Om ditt företag redan har specifika riktlinjer för närvaro, ange dem för din anställd. Ge honom annars konkreta riktlinjer för hur hans närvaro kommer att övervakas (t.ex. får han inte missa arbetet under de kommande sex månaderna, annars kommer han att bli disciplinerad). Var tydlig med vilka situationer som utgör berättigade skäl och vilka som inte gör det.  Ange om tillämpligt ett företag i handboken för anställda. Markera den sida som innehåller information om närvaro och konsekvenserna av det arbete som saknas. Se till att den anställde förstår dina policyer vid betald och obetald ledighet. Om han har rätt till sjuktid, semestertid eller obetalda dagar, förklara att du behöver varsel så att du kan justera schemat. Han måste sjukanmäla sig vid öppningstid för att använda en sjukdag, och lämna ett läkarintyg, om din policy kräver detta.  Förklara också vem som måste godkänna varje ledighet tid; detta kan vara du, eller en annan handledare, men vara tydlig. Se till att din arbetstagare förstår att han måste arbeta för att förbättra sin frånvaro, och att om han inte kan göra det kommer det sannolikt att få konsekvenser inklusive eventuell uppsägning från arbetet. Ibland kan frånvaro vara ett resultat av att man inte vill ta itu med situationer på arbetsplatsen. Din anställd kan bli trakasserad av en annan anställd, han kan känna sig utbränd, eller också kan han känna sig missnöjd med en viss aspekt av sitt arbete. Du kanske kan hjälpa honom att hantera vissa arbetsrelaterade frågor, så ta dig tid att se om du kan göra något för att förbättra situationen. När du och den anställde har diskuterat problemet, det är orsaker, och hur ni båda kommer att arbeta tillsammans för att förbättra problemet, skapa ett dokument som förmedlar denna information. Inkludera ett uttalande som förklarar att den anställde har förstått de möjliga konsekvenserna om han inte förbättras samt en plats för underskrifter från dig och den anställde.  Be din medarbetare att läsa igenom handlingsplanen och underteckna den. Förklara för honom att han genom att underteckna dokumentet anger att han förstår informationen i dokumentet. Gör en kopia av dokumentet för den anställde att behålla, och placera originalet i den anställdes akt.
Upprätta tydliga normer. Varna din anställd om konsekvenserna av att inte förbättra hans närvaro. Fråga din anställd om det finns något du kan göra för att hjälpa honom att förbättra sig. Bekräfta planen skriftligen.