När du skriver en begäran brev för ett företag, professionell, eller akademisk anledning, ange syftet med ditt brev i förväg. Helst skulle du ta med din specifika begäran i den första meningen i ditt brev i stället för i slutet av ditt brev. Eftersom du gjorde din begäran specifikt i första meningen i ditt brev, finns det ingen anledning att upprepa det i slutet av brevet. Starta ett nytt stycke, skriv sedan en enda mening som tackar mottagaren för att han tagit sig tid att läsa ditt brev och överväga din begäran. Mottagaren är sannolikt en upptagen person, och deras tid är värdefull. Låt dem veta att du uppskattar dem. Du kan till exempel skriva "Tack för att du tog dig tid att överväga min begäran. Jag uppskattar det verkligen." Om du behöver veta mottagarens svar vid ett visst datum, ange exakt datum och tid. I vissa situationer kan det vara lämpligt att ange en kort anledning till varför denna tidsfrist är viktig. Du kanske till exempel skriver "Jag ber om ursäkt för den korta varningen, men jag behöver ett svar före måndagen den 22 april. Jag har bokat ett flyg ut ur stan på den dagen, och jag kommer att vara borta i 2 veckor." Ge mottagaren ett sätt att snabbt komma i kontakt med dig, särskilt om du behöver ett svar inom några dagar. Se till att den kontaktmetod du tillhandahåller är en där du är allmänt tillgänglig under ordinarie öppettider. Du kan till exempel skriva "Om du har några frågor, ring gärna mig på mitt arbetsnummer, 222-123-4567." En avslutning som "uppriktigt" eller "respektfullt" är lämplig för en formell begäran som är skriven av affärsskäl. Skriv ett kommatecken efter din stängning, lämna sedan ett dubbeltecken för din signatur. Skriv din signatur under utrymmet. Om någon ytterligare information är nödvändig, t.ex. en jobbtitel eller identifikationsnummer, inkludera den på raden direkt under ditt skrivnamn.
Inkludera din specifika begäran i brevets innehåll. Tacka mottagaren för deras tid och uppmärksamhet. Meddela mottagaren om eventuella tidsfrister. Ange kontaktuppgifter om mottagaren har några frågor. Nära med en formell och respektfull avslutning.