Tid är pengar, som ordspråket säger, och de flesta affärsmän hatar att slösa tid. Tonen i ditt brev bör därför vara kort och professionell. Gör ditt brev till en snabb läsning genom att dyka rakt in i saken och hålla dina kommentarer korta i första stycket. Du kan till exempel alltid börja med "Jag skriver till dig om..." och gå därifrån.  Bry dig inte om blommiga övergångar, stora ord, eller långa, slingrande meningar - din avsikt bör vara att kommunicera vad som behöver sägas så snabbt och rent som möjligt. Var övertygande i ditt brev. Troligtvis är syftet med ditt brev att övertala din läsare att göra något: ändra sig, rätta till ett problem, skicka pengar eller vidta åtgärder. Gör ditt fall. Det är helt bra att använda  och vi, och du i ditt affärsbrev. Bekanta dig med dig själv som "jag" och din läsare som "du själv." Var medveten om att du skriver brevet på en organisations vägnar. Om du anger företagets perspektiv, bör du använda oss så att läsaren vet att företaget står bakom ditt uttalande. Om du skriver din egen åsikt, håll dig till  och låt din läsare veta exakt vad du försöker säga. Din läsare svarar bara snabbt om din mening är kristallklar. I synnerhet, om det finns något resultat eller åtgärder du vill ha vidtas på grund av ditt brev, ange vad det är. Förklara din position i så få ord som möjligt.. När du beskriver en situation eller gör en begäran, se till att välja den aktiva rösten, snarare än den passiva rösten. Den passiva rösten kan göra ditt skrivande tvetydigt eller opersonligt. Dessutom är den aktiva rösten mer strömlinjeformad och rakt på sak. Till exempel: Passiv: Solglasögonen är inte designade eller tillverkade med hänsyn till deras hållbarhet. Aktiv: Ditt företag designar och tillverkar solglasögon utan hänsyn till deras hållbarhet. Breven är skrivna av människor. Undvik att skriva brev om det är möjligt. Man kan inte bygga upp ett förhållande med opersonliga brev på burk. Men håll dig borta från colloquial språk eller slang som "du vet", "jag menar," eller "wanna." Håll tonen affärsmässig, men var vänlig och hjälpsam.  Om du känner mottagaren väl, är det bra att inkludera en vänlig linje skicka lyckönskningar. Använd ditt omdöme när du bestämmer hur mycket personlighet du ska avslöja. Ibland att lägga till lite humor är faktiskt till hjälp i en affärsmiljö, men fel på sidan av försiktighet innan du gör ett skämt. Även om du skriver med klagomål eller bekymmer, kan du vara artig. Begrunda mottagarens ställning och erbjuda dig att göra allt du kan, inom förnuftet, för att vara tillmötesgående och hjälpsam. Till exempel, en ohövlig klagomål kan läsa: Jag tror att dina solglasögon suger och jag köper dem aldrig igen.. en artig klagomål kan läsa:. jag är besviken på byggandet av dina solglasögon, och jag planerar att ta min verksamhet någon annanstans i framtiden.. De flesta affärsbrev bör vara koncis nog att vara en sida i längd bara. Men om du har något längre, till exempel ett kontrakt eller juridiska resultat, kan du behöva ytterligare sidor. Använd brevhuvudet på andra sidan, som vanligtvis har en förkortad adress och är gjort av samma typ av papper som brevhuvudet på första sidan. Inkludera sidnumret på den andra och följande sidor, högst upp på sidan. Du kanske också vill inkludera mottagarens namn och datum. I det sista stycket, sammanfatta dina punkter och tydligt beskriva antingen din planerade handling eller vad du förväntar dig av mottagaren. Observera att mottagaren kan kontakta dig med frågor eller funderingar, och säga tack för hans eller hennes uppmärksamhet på brevet / materian till hands.
Slå rätt ton. Använd personliga pronomen. Skriv klart och koncist. Använd den aktiva rösten Var konversationell när det är lämpligt. Var artig. Använd brevhuvudet på andra sidan för ytterligare sidor. Slå in den.