Oavsett vart brevet är på väg, är det bäst att rikta det till en person, om möjligt. Ta reda på vem som skulle vara den lämpligaste personen för brevet att hitta. Om du inte hittar en persons namn, överväga att använda en avdelning, såsom HR-avdelningen.  Gör din forskning för att ta reda på vem du ska skicka den till. Till exempel, om du skickar in ett CV, titta runt på nätet för att räkna ut lämplig person. Om du inte kan hitta en person, är det acceptabelt att ringa företaget och fråga vem brevet ska adresseras till. Hederssaker är saker som "Mr." och "Mrs" som går före en persons namn. Välj dock alltid en professionell beteckning eller titel framför MR, MS, MISS, eller MRS. Om du till exempel skriver någon med en doktorsexamen, skulle du använda "DR" innan deras namn. På nästa rad, placera personens individuella eller professionella titel, såsom "CERTIFIERADE OFFENTLIGA REDOVISARE". På nästa rad, använd personens titel inom företaget, såsom "HUVUD RÄKENSKAP". Om du bara kan hitta en, använd den. Om brevet behöver gå till en viss avdelning när det når verksamheten, måste du inkludera den avdelningen i din adress. Det bör ha sin egen linje under personens titlar, såsom "AVDELNING". Företagets eller huvudmottagarens namn står näst på tur, om tillämpligt. Liksom de andra elementen får den sin egen rad, under den avdelning eller avdelning som brevet skickas till. Se till att få namnet på företaget helt korrekt, till exempel "ARIELS RÄKENSKAPER". Nu är du nere på gatuadressen, där företaget faktiskt är beläget. Gatunumret går först, följt av en riktningsförkortning (om tillämpligt), såsom "NW" eller "S". Nästa, placera gatunamnet, liksom eventuella suffix till gatunamnet, såsom "ST". Du kan också behöva på en svit nummer, såsom ST 118. Skriv sedan till staden och staten. Du behöver inte ett kommatecken mellan de två, och se till att använda statskod förkortningen. Efter det, använd den 5-siffriga zip-koden, samt den 4-siffriga förlängningen med ett bindestreck däremellan. Om du inte känner till det fyrsiffriga tillägget kan du slå upp det med hjälp av annan information du har på USPS webbplats.
Använd en persons namn. Använd hedersbetygelser med personens namn. Använd den individuella titeln och funktionstiteln vid behov. Lägg till divisionen eller avdelningen. Placera företagets namn nästa. Skriv gatuadressen. Lägg till stad, stat och postnummer.