Baserat på din publik och dina bredare mål, börja kartlägga cirka 3 (eller färre) huvudpunkter som varje publik behöver veta. Fråga dig själv: Vad är det viktigaste för varje åhörare att vara medveten om? Hur mycket detaljer kommer varje publik att behöva? Till exempel, låt oss säga att du ska utöka inventeringen av ett detaljhandelsföretag för att inkludera barns kläder samt vuxna. Du kan behöva berätta för tillverkningsgrenen de mer praktiska fakta om hur förändringen kommer att genomföras och hur de kommer att behöva ändra sina nuvarande processer. För en gren som är mindre direkt påverkad, kan du fokusera dina meddelanden på de bredare effekterna av förändringen. Varje publik kommer att vilja veta exakt vad beslutet är, så ange det så tydligt som möjligt. Försök att säga det i 1-2 meningar, hålla det enkelt och enkelt. Till exempel, kan du säga, Vi har beslutat som ett företag att öppna upp vår butik för barn och vuxna. och nu kan du berätta för din publik varför du har beslutat att göra dessa förändringar, varför de är viktiga, och varför det händer nu. Stöd din poäng med data, fakta eller berättelser, eventuellt med hjälp av olika detaljer för olika målgrupper. Tänk på vad som kommer att vara mest övertygande för varje publik, och hur du kan använda den strategin för att få din poäng över. Som vårt datateam vet du till exempel att de flesta av våra kunder också är föräldrar – ungefär 70 procent av dem. Expandera vårt lager för att inkludera barns produkter gör att vi kan göra våra befintliga kunder ännu mer nöjda.. Din publik kommer att vilja veta exakt vem detta beslut kommer från och vem som kommer att se de flesta förändringarna. Var specifik och ärlig här, även om vissa av förändringarna kan vara impopulära. Till exempel, kan man säga, Detta beslut fattades av ett team bestående av anställda och chefer från varje gren av företaget. Att utöka vårt lager innebär också ökad arbetsbelastning. Vi alla, och datateamet i synnerhet, kommer att behöva arbeta hårdare än någonsin för att få ut detta initiativ. Under tiden, vi kommer att starta rekryteringsprocessen för nya analytiker för att hjälpa till att lindra en del av bördan..Vissa publik kan behöva eller vill veta hur beslutet kom till på de högre nivåerna, och berätta för dem om denna process visar förtroende och hänsyn för deras behov. De flesta tittare kommer också att behöva veta hur förändringen kommer att genomföras, eftersom den påverkar dem.  Till exempel, kan du säga, Vi kom till detta beslut efter att ha slutfört flera övergripande recensioner av kundnöjdhet och engagemang. Vi skickade också ut enkäter till alla våra kunder för att se vad vi kan göra för att behålla sin verksamhet, och att öppna upp en Children på avdelningen var överväldigande populärt..När du berättar för en filial hur det påverkar dem, kan du säga, Som vårt datateam, detta innebär att du kommer att dra information från en ny källa nu: vår Children  på avdelningen. När vi först lanserar, kommer detta att innebära att mäta träffar och sidretentionsfrekvenser, samt objekt för att checka ut information, och jämföra det direkt med våra män och kvinnor produkter... När du har helt beskrivit omfattningen och bakgrunden av förändringarna, måste du berätta för din publik när beslutet kommer att rullas ut. Du kan behöva berätta för dem när de kommer att börja se vissa förändringar, och när de kommer att behöva börja genomföra egna åtgärder. Man skulle kunna säga något i stil med att designteamet kommer att börja utveckla nya produkter under de kommande veckorna. Därifrån kommer tillverkningen att börja producera dem. Vi ska sikta på att ha vår hemsida och första lager redo i 3 månader, med en lanseringsdatum den 15 maj. Din del i detta, som datateamet, kommer att starta upp rätt runt då... Beroende på hur du ska kommunicera till din publik, kanske du kan fråga dem om de har frågor personligen eller över e-post. Om det är en mindre direkt kommunikation, kan du hänvisa dem till en FAQ-sida eller en hjälp hotline.  Till exempel, om du talar med ett team i-person, kan du helt enkelt säga, "Har någon frågor?" För storskaliga förändringar, kanske du vill be om frågor via e-post och hålla en uppföljning session för att diskutera dem en efter en.
Bestäm dig för 3 viktiga punkter som du måste förmedla till varje publik. Berätta för publiken vad beslutet är först. Kommunicera varför det är rätt beslut. Säg vem som fattade beslutet och vem det påverkar. Tala om hur beslutet fattades och hur det kommer att genomföras. Säg när förändringarna kommer att ske. Berätta var de kan hitta mer information.