Förutom att skriva dokument som förklarar en process eller produkt, kommer starka tekniska författare också att vara skickliga på retorik. Detta innebär att du kan skriva övertygande och vältaligt om processen eller produkten. Istället för att reproducera mallar eller riktlinjer, bör du överväga målen och situationer runt dokumentet. Detta gör att du kan kommunicera mer effektivt med målgruppen och förklara processen eller produkten på ett mer användarvänligt sätt. Oavsett vilken typ av tekniskt dokument du skapar, bör du alltid överväga din avsedda publik och göra dokumentet användarcentrerad. Att göra detta kommer att göra ditt dokument tillgängligt och förståeligt för din läsare. För att skriva retoriskt måste du ha ett starkt grepp om den retoriska situationen i ett dokument: Bestäm publikens förväntningar. Fråga dig själv: Vilken information förväntar sig mina läsare att få från detta dokument? Vilken information behöver jag ge läsarna? Tänk på publikens egenskaper. Tänk på vem som läser dokumentet. Är er publik en del av beslutsprocessen när det gäller dokumentens stil och organisation, såsom intressenter och ledning? Är publiken allmänheten eller den genomsnittliga läsaren? Hur påverkar publikens egenskaper dokumentförväntningarna? Att skriva ett dokument för en publik som är förtrogen med informationen skapar en annan ton än att skriva ett dokument för en publik som inte är specialist eller allmän användare. Du bör också tänka på läsnivån hos din publik. Din klient kan ange läsnivån och du bör skriva till den läsnivån. Tänk på publikens mål. Vad planerar din läsare att åstadkomma? Vad bör din läsare lära sig av dokumentet? Du bör se till att dokumentet innehåller all nödvändig information för att din läsare ska kunna uppnå sina mål. Organisation är en viktig del av att vara en stark teknisk författare och ett av de enklaste sätten att organisera rådata eller data är att dela upp det i ett antal uppgifter, följt av instruktioner för varje uppgift.  Tänk på hur många uppgifter det finns i det förfarande du skriver om. En uppgift är en halvoberoende grupp av åtgärder inom ett förfarande. Till exempel att ställa klockan på en ugn är en uppgift när det gäller att sköta en ugn. Vissa förfaranden innehåller inte mer än en uppgift, till exempel att byta en glödlampa. Men mer komplicerade förfaranden, som att köra en ugn eller hitta en glödlampa för en viss ljusfixtur innehåller flera uppgifter. För att organisera en lång lista av uppgifter, gruppera liknande eller relaterade uppgifter tillsammans i steg. Gruppera sedan dessa steg i faser eller stadier. Antal varje steg i en fas eller ett steg. Till exempel, för att driva en ugn, kan du ha en fas med titeln inställning av ugnen, med steg på pluggning ugnen i en strömkälla, ställa in klockan, bekräfta temperaturinställningarna, och kontrollera att fläkten och ugnslampan fungerar korrekt när ugnen är ansluten. Du kan också organisera informationen genom verktyg, snarare än genom uppgifter. Betrakta de verktyg som är tillgängliga för användaren av produkten, till exempel användaren av en ugn. I en verktygsinflygning kan du skapa en sektion för ugnens kraftkälla, ugnsklockan, temperaturinställningen, fläkten och ugnslampan. Det kan dock vara svårt att använda en verktygsmetod för tekniskt skrivande som inte omfattar en produkt eller en produkt. Ofta använder du en uppgiftssyn i tekniskt skrivande, särskilt om du skriver om en process. Förstärk ditt språkbruk i ett dokument genom att använda den aktiva, snarare än den passiva, rösten. Att beskriva en process i den aktiva rösten, med handlingsverb, kommer att ge ditt skrivande omedelbarhet och klarhet.  Till exempel, snarare än att starta ett dokument med om hur man hanterar en ugn med: Stick ugnen in i strömkällan, använd ett starkare verb som  påplug. Du kan också använda andra action verb i aktiva meningar som  och sätta ugnen klocka, bestämma din idealiska temperaturinställning, och  och bekräfta fläkten och ugnslampan fungerar korrekt. och du bör också se till att dina meningar använda den aktiva rösten så mycket som möjligt. Du kan ha en mening som använder den passiva rösten, till exempel: "Ljustryck bör anbringas på ugnsdörren för att säkerställa att den stängs ordentligt." Justera detta till den aktiva rösten, där meningens subjekt gör handlingen i meningen: "Använd lätt tryck på ugnsdörren för att se till att den stängs ordentligt." Om du använder jargong eller slang i dina dokument, bör du överväga om din publik kommer att förstå denna jargong. Om jargongen är obekant för dem, måste du definiera dessa obekanta termer, eller ersätta dessa termer med förenklat språk. En bra tumregel är att aldrig använda två ord när ett ord kommer att göra. Fokusera på att tolka ditt språk så att den väsentliga innebörden är tydlig för din läsare och innebörden är inte belamrad av onödig information eller termer.  Undvik onödig komplexitet, som uppstår när du använder formella termer som kan förvirra eller kasta bort din läsare. Till exempel, i stället för att skriva utilize, kan du skriva använda, snarare än att skriva slutisera, kan du skriva ut, snarare än att skriva funktionalitet, du kan skriva fjädring. Ofta förkortas de tekniska villkoren i dokumenten. Du ska alltid ange förkortningarna när de först nämns i ett avsnitt och sedan använda förkortningen i resten av avsnittet för att undvika redundans. Många tekniska skrivdokument kan förbättras med hjälp av grafik eller visuella hjälpmedel för att hålla din läsare engagerad och för att ge ett visuellt exempel på processen. Det kan vara svårt att förklara en komplicerad process i ord, och att använda en illustration kan hjälpa din läsare att förstå processen så mycket mer. Din klient kan tillhandahålla visuella hjälpmedel eller grafik som behöver integreras i det tekniska skrivdokumentet, eller du kan behöva lägga ut dessa grafik till en illustratör. Föreslå visuella hjälpmedel om din klient inte redan är medveten om deras användning. Det vita utrymme som tillhandahålls av grafik kan också bryta upp de skriftliga beskrivningar och ge din läsare en chans att smälta informationen. De flesta klienter kommer att ge en stil guide som beskriver deras förväntningar på dokumentet i termer av språk, grammatik, interpunktion, syntax och stil. Du bör alltid följa klientens riktlinjer när du formaterar ett tekniskt skrivdokument. Undvik att skicka in dokument som inte har formaterats korrekt eller som inte följer klientens stilguide. Detta kommer att verka oprofessionellt och slarvigt. Tekniska dokument går ofta igenom flera revideringar och omskrivningar innan de anses vara slutgiltiga av kunden. Du måste upprätthålla öppen kommunikation med dina kunder för att se till att de får ett slutligt dokument som de är nöjda med. Undvik att ta några redigeringar eller revideringar personligt. Du arbetar för en klient och du skriver för en klients behov. Många tekniska författare skapar flera versioner av dokument för att hålla reda på eventuella revideringar eller justeringar. Du kan arbeta med flera projekt på en gång, särskilt om du är en frilansande teknisk författare, så hålla dina dokument organiserade för att göra revideringar enkelt och snabbt.
Fokusera på retorisk medvetenhet och användarcentrerad design i dina dokument. Prova ett aktivitetsbaserat tillvägagångssätt för att organisera informationen. Använd de aktiva röst- och aktions verben. Förenkla eventuella termer eller fraser när det är möjligt. Integrera grafik och visuella hjälpmedel. Formatera dina dokument enligt klientens stilguide. Var beredd på revideringar och omskrivningar.