Beroende på hur stor eller liten din verksamhet är, kan du redan ha en kvalitetskontroll avdelning. Denna avdelning spårar och dokumenterar alla kvalitetsfrågor och arbetar för att ta itu med dem. Men beroende på en kvalitetskontroll avdelning kan faktiskt ställa in ditt företag för dålig prestanda, eftersom det kan visa för dina andra anställda att kvalitet inte är deras främsta bekymmer. Att investera i utbildning som utbildar alla arbetstagare på alla nivåer, snarare än enbart i en avdelning för kvalitetskontroll, kommer att låta dina arbetstagare veta att de har ett ansvar för att tillhandahålla kvalitetstjänster, oavsett deras roll i företaget.  Titta på luckor i tjänsteutbildningen i din nuvarande arbetskraft. Låt dina anställda ta ett kundserviceseminarium, online, eller personligen, som en del av ett krav på prestandaförbättring. Organisera utbildningar som riktar sig till specifika frågor eller luckor, till exempel hur man interagerar med kunder i kassan eller hur man hanterar ett tal till en kund i ett möte. Till exempel, om du försöker förbättra tjänsten i kassan, inrätta en utbildning som syftar till att förbättra tjänsten i registret. Du kan diskutera hur du välkomnar en kund i registret, hur du ringer igenom dem snabbt och snabbt, och hur du ger dem deras byte eller deras betalkort i slutet av transaktionen. Du kan också instruera dina anställda att göra låtsastransaktioner, där en anställd agerar som arbetstagare vid registret och den andra arbetstagaren agerar kund. Sluta inte utbilda anställda efter sina första dagar eller veckor på jobbet. Lär medarbetarna att det alltid finns mer de kan och bör lära sig om sitt jobb, ditt företag och hur man betjänar kunderna. Detta program kommer att utbilda nya arbetstagare på kvalitet och service så snart de börjar arbeta. Det bör vara ett väl avrundat program som ger nya arbetstagare en tydlig känsla av ditt företags produkter, tjänster och kärnverksamhet affärsstrategi. Det bör också stärka ditt företags strategi för kunder och engagemang för kvalitet kundservice.  Programmet bör innehålla en översikt över ditt företags inställning till service. Ge exempel på kundservice problem du har haft i det förflutna och / eller är för närvarande behandlar, samt de lösningar du kom fram till för att ta itu med dessa frågor. Detta kommer att hjälpa nya medarbetare att förstå din inställning till service och hur man löser dessa problem. Para upp en erfaren medarbetare med en ny anställd. Den erfarna arbetstagaren kan ge egen erfarenhet av ditt företags verksamhet och av hur man presterar bra i en viss position eller roll. Den erfarna arbetstagaren kan också ge de nya arbetstagarna tips om att tillhandahålla kvalitetstjänster för kunderna. Utför om möjligt en del av den nya medarbetarorienteringen själv. Leda en av träningspassen för att visa de nya medarbetare du är engagerad i det nya uthyrningsprogrammet. Detta kommer också att ge dig en chans att lära ut företagets värderingar i de nya hyrorna direkt och sätta de nya anställda upp för framgång. Denna enkla regel säger att den anställde bör hälsa varje kund inom 30 steg eller 30 sekunder från att gå in i butiken. Denna uppmärksamhet kommer att se till att dina kunder känner sig välkomna och önskade, vilket kommer att översätta till en mer positiv syn på ditt företag.  Se till att träna dina anställda att kommunicera välkomna med deras kroppsspråk samt deras ord. En hello kommer inte att betyda mycket om det kommer från en anställd som inte gör ögonkontakt, leende, eller stå upp rakt med öppet kroppsspråk. Om ditt företag är webbaserat, konfigurera ett automatiskt svarssystem så att dina kunder vet att deras meddelanden har mottagits och du arbetar på att lösa deras problem. Detta innebär att visa dina anställda att det de gör varje dag på arbetsplatsen har en stor inverkan på kundlyckan och slutresultatet. Att binda individuellt beteende till ett större system kommer att ge dina anställda en känsla av hur viktigt det är att de utövar god kvalitet service varje dag. Ett sätt att göra detta är att utmana dina anställda att åta sig att ge kunderna bästa möjliga service under en månad. I slutet av månaden, visa dina anställda bevis på förbättring av försäljningen och lägre kundklagomål. Dina anställda är det huvudsakliga sättet som kunderna kommer att engagera sig i ditt företag. I de flesta fall, hur de beter sig gentemot kunderna skapar den övergripande "kulturen" av ett företag eller butik. Att förstå att deras interaktioner med kunderna inte är begränsade till en enda börs vid ett kassaregister, utan att de faktiskt informerar om hur en kund känner för hela platsen, kommer att bidra till att motivera de anställda att tillhandahålla service av hög kvalitet varje gång. Till exempel, livsmedelsbutiken Trader Joe ofta presterar på toppen av sin bransch i kundservice ranking eftersom anställda är utbildade för att ge en vänlig, avslappnad butik atmosfär och erbjuda personliga rekommendationer om produkter. Detta tillvägagångssätt gör det roligt att handla där, vilket drar kunder tillbaka även om Trader Joes lager vanligtvis är mer begränsad än andra livsmedelsbutiker. Dessa mål bör vara utmanande, men uppnåeliga. Forskning om måluppfattning har visat att att att sätta specifika och utmanande mål leder till högre nivå av medarbetarnas prestationsförmåga. Undvik enkla eller vaga mål, till exempel Gör bara ditt bästa.  Fokusera på specifika handlingar och attityder, som att hälsa varje kund med ett leende och ett hej, hjälpa dem med ett passande rum och dimensionering, och se till att deras transaktion i registret är snabb och trevlig. Till exempel på Harrahs kasino i Las Vegas, personal måste uppfylla mål som sätts upp baserat på individens position på kasinot, samt de mål som satts upp av Harrah på gruppen av hotell i Vegas området. Cheferna på Harrah ska arbeta med de anställda för att se till att målen är utmanande, men uppnåeliga. Harrah ska använda en kombination av målsättning och framtida belöningar för att motivera både den enskilda medarbetaren och laget. Motivera dina anställda genom att erkänna deras prestationer och deras förmåga att nå eller till och med överträffa kundservicemål. Det finns två huvudsakliga sätt att belöna anställda: Ekonomiska belöningar: Ett av de enklaste sätten att genomföra ekonomiska belöningar är att öka lönerna och dela ut bonusar till dina anställda. Men om du inte har möjlighet att dela ut mer pengar till dina anställda alla på en gång, kan du förbättra deras ekonomi på andra sätt. Ge dem eventuella extra timmar de begär, erbjuda mer prisvärda hälso-och sjukvårdsalternativ, och vara flexibel runt deras barn eller äldre vårdbehov. Icke-finansiella belöningar: Skapa ett erkännande program som visar dina anställda hur mycket du uppskattar deras hårda arbete och uppmärksamhet på kundservice. Fokusera på ett program som erkänner den anställdes servicelängd, positiv feedback från kunden eller uppnåendet av ett kundmål. Använd belöningar som plack, certifikat, företagsvaror, presentkort eller gratis produkter. Även om dessa belöningar inte nödvändigtvis gynnar den anställde ekonomiskt, kommer de att ge den anställde en känsla av stolthet och prestation som är avgörande för att upprätthålla hennes motivation. Ett annat sätt att motivera och stärka dina medarbetare är att ge möjligheter att flytta upp till högre positioner i företaget eller verksamheten. Skapa ledarskapspositioner för långtidsarbetslösa eller anställda som har visat hög prestanda. Uppmuntra nya medarbetare att sträva efter en högre position eller roll och ge dem möjlighet att visa upp sig. Du kan bestämma dig för att göra årliga prestationsgranskningar av dina anställda för att låta dem veta var de står och hur de kan förbättra sin prestation för nästa år. Prestanda recensioner är också ett utmärkt sätt att förstärka positiva beteenden till dina anställda och visa dem var deras karriär på företaget kan vara på väg. Det är viktigt att betona för dina medarbetare att de måste vara hjälpsamma såväl som vänliga. En artig och hjälpsam expedit som inte vet något om de varor hon säljer kommer inte att tillfredsställa sina kunder. På samma sätt, en anställd som erkänner ett problem finns utan att ha förmågan att hantera det kommer sannolikt inte att imponera på en kund. Om den anställde inte kan ge en omedelbar lösning, träna dina anställda att ge en handlingsplan för hur frågan kommer att behandlas så snart som möjligt. Till exempel, om en kund har ringt med ett problem med en gräsklippare hon köpt, men din butik kommer att stänga om fem minuter, kan du lova att skicka en person till hennes hem första sak på morgonen för att reparera den. Detta är hur man uppnår kundservice som går  på ovan och bortom. till varje kund bör lämna din butik eller arbetsplats glad. Även om du eller en anställd gör ett misstag, bör kunden fortfarande vara nöjd. Agera inte defensiv eller anklaga kunden för att göra ett misstag. Lyssna tålmodigt på kundens klagomål och erbjuda dina uppriktiga ursäkter. Förklara sedan hur du ska lösa servicefrågan för kunden. Den mest artiga anställd i världen kommer inte att kompensera för inkompetens eller en oförmåga att lösa en kunds fråga.  Till exempel kommer en kund in med en blus som föll sönder i tvättmaskinen. Hon har kvittot för att bevisa att hon köpte blusen från din butik för två dagar sen. Kunden kräver återbetalning för blusen, eftersom den inte var billig, men den höll inte upp när tvättas. Den anställde ringer dig, företagsägaren, över för att diskutera hur man bäst tjänar denna kund. Börja med att be kunden om ursäkt för den dåliga kvaliteten på ditt lager. Sedan, förklara att även om du inte gör återbetalningar (som anges på kvittot), kan du erbjuda henne ett presentkort till butiken i hela mängden av den dåliga kvaliteten objekt, plus en extra rabatt på hennes nästa köp. På så sätt vet kunden att du har tagit itu med hennes problem och du kommer inte att lämna henne missnöjd. Du bör då försäkra kunden att du kommer att undersöka tillverkaren av den förstörda kläder objekt och dra återstående lager från dina hyllor. Kunder som är olyckliga bör få incitament att återvända till ditt företag. Detta är mer sannolikt att skapa god vilja än att lösa problemet på egen hand. Dina medarbetare kan ge värdefulla insikter i möjliga förbättringar av din befintliga inställning till kvalitetstjänster. Att du uppmärksammar deras feedback visar också att du bryr dig om vad de har att säga och tar deras åsikter på allvar.  Gör en kvalitetsundersökning minst en gång om året bland dina medarbetare. Skicka ut den via e-post och ange ett förfallodatum för enkäten som ska slutföras. Du kan också bifoga incitament eller en prisdragning för att motivera dina anställda att lämna sin feedback. Håll öppen kommunikation med dina anställda genom att börja arbetsdagen med ett peptalk innan dörrarna till butiken eller butiken öppnas. Lägg ut dina förväntningar på kvalitet service för alla kunder som går genom dörren. Visa specifika beteenden som visar kunden att de anställda värdesätter kvalitet service, såsom hur man hälsar kunden vid dörren, chatta med dem som de betalar i registret, och fråga dem om de vill ha hjälp med en storlek, eller vill starta ett passande rum. Använd konkreta exempel för att visa, snarare än berätta, dina anställda hur man ger utmärkt service.
Investera i tjänsteutbildning snarare än i en avdelning för kvalitetskontroll. Sätt upp ett initieringsprogram för nyanställda. Lär dig 30/30-regeln. Bind din anställds åtgärder till verksamhetens övergripande prestanda. Uppmuntra medarbetarna att tänka på kundservice som en "historia" om ditt företag. Ge dina anställda kvalitetsmål. Uppmärksamma och belöna förbättringar i anställdas prestationer. Låt dina anställda veta att det finns utrymme för tillväxt. Betona problemlösning. Lär dina anställda att överkompensera för eventuella problem eller klagomål. Lyssna på feedback från dina anställda.