Om du ber om ursäkt, beror det på att du eller ditt företag kan ha gjort något fel, underlåtit att kommunicera på rätt sätt eller helt enkelt vara inblandade i ett missförstånd. I vilket fall som helst är det första steget att erkänna och konstatera att det finns ett problem. Var tydlig och specifik när du talar om vad som gick fel. Detta låter mottagaren (din chef, kunder, medarbetare) veta att du ser problemet, och förstå det. Att erkänna att du var ansvarig är den viktigaste delen av ursäkten. Det verkar enkelt nog, men din ursäkt kommer att gå långt om du faktiskt säger att du är ledsen för det som hände.  Använd utsagor för att få fram ursäkten. Jag är ledsen, jag eller jag beklagar djupt vad jag gjorde.. Detta sätter fokus på dig, och vad du gjorde. Annars kan det låta som om du skyller på den andra personen. Se till att undvika non-apologi, eller be om ursäkt för hur någon annan känner. Undvik uttalanden som Jag är ledsen om vad jag gjorde upprörde dig eller Jag är ledsen att du tog det på fel sätt..När du gör det, är du inte faktiskt be om ursäkt för dina handlingar, bara resultatet, vilket tyder på att du inte gjorde så något fel. Försök att hjälpa mottagaren att förstå hur misstaget hände. Även om det bara var ett förbiseende eller ett misstag från din sida, är det ett sätt att identifiera orsaken till ditt misstag att berätta för den andra personen att du vet vad som hände och kan undvika att göra det igen i framtiden. En viktig del av detta är att se till att ursäkten och förklaringen är skilda från varandra. Medan du vill se till att mottagaren förstår dina avsikter, är det viktiga att du ber om ursäkt först. När det väl har accepterats, kan du gå vidare till att förklara dig själv. Om du ber om ursäkt, så har något gått snett. Även om din ursäkt är en bra start, för att upprätthålla en bra professionell relation är det viktigt att du arbetar med mottagaren för att hitta en lösning på problemet. Sättet du gör det på beror på ditt misstag.  Om du är ett företag som ber dina kunder om ursäkt, förklara hur du tänker lösa problemet. Se till att du inkluderar detaljer relaterade till det ursprungliga problemet. Undvik generiska påståenden som  på att vi gör allt för att förhindra problem som detta i framtiden kommer att komma bort som oseriösa utan detaljer.  När man handskas med kunder, lösa problemet kan innebära att ge kunden en rabatt på sin nästa beställning om misstaget var ett prisfel, eller frakta nästa beställning gratis om det var en frakt eller leverans misstag, eller betala för skador som inträffade till följd av felaktig hantering. Det är viktigt att tillhandahålla alternativ som detta som ett sätt att hålla kunderna. Om du ber om ursäkt person-till-person, till exempel till en medarbetare, kan du överväga att be om diskussion och input på vägen för att lösa frågan. Mottagaren kanske inte vill diskutera det vidare, men du bör ge dem alternativet. Erbjuda genom att säga, Jag är öppen för att diskutera vad som hände så att vi kan arbeta på att undvika detta igen i framtiden, eller något liknande.
Bekräfta problemet. Se till att du säger förlåt. Ge en förklaring. Erbjuda att lösa problemet.