Bli först med att anlända till platsen för att övervaka förberedelserna. Se till att alla filer i enlighet med detta och börja ringa telefonsamtal om inte. Hjälp dem som behöver hjälp, leda dem som behöver vägledning och gå ur vägen när du behöver det. Inga skador förrän efter händelsen, tack.  Du kommer att känna dig lugnare om du gör en checklista. Ha en portion för din besättning, en portion för uthyrda besättningar, en portion för dekorationer och grundläggande uppsättning, och en portion för utrustning. När allt är kontrollerat, är det då du har tid att andas. Var inte rädd för att delegera. Den viktigaste stressfaktorn när det gäller en händelse är tid. För att rädda den måste alla händer vara på däck -- eller olika däck. Om någon inte är så användbar som de kan vara, ge dem något bättre att göra. Det är ditt jobb. Det är inte du som är bossig eller överskrider dina gränser, det är du som gör vad du ska göra.  När du delegerar, var bestämd men artig. Säg: "Juan, jag vill att du hjälper till med cateringen. Tack." Er besättning måste samarbeta lika mycket som händelsen gör. Hålla allt rör sig simpelt genom att vara den ledare som du behöver vara. Detta innebär att se till att saker hålls för att schemalägga och assistera eller ha backup planer om det faller efter - och att vara okej med det. Börjar du stressa, förlorar du huvudet. Inget gott kommer av det. Så när det talet går tio minuter över och talaren ignorerar dina uppenbara nödsignaler eller ditt försök att låtsas en stroke för att skapa en avledningsmanöver, slappna av. Du justerar aptitretaren och ingen märker det. Händelsen intakt. Saker händer. Det gör de. De har en dålig vana att hända. Du kan inte förutse allt, och ju snabbare du accepterar det här desto bättre. En lugn, samlad händelse manager kan göra underverk för alla händelser; en upphängd, spänd man kan inte. Så slappna av och gå med flödet -- allt är över snart! Kontrollera att gästnummer och behov fortfarande är korrekta på dagen för evenemanget och informera serviceteamet om eventuella ändringar så snart som möjligt Du bör vara den första uppsättningen ögon som märker om något går fel.  Rådgör med dina klienter för att se hur de mår; de kan vara upphetsade, nervösa, oroliga, uttråkade eller mentalt uttömda eller ha något problem på sin tallrik som i vissa fall kan lugna dig med förståelse, några vänliga ord och praktisk hjälp. Det är klokt att använda denna tid till att föryngra entusiasmen hos gäster och laget där så är lämpligt. Lita på och respektera ditt serviceteam för att ta hand om sig själva -- om du har gett dem en bra bas, så borde de klara sig. Erbjud hjälp om det behövs, men de bör upplevas tillräckligt för att inte behöva någon hjälp alls. Här är några saker att tänka på: Agera som concierge eller receptionist i början, möte och hälsning varje gäst (om lämpligt) som de kommer. Lämna över tyglarna till MC när händelsen börjar. Ledningsrollen kommer att vara en mer aktiv problemlösning och säkerställa all baksidan av hushållsarbete såsom matberedning och service körs för att planera. Håll ett öga på gästerna och hålla kontakt med MC ofta och diskret om de vill (eller behöver) att ändra planer. Håll ett respektfullt avstånd från de viktigaste gästerna - när allt kommer omkring handlar händelsen om dem - men vara lätt tillgänglig genom att vid lämpliga tillfällen kontrollera hur de känner händelsen går, liksom eventuella problem, önskemål eller förslag de kan ha. Du vill att alla dina gäster ska minnas vilken fantastisk tid de hade. Du vill nog ha mer än så. Ett besök på en webbplats, framtida donationer, ord av mun surr, vad som helst. För att se till att din händelse är den legend den förtjänar att vara, ge en hämtmat. Oavsett om det är en bild, ett flygblad eller en penna, att ha något att påminna dina gäster om händelsen är ett bra sätt att se till att du förblir i deras sinnen. De flesta händelser tenderar att köra sig själva när de börjar, men allt hårt arbete är den förberedelse som ingen ser. Så klappa dig själv på ryggen för att du förtjänar det! Okej, tillbaka till riva ner det. Jobbet är inte över än!  Efter evenemanget, ordna en tid att träffa och tacka din klient. Det rekommenderas alltid att erbjuda en lämplig och omtänksam gåva för att komma ihåg sin tid med dig, eftersom det är dessa små inslag som gör upplevelsen rikare och kan få dem att rekommendera dina tjänster i framtiden. Om du gav en gåva under evenemanget, såsom i ett gåvoregister med de andra gästerna, då en omtänksam efter närvarande såsom blommor, ett inramat fotografi av din favorit ögonblick vid deras händelse (såsom att klippa bandet, eller höjdpunkten av showen, eller prisutdelningen, eller bröllopskyss, eller blåsa ut ljusen på en kaka, etc), eller någon annan gåva kan vara lämpligt. Precis som mamma sa, "Lämna det i samma skick som du hittade det i", samma sak gäller för din plats. Allt måste vara precis som det var innan du kom dit -- det här är en affär där du inte vill bränna några broar. Så låt era besättningar veta att det är dags att riva ner och inte låta dem gå förrän allt är ordnat. Och du måste hoppa in också!  Detta är trevligt, visst, men det hindrar dig också från att faktureras mer än vad du borde vara. Många platser kommer att sätta på extra städavgifter om de hittar någon möjlighet att göra det. Så gör det så spic och spänna som möjligt för att undvika de dolda kostnaderna. Du kan behöva ordna med att returnera hyrd eller lånad utrustning och senare konsultera med kunden om deras erfarenhet. Även om det är obetalt efter evenemanget, tacka dem för möjligheten att ha en så stor upplevelse att köra en händelse med dem. Kan du få deras visitkort?  Tacka din besättning också! Se till att alla parter betalas (och alla parter har betalat upp), fil kvitton, och få alla omhändertagna. Du borde vara en av de sista ut genom dörren -- och se till att den är låst bakom dig.
Sätt upp allt. Delegerad. Var flexibel. Håll alla uppdaterade. Gör din grej. För marknadsföringsevenemang, ge en hämtmat. Gratulera dig själv efter händelsen. Städa upp och gå ut! Ta hand om returer, betalningar och tacka alla parter.