känslor i schack. Om du måste diskutera dina känslor i en fråga, ange dem sakligt snarare än känslomässigt, t.ex. "Jag blev väldigt besviken när jag såg mitt betyg," inte "jag är så arg för det här betyget!" I ditt avslutande stycke bör du göra din mottagare medveten om alla relevanta tidsbegränsningar du står inför, och även uttrycka din tacksamhet för deras övervägande av din begäran.  Till exempel, om du skriver för att begära information eller ett möte med någon som måste inträffa före ett visst datum för att vara till någon nytta för dig, artigt klargöra detta i slutsatsen. Även om din mottagare i slutändan inte uppfyller din begäran, det faktum att de har tagit sig tid att läsa ditt brev och överväga dina önskemål är värt att tacka. Slutligen behöver ditt brev en lämplig och artig avslutning. Bra alternativ inkluderar "Respektivt", "Hälsa", eller "Bästa hälsningar", följt av ditt namn.  Om du skickar ett fysiskt brev, lämna fyra rader med tomt utrymme mellan stängningen och ditt skrivnamn. Skriv under ditt namn med en penna i det här utrymmet. Om du bifogar något material med ditt brev, bör denna information komma efter din stängning, t.ex. "Avslutningar: 2."
Använd rätt format. Börja med en hälsning. Skriv ett inledande stycke. Skriv en kroppspunkt. Skriv ett avslutande stycke. Lägg till en stängning.