Att säga tack till någon bör hända strax efter händelsen, gåva, tjänst, eller annan handling som du är tacksam för.   Etiquette kräver att du följer en tredagarsregel för att skicka ett tackbrev eller brev.  Men om du har missat fönstret är det bättre att säga tack sent än aldrig alls. När du skriver ett formellt brev bör du använda ett professionellt, skrivformat och skriva ut brevet på kvalitetspapper. När du skriver ett mer avslappnat eller personligt brev till någon du känner väl, kan (tydligt och läsligt) handskrivna brev på brevpapper av hög kvalitet uppskattas.  Du kan antingen ställa in formatet själv eller använda en av brevmallarna som är inbyggd i ditt ordbehandlingsprogram. Om du ställer in ditt eget format för en formell skrivelse, börja med att ange datumet i det övre vänstra hörnet. Hoppa över en rad, ange sedan det fullständiga namnet och adressen till den person som du skriver till. Hoppa över en linje och ange din hälsning. Om du använder ditt eget format för ett personligt brev, är det brukligt att inkludera datum och, under det, en personlig men artig hälsning. Brev till affärspartner eller personer du inte känner väl bör innehålla en titel i hälsningen. Brev till någon som du redan känner väl kan vara mer personliga, såsom "Kära Jeff", eller "Kära Bridget." Läkare, professorer, regeringstjänstemän, och militärtjänstmedlemmar bör alla behandlas med sin rätta titel stavas i sin helhet, dvs... "Kära doktor Johnson" eller "Kära sergeant Jones." Om personen inte har en mer formell titel, använd den förkortade "Mr." för män, och "Miss/Mrs/Ms" för kvinnor (var noga med att veta vilken titel hon föredrar; om du inte vet, kan du välja den mer neutrala eller du kan använda hennes fullständiga namn, som "Kära Jane Smith. ska). När du skriver ett formellt brev, är det artigt att börja med att informera adressaten om anledningen till att du skriver.  Om du skriver ett brev av uppskattning, syftet kommer sannolikt att vara något liknande, Jag skriver för att tacka dig för din sort donation till X Stipendiefonden (eller sponsring eller rekommendation, etc.). Jag var mycket glada över att få lära mig av din donation och vill uttrycka min tacksamhet.. Denna del hjälper dig att kommunicera både din tacksamhet och ger mottagaren en känsla av hur deras bidrag kommer att användas. För många människor är vetskapen om att deras bidrag kommer att användas på ett bra sätt mycket lugnande och bekräftande.  Ge lite information om dig själv – vem du är, din position, etc. T.ex. är jag direktör för universitetets stipendiefond och gick i spetsen för vår mest aktuella insamlingskampanj, med målet att höja $ 50.000. Jag gladde mig åt att få ert bidrag. Beskriv hur deras bidrag kommer att användas och ange vem eller vad det kommer att gynna. Till exempel kommer din sort och generösa donation att användas för att etablera en stipendiefond i ditt namn, till förmån för framstående forskare i litterära studier. Stipendiet kommer att dela ut $ 1000 årligen till 3 studenter i nöd, utvalda för kvaliteten på sitt arbete och hängivenhet till fältet. Stipendiet pengar kommer att hjälpa dessa studenter att genomföra ett fokuserat forskningsprojekt som de väljer, hjälpa både ytterligare sina akademiska karriärer och göra värdefulla bidrag till sitt område.  Återupprätta din tacksamhet med något i stil med, Din donation kommer att göra en avgörande skillnad i karriären för de studenter som tar emot stipendiet, och jag kunde inte vara mer tacksam för din generositet.. Repetera hur värdefullt deras bidrag är genom att säga något i stil med, Din donation har gjort det möjligt för oss att nå vårt insamlingsmål och att fortsätta vårt uppdrag att stödja framtida forskare.. Slutligen måste du formellt underteckna med en valediction (en avskedshälsning) och din signatur. Innan du skickar brevet, se till att du har noggrant korrekturläst det för skrivfel och grammatiska fel. Ett felaktigt brev kommer att ge ett mycket mindre positivt intryck än ett välgjort brev.  Du kanske tycker att det är bra att läsa brevet högt, och ibland hjälper det dig att läsa högt när du upptäcker fel som du kan missa genom att läsa tyst. Låt en pålitlig vän eller kollega granska brevet.
Dröj inte. Använd lämplig bokstavsformat. Gå in i hälsningen. Ange orsaken till ditt brev. Gå in på lite detaljer om varför du är tacksam och hur deras bidrag kommer att användas. Avsluta brevet. Skriv på. Bevisläs ditt brev.