Om du representerar ett företag, skriv företagets adress. Om du är avsändaren, skriv din adress. Skriv din gatuadress på andra raden. Skriv din stad, stat, och postnummer på linjen under det. Inkludera din telefon under din adress. I de fall du representerar ett företag kan du lägga din logotyp och adress mitt på sidan. Se till att centrera den så att den ser enhetlig ut. Det ska vara en rad under avsändarens adress (två hårda returer på ett tangentbord). Datumet är viktigt av två skäl: om du försöker få personen eller organisationen att slutföra en uppgift i tid (skicka en lönecheck, fixa en beställning, etc.).), kommer det att ge dem en tidsram att arbeta med eller om du behöver spara en kopia av brevet av juridiska skäl eller eftervärlden, är datumet absolut nödvändigt.  Om du skriver i en modifierad blockstil, är allt formaterat till vänster utom datum och stängning. När du skriver datumet, flik över till mitten av sidan och placera datumet i mitten.  Placera ett kommatecken mellan månaden och året. Inkludera hans eller hennes titel (Mr., Mrs., Ms., Miss., Dr. osv.). Följ mottagarens namn med hans/hennes titel. Under namnet, skriv namnet på företaget. En rad nedanför det, skriv mottagarens gatuadress. På nästa rad, skriv mottagarens stad, stat och postnummer. Om du inte vet mottagarens titel, gör lite bakgrundsforskning eller ring företaget för att ta reda på. Använd alltid en kvinnas preferenser (Mrs Ms., Miss eller Dr.) Om du inte känner en kvinnas preferenser, använd Ms. "Kära Sir/Madam" fungerar bra, eller om du vet namnet på personen, tilltala dem direkt; se dock till att du tilltalar dem formellt med "Rev."Dr." "Mrs." "Mrs." eller "Ms." Och inkludera deras fullständiga namn om det är känt. Placera ett kolon efter hälsningen och lägga till en linje (två hårda returer) mellan hälsningen och kroppen av bokstaven. Om du känner mottagaren och vanligtvis adresserar dem med hans eller hennes förnamn, är det bra att bara använda förnamnet. (dvs. Kära Cody:) Hela bokstaven behöver inte vara mer än tre stycken. Om du inte kan säga det i tre stycken eller mindre så är du nog inte tillräckligt kortfattad. Ett enda utrymme och vänster rättfärdiga varje stycke i kroppen.  Skriv i första stycket en vänlig öppning och ange sedan skälet eller målet med brevet. Gå rakt på sak. I det andra stycket, använd exempel för att betona eller understryka din punkt, om möjligt. Konkreta, verkliga exempel är alltid bättre än hypotetiska exempel. I det sista stycket ska du kortfattat sammanfatta ditt syfte skriftligen och föreslå hur du kanske vill gå vidare. Lämna plats mellan din hälsning och ditt tryckta namn för en signatur, om möjligt. "Ert uppriktigt", "hälsning" och "bästa" är alla lämpliga. Lämna ett utrymme under ditt tryckta namn för din signatur. Avsluta brevet med din titel under din signatur om tillämpligt. Om du skriver med modifierad blockstil lämnas allt motiverat (samma som Block Style) utom datum och stängning. Tab till mitten av sidan och sedan skriva din stängning. Gör detta endast om du bifogar annat material, till exempel ett CV eller schema, tillsammans med brevet. Om det finns mer än en extra post, skulle det vara en bra idé att lista namnen på de bifogade objekten. Dubbelkolla stavningen av namn, adresser etc. Se till att ditt skrivande är klart och koncist. Rätta till grammatikfel.
Skriv avsändarens adress och telefonnummer längst upp till vänster på sidan. Ange datum direkt under avsändarens adress. Placera mottagarens namn en rad under datumet (två hårda avkastningar på ett tangentbord). Ge personen du riktar en hälsning. Skriv hela brevet. Skriv under ditt brev med lämplig hälsning. Lägg till ordet "Enclosure" under ditt signaturblock eller din jobbtitel. Bevisläs ditt brev.