Om du köper en kopiator för hemmabruk, eller för ett företag som gör mindre än 700 kopior per månad, köpa en skrivbordsmodell. Dessa är mycket billigare och enklare än en stor, stående enhet. Resten av informationen i den här artikeln fokuserar på behoven hos större kontor.  En laserkopier/skrivare/scanner kostar normalt mellan $150 USD (endast svart och vitt) och $500 USD (snabb, kvalitet färg).  Inkjet kopiatorer kan kosta så lite som $60, även för färg kopiatorer. Men de kan kosta två eller tre gånger så mycket för att fungera som laserkopierare. Räkna med att betala 20 cent per svart och vit sida. Även om det fortfarande finns några kopierare typer på marknaden, de flesta företag kommer inte att ha svårt att välja vilket alternativ de behöver: Laser kopiatorer är snabbare och billigare att driva i det långa loppet. Inkjet kopiatorer rekommenderas inte för företag.   Digitala kopiatorer är mycket bekvämare och vanligare än gamla analoga kopiatorer.  Färg kopiatorer är betydligt dyrare och fel oftare än svart och vit kopiatorer. Om du bara behöver enstaka färgdokument, överväga en billigare hybrid kopiator. Nästan varje modern kopiator är också en skrivare, och vissa kan skanna eller faxa dokument också. Väg för- och nackdelar med en enda "multifunktionsenhet" jämfört med en enkel kopiator och ytterligare maskiner: En enda enhet är vanligtvis billigare än separata maskiner, förutsatt att du behöver varje funktion. Att använda flera maskiner minskar effekten av ett fel. Stora kontor bör använda flera maskiner, för att undvika väntetider för en enda maskin. Att matcha kopiatorn med dina behov kommer att spara pengar, undvika förseningar och till och med minska frekvensen av fel. Fyll i detta viktiga steg enligt följande: Se dina kopieringsposter, helst under de senaste 6–12 månaderna. Om du inte har några, be den nuvarande kopiator servicer för kopior av tidigare fakturor. Dessa bör omfatta antalet kopior som gjorts.  Hitta det genomsnittliga antalet kopior per månad. Multiplicera detta med 1.2 för att vara säkert, eller med upp till 1,5 om din uppskattning är osäker. Detta ger en buffert mot ökad användning och mot vilseledande reklam. Leta efter en kopiator med en månad volym något högre än den siffra du beräknat. Undersök tryckhastigheten — men anta inte att snabbare är bättre. Kopior som sitter länge mellan jobb tenderar att ha fler fel. Gör en avvägning mellan väntetider och bättre hälsa med dessa tuffa branschriktlinjer: 11–20 sidor per minut ("Segment 1"): Rekommenderas för hemmakontor eller mycket små kontor. 21–30 ppm (S2): De flesta små kontor med 6000 exemplar per månad eller mindre. Tänk på att denna "slow" hastighet fortfarande är en sida varannan eller var tredje sekund. 31–44 ppm (S3): Små till medelstora kontor (upp till 12 000 exemplar per månad). Använd det här segmentet eller högre om du behöver koppla upp kopiatorn till kontorets nätverk. 45–69 ppm (S4): Mellanstora till stora kontor. Vanligtvis bara nödvändigt för advokatbyråer, bokföringsbyråer och andra kontor med höga kopieringstoppar och konstant, tung användning. 70–90 ppm (S5): Kontor med extrema kopieringskrav, eller som behöver en tillfällig hyra för en utskriftskörning. De flesta kontorskopierare sorterar automatiskt flersidiga dokument. Ytterligare funktioner kan komma med kopiatorn eller i en add-on "finisher" enhet. Undersök följande: Antal bins (hur många olika dokument kan det sortera på en gång) Kapacitet i varje bin (hur många färdiga sidor kan det lagra) Kan det automatiskt häfta eller hål-punch dokument? Detta kan vara viktigt för kontor med höga utskrifter av flersidiga dokument. Innan du fattar ditt slutliga beslut, kolla upp följande: Har kopieringen stöd duplexing (förmågan att skriva ut på båda sidor av en sida)? Hur mycket kan kopiatorn reducera eller förstora ett dokument? Om du använder icke-standard pappersstorlekar, stöder kopiatorn dem? De flesta högkvalitativa färgkopierare kommer med en inbyggd Raster Image Processor (RIP). Om din inte gör det, kan du behöva köpa en extern RIP. Vad är den första kopieringstiden (tiden för att skriva ut den första kopian)? Om ditt kontor vanligtvis bara gör en enda kopia, är detta en viktig statistik.
Köp en skrivbordsmodell för hemkontor. Känn till grunderna. Tänk på en multifunktionsapparat. Uppskattar en generös månatlig kopia volym. Kolla på kopieringshastigheten. Information om forskningsresultat. Avsluta din forskning.