Läsa andra exempel bokstäver av klagomål kommer att ge dig en uppfattning om hur man formatera ditt brev och de kan också ge dig en uppfattning om övertygande fraser som du kan använda till din fördel. Du kan bläddra på Internet för exempel bokstäver. Nedan är ett exempel, men kom ihåg att detta bara är en mall och du bör skriva ditt eget brev som beskriver din specifika situation.  Return address and date To Whom It May Concern: Jag skriver om lampan jag köpte via din hemsida. Jag har köpt andra hushållsföremål genom din webbplats och har alltid varit nöjd med din snabba leverans och kvaliteten på tidigare objekt. Men när jag fick denna särskilda ordning fann jag att lampans stativ saknades och därför inte kunde sätta upp min lampa på rätt sätt. Jag skulle vilja begära en fullständig återbetalning eller utbyte av en fungerande lampa. Jag har köpt andra produkter genom din webbplats tidigare och har alltid varit en nöjd kund hittills. Bifogat är mitt inköpsbevis. Jag litar på att ni kommer att reagera snabbt på denna fråga. Tack för att du tog dig tid. Uppriktigt sagt, John Doe Även om du är upprörd, bör du börja ditt brev på ett positivt sätt. Du kan notera att du är en lojal kund eller att du har uppskattat deras tjänster i det förflutna. Ilska tenderar att vara kontraproduktivt och det dolda hotet att förlora en annars nöjd kund kommer ofta att motivera företaget att ta itu med ditt klagomål.  Ett tillvägagångssätt kan vara att prisa med svag fördömelse eller prisa först och sedan klaga på andra. Till exempel, du kan starta ditt brev genom att säga "Som en långsiktig kund i ditt företag, Jag är vanligtvis imponerad av dina tjänster. Tyvärr, Jag kan inte längre säga att detta är fallet eftersom den senaste tjänsten jag fick var extremt otillfredsställande. och om du är en första gången kund, kan du börja med att ange en positiv aspekt av produkten eller tjänsten eller genom att betona din spänning. Ett exempel öppningslinje är: Jag var glad över att prova dina tjänster eller din produkt rekommenderades av flera vänner, men jag blev slutligen besviken. och detta steg är särskilt viktigt om du skriver till en större verksamhet som kan ha problem med att identifiera din specifika transaktion. Viktig information kan vara ordernummer, kundidentifieringar eller nummer, eller namn på de personer du talade med. Håll alla kvitton, e-post, eller andra bevis på tidigare interaktioner som företaget kan be om dessa material för att gå framåt i behandlingen av ditt klagomål. När du talar med en kundtjänst representant, se till att be om och skriva ner deras namn så att du kan hänvisa dem i ditt brev som ytterligare bevis på de steg du tog innan du skrev brevet. Ge detaljer om ditt missnöje med köpet eller helhetsupplevelsen. Skriv om oväntade svårigheter eller skador på varorna.  Till exempel, istället för att bara skriva att du fått en skadad vara, förklara exakt hur objektet skadades och också klargöra varför skadan inte är ditt fel. På så sätt kan du föregripa alla försök från företaget att klandra dig för att ha orsakat skadan. En exempelbeskrivning kan vara:  på att jag öppnade paketet som innehåller mitt köp och fann att bitar av det hade brutits av eftersom det inte fanns något styrofoam eller annat förpackningsmaterial för att skydda varan under transporten. på Om du klagar på att aldrig ha fått en vara eller en ofullständig tjänst, lägga till någon information du kan tänka på det gör det tydligt varför företaget är fel. Till exempel, du kunde skriva, Jag blev tillsagd att vara hemma under timmarna 12 och 18 pm, men servicemännen kom aldrig och jag var fortfarande debiteras för tjänsten. Jag bör inte förväntas att betala för en tjänst som jag aldrig fått. ska tydligt ange om du vill ha en återbetalning, ersättning, eller något annat du anser vara korrekt ersättning. Att göra dina förväntningar tydliga kommer att hjälpa företaget att veta vad de kan göra för att göra dig en nöjd kund. Genom att skriva om sitt missnöje har många människor en tendens att glömma att be om särskild kompensation i sina brev. Kom ihåg att ditt slutliga mål är att få ersättning, inte bara att ventilera. Tänk på att vissa företag kan ta längre tid att svara, särskilt om det är ett mindre företag som inte har en specifik avdelning som hanterar kundklagomål. Vissa större företag kan ha skrivit policyer på sin webbplats för att låta dig veta hur länge du bör förvänta dig att vänta på ett svar. Men om du inte kan hitta någon information om vad en rimlig väntetid är, försök ringa kundservice eller företagsägarna (om det är en mindre verksamhet). Om du inte kan komma i kontakt med någon, förvänta dig att vänta någonstans mellan två veckor till en månad för ett svar. Du kommer att vilja avsluta brevet med ett kort uttalande åter betona ditt intresse för att nå en ömsesidigt tillfredsställande lösning. Håll brevet så direkt och kort som möjligt (en sida är idealisk) eftersom företag kan ignorera alltför långa bokstäver.  Använd lagen till din fördel. Ett sätt att avsluta ditt brev är genom att påminna företaget om dina rättigheter som konsument. En allt mer erkänd konsumenträtt är rätten att bli hörd, vilket innebär att konsumenternas intressen och intressen måste höras och skyddas. Att påminna företaget om att du har lagen på din sida kommer att uppmuntra dem att snabbt och tillfredsställande ta itu med din oro för att undvika en potentiell rättslig strid. En möjlig slutsats till ditt brev kan vara:  på grund av att jag fick en helt ny post i ett trasigt / otillfredsställande tillstånd utan egen förskyllan, jag förväntar mig en snabb och fullständig återbetalning. Som konsument är det min lagliga rätt att få vad jag köpt i arbetsskick och, om det inte sker, för min betalning att vara fullt återbetalningsbar... Dejting ditt brev och inklusive en returadress tillsammans med kontonummer och annan användbar information är avgörande. Om du inte ger tillräckligt med information, kan företaget inte ha något sätt att svara på dig. När du skriver på brevet, skriv ditt fullständiga telefonnummer, e-postadress och hemadress nedan. På så sätt kommer företaget inte att ha någon ursäkt för att inte komma i kontakt med dig på det sätt som är bäst för dem. Formella brev innehåller kontaktuppgifter, en formell hälsning och en professionell ton.  När du avslutar brevet, skriv "Amellertid", "Best Regards", eller ett liknande formellt uttalande innan du skriver ditt namn. Inkludera inte några postskript, som i allmänhet endast är lämpliga i informella brev. Dessutom bör all information som du behöver förmedla redan finnas i bokstaven, så ett brev ska vara onödigt.
Läs andra exempelbokstäver. Börja med det positiva. Ange alla viktiga detaljer. Uttryck ditt klagomål tydligt och koncist. Ange vad du vill. Upprätta en tidsram inom vilken du förväntar dig ett rimligt svar. Avsluta brevet med de viktigaste punkterna. Var noga med att inkludera fullständiga kontaktuppgifter. Formatera ditt brev med formella brevriktlinjer.