Tidigt bör du bestämma datum och tid för ditt evenemang. Detta kommer att vara viktig information längs linjen när du bokar en plats och annonsera.  Gör lite efterforskningar om din publik och evenemangstyp. Om du är värd för en välgörenhetskonsert med alkohol, kan det vara en bra idé att planera evenemanget på en helgkväll. Om du är värd en baka försäljning och sälja livsmedel i en lokal livsmedelsbutik, en vardag kväll kan vara ett bättre alternativ. Fråga butiken om deras största shoppingdagar. Välj ett datum i god tid. Det tar mycket att planera en fördel och du vill se till att du har tillräckligt med tid att planera. Utnyttja semestern. Folk känner sig ofta generösare runt jul. Om möjligt, försök att schemalägga en händelse runt jul. När du har bestämt datum, arbeta på att hitta en plats. Om du inte planerar ett utomhusevenemang, måste du hitta en plats som är villig att vara värd för din förmån. Eftersom du är värd för ett evenemang för att gynna en välgörenhet, kan du överväga att fråga om platsen skulle vara villig att donera användning av utrymmet, eller erbjuda en reducerad bokningsavgift.  När du väljer en plats, finns det några faktorer du bör överväga. Hur välkänd är platsen med din huvudpublik? Är den lättåtkomlig? Är det en politiskt neutral grund där människor med olika bakgrund kommer att känna sig bekväma? Är den stor nog för det beräknade resultatet? Har den den utrustning du behöver för evenemangstypen? När du har bestämt vilken typ av plats som bäst passar dina behov, gör en lista över alternativ. Det är en bra idé att ha 3 eller 4 topp val samt några platser att falla tillbaka på. Börja ringa samtal. Se vilka platser som skulle vara villiga att vara värd för ditt evenemang, hur mycket de kommer att ta betalt, och vilka regler och regler du måste följa. Se vilken plats som bäst passar dina behov och är den mest ekonomiskt livskraftiga. Överväg kostnaden. Vilken är er budget för evenemanget och vad har ni rimligtvis råd med? De flesta organisationer har en budget avsatt för bokning av evenemang. Tänk på den summan när du bokar en händelse. När evenemanget närmar sig, måste du arbeta med reklam. Förutom traditionella reklammedel, förgrena sig ut i en värld av online-reklam och sociala medier.  Traditionella sätt att annonsera inkluderar flygblad, radioannonser, handböcker, personliga inbjudningar, tidningsannonser och andra fysiska medel för att få ut ordet. Budget för denna typ av reklam, särskilt om du bor i ett mindre område. Du måste ha en närvaro i sociala medier, särskilt om du bor i ett större område. Människor blir alltmer beroende av e-inbjudningar och Facebook-meddelanden när det gäller att göra planer. Ha en Facebook-sida för evenemanget. Interagera med din publik innan evenemanget. Dela uppdateringar på dina egna personliga sociala medier så ofta som möjligt. Om du tar donationer på en förmån, måste du bestämma betalningsmetoder. Kommer folk att betala kontant? Med sina kort? Samlas donationer i förväg eller förväntas folk ge pengar vid evenemanget? Du bör bestämma detta innan du är värd för evenemanget. Du bör också hitta ett sätt att hålla pengarna säkra om människor donerar då och där. Titta i en låst kassalåda och se till att du har en anställd som är villig att vakta pengarna. Se till att du har en plan i händelse av en nödsituation eller olycka. Ha en förbandslåda till hands. Se till att du vet var din plats nödutgång och brandsläckare finns. Kom ihåg alla små detaljer som är inblandade i ditt evenemang. Om du organiserar ett lotteri, tänk på att du måste köpa biljetter. Du måste också hitta ett sätt att få donatorer att donera små saker att lotterias bort. Om du är värd för en middag, beräkna kostnaden för mat, dryck, personal och inbjudningar. En detaljerad lista, inklusive en meny om ditt evenemang kommer att ha mat, kommer att hjälpa dig att hålla reda på allt.
Ange datum och tid för ditt evenemang. Hitta en plats. Annonsera. Bestäm donationsmetoder. Vidta säkerhetsåtgärder. Begrunda små detaljer.