I detta dokument beskrivs ett nytt projekt som syftar till att ge en fastare teoretisk och empirisk grund för sådana uppgifter som modellering av företag, integrering av företag och processombyggnad. Projektet omfattar ( 1 ) samla exempel på hur olika organisationer utför sim'lar-processer, och (2) representera dessa exempel i en on-line "processhandbok" som inkluderar de relativa fördelarna med alternativen. Handboken är avsedd att hjälpa (a) omforma befintliga organisatoriska processer, (b ) uppfinna nya organisatoriska processer som drar nytta av informationsteknik, och kanske (e) generera automatiskt sofivare för att stödja organisatoriska processer. Ett viktigt inslag i arbetet är ett nytt tillvägagångssätt för att representera processer på olika abstraktionsnivåer. Detta tillvägagångssätt använder idéer från datavetenskap om arv och från koordinalionsteori om hantering av beroenden. Dess främsta fördel är att det gör det möjligt för användare att tydligt representera likheterna (och skillnaderna) mellan relaterade processer och att enkelt hitta eller generera förnuftiga alternativ för hur en viss process kan utföras. Det talas mycket idag om "nya organisationer" och nya ledningsverktyg som "total kvalitet management", "process re-engineering," och "informationsbaserade organisationer." Även om det finns ett verkligt värde i de idéer som sammanfattas av dessa paroller, är mycket av talet om dem beroende av vaga beskrivningar av de nya organisationerna och ger lite vägledning om hur vi kan gå bortom de innovationer som redan förespråkas. Till exempel, under en lång tid, de flesta amerikanska tillverkningsföretag organiserade sina designinsatser som en slags pipeline med resultaten av ett steg i designprocessen att "kastas över väggen" till nästa steg. Marknadsföringsspecialister gav kundkrav till designers som skapade en produktdesign. Sedan gavs produktdesignen till processingenjörer som specificerade tillverkningsprocessen och så småningom till inköpsspecialister som valde ut leverantörer för delarna. University of Michigan, University of Hawaii University of Califomia at Los Angeles Nyligen har de flesta tillverkningschefer kommit att tro att det finns ett mycket bättre sätt att organisera denna process: som "koncurrent engineering" där alla dessa funktioner utförs samtidigt och iterativt av designteam med specialister från alla relevanta funktionella områden [6]. På samma sätt försöker många amerikanska företag nu att anta "Just In Time" (JIT) inventering kontrollmetoder som redan används i stor utsträckning i Japan. I detta tillvägagångssätt levereras delar precis innan de behövs, och kunden undviker att behöva lagra och betala för betydande lager av delarna. Hur kan vi gå längre än dessa bästa metoder i dag (lånade från Japan eller någon annanstans) för att "uppfinna" nästa uppsättning organisatoriska innovationer? Och var kommer vi att fortsätta att få nya idéer om nya organisatoriska processer för att anpassa oss till en värld som ständigt förändras? Till exempel, hur kan vi förstå och utnyttja de nya organisatoriska möjligheter som möjliggörs av de fortsatta, dramatiska förbättringarna inom informationstekniken. Vi tror att vårt bästa hopp om framsteg i dessa problem är att utveckla en mycket mer systematisk teoretisk och empirisk grund. Om vi till exempel någonsin skall förstå framgångsrika organisatoriska praktiker, måste vi kunna känna igen och representera de organisatoriska praktiker vi ser. Och för att förbättra den organisatoriska praktiken i en viss situation måste vi också kunna tänka oss alternativa sätt att åstadkomma samma saker. Slutligen behöver vi något sätt att bedöma vilka alternativ som kan vara användbara i vilka situationer. Detta dokument beskriver ett nytt projekt vid MIT Center for Coordination Science för att ta itu med dessa problem genom att (1) utveckla metoder och programvarustöd för att representera och kodifiera organisatoriska processer och strukturer på olika abstraktionsnivåer och (2) samla in, organisera och analysera många exempel på hur olika grupper och företag utför liknande funktioner. Vi förväntar oss att resultatet av detta arbete blir en typ av "processhandbok" online som organisationer kan konsultera för att hitta en mängd olika alternativa sätt att utföra särskilda processer, tillsammans med erfarenheter och riktlinjer om vilka alternativ som fungerar bäst i vilka situationer. 0-8186-4082-0/93 $3.00 0 1993 IEEE Vi hoppas att denna handbok kommer att vara användbar i (a) uppfinna nya organisatoriska processer, (b) omforma befintliga organisationer, (c) utbilda studenter om organisatoriska metoder, och möjligen (d) automatiskt generera programvara för att stödja organisationer. Även om vi hoppas att vår processhandbok så småningom kommer att ha många olika användningsområden, fokuserar projektet i första hand på att (1) hjälpa teoretiker att tänka sig nya organisationer och (2) hjälpa konsulter, chefer och andra att omforma befintliga organisationer. Vårt främsta mål är att utveckla en representationsteknik, databas och metoder som hjälper teoretiker att komma med systematiska, empiriskt grundade förslag om möjliga nya organisatoriska processer. En av de mest dramatiska förändringarna i affärsvärlden idag är informationsteknologins ökande genomtränglighet i allt fler affärsprocesser. Därför kommer vi att fokusera särskilt på att använda våra konceptuella verktyg för att förutsäga nya organisatoriska processer som kommer att möjliggöras av genomträngande informationsteknik. Vi hoppas till exempel att systematiskt generalisera de argument vi framförde i tidigare arbete om hur minskade samordningskostnader orsakade av informationsteknik leder till nya samordningsintensiva organisationsstrukturer [20, 21]. Vårt tidigare arbete, till exempel, förutspår att informationsteknik kommer att gynna extern samordning genom marknader snarare än intern samordning inom f m s och därmed kommer att leda företag att "köpa" snarare än "göra" mer av de varor och tjänster de använder [21]. Våra preliminära ekonometriska resultat överensstämmer med denna förutsägelse [3], och vi hoppas att det arbete som föreslås här kommer att göra det möjligt för oss att göra liknande förutsägelser om andra samordningsstrukturer. Förutom att analysera den organisatoriska användningen av informationsteknik, förväntar vi oss att samma konceptuella verktyg också kommer att vara användbara för att föreslå svar på andra miljöförändringar såsom de anställdas kompetens, rättsliga begränsningar, eller produktionsteknik. Många iakttagare av modemorganisationer har noterat att organisationer verkar förändras mer och snabbare, och om något, denna trend verkar accelerera [36, 371. Omorganiseringar blir ett vanligt faktum i livet snarare än sällsynta händelser som främst involverar högre chefer och externa konsulter. Om detta är sant, kommer det att bli allt viktigare för organisationer att ha bättre verktyg för att föreslå och hålla reda på deras många omorganisation och Vi hoppas att de typer av insikter och exempel vår handbok innehåller kommer att vara användbara i många av dessa organisatoriska omdesign insatser. Möjliga användare för handboken inkluderar: a) konsulter (antingen interna eller externa) som hjälper till att omforma organisationer (t.ex. omkonstruktionskonsulter, "kvalitets"-konsulter etc.), b) chefer som utformar de processer de övervakar och c) anställda på alla nivåer som utformar sina egna arbetsprocesser. Av dessa primära typer av möjliga användare, är vår ursprungliga målgrupp organisatoriska redesign konsulter. Eftersom de är specialiserade på detta ämne, tror vi att de kommer att vara villiga att investera mer tid i att lära sig att använda begreppen och systemet än chefer eller anställda, som har andra ansvarsområden också. Därför anser vi att konsulter är ett "lättare" mål. Vår förhoppning är dock att utveckla ett system som är så lätt att använda att det också kan användas av de andra grupperna. förändringar. Förutom ovanstående mål, två andra användningsområden för vår handbok Verkar särskilt attraktiv: Undervisning studenter om organisationer och organisationsdesign. Handboken har potential att vara användbar för studenter på olika nivåer. För studenter som är obekanta med grundläggande organisatoriska funktioner (t.ex. marknadsföring, personal, redovisning, inköp, försäljning, tillverkning), skulle processhandboken ge en interaktiv översikt. För mer avancerade studenter skulle det ge ett sätt att lära sig om och jämföra alternativ design för olika organisatoriska funktioner i olika branscher. Eftersom den innehåller en databas av processer, och en analytisk ram med vilken man kan jämföra dessa processer, skulle handboken utgöra en värdefull resurs för att skapa och analysera så kallade "bästa Automatiskt generera programvara för att stödja processerna. En av de mest ambitiösa (och mest intressanta) möjliga användningarna av den typ av kunskap vi hoppas kunna fånga i vår handbok genererar automatiskt programvara för att stödja de processer som är representerade [22, 111. Vi kan till exempel föreställa oss att när en grupp anställda inser att de alla behöver dela användningen av samma maskin, kan de konsultera handboken för en mängd olika alternativa processer för schemaläggning av delade resurser (t.ex. "först till kvarn", "prioritetsordning", "budgivning" och "manageriellt beslut"). Efter att gruppen valt en av dessa processer och specialiserat den för sin egen speciella situation, kan det vara möjligt att automatiskt generera en skräddarsydd schemaläggning ansökan särskilt anpassade för behoven i denna grupp. praxis." Programvara för att stödja många andra arbetsflödesprocesser (t.ex. godkännandeprocesser, rekryteringsförfaranden och beställningsmetoder för utrustning) kan också vara lätt att generera med hjälp av detta tillvägagångssätt. För att se hur en sådan handbok kan fungera, tänk på följande hypotetiska scenario. Tänk dig att du är en konsult till chefen för en ny division av en stor maskinvaruleverantör. Denna leverantör har traditionellt använt sig av en högkvalificerad direktförsäljningsstyrka, men den nya divisionens uppgift är att sälja persondatorer och programvara med direktreklam. En liten förlagsgrupp har funnits i detta företag i åratal och distribuerat dokumentation och annat tekniskt referensmaterial per postorder. Denna förlagsgrupp kommer också att ingå i den nya avdelningen. Ditt jobb är att hjälpa den nya chefen att bestämma hur personal och strukturera denna nya division. Bör du helt enkelt anta och skala upp de processer som redan används i postorderförlagsgruppen? Vilka nya problem kan uppstå när du försöker skala upp dessa processer till försäljningsvolymer mellan 50 och 100 gånger vad de har varit? Finns det andra processer som kan vara bättre lämpade för de volymer, produkter och kunder du riktar in dig på? Vad är "bästa praxis" bland postorderförsäljare i andra branscher? Kan du utnyttja avancerad informationsteknik för att organisera en mycket effektiv postorderservice? Skulle det till exempel vara möjligt att garantera kunderna möjlighet att leverera de produkter de beställer? För att undersöka dessa frågor med hjälp av handboken tar du följande steg: (1) Först anger du den allmänna situationen från en lista över "generiska" processer som finns i handboken. Du kan välja på en ganska hög grad av abstraktion (t.ex., "Sälja en produkt") eller en mer specifik nivå ("Direct mail sales"). Detta ger en "anchor" eller ingångspunkt i utrymmet för möjliga processer som katalogiseras i handboken. Att välja den mer generiska nivån kommer att öppna upp ett bredare utbud av jämförbara alternativ, som kan eller kanske inte är relevanta för dina mål. (2) I denna allmänna situation kan du välja specifika egenskaper eller mål av intresse för dig. I detta fall är du till exempel redan tvungen att sälja tre produktklasser: datorutrustning, programvara och referensmaterial. Två av dessa produkter (hårdvara och programvara) kräver en relativt stor mängd kundservice. Dessutom vill du ha en mycket kort svarstid (även över natten leverans, om möjligt). (3) I detta skede hämtar handboken (eller genererar) en uppsättning alternativa organisationsformer och visar dem i en matris med varje alternativ betygsatt i termer av mål som "kostnader för försäljning", "responstid" och "kvalitet på kundservice". I de fall där det är svårt att på ett tillförlitligt sätt bedöma ett alternativ anges möjligheternas omfattning eller graden av osäkerhet. (4) Handboken ger också en mängd olika interaktiva sätt att utforska, jämföra, kombinera och omforma alternativen. Till exempel kan du: (a) visa ett flödesschema för varje process, (b) undersöka grunden för utvärderingen på varje mål, (c) se "tips" för framgång med att använda processerna, och (d) hitta exempel på specifika företag som använder processerna. Till exempel kan de processer som används av Lands End, ett mycket beundrat postorderföretag, beskrivas tillsammans med hänvisningar till dokument och andra källor till mer information. (5) Till slut kanske du vill lätta på några av de initiala begränsningarna och låta systemet föreslå mer radikala innovationer. Till exempel, vad händer om du distribuerar genom din egen nya kedja av butiker? Vad händer om du låter kunder göra beställningar via PC-baserade program eller via touch-tone telefonsystem? Skulle det till och med vara möjligt för alla anställda vid avdelningen att arbeta hemma, eller för alla "anställda" att arbeta som oberoende entreprenörer? Naturligtvis beror önskvärdheten av dessa alternativa processer ofta på faktorer i den faktiska situationen som inte finns representerade i handboken, och vi kommer att lita på att intelligenta användare tar hänsyn till dessa andra faktorer. Handboken kan dock hjälpa dessa användare att systematiskt undersöka många möjligheter som de kanske aldrig annars hade övervägt. En nyckel till detta projekt är att utveckla tekniker för att representera processer. Lyckligtvis har de senaste decennierna av forskning inom datavetenskap och andra discipliner resulterat i ett antal välutvecklade metoder för att representera processer (se avsnittet nedan med titeln "Processmodeller"), och vi förväntar oss att dra stor nytta av detta arbete. Flera av dessa metoder har tillämpats för att representera specifika processer i särskilda organisationer. Det är därför tydligt att vi skulle kunna använda dessa tekniker för att sammanställa en stor uppsättning individuella processbeskrivningar som samlats in från många olika organisationer. En sådan "bibliotek" av processbeskrivningar skulle vara till omedelbar nytta för chefer och konsulter, och ger ett slags "baslinje" för det bidrag detta projekt skulle kunna ge. Vi hoppas dock kunna ge ett ytterligare och mycket större intellektuellt bidrag. För att göra detta utvecklar vi ett språk för att beskriva organisatoriska processer som uttryckligen representerar likheterna (och skillnaderna) mellan en samling relaterade processer. Med detta tillvägagångssätt kan vi till exempel representera en generisk "försäljningsprocess" och sedan representera variationer från denna prxess genom att helt enkelt ange hur de skiljer sig från den generiska processen. Då, i stället för att behöva analysera varje ny organisatorisk situation "från grunden", bör vi vara 14 kunna gå in i en ny situation, och genom att notera bara några delar av situationen (såsom de mål som ska uppnås och typen av organisation), kunde vi omedelbart föra att bära en hel del relaterad kunskap om altemativa processer som kan användas i denna situation. Detta mål liknar på sätt och vis de få tidigare organisatoriska analytiker som har utvecklat representationer av "generiska" organisatoriska processer [39, 51]. I de flesta fall har dock dessa tidigare tillvägagångssätt varit inriktade på att representera en enda abstraktion på hög nivå av en gemensam process. Genom att representera processer på många olika abstraktionsnivåer, och genom att representera altemativa processer för att uppnå specifika mål, hoppas vi kunna erbjuda mer användbara konceptuella verktyg än detta tidigare arbete. För att göra detta utnyttjar vi två viktiga källor till intellektuellt inflytande: 1) begrepp om arv från kunskapsrepresentation och 2) begrepp om hantering av beroenden från samordningsteori.
Ett tillvägagångssätt som fokuserar de senast nämnda förbindelserna är den processhandbok som utarbetats av REF.
Tools for inventing organizations: toward a handbook of organizational processes
{'venue': '[1993] Proceedings Second Workshop on Enabling Technologies@m_Infrastructure for Collaborative Enterprises', 'journal': '[1993] Proceedings Second Workshop on Enabling Technologies@m_Infrastructure for Collaborative Enterprises', 'mag_field_of_study': ['Computer Science']}