Stavningen och grammatiken i ett intygsbrev kan påverka hur ditt brev tas emot. Om den har många skrivfel och fel, kanske mottagaren inte tar det på allvar. Kolla dina fakta också. När du skriver ditt brev, kommer du att intyga att allt i det är sant. Dubbelkolla alla siffror, datum och andra siffror för att se till att de är korrekta. Om du skickar ditt brev, skriv ut det på officiellt brevhuvud eller högkvalitativt papper. Undvik att använda vanligt kopieringspapper, vilket kan få det att se mindre formellt ut. Om du inte har något papper av hög kvalitet kan du få en liten låda i din lokala kontorsbutik.  Se till att brevet trycks rent, och marginalerna är tillräckliga. Det ska vara minst 2,5 cm på alla sidor av sidan. Om ditt brev är mer än en sida, se till att sidorna är numrerade. Med hjälp av "1 av 2" format kommer att hjälpa mottagaren att bekräfta att de har alla sidor. Det är inte alltid nödvändigt att få ett intyg attesterat. I många fall räcker det med din underskrift. Kontakta mottagaren för att ta reda på om notarisering är nödvändig. Notarisering krävs vanligtvis om intygsbrevet har rättslig betydelse. Till exempel, om du skickar ett intygsbrev för att intyga att du har uppfyllt kraven för en yrkeslicens, kan notarisering krävas. Du kan behöva kontakta mottagaren för att få reda på vilken metod som föredras för att få ditt intygsbrev. För ett sådant formellt dokument vill du skicka det om det alls är möjligt. Vissa mottagare kan dock föredra e-post eller fax. Om du mejlar ditt intyg, skriv ut det och skriv under det först. Skanna sedan det ursprungliga dokumentet så att du kan bifoga en PDF av det undertecknade brevet.
Läs ditt brev noggrant. Skriv ut ditt brev. Skriv ditt brev framför en notarie, om det behövs. Skicka ditt brev till mottagaren.