31.5.2001 Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen L 145/43 VERORDENING (EG) Nr. 1049/2001 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE, Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeen- schap, en met name op artikel 255, lid 2, Gezien het voorstel van de Commissie (!), Volgens de procedure van artikel 251 van het Verdrag (°), Overwegende hetgeen volgt: (1) In artikel 1, tweede alinea, van het Verdrag betreffende de Europese Unie vindt het begrip „openheid” zijn veran- kering: het Verdrag markeert een nieuwe etappe in het proces van totstandbrenging van een steeds hechter verbond tussen de volkeren van Europa, waarin de besluiten in zo groot mogelijke openheid en zo dicht mogelijk bij de burger worden genomen. Deze openheid maakt een betere deelneming van de burgers aan het besluitvormingsproces mogelijk en waarborgt een grotere legitimiteit en meer doelmatigheid en verantwoordelijkheid van de administratie ten opzichte van de burgers binnen een democratisch systeem. Zij draagt bij aan de versterking van de begin- selen van democratie en eerbiediging van de grond- rechten, zoals vervat in artikel 6 van het Verdrag betref- fende de Europese Unie en in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie. In de conclusies van de te Birmingham, te Edinburgh en te Kopenhagen gehouden bijeenkomsten van de Euro- pese Raad is op de noodzaak gewezen voor een grotere transparantie in het werk van de instellingen van de Unie te zorgen. Deze verordening consolideert de initia- tieven die de instellingen al hebben genomen om de doorzichtigheid van het besluitvormingsproces te verbe- teren. Deze verordening heeft tot doel het recht van toegang van het publiek tot documenten maximaal zijn beslag te geven en de voorwaarden en beperkingen van dat recht vast te leggen in overeenstemming met artikel 255, lid 2, van het EG-Verdrag. Aangezien het vraagstuk van de toegang tot documenten niet in het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal, noch in het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie is geregeld, dienen het Europees Parle- ment, de Raad en de Commissie, overeenkomstig Verkla- ring nr. 41 bij de Slotakte van het Verdrag van Amsterdam, deze verordening als leidraad te nemen voor documenten die betrekking hebben op activiteiten welke onder deze beide verdragen vallen. () PB C 177E van 27.6.2000, blz. 70. (2) Advies van het Europees Parlement van 3 mei 2001 (nog niet verschenen in het Publicatieblad) en Besluit van de Raad van 28 mei 2001. (6) (10) (11) (12) Ruimere toegang tot documenten dient te worden verleend in gevallen waarin de instellingen optreden in hun hoedanigheid van wetgever, inbegrepen in het geval van gedelegeerde bevoegdheden, waarbij tegelijkertijd de doeltreffendheid van het besluitvormingsproces van de instelling behouden moet blijven. Dergelijke documenten dienen zo veel mogelijk rechtstreeks toegankelijk te worden gemaakt. Overeenkomstig artikel 28, lid 1, en artikel 41, lid 1, van het Verdrag betreffende de Europese Unie geldt het recht van toegang eveneens ten aanzien van documenten met betrekking tot het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid en tot de politiële en justitiële samen- werking in strafzaken. Elke instelling dient haar eigen veiligheidsregels in acht te nemen. Teneinde de volledige toepassing van deze verordening op alle activiteiten van de Unie te verzekeren, dienen alle door de instellingen ingestelde agentschappen de in deze verordening vervatte beginselen toe te passen. Bepaalde documenten vereisen vanwege hun zeer gevoe- lige inhoud een bijzondere behandeling. Er dienen dan ook regelingen te worden getroffen, door middel van een interinstitutioneel akkoord, over het inlichten van het Europees Parlement over de inhoud van dergelijke documenten. Teneinde de openheid van de werkzaamheden van de instellingen te verbeteren, dienen het Europees Parle- ment, de Raad en de Commissie toegang te verlenen niet alleen tot documenten die zij zelf hebben opgesteld, maar ook tot documenten die zij ontvangen hebben. In dit verband zij eraan herinnerd dat volgens Verklaring nr. 35 bij de Slotakte van het Verdrag van Amsterdam, een lidstaat de Commissie of de Raad erom kan verzoeken, een uit die lidstaat afkomstig document zonder diens voorafgaande instemming niet aan derden door te geven. In beginsel dienen alle documenten van de instellingen voor het publiek toegankelijk te zijn. Dit neemt niet weg dat de bescherming van bepaalde openbare en particu- liere belangen door een uitzonderingenregeling dient te worden gewaarborgd. De instellingen dienen het recht te hebben om hun interne raadplegingen en beraadsla- gingen te beschermen, wanneer dat voor het behoud van hun vermogen om hun taken uit te voeren, noodzakelijk is. Bij het beoordelen van de uitzonderingen dienen de instellingen rekening te houden met de beginselen van de communautaire wetgeving betreffende de bescher- ming van persoonsgegevens, op alle terreinen van de activiteiten van de Unie. Alle regels inzake toegang tot de documenten van de instellingen dienen in overeenstemming te zijn met deze verordening.