Datumet bör gå i övre högra hörnet av sidan. Hoppa över en rad under den och skriv sedan ut din adress, också berättigad till höger. Sedan hoppa över en annan rad och placera din mottagare full adress spola med vänster sida av sidan. Om du skickar din begäran via e-post kan du utelämna datum- och adressdelarna och börja med din hälsning. Se dock till att använda en effektiv och tydlig ämneslinje. Om du till exempel mejlar en professor kan din ämnesrad läsa: "Mike Smith HIST 359 Paper Extension Request". Börja skriva "Kära" och följ sedan med deras titel och efternamn. Till exempel, "Kära herr Brady" eller "Kära ms Smith".En del titlar kan vara mer komplicerade, såsom "Kära professor Montgomery" eller "Kära senator Smith." Även om du känner dem informellt, är detta en officiell begäran så håll tonen och innehållet formellt. Skriv inte Hej, Jim, till exempel. Försök att hitta någon specifik person som du kan adressera ditt brev till. Annars kan det se ut som ett formulärbrev. Till exempel, "Kära senator Smith," är att föredra till, "Till vem det kan oroa." Kroppen av ditt brev bör vara någonstans mellan 1-3 stycken. I många fall kan du öppna med 1-2 linjer, förklara din begäran i 2-4 linjer, och avsluta i 1-2 rader. Om du behöver expandera till en fullständig tre stycken, helt enkelt separera inledningen, kropp och slutsats. För att öppna ditt brev kan du uppge, Jag är John Smith en elev i din HIST 456 MWF morgon klass.. Detta kommer att jogga din professors minne och spara dem tid att leta upp dig. Bry dig inte om vikten av en solid slutsats. Använd dina sista meningar för att upprepa ditt fall (på en rad) och tacka dem för deras tid. Du kanske skriver, Jag uppskattar ditt övervägande av min begäran.. det är bäst att avsluta med en officiell skylt utanför innan ditt namn. Några av de bättre alternativen är:  på Uppmärksamhet  på bästa sätt Alla de bästa  på bästa sätt  och om du behöver ett svar på en viss tid, bör du inkludera den informationen vid denna punkt också. Du kan alltid para ihop det med ditt tack. Till exempel, Tack för din omtanke och jag ser fram emot att höra från dig nästa vecka. ska du bara vara försiktig så att du inte verkar alltför påträngande. Nedanför  med vänlig hälsning lämna 3-4 rader tomma. Skriv sedan ditt fullständiga namn och rättfärdiga det till vänster. Använd det tomma utrymmet för att signera ditt namn i pennan. Om du planerar att maila ditt brev, kan du ta bort dessa mellanslag och gå direkt till ett skrivnamn.
Förbered en rubriksektion. Anställ en formell och fullständig hälsning. Använd ett koncist styckeformat. Var uppmärksam på era avslutande kommentarer. Inkludera ditt fullständiga namn och namnteckning.