Högskoleträffar innebär mycket samordning. Det finns platser att reservera, catering att organisera och datum att spara. För att se till att du lämnar dig själv tillräckligt med tid för att planera en stor återförening, börja organisera din kommitté minst 12 månader före din återförening datum. Du vill inte ha bråttom eller slå ihop en återförening i sista minuten. Tänk på att gymnasieelever kan sprida sig ganska mycket. Era utskottsledamöter kanske bor i andra stater eller till och med i andra länder. Några klasskamrater kan ha bytt namn. Ju tidigare ni börjar samla er kommitté, desto mer tid kommer ni att behöva nå ut till lämpliga människor. Många gymnasier har ett alumnkontor. Om alumnkontoret hanterar återföreningar, kanske de kan hjälpa dig med återföreningsplaneringen. Om de inte vanligtvis hanterar återföreningar kan de hjälpa dig på andra sätt, till exempel genom att ge kontaktinformation till dina klasskamrater eller föreslå lokala mötesplatser. Innan du fattar några officiella beslut, tala med dina gymnasieadministratörer om hur andra klassträffar hanterades och om det finns några klasspresenter som du kan använda för att finansiera din återförening. En del gymnasier utser en återföreningskommitté innan de slutar skolan. Många gymnasier till exempel ber sin klassordförande eller medlemmar i studentrådet att ta på sig rollen som återföreningsplanering. Om din skola redan har tillsatt en återföreningskommitté, måste du helt enkelt komma i kontakt med rätt personer. Skriv dem ett mail eller börja en telefon kedja för att få bollen rulla på din återförening plan. Om du har förlorat kontakten med andra medlemmar i din återföreningskommitté, kontakta en administratör på din gamla high school. Många gymnasier har en alumnkontaktlista. Vissa gymnasier utser inte någon återföreningskommitté före examen. Och ibland är de på förhand utsedda medlemmarna i återföreningskommittén oförmögna att fullgöra sina uppgifter. I det här fallet måste du formulera din egen återföreningskommitté. Skicka ett e-postmeddelande till din gymnasieklasslista eller använd en Facebook-grupp för att fråga efter volontärer som kan hjälpa till med denna viktiga uppgift. Kom ihåg att de bästa planeringskommittémedlemmarna kommer att ha följande egenskaper: Planeringskommittémedlemmarna bör kunna ägna minst 5-10 timmar per månad åt återföreningsuppgifter under de 12 månader som leder fram till återföreningen. Ledamöterna bör kunna ägna betydligt mer tid under de sista 4-6 veckorna före återföreningen. En planeringskommitté ska vara mångsidig och representera studenter med olika intressen. Du vill inte att din planeringskommitté ska vara kliquish eller exklusiv: en high school återförening är för alla. Ett utskott bör vara tillräckligt stort för att kunna delegera uppgifter till flera ledamöter, men tillräckligt litet för att vara hanterbart. En kommittéstorlek på 3-12 medlemmar är idealisk, beroende på gymnasieklassens storlek. Att ha en kommittémedlem för var 25:e klass är en bra tumregel.  Kommitténs ledamöter bör vara organiserade personer som kan utföra flera uppgifter på ett effektivt sätt. En återförening i high school innebär en hel del rörliga delar. En enda person kan inte hantera alla dessa roller utöver sitt övriga ansvar i livet. Använd uppgiftsdelegationen för att se till att alla i kommittén drar sitt strå till stacken. Försök att dela upp uppgifterna ganska jämnt. Du bör försöka hålla dig till dina utsedda uppgifter så mycket som möjligt, samtidigt som du förblir flexibel om en uppgift visar sig vara särskilt svår eller tidskrävande för din utskottsledamot. Ditt utskott kommer sannolikt att behöva utse specifika ledamöter för att hantera följande uppgifter: En kommittéordförande som hjälper till att hålla utskottsmötena på rätt spår. En sekreterare som tar och kommunicerar mötesanteckningar och upprätthåller en möteskalender Ett kommunikationsteam som samlar kontaktinformation för klasskamrater och sätter upp en webbplats, Facebook-grupp, och e-postlista för att meddela klasskamrater om återföreningen Ett evenemangsteam för att spana efter möjliga arenor och forskningsleverantörer (katerare, bartenders, DJs, fotografer, hotell, etc.) En finansunderkommitté som förvaltar budgeten och hanterar registrering, biljettförsäljning och donationer En utsmyckningskommitté som hjälper till att inrätta, inreda och städa upp i återföreningsrummet En välkomstkommitté som arbetar med själva återföreningsevenemanget, hälsar på deltagare och leder volontärer som hjälper till att hjälpa personalen med evenemanget En verksamhetssamordnare som hjälper till att planera underhållningen kring återföreningen, såsom en klass softballmatch, utflykter eller andra evenemang En av era kommittémedlemmar bör ha ansvaret för att fastställa ett mötesschema för att hålla alla på samma sida. Bestäm dig för att mötas med förutbestämda intervaller och lägga dem i din kalender direkt. Sikta på att träffas två gånger i månaden medan du befinner dig i ett tidigt skede av planeringsprocessen (2-12 månader före återföreningen) och en gång i veckan under de sista två månaderna före återföreningen. Om dina kommittémedlemmar bor i andra städer eller stater, använd videochattar eller konferenssamtal för att hålla varandra uppdaterade på lämpligt sätt. Vissa uppgifter är viktigare än andra, och vissa uppgifter måste göras innan andra uppgifter kan slutföras. Det är därför viktigt att ert utskott utvecklar en förnuftig tidsplan för att låta er återföreningsplanering gå smidigt. Varje återförening är annorlunda, men följande tidslinje är en bra utgångspunkt: 12+ månader i förväg: organisera planeringskommitté, skapa preliminär budget, öppna ett bankkonto, samla klasskamrat namn och kontaktuppgifter, börja begränsa en återförening datum, kontakta din high school, föreslå flera platsalternativ 6-12 månader i förväg: slutföra händelsedatum, slutföra budget, bok plats och nyckel leverantörer (catrer, fotograf, etc.), främja evenemang till klasskamrater, bestämma biljettpriser, leta efter saknade klasskamrat kontaktinformation 2-6 månader i förväg: sälja biljetter och samla RSVPs, fortsätta att främja evenemanget, beställa några speciella dekorationer eller souvenirer, samla förnödenheter för evenemanget, rekrytera volontärer för att hjälpa till med evenemanget Slutliga två månader: slutföra gästlistan, ge slutliga räkningar till dina leverantörer, montera dekorationer och andra förnödenheter (såsom namntaggar), bekräfta dina leverantörer, e-post påminnelser till dina gäster, slutföra en registrering förfarande, dekorera utrymmet, ge specifika schema för återföreningsdagen till dina volontärer och gäster
Börja minst ett år i förväg. Kontakta din skolas alumnkontor. Sträva efter att nå ut till utsedda kommittémedlemmar. Rekrytera en återföreningskommitté. Delegera uppgifter. Skapa ett preliminärt mötesschema. Skapa en preliminär tidslinje.