Du vill se till att brevet ser så professionellt ut som möjligt. Ett sätt att göra det är att skriva brevet på ett professionellt brevhuvud, om möjligt. Det här brevhuvudet kan vara det officiella brevhuvudet på din arbetsplats. Sätt det datum då du skriver brevet högst upp på brevet. Datumet bör vara vänsterjusterat. Ange domarens officiella namn och adress under datumet. Det här är normalt den domstol där hon presiderar. Du kan till exempel skriva: Hederstitel [Domstolens fullständiga namn], distriktsdomare i USA, 11 Commerce Street, Dallas, TX 75242. Detta namn och denna adress ska vara vänsterjusterad och skrivas ut som du skulle en adress högst upp på någon bokstav, under datumet, som i detta exempel. Under domarens namn och adress ska lämplig hälsning ges. Den lämpliga hälsningen för att vända sig till en domare är "Ers heder" eller "Kära domare [domarens efternamn]. Du borde skriva ner den tilltalades förnamn i början av brevet. Detta kan gå i första meningen i brevet eller separat mellan adressen och hälsningen enligt följande: RE: [Försvarets namn].
Skriv brevet på brevhuvudet, om möjligt. Datum för brevet. Tala till domaren med rätt adress och hälsning. Säg den tilltalade.