Kontrollera att alla är där och att all elektronisk utrustning fungerar. Några sista minuten frågor? Om det finns tid, dela ut Mountain Dew, hålla ett peptalk, och bryta! Du fixar det här. Du är så förberedd. Se till att arrangörerna bär en tydlig bricka eller något annat märkbart redskap så att deltagarna kan få hjälp om det behövs. Ibland räcker det inte med khakis. Inuti och utanför. Behöver du ballonger på brevlådan? En affischtavla i hörnet? Hur är det på dörrarna och genom korridoren? Om dina gäster måste vandra genom en veritabel labyrint, desto fler tecken, desto bättre.  Välkomstbanners och annan info framför byggnaden kommer att vara särskilt användbart. Du vill att folk ska kunna se från gatan att det är där de ska vara. Inga frågor om det! Gör en reception och registreringsdisk. När gästerna går in genom dörren, bör de se exakt vad de behöver göra. Annars kommer de att flyta runt osäkra och sjuka i lugn och ro. Minns du mottagningskommittén vi pratade om? Har någon vid dörren att välkomna dem in och svara på deras frågor. Sätt på lite musik! Det kan döda alla obehag som annars kan vara fladdrande om. Om en talare är försenad, måste det stanna upp. Om det tar längre tid att äta än vad som krävs, måste man varna dem för tidtabellsändringarna. Mycket sällan går händelserna helt som planerat -- så när du avviker från din kurs, se till att kommunikationslinjerna är öppna. Du kanske vill ha något att komma ihåg av dig själv. Och att se någon gå omkring med en kamera kan göra folk upphetsade. Notera sponsor banners, din banner, ingången, mottagningar, etc. Du kanske kan använda den till nästa år! Låt en vän eller en professionell fotograf ta hand om detta, om det alls är möjligt. Du har tillräckligt på din tallrik! Du måste smoozing och boozing dina gäster, så få någon annan ta hand om foto grejerna. Du planterade förmodligen något i dina gästers huvuden och vill att de går iväg antingen tänker något, undrar något, eller vill vidta åtgärder. Så har en pamflett eller något de kan ta med sig som de personligen kan göra efter händelsen.  En del av detta kan vara ett forum för återkoppling. Erbjud dem ett sätt att följa upp och säga vad de tänkte, hur de skulle kunna göra förbättringar, och vad de skulle vilja se nästa gång. Och naturligtvis, hur de kan engagera sig! Kontrollera elmätaren, ta bort banners, bord, etc. Du vill lämna stället lika bra som när du hittade det -- speciellt om du betalade för lokalen och vill komma tillbaka. De kan ta ut avgifter som annars skulle kunna undvikas. Divvy upp jobben så att allt går så snabbt och smärtfritt som möjligt.  Kontrollera för att se till att inget värdefullt har lämnats kvar, och i så fall bilda en förlorad och hittas. Om du har skadat något, meddela platsens kontaktperson. Det är bäst att vara ärlig och rättfram. Ta hand om soporna efter bästa förmåga. Underhållet tar hand om allt därifrån. Beroende på ditt evenemang kan detta sträcka sig från absolut ingenting till en lång lista över tack och kvitton. Här är några idéer för att få dig igång: Tack alla teammedlemmar, särskilt sponsorer och volontärer. Du hade inte klarat det utan dem! Slutföra och avveckla räkenskaperna. Detta bör göras så snabbt som möjligt. Ju färre lösa trådar, desto bättre. Ha en tackfest för dem som hjälpte. Du vill att din besättning ska känna uppskattning och donatorer att känna att de gjorde skillnad för en bra sak. Distribuera souvenirer eller andra publikationer till relevanta personer. Leverera kvittona till sponsorer och andra. Lägg upp bilderna på din evenemangswebbplats. När allt är sagt och gjort, vad skulle du ha gjort annorlunda? Vad fungerade och inte? Skulle du någonsin välja att organisera en händelse som denna igen? Vad har du lärt dig? Om du får feedback, gå igenom den. Och om du inte får det från dina gäster, fråga din besättning! Vad tyckte de? Hade de åtminstone trevligt? Det var den fria granolabaren och pennan, eller hur?
Kom tidigt till platsen med dina teammedlemmar och volontärer. Sätt upp allt. Se till att de som är viktiga vet vad som händer. Ta bilder! Ge mig en hämtmat. Städa upp stället! Ta hand om alla uppgifter efter evenemanget. Ha ett möte efter genomgången för att prestera bättre nästa gång.