Det finns många olika typer av affärskorrespondens. Standardpraxis för ett PM är att explicit namnge dokumentet som sådant.  Till exempel, skriv "Memo" eller "Memorandum" högst upp på sidan.  Det är upp till dig om du vill centrera eller vänsterjustera titeln. En bra tumregel är att undersöka de affärsmemos du fått och kopiera formateringen. Den första delen av ditt memo bör innehålla fyra viktiga delar av informationen. Vi kommer att ge dig mer detaljerad information om varje komponent i senare steg.  TO: ange namn och titlar på alla som kommer att få ditt memo. FRÅN: Ange ditt fullständiga namn och din fullständiga titel. DATUM: ange det fullständiga och korrekta datumet – glöm inte att inkludera året. SYFTE: ge en kortfattad men ändå specifik beskrivning av vad PM:et handlar om. Observera att det också är vanlig praxis att ange ämnesraden med  på Re: till eller  till Re: (varav båda är korta för att gälla). Se till att du inkluderar alla som behöver informeras eller uppdateras. Begränsa distributionen av ditt PM till bara dem som behöver veta.  Det är dålig affärspraxis att skicka ditt memo-kontor över hela landet om bara ett fåtal berörs eller påverkas.  Människor kommer snabbt att bli överväldigade av den stora mängden memos och kan vara mer benägna att ignorera dem eller att inte läsa dem noggrant. Även om du är på en vänlig förnamnsbasis med din chef, är det bäst att hålla din skriftliga korrespondens mer formell. Till exempel, kan du ringa henne "Sue" när du träffas i hallen, men för syftet med ditt memo, tilltala henne som "Ms". Wells och Dr. Det är Wells. Tänk på detta när du fyller i informationen för alla på mottagarlistan: inkludera fullständiga namn och företagstitlar. Om du skickar ett PM till någon utanför ditt kontor, är det också viktigt att bestämma rätt adress. Ta dig tid att undersöka deras profil; deras information beskrivs förmodligen på deras företags webbplats.  Till exempel, har de en doktorsexamen? I så fall är det i allmänhet en bra idé att kalla dem dr So-and-So. Vad är deras titel? Är de till exempel vicepresident eller dekanus? Om så är fallet, se till att hänvisa dem som sådana i ditt PM. Ni vill vara säker på att er ämneslinje, även om den är kort, är tydlig och inte alltför allmän.  Till exempel är nya företag ganska vagt, och om någon söker igenom sina filer några veckor eller dagar på vägen, de kan ha svårt att identifiera ditt memo. Något bättre skulle vara Progress rapport om utredning för att utöka kundbasen. Det är upp till dig om du vill förorda ditt budskap med en hälsning som "Kära ms Winters" eller "Kära kollegor". Men kom ihåg att dessa hälsningar inte förväntas i ett affärsmeddelande. Detta är tänkt att vara ett snabbt och effektivt sätt att kommunicera viktig information, och det bör stå klart för er publik vem som tar emot PM:et och vem det är från. Uppge tydligt ditt syfte med att skriva och skicka PM:et. Jag skriver till exempel för att... Inledningen bör ge en kort översikt över vad mottagarna kan förvänta sig i promemorian. Det finns ingen anledning att lämna alla detaljer och/eller bevis i den första delen av ditt PM. Håll det på den kortare sidan – några meningar eller en kort punkt kommer att räcka. Efter introduktionen innehåller ett affärsmeddelande vanligtvis ytterligare två till fyra stycken innan det avslutas. Innehållet och organisationen kommer att variera beroende på ditt ämne. Till exempel kan du välja att ordna informationen i kroppen i prioritetsordning, eller om du förklarar en process, kommer du att dela upp de delar av ditt memo för att motsvara de olika stegen i processen. Ditt företag memo bör ha tydliga avsnitt. Det är vanligt att företagsmemos delas in i tydliga avsnitt så att mottagarna kan läsa och smälta informationen med lätthet. Du kan ytterligare hjälpa dem att förstå de viktiga punkterna i ditt memo genom att märka underavsnitten. Se till att fokus på varje underavsnitt är tydligt för din publik. Till exempel kan du inkludera alla följande underavsnitt när du skriver om kontorets förestående flytt:  på nytt läge för vårt huvudkontor, på viktiga direktiv för paketering av kontoret, på och på tidslinjen för slutförande av Office Move. på första meningen i varje underavsnitt eller stycke bör berätta för publiken vad den viktigaste punkten i det avsnittet kommer att vara. De enskilda punkterna eller avsnitten i ditt PM bör vara inriktade på bara en idé. Du kan tycka att det är bra att använda kulspetsar eller skapa listor om du vill markera viktiga punkter. Detta kan hjälpa dina läsare noll på nyckelpunkterna och hjälpa dem att kunna läsa memo snabbare och effektivare. Vanligtvis bör ett företag memo vara inte längre än en till två sidor. Denna standardgräns för sidan är för ett dokument med ett enda utrymme med mellanslag mellan sektioner. Generellt sett behöver du inte sammanfatta det du just skrivit i ditt memo, särskilt inte om du lyckades hålla det under en sida. Men om den information du beskrev var komplicerad, eller om du skickade ett längre än normalt PM, kan det vara till hjälp för dig att kort sammanfatta de viktigaste punkterna. Även om du anser att det inte är nödvändigt att sammanfatta PM:et, måste du fortfarande avsluta det på en avslutande not. Tänk på följande: Vad är det ta bort från PM:et? Behöver du att mottagarna gör något? Bör de reagera en viss dag? Om så är fallet, ange det tydligt. Om inga ytterligare åtgärder krävs, inkludera en enkel avslutning känslor som  och jag är glad att diskutera detta vidare eller  på Låt mig veta om du har några frågor eller bekymmer. Det är i allmänhet inte nödvändigt att lägga till ditt fullständiga namn eller namnteckning i slutet av ditt PM. Men kom ihåg att det är säkrast att följa andras exempel på ditt område.  Om de skriver under formellt (t.ex. Även om du hoppar över signaturen, kanske du vill inkludera dina initialer i slutet av dokumentet. Om du har inkluderat några bilagor med ditt memo, såsom tabeller, diagram eller rapporter, se till att göra en anteckning om detta i slutet av ditt memo. Till exempel, Attached: Tabell 1 på.  Du bör också hänvisa till de bilagor som finns i PM:et. Till exempel, om du skriver för att låta dina anställda veta om en kommande kontorsflytt, kan du skriva något liknande: Vi har för avsikt att vara klara med flyttprocessen i slutet av kvartalet. Se bifogad tabell 1 för en mer detaljerad schema. på förhand skicka memo, se till att noggrant korrekturläsa. Kontrollera att dina meningar är grammatiska korrekta, att det inte finns några stavnings- eller interpunktionsfel, och att innehållet är vettigt.  Överväg att vänta med att skicka den efter din första korrekturläsning om den inte är tidskänslig. Om du går igenom PM:et igen efter en timme eller två, kan du hitta misstag som du först förbisett. Om memo innehåller känslig information, kontrollera din företagspolicy för att se vem som kan granska memo åt dig och ge dig slutligt godkännande av innehållet.
Skriv ditt PM. Skriv rubriken till ditt PM. Välj din mottagarlista noggrant. Använd lämpliga namn och titlar för personerna på din mottagarlista. Undersök de rätta titlarna på människor som du skriver till i ett externt PM. Gör en noggrann sammanställning av ämnesraden. Överväg att hoppa över hälsningen. Skriv den första inledande delen av promemorian. Håll det inledande avsnittet kort. Besluta om organisationen av innehållet i ditt PM. Bestäm om du vill inkludera underrubriker och titlar. Skriv specifika rubrikrubriker. Inkludera ämnesmeningar i var och en av punkterna i ditt memo. Överväg att använda kulspetsar. Håll det koncist. Bestäm om du behöver en sammanfattningspunkt. Inkludera ett avslutande avsnitt eller stycke. Skriv på om du vill. Gör en anteckning om eventuella fasthållanden. Granska PM:et noggrant.