När du har fått tillstånd från skolan och skolstyrelsen, måste du slutföra bokningen med webbplatsen. Du kommer också att behöva vara i kontakt med dem igen när du har slutnummer efter att ha fått alla studentbehörighetsformulär. Skolorna har vanligtvis olika system för att organisera bussar och transporter för utflykter på fältet. Du använder antingen en extern entreprenör eller vanliga skolbussar. Om du använder bussar genom skolstyrelsen måste du se till att fältresan inte stör bussförarens ordinarie schemalagda rutt.  Oavsett vilken typ av buss du använder, måste du tydligt meddela föraren rätt adresser och tider för upphämtning och avlämning. Du bör också ange antalet personer som reser, inklusive förkläde och lärare. Du bör också presentera dig som klassledare på dagen för resan och tacka busschauffören för deras arbete. Bytesnummer för att stanna i kontakt om det blir några ändringar på dagen för resan. De flesta utflyktsställen kommer att göra det möjligt för lärare att besöka webbplatsen i förväg utan kostnad. Detta gör att du kan bekanta dig med webbplatsen och schemalagda aktiviteter, träffa personalen, och lära sig var tvättrum finns. Du kanske också vill ta bilder på några av utställningarna för att visa för dina studenter före fältresan. Utforska några av de utställningar och aktiviteter som din klass kommer att besöka för att komma med idéer för pre-trip klassrum aktiviteter. Beroende på storleken på din klass och kraven på den plats du kan behöva för att be om volontärförkläde. Föräldrar eller familjemedlemmar till dina elever gör stora förkläde. Du kan också be en kollega eller administratör på skolan att hjälpa till med förklädesuppgifter.  När du har skaffat tillräckligt med vuxna förkläde, bör du ge dem eventuella beteenderiktlinjer och ett detaljerat schema för resan. Anta inte att vuxna intuitivt kommer att veta vad som förväntas av dem. Planera ett möte med förkläden före resan för att förklara deras roller, ansvar och eventuella nödprotokoll. Om det finns för många frivilliga för förkläde, använd ett lotteri system för att välja det nummer du behöver. Om du har för få, kontakta föräldrar eller skolans PTA. Be förkläden att bära en mobiltelefon så att du enkelt kan kontakta dem på dagen för resan. Under hela planeringsprocessen har du förmodligen samlat en stor mängd pappersarbete som du kan behöva för att komma åt på dagen för resan. Kompilera följande formulär och information i ett enda bindemedel eller lagra den elektroniskt på din surfplatta eller mobiltelefon: Undertecknade tillståndsformulär. Information om studentmedicin och försäkring. Föräldra-/väktare kontaktuppgifter för den dagen. Extra pengar i nödfall. Checklista över alla elever och förkläde som är närvarande. Lista över elever som måste ta medicin under resan Du måste ha en tydlig uppfattning om exakt vem som är på fältresan och du kommer också att behöva förmedla denna information till följande personer: Skolkontoret: Ange en lista alla barn som deltar i resan, barnen frånvarande den dagen, barnen som kommer att stanna på skolan och deras plats, och ett telefonnummer där du kan nås. Chaperones: Ange en omfattande klasslista, en lista över varje undergrupp och namnet på handledaren för varje grupp. Lärare: Ge en master lista över alla grupper, alla kompis partnerskap, föräldrarna kontaktinformation, student hälsa och försäkring information, och skolan telefonnummer. Ha närvarolakan redo så att personalen kan ta huvudräkningar under resan. Helst kommer alla barn i klassen att vara med på resan, eftersom den är en del av undervisningsdagen. En del elever kommer dock av olika skäl inte att kunna närvara. Se till att du ger dessa elever roliga aktiviteter att engagera sig i medan de stannar i skolan. Om möjligt försök att ge dem en liknande upplevelse.  Till exempel kan du få dem att slutföra en online skattjakt genom att forska i ett liknande ämne som det som täcks på klassresan. Var kreativ och försök att komma på en rolig aktivitet för dessa elever.
Slutföra dina bokningar för gruppen. Ordna transport till och från utflykten. Gör ett förbesök till platsen. Rekrytera förkläden. Kompilera alla nödvändiga papper i en enda pärm eller databas. Var noga med att vara närvarande på dagen för resan. Gör alternativa arrangemang för de elever som inte åker på resan.