Så snart du vet att du kommer att behöva en förlängning, omedelbart börja förbereda ditt brev. Du måste ge mottagaren så mycket tid som möjligt för att fatta ett beslut om din situation. Du vill också verka förberedd, trots att du ber om en justering av schemat. Begrunda alla faktorer och lämna in en realistisk begäran. Om du ber om för lite tid, kan du behöva begära ytterligare en förlängning. De tidsfrister som saknas bör undvikas när så är möjligt. Så det är bäst att överskatta lite.  Beroende på situationen kan du behöva överväga ditt brev som en del av en pågående förhandling. I den meningen är det bättre att be om en längre tid så att ni kan kompromissa och träffas i mitten.  Mät din takt baserat på dina nuvarande framsteg och vilka delar av projektet som ännu inte har slutförts. Till exempel, om du har arbetat med ett konsultprojekt i tre månader bör du ha en ganska bra känsla för hur mycket som återstår att göra. Var medveten om de tidsbegränsningar som mottagaren också står inför. De kanske befinner sig inom sina egna tidsfrister som nu kommer att behöva skjutas upp. Till exempel är universitetsprofessorer ofta skyldiga att lämna in betyg efter halva terminen och schemalägga sina tidsfrister i enlighet med detta. Kontrollera den nuvarande tidsfristen innan du ber om att den ska ändras. Du vill inte verka deorganiserad genom att begära en förlängning när du inte förstår den nuvarande situationen. Till exempel kräver vissa statliga enheter att du lämnar in din begäran inom 24 timmar efter den första kontakten med dem. Om detta inte fungerar för dig, då kan du alltid citera den snäva turn-around schema. Du tar dig tid att skriva brevet och din mottagare kommer då att ta sig tid att läsa det, så gör det värt besväret. Tänk noga på din verkliga anledning till att behöva förlänga och ärligt förmedla detta till din läsare. Ljug inte eller överdriva eftersom detta bara kommer att skada ditt fall.  Ett gott skäl kan vara en önskan att vara grundlig eller försiktig i sitt arbete. Om du till exempel håller på att slutföra ett projekt som skulle kunna påverka andras säkerhet, skulle detta faktum, när du ber om extra tid, kunna fungera till din fördel. Om du har flera skäl till din begäran, välj den bästa och fokusera på den. Till exempel, om du försenar ett jobberbjudande kanske du vill berätta för dem att du skulle vilja göra ytterligare forskning om överföringskostnaderna (om detta verkligen är sant) i stället för att låta dem veta att du också väntar på ett annat erbjudande. Detaljer ger ditt brev en känsla av legitimitet och hantverk. Detta är särskilt viktigt om du skickar ditt brev till en styrelse eller någon annan grupp som du aldrig har träffat personligen.  Till exempel, om din farfar dör två dagar innan din collegeuppsats är på väg, är det bäst att beskriva händelsen som en familj nödsituation, i motsats till en allmän  på grund av en nödsituation. och du kanske också vill nämna hans bortgång och viss information om dina researrangemang.  Se till att pappersarbetet är i ordning innan du lämnar in en begäran. Du kan behöva ange en tidsplan för tidigare åtgärder och ansökningar, särskilt om du har att göra med regeringen eller någon annan officiell enhet. Visar att du har följt alla steg i processen fram till denna punkt kan bara fungera till din fördel. Ingen vill läsa ett brev som är en gnällig rad efter en annan. Beskriv istället de negativa händelserna snabbt och koncist och gå vidare till den positiva lösning som ni föreslår. Om du till exempel tycker att ett första löneerbjudande är för lågt, kanske du skriver: "Jag behöver mer tid för att överväga ditt erbjudande. Jag tror dock att en högre lön skulle göra det möjligt för mig att göra mitt jobb mer effektivt." Ge dig själv åtminstone några minuter att läsa igenom ditt brev innan du skickar iväg det. Leta redaktionella misstag och skrivfel. Kör grammatik och stavningskontroll programvara på datorn. Skicka den till en pålitlig vän för en snabb andra läsning. Inte rusa eller hoppa över denna process eller du kommer att verka slarvig och det kan påverka slutresultatet.
Skriv brevet så fort du kan. Bestäm hur mycket extra tid du behöver. Var medveten om de befintliga reglerna. Inkludera en bra förklaring till din begäran. Ge några noga utvalda detaljer som en del av din begäran. Håll dig positiv till ton och innehåll. Bevisläs ditt brev innan du skickar in det.