Även om elektronisk kommunikation spelar en viktig roll på den moderna arbetsplatsen är de avbrott som skapas av dåligt anpassade försök att kommunicera störande. Tidigare arbete tyder på att dela en indikation på att en person för närvarande är upptagen kan bidra till att förhindra sådana avbrott, eftersom människor kan vänta på att en person blir tillgänglig innan man försöker inleda kommunikation. Vi presenterar en kontextmedveten kommunikationsklient som använder inbyggda mikrofoner av bärbara datorer för att känna närbelägna tal. Kombinera denna taldetekteringssensor data med plats, dator och kalender information, våra system modeller tillgänglighet för kommunikation, ett koncept som skiljer sig från begreppet närvaro som finns i allmänt använda system. I en fyra veckors studie av systemet med 26 personer undersökte vi användningen av detta ytterligare sammanhang. Enligt vår kunskap är detta den första fältstudien att kvantitativt undersöka hur människor automatiskt använder sig av kontext och tillgänglighetsinformation för att fatta beslut om när och hur man kommunicerar med kollegor. Deltagarna tycks ha använt det givna sammanhanget som en indikation på närvaro i stället för att överväga tillgänglighet. Våra resultat väcker den intressanta frågan om huruvida dela en indikation på att en person för närvarande inte är tillgänglig faktiskt kommer att minska olämpliga avbrott. Elektronisk kommunikation har blivit en kritisk del av många arbetsplatser, med arbetstagare som förlitar sig på e-post, snabbmeddelanden och telefonsamtal för att kommunicera med kollegor över hela hallen eller över hela världen. Oavsett om dessa verktyg väljs av nödvändighet eller av bekvämlighetsskäl, utgör de viktiga komplement till möten ansikte mot ansikte. Dagens allmänt använda system ger dock i allmänhet otillräckligt stöd för att uppskatta tillgången på kolleger. Överväg att närma sig en kollegas kontor för att inleda ett möte ansikte mot ansikte. Människor brukar snabbt kunna bedöma en kollegas närvaro och tillgänglighet. En kollega som är i telefon är närvarande, men förmodligen inte tillgänglig. Ett tomt kontor, med 2 dörren öppen och en bärbar dator fortfarande öppen på skrivbordet, tyder förmodligen på att kollegan just har klivit ut. Även om det inte är närvarande, verkar det som om kollegan är mer benägna att vara tillgänglig snart än om dörren var stängd och kollegan gick för dagen. En kollega som är tyst bläddra genom e-post verkar vara relativt tillgänglig. Människor använder regelbundet dessa typer av verkliga signaler för att göra sådana bedömningar av närvaron och tillgängligheten av en annan person. Däremot stöder allmänt använda elektroniska kommunikationsverktyg i allmänhet, som mest, endast en indikation på närvaro. Telefoner ger i allmänhet ingen information om sammanhanget för kollegor, och därför kan människor oavsiktligt ringa kollegor vid obekväma eller olämpliga tider, såsom när en person är i ett möte (Schmidt, 2000). Snabbmeddelanden kunder använder ofta den senaste dataaktiviteten för att uppskatta närvaro, men många direktmeddelanden sessioner börjar med frågor för att avgöra om en kollega faktiskt är närvarande och för att fråga om kollegan är tillgänglig (Voida, 2002). Detta beteende verkar tyda på att information som finns tillgänglig i en snabbmeddelandeklient är otillräcklig för att fatta ett välgrundat beslut om tillgängligheten av en kollega. I en studie av avbrott och företagsledare (Hudson, 2002) fann Hudson et al att vissa människor anser elektroniska avbrott så distraherande att de fysiskt flyttar, antingen till en del av kontoret bort från datorn eller till någonstans utanför kontoret. Hudson et al föreslår också att det arbete som krävs för att konfigurera elektroniska kommunikationsverktyg för att filtrera avbrott kan vara mer än vad som rimligen kan förväntas av en redan upptagen person. Ett förslag av Hudson et al är övervägande av socialt genomskinliga system, som diskuteras i (Erickson, 2000). De föreslår att ett system som automatiskt samlar in och delar information om kollegernas tillgänglighet kan göra det möjligt för en person att använda denna information för att avgöra om det är lämpligt att inleda kommunikation. Detta dokument presenterar MyVine, en klient som integrerar telefon, snabbmeddelanden och e-postkommunikationskanaler med automatiskt avkännd information om sammanhang och tillgänglighet för kollegor. MyVine analyserar ljud från den inbyggda mikrofonen på en bärbar dator för att upptäcka tal. Tal har visat sig vara en mycket bra indikator på att en kontorsarbetare är upptagen och förmodligen inte bör avbrytas (Fogarty, TOCHI 2004; Hudson, 2003; Fogarty, CHI 2004). MyVine använder taldetektering, platsinformation, dataaktivitet och kalenderinformation för att modellera en persons tillgänglighet. Vi valde dessa sensorer på grund av deras relation till tillgänglighet och eftersom vi anser att de rimligen kan övervägas för storskalig utbyggnad. Tidigare arbete med närvaro och tillgänglighet har främst undersökt fall där en person inte verkar vara närvarande, men kan vara tillgänglig. Prioritetssystemet undersöker inkommande meddelanden och vidarebefordrar, om en kollega inte är närvarande, brådskande meddelanden till en mobil enhet (Horvitz, 1999). Koordinatsystemet använder kalenderinformation och tidigare datoraktivitet för att modellera sannolikheten för att en person är tillgänglig på en viss dator, t.ex. en stationär dator eller en handdator (Horvitz, 2002). Begole et al har undersökt temporal mönster i en persons närvaro för att uppskatta när den personen kan vara sannolikt att återvända (Begole, 2002; Begole, 2003). De påpekar att en person som vanligtvis är närvarande vid en viss tidpunkt på dagen kan vara tillgänglig vid den tidpunkten även 3 om personens dator har varit inaktiv i flera minuter, som i fallet där en person läser nära datorn. MyVine fokuserar på att stödja inversen, situationer där en person kan vara närvarande men inte tillgänglig. MyVines användning av en bärbar dators inbyggda mikrofon har några viktiga egenskaper. För det första har försäljningen av bärbara datorer nyligen överträffat försäljningen av stationära datorer ("Laptop sales beat stationära datorer för första gången", 2003), vilket gör datorer med dessa mikrofoner allt mer allmänt förekommande. För det andra finns det inga extra kostnader i samband med denna avkänningsförmåga, vilket gör det möjligt att överväga storskalig användning. Däremot blir även individuellt billiga sensorer snabbt dyra om de ska sättas in i en stor organisation. Slutligen är det en del av många företagskulturer att ta bärbara datorer till möten, eftersom de är användbara även när människor är borta från sina kontor. Detta gör att MyVine kan upptäcka tal när som helst en persons bärbara dator är i närheten och på, inte bara inne i en persons kontor. Vi studerade MyVines användning i fyra veckor av totalt 26 personer. Enligt vår kunskap är detta den första fältstudien att kvantitativt undersöka hur människor automatiskt använder sig av kontext- och tillgänglighetsinformation för att bestämma när och hur man kommunicerar med kollegor. Deltagarna verkar ha använt det givna sammanhanget som en indikation på närvaro i stället för att överväga tillgänglighet. Våra resultat väcker intressanta frågor om huruvida dela en indikation på att en person för närvarande inte är tillgänglig kommer att minska olämpliga avbrott. I nästa avsnitt går vi kort igenom arbetet med medieutrymmen. Detta följs av en diskussion om funktionen hos MyVine. Nästa är en presentation av några motiv för utformningen av MyVine. Vi diskuterar sedan vår utplacering av MyVine och presenterar resultaten av denna utplacering. Vårt sista avsnitt är en diskussion och en diskussion om strategier för det framtida arbetet. Omfattande arbete med medieutrymmen har undersökt möjligheten till ljud- och/eller videolänkar mellan fysiska utrymmen, ofta i syfte att uppmuntra tillfälliga interaktioner mellan distribuerade kollegor eller förbättra medvetenheten om verksamheten i en grupp (Gaver, 1992; Bly, 1993; Fisk, 1993; Adler, 1994; Tang, 1994). En viktig fråga med medieutrymmen är integritetskonsekvenserna av att någon har tillgång till live-ljud och/eller video av en person. Tidigare arbete har försökt ta itu med integritetsproblem genom att filtrera ljud och / eller video för att ta bort känslig information (Smith, 1995; Hudson, 1996). Det finns också problem med den distraktion som skapas av ett medieutrymme. Tidigare arbete i medieutrymmen har argumenterat för en grundläggande avvägning mellan information och distraktion, vilket tyder på att viktig information kan destilleras och presenteras (Smith, 1995; Hudson, 1996). MyVine är inte ett medieutrymme, och dess främsta syfte är inte att uppmuntra till tillfällig interaktion mellan distribuerade arbetare. Istället för att skapa ett delat utrymme och filtrera känslig information, MyVine är ett sammanhangsmedveten kommunikationssystem som analyserar ljud för att upptäcka tal, men aldrig tillåter en person att lyssna på ljudet. Denna åtskillnad är viktig, eftersom vissa människor som kanske aldrig tillåter kollegor att lyssna på ljud kan vara mer villiga att acceptera en sensorbaserad strategi. MyVine tjänar också ett annat 4 ändamål än ett mediautrymme, dela information om sammanhang och tillgänglighet för att förhindra olämpliga avbrott. (Figur 1 går här eller nära) Figur 1 visar att MyVine används inom en grupp av fem kollegor. Varje persons tillgänglighet presenteras i tre detaljnivåer, med början i personens image. När en persons bild är mycket tillgänglig, visas den i full färg. Annars appliceras ett gråskalefilter på personens bild så att mycket otillgängliga personer visas helt i grått och människor med måttlig tillgänglighet visas i en kombination av färg och grått. I figur 1, den tredje personen och den fjärde personen är otillgängliga, medan de andra tre personer är för närvarande tillgängliga. En andra detaljnivå kan erhållas genom att placera markören nära en persons bild. I figur 1 undersöks den tredje personens sammanhang. En sammanhangsbricka har dykt upp över personens bild, och fyra ikoner syns i brickan. Från toppen till botten, dessa ikoner är en öppen dörr, visar att personen är förmodligen på sitt kontor, en talbubbla, som visar att systemet har upptäckt tal nära personens dator, en bild av en dator, visar att personen är aktiv på datorn, och en bild av en liten flip-kalender, visar att personens kalender visar dem som upptagna. Markören är också tillräckligt nära den andra personen att hennes detaljer är delvis synliga. En tredje nivå av detalj, att MyVine har upptäckt tal för de föregående 13 minuterna, har erhållits genom att sväva musen över lämplig ikon. Även om den mellersta personen är närvarande, visar detaljerna i hans sammanhang att han förmodligen inte för närvarande är tillgänglig för kommunikation, så hans bild visas i grått. MyVine har också föreslagit e-post som det lämpligaste sättet att nå mellanpersonen, och har indikerat detta genom att göra knappen för e-post visas större och centrerad ovanför knapparna för snabbmeddelanden och telefonen. MYVINE FUNCTIONALITY MyVine använder taldetektering, plats, datoraktivitet och kalenderposter till modelltillgänglighet. Dessa delar av sammanhanget valdes på grund av deras förhållande till tillgänglighet och på grund av att de kan erhållas utan att installera någon ytterligare hårdvara eller sensorinfrastruktur, vilket gör det rimligt att överväga storskalig utbyggnad. Sammanhanget delas av en bakgrundsprocess på en persons dator, så det är tillgängligt även om en person inte använder sin klient för att se kontexten av kollegor. Den serverinfrastruktur som MyVine använder stöder också globala eller individuella behörigheter i det sammanhang som delas. Tidigare arbete undersökte en mängd olika potentiella sensorer för kontorsmiljöer och fann att en taldetektor är en utmärkt indikator på att en kontorsarbetare för närvarande är upptagen och inte bör avbrytas (Fogarty, TOCHI 2004; Hudson, 2003; Fogarty, CHI 2004). Vår taldetektor är utformad för att upptäcka långa samtal, till skillnad från korta uttalanden. Vi analyserar för närvarande ljud med hjälp av en kombination av en adaptiv energifunktion som implementerats av Sfinx ljuddämpare ("CMU Sfinx", 2003), en hög noll överkopplingsgrad (HZCRR) funktion som tidigare har visat sig vara ett bra filter av icke-tal buller (Lu, 2002), och ett filter för buller som skapats genom att skriva på en bärbar dators tangentbord. Sfinx tysta detektor anpassar sig till energinivån för ljud 5 ramar avlästa från mikrofonen. I vår erfarenhet anpassar detta sig väl till den bärbara datorns fläktljud, ljudet av luftkonditionering eller andra relativt konstanta bakgrundsljud. HZCRR upptäcker de stora skillnaderna i nolla korsningsfrekvenser för ljudramar karakteristiska för tal. Enligt vår erfarenhet fungerar detta bra för att filtrera bort många ljud som är tillräckligt högljudda för att aktivera Sfinx ljuddämpare, men är inte tal. Slutligen, den extrema närheten av en bärbar dators tangentbord till dess mikrofon innebär att skrivandet är mycket högt, vilket leder oss att filtrera resultatet av tysthetsdetektorn för att undertrycka aktiveringar som inträffar när en person skriver. MyVine analyserar den filtrerade utmatningen från ljuddämpningsdetektorn och HZCRR-funktionen i ett skjutbart 15-sekundersfönster och tillämpar en tröskel för att avgöra om den detekterade konversationen under fönstret. MyVine rapporterar ett samtal när tröskeln är uppfylld i 30 av de senaste 60 sekunderna. Detta gör det möjligt för den att ignorera korta uttalanden och redogöra för naturliga pauser i samtalet. När tal upptäcks innehåller MyVine en talbubbla i en persons sammanhangsbricka med ett verktygstips som visar hur länge talet har upptäckts. MyVine använder trådbunden och trådlös nätverksanslutning för att uppskatta plats. En av fyra platsikoner finns alltid i varje persons sammanhangsbricka. Om en person för närvarande befinner sig på ett virtuellt privat nätverk eller uppringd anslutning, används en "fjärransluten" ikon. En "sannolikt på kontoret"-ikon används om en person är ansluten till det lokala nätverket från den åtkomstpunkt som personen oftast använder. Om en person är på det lokala nätverket men vid en annan åtkomstpunkt, en "sannolikt i byggnaden" ikonen används. Om inte ansluten, eller om en persons dator har varit sysslolös under en lång tid, visas en "sannolikt inte tillgänglig" ikon. En datorikon används för att indikera att en person har varit aktiv på sin dator under de senaste tre minuterna. Om en persons dator har varit overksam under en längre tid, visas en overksam ikon med ett verktygstips som anger hur länge datorn har varit overksam. På samma sätt visas en kalenderikon när en persons elektroniska kalender innehåller en händelse som är planerad för aktuell tid. MyVine ger tillgång till kollegor via telefon, snabbmeddelanden och e-post. Den föreslår också en kommunikationskanal för varje kollega, med hjälp av en uppsättning regler som bygger på kollegans sammanhang och tillgänglighet. Stöd för e-post tillhandahålls genom att skapa en e-postklient, och stöd för snabbmeddelanden tillhandahålls av programmatiskt starta en chatt session med den valda personen. Telefonsupport tillhandahålls av en server som lagrar telefonnummer för personer och platser. När en uppringare initierar ett telefonsamtal till en uppringare, använder servern den uppringandes plats för att fastställa ett lämpligt telefonnummer, ringer den uppringde och väntar på att den uppringde ska svara på samtalet. Servern använder sedan den uppringdas plats för att ringa den uppringde till ett lämpligt telefonnummer och slutligen ansluter de två samtalen. Telefonnummer hämtas ursprungligen från en databas som innehåller kontorsnummer för anställda, men servern lagrar nummer som en person anger för en viss plats. Således kunde en person ge ett mobiltelefonnummer första gången personen ringde ett samtal från en avlägsen plats, och systemet skulle använda numret för framtida samtal som gjordes när den personen var fjärransluten. Systemet kan på liknande sätt meddelas vilket telefonnummer som skall användas när en person befinner sig i ett labb eller på ett kontor. Figur 2 visar hur MyVine föreslår en kommunikationskanal. Eftersom personen till vänster för närvarande är på sitt kontor och aktiv på sin dator, MyVine har föreslagit telefonen genom att göra sin knapp större och centrera den ovanför knapparna för e-post och snabbmeddelanden. Men MyVine lämnar valet till personen, och en person kan fortfarande välja att skicka ett e-postmeddelande eller ett snabbmeddelande. Eftersom den mellersta personen har varit sysslolös under en lång tid och är förmodligen inte tillgänglig, MyVine föreslår e-post. Omedelbara meddelanden är inte tillgängliga eftersom hon inte kör en klient, men en person kan fortfarande försöka ringa henne om personen visste att hennes dator var trasig eller om de bara ville lämna en röstbrevlåda. Personen till höger är för närvarande på sitt kontor och aktiv på sin dator, men MyVine har upptäckt att han är engagerad i en konversation och föreslår snabbmeddelanden. Om hans samtal fortsätter kommer hans tillgänglighet att minska ytterligare och MyVine kommer att föreslå e-post. I detta avsnitt presenteras två aspekter av designmotiveringen för MyVine. Först är vårt beslut att designa för små grupper av arbetskollegor. För det andra beslutet att använda flera nivåer av detaljer, i motsats till en design där detaljerna i varje persons sammanhang alltid var synliga. MyVine är avsett att användas av en liten grupp kollegor på en arbetsplats, tillsammans med befintliga kommunikationsverktyg. Detta är viktigt av den uppenbara anledningen att det nuvarande gränssnittet kan bli otympligt när det används med mer än cirka tio personer. Medan en person kan ha femtio eller fler personer i kompis listan över deras snabbmeddelanden klient, inte alla dessa människor bör läggas till MyVine. Istället bör en person använda MyVine för de kollegor som personen kommunicerar med oftast, ibland lägga till eller ta bort personer som blir mer eller mindre viktiga för den dagliga kommunikationen. Människor bör fortsätta att använda befintliga mekanismer, såsom en snabbmeddelanden klientens kompislista, för kommunikation med människor utanför sin kärngrupp. Den avsedda användningen av MyVine är också viktig av en annan anledning som är mer subtil, men kritisk för framgångsrik användning. Om en person går med på att göra information tillgänglig för ett socialt genomskinligt system som MyVine, kommer de att förvänta sig viss nytta. När det gäller MyVine förväntar sig den personen att kollegorna kommer att använda personens sammanhang för att fatta lämpligare beslut om personens tillgänglighet för kommunikation. Personen förväntar sig att utsättas för färre socialt olämpliga avbrott, vilket motiverar beslutet att dela sammanhanget. Men denna förväntan kommer förmodligen inte att uppfyllas utan en motivation för andra människor att respektera en persons tillgänglighet. Tänk på att spammare vanligtvis ignorerar förfrågningar om att tas bort från sina listor eftersom det inte finns någon genomförbar mekanism för tekniskt, juridiskt eller socialt tillämpa en kostnad för att inte följa begäran. När en spammare har din information, det finns ingen anledning att förvänta sig att spammaren kommer att använda informationen på lämpligt sätt. Däremot förväntar sig arbetstagarna i allmänhet att deras kolleger skall behandla dem med en viss grad av artighet och respekt. Om en person delar sammanhang som visar att de inte är tillgängliga, och en kollega avbryter personen, 7 den avbrutna personen vet att kollegan visste att personen inte var tillgänglig. Sedan kan kollegan ställas till svars om avbrottet är olämpligt. Detta begrepp om ansvarsskyldighet är av avgörande betydelse för socialt transparenta system (Erickson, 2000). Resultatavsnittet i denna rapport innehåller kvantitativa data från en pilotstudie som undersöker hur grupper av kolleger använde den närvaro och tillgänglighetskontext som MyVine delar och diskuterar dessa resultat i samband med ansvarsskyldighet och socialt transparenta system. Eftersom traditionella meddelandeklienter i allmänhet stöder endast närvaro, de förmedlar bara en eller två bitar av information om varje person på en kompis lista. De kan använda teckensnittet i en persons namn, som när ett fetstil används för personer som för närvarande är online. Alternativt kan de visa en ikon bredvid personens namn, som kan vara grön när personen är online och aktiv, eller röd annars. Den kontext och tillgänglighetsinformation som presenteras av MyVine verkar kräva ett annat tillvägagångssätt. Även om någon av delarna i sammanhanget kan integreras i en befintlig klient genom att lägga till en ikon eller en bit beskrivande text, verkar metoden snabbt bryta ner i takt med att ytterligare former av sammanhang blir tillgängliga. Resultatet kan bli många förvirrande och distraherande ikoner, eller en stor mängd text som förknippas med varje person. I båda fallen kan det vara svårt att göra en snabb och korrekt bedömning av om en person för närvarande är tillgänglig eller inte. MyVine hanterar komplexiteten i att presentera sammanhang och tillgänglighet genom att använda flera nivåer av detaljer, ett tillvägagångssätt som allmänt kallas progressivt avslöjande. På den första detaljnivån bleknar en persons bild gradvis och förmedlar personens tillgänglighet samtidigt som distraktionen minimeras. Nästa två nivåer av detaljer gör det möjligt för en person att undersöka detaljerna i en kollegas sammanhang. Detta tillvägagångssätt möjliggörs av vår modell av tillgängligheten av en person och vår modell för att välja en lämplig kommunikationskanal. Vi anser att denna strategi är bra för att hantera den grundläggande kompromissen mellan att tillhandahålla information för att fatta ett beslut och att tillhandahålla för mycket information så att den distraherar (Smith, 1995; Hudson, 1996). Tang et al har också undersökt gränssnitt för att presentera liknande bitar av sammanhang för en kollega, men använde inte en taldetektionssensor och inkluderade inte en modell av tillgänglighet (Tang, 2001). För att få insikt i hur människor använder sammanhanget och tillgänglighetsindikationer som tillhandahålls av MyVine, använde vi MyVine i fyra veckor med totalt 26 personer i fyra grupper som inte är direkt relaterade till detta arbete. I detta avsnitt introduceras grupperna och diskuteras utplaceringen. I nästa avsnitt kommer man sedan att diskutera vissa resultat av införandet och implikationer för att analysera och dela sammanhangs- och tillgänglighetsinformation. I vår studie samarbetar grupperna A, B och C aktivt med forskarkollegor. Grupp A har sju medlemmar, grupp B har fyra medlemmar och grupp C har fem medlemmar. Även om det finns viss kommunikation över gruppgränserna, kommunicerar varje grupp kraftigt inom gruppen. Grupp D skiljer sig mycket från de tre första grupperna. De tio personer i denna grupp värd kunder besöker forskningslabbet, 8 demonstrerar teknik till kunder, och samordna interaktioner mellan forskare och kunder. Kundernas närvaro tycks göra deras kommunikationsbehov mer omedelbara. MyVine installerades på varje persons dator och varje person fick en kort introduktion. Deltagarna uppmuntrades att använda MyVine till de kollegor de oftast kommunicerade med. Deltagarna fick också rådet att de skulle känna sig fria att lägga till eller ta bort personer under hela studiet. Vi bad deltagarna att använda MyVine-klienten för att initiera kommunikation med personer som de hade lagt till i klienten, snarare än att manuellt ringa ett telefonsamtal eller starta en chattsession med chattklientgränssnittet. Vi tog emellertid inte bort eller på annat sätt inaktiverade deras befintliga kommunikationsmekanismer, av två skäl. För det första ville vi minimera det intrång som skapades genom att delta i vår distribution, eftersom deltagarna alla var upptagna med sitt normala arbete. För det andra var deras befintliga verktyg fortfarande nödvändiga för att kommunicera med människor som inte deltog i vår utbyggnad. Vi berättade också för deltagarna att de inte skulle känna att de behövde lägga till en person till kunden för att kunna kommunicera med dem en gång, utan snarare bör fokusera på att använda den med de personer de kommunicerar med oftast. För att studera denna utplacering loggade vi automatiskt tillståndet för varje persons klient. När som helst en person initierade kommunikation med en kollega, loggade vi sammanhanget och tillgänglighetsinformation som visas för den kollegan. Vi loggade också den information som visades när en person svävade musen över en kollega för att undersöka detaljerna i den kollegans tillgänglighet. Slutligen loggade vi var 30:e sekund informationen för varje kollega i en persons klient. Som vi kommer att visa i detta avsnitt, dessa loggar tillåter oss att kvantitativt undersöka hur människor använde sammanhanget och tillgänglighetsinformation som tillhandahålls av MyVine. I detta avsnitt presenteras resultat från stockar som samlats in under vår förstudie och från ett frågeformulär som ges i slutet av studien. Enligt vår kunskap är detta den första fältstudien att kvantitativt undersöka hur människor automatiskt använder sig av kontext och tillgänglighetsinformation för att fatta beslut om när och hur man kommunicerar med kollegor. Under vår distribution loggade vi in cirka 900 persontimmar, eller i genomsnitt cirka 35 timmar per deltagare. Denna siffra representerar den totala tid som deltagarna hade klienten igång och var aktiva på sina datorer. Detta är lägre än de 160 timmar som kan ha förväntats från fyra veckor med varje deltagare, på grund av en mängd olika skäl. Några deltagare var på semester eller på annat sätt borta från kontoret under utplaceringen. Eftersom de hade fullt upp med sina vanliga jobb, var deltagarna ofta borta från sina datorer, till exempel när de var på demonstrationsgolvet med en kund. Vi konfigurerade inte deltagarens datorer för att automatiskt starta MyVine, och några deltagare rapporterade att de regelbundet glömde att starta kunden. Slutligen innebar enstaka problem med servrar att MyVine ibland var otillgänglig. Under de cirka 900 persontimmarna hade deltagaren i genomsnitt cirka 6 kollegor synliga i sina MyVine-klienter. Det fanns 2560 fall av 9 en deltagare svävande musen över en bild av en kollega för att avslöja detaljerna i den kollegans sammanhang, eller i genomsnitt ungefär en svävare för varje 20 minuters användning. Kommunikation inleddes via MyVine-klienten för 180 av dessa svävare, eller för ungefär en av 14 undersökningar av en kollegas sammanhang. Dessa 180 meddelanden bestod av 42 telefonsamtal, 117 direktmeddelanden och 21 e-postmeddelanden. Den användningsnivå som vi hittade under vår driftsättning får oss att tro att deltagarna inte initierade all sin kommunikation med MyVine. Detta bekräftas av svaren på vårt frågeformulär efter utplaceringen som visar att de flesta deltagarna använde klienten för mindre än 20 procent av sin kommunikation. Istället tror vi att deltagarna använde MyVine först när de inledde en ny kommunikation och den information som finns tillgänglig i MyVine kan påverka deras beslut att initiera kommunikation. När deltagarna redan hade bestämt sig för hur de skulle kommunicera med en kollega använde de sina befintliga kommunikationsverktyg. Till exempel använde deltagare som läser e-post svar funktionaliteten hos sin e-postklient, snarare än att konsultera MyVine eller använda kommunikationskanalknapparna som tillhandahålls av MyVine. På samma sätt kallade deltagare med ett särskilt brådskande behov för en kollega förmodligen kollegan med hjälp av sina vanliga verktyg. I det framtida arbetet skulle det vara till hjälp att utveckla ett sätt att logga in interaktioner med befintliga kommunikationsverktyg. Vi planerar också att undersöka att inkludera tillgänglighet och kontextinformation i gränssnitten för befintliga verktyg. När vi diskuterar resultaten av denna utveckling begränsar vi oss till analyser som vi anser vara lämpliga för de uppgifter vi samlat in. Till exempel kombinerar våra analyser data från alla fyra grupperna eftersom vi inte avsåg att fokusera på skillnader mellan grupper och egentligen inte har tillräckligt med data, eller rätt data, för att noggrant undersöka eventuella skillnader. På samma sätt tror vi att det kan vara så att vissa av våra deltagare, kanske cheferna för de grupper som deltog, behandlas annorlunda än andra deltagare. Men denna typ av frågor står inte i fokus för denna utplacering, och vi skulle ha utformat vår utplacering på ett annat sätt om vi hade velat driva sådana frågor. Till exempel kan vi ha instrumenterat MyVine så att det automatiskt gav en kort enkät till deltagarna när de gjorde något som vi var intresserade av, som att undersöka en kollegas detaljerade sammanhang och sedan besluta om att inleda kommunikationen med den kollegan. Istället fokuserar vi på relationen mellan sammanhanget och tillgänglighetsinformationen från MyVine och de åtgärder som deltagarna vidtar med hjälp av data som samlats in på ett minimalt påträngande sätt från våra fyra grupper av deltagare under deras normala arbete. I återstoden av detta avsnitt diskuterar vi två primära resultat. Vi funderar först på hur deltagarna använde våra gråa bilder av kollegor som en abstrakt presentation av tillgänglighet. Detta tillvägagångssätt valdes eftersom det döljer ikoner som kan vara distraherande om alltid synlig, men det var oklart om deltagarna skulle lita på våra modeller av en kollegas tillgänglighet. Om deltagarna kände att de behövde ständigt undersöka detaljerna i en kollegas sammanhang, kan det tyda på att vår modell för tillgänglighet är olämplig. Vi undersöker sedan hur övergången från att sväva över en kollegas image till att initiera kommunikation påverkades av det detaljerade sammanhanget. Vi 10 undersöker specifikt om deltagarna verkar ha använt vår taldetektor som en indikation på att en kollega inte var tillgänglig, eller bara som en indikation på att en kollega var närvarande. Vår modell av tillgänglighet har fyra nivåer, med en 1 representerar mycket otillgänglig och en 4 representerar mycket tillgängliga. Detta underavsnitt undersöker dessa fyra nivåer av tillgänglighet och hur deras visualisering som olika nivåer av grå i bilden av en kollega påverkade deltagarnas beslut att undersöka den detaljerade kontexten av en kollega. (Figur 3 går här eller nära) Den vänstra sidan av figur 3 visar fördelningen av tillgängligheten sett av deltagarna under MyVine-utplaceringen. Kolleger var mycket mer benägna att visas som mycket tillgängliga eller mycket otillgängliga än de skulle visas i tillstånd av måttlig tillgänglighet. Detta är ett resultat av hur vår tillgänglighetsmodell implementeras. Om tal upptäcks under en längre tid eller en person har varit borta från sin dator under en längre tid, kommer personen att visas som mycket otillgänglig. Men när man först upptäcker tal, kan det vara för tidigt att visa att personen i fråga är mycket otillgänglig. I detta fall visar MyVine kollegan i en av staterna med måttlig tillgänglighet. Kollegan kommer att flytta till att vara mycket otillgänglig om talet fortsätter, eller tillbaka till att vara mycket tillgängligt om talet upphör. Fördelningen av tillgänglighet som erhållits med våra deltagare visar att våra deltagare tillbringade relativt lite tid i dessa tvetydiga övergångsstater. Den högra sidan av figur 3 visar förhållandet mellan en kollegas tillgänglighet och hur ofta våra deltagare svävade musen över den kollegan för att få detaljerade sammanhang. Dessa siffror baseras på den totala tid som kollegerna visade i dessa tillgänglighetsnivåer och antalet undersökningar av den detaljerade kontexten av kolleger i dessa tillgänglighetsnivåer, men tar inte hänsyn till det faktum att deltagarna hade i genomsnitt 6 kolleger synliga åt gången (vilket är anledningen till att de är högre än den svävarfrekvens på en gång per 20 minuter som vi rapporterade i början av detta avsnitt). Deltagarna var betydligt mer benägna att undersöka det detaljerade sammanhanget för en kollega i ett måttligt tillgänglighetstillstånd (en gång per 67 minuter i en tillgänglighet på 2 och en gång per 70 minuter i en tillgänglighet på 3) än de var att undersöka det detaljerade sammanhanget för en kollega som visades så mycket tillgängliga eller mycket otillgängliga (en gång per 138 minuter i en tillgänglighet på 1 och en gång per 104 minuter i en tillgänglighet på 4) (χ2 (1, 539795) = 161, p <.0001). Detta verkar tyda på att deltagarna i allmänhet litade på en indikation av MyVine om att en kollega var mycket tillgänglig eller mycket otillgänglig. När MyVines indikation på tillgänglighet var mer tvetydig, var det mer sannolikt att deltagarna undersökte detaljerna i en kollegas sammanhang. Det är också intressant att notera att deltagarna var betydligt mindre benägna att undersöka sammanhanget för en kollega visade så mycket otillgänglig (1) än de var att undersöka sammanhanget för en kollega visade som mycket tillgängliga (4) (χ2 (1, 439862) = 36.6, p <.0001). Detta är förenligt med att deltagarna är vana vid kunder som endast förmedlar närvaro, eftersom allmänt använda kommersiella kunder i allmänhet ger mycket lite information om en kollega som inte är närvarande. De resultat som presenteras i detta underavsnitt visar att deltagarnas beslut att undersöka detaljerna i en kollegas sammanhang inte var slumpmässiga. Deltagarna verkar ha trott på MyVine när vår modell visade att en person var otillgänglig, och de verkar ha varit villiga att undersöka detaljerna i en kollegas sammanhang när vår modell gav en tvetydig indikation på tillgänglighet. Medan det tidigare underavsnittet övervägde när deltagarna var benägna att undersöka detaljerna i en kollegas sammanhang, undersöker detta underavsnitt om de var benägna att initiera kommunikation efter att ha tittat på detaljerna i en kollegas sammanhang. Vi kommer att fokusera på deltagare användning av snabbmeddelanden, av tre skäl. För det första påverkades deltagarens användning av telefonfunktionen mycket mindre av det tillgängliga sammanhanget än deltagarnas användning av snabbmeddelanden, en punkt som vi kortfattat kommer att illustrera i detta avsnitt. För det andra anser vi att deltagarnas användning av kontext- och tillgänglighetsinformation med snabbmeddelanden är mest relevant för forskarsamhället, eftersom de flesta kommunikationsklienter inte stöder de ytterligare kanaler som ingår i MyVine. Slutligen loggade vi relativt få fall av deltagare med hjälp av e-post funktionalitet MyVine, och det verkar vara olämpligt att driva en analys baserad på dessa data. (Figur 4 går att höra eller nära) Figur 4 visar deltagarnas användning av MyVines telefon och omedelbar meddelandefunktion genom tillgängligheten av den person som kommuniceras med. Mest snabb meddelande kommunikation ägde rum med en kollega som var mycket tillgänglig. Detta kan tyda på att människor i allmänhet väntade på att en kollega skulle vara tillgänglig innan de sände ett omedelbart meddelande, eller att de meddelade vem som helst som verkade vara tillgänglig när ett behov uppstod. Däremot verkar telefonsamtal ha gjorts med mindre intresse för en kollegas tillgänglighet. Detta verkar tyda på att deltagarna använde telefonsamtal när det fanns en känsla av brådska eller någon annan kraft som motiverade dem att bortse från en kollegas tillgänglighet. Med tanke på denna skillnad mellan hur deltagarna verkar ha använt telefonen och snabbmeddelanden, kommer vi att fokusera på hur det sammanhang som tillhandahålls av MyVine påverkade beslutet att skicka ett omedelbart meddelande till en kollega. När man undersöker det detaljerade sammanhang som deltagarna brukade bestämma om de skulle skicka ett direktmeddelande, är det inte förvånande att deltagarna var mycket mindre benägna att skicka ett direktmeddelande till en kollega som inte aktivt använde sin dator. Snabbmeddelanden kunder brukar beskriva en sådan person som "idle" eller "away", och människor är vana vid denna indikation att en kollega inte är närvarande. I resten av detta avsnitt kommer vi att använda "idle" för att beskriva för en deltagare som inte var aktiv på sin dator och "non-idle" för att beskriva en deltagare som aktivt använde sin dator. ( Figur 5 går här eller nära) Den översta delen av figur 5 visar att svävar över bilden av en kollega var mycket mer sannolikt att resultera i ett omedelbart meddelande om kollegan inte var sysslolös. För att klargöra den information som presenteras i den översta delen av figuren, fanns det 1325 fall av en deltagare svävande musen över icke-idle kollegor, och 86 snabbmeddelanden sändes till icke-idle kollegor. I kontrast, 1240 svävar över sysslolösa kollegor resulterade i endast 12 31 snabbmeddelanden. Tillsammans visar detta att deltagarna var 2,6 gånger mer benägna att inleda en omedelbar meddelandesession med en kollega som inte var sysslolös, en betydande skillnad (χ2 (1, 2682) = 21,4, p <.0001). Även om allmänt använda kommunikationssystem ofta förmedlar en uppfattning om närvaro baserat på om en persons dator är sysslolös eller inte, är vi också intresserade av hur deltagarna använde det ytterligare sammanhang som tillhandahålls av MyVine. Vi undersöker först hur ytterligare sammanhang påverkade kommunikationen med kollegor som inte var sysslolösa, och sedan överväga deltagande användning av ytterligare information om sysslolösa kollegor. Den första raden i non-idle delen av figur 5 visar påverkan av kalenderikonen. Kalenderinformation anses i allmänhet inte vara särskilt tillförlitlig, eftersom inte alla kalenderobjekt innebär otillgänglighet och eftersom många människor har kalenderartiklar som de faktiskt inte deltar i. Detta har fått tidigare arbete att undersöka automatiskt lära sig vilka kalenderartiklar indikerar att en person är otillgänglig (Mynat, 2001; Horvitz, 2002; Horvitz, 2003). I vår fältstudie, visar en kalender objekt ikonen för en icke-idle kollega vars kalender indikerade att de var upptagna reducerade snabbmeddelanden med 40%. Den gjorde detta utan att avslöja längden på eller innehållet i kalenderartiklar, och var därför ganska känslig för den legitima integriteten i samband med att avslöja kalenderinformation. Detta resultat är inte helt betydande (χ2 (1, 1411) = 2,01, p.16), men det verkar tyda på en trend mot deltagare som använder kalendern som en indikation på att en icke-idle kollega inte var tillgänglig. Den andra raden i non-idle delen av figur 5 visar skillnaden mellan ikonen "Förmodligen i Office" som användes när en person var ansluten till den åtkomstpunkt som personen använde mest och ikonen "Förmodligen i byggnaden" som användes när en person var ansluten till det lokala nätverket, men på en annan åtkomstpunkt. Vi hade förväntat oss att människor skulle betrakta sina kolleger mer tillgängliga när de var på sitt kontor, och därför var det förvånande att se att skillnaden mellan dessa två villkor inte hade någon effekt på inledandet av direktmeddelanden till icke-idle kolleger (χ2, 1278) = 0,01, p >.93). Å andra sidan visar den tredje raden att deltagarna var mycket mindre benägna att skicka ett direktmeddelande till en icke-idle kollega som var fjärransluten (χ2 (1, 1411) = 7.32, p <.01). Detta verkar tyda på att deltagarna ansåg att en kollegas närvaro i byggnaden var en viktig indikation på kollegans tillgänglighet. Den sista raden i den icke-idle delen av figur 5 tar hänsyn till påverkan av vår taldetektor. Vi förväntade oss att det skulle användas som en indikator en kollega inte är tillgänglig, vilket innebär att deltagarna skulle vara mindre benägna att skicka ett direkt meddelande. Figur 5 visar dock att deltagarna var mer benägna att skicka ett direkt meddelande till en icke-idle kollega som visas som talande. Även om det inte är signifikant (χ2 (1, 1411) = 1,28 p.26), visar detta att våra deltagare inte använde vår taldetektor som en indikation på att en kollega inte var tillgänglig, och att de i stället kunde ha använt den som en indikation på en kollegas närvaro. Vi kommer att återkomma till detta resultat i vår diskussion, eftersom det väcker frågan om huruvida utbyte av denna typ av information minskar olämpliga avbrott. Med tanke på vilken effekt ytterligare sammanhang hade på att skicka direktmeddelanden till kollegor som visades som sysslolösa, visar den första raden i den inaktiva delen av figur 5 deltagare 13 var mer benägna att skicka ett omedelbart meddelande till en sysslolös kollega visas som i byggnaden (χ2 (1, 1271) = 18,3, p <.0001). Detta är förenligt med att deltagarna är mer benägna att skicka ett omedelbart budskap till en icke-idle kollega som visades vara på sitt kontor eller i byggnaden. Detta tyder på att deltagarna ansåg fysisk närvaro viktig när de skickade ett direktmeddelande, oavsett om den kollegan var sysslolös eller inte. Slutligen visar den sista raden i figur 5 att deltagarna var betydligt mer benägna att meddela en sysslolös kollega vars kalender visade att kollegan var upptagen (χ2 (1, 1271) = 17,3, p <.0001). Detta är ett märkligt resultat, men kan förklaras av det faktum att aktivt samarbetande kolleger, nästan per definition, sannolikt kommer att mötas med varandra. Dessa meddelanden kan representera en deltagare som försöker ta reda på varför en annan ännu inte är närvarande vid ett planerat möte. Våra deltagare verkar i allmänhet ha använt det sammanhang som MyVine delar för att avgöra om en kollega var närvarande eller inte. Skillnaden mellan att vara på kontor eller i byggnaden verkade inte vara viktig, eftersom båda visade att en kollega var närvarande. Medan tal är en stark indikator en person inte är tillgänglig och bör inte avbrytas (Fogarty, TOCHI 2004; Hudson, 2003; Fogarty, CHI 2004), visar att en kollega talade verkar inte ha avskräckt omedelbara meddelanden. Deltagarnas vilja att skicka ett omedelbart budskap till en kollega som var närvarande, men som inte var tillgänglig, kan delvis förklaras av en uppfattning om att omedelbara meddelanden är ett icke-inträngande sätt att kommunicera (Nardi, 2000). Vi finner denna förklaring otillfredsställande eftersom den inte ger någon inblick i hur vi kan bidra till att förhindra olämpliga avbrott. Även om avbrott kan hjälpa arbetstagarna att lösa problem finns det ett tydligt behov av att balansera denna potentiella vinst med ett behov av oavbruten tid (Perlow, 1999). Med tanke på att arbetstagarna har utvecklat strategier för att undvika avbrott, som att fysiskt flytta från sina datorer eller kontor, finns det uppenbarligen ett problem med de nuvarande systemen (Hudson, 2002). Att förlita sig på manuella inte störande flaggor eller andra stater som är manuellt inställda är otillräckligt, eftersom folk glömmer att ställa in dem när de är upptagna och glömmer att rensa dem när de blir tillgängliga (Milewski, 2000; Lai, 2003). En del av problemet tycks vara bristande ansvarsskyldighet. En av de kritiska idéerna bakom socialt genomskinliga system är ansvarighet för olämpligt beteende (Erickson, 2000). Men att hålla en arbetskollega ansvarig för att skicka ett omedelbart budskap vid en olämplig tidpunkt, även genom att bara påpeka det för kollegan, kan anses vara mer oartigt att den ursprungliga överträdelsen. Eftersom ett enda avbrott inte verkar motivera någon allvarlig oro, kan människor välja att vara artiga och inte ta upp en fråga om olämpliga avbrott, även om avbrotten som helhet är ett problem. Andra faktorer i samband med användningen av kommunikation på en arbetsplats, såsom den organisatoriska hierarkin eller en känsla av brådska på grund av en nära förestående deadline, kan innebära att människor fokuserar mer på sina egna behov, snarare än en kollegas behov. Perlow har visat att detta beteende kan ha en mycket negativ inverkan på produktiviteten. Arbetstagare som kämpar för att göra en deadline kan avbryta kollegor med en brådskande begäran, men dessa avbrott försenar arbetet för den person som avbröts, och de kan i sin tur 14 finna det nödvändigt att avbryta en annan person för att göra sin deadline, skapa en ond cykel (Perlow, 1999). En strategi för framtida arbete som föreslås av våra resultat är integreringen av tillgänglighetsinformation direkt i befintliga kommunikationsklienter. Många av våra deltagare använde sina befintliga kunder snarare än våra tre knappar för att initiera kommunikation. Det verkar som om en integrering av tillgänglighetsinformation direkt i dessa gränssnitt är det bästa sättet att se till att den är synlig under övervägandet och initieringen av kommunikationen. En andra möjlig strategi för framtida arbete härrör från vår upptäckt att deltagarna verkar ha litat på den helt grå bilden som en indikation på att en kollega var mycket otillgänglig, och var mycket mindre benägna att undersöka den detaljerade kontexten av en kollega visas som en helt grå bild. Om en modell skulle vara mer aggressiv när det gäller att beteckna en person som mycket otillgänglig, skulle färre olämpliga avbrott kunna leda till. Designers kan också överväga att bara avslöja det detaljerade sammanhanget för en person som är tillgänglig, dölja detaljer om kollegor som är mycket otillgängliga. Eftersom deltagarna främst använde detaljerade sammanhang som en indikation på närvaro, kan en sådan design ha potential att minska olämpliga avbrott eftersom människor kan skjuta upp till en kollega visas som mycket otillgänglig, snarare än att se att kollegan är närvarande och frestas att försöka kommunicera. Slutligen väcker våra resultat frågor om möjligheten att framgångsrikt tillämpa idéerna om socialt transparenta system på problemet med att hantera avbrott som skapas av snabbmeddelanden och andra synkrona kommunikationsverktyg. MyVine delar sammanhang och tillgänglighet med förhoppningen att människor kommer att respektera en indikation på att en kollega är otillgänglig. Men resultaten av vår utbyggnad stöder inte denna förväntan, i stället antyder att deltagarna i första hand använde den ytterligare informationen som en indikation på närvaro. Om människor inte drar nytta av att dela med sig av ytterligare kontextinformation kommer de förmodligen inte att gå med på att dela sådan information. En annan möjlighet kan vara att istället överväga en filtreringsmetod, där en persons snabbmeddelanden klient försenar ankomsten av nya meddelanden när en person verkar vara annars upptagen. Ett sådant tillvägagångssätt skulle kunna bli framgångsrikt om förseningarna var korta, till exempel om man väntar på att en person ska avsluta en mening i ett dokument som de skriver. Å andra sidan, längre förseningar kan förväxla skillnaden mellan e-post och snabbmeddelanden, eventuellt minska effektiviteten av snabbmeddelanden på arbetsplatsen. Samtidigt som vi fortfarande är intresserade av att driva socialt transparenta system som en strategi för problemen med olämpliga avbrott i elektronisk kommunikation, hävdar vi att framtida arbete måste noggrant undersöka användningen av ytterligare sammanhang och tillgänglig information, för att se till att dela sådan information ger människor de avsedda fördelarna. Vi har presenterat ett sammanhangsmedvetet kommunikationssystem som känner av det närbelägna talet, ett nytt sammanhang som tidigare visat sig tyda på att människor inte är tillgängliga. Genom att kombinera taldetektering med platsinformation, dataaktivitet och kalenderinformation modellerar vårt system en persons tillgänglighet för kommunikation. Under en fyraveckors driftsättning av systemet med totalt 26 personer undersökte vi hur deltagarna använde detta ytterligare sammanhang. Att finna att deltagarna verkar ha fokuserat på 15 personer, snarare än att överväga tillgänglighet, har vi tagit upp frågan om huruvida delning av en indikation om tillgänglighet kommer att minska olämpliga avbrott. Baserat på resultaten av vår utbyggnad, har vi föreslagit möjligheter för fortsatt undersökning av detta problem. Vi vill tacka alla deltagare i våra insatser. Vi tackar också alla medlemmar i Grapevine-gruppen, som har arbetat med de många delarna av infrastrukturen i MyVine. Slutligen vill vi tacka de många människor som delade med sig av sina kommentarer och insikter i MyVine och de problem som den utforskar.
MyVine-systemet använder kalenderinformation utöver många andra signaler, såsom en taldetekteringssensor, för att modellera en persons tillgänglighet för kommunikation REF.
Presence versus Availability: The Design and Evaluation of a Context-Aware Communication Client
{'venue': 'International Journal of Human-Computer Studies (IJHCS', 'journal': None, 'mag_field_of_study': ['Computer Science']}