Vänster motivera datumet och skriv det längst upp på sidan. Skriv ut datumet helt och hållet i stället för att göra bort det med snedstreck och siffror. Till exempel: 2 september 2017.En plats ner från datum och berättigad rätt, skriv ditt fullständiga namn och returadress så att mottagaren vet var du kan kontakta dig, om det behövs. Placera ditt namn på en rad, och adressen är som vanligt på de två följande raderna.  Till exempel:  på Ms. Violet Jones 25 Maxine Street Chicago, IL 60661. och det kan vara till hjälp att inkludera ett telefonnummer eller en e-postadress där du kan nås. Om du är förälder som skriver på uppdrag av en yngre student, skriv ditt namn snarare än elevens namn. När utrymme ner och berättigad vänster, skriv din rektors namn och postadress. Inkludera deras formella titel, namn, skolan och skolans postadress.  Om du är på ett universitet i stället för en mellan- eller gymnasieskola, fråga den registrator till vilken ditt brev ska vara adress. Det kommer troligen att vara en administratör eller avdelningschef snarare än skolpresidenten. Till exempel: "Principal David Smith George Washington High School 800 River Road Cleveland, Ohio 44106 till Skriv, "Ämne:" och sedan kortfattat beskriva orsaken till brevet med mindre än 8 ord. Till exempel,  på Subject: Skola lämna begäran om Violet Jones., Placera din hälsning en rad ner från ämnet. Tilltala din huvudman eller mottagare med en titel som ger respekt och aktning. Sätt igång hälsningen med ett kommatecken. Betraktad sir, till exempel. Begränsa dina stycken till 5 meningar och sikta på högst 2 stycken. Målet är att vara faktabaserad och direkt. Stäng ditt brev med ett formellt avstängt avstånd en linje ner från kroppen av ditt brev, till exempel  på Uppmärksamhet. och starta detta med ett kommatecken. Skriv under ditt namn i blått eller svart bläck vid brevets slut. Detta är en trevlig personlig touch snarare än att skriva det. Lämna ditt brev till behörigt kontor så långt i förväg som möjligt. Om du är för sjuk eller om det inte finns tid att meddela detta, använd ett e-postmeddelande med ett bekräftelsekvitto.
Datum för brevet. Inkludera din postadress i det övre högra hörnet. Skriv in rektorns adress. Skapa en kort ämnesrad som gör begäran om ledighet uppenbar. Använd en respektfull, formell hälsning för att öppna ditt brev. Gör bokstaven koncis. Använd en formell valediction. Skriv på ditt namn. Lämna brev och ansökan med varsel, om möjligt.