För att skriva ett tydligt, effektivt brev är det viktigt att du har en tydlig känsla för dina mål och brevets syfte.  Ett bra sätt att se till att dina tankar om dessa ämnen är tydliga är att få tre tomma papperslappar och märka dem "varför jag skriver detta brev", "syftet med detta brev", och "andra tankar".  Utan att oroa dig för mycket för detaljer, ta några minuter och skriv ner dina tankar om brevet på dessa tre papper. Gör listor och brainstorma de stora bildidéer du har om situationen som har fått dig att skriva brevet, vad du hoppas att brevet kommer att uppnå, och all annan viktig information som du tror kan behöva ingå. Viktigt för att sätta rätt ton i ditt brev är att förstå publiken du skriver för. Efter din första brainstorm, på ett annat papper, skriv ner vad du vet om mottagaren av ditt brev.  Vad är till exempel den här personens ställning, och hur kan han eller hon vara till hjälp? Kommer den här personen att fatta ett slutligt beslut om din begäran eller fatta ett beslut om huruvida du ska vidarebefordra din begäran till en högre myndighet eller inte? Det är också en bra idé att ta hänsyn till mottagarens kunskap om det ämne du skriver om. Om din läsare inte är väl insatt i det ämne du skriver om, kommer detta att kräva en annan typ av skrivande (dvs. Användning av enklare språk och införande av mer bakgrundsinformation) än om din mottagare redan är expert i frågan. Slutligen, innan du börjar faktiskt komponera brevet, skapa en kontur för att organisera dina tankar i en logisk, sammanhängande ordning. Begrunda de viktigaste punkterna du vill göra, och de sekundära punkter som du kommer att använda för att stödja dessa punkter. Se till att dina idéer är organiserade på ett sätt som är vettigt för din läsare.
Brainstorm de stora idéerna. Tänk på din publik. Gör en kontur.